Important provisions under Companies Act, 2013

Raju & Associates 

Sl.No. Agenda Brief description

1.  Stationery requirements The Company’s (i) letterhead {business letters}, (ii) billheads, (iii) letter papers, (iv) notices; and (v) other official publications to capture these additional requirements: 1. Company’s former name(s) (since the last two years) to be reflected in the above listed documents for the next two years (since April 1, 2014), 2. Corporate Identity Number, 3. Telephone number, 4. Fax number (if any), 5. Email address, and 6. Website addresses (if any). The documents listed below which are to be prepared with regard to the meetings of the Directors and the Shareholders also need to capture the above mentioned requirements as they are to be issued on the Company’s letterhead: 1. Board meeting notice, 2. Board meeting extract, 3. Shareholders meeting notice, and

4. Shareholders meeting extract. The Company’s promissory notes, bills of exchange and such other documents need to bear its name.

2.  Requirement of a woman director to be appointed

The following class of companies need to have mandatory representation of at least one woman on their Board: 1. Every listed company. 2. Every public company having a paid up share capital of 100 crore (approx. US$ 163 million) or more or turnover of 300 crore.(approx.US$ 491 million) All companies have been provided a compliance period of 1 year to appoint such a woman Director.

3.  A resident Director to be appointed

All companies are required to appoint at least one director who has been resident in India for a minimum period of 182 days in the previous calendar year (the provision does not insist that such person should be an Indian citizen).

4.  All directors to procure their respective digital signature certificate.

Each director is required to procure a digital signature certificate. In case of a proposed director, the said person needs to procure a digital signature certificate prior to applying for his DIN. The DIN application prescribes for the proposed director to digitally sign his/her application by using his/her digital signature certificate.

Important provisions under Companies Act, 2013

Raju & Associates 

5.  Cessation from the Board

1. A Director who does not attend any meetings of the Board in a year (with or without leave of absence) will automatically lose office. 2. Recognizing that Board positions are held by employees, for the first time, the New Act provides that an employee will cease to hold Board position upon separation of employment with the Company as well as any affiliate Company such as the holding or subsidiary or any associate Company. 3. A Director can resign upon giving notice in writing with reasons to the board. 4. In the event of a Director’s resignation, two separate filings are to be made with the RoC. A director resigning from a Company needs to file an e‐form with the ROC along with detailed reasons for his/her resignation. The company also has to file an e‐form with the RoC to intimate the resignation of the Director. 5. Further, the details of the resignation should be mentioned in the board’s report which is to be placed by the Board before the ensuing shareholders meeting.

6.  Senior management requirements

The New Act requires prescribed class of companies to have Key Management Personnel (“KMP”) such as Managing Director (“MD”) or Chief Executive Officer, Chief Financial Officer and Company Secretary (“CS”). The KMP will generally be considered as ‘officers in default’ for any non‐compliances by the Company. The KMP have to be in the age group of 21 to 70 years.

7.  MD provisions The MD’s appointment by the Board should be ratified at the ensuing shareholders meeting and also by the authorities if his/her appointment is in variance with the prescribed thresholds. In case of any fraud in the Company and if the MD or his/her predecessors have received excess payments as per its restated accounts, the Company can recover the same from such persons.

8.  Board meeting and related requirements

1. First board meeting should be held within 30 days of the incorporation. 2. A Company needs to hold a minimum of four Board meetings in each year and not more than 120 days should have expired between two Board meetings. Seven days clear notice should be given for each Board meeting, which can be waived for shorter notice by all the directors. 3. Each director needs to attend at least one board meeting every year.

Important provisions under Companies Act, 2013

Raju & Associates 

9.  Powers of the Board As per the Old Act, certain powers of the Board were to be exercised only at a physical meeting of the Board (as opposed to passing resolution by circulation/unanimous written consent). The New Act has expanded such powers to be exercised only at a physical Board meeting to include additional matters such as 1. issue of shares, 2. approval of financial statements, 3. diversification of the business of the Company, takeover of other companies, etc. 4. to approve amalgamation, merger or reconstruction

Additionally, the restriction on the Board to exercise certain powers without the prior approval of the shareholders has now been extended even to private limited companies.

10. Proxy rules One person cannot represent as proxy for more than 50 members.

11. Venue of the EGM The venue of the EGM needs to be a place within India.

12. Financial year The new Act has defined the financial year and has made it uniform i.e. April to March. The new Act does not permit extension of financial year. Companies which are holding/subsidiary of a foreign entity and require consolidation outside India, would have to apply to the National Company Law Tribunal (“NCLT”) to allow a different financial year.

13. Financial statement 1. Consolidated financial statement to be prepared for all companies that have one or more subsidiaries and laid before AGM. 2. A separate statement containing salient features of the financial statements of its subsidiaries to be attached along with financial statement.

14. Mandatory auditor rotation

Mandatory auditor rotation requirement is for listed and prescribed classes of companies. The rules in this regard are to be prescribed.

15. Audit committee and Nomination and remuneration committee

The new Act has introduced appointment of a audit committee (which will oversee the appointment of auditors) and a nomination and remuneration committee (which will oversee the appointment of Directors). These committees are required to be constituted by the following companies: 1. every listed company and a public company having a paid up capital of Rs.10 crore or more (approx. US$ 16 million).

Important provisions under Companies Act, 2013

Raju & Associates 

2. every listed company and a public company having a turnover of Rs.100 crore or more (approx. US$ 163 million). 3. every listed company and public company having loans, borrowings, debentures or denominations and deposits exceeding Rs. 50 crores (approx.US$ 8 million). The audit committee