PT. Iotasoft Website : https://www.euklida.come-mail : pt.iotasoft@gmail.comOffice: Grand Surapati Core – C8Jalan PH. H Mustopha No. 39

Bandung, Jawa-Barat, Indonesia Phone : +62 22 – 63727340 Mobiles Support : +62 83822505211 E-mail: pt.iotasoft@gmail.com Development Sites:

Bandung City View 103/Imola I Jalan Pasir Impun, Bandung, Indonesia Hours of operation: Monday to Friday, 8 a.m - 5 p.m. Phone: +62 22 -

87771427

Iotasoft Enterprise Hotel Point of Sales –

Refference Manual

Untuk menggunakan Iotasoft Enterprise Hotel System – Point Of Sales, anda harus loginkedalam sistem terlebih dahulu. Untuk login ke Iotasoft Enterprise Hotel System – Point OfSales:

1. Pada desktop klik icon Hotel Point Of Sales .

gambar 1.1 – contoh layar desktop dengan icon Hotel Point Of Sales2. Beberapa saat kemudian akan nampak portal login Enterprise Hotel System – Point Of

Sales seperti berikut:

gambar 1.2 – portal login Enterprise Hotel Point Of Sales

3. Pada portal login anda dapat memilih Hotel Restaurant or Bar (Outlet) dimana andabekerja (jika ada lebih dari satu outlet) dengan mengklik Anchor Change Revenue Centerkemudian sistem akan memperlihatkan pilihan outlet seperti berikut.

gambar 1.3 – portal login Enterprise Hotel Point Of Sales dengan pilihan outlet

4. Anda dapat merubah shift kejad dengan mengklik Anchor Change Shift kemudian sistemakan memperlihatkan pilihan Shift Kerja seperti berikut.

gambar 1.4 – portal login Enterprise Hotel Point Of Sales dengan pilihan Shift Kerja

5. Pada field USERID ketik USERID milik anda.6. Pada field Password ketik Password anda.

7. Kemudian tekan key <Enter>, jika USERID anda dikenal oleh sistem dan password yanganda ketik pada field password sesuai maka sistem anda akan login ke dalam sistemPoint Of Sales dan nampak layar seperti berikut.

gambar 1.5 Layar utama Hotel Point Of Sales

Dibagian atas layar utama Iotasoft – Hotel Point of Sales, anda dapat melihat masing-masing tombol yang mewakili modul-modul program dari Iotasoft – Hotel Point of Sales.Tombol pertama adalah tombol outlet sales yang bila ditekan akan menjalankan modulsales pada outlet, tombol kedua adalah sales audit ditekan akan menjalankan modulsales audit yang biasanya dilakukan oleh staff Income Audit, tombol ketiga adalahtombol breakfast package yang bila ditekan akan mencetak breakfast package, tombolkeempat adalah tombol change password yang diperlukan bila anda akan merubahpassword anda dan tombol kelima adalah tombol log-out yang bila ditekan membuatanda keluar dari sistem Point of Sales. Selain tombol-tombol tersebut pada TabConfiguration anda akan menemukan tiga tombol tambahan yaitu: tombol pertamaadalah tombol Menu Master yang berguna untuk mengelola menu restauran atau bar,tombol kedua adalah tombol Menu Sales yang berguna untuk mengelola harga menudan tombol ketiga adalah tombol POS User yang berguna untuk mengelola pemakaiPoint of Sales.

OUTLET SALES

Untuk melakukan sales dari layar utama Point Of Sales klik tombol Outlet Sales - ,akan nampak layar utama Outlet Sales seperti berikut.

gambar 1.6 layar utama Outlet Sales

Pada layar utama Outlet Sales, sistem akan memperlihatkan daftar Guest Chequepenjualan yang dibuat oleh waiter atau waitress yang login. Jika anda baru login padaOutlet dan Shift kerja Point of Sales ini – outlet tidak akan memiliki Guest Cheque. GuestCheque akan memperlihatkan daftar Cheque # (No. Cek), Time (jam: menit pembuatancek), # Gst (jumlah tamu), Amount (nilai cek tamu) dan Settlement (jenis pembayaranyang dilakukan).

Pada bagian dasar layar ada dua group tombol: Navigation dan Sales Cheques.

group tombol Navigation group tombol Cashier ChequesGroup tombol Navigation dapat dapat digunakan untuk memindahkan halaman layar GuestCheque: tombol pertama untuk pindah ke layar halaman pertama, tombol kedua untuk pindahke layar halaman sebelumnya, tombol ketiga untuk pindah ke layar halaman berikutnya dantombol terakhir untuk pindah ke layar halaman terakhir. Group tombol Sales Cheque berisi:tombol pertama adalah tombol Create Cheque, tombol kedua adalah tombol Update Cheque,tombol ketiga adalah tombol Cancel Cheque, tombol keempay adalah tombol Print CloseCheque, tombol kelima adalah tombol Print Cashier Summary dan tombol terakhir adalahtombol Return.

Jika anda ingin membuat Guest Cheque yang baru untuk Guest Order, pada layar utama OutletSales tekan tumbol Create Cheque, sistem akan memperlihatkan layar New Cheque sepertiberikut.

gambar 1.7 layar Create Cheque dengan field Table # aktif

Pada field Table # tekan key <?> maka sistem akan memperlihatkan pilihan Table # yang ada diOutlet tersebut seperti layar dibawah ini.

gambar 1.8 layar Create Cheque dengan pilihan Table #

Pada pilihan Table #, pilih Table # dimana tamu duduk (Table #3) dan tekan key <Enter> makasistem akan memperlihatkan layar seperti dibawah ini.

gambar 1.9 layar Create Cheque dengan field # Gst aktif

Pada field # Gst masukan jumlah tamu yang berada pada meja dari mana tamu melakukanGuest Order dan tekan key <Enter> maka sistem akan memperlihatkan layar sebagai berikut.

gambar 1.10 layar Create Cheque setelah Table # dan # Gst diposting

Misalkan tamu pada meja tersebut memesan 2 plate Nasi Goreng (Nasi Goreng berada padaMenu Main Course pada outlet ini) dan 2 plate Soto ayam (Soto ayam berada pada Menu Souppada outlet ini). Untuk memposting pemesanan 2 plate Nasi Goreng pada Guest Cheque padaTab Food Menu tekan tombol Main Course kemudian sistem akan memperlihatkan layarsebagai berikut.

gambar 1.11 layar Create Cheque dengan pilihan menu Main Course

Pada layar Menu Main Course klik tombol Nasi Goreng, sistem akan memindahkan objek aktifke field Ordered Qty seperti berikut.

gambar 1.12 layar Create Cheque - menu Main Course dengan field Ordered Qty aktif

Pada field Ordered Qty ketik angka 2 (jumlah Nasi Goreng yang dipesan oleh tamu). Setelah

anda mengetik Ordered Qty kemudian tekan tombol select - , sistem secara otomatis akanmemposting 2 plate Nasi Goreng ke dalam Guest Cheque seperti layar berikut.

gambar 1.12 layar Create Cheque setelah 2 plate Nasi Goreng diposting

Guest Order yang kedua adalah 2 plate Soto Ayam. Pada Tab Food Menu tekan tombol Soup(Soto ayam berada pada Menu Soup di outlet ini), sistem akan memperlihatkan layar sepertidibawah ini.

gambar 1.13 layar Create Cheque dengan pilihan menu Soup

Pada layar Create Cheque dengan pilihan menu Soup klik pilihan Soto Ayam kemudian layarakan memindahkan field aktif ke Order Qty seperti layar berikut.

gambar 1.14 layar Create Cheque - menu Soup dengan field Order Qty aktif

Kemudian ketik 2 pada field Ordered Qty dan tekan tom select - , sistem akan memposting2 plate Soto Ayam ke Guest Check sepeti layar berikut.

gambar 1.14 layar Create Cheque setelah 2 plate Soto Ayam diposting

Jika kemudian tamu memesan 2 small Beer Bintang (small Beer Bintang ada pada Menu – OtherDrink pada Beverage Menu). Klik Tab Beverage Menu pada Tab Control Menu, sistem akanmemperlihatkan layar berikut.

gambar 1.15 layar Create Cheque dengan Tab Beverage Menu diklik

Pada Beverage Menu klik tombol Others Drink, sistem akan memperlihatkan layar berikut.

gambar 1.16 layar Create Cheque setelah tombol Other Drink diklik.

Pada menu Other Drink pilih Small Beer Bintang kemudian layar akan nampak seperti dibawahini.

gambar 1.17 layar Create Cheque - Other Drink, setelah Small Beer Bintang dipilih

Kemudian klik field Ordered Qty dan ketik 2 (jumlah Small Beer Bintang yang dipesan olehtamu), seperti layar dibawah ini.

gambar 1.17 layar Create Cheque - Other Drink dengan field Ordered Qty aktif

Setelah mengisi Ordered Qty tekan tombol select - , sistem secara otomatis akanmemposting 2 Small Beer Bintang seperti layar dibawah ini.

gambar 1.17 layar Create Cheque setelah 2 Small Beer Bintang diposting

Pada bagian bawah layar, sistem memperlihatkan dua group tombol: group tombol Order dangroup tombol Cheques.

Group tombol Order Group tombol ChequesGroup tombol Order terdiri dari: tombol pertama adalah Cancel Order dan tombol keduaadalah tombol Orders Print. Group tombol Cheques terdiri dari: tombol pertama adalah tombolCheque Discount, tombol kedua adalah tombol Cancel Cheque, tombol ketiga adalah tombolSuspend Cheques dan tombol terakhir adalah tombol Settlement Cheque. Jika anda inginmencetak Guest Cheque, tekan tombol Print Cheque, sistem akan memperlihatkan layarCheque Preview sebagai berikut.

gambar 1.18 layar Create Cheque - Cheque Preview

Pada layar Cheque Preview jika anda menekan tombol Print maka sistem secara otomatismencetak Guest Cheque ke printer Guest Cheque. Jika anda ingin kembali ke layar New GuestCheque pada layar Cheque Preview tekan tombol Close, maka sistem akan kembali ke layarCreate Guest Cheque seperti berikut.

gambar 1.19 layar Create Guest Cheque

Jika anda ingin menangguhkan Guest Cheque yang anda buat, tekan tombol Check Suspendmaka sistem akan menangguhkan Guest Cheque ini dan menyimpan Guest Cheque menjadiOustanding Cheque dan kembali ke layar utama Outlet Sales seperti berikut.

gambar 1.20 layar Outlet Sales setelah Guest Cheque ditangguhkan

Guest Cheque yang ditangguhkan akan terlihat menjadi Outstanding Cheque (belumdiselesaikan atau diSettle) pada layar utama Outlet Sales.

Misalkan ada 4 tamu datang dan duduk di Table 5 dan memesah 2 plate Chicken Wing (ChickenWing berada pada menu Appetizer), 2 plates Sirloin Steak (Sirloin Steak berada pada menuSteak), 4 plates Pisang Goreng Keju (Pisang Goreng Keju berada pada menu Dessert), 2 cupCapuccino (Capuccino berada pada menu Hot and Ice Coffe) dan 2 Vanila Milkshake (VanilaMilkshake berada pada menu Iced Milkshake) dan Guest Cheque ditangguhkan menunggumereka selesai makan dan minum. Dengan menggunakan cara yang sama dengan cara yangtelah dilakukan di atas layar Create Guest Cheque seperti berikut.

gambar 1.21 layar Create Guest Cheque untuk Guest Cheque kedua

Setelah diposting dan dicetak akan nampak seperti layar dibawah ini.

gambar 1.22 layar Create Cheque - Cheque Preview dari Guest Cheque kedua

Kemudian setelah Guest Cheque ditangguhkan maka layar Outlet Sales menjadi seperti berikut.

gambar 1.23 layar Outlet Sales setelah Guest Cheque yang kedua ditangguhkan

Jika tamu yang berada di Table 5 ingin menyelesaikan Guest Cheque mereka, dari layar utamaOutlet Sales pilih Cheque #000480 dan tekan tombol Cheque Update (tombol kedua pada grouptombol Sales Cheque), sistem akan memperlihatkan layar Sales Cheques Update seperti berikut.

gambar 1.24 layar Guest Cheque Update - Cheque #000480 (Table 5)

Untuk menyelesaikan Guest Cheque pada layar Sales Cheques Update tekan tombol CheckSettlement (tombol keempat atau tombol terakhir pada group tombol Cheque) maka sistemakan memperlihatkan layar Sales Cheques Update - Billing Settlement seperti dibawah ini.

gambar 1.25 layar Guest Cheque Update - Billing Settlement

Pada layar Billing Settlement ada 8 tombol: Room Charge, Cash, Credit/Debit Card, AccountsReceivable, A/G Office Check,A/P Officer Check, Complimentary dan Return Button. Jikapenyelesaian Guests Check dilakukan dengan pembayaran Tunai maka tekan tombol Cash,sistem secara otomatis memposting check settlement dengan Cash dan kembali ke layar utamaOutlet Sales seperti dibawah ini.

gambar 1.26 layar Outlet Sales setelah Guest Cheque #000480 Billing Settlement

Pada layar utama Outlet Sales Guest Check #000480 pada kolom Settlement akan tercatat Cashdan Guest Check #000479 masih kosong. Jika tamu pada Table 3 ingin melaksanakan BillingSettlement, pada layar utama Outlet Sales pilih Guest Cheque #000479 dan tekan tombolUpdate Cheque, sistem akan memperlihatkan layar Guest Cheque Update sebagai berikut.

gambar 1.27 layar Guest Cheque Update - Cheque #000479 (Table 3)

Untuk melaksanakan Guest Cheque Settlement pada layar Sales Cheques Update tekan tombolCheck Settlement maka sistem akan memperlihatkan layar Sales Cheques Update – BillingSettlement seperti berikut.

gambar 1.28 layar Guest Cheque Update #000479 - Billing Settlement

Misalkan tamu pada Table #3 melakukan Billing Settlement dengan Room Charge ke Room 209(Mr Ary Widagdo, Mr. Muhamad) tekan tombol Room Charge maka sistem akanmemperlihatkan daftar Room # - Guest Name seperti berikut.

gambar 1.29 layar Guest Cheque Update - Billing Settlement – Room Charge

Pada daftar Room # - Guest Name pilih Rm-#: 209 (Guest Name: Mr Ary Widagdo, Mr.Muhamad) dan tekan ke <Enter>. Sistem secara otomatis memposting Billing Settlementdengan Room Charge kemudian kembali ke layar utama Outlet Sales seperti berikut.

gambar 1.30 layar Outlet Sales setelah Biiling Settlement - Guest Cheque #000479

Pada layar utama Outlet Sales rekaman Settlement Check #000479 akan menjadi Room Chargedan rekaman Settlement Check #000010 dengan Cash.

Jika anda ingin menutup kasir, sebelum tutup kasir anda harus mencetak Cashier SummaryReport dari layar Outlet Sales tekan tombol Print Cashier Summary (tombol kelima pada grouptombol Sales Cheque), sistem akan memperlihatkan layar preview Cashier Summary sepertiberikut.

gambar 1.31 layar Sales Outlet – preview Cashier Summary

Pada layar preview Cashier Summary jika anda menekan tombol Print, sistem akan mencetakCashier Summary ke printer Guest Check. Jika anda ingin kembali ke layar utama Outlet Salespada layar preview Cashier Summary tekan tombol Close maka sistem akan kembali ke layarutama Outlet Sales seperti berikut.

gambar 1.30 layar Outlet Sales setelah mencetak Cashier Summary

Jika anda ingin kembali ke layar utama Point Of Sales pada layar Outlet Sales tekan tombolReturn (tombol keenam atau tombol terakhir pada group tombol Sales Cheque), sistem akankembali ke layar utama Point Of Sales seperti berikut.

gambar 1.31 layar utama Point Of Sales

Pada layar utama Point Of Sales jika anda ingin mencetak Breakfast Package, tekan tombol Bfst– Pkg, sistem secara otomatis akan memperlihatkan layar Breakfast Package seperti berikut.

gambar 1.32 layar preview Breakfast Package

Pada layar preview Breakfast Package jika anda menekan tombol Print, sistem secara otomatisakan mencetak Breakfast Package ke Guest Check Printer. Jika anda ingin kembali ke layarutama Point of Sales, sistem akan kembali ke layar utama Point of Sales seperti berikut.

gambar 1.33 layar utama Point Of Sales

Jika anda ingin log-out dari sistem Point Of Sales, pada layar utama Point Of Sales tekan tombolLog-Out, sistem akan melakukan konfirmasi apakah anda benar ingin log-out seperti layarberikut.

gambar 1.34 layar Loging-Out confirmation

Tekan tombol Yes - , pada layar Loging-Out confirmation maka anda akan log-out HotelPoint Of Sales System dan kembali ke layar Desktop seperti berikut.

gambar 1.35 layar Desktop