GESTION DE PROCESOS.

INTEGRANTES: CRISTHIAN LISSETh CALDERON. JAIRO DUARTE LACAYO. OSMER CANDA GUTIERRES. JOSE LOAISIGA GONZALES. ISAAC MEZA CARDOZA. VICTOR TALAVERA MORALES.

INTRODUCCION. El programa Gestión de Procesos

combina los aspectos fundamentales de la administración de empresas y la Ingeniería Industrial, con el propósito de proporcionar al estudiante los elementos humanísticos, científicos y tecnológicos necesarios para diagnosticar, planear y controlar los diferentes componentes organizacionales e industriales que permitan tomar decisiones en concordancia con la dinámica empresarial y su entorno competitivo.

PROPOSITOS.

CONCEPTO. La Gestión por Procesos es la forma de

gestionar toda la organización basándose en los Procesos. En tendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.

GESTION POR PROCESO EN LA PRACTICA.

Es un esquema estructural y operativo de gestión empresarial, empleado con la intención de lograr exceder las expectativas del cliente y su fidelización –recompra y/o recomendación–. Se basa en la conversión acertada de los requerimientos de éste –necesidades y expectativas– en características del producto, aplicando trabajo en equipo y estrategias de mejoramiento continuo de la secuencia de procesos interactuantes de la cadena de valor.

Es también un cuerpo de conocimientos, con principios y herramientas específicas, que permite gestionar la calidad total de la empresa, compatibilizando las demandas del cliente con los intereses y ofertas organizacionales.

OTROS CONCEPTOS. Otros términos relacionados con la Gestión por Procesos, y que son

necesarios tener en cuenta para facilitar su identificación, selección y definición posterior son los siguientes:

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.  

Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio.

Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. 

Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada, como por ejemplo la gestión de la calidad, la gestión del medio ambiente o la gestión de la prevención de riesgos laborales. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad  servir de herramienta de gestión en el aseguramiento de los procesos.

GESTION. CONCEPTO: es la asunción y ejercicio de

responsabilidades sobre un proceso (es decir, sobre un conjunto de actividades) lo que incluye:

La preocupación por la disposición de los recursos y estructuras necesarias para que tenga lugar.

La coordinación de sus actividades (y correspondientes interacciones).

La rendición de cuentas ante el abanico de agentes interesados por los efectos que se espera que el proceso desencadene.

GESTION POR PROCESOS. La gestión de procesos ha de buscar el factor de éxito Cuando los empleados reconocen que sus actividades

individuales son parte de algo mayor, se alinean en torno a metas comunes:

La estrategia general de la EMPRESA La satisfacción del cliente Y se animan, a ir más allá del día a día, estimulando su talento creativo. Si no, es posible que ocurra que las personas de la

empresa no conozcan los procesos en los que están involucrados. Existiría una falta de alineación entre los procesos y los objetivos. Los procesos que están detectados no se viven en el día a día porque no están actualizados, y la empresa se dedica a solucionar los problemas diarios.

PASOS QUE SEGUIMOS EN LA GESTIÓN DE PROCESOS Compromiso de la dirección: la dirección tiene que ser

consciente de la necesidad de esta sistemática de gestión por procesos. El factor crítico en este punto es la necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el cambio.

Sensibilizar, educar, entrenar: El Equipo Directivo recibe formación relativa a la gestión por procesos. Se basa en conseguir que todos los empleados de la empresa se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.

Identificar procesos: A partir del análisis de todas las interacciones con los clientes externos se realiza un inventario de los procesos. Ver ficha de Gestión de procesos

Clasificar: entre los procesos que hemos identificado, cuáles son claves, los estratégicos y los de apoyo. Se crea una matriz multicriterio para identificar cuáles son claves.

Relaciones: establecer una matriz de relaciones ente procesos (unos pasan instrucciones, información, comparten recursos, equipos, etc.).

PASOS QUE SEGUIMOS EN LA GESTIÓN DE PROCESOS. Mapa de progresos: diagramas en bloques de todos los procesos

que son necesarios para el sistema de gestión de calidad. Alinear la actividad a la estrategia: los procesos clave nos van

a permitir implantar de forma sistemática nuestra política y estrategia. Se crea una matriz de doble entrada con los objetivos estratégicos y los grupos de interés.

Establecer en los procesos unos indicadores de resultado: las decisiones se tienen que basar en información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas, que nos permitirán analizar la capacidad de nuestros procesos y sistemas; así como saber el cumplimiento de las expectativas de nuestros grupos de interés y compararnos con los rendimientos de otras organizaciones.

Realizar una experiencia piloto: para desarrollar la implantación, concentramos los esfuerzos en un área piloto. Hay que establecer un criterio de selección.

Ciclo PDCA para mantener resultados: utilizamos esa metodología en el área piloto escogida. Tras haber conseguido la dinámica de mantenimiento en ese proceso clave, elegimos otros y ampliamos el área de actuación.

REQUISITOS BASICOS DE UN PROCESO.

Todos los procesos tienen que tener un Responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continuados.Todos los procesos tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos  P, D, C, A del gráfico adjunto.Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos.

ETAPAS DE LA GESTION DE PROCESOS.

IMPORTANCIA DE LA GESTION DE PROCESOS.

La Gestión de Procesos permite a las organizaciones, independientemente de su tamaño y del sector de actividad, hacer frente a mercados competitivos en los que han de conciliar la satisfacción de sus clientes con la eficiencia económica de sus actividades.

La gestión de procesos percibe la organización como un sistema interrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente..

TIPOS DE PROCESOS SEGÚN SU NATURALEZA.

CONCEPTO DE PROCESOS. Procesos Estratégicos Procesos que están relacionados con la dirección,

Se refieren a la política, estrategia, planes de mejora, etc., que consiguen armonizar los procesos operativos con los de apoyo.

Procesos Operativos Procesos implicados directamente con la

prestación del servicio. El cliente interno es aquel miembro de la organización, que recibe el resultado de un proceso anterior, llevado a cabo en la misma organización.

Procesos de Apoyo Procesos que dan apoyo a los procesos operativos,

aportándoles los recursos necesarios. Son procesos en los que el cliente es interno.

PROCESOS OPERATIVOS.

PROCESOS DE MANUFACTURAS.

RESULTADOS DE LOS PROCESOS.

RESULTADOS DE LOS PROCESOS. Quienes trabajan en el proceso, comienzan a

controlarlo, en vez de sentirse controlado por él.

Los trabajadores comprenden su ubicación dentro del proceso global y pueden identificar sus proveedores y clientes internos.

Los involucrados en la realización de los diagramas se sienten comprometidos con los resultados de los programas de mejoramiento y pueden dar valiosas sugerencias.

En un proceso visto objetivamente, pueden identificarse con mayor facilidad las mejoras que se requieren.

BENEFICIOS QUE SE OBTIENE DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

Una adecuada implementación y práctica de la gestión por procesos, puede retribuir a la empresa las siguientes ventajas principales:

Orientación hacia el cliente, la estrategia corporativa y los objetivos estratégicos, superando la barrera de los departamentos funcionales,

Realización de una gestión continua de todos los procesos, integrados en la cadena de valor, y también por separado, de manera individual,

Establecimiento de prioridades para gestionar las mejoras que se planifique alcanzar,

Incremento de la eficacia –cumplimiento con el cliente– y la eficiencia –mejoramiento de la organización,

Desarrollo de ventajas competitivas derivadas del mejoramiento de la calidad y la productividad,

Facilidades para la implementación de un sistema integrado de gestión,

Potenciación del trabajo en equipo.

ESTRATEGIAS DE PROCESOS.

RELACIÓN ENTRE COMPETITIVIDAD, CALIDAD, PRODUCTIVIDAD Y

PROCESOS Hoy es una verdad innegable que, la

potenciación de la obtención de resultados a partir de los recursos empleados (productividad), para maximizar continuamente el valor creado para el cliente y otros grupos de interés (calidad), constituye el requisito más importante para lograr exceder las expectativas de éstos, de mejor manera que los competidores (competitividad).

Si aceptamos además que una organización es tan efectiva como lo son sus procesos, entonces podemos afirmar sin lugar a duda que, la base de la competitividad empresarial es una adecuada gestión estratégica basada en procesos.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS SEGÚN LA NORMA ISO 9001:2008

De conformidad con lo que establecen los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, los procesos pueden clasificarse en:

Procesos de responsabilidad de la dirección aquellos que se refieren al compromiso de la dirección, al enfoque al cliente, a la política de la calidad, a la planificación, a la responsabilidad, autoridad y comunicación, y a la revisión por la dirección.

Procesos de gestión de recursos aquellos relativos a la provisión de recursos, a los recursos humanos, a la infraestructura y al ambiente de trabajo.

Procesos de realización del producto aquellos que tienen relación con la planificación de la realización del producto, el cliente, el diseño y desarrollo, las compras, la producción y prestación del servicio y el control de los equipos de seguimiento y medición.

Procesos de medición, análisis y mejora aquellos referidos al seguimiento y medición, al control del producto no conforme, al análisis de datos y a la mejora.

CLASIFICACIÓN DE PROCESOS SEGÚN SU ESTRUCTURA.

Esta clasificación obedece al tipo de sistema productivo del que hacen parte los procesos. Las clases pueden ser:

Procesos en línea son procesos continuos que elaboran productos estandarizados en masa,

Procesos intermitentes o por lotes son procesos discontinuos, de tipo taller, que elaboran productos bajo pedido, y,

Procesos por proyecto o de ubicación fija, son procesos de ciclo largo que elaboran productos de gran magnitud, colocados en posición fija.

FIN.