How to write a Business Operations Manual  Page 1  

How to Create a Business Operations Manual for your Business 

 

Written by: Rachna Tschand 

April 15th, 2010 

 

 

Parwan Electronics Corporation 1230 Highway 34 Aberdeen, NJ 07747 

USA www.voicesaver.com 

Phone: +1­732­290­1900 Fax: +1­732­566­8771 

 

 

How to write a Business Operations Manual  Page 2  

Every business, irrespective of its size, needs to have a set of standards, procedures, practices 

and policies for the smooth running of the organization.  Referred to as an Operations Manual, 

it helps a business run smoothly, especially when you can’t be there. Every Operations Manual 

is different and you need to map out one that suits your specific business. 

When I started writing the operations manual for Parwan Electronics Corporations, it seemed a 

little overwhelming at first and the task seemed daunting, but once I got started, I actually 

enjoyed doing it and learned a lot about the company!  

The primary purpose of this operations manual is to serve as a guide and reference for the staff 

of an organization, in our case Parwan Electronics Corporation (PEC).  It includes information 

about the company, the products and services it offers, marketing and sales, the people 

involved and the capital and financial operations. 

It's important to have a written system in place on every detail about the company. There’s no 

exact formula to follow but a set of guidelines that I have offered. Every operations manual is 

different and you’ll have to create one that essentially maps out exactly how things get done in 

your specific business. 

I have broken down an operations manual into the following categories, but I encourage you to 

adjust them based on your organization. Think of everything you do on a daily basis and put 

them in one of the following categories: 

Organization ‐ Start out with details about your company’s mission statement, milestones, any 

goals and values you may have. Include all office locations, directions and contact information. 

Technology – List in detail all the products and services your company offers. Outline all the 

equipment, computers, software that is used in your business. Discuss operations and 

technology that you may use to keep your business up and running. Specify who handles 

various pieces of equipment, how they are maintained and how others get trained to use them. 

Marketing and Sales ‐ Keep track of basic information, such as where your business cards, 

brochures, direct mail pieces and other promotional materials are printed, and how often. 

Describe how leads are generated, how they are followed up, how your company handles 

customer service, and anything else that has to do with generating new and repeat business.  

Shipping and Handling ‐ Include all shipping and handling information, like which carrier is 

used, what shipping methods are preferred etc. 

 

 

How to write a Business Operations Manual  Page 3  

Organizational Structure and Job Description ‐ Discuss how various pieces of technology 

operate, what they do, how they are maintained, who needs to use them and how employees 

are trained to handle them. Include an organizational chart with detailed job descriptions. 

Write down all your staff positions and record all related details about when (and how) each 

employee began or ended employment. Include a copy of your employee handbook, which 

covers everything from how employees should dress to how they earn bonuses and vacations. 

Procedures – Write down everything that’s involved in the daily operations. Specify all the  

how‐to procedures from the beginning to the end of the day, with details on who opens the 

business for the day and how it’s done. Provide specific details: park in the assigned spot, who 

unlocks the doors, disarm the security systems, turn on all lights, set the temperatures etc. 

Write down the message that plays on the phone machines before and after hours, how the 

phone needs to be answered, how the customers should be greeted, where the phones need to 

be transferred and other related matters. Include business related policies, such as accepted 

methods of payment, refund policies etc. 

Capital and Financial Operations – Provide information about the company’s financial position 

with details on ownership, financing operations, loans and related matters. Include your 

company’s financial statements and budgets. Cover numerous details related to all financial 

operations such as fees and pricing of products and services, how profits are distributed, payroll 

details, leases, loans and mortgages if applicable.  

Useful Contact Information – List all important contacts such as clients, vendors, suppliers, 

insurance companies, attorneys along with their account numbers, phone numbers, e‐mail 

addresses and other ways to reach them.  

An Operations Manual is never complete and constantly needs to be updated. Once you get 

started and have a format in place, it will be easy to update. 

Below is a format that can be used as a reference to write an Operations Manual. Remember to 

customize it based on your specific business: 

 

 

How to write a Business Operations Manual  Page 4  

Table of Contents 

1. Purpose of an Operations Manual 

2. About Company 

2.1 Mission Statement 

2.2 Milestones 

2.3 Goals and Values 

2.4 Office Locations and Directions 

2.5 Installations 

3. Technology 

3.1 Products 

3.2 Services 

4. Marketing and Sales 

4.1 Internet 

4.2 Reseller and Commission Agents 

4.3 Business Cards 

4.4 Brochures 

4.5 Promotions 

5. Shipping and Handling 

5.1 UPS 

5.2 Federal Express 

5.3 DHL 

5.4 U.S. Post office 

6. Organizational Structure and Job Descriptions 

7. Procedures 

 

How to write a Business Operations Manual  Page 5  

8. Capital and Financial Operations 

8.1 Financial Operations 

8.2 Accounting and Bookkeeping 

8.3 Bank Accounts 

8.4 Purchase Orders 

8.5 Pension Accounting 

8.6 Payroll Processing 

9. Taxes 

9.1 Sales Tax Monthly and Quarterly Processing 

9.2 Property Tax 

9.3 Annual Federal and Sales Tax Filing 

10. Utility Company Names and Account Numbers 

10.1 Telephone Company Accounts 

10.2 Electric Company Accounts 

10.3 Natural Gas Company Accounts 

10.4 Security Company Account 

10.5 Water Company 

10.6 Sewer Service 

10.7 Cleaning Service 

10.8 Snow Removal and lawn Service 

10.9 Lawn Chemical Treatment Service 

10.10 Waste and Garbage Pickup Service 

11. Other Important Contact Information 

11.1 Business Insurance 

 

How to write a Business Operations Manual  Page 6  

11.2 Health Insurance 

11.3 CPA Accountant 

11.4 Pension Accountant 

11.5 Attorney 

12. Legal and Corporate Records 

12.1 Financial Statements 

12.2 Budgets