Interne communicatie in een overheid 2.0

Godfried Knipscheer

Vlaamse overheid, Afdeling Communicatie

Interne communicatie in een overheid 2.0

• Hype of kans?• 2.0 bij de overheid• Samenwerken• Communicatie• Netwerken• Ermee beginnen• Weerstanden overwinnen

Voeg titel insubtitel

Cases: 2.0 bij de overheid

Intranet als community

• Van statisch naar interactief:• Reacties en reviews op artikelen• Profielen• Statussen• Voorkeurscontent

Janssen-CilagAustralië

Bron: http://www.e-gineer.com/v2/blog/2007/08/our-intranet-wiki-case-study-of-wiki.htm

NetwerkenTwitter

• Rijke bron van vakinformatie

• Netwerken!• Nieuws

Netwerken

• Ambtenaar 2.0• Govloop• Openoverheid.nu

Cultuurkenmerken

• Interactie• Authenticiteit• Openheid• Controle loslaten• Dwars door hiërarchie heen

Invoeren

• Gewoon beginnen!• Experimenteren met kleine groep

onderzoekers• Grootschaliger: strategie! Groundswell• Krijg het management mee

Begin er nooit aan!

Volgens Vincent bloedt dat toch dood

Suggesties van de deelnemers• kijk wat het je kan opleveren• wat levert het je op: voorbeelden• ontwikkeling in samenleving onvermijdelijk +

meer werkplezier• voordelen tonen• uitdagen voor andere oplossing• goed en tijdig voorinformeren van de doelgroep• zoek mede-eigenaars• maak het praktisch voor de medewerker: hoe

kan hij deze tools inzetten in zijn werk? wat zijn de voordelen?

• e-mail was ook een hype• noem een beter alternatief!• je hoeft niet deel te nemen• mode, wat is daar slecht aan?• aanhoren meerwaarde die je verwacht• met proberen verlies je niks; gewoon zien hoe

het werkt en of het werkt voor hem• inhoudelijk voorbeelden van succes aandragen• mode kan beklijven, het is geen excuus om een

ontwikkeling te negeren• betrek hem in het proces• laten zien wat werkt• gewoon doen • niet verplicht• voorbeelden laten zien• "internet is een hype" uitspraak Bill Gates• Begin met groep die wel enthousiast is. 

• er zijn ook voorbeelden te bedenken die wél werken

• cijfers uit onderzoek laten zien• geslaagde projecten laten zien• meegaan met innovatie• de praktijk laten zien• de jonge generatie aanhalen en

benadrukken• e-mail was ook ooit een hype• doe er niks mee of doe er je voordeel mee• persoonlijke meerwaarde• op Quagga zetten• meenemen in winst• 'olievlek' beginnen met mensen die het wél

geloven• in gesprek gaan met critici• uitlichten van goede voorbeelden• op de koffie gaan, ontspannen over praten• meerwaarde benadrukken / voordeel• praktijk bewijst het tegendeel: meer en meer

mensen gebruiken moderne media• concrete voorbeelden van

meerwaarde/toegevoegde waarde• persoon betrekken• meerwaarde voor persoon laten ervaren• geef hem een taak in het project• goede voorbeelden laten zien• internet is niet meer weg te denken

• praktijkvoorbeelden geven van laagdrempeligheid

• cijfers tonen!• laten ervaren hoe ze het zelf gebruiken• luister naar behoefte achter het signaal

en daar actief iets mee doen: kennis over delen

• signaal wel "opnemen"• even "negeren" en aansluiten bij

mensen die op het moment wel enthousiast zijn

• hype = hip!• take it or leave it!• bewijs me het tegendeel!• what's in it for him?• ga in gesprek met hem• voordelen laten ervaren• verwijzen naar e-mail in begindagen

Suggesties van de deelnemers• enablen• 1/2 uur training aan bureau 1-op-1• wysiwyg editor• heldere navigatie / goed 'vinden'• niet te ingewikkeld: kis• laat gebruikers mee ontwikkelen aan

techniek/vormgeving• bijtijds informeren en laten experimenteren• goede handleidingen en documentatie• keep it simple: vaak wordt het proces ingewikkelder

gevonden de techniek• maak het inzichtelijk: geef een introductiecursus!• zorg dat je deze technologie zoveel mogelijk inzet:

'zachte dwang'• bijscholing?• noem het geen 2.0• training• ga uit van gebruik en niet de tools• laat zien hoe makkelijk het kan zijn• zorg voor heldere uitleg/handleiding/scholing• zorg dat het goed wordt• (en moet iedereen mee? Koppels vormen, maatjes die

iets plaatsen/opzoeken enz)• geen jargon! Een "tag" is ook maar een trefwoord• Zorg voor een vertaler, iemand die goed de brug kan

slaan• instructie: "laten zien"• community manager

• aanspreekbaar voor vragen• goede training• coaches op de werkvloer• aandacht voor probleem• doen!• KIS: keep it simple• geen training maar hulp• training geven• 'buddy' voor persoonlijke

vragen/drempelverlagend• vocabulaire afstemmen• voorbeeld gebruiker benoemen• cursus aantrekkelijk maken• handleiding voor dummies• training• instructievideo• superuser• maak 't spannend dat er wat te halen is• cursus/training open + leren• tastbare resultaten benoemen bij doelstelling• vertaling naar iedereen• hulp bij inloggen• vooral aan vasthouden en doorgaan• trek tijd uit om iemand te laten experimenteren• cursussen organisatiebreed• 'buddy'traject met whizzkid• randvoorwaarde = technologie deugt

• leren on-the-job• belonen actief werken met raad!• individuele aanpak: training on the

job aanbieden• iemand in de buurt die kan helpen• interactieve cursus of zelf

ontdekken• geen jargon in user-interface• simpel en eenvoudig beginnen• ondersteuning• digitale wegenwacht• praktische workshops • begeleiding op de werkplek• samenwerking met collega die hem

kan helpen• techniek is laagdrempelig, laten

zien• vertalen naar praktijkvoorbeelden

en dan alleen online• simpel laten beginnen• verklarende woordenlijst• continu in gesprek over wat

werkbaar is/dat ontwikkelt• ontwikkelingsmogelijkheden

systeem• workshops om het te faciliteren• cursus gekoppeld aan e-mail

efficiency• gebruiksgemak

Suggesties van de deelnemers• door anderen aan de hand genomen worden• een ander bepaalt of je interessant bent, niet jij• je bepaalt zelf wat je deelt met anderen• wijs op voordelen voor hemzelf• wees concreet, open en consequent in richtlijnen voor

gebruik• je weet meer dan je denkt• kijk het anders even aan ... (wennen aan het idee)• afspraken!• de baas doet zelf ook mee!• kijk eerst maar eens wat de anderen plaatsen• klein beginnen, aanmoedigen• haal de angel eruit; wat je communiceert blijft hetzelfde

als voorheen, alleen de wijze verandert. Bij de koffieautomaat zeg je ook van alles, toch? Kwestie van gezond verstand gebruiken

• benoem wat je leert van de persoon• geef voorbeelden• begin met kijken en meelezen• breng meneer actief op ideeën wat ze kunnen posten• benadrukken dat ze niets als persoon moeten maar

mogen • accepteer dat iemand start als loser• bespreekbaar maken• baas moet mensen niet op Yammer 'pakken'• vertrouwen kweken• iedereen heeft kennis --> promoten• hou het zakelijk

• etiquette• overtuigen• management moet uidragen dat er niet wordt

afgerekend op deelname• baas yammert ook• in afspraken meenemen• 't moet vooral toegevoegde waarde hebben• afspraak = afspraak• baas stimuleert het gebruik• de baas ook actief bloggen enz.• zelf voorbeeld geven• goed voorbeeld doet volgen: collega's in de

omgeving• baas vooraan als voorbeeld• doe iets samen met collega's• stimuleren, motiveren, positieve, constructieve

feedback• klein beginnen• voorbeelden• uitdagen• begeleiden• interne branding van jezelf• vergelijken met normaal• expert rol geven / delen info• baas stimuleren/begeleiden• baas niet in controle stand• ieders kwaliteit telt• waarderend communiceren

• ruimte voor verschil/variatie• laat de baas hem benaderen via

Quagga• toon dat de 2.0 middelen zijn werk

echt leuker maken• wat is nu zijn echte angst? probeer

daar achter te komen!

Vragen?

Of neem contact op:

Godfried: www.twitter.com/godjegodfried.knipscheer@dar.vlaanderen.be

Vincent: www.twitter.com/sennesaelium

http://www.openoverheid.nu (binnenkort!)De filmpjes: http://www.youtube.com/openoverheidnuDe presentatie: http://www.slideshare.com/openoverheidnu