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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA

HOSPITAL GERIATRICO SAN ISIDRO E.S.E. VIGENCIA AUDITADA 2011

AGEI 4.9-2012 DICIEMBRE 2012

Informe Definitivo Auditoria 4.9-2012 Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E.

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AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL EN LA MODALIDAD REGULAR

HOSPITAL GERIATRICO SAN ISIDRO E.S.E. VIGENCIA 2011

LINDON ALBERTO CHAVARRIAGA MONTOYA Contralor Municipal

JUAN ROBERTO JIMENEZ CARMONA Director de Planeación y Control Fiscal

JHON NOREÑA ECHEVERRI Líder de Auditoria

LUZ ODILA CIRO OBANDO Auditora

MARINO ALONSO OSPIANA MURILLO Auditor


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Tabla de Contenido del Informe

Página 1. CARTA DE PRESENTACIÓN 1 2. COMUNICACIÓN DE OBSERVACIONES 6 3. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO 6 4. EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS 10 4.1 GESTIÓN MISIONAL 10 4.2 GESTIÓN CONTRATACIÓN 12 4.3 GESTIÓN DE LEGALIDAD 13 4.4 GESTIÓN FINANCIERA 15 4.5 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 17 5 DICTAMEN INTEGRAL 17 6 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 17 7 FENECIMIENTO DE LA CUENTA 19 8 RELACIÓN DE HALLAZGOS 20 9 PLAN DE MEJORAMIENTO 20 10 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 22 10.1 HALLAZGOS DE AUDITORIA 22 11 HALLAZGOS LINEA DE GESTIÓN MISIONAL 22 12 HALLAZGOS LINEA DE GESTIÓN FINANCIERA 34 13 HALLAZGOS LINEA DE GESTIÓN CONTRACTUAL 42 14 HALLAZGOS LINEA DE GESTIÓN EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 51


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Doctor ALVARO ENRIQUE AGON LLANOS Gerente Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. Manizales La Contraloría General del Municipio de Manizales, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a la entidad que Usted dirige, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia, equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, así mismo se practicó examen al Balance General al 31 de Diciembre de 2011 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas internacionales de auditoría (NIAS), contenidas en la Guía de Auditoria de la Contraloría General de la Republica adoptada por la Contraloría de Manizales, mediante Resolución 515 de Diciembre 28 de 2011, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La Auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la contratación celebrada, el cumplimiento de las disposiciones legales y la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas; los estudios y análisis se encuentran debida y adecuadamente soportado, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Manizales. Es responsabilidad de la entidad el contenido de la información suministrada, la cual fue analizada por la Contraloría General del Municipio de Manizales; también es responsable por el diseño, implementación y mantenimiento de un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional.


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La responsabilidad de la Contraloría General del Municipio de Manizales consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta, con fundamento en la evaluación de la gestión y resultados (Control de Gestión, de Resultados, Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados financieros), Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administración de la entidad en las áreas y/o procesos auditados. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría. 2. COMUNICACIÓN DE OBSERVACIONES Las observaciones fueron dadas a conocer y validadas en mesa de trabajo en desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el presente informe, cuyo registro hace parte de los papeles de trabajo del proceso auditor. 3. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

En 1967 la Junta de la Beneficencia de Manizales crea el Hospital Geriátrico San Isidro a partir de lo que antes fue llamado Asilo de Ancianos de Lourdes, acogiendo a los viejos allí institucionalizados.

El Hospital Geriátrico San Isidro fue inaugurado en el año de 1974 como hogar de ancianos, con dependencia directa de la Beneficencia de Manizales y con la filosofía de prestar sus servicios de atención integral a personas mayores de 65 años y en forma primordial a aquellas carentes de recursos económicos.

En el año de 1986 fue creado el postgrado de geriatría en la Universidad de Caldas en cabeza del doctor Jaime Márquez Arango, quien al mismo tiempo era director de la institución siendo pilar fundamental de la práctica y en la formación de los especialistas de esta disciplina.

De acuerdo a los lineamientos de la Ley 10 de 1990 a través del Decreto Extraordinario Nº 490 del 10 de agosto de 1991, se crea el Hospital Geriátrico San Isidro como un establecimiento público del orden municipal y por medio del Decreto Extraordinario Nº 143 de 1995 de la Alcaldía Municipal se reestructura el Hospital Geriátrico San Isidro en Empresa Social del Estado de primer nivel de atención y acorde con las directrices de la Ley 100 de 1993.


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Por otra parte la institución fue adelantando un proceso de transformación de su misión de Hogar de Ancianos a Hospital, haciéndose necesario la prestación de nuevos servicios tanto a la población vieja como a la población del área de influencia; así mismo estructurar, brindar y desarrollar programas que cumplan con la misión de la entidad.

En diciembre del 2000 fue aprobada la REORGANIZACION, quedando la estructura de la institución para la prestación de servicios de la siguiente manera:

• Hospitalización • Psicogeriatría • Hospitalización geriátrica • Centro Socio-Sanitario: Larga Estancia • Discapacitados • Servicios Ambulatorios:

o Consulta Externa • Servicios de Apoyo • Apoyo Clínico: Trabajo social, Laboratorio Clínico, Nutrición, Imágenes

Diagnósticas • Rehabilitación: Terapia Física, Terapia Ocupacional, Fonoaudiología,

Terapia Respiratoria • Servicios Académicos Asistenciales • Servicios de Enfermería • Hospital Día

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Extraordinario 143 del 31 de Marzo de 1995 de la Alcaldía de Manizales, el Hospital Geriátrico San Isidro Empresa Social del Estado del Municipio de Manizales, creado por el Decreto Extraordinario No. 490 del 10 de agosto de 1991, de la Alcaldía Municipal, se reestructuró como Empresa Social del Estado con el Decreto Extraordinario No. 143 del 31 Marzo de 1995 de la Alcaldía de Manizales, como entidad hospitalaria de Primer Nivel de Atención, especializada en Geriatría y por lo tanto tiene una categoría especial de Entidad Pública descentralizada del orden municipal, Personería Jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, Artículo 194, 195, y 197 de la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, por el derecho privado en lo que se refiere a contratación El Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. tiene como objeto social:


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La prestación de servicios de salud, entendidos como un servicio público a cargo del Estado y como parte integrante del Sistema de Seguridad Social en Salud. En consecuencia, en desarrollo de este objeto, adelantará acciones de promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación la salud, como entidad hospitalaria de primer nivel de atención especializado en Geriatría.

Para cumplir con su objeto, la Empresa asumirá como principios básicos la calidad, la eficiencia, la equidad y el compromiso social. La calidad, relacionada con la atención efectiva, oportuna, personalizada, humanizada y continua, de acuerdo con patrones fijos aceptados sobre procedimientos científico-técnicos y administrativos, y mediante la utilización de tecnologías apropiadas, de acuerdo con las especificaciones de cada servicio y las normas vigentes sobre la materia. La eficiencia, definida como la mejor utilización de los recursos humanos, tecnológicos, materiales, y financieros con el fin de mejorar las condiciones de salud de la población usuaria. La equidad, entendida como la atención a los usuarios en la medida en que lo determinen sus necesidades particulares de salud, las disposiciones que rigen la seguridad social en salud y los recursos institucionales, sin que medien otros criterios que condicionen la atención o discriminen la población. Y el compromiso social, entendido como la firme disposición de la Empresa de contribuir al desarrollo integral de la población, poniendo todo lo que esté a su alcance para responder a las necesidades sociales afines con su razón de ser.

Objetivos de la Empresa:

a. Contribuir al desarrollo social del Municipio de Manizales mejorando la calidad de vida, y reduciendo la morbilidad, la mortalidad, la incapacidad, el dolor y la angustia evitables en la población usuaria, en la medida en que esto esté a su alcance.

b. Producir servicios de salud eficientes y efectivos, que cumplan con las normas de calidad establecidas, de acuerdo con la reglamentación que se expida para tal propósito.

c. Prestar los servicios de salud que la población requiera y que la Empresa, de acuerdo con su desarrollo y recursos disponibles, pueda ofrecer.

d. Garantizar, mediante un manejo gerencial adecuado, la rentabilidad social y financiera de la Empresa.


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e. Ofrecer a las Entidades Promotoras de Salud y demás personas naturales o jurídicas que lo demanden, servicios y paquetes de servicios a tarifas competitivas en el mercado.

f. Satisfacer los requerimientos del entorno, adecuando continuamente sus servicios y funcionamiento.

g. Garantizar los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria establecidos por la ley y los reglamentos.

h. Prestar servicios de salud que satisfagan de manera óptima las necesidades y expectativas de la población en relación con la promoción, el fomento y la conservación de la salud y la prevención, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad.

i. Contribuir a satisfacer las necesidades esenciales y secundarias de salud de la población usuaria a través de acciones gremiales, organizativas, técnico-científicas y técnico-administrativas.

j. Desarrollar la estructura y capacidad operativa de la Empresa mediante la aplicación de principios y técnicas gerenciales que aseguren su supervivencia, crecimiento, calidad de sus recursos, capacidad de competir en el mercado y rentabilidad social y financiera.

k. Contribuir a la formación del factor humano del sector salud.

l. Impulsar y desarrollar proyectos de investigación para mejorar la calidad en el servicio y la gestión.

m. Participar en la coordinación interinstitucional e intersectorial que permita un trabajo conjuntos con fines de impacto social.

4. EVALUACION DE GESTIÓN Y RESULTADOS La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control de: Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y Control Interno; que contemplan diferentes variables evaluadas en el desarrollo de la Auditoria.


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4.1 Gestión Misional y administrativa. En cuanto al cumplimiento de la adecuación misional de procesos en relación con la atención integral en salud con calidad y eficiencia se valoró especialmente en lo pertinente al adulto mayor, con relación a la evaluación del cumplimiento de planes y programas y el comportamiento de los indicadores de gestión. El Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. en la vigencia auditada no reportó ingresos diferentes a los obtenidos por la transferencias del Estado y la recuperación de los excedentes por bonos pensionales, situación que causa riesgo para la viabilidad financiera de este centro de atención médica, como quiera que la atención a personas de la tercera edad es subsidiada con recursos propios del centro hospitalario, lo que origina incertidumbre para el funcionamiento futuro del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. a razón de que en estos momentos no cuenta con ingresos adicionales que garanticen su sostenimiento. En relación al mantenimiento óptimo del bien público, la administración no hizo uso adecuado como son los casos del la buseta dada en donación por la Alcaldía de Manizales y el no tener su respectivo amparo, así mismo la compra de 8 extractores por valor de $ 6.146.608 los cuales se encuentran sin uso alguno en el almacén del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E. De otro lado el programa de farmacodependencia al cual se le aplicaron importantes recursos no tuvo utilidad ni rentabilidad financiera y social llevando a la entidad a realizar una reutilización y cambio de vocación en la vigencia de 2012 para anexarse a la oferta de hospitalización de segundo nivel, sin que al cierre de la auditoría se hubiese generado ingresos con este nuevo servicio. Estas circunstancias llevaron a la Contraloría a presentar Función de Advertencia por el riesgo de inviabilidad financiera futura de esta entidad, de persistir las actuales circunstancias. Ciclo presupuestal: La evaluación de la gestión presupuestal, esta enmarcada por el Decreto 115 de 1996, “Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta.”


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Mediante el Acuerdo No. 10 del 28 de Diciembre de 2010, se aprobó el presupuesto de rentas y gastos del HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E., para la vigencia 2011, cuyo valor asciende a $6.026 millones.

EJECUCIÓN DE INGRESOS 2011

DESCRIPCIÓN PPTO DEFINITIVO RECAUDO AÑO POR RECAUDAR %EJECUTADO

INGRESOS CORRIENTES $ 5.705.294.245 $ 6.330.774.533 ($625.480.288) 110,.96

Ingresos de Explotacion $4.369.013.963 $ 3.586.332.716 $ 782.681.247 82,09

Otros Ingresos Corrientes $ 1.336.280.282 $ 2.744.441.817 ($1.408.161.535) 205,38

FONDOS ESPECIALES $ 122.995.401 $ 122.155.401 $ 840.000 99,32

DISPONIBILIDAD INICIAL $ 198.454.182 $ 198.454.182 0 100,00

TOTAL INGRESOS $ 6.026.743.828 $ 6.651.384.116 ($624.640.288) 110,36

Analizada la ejecución presupuestal de ingresos a Diciembre 31 de 2011 se encontró que la ejecución alcanzo el 110,36%, del presupuesto definitivo aprobado, en donde la partida mas representativa fue la de Otros Ingresos Corrientes, recaudándose en esta, la suma de $2.404.595.495, que corresponden a cuentas por cobrar de vigencias anteriores.

Presupuesto de ejecución de gastos

EJECUCIÓN DE GASTO 2011

DESCRIPCION PPTO DEFINITIVO TOTAL APROPIADO POR EJECUTAR % EJECUCION

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

$5.943.397.819 $4.588.277.901 $1.355.119.918 77,20

Gastos de Personal 2.687.848.306 2.454.017.412 233.830.894 91,30

Gastos Generales 2.123.791.599 1.680.026.609 443.764.990 79,11

Transferencias 1.131.757.914 454.233.880 677.524.034 40,14

GASTOS DE INVERSION $83.346.009 $41.844.448 $41.501.561 50,21

TOTAL GASTOS $6.026.743.828 $4.630.122.349 $1.396.621.479 76,83

Revisado el presupuesto de gastos de la vigencia 2011, se determino una ejecución del 76,83% que comparada con la ejecución de ingresos del 110,36%, refleja una menor ejecución de gastos con relación a los ingresos recaudados.


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4.2 Gestión en contratación

Revisada la parte de contratación al Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., para la vigencia del año 2011, se puede determinar que es una institución que se rige por el Derecho Privado y cuenta con Manual Interno de contratación, adoptado mediante el Acuerdo No. 017 de 2008 y que se acoge a la mayoría de los lineamientos allí estipulados, con excepción de algunas situaciones que a continuación se relacionan:

En el caso de la publicación de la contratación en el SECOP, se puede observar que la entidad no está cumpliendo- desde el año 2008- con esta disposición de tipo legal y obligatoria para todas las entidades del Estado, lo cual no permite que la ciudadanía se entere de la forma como cada una de las Entidades Estatales, llevan a cabo la gestión de contratación y con lo cual igualmente se da aplicación al principio de la Transparencia, consagrado en el artículo 209 de la Constitución Nacional.

Igualmente se pudo detectar en la entidad su incumplimiento respecto a la realización de Estudios previos – parte importante dentro de la etapa pre-contractual- y establecido dentro del citado manual, con ello se puede establecer la necesidad del bien a contratar.

También se pudo establecer que para el año 2011 estableció un plan de compras en el cual incluye únicamente el contrato de alimentos, quedando por fuera los demás asuntos relacionados con el tema de la contratación, y de gran relevancia como son aseo y mantenimiento, vigilancia, entre otros, contratos que representan un gran impacto dentro del presupuesto y que al no estar incluidos podrían generar una indebida distribución del presupuesto público y un incumplimiento a los principios constitucionales de eficiencia, eficacia, economía, entre otros.

4.3 Gestión de Legalidad. Evaluado el ajuste legal de las actuaciones, operaciones o actos que desarrolla la Empresa, la cual es transversal a todos los procesos en el sentido de que todos deben ajustarse al marco normativo vigente, se encontró que la entidad ha mejorado sus procesos legales en materia contable, de contratación y asuntos administrativos, persistiendo algunas situaciones que impactan en la calificación de la legalidad.


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Como quedó visto la Entidad no da cumplimiento pleno a sus objetivos misionales pues desarrolla parcialmente las funciones que le fueron atribuidas; transgrediendo los estatutos. La Entidad igualmente incumple el marco normativo en cuanto al amparo de bienes. Así mismo, se pudo determinar que en materia presupuestal y financiera, se encuentra ajustada en su gran mayoría a las normas vigentes.

Es de advertir, que con relación a peticiones, quejas y denuncias, la entidad está atenta a las peticiones enviadas por los usuarios y dentro del término legal, da respuesta en forma oportuna y toma los correctivos necesarios.

En materia contractual la Entidad actualmente soporta la cantidad de cuatro demandas que ascienden a la suma de $680.000.000 millones de pesos, con lo cual se ve amenazada su estabilidad financiera, misional y por supuesto en la parte contractual. Demandan que se evidencian dentro del cuadro que a continuación se relaciona. Es de advertir que si bien es cierto, la entidad presenta algunas deficiencias en la parte contractual, en gran parte se aviene a su marco normativo. 4.4 GESTIÓN FINANCIERA.

Opinión sobre los estados contables 2011

Es responsabilidad de la administración del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría General del Municipio de Manizales. La responsabilidad de la Contraloría General del Municipio de Manizales consiste en proferir opinión sobre los Estados Financieros consolidados a Diciembre 31 de 2011.

La fiabilidad de la información contable fue valorada mediante el análisis a las cuentas de mayor materialidad e importancia en el balance de la entidad como son: Caja y Bancos, Inversiones, Anticipos y Avances, Intangibles, Inventarios,


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Equipos de Transporte, Valorizaciones y Cuentas por Pagar, los cuales dieron como resultado, que los Estados financieros presentan razonabilidad a Diciembre 31 de 2011, teniendo en cuenta lo siguiente:

Con relación a la cuenta de Bancos, se tomaron selectivamente las conciliaciones bancarias de la respectiva cuenta, correspondiente a los meses de Abril, Agosto y Diciembre del año 2011, para determinar que los ingresos se encontraran debidamente contabilizados y consignados en cada una de las cuentas bancarias creadas para tal fin, de lo cual se comprobó que los hechos fueron reales y ciertos.

Al revisar la cuenta de Inversiones, se pudo confirmar que esta representa los aportes que el hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., tiene en Coodesca como afiliado de esta, para lo cual se determina que es real.

Al revisar la cuenta de Anticipos y Avances, se pudo determinar que la entidad tiene unas cuentas por cobrar que ascienden a $339.846.000, que representan las cuotas partes pensionales que adeudan: el Hospital de Caldas, la suma de $49.388.361; Horizonte pensiones y cesantías, la suma de $ 290.457.961; de los cuales se evidencio el correcto registro y clasificación de cada una de las partidas que lo conforman. Se pudo determinar que para la cuenta intangibles y amortización de los intangibles, en las notas a los estados financieros no se esta reflejando los saldos que corresponden a la vigencia 2011, los cuales se reflejan en el balance $24.750.000 para los intangibles y ($7.687.000) para la amortización de los intangibles, los cuales representan 0.10% del total del activo; y en las notas a los estados financieros se reflejaba por intangibles la suma de 2.000.000 y por la cuenta amortización intangilbles ($2.000.000), lo cual haría variar de forma significativa la cuenta de otros activos.

Para la cuenta inventarios, se tomaron pruebas aleatorias de los mismos, tomadas estas en cada uno de los bloques que conforman el Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., del cual se pudo evidenciar que la suma de $217.151.000 si corresponde a lo realmente registrado y contabilizado.

Con relación a la cuenta Equipo de transporte, refleja un saldo de $37.033.000, faltando incluir en el $60.000.000 que representan el valor en que fue valorada la buseta donada por el municipio según contrato No. 0812291234 al Hospital Geriátrico San Isidro, valor que representa el 0.38% del total del activo.


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Una vez revisada la cuenta valorizaciones para la vigencia 2011, se reportó la suma de $12.189 millones; motivo por el cual se verifico esta cuenta encontrando que para esta vigencia, se realizo por parte de la Asociación Nacional de Lonjas Inmobiliarias Asolonjas, avaluó técnico, de cuyo trabajo se pudo confirmar que el incremento con relación a la vigencia anterior (2010), obedece al avaluó realizado en el mes de Octubre del año 2011, dando como resultado la suma de $13.466.078.425, del cual se discrimina el valor histórico del terreno que asciende a $494.000, y de las edificaciones por valor histórico de $1.276.552.000, para así llegar al valor inicialmente presentado.

La cuenta de pasivo corriente que refleja un valor de $130.164.000 y que al cotejarse con los soportes presentados por la entidad, se obtuvo una sumatoria de $146.437.308, dando como diferencia la suma de $16.273.384, valor que representa el 0.10% del total del pasivo mas patrimonio.

Por lo anterior, se considera que los hechos que reflejan la situación financiera del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., no representan mayores riesgos para la misma, que afecten la toma de desiciones por parte de la dirección.

Opinión sobre la razonabilidad de los estados contables con corte a diciembre de 2011.

En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., a 31 de Diciembre de 2011, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el contador general y atendiendo los criterios aplicados por la Contraloría General del Municipio de Manizales, se emite dictamen LIMPIO.

4.5 Sistema de Control Interno. La evaluación practicada encontró que la Empresa ha avanzado en la organización y formalización de sus procesos y procedimientos administrativos, contables y contractuales.


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El Sistema de Control Interno presenta deficiencias relacionadas con la falta de estructuración de Planes Estratégico y de Acción que permitan desarrollar todas las funciones, atribuciones y objetivos de la Empresa, evidenciándose que la Empresa no cumple la totalidad de objetivos misionales, lo que determina que el Sistema en su conjunto no es eficiente ni eficaz. De igual manera se constataron deficiencias en cuanto al inadecuado desarrollo del programa del famacodependencia, la falta de amparo de la buseta y el no uso de ella, la compra de los 8 extractores comprados por valor de $ 6.146.608 y el no uso de ellos, la falta de documentos en carpetas de hoja de vida. En estos momentos es preocupante la situación económica de la entidad toda vez que sus ingresos no alcanzan a cubrir todos los gastos para su sostenimiento y viabilidad futura. 5. DICTAMEN INTEGRAL. Con fundamento en los anteriores resultados se procede a diligenciar la Matriz de calificación de la gestión fiscal desarrollada por el Hospital, durante la vigencia de 2011, de conformidad con los componentes y principios y procesos evaluados así: 6. EVALUACION DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS. La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control de: Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y Control Interno; que contemplan diferentes variables evaluadas en el desarrollo de la Auditoria, tal y como se visualiza en la siguiente matriz de calificación:

Matriz de Calificación de la Gestión y Resultados

COMPONENTE PRINCIPIOS PROCESOS TOTAL

PROCESO TOTAL

PONDERADO

Control de Gestión

20% Eficiencia, Eficacia

Planeación Estratégica

Plan Estratégico y Plan

de Acción

25%

50 12.5


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Ejecución de los Planes

y cumplimiento de

objetivos misionales

25%

50 12.5

Gestión Administrativa

25% 70 17.5

Efectividad de

mecanismos de control

y monitoreo

25%

55 13.7

TOTAL COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN 20% 11.2

Impacto del

cumplimiento de los

objetivos misionales

50%

50 25

Control de

Resultados -30%

Eficacia, Economía,

Eficiencia, Equidad

Valoración Costos

ambientales

Logros en la

generación de recursos

financieros.

50%

80 40

TOTAL COMPONENTE CONTROL DE RESULTADOS 30% 19.5

Legalidad en la gestión

administrativa.

25%.

85 21.5

Legalidad en la

Gestión contractual.

25%

85 21.5

Legalidad en la gestión

financiera

25%

80 20

Control de

Legalidad -10% Eficacia

Legalidad en la Gestión

Contable.

25%

85 21.5

TOTAL COMPONENTE CONTROL DE LEGALIDAD 10% 8.4


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Gestión financiera o

presupuestal

50%

80 40 Control Financiero -

30% Economía, Eficacia

Gestión contable

50% 80 40

TOTAL COMPONENTE CONTROL FINANCIERO 30% 24

Evaluación SCI o

Mecanismos de

Control -10%

Eficacia, Eficiencia Medición Análisis y

Mejora 70 70

TOTAL COMPONENTE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 10% 7

TOTAL CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN 70.1

7. FENECIMIENTO DE CUENTA

Matriz de Calificación de la Gestión y Resultados

Control de Gestión 20% 11.2

Control de Resultados 30% 19.5

Control de Legalidad 10% 8.4 Control Financiero 30% 24 Evaluación del Sistema de Control Interno 10% 7 TOTAL CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN 70.1

MAYOR A 80 PUNTOS FAVORABLE CONCEPTO DE GESTION MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS DESFAVORABLE MAYOR A 80 PUNTOS SE FENECE FENECIMIENTO DE LA

CUENTA MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS NO SE FENECE Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la Gestión y Resultados, la Contraloría del Municipio de Manizales NO FENECE la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2011. 8. RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo del proceso Auditor se consolidaron doce (12 ) hallazgos, de los cuales cero( 1 ) tienen alcance fiscal y cuatro (4) tienen alcance presuntamente disciplinario.


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9. PLAN DE MEJORAMIENTO. En atención a los resultados del proceso auditor, la Empresa debe implementar un Plan de Mejoramiento de conformidad con lo establecido en la Resolución 332 de 2011, en procura de eliminar las causas de las deficiencias comunicadas.

El equipo Auditor,

JHON NOREÑA ECHEVERRI MARINO ALONSO OSPINA MURILLO Líder de Auditoría Auditor

LUZ ODILA CIRO OBANDO Auditora

Supervisó: JUAN ROBERTO JIMÉNEZ CARMONA Director de Planeación y Control y Fiscal


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10. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 10.1 Hallazgos de la Auditoría

11. GESTIÓN MISIONAL.

Hallazgo uno: Administrativo. Riesgo Fiscal. Cumplimiento de los objetivos misionales del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E.

Criterio:

Mediante Acuerdo No. 02723 de octubre de 1995 adopta los Estatutos del Hospital Geriátrico San Isidro Empresa Social del Estado, del Municipio de Manizales y que expresa lo siguiente:

ARTICULO 6. Objetivos.- Son objetivos de la Empresa

a. Contribuir al desarrollo social del Municipio de Manizales mejorando la calidad de vida, y reduciendo la morbilidad, la mortalidad, la incapacidad, el dolor y la angustia evitables en la población usuaria, en la medida en que esto esté a su alcance.

b. Producir servicios de salud eficientes y efectivos, que cumplan con las normas de calidad establecidas, de acuerdo con la reglamentación que se expida para tal propósito.

c. Prestar los servicios de salud que la población requiera y que la Empresa, de acuerdo con su desarrollo y recursos disponibles, pueda ofrecer.

d. Garantizar, mediante un manejo gerencial adecuado, la rentabilidad social y financiera de la Empresa.

e. Ofrecer a las Entidades Promotoras de Salud y demás personas naturales o jurídicas que lo demanden, servicios y paquetes de servicios a tarifas competitivas en el mercado.

f. Satisfacer los requerimientos del entorno, adecuando continuamente sus servicios y funcionamiento.

g. Garantizar los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria establecidos por la ley y los reglamentos.


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h. Prestar servicios de salud que satisfagan de manera óptima las necesidades y expectativas de la población en relación con la promoción, el fomento y la conservación de la salud y la prevención, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad.

i. Contribuir a satisfacer las necesidades esenciales y secundarias de salud de la población usuaria a través de acciones gremiales, organizativas, técnico-científicas y técnico-administrativas.

j. Desarrollar la estructura y capacidad operativa de la Empresa mediante la aplicación de principios y técnicas gerenciales que aseguren su supervivencia, crecimiento, calidad de sus recursos, capacidad de competir en el mercado y rentabilidad social y financiera.

k. Contribuir a la formación del factor humano del sector salud.

l. Impulsar y desarrollar proyectos de investigación para mejorar la calidad en el servicio y la gestión.

m. Participar en la coordinación interinstitucional e intersectorial que permita un trabajo conjuntos con fines de impacto social.

Descripción de la situación:

La evaluación desarrollada se pudo constatar que el Hospital Geriátrico presenta una baja dinámica operativa debido a la prestación de los servicios limitada en atención as restringida capacidad financiera y a la carencia de un portafolio de servicios competitivo que le permita capturar clientes en condiciones de mercado.

En efecto, su contribución al desarrollo social del Municipio se reduce a la atención vía convenio de personas de la tercera edad, negocio en el cual financieramente el Hospital realiza una práctica empresarial contraria a sus funciones por cuanto debe subsidiar la estancia de estos adultos mayores, poniendo en riesgo el principio negocio en marcha, o gestión continuada, pues en lugar de ser una fuente de ingresos, le está generando costos o gastos a esta entidad, la cual estatutariamente debe generar rentabilidad financiera y social.

La producción de servicios de salud efectivos y eficientes no aparecen en los resultados de la gestión desarrollada en la gestión de de 2011 y en lo corrido de 2012, toda vez que su oferta de servicios no ha logrado materializar negocios que le permitan cumplir su fines sociales y financieros, tal y como aconteció con el programa de farmacodependencia, que no obstante las inversiones realizadas el mismo estuvo inutilizados en la vigencia de 2010 y 2011, llevando en la vigencia


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de 2012 a replantear su vocación para anexarlo a la oferta de Hospitalización de mediana complejidad, negocio que durante la vigencia de 2012 no ha presentado ningún resultado en lo social y lo económico.

Advierte esta Contraloría un riesgo fiscal para la entidad que puede amenazar su continuidad y llegar a la liquidación de persistir esta situación por cuanto sus ingresos no alcanzan a cubrir sus gastos de funcionamiento, los cuales en la presente vigencia de 2012 ha sufragado con fuentes alternas de recursos pero finitas, esto es que se agotan en el tiempo, como es la devolución de excedente patronales del Hospital Geriátricos por valor $2.160.685.087.000 que realizara el Fondo Pensiones Horizonte.

La situación de riesgo detectada exige de acciones concretas y efectivas en principio de la administración del Hospital Geriátrico San Isidro, esto es la Junta Directiva, la cual ha mostrado un papel pasivo y de baja dinámica en el establecimiento como es su deber estatutario de políticas, lineamientos y directrices para el desarrollo de los procesos misionales, administrativos, financieros y operativos de la entidad, así como de la gerencia que debe acorde con su plan de desarrollo, proponer alternativas, planes y programas y portafolio de servicios competitivos.

De igual manera, es menester precisar que el Municipio de Manizales en virtud del principio eficacia de que trata el artículo 5 de la Ley 136 de 1994, le corresponde determinarán con claridad la misión, propósito y metas de cada una de sus dependencias o entidades; definirán al ciudadano como centro de su actuación dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios y establecerá rigurosos sistemas de control de resultados y evaluación de programas y proyectos; motivo por el cual siendo el Hospital Geriátrico San Isidro una IPS especializada para desarrollar programas que guardan correspondencia y coherencia con el Plan de Desarrollo adoptado, la administración municipal debe en atención a su capacidad técnica y operativa darle la mejor utilización y aprovechamiento posibles en el marco de sus competencias constitucionales y legales, siendo la Junta Directiva el órgano que debe propender por lograr este objetivo.


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Causa:

Carencia de políticas y directrices de la Junta de Directiva y de Planes de Negocios competitivos que le permitan a la organización gestionar recursos y vender servicios para el óptimo desarrollo de sus fines sociales y financieros.

Incumplimiento a los mandatos específicos en cuanto a la actividad comercial establecidos en el objeto social de la entidad.

Efecto:

Riesgo fiscal por limitado desarrollo de los objetivos misionales de la entidad que amenazan su viabilidad futura.

Respuesta de la Entidad.

Para la entidad este presunto hallazgo no resulta de recibo por la situación que relacionamos a continuación.

El Hospital Geriátrico San Isidro ESE desde su creación ha contribuido al desarrollo social y de salud del Municipio de Manizales, toda vez que ha ejecutado con responsabilidad unos presupuestos que le permitieron cuidar con óptimos resultados, una unidad de negocios como es la población con características de abandono familiar, económico y social y otra unidad de negocio la prestación de servicios de salud a la población adulta mayor en la modalidad de servicios ambulatorios y servicios hospitalarios de mediana complejidad.

Siendo una IPS de primer nivel de complejidad especializado en la atención en salud en geriatría, apoyado con un equipo interdisciplinario, con una amplia trayectoria y experiencia, en el manejo de las patologías crónicas y en la población adulta mayor, ha prestado sus servicios con eficiencia y efectividad a la comunidad pues es reflejado por un buen manejo gerencial, no sólo con rentabilidad empresarial -indicadores presupuestales- sino también social, -indicadores financieros-

En la actualidad y debido a varios factores como son:

• La ampliación y unificación del Plan Obligatorio de Salud (acuerdo 029 de 2011) el cual empezó a regir a partir del 1 de Enero de 2012, en donde la Unidad de pago por capitación es manejada por las administradoras de salud, EPS del régimen subsidiado,


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• La calidad de población objeto para prestar servicios en esta institución( adultos mayores), pacientes altamente demandantes de servicios básicos de salud en la modalidad de hospitalización crónica para cuidados de larga duración,

• Administradoras del régimen subsidiado que asumen la estancia mayor a 91 días, solo cuando de por medio existe una tutela en su contra,

• El monopolio en la asignación de contratación de las tecnologías en salud presentes en el POS para la baja complejidad en una sola IPS en el municipio de Manizales, como lo es Assbasalud, sin distribución equitativa en las ESEs municipales,

• La falta de asignación de población pobre no afiliada a esta IPS que tiene capacidad, y se encuentra habilitada frente al Registro Nacional de Prestadores de Servicios de salud REPS, para atender la baja complejidad, por parte de la Secretaria de Salud del Municipio.

• Y por último la carga social que ésta entidad hospitalaria tiene por hábitat en ella aproximadamente 165 adultos mayores que presentan una condición de desprotección social, familiar y económica, lo cual para la entidad es una obligación el sostenimiento de ellos y para tal fin apalanca los gastos de manutención, en un 45% con el Municipio de Manizales a través de la Secretaría de Desarrollo Social, el resto, 55% son asumidos con recursos propios de la ESE, los cuales para la vigencia 2012, no fueron los esperados por las motivaciones ya expuestas.

En ese orden de ideas, todo lo anterior llevó a la institución a buscar alternativas y escenarios diferentes para ofertar servicios ambulatorios y hospitalarios en la mediana complejidad, que responda a una necesidad sentida de la comunidad, de los pagadores, de la conformación de red del departamento, a la flexibilización institucional en su portafolio de servicios, que le permitan superar el déficit en el que se viene sumiendo desde hace ya varios meses y recobre su razón de ser dentro del Sistema General de Seguridad Social que es ser competitiva en el mercado, ser auto sostenible, pertenecer y hacer parte de la red del municipio y del departamento.

Vale la pena aclarar que no aceptamos el párrafo de que “la producción de servicio de salud efectivos y eficientes no aparecen en los resultados de la gestión desarrollada en la gestión de 2011, toda vez que la oferta de servicios no ha logrado materializar negocios que le permitan cumplir sus fines sociales y financieros tal y como aconteció con el programa de farmacodependencia, que no obstante las inversiones realizadas el mismo estuvo inutilizado en la vigencia 2010 y 2011… ” Porque la prestación de los servicios de farmacodependencia se prestaron con un equipo interdisciplinario desde agosto de 2010 hasta noviembre de 2011, como pueden verificarlo en el informe de gestión del año 2011, en la cartilla denominada “sistematización”, la cual anexamos.


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Posición de la Contraloría.

Analizada la respuesta presentada por la entidad, se confirma el hallazgo con relación a la ineficiencia en la gestión ya que por parte de la entidad no se ha logrado resultados tangibles en cuanto a la rentabilidad financiera y social, pese a las gestiones efectuadas, las cuales se pueden catalogar de ineficaces en atención que a que los resultados esperados no se han logrado.

Es importante destacar que el proyecto realizado para farmaco-dependencia no cumplió con sus objetivos como parte fundamental del mismo proceso de la entidad, ocasionando con ello pérdida de la inversión para la puesta en marcha de dicho proyecto llevando a la entidad a cambiar su vocación, sin que tampoco se hayan logrado ningún resultado económico o social

Por lo anterior, se mantiene el hallazgo para que la situación de viabilidad del Hospital sea asumida desde la alta dirección, es decir su Junta Directiva con el compromiso de la Administración central Municipal y la Gerencia de la entidad.

Hallazgo dos: Administrativo. Inutilización de bienes.

Criterio:

Acuerdo No. 02723 de octubre de 1995 adopta el Estatuto del Hospital Geriátrico San Isidro Empresa Social del Estado, del Municipio de Manizales.

El Artículo 5 sobre los principios básicos, en uno de sus apartes establece:

…….La utilización de tecnologías apropiadas, de acuerdo con las especificaciones de cada servicio y las normas vigentes sobre la materia. La eficiencia, definida como la mejor utilización de los recursos humanos, tecnológicos, materiales, y financieros con el fin de mejorar las condiciones de salud de la población usuaria. La equidad, entendida como la atención a los usuarios en la medida en que lo determinen sus necesidades particulares de salud, las disposiciones que rigen la seguridad social en salud y los recursos institucionales, sin que medien otros criterios que condicionen la atención o discriminen la población…….


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Descripción de la situación.

La revisión pudo establecer que la Administración Municipal a través de la Secretaria de Salud publica, mediante contrato Nº 0812291234, de fecha 29 de diciembre de 2008, entregó mediante contrato de donación al Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E un vehículo tipo buseta, para el servicio transporte de discapacitados, actividades lúdicas y desarrollo de programas como: Hospital día y otros.

La misma evaluación evidenció que dicho vehículo no presta el servicio para el cual fue solicitado por el mismo Hospital Geriátrico, tal como lo estipula el mencionado contrato el literal f) y por el contrario el bien al que se hace alusión, denota alto grado de deterioro en gran parte de sus mecanismos, así como en los aditamentos instalados para facilitar el ingreso y salida de los adultos mayores que presentan discapacidades.

De igual manera la evaluación encontró que el Hospital Geriátrico San realizó la compra de ocho (8) extractores de por valor de $ 6.146.608 según factura número 048953 en el año 2008 los cuales no han sido instalados y permanecen en el almacén sin uso alguno hasta la fecha denotando deficiencias en la determinación de necesidades a satisfacer para la adecuada marcha de la organización.

Esta gestión es contraria al principio fiscal de la economía por cuanto en el proceso de adquisición no se establecieron las reales necesidades de la entidad.

Causa:

Deficiencias en la gestión desplegada por la administración del Hospital para obtener el máximo aprovechamiento de sus recursos.

Deficiencias en el sistema contable en relación con la revelación, causación y registro oportuno de las operaciones realizadas.

Efecto:

Impacto negativo en la prestación de los servicios específicos de la institución hospitalaria, con afectación a su objeto social.


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Subvaloraciones en los estados contables que afectan la razonabilidad de las cuentas del activo.


La entidad no comparte el presunto hallazgo con el ente de control por la situación que detallamos a continuación y la cual le fue expuesta al equipo auditor en varias ocasiones y del que ha tenido pleno conocimiento la Contraloría por las investigaciones que con anterioridad ya han realizado pues toda la documentación referente a este tema reposa en sus instalaciones.

Se puso en conocimiento a los auditores el sin número de dificultades que el hospital ha tenido para poder poner en funcionamiento el vehículo automotor tipo buseta Turbo NPR, marca Chevrolet, Motor #587822, Placas OUB 976, Modelo 1997, pasajeros 27, color blanco, verde y rojo, con el fin de transportar personas con discapacidad del municipio de Manizales, recibida mediante contrato de donación suscrito entre el Municipio de Manizales – Secretaría de Salud y el Hospital Geriátrico San Isidro el 29 de diciembre de 2008.

El contrato de donación en las consideraciones firmadas por las partes en su literal d) reza:

Que desde el mes de diciembre de 2007, la buseta en comento no ha estado prestando el servicio, debido a la imposibilidad de las organizaciones de y para la discapacidad en el Municipio de recibirla en comodato y asumir los costos para mantenerla en funcionamiento, razón por la cual el municipio de Manizales – Secretaría de Salud Pública quiere entregarla en donación a una entidad estable económicamente y con programas para población vulnerable a través de la cual pueda ser utilizada óptima y permanentemente, esto es, para personas con discapacidad y de la tercera edad, de conformidad con el contenido del objeto del contrato de compraventa Nro. 970610243 de junio 10 de 1997

Es de anotar que de acuerdo al literal d) del contrato de donación, al 29 de diciembre de 2008 cuando fue firmado el convenio con la Secretaría de Salud, el vehículo automotor ya llevaba un

año sin prestar el servicio.

Efectivamente el Hospital Geriátrico San Isidro presentó petición de donación de un vehículo al Municipio de Manizales para ponerlo en funcionamiento en programas de Hospital día y otros que considerara pertinentes tal como está establecido en el literal f) del contrato que reza:

Que el hospital geriátrico San Isidro ESE., ha presentado al municipio de Manizales, petición de donación sobre el vehículo referido con el propósito de utilizarlo en los programas de Hospital Día y otros que el mismo hospital considere pertinentes.


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Con base en esta petición se inició el proceso de donación entre la Secretaria de Salud y el Hospital Geriátrico San Isidro ESE.

A demás una de las cláusulas que generaron confianza en el proceso de donación de la buseta fue la cláusula tercera del contrato reza:

ESTADO DEL BIEN DONADO: Al momento de firmarse este contrato el vehículo objeto de la presente donación se encuentra en excelente estado de funcionamiento y conservación.

El Hospital procede entonces a recibir el vehículo con su respectiva acta de entrega en la que se describió detalladamente las características y el estado del mismo, aparentemente en excelente estado de funcionamiento para poder dar inicio a los programas con la población discapacitada.

Al momento de poner en funcionamiento el vehículo automotor, tipo buseta, no se pudo utilizar dado que presentaba fallas mecánicas que no eran lógicas ya que según el acta de entrega, este estaba en perfectas condiciones de funcionamiento, pues respecto a su estado de conservación, estaba recién pintada, llantas nuevas y se entendía que su motor y demás partes internas también lo estaban. Otra falla detectada fue el daño en el ascensor, pues se verificó para el transporte de pacientes discapacitados.

Por lo anterior, el Hospital Geriátrico San Isidro ESE., durante el año 2009, inició proceso de reclamación ante el Municipio de Manizales, en reiteradas ocasiones, sin recibir respuesta oportuna del Municipio.

En Mayo de 2010, por orden de la Secretaría General de la Alcaldía se envío un experto para determinar el daño del vehículo automotor, arrojando un resultado negativo, pues el motor del vehículo nunca había sido reparado y se encontraba en mal estado.

Con la buseta referenciada en estas condiciones, el hospital no podía cumplir con el propósito de utilizar el vehículo en programas de hospital día y otros que considerara pertinentes, razón por la cual quedamos a la espera que el Municipio hiciera las reclamaciones pertinentes ante el taller que supuestamente había reparado el motor de la buseta, e hiciera efectiva la garantía, esto es, reitero, le fuera reparado su motor.

Como fue evidente el incumplimiento por parte de la Administración Municipal en la clausula tercera del contrato de donación en la que dice que el vehículo estaba en excelentes condiciones, y teniendo en cuenta que el Municipio nunca se pronunció sobre este hecho, el Hospital Geriátrico resolvió hacer devolución de ésta donación mediante oficio 200-252-2011 de noviembre 11 de 2011(anexo documento), al Alcalde de Manizales, toda vez que el vehículo en estas condiciones se convertiría para el hospital en un costo incalculable, pues se pasaría de recibir un bien público, en


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condiciones buenas que no requería de inversión, para favorecer una gran población discapacitada, ha asumir unos gastos totalmente onerosos para una entidad que medianamente manejaba un punto de equilibrio financiero.

Ahora bien, en respuesta a la devolución de la donación, el Municipio no aceptó recibir el bien como tampoco se pronunció sobre la reparación del mismo, como consta en el oficio SSP 1323 de diciembre 16 de 2011 enviado por la Secretaría de Salud (Anexo Oficio).

Es de aclarar entonces que para poder poner en funcionamiento el vehículo era necesario que se hiciera una alta inversión de dinero con la cual el Hospital no cuenta, pues para poder dar cumplimiento a programas sociales como atención a discapacitados, actividades lúdicas, entre otras, cada año durante la preparación de los presupuestos el hospital insiste de manera reiterada que la tarifa a contratar con la Secretaria de Desarrollo Social Municipal sea del cien por ciento con respectos a los gastos que implica el sostenimiento de los adultos mayores a fin de dar total cobertura a los programas en la atención integral del adulto mayor, pero dicha solicitud, a la fecha, no ha sido favorable para el Hospital, por tanto, la entidad siempre ha asumido con recursos propios los gastos que no fueron financiados con dicho contrato (Se entiende como recursos propios la venta de servicios hospitalarios, los cuales deberían ser reinvertidos en las necesidades hospitalarias y no absorbidos por la atención social).

En ese orden de ideas y debido a los cambios en la normativa en salud y nuevamente la contratación a tarifas bajas en lo social con el Municipio de Manizales, el presupuesto de ingresos del Hospital presenta una desfinanciación lo cual exige ejecutar el presupuesto de gastos con una gran austeridad, razón por la cual para el hospital es mucho más oneroso poner en funcionamiento un vehículo que solo le ocasiona gastos a la entidad y los cuales no puede asumir, razón por la cual el hospital se concentra entonces en no descuidar la alimentación, vivienda, vestuario, servicios fúnebres y seguridad del paciente institucionalizado con los pocos recursos que le llega.

En resumen la inutilización del bien donado por la Administración Municipal, obedeció a que el vehículo fue donado por la Secretaría de Salud y recibido por el hospital en malas condiciones y es de anotar que este vehículo ya llevaba un año sin servicio antes de la donación del mismo al hospital.

Queremos también ratificar lo ya expuesto al equipo auditor, el vehículo automotor NO hace parte de la Gestión Misional del hospital, el vehículo fue donado para prestar servicio a la población vulnerable, discapacitada y de la tercera edad, y si bien es cierto que el cuidado y manejo de los adultos mayores están a cargo del Hospital Geriátrico San Isidro ESE., a través de un contrato con la Secretaría de Desarrollo Social, también es cierto que no son la misión del Hospital, nuestra misión es la prestación de servicios de salud a la población en general en la baja y mediana complejidad.


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Anexo1:

• Documento de devolución del vehículo automotor al municipio • Documento de no aceptación de la devolución del vehículo por parte de la Secretaría de

Salud

COMPRA DE 8 EXTRACTORES:

Es de aclarar que en el informe preliminar de esta auditoría, ustedes nos dicen que la evaluación encontró que el Hospital Geriátrico San Isidro ESE., realizó la compra de ocho (8) extractores por valor de $6.146.608 según factura Nro. 048953 en el año 2008.

Queremos anotar que esta situación la entidad la puso en conocimiento de ustedes a través de oficio fechado el pasado 26 de marzo de 2012, firmada por el Gerente que se encontraba en el momento el Dr. Diego Luis Arango Nieto para que iniciaran la investigación que consideraran pertinentes. En consecuencia este presunto hallazgo no obedece al proceso de auditoría realizado por el equipo auditor, ésta fue una situación que la entidad conocía y denunció ante ustedes y como tal estamos a la espera de la respuesta a la investigación realizada.

Pues el Hospital Geriátrico San Isidro ESE., fue requerido por la oficina de Coordinación de Áreas de Responsabilidad Fiscal, de la Contraloría General Municipal, para rendir información sobre dicha compra, el requerimiento fue producto del documento que el Dr. Diego Luis Arango les había enviado en marzo del presente año, para tal fin se hizo entrega de los documentos hallados en nuestro archivo institucional relacionado con el tema en mención. En abril del presente año y con el ánimo de dar solución a la referida adquisición, la institución a través del encargado de las compras y bienes, se asesoró con un Técnico Electricista quien sugirió cambiar los ventiladores a una medida más pequeña, inmediatamente se estableció contacto con el vendedor para un posible canje, ésta gestión fue informada oportunamente al Gerente Doctor Diego Luis Arango, en el mes de abril del presente año, quien manifestó no tramitar ningún cambio hasta tanto no tener respuesta de la Contraloría Municipal. Anexo 2: Informe a la Contraloría sobre la no utilización de los extractores


Analizada la respuesta el hallazgo, se confirma por cuanto está claramente demostrado que un bien solicitado y entregado al centro hospitalario no ha sido aprovechado en manera alguna, en principio en programas de hospital día y otros que el mismo hospital considere pertinentes.


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Por lo anterior se concluye, que la solicitud de donación del referido vehículo estaba direccionada o iría a hacer parte del cometido misional de la entidad.

Igualmente esta Contraloría mantiene su posición respecto de la adquisición de los extractores toda vez que no se hizo un estudio de las reales necesidades de la entidad, ocasionando con ello una violación al principio de la economía, aclarando que la evaluación no se está realizando sobre personas, sino sobre operaciones o procesos.

Hallazgo tres: Administrativo con presunto alcance disciplinario. Amparos o pólizas para los bienes del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E.

Criterio:

La Ley 42 de enero 26 de 1993. Por medio de cual se reglamenta el ejercicio del control fiscal y financiero.

Artículo. 107. Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten.

Descripción de la situación

La evaluación realizada por la Contraloría Municipal pudo establecer que el vehículo tipo buseta marca Chevrolet NPR Turbo, identificada con la placa OUB 976 Modelo 1997, Propiedad de la Alcaldía de Manizales y donada al Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E., mediante contrato de donación Nº 0812291234 de diciembre 29 de 2008, a la fecha de la auditoria realizada, no se encontraba amparado con la respectiva pólizas que transfiera el riesgo en caso de verificarse un siniestro, generándose un alto riesgo patrimonial para la entidad.

En este orden de ideas se requiere que el Hospital realice los trámites de legalización del bien y de adquisición de los amparos o pólizas respectivos.

Causa: Deficiencia en los controles implementados para la adecuada administración de los bienes de la institución hospitalaria.


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Falta de la contratación de pólizas que amparen los bienes que administra el Hospital Geriátrico, que garantice la protección de los bienes oficiales

Efecto. Riesgos de daños patrimoniales por omisión en la adquisición de amparos para la protección y amparo a los bienes de la entidad.


La entidad no comparte el presunto hallazgo con el ente de control.

Una vez detectada las fallas mecánicas del vehículo automotor, tipo buseta Turbo NPR, marca Chevrolet, Motor #587822, Placas OUB 976, Modelo 1997, el Hospital con asesoría de Morriz Ltda., determinó no asegurar dicho vehículo hasta tanto no esclarecer en qué condiciones reales se encontraba el bien. Este tema fue socializado con el asesor de seguros, Morriz Ltda, compañía que realizó valoración del bien añadiendo que por ser un vehículo modelo 1997, sin poder transitar en buenas condiciones por demandar arreglo del motor, el cual es oneroso por el tipo de buseta, con posibilidades de resultar más arreglos a medida que se revisara detalladamente y con un gran porcentaje ejecutado de vida útil, no recomendaba su aseguramiento, su recomendación fue darle da baja y chatarrizarlo, pues el pago del seguro le saldría más o menos en cuatro millones de pesos al Hospital, y este vehículo no reunía las condiciones para poder ser asegurado por las características ya descritas. En ese orden de ideas, el costo del seguro, año tras año, se sumaría al gasto de poner en excelente funcionamiento el vehículo. El concepto de Morriz Ltda puede ser verificado con el doctor Gabriel Jaime Cardona S., Gerente Comercial de Morriz Ltda.

Por lo anterior, el Hospital Geriátrico San Isidro ESE., inició proceso de devolución del bien al Municipio de Manizales, enviando oficio el 11 de noviembre de 2011, la cual fue negada por el ente municipal aduciendo que no estaba interesado en reversar el contrato de donación.


Analizada la respuesta Este Ente Fiscal confirma este hallazgo, puesto que toda entidad estatal está en la obligación de constituir amparo o pólizas para los bienes de su propiedad con el fin de proteger a la entidad contra sobre posibles daños a terceros.


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12. GESTIÓN FINANCIERA

Hallazgo cuatro: Administrativa. Revelación de la información contable en forma razonable.

Criterio.

Régimen de contabilidad Pública. Parte Introductoria Numeral 10

“...Así, para que la información sea Confiable debe antes observar la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad; por su parte, para que la información sea Relevante debe satisfacer antes las condiciones de Oportunidad, Materialidad y Universalidad; finalmente, la información contable pública es Comprensible cuando está condicionada por la Racionalidad y la Consistencia”.

Régimen de contabilidad Pública. Art. 104.

“Razonabilidad. La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad”.

Régimen de contabilidad Pública. Art. 167

“Los bienes recibidos en permuta se reconocen por el precio pactado y los bienes recibidos en donación por el valor convenido entre las partes (...)”

Descripción de la situación.

La entidad recibió en contrato de donación No. 0812291234, del 29 de Diciembre de 2008, el vehículo automotor con placas numero OUB 976, modelo 1997, color blanco, verde y rojo, con el propósito de utilizarlo en los programas de hospital día y otros que el mismo hospital considere pertinentes, verificando esta información se determinó que dicho vehículo no se encuentra reflejado en los estados financieros de la entidad para la vigencia 2011, motivo por el cual se considera que la información financiera de la cuenta 1675 (Equipo de Transporte), se encuentra subvalorada en la suma SESENTA MILLONES DE PESOS ($60.000.000) afectando la razonabilidad de mencionada cuenta.


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Causa

Incumplimiento del principio de causación, así como de la revelación y registro oportuno de las operaciones realizadas.

Efecto

Sub-valoración de los estados contables.


La entidad no comparte el presunto hallazgo, toda vez que la no inclusión de un vehículo automotor, tipo buseta, modelo 1997 en la cuenta contable 1675, Equipo de Transporte, obedeció a las asesorías que desde la Sección Financiera se impartieron a la Gerencia en no recibir un vehículo de ese modelo y con un turbo NPR lo cual desencadenaría unos altos gastos para la entidad por el mantenimiento del mismo, por las fallas que venía presentando en vehículo en su funcionamiento las cuales no eran claras ante el contrato de donación y acta de entrega y por último, la decisión de devolución al ente municipal.


Analizada la respuesta presentada por la entidad, esta Contraloría confirma el hallazgo, ya que todo bien que sea de propiedad de la entidad debe revelarse en los estados financieros de la misma; ya que según el contrato de donación No. 0812291234 establece que el real propietario por efecto de la donación es el Hospital Geriátrico San Isidro.

Hallazgo cinco: Administrativa. Notas a los estados financieros respecto de los saldos de la Cuenta 1970 Intangibles y 1975 Amortización Acumulada Intangibles.

Criterio

Régimen de contabilidad Pública. Art. 376

“Las Notas a los estados contables de carácter general se refieren a las características, políticas, prácticas contables de la entidad contable pública, así


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como a los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión global de la entidad contable pública y del proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal, 2) Políticas y prácticas contables, 3) Información referida al proceso de agregación de la información contable pública, 4) Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5) Efectos y cambios significativos en la información contable”.


Al revisar los estados financieros de la vigencia 2011, se determino que la cuenta que representa los intangibles (1970) y la amortización acumulada de intangibles (1975), del grupo Otros Activos, ascienden a $24.750.000 y ($7.687.000) respectivamente, para un total en dicho grupo de $17.063.000; valores que no son concordantes con las cifras que aparecen en las notas a los estados contables, ya que allí se presenta en los Intangibles (1970) $2.000.000 y en la cuenta amortización acumulada intangibles (1975) menos ($2.000.000); lo que revela deficiencias en las notas a los estados contables al no cumplir su función de entregar información adicional que precise y aclare los saldos revelados.

Causa. Falta de diligencia en la consignación de la información contenida en las notas a los estados contables.

Efecto. No revelar adecuadamente información adicional requerida, generando ambigüedad en la información suministrada.

Respuesta de la entidad.

La entidad reconoce la observación, toda vez que revisadas las notas contables en lo referente a las cuentas 1970 intangibles y 1975 amortización acumulada intangibles, se evidencia una desinformación entre ellas y lo reportado en los estados financieros.


Aceptada la observación presentada se estructura el hallazgo administrativo con el fin de que la Entidad suscriba las acciones pertinentes para subsanar esta situación


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Hallazgo seis: Administrativo. Reconocimiento de cuentas por pagar.

Criterio

Régimen de Contabilidad Pública. Art. 224

“Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligación (...)”


Al verificar la constitución de las cuentas por pagar de la vigencia 2011, mediante Resolución HGG 1431 de Diciembre 30 de 2011, se pudo confirmar, que este valor no corresponde a los soportes presentados por la entidad de acuerdo con la sumatoria de las ordenes de pago las cuales ascienden a la suma de $146.437.308 y cuyo valor consignado en la resolución es de $130.164.000, dando como diferencia la suma de $16.273.384.

La anterior situación, se origina en deficiencias en la constitución de las cuentas por pagar, toda vez que el acto administrativo que los contiene no individualiza los beneficiarios o acreedores de la entidad, como lo exigen las normas vigentes y los principios de transparencia y publicidad.

La situación se visualiza en el siguiente cuadro:


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Causa. Falta de claridad en la identificación de los beneficiarios de las cuentas por pagar.

Efecto. Deficiencia en la constitución de las cuentas por pagar.

RELACION DEL RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR PAGAR HOSPITAL GERIATRICO SAN ISIDRO E.S.E.

VIGENCIA 2011 BENEFICIARIO ORDEN PAGO VALOR

TECNOLOGIAS AMBIENTALES DE COLOMBIA 5190 660,040 COMCEL S.A. 5191 441,322 FUNCIONARIOS HOSPITAL GERIATRICO 5192 11,584,955 MARI LUZ VILLEGAS 5200 310,667 YALILE GARCIA 5201 310,667 YULIANA AGUIRRE 5202 310,667 ARACELLY ARVELAEZ 5203 310,667 JHOANNA ARISTIZABAL 5204 310,667 MARIA CLAUDIA LOPEZ 5205 310,667 AGUAS DE MANIZALES 5206 2,521,491 CHEC S.A. 5207 3,235,320 VERONICA ANDREA PALACIO 5208 310,667 EMPRESAS PUBLICAS DE MEDELLIN 5209 742,905 MARIA DE LOS ANGELES CARMONA 5210 310,667 JULIAN ERNESTO PINO 5211 310,667 ROCIO RAMIREZ 5212 310,667 MARTA CECILIA CRUZ 5213 310,667 LUZ YANETH LOPEZ 5215 310,667 MUNICIPIO DE MANIZALES 5219 71,944 AUGUSTO BARRIOS 5558 62,659,868 MUNICIPIO DE MANIZALES 5276 99,063 SEGURIDAD NAPOLES 5353 5,267,562 NUTRIR 5356 37,220,090 COOSERVIGENZA 5349 18,204,744 TOTAL 146,437,308 SEGÚN RESOL. HGG-1431 DE DIC. 30/11 130,163,924 DIFERENCIA 16,273,384


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La entidad no comparte el presunto hallazgo administrativo, pues la elaboración de la resolución No.HGG-1431 del 30 de diciembre de 2011 con la cual se constituyen las cuentas por pagar de la vigencia fiscal 2011, se hizo acatando la normativa establecida en el decreto 115 de 1996, decreto 111 de 1996 que compila la ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995.

El artículo único de la citada resolución constituye las cuentas por pagar según la denominación del gasto aprobado en el presupuesto de la entidad, para el año 2011.

Una orden de pago cuenta con un recuadro denominado CONCEPTO en el cual se describe el tipo de giro y otro recuadro denominado IMPUTACION PRESUPUESTAL donde se detalla el código de presupuesto afectado con el giro, siendo este el indicador presupuestal que determina a que vigencia pertenece el pago.

Después de cotejada la resolución No.HGG-1431 del 30 de diciembre de 2011 con las órdenes de pago (comprobantes de egreso) se pudo concluir que en los pagos No.5276 y 5356 se giraron obligaciones del año 2011 como también obligaciones del año 2012, se detalla:

• Orden de pago No.5276, valor total giro $99.063 discriminado así: 3200100-01 vigencia 2011 $48.625 y 3200300-02 vigencia 2012 $50.438.

• Orden de pago No.5356, valor total giro $37’220.090 discriminado así: 2020102-01 vigencia 2011 $10’187.954 y 2020102-09 vigencia 2012 $27’032.136.

Se detallan las cuentas por pagar del año 2011 según resolución No.HGG-1431 del 30 de diciembre de 2011.


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Como se puede evidenciar, no hay deficiencia en la constitución de las cuentas por pagar, pues el valor cancelado es inferior al valor estimado en la resolución No.HGG-1431.


Analizada la respuesta el hallazgo se confirma el hallazgo, toda vez que las cuentas por pagar que se constituyen al terminar una vigencia deben estar claramente identificadas e individualizadas en cuanto a los beneficiarios y montos, de manera tal que entre el acto administrativo de constitución y los soportes del mismo debe existir plena correspondencia..


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13. GESTIÓN CONTRACTUAL

Hallazgo siete: Con alcance Fiscal y presunto disciplinario. Adición al contra No. HG-CON-027-2011

Criterio:

MANUAL DE INTERVENTORIA. “EJECUCIÓN Numeral 3.13- Analizar las necesidades de modificaciones requeridas durante la ejecución del contrato y enviarlas para aprobación y trámite oportuno al Representante legal, con la debida justificación técnico – económica”

4.5 “Remitir oportunamente y antes del vencimiento del plazo, la respectiva solicitud de adición, modificación o prórroga cuando sea el caso al Representante Legal “.

El Manual de Contratación del Hospital Geriátrico San Isidro consagra la posibilidad de realizar adiciones en valor de los contratos que celebre en los casos que se demuestre la necesidad de hacerlo.


La evaluación encontró que el Hospital Geriátrico celebró contrato adicional al contrato HG-CON-027-2011, argumentando que el mismo no estipuló un último proceso, el cual se hace necesario ajustar así: Que una vez llegue la ropa a la ropería, esta debe ser seleccionada de acuerdo a las necesidades de los pacientes, empacada y entrega diariamente y de manera oportuna a cada uno de los servicios. 2) Que para este efecto se hace necesario adicionar el Contrato de Prestación de Servicios de Lavado y Secado de ropa HG-CON-027-2011 en UN MILLON DOSCIENTOS TREINTA Y TRES MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y UN PESOS MONEDA CORRIENTE ($1233.871.).

Revisado el contrato HG-CON- 027-2011 se pudo constatar que el mismo fue adicionado por la suma de $1.233.871, no obstante haberse contratado por valor de $100.434.785 IVA INCLUIDO, para prestar servicios que incluía la actividad que posteriormente sustentó la adición, generando un daño patrimonial a la entidad por violación a los principios fiscales de economía y eficacia-


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Encuentra la Contraloría que la adición del contrato carece de sustento toda vez que dentro del citado contrato inicial se especifica claramente la labor adicionada cuando se estipula:

:”CLAUSULA TERCERA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA....3) EL CONTRATISTA recibirá de EL HOSPITAL, la ropa sucia en la lavandería de EL HOSPITAL y la entregará al HOSPITAL en el área de ropería, a mas tardar dentro de las 24 horas siguientes a su recibo, debidamente lavada, libre de malos olores, secada y separada según las necesidades de EL HOSPITAL

“Parágrafo segundo: La ropa de cada servicio deberá ser entrega en la Ropería de manera separada y exclusiva para los mismos.

Igualmente el contratista en su propuesta que hace parte integral del contrato ofrece el siguiente servicio

“La ropa se entrega planchada y doblada a todos los servicios, a la primera hora del día siguiente.

Por lo anterior, se ha generado un daño patrimonial a la entidad estatal en la suma de $1.233.871 que debe procurarse su recuperación mediante la acción fiscal correspondiente.

Causa:

Adiciones de servicios que ya están cubiertos con el contrato principal por carencia de controles administrativos y financieros.

Efecto:

Adiciones innecesarios o injustificadas que ocasionan detrimento patrimonial de la entidad Contratante.


La entidad no comparte con el ente de control el presunto hallazgo con alcance fiscal y disciplinario.

Resulta pertinente y conducente realizar algunas precisiones que sin el menor asomo de duda sentaran total claridad sobre el particular:


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El contrato inicial en su CLAUSULA TERCERA establece: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA….3) EL CONTRATISTA recibirá de EL HOSPITAL la ropa sucia en la lavandería de EL HOSPITAL y la entregará al HOSPITAL en el área de ropería a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a su recibo debidamente lavada, libre de malos olores, secada y separada según las necesidades de EL HOSPITAL.

..Parágrafo Segundo: la ropa de cada servicio deberá ser entregada en la ropería de manera separada y exclusiva para los mismos. (Negrilla fuera de texto)

De otra parte cabe anotar que en la propuesta realizada por el contratista existe un ofrecimiento por parte del contratista en la cual reza: ..”La ropa se entregará planchada y doblada a todos los

servicios, a la primera hora del día siguiente”. (Negrilla fuera de texto)

De lo anteriormente expuesto, se concluye que el proceso de separación contenido en las obligaciones del contratista y la propuesta presentada inicialmente se refieren única y exclusivamente a cada unos de los servicios habilitados en la E.S.E.

Ahora bien, con respecto a la adición realizada al contrato en mención vale la pena destacar que el mismo en su parte considerativa consagra: “….no estipuló un último proceso, el cual se hace necesario ajustar así: que una vez llegue la ropa a la ropería, esta debe ser seleccionada de

acuerdo a las necesidades de los pacientes, empacada, y entregada diariamente y de manera oportuna a cada uno de los servicios...”. (Negrilla fuera de texto)

Como bien puede advertirse del parágrafo anterior, el fundamento de la adición tiene entibo en el proceso de selección que debía ser realizado de acuerdo a las necesidades de los pacientes, que resulta disímil al proceso de selección que se le realiza a la ropa para cada uno de los servicios.

Pues una vez la ropa seleccionada por servicios fuera colocada en la ropería por la Cooperativa, debía iniciarse otro proceso que era el de seleccionar la ropa de los servicios pero de acuerdo a las necesidades del paciente, para este otro proceso de selección de ropa era necesario contar con otro operario de la Cooperativa situación que originó el otro si del contrato.

En ese orden de ideas, y teniendo en cuenta que el servicio a proveer por parte del contratista no se encuentra definido en el contrato inicial, esta entidad considera que la adición objeto de análisis, comporta de manera cabal el sustento factico necesario para su realización.

Anexo 3: Copia del Contrato y Copia del Otro si



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Analizada la respuesta se confirma que entre las actividades contratadas inicialmente y la que sustentó la adición no existe sustanciales diferencias que ameriten una adición del contrato equivalente a poco más del 1% del valor del mismo.

En efecto, al realizar un comparativo de las actividades que le correspondía realizar al contratista y de la actividad adicional que se incluyo en el Otro Si según la cláusula tercera del contrato, sobre las obligaciones del contratista, en el parágrafo segundo expresa: que la ropa de cada servicio deberá ser entregada en la ropería de manera separada y exclusiva para los mismos.

Analizado este parágrafo segundo expresa con otras palabras lo mismo que se expreso en el otrosi que dio origen a ajustas el contrato en mención como es: que una vez la ropa llegue a la ropería, esta debe ser seleccionada de acuerdo a las necesidades de los pacientes, empacada y entregada diariamente y de manera oportuna a cada uno de los servicios.

Es indudable entonces, que mediante esta cláusula segunda se le podía exigir al contratista el cumplimiento pleno del contrato sin necesidad de adicionarlo para darle claridad a las obligaciones del contratista.

Adicional a lo anterior se evidencia en el portafolio de servicios de la empresa contratista, que uno de los servicios que ellos prestan es el de distribución que dice textualmente: Dependiendo de las necesidades del servicio y del stock de ropa que se tenga en la central de ropas, se realizan los suministros a los servicios.

La ropa se entregara planchada y doblada a todos los servicios, a primera hora del día siguiente.

Por esta razón uno de los servicios a los que estaba obligado a cumplir la empresa contratista era la planteada en el Otro Si.

Por lo anterior, se confirma el hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal, del cual se dará traslado a los organismos competentes.


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Hallazgo ocho: Administrativo con presunto alcance disciplinario. Estudios previos.

Criterio:

El Artículo 209 de la Carta Política de 1991.

Artículo 209. La función administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

El Artículo 13 Ley 1150 de 2007 determina la obligatoriedad por parte de las entidades que apliquen regímenes de contratación exceptuada, de observar los principios de la función pública y los fiscales.

Acuerdo No. 017 de 2008. ARTICULO 25. PROCEDIMIENTOS PRECONTRACTUALES. Numerales 2 y 6 respectivamente: “Procedimiento general para iniciar la contratación. Listado de necesidades. Justificación de la necesidad de la compra. Estudios previos a la Ejecución del contrato”

Descripción De la situación:

La Contraloría General del Municipio de Manizales en desarrollo de su evaluación al proceso contractual seleccionó para su revisión los contratos HG-CON-003-2011- HG-CON-027-2011- HG-CON-022-2011- HG-CON-028-2011- HG-CON-029-2011- HG-CON-031-2011- HG-ON- 032-2011- HG-CON-033- HG-CON-038-2011- HG-CON-040-2011- HG-CON-041-2011- HG-CON-053-2011-, encontrando que los mismos carecen de los estudios previos que no sólo le imprima publicidad y moralidad, si no también que sustento o justifique plenamente la necesidad de la compra o adquisición del bien o servicio.

Desde la óptica fiscal, los estudios previos deben sustentar con suficiente claridad los criterios de selección de la oferta más favorables en términos técnicos y económicos para lo cual es menester presentar los estudios de mercado realizados.


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En este orden de ideas, no obstante el Hospital regirse por su propio estatuto o Manual de Contratación, el mismo debe estar armonizado con normas de superior jerarquía que garantice la correcta realización del proceso contractual.

Causa.

Inobservancia de los principios de la función pública y de los fiscales en desarrollo del proceso contractual por parte de la Entidad.


La entidad encuentra pertinente la misma y en consecuencia se adelantará un plan de mejoramiento que permita conjurar la situación allí descrita, es decir, la incorporación de los estudios previos en aquellos contratos que carezcan de los citados documentos


Aceptada la observación presentada se estructura el hallazgo con presunto alcance disciplinario con el fin de que la entidad suscriba las acciones necesarias para subsanar esta situación.

Hallazgo nueve: Administrativa con presunto alcance disciplinario. Publicación de contratación.

Criterio.

Ley 1150 de julio 16 de 2007

ARTÍCULO 13. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA ENTIDADES NO SOMETIDAS AL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.


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Constitución Política de Colombia 1991

Articulo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.


No se evidenció la publicación de los contratos que a continuación se relacionan, por parte del Hospital Geriátrico San Isidro E.S.E, en la página web de la entidad ni en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP; contraviniendo las disposiciones Constitucionales en relación con el principio de publicidad y transparencia:

Contrato HG-CON-003-2011 Contrato HG-CON-033-2011






Contrato HG-CON-032-2011

Causa. Incumplimiento de las disposiciones vigentes en desarrollo del proceso contractual.

Efecto. Transgresión de normas vigentes que afectan la gestión administrativa de la entidad y puedan generar responsabilidades de diversa índole.


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La entidad no comparte el presunto hallazgo administrativo.

Debe indicarse delanteramente que el Numeral 6 del Art. 195 de la Ley 100 de 1993 (Régimen

Jurídico Empresas Sociales del Estado) establece: “En materia contractual se regirá por el

derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las clausulas exorbitantes previstas

en el estatuto general de contratación de la administración pública”. Lo anterior nos permite inferir, como bien lo manifiesta el Organismo de Control Fiscal que se trata de una actividad no sometida al referido estatuto en razón a la naturaleza misma de la entidad, en consecuencia los controles ejercidos por los órganos de control deberán atender de manera preferente las disposiciones establecidas por la entidad en el manual de contratación que haya sido prohijado por la misma.

En este estado de cosas, deviene conducente trasladar el contexto estudiado al Numera 2 del Art. 19 del Acuerdo No 017 de 2008 por medio del cual se adoptó el manual de contratación del Hospital Geriátrico San Isidro, el cual estipula:

ARTICULO 19: FORMAS O MADALIDADES DEL CONTRATO. De acuerdo con las normas del presente estatuto, el HOSPITAL GERIÁTRICO SAN ISIDRO E.S.E utilizara para contratar una de las siguientes formas de contratación y deben constar por escrito:

1. Contrato Simple: Es el contrato suscrito por las partes contratantes, que no se somete a

la formalidad de publicación en la gaceta municipal y es celebrado hasta una cuantía

de cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Estos contratos se perfeccionan con órdenes de servicio, contrato simplificado y debe contener como mínimo: fecha, lugar, objeto, plazo, término de duración, valor, póliza o garantía si es del caso y según la reglamentación que se expida. (negrilla fuera de texto)

De la transcripción normativa en precedencia, se puede deducir sin ninguna hesitación que los contratos objeto de análisis, en razón a su naturaleza y cuantía no se encuentran sometidos a la formalidad objeto de controversia, toda vez que así lo dispone el manual en cita, con lo cual la observación bajo análisis queda desprovista de cualquier asidero normativo.

Lo anterior, no implica que la entidad desconozca aquellos mandatos de carácter legal y constitucional que obligan a la entidad a adoptar algunas conductas en procura de garantizar los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, pues a la luz de la sana critica la conducta endilgada no contraviene las disposiciones legales y constitucionales que cimientan la observación que nos ocupa. Su proceder en el caso particular responde al margen de discrecionalidad reglada que se le concede a las entidades que cuentan con un régimen


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excepcional, y en consecuencia a las disposiciones normativas que fueron adoptadas bajo el amparo de la legalidad en el manual de contratación de la entidad.


No obstante la dificultad de establecer un manual interno que válidamente permita desarrollar el proceso contractual resulta pertinente reiterar que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, determina con absoluta precisión la necesidad de que estos manuales garanticen los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la Carta Política de 1991 entre ellos el de la publicidad y de la moralidad administrativa, los cuales no se honran realizando contrataciones que no sea posible conocerlas sin restricciones por los gobernados y los organismos de control.

Por lo anterior y fundados en las normas de mayor jerarquía, se confirma el hallazgo administrativo, debiendo la entidad adoptar las medidas pertinentes para ajustarse a los referidos mandamientos constitucionales y legales.


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14. GESTIÓN EN CONTROL INTERNO.

Hallazgo diez: Administrativa. Historias labores.

Criterio:

LEY 190 DE 1995

C. DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS

ARTÍCULO 13. Será requisito para la posesión y para el desempeño del cargo la declaración bajo juramento del nombrado, donde conste la identificación de sus bienes. Tal información deberá ser actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro


La evaluación encontró que el Hospital de Geriátrico no dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento en lo relacionado con los documentos exigidos para las hojas de vida, toda vez que se constató al revisar las carpetas de prestación de servicios que en las mismas no existen documentos exigibles tales como certificado de antecedentes fiscales, penales, disciplinarios y la declaración juramentada de bienes y rentas de actividad económica privada persona natural.

La anterior situación genera riesgos para la entidad pública de vincular personas que puedan desempeñar cargos o funciones públicas.

Causa: Inobservancia de las normas sobre administración del talento humano.

Efecto: Riesgo de vinculaciones irregulares que generan consecuencias administrativas y financieras para la entidad que afecta su gestión.


Para la entidad este presunto hallazgo no resulta de recibo, pues el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General del Municipio en el 2011 y al cual la misma entidad le hizo seguimiento el 22 de diciembre de 2011, se pudo demostrar que el hallazgo número 3 del plan de mejoramiento se subsanó totalmente, el cual reza:


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Evaluadas tres (3) carpetas de contratos de prestación de servicios, se encontró que en los mismos se carece de documentos exigibles como certificados de antecedentes fiscales, penales y disciplinarios, a demás de la certificación sobre su vinculación al sistema de seguridad social en salud situación evidenciada en los contratos HG-CON-015-2009, HG-CON-008-2009, HG-CON-007-2009, por lo que están omitiendo el cumplimiento de requisitos exigibles generando riesgos en la contratación y vinculación de personal.

Este hallazgo tenía fecha de vencimiento para el cumplimiento el 31 de diciembre de 2011 y de acuerdo a la calificación de la Contraloría en la visita de seguimiento hecha al Plan de Mejoramiento la calificación total fue de 2 puntos, puntaje base de evaluación establecido por la Contraloría, siendo 2 el mayor puntaje de cumplimiento de la acción.

Anexo 5: Seguimiento por parte de la Contraloría al Plan de Mejoramiento del Hospital

Geriátrico San Isidro en donde se evidencia la acción cumplida.

En consecuencia no entendemos por qué el equipo auditor hace referencia a que no se dio cumplimiento al plan de mejoramiento cuando realmente este fue cumplido en su momento.


Analizada la respuesta presentada por la entidad, se confirma el hallazgo con relación a carpetas de hoja de vida, La hoja de vida a la que le faltaron documentos, de acuerdo a la lista de documentos requeridos para la posesión, fue la de una nueva funcionaria ( Registro Civil de Nacimiento y el Pasado Judicial ). Pese a este hallazgo , el resultado de dicha auditoría de seguimiento fue favorable. ( según nota interna con fecha del 27 de diciembre de 2011 ) en donde continua la carencia de estos documentos a la fecha.

Así mismo la carencia del documento (Declaración Juramentada Bienes y Rentas) del gerente de la entidad vigencia 2011 y (Certificado de la Contraloría) de una de las funcionarias.

Se impone entonces aclarar que una cosa es el cumplimiento formal de una acción y otra distinta la efectividad de la acción para superar la deficiencia, en este sentido es que bien pudo haberse cumplido formalmente el Plan de Mejoramiento y calificado como tal en la evaluación cumplimiento, en tanto que mediante pruebas sustantivas como las practicadas en la presente auditoría se determinó la inefectividad de la mencionadas acciones.


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Hallazgo once: Administrativo. Computadores sin licencia de antivirus.

Criterio:

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005

Específicamente, para el caso de los sistemas de Gestión de la Calidad y de Control

Interno, algunos elementos de convergencia se han identificado en el Anexo A de este documento.

2.2.3 Sistemas de Información. Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la Entidad Pública.


La evaluación encontró que el Hospital de Geriátrico no dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento en lo relacionado con el cumplimiento del objetivo del Plan de Mejoramiento en lo relacionado con la licencia de antivirus.

Se evidencia que según Kaspersky Lab Licence Certificate de 37 computadores, 12 computadores no tienen actualizada la licencia antivirus a la fecha persistiendo un riesgo legal y administrativo para la organización.

De igual manera la entidad carece de un plan de contingencia para minimizar riesgos informáticos en cuanto ante una eventual suspensión no programada de energía eléctrica.

Causa. Incumplimiento de planes de mejoramiento en lo relacionado con la administración de los sistemas informáticos.

Carencia de planes de contingencia ante interrupciones de la fluido eléctrico.

Efecto. Riesgo de daños en los equipos, pérdida de información con impacto en la gestión fiscal y administrativa de la entidad.


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La entidad no comparte este presunto hallazgo administrativo.

Precisando en la observación, donde se afirma en la descripción de la situación que: “La evaluación encontró que el Hospital Geriátrico no dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento en lo relacionado con el cumplimiento del objetivo del Plan de Mejoramiento en lo relacionado con la licencia de antivirus”.

Conforme a esta afirmación estarían declarando que no se hizo la gestión de mejora para la pasada visita de auditoría de fecha diciembre 13 de 2010, realizada por el auditor Geovanny Ochoa Corrales, con relación a la legalización del Software antivirus para los equipos de computo; entre las evidencias presentadas en esta ocasión a los auditores se les anexó copia de la compra de licencias del Antivirus Kaspersky para 25 equipos y otra para 12 equipos de computo más para el periodo del año 2011 al 2012.

La renovación de la licencia de los 25 equipos con el mismo proveedor se realizó un año después de la compra inicial como debe hacerse al termino o caducidad de las licencias, igualmente se anexó a los auditores copia de la renovación para el periodo de 2012 al 2013; durante el tiempo de cierre del programa de farmacodependencia originado en noviembre de 2011 se compartió con ustedes la pertinencia de no incurrir en un gasto innecesario con relación a la renovación de la licencia de Antivirus para los 12 equipos de computo de ese programa, ya que no se ha creado un convenio para abrir nuevamente el servicio y poner en funcionamiento dichos equipos de computo.

Durante esta vigencia de caducidad del antivirus de estos 12 equipos de computo no se ha requerido renovar la licencia hasta la fecha de hoy, donde actualmente se han hecho los trámites para adquirir nuevas licencias para este nuevo periodo.

Anexo 6: Fotocopia del Plan de Mejoramiento donde se evidencia el cumplimiento del mismo en visita de seguimiento realizada por la Contraloría.


Analizada la respuesta se debe confirmar el hallazgo, ya que todos los equipos de cómputo deben tener la licencia de antivirus actualizada en donde todo bien público perteneciente a la entidad debe estar amparado, licenciado, e igual que lo dicho anteriormente una cosa es el cumplimiento formal de una acción y otra distinta la efectividad de la acción para superar la deficiencia.

informe definitivo de auditorÍa - frontera … · decreto extraordinario nº 143 de 1995 de la...

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