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8/4/2019 guia_autoliquidacinpdf

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PROAsistemas S.A. www.helisa.com

Mdulo Autoliquidacin UnificadaEsta opcin le permite realizar las liquidaciones de autoliquidaciones de salud, pensin,riesgoylasdeparafiscalesdecaja,SENA,ICBF,ESAPeINSTEC.

Este proceso esautomtico realiza el archivo, con el formato del archivo plano nico deacuerdoalaResolucin1747de21deMayode2008porlacualsemodificalaResolucin634deabrilde2006.

El primer paso es indicar el tipo de liquidacin una sola nomina o consolidada, laconsolidacineslaunindemsdedosnominasparaunsolopago,elconsolidadosecreaactivandoelcampoconclicderechocrear,seleasignaunnombrealconsolidado.
http://../Heraldo/AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/0N9UF1QO/www.helisa.comhttp://../Heraldo/AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/0N9UF1QO/www.helisa.comhttp://../Heraldo/AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/0N9UF1QO/www.helisa.com


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SeleccionamoselperiodoactualyelvemoselestadodelaAutoliquidacincorrespondienteaesteperiodo(PAGOONOPAGO). Encontramos tres pestaas Autoliquidacin, Empleados y Fondos, en la pestaa deAutoliquidacinsedetallaelcontenidodeloscamposnecesariosparaefectuarelprocesodeautoliquidacinunificada,lafechadepago,laformadepresentacin.U nico:Cuandoelaportantenotengamsdeveinte(20)sucursales,onocuenteconsucursalesenmsde cinco (5) ciudades y decida presentaruna solaplanilla integradade liquidacindeAportes.

C Consolidado:Cuandoelaportantetengamsdeveinte(20)sucursales,ocuenteconsucursalesenmsdecinco(5)ciudadesydecidapresentarunasola planilla integrada deliquidacindeaportes,donderegistrelatotalidaddeloscotizantesdetodaslassucursales. S Sucursal:Cuandoelaportantedecidapresentar laplanilla integradade liquidacindeaportesporcadasucursal.LosvencimientosparaelpagodelosaportessonlosquelecorresponderasilapresentacinfueraUnicaoCConsolidado.


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D Dependencia: El valor D aplica nicamente para las entidades estatales, del nivel central oterritorial, establecimientos pblicos, empresas industriales y comerciales del estado ysociedadesdeeconomamixtauotrasdecarcterpblicoqueteniendounsolonmerodeNIT,paguensusnominasenformaseparadapordependencia.

Tipo de Planilla.

E Planilla Empleados Empresas:EstevalordeberestarmarcadosiemprequeelaportanteseclasifiquecomoAoBenelcampo7CLASEDEAPORTANTEdefinidoenelARTICULO3, y paguen los aportes de los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTEdefinidoenel ARTICULO10noseanclasificadoscomo2,3,1633.

Este tipo de planilla es considerada como la planilla principal y es indispensable lapresentacin y pago de este tipo de planilla, para que el aportante pueda presentar y pagar en elmismoperiodounaplanillatipoA. Y Planilla Independientes Empresas: Este valor podr ser utilizado por los aportantes que seclasifiquecomoAoBenelcampo7CLASEDEAPORTANTEdefinidoenelARTICULO3, sloenel casoqueel aportante, ademsde lascotizacionesde susempleados est pagando las cotizaciones de trabajadores independientes con los que tenga contrato de prestacin deservicioso sean loscotizantesvinculadosa laempresa como agremiado o asociado, para este ltimo caso, el campo 30 TIPO DEAPORTANTEdefinidoenelARTICULO3debeser4.


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Losregistroscontenidosenestetipodeplanillasolopuedenser losqueenelcampo5TIPODECOTIZANTEdefinidoenelARTICULO10seanclasificadoscomo3o16. ElaportantepodrpresentarmximounaplanillatipoYporcadaperiodoystaserecibir

porelOperadordeInformacinprevialaverificacindelpagodelaPlanillaEparaelmismoperiodo,siesqueelaportanteestobligadoapresentarestetipodeplanilla. A Planilla Empleados Adicionales: Este valor podr ser utilizado por los aportantes que seclasifiquecomoAoBenelcampo7CLASEDEAPORTANTEdefinidoenelARTICULO3,yqueporrazonesoperativasnohayaincluidoensuplanillatipoEloscotizantesque ingresarona sunomina en losltimos 7das comunesdelmescalendarioanterioralqueseestrealizandoelpago. Los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTICULO 10 nopuedenclasificadoscomo2,3,1633,ydebenregistrarlanovedaddeingresoenelcampo15definidoenelARTICULO10,ascomoelnmerodedascotizados

deloscampos36,37,38y39definidoenelARTICULO10nopuedesermayorde7. La Planilla tipo A, slo podr ser presentada en el mismo operador ante el cual se realiz laPlanillatipoEparaelmismoperodo.Eloperadordeinformacindebevalidar siempre que se le presente una planilla tipo A que efectivamente ya se hubiere pagado la Planilla tipo E. El aportantepodr presentar mximouna planillatipoAporcadaperiodoystasloserecibirporelOperadordeInformacinhastaelquinto(5)dahbildelmespresente,siempreycuandoelaportanteyahayapagadolaplanillatipoEparaelmismoperiodo. I Planilla Independientes:Estevalordeberserutilizadoporlosaportantesqueenelcampo7CLASEDEAPORTANTEdefinidoenelARTCULO3hayan registrado I,ypaguen losaportes de los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en elARTCULO10sean3. S Planilla Empleados de Independientes: Este valor deber ser utilizado por losaportantesqueenelcampo7CLASEDEAPORTANTEdefinidoenelARTICULO3hayanregistrado I, y que tenga a su cargo trabajadores, es decir personal de servicio domestico o empleados dependientes. El aportante slo podr presentar mximo unaplanillatipoSporcadaperiodo. Los registros contenidos en este tipo de planilla solo pueden ser de los cotizantes que en elcampo5TIPODECOTIZANTEdefinidoenelARTICULO10sean

1 o 2. Adicionalmente los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTICULO 10 sean 1,estnobligadosalpagodeaportesparafiscalesaCajasdeCompensacin,SENAeICBF. M Planilla Mora: El tipo de planillaM slo puede ser utilizada parael pago de perodosrespectode loscualesnose realizningn tipodepagoparaelo lossistemasqueseestn pagando. No podr incluirse en este tipo de planilla otro sistema respecto del cual se est realizando una correccin para incrementar un valor, aunquecorresponda a la misma persona, pues ese tipo de correccin debe hacerse mediante laPlanillatipoN.


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Estetipodeplanillaslopodrserutilizadaparaelpagodeperodosyavencidos,esdecirslopodr referirsealmesoa losmesesanterioresa la fechaen la cual se liquida yse realizaelpago,deacuerdoconeltipodecotizantedelquesetrate. El operadorde informacin ledebehacersaberal aportantequeeluso ypagode los

aportesparaalgunode lossistemasno loeximedelpagode losaportesde todos lossistemas, quede acuerdo conel tipode cotizante y el subtipode cotizanteestobligadohacer,yqueestetipodeplanilla,nopuedeserusadocomounmecanismoparalaevasindesusobligacionesparaconelsistemadelaProteccinSocial. LaplanillatipoMdeberserprovistaporelmismooperadordeinformacinatravsdelcualseestnrealizandolospagosalafechadelpagodelosperodosenmoraabsoluta. El operador de informacin debe validar que los topes mnimos y mximos de los pagosefectuadosmedianteestetipodeplanillacorrespondana losvigentespara la fechadelperodoqueseestliquidandoypagando.

Eloperadorde informacindebercrearensupginaweb,paraaccesoelectrnicooenelcall center,cuando se utiliceestemecanismooen los otros esquemas de asistencia queexisten,un filtro previo al accesoaeste tipode planilla, en el cual el aportantesealarexpresamente que se trata de de una mora absoluta referida a uno o unos sistemas, y que los otros sistemas respecto de los cuales no hace los pagos, ya seencuentrancanceladosalda. Eloperadordeinformacindebervalidarquesediligencienloscamposcorrespondientesalosotrossistemasdiferentesaaquellosqueseestnliquidandoypagando,encuantoaloscdigosdelasadministradorasalasqueyaselespagyporesonosepagannuevamente,deacuerdoconlosealadoenelpuntoanterior. Losvaloresas liquidados incluirn los interesesdemoracorrespondientesdeacuerdocon losperodosdequesetrate. Elaportantedeberdiligenciarunaplanilladeestetipoporcadaperodoqueestpagando,enlacualpodrincluirtodoslossistemasquedebapagar. Para este tipo de Planilla el valor que se incluye en el IBC ser el correspondiente aaquelquetenialapersonaparaelperododequesetrateylodebediligenciarelaportante. N Planilla Correcciones: El tipo de planilla N slo puede ser utilizada para el pago deperodos respecto de loscualesserealiz un pago parael o lossistemas quese estn

corrigiendo, pero ste es inferior al verdadero valor que debi aportarse. No se puedeutilizarparacorreccionesqueimpliquendevolucindevalorespagadosenexceso. No podr incluirse en este tipo de planilla otro sistema respecto del cual se est realizando un pago total por ausencia del pago correspondiente, aunque corresponda a lamisma persona,pueslafaltaabsolutadepagodebeajustarseatravsdelaPlanillatipoM. Este tipo de Planilla podr ser utilizada para el pago de perodos ya vencidos o paraelmismoperodocorrespondientea la fecha en la cual se liquida y se realizael pago, estoltimocuandoelpagoyarealizadodebaserincrementado.


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Solamente el operador de informacin a travs del cual se hubiere realizado el pago que sepretendeajustarpodrpermitirelusodeeste tipodePlanilla,cuandoelpago que se pretende ajustar no se hubiere realizado a travs de la PILA, deber realizarse el ajuste a travs deloperadorqueactualmente estprestandoel

servicioalaportante. El operador de informacin debe validar que los topes mnimos y mximos de los pagosefectuadosmedianteestetipodeplanillacorrespondana losvigentespara la fechadelperodoqueseestliquidandoypagando. Eloperadorde informacindebercrearensupginaweb,paraaccesoelectrnicooenelcall center,cuando se utiliceestemecanismooen los otros esquemas de asistencia queexisten, un filtro previo al acceso a la Planilla de este tipo, en el cual el aportantesealar expresamente que se trata de de una mora parcial referida a uno o variossistemas, y que los otros sistemas respecto de los cuales no hace correcciones, ya seencuentrancanceladosendebidaforma.

Eloperadordeinformacindebervalidarquesediligencienloscamposcorrespondientesalosotrossistemasdiferentesaaquellosqueseestnliquidandoypagando,encuantoaloscdigosdelasadministradorasalasqueyaselespag,deacuerdoconlosealadoenelpuntoanterior. Losvaloresas liquidados incluirn los interesesdemoracorrespondientesdeacuerdocon los perodos de que se trate. Salvo que el aportante le certifique al Operador deInformacinquelascorreccionesqueesthaciendocorrespondenaajustesporretroactivosdeaportantesdelsectorpblico,yquealafechaenlaqueseestrealizandoelpagonoestobligado a pagar intereses de mora de acuerdo a norma legal vigente, la cual debe serinvocadaenestacertificacin Elaportantedeberdiligenciarunaplanilladeestetipoporcadaperodoqueestpagando,enlacualpodrincluirtodoslossistemasquedebapagar. Para efectos de tramitar y liquidar los ajustes, cuando stos se deban a correccionesenlosfactoresdecotizacin,enelIBCoenelnmerodedascotizados, se tomar en cuenta lo definido en la aclaracin al campo 22 CORRECCIONESdescritasenelARTICULO11.


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Seleccionelarutadondesegeneraelarchivodeestaliquidacin.

Lapestaadeempleadosnospermiteingresarnovedadesde saludypensin,notificacindeldescuentodeunaincapacidad,ytrasladosdelosfondosdeSaludyPensin. Unavezactiva lapantalladeempleadosepresentandosalternativasnovedadotraslado,Lanovedadnospermiteincorporardatosdeaportesvoluntariosrealizadosporelempleadoopor el empleador y la autorizacin de descuento de la incapacidad con su nmero deradicacinyelvaloradescontar,cabeanotarqueesteprocesosedeterminaenunodelasdosopcionesempleadoofondosiseincorporaenlasdosestesereflejadobleenelarchivounoporcadanovedad,estasnovedadesnosepierdenunavezseliquidaoreliquiaelarchivoseguardanjuntoconlosdatosdelarchivoparafuturasconsultaseinformes.


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Opcin de Traslados Eltrasladoindicaelnombredelempleadoelperiodoparaelquesegenera lanovedadyelfondoactualdelempleadoen lasdosdenominacionessaludy pensin,deacuerdoalcasoseleccionamoselnuevofondoyaceptamos.

Enlapestaadefondoencontramoslosnombresdelasadministradoresdesaludypensin a las cuales pertenecen los empleados, en este caso se permite realizar novedades deautorizacin de descuento de licencias de maternidad e incapacidades relacionando elnumero de autorizacin y el valor correspondiente a descontar de acuerdo al tipo deliquidacin, esto se debe efectuaruna sola vez sin importarel nmero de veces que serealice la liquidacin de un mismo periodo, el sistema guarda los datos hasta que laautoliquidacinsedporterminada. Unavezincorporadaslasnovedadesrespectivasalperiodoaliquidarseejecutaelprocesode liquidacin que dar como resultado elarchivo detalladocon losvalores acordes a losdatosrelacionadosenlanominadeacuerdoalodispuestoenlaResolucin1747de21de

Mayode2008.


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Comopartedelprocesodeverificacindedatos existelaconsultaquepermiteanalizarlaautoliquidacinunificadarealizadaenlosdiferentesmesesyaos.Enlaparteinferiordeestaconsultasemuestraeltipo,elaoyelmesdelaautoliquidacinseleccionada,ademsmuestralasconvencionesdecadaunadelasnovedadesquesereportaronenlaautoliquidacinyquenosmuestraenlaconsulta.


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Detalle del empleado:PermiteanalizarlasNovedadesdelempleado,dascotizadosasalud,ibcdesalud,fondodepensin,ibcdepensin,Riesgosprofesionales,cajadeCompensacin,SENA,ICBF,ESAP,InstitutosTcnicos.


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Detalle de fondos y cajas:Permiteanalizarlacotizacinporcadafondo,eltotaldeafiliadosporfondo,elnumerodenovedad,Aportevoluntarioporempleadoporempresa,aportefondosolidaridadyaportesolidariopensin.


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Distribucin Cotizacin:PermiteanalizarlacotizacindeSalud,Pensinyfondodesolidaridaddetallandoladistribucinquecorrespondealempleadoyalempleador.


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Descripcin de las Hojas de ConsultasAliniciarunaconsultaelsistemaledespliegaunlistadoconlainformacinsolicitada.MuestratrespestaasDetalleempleados,DetalledefondosycajasyDistribucinCotizacin.

Registros:ellistadoestdivididoporcolumnasyencadacolumnaencuentrasurespectivottuloydosiconos,conloscualeselsistemalepermitehacerordenamientodeformaascendenteodescendenteyfiltralainformacin.

Totales:Enlaparteinferiordelaconsultaelsistemadespliegalostotalesdelascolumnas

marcadasporelusuario. Paradesplegarlostotalesdelascolumnasutilice,conclicderechosobrelabarrainferior,elsubmendepiedepgina.Elsubmentienelasopcionesde:sumar,contar,calculaelvalorpromedio,desplegarelvalormximo,desplegarelvalormnimo,encamposnonumricossolofuncionalaopcincontar,osimplementenorealizaningunaoperacin.


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Filtros:cadacolumnatieneuniconodeseleccinpordondeelsistemalepermitefiltrarlainformacinparticular,adicionalmenteenlaparteizquierdadelpanelenlainterseccindelascolumnaselsistemalepermiteseleccionarlascolumnasamostrarenlaventana.Parapersonalizarlosfiltrosutilicelaopcinpersonalizardelmenquedespliegaelsistema:


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OrdenamientoElsistemalepermiteordenarlosregistrosporcolumnasconcliceneltitulodelacolumnalepermiteordenardeformaascendenteodescendente.

EnelarchivoseencuentranlosbotonesdeBases,InformeyVerarchivoqueenesteordennos facilitan la obtencin de las bases por empleado de los conceptos que sumadosconformanlabaseparaliquidarlosdiferentes aportesqueserelacionanenelArchivo,el


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La opcin de Informe muestra la relacin de valores discriminados por empleado y lascotizacionesobligatoriasdecadaunodelasadministradoras.

Laopcindeverarchivopresentauneditordearchivosdetipotextoconherramientasdebsquedaycalculodevaloresparafacilitarlaobtencindedatosespecficosenelcontenido

delarchivo.


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Por ltimoyunavezvalidado el archivopor cualquiera de los operadores encargados dedicho proceso se recomienda efectuar el proceso de actualizacin de la autoliquidacin,despusdeactualizadonosepodrmodificarlainformacin.Paradejarenfirmelosvaloresliquidadosypagosporlaempresaalasadministradoras.


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Si en el futuro senecesitaraunacopiade algn archivosolonosubicamos en el periodocorrespondienteydamosclicenlaopcinArchivoyelsistemaemitirunacopiaexactadelarchivoefectuado.

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