財務部長

原尾 弘子 氏 財務部 マネジャー

閤師 光宏 氏 財務部 マネジャー主管

手塚 透 氏

に実施するのは珍しいケースといえます。従来のシステムから操作が大きく変わると、従業員の皆様にも一時的にとはいえ相当の負荷がかかるのが理由ですが、不安はありませんでしたか。

閤師氏：むしろ、従業員の間では以前から「スマートフォンで経費申請がしたい」という声がありましたので、導入して「ようやく夢が叶った」と歓迎されたほどです。

船越：経費精算がやりやすくなったという声が上がっているのですね。

閤師氏：数多くあります。外出先や移動中でもスマホで申請が可能となり、所属長もいつでも・どこでも承認ができます。結果として最短 1分で申請から承認までが完了するので、かつてないほどの時間短縮になりました。

船越：外出が多いほど、移動中の精算は増えますからね。貴社の場合、空港管理会社や航空会社とのお仕事も多いと思いますが、営業以外の方も外出の機会は多いのですか。

経費精算のペーパーレス化により申請から承認までが最短1分で完了

船越：貴社では、2019年4月のConcur Expense導入と同時に、電子帳簿保存法（以下、電帳法）への対応を実現されましたね。電帳法の対応に際し、他社の事例やコンカーのセミナーは参考にされましたか。

閤師氏：電帳法対応のきっかけは、2017年から推進しているワークスタイル変革の1つであるペーパーレス化です。紙の領収書保存を確実に廃止するためには、電帳法への対応が不可欠と考えました。情報収集として2018年のイベント、SAP Concur Fusion Exchangeに経理担当者が参加しました。その有効性を聞いて、当社でも採用しない手はないと思いました。

船越：ありがとうございます。貴社のように Concur Expenseと電帳法の導入を、900名規模の企業で一斉

JALグループの IT中核会社として、航空券予約発券システムなどの開発を手がける株式会社JALインフォテック。同社はわずか20日間で電子帳簿保存法の申請を完了し、2019年5月より全社でConcur Expenseの利用を開始。また、領収書画像と入力内容の突合を代行するAuditサービスも活用して負荷を軽減しています。導入経緯と運用、効果について、財務部マネージャーの閤師光宏氏にコンカーの船越が詳しくお聞きしました。

20日間で電子帳簿保存法の申請を完了Auditサービスも活用し、間接コストを大幅削減

SAP ConcurCase Study

株式会社JALインフォテック

閤師氏：そうですね。一般社員も3カ月～半年に1回は空港敷地内で行われるセミナーを受講することになっています。Concur Expense導入から半年ほど経つ現在では、全従業員がConcur Expenseでの経費精算を1度は行っているはずです。

船越：電帳法の対応で紙の領収書は廃棄できることになったと思うのですが、どの程度の間隔で実施されていますか。

閤師氏：現時点では、まだ実際の廃棄は行っていません。導入2カ月後に監査を実施したところ、1カ月＋ 1週間以内に精算するというルールを超過してしまうケースが散見されたためです。そうなると一概に監査が終わったから捨てていいとは言えず、どうすべきか模索している段階です。それでもペーパーレス化推進のために将来的には、1カ月に1回は紙の領収書を廃棄するサイクルにしたい思いはあります。

20日間で電帳法申請を完了Concur Expenseとの同時導入を実現

船越：貴社では、実働わずか20日間で税務署への電帳法の申請を完了されました。驚異的なスピードですね。

閤師氏：年度の切り替えタイミングである2019年4月1日からの領収書に適用する（サービスインは5月）という目標があったため、2018年の 12月中に申請する必要があり、12月前半に決算を終えてから集中的に時間を割きました。

船越：Concur Expenseの導入期間と重なっていますが、プロジェクト期間中に電帳法のフローを検討されたということですか。

閤師氏：そのとおりですが、本格的なフローの検討は全社サービスインの5月からと考え、まずは申請作業を優先しました。

船越：すると20日間は申請に必要な資料をまとめる作業に集中し、以降3カ月で画面構成やパラメータ設定を検討して間に合わせたということですね。

閤師氏：はい。立替金の精算規定なども作る必要がありましたが、それは国税庁から提供されているひな型をベースにしました。

船越：電帳法を申請する際、事前に国税当局には相談されましたか。

閤師氏：いいえ、何かあれば指摘があるはずと考え、書類を揃えて港区の税務署に提出しました。その後に国税庁から1度、電話で問い合わせがあっただけです。

船越：どんなことを聞かれたのでしょう。

閤師氏：4つの点を確認されました。1つは、対象書類が領収書となっているが立替払いの領収書は想定しているかという確認です。2つめは、規定集と書類の文言の違いに関する指摘。3つめは、電子的記録検索条件で取引先名称のチェックは必須になるという指摘。4つめは、取引年月日を領収年月日に修正するようにという指摘でした。5分ほどの対応で済み、その後は特にありませんでした。

船越：大きな問題はなかったのですね。C o n c u r Expenseを使って申請する企業が多いので、担当の方々の理解が進んでいるということかもしれません。

閤師氏：国税庁の方にもConcur Expenseを使っていると伝えると、納得されていました。

船越：導入までに従業員の皆様へのトレーニングも行われましたか。

領収書・請求書電子化完全ガイド電帳法対応に取り組む企業にコンカーが配布している。閤師氏はこれを熟読し、スピード申請を実現したという。

SAP Concur Case Study｜株式会社JALインフォテック

閤師氏：Concur Expenseの操作画面が完成し、手順書も揃った2019年4月から全社サービスインするまでの 1カ月間、地方支店も含めて集中的に実施しました。

監査ルールの機能をフルに活用し承認者と経理担当者の工数を削減

船越：時間（工数）削減効果についてお聞きします。導入から1年弱の段階で申請者が年間900時間、承認者が1,500時間、経理担当者が500時間の削減と伺っています。申請者に対して承認者の数は圧倒的に少ないと思われますが、承認者の工数削減が 1.5倍以上多い理由はなぜでしょうか。

閤師氏：主に、経費規定に即しているかをチェックする時間が減ったためです。以前のシステムでは承認者が 1件ずつチェックしていたのに対し、Concur Expenseにはすべての規定が読み込まれているため、大きな効果が出ています。

船越：Concur Expenseの監査ルールの機能をお使いということですね。

閤師氏：そうです。もう1つは、物理的な移動時間の削減です。本社の5つのフロア（階）から、すべての書類が2階の経理部に集まってきます。今までは申請者が上長に提出する経費申請の書類は、承認を行う上長が自ら2階に届けていました。書類が提出されるたびにフロアを行き来することになる上、申請書類に不備があれば差し戻し、修正して同じやり取りを繰り返していました。現在は、上長が承認した申請はConcur Expenseで流れて行き、領収書の原本は申請者本人が所定のボックスに投函すればよくなりました。

船越：なるほど。経理担当者の500時間の工数削減も、Concur Expenseの監査ルールの機能の効果ですか。

閤師氏：そうです。宿泊費の上限設定など、監査ルールで定めたチェック機能を通っているため、経理担当がダブルチェックする必要がありません。紙の領収書の突合をして承認のための押印をすることもなくなりました。以前は月初めから2名の経理担当者が経費処理にかかりきりでしたから、心理的な負担軽減も大きいと思います。

Auditサービスの活用で所属長はマネジメント業務に集中

船越：貴社では、コンカーのオプションサービスAuditサービスを利用されていますね。ここでは、コンカーの専任担当者が領収書の画像と入力データの目視チェックを代行するPolicy Auditについて詳しくお聞かせください。

閤師氏：利用の目的は、承認者と経理担当者の両者の負荷を軽減するためです。紙の領収書のチェックが大変だっ

「Policy Audit の活用で、目視による領収書画像の確認や金額に関するチェックはすべてコンカーにアウトソーシングできるので、所属長は本来のマネジメント業務に集中できるため、結果的には間接コストを大幅に削減できます」

SAP Concur Case Study｜株式会社JALインフォテック

企業概要

たので、Concur Expense導入後はなるべくチェックの作業をさせたくないという思いがありました。承認者で1,500時間、経理担当500時間の工数削減には、Policy Auditの効果も含まれています。

船越：全社導入当初は全体の4分の 1程度に差し戻しがあったそうですね。

閤師氏：当初は、説明会に参加しなかった社員の申請に抜けがある、フルネームで書いていない、3日過ぎたアップロードには第三者のサインが必要、自署でなく日付印を押して出している、といった指摘がありました。

船越：差し戻しを減らすためどのような工夫をされましたか。

閤師氏：差し戻しのパターンをまとめたマニュアルを作成するほか、押印でなくサインをするなどは注意喚起を行いました。現在はおそらく、10分の 1くらいに減っています。初めて申請するときに引っかかる人が多く、1度差し戻し

をされれば次から注意するようになるので、一巡すれば減っていくと思います。

船越：電帳法に対応する当社のお客様企業がすべて、Policy Auditのオプションを利用されているわけではありません。Policy Auditを利用するとコストは発生しますが、貴社の場合はそれ以上に削減できるコストが大きいという試算で導入されたわけですね。

閤師氏：従来は承認者が申請金額と領収書の一致もチェックしていましたが、Policy Auditにその部分を任せられれば、承認者は金額の適正性を見ることに専念できます。特に海外出張の場合には、領収書の数は格段に増えます。Policy Auditで金額チェックが済んでいれば、所属長は本来のマネジメント業務に集中できるため、結果的には間接コストを大幅に削減できます。電帳法に対応するなら、Policy Auditは取り入れたほうが良いと思います。

船越：お役に立てて光栄です。今後ともご活用いただけますと幸いです。

株式会社JALインフォテック事 業 内 容 情報・通信業従 業 員 数 927名（2019年2月1日現在）ホームページ https://www.jalinfotec.co.jp/

導 入 製 品 Concur Expense、Concur Request、Intelligence、Auditサービス、 サービスアドミニストレーション、ユーザーサポートデスク

• 電帳法の申請作業に20日間集中して取り組み、その後に申請フローを構築

• 差し戻しのパターンをまとめたマニュアル配布や注意喚起で申請ミスを削減

• Auditサービスの活用で、承認者である所属長や経理担当者の負荷を軽減

ここがポイント

Policy Auditサービス日付や金額など、目視でしかチェックできない項目をコンカーが代行することにより、承認者の負荷を軽減できる。

SAP Concur Case Study｜株式会社JALインフォテック