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Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes paraWindows (WBS31)Primera publicación: 23 de marzo de 2016

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C O N T E N I D O

Introducción 1

Descripción general 1

Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx 3

Descripción general de Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de

WebEx 3

Instalación de las Herramientas de productividad de WebEx 4

Instalar las Herramientas de productividad de WebEx 5

Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx 5

Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx 6

Acerca de la ficha Cuenta 6

Acerca de la ficha Configuración de Reunirse ahora 7

Acerca de la ficha Preferencias 8

Acerca de la ficha Herramientas 9

Comprobar la versión de las Herramientas de productividad 10

Buscar actualizaciones 10

Desinstalación de las Herramientas de productividad de WebEx 10

Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú

Inicio 11

Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control 11

Planificación de una reunión 13

Descripción general de Planificación de una reunión 13

Configurar una reunión en Lotus Notes 13

Invitar asistentes 15

Especificar un patrón de repetición para una reunión 16

Compatibilidad de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes 16

Utilizar plantillas de reunión 19

Planificación en nombre de otro organizador 21

Descripción general de Planificación para otro organizador 21

Configuración antes de la planificación para otro organizador 21

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31) iii

Planificación de una reunión para otro organizador 21

Administración de una reunión 25

Descripción general de Administración de una reunión 25

Edición de una reunión planificada 25

Editar una reunión planificada 26

Inicio de una reunión como organizador de la reunión 26

Cancelación de una reunión 27

Entrar a una reunión 27

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)iv

Contenido

C A P Í T U L O 1Introducción

• Descripción general, página 1

Descripción generalLa integración deWebEx con Lotus Notes ofrece una forma práctica de iniciar o agregar rápidamente reunionesen línea de WebEx desde Lotus Notes, así como de entrar a estas, sin la necesidad de utilizar su sitio deWebEx; es decir, el sitio en el que normalmente planifica sus reuniones en línea y entra a estas.

Las Herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente en su computadora cuando seconecta a su sitio de WebEx. Cuando estén disponibles versiones nuevas, el administrador del sitio que tieneprivilegios de administrador del sistema controlará si sus Herramientas de productividad pueden actualizarseautomáticamente a las versiones nuevas. También puede instalar las Herramientas de productividad de formamanual. Para obtener más información, consulte Instalación de las Herramientas de productividad deWebEx.

Una vez que se instalan las Herramientas de productividad de WebEx, las opciones de WebEx para iniciar oagregar reuniones aparecen en Lotus Notes. La integración de WebEx con Lotus Notes también ofrece losiguiente desde dentro de Lotus Notes:

• Acceso rápido a Mi WebEx en el sitio de WebEx, que incluye su lista personal de reuniones, el perfilde usuario y otras opciones de la cuenta.

• El comando Reunirse ahora para iniciar una reunión instantánea (disponible solo para Meeting Centery Training Center).

• Plantillas para invitaciones a reuniones.

Para brindar seguridad a sus reuniones, la integración de WebEx con Lotus Notes utiliza cifrado SSL (Capade sockets seguros) de 128 bits pata todos los datos que envía y recupera del sitio de WebEx.

Lotus Notes no es compatible actualmente con la versión para Mac de las Herramientas de productividadde WebEx.

Nota

Antes de utilizar la integración deWebEx con Lotus Notes, asegúrese de estar familiarizado con Lotus Notes,tener una cuenta de usuario en su sitio de WebEx, y que la integración de WebEx con Lotus Notes seacompatible con su sitio de WebEx.

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31) 1

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)2

IntroducciónDescripción general

C A P Í T U L O 2Instalación y configuración de las Herramientasde productividad de WebEx

• Descripción general de Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebEx,página 3

• Instalación de las Herramientas de productividad de WebEx, página 4

• Instalar las Herramientas de productividad de WebEx, página 5

• Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, página 5

• Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx, página 6

• Acerca de la ficha Cuenta, página 6

• Acerca de la ficha Configuración de Reunirse ahora, página 7

• Acerca de la ficha Preferencias, página 8

• Acerca de la ficha Herramientas, página 9

• Comprobar la versión de las Herramientas de productividad, página 10

• Buscar actualizaciones, página 10

• Desinstalación de las Herramientas de productividad de WebEx, página 10

Descripción general de Instalación y configuración de lasHerramientas de productividad de WebEx

Puede instalar las Herramientas de productividad de WebEx para iniciar reuniones o entrar a ellas de formainstantánea mediante el panel de las Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, losexploradores web,Microsoft Outlook, IBMLotus Notes; o bien, para planificar reunionesmedianteMicrosoftOutlook o IBM Lotus Notes sin ir al sitio de servicios WebEx.

Una vez instaladas las Herramientas de productividad deWebEx, puede iniciar sesión y configurar las opcionespara su cuenta de WebEx, configurar las opciones de reunión para reuniones instantáneas y reunionesplanificadas, establecer las preferencias para el panel de las Herramientas de productividad de WebEx yseleccionar qué Herramientas de productividad utilizará con WebEx.


El cuadro de diálogo contiene las siguientes fichas:

• Cuenta

• Configuración de Reunirse ahora

• Reuniones planificadas

• Preferencias

• Herramientas

Instalación de las Herramientas de productividad de WebExSi el administrador del sitio ha activado las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx parael sitio de servicios WebEx, todas las Herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamenteen el sitio. Además, cuando estén disponibles versiones más nuevas, las Herramientas de productividad deWebEx se actualizarán en forma automática.

El proceso de instalación instala todas las Herramientas de productividad deWebEx disponibles; sin embargo,en cualquier momento, usted puede cambiar sus preferencias acerca de las aplicaciones que utilizará con lasHerramientas de productividad deWebEx y también puede cambiar otras preferencias de cuenta y de reunionesde WebEx configurando las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para conocer losdetalles, consulte Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.

Si es necesario, también puede descargar e instalar las Herramientas de productividad de WebEx en formamanual. Antes de instalar las Herramientas de productividad de WebEx, asegúrese de que la computadoracumpla con los siguientes requisitos mínimos del sistema:

• Debe tener privilegios de administrador para su computadora.

• Consulte las notas de la versión de varias plataformas de WebEx para conocer los sistemas operativosy exploradores compatibles, y otros requisitos mínimos del sistema.

• Procesador Intel x86 (Pentium 400 MHz o superior) o modelo compatible

• JavaScript y cookies activadas en el explorador

Si cuenta con una versión anterior de las Herramientas de productividad, debe desinstalar esa versión antesde instalar la nueva versión.

Posiblemente, también deba cerrar aplicaciones como Microsoft Outlook y todos los exploradores antesde instalar la nueva versión de las Herramientas de productividad. Estas aplicaciones se deben volver ainiciar y, posiblemente, deba volver a iniciar sesión antes de ver la nueva interfaz.

La integración deWebEx con IBMLotus Notes se incluye en la instalación o descarga de las Herramientasde productividad de WebEx solo si el administrador del sitio ha activado la opción de Lotus Notes parael sitio.

Nota

Los administradores de sistemas también pueden realizar instalaciones masivas para las computadoras en susitio. Para obtener más información, consulte la Guía de administrador de TI para despliegue masivo de lasHerramientas de productividad de WebEx en https://help.webex.com/docs/DOC-2631.


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExInstalación de las Herramientas de productividad de WebEx

https://help.webex.com/docs/DOC-2631

Instalar las Herramientas de productividad de WebExProcedimiento

Paso 1 Conéctese a su sitio de WebEx.Paso 2 Seleccione la fichaMeeting Center.Paso 3 En la barra de navegación izquierda, en Soporte, seleccione Descargas.Paso 4 En la página Descargas, junto al encabezado Herramientas de productividad deWebEx, seleccioneDescargar.

Aparece el cuadro de diálogo Descarga de archivos.

Paso 5 Guarde el programa de instalación en su computadora.El nombre del archivo de instalación tiene la extensión .msi.

Paso 6 Ejecute el archivo de instalación y siga las instrucciones.Aparecerá el cuadro de diálogo Herramientas de productividad de WebEx.

Paso 7 Introduzca la URL, el nombre de usuario y la contraseña del sitio de WebEx.

Qué hacer a continuación

Después de haber completado la instalación y de haberse conectado en su cuenta de WebEx, compruebe laconfiguración en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información, consulteConfigurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.

Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebExUtilice una de las siguientes opciones para abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx:

• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx del menú Inicio, seleccione Inicio > Programas> WebEx > Herramientas de productividad > Configuración de WebEx.

• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx del panel de las Herramientas de productividadde WebEx:

◦ Si el panel de las Herramientas de productividad de WebEx todavía no está abierto, haga una delas siguientes acciones:

◦ Haga doble clic en el icono de las Herramientas de productividad de WebEx en su escritorio.

◦ Vaya a Inicio > Programas >WebEx > Herramientas de productividad > Herramientasde productividad de WebEx.

◦ En el panel de las Herramientas de productividad de WebEx, seleccione Editar configuración deWebEx.

• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx de Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes, en elmenú WebEx, seleccione Configuración de la cuenta.


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExInstalar las Herramientas de productividad de WebEx

• Desde el cuadro de diálogo Configuración deWebEx deMicrosoft Office, enMicrosoftWord,MicrosoftExcel o Microsoft PowerPoint, seleccione Configuración de WebEx.

Configurar las opciones de las Herramientas de productividadde WebEx

Procedimiento

Paso 1 Abra el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.Paso 2 En la fichaCuenta, conéctese a su cuenta especificando la URL del sitio deWebEx e introduciendo su nombre

de usuario y su contraseña. Para obtener más detalles, consulte Acerca de la ficha Cuenta, en la página 6.Paso 3 Seleccione Actualizar.Paso 4 Seleccione la ficha Configuración de "Reunirse ahora".Paso 5 Especifique las opciones para las reuniones que se iniciaron de forma instantánea desde el panel de las

Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los menús de clic derecho ydesde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes. Para obtener más detalles, consulte Acerca de la fichaConfiguración de Reunirse ahora, en la página 7.

Paso 6 Seleccione la ficha Preferencias.Paso 7 Especifique las opciones para el panel de las Herramientas de productividad de WebEx. Para obtener más

detalles, consulte Acerca de la ficha Preferencias, en la página 8.Paso 8 Seleccione la ficha Herramientas.Paso 9 Seleccione las aplicaciones con las que utilizará las integraciones de WebEx. Para obtener más detalles,

consulte Acerca de la ficha Herramientas, en la página 9.

Acerca de la ficha CuentaLas opciones de la cuenta le permiten iniciar sesión en su sitio de WebEx.

• URL del sitio: introduzca la URL del sitio de WebEx Meeting Center en el que quiera conectarse.Ejemplo del formato de la URL: company.webex.com

Si introduce la dirección URL de un sitio que no es compatible con la integración deTelePresence, dicho sitio le permitirá planificar reuniones solo de WebEx y también lebrindará la documentación adecuada.

Nota

• Nombre de usuario: introduzca el nombre de usuario de una cuenta de organizador en su sitio deWebEx.

• Contraseña: introduzca la contraseña de la cuenta de organizador en su sitio de WebEx.

• Recordar mi contraseña: almacene el nombre de usuario y la contraseña introducidos, de manera queno tenga que introducir su nombre de usuario y la URL del sitio la próxima vez que se conecte.


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExConfigurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx

• ¿Ha olvidado la contraseña?: abra la página ¿Ha olvidado la contraseña? de su sitio de WebEx, quele permite enviar una solicitud para crear una nueva contraseña.

• Cambiar la contraseña: abra un cuadro de diálogo que le permite especificar una nueva contraseña.

• Idioma: compruebe el idioma que está seleccionado actualmente para el sitio de WebEx.

• Zona: compruebe el país o la zona seleccionados actualmente para el sitio de WebEx.

• Zona horaria: compruebe la zona horaria que está seleccionada actualmente para el sitio de WebEx.

• Cambiar la configuración del sitio web de servicios de WebEx: abra la páginaMi WebEx > Miperfil en el sitio de WebEx y realice cambios en su perfil.

• Actualizar: actualice el cuadro de diálogo Configuración de WebEx con la configuración más recientedel sitio de WebEx.

Acerca de la ficha Configuración de Reunirse ahoraLas opciones de las reuniones instantáneas afectan a las reuniones que se inician en forma instantánea desdeel panel de las Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los programasde mensajería instantánea, los menús de clic derecho y desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes.

• Plantilla de reunión: seleccione la plantilla para utilizar en la reunión.

• Tipo de reunión: seleccione el tipo de reunión de WebEx que desea utilizar para las reunionesinstantáneas. Esta opción enumera únicamente los tipos de reuniones que se encuentran disponibles parasu sitio y su cuenta de usuario.

• Utilizar mi sala personal para reuniones instantáneas: seleccione a fin de utilizar su sala personalpara reuniones instantáneas de forma predeterminada.

• Tema de la reunión: introduzca el tema o el nombre de la reunión.

• Contraseña de la reunión: exija que los participantes introduzcan la contraseña que estableció paraentrar a su reunión. El sitio puede requerir que todas las contraseñas cumplan con criterios de seguridad,como una longitud mínima y una cantidad mínima de letras, números o caracteres especiales.

• Lista en calendario público: incluya esta reunión en el calendario de reuniones del sitio de serviciosWebEx. Disponible solo para reuniones, reuniones de ventas y sesiones de capacitación.

• Solicitarmi aprobación cuando entre alguien: especifique que desea que el cuadro de diálogo Solicitudpara entrar aparezca en su pantalla cada vez que alguien desee entrar a su reunión. Disponible solo parasesiones de soporte.

• Conexión de audio: seleccione el tipo de conexión de audio que desea utilizar:

◦ Ninguna: Especifica que la reunión no incluye una conexión de audio o que la reunión incluyeuna conexión de audio para la que usted proporciona información a los participantes que utilicenun método distinto a su servicio de reunión.

◦ Audio de WebEx: Especifica que la reunión incluye un audio de WebEx para su conexión deaudio, que le permite usar el teléfono o la computadora como su dispositivo de audio para participaren una reunión. Si selecciona esta opción, deberá elegir una de las siguientes opciones de audiode WebEx:


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExAcerca de la ficha Configuración de Reunirse ahora

• Mostrar números de llamada entrante globales a los asistentes: seleccione esta opción sidesea ofrecer una lista de números, como números de teléfono locales o gratuitos, a los quepueden llamar los asistentes de otros países para conectarse al audio.

• Mostrar números de teléfono gratuitos: seleccione esta opción si su sitio proporciona unnúmero de teléfono gratuito y desea mostrarlo a fin de que los asistentes puedan llamar a estenúmero para conectarse al audio.

Una vez que inicia la reunión, los participantes pueden optar por usar la computadorao el teléfono como dispositivo de audio.

Nota

◦ Otra teleconferencia: especifica que la reunión incluye una teleconferencia proporcionada porotro servicio. Al entrar a la reunión, los participantes se encuentran automáticamente con lasinstrucciones que usted escribió en el cuadro de texto.

Un participante debe tener una línea telefónica directa para recibir una llamada delservicio de teleconferencia. Sin embargo, un participante sin una línea telefónica directapuede entrar a una teleconferencia llamando a un número de teléfono, que siempre estádisponible en la ventana de la reunión.

Consejo

• Tono de entrada y salida: seleccione el tono que se reproduce cuando un asistente entra a la conexiónde audio o la abandona.

Acerca de la ficha PreferenciasLas preferencias determinan algunas características del panel de las Herramientas de productividad deWebEx.

• Siempre visible en el escritorio: haga que el panel de las Herramientas de productividad de WebExaparezca sobre cada aplicación o programa que esté abierto en su computadora.

• Mostrar el panel de las Herramientas de productividad de WebEx al iniciar Windows

• Mostrar el icono de las Herramientas de productividad en la barra de tareas

• Mostrar la función de planificación en el panel de las Herramientas de productividad: muestre losenlaces Iniciar una reunión planificada y Planificar reunión en el panel. Al seleccionar cualquiera de losenlaces, irá a las páginas correspondientes del sitio de servicios WebEx.

• Libreta de direcciones predeterminada: seleccione un programa de correo electrónico y deprogramación para una libreta de direcciones predeterminada. Las Herramientas de productividad deWebEx se integran con el programa de correo electrónico que seleccione para facilitarle la obtenciónde las direcciones de correo electrónico de sus contactos. Al seleccionar el panel de las Herramientasde productividad de WebEx, se abre una libreta de direcciones del programa de correo electrónico queseleccione aquí.

• Iniciar opciones de reunión

◦ Permitirme cambiar el tema de la reunión al iniciarla


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExAcerca de la ficha Preferencias

◦ Permitirme cambiar la contraseña de la reunión al iniciarla

Acerca de la ficha HerramientasLas opciones de herramientas determinan qué programas incluyen integraciones y accesos directos deWebEx.

• Correo electrónico y planificación: muestre los comandos y la barra de herramientas de las Herramientasde productividad deWebEx para planificar reuniones o iniciar reuniones instantáneas con las Herramientasde productividad de WebEx, ya sea con Microsoft Outlook o IBM Lotus, y con los contactos y elcalendario de Microsoft Outlook o IBM Lotus.

• Microsoft

◦ Usar WebEx con Microsoft Office: muestre los botones de WebEx para iniciar una reunióninstantánea con las Herramientas de productividad de WebEx y compartir automáticamente unarchivo o documento seleccionados desde las siguientes aplicaciones de Microsoft Office:

• Excel

• PowerPoint

• Word

◦Mostrar la barra de herramientas en Internet Explorer: muestre la barra de herramientas delas herramientas de productividad de WebEx que le permite iniciar reuniones instantáneas desdela barra de herramientas de Microsoft Internet Explorer.

◦Mostrar en menús de clic derecho de Windows (requiere el reinicio): muestre un comando deWebEx que le permita iniciar una reunión instantánea y compartir automáticamente un archivo odocumento seleccionados desde las ventanas de acceso directo con el botón derecho disponiblesen Windows Explorer.

• Mozilla Firefox

◦Mostrar la barra de herramientas en Firefox: muestre la barra de herramientas de lasHerramientas de productividad de WebEx que le permita iniciar reuniones instantáneas desde labarra de herramientas de Firefox.


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExAcerca de la ficha Herramientas

Comprobar la versión de las Herramientas de productividadProcedimiento

Paso 1 En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono de las Herramientas deproductividad.

Paso 2 En el menú de las Herramientas de productividad, seleccioneAcerca de las Herramientas de productividadde WebEx para ver la versión actual instalada.

Paso 3 Vaya a su sitio de WebEx.Paso 4 Seleccione Soporte > Descargas.Paso 5 En "Acerca de Meeting Center", compruebe el número de versión listado para las Herramientas de

productividad.Paso 6 Si la versión instalada no es la última versión listada en su sitio, seleccione Descargar en "Herramientas de

productividad" en la página Descargas para descargar la última versión.

Buscar actualizacionesSi puede recibir las actualizaciones de las Herramientas de productividad de WebEx, puede comprobar si hayuna actualización disponible.

Procedimiento

Paso 1 En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono de las Herramientas deproductividad.

Paso 2 Seleccione Buscar actualizaciones.El sistema comprueba si hay una nueva actualización disponible. Si no hay actualizaciones disponibles, apareceun mensaje que indica que está instalada la última versión. Si hay una nueva actualización disponible, puedeelegir instalarla inmediatamente.

También puede seleccionar el comando Buscar actualizaciones desde el menú Reunión planificadade WebEx dentro de Microsoft Outlook.

Nota

Desinstalación de las Herramientas de productividad de WebExPuede desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante el uso de los comandos del menúInicio o el Panel de control.

Al desinstalar las Herramientas de productividad, se eliminan todas las Herramientas de productividad y losaccesos directos de su computadora. Si desea seguir utilizando algunas Herramientas de productividad, peroquiere deshabilitar otras, edite las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para conocer


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExComprobar la versión de las Herramientas de productividad

los detalles, consulte Configurar las opciones de las Herramientas de productividad de WebEx, en la página6.

Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante loscomandos del menú Inicio

Procedimiento

Paso 1 Seleccione Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Desinstalar.Paso 2 Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx.

Desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante el Panelde control

Procedimiento

Paso 1 Seleccione Inicio > Configuración > Panel de control.Paso 2 Haga doble clic en Agregar/Eliminar programas.Paso 3 Seleccione Herramientas de productividad de WebEx.Paso 4 Seleccione Eliminar.Paso 5 Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las Herramientas de productividad de WebEx.


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExDesinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio


Instalación y configuración de las Herramientas de productividad de WebExDesinstalar las Herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control

C A P Í T U L O 3Planificación de una reunión

• Descripción general de Planificación de una reunión, página 13

• Configurar una reunión en Lotus Notes, página 13

• Compatibilidad de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes, página 16

• Utilizar plantillas de reunión, página 19

Descripción general de Planificación de una reuniónAntes de planificar una reunión en línea mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, tenga en cuentalo siguiente:

• La integración de WebEx con Lotus Notes proporciona opciones básicas para planificar una reunión.Por lo tanto, algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no están disponibles en la integraciónde WebEx con Lotus Notes. Para estas opciones adicionales, la integración de WebEx con Lotus Notesutiliza la configuración de la plantilla que usted selecciona para la reunión.

• La integración de WebEx con Lotus Notes no es compatible con todas las opciones de "repeticiones"(periodicidad) que están disponibles en Lotus Notes.

• En cualquier invitación a una reunión que envíe en Lotus Notes, la hora de inicio de la reunión apareceen la zona horaria configurada en su computadora, no en las preferencias del sitio para su servicio.

• En el sitio de WebEx, todas las horas de las reuniones aparecerán en la zona horaria configurada en laspreferencias del sitio, independientemente de la zona horaria configurada en la computadora. Paraconocer los detalles sobre la configuración de las preferencias del sitio, consulte la documentación desu sitio de WebEx.

Configurar una reunión en Lotus NotesLas Herramientas de productividad de WebEx le permiten planificar reuniones en Lotus Notes sin necesidadde ir a su sitio de WebEx. Para configurar una reunión en línea mediante la integración de WebEx con LotusNotes, abra una nueva solicitud de reunión y luego especifique la información y la configuración de la reunión.


Procedimiento

Paso 1 En su calendario de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión y agregue los detalles de la reunión.Aparece la ficha Nueva entrada de calendario con el botón Agregar reunión de WebEx.

Paso 2 Especifique la información general de la reunión, como el asunto, la hora, el lugar, los invitados y la periodicidadde la reunión.

Paso 3 Seleccione Agregar reunión de WebEx.Aparece el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

Paso 4 Especifique la configuración de la reunión de WebEx y seleccione Aceptar.Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje "Está planificando para [nombre delorganizador]" indica eso en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

Paso 5 Realice una de las acciones siguientes:

• Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes. Para obtenerdetalles sobre la invitación a los asistentes, consulte Invitación a los asistentes.

• Si desea invitar a los asistentes a la reunión planificada en otro momento, seleccione Guardar comoborrador.

Puede cambiar la configuración de su reunión después deplanificarla.

Nota


Planificación de una reuniónConfigurar una reunión en Lotus Notes

Las Herramientas de productividad de WebEx agregan la reunión planificada a su calendario de Lotus Notesy al calendario público en su sitio de WebEx.

Invitar asistentesAl utilizar la integración de WebEx con Lotus Notes para planificar una reunión, puede invitar asistentesseleccionándolos en alguna de sus libretas de direcciones de Lotus Notes. También puede invitar a los asistentesque no se encuentran en la lista de contactos de Lotus Notes si proporciona sus direcciones de correo electrónico.

Cuando invita a un asistente a una reunión planificada, este recibe un mensaje de invitación por correoelectrónico. La invitación incluye información sobre la reunión, incluida la contraseña y un enlace que elasistente puede seleccionar para entrar a la reunión.

Procedimiento

Paso 1 Si ha planificado una reunión mediante la integración deWebEx con Lotus Notes, abra la entrada de calendarioen su calendario de Lotus Notes.

Paso 2 Seleccione un icono de libreta de direcciones y en el panel Invitados seleccione los nombres de los invitadoso introduzca los nombres de forma manual.

Los asistentes que invita mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecen en la listade asistentes para la reunión en su sitio de WebEx.

Nota

Para obtener información adicional sobre la invitación de asistentes en Lotus Notes, consulte Ayuda de LotusNotes.


Planificación de una reuniónInvitar asistentes

Especificar un patrón de repetición para una reuniónSi utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar un patrón de repetición para la reunión.Por ejemplo, puede especificar que una reunión se repita todos los miércoles a las 2:00 p. m. hasta la fechaespecificada. La integración deWebEx con Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificadoen el patrón de repetición.

Sin embargo, según su servicio, es posible que algunas de las opciones de repetición de Lotus Notes no seancompatibles.

Procedimiento

Paso 1 Si ha planificado una reunión mediante la integración deWebEx con Lotus Notes, abra la entrada de calendarioen su calendario de Lotus Notes.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de repetición.Paso 2 Especifique las opciones en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar.

Compatibilidad de los patrones de repetición en la integraciónde WebEx con Lotus Notes

En la siguiente tabla se muestra cómo se manejan los patrones de repetición de Lotus Notes en WebEx paralas reuniones de WebEx y para las reuniones de conferencia personal de WebEx.


Planificación de una reuniónEspecificar un patrón de repetición para una reunión

Tabla 1: Reuniones de WebEx

Conversión a la opción de reunión de WebExOpción de Lotus NotesTipo

Cada día 1.°-31.°Cada día 1.°-31.°Diarias

Para Meeting Center:

Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves,viernes, sábado]

Para los eventos de Event Center y las sesiones de capacitación deTraining Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes,sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas, donde X esmayor que 1, en Lotus Notes, la reunión se planificará en Lotus Notessegún lo especificado, pero aparecerá como una reunión semanal en susitio de WebEx.

Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo,lunes, martes, miércoles, jueves, viernes,sábado]

Semanales

Cada 1.°-12.° mes el día 1.°-31.°Cada 1.°-12.° mes el día 1.°-31.°Mensuales

No compatible.Contar desde el final del mes

Cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°,último]

Cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, cada1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°, último]

Todos los años.

Si planifica una reunión que se repite cada X años, donde X es mayorque 1, en Lotus Notes, la reunión se planificará en Lotus Notes segúnlo especificado, pero aparecerá como una reunión anual en su sitio deWebEx.

Cada 1.°-10.° añoAnuales

No compatible.Personalizar configuraciónPersonalizadas

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.Iniciar de la fecha a la fechaFecha definalización

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.Iniciar de la fecha continúa por X veces

No compatible.No moverEspecificarexcepciones

No compatible.Mover al viernes

No compatible.Mover al lunes

No compatible.Mover al día laboral más cercano

No compatible.Eliminar


Planificación de una reuniónCompatibilidad de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes

Tabla 2: Reuniones de conferencia personal de WebEx

Conversión a la opción de reunión de conferencia personal de WebExOpción de Lotus NotesTipo

Cada díaCada día 1.°-31.°Diarias

Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves,viernes, sábado]

Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo,lunes, martes, miércoles, jueves, viernes,sábado]

Semanales

Todos los meses el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°, último día] [dom., lun., mar., mié.,jue., vie., sáb.]

Cada 1.°-12.° mes el día 1.°-31.°Mensuales

No compatibleContar desde el final del mes

Cada 1 semana el [dom., lun., mar., mié., jue., vie., sáb.]Cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°,último][dom., lun., mar., mié., jue., vie.,sáb.]

No compatibleCada 1.°-10.° añoAnuales

No compatiblePersonalizar configuraciónPersonalizadas

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.Iniciar de la fecha a la fechaFecha definalización

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.Iniciar de la fecha continúa por X veces

No compatible.No moverEspecificarexcepciones

No compatible.Mover al viernes

No compatible.Mover al lunes

No compatible.Mover al día laboral más cercano

No compatible.Eliminar

Para modificar o eliminar una reunión recurrente en Lotus Notes, preste atención a lo siguiente:Nota

• Cuando edita una reunión recurrente, como volver a planificar la fecha o cambiar las opciones, loscambios que realice en una sola instancia de la reunión deben aplicarse a todas las instancias paraque tengan efecto en su sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios en una sola instancia, se realizauna actualización en Lotus Notes, pero no en el calendario de su sitio.

• Si cancela una sola instancia de una reunión recurrente, la instancia se elimina en Lotus Notes, peropermanece en el calendario. Tiene que eliminar todas las instancias de una reunión recurrente enLotus Notes para que pueda eliminarse del calendario.


Planificación de una reuniónCompatibilidad de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes

Utilizar plantillas de reuniónUna plantilla de reunión almacena todos sus ajustes preferidos, de manera que pueda planificar o iniciarrápidamente una reunión en línea eligiendo la plantilla en lugar de seleccionar la misma configuración paracada reunión que planifica. Sin embargo, una plantilla no almacena la configuración de un tema, una contraseña,y la fecha y hora.

Si nunca ha especificado una plantilla de reunión predeterminada en las Herramientas de productividad parasu computadora local, los valores predeterminados seguirán la configuración de su sitio de WebEx. Despuésde especificar una plantilla de reunión predeterminada en las Herramientas de productividad en su computadoralocal, los valores predeterminados seguirán su configuración local.

Al planificar una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede seleccionar cualquierade las plantillas de reunión que guardó en su sitio de WebEx.

Si bien la integración de WebEx con Lotus Notes ofrece solo un subconjunto de todas las opciones quepuede utilizar para una reunión en línea, todas las opciones están preconfiguradas en una plantilla,independientemente de si aparecen en la integración deWebEx con Lotus Notes. Por ejemplo, si configuraprivilegios específicos de los asistentes en una plantilla, esos privilegios se configuran para la reunión.La configuración de los privilegios de los asistentes no está disponible en la integración de WebEx conLotus Notes.

Una vez que planifica una reunión, no puede cambiar su plantilla.

Nota

Procedimiento

Paso 1 Para ver los detalles de una plantilla, seleccione el botón Configuración en la barra de herramientas de LotusNotes y luego seleccione Plantillas de reunión.

Aparece su lista de plantillas de reunión guardadas en su sitio de WebEx.

Paso 2 Seleccione una plantilla y luego seleccione Ver.


Planificación de una reuniónUtilizar plantillas de reunión


Planificación de una reuniónUtilizar plantillas de reunión

C A P Í T U L O 4Planificación en nombre de otro organizador

• Descripción general de Planificación para otro organizador, página 21

• Configuración antes de la planificación para otro organizador, página 21

Descripción general de Planificación para otro organizadorPuede planificar una reunión de WebEx en nombre de otro organizador si este le concede los permisosnecesarios.

Por ejemplo, si es un asistente administrativo de un director que necesita organizar reuniones de WebExperiódicamente, el director puede asignarlo para planificar reuniones en su nombre. Puede planificar, editary cancelar reuniones para ese organizador.

Configuración antes de la planificación para otro organizadorAntes de que pueda planificar una reunión de WebEx para otro organizador, asegúrese de que tanto ustedcomo el organizador tengan una cuenta de organizador de WebEx, y de que ambos tengan la misma versiónde las Herramientas de productividad de WebEx instalada en sus computadoras.

El organizador real hace lo siguiente:

• Otorga permiso al organizador que va a planificar las reuniones de WebEx en el sitio de WebEx. Si esel organizador real, vaya aMi WebEx > Preferencias > Opciones de planificación. En el cuadroPermiso de planificación, introduzca la dirección de correo electrónico de cualquier organizador queusted desee permitir para planificar reuniones en su nombre.

• Otorga permiso al organizador real que va a planificar las reuniones deWebEx en su calendario de LotusNotes. El organizador hace esto seleccionando a otro como delegado en Lotus Notes.

Planificación de una reunión para otro organizadorSi el organizador le ha dado los permisos necesarios, puede planificar una reunión en nombre de ese organizador.

Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje indica eso en el cuadro de diálogoConfiguración de WebEx.


Procedimiento

Paso 1 En el menú Calendario, seleccione Acción > Más > Abrir calendario de una persona.

Aparece el cuadro de diálogo Calendario.Paso 2 Seleccione Otro y luego seleccione el nombre del organizador.

La próxima vez que planifique una reunión para este organizador, siempre que sus permisos sigansiendo válidos, puede seleccionar el nombre del organizador directamente desde el menúCalendario.

Consejo

El calendario del organizador aparece como una ficha en su calendario.Paso 3 Seleccione una fecha y hora en el calendario del organizador.

Aparece el cuadro de diálogo Entrada de calendario.Paso 4 Seleccione Agregar reunión de WebEx en la parte superior izquierda del cuadro de diálogo Entrada de

calendario.Planifique la reunión. Aparece el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.


Planificación en nombre de otro organizadorPlanificación de una reunión para otro organizador

Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje indica eso en el cuadro de diálogoConfiguración de WebEx.

Paso 5 Planifique la reunión.



C A P Í T U L O 5Administración de una reunión

• Descripción general de Administración de una reunión, página 25

• Edición de una reunión planificada, página 25

• Inicio de una reunión como organizador de la reunión, página 26

• Cancelación de una reunión, página 27

• Entrar a una reunión, página 27

Descripción general de Administración de una reuniónDespués de planificar una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede administrar lareunión, lo que incluye:

• Modificar la reunión. Los cambios que realiza en la reunión en Lotus Notes se actualizan automáticamenteen su sitio de WebEx.

• Iniciar la reunión, si usted es el organizador.

• Cancelar la reunión en Lotus Notes, lo que también la elimina de su sitio de servicios.

• Entrar a la reunión como asistente.

Edición de una reunión planificadaUna vez que planifique una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede utilizar LotusNotes para editarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nuevacontraseña, elegir una opción de teleconferencia diferente, etc. Después de editar una reunión planificada, laintegración de WebEx con Lotus Notes envía una invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitadosa la reunión y actualiza la información de la reunión en su sitio de WebEx.


Importante • Si edita una reunión mediante su sitio de WebEx en lugar de la integración de WebEx con LotusNotes, sus cambios no aparecen en Lotus Notes. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reunióna través de su sitio, la hora de inicio no cambiará en el calendario de Lotus Notes. Por lo tanto, serecomienda que utilice solo Lotus Notes para editar una reunión.

• Cuando utiliza Lotus Notes para editar una reunión recurrente, los cambios que realiza en una solainstancia de la reunión deben aplicarse a todas las instancias para que tengan efecto en su sitio deWebEx. Si solo aplica los cambios en una sola instancia, se realiza una actualización en Lotus Notes,pero no en el calendario.

No puede cambiar la plantilla de una reunión planificada.Nota

Editar una reunión planificada

Procedimiento

Paso 1 En su calendario de Lotus Notes, busque la reunión que desea editar y luego abra la ficha Entrada de calendario.Paso 2 Edite la información o cambie las opciones en la pantalla Reunión.Paso 3 Seleccione Editar reunión deWebEx para editar las opciones específicas de WebEx en el cuadro de diálogo

Configuración de la reunión.Paso 4 Seleccione Guardar y enviar invitaciones.

La reunión se actualiza en su sitio de WebEx.

Inicio de una reunión como organizador de la reuniónUna vez que planifique una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede iniciar lareunión de cualquiera de las siguientes formas:

• En su calendario de Lotus Notes, abra el elemento de la reunión y luego seleccione el botón Iniciar, ocopie y pegue el enlace para iniciar la reunión en su explorador web.

El enlace que aparece en la entrada de su calendario es solo para los organizadores dela reunión. El enlace que aparece en las invitaciones de los asistentes es diferente, yaque los asistentes pueden hacer clic en él para entrar a la reunión.

Nota

• Conéctese en su sitio de WebEx y luego inicie la reunión desde la página Mis reuniones.


Administración de una reuniónEditar una reunión planificada

Para obtener más información sobre cómo iniciar una reunión planificada desde su sitio de WebEx, consultela documentación en el sitio.

Cancelación de una reuniónPara cancelar una reunión en línea que planificó en Lotus Notes, utilice las opciones de cancelación disponiblesen Lotus Notes. Todos los invitados reciben automáticamente un aviso de cancelación. La reunión tambiénse cancela en su sitio de WebEx.

Importante • Si planifica una reunión de WebEx en Lotus Notes, debe cancelarla directamente en Lotus Notes.Si, en cambio, intenta cancelarla desde su sitio de WebEx, no se cancelará en Lotus Notes.

• Si cancela una sola instancia de una reunión recurrente, la instancia se elimina en Lotus Notes, peropermanece en el calendario. Tiene que eliminar todas las instancias de una reunión recurrente enLotus Notes para que pueda eliminarse de su calendario.

Para obtener más información sobre la cancelación de una reunión en Lotus Notes, consulte Ayuda de LotusNotes.

Entrar a una reuniónSi el organizador de una reunión utiliza la integración deWebEx con Lotus Notes para invitarlo a una reunión,usted recibe un mensaje de correo electrónico de invitación que incluye un enlace que puede seleccionar paraentrar a la reunión. De manera alternativa, puede entrar a una reunión directamente desde su sitio de WebEx.

Entrar a una reunión mediante una invitación por correo electrónico

Cuando recibe una invitación por correo electrónico a una reunión, puede entrar a esta de una de las siguientesmaneras:

Puede seleccionar el enlace en la invitación por correo electrónico para entrar a la reunión. Si selecciona elenlace en la invitación al utilizar una computadora, entrará a la reunión en su computadora. Si selecciona elenlace en la invitación en su dispositivo móvil y ha instalado la aplicación móvil Cisco WebEx Meetings, selo redirecciona a la aplicación móvil para entrar a la reunión.

Si no entra a la reunión en línea y desea entrar desde su teléfono, puede marcar los números que aparecen enla invitación de la reunión para realizar una llamada a la reunión.

La invitación a la reunión contiene otra información que puede necesitar para entrar a la reunión, como elnúmero de reunión o el código de acceso, la contraseña de la reunión y la contraseña numérica de la reunión,si entra desde un sistema de vídeo o un teléfono.

Si usted es el organizador, y necesita la clave de organizador y el código de acceso de organizador, seleccioneel enlace que aparece en la parte inferior de la invitación por correo electrónico.

Entrar a una reunión desde el sitio de WebEx

En lugar de entrar a la reunión desde el enlace en el calendario de Lotus Notes, también puede entrar a lareunión directamente en el sitio de WebEx de una de las siguientes maneras:

• En la página de bienvenida, introduzca el número de reunión.


Administración de una reuniónCancelación de una reunión

• Conéctese al sitio de WebEx y vaya a la páginaMeeting Center > Mis reuniones o a la páginaMiWebEx > Mis reuniones, seleccione Las reuniones a las que ha sido invitado en la lista y, acontinuación, seleccione el nombre de la reunión a la que desea entrar.

En lugar de utilizar un programa de correo electrónico para entrar a una reunión, puede ir a su sitio deWebEx.Si la reunión está listada, busque la entrada de la reunión en el sitio, ya sea mediante el uso del calendario dereuniones u otra lista de sesiones. O bien, si la reunión no está listada, introduzca el número de reunión en elsitio. Puede obtener el número de reunión del mensaje de correo electrónico de invitación o directamente delorganizador de la reunión.

Para obtener más información sobre cómo entrar a una reunión en su sitio deWebEx, consulte la documentaciónen el sitio.


Administración de una reuniónEntrar a una reunión

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