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Subject: Guia de BSFactura

Date:17/09/2015 Version: 2015

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Global Finance Services Europe Strictly Confidential

GUIA DE

BSFACTURA


Date:17/09/2015 Version: 2015



ÍNDICE

ÍNDICE .......................................................................................................................................................... 2

1. COMO REGISTAR-SE EM BS FACTURA? ............................................................................................. 3

2. COMO CRIAR E ENVIAR FACTURAS? .................................................................................................... 4

2.1 ENVIO DE FACTURAS DE FORMA INDIVIDUAL ................................................................................. 4

2.2 COMO ENVIAR FACTURAS MASSIVAMENTE? ................................................................................... 9

2.2.1 CRIAÇÃO FICHEIRO CSV ............................................................................................................. 9

2.2.1.1 MACRO MEDIANTE A SUPPLIER FINANCE WEB (OPÇÃO RECOMENDADA) ..........................10

2.2.1.2 MACRO PORTAL E-BILING ...................................................................................................12

2.2.2 COMO IMPORTAR O FICHEIRO PARA A PLATAFORMA DE E-BILLING ..........................................17

3. COMO CONSULTAR AS SUAS FACTURAS? .........................................................................................21

ANEXO 1 ....................................................................................................................................................23


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1. COMO REGISTAR-SE EM BS FACTURA?

Para poder utilizar a facturação electrónica, primeiramente deve activar a sua

conta com quatro passos simples que se detalham no gráfico seguinte:

Uma vez validados os seus dados comerciais e fiscais, pode começar a enviar

facturas com formato electrónico.


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2. COMO É QUE SE CRIAM E ENVIAM FACTURAS?

Dispõe de duas opções para enviar as facturas:

De forma individual

Massivamente

Recomendação: É melhor emitir uma factura por reserva para facilitar a

contabilização, balanceamento e pagamento das mesmas.

2.1 ENVIO DE FACTURAS DE FORMA INDIVIDUAL

Pode aceder ao módulo para enviar facturas de forma individual de duas formas

diferentes:

I) Acesso directo: “Início “ ->“Carga de Facturas Individuais”

II) Acesso menu: Directamente separador “Facturas”


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Quando clicar em alguma destas duas opções, aparecer-lhe-á o formulário a

preencher para criar a sua factura:

Para criar e enviar uma factura manual dê estes três passos simples:

1. Preencha os dados do cabeçalho

2. Registe os detalhes da factura

3. Reveja e envie a factura

PASSO 1: Preencher os dados do cabeçalho

Nesta secção seleccione os dados da empresa emissora (informados

automaticamente) e receptora.

É importante que a sociedade que deve receber a factura seja a correcta e

que não se atrase a contabilização e o pagamento da mesma.


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Deve identificar a factura mediante a secção seguinte:

Os campos a preencher são:

- Tipo de Factura: Escolha “Factura Original” ou “Factura rectificativa”

- Número da factura: Deve indicar o número da factura. (NÃO se podem

duplicar números de facturas em cada ano contabilístico)

- Número de factura a rectificar/pagar: Activar-se-á se tiver seleccionado

“Factura Rectificativa” em “Tipo de Factura” e deve indicar o número da

Factura Original que está a rectificar ou a creditar.

- Data da factura: É importante que tenha em conta que a data da factura

nunca pode ser anterior à data de saída do serviço que está a ser facturado.

- Divisa: Escolha a moeda correspondente

- Montantes de serviços sem impostos incluídos: Seleccione esta opção se

as suas tarifas NÃO TIVEREM os impostos incluídos.

- Montantes de serviços com impostos incluídos: Seleccione esta opção se

as suas tarifas TIVEREM os impostos incluídos.


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PASSO 2: Introduzir detalhes da factura

Agora preencha os serviços que estão incluídos na sua factura:

Os dados a preencher são:

- Descrição serviço: Indique o tipo de serviço que deseja facturar

(Acomodação, Alojamento, pequeno-almoço, etc.)

- Voucher/Reserva: Número de reserva enviada a partir da Hotelbeds. Na

primeira caixinha indique o código de escritório, na segunda o número de

reserva e na terceira o dígito de controlo que não é obrigatório (Exemplo:

)

- Reserva conectividade: Esta opção só será aplicada e activada se trabalhar

em conectividade com a Hotelbeds, isto é, se as reservas forem integradas

directamente no seu sistema. Existem diferentes estruturas e o portal está

preparado para cada uma delas.

- Localizador emissor: Campo opcional onde deve indicar o nº de reserva do

seu sistema.

- Nome do cliente: Nome do titular da reserva

- Data início: Data em que o serviço tem início

- Número de noites: Indique o número de noites do serviço

- Número de unidades: Número de quartos ou pessoas do serviço


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- Preço unitário: Informe o preço por quarto ou por pessoa do serviço

- Tipo de imposto: Escolha o imposto do serviço

- % Imposto: Indique a percentagem do imposto a aplicar

- Tipo de desconto: Indique o tipo de desconto (Exemplo: Early Booking,

Longa estadia, etc.)

o % ou montante do desconto: Indique a % do desconto a aplicar ou

o valor exacto

Quando tiver todos estes campos preenchidos, clique no botão Adicionar Serviço

e aceite a seguinte mensagem informativa:

Ao aceitar a mensagem, o serviço aparece na parte direita do ecrã

Que é que devo fazer se tiver mais do que uma reserva, tarifa ou % de

imposto? Deve introduzir mais linhas na factura, repetindo o processo. Não há

limite de linhas.


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À medida que vai introduzindo os serviços, a plataforma calcula os impostos e os

totais da factura para que seja preenchido o menor número de campos possível:

o Impostos da Factura:

o Totais da factura:

PASSO 3: Rever e enviar a factura

Uma vez revistos todos os dados introduzidos, pode enviar a factura clicando no

botão

Utilize a opção Limpar Dados se desejar eliminar a factura em

curso.

2.2 COMO ENVIAR FACTURAS MASSIVAMENTE?

Para poder enviar várias facturas em simultâneo deve:

a) Criar um ficheiro CSV com uma estrutura específica

b) Importá-lo para a plataforma de facturação electrónica

2.2.1CRIAÇÃO FICHEIRO CSV

Para criar o ficheiro tem duas opções:

a) Utilizar a “Macro” disponível na Supplier Finance Web (Opção

recomendada)

b) Utilizar a “Macro” disponível na plataforma de e-billing


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O que é um ficheiro CSV? É um tipo de documento que se cria mediante o

Microsoft Excel. Permite a criação de ficheiros com a estrutura e o formato

determinados que a plataforma de facturação electrónica/e-billing requer.

2.2.1.1 MACRO MEDIANTE A SUPPLIER FINANCE WEB (OPÇÃO RECOMENDADA)

Uma vez dentro da Supplier Finance Web (www.ecobill.net), aceda à secção

“Facturação Electrónica” e depois clique no separador “Macro”

Nesta secção dispõe de uma ferramenta que lhe vai permitir a criação do ficheiro

CSV sem erros

Na parte superior esquerda encontra as opções seguintes, pré-configuradas, que

determinarão o formato do ficheiro CSV.

O “Separador de decimais” e o “Formato de data” variam de acordo com a

configuração regional do seu computador. É necessário indicar os valores que

tenha predeterminado no seu computador.

Active a “Reserva B2B” caso trabalhe com conectividade, isto é, caso as

reservas se integrem no seu sistema de forma automática.

http://www.ecobill.net/


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Passos para preencher a macro

1. Clique no botão que se encontra na parte inferior esquerda do ecrã

para criar uma nova linha.

Aparecerá a segunda linha em cinzento e a primeira ficará sempre em tom rosado.

O cabeçalho das colunas indica as informações exigidas para a criação das

facturas:

- Tipo de Factura: Coloque-se na primeira caixinha e escolha FR (Factura

Rectificativa) ou F (Factura Original/Débito).

- Nº Factura/Fact. Rectificativa: Indique o número da factura original ou da

rectificativa

- Ref. Factura: Só deve preencher este campo se estiver a carregar uma factura

rectificativa. Aqui deve indicar o número da factura que está a rectificar. Em

caso negativo, deixe-o em branco

- Data Factura: É necessário que tenha em conta que tem que ser sempre

simultânea ou posterior ao check out.

- Número de reserva: Localizador da reserva que está a facturar

- Descrição: Tipo de serviço facturado

- Nome do cliente: Indique o nome do titular do serviço

- Data Início: Data de início do serviço facturado. Abre-se um calendário

- Nº de noites: Número de noites da duração do serviço

- Nº quartos ou pessoas: Pode-se facturar por número de quartos ou pessoas

que figuram no serviço oferecido

- Preço Unidade: Preço da prestação (TAX incluído e sem indicação da moeda)

- Moeda: Indique a moeda do serviço

- Taxa%: Indique a percentagem de impostos a aplicar


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- Tipo de imposto: Escolha o imposto do serviço

- Total: O total da linha é calculado automaticamente

2. Repita o processo tantas vezes quantas as reservas, tarifas ou % que tenha

clicando no botão

Se, uma vez preenchidos todos estes campos, desejar eliminar a factura,

deve clicar no ícone que aparece no fim da linha.

2.2.1.2 MACRO PORTAL E-BILING

Para utilizar a macro, primeiramente deve descarregar a última versão do portal

de facturação electrónica/e-blling, no separador “Documentação” ->Macro de

criação de ficheiro para a carga massiva de facturas


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Uma vez guardada a macro no seu PC, deve activá-la. É um passo que só tem que

fazer na primeira vez que a utilizar. (Veja como em: Anexo 1)

A partir deste momento já pode utilizá-la dando os passos seguintes:

a) Abrir o documento: Depois de abrir o documento uma linha de exemplo

será mostrada

b) Registar as suas facturas: Preenchendo os campos cujo preenchimento é

solicitado:

Active a “Reserva B2B” caso trabalhe com conectividade, isto é, caso as

reservas se integrem no seu sistema de forma automática.

O cabeçalho das colunas indica as informações exigidas para a criação das

facturas:

- Invoice type: Coloque na primeira caixinha e escolha FR (Factura rectificativa)

ou F (Factura original/Débito)

- Invoice/Credit reference: Indique o número da factura original ou da

rectificativa

- Referenced Document: Só deve preencher este campo se estiver a carregar

uma factura rectificativa. Deve indicar aqui o número da factura que está a

rectificar. Em caso negativo, deixe-o em branco.

- Invoice date: É necessário que tenha em conta que tem que ser sempre igual

ou posterior ao check out.


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- Booking Number: Localizador da reserva que está a facturar

- Description: Tipo de serviço facturado

- Pax líder: Indique o nome do titular do serviço

- Check-in date: Data de início do serviço facturado. Abre-se um calendário

- Number of nights: Número de noites da duração do serviço

- Room or pax: Pode-se facturar por número de quartos ou pessoas que figuram

no serviço oferecido

- Unit price: Preço por unidade

- Currency: Indique a moeda a utilizar. Indique a moeda do serviço

- Tax rate: Indique a percentagem de impostos a aplicar

- Tax Type: Indique o tipo de imposto

- Line Total: Aparecerá o total da linha. É calculado automaticamente

Validação de dados: Clique no ícone que verificará se o formato dos

dados está correcto.

Caso haja erros de formato, aparecerão marcados a vermelho e, caso se

posicione em cima da célula, aparecerá uma mensagem explicativa.

Veja exemplos:


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Erros: Os erros podem ser modificados directamente na própria célula, alterando

os dados em concreto:

Uma vez corrigidos os erros, clique no ícone para rever novamente o

conteúdo.

Lembre-se de que a primeira linha (Em azul) é apenas um exemplo e

não pode ser eliminada


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c) Guardar ficheiro: Quando já não há erros no ficheiro, ao clicar em

aparece a janela para guardar o documento sob o formato

adequado (CSV coma delimited)

O ficheiro será guardado com o formato CSV

É importante que tenha em conta que, se o ficheiro CSV se abrir depois de

ter sido criado, o formato da data pode-se alterar o que ocasionará erros

quando tentar importá-lo para o e-billing

Se depois de o ter criado necessitar de abrir o documento, é necessário abri-lo com

o "Bloco de Notas" tal como se mostra no ecrã:


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2.2.2 COMO IMPORTAR O FICHEIRO PARA A PLATAFORMA DE E-BILLING

Depois de ter guardado o CSV, dirija-se ao portal de e-billing, no separador

“Ficheiros”aparecerá o ecrã seguinte

Preencha os campos seguintes:

- Emissor: Sociedade que emite a factura. Está automaticamente predefinida.

- Receptor: Seleccione no desdobrável a sociedade que deve receber o

serviço.

- Ficheiro: Clicando em examinar, seleccione o ficheiro que guardou no seu

PC.

- E-mail: Campo opcional onde indicará o e-mail em que deseja receber o

resultado da importação do ficheiro.


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Ao clicar em o sistema verifica as informações do ficheiro CSV que acabou

de carregar:

O ecrã seguinte indica que o ficheiro foi carregado correctamente

2.2.2.1 Facturas Rejeitadas (erros)

Se, ao carregar o ficheiro, a plataforma detectar que há algum erro no formato,

indica-o da forma seguinte:


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E indica o erro que encontrou para que o corrija no ficheiro e o volte a carregar

Os erros são armazenados em “Facturas” -> “Facturas Rejeitadas” onde pode

distinguir dois tipos de rejeições:

Regra de negócio Interna: É quando o dígito de controlo da reserva (A

terceira parte da reserva: ) não está correcto.

Neste caso trata-se de um erro solucionável.

Clicando na opção no número que aparece na coluna “Número de Erros”

aparecerá a mensagem explicativa:


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Para modificar e enviar a factura deve dar estes passos:

1. Seleccionar factura a modificar mediante o ícone: situado no início da linha.

2. Clique em

3. No ecrã seguinte clique em “Linhas de factura” -> “Linha 1” -> “Título” para

rever e modificar o voucher/Reserva ou a Conectividade, caso trabalhe com

este tipo de reservas + “Enviar”


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Que fazer se tiver mais do que uma linha? Se tiver mais do que uma linha,

a mesma aparecerá reflectida no ecrã como Linha 2, Linha 3 e assim

sucessivamente. Repita o mesmo processo em cada uma delas antes de enviar a

factura.

Duplicada: Facturas cujo número de factura já existe no portal porque foi

enviado com antecedência e não se aceita duplicação. Neste caso trata-se de

um erro não solucionável.

3. COMO CONSULTAR AS SUAS FACTURAS?

Ao enviar as suas, por carga individual ou por carga maciça, as facturas passam ao

separador “Facturas” –>“Pendente de assinatura” tal como se informa na

mensagem que aparece:

Pode aceder mediante o menu:


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Todas as horas se assinam facturas digitalmente e pode localizá-las em: “Facturas”

-> “Emitidas”

Pode exportar os resultados se seleccionar as facturas a exportar (uma a

uma ou mediante a opção: ) e seleccionando o formato mediante a

opção descargas:


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ANEXO 1

Como é que se altera a configuração da macro para se poder utilizá-la?

Microsoft Excel 2003

Ao abrir o ficheiro, aparecerá uma mensagem automática de segurança, indicando

que o documento está desactivado até que configure a segurança.

Para configurar a segurança da macro deve ir a "ferramentas", "Macro" e depois a

"Segurança"


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Neste ecrã de segurança deve seleccionar o nível: "Baixo" + Aceitar

Desta forma, já activou a macro e poderá começar a utilizá-la.

Excel 2007/2010

Quando abre o ficheiro, aparece uma barra de "advertência de segurança".


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Para configurar o nível de segurança das macros deve seleccionar "Opções do

Excel"

Aparecerá uma janela. Seleccione "Segurança de confiança" e depois

"Configuração do centro de confiança"


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Aqui deve clicar em "Configuração de macros" e depois "Activar todas as

macros" + Aceitar

Desta forma já activou a macro e poderá começar a utilizá-la.

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