km knowledge management ve firmě aneb kdybychom tak věděli...
TRANSCRIPT
Knowledge management
KM
Strana 1
Knowledge management ve firmě anebKdybychom tak věděli, co víme !
● Světlana Hrdá➩ [email protected]➩ tel. 61143170➩ APP Czech s.r.o.
◆ Na Strži 63◆ Praha 4◆ 140 62
● Literatura (nepovinná)➩ Managing knowledge, Thomas H.
Davenport, Laurence Prusak, Harvard Business School Press 1998
➩ http://www.brint.com➩ http://www.kmcentral.com➩ http://www.kmonline.com➩ http://www.knowledgecom.com➩ http://www.km.org
Knowledge management
KM
Strana 2
Osnova
● Knowledge management – obecně➩ Cyklus řízení projektu➩ KM obecně➩ KM – struktura, obsah, formy, organizace
● Správa Knowledge managementu➩ Jak může být KM procesně podpořen➩ Správa procesů➩ CA Process a Project Continuum
● Knowledge management – konkrétně➩ Možná struktura komponent KM➩ SW podpora komponent➩ KM jako podpora životního cyklu projektu➩ Měření vyspělosti procesů - CMM
Knowledge management
KM
Strana 3
Cyklus řízení projektu
Plánování
OrganizováníK
ontro
la
Řízení
Rozhodování
Informace
1. Předvídání2. Krátkodobé a dlouhodobé cíle3. Organizační politika4. Standardy a procedury5. Analýza úkolů6. Získání a alokace zdrojů
1. Monitorování výsledků2. Kontrola skutečných a požadadovaných výsledků3. Korekce
1. Motivování2. Komunikace3. Vedení4. Koordinace5. Příprava a hodnocení výsledků6. Řešení konfliktů7. Dodržování firemní politiky
1. Popis práce2. Rozdělování aktivit a pozic3. Zaměstnanci4. Určení organizačních vztahů5. Delegování pravomocí a zodpovědnosti
Úspěšné řízení projektu je závislé na správném rozhodování a optimální kombinaci plánování, organizování, řízení, kontrole (resp. na činnostech, které zahrnují). Klíčovým zdrojem správného rozhodování jsou INFORMACE !!!
Knowledge management
KM
Strana 4
Životní cyklus - Informační strategie
Implementace strategie IT
Rekapitulacepodnikatelské strategie
Zadání zákazníka
Strategie IT
Knowledge management
KM
Strana 5
Životní „cyklus“ projektu
Tvorba nabídky
Tvorba smlouvy
Plánování
Realizace
Organizování
Vyhodnocení a zpětná
vazba
Uzavření
Monitorování a
kontrola
Obchodní fáze
Projekt
Knowledge management
KM
Strana 6
Data - Informace - Znalosti
Data
Informace
Znalosti
DataDataData
ZkušenostiMetody
Techniky
Knowledge management
KM
Strana 7
Řízení znalostí
„Kdybychom tak věděli, co víme !“
● Typické je zahlcení podniku informace, ale znalostí je přitom málo
● Znalosti by neměly být jen hromaděny, ale především racionálně využívány
● Účelem je především odstraňování bariér rozvoje znalostí ● Nabídnout pravé znalosti pravým lidem v pravý čas s cílem
pokrýt aktuální potřebu znalostí● Řízená znalostí není náhradou stávajících manažerských
aktivit, ale prolíná je !
Knowledge management
KM
Strana 8
Knowledge management - obecně
● Definice➩ „Systém“ pro sběr, uchovávání, řízení a opakovatelné využívání sdílených
znalostí, zkušeností, informací, objektů, komponent
● Metafora➩ Typický cyklus KM➩ Knowledge line (London Underground map)
Knowledge management
KM
Strana 9
KM - přínosy
● opakovatelnost řešení● koordinace a identifikace zdrojů a znalostí● zefektivnění komunikace a spolupráce● zvýšení kvality výstupů a kvalifikace lidských zdrojů● snížení časové náročnosti činností● snížení chybovosti● oddělení znalostí od jejich nositelů (částečně)● urychlení vniknutí do problému● lepší využití lidského potenciálu● prostor pro kreativitu● podpora týmové práce● podpora rozhodování● konkurenční výhoda● zlepšení image firmy● dostupnost a přehlednost informací atd.
Knowledge management
KM
Strana 10
Cíle a kroky budování KM
● 4 typy cílů KM➩ Tvorba knihovny znalostí➩ Vybudovat prostředí znalostí➩ Jednodušší přístup ke znalostem➩ Spravování znalostí jako aktiva
● Kroky budování KM➩ Tvorba strategie KM v souladu s cíli podniku➩ Příprava na změnu (změna kultury, exekutivní podpora, ukázat „jak
výhodné je sdílet“, pravidla, ..) ➩ Integrovat KM do klíčových procesů podniku➩ Definovat klíčové rysy KM➩ Nadefinovat stavební bloky a potřebnou funkčnost➩ Zpřístupnit znalosti lidem➩ Stanovit metody pro měření přínosů KM
Knowledge management
KM
Strana 11
Možný obsah a struktura KM
● Znalostní báze – Knowledge base (KB)➩ Skills management➩ Project KB➩ Component KB➩ Product and solution KB➩ Sales KB
● Metodiky➩ Interní➩ Externí
● Profesní kluby● IIS, FIS
Knowledge management
KM
Strana 12
Planing
Monitoring + Realization
Completion + Feedback
Project plan
Reports
Weekly by hour Task
Achievement
Proposal / Agreement
Customer and Proposal
Knowledge base
Projects Resource
pool
Skills management (Knowledge, Roles, CV, ..)
IIS, FIS
Component Knowledge
Base
Know-how Knowledge base
(products, solutions, technologies, ..)
Methodology
Project Knowledge
Base
Outputs
Customer requirements
Proposal
Agreement
Knowledge management
KM
Strana 13
Možné formy KM
● Formy (data strukturovaná vers. nestrukturovaná)➩ DB se SW nadstavbou➩ Soubory v adresářové struktuře➩ Intranet➩ Profesní komunity➩ E-board➩ Workshop
● Klíčová je orientace v systému:➩ Průhledná struktura➩ Jednoduchost➩ Možnost vyhledávání➩ Školení, Workshopy
Knowledge management
KM
Strana 14
Jak podpořit rozvoj a údržbu KM ve firmě ?
● Organizačně ➩ Oddělení ve statické struktuře s příslušnými pravomocemi
● Procesně➩ Nastavením pravidel
● Projektově➩ Interní projekt se všemi náležitostmi (plán, rozpočet, ..)
Knowledge management
KM
Strana 15
Příklad
● Interní projekt KM + 3 klíčové role➩ Vize a směr vývoje
◆ Správce procesů◆ Řídící komise
➩ Realizace◆ Výkonný správce procesů◆ Projekt KM
➩ Propagace◆ Management◆ Řídící komise
Knowledge management
KM
Strana 16
Řízení (správa) procesů
● je správa databáze ověřených pracovních procesů● je cesta k systematickému, dlouhodobému zlepšování procesu
tvorby IS organizace➩ současně lze v projektovém řízení systematicky zlepšovat individuality
existují role:➩ manažer projektů➩ manažer procesů
Knowledge management
KM
Strana 17
Dvě základní dimenze know-how
● Procesy➩ metodologie
● Znalostní báze➩ Dokumentace projektů pro
◆ využití znovupoužitelných částí◆ studium zkušeností z realizovaných projektů
➩ Statistiky Projektů pro◆ práci s metrikami◆ odhady pracnosti
FázeKrok
Úkol
Podúkol
Level 1
Level 2
...
FázeFázeKrokyKroky
ÚkolyÚkoly
WBS
Techniky
Role
Metriky
ProduktyCo vznikne
Kdo
Jak
Pracnost
Kdy, co
Knowledge management
KM
Strana 18
Statistika projektu➩ postup
➩ kvantitativní charakteristiky (objekty)
➩ speciální poznámky◆ vhodný komentář k zapamatování◆ specifika ovlivňující ostatní údaje
činnost start konec prac-nost
výstupy role popis týmu poznámky
SUMA 0
object kolik poznámkaEntityFunkceP řírůstkyPracovní sch ůzkyDokument ů k prostudování
Knowledge management
KM
Strana 19
Proces = Metodika = WBS = Template = Route map
● PROCES je:➩ popis činností (s přiřazenými produkty, rolemi, nástroji, technikami a
závislostmi), které vedou k vytvoření a dodání produktu nebo služby.➩ popis procesu tedy obsahuje:
◆ popis výsledného produktu,◆ popis meziproduktů,◆ popis postupu, kterým produkt vznikne,◆ technické návody, jak produkt a meziprodukty vytvářet,◆ popis nástrojů, které jsou k tvorbě produktu použity,◆ popis vlastností, jež mají mít zdroje, které jsou k tvorbě produktu
potřeba.● Knihovna procesů je
➩ způsob uložení procesů➩ samostatně existující sada procesů➩ fyzicky uložena ve formátu (*.prc)
Knowledge management
KM
Strana 20
CA/Platinum Process Continuum (CA/PPC)
● CA/PPC je specializovaný sw produkt společnosti CA (dříve LBMS, resp. Platinum)
● CA/PPC má čtyři základní části:➩ Process Engineer
◆ nástroj pro tvorbu a údržbu procesů (metodik)➩ Project Engineer
◆ nástroj pro plánování a řízení projektů➩ Advisor
◆ nástroj pro řízení prací na projektu➩ Process Library
◆ knihovna procesů ■ interních metodik ■ třetích stran (LBMS, SAGE, ..)
● CA/PPC 8.6 úzce spolupracuje s MS Project (kalkulace a synchronizace)
Knowledge management
KM
Strana 21
Vztah mezi komponentami CA/PPC
Definování procesu
Zdokonalování procesu
Plánování projektu
Kontrolaprojektu
Vlastní práce
Process Engineer
Project Engineer
ADvisor
*.prc *.prj *.mpx *.mpp
Process Engineer
Project Engineerr MS Project
Knowledge management
KM
Strana 22
Uspořádání knihovny procesů
Proces
Proces
Proces
Proces
Proces
Knihovna procesů =*.prc
Knihovna procesů =*.prc
Kernel
Kernel
Kernel
Kernel
Kernel
Kernel
Kernel
Kernel
Kernel
KernelKernel
Kernel
Kernel
Knowledge management
KM
Strana 23
Struktura Metodik = struktura informací v CA/PPC
Pochopení struktury Knihovny procesů je klíčem k porozumění.
Nástroj
Produkt
Aktivita
Technika
Role
Zdroj
wbs používá se
účastní se
účastní seje vstupem /výstupem
používá se
Knowledge management
KM
Strana 24
Etapy, kroky, činnosti - KDY?
● Etapy/Fáze (vždy milník, produkt, většinou smluvně podchycený)
➩ Globální analýza➩ Testování, .....
● Kroky (1 krok = 1 meziprodukt)➩ Revize business cílů➩ Tvorba datového modelu, ...
● Činnosti (nejmenší plánovatelná akce; činnost = konkrétní úkol)
➩ Studium podkladů➩ Příprava schůzky, ......
FázeKrok
Úkol
Podúkol
Level 1
Level 2
...
Knowledge management
KM
Strana 25
Výstupy - CO?
● milníky● schvalovací procedury● dokumenty
➩ účel➩ kdy? (přiřazení postupu)➩ autor a spoluautoři (viz. role)➩ zdroje (postup, techniky, nástroje)➩ technická doporučení (korektury, nástroje)➩ komu (schvalovací procedury)
Knowledge management
KM
Strana 26
Role na projektu - KDO?
● seznam rolí● seznam orgánů● popis rolí/orgánů
➩ poslání➩ předpoklady➩ odpovědnosti, pravomoci➩ doplňkové role, vztah k týmu➩ smluvní zajištění role
● okomentované přiřazení etapám, krokům a činnostem● přiřazení zdrojům
Knowledge management
KM
Strana 27
Techniky - JAK?
● struktura techniky➩ nástroje➩ postup➩ příklad➩ v praxi➩ účel ➩ základní pojmy➩ notace
● příklady technik◆ Analýza kritických požadavků◆ Analýza kritických faktorů úspěchu◆ Řízení projektu◆ Datové modelování◆ Procesní modelování◆ Společný vývoj aplikací◆ Školení◆ Návrh architektury systému◆ Rozdělení na klient/server◆ Návrh server◆ Návrh klient◆ Návrh GUI◆ Ochrana a bezpečnost ◆ Testování◆ Instalace◆ Konverze dat
Knowledge management
KM
Strana 28
Nástroje - S ČÍM?
● informace o nástroji➩ název➩ verze➩ způsob instalace➩ podpora➩ licenční podmínky
● příklady➩ CASE➩ plánovače➩ vývojové nástroje➩ ASW (ERP,…)➩ Office➩ ….
Knowledge management
KM
Strana 29
CA Process Continuum
● nástroj pro řízení procesů a projektů informačních systémů● knihovna doporučených postupů práce (životních cyklů), technik,
metrik, rolí, dokumentů● forma hypertextové nápovědy a aktivních tabulek● plánování činností, času, zdrojů, výstupů● tvorba přehledů a pohledů na proces/projekt● odhady pracnosti● záznam skutečného průběhu projektu● vazba na plánovače projektu MS-Project, Time-Line a další● pracuje v prostředí MS-Windows
CAPC
Knowledge management
KM
Strana 30
Process Engineer - úvodní obrazovka
Launch Pad
Navigator
Knowledge management
KM
Strana 31
Process Engineer - obsah
● Soubor *.PRC
● Hlavní pohledy na strukturu uložených informací
● Tipy pro ovládání (vyhledávání, filtrace, třídění, tisk, navigace..)
● Atributy ukládaných informací➩ WBS➩ Klíčová slova➩ Produkty➩ Techniky➩ Role➩ Zdroje➩ Nástroje➩ Metriky
Knowledge management
KM
Strana 32
● Outline (spreadsheet)➩ pohledy na jednotlivé tabulky
◆ Activities, Products, Techniques, Roles, Resources, Tools◆ Templates, Kernels◆ Keywords◆ Metrics, Estimating variables, ..◆ User Codes
● Diagram➩ pohled pouze na WBS Activity
● Matrics (matice)➩ Resources - Roles➩ Activities - Roles➩ Activities - Techniques
Process Engineer - hlavní pohledy
Knowledge management
KM
Strana 33
Process Engineer - tipy pro ovládání
● Více oken➩ Window\New Window (jinak se nahradí původní okno novým)
● Ovládání➩ Find (funkce v menu Edit)
◆ vyhledání libovolného textu v právě aktivním pohledu➩ Filter (menu View\Customize - záložka Filter)
◆ např. dle Keyword➩ Sort (menu View\Customize - záložka Sort)➩ Columns (menu View\Customize - záložka Columns)
◆ výběr položek pro zobrazení➩ uložení a zavření textového okna CTRL+T➩ uložení často používaného pohledu (Save as - More views)➩ Reporty (menu Tool\Reports\Product Flow ..)➩ Options (uživatelská nastavení v menu Tool)
● Spell checker - pouze anglický slovník● Není dokumentace
➩ používejte kontextový Help F1
Knowledge management
KM
Strana 34
Process Engineer - tisk
● Tools\Publish
● File\Print (Print Preview)---------------------------------------● Vylepšené tisknutelné výstupy – lze dopracovat
Knowledge management
KM
Strana 35
Process Engineer - WBS Diagram / WBS Outline
● View\WBS Diagram (WBS Outline)➩ WBS component + WBS Code
◆ hierarchická identifikace činností➩ General (Name)
◆ název činnosti➩ Description
◆ textový popis činnosti➩ Objective
◆ textový popis účelu činnosti➩ Inputs
◆ produkty vstupující do činnosti➩ Outputs
◆ produkty vystupující z činnosti➩ Keyword
◆ klasifikace označující použití v konkrétní metodice
➩ Techniques◆ techniky používané k provedení
činnosti➩ Role
◆ role potřebné k provedení činnosti➩ Predecessors
◆ přiřazení závislostí mezi činnostmi➩ Mandatory
◆ Yes/No➩ Autor (x Metodik)
◆ autor daného záznamu (řádku/činnosti)
➩ Kvalita (stupně 1-4)◆ ohodnocení kvality daného řádku
Knowledge management
KM
Strana 36
Process Engineer - práce s produkty
● View\Product\Product List➩ Reference (jednoznačná identifikace produktu a v ní zakódované přiřazení k
„mateřské“ metodice)➩ Name (název produktu)➩ Description➩ Keyword➩ Product Path (odkaz na soubor s předlohou daného produktu, která lze
spustit stiskem F9)➩ Textový dokument➩ Default tool ➩ Autor➩ Kvalita
● View\WBS Outline➩ „Button“Navigátor na sloupci Product
● XY.dot - základní šablona výstupů firmy
Knowledge management
KM
Strana 37
Process Engineer - práce s technikami
● View\Other Lists\Techniques➩ Reference
◆ Jednoznačná identifikace techniky a v ní zakódované přiřazení k „mateřské“ metodice
➩ Name➩ Description➩ Keyword➩ Technique path (odkaz na soubor s předlohou daného produktu, která lze spustit stiskem
F9)➩ Text.soubor
◆ název souboru s textem techniky v MS-Word připravené pro generování Hypertextu
➩ Autor➩ Kvalita
● View\WBS Outline➩ „Button“Navigátor na sloupci Techniques
● Prohlédněte si libovolnou techniku.
Knowledge management
KM
Strana 38
Process Engineer - práce s rolemi
● View\Roles/Resources\Role List➩ Reference➩ Name➩ Description (zahrnuje stručný popis, charakterizaci odpovědností, pravomocí, předpokladů,
vhodných a nevhodných sdílených rolí,..)➩ Keyword➩ Autor➩ Kvalita
● View\WBS Outline➩ „Button“Navigátor na sloupci Roles
● Důležitá existence matice Roles - Resources
Knowledge management
KM
Strana 39
Process Engineer - práce se zdroji
● View\Roles/Resources\Resource= (tabulka profesí a konkrétních pracovníků firmy)➩ Name➩ UseID (sysid)➩ Description➩ Types
◆ jednotlivým zdrojům lze přiřadit hodnotu z číselníku Resource Type List➩ Roles
◆ jaké role může daný pracovník vykonávat■ přiřazení z tabulky rolí
Knowledge management
KM
Strana 40
Process Engineer - práce s nástroji
● View\Other Lists\Tools
➩ Name➩ Description➩ Keyword➩ Instalace - přístup
◆ popis postupu, jak lze nástroj v získat a nainstalovat➩ Tool Path
◆ odkaz na soubor, kterým se spouští instalace nástroje➩ Kvalita➩ Autor
Knowledge management
KM
Strana 41
Process Engineer - metriky
● Metriky = proměnné číselné hodnoty➩ Přiřazené celému projektu
◆ Estimating Variables (EV)= atributy (prostředí) celého projektu, které ovlivňují odhady (např.
rozsah, složitost projektu)■ reprezentovány otázkami (dotazník-questionnaire)■ jedna hodnota pro celý projekt
➩ Přiřazené jednotlivým činnostem◆ Rozděleny:
■ Metrics (M) = měřitelné atributy projektu■ Metric Value Sets (MVS) = sada hodnot určité metriky pro daný
projekt■ Estimating Methods (EM) = výpočet hodnoty postavený na
formuli složené z EV, M a MVS
Knowledge management
KM
Strana 42
Project Engineer - úvodní obrazovka
Knowledge management
KM
Strana 43
Project Engineer - obsah
● Soubor *.PRJ➩ Vytvoření projektu na základě procesu z knihovny procesů➩ Přiřazení konkrétních zdrojů➩ Odhady pracnosti➩ Kalkulace plánu projektu s využitím spolupráce MS Project a Project Engineera➩ Při jakýchkoli změnách - synchronizace plánů projektu *.prj a *.mpp
Knowledge management
KM
Strana 44
Project Engineer - vytvoření a úprava projektu
● File\New (Create / Open project)➩ New Project Options:
◆ Create a Project from a Proces Library Template◆ Scheduler (defaultně MS Project)
➩ Browse: Knihovna procesů◆ *.PRC◆ copy all resources from library (!!!)
➩ Template: výběr požadovaného procesu (metodiky)➩ Potřebné metriky
◆ Select All metrics (BC, Effort, ML, WC)◆ Estimating Methods (WAVE, Rychlý odhad)
➩ Project Overview: identifikační údaje, datum startu, ..➩ Project summary: kontrola údajů➩ Save As: ???.PRJ
● WBS Outline nebo WBS Diagram➩ Úpravy projektu (viz. práce s Process Engineer)➩ Vytvořte plán.
Knowledge management
KM
Strana 45
Project Engineer - naplánování projektu
● Přiřazení zdrojů ➩ View\Resource Assignment Worksheet➩ Save
• Odhad pracnosti➩ View\Estimating Worksheets\Default Worksheet
◆ Weight (Wt) = hodnota určující poměr, dle kterého se z hodnoty přiřazené nadřízené úrovni WBS kalkuluje pracnost pro činnost nebo zdroj
◆ Effort - hodnota pracnosti (POZOR na jednotky ! Defaultně mandays)➩ Vložte libovolnou hodnoty (cca stovky dní) do políčka Effort na některé z vyšších
úrovní➩ Možné práce s vloženou hodnotou:
◆ Sum = sumarizace promítnutá až k nejvyšší úrovni / přes rozpuštění nákladů◆ Aggregate = agregování všech či nejblíže podřízených položek◆ Apportion = rozpuštění hodnoty na všechny činnosti / na nejbližší nižší a přepsání všech
hodnot / přepsání pouze prázdných a dříve rozpouštěných◆ Calculate = kalkulace přes vzorce s využitím existujících metrik
➩ Save
Knowledge management
KM
Strana 46
Project Engineer - synchronizace s MS Project 98
● Scheduler\Scheduler Options➩ Change Mapping to
◆ Výběr Metric Value Sets, který bude namapován jako Effort (pracnost)
◆ Map Scheduler Effort to (Effort nebo QE)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------● Scheduler\Schedule Now
➩ Exportuje *.prj do MSP (*.mpp), kalkuluje plán a aktualizuje zpět daný *.prj● Schedule\Schedule Show
➩ Exportuje *.prj projekt do MSP (*.mpp) a současně jej otevírá-------------------------------------------------------------------------------------------------------------● Scheduler\Export to MPX file
➩ ???.MPX➩ V MS-Project otevřete ???.mpx a nebo vytvořte nový soubor *.mpp a přes clipboard
přeneste vždy tu část, kterou chcete mít v souboru plánu projektu ◆ Gantt Chart (WBS)◆ Resource Sheet
Knowledge management
KM
Strana 47
Planing
Monitoring + Realization
Completion + Feedback
Project plan
Reports
Weekly by hour Task
Achievement
Proposal / Agreement
Customer and Proposal
Knowledge base
Projects Resource
pool
Skills management (Knowledge, Roles, CV, ..)
IIS, FIS
Component Knowledge
Base
Know-how Knowledge base
(products, solutions, technologies, ..)
Methodology
Project Knowledge
Base
Outputs
Customer requirements
Proposal
Agreement
Knowledge management
KM
Strana 48
Metodiky
● Popis činností, které vedou k vytvoření a dodání produktu nebo služby● Struktura:
➩ Činnosti➩ Techniky➩ Produkty (vstupy / výstupy)➩ Role➩ Zdroje
● Důležitá:➩ Jednoduchost➩ Dostupnost
● SW podpora – Process management
Knowledge management
KM
Strana 49
Skills management
● Evidence znalostí a rolí pracovníků firmy● Uložené údaje:
➩ Identifikační➩ Znalosti (název, stupeň zvládnutí, aktuálnost, poznámka)➩ Role (název, stupeň zvládnutí, důležitost, poznámka)➩ Školení / Certifikace➩ Komentář
● Vyhledávání➩ Jednoduché➩ Kombinované
● Reporty➩ Statistické➩ CV➩ O jednom pracovníkovi
Knowledge management
KM
Strana 50
Znalostní báze projektová
● Výtah klíčových informací a dokumentů z projektových kanceláří● Struktura
➩ Nabídka, smlouvy, přílohy➩ Plán, rozpočet, statistika➩ Základní dokument projektu, definované pravidla, použité standardy a
konvence➩ Historie – klíčové zápisy, měsíční reporty, protokoly➩ Výstupy – studie, analýzy, modely, zdrojové kódy, komponenty, ..
● Důležité je:➩ Orientace v systému➩ Možnost jednoduchého vyhledávání➩ Zajištění přístupových práv➩ Zajištění aktualizace a relevance dat
● SW podpora – Document management
Knowledge management
KM
Strana 51
Znalostní báze komponent
● Báze opakovatelně použitelných řešení● Komponenta = model, návrhový vzor (vývojový template), příklad
technologického řešení, programová řešení, programové knihovny, ..)● Důležité je:
➩ Strukturovaný popis komponenty➩ Možnost vyhledávání➩ Dostupnost➩ Možnost verzování – správa komponent
● SW podpora – Version management
Knowledge management
KM
Strana 52
Znalostní báze produktů a řešení
● Uložení produktů a řešení● Struktura:
➩ Základní identifikace, popis, kontaktní osoba➩ Datasheety, prezentace, nabídky, FAQ, analýzy trhu, ..➩ Školení, semináře, novinky, metodiky➩ Technologické zdroje – prezentace, dokumentace, dema, příklady, odkazy
● SW podpora – Document management
Knowledge management
KM
Strana 53
Obchodnická znalostní báze
● Vše co potřebuje obchodník● Struktura:
➩ Zákazníci➩ Kontakty➩ Obchodní případy➩ Konkurence➩ Trh➩ Reference
● SW podpora – Customer relationship management
Knowledge management
KM
Strana 54
Jak komponenty spolu mohou souviset ?
Technika
Role
Zdroj
Nástroj
Produkt
wbs používá se
účastní se
účastní sevstup / výstup
používá se Aktivita
Metodiky
Skills management
Role
Zdroj
Znalost
Projekt
Interní informační systém (IIS)
Zdroj
Projekt
Knowledge Base (KB)
Projekt - dokumenty, výstupy(Plány StatistikySmlouvy ZápisyRozpoèty Hlavní výstupyAkceptaèní a jiné výstupy)
Znovupoužitelné komponenty...
...
... ...
... ...
...
projektová
ostatní
...
Knowledge management
KM
Strana 55
Příklady nástrojů podporujících KM
● Process management (CA Process Continuum)● Document management (Filenet, Lotus Notes, ..)● Project management (MS Project, Primavera, ..)● Problem management (PVCS Tracker, ..)● Version management (PVCS Version management, ..)● Skills management (Ingenium, ..)● Customer relationship management (Siebel, ..)
● A další často interně vyvinuté systémy (IIS, FIS, ..)
● Vše dostupné přes Intranet
Knowledge management
KM
Strana 56
● Tvorba obecných postupů ➩ Tvorba a správa metodik v prostředí Process Continua
● Evidence konkrétních realizací a výsledků projektů APP➩ Znalostní báze projektů (informace původně pouze pro řízení projektů) v
prostředí WinNT➩ Zpřístupnění znalostní báze na Intranetu➩ Vylepšení platformy znalostní báze
● Evidence lidských zdrojů a jejich znalostí➩ webovská aplikace nad Oracle DB – Skills management
● Rozšíření oblastí KM ve znalostní bázi➩ o další projektové informace s pomocí propojení informací z IIS, SM a ZB
• výstupy projektů• role a zdroje na projektech• technologie, produkty, opakovatelné komponenty
● Centrální Project nad resource pool● Další kroky
➩ zapojení sales a marketing➩ profesní kluby
Kroky budování KM v APP
Knowledge management
KM
Strana 57
Příklad typického použití
Techni ka
Rol e
Zdr oj
Nást r oj
Produkt
w b s p o u ž ív á se
ú č a stn í se
ú č a stn í sev stu p / v ý stu p
p o u ž ív á se Akt i vi t a
APP M ethodology (APPM)
Lidské zdroje (HR)
R ole
Zdroj
Znal ost
P rojekt
Interní informační systém (IIS)
Zdr oj
Pr ojekt
Knowledge Base (KB)
P r ojekt - dokument y, výst upy(Plány StatistikySmlouvy ZápisyRozpoèty Hlavní výstupyAkceptaèní a jiné výstupy)
Znovupoužit el né kom ponent y. . .
. . .
. . . . . .
. . . . . .
. . .
proj ekt ová
ost at ní
. . .
KM
Podnik pracuje na podepsání kontraktu na typ projektu, který již realizoval
V první fázi je třeba vypracovat všechny náležitosti (smlouva, plán, hlavní výstupy, rozpočet, zajištění alokací, základní dokument projektu (definující cíle, rozsah projektu a řadu dalších náležitostí - organizace projektu, pravidla sdílení informací, projektové postupy a procedury atd.)
1.V KB vyhledat všechny projekty daného t ypu2.V KB zjist it sumarizované údaje o jednotlivých projektech -
vybrat konkrétní projekty3.V KB je možno zobrazit dokumenta zvolených projektů dle
pot řeby (smlouvy, plány, rozpočty, stat ist iky, zhodnocení, hlavní výstupy, studie, zadání , .. )
4.Dle čísla projektu lze z IIS zjistit přesné informace o t rvání projektu, délce fází nebo třeba i finanční informace
5.Dle čísla projektu je možné v HR zjistit lidské zdroje, které se na projektu podí leli a v jaké roli, a pokud to aplikace dovolí, tak i zatížení zdrojů z hlediska alokací na projektech podníku
6.Dle sumarizačních údajů o projektu je možné zjistit, k terá metodika byla použit a, a tuto metodiku je možné využít pro naplánování daného projektu nejen z hlediska odhadů pracnost i a pokrytí zdrojů rolemi (vychází se jak z obecné metodiky, tak z konkrétních sumarizovaných údajů uložených v KB), ale také včetně výstupů
Knowledge management
KM
Strana 58
CMM
● Capability Maturity Model = Model vyspělosti procesů● Vznik – 80.léta v USA na zakázku Ministerstva obrany● Autor - Software Engineering Institut● Cíl - má poskytnout obraz o tom, jak probíhá řízení
informačních projektů z hlediska definovaných klíčových oblastí - např.:
➩ Řízení zákaznických požadavků➩ Plánování a kontroly projektů / fází projektu➩ Zabezpečování kvality➩ Řízení konfigurace➩ Zabezpečení organizačním a zdrojovém➩ Přizpůsobivosti systému➩ Atd.
Knowledge management
KM
Strana 59
Druhy CMM
● SW-CMM = Capability Maturity Model for Software● P-CMM = People CMM● SA-CMM = Software Aquisition CMM● SE-CMM = System Engineering CMM● IPD-CMM = Integrated Product Development CMM
Knowledge management
KM
Strana 60
Model vyspělosti
Ad Hoc
Základní řízení
Definovaný proces
Řízení procesu
Kontrola nad procesem
Úvodní úroveň charakterizuje chaotické vedení procesu, kdy úspěch je zcelazávislý na individuálních schopnostech a úsilí. Problémy se řeší Ad-hoc (1998 59,4 %; 2000 34,9%)
Opakovatelná úroveň je charakteristická snahou řídit, existuje evidencepožadavků, plánů a nákladů. Úspěch lze zopakovat opakováním těchto parametrů. (1998 24,3 %; 2000 38,2%)
Definovaná úroveň se vyznačuje definicí řídících i produkčních aktivit. Tyto definice jsou součástí procesů v organizaci široce používaných. (1998 13,9 %; 2000 18,5%)
Řízená znamená detailní měření průběhu, vlastností, funkčnosti a výsledků procesů a sběr těchto dat k hodnocení kvality procesu a produktů. (1998 2,1%; 2000 5,5%)
Optimalizovaná úroveň je zajištěna nepřetržitým zlepšováním výsledků na základě zpětné vazby nasazení procesu a testováním nových idejí a technologií. (1998 0,3%; 2000 2,9%)
Knowledge management
KM
Strana 61
Klíčové procesní oblasti
Ad - hoc (1)
Konfigurační řízení softwaruZajištění kvality softwaruŘízení subkontraktů na softwaruDohled a monitorování softwaruPlánování softwaru pro projektŘízení požadavků
Opakovatelná (2)
Definovaná (3)Revidování Meziskupinová koordinaceProduktové řízení softwaruŘízení integrace softwaru ŠkoleníDefinice procesů organizaceProcesní zaměření organizace
Řízená (4)Řízení kvality softwaruKvantitativní řízení procesů
Optimalizovaná (5)Řízení změn procesůŘízení technologických změnPrevence chyb
Knowledge management
KM
Strana 62
ISO a CMM
ISO pokrývá cca 1-3. úroveň CMM
Pokrývá zlepšení softwarových procesů.Zaměřuje se na obecné zlepšení.
Posun mezi úrovněmi trvá cca 2 roky.Získat certifikaci trvá cca 1,5 roku.
Zdůrazňuje kontinuální zlepšování.Cílem je dosažení certifikace.
Důraz na dosažení vyspělosti a kontinuální zlepšování procesů.
Sada standardů k zajištění opakovatelnosti úspěchů.
1. Specificky pro softwarový průmysl2. Detailní dokumentace3. Jde do detailních popisů softwarových procesů
1. Použitelné pro široký rozsah podniků (nejen SW)2. Více abstraktní3. Identifikuje pouze minimum požadavků na kvalitní systém
Pracuje na zlepšení interní softwarových procesů dodavatele.
Představuje zmenšení zákazníkova rizika při výběru dodavatele.
CMMISO