2

Copyright notice 

© Panda Security 2013. All rights reserved.

Neither the documents nor the programs that you may access may be copied, 

reproduced, translated or transferred to any electronic or readable media without prior 

written permission from Panda Security, C/ Gran Via Don Diego Lopez de Haro 4, 48001 

Bilbao (Bizkaia) SPAIN.

Trademarks 

Windows Vista and the Windows logo are trademarks or registered trademarks of the Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other product names may be registered trademarks of their respective owners. © Panda Security 2013. All rights reserved.

3

Contents

1. PREFACE..................................................................................................................................... 6 

1.1. Target audience .........................................................................................................................6 

1.2. Icons ............................................................................................................................................6 

2. INTRODUCTION.......................................................................................................................... 7 

2.1. Types of Panda Security partners ...........................................................................................7 

2.2. Panda Cloud Partner Center features .....................................................................................8 

2.3. Managing clients’ lifecycle, licenses and security................................................................10 

2.3.1. Client management tasks.....................................................................................................12 

2.3.2. Web console: User permissions ...........................................................................................12 

2.4. Panda Cloud Partner Center: Quick reference guide..........................................................13 

2.5. Useful links and Technical Support .......................................................................................15 

2.5.1. Useful links ...........................................................................................................................15 

2.5.2. Contact Technical Support ...................................................................................................16 

3. GETTING STARTED ................................................................................................................... 17 

3.1. Panda Cloud Partner Center Web console login..................................................................17 

4. MANAGING CLIENTS WITH PARTNER CENTER ......................................................................... 18 

4.1. Creating users ..........................................................................................................................18 

4.2. Managing client groups ...........................................................................................................19 

4.3. Registering new clients ...........................................................................................................21 

4.4. ‘Comment’ field ........................................................................................................................23 

5. CLIENT LIFECYCLE MANAGEMENT (TRIAL – PURCHASE – RENEWAL) ...................................... 24 

5.1. Trial licenses .............................................................................................................................24 

5.1.1. Assigning trial licenses to clients..........................................................................................24 

5.1.2. Monitoring the use of trials..................................................................................................25 

5.1.3. Converting trial licenses to commercial licenses .................................................................28 

5.2. Commercial licenses ................................................................................................................29 

5.2.1. Viewing licenses ...................................................................................................................29 

5.2.2. Assigning licenses to clients .................................................................................................31 

4

5.2.3. Monitoring licenses ..............................................................................................................40 

5.3. Renewals ...................................................................................................................................41 

5.3.1. Identifying clients whose licenses need to be renewed ......................................................42 

5.3.2. Renewing clients’ licenses....................................................................................................46 

5.3.3. Auto‐renewal of clients’ licenses .........................................................................................47 

5.3.4. What happens if a client with PCSM (managed) services doesn’t renew their subscription?

........................................................................................................................................................50 

5.4. Canceling service subscriptions .............................................................................................51 

5.4.1. Deleting clients with commercial licenses ...........................................................................53 

5.4.2. Assigning licenses to a client without active services ..........................................................57 

5.4.3. Deleting clients with trial licenses........................................................................................59 

5.4.4. Canceling service subscriptions............................................................................................59 

5.4.5. Conditions and permissions required to cancel services .....................................................60 

5.4.6. What happens if a client with Panda Cloud Systems Management (managed) licenses 

cancels their subscription?.............................................................................................................61 

5.5. Information about the services purchased by clients.........................................................62 

5.5.1. How to identify clients that need more licenses..................................................................62 

5.5.2. Information about the services purchased by clients..........................................................62 

5.6. Clients whose licenses have expired .....................................................................................64 

5.7. Auto-assignment of clients’ licenses .....................................................................................65 

5.8. License assignment history ....................................................................................................68 

5.9. Importing licenses....................................................................................................................70 

5.10. Email notifications for clients ...............................................................................................72 

6. SECURITY MONITORING AND MANAGEMENT............................................................................ 75 

6.1. Error details screen..................................................................................................................76 

6.2. Accessing clients’ consoles .....................................................................................................78 

6.2.1. Access permissions for MSPs (Managed Service Providers) ................................................78 

6.2.2. Access permissions for resellers...........................................................................................80 

7. CENTRALIZED SETTINGS .......................................................................................................... 81 

7.1. Automatic updates of your clients’ protection .....................................................................82 

7.2. Default language of your clients’ protection ........................................................................83 

5

7.3. Personalizing your clients’ Web console and protection ....................................................83 

7.4. Copying configuration profiles from one client to another ................................................84 

8. CONFIGURING YOUR CONSOLE ................................................................................................ 85 

8.1. Preferences ............................................................................................................................... 85 

8.1.1. Default views........................................................................................................................85 

9. REPORTS .................................................................................................................................. 86 

9.1. Sending reports ........................................................................................................................87 

9.2. Report schedule details...........................................................................................................87 

9.3. Report frequency .....................................................................................................................87 

9.4. Report details ...........................................................................................................................88 

9.5. Message details ........................................................................................................................88 

10. PARTNER MANAGEMENT ........................................................................................................ 89 

10.1. Users and permissions ..........................................................................................................89 

10.1.1. Default user........................................................................................................................89 

10.1.2. Users window.....................................................................................................................89 

10.1.3. How to create a user ..........................................................................................................89 

10.2. Types of permissions.............................................................................................................90 

10.2.1. Total control users .............................................................................................................90 

10.2.2. License and security administrator users...........................................................................91 

10.2.3. Security administrator users ..............................................................................................92 

10.2.4. Monitoring users ................................................................................................................93 

10.3. Support for N levels of partners ..........................................................................................94 

1. PREFACE This guide offers you all the information you need to make the most of Panda Cloud Partner Center. 

1.1. Target audience This document is aimed at users of Panda Cloud Partner Center: 

Partners (distributors) under contract with Panda Security to distribute its security solutions

1.2. Icons The guide contains the following icons:

Additional information. For example, a different way of carrying out a specific task.

Suggestions and recommendations.

Important information on using a specific Panda Cloud Partner Center feature.

6

7

2. INTRODUCTION This guide aims to help partners and service providers who need to manage their clients’ security and 

lifecycle simply and effectively from a single management console with maximum vendor autonomy.

You can do everything online from anywhere on the Internet, in real time and with just a few clicks.

With Panda Cloud Partner Center you will be able  to manage your clients, assign  them  licenses  to 

protect  their  computers  (servers,  PCs  and  laptops)  and  email,  and  manage  their  security.  This 

straightforward guide will help you make  the most of Panda Cloud Partner Center, allowing you  to 

reduce the time spent managing your clients’ security and dedicate it to growing your business.  

2.1. Types of Panda Security partners Resellers

Partners who sell Panda Security products and manage basic aspects of their clients’ security.  

Managed Service Providers (MSP)

Partners who sell Panda Security products to their clients and manage their security proactively.

ISP

Partners who integrate their back office into Panda Security’s back office to register clients and their 

licenses automatically. Both clients and  their  licenses will be visible  in Panda Cloud Partner Center. 

Panda offers a Web service to help partners integrate and synchronize their back office with ours.

Distributor

Partners who buy large volumes of licenses, and then distribute those licenses among their partners, 

who  in turn sell them to end clients. Distributors keep a stock of  licenses to quickly respond to the 

everyday license needs of their partners. 

Panda Cloud Partner Center meets the needs of each type of partner, as  it allows them to centrally 

manage endpoint and email security from one single console. Partners can sell the products from trial 

to purchase to renewal, covering the entire client lifecycle. 

8

2.2. Panda Cloud Partner Center features This section describes the main features of Panda Cloud Partner Center.

YOU CAN… DETAILS

Manage your clients Register new clients and organize them into groups to configure 

their security service.  

Assign trial versions Assign  trial  licenses  to  your  clients.  Trial  licenses  are  valid  for one month and include 25 licenses for evaluation purposes. 

Assign licenses to clients  Assign licenses from a central pool as you sell them. 

Renew  your  clients’ licenses 

Automated email notifications and dashboard alerts will  inform you of clients whose licenses expire within the next 60 days, as well as the number of  licenses they need. You can also choose to automatically renew clients’ licenses.

Cancel  service subscriptions

Panda  Cloud  Partner  Center  lets  you  delete  clients  and  their service subscriptions.  If you delete a client or any of the services they have purchased, you will  recover  the  client’s  licenses  based  on  the  amount  of time left on their contract.  

Check your license status  Check  the  status of all  the  licenses you manage:  trial  licenses, licenses  sold,  and  licenses  in  stock  for  Panda  Cloud  Office Protection,  Panda  Cloud  Office  Protection  Advanced,  Panda Cloud Email Protection, Panda Cloud Systems Management and Panda  Cloud  Protection.  In  addition,  you  can  easily  view  your license assignment history, including all previous actions, in one place.

Monitor  your  clients’ security

Monitor your clients’ security in one place. You can: View  the percentage of computers where  the antivirus engine or the signature file is out of date and computers with errors, including problems that may have occurred during the installation process.

Access the Panda Cloud Office Protection, Panda Cloud Office  Protection  Advanced  and  Panda  Cloud  Email Protection administration consoles through Single Sign‐On,  and  manage  your  clients’  security  (protection installation and configuration). 

9

Centrally  configure  your 

clients’ security

Configure  the automatic updates and default  language of your 

clients’ protection,  customize  their administration  console and 

protection,  and  copy  configuration  profiles  from  one  client  to 

another.  All  options  can  be  centrally  managed  through  the 

Panda Cloud Partner Center Web console.

Manage reports Generate  reports  about  the  security  status  of  your  clients' 

network and any detections made over a given period of time. 

Schedule  the  frequency  with  which  reports  will  be  sent  and 

specify the content and time of sending.

  

Use this guide to make the most of Panda Cloud Partner Center, selling  licenses and managing your 

clients’ security simply and effectively. Save valuable time to dedicate to your business.

Welcome to Panda Cloud Partner Center!

2.3. Managing clients’ lifecycle, licenses and security Panda Cloud Partner Center makes it easier to manage the sales cycle of Panda Security’s corporate 

solution suite:

Panda Cloud Office Protection → Endpoint protection (PCs, servers and laptops).

Panda Cloud Office Protection Advanced → All the features of Panda Cloud Office Protection 

plus protection for Exchange Server.  

Panda Cloud Email Protection → Perimeter protection for email. It blocks spam, malware and 

inappropriate traffic.

Panda Cloud Protection → A solution that includes Panda Cloud Office Protection and Panda 

Cloud Email Protection.

Panda  Cloud  Systems  Management  →  Manage  all  devices  on  your  corporate  network 

centrally and remotely.

The Panda Cloud Partner Center Web console provides partners with consolidated information about 

license availability. Licenses purchased by partners are stored in “licenses pools”.  

Partners can use these license pools to assign licenses to new and existing clients, as well as renewing 

expired licenses.

In addition,  the Panda Cloud Partner Center Web console  lets you monitor  the number of  licenses 

purchased by each client and their expiration date. You can choose to filter that information based on 

several criteria. To do this, click “Options” (Status screen/Options).

10

Panda  Cloud  Partner  Center  lets  you manage  your  clients’  computer  security  by  configuring  the 

updates, customizing their protection and administration console, copying configuration profiles from 

one  client  to  another  and  generating  and  sending  reports.  In  addition,  you  can  access  clients’ 

administration  consoles  (for Panda Cloud Office Protection  and Panda Cloud  Email Protection)  via 

Single Sign‐On. To do this, click the client’s name or ID.  

11

12

2.3.1. Client management tasks 

You can perform the following tasks to manage your clients’ licenses:

Assign trial versions to potential clients and clients looking for a new security solution.

Assign commercial licenses to clients who want to buy one of our security solutions.

Make sure licenses are valid, that is, they have not expired.

Monitor the protection services purchased by each client. 

Ensure you have sufficient licenses to renew expiring licenses and cover new sales.    

As for managing clients’ security:

Define configuration profiles for your clients. 

Monitor detections and your clients’ security status. 

Check security reports and send them to your clients. 

 

In any event, you can access your clients’ consoles via Single Sign‐On  for more  information. To do 

this, click the client’s name or ID. 

2.3.2. Web console: User permissions  You can easily define user permissions to control user access to the Web console.  

User type Permissions Total control Full permissions over all client groups  Security administrator Full permissions over some specific client groups  License  and  security administrator

Full  permissions  over  some  specific  client  groups  and their licenses.

Monitoring Read‐only permissions

2.4. Panda Cloud Partner Center: Quick reference guide The features included in Panda Cloud Partner Center are easily accessible. In this section we will focus 

on the “Status” screen, the other screens work similarly. 

13

14

 

USE THIS FEATURE… TO…

Menu bar  View  information  regarding  license  and  client status.

Organize  clients  into  groups,  create  users  and assign permissions to them.

Configure and customize clients’ protection. Generate and schedule various types of reports.

“Notifications” section This  section  displays messages  about  issues  that 

may be of  interest  to you, such as  the availability of  new  product  versions  or  warnings  about technical incidents.

“Available licenses”  View  the  number  of  licenses  you  have  of  each 

Panda  Security  cloud‐based  solution,  and  their duration.

“Assign licenses to clients” link Select  the  security  solution  whose  licenses  you 

want to assign, the number of  licenses, their type and their duration. 

“Import licenses” link Import  license key  files should your distributor or 

Panda  Security  sales  advisor  provide  you  with licenses in that format. 

“View details” link (“My Licenses” section)

View details of all licenses being assigned.

“Find client” Filter  lists  so  that  they  only  display  information about  certain  clients  depending  on  the  licenses they  have  or  how  close  their  licenses  are  to expiring.  Click  “Options”  to  restrict  searches  and “Find” to view lists of clients.

“View  error  details”  link (“Monitoring” section)

View  a  list  of  errors  reported  by  your  clients’ computers. The  information  is  presented  in  six  columns: Computer, Client, Group, Error  code, Description, and Date.

“Export  to”  option  (“Monitoring” section)

Export lists of clients either to Excel or CSV. To do this,  click  on  the  relevant  icon  next  to  the  text “Export to”. 

“Client” View  clients with  Panda  Cloud Office  Protection, Panda  Cloud  Office  Protection  Advanced  and Panda  Cloud  Email  Protection  licenses.  Click  the client’s name or ID to access their Web consoles.

Group View  the  name  of  the  group  to which  the  client 

belongs.

Licenses View information about your clients’ licenses: type of  license  (Release,  Demo,  Trial,  Beta),  licenses purchased, licenses used (only for clients of Panda Cloud  Office  Protection  and  Advanced),  and license expiration date.

Status (“Monitoring” section) View  the  percentage  of  computers  where  the 

antivirus engine or the signature file is out of date and  computers  with  errors,  including  problems that  may  have  occurred  during  the  installation process. 

Today's detections If  you  have  Panda  Cloud  Office  Protection  or 

Panda Cloud Office Protection Advanced  licenses, view the number of detections on the current day, in:  the  file  system,  email,  Internet  browsing, instant messaging applications and  items blocked by the firewall.

Top‐right menu bar Manage users.

Configure general console settings.  Select the console language.

2.5. Useful links and Technical Support Along with  the  products  themselves,  Panda  Security  offers  you  help  files  and  documentation  to 

extend  the  information, resolve queries, access  the  latest updates and benefit  from other services. 

You can also keep up‐to‐speed on the latest IT security news.  

Visit the Panda Security website to access all the information you need.

2.5.1. Useful links Home  page  (http://www.pandasecurity.com/usa):  All  the  Panda  Security  information  at  your 

disposal.

15

Documentation  (http://www.pandasecurity.com/enterprise/downloads/docs/product/):  All  the 

latest product documentation and other publications.  

Trial software (http://www.pandasecurity.com/enterprise/downloads/evaluation/): Panda 

Security offers you free trial software of the solution you want.

Products  (http://www.pandasecurity.com/enterprise/solutions/):  Check  out  the  features  of  all 

Panda Security products. You can also buy them or try them without obligation.

2.5.2. Contact Technical Support Technical  Support  (http://www.pandasecurity.com/spain/enterprise/support):  Clear  up  any 

questions  you  have  about  infections,  viruses,  and  Panda  Security  products  and  services,  with 

continuous and fully up‐to‐date information, any time of day, all year round.

16

3. GETTING STARTED Panda Cloud Partner Center  is accessed  from Panda Cloud  (https://www.pandacloudsecurity.com), 

the centralized point of access for all Panda Security’s cloud‐based services. 

3.1. Panda Cloud Partner Center Web console login To access the Web console:

1. Enter your Login email and Password in the Panda Cloud Partner Center section.

2. Accept the terms and conditions of the License Agreement (you will only be asked to do so once).

You will then see the Web console main screen. From this screen you can access each of the solution 

areas: 

 

17

4. MANAGING CLIENTS WITH PARTNER CENTER The  Panda  Cloud  Partner  Center  console  lets  you  manage  your  clients  in  groups  instead  of 

individually. To do that, we advise you to become familiar with the following concepts:

Creating users with different permissions.

Managing client groups.

Registering new clients.

You can create users with different permissions to allow them to manage only one or several client 

groups, thus ensuring that they manage client groups correctly.

4.1. Creating users The first time you access the Web console, you will use the default user sent to you in the welcome 

email. This user cannot be deleted and has total control permissions.  

You can create new users by clicking the Users option in the top right corner of the screen.

18

This will take you to the Edit Users screen. There you can give different permissions to the users you 

create,  check  their  status  (enabled or disabled), and assign  them groups of  clients whose  security 

they can manage.

4.2. Managing client groups To manage your clients, click the Clients tab in the menu bar on the Web console main screen. 

 

This section lets you organize clients into groups. When creating a client group, bear in mind that you 

can create different groups with the same name, provided they do not have the same parent group. 

You can set the level or parent group that a client must belong to.

19

Click  a  group's  name  to  find  out  the  clients  that  comprise  it,  as well  as  the  number  and  type  of 

licenses they have contracted. This will take you to the Client groups ‐ Edit group screen.

Click Options  if you want to use the search tool. You can search for clients according to the type of 

licenses they have and the comments entered for each client.  

If you want to move a client from one group to another, do  it from the Clients  in group tab. Select 

the client(s) that you want to move, and the target group. Then click Move.

The  Available  clients  tab  shows  a  list  of  clients  that  are  visible  to  you  (depending  on  your 

permissions) and do not belong  to  the group  that you are editing. Each client displays  the number 

and types of licenses they have contracted, as well as any comments associated with them. Select the 

client(s) to add to the group.

Go  back  to  the  Clients main  screen  and  you will  see  that  the  group  you  have  created  is  at  the 

corresponding level in the group tree.  

You can only eliminate groups that do not contain any clients or subgroups.

 

Create  client  groups  and  user  accounts  in  such  a way  that  each  reseller  can  only 

manage  their own client groups. Then, each reseller can organize their own clients 

by geographic area or other criteria by creating client subgroups.

20

4.3. Registering new clients You can register new clients in two ways:

From the Status tab on the main screen, clicking Assign licenses to clients.

From the Clients tab on the main screen, clicking Register new client.

21

Both  links will take you to the License assignment screen. The only difference  is that,  if you 

reach this screen through the Register new client link, the New client option will be selected 

by default, whereas  if you used the Assign  licenses to clients  link, you will see the Existing 

client option selected by default.

Creation of new clients is an asynchronous process. The maximum time that elapses from the time a 

new client  is created until  it  is  registered  in Partner Center and  licenses are assigned  to  them  is 5 

minutes.   

The process to create a new client may take approximately 5 minutes.   Before trying to create the same client again, make sure the previous operation has finished. Contact our Support Department if the process is not completed within an hour. 

Until  the  client  creation  process  has  finished  successfully,  the  corresponding  licenses will  not  be 

deducted from your license pool. 

Once the client creation process has finished correctly:

The corresponding quantity of licenses will be deducted from your license pool.

The licenses will be removed from the list of licenses in the process of being assigned.

The license validity period will start running.

22

4.4. ‘Comment’ field The  content of  the  ‘Comment’  field  is associated with each  client. To enter a  comment, go  to  the 

‘Client details’ screen. The comments can be up to 256 characters long.

You can use the content of the comment field to search for clients on the Status screen. 

Remember that, in order to see the comments associated with a client, it is not necessary to go to the 

‘Client details’ page. You can also see them in the tooltip displayed when placing the mouse pointer 

on a client name in the client grid. 

23

5. CLIENT LIFECYCLE MANAGEMENT (TRIAL – PURCHASE –

RENEWAL) The Panda Cloud Partner Center Web console  lets you assign trial versions to clients, monitor them 

and convert trial versions to commercial versions.

5.1. Trial licenses The Panda Cloud Partner Center Web console lets you assign existing clients trial licenses of products 

that they do not have. So, for example, a client with Panda Cloud Office Protection licenses could be 

given trial licenses of Panda Cloud Email Protection, but not of Panda Cloud Office Protection. 

You can also offer trial licenses to new and potential clients.  

5.1.1. Assigning trial licenses to clients 

You can assign trial licenses of:

Panda Cloud Office Protection.

Panda Cloud Office Protection Advanced.

Panda Cloud Email Protection.

Panda Cloud Protection (Panda Cloud Office Protection + Panda Cloud Email Protection).

Panda Cloud Systems Management.

Trials include 25 licenses for a period of one month. 

24

If you need more than 25 licenses for a trial or a period longer than 1 month, please contact your distributor or Panda Security sales advisor.

This  feature  gives  you  an easy way  to offer evaluation  versions of Panda Cloud Office Protection, 

Panda Cloud Office Protection Advanced, Panda Cloud Email Protection, Panda Cloud Protection or 

Panda Cloud Systems Management to all clients who want to try these products.

Trial licenses are free, so you do not need to have sufficient licenses in your license pool to be able to assign them.  

5.1.2. Monitoring the use of trials Panda  Cloud  Partner  Center  lets  you monitor  the  use  of  trials  and  is  therefore  a  good  tool  for 

converting new trials into sales.

The Panda Cloud Partner Center Status tab contains a series of filters for filtering client information. 

Click Options to use these filters. 

 These filters are extremely useful for obtaining valuable information quickly.

25

For example,  you  can  see  all  clients  that have  a Trial  version, making  it easier  to  follow up  these 

clients and work on converting them into sales.

Remember that clients will disappear from the client  list 90 days after their  licenses expire. You can 

also delete the client befo 

While the  licenses have not expired, and during the 15‐day grace period that follows the expiration 

date, clients will be visible in the Panda Cloud Partner Center console. It will also be possible to access 

their Web console via SSO (Single Sign‐On) by clicking their name.  

For 75 days after  the grace period  (15 days) has expired,  the client will remain  in  the Panda Cloud 

Partner  Center  console  but  it will  not  be  possible  to  access  their  console  via  SSO.  If  there  is  an 

attempt to do so, an error message will appear

 

In short:

Before  licenses  expire  and  for  15  days  afterwards,  clients  are  visible  in  the  Panda  Cloud Partner Center console and their console can be accessed via SSO.

After the 15‐day grace period and  for 75 days, the client will be visible but  there  is no SSO access to their console.

90 days  (15 of grace period + 75) after  their  licenses expire,  the client disappears  from  the Status screen.

26

It  is  therefore  critical  to monitor  clients with  trial  versions  in  accordance with  the  status  of  their 

licenses, and contact them while the product is still active.

Panda Cloud Partner Center allows you to filter clients according to their  license status (clients with 

expired licenses, clients whose trial expires in one week, etc.). It therefore helps identify clients who 

should be contacted with a view to converting the trial into a sale.

27

5.1.3. Converting trial licenses to commercial licenses All clients with a  trial version  that  finally decide  to buy  the product will keep  the same credentials 

and,  accordingly,  the  deployment  and  configuration  work  done  for  the  trial  also  serves  for  the 

commercial version.

The switch from a trial version to a commercial version simply involves assigning the relevant licenses 

to the client from the license assignment screen.

As soon as the commercial licenses are assigned, the trial licenses disappear from the database. From 

that moment on, the client can enjoy the commercial licenses assigned to them.

If you assign  commercial  licenses  to a  client who had  trial  licenses of a product  it won’t be necessary  to reinstall  the protection on  the computers on which  the  trial version was installed. All protection settings are kept up to 90 days after the licenses have expired.

28

5.2. Commercial licenses

5.2.1. Viewing licenses Panda Cloud Partner Center  lets you manage your  licenses. The Web console shows the number of 

licenses you have purchased. 

You can buy the number of licenses that you want for the following products:

Panda Cloud Office Protection.

Panda Cloud Office Protection Advanced.

Panda Cloud Systems Management.

Panda Cloud Email Protection.

29

Panda Cloud Protection (Panda Cloud Office Protection + Panda Cloud Email Protection).

You can also see ‘Upgrade’ licenses from Panda Cloud Office Protection to Advanced. Chapter 

6  in  this  guide  contains  more  information  on  the  process  to  assign  Panda  Cloud  Office 

Protection Advanced licenses.

In all cases licenses will be valid for 1, 2 or 3 years.

You  can  see  the  number  of  licenses  you  have  bought  and  the  license  period  in  the  Panda  Cloud 

Partner Center Web console. These licenses will not be active until they are assigned to a client, that 

is, the license period will not commence until you assign them to a client.

ISP partners who sell services under a monthly subscription model do not need  to have  licenses  available  in  stock,  as  in  this  case  the  licenses  are  automatically assigned to their clients thanks to integration with Panda Security’s back‐end.

30

5.2.2. Assigning licenses to clients Assigning  licenses  to  clients  is  very  simple.  Provided  there  are  license  available,  clients  can  be 

assigned  the exact number of  licenses  that  they want directly  from Panda Cloud Partner Center at 

any time.

As previously  said,  the  license period will not commence until you assign  the  licenses  to a new or 

existing client.  

To assign licenses to an existing client, first you must select the client to whom you want to assign the 

licenses.

Then you must select the type of licenses choosing between:

Panda Cloud Office Protection licenses.

Panda Cloud Office Protection Advanced licenses.

Panda Cloud Email Protection licenses.

31

Panda  Cloud  Protection  licenses  (Panda  Cloud  Office  Protection  +  Panda  Cloud  Email 

Protection).

Panda Cloud Systems Management licenses.

The license periods are:

1 year. 

2 years. 

3 years.  

32

Specify  the number of  licenses  to be assigned  to  the client  in  the quantity  field. A message will be 

displayed  to  the  right of  this  field  indicating  the number of  licenses  (of  the  selected  type/period) 

available. 

If you select more licenses than those available, an error message appears and no license is assigned.

Licenses assigned to an existing client are assigned in real time, and can be used immediately.

Assigning Panda Cloud Systems Management licenses When assigning Panda Cloud Systems Management licenses, you must specify:

1. Whether  you  are  an MSP  (Managed  Service  Provider)  and will  use  Panda  Cloud  Systems Management to provide a managed service to your clients. 

2. Whether you are a reseller and are simply selling Panda Cloud Systems Management to your clients (it will be your clients that will use the tool, not you). 

 In  case #1  it  is  the partner  that uses  the Panda Cloud Systems Management  console, not  the end 

client.  In  case  #2,  however,  it  is  the  end  client  that  uses  the  Panda  Cloud  Systems Management 

console.

33

Therefore,  when  assigning  Panda  Cloud  Systems  Management  licenses,  the  following  screen  is 

displayed:

If you select “Managed by me” (default option), the licenses will be assigned to your client’s account 

but  it will be you  that use  them  through a single Panda Cloud Systems Management console  from 

which you will manage all clients who buy managed Cloud Systems Management services.  

If you select “Managed by the client”, the licenses will be assigned to the end client and only the end 

client will be able to access the Panda Cloud Systems Management console.

If,  when  switching  from  a  trial  to  a  commercial  version  of  Panda  Cloud  Systems 

Management,  you  select  ‘Managed by me’,  it will be necessary  to  reinstall  the agent on 

every computer that had it installed.

It is extremely important to choose the right option when assigning Panda Cloud Systems 

Management  licenses. For MSPs  it  is very  important to be able to manage all clients from 

their single Panda Cloud Systems Management console, sharing scripts, monitors, filters, etc.  

If you make a mistake, this new version of Panda Cloud Partner Center allows you to change 

a client’s PCSM licenses from managed to unmanaged and vice versa. This change, however, 

will require reinstalling the agent on every computer where it was previously installed.

34

When assigning Panda Cloud Systems Management  licenses to a new client, a message will also be 

displayed asking if the service will be managed by you or by the client themselves.   

Every  time  you  assign  Panda  Cloud  Systems Management  licenses  to  a  client,  you must  specify 

whether the service will be managed or not (unmanaged).

If  a  client managed  by  an MSP  already  has  Panda  Cloud  Systems Management  licenses  (of  the 

‘managed’ type), they can only be assigned Panda Cloud Systems Management licenses of the same 

type as they already have. 

35

That  is,  in  the  case  of  a  client  who  already  has  Panda  Cloud  Systems  Management  licenses 

(‘managed’ type), the ‘Managed by me’ option will be selected by default, and the “Managed by the 

client” option will appear grayed out.

Likewise, in the case of a client who already has  licenses (‘unmanaged’ type), the ‘Managed by me’ 

option will appear grayed out, and the “Managed by the client” option will be selected by default. 

Changing Panda Cloud Systems Management licenses from Managed to Unmanaged an vice versa If  the  Panda  Cloud  Systems Management  licenses  assigned  to  a  client were  incorrectly  assigned, 

there is the possibility to change them from Managed to Unmanaged and vice versa.

To  do  this,  you must  access  the  client’s  details  page.  There,  you will  be  able  to  convert  PCSM’s 

unmanaged licenses into managed and vice versa. 

License  conversion  from  managed  to  unmanaged  (and  vice  versa)  will  be  logged  in  the  license 

assignment history.  

Trial licenses cannot be converted to managed licenses. Trial licenses are given to clients who 

want to evaluate the product in order to manage it themselves, so it doesn’t make any sense 

to convert them to ‘managed’.

Converting  the service  from managed  to unmanaged and vice versa will  require  reinstalling 

the agent on every computer that had it installed. 

36

Assigning Panda Cloud Office Protection Advanced licenses If a new client wants  to enjoy Panda Cloud Office Protection Advanced, and benefit  from endpoint 

protection plus antivirus and anti‐spam protection for Exchange Server, URL filtering and Web access 

control, all you have to do is assign Panda Cloud Office Protection Advanced licenses to them.

 

Early license renewal

Clients with Panda Cloud Office Protection licenses can renew them and switch to Panda Cloud Office Protection Advanced before their current subscription expires. 

An early renewal involves two processes: 

1. Converting the client's current Panda Cloud Office Protection  licenses to Panda Cloud Office Protection Advanced licenses.  

2. Extending the validity of the client's licenses for the selected period (1 , 2 or 3 years) 

To  convert  the  current  Panda  Cloud  Office  Protection  licenses  to  Panda  Cloud  Office  Protection Advanced licenses, take the following into account: 

1. The client may currently have several license contracts, each of them with a different number of licenses and different expiration dates. 

2. The number  of  Panda Cloud Office  Protection Advanced  licenses  the  client wants may  be different from the number of Panda Cloud Office Protection licenses they currently have. 

37

Example

You  have  a  client with  12  Panda  Cloud Office  Protection  licenses,  split  into  the  following  license contracts: 

1 license contract with 2 licenses and 30 days left to expiration

1 license contract with 2 licenses and 50 days left to expiration

1 license contract with 8 licenses and 60 days left to expiration

...And they want 14 1‐year licenses of Panda Cloud Office Protection Advanced. 

Procedure

The first thing you must do is calculate the number of days left on the client's current subscription: 

License days = (2 licenses* 30 days) + (2 licenses * 50 days) + (8 licenses * 60 days) = 640 days

Next, divide those days by the number of new licenses that will be assigned to them (14, in this case): 

640 days / 14 licenses = 45.71 days (46 days after round-up)

Add  this  to  the 14 1‐year  licenses  (365 days)  requested by  the  client,  and  you will have  the  final number of licenses to be assigned to the client and their validity period: 14 licenses valid for 46 + 365 = 411 days. 

 

Important: The quantity obtained when calculating  the number of days  left on  the client's current subscription can never exceed the number of days  left on the  license contract with the latest expiration date.

For example, in the previous example, let's suppose the client buys 3 licenses instead of 14:   

Wrong calculation 

640 days / 3 licenses = 213.33 days = 214 days

214 days + 365 days = 579 days

Right calculation 

640 days / 3 licenses = 213.33 days (If the number exceeds the number of days left on the license contract with the latest expiration date (60), take this quantity: 60 days)

60 days + 365 days = 425 days  

38

39

 

Upgrade from Panda Cloud Office Protection licenses to Panda Cloud Office Protection Advanced

To upgrade a client's  licenses  from Panda Cloud Office Protection to Panda Cloud Office Protection Advanced you must assign them ‘Upgrade to Advanced’ licenses. 

To calculate the number of Upgrade licenses you will need, take the following into account: 

1. The client may currently have several license contracts, each of them with a different number of licenses and different expiration dates.  

2. In the ugprade process you simply switch licenses from one product to another, keeping the client's  service  contracts  the  same  as  before  (with  the  same  number  of  licenses  and expiration dates). 

Example

You  have  a  client with  12  Panda  Cloud Office  Protection  licenses,  split  into  the  following  license contracts: 

1 license contract with 2 licenses and 30 days left to expiration

1 license contract with 2 licenses and 50 days left to expiration

1 license contract with 8 licenses and 60 days left to expiration

Procedure

The first thing you must do is calculate the number of days left on the client's current subscription: 

License days = (2 licenses* 30 days) + (2 licenses * 50 days) + (8 licenses * 60 days) = 640 days

Next, divide those days by 365 days (1 year):  

Years of licensing = 640 days / 365 days (1 year) = 1.75 years

Finally, round up this number to the nearest whole number: 2.  

2 years of service correspond to 2 1‐year licenses. 

That  is,  in  this  case,  to upgrade  the  client's  licenses  from Panda Cloud Office Protection  to Panda Cloud Office Protection Advanced you will need 2 Upgrade licenses. 

5.2.3. Monitoring licenses The Monitoring screen displays information about your clients’ licenses.  

The list displays all clients with the following licenses:

Panda Cloud Office Protection licenses:

o Clients with Panda Cloud Office Protection licenses only.

o Clients  with  Panda  Cloud  Office  Protection  and/or  Panda  Cloud  Office  Protection 

Advanced  licenses,  and  licenses  of  any  other  Panda  Security  cloud‐based  solution, 

like Panda Cloud Email Protection, Panda Cloud Internet Protection and Panda Cloud 

Systems Management.

Panda Cloud Email Protection licenses: 

o Clients with Panda Cloud Email Protection licenses only are also managed through the 

Partner  Center  console  (despite  they  don’t  have  Panda  Cloud  Office  Protection 

licenses).  Bear  in  mind  that  all  clients  are  displayed  under  their  name  or  their 

identifier, depending on what you have chosen in the Preferences screen.  

You will see the following information for these clients:

1. The group to which the client belongs.

2. The  type  of  license  contracted  (Release,  Demo,  Trial  or  Beta),  the  number  of  licenses 

contracted and used, and the license expiration date.

3. The number of licenses contracted is the sum of all active licenses assigned to the client.

4. Number of licenses used: If the color of the number of licenses used is:

o Red →The total number of licenses used exceeds the number of licenses contracted. 

This  is  due  to  the  fact  that  clients  are  actually  given  5% more  licenses  than  the 

40

number of  licenses contracted (these additional  licenses are for temporary use until 

the client purchases all of the licenses they need).

The  information  on  licenses  used  is  only  available  for  clients  with  Panda  Cloud  Office 

Protection or Panda Cloud Office Protection Advanced licenses.

5. Next expiry date. This column shows the earliest expiration date of all contracts. In the case 

of permanent licenses, it will display "permanent". If the color of the license expiration date 

is:

o Orange →There are 30 days or less before license expiration.

o Red →The licenses have expired.

ISP partners  can  sell  the  service  to clients under a monthly  subscription model.  In this case, the clients’  licenses will not expire and the  ‘Next expiry date’ column will display ‘permanent’.

If you have clients with several license contracts assigned, and you need detailed information about 

any of them, click on the client’s name or ID to access their Web console. Then:

1. If  the  client has Panda Cloud Office Protection or Panda Cloud Office Protection Advanced licenses, you will access their Panda Cloud Office Protection or Panda Cloud Office Protection Advanced console. Once there, you will see detailed information about the clients’ licenses.  

2. If  the  client has Panda Cloud Email Protection  licenses only  (they don’t have Panda Cloud Office Protection), you will access their Panda Cloud Email Protection console.  

3. If the client has contracted Panda Cloud Systems Management (in ‘unamanaged’ mode) and you click the client's name you will not be able to access the product's console. However, in this case, if the client has contracted any other products as well, you WILL be able to access those products.

5.3. Renewals Panda Cloud Partner Center facilitates renewal management as it identifies clients with licenses close 

to their expiration date.  

This way, your clients’ protection will always be active and up to date, preventing  infections related 

to outdated protection. 

41

42

5.3.1. Identifying clients whose licenses need to be renewed Panda Cloud Partner Center helps you identify clients that have licenses up for renewal.  

Console notifications regarding expired licenses or licenses close to expiration. 

Apart  from  showing  the  earliest  license  expiration  date,  Panda  Cloud  Partner  Center  displays 

notifications  in  the  console about  client’s expired  licenses or  those about  to expire  in  the next 60 

days. The warning says:  

“XX licenses have expired or will expire within the next 60 days. More information”

– Where XX  is the total number of expired  licenses or those about to expire for all clients, all 

products and all license periods.

If you do not have enough  licenses  in stock to be able to renew the  licenses, the following warning 

will be displayed so that you know that you need to purchase more licenses in order to carry out the 

corresponding renewals: “You don’t have enough licenses to renew them”

Clicking “More Information” will download an Excel file with the following information:

Additional licenses required to renew clients’ licenses:

o Total number of licenses you need for each product, regardless of the license period.

o This  section  is only displayed  if  you do not have  enough  licenses  to  renew  all  the expired licenses.

Clients with licenses close to expiring.  

o The following information will be displayed for each client.

Client

Identifier

Group

Number of licenses

Product

Expiration date

Renewal (automatic/manual)

o This information will be arranged by client and by expiration date.

The following image shows a partner with sufficient licenses in stock to cover all renewals.

43

The following image shows a partner with INSUFFICIENT licenses in stock to cover all client renewals.

44

Email notifications about expired licenses or licenses about to expire. 

In addition to being able to see expired licenses or those about to expire in the next 60 days, you can 

configure email notifications with  this  information which can be sent automatically  to each user of 

the Panda Cloud Partner Center console on the first day of every month.

This is highly useful as it means you do not need to access the Web console to get this information.

Each  Panda  Cloud  Partner  Center  user  can  specify  whether  or  not  they  want  to  receive  this 

information  via  email.  This option  is  enabled by default  for  all Panda Cloud Partner Center users, 

except  for  the  default  user,  as  their  email  address  is  not  known.  If  you want  the  default  user  to 

receive these notifications, you will need to select the relevant option and enter their email address.

Besides enabling and disabling these notifications, you can also configure the email address to send 

these  messages  to  and  the message  subject.  By  default,  the  email  will  be  sent  to  the  address 

configured for each user in the Web console (in the Preferences section).

  

If this option  is enabled, you will receive, on the first day of each month, an email with  information 

about the clients whose licenses have expired or are about to expire. This email includes an Excel file 

45

with  the  following  information  (the  same  information  as  offered  in  the  Excel  file  that  can  be 

downloaded from the partner console):

Additional licenses required to renew the clients’ licenses (if you do not have sufficient stock to cover all license renewals).

Clients with licenses close to expiring. 

Dear Partner,

The licenses of some of your clients have expired or are 

about to expire.

XX licenses have expired or will expire within the next 60 

days.                 

Please remember that Panda Cloud Partner Center lets 

you renew your clients' licenses automatically. 

Use the automatic renewal feature in the Panda Cloud 

Partner Center Web console and forget the hassle of 

renewing your clients' licenses. 

Thank you for choosing Panda Security.

This email will only be sent  if  there are clients whose  licenses have expired or are about to expire.

5.3.2. Renewing clients’ licenses Once  you have  identified  the  clients  that need  to have  their  licenses  renewed  and  agreed  to  the 

renewal terms with them, you just have to renew them through the  console.

To  do  this,  you  simply  have  to  assign  them  the  required  number  of  licenses  through  the 

aforementioned license assignment process.

Licenses should be renewed on  their expiration date. Leaving  it  for  later may pose serious  security  risks  to  the  client as  their protection will be out‐of‐date  for  some time,  whereas  renewing  them  prior  to  expiration means  a  waste  of  the  license period (if, for example, the licenses are renewed 7 days before their expiration date, you will be wasting 7 service days).

46

5.3.3. Auto­renewal of clients’ licenses Panda Cloud Partner Center lets you renew clients’ licenses automatically by selecting clients whose 

licenses will be automatically renewed at the time of expiration.  

This  time‐saving  feature  simplifies  license  renewal. Moreover,  clients whose  licenses  are  renewed 

automatically can be sure that their protection will always be enabled and up to date.

Use the option  in  the console that allows you to select clients with  ‘auto‐renewable’ subscriptions. 

The renewed licenses will be deducted from your stock of licenses.

Selecting clients with auto-renewable subscriptions

Select the type and period of licenses that you want to renew automatically for each client.  To do 

this, click the “Automatic renewal of licenses” option in the Clients menu. 

Client with Panda Cloud Email Protection licenses

The auto‐renewal feature will not be available for clients with no licenses assigned

47

48

Clients with NON auto-renewable subscriptions

If a client does not have licenses for a certain product, for example Panda Cloud Office Protection, the 

licenses evidently cannot be renewed  for such a product. This would simply count as  licenses  for a 

new product. These clients are displayed in the list of clients with the text “Not available”.

If a client has  trial  licenses  for a certain product,  these  licenses  cannot be  renewed automatically, 

that  is, only Release  (commercial)  licenses can be renewed. Clients with trial  licenses will appear  in 

the list of clients with the text “Not available”.

Auto-renewal process

You  can  renew  clients’  licenses automatically provided you have  sufficient  stock of  licenses of  the 

corresponding type and period to perform the auto‐renewal. In that case:

The client will be assigned  the corresponding number of  licenses  (of  the  relevant  type and period).

The corresponding amount of licenses will be deducted from your stock.

The client will see their new licenses in their Panda Cloud Office Protection Web console.

You will see the clients’ new  licenses and their expiration date  in your Panda Cloud Partner Center console.

Finally, you will see information about the licenses assigned in the license assignment history. For more details, refer to the “License assignment history” section.

If you have  insufficient stock of  licenses of the corresponding type and period to perform the auto‐

renewal:

The licenses will not be assigned to the client. 

The licenses will not be deducted from your stock. 

An error notification will be displayed.  

Console notifications regarding auto-renewal failures

The usual cause of failure will be that you do not have enough licenses in stock.

In  that  case,  a message will  be  displayed  on  the  Status  screen warning  of  the  number  of  failed 

renewals.  This way,  you will  be  aware  of  the  errors  and  can  take  the  necessary  action  (purchase 

licenses, etc.).

If an error occurs in the auto‐renewal process, you will see the following warning in the console: “XX 

errors during automatic renewal. More information”.

Clicking “More information” will open an Excel with information about renewals with errors.  

These errors are displayed in the console for 30 days.

If  automatic  renewal  fails  because  you  do  not  have  enough  licenses  and  then purchase  additional  licenses  (pool  format),  the  licenses will  not  be  automatically assigned to the client. You willl have to do it manually.

The following image shows an example of auto‐renewal errors on the Status screen:

 

 

 

49

5.3.4. What  happens  if  a  client  with  PCSM  (managed)  services  doesn’t  renew  their subscription?  

Let’s  imagine  the  following  scenario:  An  MSP  has  multiple  clients  with  Panda  Cloud  Systems 

Management contracted, and manages all of them centrally  from their single Panda Cloud Systems 

Management console.

The partner’s Panda Cloud Systems Management console will show as many  licenses as the sum of 

licenses of all their managed clients. Now, if client ‘X’ doesn’t renew their licenses, the Panda Cloud 

Systems Management console used by the partner to manage all of their clients will not disable the 

licenses belonging  to  the devices managed  by  client  ‘X’, but  others, which will  appear  as  ‘offline’ 

(more specifically, the last ones to connect to Panda Cloud Systems Management on that day). This is 

the way Panda Cloud  Systems Management works when  there  are  insufficient  licenses  for  all  the 

devices that have the Panda Cloud Systems Management agent installed.

Steps to be taken by the MSP if a client doesn’t renew their Panda Cloud Systems Management subscription If a client doesn’t renew or cancels their Panda Cloud Systems Management (managed) licenses, the 

MSP must take the following steps:

1. Access the Panda Cloud Systems Management console from which they manage the service of all their Panda Cloud Systems Management clients. 

2. Access  the  profile  of  the  client  that  has  canceled  or  hasn’t  renewed  their  Panda  Cloud Systems Management service. 

3. Select all computers in the client’s profile and click ‘X’ to delete them. 

50

 

If  they don’t do  this,  the MSP will have  in  their Panda Cloud Systems Management  console  fewer 

available  licenses  than  the  number  of  devices  to manage.  Consequently,  they won’t  provide  the 

service to some devices of clients who are paying for it. 

Panda Cloud Systems Management provides service to the first N devices that connect to it, where 

N  is  the  number  of  purchased  licenses,  that  is,  the  sum  of  all  the  licenses  purchased  by  all 

managed clients.

In the case of clients with Panda Cloud Systems Management (managed) licenses, it is advisable to 

use the ‘Comments’ field to associate the client with the Profile used for that client in Panda Cloud 

Systems Management.   

This way,  if the client DOESN’T renew their Panda Cloud Systems Management  licenses, it will be 

possible  to  quickly  identify  their  computers  in  the  Panda  Cloud  Systems Management  console, 

through their Profile. 

5.4. Canceling service subscriptions Panda Cloud Partner Center allows you to delete clients and their services.  

When you delete a client or their services, you will be able to recover the client’s  licenses based on 

the amount of time left on their contract.  

That  is,  if a client has 10 1‐year  licenses, and you delete  it  six months  into  their contract, you will 

recover 5 1‐year licenses which will be transferred to your license pool.

This is very helpful if you sell a subscription service to your clients, as you will be able to easily delete 

the client or their service in the event that the client cancels their subscription.  

It  is also very helpful  in order to delete clients with trial versions that are no  longer  interested  in a 

product. The ability  to delete clients will allow you  to keep  in your console only  those clients who 

really are interested in a product or have commercial licenses of a product.

If you delete a client, it will be immediately removed from your Panda Cloud Partner Center console 

but it won’t disappear from our ERP system (INDA). This way, if they become a Panda client again at a 

later date, it won’t be necessary to create the client’s account again from scratch.

51

The  feature  to  delete  clients/services  and  recover  their  licenses  allows  partners  to  sell 

subscription services to clients more easily.

In this case the auto‐renewal feature becomes especially handy for partners, as  it allows 

you to forget about clients’ renewals and simplifies your business.

The feature to delete clients/services is NOT available for Panda Cloud Email Protection, 

Panda Cloud Internet Protection and Panda Cloud Protection.

From  the  very moment  a  client  cancels  their  Panda  Cloud Office  Protection  or  Panda 

Cloud Office Protection Advanced subscription, their endpoints will stop having their virus 

signature  files  updated.  Also,  their  endpoints  will  stop  connecting  to  the  Collective 

Intelligence platform, so they will be left unprotected.

Finally, clients who have some of  their services  (Panda Cloud Office Protection, Panda Cloud Office 

Protection Advanced or Panda Cloud Systems Management) deleted, will not be able  to access the 

relevant console  from the moment the service  is canceled. Obviously,  if a service  is canceled there 

will be no grace period.  

52

5.4.1. Deleting clients with commercial licenses To delete a client, you must go to the ‘Client details’ screen. A button  in the upper right corner will 

allow  you  to  delete  the  client  and  all  the  services  they  have  purchased,  recovering  the  client’s 

licenses based on the amount of time left on their contract. Recovered licenses will be transferred to 

your license pool.   

As  the Panda Cloud Email Protection, Panda Cloud  Internet Protection and Panda Cloud 

Protection services CANNOT be canceled, the ‘Delete’ button won’t be available for those 

services.

Clients with commercial  licenses of Panda Cloud Email Protection, Panda Cloud  Internet 

Protection or Panda Cloud Protection CANNOT be deleted. The ‘Delete client’ button will 

be grayed out.

53

If you click the ‘Delete client’ button, the following message will be displayed:

How is the number of recovered licenses calculated? As previously said, after deleting a client, you will recover a number of licenses based on the amount 

of time left on the client’s contract.

However, to fix mistakes assigning  licenses,  if you delete a client during the first 7 days of licensing, 

you will be able to recover all of their licenses, which will then be returned to your license pool.

Example: Client ‘X’ is assigned by mistake 15 1‐year licenses of PCOP on day ‘Y’. If, 3 days later, you 

decide to delete the client, you will recover the 15 1‐year licenses of PCOP, which will be transferred 

to your license pool.

However, after  the  first week of  licensing,  the  licenses  to  recover will be  calculated based on  the 

amount of time left on the client’s contract.

Example: You offer a subscription service to your clients. Client  ‘X’  is assigned 20 1‐year  licenses of 

PCOP on day ‘Y’. Five months (150 days) later, the client decides to cancel their service subscription. 

The number of licenses to be returned to your license pool will be calculated as follows:

Number of  licenses =  (No. of days  left on  the  contract * No. of  licenses)  /  (365 *  license duration 

(years))

54

In this example, the number of days left on the contract is 215 (365 – 150).

Thus, the licenses to recover will be: (215 * 20) / (365 * 1) = 11.78.

Even  though decimals cannot be  translated  into  licenses and  reassigned  to another client, you can 

accumulate them until their value reaches that of a full license. That is, decimals are not lost, but are 

saved for later use in the event you delete other clients or services.

The screen displayed when deleting a service will show recovered licenses with decimals.     

55

From the moment you delete a client or a service, you will see licenses with decimals in your license 

pool. 

It is important to note that recovered licenses will have the same duration as the licenses that were 

originally assigned to the client; that is, if the client had 3‐year licenses, the licenses you recover will 

have a 3‐year duration.

Example: Client  ‘X’  is assigned 10 3‐year  licenses of PCOP on day  ‘Y’. Eight months (244 days)  later, 

the client decides to cancel their service subscription.  

In this case, the number of days left on the contract is 365 * 3 – 244 = 851.

Licenses to recover = (851 * 10) / (365 * 3) = 7.77

That is, the number of licenses to be returned to your license pool will be 7.77 3‐year licenses. 

56

What happens if the client has multiple license contracts If a client has multiple  license contracts,  the  licenses  to  recover will be  the  sum of  the  licenses  to 

recover in each contract. 

Example: Client ‘X’ has the following license contracts:

1. 5 3‐year licenses of PCOP expiring on Jan 15, 2015.  2. 2 3‐year licenses of PCOP expiring on Aug 25, 2015.  

 The client is deleted on April 16, 2013. 

The number of days left on contract #1 will be Jan 15, 2015 ‐ April 16, 2013 = 639 

The number of days left on contract #2 will be Aug 25, 2015 ‐ April 16, 2013 = 859 

Licenses to recover = ((639* 5) + (859* 2) / (365 * 3) = 4.48

That is, the number of licenses to be returned to your license pool will be 4.48 3‐year licenses. 

5.4.2. Assigning licenses to a client without active services You can assign commercial  licenses to clients without active services, for example, clients you have 

just deleted.

57

58

This will allow you to:

1. Reduce the number of licenses clients currently have.

2. Align the expiration dates of the various license contracts a client may have.  

How to reduce the number of licenses of an existing client If you wish to reduce a client’s licenses from ‘Y‘ to ‘X’, you must take the following steps: 

1. Delete the client’s service. You will recover a number of licenses, which will be transferred to your license pool (depending on the time left on the client’s contract).  

2. Assign the client the ‘X’ licenses they need.  

The ‘X’ licenses will have a duration of 1, 2 or 3 years, as appropriate.

How to align the expiration dates of a client’s license contracts If you want  to align  the expiration dates of a client’s multiple  license contracts, you must  take  the 

following steps:

1. Delete  the  client’s  service,  recovering  ‘X’  licenses which will be  transferred  to your  license pool. As always, the number of recovered licenses will depend on the time left on the client’s contracts.

2. Assign the client the ‘Y’ licenses they need, all with the same expiration date.  

The ‘Y’ licenses will have a duration of 1, 2 or 3 years, as appropriate.

You will invoice the client for the following licenses:

Licenses = ‘Y’ assigned licenses – ‘X’ licenses returned to the pool when deleting the service

5.4.3. Deleting clients with trial licenses If you delete a  client who had  trial  licenses, you won’t  recover any  licenses. The  client will  simply 

disappear from the Panda Cloud Partner Center console.

If you delete a client with trial licenses, a message requesting confirmation will be displayed.

5.4.4. Canceling service subscriptions Let’s imagine the following scenario: A client purchases several services (that is, they have licenses of 

Panda  Cloud  Office  Protection,  Panda  Cloud  Systems  Management  and  Panda  Cloud  Email 

Protection), and after some time they decide to cancel their subscription to some of those services, 

but not all.  

In this case, instead of deleting the client, you must delete the services whose subscription the client 

wants to cancel.

To do  this, you will have to access  the client’s  ‘Client details’ page and delete  the service(s) whose 

subscription the client wants to cancel. 

If you delete a service with commercial  licenses, you will be able to recover some or all of them, as 

explained in section How is the number of recovered licenses calculated?   

These licenses will be transferred to your license pool.  

59

When  deleting  a  service  with  commercial  licenses,  the  following  confirmation  message  will  be 

displayed.

 

 However, if you delete a service with trial licenses, you won’t recover any licenses.  

In any event, a confirmation message will be displayed.

5.4.5. Conditions and permissions required to cancel services 

Conditions First, as previously said, you can cancel Panda Cloud Office Protection, Panda Cloud Office Protection 

Advanced  and  Panda  Cloud  Systems Management  services,  but  you  CANNOT  cancel  Panda  Cloud 

Email Protection, Panda Cloud Internet Protection or Panda Cloud Protection services.

In the latter case, the ‘Delete’ button will be disabled.

60

Required permissions Both  to  delete  clients  and  cancel  a  client’s  services,  you must  have  Total  Control  or  License  and 

Security Administrator permissions.

Therefore, users with Security Admininistrator or Monitoring (read only) permissions WON’T be able 

to delete clients or cancel their services.

5.4.6. What happens if a client with Panda Cloud Systems Management (managed) licenses cancels their subscription? 

Let’s  imagine  the  following  scenario:  An  MSP  has  multiple  clients  with  Panda  Cloud  Systems 

Management  contracted,  and manages  all  of  them  centrally  from  a  single  Panda  Cloud  Systems 

Management console.

The partner’s Panda Cloud Systems Management console will show as many  licenses as the sum of 

licenses of all their managed clients.  

Now,  if  client  ‘X’  cancels  their  Panda  Cloud  Systems Management  subscription,  the  Panda  Cloud 

Systems Management console used by the partner to manage all of their clients will not disable the 

licenses belonging  to  the devices managed  by  client  ‘X’, but  others, which will  appear  as  ‘offline’ 

(more specifically, the last ones to connect to Panda Cloud Systems Management on that day). This is 

the way Panda Cloud  Systems Management works when  there  are  insufficient  licenses  for  all  the 

devices that have the Panda Cloud Systems Management agent installed.

If a client cancels their Panda Cloud Systems Management subscription, the MSP wil have to delete, 

from the Panda Cloud Systems Management console from which they manage all of their clients, the 

computers of the client who canceled their subscription.  

For more  information,  refer  to  section  “What  happens  if  a  client with  PCSM  (managed)  services 

doesn’t renew their subscription?”

61

5.5. Information about the services purchased by clients

5.5.1. How to identify clients that need more licenses The  color  of  the  ‘Used  licenses’  field  will  turn  red  if  the  client  uses  more  licenses  than  those 

purchased.  To  give  clients  time  to place  the  relevant order,  they will be  allowed  to use 5% more 

licenses than those purchased. For example, a client with 20 purchased licenses will be allowed to use 

21.  

 

5.5.2. Information about the services purchased by clients Partner Center offers you detailed  information about  the services purchased by each client on  the 

‘Client details’ page, accessible by clicking on the client’s name.

62

63

This page will display a summary of the licenses purchased by the client:

In the case of Panda Cloud Office Protection and Panda Cloud Office Protection Advanced:

If there are unused licenses, the text “(X not used)” will be displayed 

If  there  are  computers  without  a  license  either  because  they  have  been  automatically blacklisted or because  the  client  is using more  licenses  than  those purchased,  the  text  “(Y computers without a license)” will be displayed   

If you click the line with the service information, the following data will be displayed:   

Number of licenses

License duration: 1 year, 2 years, 3 years or 30 days

Expiration date

Detailed information about computers without a license In the case of Panda Cloud Office Protection and Panda Cloud Office Protection Advanced, warning 

messages will be displayed under the following circumstances:

1. The client has insufficient licenses and some of their computers have been blacklisted.

2. The client  is using more  licenses than those purchased  (clients are allowed to use 5% more licenses than those purchased to give them time to place the relevant order).

In the above cases, you will see a message with a warning icon indicating the number of licenses that 

must be purchased for the client not to have unprotected computers  (case 1) or use more  licenses 

than those purchased (case 2).

5.6. Clients whose licenses have expired Once all licenses have expired, the product will behave as follows:

Bear in mind that there is a 15‐day grace period for those cases where licenses could not be renewed 

in time. During the grace period the product will behave exactly as it did when the license was active, 

that is, it will have full functionality.

Below is a description of how the product behaves once all licenses have expired, where X is the day 

that licenses expire:

15‐day grace period (day X to X+15). During this period:  o The client’s console can be accessed via SSO (Single Sign‐On). o The services remain active, that is, computers will continue to receive the latest security 

updates.   o If the licenses are renewed during this period, no other actions will be necessary.   

15 days after the grace period (day X+16 to X+30). During this period:  o There won’t be SSO (Single Sign‐On) access to the client’s console. o Services are no longer active and computers will stop receiving protection updates. This 

greatly increases the risk of infection. o If the licenses are renewed during this period, no other actions will be necessary. The 

computers will start updating again.

31 days after the expiration date and up to day 90 (day X+31 to X+90). During this period: o There won’t be SSO (Single Sign‐On) access to the client’s console. o Services are no longer active and computers will stop receiving protection updates. This 

greatly increases the risk of infection. o If the licenses are renewed during this period, the computers will be reintegrated into the 

console and will update automatically again. However, they will start doing so 1 to 5 days after license renewal.  

90 days after the  licenses expire, the account  is eliminated from our database, and all profiles, groups and settings will disappear from the console. They will have to be configured again.

Renew licenses in time! Once the services stop being active the protection will NOT update, and the risk of infection will grow exponentially with each passing day.

If you  renew your clients’  licenses 31 days  (or  later) after  the expiration date,  the computers will be reintegrated into the console 1 to 5 days after license renewal. If you need the reintegration process to be immediate, you must run a specific tool on all  of  your  clients’  computers.  Contact  our  Support  Department  for  more information.

64

65

5.7. Auto-assignment of clients’ licenses This feature  is particularly helpful  if you prefer to  invoice your clients after use,  in accordance with 

the  number  of  licenses  they  have  used,  rather  than  beforehand,  in  accordance with  the  licenses 

contracted. In this case you will not have to manually assign the licenses required by your clients, but 

they will be assigned automatically.    

Panda Cloud Partner Center lets you select clients who will be allowed to make as many installations 

as they want, even if they do not have sufficient licenses. From now on, we shall refer to these clients 

as clients with “auto‐assignable” licenses.

Clients with auto‐assignable  licenses can  install the protection on as many computers as they want 

without having to contact you to have the corresponding licenses assigned to them. Afterwards, you 

will contact them to invoice them for the licenses used. You will be able to see the licenses used by 

your clients through the “License assignment history” in the Web console.

Selecting clients with auto-assignable licenses

Select the clients that you want to have auto‐assignable licenses. Only Panda Cloud Office Protection 

licenses can be assigned automatically. You must also select the license period:

Panda Cloud Office Protection, 1 year. Panda Cloud Office Protection, 2 years. Panda Cloud Office Protection, 3 years.

Clients with NON auto-assignable licenses

Licenses cannot be automatically assigned to the following clients:

Clients who do not have Panda Cloud Office Protection licenses. These clients will not even be displayed in the list of clients available for automatic assignment.

Clients  who  have  a  trial  version  of  Panda  Cloud  Office  Protection.  These  clients  will  be displayed in the list of clients, but they cannot be automatically assigned any type of license. They will appear as “Not available”.

Auto-assignment process

This  process  is  automatic. A  process  is  launched  that  calculates  the  number  of  installations  from 

clients with auto‐assignable licenses, and the number of licenses is registered in the system.

If  you  have  sufficient  licenses  available  (Panda  Cloud  Office  Protection  licenses  for  the  period 

selected), the following actions will take place:

The client is assigned the corresponding number of licenses (of the relevant type and period). 

During this process, you can see in the console that there are ”XX licenses being assigned”. 

The corresponding amount of licenses will be deducted from your stock. 

Aftewards, the “XX licenses being assigned” message will disappear. 

66

The client will see their new licenses in their Panda Cloud Office Protection Web console. 

You will see the clients’ new  licenses and their expiration date  in your Panda Cloud Partner Center console. 

Finally, you will see information about the licenses assigned in the license assignment history.  For more details, refer to the “License assignment history” section. 

However,  if  you have  insufficient  licenses  to  cover  the auto‐assignment,  the  following actions will 

take place:

The  system will blacklist  as many  computers  as extra  licenses used,  that  is,  the difference between the number of licenses purchased and the number of licenses used.    

No new licenses will be assigned to the client. 

No licenses will be deducted from your stock. 

A notification will be displayed reporting errors in the auto‐assignment process.  

Clients will not be able to manually exclude computers from the computer blacklist; This  way,  we  prevent  them  from  protecting  computers  without  the  necessary licenses.  

Console notifications about auto-assignment failures

If  the  auto‐assignment  process  fails,  the  Status  screen  will  display  a  notification  indicating  the 

number of failed assignments. This way, you will be aware of the errors and can take the necessary 

actions (purchase licenses, etc.).

The warning will be like this: “XX errors during automatic assignment. More information”

Clicking  “More  information”  will  open  an  Excel  file  with  information  about  the  auto‐assignment 

operations with errors.   

These errors will be displayed in the console for 30 days.

67

 

 

If automatic assignment fails because you do not have enough licenses, and you then purchase additional  licenses, there will not be another automatic attempt to assign those licenses, that is, you must assign them manually.

5.8. License assignment history Panda  Cloud  Partner  Center  lets  you  view  a  history  of  all  the  licenses  you  have  assigned  to  your 

clients  (either automatically or manually)  for monitoring purposes. Additionally,  licenses  recovered 

after  canceling  a  service  or  deleting  a  client will  appear  in  red  negative  numbers  in  the  license 

assignment history.

This history  is accessible  from  the Partner Center console Status  screen and displays  the  following 

information:

Date the licenses were assigned (the list will be ordered by date, with the most recent first).

Type of licenses assigned (product).

License period.  

Number of licenses assigned.  

Client to whom the licenses have been assigned.

Group to which the client belongs.  

68

User that assigned the  licenses.  If the  licenses were assigned or renewed automatically, the console user that enabled the auto‐renewal or auto‐assignment option for that client will be displayed.

Assignment type: Manual / Automatic.

In this list, searches can be made for clients or client groups.

The information displayed in the license assignment history is kept for three years and three months. 

You can also clear the license assignment history.

License assignment history screen:

 

69

5.9. Importing licenses Panda Cloud Partner Center  includes a  function  that  lets you convert  license packs  (a  .txt  file with 

activation keys) into license pools. 

Use  this  feature only  if your distributor or Panda  sales advisor provides you with  the  licenses you 

have purchased in a .txt file with the relevant activation keys. 

Click the “Import licenses” link in the Status screen of the Partner Center console.

Then, enter the license pack that you want to import to start the process of converting these licenses 

into a license pool. 

The file with the licenses to import must be a .txt file (it is also valid if the .txt file is included in a .zip 

file).

The .txt file must have an activation key per line. Example:

70

71

During the import process, you will see:

The number of correctly imported keys.

The  number  of  keys  for  which  there  have  been  import  errors.  Imports  can  fail  for  the 

following reasons:

o The license key is invalid.

o The license key has already been used.

o The service is not available. The key must be imported again.  

o There has been an error. The key must be imported again.

The number of keys that are in the process of being assigned.

When the import process is complete, you can:

View information about correctly imported keys, keys with errors and keys in the process of 

being activated.

Export  ‐to Excel or CSV‐ the details of all the  imported keys  including keys  in the process of 

being imported, correctly imported keys and those with import errors. Import results are not 

stored. Therefore,  if you wish  to  see  them  in  the  future, you  should export  them  to Excel 

and/or CSV at this moment.

72

5.10. Email notifications for clients Your  clients  will  receive  emails  at  different  times  during  the  service  lifecycle.  These  emails  are 

automatically generated and contain essential information related to the use of the product services. 

These emails are divided into three groups:

1. Welcome email: Contains the login credentials for the product’s Web console.

2. Emails informing that the product services have expired or are about to expire.

3. Customer satisfaction survey.

Welcome email

This email is sent every time a new client is created or you assign new licenses to a client. It contains 

the following information:

Login credentials for the product’s Web console

Number of licenses contracted

Service expiration date

Client number 

Service expiration notifications

These emails are sent when  the services are about  to expire or have expired  reminding users  that 

their  computers  will  be  at  risk  if  they  do  not  renew  their  services.  The  risk  of  infection  grows 

exponentially when the product is not up to date. These emails are sent at the following intervals:

31 days prior to expiration 

15 days prior to expiration 

On the expiration date   

15 days after expiration 

 

73

These emails also include the Service expiration date and the Client number 

74

6. SECURITY MONITORING AND MANAGEMENT The Panda Cloud Partner Center console  lets you monitor the status of all your clients  in one place. 

To do this, simply click the Status tab in the Monitoring section. 

This screen provides the following information:

The percentage of computers where the antivirus engine or the signature file  is out‐of‐date 

and computers with errors, including problems that may have occurred during the protection 

installation  process.  Click  the  percentage  of  computers  with  out‐of‐date  protection  or 

signatures to go to the Updates screen (if the percentage is greater than zero).

The percentage of computers with errors does not include those computers in which an error 

occurred installing the protection and therefore have not used a license.  

To view all errors, go to the Error details screen:

o If the number  is orange, the percentage of computers with out‐of‐date protection  is 

between 20 and 39 percent.

o If  it  is  red,  the  percentage  of  computers  with  out‐of‐date  protection  exceeds  39 

percent.

75

76

The  status  information  is  only  displayed  for  clients  with  Panda  Cloud  Office  Protection 

licenses.

Today's  detections.  This  information  is  only  displayed  for  clients with  Panda  Cloud Office 

Protection licenses. It shows the number of detections on the current day in:

o The file system.

o Email.

o Internet browsing.

o Instant messaging applications.

o Items blocked by the firewall.

 

In addition, you can export  the  list of clients either  to Excel or CSV. Both  formats  include a header 

which specifies the date and time when the file was created, a summary of the search criteria, and 

the details of the list.   

You may want to filter lists so that they only display information about certain clients depending on 

the licenses they have or how close their licenses are to expiring.  

Use the search tool to do this. Click Options and select the relevant search fields. Then click Search 

and you will get the list of clients.  

You can also monitor a group's clients by selecting it from the tree in the Groups column.  

For detailed information about the security status of a particular client, click on their name or ID and 

access their Web console:

If  the  client has Panda Cloud Office Protection  licenses,  you will  access  their Panda Cloud Office Protection console.   

If the client has Panda Cloud Email Protection licenses (and doesn’t have Panda Cloud Office Protection), you will access their Panda Cloud Email Protection console.  

6.1. Error details screen Click the View error details  link to see a  list of the errors reported by the computers of the clients 

that you manage. This information will help you identify and fix your clients’ problems.

The  information  is presented  in six columns: Computer, Client, Group, Error code, Description and 

Date.

If you want to go to the help files and documentation about any of the errors that 

appear in the list, click the corresponding error code.

Users with total control or security administrator permissions can delete entries from the list. To do 

this, select the checkbox corresponding to the entry you want to delete and click Delete.  

You can use  the  search  tool available by default or  refine  the  search using  filters. To do  this, click 

Options.

Once yo have defined your search, click Find to see a list of errors. This search will be saved for later 

consultation, and you can edit it or delete it whenever you want. 

Exporting the list of errors The list of errors can be exported, either to Excel or CSV. Just click on the icon next to the text Export 

to. Both  formats  include a header which  specifies  the date and  time when  the  file was  created, a 

summary of the search criteria, and the details of the list.  

 

77

6.2. Accessing clients’ consoles Panda Cloud Partner Center  lets you access your clients’ product consoles. It  is as simple as clicking 

the icon located to the right of the client’s name.

6.2.1. Access permissions for MSPs (Managed Service Providers) If an MSP has a  client with Panda Cloud Office Protection and Panda Cloud Systems Management 

(managed) licenses and tries to access the client’s consoles from Partner Center, they will first access 

Panda Cloud and, from there, they will be able to access the client’s Panda Cloud Office Protection 

and Panda Cloud Systems Management consoles.

Bear in mind that:

The Panda Cloud Office Protection  icon will take the MSP to the client’s Panda Cloud Office Protection console

The Panda Cloud Systems Management  icon will take the MSP to the Panda Cloud Systems Management console from which they manage all of their clients with Panda Cloud Systems Management licenses.

78

If an end client with managed licenses of Panda Cloud Systems Management accesses Panda Cloud, 

they will  see  that  the Panda Cloud Systems Management  icon  is grayed out. These clients are not 

allowed  to  access  Panda  Cloud  Systems Management  as,  otherwise,  they would  be  accessing  the 

partner’s Panda Cloud Systems Management console and could access all sorts of information about 

their and other clients’ accounts. Also, given that they are subscribed to a managed service, it doesn’t 

make much sense for the client to want to access the Panda Cloud Systems Management console.  

To sum up, when Panda Cloud Systems Management is used by an MSP to provide managed services 

to their clients, only the MSP will be able to access the Panda Cloud Systems Management console.

79

6.2.2. Access permissions for resellers If a reseller has a client with Panda Cloud Office Protection and Panda Cloud Systems Management 

(unmanaged)  licenses  and  tries  to  access  the  client’s  consoles  from  Partner Center,  they will  first 

access Panda Cloud. There,  they will see  the services  the client has purchased  (Panda Cloud Office 

Protection and Panda Cloud Systems Management in this case). However, the reseller won’t be able 

to access the client’s Panda Cloud Systems Management console.

The  Panda  Cloud  Office  Protection  icon  will  take  the  reseller  to  the  client’s  Panda  Cloud  Office 

Protection console.

However,  as  previously  said,  it will  be  impossible  for  the  reseller  to  access  Panda  Cloud  Systems 

Management.  Accessing  the  client’s  Panda  Cloud  Systems  Management  console  would  give  the 

reseller total control over the client’s devices (PCs, servers, etc.), and would allow them to access the 

information stored on those devices, so access is forbidden for confidentiality reasons.

80

7. CENTRALIZED SETTINGS Click  the  Settings  tab  in  the  Panda  Cloud  Partner  Center Web  console  to  configure  the  following 

aspects:

These settings, which you configure  through Panda Cloud Partner Center, will only affect the Panda Cloud Office Protection consoles of the clients you select.

81

7.1. Automatic updates of your clients’ protection To modify the automatic update settings of your clients’ protection, click the Settings tab in the Web 

console, and then click Updates.  

Select if you want to enable or disable the automatic updates by groups or by configuration profiles.

Select, in the Groups tree, the group that you want to configure updates for. The right‐hand pane will 

show  the  names  of  the  clients  that  comprise  it.  Select  or  clear  the  relevant  boxes  to  update  the 

protection or the signatures.  

If  you  want  to  enable  the  automatic  updates  of  the  protection  and  the  signatures  for  clients 

individually, select By configuration profile.  

If you want to enable automatic updates globally for certain client groups, select By group.

Users with Monitoring permission cannot edit the update settings. 

82

7.2. Default language of your clients’ protection To specify the default language of your clients' protection, click the Settings tab in the Web console, 

and then click Language.

Select a language from the drop‐down menu and the clients to apply the selected language to. Then, 

select the client profiles to apply the selected language to.  

There are  two options:  First,  the  language  change only affects  the Default profile  for new  clients; 

Secondly,  the  language  change  affects  all  profiles  created  so  far  and  the Default  profile  for  new 

clients. 

7.3. Personalizing your clients’ Web console and protection You can personalize your clients' administration console and computer protection. You can also set 

the  scope  of  the  personalization,  so  that  it  either  affects  your  entire  client  hierarchy  or  just  end 

clients.  

These settings will only affect the Panda Cloud Office Protection and Panda Cloud Office Protection 

Advanced consoles. They won't affect the other cloud‐based security solutions.

To use this feature, click the Settings tab in the Web console, and then Service personalization.

You can also select if you want to display your organization’s logo in your clients’ Panda Cloud Office 

Protection or Panda Cloud Office Protection Advanced consoles and in the scheduled reports that you 

83

generate  for  them.  Additionally,  you  can  personalize  the  name  and  image  (icon)  of  your  clients’ 

protection, removing all references to Panda Security.

The  logo used  to personalize  your  client’s  consoles  can have  the  following  formats:  JPG,  .JPEG or 

.PNG.  .PNG  files support transparency, so  if you want to use this  feature to customize your clients’ 

consoles you can now do so.

7.4. Copying configuration profiles from one client to another

You can select a client’s profile and assign it to multiple clients, thus avoiding the need to generate it 

again for each client.

This feature saves you time and effort in establishing settings for multiple clients.

First, select  the profile  to assign, and  then select  the clients or client groups  to which you want  to 

apply the selected profile. Finally, copy it.

You may  find  that  the name of  the profile which you want  to copy coincides with  that of another 

profile belonging to one of your clients. In this case you must specify what action to take:

Create a copy of the profile with a different name. 

Overwrite the existing profile with the new one. 

Not make the copy. 

84

8. CONFIGURING YOUR CONSOLE Click  the Preferences option  to  configure general aspects of  the Panda Cloud Partner Center Web 

console.

8.1. Preferences In Preferences you can select the default view type to display computers and clients  in the console 

(by name, by IP address or by some other identifier).

8.1.1. Default views 

Choose to display clients:

1. By name.

2. By identifier.

Choose to display computers:

1. By name.

2. By IP address.

85

86

9. REPORTS The Panda Cloud Partner Center Web console lets you generate different types of reports. All of them 

give  information about the security status of your clients' IT network and the  items detected over a 

given period of time.  

In addition, you can schedule the frequency with which these reports will be sent and specify their 

content  and  time  of  sending.  The  actions  you  can  take  on  reports will  depend  on  the  types  of 

permissions that you have.

There are four different types of reports:

4. Executive report.

Includes  a  summary of  the  license  status,  the protection  installed  and  the  items detected 

over the last 24 hours. Also, it includes Top 10 lists of computers with malware detected and 

attacks blocked, respectively.

5. Extended executive report.

This is an executive report with information about multiple clients or groups of clients. 

It includes the following information:

o License status.

o Protection status.

o Detection activity.

o Top 10 clients and computers with:

– Malware detected

– Attacks blocked

o List of clients with outdated protection.

6. Status report.

Gives an overview of the protection status and update level at the time of report generation.

7. Detection report.

Describes  the  detections  made  in  the  period  of  time  described  in  Frequency.  It  gives 

information  about  the  computer,  group,  type  of  detection,  action  and  date  when  the 

detection took place.

9.1. Sending reports Schedule  the  sending of  reports  to be able  to  send  them. To do  this,  select  the  type of  report,  its 

contents  and  the  time  of  sending.  You  can  also  select  the  client  the  report will  refer  to  and  the 

recipient.

First,  select  the corporate  logo  to appear  in  the bottom  left corner of  the  report. Use  the Change 

button if you want to select a different logo. If you don't want a logo to appear, click Delete.

In the Reports screen, click Schedule sending of reports.  

9.2. Report schedule details In  this  section  you  can  specify  the  name  of  the  report  sending  task,  the  creation  date  and  the 

frequency. You will also see the name of the user that created the task. 

9.3. Report frequency There are four different types of reports:

87

1. Daily report: Contains information corresponding to the specified day.

2. Weekly  report:  Contains  information  from  the  last  seven  days.  If  the  day  established  for 

sending reports is Sunday, data will be included from 00:00 on the previous Sunday until the 

time the report is generated on the current Sunday.

3. Monthly report: You cannot generate sending tasks for the 30th or 31st of the month. If, for 

example, you select the 15th of the month, the report generated will include data from 00:00 

on the 15th of the previous month until the specified time on the 15th of the current month.

4. First of  the month  report:  In  this  case  you  cannot  select a  specific day, as  the  report will 

always be sent on the first of the month. The report will contain data corresponding to the 

complete previous month.

Send  reports  to  your  clients periodically  to  show  them  the  value provided by  the solution. 

Scheduled reports are particularly suitable for partners who present  information to clients  through  a Web portal. You  can  receive XML  formatted  reports periodically and extract the information that you want to publish on your portal.  

9.4. Report details The Report details  section  lets you  select  the  type of  report,  its content and  format. You can also 

select the language of the report and the logo which will be included at the bottom‐right corner. You 

can also specify the client or group the report will be generated for.

9.5. Message details The message will be sent automatically according to your schedule, to the recipients and with the 

subject specified in the settings. 

There is a limit to the total number of report sending tasks. To calculate it, multiply the number of different types of reports (3) by the number of managed clients. 

88

10. PARTNER MANAGEMENT

10.1. Users and permissions

10.1.1. Default user The first time that you log in to the console you will use the default user sent to you in the welcome 

email. This user cannot be deleted and has total control permissions.  

10.1.2. Users window Click the Users option at the top of the console, next to Preferences.

The Users  screen  presents  information  in  three  columns: Name,  Permissions  and  Status.  As  you 

create users,  these will appear  in  the  list, along with  the  type of permissions  that you have given 

them and their status. Click a user's name to access the Users – Edit users screen. There you will see 

the user details and the groups of clients whose security they can manage.  

 

10.1.3. How to create a user 

1. Click Create new user  to  access  the Users – Edit users  screen.  Fill out  the User name,  Login Email, Password and Repeat password fields.

You can add information in the Comments section.

2. In the Permissions menu, select the type of permission to assign to the user.

3. Select the group(s) available to the user in Client groups.

4. Click OK.

5. In the Users screen, check that the user has been created and that their name, permission and status appear correctly in the list.

6. To delete a user, select the relevant checkbox and click Delete.

89

10.2. Types of permissions There are  four different types of permissions: Depending on  the permissions assigned to each user 

they will be  able  to manage  the  security of  the  groups under  their  control  to  a  greater  or  lesser 

extent. Below we describe each type of permission. 

10.2.1. Total control users 

These users can:

Regarding user, group and client management 1. Manage all users created on the system.

2. Configure all groups.

3. Create new clients and assign licenses to them. 

4. Assign clients to groups.

5. Use the Comment field to enter notes about clients.

6. Move clients from one group to another.

7. Delete clients and services.

8. Delete entries from the list of errors in the Error details screen.

Regarding License management 1. Automatically assign licenses to clients. 

2. Automatically renew clients' licenses. 

90

91

3. Use the license assigment history to view all licenses assigned to each client, and clear the 

history for each client. 

4. Import licenses. 

5. Delete clients and services. 

6. Access the service provision form from the Web console. 

Regarding profile and report management 1. Access all clients' Web consoles with total control permissions. 

2. Manage automatic updates of end client profiles. 

3. Create and send reports. 

4. Generate extended executive reports and create, modify and eliminate report schedules. 

5. See all clients’ profiles and assign profiles to any of them by copying configuration profiles. 

10.2.2. License and security administrator users 

Regarding user, group and client management

1. Modify their credentials.

2. Manage groups and delete the groups over which they have permissions.

3. Create new clients and assign licenses to them. 

4. Use the Comment field to enter notes about clients.

5. Access the Web consoles of the clients they have permissions over, with total control 

permissions.

6. Delete entries from the list of errors in the Error details screen.

7. Delete clients and services.

Regarding license management

1. Automatically assign licenses to clients in the groups over which they have permissions.

2. Automatically renew the licenses of clients in the groups over which they have permissions.

3. Access the license assignment history and view the licenses assigned to clients belonging to 

the groups over which they have permissions. However, they won't be able to clear the 

clients' license assignment history.

4. Import licenses.

5. Delete clients and services.

92

Regarding profile and report management

1. Access the Web consoles of the clients they have permissions over, with total control 

permissions.

2. Manage automatic updates of end client profiles.

3. Send reports to clients in the groups accessible to them.

4. Generate extended executive reports for the clients over which they have permissions.

5. Modify and delete extended report sending tasks, provided they have permission over ALL 

the clients affected by the task.

6. See the profiles of the clients over which they have permissions and assign additional profiles 

to them by copying configuration profiles.

10.2.3. Security administrator users 

This permission differs from the License and Security Administrator permission in that it doesn't allow the user to manage licenses.  

This profile is very useful for all those partners with technical staff dedicated to providing managed services to clients. This permission allows partners to make sure technicians can use Panda Cloud Partner Center but cannot take any actions on licenses.

Regarding user, group and client management

1. Modify their credentials.

2. Manage groups and delete the groups over which they have permissions.

3. Use the Comment field to enter notes about clients.

4. Remove entries from the list of errors in the Error details screen.

Regarding licenses Access the license assignment history and view the licenses assigned to the clients belonging to the 

groups over which they have permissions. However, they won't be able to clear the clients' license 

assignment history.

Regarding profile and report management

1. Access the Web consoles of the clients they have permissions over, with total control 

permissions.

2. Manage automatic updates of end client profiles.

3. Send reports to clients in the groups accessible to them.

4. Generate extended executive reports for the clients over which they have permissions.

93

5. Modify and delete extended report sending tasks, provided they have permission over ALL 

the clients affected by the task.

6. See the profiles of the clients over which they have permissions and assign additional profiles 

to them by copying configuration profiles.

10.2.4. Monitoring users 

The  user  cannot  create,  delete  or modify  any  information  in  the Web  console. Neither  can  they create or modify report sending tasks. 

Regarding user, group and client management

1. Modify their credentials.

2. Access the groups assigned to them, and see the clients in these groups and their profiles.

3. See the content of the Comment field for the clients over which they have permissions.

Regarding license management

1. View the licenses automatically assigned to clients in the groups over which they have 

permissions.

2. View the licenses automatically renewed to clients in the groups over which they have 

permissions.

3. Access the license assignment history and view the licenses assigned to clients belonging to 

the groups over which they have permissions. However, they won't be able to clear the 

clients' license assignment history.

4. View the licenses imported by other users (through the Import licenses link in the Status 

screen).

Regarding report management

View scheduled tasks to send extended executive reports to the clients over which they have 

permissions.

10.3. Support for N levels of partners The Panda Cloud Partner Center Web console lets you manage N levels of partners. At the first level 

is the distributor that buys licenses and distributes them to the next level: the partners who manage 

their clients through the Panda Cloud Partner Center Web console.

A  distributor  that  buys  a  certain  number  of  licenses  to  distribute  them  among  10  resellers,  for 

example, has the following options: 

1. Buy N  licenses  in the old ‘license pack’ format and distribute them among  its resellers. Each reseller  then  would  have  to  import  their  licenses  using  the  Panda  Cloud  Partner  Center console so that they become new licenses (in the ‘license pool’ format).

2. Place as many orders  for new  licenses with Panda Security as  the number of  resellers  they have; that  is, place 10 orders for N  licenses (‘license pool’ format) for each reseller, so that the corresponding licenses are assigned to each reseller in their Partner Center console. 

That is, it is not the distributor that directly uses Panda Cloud Partner Center, but its resellers.

If  you  have  any  questions,  contact  your  distributor  or  your  Panda  Security  sales advisor.

94