invoice process _presentation

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A total desmaterialização do processode gestão de facturas é a chave!

Luis Matos, SAP PortugalMarço de 2013


Este cenário é familiar?

Recepçãono expediente

Copia Distribuição Contabiliza.Aprovação

Captura Arquivo Pagamento

Elevado custo deprocessamento das facturas

Processoineficiente

Elevado númerode excepções

Inexistência de plataformaúnica de colaboração

Processo “fora” do sistemafinanceiro de suporte

Processofastidioso e longo

Qualidadedos dados

Inexistência decontrolo e visibilidade

Não conformidade comprocessos internos

Processo nãoescalável

Processo nãoestandardizados


Este cenário é familiar?

Recepçãono expediente

Copia Distribuição Contabiliza.Aprovação

Captura Arquivo Pagamento

Elevado custo deprocessamento das facturas

Processoineficiente

Elevado númerode excepções

Inexistência de plataformaúnica de colaboração

Processo “fora” do sistemafinanceiro de suporte

Processofastidioso e longo

Qualidadedos dados

Inexistência decontrolo e visibilidade

Não conformidade comprocessos internos

Processo nãoescalável

Processo nãoestandardizados

Agora Imagine que tem 200 ou mais facturas por dia !!


As “dores” não são somente do Depart. Financeiro

CEO“O custo do nosso capitale dos materiais é muito elevado.”

Fornecedor“Fazer negócio com aquelacompanhia é difícil, uma vezque não têm capacidade deinformar de quando pagamas minhas facturas.”

Contabilidade“Nós não podemos dizer que facturas foram recebidasem toda organização, e não temos como garantir opagamento na data acordada com os fornecedores.”

Compradores“Nós poderíamos reduzir ocustos das mercadorias/bens semaximizar-se-mos os descontos.”

Contas a Pagar“Nós gastamos mais de 50%do nosso tempo respondendo a mailse telefonemas dos fornecedores,solicitando informação sobre o statusdas facturas e o status de pagamento.”

Está a sua empresa preparada para:

Aumentar a eficiência dos processos

Reduzir custos financeiros operacionais

Fazer uso dos descontos

CFO“Os custos em Contas a Pagar nãosão um “state-of-the-art.”Analista Financeiro

“A maximização dosdescontos é baixa, custo comcapital está a aumentar.”


O que fazer então?

Transformar um processo manual numprocesso automatizado de excelência

Desmaterialização factura (Imagem)

OCR / Factura electrónica

Processo guiado e complaince

Rastreamento / monitoração status /audit trail / reporting /visibilidade total e precisa sobre adívida (responsabilidades)

Manuseamento manual do papel

Entrada manual dos dados no sistema

Processo não coordenado

Falta de transparência / informação


Processo automatizado desde o Papel à Contabilização

Processo integrado

Fact

ura

Fina

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ctur

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ica

SEM Pedido de Compra

COM Pedido de Compra

Pedidode Compra

Recepção de material/ Registo de serviço Factura

Factura

ContaCorrente

Fornecedor

Ciclo da DespesaDesmaterialização TOTAL da Verificação e Resolução de Excepções das facturas


Benéficos esperados com a TOTAL optimização eautomatização dos processos de Contas a Pagar

Pagamento de facturas atempado (no tempo acordado)Comunicação eficiente e automatizada dentro da organizaçãoAtribuição /implementação de responsabilidades individuais no processo

Redução do custo de processamento por factura, e endereçar volumes

superiores de facturas sobre gestão sem FTEs adicionais

Suportar abordagens de centralização da gestão de facturasOptimizar a obtenção de descontos e eliminar o pagamento emduplicado das facturas

Implementar processos com menos papel

Eliminar a entrada/registo dos dados e o trabalho de revisão dos errosIntroduzir consistentes processos mundialmente standardizadosEvolução desde trabalho intensivo (sobrecarga) para trabalho analítico(monitorização)Processo de seguimento automatizado e escalável

Visibilidade total e precisa sobre a dívida (responsabilidades)

Status on-line de todas as facturasMelhoria das decisões sobre os acréscimos (“accrual”) e cash flow“Compliance” com Sarbanes-Oxley e controlo interno

Melhoria dos processosem Contas a Pagar

Redução de custos

Tornar o departamentomais eficiente

Aumenta dacapacidadede decisão


Funções

core

Configuração base

Fundações técnicas:Ecrãs SAPFunçõesTemplates de workflowEtc.

Configurações Pre-definidas,baseada nas melhorespráticas, que funcionam”out-of-the-box”.Solução utiliza nativamente atecnologia SAP, ecrãs SAP

„SAP Invoice Management by Open Text“:

Serviços & Suporte através da SAP

Nota: Solução disponibilizada desde o seu fornecedor de SAP ERP.Solução Premium Qualified.

SAP Invoice ManagementDisponibilização da solução

SAP IM 7.0 – Já disponível


Solução disponibilizada desde o seu fornecedor de SAP ERP:

Interface do utilizador harmonizado Familiar aos utilizadores SAP, reduzindo o esforço de formaçãoadicional

Redução custos operacionais Tecnologia SAP comprovada, em vez de “desordem” tecnologia

Nenhum risco de integração Não é disponibilizado desde qualquer outro fabricante

Nenhum risco de manutenção Fonte única de suporte, de serviços e de upgrade ao cliente

Risco reduzido da obsolescência do fornecedor Comprovada reputação da SAP em desenvolver softwareempresarial de suporte aos processos de negócio

Solução flexível que se adapta e que cresce com as necessidades do seu negócio:Suporta multi-idiomas e regras locais de país

Solução escalável para volumes mais elevados de facturas sobre gestão

Solução “evolutiva” - disponibilizada no futuro com SAP Enhancement Packs e releases SAP

Nota: Lista não exaustiva de todos factores diferenciadores

SAP Invoice ManagementFactores diferenciadores da solução


SAP Invoice ManagementProcesso automatizado desde o Papel à Contabilização

* or another SAP ArchiveLink-certified repository

ComentáriosDesencadearworkflows Lançar facturas

ReconciliaçãoFacturas

Collaboração& Reconciliação



OCR Option forSAP InvoiceManagement

ERP (FI/AP)

Pagamento

SAP Invoice Management

Verifcare completar

Resoluaçãode excepções Aprovar

Reconciliação automatizada e contabilização

Transform

OCR

Validação

Inbox(recepçãomail / fax)

SAP Archivingby OpenText*

Scan

Arquivo

Prepare Pagamento



Payment

SAP Invoice Management byOpenText

InvoiceRecognition

Invoice Processing

SAP Business Suite

ERP (FI/AP)

Automated reconciliation and posting

SAP Invoice ManagementFacturas desde múltiplos canais

S A P I n v o i c e t o P a y

e.g. SAP Archiving by OpenTextDocument Archiving & ViewingFax

FAX DocumentScane.g. SAPArchiving -EnterpriseScan

Paper

$€Y

eMail

SAP II(Crossgate)

EDIcXML

CSV

Supplier Portal

The AribaNetwork

Factura Electrónica



Pagamento



Processamentofacturas

ScanDocumento

e.g. SAPArchiving -EnterpriseScan

SAP

SAP

Não-SAP

FAX

Paper +PDF

EBPP *

Pag.

e.g. SAP Archiving by Open Text

Document Archiving & Viewing

Email

EDI /xml /UBL


(*) – EBPP (Electronic BillPresentment & Payment)

OCR Option for SAP Invoice Management (ICC)Captura e reconhecimento dos dados da factura



Pagamento



Processamentofacturas

ScanDocumento

e.g. SAPArchiving -EnterpriseScan

SAP

SAP

Não-SAP

FAX

Paper +PDF

EBPP *

Pag.

Email

EDI /xml /UBL


(*) – EBPP (Electronic BillPresentment & Payment)

OCR Option for SAP Invoice Management (ICC)Captura e reconhecimento dos dados da factura

e.g. SAP Archiving by Open Text

Document Archiving & Viewing


Reconhecer

CLERK: 12DATE SHIPPEDORDER DATE10/30/0210/24/02COVER CODEPA

3 Date

Word

Number

Order Date =“10/24/08”

“10/24/08”

Format (US)Day = 24Month = OctYear = 2008

24.10.2008

Validperiod

?

24.10.2008

yes no

ExportManualkeying

Reconhecimento automatizado e disponibilização

Transforma pixelsem caracteres

Identifica entidades“significativas” e “tag”

Identifica datacorrecta entre todasas alternativasdetectadas

Decompõe “string”em subunidades ere-formata c/requerido

Validação contraregras de negócio eoutras

SAP Invoice Management OCR OptionAutomated paper invoice recognition

Analisar Extrair Normalizar Verificar


Produtividadeelevada notratamento deexcepções doOCR, através dasincronização daimagem e vistasobre os dados

Nota: Ecrã também disponibilizado em Português

OCR Option for SAP Invoice ManagementValidação e completar dos dados – facturas sem reconhecimento total

Tradução econversãodos dadosda factura,

em dados denegócio SAP

Tradução econversãodos dadosda factura,

em dados denegócio SAP


Operações simplificadas e fluidasem Contas a Pagar com OCR

Menor custos com FTEs de suporte à entrada manual de dadosSolução evolutiva que incorpora as experiência de múltiplos países eKnowledge base de facturas, e que disponibiliza excepcionais altastaxas de automação

O OCR combinado com a verificação humana dos dados, minimizaas falhas/defeitosProcedimentos automatizados que extraem mais dadosempresariais/de negócio que possíveis processos manuais

Qualquer volume de facturas pode ser processado no tempodesejado através das capacidades da ferramenta de OCRFacturas sem erros de OCR são enviadas automaticamente paraprocessamento

As validações de conformidade (“compliance”) são baseadas nosdados extraídos das facturasDados mais precisos que permitem implementar mais regras denegócio

Custos

Qualidade dos dados

Eficiência

“Compliance”


SAP Invoice ManagementProcessamento & reconciliação de facturas: validação, encaminhamento e aprovação

* or another SAP ArchiveLink-certified repository

ComentáriosDesencadearworkflows Lançar facturas


Collaboração& Reconciliação




ERP (FI/AP)

Pagamento


Verifcare completar

Resoluaçãode excepções Aprovar


Transform

OCR

Validação

Inbox(recepçãomail / fax)

SAP Archivingby OpenText*

Scan

Arquivo

Prepare Pagamento


Processamento de facturasValidação de regras de negócio: Exemplo factura duplicada

Look & FeelSAP familiar

Detecçãoatempada e

automatizadade duplicação

Entradaautomatizada

ou manualdos dados

Validaçãoimediata dos

dados

+ 60 regras de negócio“out-of-the-box”


SAP Invoice ManagementCockpit de facturas: Reporting e Monitorização

Analyze UsingOver 50Criteria

Full Access toSAP Functions

CompleteOverview of All

ProcessedInvoices

Your Choiceof Reporting

Currency

One-ClickAccess to

Invoice DetailsAnáliseexcepções

Responsávelda factura

Data venc.detodas facturas

Mais de 50critérios deselecção

Análises deKPIs com SAP

Graphics

Selecção damoeda basede reporting

Acesso através de1 click ao detalhe

da factura


SAP Invoice ManagementCockpit de facturas: Reporting e Monitorização

Análise histórica do processamento de factura

Análise detalhada e especifica do processamento de uma factura


Validação de Regras de NegócioConceito de processo de resolução de excepções*

Encaminhamento imediato para16 perfis (“roles”) configuráveispara resolução das excepções(“baseline”)

Dashboard configurável com asmelhores práticas para aresolução de excepções

Colaboração utilizando SAPworkflow para assegurar o inputde todos os participantes noprocesso resolução de excepção

Aplicável a facturas logísticas(c/ pedido de compra) e facturasfinanceiras (s/pedido de compra)

Capacidades

Con

figur

ável

(*) Resolução excepções – Toda e qualquer acção (ex. aprovação,completar dados,…) com vista a permitir a contabilização


Resolução de excepçõesDiscrepância de quantidade em factura logística (com encomenda)

Acesso num“click” à

informação desuporte

Históricocompleto do

processo

Opções deprocesso

baseadas emperfis

Melhorespráticas na

resolução deexcepções

Encaminhamentotransparente

baseado em perfis

Aprovação / encaminhamentoAd-hoc

Nota: Considera-se “Discrepância de quantidade” material totalmente ou parcialmente não recepcionado.Gestão individualizada ao nível linha do item do pedido de compra .


Factura Duplicada

Discrepância de Preço

Ausência de registo de Serviço*

(*) – Utilização de mestre de serviço (MM-SRV)

Resolução de excepçõesMúltiplos tipos de excepções “out-of-the-box” configuráveis

Fornecedor não criado em SAP ERP

Fluxos de processo configuráveis :Exemplo de fluxo de processo deDiscrepância de Preço e Factura duplicada


Resolução de ExcepçãoExemplo de desvio de preço em factura logística

SAP ERP –Transacções MMSAP Archiving

SAP INVOICE MANAGEMENTSAP INVOICE MANAGEMENT

Aonde? As transacções SAP …

Como? O processo…

ArquivoFactura

IndexaçãoFactura

Criaçãoregistoem SAP

Validação/conferencia Excepção

Encaminha.e resoluçãoexcepção

FIM

ArquivoCriação

doc. financeiro(bloqueio p/ pag.)

Desbloqueiode factura

para pagamento

OCR Cockpit e Resolução de excepção

Intervenção do utilizador Criação automática Integração / criação / alteração automática

OCRfactura*

Scanfactura

* OCR - Factura tem intervenção manual se for necessário


Facturas Financeiras (sem Pedido de Compra)Especialização e aprovação de facturas

Aprovaçãoem interfacepreferida –

Web ouSAPGUI

Aprovação/rejeiçãonum click

Fácil delegarpara introduzir

informaçãocontabilística

Acesso fácilao históricodo processo

de aprovação

Informaçãoadicional aoalcance de

um click

Informaçãoconcisa e fácilde encontrar

Validaçãoon-line dos

dados

Atribuiçãocontabilística


Aprovação de facturas desde dispositivos Móveis

Acesso numclick aos

detalhes defactura

Examinaritens e

histórico

Aprovar ourejeitar;

ou inquirir

Vista optimizadada factura para

pequenosdispositivos

móveis


Conta Corrente do FornecedorVisualização da factura desmaterializada (imagem)

1

2

3

4


Scan +arquivo

Completarreconhecimento

Cockpit defacturas

Resoluçãoexcepções e

contabilizaçãoScan facturas

ArquivoCompletar dos dados

Treino de facturas

Extracção dos dados/informação da facturafísica, e transformação evalidação em dados deSAP

• Cockpit únicomulti-empresa / backend

• Visibilidade sobre todasas facturas sem excepção

• Acesso a todo fluxo deprocesso

• Transparência

• Visibilidade da dívida

• Monitorização online

• Auditoria

Processo guiadoEcrã único de resolução

• Simplicidade!!!!

• Processo guiadoe complaince

• Histórico de todoo processo

• Múltiplos canais

• Desmaterialização dafactura (Imagem)

• Imagem única da factura• Arquivo unitário da factura

Scan facturasArquivo

Processo de DemonstraçãoProcess end to end


Exemplos de relatórios disponibilizados pela solução

Monitorização factura“end to end” no OCR

Cockpit de factura integradadesde a validação à

contabilização

VIM Analytics:Cockpit central reporting emonitorização de facturas

Relatório de Produtividade

Relatório de Vencimentode Facturas

Relatório de Auditoria Central

Relatório de Análise deExcepções

Análise de processos chave

Relatório de valores em dívida(responsabilidades)

Exemplos de reportes “out-of-the box” disponibilizados pelasolução, lista não exaustiva.

VIM KPI Dashboard


KPI DashboardVolumes de facturas e montantes por canal


KPI DashboardEvolução excepções e de não conformidades


VIM AnalyticsCockpit central de facturas: Reporting e Monitorização

Capacidades de reportingadicionais em VIMAnalytics


Relatório de ProdutividadeAnálise

Por Pessoa

Por função


Relatório de Auditoria CentralAudatibilidade “end to end”


Relatório de análise Processos ChaveAnálise consolidada

Transacção: /OPT/VIM_KPA1

Exemplos de canais:• Factura electrónica• Facturas OCR

Top 5 de fornecedorescom maior volume de

facturaçãoTop 5 das

excepções maisrepresentativas

de sucesso daPercentagem (%)

de sucesso da1ª transmissão


Relatório de valores em dívida (responsabilidades)Visualização

Analisa a dívidapelos valoresexactos dosacréscimos

Por empresaou grupo deempresas

Outrasvisões porempresa,fornecedor


Alguns clientes com SAP Invoice Management


Benéficos com a TOTAL optimização e automatização dosprocessos de Contas a Pagar

Melhoria dos processosem Contas a Pagar

Redução de custos

Tornar o departamentomais eficiente

Aumenta dacapacidadede decisão

Comunicação mais eficiente e automatizada dentro da organizaçãoAtribuição /implementação de responsabilidades individuais esegregação de funções no processo

Redução do custo de processamento por facturaEndereça volumes superiores de facturas sobre gestãosem FTEs adicionais

Introduz consistentes processos mundialmente standardizadosElimina a entrada/registo dos dados manualEvolução desde trabalho intensivo (sobrecarga) para trabalhoanalítico (monitorização)Processo de seguimento automatizado e escalável

Visibilidade total e precisa sobre a dívida (responsabilidades)Monitorização on-line fácil de todas as facturas desde múltiplosstatusMelhoria das decisões sobre os acréscimos (“accrual”) e cash flow“Compliance” com Sarbanes-Oxley e controlo interno“audit trail “- desde a recepção da factura até há sua liquidação


SAP Invoice ManagementProposta de valor com Optimização de Processos

“Issue” endereçados SAP Invoice Management Valor obtido

“Compliance” – Controloinadequado dos processosde Contas a Pagar

Implementação de processos emsistema, baseados em regras denegócio pré-configuradas(customização)

Disponibilização de extenso reportingsobre o processo, e completo “audit trail”

Excessivo custo por facturaProcesso optimizado que assegura amaximização dos descontos,eliminando erros de entrada de dados efacturas duplicadas

Reduz custo com CaP, maximizandodescontos e liberta/realoca recursos

Visibilidade limitada dasresponsabilidades

Visibilidade on-line do status de todasas facturas recebidas desde um únicoecrã (cockpit)

Melhora a capacidade de planear asnecessidades de tesouraria. Facturas sãoprocessadas imediatamente e de formaprecisa, com o pagamento no vencimentoacordado.

Dificuldade em preparar osacréscimos (“accruals”)

Centralizado e controladoprocessamento de facturas, asseguraque os acréscimos (“accruals”) sãodeterminados com menor esforçoatravés do reporte da dívida (responsa.)

Ciclos de encerramento contabilísticomais curtos

Relação comfornecedores pobre

Facturas são processadasimediatamente e com precisão –pagamentos atempados no vencimentoacordado

Vasto montante de custos causado pelassolicitações de status e reclamações defornecedores é eliminada. Compradorespodem negociar melhores condições depagamento. Ratings de crédito melhoradopelo pagamento atempado.


SAP Invoice Management By Open TextUma solução com um claro Business Case…

© SAP 2007 /

.., solicite há SAP Portugal o seu Business Case!!!


Suporte total dos processos nos componentes SAP(OCR, SAP IM, arquivo)Integração end-to-end nativa entre todos oscomponentes da solução SAP IM e SAP ERP

Solução standard SAPDisponibilização de solução desde o mesmofornecedor de SAP ERPComo um “módulo” SAP, ao nível do suporte,evolução futuraSolução baseada em customização SAPDisponibilização de vasto catálogo fluxos deprocessos de negócio “out of the box” configuráveisGarantia de evolução futura compatível com todos osprocessos SAPDisponibilização futura via Enhancement Package

Disponibilização e suporte da solução

Processo SAP “end-to-end

SAP Invoice Management, uma solução SAP parao aumento da eficiência dos processos de negócio

Benéficos com a TOTAL optimização e automatização dosprocessos de Contas a Pagar

Muito Obrigadopela Vossa Atenção!

Informação de contacto

Luís MatosBusiness DeveloperSAP Portugal2740-267 Porto SalvoT +351 21 446 55 00E [email protected]

mailto:[email protected]


Mais informação sobre SAP Invoice Management

Acesso informação do evento:http://www.sap.com/mk/get/PT_13_WEB_IN_MGMT_MAR20_INV_53516_2

Visão geral da solução & Demonstração da Solução:http://www28.sap.com/mk/get?_A=223774&_U=1781659link

Tudo sobre SAP Invoice Management by OpenText:http://www28.sap.com/mk/get?_A=223774&_U=1781660

http://www.sap.com/mk/get/PT_13_WEB_IN_MGMT_MAR20_INV_53516_2

http://www28.sap.com/mk/get?_A=223774&_U=1781659link

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