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ACTUALIZACION DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD

ACTUALIZADO 2011 Página 1

ACTUALIZACION DE LOS SISTEMAS DE

GESTION DE LA CALIDAD DEL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y LOGISTA

EN LA EMPRESA DANISCO MEXICO S.A DE CV

Residencia profesional

Presenta: Aida Velázquez Manzo

No. De control 06460516

Asesor M.C Armando Medrano Sánchez

Departamento de

Ciencias Económico-Administrativas

Villa de Álvarez, Col. A 10 de Enero de 2012



INDICE

Pág.

Introducción 3

Caracterización del área en que se participa 6

Problemas a resolver 8

Justificación 9

Objetivos

General

Especifico

Alcance y limitaciones

10

11

Fundamento teórico 12

Metodología 18

Manual de procedimientos 22

Conclusiones 142

Recomendaciones 143

Anexos 144



INTRODUCCION

La presente investigación fue elaborada en la empresa DANISCO MÉXICO S.A. DE CV

planta Tecomán bajo el tema, “Actualización del manual de procesos del departamento

de compras y logística en la empresa Danisco México S.A. de C.V.”.

DANISCO planta Tecomán es una empresa dedicada a la producción de pectina cítrica,

la cual es extraída principalmente de la cascara de limón, esta pectina es exportada a

diferentes países entre los cuales se encuentran Europa y Estados unidos como

compradores potenciales.

Es una empresa mundialmente reconocida por sus sistemas y servicio de calidad

comenzando desde la elección de proveedores hasta la entrega del producto final a su

destino.

El departamento de compras y logística, es un departamento muy importante durante

todo el proceso, debido a que es el encargado de la compra de partes y refacciones,

materias primas, material de empaque y la logística de las importaciones y

exportaciones.

En el mes de Octubre del año 2010 el departamento se dio a la tarea de revisar los

procesos, procedimientos y actividades debido a que hubo cambios de personal en el

mismo. Por lo que se llego a la conclusión de que dichos documentos tenían un poco

de más de dos años que no habían sido actualizados.

La actualización de estos documentos se realizo con el interés de cumplir con los

diferentes sistemas de gestión, eliminar las NO-CONFORMIDADES que han surgido

durante las auditorias pasadas tanto internas como externas y de las certificaciones

actuales.



Para poder llevar a cabo la actualización, primero se analizo la información existente,

para conocer a cada uno de las personas responsables de los mismos, y así poder

programar las visitas en donde se les explico de manera clara la situación que

enfrentaba el departamento por lo que de la manera más atenta se pidió su

colaboración durante los 6 meses que duro el proyecto.

Uno de los obstáculos que se presentaron durante la investigación fue la disponibilidad

de horario de las personas responsables de las actividades, ya que 10 hrs de trabajo

diarios no son suficientes para terminar con todos sus pendientes, mas sin embargo

siempre se encontraron con la mejor disposición para colaborar con el proyecto, para

poder cumplir en tiempo y forma con nuestros objetivos, los cuales son:

Determinar quiénes son los responsables actuales de los procedimientos

Redefinir la estructura organizacional del departamento debido a los cambios de

personal.

Contar con una guía de inducción para los nuevos trabajadores.

Actualizar la información encontrada en el sistema Alfresco.

En el capítulo I podremos encontrar, las generalidades de la empresa, como lo son,

misión, visión, tanto global como local, estructura organizacional, política de calidad.

En el capítulo II contamos con el marco de referencia el cual nos incluye: ¿Cuál es el

problema que enfrenta el departamento de compras y logística de Danisco planta

Tecomán al no tener actualizado su manual de procesos? ¿Cuáles son los objetivos

que se pretenden alcanzar? Y que limitantes encontramos durante la investigación.

En el capítulo III Podrá encontrar el marco teórico en donde hacemos referencia a la

Norma ISO 9001:2008 que fue de vital importancia para conocer acerca de los

problemas planteados en la investigación.



Y para finalizar en el capitulo IV se podrán observar las recomendaciones hechas a la

empresa, la implantación de la investigación y las conclusiones correspondientes.



CARACTERIZACION DEL AREA

Danisco México, SA de CV es una empresa de origen Danés y forma parte de Danisco

A/S división Enablers con presencia a nivel global, principalmente en el área de aditivos

e ingredientes alimenticios. Planta Tecomán se especializa en la producción de pectina

cítrica para los principales productores de la industria alimenticia en el mundo. La

pectina tiene como principal aplicación gelificar, y es usada en principio para jaleas y

mermeladas, actualmente cuenta con infinidad de aplicaciones en la industria

alimenticia y farmacéutica.

Opera en Tecomán, en el Km. 37 carretera Colima-Manzanillo desde hace más de 30

años y cuenta actualmente con 230 empleados entre confianza y sindicato.

Normalmente mantiene un promedio de 60 empleados contratistas en diferentes áreas

como son, mantenimiento mecánico, eléctrico, instrumentación, estibadores y limpieza.

Compras y Logística es el departamento encargado de Almacén de partes y refacciones

así como de Materias Primas y Material de Empaque. Responsable del

almacenamiento, adquisición y logística de todos los productos y materiales

mencionados previamente, así como del control de inventarios. Tanto nacionales como

de importación.

Misión Planta Tecomán:

Somos una unidad de producción que satisface los volúmenes de pectina requeridos

por nuestros clientes, con la confiabilidad y flexibilidad demandada, a través del uso

eficiente de la capacidad instalada en un ambiente seguro y sustentable que permita

tanto a su personal como a la empresa un crecimiento redituable y continuo.

Visión Planta Tecomán:

Seremos la unidad de producción más eficiente de Danisco siendo proveedores

confiables, con procesos flexibles y suficiente capacidad instalada para abastecer

volúmenes de pectina requerida por nuestros clientes. Para ellos continuaremos

optimizando nuestros costos de producción, desarrollaremos nuevos tipos de pectina y



nos mantendremos como una empresa segura y sustentable que promueve el

desarrollo continuo de nuestros empleados.

Organigrama Planta Tecomán:



PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Toda organización tiene un mejor manejo administrativo y de procesos cuando se

cuenta con manuales que contribuyan al logro de los objetivos.

Danisco México S.A de C.V ya cuenta con manuales solo que los procedimientos que

se siguen y las personas que intervienen en los procedimientos del departamento de

compras y logística de la empresa han sufrido modificaciones. Es por ello que el

departamento requiere de una actualización de procesos y procedimientos, ya que por

no tener actualizado dicho documento el departamento ha recibido una no-conformidad

durante una auditoría interna realizada en el mes de Octubre. debido al cambio en la

estructura organizacional del departamento y la falta de personal para desarrollar dicha

actividad, así también como la actualización de Raw Material Purchasing Especificación

(especificaciones de compra de materias primas) que son necesarias para algunas de

las actividades dentro de los mismos procedimientos para con ello reducir el número de

no-conformidades durante las próximas auditorias.

Otro de los problemas que se relacionan con la falta de actualización de este

documento es al momento de adquirir su productos ya que las RMPS (Especificaciones

de compra de materias primas) y el certificado de cada una de las materias primas y

material de empaque que reciben no cumple con las especificaciones establecidas y

tienen que ser regresadas al proveedor lo que genera pérdidas tanto económicas como

en tiempo el cual es un problema que se trae de años atrás debido a que la última

actualización de estos documentos fue en el año 2006 y requieren ser actualizados ya

que en el mes de Mayo se espera una auditoria que requerirá de auditar estas

especificaciones.



JUSTIFICACION

La razón para realizar este trabajo es la demanda de los sistemas de gestión de la

calidad para mantenerlos al día e ir incorporando las actividades correspondientes a las

nuevas exigencias de los mismos. Esto, con la finalidad de cumplir con las expectativas

de los clientes, ganar la confianza de los mismos y no obtener mas NO-

CONFORMIDADES con el objeto de seguir obteniendo certificaciones y ser líder

mundial en aspectos como la calidad, seguridad del alimento, medio ambiente,

seguridad personal, sustentabilidad, entre otros.



OBJETIVOS

GENERAL

Actualizar e implantar los procesos, procedimientos y actividades correspondientes, del

departamento de compras y logística

ESPECÍFICO

Actualizar tres procesos y dos procedimientos, correspondientes a dicho

departamento

Documentar nuevas actividades dentro de los procedimientos

Implantación de los procedimientos



ALCANCES Y LIMITACIONES

Este proyecto tiene un alcance en todos los procesos y procedimientos pertenecientes

al departamento de compras y logística.

Por otro lado las limitaciones a las que se enfrenta es la obtención de información aun

cuando los trabajadores se encuentren con la mayor disposición, sus actividades a

veces se lo impiden.



FUNDAMENTO TEORICO

Manual de organización:

Desde el punto de vista administrativo lo ideal es que toda organización pequeña,

mediana o grande, disponga de alguna forma de descripción de su funcionamiento, que

sea fácil de entender tanto para un directivo como para los empleados de menor rango

y aun para gente ajena a la organización.

Con frecuencia, los organismos que utilizan algunas técnicas para describir su

funcionamiento, o bien incluyan demasiados detalles, o no están actualizados.

Un documento menos detallado pero elaborado sistemáticamente puede satisfacer las

necesidades que tienen todas las organizaciones de contar con un instrumento que sea

comprensible y útil para cualquier interesado, ese instrumento es el manual de

organización.

Los manuales de organización exponen con detalle la estructura organizacional de la

empresa señalando los puestos y la relación que existe entre ellos. Explican la

jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad y las funciones y actividades de las

unidades orgánicas de la empresa. Por lo general contienen graficas de organización y

descripción de puestos.

Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja

un organigrama.

Objetivos del manual.

El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la

estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas

específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

Los objetivos e un manual de organización son:

Presentar una visión de conjunto de la organización.



Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

Facilitar el reclutamiento y selección de personal.

Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las

distintas unidades orgánicas.

Propiciar el mejor aprovechamiento de os recursos humanos y materiales.

Importancia del manual de organización.

La tarea principal de un administrador es organizar, delegar, supervisar y estimular.

Esto hace evidente que existe una secuencia de acciones a seguir y nos indica que:

a) Antes de delegar los puestos de trabajo es necesario organizar los recursos con que

cuenta la empresa.

b) La delegación que induce el establecimiento de normas de actuación debe preceder

al acto de supervisión.

c) Los jefes deben delegar y vitalizar las normas de actuación y reconocer y

recompensar la ejecución del trabajo para motivarlos.

La acción de organizar no se limita a desarrollar un manual de organización, también se

ocupa de centralizar los objetivos del organismo; el análisis de los bienes o servicios,

comercialización, finanzas, administración de personal, presupuestos y una apreciación

de las habilidades y capacidades del personal con que se cuenta.

*Clement, Ronald W. (2006) manuales administrativos obtenida en la red mundial el 19 de agosto de 2010. www.manualesadministrativos.com

http://www.manualesadministrativos.com/



El manual como instrumento de comunicación.

En esencia, los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la

administración, concernientes a la organización, políticas y procedimientos. En la

administración moderna, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones van en

aumento.

Las empresas progresistas han llegado a considerar sus estructuras organizativas,

planteamiento de políticas y prácticas de procedimientos, simplemente como elementos

de administración que deben y pueden cambiar tan a menudo como se requiera para

capitalizar nuevas oportunidades y afrontar a la competencia.

Este concepto de administración ha aumentado la necesidad y modificado también el

papel que desempeñan los manuales .En la actualidad se pone empeño en el uso del

manual para comunicar información relativa a “cambios” se diseñan los manuales con

vistas a su legibilidad, sencillez y flexibilidad.

El trabajo de desarrollo de los manuales se considera como el de mantener informado

al personal clave de los cambios en las actitudes de la dirección, más bien que de

trazar al mismo tiempo la gráfica de la organización y poner las políticas y

procedimientos en forma de libro permanente.

*Ostermann, R.E. Gutiérrez (1999) en busca del equilibrio laboral 1ª ed. Bruselas: lonely planet.

Enfoque basado en procesos según la norma ISO 9001: 2008

Esta norma internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos

cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la

calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus

requisitos.

Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar

numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad o un conjunto de

actividades que utiliza recursos y que se gestiona con el fin de permitir que los



elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un

proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el

elemento de entrada del siguiente proceso.

Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona

sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así

como sobre su combinación e interacción.

Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la

calidad, enfatiza la importancia de:

a) la comprensión y el cumplimiento de los requisitos

b) la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor

c) La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso y

d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida

como PHVA “Planificar-Hacer-Verificar –Actuar”

A partir de aquí nos involucramos un poco más sobre temas relacionadas con el

departamento de compras y logística que serán puntos muy importantes en el

desarrollo de este trabajo.

7.4 Compras

La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo cuando

sea apropiado:

a) los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y

equipos

b) los requisitos para la calificación del personal, y

c) los requisitos del sistema de gestión de la calidad



La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra

especificados antes de comunicárselos al proveedor.

Danisco cuenta con formatos especiales para desarrollar este tipo de actividades los

cuales se describen en el desarrollo del proyecto.

7.4.3 Verificación de los productos comprados

La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades

necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de

compras especificados.

Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las

instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de

compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación

del producto

Para este caso existe en Danisco la re-evaluación anual de proveedores

“La calidad nunca es un accidente, siempre es el resultado de un esfuerzo de la

inteligencia” John Ruskin.

No se puede hablar de calidad de un producto si para ello no se tiene en cuenta la

materia prima y todo lo que la empresa necesite comprar del exterior para realizarlo.

La función del departamento de compras comprende todas las operaciones necesarias

para administrar, materiales, abastecimientos y servicios para la organización.

Funciones del departamento de compras:

Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de

forma externa.

Selecciona al mejor proveedor, precio y tiempo de entrega de estos productos y

servicios.

Realizar peticiones del material necesario a los proveedores.



Hacer un seguimiento de los pedidos para evitar retrasos.

Realizar la recepción de los pedidos y comprueba sin son correctos

Se encarga del seguimiento de las facturas.

*Norma internacional. Sistemas de gestión de la calidad-requisitos, cuarta edición 2008-11-15 versión

corregida 2009-07-15

Durante mucho tiempo la mentalidad que tenían muchas empresas hacia los clientes

consistía en entregar un producto más o menos conforme y con la idea de “nosotros no

somos responsables, ha sido un problema con el proveedor; si aparece un problema

que se las arregle el cliente”.

En este esquema, la relación entre el cliente y el proveedor se limita a la negociación de

los precios, siendo la meta del proveedor; vender sus productos al mayor precio posible,

mientras que el cliente busca pagar el precio mínimo, aunque esto último pueda causar

la quiebra del proveedor.

En esta relación tanto el cliente como el proveedor buscan una recompensa rápida y

se centran en el beneficio a corto plazo.

Al contrario, los proveedores fiables, que pueden entregar lo que se necesita, en la

cantidad exacta, en el tiempo preciso, y en total acuerdo con las especificaciones,

constituye un factor clave en la gestión eficiente de la calidad.

La aplicación del análisis de riesgos en forma coherente y transparente facilitara el

comercio internacional al aumentar la confianza en la inocuidad de los alimentos y en

los sistemas de inspección de los interlocutores comerciales. Asimismo, permitirá que

los recursos destinados a la inspección se dirijan de manera eficaz a los peligros que se

plantean para la salud pública en cualquier etapa de la cadena de producción y

distribución alimentaria.

Garantía de la calidad: Deberá fomentarse también la aplicación voluntaria de la

garantía de la calidad en la industria alimentaria para aumentar la confianza en la

calidad de los productos obtenidos. Si la industria alimentaria utiliza instrumentos de



garantía de inocuidad y/o calidad, los sistemas oficiales de inspección y certificación

deberán tenerlos en cuenta especialmente adaptando sus metodologías de control.

No obstante, incumbe a los gobiernos la responsabilidad fundamental de garantizar

mediante inspecciones que los alimentos cumplan con los requisitos establecidos.

*Revista Virtual Pro Procesos industriales (www.revistavirtualpro.com)

http://www.revistavirtualpro.com/



METODOLOGIA UTILIZADA

Para la actualización del manual de procesos del departamento se llevo a cabo la

siguiente metodología:

Se analizo el actual manual con que cuenta el departamento, dentro del cual

existen 6 Procesos ,4 instructivos y 2 Procedimientos. Dicho manual se

encuentra tanto en físico como en la intranet.

El departamento de compras y logística se divide en tres, comercio exterior,

logística y compras.

Una vez analizado se identificaron a 3 personas responsables de los procesos

descritos en el manual (comercio exterior, logística y compras), así como los

puestos que colaboran en el cumplimiento de los procesos.

Se agenda fecha para visitar a cada uno de ellos para explicar la razón de mi

estancia en la planta así como el objetivo principal y la importancia de contar con

su apoyo.

Se inicia con comercio exterior, seguido de Logística y por ultimo Compras en

donde me entrevisto con el gerente, para comenzar con el análisis de cada uno

de los procesos, procedimientos e instructivos en donde interviene.

Se propuso elaborar el manual en base a diagramas para facilitar su uso. Cosa

que no fue posible realizar ya que los formatos existentes son requeridos por

Danisco Dinamarca.

Para llevar a cabo la actualización no se diseño una encuesta especifica ya que

había que revisar uno a uno los pasos de los procesos o procedimientos, por tal

motivo fue necesario contar con un borrador del manual, con el objeto de tomar

nota de los cambios.



Una vez analizados, se hace una investigación de campo en los procesos en los

que me fuera permitido participar como espectador para verificar que el

procedimiento se lleve a cabo según las notas.

Conociendo la información correcta se procede a la captura de la misma para la

actualización del manual.

Los procesos, procedimientos e instructivos a los cuales se le encontraron

modificaciones son los siguientes:

PROCESO REQUERIMIENTOS DE ACTUALIZACION

Importación y exportación de productos

1.Actualizar y Describir la Simbología utilizada

2.Actualizar actividades

3.Verificar y/o actualizar responsables

4.Localizar la ubicación de los registros

5.Que registros se originan

COMPRAS

1.Identificar al personal responsable

2. Detallar de manera clara los pasos a seguir

3.Verificar que las abreviaturas utilizadas se encuentren definidas

4.Sugerir Utilizar diagramas de flujo

5. Eliminar actividades donde existan sistemas o documentos obsoletos

6. Actualizar el procedimiento de Control Ambiental

7. Eliminar los registros de Calidad obsoletos.

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

1.Clasificar la forma de valuación

2. Verificar y actualizar los criterios de selección de acuerdo al producto

3.Verificar que los criterios e re-evaluación sean correctos y se encuentren actualizados

4.Identificar y registrar a los responsables

5. Verificar que la selección, evaluación y re-evaluación se encuentren actualizados

6. Actualizar registros de calidad.

PROCEDIMIENTOS REQUERIMIENTOS A ACTUALIZAR

CATALOGO DE ESPECIFICACIONES DE

MATERIAS PRIMAS

1.Actualizar uno a uno cada especificación de acuerdo a las necesidades de la empresa

2. Llenar formatos en español e Ingles



3. Anexar en cada uno de los expedientes la hoja especificaciones del producto

4. Contar con la hoja de seguridad de cada producto

RESPONSABILIDAD DIRECTIVA

1.Actualizacion del Organigrama departamental

2.Modificar la matriz de funciones

3. Identificar a los responsables directos de cada actividad

4.Eliminar los registros obsoletos

5.Registras los títulos faltantes

Ya capturada la información se imprime un borrador para revisarla por última vez

y asegurar que no existan errores, y obtener la información correcta.

Al momento de terminar con los tres gerentes del departamento, se procede a

captura y se le da el formato asignado a cada uno de los procesos.

Terminado el manual se convoca a una reunión para definir la forma en que cada

uno de los procesos será enlistado en la intranet.

Determinada la forma en que quedara el manual en la intranet fue necesario

contactar al departamento de calidad para pedir fuera modificada la carpeta del

departamento en la intranet de acuerdo a sus necesidades.

Una vez obtenida la autorización y modificación se procedió a cargar cada uno

de ellos en la intranet.

Se procede a programar fechas para la presentación de los procesos al personal

que interviene en ellos para contar con su apoyo y evitar tiempos muertos y

gastos extras.



MANUAL DE

PROCEDIEMIENTOS

Residencia profesional Presenta: Aida Velázquez Manzo

No. De control: 06460516 Asesor: Armando Medrano



ÍNDICE

SECCIÓN TITULO

00.0 Introducción

00.1 Objetivo

00.2 Alcance

00.3 Documentos de referencia

00.4 Definiciones

01 Responsabilidad directiva

02 Lista maestra de registros de calidad

03 Procedimiento de compras

1.-Planeación del proceso de compras

2.-Cáscara fresca y seca

3.- Otras materias primas y material de empaque.

4.-Control ambiental

5.- Partes y refacciones

6.- Manejo de incidentes en la cadena de suministros de materias primas.

7.- Manejo de incidentes en la cadena de distribución del producto

terminado.

8.-Proceso administrativo para órdenes de compra de materias primas y

material de empaque.

03.1 Criterios para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores



1.-De cáscara

2.- De materias primas y material de empaque

3.- De servicio de mantenimiento

4.- De instrumentación.

5.- De proyectos de inversión.

6.- De proveedores de servicio de fumigación

7.- De proveedores de sanitizantes

8.-De servicio de destrucción fiscal y residuos peligrosos

9.-De bodegas de arrendamiento, para cáscara deshidratada

10.-De transporte interno de cáscara deshidratada.

11.- Para exportación de pectina

12.- Proveedores en clase “D”

13.- Materiales de grado alimenticio

14.- Criterios para uso de “ONE TIME VENDOR”

15.-Alta de nuevos proveedores

16.- Periodo de prueba

04 Catalogo de especificaciones de MP

05 Acciones correctivas y preventivas

06 Comercio exterior

06.01 Procedimiento para la exportación e importación de productos

1.-Adquisición de dextrosa

2.-Embarques aéreos por compras de importación de refacciones.



3.-Embarques marítimos y terrestres por compras de importación de

materiales, equipos y partes grandes.

4.-Importación de muestras

5.-Embarques de exportación de cáscara

6.-Embarques de exportación de pectina con carta de crédito.

7.-Embarques de exportación de pectina consolidado, en contenedor

completo y aéreo.

8.-Embarques terrestres de exportación de pectina de caja completa a usa

9.-Procedimiento para el retorno de pectina

10.-Importación de sacos de papel

06 instructivos de compras-almacén

07.02 Instructivo para muestreo estadístico

1.- Saco de papel

2.-Caja de cartón

3.-Bolsa de plástico

4.-Tarima de madera

07.03 Procedimiento para el control de PEPS

1.-Control de PEPS para dextrosa

2.-Control de PEPS para material de empaque

3.-Control de PEPS para buffer y otros Mat. Químicos

07.04 Instructivo para recepción de partes y refacciones

07.05 Instructivo para la aceptación o rechazo del material de empaque



00.0 INTRODUCCIÓN.



Con la elaboración de este Manual de Procedimientos de Adquisiciones se ha puesto

especial empeño para que, mediante la adecuación y el cumplimiento de los requisitos

del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa, se cuente con la capacidad de

suministrar los materiales y servicios esenciales para la producción y mantenimiento

conforme a las necesidades de los usuarios, en el tiempo y lugar que los requieran.

Asimismo, queda asentado el compromiso del Departamento de Compras y Logística,

en materia de Control Ambiental y Seguridad Industrial.



00.1 OBJETIVO.

Mediante el establecimiento de procedimientos y registros del sistema de calidad, se

podrán alcanzar los objetivos departamentales y organizacionales.

En este manual quedarán establecidas las funciones y responsabilidades principales en

el proceso de compra y conservación de las materias primas, material de empaque y

partes y refacciones, así como también, las actividades relacionadas con Comercio

Exterior, contribuyendo de esta manera a la continuidad del proceso de obtención de

pectina en Danisco Mexicana, S.A. de CV.

De igual manera, se contribuirá a alcanzar los objetivos que en materia de Control

Ambiental, Seguridad e Higiene, se ha trazado la Empresa.



00.2 ALCANCE.

Este Manual de Procedimientos es para el personal del departamento de comercio

exterior, compras y logística, así como a los encargados de almacén y contratistas que

colaboran en la carga y descarga de materiales.



00.3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

Los Manuales e Instructivos que tienen relación directa con el presente son los

siguientes:

DMMC Manual Maestro de Calidad

DCME Catálogo de Material de Empaque

DAAC-74-02 Instructivo de Muestreo Estadístico

DAAC-74-04 Instructivo para la recepción de Partes y Refacciones

DAAC-74-05 Instructivo para la aceptación o rechazo de material de empaque

00.4 DEFINICIONES.

A continuación se presentan las definiciones de algunos términos que se utilizan a lo

largo de este manual.

DMXT Danisco Mexicana, S. A. de C. V., Planta Tecomán.

DCZE Danisco República Checa.

CS Cáscara Seca o Deshidratada.

CF Cáscara Fresca.

O.C. Orden de Compra.

MRP Planeación de Requerimiento de Materiales.

LN Se refiere al software para correo electrónico Lotus Notes.

MP Materias Primas.

ME Material de Empaque.



PR Partes y Refacciones.

AB Presupuesto.

MTTO. Departamento de Mantenimiento.

B/L Factura de la Naviera.

SUPPLY CHAIN MANAGER: Encargado de la Cadena de Suministros en Danisco

Kansas.

SAP Sistema Corporativo.

DX Dextrosa.

AL Alcohol.

AN Ácido Nítrico.

BASC Alianza Internacional que Promueve un Comercio Seguro. (Business

Alliance for Secure Commerce).

GMP’S Buenas Prácticas de Manufactura.

PEPS Primeras entradas, primeras salidas

DEXTROSA Producto utilizado para estandarizar pectina

BUFFER Aquellos ingredientes que por la naturaleza del diseño de pectinas,

afectan la funcionalidad de la misma

PTAR Planta de tratamiento de aguas residuales.

NAFTA: Tratado de libre Comercio México – Norteamérica.

PICK UP NUMBER: numero consecutivo de referencia del Embarque.

BL: Factura de la naviera

RÉGIMEN ADUANAL: A1 (definitivo) y RT (definitivo, pero con cáscara de

importación).



DECLARACION DE EMPAQUE: Documentos comprobatorios del tratamiento dado a

las tarimas de madera.

FSSC: Centro financiero de servicios compartidos

SAP: Sistema corporativo

SHIPMENT COST: Gastos generados por el transporte de una mercancía

RMPS: Especificaciones de compra de materias primas (Raw Materials Purchasing

Specifications)

BRC: Norma mundial de seguridad alimentaria

.

SIMBOLOGIA UTILIZADA

Operación.- Ocurre cuando un objeto está siendo modificado en sus

características, se está creando o agregando algo o se está preparando para otra

operación, transporte, inspección o almacenaje. Una operación también ocurre cuando

se está dando o recibiendo información o se está planeando algo. Ejemplos: Tornear

una pieza, tiempo de secado de una pintura, un cambio en un proceso, apretar una

tuerca, barrenar una placa, dibujar un plano, etc.

Almacenaje.- Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son retenidos y protegidos

contra movimientos o usos no autorizados. Ejemplos Almacén general, cuarto de

herramientas, bancos de almacenaje entre las máquinas. Si el material se encuentra

depositado en un cuarto para sufrir alguna modificación necesaria en el proceso, no se

considera almacenaje sino operación; tal sería el caso de curar tabaco, madurar

cerveza, etc.

Inspección.- Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son examinados para su

identificación o para comprobar y verificar la calidad o cantidad de cualesquiera de sus

características. Ejemplos: Revisar las botellas que están saliendo de un horno, pesar un

rollo de papel, contar un cierto número de piezas, leer instrumentos medidores de

presión, temperatura, etc.



Transporte.-Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son movidos de un lugar a

otro, excepto cuando tales movimientos forman parte de una operación o inspección.

Ejemplos: Mover material a mano, en una plataforma en monorriel, en banda

transportadora, etc. Si es una operación tal como pasteurizado, un recorrido de un

horno, etc., los materiales van avanzando sobre una banda y no se consideran como

transporte esos movimientos.

Demora.-Ocurre cuando se interfiere en el flujo de un objeto o grupo de ellos. Con

esto se retarda el siguiente paso planeado. Ejemplos: Esperar un elevador, o cuando

una serie de piezas hace cola para ser pesada o hay varios materiales en una

plataforma esperando el nuevo paso del pro



RESPONSABILIDAD DIRECTIVA

INTRODUCCIÓN:

El departamento de Compras y Logística establece mediante este procedimiento su

organigrama y matriz de funciones con la finalidad de que cada persona que lo integra,

conozca su ubicación dentro de la organización de la empresa y las responsabilidades y

actividades que de ésta se derivan.

OBJETIVO:

Establecer las funciones y responsabilidades del personal que integra el departamento

de Compras y Logística, para lograr una operación eficiente que ayude a cumplir los

objetivos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de DMXT.

ALCANCE:

Aplica para el personal del departamento de Compras y Logística, así como también,

para las actividades propias de Comercio Exterior..



ACTIVIDADES: RESPONSABLE:

1. Establece un organigrama donde muestra la forma de organización y nivel de autoridad del departamento de Compras y Logística, el cual se muestra a continuación:

Dirección Técnica

DIRECCION TECNICA

AUXILIAR DE

MATERIAS

PRIMAS

ASISTENTE DE

COMPRAS

ALMACENISTAS

LOGISTICA DE

MATERIAS PRIMAS

JEFE DE

ALMACEN

COMERCIO

EXTERIOR

ASISTENTE DE

COMPRAS




2. Establece la Matriz de funciones donde define los responsables de las principales actividades relacionadas con la adquisición, recepción, almacenamiento, y entrega de los materiales necesarios para la operación del sistema de gestión de calidad establecido para la empresa.

Dirección Técnica

MATRIZ DE FUNCIONES DEL AREA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

Actividad : Dirección

Técnica

Jefe de

Almacén

Logística

de MP

Comercio

Exterior

Almacenist

as

Auxiliar de

Materias

Primas

Asistente de

compras

(Logistica)

Asistente

de compras

(Almacen)

Define la organización, interrelación del

personal y los objetivos del

departamento.

-

-

-

-

Define las necesidades de capacitación

del departamento y las proyecta en

coordinación con Recursos Humanos.

-

- -

-

Control y actualización del manual e

instructivos del departamento.

- - - -

Contactar y negociar con proveedores. - -

Coloca órdenes de compra y da

seguimiento a las mismas.

- - -

Controla existencias mediante inventarios

físicos.

- -

Coordina la logistica de la cáscara de

importación.

- - - - - -

Realiza labores de recepción,

almacenamiento y entrega de materiales

- -

Administra el sistema de inventarios en el

sistema.

- - -

Inspecciona áreas de almacenamiento - - -

Coordina el envío o retorno de materiales

o equipos para reparación, devolución o

renta.

- - - -

Optimiza el inventario de partes y

refacciones.

- - - - -




Técnica

Jefe de

Almacén

Logística

de MP

Comercio

Exterior

Almacenis

tas

Auxiliar

de

Materias

Primas

Asistente de

compras

(Logistica)

Asistente de

compras

(Almacen)

Conserva bajo su resguardo los

registros de calidad.

-

- - -

Evalúa el desempeño de proveedores

de MP y ME, Comercio Exterior.

- - - - -

Coordina actividades de exportación de

cáscara seca.

- - - - - -

Coordina importación de Pectina, y

retornos de la misma.

- - - - - - -

Coordina exportacion de Pectina, y

retornos de la misma.

Coordina importación de Materias

primas y Material de Empaque

- - - - - - -

Coordina importación de refacciones y

equipos grandes

- - - - -

Da seguimiento al programa de

limpieza de almacenes de materias

primas

- - - - -

Realiza los inventarios físicos de

material de empaque y materias primas

- - - -

Asegura abastecimiento de cáscara - - - - - -

Detecta, atiende y “documenta” las

situaciones de inconformidad. Da

trámite a inconformidades y define las

acciones para corregirlas y prevenirlas.

-

-

-

-

Responsable directo

Responsable indirecto

- No aplica



LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD

Clave Título Distribución Localización Conservación

DFAC-74-02 Formato de inventario de MP

Logística de Materias Prima

Almacén 3 años

DFAC-74-03 Formato de inventario de ME


Almacén 3 años

DFAC-74-07 Forma de consumos de Partes y Refacciones para Pectina Mecánico.

Almacén Almacén 1 años

DFAC-74-12 Evaluación de Proveedores de MP y ME


Almacén 3 años

DFAC-74-13 Reevaluación de Proveedores de MP y ME


Almacén 3 años

DFAC-74-14 Evaluación de Proveedores de Cáscara


Almacén 3 años

DFAC-74-15 Reevaluación de Proveedores de Cáscara


Almacén 3 años

DFAC-74-16 Forma Recepción Material de Empaque


Almacén 3 años

DFAC-74-17 Forma para Recepción de Saco de Papel


Almacén 3 años

DFAC-74-18 Forma para Recepción de Caja de Cartón


Almacén 3 años

DFAC-74-19 Formato para la Evaluación de Transporte

A Logística de Materias Prima

Almacén 3 años

DFAC-74-20 Formato para la evaluación de proveedores de bodegas en renta.


Almacén 3 años

DFAC-74-21 Formato para la evaluación de Transporte Interno

Logística de materias primas

Almacén 3 años

DFAC-74-22 Formato para la re-evaluación de Transporte Interno

Logística de materias primas

Almacén 3 años



DFAC-74-23 Formato para la re-evaluación de proveedores de bodegas en renta


Almacén 3 años

DFAC-74-25 Formato para la re-evaluación de Proveedores de Comercio Exterior

Comercio Exterior

Comercio Exterior

3 años

DFAC-74-26 Forma para la recepción de bolsa de plástico


Almacén 3 años

DFAC-74-27 Forma para la recepción de la tarima de madera


Almacén 3 años

DFAC-74-29 Forma de consumos de Partes y Refacciones para Pectina Eléctrico.

Almacén Almacén 1 año

DFAC-74-30 Formato de Aprobación de BUFFERS.

Logística de Materia Prima.

Almacén 3 años

DFAC-74-31 Formato de Auditoria de Bodegas de Cáscara.

Logística de Materias Primas

Almacén 3 años

DFAC-74-32 Evaluación de Proveedores de comercio exterior.

Comercio Exterior

Comercio Exterior

3 años

DFAC-74-34 Formato de RMPS Ingles Logística de Materias Primas

Almacén 3 años

DFAC-74-35 Formato de RMPS Español Logística de Materias Primas

Almacén 3 años

DFAC-74-36 Formato de Consumo de Materias Primas Mes Actual.


Almacén 3 años

DFAC-74-34.1

RMPS plus Fresh Peel Form


Almacén 3 años

DFAC-74-37 Cronograma de evaluación y re-evaluación de Proveedores


Almacén 3 años

DFAC-74-38 Reporte de inspección de condiciones de unidad de

Logística de Materias

Almacén 3 años



carga Primas

NOTA: El control de documentos se llevará a cabo de acuerdo al procedimiento DPCC-42-01 del Manual Maestro de Calidad (DMMC).



PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

I. Introducción

II. Objetivo

III. Alcance

IV. Actividades

1. Planeación del proceso de compras

2. Cáscara seca y fresca

3. Otras materias primas y material de empaque

4. Control ambiental

5. Partes y refacciones

6. Manejo de incidentes en la cadena de suministro de materias primas.

7. Manejo de incidentes en la cadena de exportación.

8. Procedimiento administrativo para órdenes de compra de materia prima y

material de empaque.

V. Diagramas de flujo

VI. Registros de calidad



INTRODUCCIÓN:

La adecuada administración del proceso de compras es muy importante dentro del

Sistema de Gestión de Calidad de la empresa ya que ésta permitirá el abastecimiento

oportuno, en los volúmenes y tiempo de entrega requeridos, de los materiales

necesarios para la producción de pectina. Así también, asegura la calidad de los

mismos desde la recepción y almacenamiento hasta su entrega a los usuarios.

OBJETIVO:

Definir las actividades, procesos y responsables, así como también los criterios

empleados en el proceso de adquisición, preservación y entrega de las materias primas

necesarias para la extracción de pectina, así como del material de empaque, partes y

refacciones, documentándolas de tal forma que se asegure la confiabilidad de su

aplicación y obtención de resultados.

ALCANCE:

Este procedimiento contempla las actividades para el proceso de compras de Cáscara,

Materias Primas, Material de Empaque, Partes y Refacciones de Stock y de Comercio

Exterior.



1.-Plantación del proceso de compras

Responsable: Logística de MP

Objetivo: Establecer una matriz donde se presente el proceso de compras dentro del

sistema de gestión de la calidad

Plan general de calidad

SIMBOLOGIA ALMACÉN INSPECCIÓN OPERACIÓN

DIAGRAMA FACTORES A

MONITOREAR

VARIABLES A

CONTROLAR

RESPONSABLE DE

ANALIZAR

RESPONSABLE DE

VERIFICAR

FRECUENCIA

DE ANÁLISIS

REGISTRO

ORIGINADO

ACTIVIDAD O

PROCEDIMIENTO

APLICABLE

ME DX AL AN PR CS CF

Programación

de Compras

Volúmenes de

compra de

cáscara

Jefe de Compras y

Logísticas

Director Técnico Mensual Peel report

format

DPAC-74-01

Abasto oportuno

y confiable

Programa de

Compras de MP

y ME

Logística de MP Jefe de Almacén/

Jefe de Compras y

Logísticas

Semanal DFAC-74-02

DFAC-74-03

DPAC-74-01

DPAC-74-01, 04.01

Especificaciones

de materias primas.

Niveles

adecuados de

PR

Jefe de Almacén Jefe de Almacén/ Jefe

de Compras y Logística

Dos veces por

semana.

(ME57)

Reporte de

requisición

de compra

DPAC-74-01

Colocación

O.C.

Especificaciones

Tiempo de

Entrega

Volumen

Especificaciones

Volumen

Logística de MP/

Jefe de Almacén

Jefe de Compras y

Logística.

Cuando

Aplique

Generación

automática

de O.C. en

el SAP.

DPAC-74-01

Seguimiento

O.C.

Tiempo de

Entrega

Partidas

pendientes de

surtir ya sea de

Stock o consumo

inmediato.

Logística de MP/

Jefe de Almacén

Jefe de Compras y

Logística.

Una vez por

semana.

(ZZGRLIST )

lista, dentro

del sistema,

de partidas

pendientes

por surtir y

en stock

DPAC-74-01

Recepción Cumplimiento de

Especificaciones

Volumen

Características

Almacén

Almacén / Usuario

Solicitante /

Aseguramiento de

Calidad

Cuando

Aplique

DFAC-74-16

DFAC-74-17

DFAC-74-18

DFAC-74-19

DPAC-74-01

DAAC-74-02

DPAC-74-03

Almacéna-

miento

Orden

Sanidad

Conservación

Localización

Identificación

Ubicación

Logística de MP /

Almacenistas

Jefe de Almacén Permanente DFAC-74-01

DFAC-74-31

Revisión a

depósitos de

líquidos

peligrosos

DPAC-74-01

Entrega

CS Volúmenes

Proveedor

Tipo

Fecha

Volúmenes

Proveedor

Tipo

Fecha

Logística de MP /

Jefe de Almacén

Producción Diario Orden de

Transferenci

a ( Transfer

order- SAP)

DPAC-74-01

DPAC-74-01, 04.01

ME Cantidad

Tipo

Cantidad

Tipo

Logística de MP Producción Cuando

Aplique

DFPE-7.5.5-

05

DPAC-74-01

PR Cantidad

Tipo

Cantidad

Tipo

Almacenistas Mantenimiento Cuando

Aplique

DFAC-74-07

DFAC-74-29

DPAC-74-01



2.-Cáscara seca y fresca


En el AB se establecen los volúmenes mínimos de compra por proveedor estimados para cada temporada.

2.1 Se encarga de asegurar el abastecimiento de cáscara y el cumplimiento al AB

Dirección Técnica

2.2 Autoriza la compra de cáscara a nuevos proveedores y notifica al departamento de logística.

Dirección Técnica

2.3 Establece las especificaciones y características que debe cumplir la cáscara en el manual (DPAC-74-01, 04)

Logística de MP

2.4 Da a conocer las especificaciones y características que debe tener la cáscara fresca al proveedor

Logística de MP

2.5 Establece los criterios de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores de cáscara.(DPAC-74-01)

Logística de MP

2.6 Elabora órdenes de compra para la cáscara seca, donde se definen claramente las especificaciones, y las envía a los proveedores.

NOTA: Tanto la cáscara seca como la fresca es enviada a planta de acuerdo a la capacidad de producción del proveedor y capacidad de recepción.

Logística de MP

2.7 Lleva a cabo las actividades de logística para la cáscara de importación.

(Ver diagrama de flujo, “Logística de Cáscara de Importación”, página 19)

Logística de MP

2.8 A la llegada de los embarques de cáscara seca los analiza y acepta o rechaza, notificando vía telefónica o por radio a la caseta, confirmando su decisión posteriormente en el reporte No. 19 del sistema de báscula, “Estatus de Aprobación de Embarques”.

(Ver diagrama de flujo “Recepción de Materias Primas” página 21 y 22)

Nota: cuando la recepción de embarques es en bodegas externas/foráneas la cascara es recibida, almacenada y posteriormente se envía a QC para su análisis y aprobación.

Departamento de

Aseguramiento de

Calidad



Nota: El proceso de recepción de cáscara fresca es responsabilidad del departamento que administre la producción de cáscara.

2.9 Pesa los embarques de cáscara seca o fresca aceptados y genera una boleta de pesada que envía al día siguiente al almacén para su registro en sistema.

Departamento de

Seguridad

2.10 Coordina el almacenamiento de los embarques de cáscara seca en las bodegas asignadas para ello, las cuales deben estar bien techadas, con piso de cemento, puertas de acceso seguras y libres de plagas. Para su almacenamiento se debe estibar sobre tarimas de madera.

Logística de MP /

Jefe de Almacén

2.11 El proveedor de CS deberá identificar los sacos, con una etiqueta que coserá por afuera de los mismos, y/o pegara en caso de sacos compactados en algún lugar visible que tendrán por lo menos los siguientes datos:

Nombre del proveedor

Fecha de producción,

Tipo de cáscara,

Color de etiqueta correspondiente

(La etiqueta deberá además cumplir con los colores de identificación informados al proveedor en la O.C.)

En caso de incumplimiento a las especificaciones de Calidad o etiquetado, solo se podrá recibir con la autorización de Dirección técnica y /o Gerencia de Operaciones, mediante cualquier medio impreso.

Logística de MP

Jefe de Almacén

2.12 Realiza visitas a las bodegas de almacenamiento, por lo menos una vez al año, para verificar las labores de limpieza, orden y conservación de las mismas. (DFAC-74-31)

Solicita el apoyo del departamento correspondiente para solucionar cualquier anomalía detectada.

Logística de MP

3.-Otras materias primas y material de empaque




3.1 Establece los criterios de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores de materias primas en el manual DPAC-74-01

Logística de MP

3.2 Envía reporte de desempeño de proveedores, en base a los resultados de la re-evaluación.

Logística de MP

3.3 Realiza Inventarios Físicos por día productivo de materias primas y semanales de material de empaque con el propósito de conocer en forma oportuna las existencias y determinar los consumos. (DFAC-74-02 y DFAC-74-03)

Auxiliar de MP

3.4 Realiza la Programación de Compras de acuerdo a la información que arroja el sistema (SAP) sobre las necesidades de abastecimiento materias primas y de empaque en producción y considerando la capacidad de almacenamiento y existencia de seguridad, apoyándose en las requisiciones que se genera automáticamente en sistema.

Logística de MP

/Jefe de Almacén

3.5 Coloca Órdenes de Compra a los proveedores correspondientes.

En caso de problema de suministro de alguna materia prima critica y que este fuera del alcance del proveedor principal, se deberá recurrir al alternativo contemplado en la lista de proveedores aprobados.

En el remoto caso de que no se cuente con proveedor alternativo o éste no pueda cumplir con los requerimientos, se informara a producción y calidad para tomar una decisión.

(Ver diagrama, “Logística de Abastecimiento de Materias Primas”, página 20)

Logística de MP

3.6 Recibe los embarques de Materias Primas.(Ver diagramas, “Recepción de Materias Primas”, páginas 21 y 22)

Logística de MP /

Jefe de Almacén

3.7 Pesa los embarques de Materias Primas aceptados por Aseguramiento de Calidad y genera la boleta de pesada (DFPE-7.5.5-12), la cual incluye la evaluación de las condiciones del transporte de las materias primas, (DFAC-74-19), indicadas en procedimiento de criterios de evaluación, y la envía al día siguiente al almacén para su registro en sistema de inventarios.

Departamento de

Seguridad

3.8 Coordina el almacenamiento, según el producto, en los tanques respectivos o bodegas asignados para ello.

Logística de MP/

Jefe de Almacén/



Nota: Ver condiciones de almacenaje para la conservación de las materias primas (Anexo A, páginas 23 y 24)

En el caso de la dextrosa, se identifica cada pallet asignándole el número de batch generado automáticamente por el sistema al hacer el registro en sistema.

Auxiliar de MP

3.9 Se abastece directamente de los tanques que almacenan a las líneas de producción, las Materias Primas en estado líquido o gaseoso.

Departamento de

Producción

3.10 Suministra el Filtro Ayuda enviando los embarques directamente a las líneas de producción y almacenando el excedente.

Logística de MP /

Jefe de Almacén

3.11 Recibe y coordina la dosificación de Sal directamente a las pilas de salmuera y almacena el excedente en la misma área.

Logística de MP /

Jefe de Almacén

En el caso de Dextrosa, un almacenista o auxiliar de materias primas verificara que se tome del batch correcto según controles de PEPS

Logística de MP/

Auxiliar de MP/

Almacenistas

Nota: Ver Procedimiento para Control de PEPS (DPAC-74-03)

3.12 Inspecciona periódicamente la situación de orden y limpieza en que se encuentran las Áreas de descarga.

Logistica de MP

/Auxiliar de MP

Nota. En caso de detectarse alguna anomalía durante la inspección de solicita al departamento correspondiente su solución.

3.13 Recibe el Material de Empaque e inspecciona de acuerdo a clasificación (Ver anexo B, página 25). Para efectos de Rastreabilidad, se deberá observar:

PRODUCTO RASTREO

CAJA DE CARTON Fecha de fabricación en la caja, y especificado en el Certificado de Calidad.

SACO DE PAPEL Número de lote impreso en el saco, y especificado en el Certificado de Calidad.

BOLSA DE PLASTICO

Fecha de fabricación, impreso en el empaque (caja), y especificado en el

Logística de MP /

Jefe de Almacén /

Almacenistas



Certificado de

Calidad.

CINTA DE PAPEL KRAFT

Número de lote especificado en el empaque (caja).

CINCHOS DE PLASTICO

Número en el código de barras, especificado en el empaque, (bolsa de plástico).

3.14 Almacena el material liberado en la parte designada para este fin.

Logística de MP/

Jefe de Almacén/

Almacenistas

3.15 El material dañado y /o rechazado es identificado y almacenado temporalmente en el rack designado para tal fin, en bodega 7 hasta decidir su destino final.

Logística de MP /

Jefe de Almacén /

Almacenistas

3.16 Entrega el material de empaque requerido por el departamento de Tráfico mediante la forma DFPE-7.5.5-05. Se deberá entregar siempre por paquetes completos.

Nota: Ver Procedimiento para el control de PEPS (DPAC-74-03)

Logística de MP /

Jefe de Almacén /

Almacenistas/Auxil

iar de MP

4.-Control ambiental


Como compromiso de involucramiento en los aspectos ambientales, el departamento de

Compras y Logística, considera las actividades correspondientes y los responsables en

la recepción, almacenamiento y control ambiental de los principales productos químicos

peligrosos que entran a Danisco Tecomán, Esos procedimientos son:

DPSI-446-01 Procedimiento general para recepción de materiales peligrosos.

DPSI-446-02 Procedimiento para descarga de ácido nítrico.



DPSI-446-03 Procedimiento para descarga de Alcohol Isopropanol.

DPSI-446-04 Procedimiento para descarga de amoníaco.

DPSI-446-05 Procedimiento para descarga de combustóleo.

DPSI-446-06 Procedimiento para descarga de diesel.

Así como también el Procedimiento General para Emergencias (DPSI-447-01) en sus

puntos 6.4 y 6.5 que trata del procedimiento a seguir en caso de derrames o fugas de

materiales peligrosos. En el cual se hace referencia al procedimiento para el manejo,

identificación y almacenamiento de residuos peligrosos en el almacén temporal

correspondiente, (DPEE-44-05), que se encuentra dentro del manual de Control

Ambiental.

Este procedimiento deberá ser consultado por el personal de almacén, cuando le

correspondiera llevar algún residuo peligroso al almacén temporal.

El departamento de seguridad junto con el auxiliar de materias primas son responsable

de asegurar previo a su ingreso que las condiciones físicas de las unidades con

materiales peligrosos no muestren riesgos visibles que puedan originar algún incidente

ambiental dentro de las instalaciones, (DFAC-74-19 y Lista de chequeo para recepción

descarga de materiales peligrosos).

Para poder contratar el suministro de materiales peligrosos se requiere que el

proveedor cuente con una póliza de seguros para daños ambientales que cubran

cualquier incidente o accidente en tránsito.



5.-Partes y refacciones

Responsable: Jefe de Almacén



5.1 Lista de requisiciones:

Se ingresa al sistema SAP, una vez dentro, se accesa a la transacción ME57 (Assign and Process Purchase Requisitions).en la cual por default aparecerán los datos principales, como lo son comprador y planta, por lo que después hay que seleccionar la opción requisiciones de compras asignadas (assigned purchase requisitions) y se ejecuta el reporte dando click en el icono correspondiente, en seguida aparecerá el reporte de requisición de compra que es el MRP de las partes y refacciones y sugiere los códigos a pedir, cantidades y a que proveedor, esto con base a las salidas del día o días anteriores, máximos, mínimos y puntos de reorden capturados en el máster de materiales.

(observar fig. 5.1)

Jefe de Almacén

5.1.2En este reporte se debe revisar la información; debido a que pueden existir códigos en los cuales a cambiado el comportamiento del código y se tengan que cambiar el punto de reorden o que se hayan dado de baja.

Si es el caso que se haya dado de baja algún producto se tiene que cancelar la requisición para que sea eliminada del sistema en la transacción ME52N (change purchase requisitions). En la cual se pueden cambiar cantidades y proveedor. Aquellos códigos que se hayan dado de baja por obsoletos, se debe solicitar que sean removidos del stock, para posteriormente dar de baja la requisición de compra, y que ya no aparezcan en el reporte.(estas se da en la transacción

Jefe de Almacén /

Almacenistas

5.2Elaboracion de la orden de compra.

En la transacción ME21N se procede a la elaboración de la orden de compra correspondiente, para la cual se puede asignar a los proveedores que aparecen en el reporte assign automatically (asignar automáticamente) o a cualquier otro assign manually (asignar manualmente), según sea lo más conveniente.

5.2.1 Orden de compra manualmente:

Transacción ME21N se procede a la elaboración de la orden de compra correspondiente.

a) Se coloca el numero de proveedor, en caso de no contar con él se coloca el nombre seguido de un asterisco (*proveedor*).

b) Aparecerá una lista de la cual escogeremos a nuestro

Jefe de almacén /asistente de compras



proveedor

*Si cuenta con No. de material

a) Se coloca el no. de material

b) Cantidad

c) Precio

d) Damos INTRO y nos aparecen los datos restantes automáticamente

e) Si queremos observar la orden de compra antes de generarla damos click en print preview.

f) Una vez de acuerdo le damos en guardar (ctrl+s)

g) apuntamos el No. de orden que nos arroja el sistema

*No cuenta con No. de material

a) En la columna A se debe colocar la letra según sea el caso:

K: si se cuenta con No. de cuenta y centro de costos

F: Si tiene Internal Order

b)Escribimos la descripción del producto a comprar (Short Text)

Nota: En caso de que el espacio sea insuficiente para la descripción del producto nos vamos a la parte inferior de la pagina en el apartado item y seleccionamos la pestaña de texto (text) en donde se podrá colocar la descripción completa del producto.

c) Cantidad (PO Quantity)

d) Precio (Net Price)

e) Tipo de moneda (currency)

f) Precio por cantidad(Per)

g) Grupo de material al que pertenece (material group)



h) Planta (Plant)

i) Localización (Stor. location)

Nota: Damos intro y se despliega la ventana de los ítems

En el apartado de cuenta asignada (account assignment) se colocan los datos de acuerdo a :

K: Punto de descarga (Unloading appoint), Destinatario (recipient), cuenta (g/l account) centro de costos (cost center).

F: Punto de descarga (Unloading appoint), Destinatario (recipient), cuenta (g/l account) orden (order)

Nota: el Centro de costos, cuenta y el no. de orden se pueden localizar en My computer/R:/Materias primas/a. coa nuevas cuentas/cost centers (o Guía contable SAP actual)

Una vez llenados estos campos guardamos la orden de compra (ctrl.+s) y apuntamos el no. que nos arroja en sistema. En caso de que no se requiere de autorización previa la orden de compra se mandara imprimir automáticamente.

5.3 Conteo físico.

Se verifica frecuentemente las existencias del stock del almacén de parte, efectuando conteos físicos cíclicos y realizando los ajustes de las diferencias detectadas, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos:

Transacciones – Conteo Físico.

MI01: Para crear el documento o folio del conteo. En el cual únicamente se ingresa el número de planta (plant) y ubicación de almacenamiento (storage location) y damos INTRO.

Nota: Para localizar el numero de materia que continua nos vamos a my computer:/R:/ almacén/ stock archivos SAP (DMXT).

Una vez agregados los materiales se le da guardar (ctrl +s) y anotamos el numero de documento q nos da en la parte inferior de la pagina (1000…..)

MI21: Para imprimir el listado de los códigos a contar. Introducimos eñ numero de documento q nos arrojo el sistema y el año fiscal al que pertenece. En esta transacción los códigos aparecen sin las existencias que hay en el sistema.

ZM07: En esta transacción también se imprime el listado anterior,

Jefe de Almacén

/Almacenistas

Jefe de Almacén



pero aquí se muestran las existencias del stock.

MI04: (enter inventory count) una vez realizado el conteo se ingresan los datos en esta transacción colocan el numero de documento, año fiscal y dando INTRO.

Una vez adentro se va colocando el conteo correspondiente al finalizar damos click en contar ceros (zero count) para que tome en cuenta los ceros encontrados dentro del conteo y le damos guardar (ctrl+s)

MI20: automáticamente aparecerán los datos del conteo que estamos realizando por lo cual solo será necesario ejecutar la transacción la cual arroja la lista con las diferencias encontradas en los códigos.

a) Si se está de acuerdo con esas diferencias se seleccionan todos los recuadros y se postean después nos lleva a otra pagina en donde le damos guardar (ctrl + s) y nos dará un numero de documento en caso de ser necesario

b) Si no se esta de acuerdo con estas diferencias se seleccionan los datos a modificar y le damos click en cambiar conteo (change count) una vez modificados se procede a postear el documento.

En la transacción MMBE (stock overview) se llama uno a uno los códigos ajustados si se desea apreciar los ajustes que ya están afectados en el sistema SAP o para buscar un numero de documento

5.5 Seguimiento de órdenes de compra pendientes:

Un apoyo para el seguimiento de las órdenes de compra pendientes por surtir es la transacción ZZGRLIST, donde se ven las partidas pendientes de surtir ya sean de stock o consumo inmediato. Se deberán seguir estos pasos:

Accesar a la transacción ZZGRLIST, llenar los campos como Purch. Organization (1081), Purchancing group (comprador), Plant (182) y se manda ejecutar (F8) el reporte. Y si se requiere solo lo pendiente por surtir de un proveedor se coloca el no. desigando para dicho proveedor en el campo correspondiente. (Vendor).

Despliega un reporte, que se puede imprimir para analizar más fácilmente una a una cada orden de compra, y así poder informar al usuario de la situación que guardan sus requerimientos ya sea de consumos inmediatos o partes de

Jefe de Almacén / Asistente de compras



stock, también sirve para informar al proveedor los pendientes que tiene con nosotros sobre todo de materiales a los cuales ya se les ha vencido el tiempo de entrega.

5.6 Recepción de materiales:

Recibe y revisa el material de acuerdo a las características y especificaciones expresadas en la orden de compra, y puede apoyarse en el “Instructivo para la recepción de Partes y refacciones” (DAAC-74-04, sección 07.04).

Almacenistas

5.7 En caso de alguna duda con el material recibido, se solicita al departamento de Mantenimiento o Proyectos la verificación para su aceptación o rechazo.

Almacenistas

5.8 Almacena el material liberado en el área designada para ello.

Almacenistas

5.9 En caso de detectar alguna diferencia del material contra la orden de compra ya sea en especificaciones o en cantidades, lo separa y avisa al Jefe de Almacén para que efectúe las acciones necesarias.

Almacenistas

6.-Manejo de incidentes en la cadena de abastecimiento de materias primas




Objetivo

El propósito de este documento es asegurar una pronta y efectiva respuesta y

conseguir el soporte apropiado en caso de cualquier incidente durante la Logística para

el Abastecimiento de Materias Primas.

Alcance

Quedarán establecidos las definiciones y el manejo de incidentes, las funciones y

responsabilidades de acuerdo a la norma BASC, el requerimiento de preparación y

respuesta a eventos críticos, durante la cadena de Abastecimientos de Materias Primas.

DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR Y COMPRADOR.

La responsabilidad del proveedor y comprador durante la cadena de suministro

se define en la orden de compra mediante el incoterm correspondiente.

Definición de incidentes de seguridad.

Incidente Menor:

Son aquellos en los cuales pueden afectar el tiempo de entrega de nuestra

materia prima para el abastecimiento de Producción, que ocasionen un retardo

mayor al tiempo de entrega, tales como: Choques, incendio, volcaduras en

carretera, vía cerrada, incidentes mecánicos, caminos cerrados debido a

fenómenos naturales, etc.

Inspección Rutinaria de Narcóticos Gobierno Federal:

Son revisiones físicas a los embarques realizadas por el Ejército Mexicano o por alguna

organización policiaca y son consideradas como incidente no severo ya que es

aleatoria.

Incidente Severo:

Este incidente es, cuando ocurre un riesgo de amenaza de Terrorismo o involucra

Narcóticos, en este caso se debe contactar de forma inmediata al Director Técnico de

nuestra Empresa, y él a su vez contactará a las personas y autoridades

correspondientes de acuerdo a la gravedad de este incidente y procedimientos.



En el caso de incidentes de tráfico que involucre materiales peligrosos, este pudiera ser

considerado un incidente severo, dependiendo de la gravedad del mismo.

MANEJO DE INCIDENTES

Cuando ocurre un incidente de seguridad, la persona responsable debe contactar a la

persona que le da soporte y seguimiento (comprador y/o Logística de Materias Primas),

en un tiempo determinado de acuerdo al tipo y severidad del incidente.

a) Incidente Menor. La persona que recibe la información, debe avisar a Logística de Materias Primas para

seguimiento del problema y de no encontrarlo debe contactar al responsable de

almacen para el soporte del evento, en caso de afectar nuestros niveles de inventario,

se deberá contactar al proveedor alternativo.

b) Inspecciones Rutinarias Gubernamentales.

Logística MP es quién le da seguimiento al evento

c) Incidente Severo:

Este caso es cuando involucra incidentes en el tránsito de materiales peligrosos,

amenaza de Terrorismo o de Narcóticos, quién recibe la información externa o interna

debe informar a Logística de Materias Primas, para canalizarlo de manera inmediata

con el Director Técnico de la empresa a fin de tomar una decisión y acciones

correspondientes (pudiendo incluir a otros departamentos involucrados).

RESPONSABILIDADES & ROLES

Empresa Transportista

Es Responsable de proveer el servicio de transporte de nuestra Materia Prima a través

de una unidad adecuada, de una manera eficiente en el tiempo requerido, cumpliendo

todos nuestros requerimientos.

Seguridad Industrial (Caseta de Entrada).



Es responsable de verificar que todas las unidades de transporte de producto que

arriben al estacionamiento, traigan los documentos correspondientes (sellos en su caso,

información que identifique al chofer). Así mismo inspeccionar que a la salida el

conductor , lleven consigo solo los documentos correspondientes, dejando en caseta

los pertenecientes a la empresa. Dicha responsabilidad es compartida con el auxiliar de

materias primas, quien es el responsable de la descarga de materiales peligrosos.

Logística de Materias Primas.

Responsable de contactar al proveedor y/o vendedor para programar las entregas o los

embarques en fecha requerida, de acuerdo a las necesidades de Producción, previendo

que los proveedores cumplan con las especificaciones del producto y los

requerimientos de seguridad, y quien será avisado de cualquier situación anormal que

se pudiese presentar al momento del arribo de la unidad o en el interior de nuestras

instalaciones. O en su caso recibir información por parte del proveedor en caso de

alguna situación anormal durante el trayecto del producto.

De igual manera, es el responsable de contactar a otros departamentos o a la Dirección

Técnica en caso de ser necesario.

7.-Manejo de incidentes en la cadena de distribución del producto terminado

Responsable: Comercio exterior

OBJETIVO



El propósito de este documento es asegurar una pronta y efectiva respuesta y

conseguir el soporte apropiado en caso de cualquier incidente durante el proceso de

distribución del producto terminado.

ALCANCE

Quedarán establecidos las definiciones y el manejo de incidentes, las funciones y

responsabilidades de acuerdo a la norma BASC, el requerimiento de preparación y

respuesta a eventos críticos, durante la cadena de exportación.

DEFINICION DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

Incidentes menores:

Son aquellos incidentes de tráfico que pueden afectar la entrega a tiempo de nuestros

productos, tales como: tráfico vehicular, largas líneas de espera, fallas mecánicas,

choques, volcaduras en carretera, caminos cerrados, etc. Que pudieran generar una

demora mayor a un día. (Dependiendo de la severidad del incidente se dará parte a

nuestra aseguradora TRYG).

Inspección Rutinaria de Narcóticos Gobierno Federal (incidente menor):

Son revisiones físicas a los embarques realizadas por el Ejército Mexicano o por alguna

organización policiaca y son consideradas como incidente menor ya que es aleatoria.

Incidente Severo: Este incidente es, cuando ocurre un riesgo de amenaza de

Terrorismo o involucra Narcóticos, tanto en la recepción en planta de equipo vacío

como en la inspección que alguna autoridad pertinente realice, en equipo con producto

de DANISCO MEXICANA.

MANEJO DE INCIDENTES



Cuando ocurre un incidente de seguridad, el responsable debe contactar a la persona

que le da soporte, en un tiempo determinado de acuerdo al tipo y severidad del

incidente.

a) Incidentes de menores:

La línea transportista contactará al encargado de Comercio Exterior notificando el

retraso de la unidad ya sea por: tráfico vehicular, largas líneas de espera, fallas

mecánicas, choques, volcaduras en carretera, caminos cerrados, o en el caso de haber

sufrido alguna inspección por el ejército en el trayecto de nuestra Planta al patio del

transportista. De igual forma Comercio Exterior notificará al encargado de embarques o

tráfico para que ajuste los tiempos programados.

b) Inspecciones Rutinarias Gubernamentales:

En el caso de exportación, al momento que el transporte arriba al último punto de

salida, nuestro Agente Aduanal revisa que la unidad tenga nuestro sello de seguridad

intacto, en caso contrario, informa a comercio exterior en donde especifica que tuvo

revisión de las autoridades y que se ha roto el sello, así como el número del nuevo sello

de seguridad asignado, por parte de comercio exterior se hace una notificación oficial al

cliente vía e-mail. COMERCIO EXTERIOR.

c) Incidente Severo:

En este caso Comercio Exterior deberá contactar de manera inmediata a la

DIRECCION TECNICA y este a SEGURIDAD PATRIMONIAL de Danisco Mexicana,

S.A. de C.V. a fin de tomar una decisión al respecto (pudiendo incluir a otros

departamentos involucrados).

RESPONSIBILIDADES & ROLES

Empresa Transportista – Línea Naviera



Es responsable de posicionar en la planta de Danisco Mexicana unidades en los

tiempos y características solicitadas, así como realizar el traslado de nuestros productos

a su destino final de manera eficiente bajo las normas solicitadas por Danisco

Mexicana, así como notificar en caso de algún accidente durante las operaciones.

Guardia Caseta de Entrada

Los guardias de seguridad son responsables de checar la información de la unidad

antes del ingreso a planta (No. de contenedor o caja, carta porte, datos del chofer, línea

transportista, peso, y/o alguna anomalía detectada en la inspección del transporte.).

Después de dicha revisión se le informa al departamento de embarques/ tráfico si

cumple o no con los requisitos necesarios para ser cargado.

Cuando la unidad está por salir de igual forma corroboran que los documentos de salida

dados por embarques coincida con los documentos que lleva el chofer (No. de sello,

peso).

Tráfico / Embarques

Es responsable de verificar detalladamente la unidad para detectar cualquier

característica fuera de las especificadas por DANISCO MEXICANA así como cualquier

anomalía (abolladura, olores, suciedad) que será reportada a Comercio Exterior para

que lo reporte al responsable de la línea. En caso de encontrar algo mas que

represente una contingencia se informa de manera inmediata al JEFE DE SEGURIDAD

y en caso necesario se rechaza la unidad. Posteriormente se procede a la carga de

producto, cuidando que todo el peso sea distribuido de manera equitativa en la unidad.

Posteriormente se procede al llenado de los documentos para la salida de la unidad.

Agente Aduanal



Responsable de recibir las cajas / contenedores cargados, verifica que los sellos y/o

candados no hayan sido rotos, toma fotos como evidencia, recibe y verifica la

documentación y realiza una inspección visual de seguridad mecánica, proporciona

los papeles finales para realizar un cruce o despacho rápido y eficiente.

Comercio Exterior

Responsable de solicitar los equipos en tiempo y forma, así como del constante

monitoreo de los mismos, estar en contacto con el departamento de tráfico y/o agente

aduanal al tanto de cualquier incidente, de igual forma es responsable de realizar

documentos de exportación.

Dirección técnica.

Es responsable, mediante al personal asignado a su departamento, de asegurar la

pronta y efectiva respuesta y de conseguir el soporte apropiado en caso de cualquier

incidente severo durante el proceso de distribución del producto terminado.

8.-Proceso administrativo para la compra de materia prima y material de empaque




PRODUCCION COMPRAS Y LOGISTICA FSSC

DIAGRAMAS DE FLUJO:

Logística de Cáscara de Importación

Alimentar Plan

de producción

Generación

Automática

de MRP en

el SAP.

Se elabora orden

de compra en el

sistema.

Autorización de la

Orden de Compra

en el sistema.

Se envía Orden de

Compra al

proveedor

Se recibe material

solicitado

Se da entrada en

Sistema y se manda

copia de factura y/o

remisión sellada a

FSSC

Vallejo: Recibe

Factura original y se

inicia proceso de

pago

Se paga de acuerdo a

términos establecidos

en base de datos SAP.

NOTA: ESTE PROCEDIMIENTO

NO ES APLICABLE PARA LA

COMPRA DE CASCARA



Logística para el abastecimiento de Materias Primas (Excepto Cáscara)

Se recibe notificación de compra por

parte del Director técnico

Elaborar O.C. y enviar al proveedor

Elabora solicitud de pago de B/L

para su pago y enviar a FSSC

El proveedor informa cantidad y

fecha estimadas en que tiene

cáscara lista para enviar

1

Notificar al almacén la cantidad, día y

hora de llegada de los contenedores

Después de la llegada de los

contenedores el Agente Aduanal envía

factura y pedimento

Elaborar costeo, hacer GR y enviar con

factura original, B/L, copia de

pedimento, y copia de factura de

Agente Aduanal a FSSC

Al llegar factura original de Agente

Aduanal y comprobantes enviar a FSSC

(LFE)

Al llegar Manifestación de Valor revisar y

enviar al Representante legal para firmar

(gdl) (LFE)

Una vez firmada la Manifestación de

Valor, enviar un tanto al Agente Aduanal

y otro a FSSC. (gdl)(LFE)

1

Fin

Inicio

INICIO



Recepción de Materias Primas

NOTA No. 1 Entrar a la

transacción ZZGRLIST

Esperar llegada

F I N

Elaborar orden de compra y

enviar al proveedor, de

acuerdo a requerimientos.

Revisar programación para

seguimiento, verificar con

soporte de documentos

Revisar MB57 Planeación de

Requerimiento de Materiales

(MRP)

Enviar

nuevamente

Contactar

proveedores

alternativos

¿El retraso puede

afectar la

continuidad del

proceso?

¿Existe orden de

compra ? Verificar en

sistema

(Ver Nota N° 1)

¿Existe

confirmación del

proveedor?

¿Hay retraso?

SI

NO

NO

SI

SI

NO

SI

Arribo de materias

primas

SEGURIDAD verifica estado

general del transporte y



Continúa….

NO

SI

SI

NO

Clase A Clase B

Clase C



* NOTA: En fines de semana o días festivos, logística de Materias Primas / Jefe de Almacén deberá dejar un permiso por escrito para el ingreso

de la Materia Prima en caseta de seguridad.

Las unidades de transportes que traen materiales que se descargan dentro de la planta,

como dextrosa, cáscara, buffers, son inspeccionadas y se llena el “reporte de

inspección de condiciones de unidad de carga”, DFAC-74-38.

Las unidades que traen productos químicos son inspeccionadas por el departamento de

seguridad y/o auxiliar de materias primas, previo a su ingreso. (DFAC-74-19).

ANEXO A

SI

NO

NO Almacén. informa a

Seguridad de no recibir el

embarque y comunica al

proveedor

Se solicita autorización de Dirección

Técnica o Gerencia de

Operaciones

¿El rechazo del

embarque pone en

riesgo el

abastecimiento?

1

¿Autorización

aceptada?

Almacén autoriza ingreso

informando a Seguridad

Seguridad *

FIN



Condiciones de almacenaje para preservar las materias primas y material de empaque.

En la siguiente tabla se establecen las condiciones generales para el manejo y

almacenamiento de materia prima y material de empaque para su adecuada

preservación.

Materia Prima Almacén / Depósito Características

Cáscara Fresca y Seca

La cáscara fresca se almacena temporalmente, en tolvas de acero mientras no sea utilizada.

La cáscara seca, se almacena en bodegas exclusivas para tal fin.

Las tolvas son de acero reforzado.

Las bodegas para cascara seca deben estar bien techadas, con piso de concreto y puertas de acceso seguras, protegidas de la humedad y los roedores.

Se debe evitar el contacto directo con el piso utilizando tarimas.

Amoníaco Dos nodrizas de 15 ton. c/u Fabricadas especialmente para almacenar este producto, equipadas con medidas de seguridad e indicadores de % de llenado; se deberán mantener limpias, así como el área de descarga.

Gas LP Una nodriza con capacidad de almacenar 2800 kgs.

Tanques en buen estado, con cubierta protectora para los instrumentos de medición; área limpia.

Combustóleo Dos tanques con capacidad de 559 m3 cada uno.

Tanques de acero, con su dique de contención, medidores de nivel y área libre de objetos extraños innecesarios.

Sosa Cáustica Un tanque en línea 1, con capacidad de 35 tons. El otro en línea dos, con capacidad de 15 tons.

Ambos tanques de fibra de vidrio, con venteos y medidores externos de nivel y con diques de contención.

Ácido Clorhídrico Un tanque en línea 1, con capacidad de 30 tons., el otro en línea 2 con capacidad de 12 tons.

Ambos tanques de fibra de vidrio, venteos con trampas para vapores,medidores externos de nivel, y diques de contención.

Diesel Industrial Un tanque junto a calderas, con capacidad de 14 m3; el otro junto a la secadora con capacidad de 86 m3.

Tanques de acero, con bombas externas para su llenado, escaleras y diques.



Materia Prima Almacén / Depósito Características

Filtro Ayuda Se almacena en ambas líneas y el excedente en bodega 7.

En las áreas de uso se almacena lo que sea posible, en área seca y limpia, sobre tarimas de plástico. Igual en bodega 7.

Sal Industrial Se almacena en bodega 7 Para su protección, se estiba este producto sobre tarimas de plástico.

Carbonato /EDTA Se almacena en bodega 7 En tarimas de madera, en racks identificados.

Saco de rafia Se almacena en bodega 7 En tarimas de madera, en racks identificados.

Tarimas Se almacena en bodega 7 Tarimas, en cuarto designado exclusivamente para su almacenaje, libre de humedad y contaminación, de insectos y otros materiales.

Bobinas de plástico chica y grande

Se almacena en bodega 7 Bobinas en tarimas de madera en racks identificados.

Ácido Nítrico

Se almacena en cuatro tanques con una capacidad total de 210 tons.

Tanques de acero inoxidable, con sus líneas de recepción y descarga, transmisores de nivel y tablero local con indicadores de nivel.

Alcohol Industrial Se almacena en dos tanques en línea 1 y uno en línea 2.

En línea 1, tanques de acero con indicadores de nivel y diques.

En línea 2, tanque de acero inoxidable con sus válvulas de control, e indicadores de nivel en tablero de control y diques

Dextrosa En dos contenedores exclusivos para tal fin.

Contenedores acondicionados para el almacenamiento de Dextrosa, la cual se paletiza y acomoda sobre tarimas de madera.

Material de Empaque Se almacenan en la parte superior del almacén general.

El saco, caja, lámina, quedan almacenados e identificados sobre tarimas de plástico.

Bolsa de plástico, película estirable y otros materiales de empaque; sobre anaqueles.

El área debe mantenerse limpia y seca.



Buffers Se almacenan en la bodega, a un lado de extracción, línea 2.

Área acondicionada para tal efecto, se paletiza el material, y se acomoda en tarimas de plástico.

Nitrógeno líquido Se almacena en tanque de acero, en línea 1.

Tanque con capacidad para 34.065 m3,9000 galones. Con indicador de nivel, y medidor de presión

Hipoclorito de Sodio. Tanques localizados en línea 1, línea 2 , L.A y PTAR.

Tanques de plástico con capacidad de 5,000 lts. Cada uno,

ANEXO B

Clasificación de Materias Primas y Material de Empaque

Tipo: Producto:

A-> Forman parte del proceso y

requieren aprobación de Aseguramiento

de Calidad para su aceptación

SAL, ACIDO NÍTRICO, DEXTROSA,

CÁSCARA, ALCOHOL,SOSA, ACIDO

CLOHRIDRICO, BUFFERS (DFPE-7.5.5-

12)

B-> Productos que requieren certificado

de calidad para su aceptación

CALHIDRA, CARBONATO DE

SODIO,POLIMERO CATIONICO,

POLIMERO ANIONICO, COAGULANTE

CATIONICO FILTRO AYUDA,

NITRÓGENO, AMONIACO (DFPE-7.5.5-

12 Excepto polimeros)

C-> Energéticos y Materias primas que

no requieren certificado de calidad

COMBUSTOLEO, DIESEL, GAS, resto

de productos

D-> Material de empaque que requiere

muestreo estadístico de aceptación y

certificado de calidad.

SACO DE PAPEL, (DFAC-74-17),

CAJA DE CARTÓN(DFAC-74-18),

BOLSA DE PLASTICO (DFAC-74-26) y

TARIMA DE MADERA (DFAC-74-27).

E-> Material de empaque que requiere

solo inspección visual Resto de materiales (DFAC-74-16)



ANEXO C



ANEXO D



REGISTROS DE CALIDAD:

DFAC-74-02 Formato de inventario físico de Materias Primas.

DFAC-74-03 Formato de inventario físico de Material de Empaque.

DFAC-74-07 Forma de consumos de Partes y Refacciones para Pectina Mecánico.

DFAC-74-16 Forma para recepción de material de empaque.

DFAC-74-17 Forma para recepción de saco de papel.

DFAC-74-18 Forma para recepción de caja de cartón.

DFAC-74-19 Evaluación de transporte de MP.

DFAC-74-26 Forma para recepción de bolsa de plástico.

DFAC-74-27 Forma para recepción de tarima de madera.

DFAC-74-28 Forma para solicitud de ingresos de productos químicos.

DFAC-74-29 Forma de consumos de Partes y Refacciones para Pectina Eléctrico.

DFAC-74-31 Formato de Auditoria de Bodegas de Cáscara.

DFCL-82-001 Reporte de Aceptación de MP.

DFPE-7.5.5-05 Requisición de material de empaque.

DFMM-75-20 Control de Partes

DFAC-74-38 Reporte de inspección de condiciones de unidad de carga



CRITERIO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Contenido:

I. Introducción

II. Objetivo

III. Alcance

IV. Proveedores

1. Cáscara

2. Materias primas y Material de empaque

3. Servicio de mantenimiento

4. Instrumentación

5. Proyectos de inversión

6. proveedores de servicios de fumigación

7. proveedores de sanitizantes

8. Servicio de destrucción fiscal y residuos peligrosos

9. Bodegas de arrendamiento, para cáscara deshidratada

10. Transporte interno de cáscara deshidratada

11. Para exportación de pectina.

12. Proveedores en “CLASE D”

13. Materiales de grado alimenticio.

14. Criterios para uso de “ONE TIME VENDOR”

15. Alta de nuevos proveedores

16. Periodo de prueba

V. Registros de Calidad



Introducción

En este procedimiento se establecen criterios para la selección, evaluación y

reevaluación de proveedores, en función de su capacidad para suministrar

productos de acuerdo con los requisitos de la organización.

Objetivo

Establecer los criterios necesarios para la selección y control de los proveedores

de productos y servicios relevantes para el buen funcionamiento de Sistema de

Gestión de Calidad en DMXT.

Alcance

Esta guía es aplicable a los departamentos de Embarques, Sistemas de Calidad,

Instrumentación, Mantenimiento, Proyectos, Compras y Logística y para Comercio

Exterior. Cada uno de ellos, será responsable de establecer dichos criterios y de

emitir su lista de proveedores aprobados, así como también informar, por escrito a

Compras, sobre el estado actualizado de dicha lista.

Para los proveedores que cada departamento defina, según sus criterios de

importancia, se deberá llevar un análisis de tendencia de desempeños. En el caso

del departamento de Compras y Logística se llevará dicho análisis para los

proveedores de Ácido Nítrico, Alcohol, Sal, Dextrosa, Caja de cartón, Saco de

Papel y Bolsa de Plástico.



1. Proveedores de cáscara

Responsable: Logística de Materias Primas

Objetivo

El presente sistema pretende establecer los criterios de selección para

proveedores mayores de cáscara y establecer un sistema objetivo de selección

evaluación y mejora. Como proveedores mayores se consideran aquellos de

cáscara fresca cuyos volúmenes de compra sean iguales o mayores a 6000

toneladas anuales y para el caso de cáscara deshidratada mayor o igual a 1000

toneladas anuales. Las compras de volúmenes menores, se consideran compras

esporádicas.

1.1 Criterios de selección

Para la selección de proveedores de cáscara el procedimiento a seguir es:

1.1.1 Tratándose de Cáscara Deshidratada los criterios de selección son:

a) Haber negociado el Precio esperado y expectativas del Proveedor.

b) Se solicitará muestra de las cáscaras que el posible proveedor produce las

cuales serán analizadas por Aseguramiento de Calidad en cuanto a Humedad,

Sólidos Solubles y Apariencia como aspectos a discutir con el proveedor. Como

cuestión rutinaria se obtendrán otros datos como DE, SAG, Puntos Negros,

Granulometría, Viscosidad y Transmitancia.

c) Obtener aprobación de Producción y /o la Dirección Técnica, basado en el

dictamen de Aseguramiento de Calidad.

1.1.2. Tratándose de Cáscara Fresca, los criterios de selección serán:

a) Que el precio y condiciones de pago sean en común acuerdo entre el proveedor y Danisco.

b) Solicitar aprobación de la Dirección Técnica.



c) Se Informará al proveedor sobre los parámetros de calidad exigida por Danisco así como de los procedimientos para su determinación.

Una vez llevados a cabo los pasos anteriores, se incorporará al proveedor a la

lista de proveedores de cáscara aprobados para Danisco.

1.2 Criterios de evaluación de cascara

La evaluación de proveedores de cáscara consta de un cuestionario (DFAC-74-14)

que deberá ser llenado en el primer embarque de cáscara que se reciba.

Los parámetros a considerar en la evaluación pueden ser:

a) La capacidad de planeación de la producción por parte del proveedor.

b) La gestión de la calidad de la empresa del proveedor.

c) Empaques e identificación del producto que permitan la rastreabilidad.

d) Control de la producción.

e) El compromiso de entrega a través de contratos o no.

Se aplicará el cuestionario mencionado a cualquier postulante a proveedor de

cáscara de Danisco y deberá cumplir con los criterios de puntuación mencionados

en la siguiente tabla.

Cada uno de los criterios anteriores cuenta con una puntuación preestablecida y

genera 4 niveles:

95 – 100 = Clase A-> Excelente

80 - 94 = Clase B-> Confiable

62 - 79 = Clase C-> Requiere mejora

Menor a 62 = Clase D-> No confiable.

1.3 Criterios de re-evaluación



El formulario a llenar (DFAC-74-15) contempla índices de cumplimiento, como

pueden ser:

Reclamos y respuesta por parte del proveedor.

Programación de la producción del proveedor.

Cumplimiento del plan de embarques del proveedor.

Cumplimiento y consistencia del producto

Control del cumplimiento en envíos.

En base a los resultados de la re-evaluación, se notificará solo a los proveedores

mayores, sus áreas de mejora y se actualizará la lista de proveedores aprobados.

Dicha reevaluación deberá ser enviada al proveedor antes del inicio del próximo

período.



2. Proveedores de materias primas y material de empaque

Responsable: Logística de Materias primas

Alcance

Estos criterios aplican para los proveedores cuyo producto se considera como

crítico debido a su impacto en la continuidad del proceso. Dichos proveedores son

los siguientes:

Ácido Nítrico, Alcohol, Filtro Ayuda, Sal, Dextrosa, Maltodextrina, Tartrato de

Sodio, Tripolifosfato de Sodio, Citrato de Sodio, Saco de Papel, Caja de Cartón

y Bolsa de Plástico

2.1 Criterios de selección.

La selección de nuevos proveedores de Insumos Primarios y Secundarios se basa

en el siguiente Mecanismo:

Se pide muestra del producto y/o hoja técnica de especificaciones, MSDS, CoA.

Una vez que se obtiene la aprobación por parte del departamento que requisita,

se hace una comparación de precios entre las alternativas existentes.

Dependiendo de la urgencia del producto, el precio pudiera pasar a segundo

término, previa autorización del responsable del área que lo solicita.

2.2 Criterios de evaluación.

La Evaluación de los proveedores consta de un formato (DFAC-74-12) que deberá

ser llenado una vez con el primer embarque para los proveedores nuevos o a

partir de la edición de este procedimiento para los proveedores con los que ya

trabajamos



La evaluación consta de tres partes principales : CALIDAD, CONFIABILIDAD,

PRECIO, PRODUCTO, TRANSPORTE y SERVICIO.

Calidad:

Se evalúa si cumple con las especificaciones establecidas por el usuario.

Confiabilidad:

Se evalúan las inconformidades surgidas respecto a la calidad, documentos,

sellos, entrega o descarga del producto, otras que pongan en duda la confiabilidad

del producto.

Precio:

Se hará una comparativa de los precios del proveedor con los principales similares

con que se cuente información disponible.

Producto:

Se le da valor agregado al hecho que haya proporcionado previamente toda la

información técnica necesaria para el manejo, riesgos, almacenamiento y uso de

su producto. Si envía debidamente identificado el producto y proporciona un

certificado de calidad.

Transporte:

La calificación referente a las condiciones y la adecuación del transporte será

obtenida de la inspección que se hace de cada pedido a su llegada a la planta y

que es registrado en el sistema de Báscula.

NOTA: La evaluación del transporte solo aplica para Ácido Nítrico, Alcohol, Sal y

Dextrosa. Del resto solo se registran eventos e incidentes.

Servicio:



Se debe evaluar si el proveedor cumplió con la fecha comprometida de

entrega del producto así como, si envió con oportunidad toda la

documentación de embarques y facturación

Cada uno de los criterios anteriores cuenta con una puntuación preestablecida y

genera 4

Clase A-> Excelente

Clase B-> Confiable

Clase C-> Requiere mejora

Clase D-> No confiable

El proveedor con calificación D no estará autorizado para introducir producto a

planta, a menos que no se cuente con otra opción en el mercado PERO se esté

trabajando conjuntamente con el para mejorar sus puntos débiles.

El proveedor C está condicionado a que mejore o se sustituirá por un alternativo.

El resto de los proveedores clase A o B, pueden ser clasificados a su vez como

principales o secundarios (alternativos). Si la ponderación de más de un proveedor

dentro del mismo segmento es la misma, se considerará como principal al

proveedor de mayor antigüedad en la compañía.

2.3 Criterios de re-evaluación.

La re-evaluación de los proveedores se llevará a cabo de acuerdo a lo siguiente:

Producto Periodicidad Muestreo

Dextrosa Anual Cada dos

embarques

Sal Semestral Cada tres



embarques

Filtro Ayuda Semestral Cada dos

embarques

Caja de cartón Semestral En cada embarque

Saco de papel Anual En cada embarque

Amoniaco Semestral Cada tres

embarques

Alcohol Semestral Cada dos

embarques

Citrato de Sodio Anual En cada embarque

Tartrato de Sodio Anual En cada embarque

Ácido Nítrico Semestral Cada tres

embarques.

Tripolifosfato de Sodio Anual En cada

embarque.

Bolsa de Plástico Anual En cada embarque

Maltodextrina Anual En cada embarque

Nota: El muestro que se observa en esta tabla es el mayor de cada uno de los

proveedores este puede llegar a ser menor en algunos de los casos dependiendo del

proveedor

La Reevaluación consiste en llenar el formato DFAC-74-13, esto con ayuda de un

programa de Evaluación de proveedores, donde se registra la calificación obtenida

en cada embarque. Cada producto y proveedor cuenta con una selección

determinada para cada qué cantidad de embarques calificar, todos, cada 2 ó cada

3, según la cantidad que se recibe.



Mediante ese programa se obtendrá una calificación entre 0 y 100, siendo 100 la

mejor puntuación. Una vez reevaluado el proveedor se le informará sobre los

criterios de reevaluación y su puntuación obtenida y se procederá de la siguiente

forma:

Calificación < 62 -> Se considera un proveedor D (No confiable). Si se cuenta con

algún proveedor alternativo, se le sancionará por un periodo de tiempo igual al

comprendido por la re-evaluación y se volverá a evaluar en caso de decidirse su

recontratación. Si no se cuenta con proveedores alternativos se trabajará

conjuntamente con el proveedor para mejorar sus puntos débiles.

Calificación de 62 a 79 -> Proveedor C (Requiere mejora). Se trabajará

conjuntamente con el proveedor para que mejore sus puntos débiles.

Calificación de 80 a 94 -> Proveedor B (Confiable). Se comentará con el

proveedor y se alentará para que mejore.

Calificación = 95 á 100 -> Proveedor A (Excelente). Se comentará con el

proveedor y se alentará para que siga trabajando igual.



3. Proveedores de servicio de mantenimiento

Responsable: Súper intendente de mantenimiento

El establecimiento, aplicación y seguimiento de los criterios de selección,

evaluación y re-evaluación de los proveedores que brindan estos servicios, serán

responsabilidad del departamento de Mantenimiento.

Por ello deberá incluir en su manual, dichos criterios y formatos a utilizar en el

ejercicio de los mismos; así como también deberá conservar evidencias de su

aplicación que consistirá en los formatos (establecidos por ellos para este

ejercicio) llenados con la información que requiere así como otros que a su

consideración crean necesarios incluir como evidencia. El tiempo de conservación

de dichas evidencias quedará también a consideración de ellos.

Estos criterios se encuentran dentro del Manual de Procedimientos de

Mantenimiento (DMPM) incluidos en el procedimiento DPMM-74-01

correspondiente a dicho manual.



4. Proveedores de instrumentación


El departamento de Mantenimiento será el responsable de la establecer, aplicar y

dar seguimiento a los criterios de selección, evaluación y re-evaluación de

proveedores de instrumentación.

Dichos criterios se encuentran dentro de su Manual de Procedimientos de

Mantenimiento (DMPM). Deberá también conservar evidencias de su aplicación

que consistirá en el formato (establecido por ellos para este ejercicio) llenados con

la información que requiere así como otros que a su consideración crean

necesarios incluir como evidencia. El tiempo de conservación de dichas evidencias

quedará también a consideración de ellos.



5. Proveedores de proyectos de inversión


El establecimiento, aplicación y seguimiento de los criterios de selección,

evaluación y re-evaluación de los proveedores que brindan estos servicios, serán

responsabilidad del departamento de Mantenimiento.

Por ello deberá incluir en su Manual de Procedimiento de Mantenimiento (DMPM),

dichos criterios y formatos a utilizar en el ejercicio de los mismos; así como

también deberá conservar evidencias de su aplicación que consistirá en los

formatos (establecidos por ellos para este ejercicio) llenados con la información

que requiere así como otros que a su consideración crean necesarios incluir como

evidencia. El tiempo de conservación de dichas evidencias quedará también a

consideración de ellos.



6. Proveedores de servicios de fumigación

Responsable: Gerente de aseguramiento de calidad

El departamento de Aseguramiento de Calidad será el cargado del

establecimiento, aplicación y seguimiento de los criterios de selección, evaluación

y re-evaluación de los proveedores de servicios de fumigación. Por lo cual deberá

incluir en su Manual de Aplicación de Seguridad del Alimento (DMSA) un

apartado para estos, e incluir también los formatos a utilizar en el ejercicio de su

aplicación.

Además de lo anterior es responsabilidad de este departamento conservar las

evidencias de la aplicación de estos criterios que consistirá en los formatos

(establecidos por ellos para este ejercicio) llenados con la información que

requiere así como otros que a su consideración crean necesarios incluir como

evidencia. El tiempo de conservación de dichas evidencias quedará también a

consideración de ellos.



7. Proveedores de sanitizantes

Responsable: Gerente de operaciones

La selección, evaluación y re-evaluación de proveedores de sanitizantes estará a

cargo del gerente de operaciones; los criterios a considerar y formatos a utilizar

para el ejercicio de lo anterior, se encuentran descritos en Manual de Aplicación

de Seguridad del Alimento (DMSA).

El responsable deberá conservar en su archivo las evidencias obtenidas en este

ejercicio que consistirán en los formatos (que ellos determinen para este) llenados

con la información que requieren y otros que a su consideración deseen incluir

como evidencia. El tiempo de conservación para las evidencias será el establecido

de igual manera por el responsable.



8. Proveedor de servicio de destrucción fiscal y residuos peligrosos

Responsable: Gerente de aseguramiento de la calida

El departamento de Aseguramiento de Calidad será el responsable del

establecimiento, aplicación y seguimiento de la selección, evaluación y re-

evaluación de los proveedores de nos brindan este tipo de servicios.

Para lo cual deberá incluir dentro de su Manual un apartado en donde incluya los

criterios a seguir para este ejercicio y los formatos a utilizar en el mismo.

También será su responsabilidad conservar las evidencias obtenidas en las

aplicaciones de estos; dichas evidencias consistirán en los formatos

(correspondientes para este ejercicio) llenados con la información obtenida en la

aplicación de los criterios y otros que a su parecer crean necesarios incluirlos

como evidencia; el tiempo de conservación de las mismas será determinado por el

departamento.



9. Proveedores de bodegas en arrendamiento, para cáscara deshidratada

Responsable: Logística de Materias Primas

ALCANCE:

El alcance de los criterios de selección, evaluación y reevaluación aplican a

proveedores de arrendamiento de bodegas para cáscara deshidratada


Con base en las necesidades de arrendamiento de bodegas que así se

requieran por causas internas, se deberán considerar los siguientes requisitos:

- El proveedor debe tener su bodega acondicionada de acuerdo a los

requisitos de Sanidad tanto para área interior como exterior, de acuerdo

al punto siguiente.

-

- Se deberá llenar el formato de Formato de Auditoria de Bodegas de

Cáscara (DFAC-74-31), como base para la aprobación de la bodega.

- El arrendador deberá cumplir con todos los requisitos y obligaciones

fiscales, comprobar la propiedad mediante escritura o en su defecto

carta poder notariada.

- Se deberá celebrar el contrato de arrendamiento correspondiente.

9.2 Criterios de evaluación

La evaluación del proveedor de arrendamiento de bodega será efectuada

la primera vez que éste proporcione el servicio, a través del cuestionario: DFAC-

74-20.



a) Disposición y respuesta oportuna en caso de solicitarle mejora a su bodega

(50 puntos).

b) Entrega oportuna de facturación (20 puntos),

c) El costo por renta contra otros proveedores fue más bajo (30 puntos).

La calificación se obtendrá como sigue:

a) Clase “A” (Excelente), se considera para seguir rentando su bodega

b) Clase “B” (Bueno), se considera para seguir como arrendador de Danisco,

aunque se deberá seguir observando su desempeño para que se

mantenga o mejore.

c) Clase “C” (Regular), se comunicará al arrendador del servicio sobre el

resultado de su evaluación y se le informará que en caso de incurrir por

segunda ocasión se le condicionará para seguir prestando su servicio.

d) Clase “D” (Malo), se le informará al arrendador y se sancionará no

contratando su servicio en un período mínimo de 1 año. Si se desea la

recontratación de este proveedor después de este período, deberá

hacerse la evaluación nuevamente.

9.3 Criterios de re-evaluación.

Cada año se llenará el formato de “Re-evaluación de Proveedores de Bodegas en

arrendamiento para cáscara deshidratada” (DFAC-74-23) el cual contempla lo

siguiente.

a) Disposición y respuesta oportuna en caso de solicitarle mejora a su

bodega (< 10 puntos).

b) Entrega oportuna de facturación, (10 puntos).

c) Puntuación obtenida en Auditoria de Bodegas de Cáscara, (50 puntos)



De esta reevaluación, se obtendrá una puntuación que nos permitirá

reclasificar al proveedor y se procederá de la siguiente forma:

a) Clase “A”, (Excelente), se considera para seguir rentando su bodega.

b) Clase “B”, (Bueno), se considera para seguir como arrendador de

Danisco, aunque se deberá estar observando su desempeño para que

se mantenga o mejore.

c) Clase “C” (Regular), se comunicará al arrendador del servicio sobre el

resultado de se evaluación y se le informará que en caso de incurrir por

segunda ocasión, se le condicionará para seguir prestando su servicio.

d) Clase “D”, (Malo), se le informará al arrendador y se sancionará no

contratando su servicio en un período mínimo de 1 año. Si se desea

recontratación de este proveedor, después de este período, deberá

hacerse la evaluación nuevamente.



10. Transporte interno de cáscara seca

Responsable: Logística de materias primas

Alcance

Los criterios de Selección, Evaluación y Re-evaluación aplican para la

transportación interna de cáscara seca entre bodegas en DMXT, incluyendo

también a su personal maniobrista.


Para la selección de los transportistas son necesarios los siguientes requisitos:

a) Proporcionar la siguiente documentación:

a. Nombre o razón social.

b. Copia del registro patronal ante el IMSS.

c. Documentación que acredite la propiedad del vehículo.

d. Permiso de servicio público federal.

e. Carta de antecedentes no penales de cada integrante de cuadrilla

de cargadores.

b) Firmar de conformidad el Reglamento para transportistas internos, como

requisito indispensable para la transportación de nuestro producto en su unidad,

los requisitos son establecidos por DMXT referentes a conservación y manejo del

producto, así como el cumplimiento a los lineamientos de seguridad y sanidad.

c) Que sus tarifas se encuentren de acuerdo a lo establecido por DMXT. El

transportista debe tener aceptación de conformidad.

10.2. Criterios de evaluación

La evaluación del transportista se realizará con el primer embarque que realice a

partir de la fecha que se haya firmado el Reglamento para transportistas internos.



Esta evaluación consiste en lo siguiente:

La evaluación consta de un formato (DFAC-74-21) que deberá ser llenado una vez

que se haya cumplido el punto anterior ó a partir de la edición de este

procedimiento para los transportistas con los que ya trabajamos.

La evaluación consta principalmente en la medición de su SERVICIO,

SEGURIDAD, PERSONAL.

Servicio: Evaluación de transporte, basado en las inspecciones de

seguridad, registrado en el sistema de báscula. Respuesta oportuna a

movimientos emergentes.

Seguridad: Basado en las supervisiones del personal de seguridad y

almacén al personal maniobrista en cuanto al uso de protección personal

establecido por nuestro departamento de seguridad. Equipo de seguridad

en el camión, como extintor, cuña para llantas). Contar con placas de

servicio público federal debidamente reglamentado.

Personal: Cumplimiento con GMP’S, cumplir con el registro al IMSS, carta

de antecedentes no penales, mantener cero accidentes.

La calificación del transportista se obtendrá como sigue:

a) Clase “A” (Excelente), se considera para seguir realizando movimientos.

b) Clase “B” (Bueno), se considera para seguir realizando movimientos, aunque se

deberá observando su desempeño para que se mantenga o mejore.



c) Clase “C” (Regular), se comunicará al transportista del servicio sobre el

resultado de su evaluación y se le informará que en caso de incurrir por

segunda ocasión no se le permitirá que siga prestando su servicio.

d) Clase “D” (Malo), se informará al proveedor y se sancionará no contratando su

servicio en un período mínimo de 6 meses. Si se desea recontratación de este

proveedor después de este período, deberá hacerse la evaluación nuevamente.

10.3. Criterios de re-evaluación

La reevaluación de los transportistas internos se llevará a cabo anualmente.

Se llenará el formato “Reevaluación de Transportistas internos” (DFAC-74-22) el

cual contempla lo siguiente:

Servicio: Quejas de clientes internos por demoras o irresponsabilidades de

algunos de sus colaboradores. Respuesta oportuna a movimientos

emergentes.

Seguridad : Evaluación de transporte; basado en las inspecciones de

seguridad, registrado en el sistema de báscula. Quejas por supervisiones

del personal de seguridad y almacén al personal maniobrista en cuanto al

uso de protección personal establecido por nuestro departamento de

seguridad. Equipo de seguridad en el camión, como extintor, cuña para

llantas). Contar con placas de servicio público federal debidamente

reglamentado.

Personal : Cumplimiento con GMP’S, cumplir con el registro al IMSS, carta

de antecedentes no penales, mantener cero accidentes.

De esta reevaluación se obtendrá una puntuación que nos permitirá reclasificar al

transportista y se procederá de la siguiente forma:

Clase “A” (Excelente), se considera para seguir realizando movimientos.



Clase “B” (Bueno), se considera para seguir realizando movimientos, aunque se

deberá observando su desempeño para que se mantenga o mejore.

Clase “C” (Regular), se comunicará al transportista del servicio sobre el resultado

de su evaluación y se le informará que en caso de incurrir por segunda ocasión

no se le permitirá que siga prestando su servicio.

Clase “D” (Malo), Se informará al proveedor y se sancionará no contratando su

servicio en un período mínimo de 6 meses. Si se desea recontratación de este

proveedor después de este período, deberá hacerse la evaluación nuevamente.



11. Para exportación de pectina

Responsable: Comercio exterior

Alcance

Los criterios de Selección, Evaluación y Reevaluación aplican para los

Proveedores de exportación de pectina (Agentes Aduanales, Consolidadoras,

Navieras, Transportistas), siempre que estos sean administrados desde Tecomán.


Para la selección de Proveedores para exportación de pectina es necesario seguir

los siguientes requisitos:

Para la selección son necesarios los siguientes requisitos:

a) Proporcionar carta de presentación, que incluya razón social, giro y perfil de

la empresa.

b) Solicitar al proveedor del servicio la Certificación en materia de seguridad

BASC o cualquier otra norma equivalente. (Aplica solo para transportista de

exportación a USA).

c) Revisar la solidez financiera actual del proveedor mediante la aplicación

del cuestionario (Aplica solo para transportista de exportación a USA).

d) Firmar de conformidad una carta compromiso en donde se describen los

requisitos establecidos por DMXT referentes a lineamientos para el

almacenaje, manejo, transporte y seguridad de pectina para asegurar la

integridad del embarque desde su salida de planta hasta su llegada a

destino final (aplica para consolidadoras y transporte terrestre).

e) Que sus tarifas se encuentren dentro del promedio en el mercado de

acuerdo al destino.



NOTA: En caso de un acuerdo global (Danisco Corporativo) para la selección de transporte, el

punto C y E quedaría nulo.

11.2 Criterios de evaluación

La evaluación de proveedores de exportación de pectina se realizará con el primer

embarque que se contrate a partir de pasar el proceso de selección.

Dicha evaluación consiste en lo siguiente:

a) Aspectos Administrativos.

b) Aspectos Técnicos

c) Aspectos de monitoreo

La evaluación termina hasta que el cliente recibe la mercancía en buenas

condiciones. (NO aplica para agentes aduanales)

El resultado de dicha evaluación quedará registrado en el formato de Evaluación

de Proveedores de Comercio Exterior (DFAC-74-32) de donde se obtendrá la

clasificación del proveedor como sigue:

a) CLASE “A” (EXCELENTE), por lo que se considera para seguir siendo

utilizado en embarques posteriores.

b) CLASE “B” (BUENO), en caso de encontrar alguna falla menore que no

entorpezca el servicio, se le comunica al proveedor de servicio para su

corrección y se sigue trabajando de forma normal con ellos.

c) CLASE “C” (REGULAR), se aplicará el siguiente criterio: Se le comunica al

proveedor el resultado de la evaluación, haciendo mención que si vuelve a

incurrir en fallas por segunda ocasión, no será contratado.

d) CLASE “D” (MALO), se aplicará el siguiente criterio: Se le comunicará al

proveedor el resultado de la evaluación no contratándolo.



11.3 Criterios de re-evaluación

La re-evaluación de los Proveedores de exportación de pectina se llevará a cabo

anualmente para los proveedores clase “A” y “B” y semestralmente para los

proveedores clase “C” (Regular).

Se llenará el formato de re-evaluación de proveedores de servicios para Comercio

Exterior (DFAC-74-25) el cual contempla lo siguiente:

a) Reclamos.

b) Información.

c) Precios.

d) Documentación.

e) Servicio.

f)

De esta re-evaluación se obtendrá una puntuación que nos permitirá reclasificar al

proveedor y se aplicará el siguiente criterio:

CLASE “A y B” – Se sigue trabajando normalmente con ellos, considerándolos

como la primera opción.

CLASE “C” – En caso que el proveedor ya esté clasificado como clase “C” desde

la Evaluación se eliminará de la lista de proveedores aprobados. En caso que el

proveedor estuviera clasificado como clase “A o B” y en la re-evaluación se

clasifique como “C”, se le re-evaluara a los 6 meses, se le comunicará al

proveedor del servicio el resultado, se le hará saber que de incurrir por segunda

ocasión se le sancionará no utilizándolo.

CLASE “D” – Se le comunicará al proveedor el resultado de la re-evaluación y se

le sanciona sin contratación.

*Todas las unidades que no lleguen en condiciones adecuados serán

rechazadas por el supervisor de embarques y se tomará en cuenta como parte

de la evaluación o re-evaluación.



12. Proveedores en “CLASE D”

Durante la reevaluación de proveedores alguno pudiera resultar “Clase D (No

aceptable)”, en este caso para poder nuevamente realizar alguna compra a este

proveedor, será indispensable que corrija sus desviaciones y sea reevaluado

nuevamente durante el periodo siguiente, además de dar estricto seguimiento al

calificar cada embarque recibido.



13. Materiales de grado alimenticio

Para el caso de materiales de grado alimenticio que van en contacto directo con la

pectina, caso Buffers por ejemplo, deberá solicitar inicialmente y mantener

actualizados, donde aplique y de acuerdo a disponibilidad por cada proveedor,

además los documentos siguientes:

MSDS

GMO STATEMENT

KOSHER CERTIFICATE

HALAL CERTIFICATE

ISO CERTIFICATE

GMP STATEMENT

HACCP STATEMENT

ALLERGENT STATEMENT

CERTIFICATE OF ORIGIN

FOOD GRADE STATEMENT



14. Criterios para uso de “ONE TIME VENDOR”

Alcance

Todo proveedor que no haya sido previamente dado de alta en base de datos de

proveedores.

14.1 Criterios

a) Determinar si sólo se realizará una compra o que exista la posibilidad de

solo algunas otras compras esporádicas.

b) Si se pretende realizar mas de una compra por año, que el monto máximo

del total de compras no exceda $ 50,000.00 MXN

Que por el tipo de bien o servicio no requiera retención de impuestos en factura.



15. Alta de nuevos proveedores

Alcance

Toda vez que algún usuario solicite el alta de un nuevo proveedor.

15.1 Actividades:

a) Siempre solicitar que el formato para alta de proveedores sea llenado y

asegurarse que sea completado debidamente.

b) Verificar siempre que no exista ya en base de datos, que previamente no se

haya dado de alta, buscando por nombre o razón social de proveedor.

c) Proveedores dados de alta y que por mas de 3 años no se les haya

realizado alguna compra podrían ser “flagged to be deleted “. Realizar este

proceso una vez al año.

NOTA: Proveedores que sean Persona Física, se dará de alta siempre iniciando

por el primer apellido, luego el segundo y al final el nombre o nombres. Siempre

con letras mayúsculas y sin acentos.



16. Periodo de prueba

Alcance:

Todo proveedor de Cáscara Seca, Cáscara Fresca, Materias Primas o Material de

Empaque que se agregue al sistema de evaluación EvaPro.

16.1 Actividades:

Se establece como periodo de prueba el intervalo entre la Evaluación y la primer

Re-evaluación en sistema EvaPro. La calificación obtenida determinará la

continuidad del proveedor.

Se origina el formato DFAC-74-37, “Cronograma de evaluación y re-evaluación de

proveedores”, el cual lo genera el sistema de báscula, por lo que no es posible

ponerle su registro, se anexa un ejemplo del mismo en la sección “logs” de nuestra

carpeta de Compras y Logística, dentro de ALFRESCO.



REGISTROS DE CALIDAD:

DFAC-74-14 Evaluación de Proveedores de Cáscara

DFAC-74-15 Re-evaluación de Proveedores de Cáscara

DFAC-74-12 Evaluación de Proveedores de MP y ME

DFAC-74-13 Re-evaluación de Proveedores de MP y ME

DFAC-74-19 Evaluación de transporte de materias primas, (Seguridad)

DFAC-74-20 Formato de evaluación para proveedores de bodegas en arrendamiento

DFAC-74-21 Evaluación para transportista interno de cáscara deshidratada

DFAC-74-22 Re-evaluación para transportista interno de cáscara deshidratada

DFAC-74-23 Re-evaluación de Proveedores de bodegas en arrendamiento para CS

DFAC-74-25 Re-evaluación de Proveedores de Comercio Exterior

DFAC-74-31 Formato de Auditoria de Bodegas de Cáscara

DFAC-74-32 Evaluación de Transportistas

DFPE-7.5.5-10 Hoja de Chequeo de Embarques

DFAC-74-37 Cronograma de evaluación y re-evaluación de proveedores



CATALOGO DE ESPECIFICACIONES DE MATERIAS PRIMAS

INTRODUCCIÓN

Es importante la definición de las especificaciones de las materias primas en base

a los requerimientos establecidos por el departamento de producción, ya que de

aquí se derivan las especificaciones negociadas con los proveedores y también

los utilizados por calidad para aprobar o rechazar los productos.

OBJETIVO

Contar con un Sistema Centralizado de información en el cual Producción, Calidad

y Compras establezcan las especificaciones requeridas para las materias primas

y material de empaques involucrados en el proceso de producción de pectina, el

cual constituye la guía para el abastecimiento de las mismas.

El establecimiento de cambios en especificaciones de Materias Primas, es en

base a las necesidades y requerimientos del usuario y/o de Aseguramiento de

Calidad, solicitados por escrito y registrados por el departamento de Compras y

Logística. Estos son firmados de conformidad por el proveedor.



Nota: Este es un ejemplo del formato a utilizar. Existen dos: DFAC-74-34 Formato

RMPS en Ingles y DFAC-74-35 Formato RMPS en Español.




RMPS en Ingles y DFAC-74-35 Formato RMPS en Español.




RMPS en Ingles y DFAC-74-35 Formato RMPS en Español.Nota: Este es un

ejemplo del formato a utilizar. Existen dos: DFAC-74-34 Formato RMPS en Ingles

y DFAC-74-35 Formato RMPS en Español.

En el caso de características de calidad fuera de las especificaciones señaladas,

se requiere concesión de Producción y / o Aseguramiento de Calidad para su

recepción y / o uso.



ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Introducción:

La finalidad de este listado es identificar las posibles situaciones que deriven en no

conformidades y definir un lineamiento que contribuya al buen funcionamiento del

Sistema de Gestión de Calidad.

Objetivo:

Contar con un listado de posibles desviaciones que comprometan el buen

funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad en las áreas de Compras y

Logística, facilitando las acciones necesarias para eliminar dichas desviaciones.

Nos proponemos con estas acciones, colaborar con el cumplimiento de los

objetivos estratégicos, definidos por nuestro departamento y autorizados por la

dirección, para apoyo a los objetivos de Danisco Tecoman: costo de producción.

Alcance:

Aplica para las actividades relacionadas con comercio exterior, logística de

materias primas y almacén de partes y refacciones



ACTIVIDADES:

1. Identificar las no conformidades que se puedan generar en el proceso de adquisiciones y definir las acciones correctivas y preventivas necesarias.

No Conformidad Corrección Acción Correctiva Acción preventiva Responsable

1) RC 01: el no lograr un promedio del 90% (acumulado) de satisfacción al cliente de pectina (logística), durante el periodo fiscal Mayo 2010 Abril 2011.

Investigar y analizar la causa raíz del problema. Avisar al cliente externo la o las acciones tomadas del plan correctivo

Enviar cada cuatro meses al cliente externo, un cuestionario para la evaluación del servicio de logística de producto terminado

De acuerdo a las principales causas de desviación detectadas durante el ejercicio pasado, preveer las acciones que eviten caer en lo mismo según calificación del cliente y sus comentarios

Comercio

exterior

2) OV 01: La no reducción minima del 10% en el valor (USD) (para ejercicio fiscal 2010-2011), del inventario de partes y refacciones, con respecto al cierre del ejercicio fiscal 2009-2010

En el mes que no se vea reducción, negociar con mantenimiento dar de baja algunos de los códigos que no hayan tenido movimiento en dos años

Trabajar en la actualización de mínimos-máximos-puntos de re-orden, para optimizar las compras.

Negociar con proveedores para que sean ellos quienes tengan inventarios suficientes y puedan entregar a tiempo.

En base a consumos especiales u ocasionales, pedir a mantenimiento nos informe con tiempo, para que no se compren materiales de más. Cuestionar al usuario si se resurten algún código con lento movimiento

Jefe de almacén

3) EV 01: El no mantener un promedio anual acumulado de stock (excepto consigna) de materias primas (excepto cáscara), por debajo de las 1000 unidades, con respecto a la MP monitoreadas en periodo 2009-2010

Ajustar programa de

entrega de MP en base a

consumos y tiempos de

entrega

Negociar mas producto a consignación y/o aumentar el volumen de los actuales reduciendo las compras de stock de estos mismos productos

Según información del ejercicio anterior, identificar aquellas materias primas que pudieran poner en riesgo en nivel de inventario, o su disponibilidad.

Logística de MP



PROCEDIMIENTO PARA LA

EXPORTACION E IMPORTACION DE PRODUCTOS



INSTRUCTIVO PARA MUESTREO ESTADISTICO

OBJETIVO:

Determinar el tamaño de muestra representativo de la calidad de los sacos de papel, cajas

de cartón, bolsa de polietileno y tarima de madera que se reciben en Danisco planta

Tecoman, y establecer un procedimiento de inspección simple.

INSTRUCCIONES DE HIGIENE:

El personal encargado de llevar a cabo el muestreo estadístico de sacos de papel, caja de

cartón, bolsa de polietileno deberá lavarse y desinfectarse las manos además de utilizar

cubre pelo, cubre boca, y cubre barba en caso de ser necesario.



SACO DE PAPEL

Considerando que el total de sacos que se reciben por cada remesa son

aproximadamente 85,000, y que estos vienen contenidos en 32 pallets aprox. Y que a su

vez cada pallet constan de 33 bultos aprox., y que cada bulto contiene un total de 81

sacos; se recomienda:

1. Seleccionar al azar10 pallets, por cada embarque

2. Seleccionar al azar 8 bultos por cada pallet seleccionado -> 80 bultos

3. Analizar las características de calidad, previamente establecidas, a 13 sacos

escogidos al azar de cada uno de los 80 bultos seleccionados, lo cual da un total de

104 sacos por pallet seleccionado, lo que equivale a tener una muestra

representativa de 1,040 sacos a ser analizados por embarque y cuyos resultados

sirven para inferir sobre la calidad del embarque en su totalidad.

El nivel de defectivos considerado como máximo permitido para la aceptación del

embarque es de 1.5%.Por otro lado la selección tanto de los pallets, los bultos y los sacos

a analizar, deberán ser determinados de una manera aleatoria, para lo cual para cada uno

de los casos mencionados se sugieren los siguientes arreglos, mismos que se considera

pueden ser de utilidad:

Para seleccionar los pallets: a) 3, 7, 9, 13,16 ,20,22,25,29, 32 ó b) 2, 4, 8, 12, 14, 16,

20,24, 26, 28.

Para seleccionar los bultos: a) 2, 6, 7, 12, 16, 22, 24, 29 ó b) 1, 7, 8, 13, 18, 27, 33, 34

Para seleccionar los sacos: a) 1, 6, 7, 9, 10, 16, 26, 27, 38, 39, 43, 65, 68 ó

b) 8, 13, 22, 27, 33, 43, 50, 57, 61, 62, 67, 78, 80 ó

c) 3, 9, 13, 16, 17, 19, 22, 23, 37, 39, 43, 49, 57 ó

d) 2, 6, 7, 12, 22, 24, 29, 34, 39, 47, 53, 57, 65



*NOTA: Se considera como defectivo y motivo de rechazo cuando se trate de defectos de

pegado en bolsa de plástico o saco de papel, así como también la presencia de insectos.

El resto de defectos tales como cambios en tonalidad de papel, manchas en sacos,

defectos en tinta de impresión, etc. Se revisará con Producción para definir la acción

correctiva.

Embarque rechazado:

Cuando, de acuerdo a este procedimiento, se de el caso de un embarque rechazado, se

hará una inspección del mismo en su totalidad con la finalidad de identificar y separar los

defectivos, y se hará un reclamo formal al proveedor para que lleve a cabo acciones

correctivas y preventivas.



CAJA DE CARTON

En base a los volúmenes de cajas recibidas en cada remesa se recomiendo el

siguiente muestreo aleatorio para poder tener una muestra representativa de la calidad

presente en las cajas de cartón que actualmente recibimos.

Tomando en consideración que el total de cajas que recibimos por cada remesa son

aproximadamente 2,000 cajas y que estas vienen contenidos en 200 bultos y cada bulto

contiene 10 cajas

Considerando los datos arriba mencionados, se recomienda que

A).- Se seleccionen al azar 13 bultos por cada embarque de cajas que se reciba,

B).- De cada uno de los 13 bultos escogidos al azar se le deben de analizar las

características de calidad previamente establecidas con el proveedor como especificación

a 2 de las 10 cajas contenidas en cada paquete, lo cual da un total de 26 cajas

analizadas por embarque y cuyos resultados servirán para inferir sobre la calidad

presente en el embarque en su totalidad

El nivel de defectivos considerado como máximo permitido, para la aceptación del

embarque es del 1.5%. Por otro lado, la selección de los bultos y las cajas a analizar

deberán ser determinados de una manera aleatoria, para lo cual para cada uno de los casos

mencionados se sugieren los siguientes arreglos, mismos que pueden ser de utilidad :

Para seleccionar los Bultos :

a).- 5, 15, 23, 24, 36, 91, 99, 103, 105, 118, 140, 159, 175

b).- 4, 14, 45, 75, 93, 101, 110, 112, 148, 173, 185, 192, 199

c).- 15, 25, 38, 53, 68, 87, 105, 125, 145, 152, 162, 165, 172

Para seleccionar las cajas :a).- 04, 10

b).- 02, 06



c).- 07, 10

Las series anteriores son para ayudar a tener un muestreo aleatorio y así evitar el

caer en algún tipo de sesgo durante el análisis, así mismo es importante que los parámetros

de calificación estén bien definidos y estén bien entendidos por el personal que verificara la

calidad presente en las cajas para evitar clasificaciones erróneas, que puedan conducir a

una decisión equivocada

*NOTA: Se considera como defectivo y motivo de rechazo cuando se trate de defectos de

pegado en el costado de la caja. El resto de defectos como exceso de pegamento, manchas,

problemas de impresión, etc, se consideraran defectos menores y se comentará a Producción para

definir las acciones correctivas.

Embarque rechazado:

Cuando, de acuerdo a este procedimiento, se dé el caso de un embarque rechazado, se

hará una inspección del mismo en su totalidad con la finalidad de identificar y separar los

defectivos, y se hará un reclamo formal al proveedor para que lleve a cabo acciones

correctivas y preventivas.



BOLSAS DE PLASTICO

De acuerdo a los volúmenes de bolsas de plástico recibidas en cada remesa, se

recomienda el siguiente muestreo aleatorio para poder tener una muestra representativa de

la calidad presente en las cajas de cartón que actualmente recibimos.

Tomando en consideración que el total de bolsas de plástico que recibimos por cada

remesa son aproximadamente 10, 000 bolsas y que estas vienen contenidos en 100 bultos

y cada bulto contiene 100 bolsas

Considerando los datos arriba mencionados, se recomienda que :

A.- Se seleccionen al azar 8 bultos por cada embarque de bolsas que se reciba,

B.- De cada uno de los 8 bultos escogidos al azar se le deben de analizar las características

de calidad previamente establecidas con el proveedor como especificación, a 20 de las

100 bolsas contenidas en cada paquete, lo cual da un total de 160 bolsas analizadas por

embarque y cuyos resultados servirán para inferir sobre la calidad presente en el

embarque en su totalidad

El nivel de defectivos considerado como máximo permitido considerado para la aceptación

del embarque es del 1.5%. Por otro lado la selección tanto de los bultos y las cajas a

analizar deberán ser determinados de una manera aleatoria, para lo cual para cada uno de

los casos mencionados sugiero los siguientes arreglos, mismos que considero pueden ser

de utilidad :

Para seleccionar los Bultos : a).- 18, 21, 27, 42, 61, 74, 78, 81

b).- 21, 23, 31, 48, 49, 86, 94, 99

c).- 11, 14, 33, 44, 64, 66, 71, 80

Para seleccionar las bolsas:

a).- 01, 06, 08, 15, 20, 27, 36, 38, 45, 49, 54, 56, 63, 70, 74, 78, 85, 89, 93, 97

b).- 05, 09, 13, 17, 24, 32, 39, 43, 47, 49, 55, 62, 69, 73, 79, 83, 87, 90, 92, 98



c).-02, 04, 09, 11, 14, 18, 26, 30, 34, 37, 44, 47, 52, 55, 59, 62, 68, 75, 85, 89

Las series anteriores son para ayudar a tener un muestreo aleatorio y así evitar el

caer en algún tipo de sesgo durante el análisis, así mismo es importante que los parámetros

de calificación estén bien definidos y estén bien entendidos por el personal que verificara la

calidad presente en las bolsas de plástico para evitar clasificaciones erróneas, que puedan

conducir a una decisión equivocada



TARIMA DE MADERA

De acuerdo a la información sobre el número de Tarimas de Madera que se reciben

en cada remesa, se recomienda el siguiente muestreo aleatorio para poder tener una

muestra representativa de la calidad presente en las Tarimas que actualmente recibimos.

Tomando en consideración que el total de Tarimas que recibimos por cada remesa

es de 100 Tarimas y las cuales vienen a granel en la camioneta del proveedor

Considerando los datos arriba mencionados, se recomienda que:

A.- Se seleccionen al azar 8 Tarimas por cada remesa que se reciba,

El nivel de defectivos considerado como máximo permitido considerado para la aceptación

del embarque es del 1.5% Por otro lado la selección las Tarimas a ser analizadas deberán

ser determinados de una manera aleatoria, para lo cual sugiero los siguientes arreglos,

mismos que considero pueden ser de utilidad:

Para seleccionar las Tarimas: a)- 5, 15, 23, 24, 36, 68, 91, 99

b)- 4, 14, 26, 45, 56, 75, 82, 93

c)- 07, 13, 19, 25, 38, 53, 68, 87

Las series anteriores son solo sugerencias, para ayudar a tener un muestreo aleatorio y así

evitar el caer en algún tipo de sesgo durante el análisis, así mismo es importante que los

parámetros de calificación estén bien definidos y estén bien entendidos por el personal que

verificara la calidad presente en las Tarimas para evitar clasificaciones erróneas, que

puedan conducir a una decisión equivocada



PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PEPS

CONTENIDO:

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVO

III. ALCANCE

IV. ACTIVIDADES

1. Control PEPS para Dextrosa.

2. Control PEPS para Material de Empaque.

3. Control PEPS para BUFFER y otros materiales químicos.

V. DIAGRAMAS DE FLUJO

VI. ANEXOS

1. Etiquetas para la identificación de la Dextrosa.

2. Tabla de Control de PEPS para Dextrosa.

3. Etiquetas PEPS.

4. Materiales sujetos a control PEPS.



INTRODUCCIÓN:

La correcta implementación del procedimiento PEPS es muy importante dentro del sistema

de control del almacén de la empresa ya que éste permitirá el correcto suministro de los

diversos materiales y evitará la obsolescencia de los mismos. Este control se lleva con

base al mes de recepción en planta.

OBJETIVO:

Establecer una serie de actividades que nos permita tener identificados aquellas materias

primas y diversos materiales químicos por fecha de recepción, para llevar acabo el

procedimiento PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas).

ALCANCE:

Este procedimiento aplica sólo para el control de entradas y salidas del material enlistado

en la tabla contenida en el anexo 4.



1. Control PEPS para la DEXTROSA

1.1 A la llegada de cada embarque de dextrosa, se

identifica el producto con una etiqueta en cada pallet,

que consta de fecha de recepción y del número de batch

y. (Anexo I)

Auxiliar de Materias

Primas

1.2 Se almacena el producto nuevo al fondo del

contenedor que tenga espacio disponible y se pasa el

producto anterior al frente (para cumplir con PEPS).

Montacarguista /


Primas

1.3 Se actualiza la tabla de control PEPS ubicada dentro del

contenedor la cual es un apoyo para la persona

encargada de las maniobras. (Anexo 2)


Primas

2. Control PEPS para el Material de Empaque

2.1 Se lleva el control PEPS para el saco de papel, caja de

cartón, película y bolsa de plástico; identificado por el

proveedor con la fecha de producción o entrega.


Primas

2.2 Sin embargo, para mejor control e identificación, se le

colocará, una etiqueta que dirá DANISCO PEPS, y

mes en que se reciba el producto. Para cada mes

habrá un color diferente. (Anexo 3)


Primas

2.3 Se almacena el material nuevo al fondo del almacén y

se pasa el material anterior al frente.


Primas



3. Control de BUFFERS y otros químicos

3.1 Se reciben y almacenan los BUFFERS y los demás

productos químicos mencionados en la tabla de

Materiales Sujetos a Control PEPS, en las bodegas

designadas. (ver anexo 4)


Primas

3.2 Para un mejor seguimiento de recepción y situación de

aprobación de los BUFFERS, se lleva un registro de

estos productos en el formato DFAC-74-30.


Primas/ Almacenista

3.3 Se almacenan al fondo los productos que se están

recibiendo y se identifican con la etiqueta PEPS, según

el mes de recepción (ver anexo 3), cuidando quedar al

frente aquello que estaba almacenado anteriormente para

entregarlo primero de acuerdo al procedimiento en

mención.


Primas/ Almacenista



Anexo 1. Etiqueta para la identificación de la Dextrosa.



Anexo 2. Tabla de Control de PEPS para Dextrosa.



Anexo 3 Ejemplo de Etiquetas PEPS.



Anexo 4 Materiales sujetos a control PEPS

MATERIALES UBICACIÓN

Dextrosa Bodega Dextrosa

Material de Empaque. Parte alta del almacén

de refacciones.

Carbonato Bodega 7

EDTA Bodega 7

Antiespumante Bodega 7

Resinas para intercambio iónico. Bodega 7

Reactivos para Calderas. Bodega 7

Aceites y grasas Bodega 7

Productos para PTAR Planta de tratamiento

de agua residual

Citrato de Sodio Bodega BUFFERS

Tartrato de Sodio Bodega BUFFERS

Maltodextrina Bodega BUFFERS

Tripolifosfato de Sodio Bodega BUFFERS

Hexametafosfato. Bodega BUFFERS



INSTRUCTIVO PARA RECEPCION DE PARTES Y REFACCIONES

OBJETIVO

El presente instructivo sirve para que el almacenista que recibe partes y refacciones, en

caso de que surja una duda cuente con las indicaciones que le permitan asegurarse de

que realmente está firmando de aceptación, y validando que está recibiendo el material en

la cantidad y características solicitadas.

ALCANCE

Todas las partes y refacciones que se reciben en Almacén, ya sea las que el propio

proveedor suministre directamente o por medio de un transporte subcontratado por

Danisco.

DEFINICIONES

DMXT Danisco Planta Tecomán

GDL. Guadalajara

ACTIVIDADES



Una vez recibidas los materiales en el área de recepción, los almacenistas serán los

responsables de verificar físicamente las mercancías contra las facturas del proveedor, y

las órdenes de compra correspondientes.

1. Como condición de una buena recepción, los almacenistas deberán considerar

al revisar:

a. Descripción genérica del artículo,

b. Unidad de medida,

c. Capacidad, (cubetas, tambos, etc.),

d. Medidas

e. Modelo

f. Marca

g. Tipo,

h. Material

i. No. de parte

j. Descripción específica, (Cuando sea aplicable ejemplo acoplamiento,

bridada, roscada)

k. Traducción al español, cuando se trate de importación.

2. Una vez recibido el material, se podrá dejar en el área de recepción aquellas

partes que se tuviera alguna duda, existe algún faltante o vienen dañadas o

incompletas. Deberán notificar al jefe de almacén, para su aclaración y posterior

destino.

3. Las partes o refacciones que vengan a consumo inmediato o proyectos, se

dejarán también en esa área, sobre todo si son delicadas tambien se le colocara

una señal para distinguirla (ejemplo no. de orden de compra, o iniciales del

usuario) y se notificará al usuario para que pase por ellas, o de ser posible, los

almacenistas la llevaran a su destino final.



4. Todo el demás material de stock, deberá acomodarse en los estantes

destinados especialmente para tal efecto, cuidando queden atrás de los que

pudiera haber (para cumplir con PEPS), y protegiendo debidamente aquellas

partes que pudieran sufrir algún daño con el tiempo.

5. Las refacciones o equipos grandes de consumo inmediato o proyectos que el

usuario no vaya a utilizar previo a su autorización podrán ser enviadas a las

bodegas 7 y 8 siempre y cuando vayan bien identificados y protegidos.



CONCLUSIONES

Durante el periodo de elaboración de este proyecto pude darme cuenta que a pesar de

que la empresa Danisco México S.A de C.V es una empresa a nivel global y con un gran

número de trabajadores, no cuenta con los procedimientos actualizados ya que no se

cuenta con personal responsable de esta actividad.

Se considera que la actualización de este manual resulta fundamental para el buen

funcionamiento de departamento ya que sin estas se provocan las No- conformidades

durante las auditorias, duplicidad de funciones, pérdidas de tiempo y costos extras. Ya que

si se cuenta con el manual actualizado nos resultara más fácil encontrar alguna falla en el

proceso.

Otra de las observaciones hechas durante este proyecto es que la persona responsable

tanto de compras, logística y comercio exterior desconoce gran parte de este documento

así como el manejo de la intranet en donde se encuentra ubicado dicho manual. Lo que

provoca conflictos al momento de las auditorias, por lo que fue necesario llevar a cabo un

curso práctico del funcionamiento de la intranet.

En el mes de Mayo del año en curso se llevo a cabo una auditoría interna en donde se

audito el catalogo de especificaciones de materias primas, el cual fue actualizado durante

la realización del proyecto, en el cual no se recibió ninguna no-conformidad lo que nos da

como resultada que los auditores quedaron satisfechos con los resultados obtenidos, lo

que nos da como conclusión que el proyecto se ha implantado de manera satisfactoria.



RECOMENDACIONES

Algunas de las recomendaciones que se hace para futuras actualizaciones son.

Priorizar cada uno de los procedimientos por orden de importancia

Analizar los procesos para plasmarlos en diagramas para una comprensión más

clara y sencilla para los trabajadores

Dar a conocer las actualizaciones realizadas en los documentos a cada uno de los

trabajadores que intervienen en los procesos por medio de una presentación que

muestre las modificaciones aplicadas para que estos se familiaricen con la

metodología de cada procedimiento y así evitar duplicidad de funciones.

Para no incurrir en gastos extras y/o demoras es necesario, concientizar a los

trabajadores de la importancia que tiene el realizar los procesos adecuadamente.

Actualizar y verificar la documentación por lo menos cada dos o tres meses en

caso de presentarse alguna modificación, cambio o surja un nuevo documento.

Cada una de las personas responsables de los procedimientos deben de contar con

el acceso al sistema desarrollado por la empresa DANISCO MEXICO S.A DE C.V

llamado AL-Fresco para el control de documentos, el cual sirve como repositorio de

documentos.



ANEXOS



RESPONSABILIDAD DIRECTIVA (ANTES)



Dirección Técnica

DIRECCION TECNICA

COMERCIO

EXTERIOR

JEFE DE ALMACEN LOGISTICA DE

MATERIAS

PRIMAS

ALMACENISTAS

ASISTENTE DE

COMPRAS

AUXILIAR DE

MATERIAS

PRIMAS





Dirección Técnica


Técnica

Jefe de

Almacén

Logística

de MP

Comercio

Exterior

Almacenistas Auxiliar de

Materias

Primas

Asistente de

compras


personal y los objetivos del departamento. - -

Define las necesidades de capacitación del

departamento y las proyecta en coordinación

con Recursos Humanos.

- - -



- - -

Programa adquisiciones de materias primas y

material de empaque según necesidades y

procedimientos documentados.

- - -

-

Programa adquisiciones de partes y

refacciones y material de consumo inmediato.

- - - -


Coloca órdenes de compra y da seguimiento a

las mismas.

- - -

Controla existencias mediante inventarios

físicos.

- -


importación.

- - - -

Realiza labores de recepción, almacenamiento

y entrega de materiales

- -

Administra el sistema de inventarios en el

sistema.

- - -

Inspecciona áreas de almacenamiento - -

Coordina el envío o retorno de materiales o

equipos para reparación, devolución o renta.

- - -



RESPONSABILIDAD DIRECTIVA (AHORA)



Dirección Técnica

DIRECCION TECNICA

AUXILIAR DE

MATERIAS

PRIMAS

ASISTENTE DE

COMPRAS

ALMACENISTAS

LOGISTICA DE

MATERIAS PRIMAS

JEFE DE

ALMACEN

COMERCIO

EXTERIOR

ASISTENTE DE

COMPRAS





MATRIZ DE FUNCIONES DEL AREA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

Dirección Técnica


Técnica

Jefe de

Almacén

Logística

de MP

Comercio

Exterior

Almacenista

s

Auxiliar de

Materias

Primas

Asistente de

compras

(Logistica)

Asistente de

compras

(Almacen)


personal y los objetivos del

departamento.

-

-

-

-

Define las necesidades de capacitación

del departamento y las proyecta en

coordinación con Recursos Humanos.

- - -

-



- - - -


Coloca órdenes de compra y da

seguimiento a las mismas.

- - -

Controla existencias mediante

inventarios físicos.

- -


importación.

- - - - - -

Realiza labores de recepción,

almacenamiento y entrega de

materiales

- -

Administra el sistema de inventarios en

el sistema.

- - -

Inspecciona áreas de almacenamiento - - -

Coordina el envío o retorno de

materiales o equipos para reparación,

devolución o renta.

- - - -

Optimiza el inventario de partes y

refacciones.

- - - - -



ANTES



DESPUES

ACTUALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD


FUENTES DE INFORMACION

*Calidad Autor: Pablo Alcalde San Miguel Ed. Thompson paraninfo 2007

*Clement, Ronald W. (2006) manuales administrativos obtenida en la red mundial el 19 de agosto de 2010. www.manualesadministrativos.com

* Mondy R. Wayne, Robert M. (1994) management review. 2da. Ed. E.U.A; Prentice hall *Norma internacional. Sistemas de gestión de la calidad-requisitos, cuarta edición 2008-

11-15 versión corregida 2009-07-15

*Ostermann, R.E. Gutiérrez (1999) en busca del equilibrio laboral 1ª ed. Bruselas: lonely planet. *Revista Virtual Pro Procesos industriales (www.revistavirtualpro.com)

http://www.manualesadministrativos.com/

http://www.revistavirtualpro.com/

instituto tecnologico de colima -...

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