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IV.- Construcción de un
Balanced Scorecard
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DISEÑO
BSC
IMPLEMENTACIÓN
DEL BSC
INTEGRACIÓN
BSC
SEGUIMIENTO
DEL BSC
GESTIÓN DEL
PROYECTO
Construcción de un Balanced Scorecard
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Construcción de un BSC
En el proceso de construcción del BSC se distinguen las siguientes etapas bien diferenciadas:
DISEÑO DEL BSC: En esta etapa el equipo de trabajo se ocupa de las definiciones fundamentales que van a “ARMAR” el BSC.
IMPLEMENTACIÓN DEL BSC: En esta etapa nos encontramos con un proyecto tradicional de Sistemas, que implica la construcción e instalación del software o Sistemas de Información.
INTEGRACIÓN y COMUNICACIÓN DEL BSC: Es el proceso de identificación de fuentes de datos para alimentar el BSC, así como el proceso de comunicación por el cual se consigna la implicación de todos los miembros de la organización.
SEGUIMIENTO DEL BSC: Este debe permitir la retroalimentación y mejora de todo el proceso, de la estrategia y de su despliegue.
Balanced Scorecard
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Análisis de la situación Actual: Análisis FODA, Análisis PESTEL (político, económico, social, tecnológico, ambiente y legal), Análisis Económico-Financiero, Análisis de la Industria, valor, cadena de valor y red de valor.
Planificación: Carta Gantt de Proyecto.
Organización del Proyecto.
Sistema de Documentación.
Equipo de Trabajo .
Capacitar en el Modelo BSC.
Formular el Marco Estratégico del BSC: Misión, Visión y Valores.
Desarrollo de la Estrategia: Corporativa, Negocio, Funcional, Departamental.
Desarrollo del Mapa Estratégico - Perspectivas
- Objetivos Estratégicos
- Indicadores
- Relaciones Causa-Efecto
- Metas
- Iniciativas
Diseño del BSC
Balanced Scorecard - Etapas
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Implementación de un BSC
En esta etapa se debe de gestionar la fase previa de Diseño.
Esto se logra con la elección de una solución tecnológica
específica que satisfaga todas las expectativas.
Un software de BSC debe servir inicialmente como una
herramienta de comunicación, en una segunda fase como una
aplicación que muestre la medición de resultados y en las fases más exitosas como un sistema de gestión estratégica.
Balanced Scorecard - Etapas
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Etapas en la Implementación:
•Determinar el software BSC más adecuado. •Incorporar el Modelo BSC al software adquirido. •Carga de indicadores manuales. •Automatizar la carga de Datos.
Integración de Sistemas y Personal
Se deben indicar las fuentes de cada uno de los datos necesarios para alimentar los indicadores, la periocidad y los formatos necesarios. Este proceso de actualización debe ser automatizado, importados de un archivo EXCEL o introducirlos manualmente. Se deben capacitar a los usuarios y elaborar un plan de mantenimiento.
Balanced Scorecard - Etapas
Implementación de un BSC
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Seguimiento
Como cualquier proceso debe definirse el proceso de
monitorización del propio diseño e implementación del BSC
teniendo en cuenta que la organización es dinámica y debe ir
adaptándose a las nuevas circunstancias que la rodean.
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Personal necesario para el éxito de la construcción e implementación del Balanced Scorecard
El Arquitecto: Es el responsable del proceso que construye el BSC y que introduce el BSC en el Sistema de Gestión. El Agente de Cambio: Sirve de guía para el desarrollo del nuevo sistema de gestión y tiene una relación directa con el Gerente General, ayuda a gerentes a definir nuevamente sus papeles. El Comunicador: Es el que debe realizar una campaña de marketing interno para motivar a los empleados a los equipos de trabajo para lograr una implantación eficaz.
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El compromiso del Equipo Ejecutivo es crítico para la construcción e implementación de BSC
BSC debe ser inducido desde arriba hacia abajo.
Exige un claro sentido de propósitos.
El equipo ejecutivo debe liderar el desdoblamiento de BSC por toda la
organización.
El cambio exige liderazgo persistente y asertivo.
Balanced Scorecard
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¿Por qué se hace necesario un software?
Para lograr que la implementación sea exitosa.
La implementación de un BSC con cierto grado de automatización, permite el monitoreo constante y detallado de la performance de la Organización.
El grado de Control que se alcanza posibilita la detección temprana de desviaciones y una rápida reacción correctiva mediante los ajustes necesarios.
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Para lograr una implementación eficiente y útil de un BSC, el software elegido debe cumplir con las siguientes condiciones y características generales:
Accesibilidad de la Información.
Flexibilidad en la Configuración.
Trazabilidad.
Multiusuario.
Amigable.
Rápido.
Implementable por Etapas.
Robusto y Escalable.
Tenga Consistencia e Integridad en los Datos.
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Check- list a tener en cuenta frente a un proveedor de software de BSC
Permite administrar la estructura de la empresa.
Los formatos de los indicadores son compatibles con las características de los indicadores de la empresa.
Posee carga de indicadores en forma manual.
Posee carga de indicadores automática (depende de los sistemas de la empresa).
Posee avisos automáticos ante la falta de carga de los indicadores.
Presenta una interface visual amigable.
Debe permitir el poblamiento de los instrumentos de gestión mediante una carga masiva a través de archivos.
Debe tener un registro de transacciones.
Capacidad de acceso y procesamiento.
Balanced Scorecard
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La interface visual debe ser clara para lograr un alto grado de utilización
del software.
Los indicadores poseen semáforos.
Permite definir relaciones causa-efecto.
Permite visualizar el detalle del BSC incluyendo todos sus elementos.
Posee una navegación sencilla e intuitiva.
Permite definir distintos niveles de seguridad.
Permite acceder a información histórica.
Posee reportes y gráficos útiles desde el punto de vista del negocio.
Permitir al usuario seleccionar el período o fecha específica de la cual
desea ver información.
Debe permitir visualizar en detalle el BSC incluyendo la misión, visión,
valores, objetivos estratégicos, indicadores y metas.
Balanced Scorecard
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Perspectivas •En el 90% de los casos, las cuatro perspectivas tradicionales son suficientes. •Número de perspectivas: entre tres y cinco.
Objetivos Estratégicos
•Entre 20 y 30 suele ser lo adecuado. •Equilibrados por perspectivas y por líneas estratégicas.
Indicadores
•No existen indicadores perfectos. •Entre uno y tres por objetivo estratégico es lo habitual. •Suele ser interesante combinar indicadores de resultado e inductores. •Es mejor medir aproximadamente que no medir.
Metas
•Deben ser desafiantes y ambiciosas, pero alcanzables.
Iniciativas •Es necesario priorizar y que tengan calendario de cumplimiento.
Reflexiones sobre Balanced Scorecard
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Relaciones de causa-efecto
•Su discusión produce un gran aprendizaje. •Cualquier objetivo debe figurar en alguna relación causa-efecto.
Responsables
•Todos los objetivos, indicadores e iniciativas deben tener un responsable para su seguimiento (“monitorización”).
Alineamientos de recursos
•Es fundamental asignar los recursos humanos necesarios. •Es fundamental alinear los objetivos personales con los de la empresa. •El Cuadro de Mando Integral debe estar alineado con los Presupuestos y con otros sistemas de Gestión.
Gestión del Cambio
•La implantación eficaz del Balanced Scorecard requiere de acciones complementarias de Gestión del Cambio con el fin de conseguir modificar comportamientos y alinearlos con la nueva estrategia.
Balanced Scorecard
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UN BUEN Balanced Scorecard DEBE...
Disponer de una estructura clara. Permitir entender la estrategia. Ser un excelente elemento de comunicación. Ser impulsado y apoyado por la Alta Dirección. Compromiso del nivel
directivo. Estar adecuadamente equilibrado y dimensionado: ámbito y recursos. Estar basado en una metodología y en un clima de cambio. Debe estar interiorizado por la organización. Facilitar la participación y el aprendizaje de toda la organización. Está alineado con otras herramientas (presupuestos, incentivo modelos
de excelencia, etc.).
Balanced Scorecard
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Algunos TIP`s para lograr el éxito en la implementación y puesta en marcha de un BSC
Articular y comunicar la estrategia a toda la organización. Definir y comunicar las razones y beneficios de implementar el BSC. Alinear el capital humano a la estrategia. Tener una estrategia ganadora para mantener la visibilidad requerida
para ser exitosa. Tener empleados que acepten y usen el sistema. Realizar un ciclo de feedback para ver los progresos y realizar los
cambios cuando sean necesarios. Automatizarlo a través de un software. Enlazar al software el sistema de compensación y recompensa. Usar consultores apropiados que conozcan de BSC. Considerar los tiempos adecuados para implementarlo y obtener
beneficios. Que sea implementado en fases.
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A tener en cuenta…
No existen dos implantaciones iguales
Es vital conocer bien:
•Qué es el BSC y lo que permite. •Por qué se necesita, por que se quiere implantar. •Otras experiencias similares. •Puntos claves de la implantación, problemas y errores frecuentes.
Balanced Scorecard
El 90% de las estrategias formuladas adecuadamente no obtienen
los resultados deseados, como consecuencia de una mala o
inexistente implantación
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A tener en cuenta…
Balanced Scorecard
Los empleados deben aceptar y usar el sistema. Existen varios factores
que aseguran un alto nivel de compromiso de los empleados, entre los
cuales se encuentran la ya mencionada comunicación de los beneficios
(a los empleados y a la Organización) del BSC y las razones para
implementarlo:
Comunicar cómo cada empleado puede impactar en la estrategia.
Tener indicadores en el BSC donde los ellos tengan un control e
influencia.
Proveer un sistema fácil de usar a intuitivo con un apropiado nivel de
capacitación.
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Balanced Scorecard
La diferencia entre Tablero de Control (corriente francesa)
“Tableau de Bord” y la corriente americana de Kaplan y Norton,
con el Balanced Scorecard es:
Los indicadores no señalan causa- efecto.
No contemplan la medición de activos intangibles como los
RRHH, la capacitación y formación del personal.
Implementación de nuevos procesos y servicios (perspectiva aprendizaje y crecimiento).
Se adapta a organizaciones sin fines de lucro por que va más
allá de las medidas financieras incorporando tres perspectivas:
del usuario, del entrono interno y la de aprendizaje y crecimiento.
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Balanced Scorecard
Diferencias entre Tablero de Control y Balanced Scorecard . Dashboards
Strategic
Scorecard
Tipo Dashboard Dashboard Balanced Scorecard
Usuario Gerentes, Supervisores
y Operadores
Gerentes Directivos
Información Detallada Detallada/
Resumida
Resumida
Uso Producción/Operación
Diariamente
Monitoreo
progresivo sobre
una iniciativa
Monitoreo y
Seguimiento
Nivel
Organizacional
Unidad de Trabajo Departamento Unidad Estratégica de
Negocio/Organizativa
Frecuencia de
Actualización
Diariamente Diariamente/
Semanalmente
Mensualmente
Operacional Táctico
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