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GUIA DE USUARIO DE

GESPRO Pyme 2008

Guía de Usuario de GesPro Pyme 2008 SOFTNIX INFORMÁTICA Teléfono 902 444 902 Fax 902 11 30 14 Internet: www.softnix.es Correo electrónico: [email protected] COPYRIGHT © 1990, 2007. Softnix Informática. Reservados todos los derechos. Los programas OfiPro, GesPro, y ContaPro, y el material de referencia son propiedad intelectual de Softnix Informática. Ninguna parte de esta guía de usuario puede ser reproducida, grabada en sistema de almacenamiento o transmitida en forma alguna ni por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, tipográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa de Softnix Informática. OfiPro, Gespro y ContaPro son marcas registradas de Softnix Informática. Otras marcas y nombres de productos son marcas comerciales o registradas de sus respectivos propietarios.

ÍNDICE

Capítulo 1 Instalación e Inic io . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 CONVENCIONES UTILIZADAS EN LA GUÍA DE USUARIO .......................................................................................12 PRESENTACIÓN DE OFIPRO ..................................................................................................................................13 ARQUITECTURA MULTICAPA................................................................................................................................13 ACCESO A OFIPRO DESDE INTERNET....................................................................................................................13 SEGURIDAD ..........................................................................................................................................................14 HARDWARE RECOMENDADO ................................................................................................................................15 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR ...............................................................................................................................16 INSTALACIÓN DEL PROGRAMA CLIENTE ..............................................................................................................17 ARRANQUE DEL PROGRAMA CLIENTE ..................................................................................................................17 ARRANCAR Y PARAR EL SERVIDOR CON OFIPRO MONITOR ...................................................................................18 LIMITANDO EL ACCESO DESDE INTERNET .............................................................................................................19 REGISTRO DEL PROGRAMA ..................................................................................................................................19 SUGERENCIAS ......................................................................................................................................................20

Capítulo 2 El Entorno de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................22 LA PANTALLA PRINCIPAL ....................................................................................................................................22 LA BARRA DE TÍTULO ..........................................................................................................................................23 LOS MENÚS..........................................................................................................................................................23 EL LOGOTIPO .......................................................................................................................................................23 LOS CUADROS DE DIVISIÓN .................................................................................................................................24 LA BARRA ESTÁNDAR..........................................................................................................................................24 LA BARRA DE ORDEN...........................................................................................................................................26 LA BARRA DE HERRAMIENTAS.............................................................................................................................27 LA BARRA DE OPCIONES DE OFIPRO....................................................................................................................27

Ver un grupo ....................................................................................................................................................28 Para crear un nuevo grupo ..............................................................................................................................29 Para añadir opciones a un grupo ....................................................................................................................29 Borrar opciones de un grupo ...........................................................................................................................30 Borrar un grupo ...............................................................................................................................................30 Modo de mostrar iconos...................................................................................................................................30

OCULTAR/VISUALIZAR BARRAS............................................................................................................................31 EL ÁREA DE FILTROS ...........................................................................................................................................31 EL ÁREA DE DATOS DEL FICHERO ACTIVO ..........................................................................................................31 SELECCIÓN DE CAMPOS EN LA LISTA....................................................................................................................32 LA BARRA DE ESTADO .........................................................................................................................................32 LAS FICHAS..........................................................................................................................................................33 BARRA ESTÁNDAR ...............................................................................................................................................34 BARRA DE EDICIÓN ..............................................................................................................................................35 LOS CAMPOS ........................................................................................................................................................36 LOS APARTADOS DE LAS FICHAS..........................................................................................................................36 CAMPOS DE CONSULTA ........................................................................................................................................36 MENÚ CONTEXTUAL EN LAS FICHAS ..................................................................................................................37 EL CAMPO NOTAS................................................................................................................................................37 ENTRADA RÁPIDA DE FECHAS ...............................................................................................................................39 COPIAR FICHAS.....................................................................................................................................................39 UTILIDADES .........................................................................................................................................................40

Conversor de divisas ........................................................................................................................................40 Calendario .......................................................................................................................................................40 Calculadora .....................................................................................................................................................40

CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO...........................................................................................................................40 Conexión: .........................................................................................................................................................41 Entorno: ...........................................................................................................................................................41 Aspecto:............................................................................................................................................................41 Teclado: ...........................................................................................................................................................42 Exportación:.....................................................................................................................................................42

Correo: ............................................................................................................................................................ 42 Técnico: ........................................................................................................................................................... 43 Licencia: .......................................................................................................................................................... 43

Capítulo 3 Primeros pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................... 46 CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA........................................................................................................................ 46 IMPORTAR DATOS DE EMPRESA........................................................................................................................... 48

Importando datos de Gespro 2006. ................................................................................................................. 48 Importando datos de FacturaPlus y TpvPlus. ................................................................................................. 48 Importando datos en formato XML.................................................................................................................. 49 Importando datos desde otros programas. ...................................................................................................... 49

IMPORTAR CATÁLOGO DE ARTÍCULOS................................................................................................................. 50 SERIES ................................................................................................................................................................. 50 TIPOS DE IVA ...................................................................................................................................................... 51 NUMERADORES.................................................................................................................................................... 51 CÓDIGOS.............................................................................................................................................................. 52 USUARIOS ............................................................................................................................................................ 52

Cambiar los datos de ADMINISTRADOR....................................................................................................... 53 Datos principales de un usuario. ..................................................................................................................... 53 General ............................................................................................................................................................ 54 Datos personales. ............................................................................................................................................ 54 Permisos. ......................................................................................................................................................... 54 Accesos. ........................................................................................................................................................... 55 Contraseña....................................................................................................................................................... 56 Tareas. ............................................................................................................................................................. 56

DIVISAS ............................................................................................................................................................... 57 Actualizar el valor de la divisa ........................................................................................................................ 57

BANCOS ............................................................................................................................................................... 57 FORMAS DE COBRO Y PAGO................................................................................................................................. 58 TRANSPORTISTAS................................................................................................................................................. 59 AGENTES ............................................................................................................................................................. 59 CATEGORÍAS........................................................................................................................................................ 59 CLIENTES ............................................................................................................................................................. 60

General. ........................................................................................................................................................... 61 Facturación. .................................................................................................................................................... 62 Cobros. ............................................................................................................................................................ 63 Categorías. ...................................................................................................................................................... 64 Varios............................................................................................................................................................... 64 Precios/Artículos. ............................................................................................................................................ 65 Direcciones de envío........................................................................................................................................ 67 Seguimientos. ................................................................................................................................................... 67 Notas................................................................................................................................................................ 67 Ver. .................................................................................................................................................................. 67 Informes. .......................................................................................................................................................... 69 Tareas. ............................................................................................................................................................. 69

PROVEEDORES ..................................................................................................................................................... 70 Artículos/Precios. ............................................................................................................................................ 70

ALMACENES ........................................................................................................................................................ 71 ARTÍCULOS .......................................................................................................................................................... 72

General ............................................................................................................................................................ 73 Precios Venta.................................................................................................................................................. 73 Proveedores/Precios........................................................................................................................................ 74 Varios............................................................................................................................................................... 74 Propiedades ..................................................................................................................................................... 74 Kit (componentes)............................................................................................................................................ 74 Stocks ............................................................................................................................................................... 75 Categorías ....................................................................................................................................................... 76 Imagen ............................................................................................................................................................. 76 Ver ................................................................................................................................................................... 76

REGULARIZACIONES ............................................................................................................................................ 76 INVENTARIO – CARGA DEL STOCK INICIAL.......................................................................................................... 77 TERMINALES TPV................................................................................................................................................ 77 CAJAS REGISTRADORAS....................................................................................................................................... 78

CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................................................79 Valores en las Altas..........................................................................................................................................79 Documentos......................................................................................................................................................79 TPV ..................................................................................................................................................................81 Varios...............................................................................................................................................................82

Capítulo 4 Búsquedas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 BÚSQUEDAS .........................................................................................................................................................84 BÚSQUEDAS SIMPLES ...........................................................................................................................................84 BÚSQUEDAS AVANZADAS ....................................................................................................................................85 BÚSQUEDAS Y SELECCIONES RÁPIDAS DE REFERENCIAS DE ARTÍCULOS ............................................................85

Capítulo 5 Filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 FILTROS ...............................................................................................................................................................88 CREAR Y APLICAR UN FILTRO..............................................................................................................................88 ELEMENTOS DE UNA CONDICIÓN DE FILTRO ........................................................................................................89

Campos del fichero activo sobre los que se puede definir una condición de filtro ..........................................89 Operadores de comparación............................................................................................................................89 Expresiones ......................................................................................................................................................90

CONCATENACIÓN DE VARIAS CONDICIONES DE FILTRO .......................................................................................90 PRIORIZAR FILTROS .............................................................................................................................................91 MENÚ CONTEXTUAL EN EL ÁREA DE FILTROS......................................................................................................92 EJEMPLOS DE CONDICIONES DE FILTRO ...............................................................................................................92

Fichero Clientes...............................................................................................................................................92 Fichero Artículos .............................................................................................................................................93 Fichero Stocks..................................................................................................................................................94 Ficheros Albaranes y Facturas ........................................................................................................................94

Capítulo 6 Impresión de Documentos, Listados, Etiquetas y Sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 LISTADOS .............................................................................................................................................................98 FILTRADO POR .....................................................................................................................................................98 ORDEN .................................................................................................................................................................99 SERIE....................................................................................................................................................................99 RANGO DE FECHAS...............................................................................................................................................99 DESTINO DE LOS LISTADOS ..................................................................................................................................99

Pantalla............................................................................................................................................................99 Impresora.........................................................................................................................................................99 Fichero.............................................................................................................................................................99 Envío por e-mail............................................................................................................................................100

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................100 ETIQUETAS Y SOBRES.........................................................................................................................................100 IMPRESIÓN DE CÓDIGOS DE BARRAS..................................................................................................................101

Capítulo 7 Promociones y Ofertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 GESTIONAR PROMOCIONES Y OFERTAS..............................................................................................................104

Capítulo 8 Actual izaciones de Precios de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 ACTUALIZAR LOS PRECIOS DE VENTA DE LOS ARTÍCULOS.................................................................................108

Actualización por grupos de artículos, sumando un porcentaje al PVP según el PUC o PMP.....................108 Actualización de artículos individualmente, según un margen de beneficio sobre el puc. ............................109 Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje al PVP existente, según el PVP, el PUC o PMP. ......................................................................................................110 Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje a la Tarifa de Proveedor.......................................................................................................................................................110

Capítulo 9 Retenciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 CÓMO GESTIONAR RETENCIONES ......................................................................................................................112

Capítulo 10 Comisiones de Agentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 TARIFAS DE COMISIONES ................................................................................................................................... 114 COMISIONES DE AGENTES.................................................................................................................................. 114 CONTROLAR COMISIONES DE AGENTES ............................................................................................................. 114

Capítulo 11 Contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 CONTRATOS O CUOTAS PERIÓDICAS.................................................................................................................. 118 FACTURAR CONTRATOS..................................................................................................................................... 119 CUOTAS PERIÓDICAS ......................................................................................................................................... 119

Capítulo 12 Catálogos de Artículos y Precios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 CATÁLOGOS DE ARTÍCULOS Y LISTAS DE PRECIOS ............................................................................................ 122 IMPORTAR ARTÍCULOS Y PRECIOS ..................................................................................................................... 122 GENERAR CATÁLOGO DE ARTÍCULOS Y PRECIOS............................................................................................... 122

Capítulo 13 Kits de Artículos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 KITS................................................................................................................................................................... 126 ENSAMBLAJE DE KITS........................................................................................................................................ 126 AUTO ENSAMBLAJE DE KITS .............................................................................................................................. 127 IMPRESIÓN DE LOS COMPONENTES DE LOS KITS EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA ......................... 127

Capítulo 14 Propiedades de Artículos , Trazabil idad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 GESTIONAR ARTÍCULOS CON PROPIEDADES ...................................................................................................... 130 PETICIÓN DE PROPIEDADES EN LOS DOCUMENTOS............................................................................................. 131 IMPRESIÓN DE PROPIEDADES DE ARTÍCULOS EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA............................... 133 LISTADOS Y ETIQUETAS DE PROPIEDADES DE ARTÍCULOS................................................................................. 133 INFORMES Y TRAZABILIDAD DE ARTÍCULOS CON PROPIEDADES......................................................................... 133

Capítulo 15 Cajas y Medidas en los Art ículos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 GESTIONAR CAJAS EN LOS ARTÍCULOS.............................................................................................................. 138 GESTIONAR MEDIDAS EN LOS ARTÍCULOS ......................................................................................................... 139

Capítulo 16 Stocks e Intercambios entre Almacenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 STOCKS.............................................................................................................................................................. 142 INTERCAMBIOS DE MERCANCÍA ENTRE ALMACENES ......................................................................................... 143

Capítulo 17 Documentos de Compra y Venta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA................................................................................................................. 146 LA FICHA DE UN DOCUMENTO........................................................................................................................... 146 LAS LÍNEAS DEL DOCUMENTO........................................................................................................................... 147 PRESUPUESTOS Y FACTURAS PROFORMA........................................................................................................... 150 PEDIDOS A PROVEEDOR Y DE CLIENTE............................................................................................................... 150 ALBARANES DE COMPRA Y VENTA.................................................................................................................... 151 FACTURAS DE COMPRA Y FACTURAS DE VENTA................................................................................................ 151 GENERAR UN DOCUMENTO COPIÁNDOLO DE OTRO........................................................................................... 152 GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS A PARTIR DE OTROS DOCUMENTOS............................................ 152 GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE FACTURAS A PARTIR DE ALBARANES .............................................................. 153 ENVÍO DE DOCUMENTOS POR E-MAIL ............................................................................................................... 154

Capítulo 18 Impresión de Documentos, Et iquetas y Sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 IMPRIMIR DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 156 IMPRIMIR FACTURAS RESUMIDAS POR ALBARANES .......................................................................................... 157 IMPRIMIR FACTURAS RESUMIDAS POR ARTÍCULOS ............................................................................................ 157 IMPRIMIR ETIQUETAS Y SOBRES DE ARTÍCULOS, CLIENTES Y PROVEEDORES DE LOS DOCUMENTOS .................. 157 ETIQUETAS DE EMBALAJE.................................................................................................................................. 158

Capítulo 19 Facturas Rect i f icat ivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 GESTIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS...........................................................................................................160 CONFIGURACIÓN DE SERIES RECTIFICATIVAS ....................................................................................................160 CREACIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS POR DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA O ANULACIÓN DE OPERACIONES160 FACTURAS RECTIFICATIVAS POR ERROR DE APLICACIÓN DE PRECIOS Y/O DESCUENTOS ..................................162 IMPRESIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS........................................................................................................162

Capítulo 20 Factura Electrónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 FACTURA ELECTRÓNICA ....................................................................................................................................166 PASOS PREVIOS ..................................................................................................................................................166 FACTURAS: FIRMA ELECTRÓNICA.......................................................................................................................166 REMISIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS ............................................................................................................167

Capítulo 21 Logíst ica de Pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS A PROVEEDOR PARA COMPLETAR STOCKS .........................................170 GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS A PROVEEDOR A PARTIR DE PEDIDOS DE CLIENTES............................170 ARTÍCULOS PENDIENTES DE SERVIR Y DE RECIBIR ............................................................................................172

Capítulo 22 Terminal Punto de Venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 TPV ...................................................................................................................................................................174 MOVIMIENTOS DE CAJA .....................................................................................................................................176 EFECTIVO INICIAL EN CAJA ................................................................................................................................177 ARQUEO Y RETIRADAS DE EFECTIVO ..................................................................................................................177 CIERRE ...............................................................................................................................................................178 TICKETS .............................................................................................................................................................178 CONTRASEÑAS DE TPV......................................................................................................................................178

Capítulo 23 Tesorería . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................182 VENCIMIENTOS DE COBRO Y PAGO ....................................................................................................................182 COBRO Y PAGO RÁPIDO DE VENCIMIENTOS ........................................................................................................182 COBROS Y PAGOS, ASIGNACIÓN A VENCIMIENTOS ............................................................................................183 CONFIRMAR COBROS Y PAGOS...........................................................................................................................184 LISTADOS DE VENCIMIENTOS, COBROS, Y PAGOS ..............................................................................................185 DEVOLUCIÓN DE RECIBOS..................................................................................................................................185 IMPRESIÓN DE RECIBOS......................................................................................................................................185 IMPRESIÓN DE CHEQUES Y PAGARÉS..................................................................................................................186 REMESAS............................................................................................................................................................186

Generación de una nueva Remesa .................................................................................................................187 Tareas ............................................................................................................................................................188

GENERACIÓN DEL FICHERO DE RECIBOS EN SOPORTE MAGNÉTICO ...................................................................188 EXTRACTOS BANCARIOS ....................................................................................................................................189 PREVISIÓN DE TESORERÍA ..................................................................................................................................189

Capítulo 24 Fabricación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 FABRICACIÓN.....................................................................................................................................................192 SECCIONES DE PERSONAL ..................................................................................................................................192 OPERARIOS.........................................................................................................................................................192 OPERACIONES DE FABRICACIÓN.........................................................................................................................192 ORDENES DE FABRICACIÓN................................................................................................................................193

Crear una Orden de Fabricación...................................................................................................................194 PARTES DE TRABAJO ..........................................................................................................................................195 LISTADOS Y ETIQUETAS DE ÓRDENES DE FABRICACIÓN ....................................................................................195

Capítulo 25 Informes y Estadíst icas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 INFORMES Y ESTADÍSTICAS................................................................................................................................198 EJEMPLO: INFORME DE VENTAS POR CLIENTES..................................................................................................199

Capítulo 26 Exportación de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 EXPORTACIÓN DE DATOS................................................................................................................................... 202

Capítulo 27 Altas y bajas de Empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 ALTAS DE EMPRESAS ......................................................................................................................................... 204 BAJAS DE EMPRESAS .......................................................................................................................................... 204

Capítulo 28 Copias de seguridad, Restauración, Herramientas Técnicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 COPIAS DE SEGURIDAD ...................................................................................................................................... 206 RESTAURACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD ....................................................................................................... 206 HERRAMIENTAS TÉCNICAS ................................................................................................................................ 207

Capítulo 29 Acceso a Datos según Comerciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 ACCESO A DATOS SEGÚN COMERCIALES............................................................................................................ 210 ALTA DE LOS AGENTES COMERCIALES .............................................................................................................. 210 ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO ........................................................................... 210 PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA........................................................................... 211 FICHEROS A LOS QUE USUARIO TENDRÁ EL ACCESO LIMITADOS A LOS DATOS PROPIOS ..................................... 211 DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS.................................................................................................... 212 AGRUPAR FACTURAS POR AGENTE COMERCIAL................................................................................................ 213

Capítulo 30 Acceso a Datos según Delegaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 ACCESO A DATOS SEGÚN DELEGACIONES ......................................................................................................... 216 ALTA DE LAS DELEGACIONES ............................................................................................................................ 216 ASIGNACIÓN DE SERIES A CADA DELEGACIÓN................................................................................................... 217 ASIGNACIÓN DE ALMACENES A CADA DELEGACIÓN.......................................................................................... 217 ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO ........................................................................... 218

Visibilidad según Delegaciones..................................................................................................................... 218 Visibilidad de Series de Facturación............................................................................................................. 219 Visibilidad de Almacenes y Stocks................................................................................................................. 219

ASIGNACIÓN DE UN ALMACÉN POR DEFECTO A CADA USUARIO ........................................................................ 219 PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA........................................................................... 219 FICHEROS A LOS QUE SE APLICA EL ACCESO LIMITADO A LOS DATOS SEGÚN LA DELEGACIÓN........................... 220 DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS.................................................................................................... 220 AGRUPAR FACTURAS POR DELEGACIÓN ............................................................................................................ 221

Capítulo 31 Empresas con Datos comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 EMPRESAS CON DATOS COMUNES...................................................................................................................... 224 VENTAJAS DE GESTIONAR MÚLTIPLES EMPRESAS CON DATOS COMUNES EN UNA ÚNICA BASE DE DATOS........... 224 EJEMPLOS DE FUNCIONALIDADES QUE PERMITE LA GESTIÓN DE MÚLTIPLES EMPRESAS QUE COMPARTEN DATOS224 ALTA DE LAS EMPRESAS.................................................................................................................................... 225 ASIGNACIÓN DE SERIES A CADA EMPRESA ........................................................................................................ 225 ASIGNACIÓN DE ALMACENES A CADA EMPRESA................................................................................................ 226 ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO ........................................................................... 227

Visibilidad según Empresas........................................................................................................................... 227 Visibilidad de Series de Facturación............................................................................................................. 227 Visibilidad de Almacenes y Stocks................................................................................................................. 228

ASIGNACIÓN DE UN ALMACÉN POR DEFECTO A CADA USUARIO ........................................................................ 228 PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA........................................................................... 228 FICHEROS A LOS QUE SE APLICA EL ACCESO LIMITADO A LOS DATOS SEGÚN LA EMPRESA................................. 229 DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS.................................................................................................... 229 AGRUPAR FACTURAS POR EMPRESA .................................................................................................................. 230

Capítulo 32 Configurar formatos de Impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 CONFIGURACIÓN DE LISTADOS, DOCUMENTOS, INFORMES, ETIQUETAS Y SOBRES ............................................. 232

Capítulo 33 El Diseñador de Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

EL DISEÑADOR DE INFORMES.............................................................................................................................236 INFORME SIMPLE (LISTA)...................................................................................................................................236 INFORME MAESTRO-DETALLE ...........................................................................................................................237 INFORME MAESTRO-DETALLE-SUBDETALLE .....................................................................................................237 INFORME CRUZADO............................................................................................................................................237 INFORME DINÁMICO...........................................................................................................................................238 BANDAS PARTIDAS ............................................................................................................................................238 INFORME CON COLUMNAS..................................................................................................................................239 INFORME CON MÚLTIPLES PÁGINAS...................................................................................................................239 INFORMES ANIDADOS (SUBINFORMES) ..............................................................................................................240 INFORME MAESTRO-DETALLE-DETALLE ...........................................................................................................240 INFORME SIN BANDAS ........................................................................................................................................240 INFORME CON GRUPOS.......................................................................................................................................240 OPCIONES DEL INFORME ....................................................................................................................................241 OPCIONES DE PÁGINA ........................................................................................................................................241

Papel ..............................................................................................................................................................241 Márgenes........................................................................................................................................................242 Opciones ........................................................................................................................................................242

OPCIONES DEL DISEÑADOR ................................................................................................................................242 LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR ........................................................................................................243 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE TEXTO..........................................................................................................244 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE MARCO ........................................................................................................245 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ALINEACIÓN.................................................................................................246 USO DEL TECLADO EN EL DISEÑADOR DE INFORMES, TECLAS DE ACCESO RÁPIDO ...........................................246 USO DEL RATÓN EN EL DISEÑADOR DE INFORMES .............................................................................................247 EL DICCIONARIO DE DATOS ...............................................................................................................................247

Variables ........................................................................................................................................................247 Alias de campos .............................................................................................................................................248 DataSources de bandas..................................................................................................................................248

EL CONSTRUCTOR DE EXPRESIONES ..................................................................................................................248 INFORME CON CAMPOS BLOB (NOTAS Y GRÁFICOS)..........................................................................................249 LA VENTANA INSERTAR CAMPO DB..................................................................................................................249 OBJETOS DEL DISEÑADOR DE INFORMES............................................................................................................250 EL OBJETO CUADRO DE TEXTO..........................................................................................................................250 EL OBJETO BANDA DE DATOS............................................................................................................................253 EL OBJETO IMAGEN............................................................................................................................................255 EL OBJETO SUBINFORME....................................................................................................................................256 EL OBJETO DIBUJAR LÍNEAS..............................................................................................................................256 EL OBJETO RICHTEXT........................................................................................................................................256 EL OBJETO CHECKBOX ......................................................................................................................................257 EL OBJETO DIBUJO.............................................................................................................................................257 EL OBJETO BARCODE ........................................................................................................................................257 EL OBJETO GRÁFICO ..........................................................................................................................................258 EL OBJETO RECTÁNGULO REDONDEADO CON SOMBRA.....................................................................................259 EL INSPECTOR DE OBJETOS ................................................................................................................................259 PROPIEDADES DE LOS OBJETOS ..........................................................................................................................260

Propiedades y métodos comunes....................................................................................................................260 Objeto Cuadro de Texto. ................................................................................................................................260 Objeto Bandas de datos .................................................................................................................................261 Objeto Imagen................................................................................................................................................261 Objeto Codebar..............................................................................................................................................262 Objeto CheckBox............................................................................................................................................262 Objeto RichText..............................................................................................................................................262 Objeto Rectángulo redondeado con sombra ..................................................................................................262 Objeto Dibujo.................................................................................................................................................263

IINNSSTTAALLAACCIIÓÓNN EE IINNIICCIIOO

12 Guía de usuario de OfiPro

CONVENCIONES UTILIZADAS EN LA GUÍA DE USUARIO

Esta guía de usuario está pensada para que sea sencilla de utilizar y de comprender, pero en ella se han utilizado una serie de convenciones que es preciso conocer y son: Teclas Cuando vea una expresión encerrada entre los signos “<” y “>” significa pulsar la tecla que se encuentra entre ambos signos. Por ejemplo <A> significa pulsar la tecla “A”. Si la expresión contiene un signo “+” entre dos teclas, indica que se debe presionar la segunda tecla mientras se mantiene pulsada la primera. Por ejemplo <CTRL..+A> significa pulsar la tecla “A” mientras se mantiene pulsada la tecla “Control”. Texto Cuando se deba teclear un texto se indicará mediante letra Courier en cursiva. De esta manera si ve en la guía de usuario Disquetera de 3 ½ , significa que ha de cubrir dicho texto donde se indique. Botones, opciones de menús, nombres de ventanas Los elemento relativos a las pantallas de OfiPro como los botones, una opción de menú, el nombre de una ventana, ficheros, campos, etc., se destacan con texto en letra Arial y negrita. Notas, advertencias y trucos. Las notas, advertencias y trucos que completan la información de la guía de usuarios se verán de la siguiente manera en el texto.

NOTA

Una nota es un texto que amplia la información a la que se hace referencia en la guía de usuario y que conviene destacar.

ADVERTENCIA

Una advertencia es una operación que hay que realizar con sumo cuidado y atención. Además pueden avisar de posibles problemas y cómo evitarlos.

TRUCO

Mostrará una forma más sencilla y directa de realizar una determinada operación. Además se mostrarán opciones que no sean tan intuitivas y que son propias de usuarios avanzados.

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PRESENTACIÓN DE OFIPRO

SOFTNIX se complace en presentarle OfiPro, el más avanzado sistema de gestión empresarial. OfiPro incluye todas las herramientas para un completo control del ciclo empresarial: gestión comercial, logística, facturación, TPVs, fabricación, tesorería, comercio electrónico... para todas las pymes de cualquier tamaño y sector. Siempre disponible. Trabajando en tiempo real todas las oficinas, fábricas, almacenes, puntos de venta, estén donde estén. Todas las consultas y operaciones que quiera realizar y en el momento que necesite hacerlo. Lo innovador es ser sencillo. Sin largos cursos de formación, su novedoso diseño orientado a tareas, su interfaz de usuario 100% Windows agiliza lo cotidiano y permite acceder rápidamente a toda la información. Más de 400 listados, informes y estadísticas predefinidos para obtener toda la información al instante. Más seguro y fiable. OfiPro cuenta con una arquitectura de desarrollo en capas que incrementa la seguridad y fiabilidad de la información de tu empresa. Potencia y capacidad sin límites, agilidad y fiabilidad total.

ARQUITECTURA MULTICAPA

OfiPro es una aplicación multicapa, es decir, desde el punto de vista lógico está divida en al menos tres capas:

• La Capa de Presentación o Programa Cliente, es el programa con el que el usuario interactúa. • La Capa de Lógica de Negocio, o Programa Servidor propiamente dicho, gestiona la lógica de

empresarial y sirve de puente entre la capa de presentación y la de datos. • La Capa de Datos, almacena físicamente los datos.

Esta arquitectura proporciona una alta seguridad, robustez, y escalabilidad (puede ampliarse con facilidad en caso de que las necesidades de la empresa aumenten). También permite simplificar las actualizaciones y el mantenimiento del sistema.

Estas capas lógicas pueden residir en un solo ordenador (por ejemplo, en un portátil), o bien, más frecuentemente, en un ordenador Servidor la capa de Servidor y la de Datos, y en uno o varios ordenadores (puestos de trabajo) la capa de presentación, los ordenadores Clientes.

ACCESO A OFIPRO DESDE INTERNET

Opcionalmente, si su Empresa lo necesita, puede acceder a todas las posibilidades de OfiPro desde cualquier lugar, utilizando una conexión a Internet.


No importa si sus centros de trabajo, tiendas, empleados... están en una única ubicación física o en varias. OfiPro usa sus actuales infraestructuras de conexión a Internet, sin necesidad de usar software de administración remota ni otros complejos sistemas: basta con un ordenador y una simple conexión a Internet, y ya está listo para trabajar. Todos los datos y posibilidades de OfiPro, a su alcance, en cualquier momento, desde cualquier lugar.

Una de las grandes ventajas que podrá apreciar es que cada usuario puede acceder a los datos y trabajar desde su propio lugar de trabajo y manejar OfiPro viendo los datos y el trabajo del resto; si uno de los usuarios hace algún cambio, añade un cliente o crea una factura, el resto de usuarios lo ven al momento.

NOTA

Puede pensar que trabajar compartiendo datos a través de Internet puede tener como contrapartida un acceso lento, pero nada más lejos de la realidad, OfiPro está diseñado para que las respuestas del programa sean inmediatas, incluso con centenares de miles de registros en los ficheros.

Si Vd. realiza un viaje, no tiene más que instalar el programa cliente en un portátil, y al llegar al hotel de destino tan solo tendrá que conectarlo a Internet y podrá seguir haciendo su trabajo. Le parecerá increíble, estar a miles de kilómetros de distancia y seguir pudiendo acceder a OfiPro de la misma manera que lo hace a diario desde la oficina.

SEGURIDAD

OfiPro no necesita que el servidor o la base de datos se encuentren en unidades de disco compartidas a través de la red local de Windows, confiriendo una mayor seguridad al programa y a los datos que los programas de red local tradicionales, y aquellos que se ejecutan con sistemas como Terminal Server u otros similares. Toda la información que se transmite desde el Servidor al Cliente y viceversa viaja siempre encriptada.

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NOTA

Para encriptar la información, OfiPro usa el algoritmo AES (Estándar Avanzado de Encriptación), adoptado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología para proteger información sensible en los organismos gubernamentales de Estados Unidos. Está considerado como el algoritmo de encriptación más seguro y eficiente. En Ofipro, el número de posibles claves es de 3,4 multiplicado por 10 elevado a 38.

La Seguridad de acceso según el usuario se basa en permisos individualizados por usuario y fichero, distinguiéndose entre permisos de lectura, modificación, borrado, e inserción. Además, se tratan específicamente ciertos permisos especiales, como los de exportación e importación de datos.

La seguridad a nivel de Usuario se basa en la autentificación del Usuario a través de su Contraseña. La Contraseña se encripta doblemente, ya que es encriptada en primer lugar la contraseña en sí misma, y luego se encripta toda la información a nivel general. Se guarda en la base de datos encriptada a su vez con un algoritmo diferente al que se usa para la comunicación del Cliente al Servidor. Una vez autentificado, el Servidor devuelve al Cliente una clave, siempre distinta, que se usa posteriormente en todas las comunicaciones entre ellos. No es posible acceder al Servidor (ni a los datos ni a los métodos del programa) sin la clave adecuada. Si la clave es incorrecta, o se ha manipulado, se impide el acceso. OfiPro está adaptado a la LOPD (Ley de Protección de Datos de carácter personal):

- Se registran automáticamente los accesos e intentos de accesos de los usuarios al programa.

- Se registran automáticamente los cambios en los datos de los usuarios o de sus permisos.

- Se bloquea automáticamente la cuenta del usuario tras un número determinado de intentos de acceso fallidos.

NOTA

Se puede fácilmente limitar el acceso desde Internet a OfiPro a una sola dirección o direcciones de Internet, logrando de este modo hacer una "red privada virtual" que sólo permite el acceso a OfiPro desde las direcciones de Internet que Vd. desee (por ejemplo, desde una delegación de la empresa, o desde su domicilio particular).

HARDWARE RECOMENDADO

Para el programa Cliente, se recomienda un ordenador con Windows Vista con al menos 256 o 512 Mb. de RAM. Se requiere una resolución mínima de pantalla de 800 x 600 pixels. Aunque el programa Cliente funciona correctamente bajo otras versiones anteriores de Windows (como Windows 98, Windows Millenium), dichas versiones limitan el número de ventanas que se pueden abrir simultáneamente en el programa, lo cual no ocurre con Windows Vista. Además, con Windows Vista se obtiene una considerable mejoría en la estabilidad general del sistema, respecto a las versiones precedentes de Windows. Para el programa Servidor y la base de datos, se recomienda un ordenador con Windows Vista, Windos Xp, Windows 2000, 2003 Server, o superior, con al menos 512 o 1024 Mb. de RAM. Si la base de datos va a contener muchos datos (centenares de miles o millones de registros), o accederán al programa muchos usuarios (decenas o cientos de usuarios) simultáneamente, se puede mejorar el rendimiento instalando el Servidor y la Base de datos en ordenadores diferentes.


INSTALACIÓN DEL SERVIDOR

Si solo va a trabajar con OfiPro desde un único ordenador (por ejemplo, en un portátil), deberá instalar en él tanto el programa Servidor como el programa Cliente. En el caso más frecuente de que necesite trabajar en OfiPro desde varios ordenadores, deberá instalar en primer lugar, en un solo ordenador (que actuará como servidor) el programa Servidor, y posteriormente, en cada uno de los puestos de trabajo, el programa Cliente. Para instalar OfiPro, en primer lugar inserte el CD de instalación en el lector de CD-ROM. Si está activa en Windows la auto-ejecución del CD-ROM, el programa de instalación se ejecutará automáticamente tras unos breves instantes. En caso contrario, desde el botón Inicio de Windows, seleccione la opción Ejecutar. Teclee D:\Instalar, sustituyendo la letra D por aquella que represente la unidad de CD-ROM en su ordenador, y pulse Entrada. Pulse la opción Instalar GesPro Pyme para lanzar el instalador. Siga las recomendaciones que se muestran en la pantalla inicial, especialmente las relativas a la desactivación de los antivirus durante el proceso de instalación. Escoja la opción de Instalación. Posteriormente, deberá elegir el tipo de instalación: automática (recomendada) o manual (para usuarios expertos).

Indique los programas que desea instalar: El programa Servidor, el programa Cliente, o ambos. El programa Servidor debe instalarlo en un solo ordenador de la red, y el programa Cliente en cada uno de los puestos de trabajo. Si lo va a ejecutar en un solo ordenador (por ejemplo, en un portátil), deberá instalar tanto el programa Servidor como el programa Cliente en un solo equipo.

ADVERTENCIA

Recuerde: No es necesario, ni conveniente, que el programa Servidor y la base de datos se encuentren en unidades de disco compartidas con otros usuarios de la red local. La instalación automática realiza la instalación en el disco C:, que nunca debiera estar compartido, en un equipo que realiza tareas de servidor.

En la siguiente pantalla, podrá indicar el nombre de la empresa con la que se trabajará inicialmente. Posteriormente, después de la instalación, podrá dar de alta más empresas.

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Una vez finalizado todo el proceso de instalación, si va a acceder a OfiPro desde otros puestos de trabajo, continúe con la instalación del programa Cliente en los mismos, según se indica en el siguiente apartado.

INSTALACIÓN DEL PROGRAMA CLIENTE

Deberá instalar un programa Cliente en cada uno de los diferentes puestos de trabajo desde los cuales vaya a trabajar con OfiPro. Una vez lanzado el instalador (según se ha explicado en el apartado anterior), seleccione la instalación automática, y solo del programa Cliente. Verá que en el escritorio de Windows aparece un nuevo icono (acceso directo), denominado GesPro Pyme, que permite ejecutar el programa, como se muestra en la siguiente imagen.

TRUCO

Si quiere instalar el programa en más ordenadores puede copiar la carpeta en que éste está instalado, que normalmente será “c:\Archivos de programa\softnix\OfiPro”, y copiarla directamente a otros ordenadores. Ocupa tan poco que es posible llevarlo en el bolsillo con una llave de memoria USB, o en un CD.

Hay que destacar que el programa realmente no se instala, sino que simplemente se copia en la carpeta que le hemos indicado. Para eliminarlo basta con eliminar esa carpeta. Con esta operación no perdemos los datos almacenados, solo el programa cliente que puede volver a ser instalado en cualquier momento.

ARRANQUE DEL PROGRAMA CLIENTE

Haga doble clic sobre el icono denominado GesPro Pyme, situado en el escritorio, para ejecutar el Cliente de OfiPro, es decir el programa que Vd. manejará desde su puesto de trabajo. En el programa lo primero que verá es una ventana de título Iniciando sesión... Es en esta ventana donde tendrá que cubrir los datos Usuario, Contraseña, Servidor y Empresa. La primera vez que se conecte, deberá hacerlo como Usuario ADMINISTRADOR, con la contraseña 123456. En el campo Servidor se puede utilizar cualquier nombre del ordenador servidor que la red reconozca como tal (o localhost si está ejecutando el programa localmente, en el propio ordenador servidor). También puede usar la dirección IP que el Servidor tenga asignada.


Si desconoce tanto el nombre del Servidor como su dirección IP, consulte con el administrador de su red para que se la indique.

En el campo Empresa indique el nombre que le ha asignado a la empresa durante la instalación (por defecto, empresa1). A la derecha del campo Empresa dispone de un botón que permite ver el nombre de todas las empresas instaladas. Una vez que haya cubierto los datos correctamente, pulse el botón Aceptar. OfiPro verifica el nombre de usuario y la contraseña, y si son correctos automáticamente se conectará con el Servidor.

ARRANCAR Y PARAR EL SERVIDOR CON OFIPRO MONITOR

Para adecuarse a las nuevas normas de seguridad de Windows, OfiPro Monitor (el programa que permite parar y poner en marcha el servidor de OfiPro, así como ver el estado del servidor), no se arranca automáticamente al iniciar Windows. Para ejecutarlo por primera vez, láncelo desde el menú de programas de Windows, como cualquier otra aplicación. Si tiene activo el control de cuentas de usuario, Windows le pedirá permiso para ejecutarlo, o bien la contraseña de administrador, según sea Vd. administrador en Windows o no. Esto evita que un usuario sin autorización pueda parar el servidor. Una vez obtenido el permiso, ya podrá acceder a él directamente desde el correspondiente icono del área de notificación.

NOTA

La dirección IP es un número, compuesto de cuatro bloques de números de tres cifras separados entre sí por un punto. Cada ordenador en una red tiene una dirección IP única, y por lo tanto lo identifica sin ambigüedades. Por ejemplo, entrando como Servidor el dato 10.0.0.1 estamos indicando que queremos conectarnos al ordenador cuya dirección IP es la 10.0.0.1

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LIMITANDO EL ACCESO DESDE INTERNET

Se puede fácilmente limitar el acceso desde Internet a OfiPro a una sola dirección o direcciones de Internet, logrando de este modo hacer una "red privada virtual" que sólo permite el acceso a OfiPro desde las direcciones de Internet que Vd. desee (por ejemplo, desde una delegación de la empresa, o desde su domicilio particular). Para ello, lance el OfiPro Monitor haciendo clic sobre el correspondiente icono de la barra de tareas de Windows, o bien desde el menú de inicio de Windows, en la opción OfiPro -> OfiPro Monitor. A continuación, pulse el botón Configuración para lanzar la pantalla de configuración del servidor OfiPro.

En dicha pantalla, localice la línea con el texto “AllowConnectFrom=all”, y cambie “all” por una lista de direcciones IP desde las que se deba permitir la conexión. Por ejemplo, si su red local tiene 2 ordenadores, con las direcciones IP 10.0.0.1 y 10.0.0.2, para que solo puedan acceder a OfiPro dichos ordenadores, y ninguno más (ni desde Internet ni desde la red local), cambie la línea por:

AllowConnectFrom= 10.0.0.1 10.0.0.2 Guarde los cambios realizados pulsando el botón Save (Guardar), y cierre la ventana del editor de configuración. A continuación, reinicio el servidor OfiPro, para que los cambios surtan efecto, pulsando el botón Restart. Si lo desea, ya puede cerrar la pantalla de OfiPro Monitor. Su servidor solo aceptará conexiones desde los ordenadores indicados.

REGISTRO DEL PROGRAMA

Al ejecutar OfiPro por primera vez, se piden los datos de registro del mismo: el número de licencia de uso (el cual está impreso en la tarjeta de registro y en el CD-ROM de instalación), y los datos de su empresa. Recuerde que antes de proceder al registro ese necesario que envíe la tarjeta de registro del mismo debidamente cumplimentada al fax 902 113 014 o a [email protected]. Para poder registrarlo correctamente, el puesto de trabajo desde el que se está ejecutando el programa Cliente deberá tener una conexión a Internet en el momento de realizar el registro.


SUGERENCIAS

Esperamos sinceramente que OfiPro sea de su agrado, y contribuya a hacer más sencillo, seguro, y productivo su trabajo. Si desea realizar alguna sugerencia para ampliar o mejorar OfiPro, no dude en enviárnosla a la dirección de correo electrónico [email protected], para que las versiones posteriores contengan aquellas peticiones más demandadas.

ADVERTENCIA

Al registrar el programa, se recibe un aviso. Realice una copia de seguridad del directorio que se le indica en el aviso para poder reinstalar posteriormente la aplicación. No se olvide de realizar dicha copia, pues de lo contrario no podrá reinstalar el programa.

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INTRODUCCIÓN

En este capítulo trataremos de familiarizarnos con las pantallas, barras y los botones de OfiPro. Si está habituado a manejar entornos Windows verá que OfiPro utiliza este diseño y por ello es muy sencillo habituarse a él. No se trata de empezar a trabajar aún con los datos, sino de familiarizarse con el significado de cada uno de los elementos visuales, para en los siguientes capítulos, poder operar con los datos.

LA PANTALLA PRINCIPAL

La pantalla o ventana principal de OfiPro cuenta con numerosos elementos que aparecen de manera predeterminada, aunque como veremos más adelante, muchos de éstos se podrán cambiar de apariencia para adaptarlos a nuestros gustos u ocultarlos si no los consideramos necesarios para nuestro trabajo habitual.

En la imagen anterior se muestran los distintos elementos que componen de manera predeterminada la ventana principal de OfiPro. Primero vamos a ver sus funciones en general para luego conocer de manera más detallada aquellos más importantes. Barra de título: En la barra de título se muestra el nombre del programa, así como el nombre de la empresa. Menús: A través de los menús se puede acceder a los comandos que permitirán realizar la mayoría de las operaciones que OfiPro permite. Logotipo Softnix: El logotipo de Softnix aunque pueda parecer meramente decorativo, no es así, pues este logotipo cambia de color cada vez que se envían o reciben datos, y así podemos saber cuando hay flujo de datos entre el programa cliente y el servidor y si ya se han recibido todos los datos. Cuadros de división: Permiten ampliar o reducir las zonas de la pantalla que separan. Barra estándar: La barra estándar permite acceder a comandos de una manera rápida y directa, además de muy intuitiva a través de sus distintos botones.

El entorno de trabajo 23

Barra de orden: Los botones de la barra de orden permitirán elegir de una manera cómoda y rápida el orden en que veremos los datos, en el área de datos. Barra de herramientas: Permite configurar el programa, así como conectar y desconectar la sesión de usuario. Barra de opciones de OfiPro: Esta barra permite agrupar, y visualizar los distintos tipos de ficheros que contienen la información que se mostrará en el área de datos. Área de filtros: Como no siempre se querrán ver todos los datos de un fichero, por ejemplo todos los clientes, el área de filtros permite visualizar solo aquellos datos que cumplan una determinada condición o condiciones. Área de datos del fichero activo: En esta área veremos la lista de datos que contenga el fichero activo, es realmente la información con la que se trabajará, como pueden ser clientes, artículos, facturas, etc. Barra de estado: En la parte izquierda muestra el servidor al que está conectado y la empresa. En la parte derecha muestra los indicadores de estado del teclado. Se indica si están o no activos el Bloqueo de Mayúsculas, el Bloqueo Numérico y las opciones de Insertar o Sobrescribir.

LA BARRA DE TÍTULO

Como ya hemos comentado la barra de título muestra el nombre del programa además del nombre de la empresa con la que se trabaja. Esta información puede ser importante si disponemos de varias empresas y trabajamos en todas con OfiPro. Dispone en su parte derecha de los botones de minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, típicos de Windows que permitirán manejar la ventana del programa. Además si la ventana principal no se encuentra maximizada (ocupando toda la pantalla), con la barra de título se puede mover esta ventana haciendo clic sobre ella y arrastrando el ratón.

LOS MENÚS

Los menús de OfiPro se despliegan al hacer clic sobre ellos con el botón izquierdo del ratón y en su interior aparecen los comandos que ejecutan las distintas acciones que se pueden realizar con el programa. Cuando un menú se encuentra desactivado indica que no se puede ejecutar esa acción sobre el fichero con el que estamos trabajando. Por ejemplo no se podrá utilizar la opción Cerrar todas las fichas del menú Ventana, si no se tiene abierta alguna ficha. En la imagen anterior se observa como la opción Cerrar todas las fichas se haya desactivada.

EL LOGOTIPO

Una de las características de OfiPro es que el servidor es un “servidor sin estado”. Esto quiere decir que el programa cliente (el que está instalado en nuestro ordenador) no efectúa una conexión con el servidor y se mantiene abierta mientras estemos trabajando. El modo de trabajar consiste en que cada vez que hacemos un cambio o necesitamos ver algún dato que no está en pantalla, le pide esta información al servidor, comprueba que el usuario está registrado y la recibe desconectándose del servidor. Todo esto de manera transparente para el usuario, es decir, que el usuario no ha de hacer nada especial ni será consciente del tráfico de datos del cliente al servidor y al revés.


Esto permite que cualquier anomalía que el usuario cometa, como por ejemplo resetear su ordenador, no vaya a afectar al servidor ni a los datos que éste contiene, pues éste no guarda en memoria ninguna información sobre peticiones anteriores. El usuario solo percibirá esto cuando vea el logotipo de Softnix de color azul, aunque la mayoría de las veces la petición y recepción de datos será tan rápida que apenas se dará cuenta. La función por tanto del logotipo de Softnix es que el tráfico de datos entre cliente y servidor y viceversa, pueda apreciarse.

LOS CUADROS DE DIVISIÓN

La función de los cuadros de división es poder ampliar o reducir las zonas de la pantalla que separan: El área de datos del fichero activo del área de filtros y estas dos de la barra de opciones de OfiPro. Cuando el puntero cambie tal y como se muestra en la siguiente imagen ampliado en las lupas, arrástrelo para mover la división de un área y así ampliar una zona y reducir otra de forma que se visualice de la manera que mejor se adapte a tus necesidades.

ADVERTENCIA

Si mueve demasiado los cuadros de división puede llegar a hacer que una zona de la pantalla no se vea, por ejemplo el área de filtros y esto le puede llevar a confusiones. Para que se muestre o no una zona de la pantalla hay otras opciones distintas a esta.

LA BARRA ESTÁNDAR

La barra estándar contiene botones y botones de lista desplegable que nos permiten realizar acciones sobre las fichas que aparecen en el área de datos del fichero activo. Así, si nos encontramos trabajando con el fichero de clientes, podremos gracias a los botones de esta barra, desplazarnos al siguiente, al anterior, borrar un cliente, editar una ficha de cliente entre otras opciones que verá detalladas en la siguiente tabla:


Icono Nombre Teclas rápidas Descripción

Nueva ficha CTRL.+ INSERT

Abre una nueva ficha en el fichero activo (Si estamos en el fichero almacenes crear un nuevo almacén). Además a través de la lista desplegable que incorpora este botón, permite, de modo directo, crear nuevas fichas de clientes, proveedores, facturas, albaranes, pedidos de cliente y artículos.

Primera ficha

Selecciona la primera ficha de la lista de datos. Este botón estará desactivado cuando nos encontremos ya en la primera ficha.

Anterior Flecha arriba

Selecciona la ficha anterior. Evidentemente estará desactivado si nos encontramos en la primera ficha.

Siguiente Flecha abajo

Selecciona la ficha siguiente. No estará activo cuando nos encontremos en la última ficha de la lista.

Última ficha

Selecciona la última ficha de la lista de datos.

Actualizar F5

Actualiza la lista de datos correspondiente al fichero activo con los últimos cambios realizados. Si otros usuarios han estado modificando, añadiendo, o dando de baja datos, al refrescar se verán los datos reales que contiene el Servidor en ese momento.

Borrar CTRL.+SUPR Permite eliminar la ficha o las fichas

seleccionadas del fichero activo.

Editar Ficha ENTRADA

Edita la ficha seleccionada del fichero activo.

Seleccionar campos

Abre la ventana Selección de campos. Permite cambiar las distintas columnas (campos) a visualizar del fichero activo.

Buscar ficha CTRL.+B

Abre la pantalla de búsqueda.

Listados CTRL.+L Ofrece todos los listados que se pueden

visualizar del fichero activo

Impresión: Documentos, Etiquetas y

sobres

CTRL.+M Muestra la pantalla de impresión de documentos,etiquetas y sobres del fichero activo.

Tareas CTRL.+T

Lista las tareas disponibles para el fichero activo. Si se pulsa directamente sobre el botón, se ejecuta la primera de ellas.

La opción de Actualizar, requiere una explicación un poco más amplia, para poder comprender su verdadera utilidad. Como ya se ha comentado, al Actualizar se verán los datos reales del Servidor en ese momento. Si, por ejemplo, mi función es repasar y facturar los albaranes y he comenzado a hacerlo a


las 9 de la mañana y a las 9:30 ya he facturado todos los que había en la lista, puedo pulsar F5 o el botón Actualizar a fin de poder ver los nuevos albaranes creados desde entonces por otros usuarios.

LA BARRA DE ORDEN

Esta barra es muy sencilla y permite visualizar la lista de los datos del fichero activo ordenada de distintas maneras, según convenga en cada momento.

La siguiente tabla detalla la función de cada uno de los botones.

Icono Nombre Descripción

Orden de visualización

En la lista desplegable Orden de visualización, se puede seleccionar la columna (campo) por el que se ordenarán los datos.

Orden descendente

Ordena el campo seleccionado en la lista desplegable Orden de visualización de manera descendente, es decir de la Z a la A si el contenido del campo es texto o del 9 al 0 si es número.

Orden ascendente

Ordena el campo seleccionado en la lista desplegable Orden de visualización de manera ascendente, es decir de la A a la Z si el contenido del campo es texto o del 0 al 9 si es número.

Veamos un par de ejemplos para entender mejor como funciona la barra de orden. En la siguiente imagen se muestran los clientes ordenados por la columna Código de manera ascendente.

En la siguiente imagen se puede ver la misma lista de clientes, pero en este caso, ordenados por la columna Empresa de manera ascendente también.


NOTA

Las columnas de un fichero corresponden con los campos de dicho fichero, por esa razón se habla de columnas o campos indistintamente en este apartado. Un campo del fichero es una categoría o tipo de información específico, por ejemplo, son campos del fichero Clientes: Código, Empresa, Nombre comercial, etc. Cada fila de un fichero corresponde a un registro de dicho fichero. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento e incluye información de varios campos, por ejemplo, un registro es la ficha de un cliente, de un proveedor, de un banco, etc.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS

En la barra de herramientas se puede manejar sobre todo opciones de configuración del entorno de trabajo, es decir, como se quiere ver las pantallas, las teclas rápidas a utilizar, cuestiones técnicas del programa y cerrar o abrir la conexión, por ejemplo para cambiar de usuario.


Configuración del Entorno Abre el cuadro de diálogo Configuración del Entorno.

Barra de opciones

Abre el cuadro de diálogo Barra de opciones que permite añadir ficheros a los distintos grupos de la Barra de opciones de OfiPro.

Finalizar sesión

Cuando la sesión se ha iniciado, es decir, hemos conectado con el servidor mediante un nombre de usuario y una contraseña, este botón se visualiza de esta forma y nos permite finalizar la sesión y desconectar del servidor.

Iniciar sesión

Cuando la sesión no se ha iniciado o se ha cerrado previamente este botón se muestra de esta manera y nos muestra el cuadro de diálogo Iniciar sesión donde podremos cubrir nuestro nombre de usuario y contraseña y conectar.

ADVERTENCIA

Aunque no se finalice la sesión, si se cierra el programa, la sesión se cierra automáticamente sin provocar ningún tipo de perdida de información o problema alguno. Si varias personas trabajan en su mismo ordenador, o bien va a dejar temporalmente su puesto, puede desconectar la sesión si no quiere que otra persona utilice su cuenta de usuario para ver o cambiar datos.

LA BARRA DE OPCIONES DE OFIPRO

En la barra de opciones de OfiPro se encuentran agrupados los tipos de ficheros que se pueden visualizar en el área de datos del fichero activo. Esta barra es una forma sencilla y rápida de acceder a los distintos grupos y por tanto a los ficheros que estos contienen. Además verá que se pueden cambiar


los ficheros que contiene cada grupo y se puede además crear nuevos grupos o eliminar aquellos que no se necesiten.

Los grupos que de manera predeterminada contiene la barra de opciones de OfiPro son los siguientes: Ficheros: Permite acceder a las tablas maestras de la aplicación como son los Proveedores, Clientes, Artículos, Agentes, etc. Puede desplazarse hasta el final utilizando la barra de desplazamiento que hay a la derecha del grupo que se muestra. Categorías: Permite definir los criterios de clasificación de las principales tablas maestras como son Clientes, Proveedores y Artículos. Stocks: Permite controlar los stocks de la empresa mediante Almacenes, Intercambios, Regularizaciones, Inventarios, etc. Fabricación: Permite gestionar artículos con componentes variables, y lleva asociada la gestión de órdenes de fabricación, partes de trabajo de los operarios, el control de los costes tanto de material como de mano de obra, etc. Compras: Permite gestionar todas las operaciones relacionadas con la función de aprovisionamiento de la empresa como Facturas proforma de proveedores, Pedidos, Albaranes y Facturas de proveedores. Ventas: Engloba todas las opciones relacionadas con las operaciones de gestión y control de ventas como son Presupuestos de clientes, Pedidos,

Albaranes y Facturas. TPV: Permite acceder al TPV además de gestionar la configuración de los terminales TPV, las cajas registradoras. Además permite acceder a los documentos que se generan con el TPV como tickets y movimientos de caja. Tesorería: Permite llevar a cabo todo el proceso de control y gestión de tesorería de la empresa relacionada con la actividad comercial y de aprovisionamientos como son los Pagos, Cobros y Remesas. Empresa: Configuración específica de la empresa, como son los datos generales de la misma, el logotipo, tipos de IVA, gestión de Usuarios, Series, y Numeradores. Varios: Da acceso al módulo de informes y estadísticas y agrupa otra serie de utilidades de la aplicación como la actualización de precios, la importación y exportación de datos, conversor de divisas, calculadora, calendario, configuración del entorno de trabajo, cambios de contraseña del usuario, etc.

VER UN GRUPO

Para abrir un grupo y poder ver su contenido basta con hacer clic sobre el nombre del grupo en la barra de opciones de OfiPro cuando el puntero del ratón toma forma de mano.


PARA CREAR UN NUEVO GRUPO

Crear o insertar un nuevo grupo es muy sencillo, vamos a probarlo creando un nuevo grupo. Para ello abra, por ejemplo, el grupo Stocks y en la zona inferior donde el grupo Stocks no contiene opciones haga clic con el botón derecho del ratón para que se abra el menú contextual tal y como se muestra en la imagen. También se podría hacer esta operación sobre el nombre de cualquier grupo. En el menú contextual seleccione Insertar Grupo y verá que se ha insertado un nuevo grupo al final que se llama <Nuevo> permitiendo ponerle un nombre, en este caso llámele Uso Frecuente. Una vez tecleado el nombre pulse <Entrada> y ya habrá creado un nuevo grupo y le ha puesto nombre. Ahora podrá añadir las opciones que le interesen a ese grupo.

PARA AÑADIR OPCIONES A UN GRUPO

Añadir opciones a un grupo es una operación muy sencilla. Tan solo ha de abrir el grupo nuevo que ha creado y que se llama Uso Frecuente, haciendo clic sobre su nombre y a continuación pulsar el botón Barra de opciones que se encuentra en la barra de herramientas, o bien pulsar Barra de opciones en el menú contextual que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el nuevo grupo. Se abre un cuadro de diálogo llamado Barra de opciones.

El cuadro de diálogo Barra de opciones tiene tres partes, la izquierda que son los grupos, la derecha que son los ficheros del grupo seleccionado y la inferior con los botones Añadir a la Barra de Opciones y Cerrar. Pruebe a añadir un fichero cualquiera al nuevo grupo que hemos llamado Uso Frecuente. Para ello haga clic sobre el fichero Terminales TPV del grupo TPV y pulse el botón Añadir a la Barra de Opciones. Automáticamente Terminales TPV pasa a formar parte del grupo Uso Frecuente que había creado.

TRUCO

Puede realizar esto mismo haciendo doble clic sobre el fichero que quiera añadir al nuevo grupo, es mucho más rápido y directo. Otra manera es arrastrarlo con el ratón hacia la barra de opciones. Es decir pulsando sobre el icono con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo desplazar el puntero de éste hasta el grupo donde quiera que aparezca.


BORRAR OPCIONES DE UN GRUPO

Borrar opciones de un grupo es muy sencillo. Pulse sobre la opción Terminales TPV que ha añadido con el botón derecho del ratón y en el menú contextual haga clic sobre la opción Borrar icono.

Como puede observar en la imagen del menú contextual también puede cambiarle el nombre si pulsa sobre la opción Renombrar Icono.

BORRAR UN GRUPO

Ahora puede borrar el grupo Uso Frecuente que había creado como prueba. Es tan sencillo como pulsar sobre el grupo con el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionar la opción Borrar Grupo.

MODO DE MOSTRAR ICONOS

Como habrá podido observar en las imágenes anteriores los iconos que representan los ficheros que contiene cada grupo tienen dos formas de visualizarse, en tamaño grande o en tamaño pequeño. Haga clic sobre cualquier grupo y a continuación pulse el menú Ventana, Iconos grandes... verá como cambia el aspecto de los iconos del grupo seleccionado. Ahora si vuelve al menú Ventana, encontrará la opción Iconos pequeños... que los vuelve a reducir. En la siguiente imagen se observa la diferencia entre iconos grandes y pequeños del grupo Ficheros.


OCULTAR/VISUALIZAR BARRAS

Las Barras de opciones, y el Filtro, se pueden ocultar. Desde el menú Ventana se pueden ocultar o hacer visibles, a fin de reservar más espacio de trabajo para la zona de datos.

EL ÁREA DE FILTROS

Puede crear, aplicar y eliminar filtros en el Área de filtros, presente en la ventana de OfiPro, sobre la lista de datos correspondiente al fichero activo. Si el área de filtros no está visible puede activarla a través del menú Ventana, Filtro. Si de todas maneras no se ven los filtros, recuerde que puede haberla reducido al mínimo con los cuadros de división que ya hemos visto en este mismo capítulo. Los filtros permiten ver, en la lista, sólo los registros que cumplen ciertas condiciones. Los registros que no cumplen las condiciones se ocultan temporalmente, pero siguen estando en el fichero. Los filtros aplicados al fichero activo, afectan también a los Listados y a la Impresión, de manera que por defecto sólo se listarán o imprimirán los registros visibles. Cuando en un fichero, por ejemplo Facturas de compra, se tienen pocos registros pues será sencillo, pero si lo que se quiere es ver sólo las facturas de compra a partir de una fecha, puede hacerlo muy fácilmente gracias a los filtros.

En la imagen anterior puede ver un ejemplo de filtro en la que solo se mostrarían Facturas de compra cuya fecha sea igual o mayor que 18/11/2004. Crear filtros significa definir criterios o condiciones de filtrado para los campos visibles del fichero activo. Las condiciones son expresiones que se aplican sobre el campo y que arrojan un resultado que puede ser verdadero o falso. Si el resultado para el campo concreto es verdadero, el registro cumple la condición y será incluido en la lista de datos filtrada. Veremos con más detalle los filtros en posteriores capítulos, recuerde que en este apartado solo estamos intentando familiarizarnos con los distintos elementos del entorno de trabajo.

EL ÁREA DE DATOS DEL FICHERO ACTIVO

En el área de datos del fichero activo podemos ver la lista de datos del fichero activo que está formada por filas y columnas. Recuerde que cada fila muestra un registro del fichero y que cada columna muestra un campo de ese fichero. En el área de datos del fichero activo, es donde realmente veremos y trabajaremos con los datos, la información de nuestra empresa.


TRUCO

Para seleccionar varias fichas y realizar alguna acción sobre todas ellas a la vez, como por ejemplo borrarlas, puede utilizar las teclas <CTRL.>+clic al botón izquierdo del ratón o <Mayús. + Flecha arriba o Flecha abajo>. Por ejemplo, si se quiere editar varias fichas a la vez, las seleccionará como se acaba de indicar y para abrirlas hará doble clic con el botón izquierdo del ratón mientras mantiene pulsada la tecla <CTRL> Las teclas <CTRL.+ Flecha arriba o Flecha abajo> también permite desplazarse a la primera y a la última ficha visualizadas en la pantalla.

En la imagen siguiente vemos la lista de datos del fichero activo, que en este caso es Artículos. De cada artículo se muestran dos campos Referencia y Nombre, pero como veremos en el siguiente apartado, se pueden añadir y quitar campos de la lista de datos.

SELECCIÓN DE CAMPOS EN LA LISTA

Puede personalizar la lista que se mostrará para cada uno de los ficheros (Clientes, Agentes, Proveedores, Artículos, etc.). Para ello, pulse el botón Selección de Campos de la barra estándar, o bien haga clic con el botón derecho del ratón sobre la lista, para que se abra el menú contextual, tal y como se muestra en la imagen. En la lista de campos, marque o desmarque los campos según desee que se visualicen o no en la lista del fichero activo. Al añadir más campos, podrá ordenar y filtrar la lista por éstos nuevos campos.

LA BARRA DE ESTADO

En la barra de estado podemos ver el icono de un ordenador, la dirección del servidor de OfiPro al que estamos conectados y el nombre de la empresa. En la parte derecha muestra los indicadores de estado del teclado. Se indica si están o no activos el Bloqueo de Mayúsculas, el Bloqueo Numérico y las opciones de Insertar o Sobrescribir.

El icono del ordenador puede variar entre el color azul, amarillo y el rojo, según sea la velocidad de conexión del instante en que nos conectamos, pero solo en ese preciso instante.


Es muy importante tener esto en cuenta ya que la velocidad más alta se muestra en azul y la más baja en rojo, pero esto no quiere decir que debamos desconectar y volver a conectar para obtener una velocidad más alta, ya que con cada operación que realicemos el programa cliente se conecta con el servidor a la máxima velocidad que la conexión de Internet permita en ese momento, así puede ver el ordenador de la barra de estado con la pantalla roja y pensar que está trabajando más lento, pero esto no tiene porque ser así, ya que a lo mejor en el momento exacto de conectarse estaba descargando un archivo de Internet con lo cual la velocidad era lenta, pero en cuanto se descargue ese fichero la velocidad aumentará, pero el monitor no variará su color.

ADVERTENCIA

Si la velocidad de conexión es lenta, comprueba que en la red de la empresa no hay ningún problema o que alguien esté realizando una operación que consuma mucho ancho de banda, como escuchar música a través de Internet, o la radio, o descargando ficheros o el correo electrónico. OfiPro no consume mucho ancho de banda porque solo se conecta cuando tiene que recibir o enviar datos, el resto del tiempo deja la conexión de Internet totalmente libre. Además la información se envía y se recibe comprimida con lo cual ocupa mucho menos ancho de banda y no sobrecarga la línea de conexión a Internet para poder realizar otras tareas de la empresa.

LAS FICHAS

Como ya ha visto en el apartado Área de trabajo del fichero activo, de este mismo capítulo, cuando hacemos doble clic sobre un registro de la lista de datos se abre la ventana de la ficha correspondiente. Otra manera es pulsar el botón Editar en la Barra Estándar, o pulsar <Entrada> en la lista. Veamos como se muestra la ventana de las fichas con un Cliente y de esta manera familiarizarnos con las distintas partes de la ventana de las fichas.


En la imagen anterior se muestran los elementos que componen una ficha, en este caso la ficha de un cliente. Al igual que hicimos con la pantalla principal, primero vamos a ver sus funciones en general para luego conocer de manera más detallada aquellos elementos más importantes. Barra de título: En la barra de título se muestra el nombre del fichero al que pertenece la ficha, en este caso Clientes. Menús: En los menús se puede acceder a los comandos que permitirán realizar la mayoría de las operaciones sobre la ficha abierta. Barra estándar: Permite acceder a comandos de una manera más rápida, directa e intuitiva que los menús. Todo ello a través de sus botones. Barra de edición: A través de sus botones permite realizar las tareas más comunes de edición como cortar, copiar, pegar, deshacer. Campos: Contienen una información concreta sobre el registro de la ficha que se está viendo, como por ejemplo el Nombre, la Dirección, la Localidad, el CIF, etc. Apartados de las fichas: Muestran más opciones de una ficha, con tan solo hacer clic sobre la etiqueta del apartado, como por ejemplo General, Facturación, Cobros, Categorías, Notas, etc. Campos de consulta: Están formados por una lista desplegable donde podemos escribir directamente el código que queremos o podemos seleccionarlo de la lista.

TRUCO

Las ventanas de las fichas se pueden ampliar en tamaño de la misma manera que se hace con cualquier ventana de Windows. Basta con situar el puntero del ratón sobre el borde de una lado de la ventana (el puntero se transforma en una flecha negra tal y como se muestra en la imagen) y arrastrar el ratón para ampliar su ancho o su alto. Si se hace lo mismo desde el borde de una esquina se puede ampliar en ambas dimensiones.

BARRA ESTÁNDAR

La barra estándar contiene botones y botones de lista desplegable que nos permiten realizar acciones sobre la fichas hemos editado. Así si se está trabajando con la ficha de un cliente, puede gracias a los botones de esta barra, desplazarse al siguiente, al anterior, borrar un cliente, editar una nueva ficha de cliente entre otras opciones que verá detalladas en la siguiente tabla:


Guardar y

Cerrar CTRL.+ G Guarda los cambios realizados y además cierra la ficha.

Guardar CTRL.+ S Guarda los cambios realizados

pero sin cerrar la ficha.

Nueva ficha CTRL.+ Insert Abre una nueva ficha del fichero

activo.


Borrar ficha CTRL.+ Del Elimina la ficha que está abierta.

Cancelar los

cambios CTRL.+ U Cancela todos los cambios realizados en la ficha abierta que todavía no hayan sido guardados.

Buscar ficha CTRL.+ B Activa la pantalla de búsqueda.

Anterior CTRL.+Arriba

Muestra la ficha anterior a la actual

Siguiente CTRL.+ Abajo

Muestra la ficha siguiente a la actual

Actualizar F5

Actualiza los datos de la ficha con los últimos cambios realizados por otros usuarios.

Listados CTRL. +L

Ofrece todos los posibles listados que se pueden visualizar del fichero activo

Impresión CTRL.+ I

Permite imprimir las Etiquetas y Sobres y en su caso, los documentos de compra o venta.

Tareas

Permite escoger entre un conjunto de tareas adecuadas a las fichas con la que se trabaja

BARRA DE EDICIÓN

La barra de edición, permite realizar las habituales tareas de edición que Windows permite como son copiar, cortar, pegar y deshacer.


Copiar CTRL+C

Copia al portapapeles de Windows la información seleccionada permitiendo pegarla en el propio programa, o en cualquier otro.

Cortar CTRL+X

Corta al portapapeles de Windows la información seleccionada permitiendo pegarla en el propio programa, o en cualquier otro.

Pegar CTRL+V

Pega en el lugar donde esté el cursor, la información que hayamos copiado o cortado y que se halle en el portapapeles.

Deshacer CTRL+Z

Deshace la última acción realizada. Si nos hemos equivocado en alguna acción, siempre nos quedará la opción de deshacer.


LOS CAMPOS

Los campos de una ficha contienen la información concreta sobre el registro de la ficha que esta viendo, como por ejemplo el Nombre, Dirección, Localidad, Código postal, CIF, etc. Dependiendo de la ficha que estemos viendo, se utilizarán unos campos u otros, así no tendrá los mismos campos la ficha de un Cliente, que la ficha de un Albarán. En la siguiente imagen se muestran algunos de los campos de la ficha clientes.

LOS APARTADOS DE LAS FICHAS

Toda la información y opciones que contiene una ficha, es decir el contenido de los distintos campos, está clasificada en distintos apartados. Hay un apartado principal, con los campos más importantes y además encontramos en cada ficha distintas etiquetas o apartados que contienen más campos específicos de dicha ficha.

Por ejemplo, una ficha de Cliente consta de los apartados: General, Facturación, Cobros, Categorías, Varios, Precios/Artículos, Direcciones de envío, Seguimientos, Notas, Ver, etc. Bastará con pulsar en la etiqueta que desea ver para que se muestren los campos que ésta contiene. En la siguiente imagen, se muestran los campos de la etiqueta General. La etiqueta que se está visualizando en cada momento se destaca con una línea amarilla en su parte superior.

CAMPOS DE CONSULTA

Están formados por una lista desplegable donde se puede escribir directamente el código que se quiere o podemos seleccionarlo de la lista. Por ejemplo en el apartado General de la ficha de un Cliente veremos un campo de consulta denominado Divisa. Este campo es un tipo de campo de consulta pues como puede observar en la siguiente imagen, podemos desplegar la lista de divisas y seleccionar una o bien podría teclearla directamente sobre el campo.


A la derecha de cada campo de consulta aparece el botón Búsqueda, que permite realizar búsquedas en el fichero correspondiente. También puede activar la búsqueda con las teclas <Ctrl. + Mayús. + B>.

Además al pulsar sobre la parte derecha del botón, un pequeño triángulo negro, se despliega un menú con las siguientes opciones:

• Buscar ficha: Abre la ventana de búsqueda. Puede hacerlo con las teclas <Ctrl..+Mayús.+B>.

• Ir a la ficha: Abre la ficha correspondiente al código seleccionado en el campo de consulta. Puede hacerlo con las teclas <Ctrl. + Mayús. + I>.

• Nueva ficha: Permite crear una nueva ficha en el fichero de origen. En este caso en el fichero de divisas. Puede hacerlo con las teclas <Ctrl. + Mayús. + Insert>.

• Refrescar: Actualiza la información del campo de consulta recogiendo los últimos cambios que puedan haberse realizado en el fichero de origen.

MENÚ CONTEXTUAL EN LAS FICHAS

Además de la barra estándar, en las fichas podemos utilizar el menú contextual. Se llama así al menú que aparece al pulsar sobre una zona de la pantalla con el botón derecho del ratón y en el que aparecerán unas u otras opciones según el contexto en el que se pulse, si se pulsa sobre una ficha aparecerán las opciones que se muestran en la siguiente imagen. Además otra manera de activar el menú contextual es pulsar las teclas <Mayús. + F10>

EL CAMPO NOTAS

El apartado Notas contiene el campo notas y funciona como un procesador de texto sencillo, donde podrá escribir todas aquellas notas y comentarios que desee sobre la ficha que tenga editada.


Dispone de una barra de herramientas de formato, similar a la de un procesador de textos.


Tipo de letra Permite seleccionar el tipo de letra con el que se

escribirán las notas.

Tamaño de

letra Permite seleccionar el tamaño de la letra en puntos.

Color de letra Permite seleccionar el color con el que se escribirá el

texto en las notas.

Negrita Rellena las letras de forma que crea el efecto de

negrita.

Cursiva Inclina el texto de manera que se vea en letra

cursiva.

Subrayado Subraya el texto seleccionado en el campo Notas.

Alineación izquierda

Alinea el párrafo o párrafos con respecto al margen izquierdo del campo.

Alineación centrada

Centra el párrafo o párrafos, situando cada línea de él a la misma distancia del margen izquierdo que del derecho.

Alineación derecha

Alinea el párrafo o párrafos con respecto al margen derecho.

Viñetas

Inserta un símbolo • al principio de un párrafo y destacarlo creando una lista con los párrafos que comienzan por el símbolo.

Buscar Permite buscar texto en el campo Notas.

Previsualizar

Permite ver como se va a imprimir el texto del campo Notas.

Imprimir Permite imprimir el contenido de las notas.


ENTRADA RÁPIDA DE FECHAS

Las fechas se pueden entrar por teclado, sin ratón, de forma rápida y sencilla, sin tener que teclear todos los dígitos. La entrada rápida se basa en entrar un número suficiente significativo de dígitos, y pulsar Entrada a continuación. Ejemplos: Suponiendo que hoy sea fecha 1 de Enero de 2008.

Al Teclear Se obtiene la Fecha

2 + Entrada 02 + Entrada

02/01/2008 (al entrar hasta 2 dígitos, se indica sólo el día; el mes y año serán los actuales).


02/03/2008 (al entrar hasta 4 dígitos, se indican el día y el mes; el año será el actual).


02/03/2009 (al entrar 5 o más dígitos, se indican el día, mes y año).

02032009 + Entrada 02/03/2009

020312 + Entrada 02/03/2012

Además, pulsando “Flecha Arriba” o “+” cuando el cursor está posicionado en el día incrementamos dicho día, si el cursor está en el mes incrementamos el mes y si está en el año incrementamos el año. De forma análoga pasa con “Flecha Abajo” o “-“, pero en este caso decrementando.

COPIAR FICHAS

Una opción que puede ahorrar trabajo cuando se trabaja con las fichas es la tarea de Copiar fichas. Esta opción permite dar de alta una nueva ficha, copiando los datos de la ficha que se está editando. Está disponible tanto en fichas de clientes, proveedores, artículos, etc., como en las fichas de documentos. De este modo se facilita la tarea de dar de alta un nuevo registro de un fichero con los mismos datos, o con datos muy parecidos a los de otro ya existente, como por ejemplo un artículo en el que solo varíe alguna característica. En el caso de Documentos, cualquier documento existente puede servir como plantilla para crear rápidamente nuevos documentos. Se puede acceder a esta opción desde el botón Tareas o desde el menú con el mismo nombre, opción Copiar a un nuevo...


UTILIDADES

En el menú Varios entre otras encontramos el Conversor de Divisas, el Calendario y la Calculadora.

CONVERSOR DE DIVISAS

El conversor de divisas es una herramienta que sirve para poner una cantidad en una divisa y ver el valor en otra divisa. La cantidad a convertir se escribe en el cuadro de la parte superior y el resultado se ve en el cuadro inmediatamente inferior. En las listas desplegables de la parte derecha se puede seleccionar el tipo de divisa.

CALENDARIO

El calendario muestra dentro de un recuadro rojo la fecha actual y permite seleccionar cualquier fecha, mostrándola sombreada en gris. En el indicador de mes se dispone de dos botones para acceder al mes anterior o al mes siguiente.

CALCULADORA

La calculadora permite realizar cálculos propios de una calculadora sencilla. Se puede manejar desde el teclado o bien pulsando sobre sus botones con el puntero del ratón.

CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO

En el grupo Varios de la barra de opciones, podemos encontrar la opción de Configuración del Entorno, que permite configurar el funcionamiento del programa en aspectos visuales y técnicos como son los colores de las pantallas, las teclas a utilizar, etc. Esta configuración es aplicable a cada programa cliente de forma independiente.


Otra manera de acceder a esta opción es el botón de la barra de herramientas o el menú Varios.

En la ventana de Configuración del Entorno se encuentran los siguientes apartados:

CONEXIÓN:

En este apartado se puede configurar: Testeo de la velocidad: Mide la velocidad de conexión en el momento exacto de realizar el test. Estas cantidades pueden variar según el tráfico de Internet que haya en su empresa. Una velocidad adecuada se consideraría por debajo de 100 milisegundos y una velocidad óptima por debajo de 50. Restaurar la tabla activa en la última sesión: Activar esta casilla de verificación permite que el OfiPro se inicie en el fichero que estábamos utilizando en el momento de cerrar la sesión anterior. Por ejemplo si está trabajando con el fichero de Facturas y cierra la sesión, la próxima vez que entre OfiPro le mostrará al entrar el fichero de Facturas. Refrescar las listas ya activas al seleccionarlas: Esta opción permite que la lista de datos se actualice cada vez que el usuario pulse sobre un icono de la barra de opciones que ya hubiese estado activo. La ventaja de esta opción es que si otro usuario ha cambiado algún dato de dicha opción se verá automáticamente sin necesidad de pulsar el botón Actualizar, pero como contrapartida activar esta opción incrementa el tráfico de datos con el servidor. Abrir el TPV al iniciar el programa en la caja: Marcando esta opción, al iniciar OfiPro, se abrirá automáticamente el TPV en la caja que se le indique.

ENTORNO:

En este apartado puede configurar si en las fichas se pide confirmación, al realizar tareas que consideremos críticas, para que no sean realizadas sin estar seguros o por equivocación. Las opciones disponibles son: al hacer clic en los botones Eliminar, Cancelar, Grabar y al Cerrar la ficha. Como puede observar si se cierra una ficha y no se pide confirmación se grabarán los cambios que se hayan realizado en dicha ficha. También se puede indicar en este apartado si se muestra o no el botón de confirmación en las altas de líneas en los documentos.

ASPECTO:


En este apartado se puede configurar el aspecto del programa en cuanto a colores y tipos de letra que se utilizarán en el programa. Éstos cambios se pueden configurar para los colores de fondo y menús, colores de los campos y color del visor del TPV. El campo Color Requerido hace referencia al color de fondo que se mostrará cuando un campo es obligatorio cubrirlo en una determinada ficha, como por ejemplo la referencia cuando se da de alta un nuevo artículo.

TECLADO:

En este apartado se pueden configurar las teclas rápidas que realizan acciones. Para seleccionar las teclas rápidas basta con poner el cursor sobre el cuadro de texto y pulsar la combinación de teclas elegida. OfiPro escribirá las teclas que haya pulsado. En el apartado Barra de Opciones se pueden configurar teclas de acceso rápido para los botones de la barra de opciones, tales como clientes, proveedores, artículos, albaranes de compra, cobros,… En el apartado Edición de Fichas se pueden configurar teclas que realizan acciones generales sobre la ficha, como guardar, cerrar, buscar, etc. Además se pueden definir las teclas para dar de alta, de baja o reinsertar una línea. En los Documentos, las teclas rápidas se utilizarán para situarse rápidamente en los campos indicados. En el TPV, las teclas rápidas se utilizarán para realizar acciones generales como abrir el cajón, imprimir un ticket, realizar el cierre y el arqueo, etc. En el apartado Varios las teclas rápidas permiten acceder a diversas acciones sobre el fichero que se está visualizando en cada momento, como pueden ser los listados, impresión, tareas, etc. Además se puede especificar que se va a utilizar la tecla del punto para escribir la coma decimal. Esta opción se debe a que en el teclado numérico del ordenador se encuentra la tecla de punto y puede ser más cómodo utilizar ésta, que la tecla de la coma. La casilla Usar la tecla Enter para saltar los campos, permite usar la tecla <Enter> para desplazarse de un campo a otro de una ficha, además de hacerse con la tradicional tecla <Tab>, como es estándar en Windows.

EXPORTACIÓN:

En este apartado se indica el formato con que se exportarán Listados, Documentos, Etiquetas y Sobres. Por defecto se utiliza el formato PDF, pero se podrían elegir además formatos Word, Excel y HTML. El formato aquí elegido se utilizará al pulsar el botón Grabar o Envío E-mail, en los listados, documentos, etiquetas y sobres. Los Informes y Estadísticas se podrán exportar a Excel de manera predeterminada pero además se podrá elegir formato DOC, HTML, PDF, XML o CSV.

CORREO:

Se puede especificar cual es el servidor de correo saliente y el nombre de la cuenta que el programa utilizará para enviar correos electrónicos, pero esta opción sólo será necesaria si no se ha configurado un correo previamente en el registro del sistema operativo del ordenador que se está utilizando. Además se podrá especificar el nombre de usuario y la contraseña si se hace necesaria la autentificación del usuario ante el servidor de correo. Una vez configurado, puede verificar que el correo se envía correctamente o no, indicando un destinatario y pulsando el botón Verificar. Si hubiese problemas con el envío, se mostrarían en pantalla una serie de mensajes técnicos que permitirían averiguar la causa.


TÉCNICO:

En este apartado dispone del botón Restaurar Valores (Configuración del Entorno) que permite volver a aplicar los valores que las opciones de configuración del entorno tienen cuando se instala OfiPro. El botón Borrar Caché de Reglas sólo se ha utilizar cuando así le sea indicado por personal técnico. La casilla de verificación Además refrescarlos al entrar en el campo, se refiere a los campos de consulta que ya se actualizan cuando entramos en una ficha, pero podemos indicarle además que los refresque cuando nos situamos en el campo. Esta opción no se recomienda ya que se pueden actualizar en el propio campo manualmente.

LICENCIA:

En este apartado aparecen datos técnicos con la versión de OfiPro utilizada, el nombre de la empresa, la licencia, el número de usuarios permitidos, etc.

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INTRODUCCIÓN

En este capítulo va a ver cuales son las opciones del programa que hay que aprender a manejar e ir rellenando para poner a funcionar OfiPro de forma correcta con los datos de su empresa. Es importante seguir este capítulo porque si se realiza este proceso correctamente y por orden, evitará más trabajo en el futuro. El capítulo está orientado tanto para la empresa que empieza de cero con OfiPro, como para la empresa que ya tiene datos con otro programa y empieza a usar los servicios de OfiPro.

CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA

En la barra de opciones pulse sobre el grupo Empresa y en él pulse sobre la opción Configuración de la empresa. Verá que se abre la ventana Configuración de la empresa.

La ventana contiene varios apartados. En el apartado Empresa cubrirá el nombre de la Empresa, el Nombre Comercial y el CIF o el NIF. Además podrá añadir la imagen con el logotipo de la empresa que será impreso en los documentos que la empresa genere, como Facturas, Albaranes, etc. OfiPro admite múltiples formatos de archivo de imagen para el logotipo, pero se aconseja utilizar el formato jpg pues es un tipo de fichero que comprime bastante la imagen sin perder calidad. Una vez que tenga el archivo, insertarlo es bastante sencillo, simplemente bastará con pulsar el botón Selección de Gráfico.

Primeros pasos 47

En la imagen anterior se ha seleccionado un logotipo en formato jpg y se muestra una vista del la imagen en la parte derecha de la ventana. Una vez seleccionado el fichero de la carpeta donde lo haya guardado pulse el botón Abrir. Se mostrará la imagen de la empresa en la ventana del apartado Empresa y en la parte inferior se muestra el tamaño de la imagen en kilobytes, que como se puede apreciar en este caso ocupa tan solo 6,34 Kb, lo que hará más ágil la transmisión del mismo del Servidor al programa Cliente. Si la imagen que se inserta en el apartado empresa es demasiado grande, OfiPro mostrará un mensaje de aviso recomendando una imagen de tamaño más pequeño.

Si quiere borrar la imagen tan solo tiene que pulsar sobre el botón Limpiar imagen. Una vez que haya cubierto el apartado Empresa pulse sobre el apartado Dirección para continuar cubriendo los datos imprescindibles de la empresa. Como puede observar, en el apartado Dirección tan solo ha de cubrir los datos de su empresa como son Dirección, Teléfonos, Correo Electrónico y Página Web, en caso de que la tenga. Además cubrirá correctamente la inscripción en el Registro Mercantil de la empresa para que después sea impresa en los documentos de venta.

En la siguiente pantalla se muestra como aparecerían en una Factura, el logotipo de la empresa así como los datos que hemos cubierto en el apartado Dirección.


Al final de este capítulo volveremos a tratar el resto de apartados de la Configuración de la empresa.

IMPORTAR DATOS DE EMPRESA

Este apartado está pensado para aquellas empresas que ya tienen datos de su facturación en algún otro programa informático. OfiPro puede importar datos de versiones anteriores de programas de Softnix Informática, como Gespro 2006, de FacturaPlus, o de cualquier otro programa, en formato XML. El usuario que importe datos ha de tener dicho permiso establecido tal y como se indica en el apartado Usuarios de este capítulo. IMPORTANDO DATOS DE GESPRO 2006.

Si usted es usuario de Gespro 2006 y se ha pasado a OfiPro puede importar todos los datos de manera muy sencilla. Simplemente se trata de seleccionar el grupo Varios de la barra de opciones y dentro de este grupo hacer clic en la opción Importación Gespro 2006. Automáticamente se abre el cuadro de diálogo Importación de Datos, donde podrá seleccionar la carpeta donde están los datos exportados de Gespro 2006. Una vez seleccionado el fichero de la carpeta adecuada bastará con pulsar el botón Importar para que OfiPro vaya importando los datos. Podemos ver como realiza la importación con la barra Proceso e incluso ver si hay alguna incidencia en el cuadro de texto Log de Incidencias. Se importan todos los datos, sin sobrescribir los que ya pudiera haber previamente en OfiPro. Por tanto, el proceso se puede repetir cuantas veces se desee. Por ejemplo, si ha recibido una incidencia del tipo "Cliente no dado de alta porque el Código Cuenta Cliente no es correcto" puede corregirlo en GesPro 2006, y repetir el proceso de nuevo para importar dicho cliente, sin que ningún dato se repita.

IMPORTANDO DATOS DE FACTURAPLUS Y TPVPLUS.

De la misma manera que se importan datos de Gespro 2006, puede importar los datos de FacturaPlus o TpvPlus, si éste era el programa que hasta ahora manejaba en su empresa. En el cuadro de diálogo Importación desde FacturaPlus y TpvPlus, seleccione la carpeta del ordenador donde se encuentran los datos y pulse el botón Importar.

Primeros pasos 49

Una vez seleccionada la carpeta le aparecerá un recuadro donde debe seleccionar la empresa a importar. Seleccione una y pulse Aceptar. Durante la importación de datos se puede ver en pantalla una lista de las incidencias ocurridas. Dicha lista de incidencias se graba en un fichero (log) y se puede imprimir posteriormente. En cualquier momento se puede cancelar la importación. Al volver a comenzarla, los datos ya importados anteriormente no se repetirán. En caso de que en el log haya incidencias, es decir, registros no importados por algún motivo, puede corregir los datos erróneos en FacturaPlus y repetir la importación de nuevo, ya que sólo se importarán aquellos registros que no hayan sido importados previamente. Esta opción importa automáticamente los datos de la mayoría de versiones de Factura Plus. Si la versión que Vd. tiene no está entre las que se importan, puede ponerse en contacto con el departamento comercial de Softnix para realizar la importación. IMPORTANDO DATOS EN FORMATO XML.

De la misma manera que se importan datos de Gespro 2006, se pueden importar datos desde un fichero XML a cualquier tabla de OfiPro (excepto a las relativas a Usuarios, Permisos, y otras similares).

El formato del fichero XML requerido es el mismo que usa OfiPro para la exportación de datos. Por ejemplo, si desea importar Artículos en formato XML, ejecute la opción Exportación de datos de OfiPro, seleccionando el fichero de Artículos. Se habrá generado un fichero denominado Articulos.xml, en el subdirectorio Documentos\OfiPro. Haga doble clic sobre él para observar, en el explorador de Internet, la estructura y los campos requeridos en la importación. Para mayor información, consulte los boletines técnicos disponibles en nuestra página web en Internet, o póngase en contacto con nuestro departamento comercial. IMPORTANDO DATOS DESDE OTROS PROGRAMAS.

Otra manera de importar datos desde otros programas, sin usar el formato XML, sería hacer un traslado previo de los datos de su programa al formato dbf requerido en la importación desde GesPro 2006, para posteriormente importarlos mediante dicha opción. Puede obtener la información técnica necesaria en la página web, o bien ponerse en contacto con nuestro departamento comercial.


IMPORTAR CATÁLOGO DE ARTÍCULOS

Mediante esta opción se importan catálogos de artículos y precios a partir de un fichero en formato XML o formato de Microsoft Excel. Dicho fichero puede ser enviado por un proveedor a modo de catálogo de artículos y lista de precios de compra o bien por la central de la propia empresa que envía datos a sus delegaciones o asociados. El fichero deberá tener la estructura y los campos que OfiPro soporta. Si desea ver dicha estructura y campos se pueden obtener ejecutando la opción Generar catálogo de artículos y precios, que se explicará en un capítulo posterior. Puede actualizar los precios de compra o los precios de venta. En el primer caso debe de indicar el Proveedor del que quiere actualizar los precios de compra y se permite que el usuario indique la Fecha inicial y la Fecha final de aplicación de dichos precios. Se puede dejar la fecha final vacía, para que los precios importados se apliquen indefinidamente. En el caso de actualizar los precios de venta deberá indicar la Tarifa PVP que quiere actualizar. Puede desactivar la casilla Dar de alta los nuevos Artículos si solo desea actualizar precios de los artículos existentes, sin dar de alta artículos nuevos.

Finalmente indique el lugar donde está el fichero del que quiere importar los datos. Una vez importando se indicará la cantidad de artículos que se han dado de alta y de precios que se han actualizado.

SERIES

En la barra de opciones pulse sobre el grupo Empresa y en él pulse sobre la opción Series. Las series son una forma lógica de organizar los documentos, así unos documentos pueden pertenecer a la serie A, otros a la serie B otros a la Z.

Primeros pasos 51

Como puede observar al activar el fichero Series, se muestran todas las series que hay creadas. De manera predeterminada el programa aparece con las series de la A a la Z, además de las series R/A a R/Z para las facturas rectificativas, pero se pueden crear otras libremente. Para crear una nueva serie pulse el botón Nueva ficha, de la barra estándar. Se abre la ventana de la nueva serie.

En la ventana los campos que se ven con fondo amarillo son obligatorios, esto pasa en este caso con el Código de la serie. Como puede ver podrá asignarle un código distinto de los que ya vienen creados por el programa. Además del código, puede decidir con sendas casillas de verificación:

• Acceso Restringido: Si marca esta opción, los documentos (Albaranes, Facturas, etc.) que tengan esta serie no serán visibles para los usuarios que así indiquemos en la ficha de Usuarios. Así, habrá usuarios que puedan ver todos los documentos (es decir, los documentos de todas las series), y otros usuarios que solo puedan ver los documentos de las series de acceso no restringido. Para estos últimos, los documentos de series con acceso restringido no estarán visibles.

• Serie de Facturas Rectificativas: Al marcar esta opción esa serie solo podrá ser utilizada en facturas rectificativas.

Una vez se ha terminado de decidir las características de la nueva Serie, hay que pulsar el botón Guardar y Cerrar para que la serie se dé de alta y se cierre la ventana.

TIPOS DE IVA

Desde el grupo Empresa de la barra de opciones podemos acceder a los Tipos de IVA. Como puede observar en la pantalla anterior el programa ya trae configurados por defectos los tipos de IVA usuales en España. Tenga en cuenta que si va a crear un nuevo Tipo de IVA, si tiene Recargo (su Tipo de Recargo no es 0%), debe crear también el mismo Tipo de IVA sin Recargo (con el Tipo de Recargo 0%).

Para crear un nuevo Tipo de IVA pulse el botón Nueva ficha, de la barra estándar. Se abre la ventana del nuevo Tipo de IVA. En dicha ventana solo ha de cubrirse el Tipo de IVA, el Tipo de Recargo y pulsar el botón Guardar y Cerrar para que quede creado.

NUMERADORES


De cada serie que exista en OfiPro habrá un numerador por cada documento, que indica el siguiente número a usar en los documentos de dicha serie, ya que los números han de ser correlativos. Así si se han emitido 16 facturas de la serie A y 10 facturas de la serie B, el numerador de las facturas de la serie A estará en 17 y el de la serie B en 11, que serán los próximos que se utilicen al crear una nueva factura en una de las dos series que se han descrito.

Como puede ver en la imagen anterior, de un numerador tan solo se puede editar el código. Cuando se empieza a trabajar de cero en OfiPro con una empresa que no tenga generados documentos no será necesario modificar los numeradores. Esta opción está pensada para una empresa que ya esté funcionando y en la que, por ejemplo, su última factura de la serie A sea la 15236, pues tendrá que cambiar el código del numerador de las facturas serie A a 15237. Al dar de baja un Documento, si su Código era el último número usado en su serie, se disminuye automáticamente el Numerador (el de la Serie correspondiente). Por ejemplo, si el último Albarán de la Serie A es el número 100, al dar de baja éste, el numerador se corrige automáticamente, de forma que el siguiente Albarán que se cree de la Serie A tendrá el número 100, en vez del 101. Sin embargo, si el Documento dado de baja no era el último, el numerador no será modificado.

CÓDIGOS

Los códigos realizan la misma labor que los numeradores en los documentos, la única diferencia es que los códigos se utilizan para Clientes, Proveedores y Cajas Registradoras.

Solo es necesario cambiarlos cuando se va a trabajar con OfiPro en una empresa con datos previos, o si se desea partir de una numeración de Clientes o Proveedores distinta de 0.

USUARIOS

Para ver los Usuarios que ya están creados, cambiarlos o crear nuevos usuarios pulse en el grupo Empresa de la Barra de opciones. Nada más instalar OfiPro verá que solo hay creado un usuario: el ADMINISTRADOR. El usuario Administrador es una cuenta de usuario no modificable en gran parte, no se puede borrar, ni bloquear. Se utiliza para tareas de administración y seguridad. Siempre tiene todos los permisos de acceso a todos los ficheros.

ADVERTENCIA

Por seguridad, es muy conveniente cambiar el código y la contraseña del ADMINISTRADOR nada más comenzar a trabajar.

Primeros pasos 53

CAMBIAR LOS DATOS DE ADMINISTRADOR

Para cambiar los datos de ADMINISTRADOR, haga doble clic sobre él en la lista de usuarios. Se abre la ficha de usuario donde podrá cambiar el Código y el Nombre. El código que teclee será el Usuario que tendrá que teclear en la Ventana de Conexión cada vez que quiera iniciar una sesión de trabajo con OfiPro.

En el apartado Contraseña tendrá que teclear la Nueva Contraseña y además repetirla en el cuadro de texto Repita la Contraseña, para asegurarse de que las ha tecleado de la misma manera las dos veces. Una vez hecho esto pulse el botón Cambiar Contraseña y verá que se muestra una pantalla que le dice que la contraseña ha sido cambiada.

NOTA

La contraseña requiere un mínimo de 6 caracteres. En caso de utilizar menos de 6 el programa mostrará un aviso y no permitirá dicha contraseña. OfiPro distingue entre mayúsculas y minúsculas en las contraseñas. No sería lo mismo poner ABF6Z7 que poner AbF6z7.

Se muestran a continuación una serie de recomendaciones para asignar contraseñas:

• No usar nunca claves que sean solo palabras, como por ejemplo nombres comunes, ni del usuario, personajes famosos (políticos, deportistas, etc.), miembros de la familia o entorno, el nombre de su mascota, ciudad, etc.

• No usar nunca claves completamente numéricas que puedan o no relacionarse con el usuario. Ni teléfonos tanto personales como de empresa, fechas de aniversarios o nacimiento, DNI - CIF, números de seguridad social, matricula del automóvil.

• Un modelo de clave perfecta es la que contiene y mezcla letras (en mayúsculas y minúsculas) y números.

• No compartir sus contraseñas con otras personas es fundamental.

DATOS PRINCIPALES DE UN USUARIO.

Además del Código y del Nombre en los datos de un usuario puede ver la fecha del Alta de ese usuario y de la Última Entrada.


En la casilla de verificación Cuenta Bloqueada, se puede bloquear la entrada de un usuario, sin darlo de baja, si marca dicha opción. Esta opción puede servir para bloquear a un usuario que está de vacaciones o que está de baja temporal, etc. Se bloquean automáticamente las cuentas de usuarios tras un número determinado de intentos de acceso fallidos. El número máximo de intentos que causan el bloqueo del usuario se especifica en la opción Configuración de la Empresa.

ADVERTENCIA

No bloquee su propio usuario si es el único que tiene permisos para modificar el fichero Usuarios, sino no podrá usar la aplicación y por tanto no podrá desbloquearlo.

GENERAL

En este apartado figurarán los datos del usuario referentes a Correo Electrónico, Página web, Teléfonos, Departamento al que pertenece y Cargo, todos estos datos referentes a la empresa porque los datos personales estarán en el siguiente apartado. Además se puede asignar un Almacén por defecto a cada Usuario, y así al insertar líneas en los documentos se le asignará automáticamente el correspondiente Almacén.

DATOS PERSONALES.

En el apartado Datos personales podemos hacer constar más datos sobre el usuario, como Dirección, Localidad, CIF, etc. Sólo a efectos informativos y de tener más identificados a los usuarios.

PERMISOS.

El apartado Permisos permite establecer a qué ficheros y de que forma puede acceder cada usuario.

Como puede ver aparece la lista de tablas a las que se puede tener acceso con OfiPro y en cada una de ellas se pueden establecer los siguientes permisos: • Lectura. • Alta. • Baja.

Primeros pasos 55

• Modificación. • Listar

Así podrá configurar la aplicación para que permita o no realizar ciertas acciones en cada uno de los ficheros de OfiPro, por ejemplo un usuario podría tener permiso para leer (es decir, poder verlos), dar nuevas altas, e imprimir los Albaranes, pero no podría modificar ni dar de baja el contenido de los Albaranes existentes.

Si una tabla no tiene permiso de Lectura para un usuario, como es lógico, tampoco podrá tener permiso ni de alta, ni de baja, ni de modificación ni de listar. Los permisos se puede establecer por grupos de tablas para de esta forma poder establecer más fácil y rápidamente la configuración de permisos de cada usuario, existiendo los siguientes grupos:

• Administración de OfiPro. • Artículos. • Precios de coste. • Precios de venta. • Logística y Stocks.

• Ventas. • Compras. • Fabricación. • Tesorería. • Empresa.

A la derecha de cada uno de los permisos hay dos botones, uno verde y uno rojo que permiten activar o desactivar el permiso correspondiente en cada grupo de tablas de una sola vez.

Color Botón Nombre Descripción

Verde Activar Todas Activa el permiso especificado en todas las tablas(excepto las de Administración, que son aquellas tablas internas de OfiPro).

Rojo Desactivar Todas Desactiva el permiso especificado en todas las tablas.

ACCESOS.

El apartado Accesos, permite indicar si un usuario puede o no Visualizar datos de Series con Acceso restringido. De esta manera si crea documentos en la Serie A y otros en la Serie B, y ha declarado esta última como Serie de acceso restringido, los usuarios que no tengan activa esta casilla no podrán ver ni trabajar con los documentos de la serie B.


Además se puede permitir que unos usuarios puedan Exportar e Importar Datos y otros no. La casilla Firmar Facturas electrónicas establece si el usuario puede o no firmar facturas electrónicas. Este permiso impide que usuarios no autorizados puedan generar facturas electrónicas (firmándolas), pero permite que puedan remitir a los clientes las facturas electrónicas firmadas previamente por los usuarios autorizados. También se indica si el usuario puede o no Dar de Alta Empresas, Dar de Baja la actual empresa, Realizar Copias de seguridad, y Contabilizar datos de GesPro.

CONTRASEÑA.

En éste apartado podemos cambiar la contraseña de un Usuario. En el área Contraseña de Supervisor de Tpv podemos establecer para los usuarios que se desee una contraseña de Supervisor de Tpv, cuando desee restringir ciertas acciones en el Tpv, como por ejemplo realizar el Cierre de Caja.

TAREAS.

En el apartado Tareas se puede ver el Registro de Incidencias de Acceso. Este registro muestra los intentos de acceso al programa, sean o no válidos.

Registro automático de los accesos Como aplicación adaptada los requisitos de seguridad especificados en la LOPD (Ley de Protección de Datos de carácter personal), OfiPro registra de forma automática todos los accesos e intentos de accesos de los usuarios, indicando la fecha y hora, y si el acceso ha sido correcto o no. En caso de no ser correcto, se indica la causa (usuario desconocido, contraseña incorrecta, cuenta bloqueada, etc.).

Primeros pasos 57

Desregistrar Este botón, solo disponible para el usuario Administrador, permite anular el registro del programa. Únicamente se deberá hacer en caso de cambio de licencia, y solo cuando así se le indique por personal de Softnix Informática.

DIVISAS

Para ver las divisas que ya están creadas, cambiarlas o crear nuevas divisas pulse en el grupo Empresa de la Barra de opciones y pulse además en la opción Divisas.

Como puede ver al editar una divisa que ya está creada, en su ficha podrá ver el código de la divisa, el nombre y el valor. En el caso del euro al ser nuestra divisa base se mostrará el valor 1. Además podrá configurar los decimales que utiliza dicha divisa, en este caso el euro utiliza 2 decimales. Además ha de indicarle el nombre en singular y en plural de las unidades y de las fracciones. Debe de indicar también si el nombre de la divisa es masculino o femenino. Al ser el euro es masculino pero si fuese la peseta o la rupia sería femenino. La divisa que utilizará la empresa por defecto será el Euro. Para cambiarla habría que ir a Empresa, Configuración de la empresa y cambiar la divisa en el apartado Valores en las altas.

ACTUALIZAR EL VALOR DE LA DIVISA

En el momento de crear nuevos documentos, éstos cogerán por defecto como valor de la divisa el que conste en esta ficha. Si va a crear documentos en divisas con frecuencia, es conveniente actualizar el valor directamente en la ficha. En caso contrario, puede hacerlo directamente en cada documento, en el momento de crearlo.

BANCOS

Los bancos los encontraremos en el grupo Tesorería de la Barra de opciones.


El fichero de Bancos no solo hace referencia a las entidades bancarias como parece indicar su nombre sino cualquier sitio físico donde se guarde dinero, como por ejemplo la Caja. Al crear un banco se han de indicar los datos que se conozcan del banco y que se ven en la imagen posterior. Obligatorios sólo son los que aparecen sombreados en amarillo como sucede en el resto de las fichas. Puede además indicar las cuentas contables y de comisión a usar en este banco.

FORMAS DE COBRO Y PAGO

Tanto las Formas de Cobro como las Formas de Pago se encuentran en el grupo Tesorería de la Barra de opciones.

Banco: Permite elegir alguno de los bancos que ha dando de alta previamente y que es donde se va a ingresar el cobro. Efectivo: Si la casilla de verificación está marcada indica que la forma de cobro representa entrada de dinero en efectivo. Este campo sólo estará disponible si el programa tiene activado el módulo TPV. Nº Vencimientos: Es el número de cobros que se van a realizar. Por ejemplo, si quiere cobrar a 30, 60 y 90 días, pondrá 3 en número de vencimientos. Días de Desplazamiento: Es el número de días que discurre entre la fecha de la Factura y el primer vencimiento. Si se establecen 30 días el programa cuenta mes a mes, es decir, si la factura se emite el 23 de marzo el día del primer cobro será el 23 de abril. Si el número de vencimientos es mayor que 1, el cobro no se realiza en una sola vez y se activan las opciones:

Primeros pasos 59

• Días de Intervalo. • Porcentaje de Entrada.

Días de Intervalo: Es el número de días que transcurre entre el primer vencimiento y el resto de vencimientos. Porcentaje de Entrada: En las formas de cobro con más de un vencimiento, se hace un reparto del importe total entre todos los vencimientos, con un importe similar. Especificando un porcentaje, haremos que dicho porcentaje del importe total se sume al importe del primer vencimiento. Descuento Financiero: Indica el descuento financiero a aplicar por defecto en los documentos que tengan esta forma de cobro. Si se especifica un descuento financiero en la Forma de Cobro, éste tiene prioridad sobre el indicado en la ficha del Cliente. Las Formas de Pago, funcionan de manera similar y contienen las mismas opciones que las formas de cobro.

TRANSPORTISTAS

Los Transportistas los encontrará también en el grupo Ficheros de la Barra de opciones. Aquí se darán de alta los distintos transportistas con los que la empresa trabaja.

AGENTES

Los Agentes son los vendedores de la empresa y puede acceder a las fichas de los Agentes desde el grupo Ficheros de la Barra de opciones. Al dar de altar una nueva ficha de Agentes, se requieren el Código y el Nombre. Las Comisiones se explicarán en un capítulo posterior.

CATEGORÍAS

Las Categorías son formas de clasificar Clientes, Proveedores y Artículos. Tienen su propio grupo en la Barra de opciones. Los Clientes y los Proveedores se pueden clasificar en: • Grupos. • Tipos. • Zonas. Los Artículos se pueden clasificar en:

ADVERTENCIA

Si va a utilizar los descuentos financieros variables según la forma de cobro, se recomienda utilizar sólo este método en todas las formas de cobro, no mezclándolo con descuentos financieros en las fichas de los Clientes (se verán en este mismo capítulo), ya que puede llevar a confusión al propio usuario en el momento de crear o modificar el documento. Por ejemplo, al modificar el Código de un Cliente en un factura, se actualiza automáticamente la forma de cobro de la misma, y por tanto se actualiza también el Descuento Financiero, resultando en una factura con Importe distinto del original


• Familias. • Gamas. • Grupos.

Es importante crear y asignar las categorías antes de dar de alta los Clientes, Proveedores, y Artículos, según la clasificación que la organización de la empresa exija. Para una mejor comprensión vea un ejemplo de posibles Categorías de artículos en un comercio de moda. En el esquema siguiente se puede ver como hemos decidido clasificar en tres grupos los artículos que serán: • Ropa. • Calzado. • Complementos.

En cuanto a las gamas vamos a establecer cuatro tipos que serán: • Mujer. • Hombre. • Juvenil. • Niño.

Finalmente decidimos crear las siguientes familias: • Pantalones • Faldas • Chaquetas • Abrigos • Camisetas

Cree las categorías que necesite, en función de las necesidades de su negocio, teniendo en cuenta que las Promociones, los Precios y Descuentos en OfiPro se pueden aplicar según el Grupo.

CLIENTES

Los Clientes se gestionan desde el grupo Ficheros de la Barra de opciones. Al dar de altar una nueva ficha de Clientes, se requieren tres datos: Código, Empresa y Nombre comercial. Aunque el código no lo tiene que introducir porque ya lo asigna el programa de manera automática.

Primeros pasos 61

NOTA

El código aparece con un valor 0 al dar un alta de Cliente hasta que se grabe el alta, ya que otro usuario puede estar al mismo tiempo dando de alta otro Cliente desde otro ordenador y nunca podrían tener el mismo código. Por tanto OfiPro le asigna un código 0 hasta que se graba.

Es importante recordar que todos los campos que aparecen sombreados en amarillo son obligatorios, tal y como sucede en las altas de cualquier tipo de ficha, no solo en los Clientes. Si se deja de cubrir un campo obligatorio aparecerá un mensaje de error como el que se muestra en la imagen.

Además de los campos obligatorios comentados en las fichas verá, que hay más campos en amarillo y por tanto obligatorios, pero en este caso no sería necesario cubrirlos pues todos tienen algún valor por defecto.

Además de los datos principales de cada cliente, podemos hacer constar muchos más datos en las distintas fichas, vea cuales son las funciones de cada una de las fichas.

NOTA

Validación del Cif/Nif en clientes, proveedores, etc.: Si el País es ESPAÑA o SPAIN o vacío, se calcula automáticamente la letra del NIF si no se ha introducido, o se corrige si se ha introducido incorrectamente. Sin embargo, si el país no es uno de éstos, no se realiza la verificación, a fin de poder introducir los NIFs de clientes, proveedores, etc., de otros países.

GENERAL.

En al ficha General de los Clientes, puede asignarle una Divisa en concreto, un Agente y un Transportista. Además se pueden especificar otros datos como su correo electrónico, la página web del cliente, teléfonos y fax. Los datos que ponga aparecerán en los documentos de manera predeterminada, lo cual no impedirá que los cambie en el propio documento.


En Aviso puede escribir un texto que desea que aparezca como aviso cada vez que el usuario vaya a generar un documento de este cliente, bien sea una Factura, un Albarán, etc. Por ejemplo podría poner que muestre un aviso con el texto “Llamar por teléfono para que nos indique el transportista antes de realizar cada envío”.

FACTURACIÓN.

En esta ficha de Clientes puede asignarle al cliente datos relativos a la facturación, como descuentos, régimen de IVA, series de documentos, riesgos, portes, etc.

Vea detalladamente cada una de las opciones de esta ficha: Descuento Comercial: Es el porcentaje de Descuento comercial aplicable por defecto a todos los artículos que se venda a este Cliente. Descuento Financiero: Será el Descuento Financiero (o Recargo Financiero, si se indica el porcentaje con signo negativo) a aplicar a los Documentos (Albaranes, Facturas, etc.) del Cliente. Retención: Si se necesita aplicar una retención al Cliente aquí se puede especificar el porcentaje de la misma. Régimen de IVA: Es el que se le va a aplicar a este cliente, se puede elegir entre los cuatro tipos, que son: Régimen General, Recargo de equivalencia, Intracomunitario y Exento. Periodicidad de Facturación: Es una forma de organizar lógicamente la facturación. Permite especificar cada cuanto tiempo le desea facturar al Cliente, así si va emitiendo Albaranes de este Cliente, cuando vaya a la opción Generar Facturas desde Albaranes, OfiPro permitirá especificar, solo aquellos que

Primeros pasos 63

tengan Periodicidad de Facturación mensual, creando una Factura con todos los Albaranes pendientes de facturar para cada Cliente que tenga esa periodicidad. Independientemente de la Periodicidad de Facturación especificada usted puede emitirle Facturas a ese Cliente en cualquier otro momento si así es necesario. Tarifa PVP: Indica la tarifa de precios (de 1 a 9) de artículos que se aplicará a este cliente al facturar. Serie de documentos: Es la Serie que aparecerá de manera predeterminada en las Facturas, aunque al emitir una Factura puede especificar otra Serie. La misma función cumple el campo Serie rectificativa. Nº de copias de los documentos: En este apartado se indica cuantas copias del documento, excepto las facturas, se van a generar. Nº de copias de Facturas: Funciona exactamente igual que la opción anterior, solo que en este caso afecta solo a las facturas. Agrupar Albaranes: Si se marca esta opción, cuando se facture, agrupará todos los Albaranes pendientes de facturar, de este cliente, en una sola Factura. Si no se marca y existen tres Albaranes pendientes, se crearán tres facturas. Agrupar Contratos: Similar a la opción anterior, los contratos son cuotas periódicas a facturar y con esta opción puede indicar si se han de agrupar o no en una sola factura. Riesgo Máximo: Indica el riesgo máximo que se está dispuesto a asumir para un determinado Cliente. Cuando se sobrepasa dicho Riesgo Máximo, OfiPro avisa de tal circunstancia, aunque permite que se continúe facturando aun sobrepasando el riesgo. Riesgo Actual Indica la suma de Facturas, Albaranes y Pedidos en firme no cobrados. Deuda Actual: Indica la suma de Facturas no cobradas. Portes: Se puede indicar si los Portes a aplicar en los envíos a este Cliente han de ser por norma general debidos o pagados. Factura electrónica: Indica si al Cliente se le deben de emitir Facturas electrónicas o no, y en caso afirmativo, se deberá indicar la dirección de correo electrónico a la que se remiten el cuadro Correo Factura Electrónica.

COBROS.

En esta ficha se puede especificar todas las opciones de cobro para el Cliente.

Formas de cobro: Permite seleccionar una de las formas de cobro definidas anteriormente.


1º día de cobro y 2º día de cobro: Permite especificar que días se le han de cobrar a ese Cliente. En el ejemplo vemos como primer día de cobro el 1 y como segundo el 25. A este Cliente por tanto una Factura emitida el día 15 se le pasará al Cobro el día 25. Mes de no cobro: Si quiere especificar un mes del año en el que no pasarle Cobros a ese Cliente. Banco: Es el nombre y el número de cuenta bancaria del Cliente. Tarjeta de Crédito: Permite seleccionar un tipo de tarjeta de crédito de la lista desplegable. Nº de Tarjeta: Permite especificar el número de la tarjeta de crédito del cliente. Mes de caducidad: Indica el mes de caducidad de la tarjeta del Cliente. Año de caducidad: Indica el año de caducidad de la tarjeta del Cliente.

CATEGORÍAS.

De las Categorías ya se ha tratado en un apartado anterior de este capítulo, aunque los ejemplos estaban más dedicados a los Artículos, es necesario indicar que las categorías son una forma de clasificación, que servirá por ejemplo para hacer filtros, o para aplicar un determinado descuento, por ejemplo a los clientes Mayorista o del Grupo que sea.

NOTA Los Grupos de Clientes son muy importantes a la hora de aplicar descuentos tal y como se verá en el apartado Precios/Artículos de este capítulo. Por tanto hay que tenerlo muy en cuenta a la hora de establecer y asignar los Grupos de Clientes.

VARIOS.

En el apartado Varios puede ver la fecha de alta del Cliente, la fecha del Último Documento de éste y la del Último Contacto que se ha tenido, sólo a modo informativo. Además permite ver y editar las cuentas contables que se le asignarán al Cliente. En la lista desplegable Valorar Albaranes Venta, se indica si ha de aparecer o no el valor del contenido del

Primeros pasos 65

Albarán al imprimirlo. Debido a esto puede elegir entre Si, No, Configurable. La opción Si hará que siempre se impriman los precios, No hará que nunca y Configurable hará que pueda especificarlo en el momento de imprimir.

PRECIOS/ARTÍCULOS.

Este apartado permite especificar los precios y descuentos que de cada Artículo en concreto, se desea asignar a este cliente. El campo Fecha inicial indica la fecha a partir de la cual el Precio tendrá efecto.

NOTA

La Fecha Inicial indica la fecha a partir de la cual entra en vigor la tarifa de precios del cliente. Si ha indicado como fecha la de hoy, y edita un documento del cliente creado con fecha de ayer, el precio y descuento aquí especificado no será tenido en cuenta.

El Tipo de Pvp puede ser: • Fijo. • Lineal • Porcentual.

Fijo: Permite asignar un precio fijo distinto al que tiene al Artículo y que se haya establecido en el fichero de Artículos. Lineal: Permite asignar un aumento lineal, es decir suma la cantidad indicada en esta ficha al precio del Artículo. Porcentual: Permite aumentar el porcentaje especificado al precio del Artículo. Para poder asignar un nuevo Precio de Artículo o eliminar un precio que ya se ha fijado puede utilizar los siguientes botones:

Botón Nombre Descripción

Alta Añade una nueva fila de datos para poder dar de alta un

precio de artículo al cliente seleccionado.

Baja Elimina la fila de datos, seleccionada. para dar de baja un

precio de artículo al cliente seleccionado

Vea un ejemplo para entenderlo mejor. Se va a realizar con tres artículos que serán Servicio, Zapato Ante Caballero y Zapato Ante Señora. Los precios que se le han asignado a estos artículos son 120 €, 74,99 € y 85,99 €. Como puede ver en la siguiente imagen, a cada uno se le ha establecido un Tipo de Pvp. Fijo para Servicios Prestados, Porcentual para Zapato Ante Caballero y Lineal para Zapato Ante Señora.


De esta manera si se le hace un presupuesto, a este cliente con esos tres artículos el precio de: • Servicios será de 20 €, porque es fijo, en vez de los 120 € que tenía asignado este artículo. • Zapato Ante Caballero será de un 10% mayor al que tenía que era 74,99 €. • Zapato Ante Señora será de 4 € más del que tenía asignado que eran 85,99.

Observe como se varía el presupuesto al imprimirlo:

Como puede apreciar se le han aplicado los precios específicos de ese Cliente para cada Artículo y según el Tipo de Pvp indicado en la ficha del Cliente. En cuanto al Tipo de Descuento, también tiene los tres tipos que existen para el Tipo de Pvp: Fijo: Descuenta un porcentaje fijo sobre el precio. Lineal: Porcentaje que se suma al porcentaje de descuento comercial aplicado en el Documento. Porcentual: Porcentaje calculado sobre el porcentaje de descuento comercial que se le haya aplicado al cliente. Si como descuento comercial el cliente tenía asignado un 10% y se le indica un 5% de descuento porcentual para un artículo, calcula cuanto es el 5% de ese 10%, que da 0,5% y se lo suma. El descuento que hace es, por tanto del 10,5%. De la misma manera que para los Artículos, se pueden aplicar precios y descuentos para cada Cliente y Grupo de Artículos. Si ha negociado con su Cliente los precios por Grupos de Artículos, pero con la excepción de algunos artículos individuales, que tienen precios específicos, puede dar de alta tanto los precios específicos de los Artículos

Primeros pasos 67

como los de los Grupos. Se aplicarán siempre en primer lugar los específicos de Artículos individuales y, sólo en caso de que no existan, se aplicarán los de Grupo.

DIRECCIONES DE ENVÍO.

Se pueden establecer una o varias direcciones de envío distintas a la dirección fiscal de la empresa.

SEGUIMIENTOS.

Los seguimientos son simples anotaciones de texto sobre las operaciones con los Clientes y que quedan reflejadas con su fecha y hora para poder ser consultadas cuando se desee.

Se pueden imprimir o enviar por correo electrónico pulsando los botones Imprimir y Enviar por e-mail. Se puede ver y editar el texto pulsando en el botón que aparece en el campo Texto.

NOTAS.

Se puede ver y editar el texto en el apartado Notas, para realizar anotaciones de tipo general.

VER.

En el apartado Ver se agrupan 3 sub-apartados:

• Ver Documentos. Desde este sub-apartado puede ver los distintos documentos del cliente.


Podrá editar, crear uno nuevo o imprimirlos con los botones de la parte derecha y que tienen las siguientes funciones:


Ir a Permite editar el documento, es decir, verlo y

cambiar opciones.

Nuevo Crea un nuevo documento de tipo de documentos

que estemos visualizando.

Imprimir Permite imprimir el documento que estamos

viendo.

• Ver Artículos en Documentos. En el sub-apartado Artículos en Documentos puede ver todos los documentos del Cliente que contienen Artículos, y los correspondientes precios y descuentos aplicados en ellos.

Si introduce o se busca la Referencia de un Artículo de este Artículo y Cliente se verán solamente los documentos que se refieren a dicho Artículo. Además en la parte derecha de cada ficha disponemos de los botones Ir a e Imprimir.

• Ver Cobros. En el apartado Cobros podrá ver una lista de Vencimientos de cobro y los Cobros del Cliente. En el apartado Vencimientos de cobro dispone del botón Ir a, en la parte derecha y en el apartado Cobros además de éste dispone también del botón Nuevo, para crear nuevos cobros.

Primeros pasos 69

NOTA En las opciones “Ver Documentos” de las fichas de Clientes y Proveedores, y similares, los campos que se visualizan y el orden de los datos es el que se ha establecido para la correspondiente lista. Por ejemplo, en la opción “Ver documentos” de la ficha de Clientes, en el apartado Facturas, se visualizarán los mismos campos y orden que el usuario haya establecido en la lista de Facturas, en el apartado Albaranes los campos y orden que se hayan establecido en la lista de Albaranes, etc.…

INFORMES.

En el apartado Informes podemos ejecutar y ver los Informes de Clientes, pero en este caso no solo de este Cliente, sino de todos o de algunos según establezcamos los Filtros. Se pueden ver Informes del tipo Ventas por Cliente o Clientes con mayores ventas, etc.

En la parte de la derecha de el apartado dispone del botón Ejecutar, que servirá para ver todas las opciones que se pueden realizar sobre un informe y seleccionar una, como verlo, imprimirlo, crear filtros, etc. Esta ficha se ha incluido por comodidad para el usuario y que éste no tenga que ir al Grupo Varios del Panel de Tareas, y pulsar sobre la opción Informes y Estadísticas.

TAREAS.

Desde el apartado Tareas se pueden realizar de una manera rápida las tareas que se muestran en la siguiente imagen.


PROVEEDORES

Se puede acceder a los Proveedores desde el Grupo Ficheros de la barra de opciones. La mayoría de los campos de las fichas de Proveedores son y funcionan igual que con los Clientes, por tanto en este apartado se explicarán únicamente aquellos en que existan diferencias. En el apartado Facturación, el Riesgo máximo hace referencia al riesgo que el proveedor le permite a su empresa como cliente suyo. En el campo Régimen de IVA, además de los regímenes de los Clientes, también existe el régimen Importaciones, aplicable a las compras de importaciones no intracomunitarias. En el apartado Varios, se encuentra el campo N/Código de Cliente, que es donde se puede introducir el código que su empresa tiene como Cliente de este Proveedor. Si el Proveedor le ha asignado un Código de cliente en su empresa y quiere que conste en los documentos que genere de ese Proveedor, debe introducir dicho Código en este campo. Además se puede activar la casilla Actualización automática de tarifas de proveedor. Cuando se activa ésta las Tarifas del proveedor se actualizan automáticamente cuando se realice una compra a dicho proveedor por precio distinto al que marca la tarifa. Sólo se actualiza la tarifa de precios del proveedor si la fecha del documento está entre la fecha inicial y final de la propia tarifa, y además la fecha del documento es mayor o igual que la fecha de última modificación del Precio de Última Compra.

ARTÍCULOS/PRECIOS.

En el apartado Artículos/Precios se puede dar de alta tanto Referencias que los Proveedores dan a los Artículos cuando son distintas de las suyas, como los Precios y Descuentos que éste aplica a su empresa.

Referencia: Referencia del Artículo. Nombre: Nombre del Artículo.

Primeros pasos 71

Referencia de Proveedor: Referencia que el proveedor usa, si es distinta de la suya. Los documentos de este Proveedor se imprimen con su propia referencia. Precio Proveedor: Precio al que se adquiere el artículo al proveedor. Precio Neto Proveedor: Indica el precio menos los descuentos. Divisa: Indique la divisa en la que están expresados los Precios del proveedor. Proveedor Habitual: Dado que un mismo Artículo puede ser comprado a varios proveedores, este campo permite identificar a cuál de los Proveedores se le compra habitualmente el artículo. En las opciones de generación automática de pedidos a proveedores el pedido se genera con el proveedor habitual. Fecha Inicial: En caso de establecerse un precio y/o descuento de proveedor, indica la fecha a partir de la cual el precio y descuento está en vigor. Porcentaje de Descuento: Porcentaje de descuento que el proveedor le aplica al adquirir el artículo. Cantidad mínima en Pedido: Indica la cantidad mínima que el proveedor acepta como pedido de este artículo. En caso de hacer un pedido menor, OfiPro avisa de dicha circunstancia, pero permite realizar el pedido igualmente.

NOTA

La Fecha Inicial indica la fecha a partir de la cual entra en vigor la tarifa de precios del proveedor. Si ha indicado como fecha la de hoy, y edita un documento del proveedor creado con fecha de ayer, el precio y descuento aquí especificado no será tenido en cuenta.

ALMACENES

Los Almacenes se encuentran en el Grupo Stocks de la barra de opciones. Podemos considerar un almacén cualquier lugar físico o lógico de la empresa, del cual se pretende tener el control de salidas, entradas y del Stock de artículos. Además del típico almacén físico que todo el mundo se puede imaginar se puede poner como ejemplo una furgoneta de la que se quiera controlar los Artículos que entran y salen. Podría darse de alta y considerarse como un almacén.


El apartado Stocks muestra el cruce de un almacén con todos los artículos que éste contenga.

Se puede indicar el Stock mínimo que ha de haber en el almacén y el Stock recomendado, en ambos casos para que nos avise cuando se llegue a esas cantidades y nosotros podamos saber cuales artículos están bajos de Stock para hacer nuevos pedidos si lo desea. También permite darle una ubicación al Artículo dentro del almacén para poder localizarlo, por ejemplo Pasillo tres, sector C. En la parte derecha del apartado tenemos los botones:

• Alta: Sirve para dar de alta nuevos artículos en este almacén de uno en uno.

• Baja: Sirve para dar de baja artículos en este almacén.

• Alta de todos los artículos en este almacén: Permite añadir todos los artículos que existan en el fichero de Artículos en este almacén.

ARTÍCULOS

Los Artículos los encontramos en el Grupo Ficheros de la barra de opciones. Al dar de alta un nuevo Artículo, es necesario asignarle una Referencia y un Nombre. En caso de usarlo, también se le puede asociar un Código de Barras al Artículo.

Al pulsar sobre el campo Referencia (en todas las pantallas de Documentos donde aparezcan referencias de artículos) con el botón derecho del ratón, el menú contextual muestra la opción Ver los Stocks del Artículo, mediante la cual se puede acceder a una pantalla informativa con los Stocks de dicho Artículo.

Primeros pasos 73

Vea ahora los distintos apartados que contiene el fichero Artículos.

GENERAL

En este apartado se encuentran los siguientes campos: Tipo de Iva: Indica el tipo de Iva que se ha de aplicar a este artículo. Beneficio mínimo: Indica el % de beneficio mínimo que se ha de cumplir. Recibirá un aviso en el momento de entrar las líneas de documentos de venta y de órdenes de fabricación, cuando el margen de beneficio sea inferior al especificado en la ficha del artículo. Si el beneficio indicado es 0, se ignora. No se recibe ningún aviso cuando el precio de venta es 0, ni cuando se trata de abonos de mercancía. Aplicar Retención: Se marcará si queremos aplicar retención sobre este artículo a la hora de facturarlo. El resto de opciones como Cajas, Unidades Caja, etc. se explicarán posteriormente en su propio capítulo.

PRECIOS VENTA

Desde este apartado tiene acceso a las distintas combinaciones de precios y descuentos de venta disponibles en GesPro.

• Precios. Permite añadirle al artículo 9 tipos distintos de Precios de Venta al Público, para que después se pueda elegir la tarifa adecuada en las fichas de Clientes. Al pulsar sobre el campo Precio (en todas las pantallas de Documentos donde aparezcan precios de artículos) con el botón derecho del ratón, el menú contextual muestra las nueve tarifas de precios de dicho Artículo, además del Precio Medio Ponderado y del Precio de Última Compra.

• Precios/Clientes.

En este apartado puede ver y especificar los precios que de este Artículo en concreto, le hemos asignado a cada Cliente. Los Tipos de Pvp y de Descuento funcionan de la misma manera que lo hacían en los clientes.

• Precios/Cantidad. En este apartado se gestionan Precios de venta y Descuentos variables según el número de cantidades vendidas. Se pueden especificar hasta 6 rangos de cantidades a los que corresponderá un determinado Precio de venta y Descuento. Cuando la Cantidad del Documento de venta es menor que la Cantidad del primer rango de precios especificado aquí, no se aplican los precios según Cantidades.


PROVEEDORES/PRECIOS

Desde este apartado tiene acceso a los precios de compra y de coste del artículo.

• Proveedores/Precios: Este apartado permite ver y especificar los precios que de este Artículo en concreto, ha asignado cada Proveedor a su empresa. Los Tipos de Pvp y de Descuento funcionan de la misma manera que lo hacían en los Proveedores.

• Precios Compra: El apartado Precios de compra indica el Precio de la Última Compra y el Precio Medio Ponderado de las compras efectuadas del Artículo, y la Fecha de la última modificación de los mismos. También puede indicar en este apartado los márgenes de beneficio sobre PUC que desee que se apliquen para el cálculo de cada una de las 9 tarifas PVP del artículo: Margen PVP1 sobre PUC, Margen PVP2 sobre PUC,…. Si activa la casilla “Actualización automática de PVPs según PUC”, los PVPs se actualizan automáticamente cuando varía el Precio de Ultima Compra del artículo, según el margen que se haya indicado. Especificando un margen de 0% los PVPs no se modificarán. En la opción “Configuración de Empresa”, apartado “Varios”, se puede especificar si al actualizar los PVPs se aplica o no el redondeo, y de qué tipo (redondear a centésimas, milésimas,..).

VARIOS

Este apartado permite indicar las cuentas contables de compras y de ventas para el artículo cuando la contabilidad se realiza con asientos desglosados por artículos.

PROPIEDADES

Este apartado se explicará posteriormente en su capítulo específico.

KIT (COMPONENTES)

En este apartado se pueden indicar los componentes que forman un Artículo, que han de ser a su vez otros Artículos. Imaginémonos que vendemos ordenadores y componentes de éstos sueltos. Un ordenador puede estar compuesto de los siguientes componentes: Monitor, ratón, teclado, disco duro, etc. Además podría vender monitores de manera independiente por ese motivo los componentes de un Artículo han de ser otros Artículos que ya hemos dado de alta.

Primeros pasos 75

Si necesita controlar el Stock, tanto del Artículo Kit como de sus componentes individuales, deberá crear Documentos de Ensamblaje de Kits (Ver capítulo correspondiente). En el Documento de Ensamblaje, como su propio nombre indica, se ensamblan los kits, es decir, se genera nuevo Stock del Kit en el Almacén, reduciéndose el de sus componentes (ya que pasan a ser parte del kit, y por tanto ya no están disponibles para su venta individualizada). Marcando la casilla de Auto-Ensamblaje del Kit en el apartado General, cuando el Stock del Artículo Kit quede negativo a consecuencia de una venta, se creará automáticamente un Documento de Ensamblaje, sin necesidad de generarlo manualmente. De esta forma, el stock del kit siempre quedará a cero (no negativo), y se reducirá el de sus correspondientes componentes, de forma automática, en el momento de la venta.

STOCKS

El apartado Stocks indica toda la información de stocks del artículo, y se subdivide a su vez en 3 sub-apartados:

• Stocks: Este apartado muestra el stock general del artículo. El Stock Actual: el stock que hay en los almacenes en estos momentos. El Stock Pendiente de Fabricar: Stock que está en proceso de fabricación y que todavía no ha finalizado. El Stock Pendiente de Recibir: Son los artículos pedidos en firme y que están pendientes de ser recibidos. El Stock Pendiente de Servir: Son los artículos de los cuales le han hecho un pedido en firme y que están pendientes de ser servidos. Stock Total es igual al Stock Actual más el Stock Pendiente de Recibir, menos el Stock Pendiente de Servir más el Stock Pendiente de Fabricar. El Stock de Cajas: Indica el stock de cajas de aquellos artículos que gestionen cajas. Si desea recibir avisos cuando el stock de un artículo sea menor del mínimo, active la casilla Avisar stock bajo mínimos.

• Stocks/Almacén: Este apartado muestra el Stock que de este Artículo hay en cada Almacén.

Puede utilizar los botones de la parte derecha para dar de Alta el Artículo en un Almacén, para darlo de Baja o puede utilizar el botón Dar de Alta este Artículo en todos los Almacenes para que este artículo aparezca en todos los almacenes de la empresa.


• Stock/Propiedades:

En este apartado puede ver el Stock de cada Artículo con sus Propiedades (tallas/colores, número de serie, etc.) para todos los almacenes o solo para el Almacén que le indiquemos.

CATEGORÍAS

En este apartado puede asignarle a un Artículo, una Familia, una Gama o un Grupo. Recuerde a la hora de asignar Grupos de artículos, que éstos serán utilizados para la aplicación de precios y descuentos.

IMAGEN

En este apartado se puede insertar la imagen del artículo, que posteriormente se imprimirá en los documentos de venta.

VER

En el apartado Ver se visualizan todos los documentos del artículo, de clientes y proveedores.

• Ver Documentos / Cliente

En el apartado Ver Documentos/Cliente se pueden ver los distintos documentos que contienen dicho Artículo para un determinado Cliente con tan solo ha de introducir el Código del Cliente. En caso de no introducir un Código de Cliente se verán todos los documentos que contienen dicho Artículo.

• Ver Documentos/Proveedor En el apartado Ver Documentos/Proveedor se pueden ver los distintos documentos que contienen dicho Artículo para un determinado Proveedor con tan solo ha de introducir el Código del Proveedor. En caso de no introducir un Código de Proveedor se verán todos los documentos que contienen dicho Artículo.

REGULARIZACIONES

Las Regularizaciones se utilizan para actualizar el stock de un almacén sin documentos de compra o venta, por ejemplo por pérdidas de artículos, roturas, defectos, robos, etc. Cada regularización se identifica por una Serie y Código, se ha de indicar un Almacén y la Fecha de la regularización.

Primeros pasos 77

En el apartado Líneas podemos ver los artículos a regularizar. Para aumentar la cantidad del artículo en el Almacén se ha de poner la Cantidad en positivo; en caso de disminuir, se escribirá el número en negativo. Si el Precio del Artículo no es 0, se actualiza el Precio medio Ponderado del Artículo.

INVENTARIO – CARGA DEL STOCK INICIAL

La opción Inventario permite adaptar el Stock de los Almacenes al real. Introduciendo el Stock contabilizado en los Almacenes, de aquellos Artículos en los que éste es distinto del que consta en el programa se creará un Documento de Regularización que lo adapta al real. Del mismo modo, permite realizar la carga del Stock inicial en la puesta en marcha inicial de OfiPro de forma rápida y sencilla. Al hacer clic sobre la opción Inventario, se inicia un asistente que le ayudará en esta labor. En la primera pantalla del asistente puede seleccionar el Almacén. Además permite crear filtros para seleccionar los Artículos de los que deseamos realizar el inventario en este Almacén. Una vez seleccionado el Almacén y en su caso aplicado el Filtro pulse el botón Siguiente en el asistente. Si hace la carga inicial en el almacén vera que el Stock Actual en el Inventario será cero para todos los artículos. Añadir las nuevas cantidades de los artículos es tan sencillo como ir escribiéndolas en la columna Inventario, verá que la línea del Artículo se pone de color rojo para indicar que se ha modificado y además se activa la casilla de verificación Aplicar. En la parte derecha de la pantalla dispone del botón Imprimir Inventario, por si desea imprimirlo antes de aplicarlo. Una vez que se haya acabado la carga o alta inicial de Artículos pulse el botón Siguiente del asistente. En la nueva pantalla del asistente se indicará la Serie, el Agente y el Concepto para el Documento de Regularización de almacén que se va a crear. Finalmente pulse el botón Regularizar, generándose automáticamente un Documento de Regularización de Stocks, el cual actualiza el Stock actual de los artículos al indicado.

TERMINALES TPV

Desde el grupo TPV de la barra de opciones podemos acceder a los Terminales TPV. En el listado de Terminales TPV aparecen algunos de los terminales más usados en el mercado. Si dispone en la empresa de uno de estos terminales selecciónelo para configurar todas sus opciones, o en caso contrario, cree uno nuevo. Además de proporcionarle un Código y un Nombre al Terminal TPV, en el apartado Visor puede indicar si el TPV dispone de Visor marcando la casilla de verificación correspondiente, o bien si no lo dispone y se utiliza la pantalla del PC.


En caso de tener visor puede configurar las opciones del mismo, según aparezcan en el manual de usuario de éste. En Prefijos y Sufijos de línea se han de separar los caracteres ASCII que indique el manual con el símbolo #. Si indica que hay que introducir para el Prefijo de Línea 1 los caracteres 23, 34 y 45, escribiremos 23#34#45. En el apartado Impresora y Cajón se le ha de indicar si la impresora no es gestionada por Windows, en cuyo caso se marcará la opción Impresora (impresión directa al puerto). Además se han de cubrir el resto de opciones según las especificaciones del manual de usuario del TPV. Si la impresora es gestionada por Windows no hará falta que se marque esta opción. Del mismo modo se procederá si el Terminal TPV dispone de cajón portamonedas, se marca la opción y se introducen los caracteres ASCII especificados por el manual separados por el símbolo #.

CAJAS REGISTRADORAS

Desde el grupo TPV de la barra de opciones se puede acceder a las Cajas Registradoras. Esta opción permite crear las distintas cajas, lógicas, que se van a manejar en la empresa, además de un Código y un Nombre se le especificará a que Terminal TPV está asociada esta Caja Registradora.

En el apartado General puede especificar que Cliente por defecto utilizará la Caja Registradora, un Agente, un Almacén, la Forma de Cobro y la Serie del documento a generar.

Primeros pasos 79

CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA

En la barra de opciones pulse sobre el grupo Empresa y en él pulse sobre la opción Configuración de la empresa. Vea ahora los apartados de Configuración de la empresa que no se han comentado y que además van a influir en muchas de las cuestiones que se han tratado hasta el momento.

VALORES EN LAS ALTAS

En esta ficha se especifican los valores que por defecto utilizarán los distintos campos en las Altas, como Clientes, Proveedores, Artículos, etc. Como puede observar se configuran Series, Divisa, Régimen de Iva, Tipos de Iva, Portes, Tipo de retención, etc. Opciones que se han ido explicando a lo largo de este capítulo. Además existen dos casillas de verificación: Permitir modificar los Códigos en las Altas: Aunque en las altas, mientras no se guardan sus datos, el programa asigna un valor “0” al Código (para asignarle luego uno definitivo), esta opción permite que pueda cambiar el código por cualquier otro siempre que éste no exista con antelación.

DOCUMENTOS

En el apartado Altas, se le puede indicar el nombre del Artículo que utilizará como origen en las facturas. Cuando creamos una factura a partir de uno o varios albaranes, utilizará un “artículo” que servirá para indicar en la factura de qué albaranes proviene ésta. En la siguiente imagen vemos una Factura que se ha generado a partir de un Albarán donde se ve que la primera referencia es DOC ORIGEN y tan solo sirve para mostrar en Descripción, el documento, en este caso del Albarán del que procede. Véase en la imagen que la Referencia DOC ORIGEN indica que procede el Albarán A6.

En este apartado, se permite además si el Documento de Origen es un Pedido: Indicar la Cantidad Pendiente de Servir en Artículos no servidos en su totalidad: Al activar esta casilla, cuando se genera un Albarán o Factura a partir de un Pedido, se indicará la Cantidad Pendiente de Servir (si no es cero) como texto de las líneas. Incluir en el Documento Destino todos los Artículos pendientes de servir: Activando esta casilla, serán incluidos en el Albarán o Factura todos los artículos del Pedido que estén pendientes de servir (incluso aquellos que no se sirvan en el documento creado). Esta opción es útil cuando en cada Albarán o Factura se desea informar al Cliente de todos los artículos del Pedido original que todavía están pendientes de servir.


NOTA

Estas opciones no se aplican en los abonos de mercancía.

En el apartado Agrupar se permite al facturar Albaranes y Contratos decidir el modo en que se agrupan en una sola factura. Permite decidir si se agrupan por Agente, por Dirección de envío o por Transportista. En el apartado Promociones es posible incluir un texto promocional en los documentos de venta impresos (albaranes, facturas, etc.). Dicho texto se puede usar para imprimir Promociones, Ofertas, e incluso avisos a los Clientes. Por ejemplo: “Recuerde: Nuestro horario de atención telefónica al público es de 9 a 14 horas” o “Les deseamos unas felices fiestas”. El texto de promoción se imprimirá después del último artículo del Documento. Se puede incluir una imagen, además de texto. En el apartado Propiedades, puede configurar de qué forma y en que documentos se imprimen las Medidas, Cajas y Propiedades de los artículos que gestionen estos datos. En el subapartado Configuración puede especificar cualquier texto literal que desee imprimir junto a las propiedades, cambiar libremente el orden de los campos Cantidad, Propiedad y Fecha, imprimir una o varias propiedades en cada línea del Documento (haciendo más estética la impresión y ahorrando papel), indicar los caracteres de separación entre las diferentes propiedades, cuando se imprime más de una por línea y además en la propiedades fijas, como Talla y Color, se puede imprimir el Nombre completo (descripción) de la propiedad.

Primeros pasos 81

En la imagen anterior vemos que se ha configurado el formato con los campos <#CANTIDAD#> x <#NOMBRE#> <#FECHA#> esto quiere decir que saldrá la Cantidad, una equis, el Nombre de la propiedad y la Fecha si la propiedad es del tipo valores variables con fecha. En el siguiente Albarán podemos ver el efecto que surte esta configuración:

En el subapartado Impresión puede especificar en qué documentos (pedidos de venta, tickets de caja,…) desea que se imprima la información de las Medidas, cajas y propiedades. En el apartado Kits, se puede seleccionar en qué documentos se imprimirá el desglose de los componentes de cada Artículo Kit. El apartado Stocks, permite configurar en qué tipo de documentos se debe emitir un aviso en caso de que un Artículo tenga un Stock por debajo del mínimo.

TPV

En este apartado se pueden configurar las opciones generales que se utilizarán para la venta a través de TPV. Ésta a su vez contiene apartados.

En el apartado General se puede indicar las características del visor, como por ejemplo el texto que mostrará cuando no se utilice el TPV, y el tiempo que tiene que estar en reposo éste para que aparezca dicho texto. Además se puede configurar el texto que aparecerá con cada nuevo cliente y cuando la caja está cerrada. Se puede elegir qué se va utilizar de manera predeterminada, si la entrada de artículos por Referencia o por el Código de Barras. Si quiere además puede marcar Aceptar Precio Cero, en el caso de que quiera poder vender un artículo sin cobrarlo. Puede Permitir Cobros parciales, es decir puede aceptar o no pagos parciales que serán abonados posteriormente. Esto incluye los cobros cero.


Grabar línea a línea debe desmarcarse sólo cuando la velocidad de conexión sea tan lenta que la grabación de cada línea en la creación de los tickets se vea ralentizada en exceso. En el apartado Impresión existen las siguientes opciones: En la lista desplegable Imprimir Ticket puede elegir entre: • Nunca. • Siempre, Imprimir línea a línea. • Siempre, Imprimir al finalizar el Ticket. • Preguntar.

Elegiremos una de estas opciones dependiendo de la forma en que nos interese en la empresa. Además permite decidir si se imprime el Desglose del Iva en los tickets. Si quiere que aparezca algún texto en el encabezado y en el pie de ticket ha de especificarlo en los cuadro de texto Cabecera de ticket y Pie de ticket. También puede indicar si en el Arqueo de Caja quiere imprimir un desglose de los movimientos de caja (la entrada y salida de dinero), y si en el Cierre se imprime un desglose de los Tickets. En el apartado Permisos, las primeras opciones permiten especificar si se permite, no se permite o se pide contraseña para modificar: El Agente, la Serie, los Precios, los Descuentos y el Iva, seleccionando cada una de las opciones en su correspondiente lista desplegable. Además se puede indicar marcando las casillas de verificación si se ha de pedir contraseña para: • Imprimir Facturas de Tickets. • Realizar el Arqueo. • Realizar el Cierre. • Salir del TPV con Cobros parciales.

VARIOS

En el apartado Varios se puede configurar: Redondeo PVP según PUC. Tipo de redondeo a aplicar en la opción de Actualización Automática de PVPs cuando varía el Precio de Compra disponible en el apartado Proveedores/Precios de la ficha del Artículo. Entrar PVPs Iva incluido en la Ficha de Artículos: Como ya se vio en los Artículos se pueden introducir hasta 9 tipos de precios por cada Artículo y el programa calcula el Precio con el Iva incluido. Con esta opción marcada se hará al revés, tecleará los precios ya con el Iva y OfiPro además indicará el precio sin el Iva. Máximo de Intentos de Acceso. Número máximo de intentos de acceso al Servidor que un usuario puede hacer sin entrar la contraseña correcta antes de que su cuenta de usuario se bloquee. Si se especifica el valor 0, no existe límite de intentos. Aviso de Copias de Seguridad, que por defecto será 7. Aquellos usuarios que tengan permisos para realizar copias de seguridad, al conectarse recibirán un aviso si han pasado más de dichos días sin realizarla. Si el valor de este campo es 0, no se reciben avisos.

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BÚSQUEDAS

La ventana de búsqueda permite localizar rápidamente un determinado registro del fichero activo. Puede activarla a través del menú Edición, Buscar o en el botón de la barra de herramientas.

A la izquierda de la ventana, hay dos apartados correspondientes a los dos tipos de búsqueda que puede realizar en OfiPro: Búsqueda Simple y Búsqueda Avanzada, a la derecha, se mostrará una lista con los resultados de la búsqueda.

BÚSQUEDAS SIMPLES

Puede realizar una búsqueda básica usando solamente un campo o refinar la búsqueda usando una combinación de campos (Por ejemplo, si desea localizar un cliente del que recuerda el comienzo de su nombre comercial, puede utilizar este único campo para realizar la búsqueda, si conoce además la zona y el grupo a los que pertenece, puede usar esta combinación de campos). Puede introducir valores o patrones de búsqueda para un grupo significativo de campos del fichero activo. Para los campos de tipo alfabético (Empresa, Nombre Comercial, Dirección, etc.) puede utilizar distintos tipos de patrones de búsqueda, dependiendo de si a la derecha del campo aparece el botón Comienza por... o el botón Contiene..., consulte la tabla siguiente.


Comienza por... Permite utilizar como patrón de búsqueda el comienzo de la palabra

o grupo de palabras contenido del campo.

Contiene...

Permite utilizar como patrón de búsqueda un conjunto de caracteres situados dentro de la palabra o grupo de palabras contenido del campo.

Además, en ambos casos, podría utilizar el contenido completo del campo, si conoce este dato. Si aparece el botón “Comienza por...” a la derecha del campo y por ejemplo, desea localizar la empresa “EDITORIAL DE REVISTAS LÚDICAS, S.A.”, podría utilizar como patrones de búsqueda para el campo Empresa: “E”, “EDITOR”, “EDITORIAL”, “EDITORIAL DE”, “EDITORIAL DE REVISTAS”, etc. Si aparece el botón “Contiene...” a la derecha del campo y por ejemplo, desea localizar la empresa “EDITORIAL DE REVISTAS LÚDICAS, S.A.”, podría utilizar como patrones de búsqueda para el campo Empresa: “DE REVISTA”, “REVISTAS”, “REVISTAS LÚDICAS”, “LÚDICAS, S.A.”, “LÚDICAS”, etc. Para cambiar el botón “Comienza por...” por el botón “Contiene...” y viceversa, simplemente haga clic sobre el botón visible.

Búsquedas 85

A la hora de introducir un valor o patrón de búsqueda ha de tener en cuenta que las búsquedas son sensibles a los acentos: no es lo mismo buscar León que Leon. Utilice el botón Buscar Ahora para realizar una búsqueda, se localizarán todos los registros cuyos campos contengan valores coincidentes a los introducidos en la ventana de búsqueda. Si utiliza un patrón de búsqueda vacío, no introduciendo ningún valor para la búsqueda, al pulsar el botón Buscar Ahora, se mostrará una lista con todos los registros del fichero activo. Cuantos más caracteres y más campos utilice, más se refinará la búsqueda, limitando el número de ocurrencias y mostrándose, por lo tanto, una lista de registros menor; la localización del registro adecuado será así más rápida y fácil.

BÚSQUEDAS AVANZADAS

Esta opción le permitirá realizar búsquedas por prácticamente cualquier campo del fichero. La búsqueda avanzada se realiza estableciendo condiciones de filtrado para los campos del fichero activo, para aprender a utilizar esta opción consulte el siguiente capítulo, Filtros. Se pueden utilizar de manera paralela la búsqueda simple y la búsqueda avanzada, puede comenzar a utilizar la búsqueda simple, introduciendo los valores en los campos, y a continuación accediendo al apartado correspondiente a la búsqueda avanzada, verá como se han ido creando simultáneamente las condiciones de filtro adecuadas a los valores introducidos.

BÚSQUEDAS Y SELECCIONES RÁPIDAS DE REFERENCIAS DE ARTÍCULOS

En las Referencias de Artículos se pueden realizar búsquedas y selecciones rápidas de datos. Por ejemplo, en el campo Referencia, entrando sólo la parte inicial de la referencia, se desplegará una ventana directamente sobre el campo Referencia, en la cual se visualizarán todos los artículos cuyas referencias comiencen por el valor entrado.


Puede seleccionar un artículo de los disponibles en la lista, pulsando Entrada o haciendo doble clic sobre él. También puede dar de alta directamente la referencia entrada, en la opción “Añadir nueva Referencia”. El tamaño de la ventana de selección puede ampliarse arrastrando sus bordes con el ratón. Puede cerrar la ventana sin seleccionar ningún artículo pulsando Escape, o haciendo doble clic sobre el aspa de cierre de la propia ventana. La búsqueda y selección rápida también está disponible en las Direcciones de envío de Clientes, y Delegaciones.

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FILTROS

Puede crear, aplicar y eliminar filtros en el área de filtros, presente en la ventana de OfiPro, sobre la lista de datos correspondiente al fichero activo. Si el área de filtros no está visible puede activarla a través del menú Ventana, Mostrar Filtro.... Crear filtros significa definir criterios o condiciones de filtrado para los registros del fichero activo. Las condiciones son expresiones que se aplican sobre el registro y que arrojan un resultado que puede ser verdadero o falso (Por ejemplo, son condiciones de filtro para el fichero Clientes: “Localidad es Santander”, “Banco está vacío”, “Deuda actual mayor o igual que 500”, etc.). Si el resultado para el campo concreto es verdadero, el registro cumple la condición y será incluido en la lista de datos filtrada, si cumple también todas las demás condiciones definidas. Los filtros permiten ver, en la lista, sólo los registros que cumplen ciertas condiciones. Los registros que no cumplen las condiciones se ocultan temporalmente, no son visualizados, pero siguen estando en el fichero. Los filtros aplicados al fichero activo, afectan también a los Listados y a la Impresión, de manera que por defecto sólo se listarán o imprimirán los registros visibles.

Además podrá crear nuevos filtros en las ventanas de Listados, Impresión, Informes, Búsquedas y otras muchas opciones. Para que se vuelvan a ver todos los registros del fichero activo puede o bien desactivar los filtros creados o bien eliminarlos. Para desactivar los filtros basta con desmarcar la casilla de verificación correspondiente a cada una de las condiciones de filtro, para desactivar todos a la vez haga clic con el botón secundario del ratón sobre el área de filtros y utilice la opción Filtrado del menú contextual. Para eliminar todos los filtros creados pulse el botón secundario del ratón sobre el área de filtros y utilice la opción Limpiar del menú contextual, o a través del teclado: Ctrl+Supr.

CREAR Y APLICAR UN FILTRO

1. Haga clic en el área de filtros sobre la expresión <Pinche aquí para añadir una condición>, se mostrará una condición de filtro incompleta con unos valores por defecto correspondientes al fichero, por ejemplo, para el fichero Clientes: <Código> es igual a <?>

<Código> es igual a <?>

Nombre del Campo, del fichero activo, para el cuál se definirá la condición de

filtro.

Si hace clic sobre <Código>, se mostrará una

lista con los campos disponibles para establecer

condiciones de filtro.

Operador de comparación.

Si hace clic sobre “es igual a” se mostrará una lista

con todos los operadores de comparación

disponibles.

Expresión, es el valor que se comparará con el de cada campo concreto.

Haga clic sobre <?> para poder establecer una

expresión.

2. Defina la condición para el campo que prefiera utilizar para el filtro: Debe escoger el campo sobre el cuál se aplicará la condición, el operador de comparación y la expresión. Por ejemplo: “Localidad es Santander”, dónde el campo es “Localidad” el operador de comparación es “es” y la expresión es “Santander”.

Filtros 89

3. Una vez definido el filtro se aplicará automáticamente, mostrando en la lista de datos, en el listado, informe, impresión, etc., exclusivamente los registros que cumplan la condición de filtro. Los filtros creados en el Área de filtros correspondiente a cada fichero activo se eliminarán automáticamente al cerrar la sesión actual. Si necesita reutilizar los filtros creados utilice la opción Guardar del menú contextual del área de filtros.

ELEMENTOS DE UNA CONDICIÓN DE FILTRO

Veamos ahora los elementos de las condiciones de filtro. CAMPOS DEL FICHERO ACTIVO SOBRE LOS QUE SE PUEDE DEFINIR UNA CONDICIÓN DE FILTRO

Podrá realizar filtros de los datos a través de todos los campos del fichero visibles en la lista de datos del fichero. Para añadir nuevos campos a la lista utilice la opción Seleccionar Campos que puede activar, pulsando el correspondiente botón de la barra de herramientas. En los Listados podrá establecer condiciones de filtro sobre todos los campos. OPERADORES DE COMPARACIÓN

Los operadores de comparación se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Comparan el valor de cada campo concreto con el valor de la expresión que se establezca en la condición de filtro.

Operadores de un campo numérico

A continuación, se explican algunos de los operadores de comparación disponibles:

Operador Función que realiza

Es igual a, es(exactamente),

Con ambos operadores el valor del campo ha de ser exactamente igual al de la expresión que se va a introducir. Por ejemplo, para listar los clientes que tengan domiciliados sus pagos en Caja Madrid, utilice “Banco es (exactamente) Caja Madrid”; para listar las facturas cuyo importe es 100 euros, utilice “Total es igual a 100”.

Comienza con

El valor del campo comienza con la expresión. Por ejemplo para listar los clientes con domicilio en la Avenida de la Albufera, independientemente del número y el piso, puede utilizar “Dirección comienza con Avenida de la Albufera”.


Contiene

El valor del campo contiene la expresión pero no necesariamente al comienzo sino en una posición indeterminada. Por ejemplo, para listar los agentes con domicilio en la Calle Miguel Hernández o en la Avenida Miguel Hernández, puede utilizar “Dirección contiene Miguel Hernández”.

En Permite especificar una lista de valores entre los cuales debe estar el del campo. Por ejemplo, “Código en (1000, 1005, 1017)”.

No en Al igual que el operador anterior, permite especificar una lista de valores, sin embargo, en este caso, el campo no puede coincidir con ninguno de ellos. “Zona no en Andalucía, Extremadura, Murcia”.

Entre Permite especificar un rango de valores entre los cuales debe localizarse el campo. Por ejemplo, “Código entre 1000 y 5000”.

Mayor que El valor del campo ha de ser superior al de la expresión. Por ejemplo, para listar los clientes cuyo código es mayor que 1000, utilice “Código mayor que 1000”.

Menor que El valor del campo ha de ser inferior al de la expresión. Por ejemplo, para listar los clientes cuyo nombre de empresa comience con una A, puede utilizar “Empresa menor que B”.

Hoy El valor del campo ha de ser la fecha del sistema. Por ejemplo, para listar las facturas hechas en el día, utilice el filtro: “Fecha es hoy”.

Próximo mes

El valor del campo ha de localizarse dentro del mes siguiente al de la fecha del sistema. Por ejemplo, para listar los vencimientos de cobro que vencerán el mes que viene puede utilizar el filtro “Fecha estará en el próximo mes”.

EXPRESIONES

La expresión es el último elemento de la condición de filtro, es el valor que se comparará con el valor del campo concreto. Por ejemplo, para una condición de filtro aplicable al fichero Clientes y basada en el campo “Localidad”, podría utilizar las expresiones: “La Coruña”, “Pontevedra”, “Santander”, etc. Para introducir la expresión usará distintas herramientas dependiendo del tipo de campo: para los campos numéricos utilizará una calculadora, para los campos fecha un calendario, los campos de Consulta ofrecen una lista de valores desplegables y por último, para los campos alfabéticos se usa un cuadro de texto como el de la imagen siguiente:

CONCATENACIÓN DE VARIAS CONDICIONES DE FILTRO

Se puede aplicar al mismo tiempo más de una condición de filtro, sobre el mismo campo o sobre campos distintos. Tendrá que establecer con qué conector u operador lógico están unidas las condiciones de filtro. Los operadores lógicos disponibles son: “y” y “o”, su significado es el siguiente:

Filtros 91

Operador

lógico Función que realiza

Y

Ambas condiciones de filtro deben ser verdaderas. Se mostrarán los registros que cumplan ambas condiciones a la vez. Éste es el conector que se utilizará por defecto.

O

Una condición de filtro o la otra (cualquiera de las dos) debe ser verdadera. Se mostrarán los registros que cumplan al menos una de las dos condiciones.

Para unir más de dos condiciones de filtro puede utilizar una combinación de operadores lógicos, en dicha combinación pueden repetirse los operadores lógicos.

PRIORIZAR FILTROS

Si hace clic con el botón secundario del ratón sobre una de las condiciones de filtro surgirá un menú contextual en el cuál podrá escoger la opción Indentar (<Ctrl+Derecha>). Si escoge esta opción el filtro se sitúa un poco más adentro, en el Área de filtros, pero además de este modo se establece un orden de prioridad entre los filtros, al igual que se indica mediante los paréntesis el orden en el que se resolverán las operaciones matemáticas: 10/5*7 es distinto a 10/(5*7). Por ejemplo, las dos condiciones de filtro siguientes son distintas, en la segunda se utiliza la opción indentar: Clientes cuya forma de cobro sea transferencia y cuyo banco sea Bankinter o cuyo banco sea Santander:

Clientes cuya forma de cobro sea transferencia y (cuyo banco sea Bankinter o cuyo banco sea Santander):

Con la primera condición de filtro se mostrarán los registros cuya forma de cobro sea transferencia y cuyo banco sea Bankinter y además, los registros cuyo banco sea Santander, independientemente de cuál sea su forma de cobro. Con la segunda condición de filtro se mostrarán los registros cuya forma de cobro sea transferencia y cuyo banco sea Bankinter o Santander. Para desindentar un filtro seleccione en el menú contextual del mismo la opción Desindentar (<Ctrl+Izquierda>).


MENÚ CONTEXTUAL EN EL ÁREA DE FILTROS

Opción Función que realiza Teclas rápidas

Filtrado Activa/Desactiva todos los filtros presentes en el área de filtros. CTRL+T

Añadir Añade, en el área de filtros, una nueva condición de filtro. Insert

Limpiar Limpia el área de filtros, eliminando todos los filtros presentes en ella. CTRL+Supr

Abrir

Permite abrir un fichero de filtros (*.flt), creado con la opción “Guardar” de este menú contextual, recupera todos los filtros que contiene dicho fichero, permitiendo volver a utilizarlos. Esta opción sobrescribirá o eliminará los filtros presentes en el área de filtros antes de la recuperación dicho fichero.

CTRL+O

Guardar Permite guardar todos los filtros presentes en el área de filtros en un fichero independiente (*.flt) que grabará en el directorio escogido del disco duro de su PC.

CTRL+S

Opciones específicas aplicables al filtro seleccionado.

Opción Función que realiza Teclas rápidas

Borrar Borra el filtro seleccionado. Supr

Indentar Indenta el filtro seleccionado. CTRL + Derecha

Desindentar Desindenta el filtro seleccionado. CTRL + Izquierda

EJEMPLOS DE CONDICIONES DE FILTRO

FICHERO CLIENTES

Clientes cuyo nombre de empresa comience con la letra Z:

Clientes sin domiciliación bancaria:

Clientes cuya forma de cobro sea contado:

Filtros 93

Al tratarse la forma de cobro de un campo de consulta, al establecer la condición de filtro, podrá escoger la forma de cobro en una lista que contiene todas las disponibles. Clientes cuyo código sea el 100, el 200, el 210 o el 215:

Clientes que sean una sociedad limitada, en este caso es conveniente utilizar varias condiciones de filtro concatenadas porque es posible que las siglas correspondientes a la sociedad limitada no se hayan trascrito de forma idéntica en todas las ocasiones:

Clientes que sean una sociedad anónima y que se hayan dado de alta después del día 1 de enero del año 2004:

Clientes que no pertenezcan a Canarias y cuyo régimen de IVA sea exento:

FICHERO ARTÍCULOS

Artículos cuyo PVP 2 no sea 0:

Artículos que pertenezcan a la gama hardware y en cuyo nombre o descripción conste la palabra Reparación:

Artículos que pertenezcan a la gama hardware, cuyo stock actual sea menor que 10.


Artículos cuyo PVP 1 IVA incluido esté entre 100 y 150 euros y que tengan un Stock pendiente de recibir superior a 20.

Artículos de la gama “ELECTRODOMÉSTICOS” y en cuya descripción figure “TV” o “TELEVISOR”:

Las dos últimas condiciones de filtro aparecen indentadas respecto a la primera, si no fuese así la condición de filtro sería completamente distinta. FICHERO STOCKS

Artículos del almacén “ALMGRAL” cuyo stock actual sea 0 o negativo:

Artículos cuyo stock actual sea menor que 15 y que no tengan especificado el stock mínimo:

FICHEROS ALBARANES Y FACTURAS

Facturas cuyo importe total esté entre los 500 y los 1500 euros:

Facturas del cliente 15 hechas este mes:

Filtros 95

Albaranes cuya forma de cobro sea 30 días, que se hayan hecho el mes pasado y que estén pendientes de facturar:

Albaranes de clientes de Burgos, que se hayan hecho esta semana y cuyas mercancías se expidieron a portes pagados.

IIMMPPRREESSIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS,, LLIISSTTAADDOOSS,, EETTIIQQUUEETTAASS YY SSOOBBRREESS


LISTADOS

Para todos los ficheros dispone de dos opciones para emitir un listado, una de ellas es el Listado Rápido que muestra directamente por pantalla un listado con los campos que tiene actualmente la lista del fichero activo.

La opción estándar activará la pantalla de listados que le permitirá escoger entre los listados disponibles para el fichero.

En primer lugar ha de seleccionar el listado que desee emitir, entre los existentes en la lista. A continuación, verá las siguientes opciones de configuración, que estarán disponibles sólo cuando sean aplicables al listado seleccionado.

• Filtrado por. • Ordenador por. • Serie. • Rango de fechas.

FILTRADO POR

En esta Área de filtros, puede crear y aplicar nuevas condiciones de filtro, para conseguir listar sólo los registros que desee. Si la lista desde la cual se ha solicitado el listado tenía un filtro activo, éste estará activo también por defecto en la pantalla de listados y se visualizará en su propia área de filtros, dónde podrá desactivarlo, borrarlo o modificarlo. Si no desactiva dicho filtro se listarán exclusivamente los registros que cumplan la condición de filtro activa.

Impresión de Documentos, Listados, etiquetas y sobres 99

ORDEN

En la lista desplegable, puede seleccionar el campo por el que desee que se establezca el orden en el que se emitirá el listado. Por ejemplo, un listado de clientes puede emitirlo ordenado por Código, Empresa, Nombre Comercial, Fecha Alta, Banco, etc.

SERIE

Permite especificar una serie. Sólo se listarán los documentos que pertenezcan a dicha serie.

RANGO DE FECHAS

Permite especificar un rango de fechas. Sólo se imprimirán los documentos que se encuentren entre las fechas indicadas.

DESTINO DE LOS LISTADOS

En la pantalla de listados encontrará también las opciones: Previsualizar, Imprimir, Grabar y Envío E-Mail, corresponden a los posibles destinos de los listados. PANTALLA

El botón Previsualizar muestra por pantalla la apariencia que tendrá el informe una vez esté impreso. En esta vista previa dispone de una barra de herramientas propia con los siguientes botones:


Zoom Permite controlar el tamaño de la presentación en pantalla.

Abrir Informe Permite abrir un informe contenido en un fichero.

Grabar Informe Permite grabar el informe en un fichero. Encontrará disponibles un

buen número de formatos distintos: txt, pdf, htm, rtf, jpg, xls, gif, etc.

Imprimir Informe Imprime el informe.

Buscar texto Permite buscar una cadena de texto dentro del informe.

Cerrar vista

previa Sale de la presentación preliminar. Puede utilizar también el botón Esc.

IMPRESORA

El botón Imprimir saca el informe por impresora, para ello, se abrirá el cuadro de diálogo de Windows que le permitirá seleccionar una de las impresoras instaladas en el sistema, revisar las propiedades de la misma, establecer el rango de páginas del informe que desea imprimir, etc. FICHERO

A través del botón Grabar puede guardar el listado en un fichero, tendrá que establecer el nombre y la ubicación. El formato del fichero será el que se ha elegido en la Configuración del entorno.


ENVÍO POR E-MAIL

Esta opción le resultará muy útil, le permitirá ahorrar tiempo y dinero en la realización de las tareas administrativas de su empresa. Si pulsa el botón Envío E-Mail se activará la pantalla siguiente, que permite enviar adjuntos a un e-mail toda clase de documentos de compra o venta (Albaranes, Facturas, etc.), listados, informes, etc.

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

En los documentos, albaranes, facturas, etc., tendremos la opción de imprimirlos accediendo al botón de la barra de herramientas.

Al pulsar sobre la opción de impresión del documento que desee, aparece la ventana de impresión donde podremos seleccionar las distintas opciones de impresión que dispone el documento. Se podrá indicar si se imprimen todos los documentos o sólo los correspondientes a una serie, a un cliente o a un intervalo de fechas. Además podrá seleccionar en que orden se imprimirán.

ETIQUETAS Y SOBRES

Para los ficheros de OfiPro que así lo requieran dispone de la opción para imprimir etiquetas y sobres.

Esta opción activará la pantalla de Etiquetas y Sobres que le permitirá escoger entre los distintos tipos de etiquetas disponibles para el fichero. Esta pantalla es similar a la de los listados que se han visto en este capítulo. La opción Etiquetas en blanco permite indicar cuantas etiquetas ha de dejar al principio de la hoja de etiquetas sin imprimir. Si ya ha utilizado por ejemplo cinco etiquetas de esa hoja le indicará 5 etiquetas en blanco para que empiece a imprimir por la primera disponible que será la sexta. La opción Número de Etiquetas indica a OfiPro cuantas etiquetas por registro ha de imprimir. Por ejemplo 3 etiquetas por cada cliente, proveedor, etc.

Impresión de Documentos, Listados, etiquetas y sobres 101

IMPRESIÓN DE CÓDIGOS DE BARRAS

En las etiquetas de Artículos, incluyendo las etiquetas de artículos que constan en los Documentos (Pedidos, Albaranes, Facturas, etc.), por defecto se imprime el código de barras EAN13. Con el Diseñador de Informes de OfiPro se puede:

• Elegir entre los siguientes formatos de códigos de barras:

• 2 5 interleaved • 2 5 industrial • 2 5 matrix • Code39 • Code39 Extended • Code128 A • Code128 B • Code128 C • Code93 • Code93 Extended • MSI • PostNet

• CodeBar • EAN8 • EAN13 • UPC_A • UPC_E0 • UPC_E1 • UPC Supp2 • UPC Supp5 • EAN128A • EAN128B • EAN128C

• Indicar que se calcule automáticamente el dígito de control o no. • Imprimir debajo del código de barras el código, en números o letras, para que sea legible por una

persona. • Ampliar o reducir la superficie que ocupa, manteniendo las proporciones adecuadas para su

correcta lectura por un lápiz óptico o dispositivo similar. • Rotar el código de barras 90,180 o 270 grados para imprimirlo en sentido vertical u horizontal, y

de izquierda a derecha o de derecha a izquierda. Para mayor información sobre cómo configurar la impresión de códigos de barras, consulte el apartado El Objeto Barcote en el capítulo El Diseñador de Informes.

PPRROOMMOOCCIIOONNEESS YY OOFFEERRTTAASS


GESTIONAR PROMOCIONES Y OFERTAS

La opción para gestionar Promociones y ofertas con OfiPro se encuentra en el grupo Ficheros de la Barra de opciones. Puede ver las Promociones y ofertas que ya están creadas y modificarlas o bien añadir nuevas.

Al dar de alta una nueva promoción u oferta se ha de introducir el Código y el Nombre que se le quiere asignar. Se puede indicar la Fecha Inicial y la Fecha Final. Puede no indicarse Fecha Inicial o Fecha Final (pueden estar ambas vacías), cuando la oferta no empieza o no finaliza un día en concreto. Las ofertas se aplican según la fecha del documento, no según la fecha actual. Por ejemplo si una oferta comienza hoy, pero se crea una factura con fecha de ayer, no será aplicada la oferta en dicha factura. Las Promociones y ofertas se pueden aplicar a un Grupo de Clientes o a Todos. Se pueden crear 5 tipos distintos de promociones y ofertas:

• Volumen de Venta. • Precio Fijo. • Descuento Fijo. • Promoción X*Y • Según Cantidad Vendida.

Volumen de Venta: Esta Promoción permite regalar un Artículo cuando el Importe Total del Documento de Venta (Factura, Ticket, etc.) supera un determinado Importe. El Artículo se añade de manera automática al documento, con la cantidad especificada como Cantidad a regalar, e Importe 0. Precio Fijo: A todos los clientes o a un grupo, se les aplica un Precio fijo con Iva en un artículo en concreto, en un grupo de artículos o en todos. Descuento Fijo: A todos los clientes o a un grupo de ellos, esta opción les aplica un porcentaje de Descuento fijo, en un artículo en concreto, en un grupo de artículos o en todos. Promoción X*Y: A todos los clientes o a un grupo, según la cantidad vendida de un artículo se les cobrará otra cantidad. Por ejemplo cuando un cliente compre 3 unidades de un determinado artículo sólo se le cobrarán 2. Si se activa esta promoción en algún artículo, debería desactivarse la impresión de tickets de TPV línea a línea, ya que puede darse el caso de que, al aplicar esta promoción, se modifique el precio y/o el descuento de una línea anterior a la que se está tecleando, y por lo tanto ya haya sido impresa.

Promociones y ofertas 105

Según Cantidad Vendida: A todos los clientes o al grupo especificado se les aplicará un Precio fijo con Iva y un Descuento fijo cuando la Cantidad Vendida sea mayor o igual a la cantidad indicada.

TRUCO

Se puede pulsar con el botón derecho del ratón sobre el cuadro de texto Precio fijo para ver cuales son las tarifas de precios que se aplican a ese artículo y así poder decidir cual se aplica en esta promoción.

AACCTTUUAALLIIZZAACCIIOONNEESS DDEE PPRREECCIIOOSS DDEE VVEENNTTAA


ACTUALIZAR LOS PRECIOS DE VENTA DE LOS ARTÍCULOS

En el grupo Varios de la Barra de opciones se encuentra la opción Actualización de Precios. Desde esta opción se pueden actualizar los precios a aplicar según tres métodos que utilizarán un asistente que le guiará en cada uno de los métodos:

• Actualización por grupos de artículos, sumando un porcentaje al PVP según el PUC o PMP.

• Actualización de artículos individualmente, según un margen de beneficio sobre el PUC.

• Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje al PVP existente, según el PVP (Precio de Venta al Público), el PUC (Precio de Ultima Compra) o PMP (Precio Medio Ponderado).

• Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje al PVP existente, según el PVP (Precio de Venta al Público), el PUC (Precio de Ultima Compra) o PMP (Precio Medio Ponderado).

• Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje a la Tarifa de Proveedor.

ACTUALIZACIÓN POR GRUPOS DE ARTÍCULOS, SUMANDO UN PORCENTAJE AL PVP SEGÚN EL

PUC O PMP.

Con esta opción podrá actualizar el precio de los artículos especificando las condiciones por Grupos de artículos. En este caso se hará indicando el porcentaje sumado al PVP en función del Precio de Última Compra o el Precio Medio Ponderado.

En la primera pantalla del asistente podrá decidir si la actualización se realiza según el PUC o el PMP, si la hará de todos los artículos o solo de los que hayan modificado el PUC o PMP desde una fecha determinada. Cuando haya seleccionado las opciones deseadas pulse el botón Siguiente. En la siguiente pantalla podrá decidir mediante una tabla el porcentaje a aumentar en cada una de las tarifas de precios, además del tipo de redondeo. Pulse el botón Siguiente para continuar. La siguiente pantalla del asistente permite decidir si se hará sobre todos los Artículos o sólo sobre los que cumplan una condición de filtro. Pulse Siguiente para continuar. Al pulsar el botón Siguiente el asistente permite calcular y ver los precios nuevos sin aplicarlos todavía.

Actualizaciones de Precios de Venta 109

Al pulsar el botón Calcular se mostrará una nueva ventana que muestra los Artículos con los precios actuales y los precios calculados. En esta ventana se permitirá todavía elegir a que Artículos se le van a aplicar los cambios marcando o desmarcando la casilla de verificación Actualizar correspondiente.

En la parte derecha de la ventana se muestran cuatro botones que servirán de ayuda para marcar o desmarcar las casillas de verificación Actualizar.


Actualizar

Todos Marca la casilla de verificación Actualizar de todos los artículos que aparecen en la lista.

Actualizar Marca la casilla de verificación Actualizar del artículo seleccionado.

No Actualizar Desmarca la casilla de verificación Actualizar del artículo

seleccionado.

No Actualizar

ninguno Desmarca la casilla de verificación Actualizar de todos los artículos que aparecen en la lista.

Una vez seleccionados los Artículos pulse el botón Actualizar para cambiar los precios definitivamente.

ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS INDIVIDUALMENTE, SEGÚN UN MARGEN DE BENEFICIO SOBRE EL

PUC.

A través de esta opción se actualizan los PVPs de los Artículos, según el margen de beneficio sobre el PUC indicado en la ficha de cada artículo, en el apartado Proveedores/Precios. Se trata de la misma lógica que la opción “Actualización automática de PVPs cuando varía el Precio de Compra” (explicada en el capítulo 3), pero en vez de aplicarse automáticamente cuando se entra el documento de compra, se actualiza sólo en el momento en que se ejecute esta opción. La ventaja es que permite ajustar previamente los precios calculados, permitiendo ajustarlos “manualmente” antes de grabarlos. También se permite especificar que se actualicen todos los Artículos, o sólo los que cumplan la condición de filtro, y especificar el redondeo a aplicar (que por defecto será el indicado en la Configuración de la Empresa, apartado Varios).


ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS INDIVIDUALMENTE, SUMANDO UN VALOR O UN PORCENTAJE AL

PVP EXISTENTE, SEGÚN EL PVP, EL PUC O PMP.

Al elegir esta opción y pulsar el botón Siguiente, OfiPro muestra una pantalla con las nueve tarifas de precios donde se permitirá cambiar, cada una de ellas en función de una de las nueve actuales, del Precio de la Ultima Compra o del Precio Medio Ponderado. Además cada uno de estos se puede cambiar en euros o en porcentaje. Elija la opción deseada en la lista desplegable, cubra el valor en euros o en porcentaje y pulse el botón Siguiente para continuar con el asistente.

En la ventana siguiente se permite elegir si el cambio se hará en todos los Artículos o sólo en los que cumplan las condiciones que se establezcan en el Área de filtros. Elija la opción deseada y pulse el botón Siguiente. En esta nueva ventana del asistente se muestran distintas opciones de redondeo con ejemplos de cómo realizaría el redondeo según la opción escogida. Al pulsar el botón Calcular se mostrará una nueva ventana que muestra los Artículos con los precios actuales y los precios calculados. En esta ventana se permitirá todavía elegir a que Artículos se le van a aplicar los cambios marcando o desmarcando la casilla de verificación Actualizar correspondiente.

ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS INDIVIDUALMENTE, SUMANDO UN VALOR O UN PORCENTAJE A LA

TARIFA DE PROVEEDOR.

En esta opción se pueden actualizar los precios de los Artículos pero basándose en la tarifa de precios de un proveedor, sumando un valor en euros o un porcentaje. Esta opción funciona de la misma manera que se ha explicado en el primer apartado Actualización de artículos individualmente, sumando un valor o un porcentaje al PVP existente, según el PVP, el PUC o PMP.

NOTA

Solo se aplicarán cambios en los Precios a aquellos artículos de los que exista una Tarifa del Proveedor X en vigor (aplicable a la fecha actual).

RREETTEENNCCIIOONNEESS


CÓMO GESTIONAR RETENCIONES

Se pueden gestionar retenciones en los Documentos de compra, de venta y en los Contratos. En cada ficha de cada Cliente y cada Proveedor se asigna un porcentaje de retención. El porcentaje que se aplica por defecto en cada alta de Cliente o de Proveedor es el que aparece en el apartado Valores en las altas de la Configuración de la Empresa. En los documentos de compras o ventas al introducir el Cliente o el Proveedor se aplicará en el apartado Documento, el Tipo de retención que este tenga especificado.

En la parte derecha de cada línea de artículo aparece una lista desplegable donde podrá elegir entre Si o No referido a si se aplica o no retención en ese artículo. OfiPro mostrará Si de manera predeterminada si se ha marcado la casilla de verificación Aplicar Retención de la ficha del artículo, en caso contrario mostrará No.

El poder aplicar o no la retención en cada línea del documento permite facturar suplidos y otro tipo de conceptos a los que no se deba de aplicar la retención.

CCOOMMIISSIIOONNEESS DDEE AAGGEENNTTEESS

114 Guía de usuario deOfiPro

TARIFAS DE COMISIONES

Las Tarifas de comisiones son una lista de rangos de descuentos aplicados en cada línea de Artículo, a cada uno de los cuales le corresponderá un porcentaje de comisión distinta. En el ejemplo de la pantalla, si el agente hace un descuento entre el 6% y el 8% se le aplicará una comisión del 5%.

COMISIONES DE AGENTES

En el apartado Comisión de la ficha de Agentes se pueden seleccionar tres tipos de comisiones:

• Comisión Fija. • Tarifa Comisión. • Tarifa Comisión según Grupo de Artículo.

Comisión Fija: Permite establecer una Comisión fija para el Agente aplicándole un porcentaje. Tarifa Comisión: Permite elegir mediante una lista desplegable o mediante una búsqueda una de las Tarifas de Comisión que se hayan creado tal y como se ha visto en el apartado anterior de este capítulo. Tarifa Comisión según Grupo de Artículo: Permite establecer una Tarifa de Comisión según el grupo al que pertenezca el Artículo.

CONTROLAR COMISIONES DE AGENTES

Se pueden controlar las comisiones de los Agentes desde el grupo Varios opción Informes y estadísticas de la barra de opciones, pero se puede hacer de manera más directa desde Tareas de los Agentes.

Comisiones de Agentes 115

La opción Comisiones de Agentes, permite listar e imprimir los totales de comisiones de cada Agente.

La opción Liquidación de Comisiones, permite visualizar e imprimir la liquidación de las comisiones de cada Agente desglosando todos los documentos, las líneas de los mismos y la comisión que le corresponda.

La opción Liquidación de Comisiones / Cobros, permite realizar liquidaciones de las Comisiones pagando a los Agentes por la parte cobrada de las Facturas y Tickets de ventas, listando en la liquidación un desglose de las Facturas y Tickets emitidos por cada Agente, con un desglose de los Artículos, sus Precios, Descuentos, etc., y su correspondiente Comisión. Tenga en cuenta que el informe se realiza a partir de los Cobros del periodo (rango de fechas) especificado, y a partir de dichos Cobros, se obtienen las Facturas. Por cada documento se aplicará un porcentaje de la Comisión correspondiente, según el porcentaje del importe del documento que haya sido cobrado. Por ejemplo, una Factura emitida en Enero, pero cobrada en Febrero y Marzo no se liquidará en el mes de Enero, sino parte en el mes de Febrero y parte en el de Marzo, según el porcentaje cobrado de la Factura en cada mes. Por ello, se deben realizar las liquidaciones siempre por periodos fijos (por ejemplo, mensuales), y cuando en dicho periodo ya no se vayan a modificar los cobros existentes. Además, los cobros deben estar asignados a sus respectivas facturas, para que se pueda realizar la liquidación correctamente. Solo se tendrán en cuenta los cobros confirmados.

NOTA

Si se especifican filtros de Agentes o Series, se aplican sobre las Facturas y Tickets, no sobre los cobros (es decir, los cobros pueden tener cualquier Serie o Agente).

CCOONNTTRRAATTOOSS


CONTRATOS O CUOTAS PERIÓDICAS

La opción para gestionar Contratos o Cuotas Periódicas con OfiPro se encuentra en el grupo Ficheros de la Barra de opciones. Esta opción sirve para emitir Facturas a partir de un Contrato, que tendrá una duración, una periodicidad, una fecha de renovación, etc. Son plantillas a través de las cuales se especifican los Artículos y periodicidades de los Contratos hechos a Clientes y cómo se facturan. A cada Cliente se le puede asignar un Contrato o varios.

Al dar de alta un Contrato tendremos que especificar una Serie y un Código, la Fecha de alta y el Cliente al que se le realiza. Al especificar éste se le asignan automáticamente los datos que constan en la ficha del Cliente para la Forma de Cobro, Divisa, Agente, etc. Aunque permite asignarle otros datos distintos. En el apartado Contrato, se le asignará una duración en meses o una duración indefinida, en vigor desde la fecha del Contrato hasta los meses que se le ha indicado. Una vez finalizada la duración ya no se facturarán las cuotas del contrato. La Renovación es Automática o Manual. Si es automática al finalizar la duración se renueva automáticamente, si es manual se debe realizar específicamente. Última renovación. Si es automática es informativa, no se puede cambiar, si es manual nos permitirá cambiar la fecha de renovación. La Próxima Renovación es la fecha de última renovación más la duración. La Periodicidad de Facturación indica cada cuanto tiempo se desea facturar, independientemente de la duración del Contrato y de la periodicidad de las cuotas del mismo. Por ejemplo la duración del Contrato podría ser de doce meses, la periodicidad de las cuotas mensual y la periodicidad de facturación trimestral. De esta manera cada trimestre se emitiría una factura con las cuotas de cada uno de los tres meses, durante un año.

En Facturación se indicará si es a Mes anticipado o a Mes vencido. El Último Mes Facturado y el Último Año Facturado los gestiona automáticamente OfiPro con el fin de evitar repetir la facturación de

Contratos 119

un mismo mes, por lo que solo habría que hacer cambios en caso de ser necesario algún ajuste, rectificación, etc. Tenga en cuenta que al facturar un Contrato, se incluirán en la facturas las cuotas no facturadas desde el último mes/año facturado. Por ejemplo, si damos de alta un contrato de periodicidad mensual en el mes de Mayo e indicamos como último mes facturado Enero, al facturar los contratos de Mayo la factura creada incluirá las cuotas de Enero, Febrero, Marzo, Abril y Mayo. En el apartado Tareas tenemos las opciones Copiar de otro Contrato y Facturar Contratos. Copiar de otro Contrato permite realizar una copia exacta de un contrato para el mismo Cliente o adaptar los datos de este contrato a un nuevo Cliente. Para una empresa en donde el cobro de cuotas periódicas es siempre el mismo, por ejemplo un club, esta opción permite realizar contratos con la misma duración, periodicidad, etc., para distintos Clientes adaptando las condiciones específicas de cada Cliente, como Descuento financiero, Agentes, Retenciones, etc. de una manera sencilla y rápida.

FACTURAR CONTRATOS

La opción Facturar contratos permite generar las facturas de los contratos indicando qué mes y qué año hay que facturar, si la facturación es de mes anticipado, vencido o todos.

Permite indicar si se facturan todas las series o sólo alguna en concreto, y establecer Filtros para facturar solo parte de los Contratos, o los de determinados Clientes. La casilla de verificación No generar Facturas con Importe inferior a permite también indicar que no se deben generar aquellas Facturas cuyo Total sea inferior a un importe determinado. Si alguna de las Facturas que se deben generar tiene un importe inferior al indicado, no se generará, quedando las correspondientes Cuotas pendientes de facturar. Al pulsar Facturar genera las Facturas e indica cuantas se han realizado actualizando en la ficha de los Contratos el último Mes y Año Facturado.

CUOTAS PERIÓDICAS

En el apartado Cuotas Periódicas se especificarán los Artículos a Facturar, los cuales pueden ser artículos sin Stock.


Una vez se especifique la Referencia del Artículo, aparece su nombre y podremos especificar la Cantidad, Precio, Descuento, Iva y si se le aplica o no Retención. Además se puede especificar de cada mes si existe la cuota o no. Por ejemplo, en un club que cierre en Agosto, no se cobrará cuota de ese mes, por tanto se especificará en el mes de Agosto No.

Con los botones de la parte derecha del apartado Cuotas periódicas se podrá dar de alta y de baja una nueva línea y activar o desactivar las cuotas de todos los meses.


Alta Añade una nueva línea del documento Cuotas Periódicas.

Insertar Línea Igual que Alta, pero inserta la línea en la posición actual, en vez de

hacerlo al final.

Baja Elimina la línea seleccionada del documento Cuotas Periódicas

Activar Meses

Establece todos los meses de la línea de documento seleccionada como Sí.

Desactivar

Meses Establece todos los meses de la línea de documento seleccionada como No.

El resto de botones se explican en el capítulo Documentos. Se pueden imprimir Sobres y Etiquetas de los Clientes con Contratos desde la opción Imprimir.

CCAATTÁÁLLOOGGOOSS DDEE AARRTTÍÍCCUULLOOSS YY PPRREECCIIOOSS


CATÁLOGOS DE ARTÍCULOS Y LISTAS DE PRECIOS

OfiPro permite generar catálogos de artículos y precios en un fichero en formato XML, Excel o CSV, que puede ser enviado a los Clientes de la empresa, a modo de Catálogo de Artículos y Lista de Precios. OfiPro puede importar los datos de Artículos contenidos en el Catálogo. Por ejemplo, creando nuevos Artículos del catálogo que todavía no existan en el fichero de Artículos, y/o actualizando los Precios de los Artículos.

IMPORTAR ARTÍCULOS Y PRECIOS

Esta capacidad para crear nuevos Artículos y para actualizar los Precios puede usarse tanto con Clientes (que importarán los nuevos artículos, y los precios como precios de compra a proveedor) como con Delegaciones, Distribuidoras, u otras empresas asociadas cuyos precios estén prefijados por una Central (importando los nuevos artículos, y los precios de venta). La Importación de catálogos de artículos ya se ha explicado en el capítulo "Primeros pasos". Recuerde que para poder importar el catálogo, éste deberá tener la estructura y los campos que OfiPro soporta. Dicha estructura se puede visualizar ejecutando la opción "Generar catálogo de Artículos y Precios" que se explicará a continuación, y haciendo doble clic a continuación sobre el fichero generado.

GENERAR CATÁLOGO DE ARTÍCULOS Y PRECIOS

La opción para Generar Catálogo de Artículos con OfiPro se encuentra en el menú Varios. Al seleccionar dicha opción se inicia un asistente. En la primera pantalla se puede seleccionar si se genera el Catálogo con todos los artículos o sólo con los que se especifiquen en las condiciones de filtro.

Pulse el botón Siguiente para continuar con el asistente. La siguiente ventana del asistente se permite seleccionar si los precios se exportan según una de las nueve Tarifas de precios existentes o según los Precios de un determinado Cliente o el Precio de su correspondiente Tarifa, en los Artículos que no tengan un Precio especificado para el Cliente. Por último en dicha ventana se puede elegir el tipo de fichero entre XML, Excel (XLS) y CSV.

Catálogos de Artículos y Precios 123

En la última ventana del asistente nos indica la ruta donde se va a guardar el fichero generado y permite pulsar el botón Generar, que genera el fichero y nos muestra una ventana indicándolo y preguntando si se desea visualizarlo. Por defecto el fichero se llamará Catálogo de Artículos.

NOTA

En la generación de Catálogos para Clientes específicos sólo se tienen en cuenta los Precios de Tarifa y los específicos de Cliente/Artículo. No se tienen en cuenta otros, como por ejemplo las Promociones y ofertas.

KKIITTSS DDEE AARRTTÍÍCCUULLOOSS


KITS

Los Kits son Artículos compuestos a su vez de otros Artículos. Se pueden comprar y vender tanto los Artículos Kit como sus componentes (los Artículos de los cuales están compuestos los Kits).

Para que un Artículo sea considerado Kit ha de tener al menos un componente dado de alta en el apartado Kit (Componentes), de la ficha del Artículo. Los Componentes de un Kit son otros Artículos que ya se han dado de alta previamente. Se pueden crear Artículos kit formados a su vez por otros Artículos kit. Un ejemplo de Kit podría ser, por ejemplo, una cesta de navidad, que será un Artículo kit compuesto a su vez de varios Artículos (jamón, turrón, etc.). OfiPro permite realizar Ventas tanto de los Artículos kits como de sus componentes individuales, controlando el Stock de ambos automáticamente. Entre los Listados de Artículos, dispone de un Listado de Artículos Kits y sus componentes, y también de un Listado de los Kits de los que forma parte (como componente) un determinado Artículo. Este último muestra, para cada Artículo, el Kit o los Kits de los que forma parte. Puede gestionar los Kits de dos formas: generando un documento denominado Ensamblaje de kits cuando cree los Kits, o bien activando el Auto-ensamblaje de kits en la ficha del Artículo.

ENSAMBLAJE DE KITS

Generando un Ensamblaje de Kits al crear un nuevo Kit aumentará automáticamente el Stock del kit, y reducirá proporcionalmente el de sus componentes (ya que a partir de ese momento solo estará disponible para la Venta el Kit como tal, no sus componentes individuales). En el caso de la cesta de navidad, al crear un Ensamblaje de kits se aumenta el Stock de cestas y se disminuye el de jamones, turrones, etc. La opción Ensamblaje de Kits se encuentra en el grupo Stocks de la Barra de opciones. En cada documento de Ensamblaje de kits, se muestra Serie, Código, Fecha, Almacén en el que entra el Artículo kit, Cantidad y Precio, Al dar de Alta un nuevo documento de Ensamblaje de Kits se dará por defecto con los Componentes que consten en la ficha del Artículo Kit. Aunque se podrán variar tanto los Artículos que lo componen, como las cantidades en el momento del alta.

Kits de Artículos 127

Pueden hacerse despieces (deshacer un kit) estableciendo como Cantidad un número negativo en un documento de Ensamblaje de Kits, aumentando el Stock de los componentes y reduciéndose el del Artículo Kit. Al generar un documento de Ensamblaje de Kits, éste pone en el Precio la suma de los precios medios de los Componentes, teniendo en cuenta las cantidades de cada Componente. Este precio influye en el precio medio que tendrá el Artículo en ese Almacén, de tal manera que se puede utilizar como el precio de coste. El botón Componentes en el alta de un Ensamblaje, cuando no hay líneas de Componentes, permite dar de alta una línea por cada uno de los actuales Componentes del Kit. El resto de botones se explicarán en el capítulo Documentos.

AUTO ENSAMBLAJE DE KITS

Si desea vender artículos Kit rápidamente, controlando el stock tanto de los propios kits como de sus componentes, sin necesidad de crear los documentos de ensamblaje manualmente, active la opción Auto ensamblaje del Kit en el apartado General de la ficha del Artículo.

El Auto ensamblaje de Kits genera automáticamente los documentos de ensamblaje cuando el Artículo Kit se vende y su stock queda menor a cero. Es decir, el Auto ensamblaje detecta si se están vendiendo artículos Kit no ensamblados, generando automáticamente el documento de ensamblaje correspondiente, el cual ajusta a cero el stock del Kit, y reduce proporcionalmente el stock de sus componentes.

IMPRESIÓN DE LOS COMPONENTES DE LOS KITS EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA

En la Configuración de la empresa se encuentra el apartado Documentos y dentro de este se encuentra Impresión Kits.


Mediante las opciones Imprimir los Componentes de los Artículos Kit en: se permite indicar que imprima el desglose de los Componentes que forman el Kit. Tenga en cuenta que se imprimen siempre los componentes que forman el Kit actualmente, no los que constaban como componentes del Kit en el momento que se creó el documento. Esta opción por tanto, solo debe de usarse en empresas que gestionen Kits con componentes fijos.

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GESTIONAR ARTÍCULOS CON PROPIEDADES

La opción para gestionar Propiedades de Artículos con OfiPro se encuentra en el grupo Ficheros de la Barra de opciones. Mediante las Propiedades de Artículos se gestionan características de los Artículos como por ejemplo Tallas/Colores, Números de Serie, Lotes, etc. Dichas propiedades se piden en el momento de crear los Documentos de Compra, Venta, y los de Intercambio de Almacén, Regularización, etc., controlándose automáticamente el Stock en función de las Propiedades. Por defecto ya existen:

• Color. • Número de Serie. • Talla. • Talla/Color. • Lote • Lote/Fecha de caducidad

Al dar de alta una nueva propiedad, en primer lugar, deberá crear las distintas Propiedades que se usarán en su empresa. En el campo Tipo de Propiedad, indique:

• Valores Fijos: Si la Propiedad consta siempre de unos valores fijos, predeterminados. Por ejemplo, Tallas/Colores. En este caso, deberá entrar la lista de todos los valores posibles. Por ejemplo, en el caso de Tallas/Colores.

o Talla 30, color azul. o Talla 30, color rojo. o Talla 32, color azul. o ....

• Valores Únicos: Si la Propiedad consta siempre de valores únicos, es decir, no se repite nunca

un mismo valor en distintos Artículos. Por ejemplo, números de serie.

• Valores variables: se emplea para identificar los Artículos mediante una propiedad que, no teniendo valores fijos, tampoco es única, en el sentido de que pueden existir dos o más Artículos con el mismo valor de dicha Propiedad. Por ejemplo, los Lotes de Artículos, cuyos valores no son fijos, y tampoco únicos, ya que puede haber varios artículos que pertenezcan a un mismo lote.

Propiedades de Artículos, Trazabilidad 131

• Valores variables con Fecha: son similares a los anteriores, gestionando además un campo Fecha. Por ejemplo, Lotes y Fechas de caducidad, o Lotes y Fechas de Fabricación.

El campo Orden indica en qué orden se deben visualizar las distintas propiedades a la hora de pedirlas por pantalla. Por ejemplo, si tiene las siguientes Tallas/Colores :

o Talla 30, Color azul, Orden 2 o Talla 30, Color rojo, Orden 3 o Talla 32, Color azul, Orden 1

Al pedirlas por pantalla se visualizarán con el siguiente orden:

o Talla 32, Color azul o Talla 30, Color azul o Talla 30, Color rojo

Una vez creadas las propiedades y sus valores, deberá asignarlas a los Artículos de los cuales desee gestionarlas, en el apartado Propiedades de la ficha de Artículos.

PETICIÓN DE PROPIEDADES EN LOS DOCUMENTOS

Cada vez que se entre en un Artículo con Propiedades en los Documentos de Compra o Venta, y los de Intercambio de Almacén, Regularización, etc., se pedirán éstas automáticamente. La entrada de datos de Propiedades es distinta según se trate de Propiedades Fijas, Únicas o Variables. Por ejemplo, en el caso Tallas y Colores (Propiedades fijas), si ha vendido 4 pantalones, se despliega en la pantalla la lista de todos los posibles valores de la propiedad (Talla 30, color rojo; talla 32, color azul,...), y se entran las Cantidades correspondientes. Puede teclear la Cantidad 4 en una sola talla/color, si todos los pantalones son de la misma talla/color, o bien repartidas entre varias tallas y colores, debiendo la cantidad total ser igual a 4. OfiPro indica en la parte inferior de la ventana de Asignación de Propiedades, la Cantidad a Asignar y la Pendiente de Asignar. No permitirá Aceptar hasta que se hayan asignado todas las cantidades a las Propiedades, ni asignar más de las establecidas.

En el caso de Números de Serie (Propiedades únicas), al comprar Artículos deberá entrar los correspondientes Números de serie, y al venderlos deberá seleccionarlos de entre los disponibles en Stock en el Almacén.


En el caso de Lotes (Propiedades variables), al comprar Artículos deberá indicar los Lotes y Cantidades correspondientes, y al venderlos deberá seleccionarlos de entre los disponibles en Stock en el Almacén.

El control de Stocks en las propiedades únicas y variables es estricto: no se permiten acciones que puedan dejar el Stock negativo. Por ejemplo, no se puede vender un artículo del cual no existe número de serie o lote, ni tampoco se puede dar de baja un documento de compra si los números de serie o lotes correspondientes ya no están en Almacén (porque ya hayan sido vendidos). Se pueden visualizar rápidamente los Stocks por Propiedades de un determinado Artículo, en la ficha de Artículos, y el Stock por Propiedades de todos los Artículos en un determinado Almacén, en la ficha de Almacenes.


IMPRESIÓN DE PROPIEDADES DE ARTÍCULOS EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA

En el apartado Documentos de la Configuración de la Empresa a la que se accede desde el grupo Empresa de la barra de opciones podemos encontrar el subapartado Propiedades. Como ya se ha explicado en un capítulo anterior, en el apartado Configuración se configura de qué forma se imprimen las Propiedades de los Artículos, y en el apartado Impresión en qué Documentos.

LISTADOS Y ETIQUETAS DE PROPIEDADES DE ARTÍCULOS

Están disponibles varios Listados y Etiquetas desglosados por Propiedades: En Artículos:

• Listado General de Stocks en todos los Almacenes desglosado por Propiedades. En Stocks:

• Listado General de Stocks desglosado por Propiedades. • Listado de Stocks bajo mínimos desglosados por Propiedades. • Listado de Stock Total bajo mínimos desglosados por Propiedades. • Listado de Stocks por debajo del recomendado desglosado por Propiedades.

También existen Etiquetas de Artículos desglosados por Propiedades: En Stocks:

• Etiquetas de precios de Artículos (Nº de Serie) por stocks (PVP1). • Etiquetas de precios de Artículos (Lote) por stocks (PVP1). • Etiquetas de precios de Artículos (Tallas y Colores) por stocks (PVP1).

En Documentos de Compra y Venta:

• Etiquetas de Artículos en Documentos (Pedidos, Albaranes, Facturas, etc.) (Nº de Serie / Lote) • Etiquetas de Artículos en Documentos (Pedidos, Albaranes, Facturas, etc.) (Tallas y Colores)

NOTA Las etiquetas con título Tallas y Colores son válidas para imprimir artículos con cualquier tipo de propiedad fija, al igual que las de Nº de Serie/Lote son válidas para imprimir cualquier tipo de propiedad única o variable.

INFORMES Y TRAZABILIDAD DE ARTÍCULOS CON PROPIEDADES

Existen varios Informes que permiten obtener información detallada sobre los Artículos pedidos, comprados, y vendidos, asociados a una determinada Propiedad del artículo, como su Número de serie o Lote. Puede acceder a estos Informes desde la opción Informes y estadísticas del grupo Varios de la barra de opciones.


En el apartado Artículos:

• Informe de Compras de Artículos desglosado por Propiedades. • Informe de Ventas de Artículos desglosado por Propiedades.

En el apartado Trazabilidad:

• Trazabilidad de Artículos por Propiedades. • Movimientos de Almacén desglosado por Propiedades. • Informe de Caducidades.

TRUCO

Se puede acceder a los Informes de Trazabilidad de forma rápida a través de la correspondiente opción Trazabilidad, en el grupo Stocks de la Barra de opciones.

El informe Trazabilidad de Artículos por Propiedades permite hacer un seguimiento de los Documentos (pedidos, albaranes, facturas, etc.) en los que aparece un Artículo con una determinada Propiedad, como su Serie o Lote. Permite realizar un seguimiento cronológico de todos los documentos del Artículo, indicando en qué fecha fue comprado o vendido, a qué proveedor/cliente, en qué documento, etc.

Permite especificar de qué Serie, Fecha, Propiedad, y si incluirá los Movimientos de Almacén de Entrada, de Salida, o ambos. En las propiedad de tipo Nº de Serie o similar se permite especificar el valor a buscar (se puede indicar que el texto "empiece por" o "contiene"). En las de tipo Lote y Fecha de


Caducidad además se permite indicar el rango de fechas (el rango de fechas de caducidad del Lote, a no confundir con el rango de fechas de los documentos, que se indica en su propio apartado). El Informe de Caducidades informa de los lotes que van a caducar en periodo de días determinado, y también de los ya caducados que todavía están en stock.

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GESTIONAR CAJAS EN LOS ARTÍCULOS

La gestión de cajas en los artículos permite calcular la cantidad de artículos que entran o salen en función del número de cajas, controlar el Stock por cajas además de por unidades, imprimirlas en los Albaranes, Facturas, etc. Si desea gestionar el control de las cajas de un artículo, deberá marcar la casilla de verificación Cajas del apartado General de la ficha del Artículo.

En el campo Unidades/Caja se indica la cantidad en unidades del Artículo (pueden ser unidades, kilos, litros, etc.) que contiene cada Caja. Si esta no es una cantidad fija puede poner 0 o la cantidad que vaya a utilizar con más frecuencia y modificarla al añadir el artículo a un documento. En los Albaranes, Facturas, Regularizaciones e Intercambios cada vez que se da de alta un Artículo que tiene activado el control de Cajas, se abre una ventana para pedir el número de éstas y así poder mostrar la Cantidad de unidades del artículo.

Si no está activado el campo Tara, se pide también las unidades por caja (que es, por defecto, la cantidad que conste en el campo Unidades/Caja del artículo). En el documento se mostrará el número de cajas, las unidades por caja y las unidades totales del artículo.

Cajas y Medidas en los Artículos 139

Si está activado el campo Tara, se pide también el peso bruto. OfiPro calculará el peso neto y lo pondrá en el campo Cantidad. Al activar la casilla Tara, se activa el destare automático. El destare automático de las Cajas se deberá activar solamente en aquellas empresas que tengan artículos cuya cantidad se refleja en kilos, y cuyos documentos de entrada y salida de almacén se reciben con el peso de la caja sumado al del Artículo. En este caso, OfiPro se encargará de pedir el peso bruto, y calculará automáticamente el peso neto que deberá reflejar en el Stock el Artículo.

El campo Tara contendrá el peso de la caja, a restar del peso bruto. OfiPro gestiona artículos con tara variable (por ejemplo, camiones de arena), permitiendo modificar ésta en el momento de realizar el alta de una línea de Albarán o Factura. En los Artículos con destare automático, es posible vender kilos sin caja, es decir, un peso bruto X y número de cajas igual a 0. En la Configuración de la Empresa, en el apartado Documentos, Impresión, se puede indicar si se imprimirán las Cajas y en qué documentos.

GESTIONAR MEDIDAS EN LOS ARTÍCULOS

Activar las Medidas en los artículos permite la gestión de artículos cuyo Stock y Precio se calculen en metros cuadrados o metros cúbicos (o una unidad equivalente) como por ejemplo telas, cristales, azulejos, madera, etc. Al activar la casilla de verificación Medidas de la ficha de un Artículo, este permite indicar el Alto, el Ancho y las Unidades. Para gestionar artículos en 3 dimensiones (alto, ancho y largo), ha de activarse también la casilla de verificación Largo. En las líneas de documentos OfiPro pedirá las Medidas del Artículo (por defecto aparecen especificadas en la ficha del propio artículo) y las Unidades (si esa casilla de verificación se ha activado) y a partir de estos datos calculará de manera automática la Cantidad que aparece en el documento, multiplicando la altura por la anchura (y por el largo en el caso de que se gestione) y por las unidades. El Importe se obtiene de multiplicar dicha Cantidad por el Precio Unitario (también en metros cuadrados o cúbicos) que se le haya indicado al Artículo.


Por ejemplo: Artículo: Ventana Medidas: 2 x 1,5 Unidades: 10 (número de unidades físicas que se venden) Cantidad: 30 metros cuadrados (2 x 1,5 x 10) Precio: 20 euros / metro cuadrado Importe: 600 euros Para entrar un abono en un Documento de compra o de venta, bastará con que ponga un signo menos en uno de los campos disponibles, como Unidades, Ancho, etc. En la Configuración de la Empresa, en el apartado Documentos, Impresión, se puede indicar si se imprimirán las Medidas y en qué documentos.

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STOCKS

La opción para gestionar y controlar los Stocks en los almacenes se encuentra en el grupo Stocks de la Barra de opciones.

En la ficha de un Artículo y Almacén se puede indicar además una Ubicación física del Artículo en ese Almacén, para su mejor localización. Además en el apartado General se mostrará el Stock Actual, el Stock Pendiente de Recibir, el Stock Pendiente de Servir, el Stock de Cajas y el Stock Total. Permite indicar el Stock Mínimo y el Stock Recomendado para que muestre el correspondiente aviso cuando el Stock está por debajo de dichos valores. Cuando se modifica el Stock Mínimo de un artículo, si el Stock Recomendado es menor, se iguala al Stock Mínimo automáticamente.

TRUCO

Desde la opción Artículos podrá ver los datos de Stock de los Artículos de todos los Almacenes, mientras que desde la opción Stocks los datos de stock se refieren a un Artículo en un Almacén concreto. En la lista de Stocks, ordenando dicha lista por el campo Almacén podrá ver agrupados todos los Artículos de un determinado almacén, mientras que si los ordena por Referencia, podrá ver agrupados los Stocks en distintos Almacenes de un mismo Artículo.

Esto mismo se aplica a los listados de stocks obtenidos desde ambas opciones: los Listados de la opción Artículos indican el Stock Total en la suma de los Almacenes, mientras que los de la opción Stocks indican el Stock individualizado por Artículo/Almacén.

Tanto en la ficha de Artículos como en la de Stocks, están disponibles múltiples listados de inventario (valorado por PVP, Precio Medio Ponderado, o Precio de Ultima Compra), stocks bajo mínimos, por

Stocks e Intercambios entre Almacenes 143

debajo del recomendado, etc. Desde la ficha de Stocks está disponible también el Informe Stocks a una Fecha, que permite listar el Stock que había en Almacén a una fecha determinada.

INTERCAMBIOS DE MERCANCÍA ENTRE ALMACENES

La opción para gestionar Intercambios se encuentra en el grupo Stocks de la Barra de opciones. Gestiona el intercambio de artículos entre un Almacén de origen y un Almacén destino, actualizando el Stock en ambos almacenes.

Al crear un nuevo documento de Intercambio, se indicará la Serie, el Código, la Fecha del intercambio, el Estado (En Tránsito o Entregado), el Almacén Origen y el Almacén Destino. Si el Intercambio está En Tránsito (la mercancía ha salido del Almacén Origen, pero no ha llegado al Almacén Destino), sólo se resta el Stock del Almacén Origen. Si está Entregado también se actualiza el Stock del Almacén Destino. En el apartado Líneas se irán añadiendo los Artículos que se intercambian indicando la Referencia y la Cantidad. En el apartado Documento se pueden indicar otros datos, como el Transportista, Nº de expedición, Bultos, etc. Se permite además la emisión de Listados de los Intercambios, la Impresión de Intercambios y la Impresión de Etiquetas y Sobres de los Intercambios.

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DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA

En este capítulo dedicado a los documentos se explicarán las opciones disponibles para el trabajo con los documentos de Compras y Ventas. Se verán las opciones generales de la pantalla de un documento que son comunes a la mayoría de ellos y específicamente las que son características de cada documento, excepto las Facturas Rectificativas y las Facturas Electrónicas que se explicarán en su propio capítulo. OfiPro gestiona los siguientes documentos:

• Compras o Pedidos a Proveedor. o Albaranes de Compra. o Facturas de Compra. o Facturas Rectificativas de Compra.

• Ventas

o Presupuestos. o Facturas Proforma. o Pedidos de Cliente. o Albaranes. o Facturas. o Facturas Rectificativas.

LA FICHA DE UN DOCUMENTO

Las opciones para ver y gestionar Documentos con OfiPro se encuentran en el grupo Compras y en el grupo Ventas de la Barra de opciones. Al hacer doble clic sobre un registro de la lista de documentos seleccionada se abrirá la ficha correspondiente al documento. La pantalla en la que se muestra la ficha de un documento, como por ejemplo una Factura, se divide en tres partes:

• Cabecera. • Líneas. • Pie.

Documentos de Compra y Venta 147

Se muestra de manera predeterminada el apartado Líneas por ser el que tiene mayor importancia, pero además hay otros apartados como Documento, Factura Electrónica, Dirección de Envío, Notas, Ver Vencimientos, Tareas. Estos varían según el tipo de documento que se esté visualizando. En la cabecera se muestran los datos comunes a toda la Factura: Serie/ Código, Fecha, Cliente, etc. Al modificar la Serie de un Documento, cuando éste es grabado, se actualiza el Código del Documento al que corresponde según el numerador de la nueva Serie. Otros datos generales del documento se encuentran en el apartado Documento, como por ejemplo Tipo de Retención o Transportista.

TRUCO

Existen varias teclas de acceso rápido a varios de los campos más importantes de la cabecera: Serie : Ctrl + E Cliente / Proveedor: F6 Agente / Comprador: F7 Forma de Cobro / Pago: Ctrl + F Notas: F8

Las líneas se muestran en una lista que se puede desplazar horizontal y verticalmente. En cada línea se muestra: La Referencia, Nombre, Texto, Almacén, Cantidad, Precio, Descuento, tipo de Iva, Importe y Retención. En el pie figuran la Base imponible, Iva, Recargo, Retención y el Total del documento.

LAS LÍNEAS DEL DOCUMENTO

Al crear un nuevo documento, por ejemplo una Factura, se muestra la primera línea vacía, donde se introducirá la Referencia del Artículo. Referencia: Se entra la Referencia del Artículo. En caso de no conocer la Referencia se puede realizar la búsqueda, o darlo de alta en caso de no existir como Artículo en el momento de la creación del documento.

TRUCO

Recuerde que en el campo Referencia puede activar, con el botón derecho del ratón, un menú contextual para ver los Stocks del Artículo.

Nombre: Muestra el Nombre del Artículo correspondiente a la Referencia que se ha introducido. Texto: Permite introducir un texto libre que aparecerá añadido debajo de la Descripción del producto al imprimir el documento. Almacén: Almacén del cual entra o sale el Artículo. Se puede dejar en blanco en el caso de Artículos que no gestionan Stock. Por defecto se establece el Almacén al que esté asignado el Usuario. Si un Artículo sólo existe en un Almacén, se establece éste por defecto. Cantidad: Permite introducir la Cantidad de unidades del Artículo. En el caso de que este Artículo gestione Cajas o Medidas mostrará la pantalla correspondiente. Si el Artículo tiene Propiedades mostrará la pantalla para seleccionar las que correspondan.


Precio: Muestra el Precio Unitario sin Iva. El Precio que aparece por defecto en los documentos de compra es el Precio del Artículo/ Proveedor. Si este precio no está establecido, aparece por defecto el Precio de Última Compra del Artículo.

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Recuerde que en el campo Precio puede activar, con el botón derecho del ratón, un menú contextual para ver las Tarifas de Precios de venta del Artículo, además del Precio Medio Ponderado y el Precio de Última Compra.

Si el Usuario no tiene permiso de acceso a los precios de coste de los Artículos, en el menú de contexto el Precio Medio Ponderado y el Precio de Última Compra se visualizarán con valor 0.

Descuento: Muestra el Descuento Comercial que para el Cliente o Proveedor del documento se le aplica al Artículo que se muestra en la línea del documento. Iva: Muestra el porcentaje de Iva a aplicar en la línea. Importe: Muestra el Importe total de la línea. Retención: Permite seleccionar si se le aplica Retención o no a éste Artículo. Si se trata de una Cliente al que ha de aplicar retención, y desea incluir suplidos en el documento, a los cuales no se ha de aplicar retención, indique No en las líneas correspondientes. En la parte derecha del apartado Líneas se muestran los siguientes botones:


Alta <CTRL.+ +> Añade una nueva Línea en el documento.

Insertar Línea <Mayusc.++>

Añade una nueva Línea en el documento, insertándola en la posición actual, entre otras líneas ya existentes.

Baja <CTRL.+ -> Elimina la Línea seleccionada del documento.


Ordenar Líneas

Abre una pantalla que permite reordenar libremente la posición de las distintas líneas del Documento. En dicha pantalla, se puede mover la línea seleccionada utilizando los botones Arriba y Abajo o pulsando <CTRL.+ > o <CTRL.+ >. También haciendo clic con el ratón en la columna más a la izquierda de la rejilla (la columna de color gris), y arrastrándola con el ratón hacia arriba o abajo.

Propiedades Cajas

Medidas

Permite acceder a la ventana de Propiedades, Cajas o Medidas según se gestionen en el Artículo de la línea seleccionada.

Carga rápida <CTRL.+*>

Activa / desactiva la carga rápida de líneas. Permite dar de alta nuevas líneas de forma rápida, al estilo de un TPV, utilizando el teclado y/o el código de barras más que el ratón. Para ello, debajo de las líneas del documento, se despliega una "zona de carga rápida", con los campos necesarios para dar de alta nuevas líneas (Referencia, Almacén, Cantidad, Precio, etc.). Tras rellenar un campo, basta con pulsar Enter para pasar al siguiente. Tras entrar el último de los campos, pulse Enter sobre el botón "Alta", que ya estará seleccionado, para dar de alta la línea y proceder a introducir la siguiente (el cursor se sitúa automáticamente sobre el campo Referencia). Además, puede utilizar un lector de códigos de barras para entrar la referencia, igual que se hace en el TPV.

La zona de carga rápida puede usarse también para modificar líneas ya existentes, y para visualizar el Texto opcional de cada línea sin necesidad de pulsar el botón Editar Texto de la línea.


TRUCO

La zona de carga rápida también puede activar automáticamente pulsando la tecla de acceso rápido correspondiente a alguno de los campos de líneas. Por ejemplo, al pulsar F3 (la tecla de acceso rápido al campo Referencia), se activa la zona de carga rápida y después se sitúa el cursor sobre el campo Referencia de la misma. Además de en los Documentos de Compra y de Venta, la carga rápida está disponible también en otros documentos, como Intercambios, Regularizaciones, Contratos, Ordenes de Fabricación, etc.

De esta forma funcionan las opciones generales y comunes a los documentos. Ahora veremos de manera detallada las particularidades de cada tipo de documento.

PRESUPUESTOS Y FACTURAS PROFORMA

En los Presupuestos y Facturas Proforma la diferencia con respecto a los generales de los documentos se encuentra en el apartado Documento. En este apartado se puede indicar además del Tipo de Retención, Transportista, Bultos y Kgs., el estado del Presupuesto, que se ha de seleccionar entre las opciones de la lista desplegable del campo Aceptado. Estas opciones son: Pendiente, Aceptado, Aprobado y Rechazado. A continuación se puede indicar la causa de la aceptación o del rechazo si se conoce. También se pueden indicar los campos Su Serie, Su Código y Su Fecha, que representan la Serie, Código y Fecha con que el Cliente ha identificado su propio documento de Presupuesto o Proforma. En el apartado Dirección de Envío, se puede indicar el Código de la Dirección de Envío de las que tenga el Cliente según sea el caso.

PEDIDOS A PROVEEDOR Y DE CLIENTE

En los Pedidos se puede marcar la casilla de verificación para indicar si éste es Firme o no. Cuando el Pedido es Firme, su importe se suma al Riesgo del Proveedor o del Cliente. En el apartado Documento de los Pedidos de Proveedor y de Cliente podemos ver los siguientes campos: Recibido: Este campo es informativo, y se muestra como Recibido, Recibido parcialmente o No recibido. Funcionará de la misma manera en los Pedidos de Cliente pero en este caso mostrará el campo Servido y mostrará Servido, Servido Parcialmente o No Servido. Cantidades Pendientes: Indica la Cantidad pendiente de recibir (o de servir en el caso de que sea un Pedido de Cliente), es decir, el número total de artículos del Pedido que están pendientes. Al generar Albaranes o Facturas a partir de Pedidos, de cada Artículo del Pedido, se factura sólo la Cantidad Pendiente de servir o de recibir. Cantidades Recibidas: Igual que el campo anterior, para las Cantidades Recibidas o Servidas. Total Pendiente: Importe total pendiente de recibir o servir. Fecha prevista de Recepción: Indica la fecha en que está previsto recibir el Pedido.


Además existen los campos Su Serie / Su Código y Su Fecha que sirven para indicar la Serie, Código, y Fecha con que el Proveedor o Cliente ha identificado su propio documento de Pedido. En el apartado Dirección de Envío se indicará el Código de la Dirección de Envío de las que tenga el Cliente según sea el caso. El campo Nº de expedición permite indicar el número de expedición del transportista. En las Líneas se encuentran Cantidad Recibida y Cantidad Pendiente. Permite hacer seguimientos del estado de recepción de los Pedidos de manera individualizada por cada artículo.

ALBARANES DE COMPRA Y VENTA

Cuando un Albarán está facturado no se puede modificar y OfiPro lo indica mediante la casilla de verificación Facturado. Es una casilla informativa que se marca automáticamente al crear la Factura. El Usuario no puede activarla y desactivarla al pulsar sobre ella.

Si quiere modificar un Albarán ya facturado, elimine antes la Factura, para que el Albarán recupere el estado de No Facturado. En el apartado Documento se puede especificar el Nº de Expedición. Además de éste en los Albaranes de Venta se pueden indicar los Bultos y los Kilos. Esta opción se suele utilizar en las Etiquetas de embalaje como información para el transportista.

FACTURAS DE COMPRA Y FACTURAS DE VENTA

La casilla de verificación Rectificada indica que se ha hecho a partir de esta Factura, una Factura rectificativa. Al ser una casilla informativa, el Usuario no puede modificar su estado haciendo clic sobre ella. Vea el capítulo dedicado a Facturas rectificativas. En el apartado Documento se puede especificar el Nº de Expedición. Además de éste en las Facturas de Venta se pueden indicar los Bultos y los Kilos. Esta opción se suele utilizar en las Etiquetas de embalaje como información para el transportista.


En el apartado Ver Vencimientos se visualizan los Vencimientos de cobro o de pago de la Factura. Pulsando el botón Editar se lanza la ventana de edición del Vencimiento, en la cual se pueden ver el Importe ya cobrado, la Deuda, los Cobros y Pagos, etc.

El apartado Factura Electrónica se explica en un capítulo posterior.

GENERAR UN DOCUMENTO COPIÁNDOLO DE OTRO

En el apartado Tareas de los documentos de Compra y Venta, se dispone de un botón que permite copiar un documento a partir de otro existente. Por ejemplo en las Tareas de una Factura existe el botón Copiar desde otra Factura. De este modo se pueden tener documentos a modo de “plantillas”, a partir de los cuales generar otros. Por ejemplo, si en su empresa se emite con frecuencia un determinado tipo de documento, un Presupuesto de un servicio, puede crear nuevos presupuestos similares generando copias del mismo. Puede realizar una copia exacta de un documento, o adaptar los datos de éste a un nuevo Cliente marcando la opción Copiarlo adaptándolo a los parámetros del Cliente y seleccionado el Código del Cliente. De esta forma el documento se genera respetando los datos del documento, como Artículo, Cantidades, etc., pero adaptando los Precios, Descuentos, etc. a los que se aplicarían por defecto a dicho Cliente si el documento fuese generado manualmente de cero.

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS A PARTIR DE OTROS DOCUMENTOS

En el apartado Tareas de los documentos de Compra y Venta, se permite la generación automática un documento a partir de otro documento diferente.

Una vez seleccionado el documento origen se permite pasar al documento destino Todos los Artículos, o bien realizar una selección de los mismos, indicando opcionalmente la Nueva Cantidad con que se generará el documento de destino. En las Líneas del documento generado a partir de otro (por ejemplo, al generar Facturas a partir de Albaranes), se crea una línea en el nuevo documento que indica cuál es el documento de origen. Dicha línea contendrá un texto del tipo ”Doc Origen: Albarán A/123 de fecha 17/8/2005”. En el apartado Documentos de la Configuración de empresa el Artículo que aparece de manera predeterminada en el campo Artículo a insertar


con texto indicativo del Documento Origen, es DOC ORIGEN, este Artículo se crea automáticamente en la instalación de OfiPro. Si dicho campo contiene un Artículo, éste será empleado para añadir textos indicando el documento de origen, pero si dicho campo está vacío, no se insertan líneas indicativas del documento de origen.

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE FACTURAS A PARTIR DE ALBARANES

En el apartado Tareas de las Facturas de Compra y Venta, se permite la generación automática de Facturas a partir de Albaranes.

Se puede indicar que se facturen los Albaranes de todos los Clientes, de uno concreto, o de aquellos que tengan una determinada periodicidad de facturación (diaria, semanal, mensual, etc.). Se permite indicar la Fecha de la Factura y además, marcando las correspondientes casillas de verificación se permite Incluir las Direcciones de Envío de los Albaranes y Añadir las Notas de los Albaranes a la Factura. Se permite también indicar que no se deben generar aquellas Facturas cuyo Total sea inferior a un importe determinado. Si alguna de las Facturas que se deben generar tiene un importe inferior al indicado, no se generará, quedando los correspondientes Albaranes pendientes de facturar. También se permite la selección de los Albaranes que serán facturados.

ADVERTENCIA

OfiPro permite modificar libremente las líneas de las Facturas creadas a partir de Albaranes. Si se modifica la Cantidad de un Artículo en una Factura que viene de un Albarán, el Stock del producto se modificará según se indica en la Factura, ignorándose la Cantidad que indica el Albarán original. Si se elimina la Factura, el Stock se modificará deshaciendo los cambios introducidos en la Factura, restaurándose según las Cantidades indicadas en el Albarán original.


ENVÍO DE DOCUMENTOS POR E-MAIL

En el apartado Tareas de los documentos de Compra y Venta, se permite el envío de estos documentos por correo electrónico. Por ejemplo, puede enviar por correo electrónico todas las Facturas del mes actual a los Clientes. Para enviar un Factura por e-mail (la tarea es similar en todos los documentos, así que se verá este como ejemplo), pulse desde la propia Factura el botón Enviar Factura por E-mail.

En la pantalla Envío de Facturas por E-mail, puede indicar el Asunto y el Mensaje. Puede seleccionar la o las Facturas a enviar y a qué Cliente, puede indicar también un rango de Fechas entre las que deben estar las Facturas. Pueden enviarse tanto las Facturas en formato Pdf (o en el formato especificado en el apartado Exportación de la Configuración del Entorno) como las Facturas Electrónicas (que se explicarán en un capítulo posterior). Una misma Factura solo se envía en uno de los formatos: En Pdf si no está firmada electrónicamente, o como tal Factura Electrónica si está firmada. Por tanto, normalmente deje activados ambos formatos, para que a cada Cliente le llegue la Factura en el formato adecuado para él. Si son varias las Facturas a enviar, se genera un e-mail independiente para cada una de ellas. Si alguno de los Clientes o Proveedores a los que se les pretende enviar documentos no tiene dirección de correo electrónico en su ficha, su envío no se realiza, visualizándose en pantalla una lista (que se puede imprimir) de los envíos no realizados.

ADVERTENCIA

No confunda esta opción de Enviar un documento vía e-mail, con la opción Envío E-mail de la pantalla de Impresión de Documentos. Por ejemplo al imprimir un Listado de Facturas, si se pulsa la opción Envío E-mail, se estará enviando todo el listado, que puede contener Facturas de distintos Clientes, a una misma persona. Esta opción envía a cada Cliente o Proveedor sus propios documentos mientras que en la impresión se le envían todos a una sola persona.

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IMPRIMIR DOCUMENTOS

Utilice la opción Imprimir del menú o el botón Imprimir de la barra de herramientas en los documentos para imprimirlos si no lo ha hecho después de crearlo, o reimprimirlos si los ha modificado.

En la pantalla de Impresión se pueden configurar los siguientes parámetros: Documentos disponibles: Permite elegir los distintos tipos de formatos que se pueden imprimir de un documento. Si desea crear un nuevo formato de impresión, vea el capítulo Configurar nuevos formatos de impresión. Filtrado por: Permite seleccionar los documentos a imprimir. Factura: Se puede especificar una Serie y un Código o un rango de códigos (desde Código... hasta Código) y un Cliente o Proveedor si así se desea. Fecha: Permite especificar un rango de fechas. Ordenado por: Permite especificar por qué campo se ordenarán los documentos para ser impresos. En la ficha del Cliente o del Proveedor, en el apartado Facturación, se configura el número de copias de documentos a imprimir. Si el documento es un Albarán, o un Pedido a Proveedor, se puede indicar si los documentos de aquellos Clientes o Proveedores que indiquen en su ficha Valoración configurable se imprimirán valorados o no. En los documentos de Compra, si el Proveedor tiene Referencias de Artículos propias, se imprimirán éstas. Si el documento a imprimir tiene asignada una Dirección de envío, se imprime ésta, no la dirección fiscal. Esto mismo sucede en las Etiquetas y Sobres. En el caso de las Facturas, se imprime el documento siempre con la dirección fiscal. En caso de que tenga asignada una dirección de envío, el sobre sí se imprime con dicha dirección, no con la fiscal.

Impresión de Documentos, Etiquetas y Sobres 157

IMPRIMIR FACTURAS RESUMIDAS POR ALBARANES

En las Facturas, existe además del formato Factura, el formato Factura resumida por Albaranes, diseñado para imprimir Facturas provenientes de Albaranes. En las Líneas de la Factura imprime únicamente los datos del Albarán de origen (Serie, Código, Fecha), y el Importe total de las líneas de dicho Albarán.

IMPRIMIR FACTURAS RESUMIDAS POR ARTÍCULOS

En las Facturas, existe además del formato Factura, el formato Factura resumida por Artículos. Cuando en una Factura se repiten varias líneas de un mismo artículo, este formato las agrupa a la hora de imprimirlas, sumando todas las líneas de un mismo artículo en una sola, ahorrando papel y simplificando el documento. Es útil en empresas que generan Facturas a partir de múltiples albaranes en los que se sirven repetidas veces los mismos artículos. Por ejemplo, las panaderías, u otras actividades similares, que venden los mismos productos (barras de pan, etc.) diariamente, en la que se crea un Albarán de entrega también diariamente. Al finalizar el mes el Cliente ya dispone de todos los Albaranes como justificantes de entrega, y no necesita el desglose diario de artículos adquiridos, sino que es suficiente, y más claro, imprimir las Facturas con el sumatorio de Cantidades por Artículos.

IMPRIMIR ETIQUETAS Y SOBRES DE ARTÍCULOS, CLIENTES Y PROVEEDORES DE LOS DOCUMENTOS

Desde el menú Imprimir de los Artículos podemos Imprimir Etiquetas y Sobres de Artículos. La ventana Etiquetas y Sobres de Artículos permite seleccionar el tipo de listado a imprimir, además de establecer filtros y el campo por el que estará ordenado. Se puede especificar la cantidad de Etiquetas en blanco si la hoja con las etiquetas ya se ha utilizado previamente y falta alguna etiqueta y se puede especificar el Número de Etiquetas que se quiere imprimir de cada Artículo. De la misma forma se pueden imprimir Etiquetas de precios de Artículos por Stocks. Se hará desde el menú Imprimir de la lista de Stocks. Si el número de etiquetas a imprimir se establece en 1, se imprimirá una etiqueta del Artículo por cada Almacén en que se encuentre dicho Artículo.


En los Documentos de Compra y de Venta se pueden imprimir Etiquetas y Sobres de los Clientes o Proveedores que constan en los documentos. También se pueden imprimir Etiquetas de los Artículos que figuran en los documentos. Se imprimen tantas etiquetas de cada Artículo como indique el campo Cantidad del documento.

En aquellos Artículos que tienen Código de Barras éste aparecerá en las Etiquetas. Para mayor información sobre la impresión de códigos de barras, consulte el capítulo Configurar formatos de impresión.

ETIQUETAS DE EMBALAJE

En los Albaranes y Facturas de Venta se pueden imprimir Etiquetas de Embalaje para el transporte. Se imprime una etiqueta por cada uno de los Bultos de que consta el Albarán o Factura.

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GESTIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS

En cumplimiento del Reglamento de Facturación e IVA (Real Decreto 1496/2003 de 28 de Noviembre), OfiPro gestiona Facturas Rectificativas. Se deberá generar una Factura Rectificativa (de Compra o de Venta) en los siguientes casos:

• Por devolución de la mercancía o anulación de operaciones.

• Por errores en la aplicación de cantidades, precios, o descuentos, y por modificaciones que afecten a la base imponible de la Factura.

NOTA Cuando tenemos que realizar una devolución o anulación de operaciones a un cliente al cual también vamos a realizar una nueva Factura de venta, podemos incluir en dicha factura las líneas de devolución o anulación con signo negativo, evitando la realización de una Factura Rectificativa.

CONFIGURACIÓN DE SERIES RECTIFICATIVAS

Por defecto, OfiPro crea las series R/A a R/Z como series rectificativas. A cada serie se le indica si es rectificativa o no. Las series rectificativas sólo se pueden utilizar para crear Facturas Rectificativas. Además de indicar las series por defecto en la creación de documentos de compraventa, también se puede indicar la serie rectificativa por defecto de cada Cliente o Proveedor en la creación de Facturas Rectificativas, en el apartado Facturación de la ficha del Cliente o del Proveedor.

CREACIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS POR DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA O ANULACIÓN DE OPERACIONES

A través del siguiente ejemplo verá como se haría una Factura Rectificativa por devolución de mercancía. En la Factura A/9 que se muestra a continuación, hay que realizar una rectificación debido a que el Cliente devuelve 3 unidades del Artículo Cámara Digital, del que se le habían vendido 10 unidades.

Facturas Rectificativas 161

En el grupo Ventas de la Barra de Opciones, seleccione Facturas Rectificativas y a continuación pulse el botón Nueva Ficha, para crear una nueva Factura Rectificativa. En la ficha de la nueva Factura Rectificativa, se asignará la Serie Rectificativa indicada en la ficha del Cliente, o en su defecto, la serie indicada en la Configuración de la Empresa. Se puede introducir o buscar el Código del Cliente al que se le va a rectificar una Factura, con lo cual al seleccionar una Factura a rectificar solo se mostrarán las de este Cliente, o también puede seleccionar directamente la Factura a rectificar mostrándose automáticamente el Cliente al que se le ha realizado la Factura. Tenga en cuenta que las facturas rectificadas no pueden ser modificadas ni dadas de baja. El botón de búsqueda de Rectifica Fra. incluye la opción Ir a la ficha. Esta opción permite mostrar de manera rápida la ficha de la Factura que se rectifica. Además se debe especificar la causa que da lugar a la rectificación de la Factura de origen (por ejemplo, Devolución de mercancía en mal estado).

En el apartado Líneas Factura Rectificada, se visualizan automáticamente las Líneas que contiene la Factura de origen (la factura rectificada). En este ejemplo se trata de la Factura A/9 del 21/09/2007 que consta de una línea de artículos formada por 10 unidades de Cámara Digital.


En el apartado Líneas se introducirán las líneas que rectifican la Factura de origen, con signo positivo cuando la corrección suponga un aumento de la venta original, o con signo negativo si se trata de un abono o una devolución de mercancía. En el siguiente ejemplo se muestran con signo negativo 3 unidades que son las que se han devuelto.

La Factura original mostrará marcada la casilla de verificación Rectificada que se muestra a la derecha de la Fecha.

FACTURAS RECTIFICATIVAS POR ERROR DE APLICACIÓN DE PRECIOS Y/O DESCUENTOS

Para realizar una Factura Rectificativa por error en la aplicación de precios y descuentos, deberá introducir con signo negativo, las líneas de artículos con precios o descuentos erróneos para anular dichas operaciones, e introducir con signo positivo dichas líneas de artículos con los precios o descuentos correctos. En la Factura del ejemplo anterior (suponiendo que no se hubiese rectificado), la A/9 que consta de:

• 10 Unidades de Cámara Digital, a un precio de 1000 euros= 10.000 euros. • Base imponible Factura A/9= 10.000 euros. • IVA= 1.600 euros. • Total Factura= 11.600 euros.

Si se ha cometido un error administrativo y al producto Cámara Digital se le ha aplicado un precio de 1.000 euros, cuando las condiciones comerciales pactadas con este cliente para este producto eran de 930 euros, podemos realizar una Factura Rectificativa de la Factura A/9, anulando dicha operación incorrecta con signo negativo, e introduciendo con signo positivo la operación correcta. Dicha Factura Rectificativa constará de las siguientes líneas:

• -10 unidades Cámara Digital x 1.000 = -10.000 (anulamos la línea incorrecta) • +10 unidades Cámara Digital x 930 = + 9.300 (línea correcta) • Modificación Base Imponible: -10.000 + 9.300 = -700

IMPRESIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS

En la impresión de Facturas Rectificativas se incluyen tanto las líneas de la Factura rectificada como las propias de la rectificativa. Entre unas y otras se inserta una raya de separación, a fin de identificarlas claramente, de modo que no queden dudas sobre cuáles son las líneas originales y cuáles las rectificadas.

Facturas Rectificativas 163

También se incluye información, sin trascendencia fiscal, de los totales referidos a la Factura rectificada.

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FACTURA ELECTRÓNICA

OfiPro gestiona la emisión, distribución, y conservación de Facturas electrónicas. Se entiende por Factura electrónica aquel documento generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, que conserva su mismo valor legal, y además garantiza la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Todo el tratamiento de Facturas (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor, dado que ya no se exige imprimir la Factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente.

NOTA

OfiPro emite las facturas electrónicas en formato UBL (Universal Business Language), un estándar internacional que facilita el procesamiento e intercambio de documentos electrónicos de uso empresarial. Por ello, la factura electrónica emitida por GesPro no sólo garantiza el origen y la integridad del contenido, sino que además, se puede usar como sustituto del EDI, para importar los datos en aquellos programas informáticos de gestión empresarial que soporten dicho estándar.

PASOS PREVIOS

Para poder generar Facturas electrónicas, deberá previamente contratar los servicios de certificación. Póngase en contacto con el departamento comercial de Softnix Informática para mayor información. En la ficha de Clientes, apartado Facturación, active el campo Factura electrónica en aquellos Clientes a los que vaya a generar facturas electrónicas, y especifique el Correo para la factura electrónica, la dirección de e-mail a la que se le remitirán. En la ficha de Usuarios, deberá activar el permiso Firmar facturas electrónicas en aquellos Usuarios que vayan a firmar Facturas electrónicas. La falta de éste permiso impide que Usuarios no autorizados generen Facturas electrónicas, pero no impide que puedan remitir a los Clientes las Facturas electrónicas firmadas previamente por otros Usuarios autorizados.

FACTURAS: FIRMA ELECTRÓNICA

En la ficha de Facturas existe un apartado Factura electrónica, que permite gestionar de forma rápida y fácil todo lo relativo a la emisión y envío de facturas electrónicas.

El botón Firmar Facturas permite generar una o varias facturas electrónicas, firmándolas digitalmente. Para poder acceder a esta opción, ha de estar insertada en el ordenador una llave USB conteniendo los certificados digitales emitidos por la correspondiente autoridad de registro. Una vez seleccionada una de

Factura Electrónica 167

las claves y notarios disponibles, deberá entrar la contraseña del certificado digital. A continuación, pulse el botón Firmar para comenzar el proceso de firma de las facturas indicadas.

El botón Borrar Firma permite borrar la firma digital de una factura, siempre y cuando ésta todavía no haya sido remitida al Cliente. En Estado de la Factura electrónica se visualiza dos casillas de verificación: Firmada: indica si se ha emitido o no Factura electrónica. No se permite modificar ni dar de baja una Factura firmada, aunque sí se puede borrar su firma y luego modificarla o darla de baja, siempre que la Factura todavía no haya sido remitida al Cliente. Remitida: indica si además de firmada, la Factura electrónica ya ha sido remitida al Cliente. Si una Factura electrónica ya ha sido remitida al Cliente, no se puede modificar ni dar de baja. El botón Verificar firma visualiza, y permite imprimir, un informe de verificación de la validez del documento firmado electrónicamente. El botón Detalle de la firma visualiza y permite imprimir un informe del detalle de la firma electrónica (Datos del Firmante, Sellos de Tiempo, etc.). El botón Ver documento firmado visualiza y permite imprimir el documento firmado (la factura en formato XML / UBL). El botón Extraer a un fichero permite exportar la factura firmada electrónicamente a un fichero externo. Para poder ejecutar esta opción, el usuario debe tener permiso de exportación.

REMISIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

Las Facturas electrónicas se remiten a sus correspondientes destinatarios (los Clientes) por correo electrónico. En las fichas de Facturas de ventas, desde el botón de Enviar Factura por EMail se tiene la posibilidad de enviar por correo electrónico tanto las facturas para imprimir (en formato pdf, doc, etc.) como las Facturas Electrónicas. Hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Si una Factura esta firmada sólo se puede enviar electrónicamente, no se puede enviar una copia en formato PDF u otro similar.

• Si una Factura esta ya remitida y quiere reenviarla de nuevo, active la casilla "Reenviar las Facturas ya Remitidas"

LLOOGGÍÍSSTTIICCAA DDEE PPEEDDIIDDOOSS


GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS A PROVEEDOR PARA COMPLETAR STOCKS

En las Tareas de los Pedidos a Proveedor se encuentra la opción Generar Pedidos para completar Stocks, que genera automáticamente Pedidos a un Proveedor para completar los Stocks de aquellos artículos que se encuentren por debajo del Stock mínimo o del Stock recomendado que se haya establecido.

En la pantalla de Generación de Pedido a Proveedor para Completar Stocks se indicará: Datos del Proveedor: Se indica el Código del Proveedor. Datos de los Almacenes: Se selecciona si se desea hacer el Pedido para completar el Stock de Todos los Almacenes o Sólo del Almacén especificado. Artículos a Pedir: Se selecciona si se desea pedir Artículos con Stock por debajo del Mínimo o Artículos con Stock por debajo del Recomendado. Además, se puede establecer una condición de Filtro para seleccionar los Artículos a pedir. Por ejemplo Artículos que pertenezcan a una determinada Familia. Con la opción Artículos con Stock por debajo del Mínimo se generan pedidos solamente de aquellos Artículos del Proveedor y Almacén indicado cuyo Stock Total (actual + pendiente de recibir + pendiente de fabricar - pendiente de servir) esté bajo mínimos. Con la opción Artículos con Stock por debajo del Recomendado se generan pedidos solamente de aquellos Artículos del Proveedor y Almacén indicado cuyo Stock Total esté por debajo del recomendado. Cantidad a pedir: Se pueden generar pedidos de los Artículos indicados, en cantidades que completen su Stock mínimo o en cantidades que completen su Stock recomendado. Datos del pedido a generar: Se indica si el Pedido generado será en Firme o no.

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS A PROVEEDOR A PARTIR DE PEDIDOS DE CLIENTES

Desde las Tareas de la opción Pedidos a Proveedor del grupo Compras de la Barra de opciones, también puede generar automáticamente Pedidos a Proveedor según los Pedidos de Clientes.

Logística de pedidos 171

Esta opción es útil en aquellas empresas que trabajan sin Stock, realizando los Pedidos a sus Proveedores en función de los Pedidos que los Clientes realizan.

En la pantalla de Generación de Pedidos según los Pedidos de Cliente se encuentran los siguientes apartados: Series: Se puede elegir si se generarán a partir de Todas o Sólo de la Serie indicada. Clientes: Se puede elegir si se generarán a partir de Todos o Sólo el Cliente indicado. Pedidos de Cliente: Se permite elegir si se generarán a partir de Todos los pedidos o Sólo los Pedidos en Firme. Pedidos de Cliente: Se permite elegir si se generarán a partir de Todos los pedidos o Sólo los Pedidos en Firme. Sólo se tienen en cuentan los Pedidos de Cliente a partir de una determinada Fecha. Esto es útil si desea generarlos con una determinada periodicidad (por ejemplo, diaria o semanal), y evitar que se procese un mismo Pedido de Cliente más de una vez. Datos del Pedido a Generar: Se indicará si el Pedido a generar será un Pedido en Firme, y si se han de Añadir las Notas de los Pedidos. Se puede indicar también si en los Artículos Kit (aquellos que están compuestos a su vez de otros artículos) se pedirá al Proveedor el propio Artículo Kit o bien sus respectivos componentes.

NOTA

En la generación automática de Pedidos a Proveedor, OfiPro decide a qué Proveedor pedir cada artículo según las siguientes prioridades: • Si el Artículo tiene asignado un solo Proveedor, se asigna

éste. • Si tiene varios Proveedores, se asigna el que esté marcado

como Proveedor Habitual. • Si tiene varios Proveedores, y está marcado como Proveedor

Habitual más de uno, se asigna el de código menor. • Se cancela la generación del Pedido si algún artículo no tiene

Proveedor, o si tiene varios y ninguno está marcado como Proveedor Habitual.


ARTÍCULOS PENDIENTES DE SERVIR Y DE RECIBIR

Desde las Tareas de Pedidos de Clientes y Pedidos a Proveedores se dispone de Informes de Artículos pendientes de servir y de recibir respectivamente. Permiten listar, para cada Cliente, los Artículos que están pendientes de servir, desglosando los que constan en Pedidos firmes y no firmes. Y para cada Proveedor, los Artículos que están pendientes de recibir.

Se puede especificar que el Informe incluya los datos de los Pedidos de todas las Series, o solo una. De todos los Almacenes, o solo uno. De todos los Artículos, o solo uno. De todos los Clientes/Proveedores, o solo uno. Además, se pueden especificar un rango de fechas y condiciones de filtro de Pedidos, Artículos, y Clientes/Proveedores.

TTEERRMMIINNAALL PPUUNNTTOO DDEE VVEENNTTAA


TPV

Al pulsar la opción TPV aparece una ventana que nos permite seleccionar la Caja Registradora con la que se va a trabajar. Una vez seleccionada la Caja se muestra la pantalla de TPV. Desde esta pantalla se crean y gestionan los Tickets y Facturas de Tickets a modo de Terminal Punto de Venta. Toda la funcionalidad de la pantalla de TPV está accesible por botones que tienen asignadas teclas de acceso rápido, no siendo necesario disponer de ratón para su manejo. Todas las teclas de acceso rápido son configurables en la opción Configuración de Entorno, apartado TPV.

LA PANTALLA DE TPV

La Pantalla de TPV está compuesta de los siguientes elementos: Botones de Acciones: Están en la parte inferior de la pantalla y permiten realizar acciones como Imprimir el ticket, la apertura del cajón, realizar cobros, el arqueo, el cierre, etc. Botones de Posicionamiento: Están situados en la parte derecha de la pantalla y su función es colocar el cursor en el campo de entrada de datos especificado en el nombre del botón. Visor interno: Indica los artículos, precios, el cambio al cobrar, etc... Si el Terminal tiene instalado un visor externo (el que está visible a los Clientes), visualizará los mismos datos que el visor interno. Cabecera de Ticket: Muestra la Serie y el Código del Ticket, el Agente, y la Fecha y Hora de creación del mismo. Zona Central: Muestra las líneas del Ticket.

Terminal Punto de Venta 175

Zona de Carga de datos: Permite entrar los datos del artículo: Cantidad, Artículo (Referencia o Código de Barras), Precio, Descuentos, Tipo de Iva. Con objeto de agilizar la carga de datos, de manera predeterminada, solo están activos los campos Cantidad y Artículo. La Cantidad por defecto es 1, así que no será necesario pasar por este campo cuando la cantidad vendida sea esta. El resto de campos se activan mediante la correspondiente tecla de acceso rápido. Para indicar el Artículo, se escribe la Referencia o el Código de Barras. Se puede cambiar rápidamente entre una y otra haciendo clic en el correspondiente botón o pulsando la tecla F4. El botón Grabar línea que se encuentra a la derecha de Importe, permite esperar a que el usuario confirme los datos escritos antes de grabarla y cargar el siguiente Artículo. Este botón se puede desactivar, haciéndose invisible, en la Configuración del entorno, apartado TPV. En la siguiente tabla se muestran los botones de acciones, las teclas rápidas y la descripción de lo que realiza cada uno de ellos.


Cliente F6

Permite cambiar los datos del Cliente del Ticket. Se asigna por defecto el correspondiente a la Caja Registradora activa.

Se pueden cambiar los datos libremente o bien teclear todos los datos de un Cliente sin necesidad de darlo de alta en la tabla de Clientes.

Agente F7

Permite cambiar el Agente del Ticket. Se asigna por defecto el correspondiente a la Caja Registradora activa. Cuando se modifica, se graba también el nuevo Agente en los próximos Tickets, hasta que se cambie de nuevo, o se salga de la pantalla de TPV.

Notas F8 Permite editar notas de texto libre.

Abrir Cajón F9 Abre el cajón portamonedas, si está instalado y

se le ha indicado en la opción Terminales TPV.

Cobrar F10

Permite cobrar el Ticket. En el campo Entregado se indica el importe que el Cliente ha entregado. Se puede cambiar la Forma de Cobro y la Serie antes de confirmar el cobro siempre que se disponga de los permisos correspondientes.

Imprimir Ticket/Factura F11 Permite imprimir, o reimprimir cualquier Ticket o

Factura de Ticket generado en la Caja activa.

Movimientos de Caja F12 Permite generar nuevos movimientos de Caja

(entradas y salidas de efectivo).

Recuperar Ticket CTRL+R

Permite recuperar cualquier Ticket generado en la Caja activa que no esté cobrado en su totalidad. Al recuperar un ticket, se puede continuar añadiendo más productos a dicho ticket, cobrar la parte pendiente, cambiar los datos del Cliente para hacer una Factura, etc.

Albarán CTRL+N

Permite dar de alta Albaranes de forma rápida desde esta pantalla.


Arqueo CTRL+Q

Realiza un informe del Efectivo en Caja. Además permite visualizar el importe total en Caja, e imprimir el Informe de Arqueo de Caja.

Cierre CTRL+I Realiza el Cierre de Caja, imprimiendo

opcionalmente el informe de Cierre de Caja.

Salir ESC Cierra la pantalla de TPV.

TICKETS EN ESPERA O PENDIENTES DE COBRO

Se puede dejar un Ticket pendiente de cobro especificando, en la pantalla Cobrar, una Cantidad Entregada menor que el Importe total. De este modo, el Ticket queda en estado “abierto”, pendiente de cobro.

Esta característica es útil para gestionar Tickets en Espera. Si tiene un Ticket que no quiera cobrar, y atender mientras tanto a otros clientes, haciendo otros tickets, déjelo sin cobrar, y siga generando nuevos tickets. Cuando lo desee, recupere el Ticket pendiente, para añadirle nuevos artículos y/o cobrarlo.

NOTA

El cobro de un ticket pendiente ha de realizarse en la misma Caja Registradora en la que se ha emitido el ticket, aunque se permite abrir dicha Caja desde cualquier puesto de trabajo. Si está trabajando en una caja distinta, puede abrir otra sesión de la pantalla de TPV, abriéndola en la caja del ticket pendiente, y cobrarla desde dicha pantalla.

COBRAR CON DOS FORMAS DE COBRO

Si su Cliente desea pagar con dos o más Formas de cobro (por ejemplo, parte en efectivo, y parte con tarjeta de crédito), cóbrelo parcialmente con la primera forma de cobro, y luego recupere el Ticket y cobre el importe restante con la segunda forma de cobro.

MOVIMIENTOS DE CAJA

La opción Movimientos de Caja registra las entradas y salidas de efectivo de cada Caja Registradora, que no sean debidas a cobros de Tickets (pagos a proveedores, retirada de efectivo de la caja, etc.). Cada movimiento de entrada o salida se asigna a una determinada Caja, además es necesario indicar un Concepto que explique el motivo del movimiento. Las entradas deben indicarse con importes positivos, y las salidas con importes negativos.


Están disponibles Listados de Movimientos de cajas por fechas, sólo de entradas o de salidas, etc.

EFECTIVO INICIAL EN CAJA

Para reflejar el importe de efectivo con el que se comienza la apertura de una Caja Registradora, la primera vez deberá dar de alta dicho importe con un movimiento de entrada de efectivo en Caja. Al realizar el Arqueo final, y previamente al Cierre, se debe indicar la retirada de dinero que se realiza, a fin de actualizar el Remanente que queda en la Caja, el cual será tenido en cuenta automáticamente en los Arqueos posteriores. El efectivo que queda en cada Caja Registradora se puede ver en el campo Remanente de la ficha de cada Caja. Si posteriormente al Cierre cambia el efectivo que queda en la Caja, deberá modificarlo generando un Movimiento de salida o de entrada, hasta dejar como saldo remanente el importe correcto.

ARQUEO Y RETIRADAS DE EFECTIVO

En el Arqueo, se diferencia entre el Total de efectivo en Caja y el Total cobrado en Tickets: El Total de Efectivo en Caja es igual al Efectivo Inicial en Caja más los movimientos de caja más la suma de los tickets cobrados en efectivo. El Total cobrado en Tickets es igual a la suma total de los tickets cobrados en esta caja desde el último cierre (independientemente de que se cobrase en efectivo o no). Recuerde que puede configurar el Arqueo para que se imprima o no el desglose de Movimientos de Caja en la opción Configuración de la empresa, apartado TPV, Impresión. Desde esta pantalla se pueden realizar de manera rápida retiradas en efectivo. Para ello, active la casilla Retirar Efectivo de Caja e indique el Efectivo a Retirar o el Efectivo a dejar en Caja, y pulse el botón Retirar. Se creará automáticamente un movimiento de salida de caja por el importe indicado, con el concepto Retirada de efectivo.


ADVERTENCIA

Para poder distinguir entre las Formas de Cobro que son en efectivo (Contado, Reembolso, etc.) se tiene que indicar en el fichero Formas de Cobro que ésta es en Efectivo.

CIERRE

El proceso de Cierre de una Caja Registradora se puede realizar con la frecuencia que se desee. Una vez realizado el Cierre, puede previsualizarlo o imprimirlo. También puede visualizar o imprimir cualquier Cierre realizado anteriormente. Opcionalmente, en la Configuración de la Empresa, apartado TPV-Impresión, se puede indicar que el cierre imprima un listado de los tickets emitidos, agrupándolos por Agentes y Formas de Cobro.

TICKETS

Desde la opción Tickets se pueden visualizar y modificar los Tickets emitidos desde la opción TPV. Dado que en esta pantalla, a diferencia de la opción TPV, no se limitan las acciones que un Usuario puede realizar, se recomienda desactivar los permisos sobre la Tabla Tickets a todos los Usuarios, excepto a aquellos que puedan modificarlos libremente.

Desde la ficha de cada Ticket se puede además imprimir Facturas de Tickets o realizar tareas como Imprimir Ticket o Imprimir Cierre, ver y dar de alta, modificar, o dar da baja sus Líneas, y sus Cobros.

CONTRASEÑAS DE TPV

A los Usuarios de OfiPro se les puede asignar una Contraseña de Supervisor de TPV. Esta contraseña permite realizar aquellas opciones a las que se le haya indicado en la Configuración de la Empresa que sólo se podrán realizar con contraseña, como son modificar el Agente, la Serie, los Precios, etc. Además se puede establecer que se pida contraseña al Usuario para poder Imprimir Facturas de Tickets, realizar el Arqueo, el Cierre y Salir del TPV con Cobros Parciales. Para evitar que cualquier Usuario pueda desactivar la petición de permisos en TPV, por defecto los usuarios no tienen permiso de lectura en la tabla de Configuración del TPV.


Para que un Usuario pueda actuar como Supervisor de Caja, deberá tener una contraseña de Supervisor de TPV, y tener derechos de acceso de escritura a la tabla TPV. Si la contraseña de un Usuario está vacía, no podrá entrar en las opciones protegidas por contraseña. En la propia pantalla de TPV, cada vez que un Usuario quiera acceder a una opción protegida por contraseña, se pedirá el nombre de usuario (del Supervisor de Caja, no el del Usuario que está trabajando con el TPV), y sólo se permitirá ejecutar después de que dicho Usuario Supervisor haya entrado su contraseña correctamente.

TTEESSOORREERRÍÍAA


INTRODUCCIÓN

Las distintas opciones para gestionar la tesorería con OfiPro se encuentran en el grupo Tesorería de la Barra de opciones. Utilizando las opciones de Tesorería, puede disponer de una valiosa información, que abarca desde el control de riesgos de Clientes, hasta el completo control sobre los Cobros, Pagos, devoluciones de recibos, etc.

VENCIMIENTOS DE COBRO Y PAGO

Los Vencimientos de cobro y pago contienen los vencimientos de cobros y de pagos de las Facturas, tanto los ya cobrados o pagados como los pendientes. Se generan automáticamente a partir de las Facturas de venta y de las Facturas de compra. Por cada Factura se generará un número de Vencimientos igual al indicado en su Forma de cobro o pago. Por ejemplo, de una Factura emitida con una forma de pago a 30, 60 y 90 días, se generan tres Vencimientos de cobro.

En la ficha de un Vencimiento podemos modificar libremente tanto la Fecha como el Importe y el Banco del Vencimiento. El campo Recibo indica el número del Vencimiento de los que tiene la Factura. Los campos Cobrado y Deuda son informativos. Se actualizan automáticamente al asignar Cobros o Pagos al Vencimiento. En el apartado Cobros Asignados se pueden ver los datos de aquellos cobros que se le hubiesen asignado a este Vencimiento. La ficha de un Vencimiento de pago funciona de manera similar a lo comentado para los Vencimientos de cobro.

COBRO Y PAGO RÁPIDO DE VENCIMIENTOS

En el apartado Tareas, de la ficha de Vencimientos de Cobro se encuentra el botón Cobrar el Vencimiento, que permite realizar el Cobro de un Vencimiento de manera rápida, a través de la ventana Cobrar Vencimiento, donde se indica la deuda en la barra de título y aparecen cubiertos, aunque se permite su modificación, la Fecha, el Banco, el Documento, el Concepto, el Importe y la Confirmación del Cobro, pudiendo cubrir además el número del Documento. Al pulsar el botón Cobrar

Tesorería 183

se da de alta el Cobro, asignado al Vencimiento. Podrá ver como en el apartado Cobros asignados el Vencimiento tiene asignado el nuevo Cobro. Por ejemplo desde la ficha de una Factura, en el apartado Ver Vencimiento y pulsando el botón Editar Vencimiento podrá acceder a la ficha del Vencimiento y desde las Tareas de ésta, realizar el Cobro. Toda esta operación se realiza sin tener que salir de la Factura y sin tener que acceder al grupo Tesorería con el consiguiente ahorro de tiempo. Todas estas opciones se encuentran y funcionan de manera similar en el Pago de Vencimientos y en las Facturas de compras.

COBROS Y PAGOS, ASIGNACIÓN A VENCIMIENTOS

Las opciones Cobros y Pagos contienen los distintos cobros y pagos realizados (incluyendo devoluciones de recibos, entregas a cuenta, etc.). OfiPro permite la gestión de la asignación de Cobros a los Vencimientos. De este modo, de cada Vencimiento de Cobro se conoce cada uno de los Cobros realizados, y la parte Pendiente de cobrar. La asignación puede realizarse de un Cobro a un Vencimiento, o de uno a varios (por ejemplo, cobro con un sólo cheque de varias facturas). Ejemplo de alta de un nuevo Cobro: Con fecha 21/9/2007, el Cliente 9, nos entrega un Cheque para el Cobro de la deuda de los vencimientos de varias facturas, por un total de 5.000 euros. Damos de alta el correspondiente Cobro. En la ficha del Cobro podemos ver los campos Importe Asignado y Pendiente de Asignar. Antes de asignar vencimientos vemos que el Importe Asignado es 0 y el Pendiente de Asignar es de 5.000 euros, es decir, está pendiente de asignar la totalidad del Cobro.

Al pulsar el botón de Alta, del apartado Vencimientos asignados, se muestra la ventana Vencimientos del Cliente, donde se puede ver la lista de vencimientos pertenecientes a este Cliente de la misma Serie que el Cobro, destacando el Importe del Vencimiento y la Deuda, permitiéndonos asignar un importe a cada Vencimiento.


A medida que vamos asignando importes a los vencimientos el Pendiente de Asignar que se muestra en la parte superior de la ventana se va reduciendo, restando los importes asignados del Pendiente de Asignar. El botón Calcular Importe pendiente de Asignar realiza la asignación automáticamente, repartiendo el Cobro entre los distintos Vencimientos. En el ejemplo anterior, de los 5.000 euros del Cobro se destinan 3.713,08 euros al Vencimiento A/3 cubriendo el total de su Deuda. El resto hasta llegar a los 5.000, que son 1.286,92 euros se le asignan al Vencimiento A/9 quedando este vencimiento todavía con una deuda pendiente.

NOTA

En las fichas de Clientes, el apartado Ver Cobros permite ver y editar los Vencimientos de Cobro. Además se pueden ver, editar y dar de alta los Cobros de manera directa sin tener que acceder a las opciones de Tesorería. En la ficha de las Facturas también se pueden gestionar los Vencimientos desde el apartado Ver Vencimientos.

La asignación de Vencimientos de Pago a Pagos se realiza de manera similar a la asignación de Cobros.

CONFIRMAR COBROS Y PAGOS

En cada Cobro y en cada Pago, existe una casilla de verificación Confirmado que indica si éstos están confirmados definitivamente o no. Por ejemplo, un Cobro al contado es un Cobro confirmado, mientras que el cobro de un recibo descontado no estará definitivamente confirmado hasta la fecha de vencimiento (o hasta la fecha de vencimiento y un número de días de margen que puede tardar el banco en comunicarnos la devolución). Si un Cobro está confirmado, tanto la deuda como el Riesgo del Cliente disminuyen por su importe. Sin embargo, si no está confirmado, la Deuda disminuye, pero el Riesgo se mantiene. Dicho Riesgo disminuirá en el momento en que se confirme definitivamente el Cobro. Sucede lo mismo con el Riesgo que concede un Proveedor y la Deuda contraída con éste, en el caso de los Pagos confirmados o no. En las Tareas tanto de Cobros como de Pagos se pueden confirmar todos los Pagos o todos los Cobros hasta una determinada fecha de vencimiento pulsando los botones Confirmar Cobros y Confirmar Pagos Todos los Cobros, o en su caso los Pagos, con fecha igual o inferior a la indicada quedarán automáticamente confirmados.

Tesorería 185

LISTADOS DE VENCIMIENTOS, COBROS, Y PAGOS

Están disponibles múltiples listados de Vencimientos (agrupados por Agente y Fecha, Banco y Fecha, Cliente y Fecha, Fecha y Cliente), Cobros y Pagos (agrupados por Banco, Cliente/Proveedor o Fecha), y de Asignaciones de los Cobros/Pagos a los Vencimientos.

DEVOLUCIÓN DE RECIBOS

Para reflejar la devolución de un recibo, el impago de un cheque, etc., basta con crear un nuevo Cobro con importe negativo, con la fecha en que se ha producido la devolución, y asignarlo al Vencimiento o vencimientos correspondientes. De esta forma, el fichero de cobros reflejará todas las incidencias producidas en orden cronológico (envío del recibo, devolución, etc.), y éstas se reflejarán en los asientos contables en la fecha correspondiente. Al quedar los vencimientos afectados por la devolución con deuda pendiente, podrán ser incluidos de nuevo en una nueva remesa.

IMPRESIÓN DE RECIBOS

En la ficha de Vencimientos de Cobro podemos Imprimir Recibos desde el apartado Tareas o desde el menú Tareas. En la pantalla de Impresión de Vencimientos de Cobro, como en todas las pantallas de impresión se permite elegir el Documento, establecer Filtros, especificar la Serie y que Códigos de esa serie se imprimirán, además de poder establecer entre que dos fechas se imprimirán, etc.


IMPRESIÓN DE CHEQUES Y PAGARÉS

En las Tareas de Pagos se encuentran las opciones Imprimir cheques e Imprimir pagarés, tanto automáticos como manuales.

En la impresión Manual de un cheque o pagaré se ha de cubrir el Código del Proveedor, la Fecha, la Localidad y el Importe. En el caso de un pagaré se indicará además el Vencimiento. En la impresión Automática de cheques o pagarés los datos se obtienen de las deudas actuales con cada Proveedor. Se pueden seleccionar los Proveedores, las Series, y el rango de Fechas de Vencimiento de los cuales se van a imprimir, y las Formas de Pago que se tienen en cuenta.

Se deberá indicar el Banco de Pago, además de la Fecha y la Localidad de expedición que constarán en los cheques o pagarés. De los Vencimientos seleccionados, se pagan todas las deudas, incluyendo las correspondientes a vencimientos ya pagados en parte. Se pueden agrupar las deudas de varios vencimientos de pago de un mismo proveedor en un solo cheque o pagaré si se activa la casilla de verificación Agrupar varios Vencimientos. En el caso de que no se marque esta opción se generará un cheque por cada vencimiento. Activando la casilla de verificación Generar los pagos se generarán automáticamente los pagos correspondientes a los cheques o pagarés impresos. De este modo, al darse por pagado un vencimiento no se repetirá el cheque o el pagaré la próxima vez que se ejecute esta opción.

REMESAS

Mediante la opción de Remesas se gestionan los grupos de recibos enviados al banco. La ficha de una Remesa contiene los siguientes campos:

• Una Serie y un Código. • El Banco al que se envía la remesa. • El Tipo de Remesa, que puede ser Al Cobro o Al Descuento. • La Fecha que indica cuando se ha generado la Remesa. • La Fecha de Cobro donde se indica la fecha en que se efectúa el Cobro. • La Comisión del banco, que es el importe que el banco nos cobra por efectuar la gestión.

Tesorería 187

• El Nº Recibos indica la cantidad de recibos que se han asignado a esta Remesa. • El Importe, que será el importe total de los recibos que contiene la remesa.

En el apartado Recibos de la ficha de Remesas se puede ver la lista de recibos asociados a esta Remesa. Cada uno de estos Recibos se puede editar con el botón Editar que se encuentra en la parte derecha de la pantalla.

GENERACIÓN DE UNA NUEVA REMESA

Pulsando el botón Nueva Ficha de la barra de herramientas podemos generar una nueva remesa.

En la ventana Nueva Remesa se le indicará el Banco, el Tipo de Remesa y la Fecha. Se puede indicar si se agrupan o no varios Vencimientos (recibos) de un mismo Cliente en un único recibo, y también si en la Remesa no se deben incluir recibos con importe inferior a uno especificado. Para los Vencimientos de cobro esta pantalla permite indicar:

• Si se incluirán los de Vencimientos de Cobro de Todas las Series o sólo de la Serie indicada. • De Todos los Bancos o sólo del Banco indicado. • Los que vencen en un rango de Fechas determinado. • El Filtro que se desee aplicar.


• Si se asignan Todos los Vencimientos o si quiere Seleccionar algunos. En este caso la ventana se amplia permitiendo ver la lista de Vencimientos, pudiendo No Incluir los que no se deseen desmarcando la casilla Incluir. En la parte derecha se dispone de los botones para Incluir o No Incluir todos y para Incluir o No Incluir el que esté seleccionado.

Al pulsar el botón Generar, se crea una nueva remesa asignando todos los vencimientos que cumplen las condiciones especificadas en la pantalla.

TAREAS

En el apartado Tareas de la ficha de una Remesa aparecen los siguientes botones:

• Generar fichero Bancario: Genera el fichero de recibos en soporte magnético.

• Listado de Remesa: Imprime el listado de la remesa para su envío al banco.

• Confirmar el Cobro: Este botón confirma el cobro de todos los recibos de esta remesa.

GENERACIÓN DEL FICHERO DE RECIBOS EN SOPORTE MAGNÉTICO

Pulsando el botón Generar fichero Bancario de las Tareas de una Remesa, cuando el Tipo de Remesa es Al Cobro, se activa la ventana asistente que permite generar el fichero de adeudos de domiciliaciones, según el cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario. De la misma manera, pulsando el botón Generar fichero Bancario de las Tareas de una Remesa, cuando el Tipo de Remesa es Al Descuento, se activa la ventana asistente que permite generar el fichero de recibos al descuento, según el cuaderno 58 del Consejo Superior Bancario.

Datos del Emisor. Nombre. CIF o NIF (en formato 11111111H, si espacios ni guiones) Datos Bancarios. Sufijo: El número de sufijo es un código de 3 dígitos que el banco puede asignar al emisor de los recibos. Banco: Muestra el nombre del banco al que se envía la remesa. Entidad a la que presenta el Diskette: Código de 4 dígitos de la entidad bancaria. Oficina a la que presenta el Diskette: Código de 4 dígitos de la oficina bancaria. Condiciones de Emisión. Se indicará la Fecha de presentación del soporte y la Fecha en la que se deben hacer los cargos. Datos Recibo.

Tesorería 189

Permite escribir un concepto asociado a esta remesa de recibos. Copia Automática. Crea automáticamente una copia del fichero en el Diskette. Sumar los registros opcionales La norma del Consejo Superior Bancario para generar los ficheros de recibos es interpretada de forma distinta según el banco que recibe el fichero. Si su banco no aceptase los ficheros generados, cambie el valor de esta casilla y genere el fichero de nuevo.

EXTRACTOS BANCARIOS

La opción Extractos Bancarios permite visualizar o imprimir cronológicamente todos los movimientos monetarios producidos en un determinado Banco, entre fechas, con subtotales mensuales.

PREVISIÓN DE TESORERÍA

La opción Previsión de Tesorería permite obtener una previsión del estado de tesorería por Series y por Bancos, con totales diarios, semanales, quincenales o mensuales.

Se suman las deudas pendientes de los Vencimientos de cobros y pagos (automáticos y manuales). A fin de realizar la previsión, se considera como Banco de cobro/pago el indicado en cada uno de los Vencimientos.

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FABRICACIÓN

Las distintas opciones para gestionar Fabricación con OfiPro tienen su propio grupo en la Barra de opciones. La Fabricación en OfiPro permite obtener artículos nuevos a partir de otros (componentes), controlando tanto sus Stocks como los costes de material y de mano de obra, a través de los Partes de Trabajo.

SECCIONES DE PERSONAL

Esta pantalla permite gestionar las distintas Secciones de personal que tiene la empresa. Cada Operario puede ser asignado a una Sección, lo cual permite emitir Informes de costes por secciones.

OPERARIOS

Esta pantalla permite gestionar los distintos Operarios (trabajadores) que participan en los procesos de fabricación.

Sección: A cada Operario se le asigna una sección de personal. De este modo, posteriormente se pueden emitir listados e informes de costes por secciones. Coste/Hora: Indica el coste por hora del operario. Este dato se utilizará para calcular los costes de mano de obra de los artículos fabricados. En el apartado Partes de Trabajo se visualizan las distintas Operaciones realizadas por el Operario en Partes de Trabajo. El botón Ir a permite visualizar y editar el Parte seleccionado.

OPERACIONES DE FABRICACIÓN

En esta pantalla se definen los distintos tipos de Operaciones que podemos asociar a un Parte de Trabajo, el cual a su vez se asocia con una determinada Orden de fabricación. De este modo, posteriormente se puede obtener información de los costes de cada una de las operaciones realizadas para fabricar los artículos. Una Operación de Fabricación puede ser de tipo: Productivo: Aquellas operaciones que son directamente parte de la fabricación del producto.

Fabricación 193

Improductivo: Aquellas operaciones no productivas que no son estrictamente necesarias para completar la fabricación. Por ejemplo, una interrupción en el trabajo del operario. Estructural: Aquellas operaciones no productivas, pero necesarias para completar la fabricación. Por ejemplo, la limpieza y ordenación del instrumental de trabajo.

ORDENES DE FABRICACIÓN

Las Órdenes de Fabricación permiten gestionar el proceso de fabricación de un determinado Artículo. Cada Orden se identifica con una Serie y un Código, y consta de una cabecera, un pie y varios apartados. En la cabecera de una Orden de Fabricación encontramos los siguientes campos: Serie y Código: Identifican la Orden de Fabricación. Estado: Una Orden de Fabricación puede encontrarse En Proceso, cuando el Artículo se está fabricando, o Finalizada, cuando la fabricación ha finalizado por completo; momento en el cual el Stock Actual del Artículo fabricado aumenta en el número de unidades fabricadas. Mientras el estado de la Orden sea En Proceso, su stock constará como Stock Pendiente de Fabricar.

Fecha de Inicio: Indica la fecha en que se creó la orden. Fecha Prevista Finalización: Fecha en que se prevé finalizar la fabricación. Fecha Finalización: Fecha en que la orden ha quedado finalizada. Referencia: El Artículo que se va a fabricar. Cantidad: Unidades del Artículo que se van a fabricar. % Coste Estructural: El coste de los Artículos fabricados se compone de costes de material (los artículos componentes detallados en la propia orden), y coste de la mano de obra. Además, puede, opcionalmente, añadir a dichos costes un porcentaje en concepto de costes estructurales (por ejemplo, energía eléctrica, amortización de maquinaria, etc.). Concepto: Sirve para describir la orden de fabricación.


Almacén: Indica el Almacén en el cual será almacenado el Artículo fabricado. Una vez que la Orden de Fabricación se muestra como Finalizada, el Stock de el Artículo fabricado, aumenta en ese Almacén según las unidades especificadas en el campo Cantidad. Agente: Figura a título informativo, y no tiene ningún efecto sobre los informes estadísticos de éstos. En el pie de la ficha de una Orden de Fabricación se muestran los Costes de fabricación: de material, de mano de obra, estructural y coste total.

En el apartado Líneas de la ficha de una Orden de Fabricación se muestra la lista de material (los artículos componentes) empleado en la fabricación. El botón Alta automática de Componentes solo estará disponible cuando no haya ninguna línea en la Orden, y permite añadir a la Orden todos los componentes actuales del artículo a fabricar (los que constan como tales en el apartado Kit de la ficha del Artículo). El Coste Unitario indica el Coste por unidad del Artículo componente, que por defecto será su Precio Medio Ponderado. El Stock de los componentes de una Orden de Fabricación se ve reducido inmediatamente, nada más producirse el alta, independientemente de si ésta ha finalizado o no. Desde el apartado Ver Mano de Obra se pueden ver y editar los Partes de Trabajo asociados a esta Orden (se explicarán a continuación), además de los tiempos y costes de la Orden por Secciones de Personal, por Operarios, y por Operaciones de Fabricación. Desde el apartado Informes se pueden ver y ejecutar los distintos tipos de Informes disponibles respecto a la Fabricación.

CREAR UNA ORDEN DE FABRICACIÓN

Se puede crear una nueva Orden de Fabricación pulsando el botón de Nueva Ficha de la barra de herramientas. Se abre la ventana Generar una Nueva Orden de Fabricación donde indicaremos, la Serie y el Código de la Orden, la Referencia del Artículo a fabricar, la Fecha de Inicio, el Almacén y la Cantidad.

Al pulsar el botón Generar, se muestra la nueva ficha de Orden de Fabricación donde podrá añadir las líneas con sus componentes. En el caso de que el Artículo a fabricar sea un Artículo Kit, la Orden se genera por defecto con todos sus componentes actuales, que se podrán variar, añadiendo, quitando o modificando alguna de sus características como por ejemplo la Cantidad. Se puede generar una nueva Orden de Fabricación a partir de otra, desde el apartado Tareas y pulsando el botón Copiar a una nueva Orden. La nueva Orden será una copia exacta de la Orden de origen, aunque con su propia Serie, Código y Fecha de Inicio. Además esta copia estará En proceso, aunque la de origen estuviese Finalizada.

Fabricación 195

PARTES DE TRABAJO

Los Partes de Trabajo permiten llevar el control del trabajo que diariamente realizan los Operarios, indicando qué tiempo han dedicado a cada una de las distintas Operaciones de una o varias Órdenes de Fabricación. Solamente es necesario usar los Partes de Trabajo cuando se desea controlar los costes de mano de obra en la fabricación.

Cada Operario tiene su propio Parte de Trabajo diario, desglosado en una o más Operaciones con una determinada duración (se indica la hora de inicio y la de finalización). Cada Operación se asigna a una determinada Orden de Fabricación. Se pueden añadir Notas en cada una de las operaciones. En el pie del Parte, se muestran los tiempos totales del Parte, desglosados en Horas Productivas, Horas Improductivas, y Horas Estructurales. Debido a que los costes de mano de obra de las Órdenes de Fabricación se obtienen de los Partes de Trabajo, no se permite modificar éstos cuando aquellas están finalizadas, ni añadir nuevas Operaciones asignadas a Órdenes Finalizadas, por tanto la pantalla de búsqueda de Órdenes para asignar a Operaciones en Partes de Trabajo, sólo visualiza las Órdenes En Proceso. En el apartado Documento se muestran los porcentajes de tipos de operaciones (productivas, improductivas o estructurales) del Parte.

LISTADOS Y ETIQUETAS DE ÓRDENES DE FABRICACIÓN

En Órdenes de Fabricación están disponibles múltiples listados de órdenes, desglosadas por Operarios, Operaciones, Partes y Secciones. También están disponibles Etiquetas de los Artículos fabricados en las Órdenes.

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INFORMES Y ESTADÍSTICAS

La opción para ver Informes y Estadísticas con OfiPro se encuentra en el grupo Varios de la Barra de opciones. Al pulsar sobre Informes y Estadísticas se abre la ventana que nos permite elegir entre los distintos Tipos de Informes y dentro de estos el Informe en concreto.

Están disponibles más de 80 Informes predeterminados. La mayoría de ellos se pueden configurar por múltiples opciones: Las series de facturación que serán incluidas, el rango de fechas, etc. Incluso se pueden definir filtros sobre varios ficheros a la vez. Por ejemplo, en el informe de Ventas por Zonas de Clientes se pueden especificar filtros por: Zonas, Clientes, Albaranes, Facturas y Tickets. Por ejemplo podríamos emitir un Informe de Ventas filtrando los Clientes que pertenezcan a la Zona Norte, cuyo Código de Cliente esté comprendido entre el 1 y el 200 y cuyas Facturas sean por un Total superior a 1.000 euros. Esto hace que los Informes y Estadísticas tengan capacidades casi ilimitadas de mostrar información según sean sus necesidades.

Los Informes Estadísticos se emiten siempre sin incluir el IVA, ni otros conceptos como los Descuentos financieros, Portes y Gastos incluidos en las cabeceras de los Documentos.

Informes y Estadísticas 199

Tenga en cuenta que el resultado de los distintos Informes no tienen porqué coincidir exactamente entre sí. Por ejemplo, el total de Ventas por Cliente puede no coincidir con el total de Ventas por Agente si alguna Factura se ha emitido sin especificar el Agente.

EJEMPLO: INFORME DE VENTAS POR CLIENTES

Como ya se ha comentado cada Informe al ejecutarlo muestra su propia pantalla. Para aprender a manejar esta pantalla utilizaremos como ejemplo la pantalla del Informe de Ventas por Clientes. Se puede decidir si se van a mostrar las Ventas de los Documentos de todas las Series o sólo de una en concreto. Se puede desmarcar la casilla si no se desea incluir en el Informe (es decir, que no se consideren como ventas) los Albaranes no Facturados.

Se pueden incluir los Documentos de Todas las Fechas, solo de un Año, de un Mes, de un Trimestre o de un período comprendido Entre dos fechas. Además se pueden crear Filtros por los ficheros de: Clientes, Albaranes, Facturas, y Tickets. En Texto puede añadir información adicional para la mejor compresión del informe, como por ejemplo el rango de fechas o los filtros realizados. Este texto se imprimirá en la cabecera del listado.

Igual que en los listados, el Informe se puede Previsualizar, Imprimir, Grabar, o Enviar por E-mail.

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EXPORTACIÓN DE DATOS

La opción para poder Exportar Datos con OfiPro se encuentra en el grupo Varios de la Barra de opciones. Se pueden realizar exportaciones de los datos de las tablas de OfiPro a un fichero en formato XML, Excel o CSV. La exportación de datos facilita el posterior tratamiento informático de la información exportada. Para ello, el Usuario deberá tener permisos de lectura sobre las tablas y en el apartado Accesos, de su ficha de Usuario, tener permitida la exportación de datos. Se pueden exportar todos los Ficheros (excepto los relativos a Usuarios, Permisos, o similares) o bien seleccionar un solo fichero a exportar. En éste último caso, se permite seleccionar los campos a exportar, así como los registros, a través de una condición de filtro.

Campos a exportar: Contiene todos los campos del fichero que se ha seleccionado para exportar. Por defecto aparecen todos marcados pero se pueden marcar o desmarcar haciendo clic sobre su casilla de verificación o bien utilizando los botones de la parte derecha de la pantalla que permiten Incluir todos, Incluir uno, No incluir uno o No incluir Todos. Filtrado por: Permite crear filtros para poder exportar sólo los registros del fichero que cumplan la condición de filtro. Exportar a formato: Permite elegir el formato del archivo que se va a generar, entre formato XML, Excel o CSV. Al pulsar el botón Exportar, se genera el fichero o ficheros, y se abre automáticamente la carpeta que los contiene.

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ALTAS DE EMPRESAS

La opción Alta de Empresas se encuentra en el grupo Empresa de la Barra de opciones. Permite crear empresas dinámicamente (hasta el máximo de 10 que OfiPro gestiona), a los usuarios que tenga el correspondiente permiso Alta de empresas en la ficha de Usuarios. Para dar de alta una nueva empresa, basta con entrar el nombre que la identificará. La nueva base de datos se creará automáticamente en el directorio de empresas del ordenador servidor, de forma que estará disponible para todos los puestos de trabajo.

BAJAS DE EMPRESAS

La opción Baja de Empresas se encuentra en el grupo Empresa de la Barra de opciones. Permite borrar la empresa actualmente seleccionada (la empresa a la que el usuario está conectado en ese momento), siempre y cuando el usuario tenga el correspondiente permiso Dar de baja la empresa en la ficha de Usuarios. Por motivos de seguridad, la baja de la empresa no borra físicamente del disco duro el fichero de base de datos, sino que lo hace inaccesible directamente por OfiPro, renombrando el directorio de dicha empresa a NombreEmpresa.BAJA. Si desea borrarla físicamente, para liberar espacio en el disco duro del servidor, deberá hacerlo manualmente, desde el propio sistema operativo del servidor.

ADVERTENCIA

Tenga en cuenta que los programas de Contabilidad (ContaPro) y Gestión Comercial (GesPro) están totalmente integrados, y sus datos se guardan en una única base de datos, común a ambos. Esto implica, por ejemplo, que el alta y baja de empresas da de alta y de baja tanto los datos de gestión comercial como los de contabilidad. Es decir, al crear una nueva empresa desde el programa GesPro se está creando ésta tanto en el programa GesPro como en ContaPro. Es importante tener en cuenta que al dar de baja una empresa desde GesPro, se está dando de baja tanto los datos de facturación como los datos contables.

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COPIAS DE SEGURIDAD

Esta opción permite realizar copias de seguridad de la base de datos. Para poder realizarlas, se debe tener asignado el permiso Hacer copias de seguridad en la ficha de Usuarios. OfiPro permite realizar la copia de seguridad en línea, es decir, los usuarios pueden seguir utilizando el programa, añadiendo y modificando datos, mientras se realiza la copia de seguridad (la copia contendrá los datos tal y como estaban al principio de comenzar el proceso, sin tener en cuenta los cambios realizados durante el proceso). La velocidad de respuesta del programa se ralentizará durante la realización de la copia de seguridad, por lo tanto es recomendable realizar solamente en periodos de baja o nula actividad. El proceso de copia de seguridad la realiza el ordenador servidor, de forma que los datos no se envían al ordenador donde está el programa cliente. El fichero de copia de seguridad se almacena físicamente en el directorio del servidor donde se encuentra la base de datos de la cual se realiza la copia. De esta forma, un usuario puede poner en marcha la copia de seguridad remotamente, desde cualquier puesto, sin comprometer la seguridad de los datos, ya que en ningún momento el fichero de copia de seguridad abandona el servidor. Solamente las personas con acceso al servidor podrán acceder a dicho fichero. El fichero de copia de seguridad tendrá el mismo nombre que la base de datos original, seguido de la fecha y hora, y la extensión .gbk.

RESTAURACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD

Esta opción permite restaurar copias de seguridad de la empresa actualmente seleccionada. Por motivos de seguridad, solo el usuario Administrador puede realizar esta tarea. Para restaurar una copia de seguridad, previamente deberá renombrar alguno de los ficheros de copia de seguridad realizados con la opción anterior, de forma que tenga el mismo nombre que la base de datos, pero con extensión .gbk. Por ejemplo, si ha realizado una copia de seguridad y el fichero se denomina Empresa1_9_10_2006_12_19_44.gbk, deberá renombrarlo a Empresa1.gbk antes de proceder a la restauración. Asegúrese de que ningún usuario intenta acceder a la empresa mientas dura el proceso.

ADVERTENCIA

Tenga en cuenta que al realizar una restauración todos los datos volverán al estado en que se encontraban en el momento en que realizó la copia de seguridad. Por tanto, los usuarios y las contraseñas serán los que tenía en aquél momento, y son éstos los que tendrá que introducir para acceder a la empresa una vez restaurada.

Copias de seguridad, restauración 207

ADVERTENCIA

Los programas de Contabilidad (ContaPro) y Gestión Comercial (GesPro) están totalmente integrados, y sus datos se guardan en una única base de datos. Por ello, ha de tener en cuenta que al realizar una copia de seguridad desde GesPro o desde ContaPro, está realizando una copia de seguridad de los datos de ambos programas. Por tanto, en la restauración de copias de seguridad se restauran también los datos de ambos programas.

HERRAMIENTAS TÉCNICAS

La opción Herramientas Técnicas permite realizar tareas puramente técnicas del programa, como validar los numeradores, o recalcular algunos los riesgos o los stocks, proceso que solo será necesario hacer si se ha realizado una importación de datos directamente sobre la base de datos.

AACCCCEESSOO AA DDAATTOOSS SSEEGGÚÚNN CCOOMMEERRCCIIAALLEESS


ACCESO A DATOS SEGÚN COMERCIALES

Existe una versión especial de OfiPro, denominada Acceso a Datos según Comerciales, que permite restringir el acceso a datos de la empresa según el Agente Comercial. Por ejemplo, que cada Comercial, aún teniendo permisos de acceso a Documentos de venta, sólo acceda a sus propios Clientes y a sus propios Documentos de venta, no a los del resto. A continuación, mostramos algunos ejemplos de las funcionalidades disponibles en esta versión de OfiPro:

• Que cada comercial pueda consultar y dar de alta sus clientes, documentos de venta y cobros, pero que no pueda visualizar ni modificar los datos del resto de comerciales.

• Que los comerciales de la zona norte accedan a los clientes, documentos y cobros de la zona norte; los de la zona sur a los clientes, documentos de venta y cobros de la zona sur;...

• Que cada uno de los técnicos de su empresa pueda dar de alta sus partes de trabajo diarios, pero no pueda acceder a los partes del de los otros técnicos.

ALTA DE LOS AGENTES COMERCIALES

En primer lugar, deberá dar de alta como Agentes Comerciales a todos aquellos usuarios de OfiPro que vayan a tener la visibilidad limitada a los datos propios. Si algún usuario debe tener limitada la visibilidad, aunque no sea un Agente Comercial propiamente dicho, deberá darlo de alta igualmente como tal. Para ello, seleccione el icono Agentes Comerciales en el grupo "Ficheros" de la barra de opciones, y proceda a darlos de alta.

ASIGNACIÓN DE PERMISOS DE VISIBILIDAD A CADA USUARIO

A continuación, se asignarán los permisos de Usuario por Comerciales. Por cada Usuario individualmente, se establecerá si debe tener acceso a los datos de todos los Comerciales, o bien sólo a los suyos propios. Para ello, seleccione el icono Usuarios en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a asignarlos, en todos los usuarios. En el apartado Visibilidad de la ficha, puede establecer Ver datos de Agentes Comerciales:

• Ver Todos los datos. • Ver Sólo los datos propios (los del Agente propio). Si se selecciona esta opción, deberá

asignar un Agente Comercial al Usuario.

Acceso a Datos según Comerciales 211

La segunda opción, Ver sólo los datos propios, hace que este usuario:

• Solo pueda ver los datos propios (los que tienen asignado su Agente). • Solo pueda crear nuevos datos (dar de alta Clientes, generar nuevos Pedidos, Albaranes, etc.)

que tenga asignado su propio Agente. La primera opción, Ver todos los datos, permite que este usuario:

• Pueda ver los datos de todos los Agentes comerciales. • Pueda dar de alta datos de cualquier Agente (por ejemplo, Pedidos, Facturas, Clientes, etc.,

asignándolos a cualquier agente). • Pueda modificar libremente el Agente asignado a los Clientes, Documentos, etc.

Los Usuarios que no tengan limitación de acceso a los datos serán los únicos que podrán dejar el campo Agente Comercial de los Clientes, Documentos, etc., en blanco, sin asignar, y también los únicos que podrán ver dichos datos (todos aquellos Documentos, Clientes, etc., que tengan el Agente en blanco). Por tanto, será una posibilidad en principio reservada solo al personal que deba tener acceso libre a todos los datos, como gerentes, directivos, etc.

PERMISOS DE ACCESO Y PERMISOS DE VISIBILIDAD LIMITADA

Recuerde que, además del permiso de visibilidad por Agentes Comerciales, OfiPro permite conceder permisos de lectura, modificación, creación, y borrado de datos, para cada uno de los ficheros del programa. Así, un determinado Usuario podría tener, por ejemplo, los siguientes permisos para los ficheros de Clientes y Facturas: Clientes: Permiso de lectura, modificación, creación y borrado (todos los permisos). Facturas: Sin permisos de lectura, modificación, creación, ni borrado. Este usuario podría leer, modificar, dar de alta y dar de baja Clientes (ya que tiene todos estos permisos en el fichero de Clientes), pero solo los Clientes propios, los que lo tengan a él asignado como Agente, si así se indica en los permisos de visibilidad. Los Clientes de otros Agentes no podrá verlos, ni por tanto tampoco modificarlos, ni darlos de baja. En el caso de las Facturas, no podrá acceder a ninguna, ya que no tiene ningún permiso en dicho fichero. Si le diésemos el permiso de lectura y creación, podría dar de alta y ver las Facturas propias, pero no las del resto de Agentes. Así, si quiere que un determinado Usuario pueda crear y acceder a sus propios Presupuestos (y solo a los suyos), y a ningún otro documento de venta más, bastaría con darle todos los permisos sobre el fichero de Presupuestos, y ninguno sobre el resto de documentos, activando la visibilidad limitada de datos a Ver Sólo los datos propios. A partir de ese momento, sólo podrá ver sus propios Presupuestos, como si realmente fuesen sólo esos los que albergase el fichero.

FICHEROS A LOS QUE USUARIO TENDRÁ EL ACCESO LIMITADOS A LOS DATOS PROPIOS

Los ficheros a los que se limita el acceso a los datos, según el Agente Comercial, son:

• Agentes • Clientes, Precios Artículo / Cliente. • Seguimientos de Agentes, Clientes, Transportistas y Bancos. • Contratos • Intercambios de Almacén • Regularizaciones • Ensamblajes • Presupuestos • Facturas Proforma • Pedidos


• Albaranes • Facturas • Cajas registradoras, Tickets y Movimientos de Caja • Ordenes de Fabricación y Partes de Trabajo • Vencimientos de Cobro, Cobros, Remesas • Usuarios

DATOS VISIBLES PARA TODOS LOS USUARIOS

Los datos que tengan el Agente en blanco podrán ser vistos por todos los Usuarios. Por ejemplo, si las fichas de Transportistas deben estar accesibles a todos los Comerciales, se deberá dejar la Delegación de los Transportistas en blanco. Tenga en cuenta que los únicos Usuarios que podrán dejar el Agente en blanco serán los Usuarios que no tengan la limitación de visibilidad de los datos. Por tanto, será una posibilidad en principio reservada solo al personal que deba tener acceso libre a todos los datos, como por ejemplo los gerentes, directivos, etc. Los datos de Artículos son de libre acceso para todos los Agentes (aunque se pueden establecer restricciones de permisos por usuario, como ya se ha indicado). Los Clientes pueden estar visibles para todos los Agentes, o cada uno acceder sólo a los suyos propios, o bien que algunos clientes estén visibles para todos los Agentes, y otros sólo para los suyos. Para configurar estas posibilidades, acceda a la pantalla de "Configuración de Empresa", apartado Visibilidad Agentes:

Activando la casilla Todos los Clientes deben ser visibles para todos los Agentes se impide asignar un Agente específico a los Clientes. Por tanto, al tener el Agente vacío, son accesibles a todos los Usuarios. Al activar esta casilla, se borra el Agente de todos los Clientes automáticamente. Activando la casilla No permitir Clientes visibles para todos los Agentes, se impide que los Clientes queden con el Agente en blanco, para que ninguno de ellos pueda ser visible por todos los Agentes. Desactivando ambas casillas, puede tener algunos Clientes visibles para todos las Agentes (aquellos que tengan el campo Agente vacío en su ficha), y otros visibles solo para su Agente (aquellos que lo especifiquen en su ficha).

Acceso a Datos según Comerciales 213

AGRUPAR FACTURAS POR AGENTE COMERCIAL

En la pantalla de Configuración de la Empresa, apartado "Documentos", "Altas", debe activar la casilla Agrupar Facturas por Agente, que indica a OfiPro si en la facturación de albaranes, contratos, etc., se deben agrupar las Facturas por Agentes Comerciales o no. Con la casilla activada las Facturas se generan agrupándolas por cada Agente (en caso contrario, se ignoraría dicho campo, y las Facturas tendrían el Agente en blanco).

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ACCESO A DATOS SEGÚN DELEGACIONES

Existe una versión especial de OfiPro, denominada Acceso a Datos según Delegaciones, que permite restringir el acceso a datos de la empresa según la Delegación, Tienda, o Sucursal. Por ejemplo, que los usuarios de una determinada Delegación sólo accedan a los clientes y documentos de su propia Delegación, no a los del resto de delegaciones ni a los de la central. A continuación, mostramos algunos ejemplos de las funcionalidades disponibles en esta versión de OfiPro:

• Que los Usuarios de cada una de las Delegaciones o sucursales puedan dar de alta y acceder exclusivamente a los datos de su propia Delegación o sucursal, pero que no puedan visualizar datos de la central ni de otras Delegaciones o sucursales.

• Que los Usuarios de todas las Delegaciones o sucursales puedan consultar el Stock de los Almacenes de la Central y del resto de Delegaciones, pero los Usuarios de cada Delegación sólo puedan dar altas de movimientos (entradas y salidas de mercancía) en los Almacenes de su propia Delegación.

• Que los usuarios de cada una de las tiendas puedan dar de alta sus Tickets de caja, efectuar sus Cierres y Arqueos de caja, y consultar el Stock de sus Artículos, pero que no accedan ni a los datos de la central, ni a los datos del resto de las tiendas.

• Que los comerciales de cada una de las Delegaciones o sucursales puedan dar de alta y acceder exclusivamente a los datos de la propia Delegación o sucursal, pero que no puedan visualizar ningún dato de los comerciales de la central ni de los comerciales de otras Delegaciones o sucursales.

ALTA DE LAS DELEGACIONES

En primer lugar, deberá dar de alta las distintas Delegaciones de la empresa. La Central de la empresa se considerará como una Delegación más que también debe darse de alta, independientemente de que sus usuarios tengan o no limitaciones de acceso a los datos de las delegaciones. Para ello, seleccione el icono Delegaciones en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a darlas de alta. Si dicho icono no estuviese visible, deberá crearlo siguiendo los siguientes pasos: - Pulse el botón Barra de opciones de la Barra de herramientas situada en la parte superior derecha de la pantalla principal de OfiPro. - En la ventana Barra de opciones, seleccione Empresa en la lista de la izquierda , y seleccione el icono Delegaciones. A continuación, pulse el botón Añadir a la barra de opciones, y cierre la ventana. Ya dispone de la nueva opción Delegaciones. Al crear cada Delegación, deberá asignarle un Código y Nombre. Es importante rellenar los datos del apartado Datos de Impresión y Logotipo, ya que al imprimir los documentos (pedidos, albaranes, facturas, etc.) se imprimirán con los datos de la Delegación en la que fue creada. De igual modo, puede cambiar la cabecera y el pie de los datos a imprimir en los tickets de caja, el texto y gráfico de las promociones, etc.... Si

Acceso a Datos según Delegaciones 217

en su empresa no necesita que los datos de impresión varíen por cada Delegación, simplemente repita los mismos datos en todas las Delegaciones.

ASIGNACIÓN DE SERIES A CADA DELEGACIÓN

Cada Delegación puede usar una o más series de facturación propias, de forma exclusiva. Es decir, si la Central usa las Series A y B, y la Delegación la Serie C, la Central no podrá usar la Serie C, ni la Delegación podrá usar las Series A y B. Más adelante veremos que algunos usuarios (por ejemplo, los de la Central) sí podrán usar, si así se desea, cualquier Serie, sea de su propia Delegación o no. Pero por ahora, asigne una Delegación a todas y cada una de las Series que vaya a usar.

Si no desea asignar Series por Delegaciones (por ejemplo, que tanto la central como las delegaciones usen libremente las series, sin restricciones), o si desea que algunas Series puedan ser usadas libremente por todas las Delegaciones, entonces no asigne la Delegación en dichas Series. Si no va usar alguna de las Series que existe en el fichero, puede borrarlas para evitar que se usen por equivocación (posteriormente podrá dar de alta nuevas series cuando lo desee).

NOTA

Los Documentos de compra y venta, los Clientes, los Proveedores, etc., que ya existan previamente a la asignación de Delegación, quedarán asignados por defecto a la Delegación que corresponda a su Serie.

ASIGNACIÓN DE ALMACENES A CADA DELEGACIÓN

Cada Delegación puede usar uno o más Almacenes propios, de forma exclusiva. Es decir, si la Central usa el Almacén Central, y la Delegación el Almacén Delegación, la Central no podrá usar el Almacén Delegación, ni ver sus Stocks, ni la Delegación usar ni ver los Stocks del Almacén Central.


Más adelante veremos que algunos Usuarios (por ejemplo, los de la Central) sí podrán acceder, si así se desea, a cualquier Almacén y/o ver sus Stocks, sea de su propia Delegación o no. Pero por ahora, asigne una Delegación a todos y cada uno de los Almacenes. Si desea que algunos de los Almacenes puedan ser usados libremente por todas las Delegaciones, entonces no asigne la Delegación en dichos Almacenes.


VISIBILIDAD SEGÚN DELEGACIONES

A continuación, se asignarán los permisos de Usuario por Delegaciones. Por cada Usuario individualmente, se puede establecer si debe tener acceso o no a los datos de todas las Delegaciones, o bien sólo a los datos de su propia Delegación. Para ello, seleccione el icono Usuarios en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a asignar la Delegación a la que el usuario pertenece, en todos los usuarios. En el apartado Visibilidad Delegaciones de la ficha, puede establecer: Ver datos de Delegaciones :

• Ver Todos los datos. • Ver Sólo los datos de su propia Delegación.

La primera opción, Ver todos los datos, permite que este usuario:

• Pueda ver los datos de todas las Delegaciones. • Pueda dar de alta datos de cualquier Delegación (por ejemplo, Pedidos, Facturas, Clientes, etc.,

asignándolos a cualquier delegación), aunque por defecto se den de alta con la suya propia. • Pueda modificar libremente la Delegación asignada a los Documentos, Clientes, etc., hayan

sido creados por usuarios de su Delegación o no. La segunda opción, Ver sólo los datos de su propia Delegación, hace que este usuario:

• Solo pueda ver los datos de su propia Delegación. • Solo pueda crear nuevos datos (generar nuevos Pedidos, Albaranes, etc.), de su propia

Delegación.


VISIBILIDAD DE SERIES DE FACTURACIÓN

Además de la visibilidad de los datos por Delegaciones, se puede configurar el uso de las Series de facturación según las necesidades particulares de cada Empresa: mantener series independientes por cada Delegación, o que se puedan ver los datos de distintas Series entre Delegaciones pero usando en cada Delegación solo las suyas propias, o bien que se vean y usen las Series libremente entre Delegaciones, sin restricciones. Ver datos de Series :

• Ver Todas las Series. • Ver Sólo los datos de las Series de su propia Delegación.

La primera opción, Ver Todas las Series, permite que este Usuario pueda ver los datos de todas las Series. La segunda, Ver sólo los datos de su propia Delegación, hace que este usuario sólo pueda ver los datos de las Series de su propia Delegación. En el caso de las Series, se pueden configurar diferenciados el permiso de Ver series y el de Utilizar Series. Se entiende por Utilizar una Serie asignar una determinada Serie en el alta de nuevos datos (por ejemplo, al crear un nuevo Documentos de compra y de venta), y modificar la Serie en datos ya existentes. Utilizar las Series :

• Todas. • Sólo las Series de su propia Delegación.

La primera opción, Utilizar Todas las Series, permite que este Usuario pueda usar todas las Series. La segunda, Utilizar sólo las Series de su propia Delegación, hace que este Usuario sólo pueda utilizar (tanto para dar de alta nuevos datos como para modificarlos) las Series de su propia Delegación.

VISIBILIDAD DE ALMACENES Y STOCKS

De forma similar a las Series, también es configurable que cada Usuario pueda ver los datos de todos los Almacenes (y sus correspondientes stocks), o sólo los de aquellos Almacenes que pertenezcan a su propia Delegación. Y también, si el Usuario puede utilizar (por ejemplo, al dar de alta nuevos documentos y al modificar los existentes) todos los Almacenes, o sólo aquellos que pertenezcan a su propia Delegación. Esto permite adaptar el uso de los Almacenes y Stocks a las necesidades particulares de cada Empresa, según se desee mantener los Almacenes y Stocks completamente separados e invisibles entre las Delegaciones, o que se puedan ver los Stocks entre Delegaciones, pero que cada Delegación sólo use los suyos propios, o bien que se vean y usen los Almacenes y Stocks libremente en todas las Delegaciones, sin restricciones.

ASIGNACIÓN DE UN ALMACÉN POR DEFECTO A CADA USUARIO

En la ficha de Usuarios se puede asignar un Almacén por defecto, que será el Almacén que se asigne por defecto en el alta de Documentos de compra y venta que el Usuario realice.


Recuerde que, además del permiso de visibilidad por Delegaciones, OfiPro permite conceder permisos de lectura, modificación, creación, y borrado de datos, para cada uno de los ficheros del programa. Así, un determinado Usuario podría tener, por ejemplo, los siguientes permisos para los ficheros de Clientes y Facturas:


Clientes: Permiso de lectura, modificación, creación y borrado (todos los permisos). Facturas: Sin permisos de lectura, modificación, creación, ni borrado. Este Usuario podría leer, modificar, dar de alta y dar de baja Clientes (ya que tiene todos estos permisos en el fichero de Clientes), pero solo los Clientes de su propia Delegación, si así se indica en los permisos de Delegación. Los Clientes de otras Delegaciones no podrá verlos, ni por tanto tampoco modificarlos, ni darlos de baja. En el caso de las Facturas, no podrá acceder a ninguna, ya que no tiene ningún permiso en dicho fichero. Si le diésemos el permiso de lectura y creación, podría dar de alta y ver las Facturas de su propia Delegación, pero no las de otras Delegaciones. Así, si quiere que un determinado Usuario pueda crear y acceder a los Presupuestos de su Delegación (y solo a los de su Delegación), y a ningún otro Documento de venta más, bastaría con darle todos los permisos sobre el fichero de Presupuestos, y ninguno sobre el resto de Documentos, activando la visibilidad limitada de datos a Ver Sólo los datos de su propia Delegación. A partir de ese momento, sólo podrá ver los Presupuestos de su Delegación, como si realmente fuesen sólo esos los que albergase el fichero.

FICHEROS A LOS QUE SE APLICA EL ACCESO LIMITADO A LOS DATOS SEGÚN LA DELEGACIÓN

Los ficheros a los que se limita el acceso a los datos, según la Delegación del Usuario, son:

• Clientes, Precios Artículo / Cliente • Proveedores, Precios de Proveedores • Agentes • Compradores • Transportistas • Bancos • Almacenes y Stocks. • Contratos • Intercambios de Almacén • Regularizaciones • Ensamblajes • Presupuestos • Facturas Proforma • Pedidos • Albaranes • Facturas • Cajas registradoras, Tickets y Movimientos de Caja • Ordenes de Fabricación y Partes de Trabajo • Vencimientos de Cobro, Cobros, Remesas • Vencimientos de Pago, Pagos • Delegaciones • Series • Usuarios


Los datos que tengan la Delegación en blanco podrán ser vistos por todos los Usuarios. Por ejemplo, si las fichas de Transportistas deben estar accesibles a todas las Delegaciones, se deberá dejar la Delegación de los Transportistas en blanco. Tenga en cuenta que los únicos Usuarios que podrán dejar la Delegación en blanco serán los Usuarios que no tengan la limitación de visibilidad de los datos. Por tanto, será una posibilidad en principio reservada solo al personal que deba tener acceso libre a todos los datos, como por ejemplo los gerentes, directivos, etc.


Los datos de Artículos son de libre acceso desde todas las Delegaciones (aunque, lógicamente, se pueden establecer restricciones de permisos por usuario). Los Clientes y Proveedores pueden estar visibles para todas las Delegaciones, o cada una acceder sólo a los suyos propios, o bien que algunos Clientes o Proveedores estén visibles para todas las Delegaciones, y otros sólo en su Delegación. Para configurar estas posibilidades, acceda a la pantalla de Configuración de Empresa, apartado Visibilidad Delegaciones:

Activando la casilla Todos los Clientes deben ser visibles en todas las Delegaciones se impide asignar una Delegación a los Clientes. Por tanto, al tener la Delegación vacía, son accesibles a todos los Usuarios. Al activar esta casilla, se borra la Delegación de todos los Clientes automáticamente. Activando la casilla No permitir Clientes visibles en todas las Delegaciones, se impide que los Clientes queden con la Delegación en blanco, para que ninguno de ellos pueda ser visibles desde todas las Delegaciones. Desactivando ambas casillas, puede tener algunos Clientes visibles en todas las Delegaciones (aquellos que tengan el campo Delegación vacío en su ficha), y otros visibles solo en una Delegación (aquellos que la especifiquen en su ficha). De igual manera se configura la visibilidad de los Proveedores.

AGRUPAR FACTURAS POR DELEGACIÓN

En la pantalla de Configuración de la Empresa, apartado Documentos, Altas, está disponible la casilla Agrupar Facturas por Delegaciones, que indica a OfiPro si en la facturación de Albaranes, Contratos, etc., se deben agrupar las Facturas por Delegaciones o no. Por defecto, la casilla estará activada, de forma que las Facturas se generan agrupando por Delegaciones (en caso contrario, se ignoraría dicho campo, y las Facturas tendría la Delegación en blanco).

EEMMPPRREESSAASS CCOONN DDAATTOOSS CCOOMMUUNNEESS


EMPRESAS CON DATOS COMUNES

Existe una versión especial de OfiPro, denominada Empresas con datos comunes, que responde a la necesidad de aquellas organizaciones que realizan su actividad a través de varias empresas o entidades jurídicas, y desean compartir algunos datos comunes, como por ejemplo, clientes, artículos, proveedores,.... A través de esta versión, en una única base de datos centralizada podrá gestionar distintas empresas, estableciendo qué datos son comunes y qué datos son específicos para cada una de ellas, al mismo tiempo que restringe el acceso a los datos de las distintas empresas según usuarios, mantiene la confidencialidad de los mismos y evita posibles errores o manipulaciones incorrectas por parte de los distintos usuarios.

VENTAJAS DE GESTIONAR MÚLTIPLES EMPRESAS CON DATOS COMUNES EN UNA ÚNICA BASE DE DATOS

Entre las ventajas de gestionar múltiples empresas con datos comunes en una única base de datos centralizada, destacan las siguientes:

• El mantenimiento y actualización de datos comunes se realiza una sola vez, evitando errores en la información y repeticiones de tareas. Por ejemplo, todos los cambios realizados en los artículos (nuevas referencias, modificación de precios,...) son visualizados por los usuarios de todas las empresas, en tiempo real, y sin necesidad de realizar ningún traspaso de datos o intercambio de ficheros entre empresas, ya que todas acceden al mismo fichero centralizado.

• Información por Empresa o Grupo de Empresas, sin procesos de consolidación de ficheros ni manipulaciones de datos. Dado que todas las empresas trabajan en la misma base de datos, los responsables de la organización (con acceso a todas las empresas) pueden obtener en todo momento, en tiempo real, la información necesaria para la toma de decisiones, tanto a nivel de empresa individual como de todas las empresas conjuntamente. Por ejemplo, puede consultar la rentabilidad de un cliente por empresa, o por todas las empresas; las compras a un determinado proveedor por empresa, o por todas las empresas;...

• Confidencialidad de la Información. Si lo desea, puede restringir a cada usuario el acceso sólo a los datos de su empresa, garantizando así la confidencialidad de sus datos como si cada una de sus empresas trabajase con bases de datos independientes.

EJEMPLOS DE FUNCIONALIDADES QUE PERMITE LA GESTIÓN DE MÚLTIPLES EMPRESAS QUE COMPARTEN DATOS

Dispone de múltiples opciones de configuración que facilitan su adaptación a las necesidades concretas de cada organización, destacando las siguientes:

• Posibilidad de indicar qué datos son comunes a todas las empresas y qué datos son específicos de cada empresa. Por ejemplo, todas las empresas comparten los datos de artículos y proveedores, pero cada una de ellas tiene sus propios clientes, compras, ventas, cobros, pagos,…

• Restringir el acceso a datos por empresa, según usuario. A cada usuario puede facilitarle permisos de acceso a datos de todas las empresas, o sólo a los datos de una empresa. Por ejemplo, que el gerente acceda a los datos de todas las empresas, pero los usuarios de la empresa 1 sólo accedan a los datos de la empresa 1.

• Impresión de documentos de compraventa con los datos fiscales de la empresa asociada. Cada documento de compraventa está asociado a una empresa, imprimiéndose de forma automática con los datos fiscales de dicha empresa. Además, los usuarios de la empresa 1 sólo pueden imprimir documentos con datos de la empresa 1, los usuarios de la empresa 2 con datos de la empresa 2,…

Empresas con Datos comunes 225

• Posibilidad de establecer series de facturación específicas para cada empresa. Por ejemplo, la serie A para la empresa 1, la serie B para la empresa 2,… impidiendo la utilización de series incorrectas por parte de los usuarios.

• Posibilidad de trabajar con un único almacén, o gestionar almacenes (y stocks) independientes por empresa. Dependiendo de sus necesidades, puede utilizar un único almacén para todas las empresas, o especificar almacenes distintos para cada una de ellas (por ejemplo, que los usuarios de la empresa 1 sólo puedan realizar movimientos en el almacén 1, los usuarios de la empresa 2 en el almacén de la empresa 2,…).

ALTA DE LAS EMPRESAS

En primer lugar, deberá dar de alta las distintas Empresas con la que trabajará. Para ello, seleccione el icono N/Empresas en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a darlas de alta. Si dicho icono no estuviese visible, deberá crearlo siguiendo los siguientes pasos:

1. Pulse el botón Barra de opciones de la Barra de herramientas situada en la parte superior derecha de la pantalla principal de OfiPro.

2. En la ventana Barra de opciones, seleccione Empresa en la lista de la izquierda , y seleccione

el icono N/Empresas. A continuación, pulse el botón Añadir a la barra de opciones, y cierre la ventana. Ya dispone de la nueva opción N/Empresas.

Al crear cada Empresa, deberá asignarle un Código y Nombre. Es importante rellenar los datos del apartado Datos de Impresión y Logotipo, ya que al imprimir los documentos (pedidos, albaranes, facturas, etc.) se imprimirán con los datos de la Empresa en la que fueron creados.

De igual modo, puede cambiar la cabecera y el pie de los datos a imprimir en los Tickets de caja, el texto y gráfico de las Promociones, etc.... Si no necesita que los datos de impresión varíen por cada Empresa, simplemente repita los mismos datos en todas las Empresas.

ASIGNACIÓN DE SERIES A CADA EMPRESA

Cada Empresa puede usar una o más series de facturación propias, de forma exclusiva. Es decir, si la Empresa1 usa las Series A y B, y la Empresa2 la Serie C, la Empresa1 no podrá usar la Serie C, ni la Empresa2 las Series A y B. Más adelante veremos que algunos Usuarios sí podrán usar, si así se desea, cualquier Serie, sea de su propia Empresa o no. Pero por ahora, asigne una Empresa a todas y cada una de las Series que vaya a usar.


Si no desea asignar Series por Empresas, o si desea que algunas Series puedan ser usadas libremente por todas las Empresas, entonces no asigne la Empresa en dichas Series. Si no va usar alguna de las Series que existe en el fichero, puede borrarlas para evitar que se usen por equivocación (posteriormente podrá dar de alta nuevas series cuando lo desee).

NOTA

Los Documentos de compra y venta, los Clientes, los Proveedores, etc., que ya existan previamente a la asignación de Empresa, quedarán asignados por defecto a la Empresa que corresponda a su Serie.

ASIGNACIÓN DE ALMACENES A CADA EMPRESA

Cada Empresa puede usar uno o más Almacenes propios, de forma exclusiva. Es decir, si la Empresa1 usa el Almacén 1, y la Empresa2 el Almacén 2, la Empresa1 no podrá usar el Almacén 2, ni ver sus Stocks, ni la Empresa2 usar ni ver los Stocks del Almacén 1.

Más adelante veremos que algunos Usuarios sí podrán acceder, si así se desea, a cualquier Almacén y/o ver sus Stocks, sea de su propia Empresa o no. Pero por ahora, asigne una Empresa a todos y cada uno de los Almacenes. Si desea que algunos de los Almacenes puedan ser usados libremente por todas las Empresas, entonces no asigne la Empresa en dichos Almacenes.



VISIBILIDAD SEGÚN EMPRESAS

A continuación, se asignarán los permisos de Usuario por Empresas. Por cada Usuario individualmente, se puede establecer si debe tener acceso o no a los datos de todas las Empresas, o bien sólo a los datos de una Empresa. Para ello, seleccione el icono Usuarios en el grupo Empresa de la barra de opciones, y proceda a asignar la Empresa a la que el usuario pertenece, en todos los usuarios. En el apartado Visibilidad Empresas de la ficha, puede establecer: Ver datos de Empresas :

• Ver Todos los datos. • Ver Sólo los datos de su propia Empresa.

La primera opción, Ver todos los datos, permite que este usuario:

• Pueda ver los datos de todas las Empresas. • Pueda dar de alta datos de cualquier Empresa (por ejemplo, Pedidos, Facturas, Clientes, etc.,

asignándolos a cualquier empresa), aunque por defecto se den de alta con la suya propia. • Pueda modificar libremente la Empresa asignada a los Documentos, Clientes, etc., hayan sido

creados por usuarios de su Empresa o no. La segunda opción, Ver sólo los datos de su propia Empresa, hace que este usuario:

• Sólo pueda ver los datos de su propia Empresa. • Sólo pueda crear nuevos datos (generar nuevos Pedidos, Albaranes, etc.), de su propia

Empresa.

VISIBILIDAD DE SERIES DE FACTURACIÓN

Además de la visibilidad de los datos por Empresas, se puede configurar el uso de las Series de facturación: mantener series independientes por cada Empresa, o bien que se puedan ver los datos de distintas Series entre Empresas pero usando en cada Empresa solo las suyas propias, o bien que se vean y usen las Series libremente entre Empresas, sin restricciones. Ver datos de Series :

• Ver Todas las Series.


• Ver Sólo los datos de las Series de su propia Empresa. La primera opción, Ver Todas las Series, permite que este Usuario pueda ver los datos de todas las Series. La segunda, Ver sólo los datos de su propia Empresa, hace que este Usuario sólo pueda ver los datos de las Series de su propia Empresa. En el caso de las Series, se pueden configurar diferenciados el permiso de Ver series y el de Utilizar Series. Se entiende por Utilizar una Serie asignar una determinada Serie en el alta de nuevos datos (por ejemplo, al crear un nuevo Documentos de compra y de venta), y modificar la Serie en datos ya existentes. Utilizar las Series :

• Todas. • Sólo las Series de su propia Empresa.

La primera opción, Utilizar Todas las Series, permite que este Usuario pueda usar todas las Series. La segunda, Utilizar sólo las Series de su propia Empresa, hace que este Usuario sólo pueda utilizar (tanto para dar de alta nuevos datos como para modificarlos) las Series de su propia Empresa.

VISIBILIDAD DE ALMACENES Y STOCKS

De forma similar a las Series, también es configurable que cada Usuario pueda ver los datos de todos los Almacenes (y sus correspondientes stocks), o sólo los de aquellos Almacenes que pertenezcan a su propia Empresa. Y también, si el Usuario puede utilizar (por ejemplo, al dar de alta nuevos documentos y al modificar los existentes) todos los Almacenes, o sólo aquellos que pertenezcan a su propia Empresa. Esto permite adaptar el uso de los Almacenes y Stocks a las necesidades particulares de cada organización, según se desee mantener los Almacenes y Stocks completamente separados e invisibles entre las Empresas, o que se puedan ver los Stocks entre Empresas, pero que cada una use sólo los suyos propios, o bien que se vean y usen los Almacenes y Stocks libremente en todas las Empresas, sin restricciones.

ASIGNACIÓN DE UN ALMACÉN POR DEFECTO A CADA USUARIO

En la ficha de Usuarios se puede asignar un Almacén por defecto, que será el Almacén que se asigne por defecto en el alta de Documentos de compra y venta que el Usuario realice.


Recuerde que, además de los permisos de visibilidad por Empresas, OfiPro permite conceder permisos de lectura, modificación, creación, y borrado de datos, para cada uno de los ficheros del programa. Así, un determinado Usuario podría tener, por ejemplo, los siguientes permisos para los ficheros de Clientes y Facturas: Clientes: Permiso de lectura, modificación, creación y borrado (todos los permisos). Facturas: Sin permisos de lectura, modificación, creación, ni borrado. Este Usuario podría leer, modificar, dar de alta y dar de baja Clientes (ya que tiene todos estos permisos en el fichero de Clientes), pero solo los Clientes de su propia Empresa, si así se indica en los permisos de Empresa. Los Clientes de otras Empresas no podrá verlos, ni por tanto tampoco modificarlos, ni darlos de baja. En el caso de las Facturas, no podrá acceder a ninguna, ya que no tiene ningún permiso en dicho fichero. Si le diésemos el permiso de lectura y creación, podría dar de alta y ver las Facturas de su propia Empresa, pero no las del resto de Empresas.


Así, si quiere que un determinado Usuario pueda crear y acceder a los Presupuestos de su Empresa (y solo a los de su Empresa), y a ningún otro documento de venta más, bastaría con darle todos los permisos sobre el fichero de Presupuestos, y ninguno sobre el resto de documentos, activando la visibilidad limitada de datos a Ver Sólo los datos de su propia Empresa. A partir de ese momento, sólo podrá ver los Presupuestos de su Empresa, como si realmente fuesen sólo esos los que albergase el fichero.

FICHEROS A LOS QUE SE APLICA EL ACCESO LIMITADO A LOS DATOS SEGÚN LA EMPRESA

Los ficheros a los que se limita el acceso a los datos, según la Empresa del Usuario, son:

• Clientes, Precios Artículo / Cliente • Proveedores, Precios de Proveedores • Agentes • Compradores • Transportistas • Bancos • Almacenes y Stocks. • Contratos • Intercambios de Almacén • Regularizaciones • Ensamblajes • Presupuestos • Facturas Proforma • Pedidos • Albaranes • Facturas • Cajas registradoras, Tickets y Movimientos de Caja • Ordenes de Fabricación y Partes de Trabajo • Vencimientos de Cobro, Cobros, Remesas • Vencimientos de Pago, Pagos • Series • Usuarios


Los datos que tengan la Empresa en blanco podrán ser vistos por todos los Usuarios. Por ejemplo, si las fichas de Transportistas deben estar accesibles a todas las Empresas, se deberá dejar la Empresa de los Transportistas en blanco. Tenga en cuenta que los únicos Usuarios que podrán dejar la Empresa en blanco serán los Usuarios que no tengan la limitación de visibilidad de los datos. Por tanto, será una posibilidad en principio reservada solo al personal que deba tener acceso libre a todos los datos, como por ejemplo los gerentes, directivos, etc. Los datos de Artículos son de libre acceso desde todas las Empresas (aunque, lógicamente, se pueden establecer restricciones de permisos por usuario). Los Clientes y Proveedores pueden estar visibles para todas las Empresas, o cada una acceder sólo a los suyos propios, o bien que algunos Clientes o Proveedores estén visibles para todas las Empresas, y otros sólo en la suya. Para configurar estas posibilidades, acceda a la pantalla de Configuración de Empresa, apartado Visibilidad Empresas: Activando la casilla Todos los Clientes deben ser visibles en todas las Empresas se impide asignar una Empresa a los Clientes. Por tanto, al tenerla vacía, son accesibles a todos los usuarios. Al activar esta casilla, se borra la Empresa de todos los Clientes automáticamente.


Activando la casilla No permitir Clientes visibles en todas las Empresas, se impide que los Clientes queden con la Empresa en blanco, para que ninguno de ellos pueda ser visibles desde todas las Empresas. Desactivando ambas casillas, puede tener algunos Clientes visibles en todas las Empresas (aquellos que tengan el campo Empresa vacío en su ficha), y otros visibles solo en una Empresa (aquellos que la especifiquen en su ficha). De igual manera se configura la visibilidad de los Proveedores.

AGRUPAR FACTURAS POR EMPRESA

En la pantalla de Configuración de la Empresa, apartado Documentos, Altas, está disponible una nueva casilla Agrupar Facturas por Empresas, que indica a OfiPro si en la facturación de Albaranes, Contratos, etc., se deben agrupar las Facturas por Empresas o no. Por defecto, la casilla estará activada, de forma que las Facturas se generan agrupando por Empresas (en caso contrario, se ignoraría dicho campo, y las Facturas tendría la Empresa en blanco).

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CONFIGURACIÓN DE LISTADOS, DOCUMENTOS, INFORMES, ETIQUETAS Y SOBRES

Para configurar el formato de impresión de Listados, Documentos, Informes Estadísticos, Etiquetas y Sobres o cualquier otro tipo de Informe impreso haga clic en Configuración de Listados y Documentos que se encuentra en el grupo Varios de la Barra de opciones.

NOTA

Este capítulo requiere conocimientos técnicos mínimos de bases de datos y diseñadores de informes. Si ese no es su caso, puede saltarse la lectura de este capítulo. Podrá igualmente crear nuevos listados, copiándolos a partir de otros ya existentes, ya que la copia rellena todos estos campos con los mismos valores del listado original.

Dentro de la Configuración de listados podrá ver la lista de los cientos de informes que OfiPro incluye. Partiendo de cero o tomando como base cualquiera de ellos podrá, gracias al Diseñador de Informes, crear cuantos necesite.

Ofipro no permite modificar los Listados y Documentos estándar predefinidos, pero se pueden crear nuevos formatos, sin límite de número, a partir de los existentes previamente. Al intentar editar un formato estándar, se recibe el aviso No se puede modificar el formato estándar de Ofipro. ¿Desea hacer una copia de él?. Contestando afirmativamente, se crea una copia del formato estándar, modificable libremente por el Usuario. A la hora de imprimir, podrá seleccionar en una lista desplegable el formato a utilizar. La ficha de cada listado tiene los siguientes campos: Título: Indica un nombre que describe al listado. Nombre de Tabla: Indica la Tabla principal que se utiliza para realizar el listado. Tipo de Informe: Indica el tipo de listado pudiendo ser un Listado, Etiqueta o Sobre, Documento, Interno o Informe. Listado: Tipo de informe que permite obtener un listado de los datos de una tabla. Por ejemplo un “Listado de Tarifas de Precios de Artículos” o un “Listado de Clientes”. Etiqueta o sobre: Formato personalizado para imprimir etiquetas o sobres. Por ejemplo: “Etiquetas de embalaje”, “Sobres de clientes”, etc.

Configurar formatos de impresión 233

Documentos: Formato para imprimir un documento de compra o venta, por ejemplo facturas, albaranes de compra, facturas proforma, etc. Interno: Existen varios informes internos en OfiPro: el formato de impresión del arqueo del TPV, el documento de envío al banco para la domiciliación de recibos, etc. Informe: Puede acceder a los informes haciendo clic en el botón Informes y estadísticas, que en la barra de opciones aparece por defecto en el grupo Varios. Estándar: Es un campo informativo. Indica si se trata de un listado estándar o de usuario. Los listados Estándar son aquellos listados predefinidos en OfiPro, que el usuario no puede modificar ni dar de baja. En la pantalla de impresión de un listado se puede distinguir si un listado es Estándar o si se ha personalizado mediante el icono:

Nombre: Nombre del formato, para uso interno de OfiPro. Editar : El botón Editar abre el Diseñador de Informes con el que se podrá modificar el formato del listado. El Diseñador se explicará posteriormente, en el siguiente capítulo. Visualizar: Permite previsualizar por pantalla e imprimir un ejemplo de impresión.

El apartado Configuración contiene los siguientes campos: Permitir filtro de fechas: Posibilita que el usuario realice un filtro de fechas, si marca esta opción a continuación tendrá que poner en el cuadro de texto asociado el nombre del campo de la tabla maestra a través del cuál se realizará el filtro de fechas, dicho campo ha de ser de tipo DATE. No todas las tablas maestras disponen de un campo de este tipo, para la tablas que si disponen de dicho campo, el nombre en la mayoría de los casos, es precisamente FECHA. Permitir filtro de Series: Si ha modificado el formato de impresión de un documento de compra o venta, de un cobro, etc. y quiere que al imprimir a través de dicho formato se pueda filtrar de forma rápida a través del campo serie, ha de marcar esta opción. También deberá poner el nombre del campo de la tabla maestra que contiene este dato, el nombre del campo será en la mayoría de los casos SERIE.


Si por ejemplo desactiva los dos campos anteriores, al imprimir este documento personalizado no podrá seleccionar las casillas Albarán y Fecha para seleccionar que Series quiere imprimir o de que Cliente, ni los Albaranes entre determinadas fechas tal y como puede ver en la siguiente imagen (casillas atenuadas y campos en color gris), porque precisamente ha desactivado que se permitan filtros de fechas y de series en el apartado Configuración de los Listados e Informes. Permitir filtro de registro: El campo de registro a través del cuál el Usuario va a poder filtrar los registros de la tabla maestra es generalmente el campo CODIGO, si lo desea puede quitar la marca de esta opción, así el Usuario no podrá aplicar dicho filtro rápido. Puede existir también un segundo campo de registro para realizar el filtro, no perteneciente a la tabla maestra, este será, en los Documentos de venta el código del Cliente y en los documentos de compra el código del Proveedor; como se trata de un campo de búsqueda se referencia a través de un nombre compuesto por el número de la tabla a la que pertenece seguido de un punto y el nombre del campo. Puede ver qué número corresponde a cada tabla consultando un Listado de Tablas.

NOTA

Todos los campos "Permitir Filtro de..." se indican para poder realizar un filtrado rápido desde la pantalla de impresión. Siempre tiene la opción de indicar manualmente el filtro desde el apartado Filtro de esta misma pantalla

Filtro persistente: Esta opción le permite establecer un filtro que siempre y sin excepción se aplicará al formato, simplemente tiene que rellenar el campo filtro persistente con la condición que quiera. Por ejemplo, en los formatos Etiquetas de embalaje, tanto para Facturas como para Albaranes de venta, se aplica el filtro persistente BULTOS >0. Otro ejemplo puede verlo en el “Listado de Clientes que han sobrepasado el riesgo”, en este caso el filtro persistente es RIESGO_ACTUAL>RIESGO_MÁXIMO. Orden fijo: Nombre del campo de la tabla maestra a través del cuál desea que se ordenen los datos de los registros de dicha tabla que se imprimirán en el listado. Si establece un orden fijo para el informe no se permitirá al usuario posteriormente, en la ventana de impresión, seleccionar otro criterio de ordenación. Campo copias: Nombre del campo de la tabla maestra que contenga el número de copias que quiere que se impriman del informe. Por ejemplo, en el Listado Etiquetas de embalaje está establecido que dicho campo sea BULTOS, y para el documento Factura se imprimirán el número de copias que recoge el campo A_CLIENTE_DOCUMENTOS_COPIAS. Al igual que el campo Permitir filtro de registro el formato debe este apartado debe ser Nº de la Tabla.Nombre de Campo. Campo copias 2: es un segundo campo por el que se pueden realizar copias. Por ejemplo en la Etiquetas de Artículos de Albaranes (Tallas y Colores) se indica para "Campo Copias" el Nº de Tabla y el Campo de las Tallas y para "Campo Copias 2" el Nº de Tabla y el Campo de las Líneas de Albaranes. Permitir Nº Copias: En los Informes que cree del tipo Etiqueta o Sobre si marca este campo el Usuario podrá indicar el número de Etiquetas o Sobres a imprimir por cada registro.

EELL DDIISSEEÑÑAADDOORR DDEE IINNFFOORRMMEESS


EL DISEÑADOR DE INFORMES

Si ha creado un nuevo informe al pulsar el botón Editar se abrirá la plantilla escogida, aquella que desea personalizar. La imagen siguiente muestra el Diseñador de Informes especificando el nombre de sus distintas barras de herramientas y menús.

Elementos del Diseñador de Informes El diseñador de informes utiliza bandas para agrupar de manera lógica los datos en el informe. Dichas bandas pueden ser bandas de datos (Datos maestros, Datos de detalle, etc...) u otras (Título del informe, cabecera de página, ...). Las bandas de datos pueden mostrar múltiples líneas en un informe, por ejemplo las filas de una tabla; es necesario asignar una fuente de datos a dichas bandas.

INFORME SIMPLE (LISTA)

Para crear un informe con esta estructura, simplemente necesita colocar la banda Datos maestros en la página y sobre ella los datos apropiados, los cuáles tendrá que añadir mediante los objetos disponibles en el diseñador de informes. Adicionalmente podría utilizar entre otras las bandas cabecera maestra y pie maestro. Por ejemplo, los informes de Listado General de Artículos, Listado de Tarifa de PVP1, Listado de Riesgos y Deudas de Clientes, Listado de Datos Bancarios de Proveedores, entre otros muchos, tienen esta estructura.

El Diseñador de Informes 237

INFORME MAESTRO-DETALLE

Para crear un Informe con dos niveles de datos: Maestro-detalle, coloque las bandas Datos maestros y Datos de detalle en el informe y sobre ellas, valiéndose de los objetos disponibles, los datos. Las tablas utilizadas en este tipo de informe deben guardar una relación maestro-detalle; guardarían esta relación por ejemplo las tablas Albarán y Líneas de Albarán. Adicionalmente podría utilizar entre otras las bandas cabecera maestra, pie maestro, cabecera de detalle y pie de detalle. No importa el orden en el que sitúe las bandas en la página, la banda Datos maestros se imprimirá siempre en primer lugar, si para algún registro la banda Datos de detalle no tuviese ningún dato que mostrar, tampoco se imprimiría la banda Datos maestros; para evitarlo despliegue el menú contextual de la banda Datos maestros, teniendo seleccionada esta banda pulse el botón derecho del ratón, y marque la opción Imprimir si detalle está en blanco. Por ejemplo, los informes Listado de Albaranes, Listado de Facturas, Listado de Facturas Proforma, entre otros, son de este tipo.

INFORME MAESTRO-DETALLE-SUBDETALLE

Para crear un informe con tres niveles de datos: Maestro-detalle-subdetalle, utilizaría las bandas Datos maestros, Datos de detalle y Datos de subdetalle y situaría sobre ellas utilizando los objetos del diseñador, los datos.

INFORME CRUZADO

Este informe se imprimirá como una tabla con un número variable de columnas. Las columnas que no quepan en una página se imprimirán en la siguiente. Una vez situadas la banda Datos maestros y la banda Datos de informe cruzado en la página, debe colocar algún objeto en el cruce de ambas, se imprimirá como las celdas de una tabla. Debe asignar conjuntos de datos origen tanto para la banda Datos maestros como para la banda Datos de informe cruzado. Necesitará al menos dos conjuntos de datos y ambos han de guardar una relación maestro-detalle (Por ejemplo las tablas Factura y Líneas de Factura). Pueden resultarle útiles también las bandas Cabecera Informe Cruzado y Pie Informe Cruzado, la banda Pie Informe Cruzado servirá para imprimir un sumatorio de los datos de la fila. La banda Cabecera Informe Cruzado puede imprimirla en todas las páginas del informe marcando en el menú contextual Mostrar en todas las páginas. Teniendo seleccionada esta banda pulse el botón derecho del ratón, y marque la opción Mostrar en todas las páginas.

En este tipo de informe, como la altura de la banda de datos puede variar, es conveniente marcar la opción Ajustado en el menú contextual de la banda de datos maestros.


INFORME DINÁMICO

Si organiza el informe como se explica a continuación, conseguirá aprovechar al máximo el espacio en la hoja, sin correr el riesgo de que algunos objetos no se impriman en su totalidad. La altura de la banda en un informe dinámico depende de los objetos incluidos en las bandas. Los objetos cuyo tamaño puede ajustarse dependiendo del texto que deban mostrar, son los siguientes: Cuadro de Texto, RichText y Rectángulo redondeado con sombra. Para posibilitar que se ajuste el tamaño de dichos objetos al imprimirse tiene que marcar la opción Ajustado en el menú contextual de los mismos. Además debe marcar la misma opción para la banda de datos en la que se encuentran. Al imprimir una banda de datos con la opción Ajustado marcada, el diseñador de informes lee cuál es la máxima altura necesaria para imprimir los objetos que se encuentran en la banda y establece esa misma altura para la banda.

Al marcar la opción Ajustado tanto para la banda de datos como para los objetos que incluye, en la impresión el límite inferior de todos los objetos coincidirá con el límite inferior de la banda. Esto supondría un problema si necesitase imprimir dentro de la misma banda un objeto encima de otro y hubiese marcado tanto para uno de los objetos como para la banda de datos la opción Ajustado, no se imprimirían correctamente. En este caso necesita transferir los objetos que quiera que se impriman debajo a nuevas bandas. Por ejemplo en el documento Albarán hay una banda Datos maestros cuyo origen de datos es la tabla líneas de albarán, en ella se imprimirán la referencia, descripción, cantidad, precio, descuento e importe de cada línea del albarán, y una banda Hija en la que se imprimirán las notas que se hayan añadido a cada línea del albarán. Como se desea que dicho campo Notas se imprima debajo de la descripción del producto, se ha tenido que utilizar una banda Hija, por todo lo explicado anteriormente, y en ella se ha colocado un objeto RichText para imprimir dichas notas. Si teniendo seleccionada la banda Datos maestros accede al menú Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos podrá ver que en la propiedad ChildBand de dicha banda aparece el nombre de la banda Hija, precisamente porque dicha propiedad sirve para vincular bandas y es necesario vincular la banda Datos maestros con la banda Hija. Si necesitase una segunda banda Hija, tendría que vincular la banda Datos maestros con la banda Hija1 y la banda Hija1 con la banda Hija2. Para todas las bandas Hijas deberá marcar también la opción Ajustado en sus respectivos menús contextuales.

BANDAS PARTIDAS

Mientras imprime una banda el diseñador de informes chequea si hay espacio suficiente en la página actual y si no lo hubiese se genera una nueva página en la que se imprimirá la banda.


Esto puede provocar que en ocasiones se fuerce una nueva página dejando una gran cantidad de papel en blanco en la página anterior.

Para lograr imprimir tantas líneas de texto en la hoja como sea posible, la banda no solamente tendrá que tener seleccionada en el menú contextual la opción Ajustado, también deberá marcar la opción Partido. El resultado se muestra en la imagen siguiente:

Si el informe tiene varias columnas, el contenido de los objetos se moverá a la siguiente columna:

Los objetos “Cuadro de texto, “RichText” y el “Rectángulo redondeado con sombra”, pueden partir sus contenidos. Los demás objetos se imprimirán en la página siguiente.

INFORME CON COLUMNAS

En un informe ordinario la impresión una vez completada una página continúa en la siguiente. En un informe con columnas los contenidos continúan imprimiéndose en la misma página, en la columna adyacente. El número de columnas que quiera que presente el informe lo puede establecer accediendo al menú Archivo, Opciones de página, en el cuadro de diálogo que se desplegará en el apartado Opciones. Puede utilizar las bandas Cabecera de columna y Pie de columna, precisamente para poner un encabezado y un pie a cada columna. Por ejemplo, los informes Etiquetas de Embalaje, Etiquetas de Artículos en Albaranes, Etiquetas de precios de Artículos (PVP1), son informes organizados en columnas.

INFORME CON MÚLTIPLES PÁGINAS

También puede crear un informe con más de una página. Para añadir o eliminar una página, utilice el menú contextual que aparece presionando el botón derecho del ratón sobre el marcador de la página.


Los informes con varias páginas son realmente varios informes en uno, cada uno de ellos puede contener su propio conjunto de bandas, su propio diseño. A la hora de imprimir un informe con múltiples páginas si la opción PrintToPrevPage está habilitada en el Inspector de Objetos, en las propiedades de la página, los contenidos de la página 2, por ejemplo, se podrían imprimir en el espacio libre que ha quedado en la hoja una vez impresa la página 1.

INFORMES ANIDADOS (SUBINFORMES)

Se trata de informes a los que se ha incorporado el objeto Subinforme. El objeto Subinforme es una referencia a otro informe colocado en una nueva página, cuando añada dicho objeto verá que se crea automáticamente una nueva página en el informe. Puede colocar un objeto Subinforme al lado de otro, si quisiese colocar uno debajo de otro tendría que utilizar bandas hijas, tal y como se explica en el apartado Informe dinámico. Encontrará las siguientes limitaciones a la hora de utilizar subinformes:

• No podrá utilizar columnas en subinformes.

• No podrá usar las bandas Título de informe, Sumario del informe, Cabecera de página, Pie de página, Cabecera de columna y Pie de columna.

• No podrá utilizar bandas partidas.

• No podrá utilizar grupos.

INFORME MAESTRO-DETALLE-DETALLE

Para crear este tipo de informe, coloque una banda de Datos maestros y dos bandas de Datos de detalle en la página, y establezca los orígenes de datos adecuados para dichas bandas.

Podría crear también informes Maestro-detalle-detalle-detalle, Maestro-maestro, Maestro-detalle-subdetalle-subdetalle, etc., excepto informes Maestro-detalle-maestro-detalle, sólo podría crear un informe de este tipo utilizando varias páginas y colocando ambas bandas maestras en páginas distintas.

INFORME SIN BANDAS

Puede crear un informe sin bandas, que contenga datos de un único registro. Para ello coloque los objetos directamente sobre la página, se imprimirán en el lugar que ocupen en dicha página.

INFORME CON GRUPOS

Los grupos se utilizan para agrupar los datos siguiendo algún criterio, puede utilizar como criterio cualquier expresión. Para crear este tipo de informe sitúe las bandas Cabecera de grupo y Datos maestros en la página. Asigne el conjunto de datos apropiado a la banda de Datos maestros (el conjunto de datos usado como


origen de la banda de datos maestros debe estar ordenado basándose en la condición de agrupación). Haga doble clic en la banda Cabecera de grupo, Se mostrará una ventana en la que deberá introducir la condición de agrupación.

Por ejemplo, los informes Informe de Compras por Proveedores / Mes, Informe de Ventas por Artículos / Cliente, Informe de Ventas por Agentes / Mes, entre otros, son informes que organizan la información en grupos.

OPCIONES DEL INFORME

Para establecer las opciones del informe acceda al menú Archivo, Opciones del informe….

En el cuadro de diálogo que se despliega aparecen todas las impresoras disponibles en el sistema. Después de seleccionar cualquier impresora, la página que verá en el diseñador del informe le mostrará el área disponible para la impresión dependiendo del tamaño de la página preestablecida y de la impresora seleccionada. Si no tuviese ninguna impresora instalada en el sistema, podría seleccionar la opción Impresora virtual, ésta opción le permitirá utilizar un papel de cualquier dimensión y podría diseñar de este modo un informe para una impresora que no estuviese conectada a su PC actualmente. Si selecciona Escoger en ejecución, la información de la impresora se almacenará con el informe y cuando utilice dicho informe la impresora que ha establecido en las Opciones del informe se seleccionará por defecto. Si dicha impresora no se encuentra en el sistema, entonces se seleccionará la impresora que esté establecida en Windows por defecto. Deberá marcar la opción Doble pasada si necesita utilizar la función total de páginas en el informe, por ejemplo, si su informe tiene un cuadro de texto que contenga: [PAGE#] de [TOTALPAGES], esto imprimirá “xx de yy” (dónde xx= número de página actual e yy= total de páginas). Si utiliza la función TOTALPAGES, pero ha olvidado marcar esta opción aparecerá un cero en vez del número del total de páginas en el informe.

OPCIONES DE PÁGINA

Para establecer las opciones de página para la página actual del informe, haga clic en Archivo, Opciones de página... o haga doble clic en un espacio vacío de la página.

PAPEL

Puede seleccionar el tamaño del papel de la lista desplegable que contiene los diferentes formatos de papel soportados por la impresora seleccionada en las Opciones del informe. Si la impresora


seleccionada permite un tamaño personalizado, podrá seleccionar Personalizado en la lista, y podrá establecer el ancho y el alto, en milímetros, de dicha página. Si quiere establecer un tamaño Personalizado de papel y su impresora no lo permite, seleccione en las Opciones del informe la impresora virtual, a continuación acceda al menú Opciones de página, escoja el tamaño de papel Personalizado, y establezca el ancho y el alto que desee.

NOTA

No todos los controladores de impresión permiten tamaños de papel personalizados, (por ejemplo, el controlador de la impresora “HP LaserJet 6L” no soporta páginas de dimensiones menores a 76 x 127 mm).

MÁRGENES

En el apartado Márgenes podrá seleccionar si desea usar márgenes o no y el tamaño de dichos márgenes. Si selecciona la opción Fijar al área imprimible, se harán invisibles los márgenes no imprimibles y todo lo que se muestre en la página se imprimirá perfectamente en cualquier impresora, sin embargo el tamaño de los distintos objetos añadidos al informe no será el mismo, dependiendo de la impresora. Si no marca esta opción, y establece todos los márgenes (izquierdo, derecho, superior e inferior) a cero, el borde de la página mostrará el máximo de área imprimible para la impresora seleccionada. Puede encontrar que al imprimir el informe con una impresora distinta a la seleccionada, éste aparezca recortado, particularmente al cambiar entre una impresora de inyección de tinta y una matricial; se debe a que las impresoras de inyección de tinta normalmente tienen un área imprimible menor que el de una impresora matricial, debido al modo de alimentación de papel que utilizan. Si los márgenes no son cero, se mostrará un borde en la página del diseñador de informes. Si utiliza una impresora matricial, tenga especial cuidado con el área imprimible: algunas impresoras matriciales no imprimirán un objeto si éste sobresale el área imprimible.

OPCIONES

En el apartado Opciones del cuadro de diálogo, podemos establecer el número de columnas que queremos utilizar en el informe y el espacio libre entre ellas. Si seleccionamos Imprimir en página anterior esto permitirá que en vez de cambiar de página se comience a imprimir en el espacio no utilizado de la última página.

OPCIONES DEL DISEÑADOR

Para establecer las opciones del diseñador de informes vaya al menú Herramientas, Opciones.... Si aparece seleccionado Mostrar rejilla se mostrará una cuadrícula punteada en la página. Si marca Alinear a la rejilla los objetos se colocarán alineados a la rejilla de la página, en el punto más cercano a ella cuando los mueva. Puede establecer también que se muestre el contenido del objeto mientras lo mueve o mientras modifica sus dimensiones. Aquí puede establecer el tamaño de la rejilla, las unidades de medida: píxeles, milímetros o pulgadas. Un tamaño de rejilla de 18 píxeles corresponde a 5 milímetros. La opción Posición de la página le permitirá establecer en que lugar del editor de informes se mostrará la página, lo cuál resulta útil si desea visualizar siempre la ventana del Inspector de objetos, por ejemplo puede determinar que la página se muestre siempre a la derecha y colocar a la izquierda la barra


de herramientas Inspector de Objetos, en ella se mostrarán siempre las propiedades correspondientes al objeto seleccionado.

Si la opción Botones en color no está seleccionada, entonces todos los botones de las distintas barras de herramientas del diseñador de informes aparecerán en blanco y negro. La opción Editar al insertar aparece seleccionada por defecto, dicha opción determina que al añadir un objeto a la página se muestre enseguida el editor predeterminado de dicho objeto. Si no selecciona la opción Mostrar títulos de bandas dichos títulos (Cabecera de página, Datos maestros, etc.) no se mostrarán y tendrá más espacio libre en la página mientras diseña el informe. La siguiente opción puede resultarle muy útil: Nombres de propiedades traducidos, si la selecciona los nombres de las propiedades de los objetos aparecerán en la ventana Inspector de objetos en español. Si aparece marcado Disable undo no estará disponible la opción Editar Deshacer. En el apartado Editor podrá escoger entre usar una configuración fija de fuente y usar la configuración de letra propia del objeto, si decide utilizar una configuración fija podrá establecer aquí el tipo y tamaño de fuente aplicable a todos los objetos.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR


Nuevo informe

Crea un informe vacío. Si utiliza este botón se borrarán todos los objetos añadidos a la página.

Abrir informe Permite recuperar el diseño de un informe, sustituyendo el diseño

actual por el contenido en el fichero.

Guardar informe

Guarda los cambios hechos en el informe. atajo de teclado: <Ctrl.+S>, no es suficiente para guardar los cambios, además deberá, una vez haya salido del diseñador, pulsar el botón “Guardar” o el botón “Guardar y cerrar” en la ficha del informe.

Vista previa Vista previa del informe. Ctrl+P.



Cortar Corta los objetos seleccionados al portapapeles interno. Ctrl+X.

Copiar Copia los objetos seleccionados al portapapeles interno. Ctrl+C.

Pegar Pega los objetos seleccionados desde el portapapeles interno.

Ctrl+V.

Deshacer

última acción Deshace la última acción, se pueden deshacer hasta las cien acciones anteriores. Ctrl+Z.

Rehacer acción

cancelada Rehace la última acción que fue cancelada. Ctrl+Y.

Traer al frente Trae al frente los objetos seleccionados.

Enviar atrás Envía atrás los objetos seleccionados.

Seleccionar

todo Selecciona todos los objetos de la página. Ctrl+A.

Añadir página Añade una nueva página.

Añadir diálogo Elimina la página actual, siempre y cuando no se trate de la página 1.

La página 1 no se puede eliminar.

Eliminar página Muestra el cuadro de diálogo “Opciones de página”.

Opciones de

página

Muestra la rejilla en la página. El tamaño de la rejilla puede establecerse en las Opciones del diseñador, menú “Herramientas|Opciones”. Ctrl+G.

Rejilla

Cuando se mueven o se modifica el tamaño de los objetos, sus coordenadas y dimensiones cambiarán de acuerdo al tamaño de la rejilla.

Alinear a la

rejilla Cambia la posición y el tamaño de los objetos seleccionados para que se ajusten a las celdas de la rejilla.

Ajustar a rejilla Esta opción no está disponible.

Mostrar ayuda Cierra la ventana del diseñador.

Cerrar editor Este botón no está disponible.

NOTA Con el botón Guardar los diseños de listados, documentos, etiquetas, etc., se pueden guardar en disco, y recuperarlos posteriormente mediante el botón Abrir Informe. De este modo se permite que se pueda diseñar un formato en el Diseñador para una empresa determinada, guardarlo en disco, y después recuperarlo en el listado de otra empresa.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE TEXTO


Tipo de letra Despliega una lista con todas las fuentes instaladas en el sistema. Si hace doble clic en este botón se desplegará un cuadro de diálogo convencional para cambiar el tipo de letra, tamaño, etc.

Tamaño de letra

Despliega una lista con todos los tamaños disponibles para la fuente seleccionada.



Negrita Pone en negrita el texto seleccionado. Ctrl+B.

Cursiva Pone en cursiva el texto seleccionado. Ctrl+I.

Subrayado Subraya el texto seleccionado. Ctrl+U.

Color de texto Despliega una paleta donde podrá seleccionar el color del texto.

Resaltar Muestra el cuadró de diálogo “Resaltado condicional”.

Ajuste izquierda

Alinea el texto a la izquierda.

Centrado

Centra el texto.

Ajuste derecha

Alinea el texto a la derecha

Justificado

Justifica el texto.

Ajuste arriba

Alinea el texto en la parte superior del objeto.

Centrado vertical

Alinea el texto verticalmente dentro del objeto.

Ajuste abajo Alinea el texto en la parte inferior del objeto.

Texto normal/90º

Cambia la orientación del texto (normal/90 grados).

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE MARCO


Línea superior de marco

Dibuja/borra la línea superior del objeto.

Línea izquierda de marco

Dibuja/borra la línea izquierda del objeto.

Línea inferior de marco

Dibuja/borra la línea inferior del objeto.

Línea derecha de marco

Dibuja/borra la línea derecha del objeto.

Todas las líneas del marco

Dibuja todas las líneas del objeto.

Sin marco Borra todas las líneas del objeto.

Color de fondo Despliega una paleta donde podrá escoger el color de relleno del

objeto.

Color del marco Despliega una paleta donde podrá escoger el color de una línea

seleccionada o del perímetro del objeto seleccionado.

Estilo de línea Despliega una lista dónde podrá escoger el tipo de línea.

Grosor líneas Podrá seleccionar el ancho de la línea en esta la lista desplegable.


LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ALINEACIÓN


Alinea todos los objetos seleccionados con el borde izquierdo del primer objeto seleccionado.

Mueve los objetos seleccionados horizontalmente hasta que sus centros se hayan alineado con el primer objeto seleccionado.

Alinea los objetos seleccionados, horizontalmente, en el centro de la ventana.

Horizontalmente alinea tres o más objetos seleccionados de modo que el espacio existente entre el objeto central y cada uno de los exteriores sea idéntico.

Alinea todos los objetos seleccionados con el borde derecho del primer objeto seleccionado.

Alinea todos los objetos seleccionados con el borde superior del primer objeto seleccionado.

Mueve los objetos seleccionados verticalmente hasta que sus centros se hayan alineado con el primer objeto seleccionado.

Alinea los objetos seleccionados, verticalmente, en el centro de la ventana.

Verticalmente alinea tres o más objetos seleccionados de modo que el espacio existente entre el objeto central y cada uno de los exteriores sea idéntico.

Alinea todos los objetos seleccionados con el borde inferior del primer objeto seleccionado.

USO DEL TECLADO EN EL DISEÑADOR DE INFORMES, TECLAS DE ACCESO RÁPIDO

• Teclas del cursor – Mueven la selección al siguiente objeto. • Ctrl + teclas del cursor – Mueven los objetos seleccionados en la dirección de las teclas del

cursor. • Shift + teclas del cursor – Aumentan o disminuyen el tamaño del objeto seleccionado en la

dirección de las teclas del cursor. • Entrada – Muestra el editor del objeto seleccionado. • Supr – Elimina el objeto seleccionado. • Insert – Muestra la ventana “Insertar campo DB”. • Ctrl + Entrada – Muestra el editor Memo del objeto seleccionado. • Ctrl + 1..9 – Cambia el ancho de una línea o del perímetro de un objeto seleccionado. • Ctrl + Z – Cancela la última acción • Ctrl + Y – Rehace la última acción cancelada. • Ctrl + G – Muestra/oculta la rejilla. • Ctrl + B – Ctrl + I, Ctrl + U – Aplican los atributos negrita/cursiva/subrayado al texto. • Ctrl + F – Borra el perímetro del objeto. • Ctrl + D – Dibuja el perímetro del objeto. • Ctrl + X – Corta el objeto seleccionado al portapapeles. • Ctrl + V – Pega el objeto seleccionado desde el portapapeles. • Ctrl + C – Copia el objeto seleccionado al portapapeles. • Ctrl + A – Selecciona todos los objetos de la página activa. • Ctrl + S – Guarda las últimas modificaciones hechas en el informe.


USO DEL RATÓN EN EL DISEÑADOR DE INFORMES

• Clic del botón izquierdo – Sobre la página del informe selecciona un objeto, sobre la barra de herramientas “Objetos” selecciona el objeto que queremos insertar, después de dicha selección, con un clic del botón izquierdo del ratón se inserta dicho objeto sobre la página.

• Clic con el botón derecho – Muestra el menú contextual para el objeto seleccionado.

• Doble clic – Sobre un objeto muestra el editor por defecto de dicho objeto. Sobre la página muestra el cuadro de diálogo “Opciones de página”. Propiedades de los objetos

EL DICCIONARIO DE DATOS

La ventana diccionario de datos puede mostrarla a través del menú Archivo, Diccionario de datos.... Esta ventana tiene tres apartados:

VARIABLES

Aquí podrá trabajar con una lista de variables. La lista de variables aparece en la parte izquierda de la ventana. Como se muestra en la imagen, la lista puede tener más de un nivel, puede crear categorías y agrupar las variables según categorías. Las categorías sirven para optimizar el orden de visualización de las variables, pero no tendrán ninguna incidencia en el informe. Puede añadir variables y organizarlas en categorías utilizando los botones:

Icono Descripción

Añade una nueva categoría. <Ctrl. + Insert>

Añade una nueva variable a la categoría seleccionada. <Insert>

Edita el nombre de la variable o de la categoría seleccionada. <Entrada>

Elimina una variable o categoría

Muestra un editor con la lista de todas las variables. Aquí podrá añadir de modo rápido múltiples variables y categorías y mover variables de una categoría a otra:

Después de haber definido la lista de variables, debería establecer un valor para cada variable. Para hacerlo necesita escoger una variable en la lista que aparece a la izquierda y un valor en la lista de valores, a la derecha de la ventana.


En la lista de valores aparecen todos los valores disponibles para el informe, puede seleccionar una tabla, en la lista desplegable, de entre las disponibles, o bien una variable de entre las categorías disponibles, en la categoría: Variables del sistema, existen las siguientes:

• Página – muestra el número de la página actual.

• Fecha – fecha del comienzo de creación del informe.

• Hora – hora del comienzo de creación del informe.

• Total páginas – Muestra el número total de páginas que ocupa el informe.

• Otras variables disponibles: línea, línea global, columna y línea actual. También puede asignar valor a una variable a través de una expresión, escoja la variable y marque la casilla de verificación Expresión, el cuadro de texto para introducir la expresión se habilitará, para introducir la expresión de un modo más gráfico, pulse el botón que se encuentra a la derecha de dicho cuadro.

ALIAS DE CAMPOS

A la derecha aparecen todos los conjuntos de datos (tablas, consultas) que se usarán en el informe. Aquí podría ponerle nombres más representativos a los campos de las tablas disponibles, también podría excluir campos de la lista; seleccionando un campo y marcando Excluir campo de la lista. Para modificar un nombre de un campo selecciónelo en la lista de la derecha e introduzca el nombre que desee en el campo Alias. Utilizar alias facilita la elaboración del informe, permitiendo trabajar con nombres más representativos en vez de los nombres físicos de los campos en la base de datos.

DATASOURCES DE BANDAS

En este apartado se muestra una lista de todos los conjuntos de datos disponibles para actuar como orígenes de datos de las distintas bandas que añada al informe.

EL CONSTRUCTOR DE EXPRESIONES

El constructor de expresiones puede abrirse desde el editor del objeto Cuadro de texto, haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas. En general, lo encontrará disponible en cualquier cuadro de diálogo dónde pueda necesitar construir una expresión.


La ventana contiene un campo para escribir una expresión, tres botones desde los que podrá acceder a los cuadros de diálogo: Insertar variables, Insertar campo DB e Insertar función y otros botones para insertar rápidamente operadores aritméticos y lógicos.

INFORME CON CAMPOS BLOB (NOTAS Y GRÁFICOS)

Puede necesitar añadir campos de tipo BLOB (binary large object) al informe. Son campos de tipo BLOB, el campo Notas de Clientes, Notas de Facturas, Albaranes, etc., para añadir estos campos al informe utilice el objeto RichText. Para insertar en el objeto RichText la referencia al campo de la base de datos, haga doble clic sobre el objeto, se abrirá la ventana de edición del mismo, pulse en ella el botón Insertar expresión, se abrirá la ventana Constructor de expresiones, pulse en ella el botón Campo DB, por último en la ventana Insertar campo DB busque el campo que desee añadir. Existe otro modo de hacer referencia al campo de la base de datos en el objeto, a lo mejor le resulta más práctico, simplemente tiene que, teniendo seleccionado el objeto RichText, acceder al menú Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos, en el Inspector de Objetos, en la propiedad DataField puede seleccionar el campo de la base de datos que desee añadir. También son campos de tipo BLOB las imágenes de los artículos y el logotipo de la empresa, para añadir estos campos al informe utilice el objeto Imagen. Para insertar una imagen desde un campo BLOB seleccione el objeto Imagen y con él seleccionado pulse las teclas <Ctrl + Entrada> para invocar el editor de texto, en él deberá introducir la referencia al nombre del campo, por ejemplo: [CONFIGURACION."Logotipo"].

LA VENTANA INSERTAR CAMPO DB

Puede insertar rápidamente un campo de la base de datos en el informe utilizando este cuadro de diálogo. Lo encontrará disponible en el menú Herramientas, barras de herramientas, Insertar campo DB o presionando la tecla Insert. Seleccione en la parte superior de la ventana la tabla que desee de la base de datos, en la parte inferior de la misma aparecerán los campos correspondientes a dicha tabla, seleccione el que desee incorporar al informe, presione el botón izquierdo del ratón sobre él y sin soltarlo arrástrelo sobre el lugar de la página en que desee que aparezca, suelte entonces el botón izquierdo del ratón. El campo se añadirá con un objeto del tipo cuadro de texto.

Al igual que con la ventana Inspector de objetos, si hacemos doble clic sobre la barra de títulos, aparecerá solamente dicha barra y haciendo doble clic sobre ella nuevamente, se desplegará.


OBJETOS DEL DISEÑADOR DE INFORMES

Bajo la herramienta de selección, a la izquierda de la ventana de edición, verá una barra con objetos que podrá añadir al informe.

En la siguiente tabla veremos una mera descripción de cada uno de ellos:


Cuadro de texto Inserta un cuadro de texto que puede ser de más de una línea.

Además de texto puede incluir variables y campos de una tabla.

Banda de datos Agrupan de manera lógica los datos en el informe, determinando en qué lugar del informe se imprimirá el contenido de dicha banda.

Imagen Muestra archivos de imagen, los formatos de imagen que acepta

son: BMP, ICO, WMF, EMF y JPG.

Subinforme Crea un subinforme, al insertar este objeto en el informe se insertará

una nueva página en dicho informe.

Línea Dibuja líneas horizontales o verticales en el informe.

RichText Diseñado para la inserción de documentos en formato RTF (Rich

Text Format) dentro del informe.

CheckBox Inserta una casilla de verificación para mostrar los valores de una

variable booleana o lógica.

Dibujo

Permite la inserción de figuras geométricas en el informe (rectángulos, rectángulos de esquinas redondeadas, elipses, triángulos).

Barcode Muestra un campo con el formato de código de barras.

Gráfico Diseñado para la inserción de gráficos o diagramas en el informe.

Rectángulo redondeado con sombra

Inserta un cuadro de texto que puede ser de más de una línea, enmarcado en un rectángulo, opcionalmente éste rectángulo puede aparecer sombreado o con un relleno. Útil para etiquetas.

Tabla cruzada

Le permitirá crear informes cruzados de carácter avanzado simplemente colocando sobre la página del informe vacía este único objeto y configurándolo adecuadamente.

EL OBJETO CUADRO DE TEXTO

Este es un objeto potente y flexible que le permitirá incluir en el informe cuadros de texto de más de una línea. Respecto a este objeto podrá establecer tanto su forma, color y ancho como el tipo y formato de la fuente, alineación del texto, etc., para ello deberá usar las barras de herramientas: texto y marco, para mostrar estas barras acceda al menú: Herramientas, Barras de Herramientas....


El contenido de este cuadro de texto puede ser tanto: texto, campos de una tabla, variables, fórmulas aplicadas a un campo o a una variable, como una combinación de todos estos elementos. Algunos ejemplos del objeto Cuadro de texto: Página [Page#] – Este cuadro de texto mostrará un texto fijo (Página) seguido de la variable del sistema ([Page#]) que ofrece el número de la página actual del informe. (Por ejemplo, se utiliza en el Listado de Facturas de Compra). [BANCOS."Entidad"]/[BANCOS."Oficina"]/[BANCOS."D.C."]/[BANCOS."Cuenta"] -Este cuadro de texto muestra los campos de la tabla bancos que recogen las distintas partes del número de cuenta corriente, separados por un texto fijo, el carácter “/”. (Utilizado, entre otros, en el Listado General de Bancos) Total : [SUM([FACTURAS DE COMPRA."total"])] - Este mostrará un texto fijo (Total: ) seguido de la fórmula (SUM()) aplicada al campo que recoge el total de cada factura perteneciente a la tabla Facturas de compra y mostrará la suma de los totales de todas las facturas. (Se utiliza en el Listado de Facturas de Compra). La manera más rápida de editar este objeto es, una vez añadido al informe, haciendo doble clic sobre él, se mostrará el cuadro de diálogo de edición.

A continuación, una breve descripción de los botones que incluye la barra de herramientas del editor:

Icono Descripción

Inserta una expresión.

Inserta el campo de una tabla de la base de datos.

Operaciones con el portapapeles. Cortar, Copiar y Pegar.

Ajuste de línea.

Muestra u oculta el editor de Script.

Botón cancelar.

Botón aceptar.


Desde el editor del cuadro de texto puede insertar texto, variables, campos de una tabla o expresiones. Haciendo clic en los botones Insertar expresión o Insertar campo de la base de datos se mostrarán todas las variables y las tablas de la base de datos, con sus correspondientes campos, disponibles para este informe. También podría utilizar las siguientes teclas: <Insert> Muestra el cuadro de diálogo Insertar campo DB. <Ctrl+Entrada> Equivale a pulsar el botón Aceptar y además cierra el editor. <Esc > Cancela la edición y cierra el editor. Cada objeto cuadro de texto puede tener su propio formato. Teniendo seleccionado el objeto cuadro de texto, puede editar el formato del mismo accediendo a Herramientas, Barras de Herramientas, Inspector de Objetos, en el Inspector de Objetos busque la propiedad Display Format y haga doble clic sobre ella, se mostrará la siguiente ventana:

Encontrará los siguientes formatos disponibles: Texto, número, fecha, hora o campo lógico o booleano. Dentro de cada uno de ellos podrá escoger entre distintas opciones predefinidas, por ejemplo, podría mostrar una fecha de las formas: 15 noviembre 1998, 15 nov 1998, 15/11/1998, 15/11/98 o podría incluso crear su propia opción dependiendo de sus preferencias. Si desea modificar el color de la letra o del fondo de algún objeto dependiendo de una condición o expresión específica, haga clic en el botón Resaltar de la barra de herramientas Texto, se mostrará la ventana Resaltado condicional dónde podrá establecer qué condición deberá satisfacer el cuadro de texto y podrá seleccionar entre las distintas opciones de resaltado disponibles.

Haciendo clic con el botón derecho sobre el objeto Cuadro de texto se mostrará un menú contextual dónde podrá establecer las siguientes opciones:

• Ajustado – Esta opción se utiliza junto a la opción Ajustado de la banda dónde se encuentra el objeto, si ambas opciones están señaladas, a la hora de imprimir la banda se utiliza el mínimo espacio imprescindible, ajustando tanto el tamaño de los objetos como el de la propia banda.

• Corte automático de palabras – las cadenas de palabras muy largas se cortarán imprimiéndose el texto en varias líneas.


• Tamaño automático – Se ajusta el tamaño del objeto a su contenido, se muestra siempre todo el contenido.

• Sólo texto –No procesa las variables.

• Eliminar valores repetidos – Si señala esta opción no se mostrarán los valores repetidos.

• Ocultar ceros – No se mostrarán los ceros.

• Subrayado – El contenido del cuadro de texto aparecerá subrayado. Puede encontrar algunas otras propiedades en el Inspector de objetos desde el menú Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos.

EL OBJETO BANDA DE DATOS

El diseñador de informes se basa precisamente en las Bandas de datos. Esto significa que deberá colocar en primer lugar bandas de datos en el informe y a continuación colocará el resto de objetos sobre dichas bandas. En la tabla que se muestra a continuación verá una lista del tipo de Bandas que el generador de informes le ofrece y como aparecerían éstas en el informe.

NOTA

No importa el orden en el cuál aparezcan las bandas en el diseñador, el tipo de banda es lo que determinará dónde se situará la misma en el informe. De todas formas, si coloca las bandas de datos en un orden lógico esto le hará mucho más fácil la modificación posterior del listado.

Nombre Dónde y cuándo

Título del informe

Se imprime al principio del informe.

Sumario del informe

Se imprime al final del informe.

Cabecera de página

Se imprime al principio de cada una de las páginas del informe.

Pie de página

Se imprime al final de cada una de las páginas del informe.

Cabecera maestra

Se imprime al principio del primer nivel de datos.

Datos maestros

Contiene los datos del primer nivel de datos, se repetirá para cada registro correspondiente a los datos maestros.

Pie maestro

Se imprime al final del primer nivel de datos.

Cabecera de detalle

Se imprime al principio del segundo nivel de datos.

Datos de detalle

Contiene los datos del segundo nivel de datos, se repetirá para cada registro correspondiente a los datos de detalle.

Pie de detalle

Se imprime al final del segundo nivel de datos.

Cabecera subdetalle

Se imprime al principio del tercer nivel de datos.

Datos subdetalle

Contiene los datos del tercer nivel de datos, se repetirá para cada registro correspondiente a los datos de subdetalle.

Pie subdetalle

Se imprime al final del tercer nivel de datos.

Superpuesto

Se imprime en cada página usando una capa inferior, útil para imprimir marcas de agua.


Nombre Dónde y cuándo

Cabecera columna

Se imprime al principio de una columna.

Pie de columna

Se imprime al final de una columna.

Cabecera de grupo

Título para un grupo. Se imprime al principio del grupo.

Pie de grupo

Se imprime al final del grupo.

Cabecera informe cruzado Datos informe cruzado Pie informe cruzado

Este grupo de bandas está diseñado para crear informes cruzados.

Hija Este tipo de banda puede añadirse a cualquier otro tipo de banda (excepto a la banda “Pie de página” y a la banda “Pie de informe cruzado”. La banda de datos hija se muestra después de la que actúe como banda madre.

Dependiendo de cuál sea el tipo de banda que añada al informe, el generador de informes mostrará el editor apropiado para dicha banda. Para tipos de bandas que muestren datos (datos de detalle, cabecera maestra, etc.), tendrá que establecer de dónde se obtendrán dichos datos. Se presentará para ello cuando inserte la banda en el informe, también posteriormente, si lo desea, haciendo doble clic sobre la misma, una ventana con los conjuntos de datos disponibles y también podrá seleccionar un Conjunto de datos virtual.

Si selecciona la opción Conjunto de datos virtual, deberá especificar el número de registros contenido dentro de dicho conjunto de datos. La banda entonces se comporta como si el número de registros especificado existiese actualmente. Un conjunto de datos virtual puede ayudarle por ejemplo si desea que se impriman múltiples líneas idénticas en un informe pero no quiere insertar de manera manual cada una de ellas. Por ejemplo, se utiliza la opción Conjunto de datos virtual como origen de datos de la primera banda de Datos maestros que aparece en la página del informe Etiquetas de Artículos en Albaranes. Como puede ver dicha banda de datos está vacía, no contiene ningún objeto, se utiliza en concreto para imprimir etiquetas en blanco. Aunque el número de registros especificado para dicho conjunto de datos virtual, en el informe, es 1, éste valor se reemplazará con el que el usuario ponga en la ventana de impresión de Etiquetas y Sobres de Albaranes de Compra en el apartado Etiquetas en blanco. Si necesitase crear un formato personalizado de Etiquetas de Artículos en Albaranes, modificando el tamaño de la etiqueta, etc., recuerde que si cambia la altura de la banda de datos maestros dónde se halla la etiqueta, tendrá que modificar también la altura de la banda de datos maestros vacía que aparece encima, para que funcione correctamente la opción Etiquetas en blanco. Si añade al informe la banda Cabecera de grupo, aparecerá el editor de cabecera de grupo, este editor le permitirá definir la condición de agrupación de los registros, basándose en los campos de una tabla o en cualquier otra expresión (por ejemplo, podría agrupar los datos de clientes basándose en la primera letra del apellido, como en una guía telefónica).


Existen dos tipos de bandas que son auxiliares a las demás, se trata de la banda Hija y de la banda Superpuesto. La banda Superpuesto se utiliza para imprimir marcas de agua en la página; la banda Hija puede vincularse a cualquier otra banda, excepto a las bandas: Pie de página y Pie de informe cruzado, y se imprimirá inmediatamente después de la banda a la que está vinculada. Se pueden vincular también bandas Hija a bandas Hija, por ejemplo la banda Hija1 a la banda Hija2, etc. Vea el apartado Informe dinámico. Si hace clic con el botón derecho del ratón sobre una banda de datos, podrá ver nuevas opciones de configuración en su menú contextual. Dichas opciones incluyen:

• Ajustado – Esto significa que el alto de la banda se determinará por el más alto de los objetos incluidos en la misma. Esto permite un ajuste de la altura de la banda automático, de manera que todos los datos quepan dentro de la fila.

• Forzar nueva página – Con esta opción forzará a que el contenido de la banda se imprima en una nueva página.

• Partido – Esta opción tratará de rellenar todo el espacio sin utilizar dentro de la página antes de crear una nueva página.

• En la primera página – La banda se imprimirá en la primera página (esta opción sólo se podrá aplicar en las bandas: Cabecera de página y pie de página.

• En la última página – La banda se imprimirá en la última página del informe (es aplicable sólo a las bandas del tipo pie de página).

• Mostrar en todas las páginas – Esta opción sólo está disponible para las bandas de los tipos: Cabecera maestra, cabecera de detalle, cabecera de subdetalle, cabecera de grupo y cabecera de informe cruzado. Si el volumen de datos pertenecientes a estas cabeceras fuerza una nueva página, estas cabeceras se imprimirán también en ésta página.

EL OBJETO IMAGEN

El objeto imagen se usa para insertar archivos gráficos en el informe. Los formatos de imagen soportados son: BMP/WMF/ICO/JPG.

Con el objeto Imagen puede insertar tanto un archivo gráfico, como la imagen correspondiente a un campo de tipo BLOB (binary large object) de una tabla de la base de datos. Para insertar una imagen desde un fichero simplemente haga doble clic en el objeto Imagen, pulse el botón Cargar, escoja en el cuadro de diálogo Abrir el fichero gráfico y por último pulse el botón Aceptar.


Para insertar una imagen desde un campo BLOB (por ejemplo, el logotipo de su empresa en OfiPro) seleccione el objeto Imagen y con él seleccionado pulse las teclas <Ctrl + Entrada> para invocar el editor de texto, en él deberá introducir la referencia al nombre del campo, por ejemplo: [CONFIGURACION."Logotipo"]. El menú contextual del objeto imagen le permitirá establecer las siguientes opciones:

• Ajustado - La imagen se ajustará de manera que rellene el marco.

• Mantener relación de aspecto - Si la opción Ajustado está a su vez seleccionada, al ajustarse la imagen al marco, las proporciones de dicha imagen se mantendrán intactas.

• Centrar imagen – Centra la imagen en el marco.

EL OBJETO SUBINFORME

Puede utilizar el objeto subinforme para insertar informes adicionales en un punto particular del informe. El informe que se imprimirá dentro del subinforme se colocará en el diseñador en una nueva página dentro del informe principal. Cuando inserte un subinforme, verá que se crea automáticamente una nueva página en el informe principal. Cualquier cosa que añada en esta página se imprimirá dentro del subinforme. Existen una serie de limitaciones a la hora de utilizar subinformes:

• No podrá utilizar columnas.

• Podrá utilizar los siguientes tipos de bandas en el informe principal (pero no en el subinforme asociado): Título del informe, Sumario del informe, Cabecera de página, Pie de página, Cabecera de columna, Pie de columna, Cabecera de grupo, Pie de grupo.

• No podrá agrupar datos dentro de un Subinforme.

EL OBJETO DIBUJAR LÍNEAS

El objeto Dibujar líneas le servirá para insertar líneas horizontales o verticales dentro de un informe. Para dibujar una línea, simplemente tiene que hacer clic sobre el objeto Dibujar líneas en la barra de objetos y mover el ratón sobre la página activa del informe, verá que el puntero del ratón se ha convertido en un lápiz, posicione dicho lápiz en el punto en el que quiere que comience la línea, presione entonces el botón izquierdo del ratón y sujetándolo, mueva el ratón hasta el punto en el que quiere que termine la línea, libere entonces el botón izquierdo del ratón. Si, una vez dibujada, quiere editar la línea para cambiar el grosor de la misma, el color, etc., simplemente tiene que seleccionarla. El grosor y el color de la línea pueden ajustarse utilizando la barra de herramientas Marco.

EL OBJETO RICHTEXT

El objeto RichText puede usarlo para imprimir documentos con formato RTF (Rich Text Format). Debe usarse en vez del objeto Cuadro de Texto cuando se necesite dar formato al texto. El editor RTF incluido en la herramienta generadora de informes le permitirá realizar todas las operaciones básicas de formateo de texto. Puede insertar variables dentro de un objeto RTF, éstas variables tienen que aparecer dentro de corchetes del tipo: [ ], al igual que en el objeto Cuadro de Texto.


El objeto RichText puede utilizarse también para imprimir texto formateado contenido en un campo de tipo BLOB (Por ejemplo, el campo Notas de las facturas). Para seleccionar dicho campo de la base de datos utilice el botón Insertar expresión en la barra de herramientas del editor Rich Edit y haga clic en el botón Campo DB.

EL OBJETO CHECKBOX

El objeto CheckBox se usa para mostrar de un modo gráfico una variable booleana, se puede utilizar para un campo de tipo lógico de la base de datos o para una variable del mismo tipo. Cuando el valor de la variable o del campo sea Si o verdad, se mostrará el CheckBox o casilla de verificación señalada, en caso de que el valor sea No o falso, no se mostrará nada.

EL OBJETO DIBUJO

Utilice el objeto Dibujo para insertar figuras geométricas en un informe, por ejemplo, rectángulos, rectángulos con esquinas redondeadas, elipses y triángulos. Para insertar un objeto dibujo, simplemente haga clic en la barra de herramientas en dicho objeto y después haga clic en el lugar del informe en el que desee añadirlo, para cambiar la forma, colores, etc. de dicho objeto, teniéndolo seleccionado vaya al menú Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos, aparecerá la ventana Inspector de Objetos mostrando las propiedades del objeto, modifique la propiedad Shape para escoger la figura geométrica deseada, modifique las propiedades Frame color y Fill color para modificar el color del perímetro del objeto y el color de relleno, respectivamente.

EL OBJETO BARCODE

Necesita el objeto Barcode para imprimir códigos de barras. Son soportados múltiples formatos de código de barras.

En el editor del objeto Barcode podrá establecer las siguientes opciones:

• Código de control – Marque esta opción si necesita que se imprima el dígito de control del código de barras.

• �Legible – Si marca esta opción al pie de la representación gráfica del código de barras se imprimirán los números y letras que conforman dicho código.


• Zoom – Con la opción Zoom determine el tamaño con el que se imprimirá el código de barras.

• Rotación – Esta opción puede resultarle útil si necesita que el código de barras se imprima girado 90, 180 o 270 grados.

Si necesita que se imprima un espacio en blanco alrededor del código de barras, seleccione el objeto código de barras, acceda al menú Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos y establezca para las propiedades que se indican a continuación los valores señalados: FrameTyp a 15 (esto dibujará un rectángulo alrededor del código de barras), la propiedad FrameWidth a 6.00 y la propiedad FrameColor a clWhite. Estas modificaciones se pueden realizar también con la barra de herramientas Marco.

EL OBJETO GRÁFICO

El objeto Gráfico se usar para insertar gráficos en el informe, es muy útil para imprimir por ejemplo diagramas de ventas. En el apartado Tipo del editor de este objeto podrá seleccionar entre 6 tipos de gráficos distintos y establecer las siguientes opciones:

• 3D – Muestra gráficos en tres dimensiones.

• Serie simple – Esta opción debería estar seleccionada (se reserva para un uso posterior).

• Mostrar leyenda – Muestra una leyenda para el gráfico;

• Mostrar ejes – Muestra los ejes (Debe quitarle la marca a esta opción si se trata de un gráfico del tipo “tarta”);

• Mostrar rótulos – Muestra rótulos;

• Multicolor – Muestra el gráfico en varios colores.

Para enlazar el gráfico con los datos que quiera que se muestren en él, primero añada dos objetos Cuadro de texto al informe y en cada uno de ellos inserte un campo de la base de datos; uno de esos campos se utilizará para los valores del gráfico, el otro para la leyenda del mismo. En el editor del objeto Gráfico, en el apartado Datos, establezca el nombre de ambos cuadros de texto. El nombre de los objetos Cuadro de texto lo podrá consultar en el Inspector de Objetos. En el apartado Datos del Editor del objeto gráfico también puede establecer que se muestren simplemente, por ejemplo, los diez valores más altos. El campo Etiqueta se refiere a la leyenda que se mostrará para los valores no incluidos, por ejemplo Otros.


El apartado Rótulos le permitirá escoger el tipo de marcador que se mostrará, por defecto aparece seleccionado Valor.

EL OBJETO RECTÁNGULO REDONDEADO CON SOMBRA

El contenido de este objeto es similar al de un objeto Cuadro de texto, es decir puede contener tanto: texto, campos de una tabla, variables, fórmulas aplicadas a un campo o a una variable, como una combinación de todos estos elementos. Encontrará este objeto muy útil para realizar etiquetas. El Rectángulo redondeado con sombra está enmarcado por un rectángulo, en el editor de éste objeto podrá establecer entre otras opciones, el grado de curvatura de las esquinas de dicho rectángulo, el color y el ancho de su sombra y por último podrá decidir aplicarle un gradiente, que tomará como base el mismo color que la sombra.

EL INSPECTOR DE OBJETOS

El inspector de objetos le permitirá modificar las propiedades de los objetos. Como las demás barras de herramientas puede estar visible u oculta. Para mostrar el Inspector de objetos, seleccione el menú Herramientas, Barras de herramientas, Inspector de objetos. Si hace doble clic en la barra de título del Inspector de objetos, se mostrará sólo dicha barra, permitiéndole ahorrar espacio, y si vuelve a hacer doble clic se desplegarán las propiedades.


PROPIEDADES DE LOS OBJETOS

PROPIEDADES Y MÉTODOS COMUNES

Las siguientes propiedades son comunes a los objetos del informe:

Propiedad Tipo Descripción

BandAlign Integer Especifica la alineación de los objetos dentro de la banda. Posibles valores: baNone, baLeft, baRight, baCenter, baWidth, baBottom.

Enabled Boolean Determina si un objeto puede responder o no a un envento. Posibles valores: True, False.

FillColor Integer Determina el color de fondo de un objeto. El color puede especificarse con una constante: clXXX.

FrameColor Integer Color del marco de un objeto. FrameStyle Integer Especifica el estilo de línea del marco de un objeto . Posibles

valores: psSolid, psDash, psDot, psDashDot, psDashDotDot, psDouble.

FrameTyp Integer Tipo de borde de un objeto. Posibles valores: frftTop, frftBottom, frftLeft, frftRight.

FrameWidth Double Ancho del marco de un objeto. Height Integer Altura del objeto. Left Integer Determina en píxeles la coordenada x de un objeto,

informando de la posición del mismo dentro del informe. Memo String Texto del objeto. Se puede acceder a la propiedad haciendo

referencia a su índice, por ejemplo: Memo[1]. Memo.Count Integer Devuelve el número de líneas de la propiedad Memo. Name String Nombre del objeto seleccionado. Stretched Boolean Determina si el objeto se ajustará ocupando el mínimo

espacio imprescindible, por ejemplo: un cuadro de texto respecto a la banda de datos que lo contiene, o si por el contrario mantendrá sus dimensiones.

Top Integer Determina en píxeles la coordenada y de un objeto. Visible Boolean Determina si el objeto será visible o no. Posibles valores:

True, False. Width Integer Ancho del objeto.

Adicionalmente a las propiedades comunes a todos los objetos, cada objeto tiene unas propiedades específicas.

OBJETO CUADRO DE TEXTO.


Alignment Integer Especifica la alineación del texto dentro del objeto. Posibles valores: frtaLeft, frtaRight, frtaCenter, frtaVertical, frtaMiddle, frtaDown.

AutoWidth Boolean Determina si el objeto automáticamente modifica sus dimensiones ajustando su tamaño al texto que contiene.

CharSpacing Integer Determina el espacio entre caracteres. Font.Name String Permite establecer una fuente específica para mostrar

el texto del objeto. Font.Size Integer Tamaño de la fuente en píxeles. Font.Style Integer Determina si la fuente tiene alguno de los atributos:

negrita, cursiva o subrayado. Posibles valores: fsBold, fsItalic, fsUnderline.

Font.Color Integer Determina el color de la fuente.



GapX Integer Determina el margen entre el borde izquierdo del objeto y el texto que contiene.

GapY Integer Determina el margen entre el borde superior del objeto y el texto que contiene.

HideZeros Boolean Si el valor es True entonces los valores igual a 0 de las variables son ignorados. Posibles valores: True, False.

LineSpacing Integer Espacio entre las líneas de texto. Suppress Boolean Especifica si los valores repetidos serán mostrados o

no. Posibles valores: True, False. TextOnly Boolean Determina si las variables que contiene el objeto

serán procesadas o no. Posibles valores: True, False. WordBreak Boolean Particionado de palabras. Posibles valores: True,

False. WordWrap Boolean Ajuste de palabras. Posibles valores: True, False.

OBJETO BANDAS DE DATOS


Breaked Boolean Banda partida. Posibles valores: True, False. ChildBand String Banda Hija. ColumnGap Integer Distancia horizontal entre columnas. Columns Integer Número de columnas en la banda. ColumnWidth Integer Ancho de la columna. Condition String Especifica la condición de agrupación, se aplica a la

banda Cabecera de Grupo. DataSource String Origen de datos. EOF Boolean Determina si se ha alcanzado o no el final del

conjunto de datos. Posibles valores: True, False. FormNewPage Boolean Fuerza la impresión en una nueva página después

de imprimir esta banda y todas sus bandas de detalle. Posibles valores: True, False.

Master String Especifica qué banda de datos maestros del informe se usará para mostrar los datos agrupados según la condición especificada en la banda Cabecera de Grupo.

OnFirstPage Boolean Imprimir en la primera página. Posibles valores: True, False.

OnLastPage Boolean Imprimir en la última página. Posibles valores: True, False.

PrintChildIfInvisible Boolean Especifica si las bandas de datos hijas se imprimirán o no si la banda de datos madre es invisible. Posibles valores: True, False.

PrintIfSubsetEmpty Boolean Especifica si se imprimirá o no la banda madre si su banda hija está vacía. Posibles valores: True, False.

RepeatHeader Boolean Especifica si se repetirá la banda en todas las páginas del informe. Posibles valores: True, False. Aplicable a las bandas: Cabecera de Grupo, Cabecera Maestra, Cabecera de detalle, etc.

OBJETO IMAGEN


BlobType Integer Especifica el formato de la imagen contenida en un campo Blob.


Posibles valores: btBMP, btJPG, btICO, btWMF. Center Boolean Especifica si se centrará o no la imagen dentro del

objeto. Posibles valores: True, False. DataField String Especifica el nombre del campo de la base de datos

que contiene la imagen. KeepAspect Boolean Especifica si se mantendrán las proporciones

originales de la imagen cuando se modifiquen sus dimensiones. Posibles valores: True, False.

OBJETO CODEBAR


DataField String Especifica el nombre del campo de la base de datos que contiene los datos.

OBJETO CHECKBOX


CheckColor Integer Especifica el color de la marca que se muestra si el CheckBox está seleccionado.

CheckStyle Integer Especifica el estilo del CheckBox. Posibles valores: csCross, csCheck.

DataField String Nombre del campo de la base de datos que contiene los datos.

OBJETO RICHTEXT


GapX Integer Margen entre el borde izquierdo del objeto y el texto que contiene.

GapY Integer Margen entre el borde superior del objeto y el texto que contiene.

TextOnly Boolean Determina si las variables que contiene el objeto serán procesadas o no. Posibles valores: True, False.

DataField String Nombre del campo Blob de la base de datos que contiene los datos.

OBJETO RECTÁNGULO REDONDEADO CON SOMBRA

Como este objeto desciende del objeto Cuadro de texto, posee el mismo conjunto de propiedades que aquel y además las siguientes:

Propiedad Tipo

Descripción

BeginColor Integer Especifica el color inicial usado en el gradiente. EndColor Integer Especifica el color final usado en el gradiente. Gradient Boolean Especifica si se utilizará o no un gradiente. Posibles

valores: True, False. RoundRect Boolean Especifica si las esquinas del rectángulo serán

redondeadas. Posibles valores: True, False. RoundSize Integer Si se establece que las esquinas del rectángulo sean

redondeadas esta propiedad especifica el grado de curvatura.

ShadowColor Integer Color de la sombra.


ShadowWidth Integer Ancho de la sombra. Style Integer Si se utiliza el efecto gradiente esta propiedad

especifica el estilo de dicho gradiente. Posibles valores: gsVertical, gsHorizontal, gsElliptic, gsRectangle, gsHorizCenter, gsVertCenter.

OBJETO DIBUJO


Shape Integer Determina la forma del objeto. Posibles valores: skRectangle, skRoundRectangle, skEllipse, skTriangle, skDiagonal1, skDiagonal2.

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