la new office
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Doble Altura decó, Setiembre 2012TRANSCRIPT
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DAd DISEÑO CORPORATIVO
“New“NewOffice”
LaLas nuevas tecnologías de la comunicación permiten separar el trabajo
que s e r ealiza e n l a o ficina d el e spacio q ue l lamamos oficina. H oy
en d ía la oficina está en t odas p artes: e n c asa, d e camino a l trabajo,
e incluso d entro d e nuestro e dificio d e trabajo. E stas d iferenciaciones
fundamentales inf luyen en e l equipamiento de las oficinas. E l entorno
de la oficina sufre cambios; se transforma en una oficina más doméstica,
emocional y sencilla.
Para Vitra, la nueva oficina debe diseñarse de tal forma que se facilite y
garantice el trabajo en equipo. Las jerarquías deben reducirse, no pueden
manifestarse en el equipamiento de la oficina. Ciertas circunstancias o
zonas e n l as q ue los d iscursos p roducen e fectos n egativos ( realización
de p edidos) deben c oncebirse de modo q ue permitan e l t rabajo c on
concentración. D urante l a pl anificación deben integrarse t odas las
propuestas para los espacios destinados a actividades tan diferenciadas:
salas d e c oncentración, d e c onferencias, p ara r elajarse, z onas para l a
comunicación, salas de proyectos o una estancia silenciosa.
Los p uestos d e trabajo no t erritoriales c onstituyen u no de los p untos
clave del concepto. El trabajo en estos puestos debe ser posible en todos
los á mbitos y f acilitar l a c reación d e nuevos vínculos. S e c onsidera
que el “ efecto d e autodepuración” d e la o rganización t iene una g ran
trascendencia.
El cambio espiritual de la sociedadVivir mientras se trabaja, trabajar mientras se vive. Universo del trabajo,
universo de la vida. Vivir del deseo y del pensamiento. El universo de la
vida que nos rodea, nuestros espacios vitales y nuestra propia identidad
comprenden y dan f orma a l as continuas y nuevas orientaciones. A
menudo l os p ensamientos r ecorren n uestras c abezas s in h aberlos
experimentado previamente.
El espacio de trabajo moderno es e l universo de la vida, es uno de los
elementos esenciales de esta nueva visión. En él, el viejo poder simbólico
arraigado ha cumplido su función. Quien se aferra a las jerarquías y a
las estructuras de organización f ijas, se verá superado por el trabajo en
equipo y se a sombrará a nte l a p érdida de su puesto de t rabajo. En la
actualidad no se exige el deber y la subordinación a l a antigua usanza
-éstos únicamente se podrán restablecer mediante un proceso activo y
autónomo de la empresa-, la jerarquía que se manifiesta en los espacios
desaparece, s e crean a ctividades d e dirección f lexibles y r elacionadas
con las tareas. Y esto es porque la información busca sus propias v ías,
es d ecir, s e crean n uevos c auces de i nformación c on u na t ransmisión
de c onocimientos m ás efectiva. E lementos como las l ibrerías, c afeterías,
zonas de reuniones, patios interiores y c élulas de ref lexión crean una atmósfera
agradable, prácticamente como en c asa, que inf luye positivamente
en l a a tmósfera d e t oda l a c ompañía. L as formas de o rganización n o
ordenarán a los trabajadores.
En la “New Office” deben estar integrados trabajo y tiempo libre. Es importante que el colaborador esté correctamente ubicado para que exista compenetración con sus compañeros.
“La v ida r eal no comienza f uera d e las cuatro paredes de una oficina, por eso debe poder encontrar su forma de expresión dentro de ellas”. Rolf Fehlbaum
La exposición “Citizen Office”, desarrollada por Ettore Sottsass, Andrea Branzi y Michele De Lucchi, que se presentó en 1993 en el Vitra Design Museum, supuso el alejamiento del estilo tradicional de oficinas uniformes y la unión de los ámbitos del hogar, trabajo y públicos. Presentamos un interesante informe sobre la puesta en práctica del concepto “New Office” ilustrado con un ejemplo concreto en Uruguay.
Fotos | Archivo ART
Sofá A lcove H ighback ( Ronan & E rwan B ouroullec, 20 06/08), P late T able ( Jasper Morrison, 2004) y Panton Chair (Verner Panton, 1959)
Sillas MedaPal y sistema Level 34.
Un sólo territorioLa i dea d e l os puestos d e trabajo n o t erritoriales b rinda a l os trabajadores
abiertos e i nnovadores la o portunidad d e c rear u na o rganización
propia, además d e crear nuevos v ínculos c on otros t rabajadores y
equipos. A l os c olaboradores s e les pl antea el reto y l a posibilidad d e
admitir un puesto de trabajo no territorial mediante la utilización de su
potencial individual para pensar en grupo, crear en grupo, anticipar e
interactuar. El puesto de trabajo no territorial origina una combinación
de las d iferentes parcelas de la v ida, ¡un logro para la calidad de vida!
La puesta en práctica de este tipo de puestos permite la existencia de los
pensamientos.
La nueva oficinaEl c oncepto d e l a n ueva o ficina m otivó l a r eestructuración d e l a
organización en donde todas l as dependencias orientadas a l cliente se
congregan e n u n e quipo. E ste acercamiento l ogra e l e ntendimiento
de las t areas individuales y p romueve un nuevo mantenimiento de los
servicios dirigidos a nuestros clientes.
Vitra p osee una je rarquía h orizontal cuya f inalidad e s e l t rabajo e n
equipo, p or e so e xisten ú nicamente d os estancias cerradas (recursos
humanos y dirección del n egocio), e l r esto s e e ncuentra a bierto. P or
ejemplo: e stancia p ara p royectos con una mesa p ara 24 p ersonas con
instalación d e cables ( permite su d ivisión p or m edio d e una c ortina),
zonas d e reuniones d e diferentes d imensiones, u n H ighbench p ara
reuniones espontáneas o breves, sofás de esquina y cafetería.
El t rabajo A proximadamente u n t ercio de los colaboradores son no
territoriales, esto es, trabajadores que no tienen puestos de trabajo f ijos
y que pueden usar d iferentes zonas de trabajo, por ejemplo, puesto de
trabajo Touch-Down, z onas de r euniones, e tc., e l r esto t rabaja en los
puestos definidos.
Concentración Para ello se dispone de “células de ref lexión” en las
que uno se puede concentrar. Éstas se encuentran en los extremos de la
plataforma.
Comunicación Este aspecto es cada vez más importante, ya que una
parte de los colaboradores entra en el despacho únicamente cuando se
celebran reuniones.
Los equipos se d ividen de la s iguiente manera: realización de pedidos
(servicio i nterno, a dministración d el m aterial, c ontrol d e producción,
ingeniería i ndustrial), c ontrol, r ecursos h umanos, d epartamento d e
compras, gestión del control de calidad y tecnología de la información.
Mediante esta separación se dota a l t rabajo en equipo de un carácter
más informal.
Los t alleres d e producción ( antes e ran e quipos s eparados e n t res
departamentos: servicio interno, administración del material y control
de calidad), hoy forman un único espacio. La disposición conjunta de
estos departamentos fue una gran ventaja, ya que es necesaria la estrecha
colaboración entre los trabajadores con el servicio interno. Los puestos
de trabajo territoriales de los tres equipos acotan el espacio que ocupan,
y los no territoriales se encuentran d ivididos dentro de este sector, de
este modo se puede proceder a una nueva formación si es necesario. Los
colaboradores de los puestos de trabajo territoriales en la nueva oficina se
benefician en cada caso de la sencilla comodidad para comunicarse. Hay
una rápida respuesta para los problemas más comunes. En Vitra no hay
ninguna “norma generalizada” que deba mantenerse. Cada trabajador
es importante en las reuniones: al poder facilitar información, el trabajo
en equipo d espreocupado s aldrá a delante. D entro d e l os talleres de
producción existe una jerarquía horizontal.
Los jefes d e s ección trabajan como n o t erritoriales, y a q ue n o s e
encuentran s eparados d e sus c olaboradores p or m edio d e despachos.
La e structura h orizontal – a d iferencia d e l a v ertical- p ermite q ue,
mediante el trabajo en grupo, cada colaborador transmita sus campos
de competencia al resto de los departamentos y acepte la responsabilidad
común en la gestión del procedimiento, éste se transforma en empresario
dentro de la empresa y el encargado en instructor.
Calidad de vida en el puesto de trabajoHoy e n d ía, l os c ompromisos c ambiantes d e la vida laboral son u na
parte del conjunto global, expresado en forma de trabajo realizado y de
honorarios pagados. En general, el individuo se esfuerza por transformar
el e ntorno d e t rabajo e n una r ealización más personal. E n la n ueva
oficina se suprimen la barreras fijas entre el empleado y el empresario,
entre t rabajo y h ogar, s e le da p aso y e spacio a b ibliotecas, m esa d e
billar, patio interior y zona de descanso. En general, los trabajadores se
muestran satisfechos con este nuevo método de trabajo.
La s ección n o t erritorial d e l a o ficina f acilita e l t rabajo e n e quipo y
refuerza e l f lujo de información. L as preguntas encuentran respuestas
espontáneas, como de camino a la fotocopiadora. El número de mensajes
de c orreo e lectrónico s e r educe notablemente. L as reuniones son m ás
breves y eficaces. El perfeccionamiento del contacto visual permite que
los trabajadores sepan con un solo vistazo si la persona con la que quiere
hablar está libre o no. Ya se han eliminado los tímidos golpes en la puerta
de la oficina, las reuniones personales evitan malentendidos. Se dispone
fácilmente de la información, ya sea digital o verbal.
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La nueva oficina favorece el trabajo dinámico y f lexible. Dispone de zonas definidas con puestos de trabajo fijos y flexibles, zonas para la comunicación y concentración.
Sillas .03 9Maarten Van Severen, 2000) y mesa Joyn (Ronan and Erwan Bouroullec, 2002)
Sillas MedaPal (Alberto Meda, 2005) y sistema Level 34 (Werner Aisslinger, 2004)
Silla ID Trim (Antonio Citterio, 2010), sistema WorkIt (Arik Levy, 2008) y Storage (Arik Levy, 2004)
Silla gerencial HeadLine en cuero (Mario Bellini & Claudio Bellini, 2005).
La nueva oficina no es un lugar en el que se establecen relaciones exclusivamente dentro de un horario de trabajo de 9 a 17 horas, sino un entorno que proporciona herramientas concretas para lograr calidad de vida en el puesto de trabajo.
DAd DISEÑO CORPORATIVO
Case Study en Uruguay: PublicartelRecientemente en nuestro país la empresa Publicartel ha pasado por un
proceso notorio de rebranding, que llevó a esta firma a plantearse hacia
dónde evolucionaría su concepto de ambiente de t rabajo. En conjunto
con Zinc Design, la empresa encaró la reforma de las oficinas desde un
enfoque basado en la forma de trabajo, buscando eficiencia y servicio al
cliente. Publicartel es la primera empresa en Uruguay que tiene oficinas
equipadas por Vitra.
Bajo esos parámetros, se estudiaron los espacios de trabajo, los procesos,
el f lujo de información y las necesidades del personal, así como también
la de los clientes.
El ob jetivo d e “vivir, t rabajar, p ensar y d isfrutar” d e Publicartel, s e
tradujo g racias a l trabajo en equipo de los a rquitectos, los a sesores en
branding y el equipo de Zinc Design. El resultado final es un ambiente no
territorial, con espacios despejados y claros que gozan mayoritariamente
de iluminación natural con el f in de generar contacto con la naturaleza
para disfrutarla.
Las d ivisiones p or á rea quedaron p rácticamente inexistentes,
exceptuando dos puestos gerenciales y uno para el director de la empresa.
Las jerarquías evolucionaron a un concepto de jefe de equipo, más allá
de los cargos que cada colaborador mantiene. La d istribución espacial
fue determinada teniendo en cuenta el f lujo de trabajo en los procesos
más importantes de la empresa.
A nivel de mobiliario, la empresa eligió a la marca de mobiliario suizo
Vitra p or l a c alidad d e sus p roductos p ero a demás, p orque su d iseño
está perfectamente pensado para hacer el trabajo más eficiente y crear
ambientes sinérgicos. Para las mesas de reuniones se eligieron sillas sin
ruedas, y a q ue este detalle genera r euniones m ás c ortas y e ficientes.
Se estudió la acústica del lugar y s e e ligió mobiliario que disminuyera
sensiblemente el nivel de ruido. Se eliminaron por completo los cables a
la vista, lo que ha ayudado enormemente a generar un ambiente mucho
más limpio, ordenado y agradable a la vista, y se generó un gran ambiente
de t rabajo s in d ivisiones, pero con e l mobiliario d ispuesto en equipos,
con la intención de que el compartir un espacio grande disminuyera el
nivel de ruidos del trabajo cotidiano.
El resultado de la experimentación y la innovación es que el personal que
trabaja en las nuevas oficinas de Publicartel, está mucho más cómodo que
antes, su calidad de vida en el área laboral mejoró sustancialmente y con
ello mejoró la eficiencia, el humor y la calidad de trabajo, las reuniones
son m ás eficientes y el n ivel s onoro g eneral d e l a o ficina d isminuyó
sensiblemente, curiosamente, a pesar de no tener divisiones.
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El concepto de la “New Office” de Vitra con el cual se desarrolló el proyecto de Publicartel, se basa en el trabajo eficiente, pero desde una perspectiva q ue c laramente s e c entra en l a gente y en el principio probadamente cierto de que los recursos humanos de la empresa tienen todo el potencial, es s olo cuestión de generar un ambiente de trabajo que motive y permita que aflore ese potencial. Gracias al éxito obtenido con este proyecto, la empresa actualmente es tá d esarrollando e l m ismo trabajo para otras áreas.
www.zinc.com.uy
DAd DISEÑO CORPORATIVO
Silla ID Trim (Antonio Citterio, 2010), sistema WorkIt (Arik Levy, 2008) y Storage (Arik Levy, 2004)
Sillas Meda Conference (Alberto Meda, 1998) tapizadas en cuero.
Sillas MedaSlim (Alberto Meda, 2004) y mesa AdHoc (Antonio Citterio, 1994)