‘I’m Late!’ A health needs assessment of antenatal services in 

NHS LothianNHS LothianJosie MurrayJosie Murray

@PublicHealthStRNHS Lothian

Session outlineSession outline

• Background• Methods• Results• Conclusions• Conclusions

BackgroundBackground

BackgroundBackgroundL t t t l b ki i• Late antenatal booking is associated with an increased risk of Maternal D thDeaths

• In NHS Lothian there are pregnant women who p gpresent late to antenatal care

• What are the needs ofWhat are the needs of women who receive late antenatal care?Id tif t d l t• Identify ways to reduce late booking in the future

MethodsMethods

MethodsMethods• U i ti l ll t d t t l d t d hi f• Using routinely collected antenatal data, demographics of women 

who are most likely to book late in Lothian were ascertained.• Working with the Family Nurse Partnership, Bump Start and 

F i k i h t lik l t b k l tFenicks, service users who were most likely to book late were identified and their views sought through focus groups

• Semi structured interviews for service users were developed and dused

• The antenatal pathway was mapped and semi‐structured interviews were carried out with third sector staff and NHS staff from primary d d i l di li i l ili d ill ffand secondary care, including clinical, auxiliary and ancillary staff 

• Qualitative data were transcribed and analysed using an inductive thematic approach

• Comparative data and literature was also sought

ResultsResults

ResultsResults

• There were 49,072 Pregnancies recorded on 3rd January 2011 to the 30th June 2015. Of ythese bookings 7666 were late, giving an overall percentage of 15 6%overall percentage of 15.6%.  

ResultsResults

Proportion of late bookers by age in NHS Lothian from Jan 2011 to June 2015

30%

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ResultsResultsEthnicities with the greatest number of bookings by proportion of late bookers in NHS Lothian

from Jan 2011 to June 2015

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Ethnicity (ordered by number of bookers)y ( y )

Service providersService providers

The pregnant womanThe pregnant woman

‘28 weeks… never knew because she had her period, and she never put weight on… She’s no stupid, she just didnaeknow.’

‘of the ones who struggle to get on board…They are not in the right headspace What does it [pregnancy]mean toin the right headspace. What does it [pregnancy]mean to them? Attending the midwife is lower in the priority for 

them. Or engaging with anyone.’

‘20 weeks – they go away and they don’t tell us they’ve gone to Poland, and then they come back and expect to t A l t f it i l k f t ti ’get a scan…A lot of it is a lack of expectations.’

Accessibility of the serviceAccessibility of the service‘Services are geared towards the literate articulate patient who can wait a bit before they need their appointment. The service is not geared up toward people who are in chaos’

‘Access for midwives and GPs, in appointment, especially for those under the inequalities umbrella…they struggle to make it –can you come over two weeks on Friday. Now that may suit 

[b h f h ] byou…[but what if they say] I need my scan today, or my job was cancelled today because there wasn’t enough work. I’ve dropped into my GP today.’

‘If you have other children then it is a nightmare on the bus.’

If they do have issues that may have no money for bus fares and there is no fund for this ’If they do have issues that may have no money for bus fares, and there is no fund for this.

‘It can be difficult – when dealing with people of different ethnicities. If they don’t speak a lot of English When they are told to phone A lot don’t understand And when given thea lot of English. When they are told to phone. A lot don t understand. And when given the number a lot of the don’t know what to do with it. Different ethnicities find it difficult in understanding the process’

CommunicationCommunication‘Health Scotland has produced a clip about antenatal booking – translated into three l Vid h f d h i f i i f i Ilanguages…Videos are the preferred mechanism for conveying information... I cannot 

find the antenatal video when I look for it…We are trying to improve the Search Engine Optimiser.’

‘People try to call the midwife, but they don't get them, they get someone else. Or the answer phone and they are reluctant to leave a message, especially if English is notanswer phone and they are reluctant to leave a message, especially if English is not 

their first language.’

‘People cannot get through because they don’t have phone credit…Who’s that texting? I’m not going to open up a text from someone I don’t know…When we phone out, people just delete the message because it’s not a recognisable phone number. 

People pick it up and delete it. Even if they try to call it back, they can’t.’

Service RequirementsService Requirements‘ f ’ b f d d k h h h h‘If you’re being forewarned and know that they are coming then you can give them extra time. There is flexibility in the system while allowing for context. You can be booked in a house – it takes as long as it takes. You can’t offer it to everybody.’

‘are they booking late because they come to us late? Or are they booking late because we can’t see them on time?...If they can book at 4‐6 weeks, it can be 13.5 

before they are seen.’’

‘Transfers in – people who are visiting 25 weeks vising family on holiday here forTransfers in  people who are visiting. 25 weeks, vising family on holiday, here for the fringe. They all attend triage – antenatal booking to get put on the system…’ 

‘The system seems really efficient. Email from central booking… Very smooth, no real problems with it.’p

Staff RequirementsStaff Requirements‘If we had weekend and evenings it would be okay or out of hours People don’t want toIf we had weekend and evenings it would be okay or out of hours… People don t want to 

take time off…people don’t want their employer knowing…we get hundreds of cancellations. Sometimes not wanting to go that way [termination] some are 

miscarriages…Midwives only work on a Monday or Tuesday, so the women can only get g y y y, y gthis. That’s the options…Out of hours, would be more flexible – but what about the named 

midwife, how would that work then? 

I’ve witnessed staff being horrible to the very people you shouldn’t be horrible to; sometimes there are reasons why people are the way they are and they need a second chance. Some folk are giving no chances. “these people” –there is stigma and labelling there.’

‘[staf]f are so stretched. Between Leith and here they have hundreds of women to see and they don't have the time or resources but mainly thewomen to see, and they don t have the time… or resources but mainly the 

time to meet some of the complex needs these women have.’

Service usersService users

Service UsersService Users

• a lack of knowledge about the health consequences of late bookingq g

• a lack of awareness of centralised booking phone linephone line

• barriers to accessing the service on time, location and inaccessible information

• mismatch of expectations and reality of the• mismatch of expectations and reality of the booking process

Knowledge about late bookingKnowledge about late booking

‘I did a pregnancy test. I didn’t want to do anything about it, but I went to the GP ‘cause I had low iron levels in my blood, and the blood test showed up pregnant so I 

had to do something about it.’

‘I knew, but its been tricky to get in’ [14+2 weeks, with a 7 month old baby]

‘I waited longer before I booked in the UK because I was on holiday.  I found out at 4 weeks I was pregnant, but I b k d k ‘ k d kbooked at 12 weeks. ‘ – Booked at 14 weeks.

Awareness of Centralised BookingAwareness of Centralised Booking

‘It [how to book] was frustrating to find out. You cannae get it on google, it doesnaecome up the [booking]number it come up numbers like the RIE and triage ’come up the [booking]number… it come up numbers like the RIE and triage.’

‘you should have leaflets and posters in GP practices so people know about booking’

‘it’s a bit of a nightmare phoning. It’s ringing out constantly, and then quite a lot can’t get through.’… ‘The central booking line staff were great’

Barriers to accessing the serviceBarriers to accessing the service

‘when they book its very difficult to get the day off your work or the amount of time off because the gap [between phoning and appointment] is too short notice’time off because the gap [between phoning and appointment] is too short notice

‘I found out in February, but I got no appointment till April. I expected another test, but I was told no. I thought I was wrong. I was 4 months when I booked.’ g g

‘appointment too early in the morning is no good if you have to travel a distance to get there. Should be given an afternoon appointment if travelling a distance.’

AccessibilityAccessibility

‘not that good. You get a lot of stuff you have to find it yourself; I don’t think its easy to understand its just writing, I learn better with pictures’

‘I’m working, so I wouldn’t want people to know I was pregnant’was pregnant

‘Lots of people don’t want to be looked after here, but in Poland. This is because of the language, and also the family and friends. Especially if your mother is there.’

Results comparativeResults ‐ comparative• UK h t h hi h ti f l t b ki• UK research reports a much higher proportion of late booking 

37.5% .  An Italian study reported a late booking rate of 32.9%.• Literature described late bookers; those who do not know they are 

t th h b t i d i l th h kpregnant, those who are aware but are in denial, those who know but are postponing for various reasons, and those who are late due to failure of the healthcare system.K b i i l d d l k f f th h lth• Key barriers included: a lack of awareness of the health consequences of prompt booking, difficulties in accessing referrals to antenatal care, and delays caused by service providersF h l i i h l il bl ISD d f 2012• Further analysis using the latest available ISD data, from 2012 shows that the percentage of women booking after 12 weeks in Scotland is 16.4%. The ISD data for NHS Lothian reports that the percentage of women booking late is 9 9%percentage of women booking late is 9.9%.

What are the needs?What are the needs?

• Understanding the consequences of late bookingg

• Knowing how to book for antenatal careH i fl ibl d ibl i• Having a flexible and accessible service

• Telephone communications to be improvedp p

ConclusionConclusion

• Improvement of communication, awareness raising, and accessibility may reduce late g y ybooking

• These changes will require training resources• These changes will require training, resources and support to be implemented

• It is vital that antenatal services are accessible to women who need them to reduceto women who need them to reduce inequalities in child and maternal health

AcknowledgmentsAcknowledgments• Angela Dougall Midwifery Services • Gail Nesbit Phlebotomist• Angela Dougall Midwifery Services• Val Alexander  Lead,FNP• Louise Archibald GP Receptionist • Jacqui Bain Bump Start, Edinburgh

f

• Gail Nesbit Phlebotomist• Orla O’Sullivan,  Bump Start, Edinburgh• Brenda Ormiston Radiology Services, • Maureen Scott Midwife, NHS Lothian

h l d k• Louise Bennie NHS Inform• Louise Black Family Nurse, FNP• Alex Borthwick Midwife NHS Lothian• Claire Chalmers Bump Start, Edinburgh

• Jacquie Smith Centralised Booking• Ioannis Tamvakas NHS Health Scotland• Dorothy‐AnnTimoney Family Nurse, FNP• Mette Tranter GIS Manager, HIU

• Magda Czarnecka Fenicks Support Group• Allyn Dick  Trak Health Intelligence, • Bridget Gallagher Team lead, FNP• Lynne Mackenzie Radiolology Services

• Mary Vanagas Centralised Booking • Roni Vaughan Family Nurse, FNP• Shirley Wilson NHS Health Scotland• Emma‐Jane WilsonData Manager, FNPLynne Mackenzie Radiolology Services

• Ian Mackay GP, Edinburgh• Kelly Marko CSW, NHS Lothian• Gail McGow Centralised Booking

Emma Jane WilsonData Manager, FNP• Betty McKay Receptionist, Fetal Med.

Co authorsCo‐authors

• Interviewers:• Angela Dougall, Lead 

• Supervisor• Graham Mackenzie, 

Midwife, Leith• Claire Chalmers, Bump

CPHM, NHS LothianClaire Chalmers, Bump Start Edinburgh

QuestionsQuestions

• Josie Murray• josie.murray@nhs.net• @PublicHealthStR