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S Finanzgruppe

Deutscher Sparkassen- und Giroverband © DSGV

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Knowledge Management für die Dachorgansiation der

SFinanzgruppe

Peter Zündorf

AIIM eBusiness-Konferenz Essen, 5. September 2000

S Finanzgruppe


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Agenda

• Der DSGV Deutscher Sparkassen- und Giroverband

• Groupware, Bürokommunikation, Dokumenten-Management und elektronische Archivierung als Grundlagen für Knowledge Management

• Elektronische Publikation zur Verteilung des Wissens

• Ausblick

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Der

DSGV

Deutscher Sparkassen- und Giroverband

S Finanzgruppe


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DSGV Deutscher Sparkassen- und Giroverband Aufgaben

• Spitzenverband der SFinanzgruppe

• Vertritt die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder (regionale Sparkassen- und Giroverbände, Landesbanken / Girozentralen sowie weitere Verbundpartner) bei Behörden und in der Öffentlichkeit

• Festlegung der strategischen Ausrichtung der SFinanz- gruppe

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Die SFinanzgruppe

• 387.000 Mitarbeiter

• Ca. 580 Sparkassen mit rund 19.300 Geschäftsstellen

• 12 Landesbanken, 13 Landesbausparkassen, DGZDekaBank, 37 Öffentliche Versicherungen

• 13 regionale Sparkassen- und Giroverbände

• 8 Verbandsrechenzentren, SInformatikzentrum (SIZ)

• Unternehmensgruppe Deutscher Sparkassenverlag

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Der Aufbau des DSGV

• Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband unterhält drei Standorte: den Hauptsitz in Berlin sowie Bonn und Brüssel

• Präsident und Geschäftsführung mit zugeordneten Stabsbereichen

• 4 Dezernate und 18 Fachabteilungen

• 139 Referenten, 41 Sachbearbeiter, 110 Sekretärinnen und Mitarbeiter sowie eine wechselnde Zahl von Aushilfen und projektbezogenen externen Mitarbeitern

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Thesen zur Verbandsarbeit

• “Informationen sind das Hauptgut eines Verbandes”

• “Effiziente Nutzung und Verteilung von Informationen sind Hauptzwecke eines Verbandes”

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Thesen zur Informationsnutzung im Verband

• “Informationen stehen zunehmend digital zur Verfügung und/oder müssen digital zur Verfügung gestellt werden”

• “Informationen müssen unabhängig vom Erzeuger bedarfsgerecht zur Verfügung stehen”

• “Informationen müssen unabhängig von einem Standort bearbeitet werden können”

• “Medienbrüche zwischen Papier- und digitaler Information müssen überwunden werden”

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Groupware, Bürokommunikation, Dokumenten-Management und

elektronische Archivierung

als Grundlagen für Knowledge Management

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Hauptziele des EBK - Projektes

• Umstellung der Arbeit des DSGV auf zeitgemäße Methoden und Medien

• Unterstützung der MitarbeiterInnen des DSGV bei der effizienteren Erfüllung ihrer Aufgaben

• Bereitstellung von Wissen, unabhängig von den erzeugenden Personen und Organisationsstrukturen

• Angebot von Informationsplattformen auch für Mitglieder

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Kommunikationsmodell DSGV EBK-Lösung

DSGV-Intern Bonn Brüssel

Verbände Institute

Landes- banken

VRZ

SFinanzgruppe

Politik

Extern

Andere

Medien

Berlin

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Strategische Überlegungen (1)

• Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung

– Technisch-organisatorische Gesamtlösung

– Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche

– Einheitliche Nutzung der verschiedenen Bürokommunikationsmodule

– Einfache Pflege und Reorganisation von Rechten, Ablagen und Archiven

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Strategische Überlegungen (2)

• Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten

• Von Standort unabhängiger Zugriff auf alle Daten und Dokumente

• Kosteneinsparung durch elektronische Ablage und Archivierung

• Umsetzung der Kommunikations-, Datensicherheits- und Dokumenten-Management-Strategien des S IZ

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Grundlegende Anforderungen

• Ergonomische, schnelle und sichere Nutzung

• Einheitliche Oberfläche für die allgemeinen Bürokommunikations-Funktionen

• Nutzung von Standardanwendungen und –diensten

• Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien

• Modular erweiterbar

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Trägerplattform

• Windows NT 4 (Microsoft)

• Domino 5 (Lotus)

• Ablage-/ Archivsystem

- IZ-konformes Archivsystem (CE)

– Indexdatenbank Oracle 8 (Oracle)

– Client- und Anwendungskomponente DocAkte (BOO)

• Publikationslösung hyper.ink (Coextant/PCS)

• Standardanwendungen wie Office 2000 (Microsoft)

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Basislösung (1)

• Einheitlicher Postkorb für den Anwender (Papierpost, E-Mail, Fax)

• Kalendertool

• Routing

• Adress- / Ressource Directory (LDAP)

• Internetrecherche

• DMS- / Archivsystem mit grafischer Ablagestruktur

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Basislösung (2)

• Indizierung unter Verwendung der einheitlichen Nomenklatur der SFinanzgruppe

• Elektronische Formularverwaltung

• Scannen

• Output- und Distributionsmanagement

• Publikation (z.B. Rundschreiben)

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Basislösung

Client

Anwendungs- Ebene

Ablage- Ebene

* als Beispiel

Archiv-Dienst

Ablage- / DMS-Dienst

Grundmodule

Post- korb

Kalender

Adressen

Routing

Publikationen z. B. Rund- schreiben

Office

Index-DB

Standard-Masken

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Spezialmodule (geplant bzw. in Realisierung)

• Vortrags- und Foliendatenbank

• Sitzungsdienst (Gremien- und Vorstandvorlagen)

• Raumverwaltung

• Statistik

• Seminarverwaltung

• Sparkassenhistorisches Archiv

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Ansatz für organisatorische Umsetzung

• Mitarbeiterbeteiligung bei fachlicher Konzeption und Einführung

• Prozessoptimierung durch stufenweise, „weiche” Einführung moderner Technologie

• Akzeptanz durch kontinuierliche Verbesserung

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Ansatz für Produktauswahl (1)

• Migrationssicherheit

• Hohe Verfügbarkeit

• Wirtschaftlich einsetzbar

• Optimales Einfügen in die BK-IT-Strategie der SFinanzgruppe

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Ansatz für Produktauswahl (2)

• Die Software muss sich an die Anforderungen des DSGV anpassen (lassen) und nicht umgekehrt

• Basisfunktionalität muss zu einem hohen Grad bereits abgedeckt werden

• Spezialmodule auf Basis des „Standardproduktes” sind möglich

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Elektronische Publikation

zur Verteilung des Wissens

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Rundschreiben (1)

• Kontrollierte Informationsdistribution als Basis für Knowledge-Management

• Einbeziehung interner + externer Mitarbeiter in den Wissensaufbauprozess

• Nutzung als „Push”-Lösung mit Distribution über Notes

• Nutzung als „Pull”-Lösung Über Internet- und Notes-Recherchezugriff

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Rundschreiben (2)

• Lösung der Attachment-Problematik

– Intern nur Verweise

– Extern physikalische Kopien

• Automatische Generierung mit unterschiedlichen Renditions

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Welche Informationen werden publiziert ?

80% bis 90% der Informationen liegen im Unternehmen in Form von Dokumenten sowieso schon vor

oder

• werden auch für andere Zwecke benötigt und müssen daher auch anderen Anforderungen genügen (z.B. gute Druckversion)

• z.B.: Organisationshandbuch, Arbeitsanweisungen,Rund-schreiben, Produkthandbücher, Preislisten, Projekt-handbücher, Formulare, Normen, Angebote ...

Dokumente werden nicht speziell für den

Intranet-Auftritt erstellt

Ad-Hoc Informationen

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Eine einfache Aufgabe ...

Papier

Extranet

Intranet

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... wird auf Unternehmensebene sehr schnell ... sehr komplex.

Papier

Internet

Intranet

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Der Mensch und seine Arbeitsprozesse stehen im Mittelpunkt

• Erstellung/Editieren

• Speicherung und Suche

• Change Management

• Revision - Freigabe

• Audits

• Versionierung

• Archivierung

• Druckversion

• Online-Lesen

– über Browser mit

– Browser-gerechter Darstellung

• Zugriff

– Volltextsuche

– Feldsuche (QBE)

– Menüs/Sichten/Indices

– Lesezeichen, Favoriten

– Subscriptions

– Hyperlinks

• Aktuelle Informationen

• Drucken/Druckvorschau

• Virtuelle Dokumente

Autoren Konsumenten

?

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Das Content-Scaling-Problem

Anzahl der Autoren, Anzahl Dokumente Dokumentations-Umfang, Anzahl der Konsumenten

Koste

n für

die

Aufb

ere

itung und

Vert

eilung v

on „

Conte

nts

“

Investition in Infrastruktur

Break even

Knowledge Automation: Einmalige Infrastrukturkosten

Knowledge Automation :

Einmalige Kosten d. Prozessautomation

Ohne CMS: Normaler Fall

Ohne CMS: Bester Fall

Einsparungen

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Indizien für Content-Scaling-Probleme

• Redundante Pflege der Daten an mehreren Stellen

• Manuelle Erstellung von Hypertext

• Manuelle Erstellung und Pflege von Hyperlinks

• Manueller Dokumentenimport

• Pflege der Inhalte in HTML

• Cut-and-paste

• Verteilung der Inhalte in Papierform

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Content skalierbar machen

• Existieren Content-Scaling-Probleme, handelt es sich in jedem Fall um eine schlechte Lösung.

• Die Skalierbarkeit der Infrastruktur reicht allein nicht aus

• Sowohl die Infrastruktur als auch der Prozess müssen skalierbar sein

• Steigendes Informationsvolumen darf keine steigenden Kosten verursachen

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Dokument Prozess Kette abbilden

Erstellen

Erstellen

Verwalten

Verteilen

Nutzen

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Autoren-u.Verteilerformate trennen

• Editieren im Verteilerformat führt zu

– Ineffizienz bei Autoren

– Mangelnde Zukunftssicherheit durch unzureichende Austauschformate

– Einschränkungen beim Ausdruck

– Herstellerabhängigkeit

• Verteilen im Erstellerformat führt zu

– Langwierigen Up- und Downloads

– Kompatibilitätsproblemen

– Mangelnde Recherchierbarkeit

– Ineffizienz auf Konsumentenseite

Eine Online Nutzung sollte auf Hypertext basieren !

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Optimieren der Autorenprozesse

• Einsatz von Autorenwerkzeugen

– Gliederung, Index, ...

• Einsatz von intelligenten Vorlagen („DocWorks”)

– „Felder”

– „Querverweise ”

– Content von Desing trennen

– User von Technik und Features abschirmen

• DMS mit Dokumenttypen

• Autoren von Verteilprozess ausschließen

– Publikationstemplates

Gute Prozesse erfordern minimales Training !

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Bibliotheken Druck

Dokument-Kontrolle

D o k u m e n t -M a n a g e m e n t

Autoren

CD ROM

Learning Space

Help Web Sites

Konsumenten

Gesamtüberblick

EBK-Groupware-Lösung

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Dokumente aus DocAkte werden automatisch publiziert

EBK - Lösung

Archiv

Rundschreiben-Datenbank

Rundschreiben per Email

Notes Browser

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Optimierung der Konsumentenprozesse

• Einsatz von Web-Browsern

• Intuitive Navigation und Suche in Informationsbeständen

– Views

– Volltextsuche, Feldsuche

– Links, Subscriptions, Favorrites

– Fuzzy Search basierend auf semantischen Bäumen (USU AG)

• Inhalte müssen für jedes Medium eigens strukturiert werden

• Optimierung der Konsumentenprozesse ist kritisch

– Größte Anwendergruppe

– Größter Einfluss auf Produktivität bei falscher Implementierung

– Maximaler Gewinn bei richtiger Implementierung

– Strikte Trennung erleichtert Implementation spezifischer Suchoptionen bezüglich relevanter Daten

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Produktion von Nutzung trennen

• Organisatorische Flexibilität bei sich ändernden Prozessen

– Erstellung

– Verteilung

– Nutzung

• Technische Flexibilität bei sich änderndem IT Umfeld

– Funktionen

– Tools

– XML

• Inhaltliche Flexibilität

– Darstellung und Views

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Produktion von Nutzung trennen

• Organisatorische Flexibilität bei sich ändernden Prozessen

– Erstellung

– Verteilung

– Nutzung

• Technische Flexibilität bei sich änderndem IT Umfeld

– Funktionen

– Tools

– XML

• Inhaltliche Flexibilität

– Darstellung und Views

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Content von Design trennen

Ausschließlich Einsatz von Technologien, welche die klare Trennung von Content und Design ermöglichen

• Informationen von Anwendungscode trennen

– Dokumentdaten

– Applikationsparameter

– kein HTML für Daten !

• Vorlagen für Bearbeitung von Vorlagen für Druck trennen

• Verschiedene Darstellungen für denselben Content sind möglich

• Erweiterungen hinsichtlich geänderter Konsumenten-Anforderungen können problemlos und schnell implementiert werden

Die Quelle sollte neutral in Bezug auf ihre Herstellung und Verteilung bleiben.

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Single Source Maintenance

Strategien für Single-Source Maintenance und Multi-Format-

Verteilung einrichten!

• EINE Quelle in einem Format, welches den Autorenprozess optimiert

• Editiert wird ausschließlich in dieser Quelle

• Automatische / maschinelle Transformation in Verteilformate:

– Papier

– CD ROM

– Web

– On-line

– Helpsysteme

– Learning Space

– SGML, XML, etc.

– Virtuelle Dokumente

• Durch diese Technik werden alle “Output-/Verteilformate” automatisch und optimal erstellt

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Anwender von Technik abschirmen

Anwender von der Technologie “abschirmen”

• Anwender sollten mit ihren gewohnten “Tools” arbeiten können

• Lösungen sollten einfach und intuitiv anzuwenden sein (Templates)

• IT sollte nicht fortwährend mit der Einrichtung neuer Techniken/Tools beschäftigt sein

• IT sollte Infrastruktur und Methoden bereitstellen, um “Verteilautomatismen” für das Gesamtunternehmen verfügbar zu machen - anstatt selber in Verteilprozesse involviert zu sein

• Trainingsaufwand sollte minimal sein (Content-Scaling)

• Direkte Interaktion mit der Technologie ist Hinweis auf Content-Scaling-Problem

Autoren „sehen” lediglich das Textsystem ...

Konsumenten „nutzen” nur den Browser ...

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Ausblick

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Ausblick (1)

• Das Zusammenwirken von Groupware, DMS, Archiv und Informationsdistribution bildet das Rückgrat des Knowledge-Managements beim DSGV

• Die Lösung ist mit ca. 350 Anwendern seit Mai 2000 an drei Standorten produktiv im Einsatz

• Steigende Zahlen von gescannten, in der Ablage und dem Archiv eingebrachten Dokumenten sowie publizierten Rundschreiben zeigen die Akzeptanz

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Ausblick (2)

• Die Einführung erforderte erhebliche Umstellungen der Arbeitsweisen sowie Schulungen und Coaching

• Der Einsatz unabhängiger Berater bei Konzeption, Produktauswahl und Einführung waren Voraussetzung für die Schaffung der effizienten Lösung

• Das System wird kontinuierlich mit Spezialanwendungen ausgebaut

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Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit

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