Scaning and Printing inDocument Workflows

Florin GrigoreOPS Consultant

Business Development Group

Konica Minolta Business Solutions Romania

06.04.2012

Procese de business standard

Procesare documente

Stocare date

Aplicatii pentru procese standard

Captura si distributie de documente

Accounting, securitate si control

Managementuldocumentelor

(DMS)

Conectivitate

Managementulechipamentelor

Document NavigatorbESTPersonal Scan

ELO

BENS+

AS/400 IPDS print

PageScope Enterprise Suite

PSNCDM

CSRC

SafeQ PCounter

bEST Personal PrintbEST Guard

Printfleet

Datele de intrare in procese

Captura datelor = preluarea datelor din diferite surse si

introducerea lor intr-un sistem centralizat intr-un mod

structurat

Surse de date pentru initierea proceselor faxurile – documente ce se stocheaza prin scanare

„posta“ – documente ce se stocheaza prin scanare

emailul – documente ce necesita arhivare directa/electronica

documentele electronice – generate de aplicatii specifice – necesita arhivare

directa/electronica

PROCESS

SECURITY

FLEET

FINANCE

consult implement

manage

optimize

analyze

capture

project

change

inform+

train

improve

monitor

operate

Scanarea – proces de captura de date

Parametri specificirezolutieculoareformatdestinatie

metadate pentru indexare date utilizator data/ora nume document atribute

selectabile din liste introduse manual

PROCESS

SECURITY

FLEET

FINANCE

consult implement

manage

optimize

analyze

capture

project

change

inform+

train

improve

monitor

operate

Scanarea – integrabilitate si functionalitati

Beneficii ale scanarii utilizand echipamente multifunctionale cu

interfata OpenAPI integrarea functiilor de scanarii cu aplicatii ce ruleaza pe echipamente

aplicatii de accounting, securitate si control

identificarea utilizatorilor ce scaneaza

restrictionarea accesului la orice tip de functie de scanare

log al tuturor documentelor scanate

vizualizarea ulterioara a tuturor scanarilor

aplicatii de document management

introducerea de metadate

scanare de mare viteza

configurare facila a parametrilor de scanare direct de la bordul

echipamentelor

Procesarea documentelor

Automatizarea procesarii documentelor utilizand aplicatii de DMS

Beneficii ale procesarii electronice a documentelor identificarea sursei

identificarea utilizatorilor care au lucrat pe document

istoric si versionare documente

utilizare metadate din scanare pentru automatizare

reducerea timpului de transmiterea a documentelor

regasirea facila a documentelor

Printarea documentelor

Printarea este un proces sau parte a unui proces ce trebuie sa

indeplineasca anumite cerinte

Cerinte de baza: viteza, volume, culoare, format, finisari, medii de

printare, aplicatii sursa

Cerinte complexe:de securitate: confidentialitatea documentelor printate

limitare acces utilizatori la anumite functionalitati

printare color

printare pe anumite echipamente

alocare volume/costuri de printare pe departamente, centre de cost, proiecte

utilizare de drivere universale pentru printare pe mai multe echipamente

Procesul de printarea securizata

Printarea securizata

Cerinte minime:Printare documente numai dupa autentificare la echipament

Integrare cu AD

utilizare metode variate de autentificare: PIN, card, biometric, user+parola

Cerinte complexe

Asigurare solutii de back-up/redundanta pentru procesul de printare

Arhivare printuri efectuate pentru reprintare sau vizualizare ulterioara

Implementare de reguli complexe de printare folosind diferite variabile

nume utilizator

tip document

format pagini

volum pagini

aplicatie sursa document

Controlul proceselor standard

Procesele standard:PrintareCopiereScanareFax

VVăă mul mulţumţumesc!esc!