instructivo sagi fecha: noviembre de 2010...

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD

FECHA: Noviembre de 2010 CÓDIGO: OD – 01 - DD

www.intelsoft.co Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – [email protected]

Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II –Tels: 347 2193 – 321 6460 - [email protected]

INSTALACION DEL PROGRAMA S.AG.I. CONTABILIDAD

Inserte el CD en la unidad de CD-ROM de su equipo y espere unos instantes mientras se ejecuta el programa de instalación; si esto no sucede, haga clic en el ícono de Mi Pc y luego en el ícono del CD-ROM que ahora dice INTELSOFT, abra la carpeta Sagi y dentro de esta encontrara el instalador.

De doble clic en el icono Instalar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Continúe el asistente dando clic en Next.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




En esta ventada deje los datos como los asigne el programa simplemente de clic en Next.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Clic en Next.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Clic en Install para terminar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




PUESTA APUNTO DEL SISTEMA

Después de haber instalado programa de Contabilidad SAGI y/o Xpress Administrativo, debe continuar con la puesta a punto del sistema o configuración inicial: Lo primero que debe verificar es la Configuración regional para lo cual hay dos opciones: 1. En el programa de Contabilidad (SAGI) seleccione la opción Sistema–Configuración del Sistema-Regional y vaya al paso 3 de este mismo Documento.

2. Otra opción es: ingrese por el Menú Inicio–Panel de control. Allí aparecerá el siguiente cuadro:

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Los parámetros para la configuración regional son los siguiente. Idioma: Español (Colombia) y vamos a propiedades para la otra configuración. Números: el símbolo decimal debe ser punto (.) y el símbolo de separador de miles la coma (,). Moneda: símbolo pesos ($), símbolo decimal punto (.) y símbolo de separador de miles la coma (,). Fecha: En el campo formato de fecha corta la configuración debe ser (MM/dd/aaa)

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




INSTALACIÓN DEL MOTOR

El motor es el manejador de Bases de Datos el cual permite interpretar y conocer las tablas (archivos con extensión DB) entre el sistema operativo y el programa (Xpress o SAGI), por ese motivo es indispensable que el motor se encuentre instalado y correctamente configurado. Una vez que se instalan los programas, el motor se instala automáticamente. Es necesario instalar el motor cuando se formatea el disco duro, cuando se reconfigura o cuando se reinstala el Sistema Operativo (Windows). Para instalar el motor es necesario hacer lo siguiente: Inserte el CD de instalación de IntelSoft y busque el siguiente directorio \Tools\Motor.

Aquí se encuentra el archivo Instalar , el cual permite realizar la instalación del motor. Doble Clic sobre este archivo para activar el asistente de instalación:

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Siga las instrucciones de instalación haciendo Clic sobre el botón Siguiente y luego instalar. Una vez que finalice estos pasos, el motor de base de datos habrá quedado instalado, pero es necesario hacer una configuración en él, Para ello, ingrese al Explorador de Windows y ubique la siguiente ruta C:\Archivos de programa\Common Files\Borland Shared\BDE

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Allí encontrará un archivo llamado BDEADMIN.exe. Doble clic sobre éste para ajustar la configuración:

Esta aplicación muestra dos paletas principales una Databases y otra Configuration ,

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




es en esta donde haremos los ajustes. Clic sobre la paleta Configuration para que muestre la configuración que posee actualmente : Aquí se deben ajustar dos cosas. La primera en: Configuration\Drivers\Native\Paradox. La pantalla de la derecha muestra cual debe ser esa configuración; se debe comenzar por el Net Dir = C:\Intelsoft\Net. Después de haber hecho los cambios, en la parte superior aparecen unos iconos que muestra flechas giradas, Clic sobre el botón de flecha girada a la derecha, con el fin de aceptar los cambios, como se muestra a continuación:

Después se toma la siguiente ruta Configuration\System\INIT.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Después de hacer los cambios Clic sobre el botón flecha girada a hacia la derecha y ya puede salir de la aplicación cerrando simplemente esta ventana.

INSTALACION DEL MOTOR EN TERMNALES DE RED

Para la instalación de una terminal debemos seguir los siguiente pasos: 1- Se debe crear el acceso directo del programa que se va instalar en le escritorio (clic derecho, nuevo, acceso directo, examinar, por la red buscamos, servidor, disco local C, intelsoft, SAGI o XPRESS, en esta carpeta buscamos un icono con el nombre de SAGI o XPRESS como lo muestra la grafica, damos aceptar, siguiente y finalizar).

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




2- Luego de tener el acceso directo, se da clic derecho, propiedades y el campo de “iniciar en” va estar vacio, se debe llenar con la misma dirección del destino solo quitándole el ultimo nombre del programa (SAGI.exe o XPRESS.exe) como lo muestra la grafica.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




3- Ya teniendo el acceso directo configurado se procede con la descarga e instalación del motor, para este procedimiento debemos entrar a la pagina www.xmapas.com/down , seleccionar el archivo Motor.zip, guardarlo en el escritorio (este bajara en formato WinRar), para descomprimir este archivo damos clic derecho y le decimos extraer aquí, el mostrara una carpeta que contiene dentro dos archivos para la instalación con seleccionar uno solo basta para iniciar el proceso, a cada una de las pantallas que aparecen basta con decirles aceptar o siguiente si es el caso hasta terminar la instalación. Después de estar instalado el Motor debe seguir la siguiente ruta para la configuración de este. Disco local C, Archivos del programa, Archivos comunes, Borland Shared, BDE, BDEADMIN, esta aplicación muestra dos paletas principales una Databases y otra Configuration, es en esta donde haremos los ajustes. Clic sobre la paleta Configuration, para que muestre la configuración que posee actualmente : Aquí se deben ajustar dos cosas. La primera en: Configuration\Drivers\Native\Parados. La pantalla de la derecha muestra cual debe

ser esa configuración; se debe comenzar por el Net Dir = \\server\Intelsoft\Net , después de haber hecho los cambios, en la parte superior aparecen unos iconos que muestra flechas giradas, Clic sobre el botón de flecha girada a la derecha, con el fin de aceptar los cambios. (ver imágenes adjuntas).

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Guardar el archivo.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Doble clic en el instalador y en siguiente.

Configuracion del motor en el NET DIR. 4- Cuando se tiene el acceso directo y la configuración del motor listas se procede con el proceso de activación de la terminal con los siguientes pasos. Primero se da clic derecho en el icono de SAGI o XPRESS, propiedades, buscar destino, buscamos un archivo que se llama Terminal 2k9.07 , damos doble clic sobre este archivo y el nos muestra un código de instalación y nombre de la maquina. Luego de que sale este código creo en la misma carpeta un documento de texto, le doy pegar y el inmediatamente me copia la información de esta ventana, la guardo y me dirijo al SERVIDOR. Una vez en el servidor se debe abrir el programa al cual se le va instalar la terminal y se siguen los siguientes pasos. Sistema, instalación, terminales y el inmediatamente pide código de instalación. El código de instalación que debe ingresar allí lo encuentra en la carpeta de SAGI o XPRESS en el documento de texto que creamos desde la terminal. (ver imagen).

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Intalacion de una Terminal.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




ACCESO AL PROGRAMA

Una vez terminado todo el proceso anterior en el escritorio encontrara el icono del programa S.A.G.I. Contabilidad General, el cual se ejecuta dando doble clic y aparecerá la siguiente ventana.

Esta ventana presenta un usuario predeterminado el cual es el mismo nombre del programa y la clave de acceso es el mismo usuario (SAGI).

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




ACTIVACION DE LICENCIA

Cuando ya se esta en la ventana principal del programa lo primero que se debe hacer antes de empezar a trabajar, es activar la licencia suministrada por INTELSOFT E.U, siguiendo los siguientes pasos: Sistema, Instalación y aparecerá una ventana que pide una serie de datos los cuales son suministrados por el distribuidor.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




CREACION DE EMPRESAS

El programa SAGI Contabilidad permite crear adicionar o crear ilimitado numero de empresas. Se hace clic en el botón de Adicionar, inmediatamente aparecerá una ventana que pide un código, con el cual se identificará la contabilidad de las demás; éste puede ser alfanumérico, pero su primer carácter debe ser una letra y no se deben incluir espacios ni caracteres especiales.

Seguidamente, se llenaran los demás campos con toda la información especifica de la empresa que está creándose. Los demás campos son : Año o periodo fiscal que se va a trabajar, el cual es (2010), el numero del Nit o cedula (816004828), el digito de verificación (DV) si lo tiene (1), tipo de sociedad, la razón social o nombre de la empresa (INTELSOFT), la dirección (CL 20 5 39 OF 903), el teléfono (3330626) y el numero de fax (3330503), la ciudad (PEREIRA), el Departamento (RISARALDA). Ahora se debe seleccionar el tipo de plan de cuentas a trabajar haciendo clic sobre la flecha de la caja de opciones de los planes: “PIPS I.P. Privadas”, y seleccionar el tipo de plan de cuentas deseado, por ejemplo: “PUC Sector Comercial”, obsérvese que el SAGI esta listo para trabajar con siete diferentes planes de cuenta: I.P.S. Privada, Sector comercial, sector solidario o cooperativo, Empresas de servicios públicos, sector hospitalario y sector publico. Adema, puede implementarse cualquier otro plan que no este en esta lista. La paleta denominada Planes brinda la posibilidad de preseleccionar el catalogo de cuentas para la empresa nueva; si ya se realizo dicha labor antes de crear la empresa, esta se generara con la cuentas que se hayan preseleccionado; de lo contrario, el catalogo de cuentas estará en blanco y deberán ser creadas. Debe tenerse en cuenta que para ello solo es necesario crear las cuentas auxiliares o de detalle (cuentas de seis o mas dígitos), puesto que el programa SAGI hará el resto del trabajo. El Tercero y el Centro de costos traen por defecto asignado el código “0” y “0000”, respectivamente, con el fin de evitar transacciones con información incompleta; esto se hace para las cuentas que no manejan centros ni terceros. El programa SAGI brinda, además, la opción de traer información de otras

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




contabilidades o empresas que ya se hayan creado, Archivos maestros (Plan de cuenta, Terceros, Centros de costos y Documentos) o el contenido total (Toda la información) de la contabilidad, incluyendo transacciones. Por defecto, el programa creara la contabilidad en blanco (Nada), a menos que se seleccione una de estas opciones y se la indique desde que empresa traerá la información.

Al hacer clic en el botón aceptar, inmediatamente el programa empezara a generar los archivos correspondiente de la empresa nueva; observe que en la barra de estado se pueden ver los archivos que se van creando. Una vez que concluya aparecerá el mensaje: “Nueva Empresa creada exitosamente”, presione aceptar y habrá quedado lista la contabilidad para trabajar; el programa se cierra automáticamente. Si no se desea crear la empresa, con solo presionar el botón Cancelar en cualquier momento, se deshace todo lo digitado. Obsérvese que en la rejilla de datos hay un nuevo registro con el código de la empresa y toda la información de esta, si se desea ampliar esta rejilla basta con hacer doble clic sobre ella y aparecerá una ventana con todos los datos que no se ven en esta ventana, para salir de ella, basta con que se haga clic en Salir o se

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




presione la tecla Enter. Luego de terminar los datos generales encontrara en la paleta la opción de otros datos. Para acceder a ellos, simplemente se escoge el botón Editar y se entra a llenar los datos restantes, como el régimen al cual pertenece, la administración de impuestos, código de la actividad comercial, código del municipio, representante legal, revisor fiscal y contador. Después se hace clic en el botón aceptar para que guarde los cambios; de la misma forma, se hace por si se desea corregir algún dato digitado erróneamente. Estos son los procedimientos mas importantes para iniciar la empresa.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




INFORMACION

En esta paleta usted podrá ver los datos de los archivos maestros de la empresa sin tener que ingresar a ella, así podrá verificar el plan de cuentas, el catalogo de terceros, los centros de costos, los documentos definidos, los períodos y el resumen de las transacciones.

En la parte inferior se encuentra una opción llamada Reclasificar es un proceso mediante el cual se puede cambiar automáticamente el código de las cuentas, de los terceros y centros de costos. En la paleta de periodos esta también la opción de Abrir o Sellar, esto se utiliza para bloquear la información cuando un periodo se encuentre cuadrado o en caso contrario abrirlo para hacerle alguna modificación.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




TRIBUTARIA Esta paleta le permite visualizar los vencimientos de las obligaciones tributarias para IVA y retención en la fuente, recuerde que el programa se encarga de informarle con x días de anticipación estos vencimientos siempre y cuando el estado de los avisos este activo, también contiene una paleta llamada Declaraciones de Impuestos , que sirve para sacar los borradores de los formularios de declaraciones de iva, retención en la fuente y declaraciones de renta, la paleta de UVT nos muestra el valor de la UVT para el año en curso y los años anteriores, adicionalmente una paleta que contiene los Calendarios Tributarios y la tabla de retenciones establecidas por la DIAN

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




RECORDATORIOS

Con esta opción usted podrá programar su propia agenda de tal forma que cada vez que se ingrese al programa, este se encargará de recordarle los eventos que se han programada en esta paleta; para lograrlo se debe hacer clic en el botón Adicionar y luego llenar el campo de la fecha o buscar en el calendario activo, luego indique con cuantos días de anticipación desea que el programa empiece a notificarle el evento y el mensaje que se desean ver. Se pueden programar cualquier número de recordatorios.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




PROCESOS

En esta paleta usted encontrará una serie de tareas que le permitirán en un momento determinado solucionar ciertos problemas que se le pueden presentar, además de algunas tareas de uso cotidiano y otras como el cierre anual que solo se presentarán una vez al año.

VARIOS

Copias de seguridad: Las copias de seguridad son parte fundamental de su contabilidad, pues son las únicas que lo pueden sacar de apuros en caso de perdidas o daños en la información, por lo tanto no escatime tiempo y esfuerzos en la elaboración de sus copias de seguridad luego lo agradecerá. El programa trabaja con un formato de copias compatible con el estándar del zip, el cual le permite ahorrar espacio y tiempo en el momento de hacer sus copias, una vez usted hace clic en el botón Aceptar verá una pantalla similar a esta:

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Ahora seleccione la opción del proceso que desea ejecutar, Copia de Seguridad le permite crear y/o actualizar sus copias, mientras restaurar copia le recupera la información contenida en sus discos de seguridad. Copia de Seguridad Al hacer clic en el botón Copia de Seguridad verá el siguiente pantallazo con el cual usted le indica al programa el destino de su copia y el nombre de esta, el programa por defecto nombrará la copia con el mismo código con que está creada. Nota: si su equipo posee unidad de disco de 3 ½ aparecerá una ventana pidiendo insertar disco en la unidad, simplemente de clic en Cancelar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Una vez usted haga clic en el botón Abrir el programa empieza automáticamente a procesar los archivos que va copiar y termina con una ventana diciendo x archivos fueron adicionados.

Cuando damos Aceptar el sistema me muestra un informe de todos los archivos adicionados en la copia de seguridad y la carpeta con la copia la encontramos en la ruta que le especificamos para guardarla al momento de iniciar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Restaurar Copia En caso de necesitar recuperar información de su empresa, esta opción le recuperará la copia guardada, se debe seleccionar el archivo que se desea restaurar y abrirlo.

El sistema inicia un proceso de restauración, termina mostrando la cantidad de archivos adicionados y el proceso que se debe seguir para que la empresa funcione correctamente.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Generar Indices: Este proceso no es necesario realizarlo, excepto en casos que sea necesario y/o por solicitud del programa o por sugerencia del departamento de soporte, pero de efectuarse no altera para nada la información, puesto que este es un proceso de ordenamiento y clasificación de la información que usted ya tiene en sus archivos. Actualizar: Este proceso se debe hacer cada que se le realice una actualización al programa SAGI Contabilidad y cada que se restaure una copia de seguridad. Revisar Integridad: Este proceso revisa la integridad de los datos, se pueden detectar cuentas, terceros, tipos de documentos y/o centros de costos que no estén debidamente causados. Permitiendo así asegurar la integridad de todos sus datos. Auditoria de Comprobantes: Este proceso revisa los consecutivos de los documentos existentes. Campos Null: Este proceso busca en las columnas de las tablas los campos nulos que puedan estar causando algún error al funcionamiento del programa.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




PROCESAR En esta paleta usted tiene la opción de procesar todos los saldos de la contabilidad para los archivos de movimientos y centros de costos, para todos los periodos o uno por uno.

CONSOLIDAR

Con esta opción se pueden consolidad o fusionar resultados de dos o mas empresas.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Ubique el cursor sobre la grilla de las empresas que va a fusionar y luego haga clic en el Botón para que sea adicionada a la lista, mínimo debe tener dos empresas para realizar una consolidación, si desea retirar una empresa de la lista ubíquese sobre esta y haga clic en el botón de . Luego llene los datos del código de la empresa, el pasabordo que ésta tendrá (opcional) y la razón social, luego haga clic en el botón de aceptar y de esta manera habrán consolidado empresas.

IMPORTAR

En esta paleta usted encontrará la posibilidad de interactuar con la información contenida en los archivos del programa de contabilidad, permitiéndole importar información en varios formatos compatibles. Seleccione la opción que más se ajusta a sus necesidades y haga clic en aceptar, siga los pasos que se indican y de esta manera obtendrá los archivos deseados.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Si desea ver el formato de los archivos para una opción específica haga clic en el

botón \\tsclient\G\manual sagi 2010\Fuentes Sagi\Img\Imp_image006.jpg

y aparecerá una pantalla con la información correspondiente.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




EXPORTAR

En esta paleta usted tiene la opción de exportar información de su empresa a un archivo txt.

ANUAL

Es el único proceso de cierre que se efectúa dentro del programa, por lo tanto, tome sus precauciones, haga copia de seguridad (mínimo 2), y verifique que todos los periodos estén procesados, además que Ud. ya ha realizado sus Comprobantes de cierre a las cuentas de resultado y ha efectuado los comprobantes de fin de año en su contabilidad, pues una vez hecho este proceso los saldos que aquí resulten serán usados en el nuevo ejercicio contable y para modificarlos tendrá que modificar el comprobante de Apertura. Este proceso borra los saldos desde Apertura hasta Cierres, llevando los saldos acumulados nuevamente al periodo de Apertura creando un comprobante inicial y los seis meses siguientes Enero_2 a Junio_2 los lleva respectivamente de Enero a Junio, con el fin de que se pueda seguir trabajando el nuevo año. Se puede seleccionar la opción de copia, con el fin de que quede otra contabilidad con el año que se cerró.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Para realizar el cierre anual basta con que Ud. elija si desea hacer copia de la empresa actual y que le asigne un código a la empresa nueva que va a resultar del proceso de cierre contable.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




PLANES

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




PLAN DE CUENTAS

Esta paleta es para la creación del plan contable; debe tenerse presente que este es la columna vertebral de la contabilidad y por ello hay que tener mucho cuidado con su creación y codificación. Cuando se entra en Contabilidad, la primera pantalla que aparece es el de plan de cuentas así:

FUNCION DE LOS BOTONES 1. Adicionar: adiciona o crea nuevos registros en las tablas. Una vez se presiona este botón, aparece una ventana pidiendo el código correspondiente; digite el código y presione Aceptar, o si desea cancelar, presione Cancelar. Si no se conoce la cuenta se puede hacer clic en el icono que aparece al frente de Cuenta con el fin de hacer la consulta directamente en el plan de cuentas original.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




2. Editar: con este botón pueden entrarse a cambiar aquellos datos que no hayan quedado introducidos correctamente, o que sea necesario cambiar en un momento determinado. Los únicos campos que no se pueden modificar son aquellos que corresponden al código maestro de cada una de las tablas. 3. Borrar: si desea eliminar permanentemente un registro de alguna de las tablas use esta opción; antes de ejecutarse el proceso; el sistema verifica que no hayan datos vinculados al código requerido y de ser así procederá o no a su borrado, una vez se haya reconfirmado la acción.

4. Aceptar / Cancelar: estos botones sólo se hacen visibles cuando está adicionándose o editándose un registro y su función es confirmar o reversar los cambios hechos en el registro; por lo tanto, si está adicionándose un registro y se hace clic en Aceptar, éste quedará grabado inmediatamente. En caso contrario, que no se desee grabar el registro o que se desee reversar un cambio, se hará clic en Cancelar. Plan de cuentas campo por campo: 1.1. Cuentas:

a. Código: código numérico de 1 a 15 dígitos numéricos, el cual es continuo y de acuerdo con el plan de cuentas que haya adoptado la empresa. Este código no lleva espacios, ni puntos, ni caracteres adicionales; ejemplo: 130505 corresponde a Nacionales (Clientes nacionales).

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




b. Suma a la cuenta: este campo lo llena automáticamente SAGI. y esta indicando la cuenta de la cual depende el código que se ha creado. Obsérvese que si no tenia ninguna cuenta creada, o no tenía las cuentas mayores o antecesoras a ella, el programa crea dinámicamente todas aquellas cuentas que se necesitan para funcionar adecuadamente.

c. Nombre: el nombre de la cuenta lo trae inmediatamente el programa del plan de cuentas maestro. Si la cuenta no existe en éste, se debe indicar el nombre. En algunos casos puede apreciarse que en nombre aparece ** A LA 98 **, esto indica que esta cuenta no ha sido totalmente definida en el decreto del PUC y por tanto puede disponerse de ella como sea necesario; el caso de la 220501, la cual corresponde a Proveedores – Nacionales.

d. Nivel: el nivel indica el carácter de la cuenta; es decir, si ésta es Mayor, la cual no acepta movimiento (cuentas hasta de 4 dígitos son obligatoriamente mayores), o si, por el contrario, es de Detalle, lo que la hace una cuenta que recibe transacciones o movimientos (sólo aquellas cuentas de 6 ó más dígitos).

e. Tercero (S/N): indica si la cuenta manejará detalle adicional de Terceros, los cuales permitirán identificar más claramente una persona o entidad con la que se tenga relaciones comerciales. Se aconseja el manejo de esta propiedad para las cuentas de costos y gastos, clientes, proveedores, también los activos pueden ser un tercero, si se les asigna un numero de stock de inventario.

f. Base (S/N): identifica aquellas cuentas que están relacionadas directamente con el manejo de impuestos, como son la 1355 (Anticipos), la 2365 (Retención) y la 2408 (IVA). Las cuentas que manejan este atributo permiten generar los reportes para presentación de IVA y retención en la fuente.

g. Porcentaje: corresponde al porcentaje que se toma para efectuar el cálculo del impuesto; así por ejemplo, en la cuenta 236540 (Retención por compras) el porcentaje será del 3.5%.

h. Centro (S/N): identifica aquellas cuentas que manejarán centros de costos. Muy útil en las cuentas de ingresos, costos y gastos cuando la empresa tiene establecido un sistema por departamentos.

i. Presupuesto (S/N): identifica las cuentas que manejan presupuesto. j. Cuenta: cuenta contrapartida del presupuesto para ésta que está causandose. k. Ajuste (S/N): identifica aquellas cuentas que manejan ajustes por inflación. A

pesar de que la contabilidad colombiana ya no los requiere, el programa puede manejarlos, por si en algún momento entran nuevamente en vigencia.

l. Histórica (S/N): hace referencia a aquellas cuentas sobre las cuales se va a aplicar el ajuste por inflación.

m. Cuenta Ajuste por inflación – Cuenta Corrección monetaria: corresponde a las cuentas partida y contrapartida del ajuste, respectivamente.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




La mayoría de los atributos de las cuentas ya han sido predefinidos por el sistema, no obstante el usuario es quien decide los valores de los atributos para sus cuentas.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




TERCEROS

La paleta de terceros le permite Adicionar, Editar y Borrar. El programa SAGI crea por defecto el tercero (0), el cual se asigna a las transacciones que no tienen ningún tercero en especial.

a. Cedula / Nit:: corresponde a la cédula o nit del tercero que se va a crear éste puede ser un código de hasta 15 dígitos y puede incluir caracteres alfanuméricos, puntos espacios y caracteres especiales; lo lógico e ideal es que aquí figure el Nit o cedula del tercero.

b. D.V.: digito de verificación del tercero si lo posee; el programa le asigna automáticamente este D.V., el cual es idéntico al que otorga la DIAN.

c. Nombre: corresponde al nombre de la persona o entidad que estamos creando.

d. *Dirección: domicilio del tercero. e. *Teléfono: teléfono del Tercero. f. *Ciudad: ciudad o municipio donde reside el tercero. g. Clasificación: la clasificación corresponde a un agrupamiento que es posible

hacer de los terceros. Las opciones predefinidas son: Varios, Clientes, Proveedores, Entidades, Empleados y Activos fijos.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




No se hace necesario crear los terceros desde esta paleta, puesto que este proceso se puede hacer en el momento de la captura de los registros en el movimiento.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




CENTROS DE COSTOS

El programa SAGI crea por defecto un centro de Costos (0000), al cual son llevadas las transacciones que no son asignadas a ninguno de ellos. El centro de costos hace referencia a los departamentos o divisiones que tenga la empresa, haciendo posible de esta manera conocer información detallada de auxiliares y estados financieros individuales por cada uno de ellos.

C. Costos: código asignado al centro de costos, es de 4 dígitos alfanuméricos y no puede tener caracteres especiales y/o espacios en blanco. Nombre: nombre del centro de costos. Descripción: información adicional del centro de costos.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




TIPOS Corresponde a los tipos de documentos o fuentes con los que se van a asentar o realizar las transacciones, el programa incluye ciertos tipos predefinidos, así como tipos de uso exclusivo de él. Es necesario crear previamente los tipos de documentos que se manejen en la empresa para poder realizar transacciones.

Documento: corresponde al código del documento, con el cual se van a efectuar las transacciones. Este puede ser de hasta 2 caracteres alfanuméricos. Nombre: nombre o descripción del documento. Consecutivo: número del próximo documento a elaborar en el sistema. Este número se actualiza automáticamente, cada vez que se asienta un nuevo documento. Formato 1 y formato 2: corresponde al nombre del archivo donde se diseña el formato de impresión para el documento.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




BANCOS En esta paleta se pueden adicionar las cuentas de bancos que maneje la empresa con todos sus datos, para optimizar el manejo de los comprobantes de pago y configurando la impresión del cheque.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




ACTIVOS / DIFERIDOS El sistema SAGI posee un modulo de activos fijos al cual se accede por la paleta del mismo nombre, Activos / Diferidos. El método que se utiliza es el de línea recta.

Este modulo permite crear en forma independiente cada uno de los activos fijos parametrizando: la cuenta del activo, el tercero (activo fijo como tal), el centro de costo al cual pertenece, el proveedor, la fecha de compra, el costo, el salvamento (no es necesario incluirlo). Además, es posible determinar si el activo esta en uso o totalmente depreciado. También se incluyen algunos datos básicos y las cuentas de depreciación crédito y depreciación debito. Las cuentas de ajustes. Teniendo parametrizada la tabla de las depreciaciones, se debe ir al menú de Procesos / Depreciaciones y seleccionar el mes correspondiente.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Después de hacer clic en el botón Aceptar, el sistema SAGI genera automáticamente un comprobante llamado DP 1, por se el mes de enero; en dicho comprobante se puede ver la cuenta Depreciación debito 516035 y la cuenta Depreciación crédito 159235.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




PERIODOS

En esta paleta se observan los periodos, los diferentes meses del año fiscal en curso, en los cuales se van a llevar a cabo las transacciones. Obsérvese que existe un periodo inicial llamado APERTURA, en el cual regularmente, van los saldos iníciales del año inmediatamente anterior. Seguido a este periodo se aprecian los meses de ENERO a DICIEMBRE que son los que corresponden al año fiscal en curso y un periodo llamado CIERRES en el cual se van a efectuar los cierres contables a fin de año, además de esto existen otros seis (6) periodos de ENERO_2 a JUNIO_2, lo que nos hace posible trabajar en ellos sin que se haya efectuado el cierre FISCAL de la contabilidad. Esta propiedad del programa es conocida como multiperíodo, lo que nos permite trabajar simultáneamente en varios periodos e ir y venir a ellos cuantas veces sea necesario, es de anotar que si se desea bloquear un periodo que ya se ha dado por cerrado y no se desea modificar, se puede hacer desde la paleta de empresas.

Si se presiona el botón de Editar se puede cambiar la información básica del periodo, como la fecha inicial y final de este. Los demás datos del periodo son de carácter informativo y muestran el estado de este. Obsérvese que inicialmente todos los periodos de la rejilla de datos están en negro, si alguno de ellos aparece en rojo es porque existen comprobantes descuadrados dentro de él. Para entrar a cualquier periodo basta con hacer clic sobre él en la rejilla de datos y luego hacer clic en la paleta de movimiento, como lo muestra la pantalla anterior.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




MOVIMIENTO

Para ingresar a digitar movimientos se puede hacer por la paleta de Periodos o por la opción que aparece en los botones rápidos con las iníciales D C. Al hacer clic abre una nueva ventana, en la cual se asentarán las transacciones.

Identificación del comprobante en esta área aparece el tipo, nombre, numero de comprobante, secuencia de registro de cada uno de los comprobantes. Registro en el área de registro aparece el detalle de cada uno de los asientos (registros) de los comprobantes, identificando la fecha, la cuenta, el tercero, el centro y sus respectivos nombres, así como el detalle, el valor, la base gravable y el signo del asiento. Parciales y estado : En esta sección se puede verificar el total de los débitos y créditos, el valor de la diferencia entre estos si la hay y el estado Cuadrado / Descuadrado del comprobante. Rejilla de comprobantes en esta grilla se puede navegar por todos y cada uno de los comprobantes que están digitados en el período, lo que hace fácil su búsqueda e identificación. Si observa algún comprobante que este de color rojo, es porque esta descuadrado. Rejilla Detallada del Comprobante esta rejilla esta vinculada directamente con la anterior y su función es mostrar interactivamente los registros que hay en cada uno de los comprobantes, con toda su información.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Estas dos rejillas, la de comprobantes y la detallada, están estrechamente vinculadas entre si y a su vez lo están con el período, de igual forma que con cualquier grilla del programa al hacer doble click estas se amplían para poder observarlas mejor y se cierran con Escape o con Enter. Barra de estado esta sección nos permite conocer detalles acerca del período en que estamos trabajando, las fechas permitidas para las transacciones, el estado del período y el usuario que está usando el sistema.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




PRESUPUESTO

En esta paleta se manejan las proyecciones de ingresos y gastos para un periodo determinado.

Rubros: En esta paleta se parametrizan las cuentas que se van a manejar en el presupuesto, el programa trae por defecto tres opciones que son las mas utilizadas. Documentos: Acá se crean los documentos que se van a utilizar para los registros del presupuesto. Registro: En esta paleta se van a ingresar todos los movimientos del presupuesto.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




LISTADOS

Los listados que ofrece el programa corresponden a la información contenida en los archivos maestros: Plan de cuentas, Terceros, Centros, Tipos y Períodos. A su vez, esta información puede aparecer organizada por código o por nombre. Estos listados, así como los informes, son para impresión, pero el programa le permite previsualizarlos antes de imprimirlos.

Una vez seleccionado el tipo de listado deseado, aparecerá una ventana similar a la siguiente:

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Al presionar el botón Previsualizar, aparece una ventana donde puede verse la forma en que se imprimirá el informe. En esta ventana se puede navegar entre las hojas del listado, se puede ampliar o reducir la visualización, se puede grabar a un archivo, incluso enviar por fax en vez de imprimir el listado.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




REPORTES

Los informes del programa están organizados en la opción Reportes del menú principal; además todos ellos son consultas, pues el programa permite Previsualizarlos antes de imprimirse.

Libros mayores Corresponde a los libros oficiales y obligatorios de la contabilidad, los cuales están registrados ante la Cámara de Comercio de la ciudad: inventario y balance, libro diario y Libro mayor y balance (4 y 6 Columnas).

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Una vez seleccionado el libro que se va a imprimir aparecerá la siguiente ventana:

- Incluir saldos de cuentas en cero : le indica al programa que incluya aquellas cuentas que no tienen saldos o movimientos en el periodo.

- Nivel : Se recomienda imprimir estos libros a nivel de cuentas, pues en ellas están contenidos los saldos mayorizados.

- Centro : si no desea imprimir un centro de costos especifico, entonces deje el valor en blanco.

- Período : corresponde al mes o periodo que se va a imprimir. Libros auxiliares Los libros auxiliares permiten el mayor nivel de información detallada; por tanto, la ventana de solicitud de este informe, requiere una variada gama de información.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




- Incluir saldos iníciales : generalmente se activa esta opción para que aparezca el saldo final de la cuenta al período inmediatamente anterior al requerido por el usuario.

- Incluir cheques : Se activa para las cuentas de bancos con el fin de que muestre los números de cheques que se pagaron.

- Desde – Hasta (cuenta) : corresponde al rango de cuentas que se desea imprimir; si solo quiere imprimirse una cuenta, en ambos campos irá el mismo código.

- Incluir Terceros : si se desea que en el listado de libros auxiliares aparezcan los terceros que afectaron las cuentas, esta opción activará un agrupamiento para éstos dentro de las cuentas auxiliares.

- Desde – Hasta (tercero) : corresponde al rango de terceros que se desea imprimir; si solo se quiere imprimir el auxiliar de un tercero, en ambos campos irá el mismo código.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




- Desde – Hasta (períodos) : corresponde al rango de períodos que se desea imprimir; si solo se quiere imprimir el auxiliar de un mes en especial, en ambos campos irá el mismo período.

- Documento : Opción que permite agrupar el reporte por tipo de documentos, si no se quiere especificar ninguno se deja en blanco.

- Incluir Centro de costos : si se activa esta opción en el listado del libro auxiliar, se incluirán los datos de los centros de costos a los que se causaron cada una de las transacciones.

- Centro : cuando se desee imprimir el auxiliar de un determinado centro de costo, deberá digitarse el código de éste; de lo contrario, el programa asume que corresponde al consolidado.

- Impresora matriz : cuando la impresión se dirija a una impresora de este tipo, debe activarse está opción para lograr una impresión mas rápida.

- Fecha de impresión : si desea que en los listados aparezca la fecha de impresión deberá estar activada esta opción.

Este reporte tiene la opción de imprimirlo o exportarlo a diferentes formatos. Comprobantes Los comprobantes corresponden a los Comprobantes de diario y a los Documentos que se han digitado.

Comprobantes de diario Forman parte de la contabilidad, puesto que de esta manera pueden verificarse las transacciones generadas según su origen; constan de dos partes: de una parte

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




detallada y otra resumida.

El centro corresponde al código del centro de costos que se desea imprimir; puede dejarse en blanco para imprimir el consolidado. El período corresponde al periodo y el tipo y título son la información del comprobante.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Documentos Este informe es de gran utilidad en el momento que se desee hacer una revisión de la información que se digitó, pues este incluye de manera detallada cada una de las transacciones realizadas en un período deseado.

Este reporte tiene 3 opciones de visualización e impresión (Detallado 2 Renglones, Detallado 1 Renglón, Resumido). Estados Financieros Los estados financieros Balance general y Estado de resultados son los dos informes más importantes de la contabilidad, puesto que con ellos se conoce el estado de la empresa y a partir de ellos se generan los análisis y reportes anexos a la contabilidad.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Balance general Corresponde a la información contenida en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio.

Tipos: • Acumulado: reporte con los saldos acumulados al período seleccionado.

• Mensual: con este reporte puede imprimirse únicamente el saldo inicial, el movimiento débito y crédito del período y su correspondiente saldo final.

• Rango: este reporte es muy especial pues permite acumular los saldos entre los periodos seleccionados; es decir, si se desea puede sacarse el reporte de marzo a junio o de septiembre a diciembre, sin tener en cuenta los saldos de

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




lo períodos anteriores. Sirve para hacer análisis bimestrales, semestrales o como se desee.

• Comparado Acumulado: Este reporte permite comparar los saldos acumulados de dos periodos.

• Comparado Mensual: Este reporte permite comparar los saldos mensuales de dos periodos.

Tipo de Cuenta (Nivel): Corresponde al nivel que se desea imprimir el reporte, por defecto aparece Auxiliar. Centro : el centro de costos deseado; se deja en blanco para el consolidado. Periodo deseado : el periodo al que corresponde el reporte. El balance general también tiene la opción de incluir la cuentas de presupuesto (cuentas 0 ) y las cuentas de orden (cuentas 8 y 9). Estado de resultados Conocido también como P & G (pérdidas y ganancias), representa las cuentas de ingresos, costos y gastos, además de la utilidad (ganancia) o pérdida en el período. La dinámica de este reporte es igual al del Balance general. Saldos: Estos reportes son muy interesantes, pues con ellos puede extractarse la información relacionada entre sí de diferentes formas: Cuenta-Tercero Tercero-Cuenta Cuenta-Centro.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Cuenta – Tercero Este reporte permite relacionar los saldos de los terceros en cada cuenta que haga manejo de éstos; puede hacerse para una sola cuenta digitando el mismo código en los campos Desde – Hasta, o para un rango de cuentas; luego se selecciona el período y se activan las opciones del reporte según sea el caso. Puede hacer en orden alfabético si se desea; también pueden incluirse los terceros cuyo saldo sea cero y las cuentas que no manejen terceros.

Una buena forma de hacer uso de este reporte es con las cuentas de Costos –

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Gastos de personal, pues pueden verse los saldos de cada empleado en cada una de las cuentas, o con la cuenta de Clientes nacionales, para sacar un estado de cartera. Tercero-Cuenta El reporte Tercero-Cuenta presenta la información que tiene cada tercero en las cuentas de la contabilidad; así, por ejemplo, si se desea conocer el movimiento de un empleado en la contabilidad este reporte es el ideal, pues con digitar el código o cédula de él, el programa registrara las cuentas donde el tercero tenga saldos.

El Desde-Hasta corresponde al código del tercero o al rango de ellos que se pretende imprimir, el período es el aquel al que deben tomarse los saldos; además puede imprimirse este reporte en orden alfabético. Impuestos: Los reportes de impuestos son de gran utilidad al momento de sacar información para presentar declaraciones de IVA y retención en la fuente: Saldo de bases gravables Auxiliar de bases gravables .

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Saldo de bases gravables Este reporte es de gran utilidad, pues muestra las cuentas que manejan base gravable, con los saldos acumulados de los terceros para el rango de períodos deseado.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Auxiliar de bases gravables El auxiliar de las bases gravables permite apreciar los movimientos de las cuentas que manejan base gravable en forma detallada por cada tercero, en el rango de períodos deseados.

Certificados Los certificados que emite el programa son aquellos que deben expedirse a final de año por los diferentes conceptos de retención que se presentaron en el transcurso del mismo. Retención en la fuente

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Retención en la fuente Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana:

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Las cuentas Desde-Hasta corresponden a las cuentas de retención que practicó la empresa; generalmente serán las de la 2365. Se puede seleccionar un tercero en especial, en cuyo caso debe digitarse el código de éste o pueden imprimirse los certificados de todos los terceros; luego se indica el rango de períodos que debe cubrir el certificado, generalmente va de enero a diciembre. Después indique el año del certificado y la fecha de expedición de éste. El certificado lucirá como el siguiente:

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Retención al I.V.A. Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana:

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD





Rete Ica Para imprimir estos certificados es necesario llenar los datos de la siguiente ventana:

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD





INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Generales Aquí se encuentran dos reportes, que por sus características se convierten en ideales para la revisión de la contabilidad. Balance de prueba Detallado con terceros

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Balance de prueba Imprime el contenido de todas las cuentas con los saldos al período requerido.

Este reporte tiene dos presentaciones: la estándar tipo balance o la presentación por columnas, que muestra los saldos iníciales, los totales débito y crédito y los saldos finales de todas las cuentas del plan contable. Detallado con terceros Similar al balance de prueba en su presentación estándar, pero además incluye el saldo de cada tercero que tenga movimiento en las cuentas.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Nomina En esta opción se encuentran los reportes básicos necesarios para la nomina.

Planilla de Nomina: Nos muestra la nomina del periodo que se desee en un reporte que agrupa empleado por empleado mostrando los devengados y deducidos de cada uno de ellos.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




El reporte aparecerá así:

Resumen de Nomina: En este reporte se muestra empleado por empleado todos los devengados y todas las deducciones incluyendo las correspondientes a la empresa, además las provisiones y los aportes parafiscales.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Otros Descuentos de Nomina: Nos muestra en una planilla la relación empleado por empleado de los descuentos correspondiente a la nomina seleccionada. Planilla para Banco: Este reporte es el que nos sirve para enviar al banco cuando los pagos se hacen por este medio, este agrupa empleado por empleado con el valor total a pagar.

Comprobante Personalizado: Este reporte nos elabora comprobantes para cada empleado en el caso de que sean utilizados en cada nomina o por si es solicitado por alguno de los empleados.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




NOMINA

El módulo de Nómina, integrado en SAGI contabilidad, le permitirá elaborar y contabilizar automáticamente la nomina de su empresa. A continuación los pasos a seguir para paramterizar y usar este módulo. Al hacer clic en Nomina, encontramos en tres pestañas las opciones de Parámetros, Empleados y Nomina. La opción de parámetros nos despliega los diferentes conceptos a parametrizar, use los botones de editar para cambiar los valores de cuentas, terceros, porcentajes y demás cada cuadro de texto según corresponda. La primera opción en parámetros es Devengado, coloque alli el valor de Salario Mínimo Legal, subsidio de Transporte, los días a liquidar nomina (15-30) y las cuentas que correspondan a cada concepto. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

En la pestaña de Aportes digite las cuentas débito – crédito, la administradora y los porcentajes correspondientes a EPS, AFP y ARP. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Si necesita agregar una administradora que no este creada, hágalo por la pestaña de Planilla Única\Administradoras\Adicionar. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

En la pestaña de Provisiones digite las cuentas débito – crédito y los respectivos porcentajes (por defectos lo establecidos legalmente) de Cesantías, Intereses de

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




cesantías, Prima de Servicios y Vacaciones. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

En la pestaña de Parafiscales, digite las cuentas débito-crédito, la administradora y los porcentajes correspondientes a Caja de Compensación Familiar, ICBF y SENA. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




En la pestaña de Tiempo Extra digite los porcentajes correspondientes a los diferentes recargos por tiempo extra (por defecto los establecidos por ley). Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

En la pestaña de Planilla única podrá adicionar, editar las administradoras, los

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




operadores de información, centros de trabajo, entre otras y seleccionar el ARP, el operador de información, el centro de trabajo y la forma de presentación de la planilla Única de su empresa.

Luego de haber revisado estos parámetros use la pestaña de Empleados para adicionar sus empleados, dando clic en adicionar. Digite todos los datos generales del empleado. Para realizar cualquier modificación en los datos registrados deberá dar clic en Editar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




No se recomienda eliminar empleados; si algún empleado se retira de la empresa deshabilite la opción de activo en nomina. Si en su empresa manejan varios ciclos de nomina, el campo Ciclo le permitirá asociar el empleado al ciclo de nomina correspondiente (Ejemplo, 0 para Administrativa y 1 para Producción. En la pestaña Devengado digite para el empelado seleccionado el valor del sueldo, comisiones y transporte; para las extras si es un valor fijo deberá colocarse en esta pestaña, si serán calculadas según la tabla de ley se debe realizar en la pestaña de extras, la cual explicaremos posteriormente. Deben incluir sus respectivas cuentas, el programa liquidara las las deducciones y el total a pagar automáticamente. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




En la pestaña novedades digite el valor de bonificaciones, ingresos y descuentos con sus respectivas cuentas. Los valores que digite en los campos que están etiquetados con “Negrita”: Otros Ingresos y Descuentos Fijos , se sumaran a la base de liquidación para deducciones del empleado y lo que digite en los campos sin “negrita”: Otros Ingresos y Descuentos varios no sumaran a la base de liquidación de deducciones. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar. Para incluir más descuentos haga clic en el Botón Otros descuentos

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Mostrara la siguiente pantalla de dialogo en donde deberá dar clic en adicionar para crear uno nuevo.

El programa traerá el numero de la cedula y el Nombre del empleado, seleccione del plan de cuentas la cuenta correspondiente al descuento y digite el valor y detalle correspondiente y haga clic en aceptar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




En la pestaña Extra digite el numero de horas trabajadas por cada tipo de recargo, el programa liquidará automáticamente en Pesos de acuerdo a lo parametrizado y el valor pasa automáticamente a la pestaña de devengados. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

En la pestaña de Aportes digite las cuentas y porcentajes correspondientes a EPS,

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




AFP y ARP para el empleado seleccionado, por defecto el programa traerá estos datos de acuerdo a lo parametrizado y calculará de acuerdo al devengado del empleado en pesos el valor de la deducción para cada concepto. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar click en Editar.

En la pestaña de Provisiones digite las cuentas débito - crédito y el porcentaje correspondiente a Cesantías, Intereses de Cesantías, Prima de Servicios y Vacaciones para el empleado seleccionado, por defecto el programa trae los datos parametrizados en la pestaña de Parámetros-Provisiones. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar click en Editar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




En la pestaña Parafiscales digite las cuentas débito – crédito, el nit de la administradora y el porcentaje correspondiente a Caja de compensación familiar, ICBF y SENA. Por defecto el programa trae la información de acuerdo a lo establecido en Parámetros-Parafiscales. Para realizar cualquier modificación en los parámetros establecidos por defecto deberá dar clic en Editar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




La pestaña Planilla Única le permite establecer las novedades presentadas en el periodo del pago del empleado seleccionado. Para realizar cualquier modificación deberá dar clic en Editar.

Luego de revisar los parámetros y novedades para cada empleado la pestaña de Nómina le permitirá elaborar Nómina para su posterior contabilización. Haga click en Elaborar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Si va a generar nómina solo para un ciclo digite el ciclo en el campo Agrupar por ciclo y luego clic en elaborar.

Seleccione el periodo, la fecha y el detalle de la Nómina y haga clic en aceptar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




.

El programa toma los parámetros, novedades y demás; elaborará automáticamente la Nómina, cuando termine este proceso le mostrará la ventana de Concluido y la mostrara en pantalla con todos los parámetros establecidos inicialmente.

Puede consultar la nómina haciendo clic en empleado y luego en cualquiera de las pestañas de devengado, aportes, provisiones y parafiscales.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Para ver los reportes de nómina haga clic en Reportes - Nómina.

Haga clic en Planilla de Nómina, Seleccione de la siguiente ventana la nomina a consultar y haga clic en Imprimir.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




El programa le mostrará el reporte de planilla de nómina como se ve en la imagen, o cualquier reporte solicitado de este modulo; y le permitirá imprimirlo en cualquiera de las impresoras instaladas en su sistema.

El reporte de Resumen de Nómina le mostrará mas detalladamente la nómina como se ve en la siguiente imagen.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




El reporte de comprobante personalizado lo mostrara en pantalla y le permitirá imprimir el comprobante de pago de sus empleados. Este documento es totalmente parametrizable.

Luego de elaborar y revisar nómina el paso a seguir es contabilizar la nómina, para ello haga clic en el botón Contabilizar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Seleccione la nómina a contabilizar y haga clic en aceptar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Haga clic en Sí. El programa creará automáticamente y de acuerdo a los parámetros, el documento contable tipo (NO) número (Número de Nómina) en el periodo correspondiente. Para consultarlo vaya a los movimientos haciendo clic en el botón movimientos el cual está representado en el icono D/C.

En la ventana de movimientos seleccione el periodo correspondiente.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




El documento de nomina se registra en movimientos como cualquier otro documento, usted podrá modificarlo tal cual como los demás documentos en caso de ser necesario.

El ultimo paso es el pago de la nómina el cual se realiza automaticamente con la opcion Pagar.

INSTRUCTIVO SAGI

CONTABILIDAD




Seleccione la nómina a pagar y haga clic en Aceptar.

instructivo sagi fecha: noviembre de 2010...

Documents