JDE Invoice/PO ResearchSUPPLY WORKS INVOICES

ISS Menu, select path as shown – Supplier Ledger Inquiry Detail, right click, add to favorites

ISS Menu, select path as shown – PO Receipts Inquiry, right click, add to favorites

ISS Menu, select path as shown – PO Inquiry Detail, right click, add to favorites

First verify if the invoice has been paid. Enter the invoice number in the Invoice Number field on the grid ending with an *. Click find (the magnifying glass).The upper right side of the screen should display a blue bar while searching. When this bar disappears, the search is finished and the results will display. 

Also search by Purchase Order by entering the PO# with 2 preceding 0’s. (00348739) 

If the invoice number displays with the same amount, SupplyWorks as the vendor and is marked for payment,reject the invoice in DocuWare. 

If the invoice number has not been paid, proceed to the PO Receipts Inquiry screen to determine if the amount notvouchered matches the net total of the invoice.

At the PO Receipts Inquiry screen, enter the PO number on the grid line and press enter. If the line items total under thecolumn Amount Not Vouchered, equal the amount of the invoice net total (taxes and shipping will never be included in the amount not vouchered), approve the invoice in DocuWare for payment. 

If the line items total under the column Amount Not Vouchered have a pricing difference to the invoice, amend the POto match the invoice, then approve the invoice in DocuWare for payment.

If the line items total under the column Amount Not Vouchered show a missing line item that was never entered on the PO but is on the invoice, enter the line on the PO, receive that line. The Amount Not Vouchered should match the netamount of the invoice. 

If no lines appear after the PO number has been entered on the grid line, then proceed to the PO Inquiry Detail Screen

PO Receipts Inquiry Screen.

At the PO Inquiry Detail screen, enter the PO number on the grid line in the order number field and press enter.This screen will determine if the items have been received by checking the column Receipt Date. 

If not received and these amounts equal the invoice, then receive the items and approve the invoice in DocuWare.

If not received and the amounts are different due to a pricing difference, amend the PO to match the invoice for those line items. 

The other issue may be the PO was cancelled which can be checked by the column Cancel Date. If this invoice is foritems that the PO was cancelled and you did not receive these items, then check with SupplyWorks for your credit if youdo not see in the supplier ledger inquiry already vouchered. Once the credit has been issued and you have approved thecredit memo in docuware with the GL account number, then receive those lines on the PO so the invoice can be3 way match vouchered.

If the invoice should go to someone else to review and receive the PO, please reassign to who you think it may belong to. 

Rejecting an invoice should only be if the invoice has been paid (hopefully these will be rejected at first steps of validation).

PO Inquiry Detail screen.

Notes: 

Do not reject an invoice due to you think it is a duplication. Contact SupplyWorks and request the proof of delivery, all invoices related to that PO. Searching by PO# in the supplier ledger inquiry would give you all the invoices processed against that PO. If a credit memo is pending and has not been issued, hold that invoice in your task list. You will receive the credit memo in your task list (once SupplyWorks sends it to Corporate), enter the GL account number to process it. Then go to the invoice you are holding and make sure the PO lines have been received to match the invoice. The invoice can then be approved and passed to AP for 3 way match processing.

There is no more standard voucher of a SupplyWorks invoice – only credit memos are standard voucher entry. 

Do not enter credit lines on a PO for the credit memo.