guia usuario ujaip
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MEMORANDUM No.: SC/SDG-007-2020
SEDE CENTRAL HEADQUARTERS
FECHA: 14 de agosto de 2020 DATE: 14 August 2020
A/TO: Personal de la Sede Central y Oficina Costa Rica
Personnel at Headquarters and the Costa Rica Office DE/FROM: Lloyd C. Day, Subdirector General
Deputy Director General ASUNTO/ SUBJECT:
Guía del Usuario de la UJAIP User Guide to the LIAPU
1. Me complace compartir con ustedes la “Guía del Usuario de la Unidad Jurídica de Asuntos Internacionales y Protocolo (UJAIP)”, la cual se acompaña a esta comunicación.
1. I am pleased to share the “User Guide to the Legal, International Affairs and Protocol Unit (LIAPU)”, which is attached to this memorandum.
2. La guía constituye una herramienta legal y diplomática de aplicación y de consulta sobre los servicios que ofrece la UJAIP, en sus diferentes áreas de acción. Entre sus objetivos está el satisfacer las necesidades integrales de sus usuarios y brindarles una atención de excelencia.
2. The guide is a consultation tool that provides information on the legal and diplomatic services provided by the LIAPU, in its various work areas. As part of its objectives, the LIAPU seeks to meet the comprehensive needs of staff members and provide them with an exceptional service.
3. Este instrumento de información y gestión está dirigida a todos los funcionarios internacionales y locales del Instituto con el compromiso de la Unidad de generar confianza y certeza jurídica. Para su facilidad, ponemos la guía a su disposición en la intranet del Instituto bajo la sección “Normativa”.
3. This information and management tool is geared towards all international and local Institute staff, as part of the Unit’s commitment to generating trust and legal assurance. For your convenience, the Guide has been placed on the Institute’s Intranet, under the “Policies & Regulations” section.
Cordialmente, Kind regards, c.c.: MAArvelo/BBest/MOtero LCD/MH/lcs
SUBDIRECCIÓN GENERAL/Dirección de Relaciones
Externas e Institucionales
UNIDAD JURÍDICA DE ASUNTOS
INTERNACIONALES Y PROTOCOLO (UJAIP)
GUÍA DEL USUARIO
20 de julio de 2020
Vázquez de Coronado, San José, Costa Rica
UJAIP-Guía del Usuario 2 de 11
TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 3
II. OBJETIVOS .................................................................................................................................................. 4
III. ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................................................................... 5
IV. SERVICIOS ................................................................................................................................................. 6
A. ÁREA JURÍDICA DE ASUNTOS INTERNACIONALES (GESTIONES NOTARIALES Y
REGISTRALES) .................................................................................................................................................... 6
B. ASUNTOS SOBRE EL PROTOCOLO OFICIAL ............................................................................ 10
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I. INTRODUCCIÓN
La Unidad Jurídica de Asuntos Internacionales y Protocolo (UJAIP) es una dependencia de
la Sede Central del Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) adscrita
a la Subdirección General, en lo que respecta a asuntos jurídicos internacionales, y a la
Dirección de Relaciones Externas e Institucionales (DIREXI), en cuanto al uso del protocolo
oficial y diplomático. Para el logro de sus objetivos y propósitos opera como una sola unidad.
Creada por mandato e instrucción del Director General, su visión es sumar los esfuerzos, la
capacidad profesional y la experiencia del Instituto en asuntos jurídicos, diplomáticos y relativos
al protocolo oficial de Estado. Surgió, asimismo, como resultado del reconocimiento
institucional a las coincidencias existentes entre esos tres tipos de asuntos a su cargo, por lo
que a la Unidad Jurídica fue fusionada la Unidad de Relaciones Diplomáticas y Protocolo, que
dejó de existir.
La misión de la UJAIP es apoyar al IICA en su defensa legal internacional, para salvaguardar
sus intereses a la luz de su Convención, acuerdos básicos y su naturaleza de organismo
internacional sujeto a derechos, inmunidades y privilegios, así como en la correcta aplicación
de la normativa institucional frente a la legislación nacional de los países miembros del
Instituto.
Tiene como objetivo ampliar el margen de los servicios jurídicos, diplomáticos, notariales y
registrales provistos a las Representaciones del IICA, brindándoles asesoría legal internacional,
mediante una orientación jurídica correcta y confiable y disminuyendo así los costos de la
contratación externa de profesionales en derecho.
Asimismo, asesora en la realización de todo acto jurídico en que participa el Instituto, con
el fin de que se ajuste a la normativa institucional vigente y al derecho nacional, internacional,
diplomático, laboral y de los tratados, procurando la defensa institucional mediante la
aplicación de lo dispuesto en los instrumentos internacionales que tutelan al IICA y a su
personal, según los compromisos asumidos por cada uno de sus Estados Miembros.
Por otra parte, la UJAIP brinda un servicio transversal de apoyo al Instituto en protocolo
oficial de Estado (ceremonial y etiqueta) en todo evento oficial, así como en el uso correcto de
los tratamientos diplomáticos en las comunicaciones oficiales.
Los privilegios e inmunidades son derechos derivados de los instrumentos jurídicos que
regulan al IICA, tales como su Convención, la Carta y el Acuerdo sobre Privilegios e
Inmunidades de la Organización de los Estados Americanos, la Convención de Viena sobre
Relaciones Diplomáticas y la Convención de Viena sobre el Derecho de los Tratados, que deben
aplicarse en los acuerdos básicos, todo lo cual es materia del derecho internacional.
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Para cumplir con su misión, la UJAIP se fundamenta en la normativa institucional, en la
Convención para el establecimiento del Instituto (1942), en su Convención de 1980, en cada
uno de los acuerdos básicos que el IICA ha suscrito con cada uno de sus 34 Estados Miembros
y en los instrumentos internacionales que le son aplicables: la Carta y el Acuerdo sobre
Privilegios e Inmunidades de la Organización de los Estados Americanos, su Convención sobre
Organismos Especializados, la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de la Organización
de las Naciones Unidas, su Convención sobre Organismos Especializados, la Convención de
Viena sobre Relaciones Diplomáticas y la Convención de Viena sobre el Derecho de los
Tratados.
En lo interno, la UJAIP está llamada a velar por el cumplimiento institucional de los
reglamentos de la Junta Interamericana de Agricultura (JIA), del Comité Ejecutivo y de la
Dirección General, así como del Reglamento de Personal, órdenes ejecutivas, resoluciones de
los órganos de gobierno del Instituto, manuales, políticas, memorandos, cartas firmadas por el
Director General, etc.
La presente guía, dirigida a todos los funcionarios internacionales y locales del IICA, es una
herramienta de aplicación y consulta sobre los servicios legales y diplomáticos que brinda la
UJAIP, cumpliendo así con su compromiso de generar confianza y certeza jurídica.
II. OBJETIVOS
a. Proporcionar orientación jurídica y apoyo para el funcionamiento eficaz de los órganos de
gobierno del Instituto
b. Presentar en forma clara, concisa y funcional los principales procesos y procedimientos de
la UJAIP.
c. Brindar información sobre los servicios y asistencia en los ámbitos legal, diplomático y
protocolario que proporciona a las unidades de la Sede Central y a las Representaciones
del Instituto en los Estados Miembros.
d. Establecer mecanismos de comunicación y coordinación con las unidades de la Sede
Central y las Representaciones, a fin de brindarles asesoría legal, diplomática y protocolaria
sobre la defensa, la aplicación y la interpretación de las inmunidades, los derechos y los
privilegios del IICA y de su personal en los Estados Miembros, así como sobre derecho del
trabajo y toda materia jurídica.
e. Atender y dar respuesta, en tiempo y forma, a todo asunto jurídico institucional que
comprometa al Instituto con sus mandantes, organismos internacionales, contrapartes y
empresas privadas.
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f. Promover y velar por la aplicación de la normativa institucional de forma transparente,
confiable, uniforme, clara y oportuna, protegiendo sin ambigüedades los intereses del IICA.
g. Orientar correctamente al Instituto y a su personal en asuntos relativos al derecho nacional
de cada país, con el fin de propiciar el respeto a la soberanía del Estado mandante en
concordancia con el respeto a la inmunidad de jurisdicción del IICA y de su personal.
h. Guiar y brindar apoyo total al personal profesional internacional del Instituto en lo referente
a acreditaciones, trámites en los ministerios y exoneraciones.
i. Tramitar y gestionar todas las exoneraciones institucionales y de los funcionarios
internacionales.
j. Reducir los costos económicos de la contratación de profesionales externos en ciencias
jurídicas.
k. Orientar correctamente al IICA y a su personal sobre los servicios legales que brinda la
UJAIP, los cuales son oficiales, así como sobre las funciones del abogado institucional.
l. Orientar sobre el uso correcto del notariado público, especialidad profesional
independiente de los servicios de abogado.
m. Servir de Secretaría Técnica del Equipo Asesor de la Normativa Institucional (EANI),
participar activamente en él, llevar el control y vigilar que la normativa del Instituto esté en
línea con los reglamentos aprobados por la JIA, y ponerlos a disposición en la intranet del
IICA para su consulta.
n. Servir de Secretaría del Comité de Divulgación e Información (CDI).
III. ESTRUCTURA ORGÁNICA
La estructura orgánica mediante la cual la UJAIP atiende las solicitudes de las entidades de
la Sede Central y las Representaciones del Instituto es la siguiente:
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IV. SERVICIOS
La UJAIP brinda al IICA y a su personal los siguientes servicios:
A. ÁREA JURÍDICA DE ASUNTOS INTERNACIONALES (GESTIONES NOTARIALES Y
REGISTRALES)
1. Asesora y asiste al Despacho del Director General y al equipo directivo en toda consulta
legal que requieran.
2. Orienta y recomienda a la Jefatura de Gabinete del Director General el tipo de poder que
debe otorgarse para delegar, a los Representantes del Instituto en las Oficinas o a otros, el
mandato del Director General a actuar en nombre del IICA.
3. Redacta y prepara los poderes que emite el Director General, realiza los trámites de
legalización y apostillado de los documentos y los remite a los destinatarios en el exterior.
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4. Orienta, asesora y administra la normativa jurídica institucional.
5. Mantiene el repositorio jurídico institucional.
6. Tramita y obtiene toda certificación de personería jurídica del Instituto, de sus
representantes legales y de la Representación en Costa Rica.
7. Realiza todo estudio registral sobre bienes institucionales.
8. Orienta y asesora a las Representaciones del IICA sobre el uso del instrumento o convenio
básico suscrito con el país, en defensa de la inmunidad de jurisdicción del Instituto y de su
personal.
9. Asesora y asiste a los equipos impulsores en la gestión de recursos externos en el
tratamiento, estudio y recomendación sobre todo instrumento jurídico del IICA relativo a
sus relaciones y actividades oficiales.
10. Asesora en materia de derecho laboral a la Gerencia de Talento Humano en toda incidencia
o contrato de relación de trabajo con el Instituto y asiste en su defensa institucional en lo
estrictamente necesario a sedes jurisdiccionales laborales.
11. Asesora a toda dependencia o autoridad del IICA en la Sede Central y a las
Representaciones en todo acto normativo legal.
12. Asesora jurídicamente a los órganos de gobierno del Instituto: JIA, Comité Ejecutivo y
Dirección General.
13. Asesora legalmente al Despacho del Director General en la relación jurídica del IICA con el
CATIE.
14. Tramita, gestiona, controla y custodia los documentos oficiales de viaje de la Organización
de los Estados Americanos (DOV/OEA) del personal regular y del personal asociado.
15. Tramita la emisión y cancelación del DOV/OEA ante la Secretaría General de la OEA,
cuando corresponda.
16. Mantiene y actualiza el índice automatizado del parque automotor institucional en la Sede
Central y en las Representaciones.
17. Mantiene y actualiza la “Guía del usuario de la UJAIP”.
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18. Mantiene y actualiza la “Guía sobre inmunidades y privilegios del personal profesional
internacional y del Instituto”.
19. Mantiene y actualiza la “Guía del usuario del DOV/OEA”.
20. Realiza los estudios legales necesarios y emite pronunciamientos de jurisprudencia
administrativa del IICA sobre toda materia de su competencia, en especial aquella en
defensa de la inmunidad de jurisdicción del Instituto y de su personal.
21. Mantiene y actualiza el repositorio jurídico del IICA con todo material de jurisprudencia
administrativa relacionada con el Instituto y otras jurisdicciones estatales, así como con los
convenios básicos del IICA.
22. Debidamente autorizada, contra tabla del Colegio de Abogados de Costa Rica, puede
autenticar con firma de abogado las firmas sobre garantías en préstamos otorgados por la
Cooperativa de la OEA a los empleados de la Sede Central del Instituto.
23. Debidamente autorizada, contra tabla del Colegio de Abogados de Costa Rica, puede
realizar actos notariales públicos en la instrumentalización de escrituras, como
otorgamiento de poderes, traspaso de vehículos, declaraciones juradas, autenticación de
firma notarial, etc.
24. Brinda la inducción sobre derechos y beneficios del personal profesional internacional en
la Sede Central y en las Representaciones.
25. Se encarga del proceso de inducción del personal local del IICA en materia de la naturaleza
jurídica del Instituto.
26. Solicita y tramita ante el Instituto Costarricense de Turismo de Costa Rica la exoneración
del impuesto del 5 % por la compra de boletos aéreos del personal del IICA, tanto de la
Sede Central como de las Representaciones.
27. Impulsa y forma parte del Equipo Asesor de la Normativa Institucional (EANI), del que actúa
como Secretaría Jurídica, con el objeto de orientar la forma de normar, regular o actualizar
la normativa interna (reglamentos, manuales, políticas, guías, órdenes ejecutivas y
disposiciones del Director General, entre otros) y proporcionar lineamientos para unificar
criterios en cuanto a legitimidad, disponibilidad y aplicabilidad de la normativa en los
ámbitos correspondientes del Instituto.
28. Forma parte del Comité de Divulgación e Información (CDI) y ejerce su Secretaría.
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29. Mantiene actualizada la normativa institucional en la intranet.
30. Accede a la plataforma tecnológica del Ministerio de Hacienda de Costa Rica para llevar a
cabo las gestiones relativas a las exoneraciones del IICA, a las exoneraciones de bienes y a
la recuperación del impuesto a los combustibles.
31. Impulsa y mantiene en el repositorio institucional todos los convenios generales, acuerdos
marcos y memorandos de entendimiento firmados por el Director General, con el fin de
que estén a disposición de las Representaciones y estas puedan aprovechar los alcances
de esos instrumentos jurídicos y fortalecer las relaciones con los socios estratégicos para la
conclusión de proyectos de cooperación técnica en los países.
32. Redacta documentos legales para ser presentados ante el Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto y el Ministerio de Hacienda de Costa Rica, de ser necesario, con la
finalidad de defender los derechos establecidos en la Convención del Instituto y en el
acuerdo básico suscrito con ese país con respecto a la Sede Central.
33. Se encarga de la revisión y actualización registral de los bienes muebles e inmuebles del
IICA y del CATIE, en especial aquellos dados en usufructo y cuyo dominio registral le
pertenece al Instituto, tanto en la Sede Central como en las Representaciones.
34. Inmunidad de jurisdicción
▪ Su misión es la defensa legal institucional y del personal del IICA según la Convención
e instrumentos básicos del Instituto. Asesora especialmente en la defensa de la
inmunidad de jurisdicción del IICA y de su personal profesional internacional.
▪ No se admite la adscripción o sujeción a jurisdicción civil, penal o administrativa.
▪ Tiempo de respuesta: atención inmediata.
▪ Recepta las notificaciones judiciales en el Instituto y las contesta.
35. Acreditación de personal profesional internacional y familiares en la Sede Central
▪ Presenta la nota de acreditación del Director General a la Cancillería de Costa Rica.
▪ Asesora y conduce los trámites sobre acreditación del personal profesional
internacional ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica.
▪ Tramita la obtención del documento de identificación diplomático (DIDI) del personal
y familiares dependientes. Tiempo del trámite: 8-15 días.
▪ Gestiona la obtención de los derechos a la exoneración de impuestos.
▪ Orienta sobre trámites migratorios para diplomáticos.
▪ Orienta y asesora en acciones derivadas de accidentes de tránsito.
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36. Derechos, beneficios, exoneraciones y privilegios fiscales
▪ Se encarga del trámite en línea de diversas gestiones ante la Cancillería y el Ministerio
de Hacienda de Costa Rica (vehículos, exoneración de licores, menaje de casa, etc.).
▪ Tiempo del trámite: 8-22 días.
▪ Realiza la lectura del convenio básico y brinda asesoría legal.
▪ Asesora, orienta y capacita al personal profesional internacional del IICA en la Sede
Central y en las Representaciones, así como al personal local, sobre cuestiones de
derecho diplomático y diplomacia multilateral, incluido el uso correcto de las
inmunidades y los privilegios.
▪ Aplica el uso correcto del derecho internacional, el derecho de los tratados y el derecho
diplomático.
▪ Realiza todo trámite relativo a las inmunidades y los privilegios del Instituto y de su
personal.
▪ Asesora y realiza todo trámite para la libre importación de los vehículos oficiales del
IICA y del personal profesional internacional en la Sede Central.
▪ Gestiona ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, el Ministerio de Hacienda,
las Aduanas y el Registro Nacional de Vehículos de Costa Rica las exoneraciones de
menaje, casa, vehículos y bienes en la Sede Central.
▪ Gestiona la obtención de la placa de Misión Internacional (MI) en la Sede Central y de
la placa diplomática del Director General y el Subdirector General.
▪ Gestiona la nacionalización o reexportación del vehículo y liberación de impuestos y la
desinscripción registral en la Sede Central.
▪ Tramita la exoneración de los impuestos a la propiedad (marchamos) de los vehículos
oficiales del Instituto y de su personal profesional internacional en la Sede Central.
37. Atención a los acuerdos básicos
▪ Brinda asesoría e inducción al personal internacional y local de las Representaciones.
▪ Tiempo: semestral.
▪ Da seguimiento a la aplicación correcta de los derechos y la defensa de los
instrumentos internacionales del IICA con respeto de la ley nacional de los países
miembros.
38. Atención a todo instrumento normativo
▪ Proporciona asesoría internacional a las Representaciones (derecho laboral,
diplomático e internacional). Tiempo: permanente.
B. ASUNTOS SOBRE EL PROTOCOLO OFICIAL
La UJAIP asesora y conduce el procedimiento de las atenciones protocolarias diplomáticas
institucionales (ceremonial y etiqueta):
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1. Recibe y despide en la sala diplomática de aeropuertos a las altas autoridades del Instituto
y de sus Estados Miembros, tanto en el país sede como en otros países.
2. Recibe a las autoridades e invitados que visitan la Sede Central del IICA.
3. Realiza y asesora sobre el protocolo oficial de Estado al Despacho del Director General y
demás instancias del Instituto, tanto en la Sede Central como en las Representaciones.
4. Realiza y asesora sobre la revisión de las “variables” o tratamientos diplomáticos en las
notas oficiales del Director General.
5. Mantiene y orienta el uso correcto de los símbolos institucionales.
6. Coordina la puesta a disposición y el uso del estacionamiento diplomático de la Sede
Central.
7. Redacta las notas verbales y diplomáticas del Director General.
8. Asiste y orienta al Grupo de Apoyo a Reuniones (GAR) de la Sede Central en la atención
y preparación de todo evento oficial y el correcto uso del protocolo oficial, en especial en
la preparación protocolaria de las reuniones de los órganos de gobierno: JIA, Comité
Ejecutivo y Dirección General.
9. Asiste y coordina el ceremonial de toda reunión que involucre a la alta autoridad del
Instituto y a altas autoridades de Gobierno.
10. Asesora y asiste en la aplicación de normas de etiqueta en los eventos oficiales del IICA.
11. Prepara las credenciales que emite el Director General para asistir a eventos, conferencias
y demás actos en los ámbitos local e internacional.
12. Prepara las notas de felicitación del Director General a las autoridades de los Estados
Miembros por efemérides nacionales, nombramientos, despedidas, agradecimientos,
invitaciones a actos, etc.
13. Revisa y actualiza las listas diplomáticas de las autoridades de los Estados Miembros.
14. Asesora a las unidades del Instituto en la Sede Central y a las Representaciones en toda
materia protocolaria, para lo cual ha creado un manual ejecutivo para eventos oficiales.
Office of the Deputy Director General/Directorate
of External and Institutional Relations
LEGAL, INTERNATIONAL AFFAIRS AND PROTOCOL
UNIT (LIAPU)
USER GUIDE
20 July 2020
Vázquez de Coronado, San José, Costa Rica
LIAPU-User’s Guide 2 of 11
TABLE OF CONTENTS
I. INTRODUCTION ......................................................................................................................................... 3
II. OBJECTIVES ................................................................................................................................................ 4
III. ORGANIZATIONAL STRUCTURE ....................................................................................................... 5
IV. SERVICES .................................................................................................................................................... 6
A. INTERNATIONAL AND LEGAL MATTERS (NOTARIAL AND REGISTRATION
PROCESSES) ....................................................................................................................................................... 6
B. OFFICIAL PROTOCOL MATTERS .................................................................................................. 11
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I. INTRODUCTION
The Legal, International Affairs and Protocol Unit (LIAPU) is located at the Headquarters of
the Inter-American Institute for Cooperation on Agriculture (IICA). It reports to the Office of the
Deputy Director General on international legal matters, and to the Directorate of External and
Institutional Relations (DIREXI) on matters related to official and diplomatic protocol. To achieve
its objectives and purposes, it operates as a single unit.
Created at the request and instruction of the Director General, the Unit brings together the
Institute’s efforts, professional capacity and experience in legal, diplomatic and official State
protocol matters. Having acknowledged the commonalities between those three areas, the
Institute decided to merge the Legal Unit and the Diplomatic Relations and Protocol Unit, which
ceased to exist.
The LIAPU’s mission is to provide international legal defense for IICA; safeguard the
Institute’s interests pursuant to its Convention, basic agreements and status as an international
organization that is subject to certain rights, immunities and privileges; as well as oversee the
correct application of institutional regulations within the framework of the national laws in the
Institute's member countries.
The LIAPU’s objective is to broaden the scope of the legal, diplomatic, notarial and registry
services procured by IICA's Delegations. By providing the Delegations with adequate and
reliable international legal advice and guidance, the LIAPU contributes to reducing the need to
outsource legal services which, in turn, lowers costs.
The LIAPU also advises on the implementation of all legal instruments in which the Institute
is involved, to guarantee compliance with current institutional rules and regulations as well as
national, international, diplomatic, labor and treaty law. The LIAPU defends the institution by
ensuring compliance with the provisions set out in international legal instruments that govern
the Institute and its staff, within the framework of commitments undertaken by the Member
States.
On the other hand, the LIAPU provides cross-cutting services to support the Institute in
matters related to official State protocol (ceremonial and etiquette aspects) during official
events. It also oversees the correct use of diplomatic forms of address in official
correspondence.
Privileges and immunities are rights derived from the legal instruments that govern IICA,
such as its Convention, the Charter and Agreement on Privileges and Immunities of the
Organization of American States, the Vienna Convention on Diplomatic Relations, and the
Vienna Convention on the Law of Treaties. These privileges and immunities must be set out in
all basic agreements, which are subject to international law.
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In fulfilling its mission, the LIAPU is guided by institutional rules and regulations, the
Convention for the establishment of IICA (1942), the Institute’s 1980 Convention, the basic
agreements that IICA has signed with each of its 34 Member States, and the international
instruments that govern the Institute: the Charter and the Agreement on Privileges and
Immunities of the Organization of American States, the OAS Convention on Specialized
Agencies, the Convention on Privileges and Immunities of the United Nations, the UN
Convention on Specialized Agencies, the Vienna Convention on Diplomatic Relations and the
Vienna Convention on the Law of Treaties.
At the internal level, the LIAPU is responsible for ensuring the Institute’s compliance with
the rules of procedure of the Inter-American Board of Agriculture (IABA), the Executive
Committee and the General Directorate, as well as with the Staff Rules, executive orders,
resolutions adopted by the Institute's governing bodies, manuals, policies, memoranda, letters
signed by the Director General, etc.
This guide is geared towards all international and local IICA personnel. It is meant to serve
as a consultation tool that provides information on the legal and diplomatic services provided
by the LIAPU, as part of its commitment to generating trust and legal certainty.
II. OBJECTIVES
a. Provide legal guidance and support to guarantee the effective operation of the Institute's
governing bodies.
b. Describe, in a clear, concise and functional manner, the main processes and procedures
carried out by the LIAPU.
c. Provide information on the legal, diplomatic and protocol services and support that the
LIAPU provides to the units at Headquarters and in the Delegations in the Member States.
d. Establish mechanisms for communicating and coordinating with the units at Headquarters
and in the Delegations, in order to provide them with legal, diplomatic and protocol advice
to adequately defend, apply and interpret the immunities, rights and privileges of IICA and
its staff in the Member States, as well as provide advice on labor law and all legal matters.
e. Address and respond in a timely manner to any institutional legal matters that could
compromise the Institute’s relationship with the ministers of agriculture, international
organizations, counterparts and private companies.
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f. Promote institutional regulations and ensure that they are applied in a transparent, reliable,
uniform, clear and timely manner, in order to unambiguously protect IICA's interests.
g. Provide the Institute and its staff with adequate guidance on matters relating to each
country’s national legislation, fostering respect for the sovereignty of the corresponding
Member State while guaranteeing immunity from jurisdiction for IICA and its staff.
h. Provide International Professional Personnel with guidance and support in matters related
to accreditations, processes at ministries and exonerations.
i. Process and manage the exonerations that apply to the Institute and international
personnel.
j. Reduce the need to contract external legal experts, thereby lowering costs.
k. Provide IICA and its staff with adequate guidance on the official legal services that the
LIAPU provides, as well as the duties of the Institute’s lawyer.
l. Provide guidance on the correct use of the notary public's services, which are different from
the services provided by a lawyer.
m. Serve as the Technical Secretariat of the Institutional Regulations Advisory Team (IRAT),
participate actively in the team, as well as ensure that the Institute’s rules and regulations
are aligned with the regulations approved by the IABA and readily available on IICA’s
Intranet.
n. Serve as the Secretariat of the Dissemination and Information Committee (DIC).
III. ORGANIZATIONAL STRUCTURE
The LIAPU addresses requests from units at Headquarters and in the IICA Delegations as
follows:
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IV. SERVICES
The LIAPU provides the following services to IICA and its staff:
A. INTERNATIONAL AND LEGAL MATTERS (NOTARIAL AND REGISTRATION
PROCESSES)
1. Provide the Director General’s Office and the management team with any necessary legal
advice and assistance.
2. Advise the Office of the Chief of Staff on the type of power of attorney that should be
granted to the Institute’s representatives in the Delegations and other units in order to act
on behalf of IICA at the Director General’s request.
3. Draft and prepare the powers of attorney issued by the Director General, carry out the
necessary processes to legalize the documents and obtain apostilles, and send the
documents to the corresponding individuals.
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4. Provide guidance and advice on, as well as manage the Institute’s rules and regulations.
5. Keep the Institute’s legal repository up to date.
6. Process and obtain legal status certifications for the Institute, its legal representatives and
the Delegation in Costa Rica.
7. Monitor the registration of institutional assets.
8. Guide and advise the IICA Delegations on the use of the legal instrument or basic
agreement signed with the corresponding country, to guarantee immunity from jurisdiction
for the Institute and its staff.
9. Advise and assist the Programming Support Group (PSG) in managing and analyzing the
legal instruments that govern IICA’s official relationships and activities, as well as provide
recommendations in this regard.
10. Advise the Human Talent Division on all matters related to labor law or work contracts with
the Institute, and assist in defending the Institute in labor courts, when strictly necessary.
11. Advise all IICA units at Headquarters and in the Delegations on legal regulatory acts.
12. Provide legal advice to the Institute’s governing bodies: the IABA, the Executive Committee
and the General Directorate.
13. Provide legal advice to the Director General’s Office regarding the legal relationship
between IICA and CATIE.
14. Process, manage and safeguard the official travel documents issued by the Organization
of American States to regular and associate personnel.
15. Submit requests for the issuance or cancellation of official travel documents to the General
Secretariat of the OAS, as necessary.
16. Continuously update the automated registry of the Institute’s vehicle fleet at Headquarters
and in the Delegations.
17. Maintain and update the LIAPU’s “User’s Guide”.
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18. Maintain and update the “Guide to the Privileges and Immunities of International
Professional Personnel”.
19. Maintain and update the “User’s Guide on the OAS Official Travel Document”.
20. Conduct any necessary legal studies and issue statements regarding IICA’s administrative
jurisprudence, particularly matters related to the immunity from jurisdiction that is granted
to the Institute and its staff.
21. Maintain and continuously update IICA’s legal repository, which includes administrative law
documents that apply to the Institute and other State entities, as well as IICA’s basic
agreements.
22. The Unit’s lawyers are authorized by the Costa Rican Bar Association to authenticate, by
way of signature, securities pledged as collateral by staff members at IICA Headquarters for
loans from the OAS cooperative.
23. The Unit’s lawyers are authorized by the Costa Rican Bar Association to offer notarial
services, such as the preparation of deeds to grant powers or transfer the title of a vehicle,
sworn statements, notarial certifications, etc.
24. Inform International Professional Personnel at Headquarters and in the Delegations of their
rights and benefits during their induction process.
25. Explain the Institute’s legal status to local personnel during their induction process.
26. Prepare and submit applications for exemption from the 5% purchase tax on travel tickets
for IICA staff (both at Headquarters and in the Delegations) to the Costa Rican Tourism
Institute.
27. Promote and participate in the Institutional Regulations Advisory Team (IRAT) as the Legal
Secretariat, in order to guide the development and updating of internal rules (regulations,
manuals, policies, guides, executive orders, provisions of the Director General, etc.), as well
as provide recommendations aimed at harmonizing the legitimacy, availability and
applicability of regulations for the Institute’s various work areas.
28. Participate in and serve as the Secretariat of the Dissemination and Information Committee
(DIC).
29. Keep institutional rules and regulations up to date on the Intranet.
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30. Access the technological platform of the Ministry of Finance of Costa Rica to carry out any
necessary processes related to exonerations granted to the Institute, exonerations that
apply to certain goods, and tax exemptions on fuel.
31. Promote and maintain the institutional repository, which includes all general agreements,
framework agreements and memoranda of understanding signed by the Director General,
and ensure that these documents can be easily accessed by the Delegations, so that they
may fully capitalize on the scope of these legal instruments and strengthen their
relationships with strategic partners within the framework of technical cooperation projects
in the countries.
32. Draft legal documents to be submitted to the Ministry of Foreign and Religious Affairs and
the Ministry of Finance of Costa Rica whenever necessary to defend the rights set out in
the Convention on IICA and the basic agreement signed between Costa Rica and IICA
Headquarters.
33. Review and update the registry of IICA’s and CATIE’s movable and immovable property,
especially property granted in usufruct and registered under the Institute’s name, both at
Headquarters and in the Delegations.
34. Immunity from jurisdiction
▪ The LIAPU’s mission in this area is to legally defend IICA and its staff in accordance with
the Institute’s Convention and basic instruments, advising, in particular, on matters
related to immunity from jurisdiction for IICA and its International Professional
Personnel.
▪ Subjection to civil, administrative and criminal jurisdiction is not permitted.
▪ Response time: matters are addressed immediately.
▪ Receive and respond to any legal notifications on behalf of the Institute.
35. Accreditation of International Professional Personnel and their families at Headquarters
▪ Submit the letter of accreditation from the Director General to Costa Rica’s Foreign
Ministry.
▪ Advise on and carry out processes related to the accreditation of International
Professional Personnel at the Ministry of Foreign and Religious Affairs of Costa Rica.
▪ Carry out the process to obtain the Diplomatic Identification Document (DIDI) for
personnel and their dependents. Processing time: 8-15 days.
▪ Process tax exemptions.
▪ Provide guidance on visa procedures for diplomats.
▪ Provide guidance and advice on matters related to traffic accidents.
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36. Rights, benefits, exonerations and tax privileges
▪ The LIAPU carries out various processes on the online systems of the Foreign Ministry
and the Ministry of Finance of Costa Rica (related to vehicles, exonerations for liquor,
household goods, etc.)
▪ Processing time: 8-22 days.
▪ Review the corresponding basic agreement and provide legal advice in this regard.
▪ Provide International Professional Personnel at IICA Headquarters and in the
Delegations with advice, guidance and training in matters related to diplomatic law and
multilateral diplomacy, including the adequate use of immunities and privileges.
▪ Oversee the correct application of international law, the law of treaties and diplomatic
law.
▪ Carry out processes related to the privileges and immunities of the Institute and its staff.
▪ Advise on and manage tax exemptions for vehicle imports (for official use by IICA and
International Professional Personnel at Headquarters).
▪ Submit to the Ministry of Foreign and Religious Affairs, the Ministry of Finance, Customs
and the National Registry of Vehicles of Costa Rica requests for tax exemptions on
household goods, vehicles and personal effects on behalf of staff at Headquarters.
▪ Carry out the process to obtain the “Mission International” (MI) license plate for
International Professional Personnel at Headquarters and the diplomatic license plate
for the Director General and Deputy Director General.
▪ Carry out processes related to the nationalization or re-export of vehicles, as well as tax
exemptions and the deregistration of vehicles at Headquarters.
▪ Process exonerations from the payment of road tax or the marchamo for official IICA
vehicles and those of International Professional Personnel at Headquarters.
37. Matters related to basic agreements
▪ Provide International and Local Professional Personnel in the Delegations with advice
and guidance on these matters.
▪ Frequency: biannually.
▪ Monitor the correct application of the rights set out in IICA’s international instruments
with respect to national laws in the member countries.
38. Matters related to all regulatory instruments
▪ Provide international advisory services to the Delegations (on labor, diplomatic and
international law). Frequency: ongoing.
LIAPU-User’s Guide 11 of 11
B. OFFICIAL PROTOCOL MATTERS
The LIAPU advises on and oversees diplomatic protocol matters (ceremonial and etiquette
aspects) at the Institute. Its duties in this area are as follows:
1. Welcome and see off high-level authorities of the Institute and its Member States in the
diplomatic lounge area of the airport in the corresponding host country as well as other
countries.
2. Welcome authorities and guests who visit IICA Headquarters.
3. Oversee and advise the Office of the Director General and other institutional units (both
at Headquarters and in the Delegations) on the application of official State protocol.
4. Review and advise on the use of diplomatic forms of address in the Director General’s
official letters.
5. Provide guidance on the correct use of institutional symbols.
6. Coordinate the availability and monitor the use of the diplomatic parking lot at
Headquarters.
7. Draft notes verbales and diplomatic letters on behalf of the Director General.
8. Provide the Meeting Support Group (MSG) at Headquarters with assistance and guidance
on hosting and organizing official events and correctly applying official protocol,
especially within the framework of meetings of the governing bodies: IABA, Executive
Committee and General Directorate.
9. Coordinate the ceremonial formalities of any meeting involving high-level institutional
and government authorities.
10. Advise on and assist in applying rules of etiquette during official IICA events.
11. Prepare credentials on behalf of the Director General to attend local and international
events, conferences and other activities.
12. Prepare letters addressed to authorities in the Member States on behalf of the Director
General, including congratulatory letters regarding national celebrations or
appointments, farewell letters, thank you notes, invitations to events, etc.
13. Review and update lists of diplomatic authorities in the Member States.
14. Advise Institute units at Headquarters and in the Delegations on matters related to
protocol; to this end, the LIAPU has created an executive manual for official events.