Gestión DocumentalMiguel Angel Godoy Prieto

Administracion Publica Alcaldía Municipal Nilo Cund

Emilio Torres Lombana Tutor Virtual

Corporación Unificada Nacional CUN

Octubre de 2009

IntroducciónLa adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño profesional, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final.

La Archivística o Gestión Archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Archivo

Servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o

como fuentes de la historia.

Archivo

Finalidad de los Archivos

Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.

Importancia de los Archivos

Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Responsabilidad

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

Modernización

El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Función de los Archivos

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Tablas de Retención Documental

TRD

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Definición de TRD

Producción

Circulación

Almacenamiento

Disposición Final

Definición de TRD

La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe

basarse en la estructuraorgánico-funcional de la entidad

productora,con el fin de identificar las series y

subseriesdocumentales cualquiera sea el soporte de la información.

Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la

Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidospor ley, reglamento o propuestos por los gestores

de la documentación ante las instancias correspondientes.

Definición de TRD

El tiempo de retención previsto para los documentos

de archivo de oficina y de archivo central debe estar

acorde con las necesidades administrativas y

las disposiciones legales.

Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia

correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía

explicativa a fin de facilitar su comprensióny aplicación.

Definición de TRD

Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

Beneficios de las TRD

Administrativos

Archivísticos

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Administrativos:

Beneficios de las TRD

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Administrativos:

Beneficios de las TRD

Permiten el manejo integral de los documentos

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Archivísticos:

Beneficios de las TRD

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Archivísticos:

Beneficios de las TRD

“Todos somos actores importantes

en el proceso de modernización de la

administración documental de la

Institución”.