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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

VERSIÓN 1.0

PINAR Página 1 de 97

PLAN INSTITUTIONAL DE ARCHIVOS - PINAR GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

ABRIL DE 2017


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Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó

1

Versión borrador del documento

Contratista Superintendencia Nacional de Salud

Profesional Especializado Grupo de

Gestión Documental

Coordinadora Grupo de Gestión Documental

No aplica

Fechas Diciembre de 2015 Diciembre 2015

2

Primera versión del documento

Coordinación Grupo de Gestión Documental

Profesionales Gestión Documental

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Fechas Abril de 2017 Abril de 2017 25 de abril de 2017


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ACTA DE APROBACIÓN: Acta GE 1735 (abr 25 de 2017) – Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

FECHA DE VIGENCIA: 2014 – 2020

INSTANCIA DE APROBACIÓN: COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, RESOLUCIÓN 2659 DE 2015 DE LA SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD

DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD

ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL: GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARIA GENERAL – SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO: VERSIÓN 1.0

RESPONSABLES DE SU

ELABORACIÓN:

LINA ISABEL CENTENO DÁVILA COORDINADORA GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL –

INGENIERA DE SISTEMAS

EQUIPO INTERDISICIPLINARIO

QUE COLABORÓ EN LA

PLANEACIÓN:

VIANNEY LUCÍA GARZÓN CARREÑO

PROFESIONAL ESPECIALIZADO – ARCHIVISTA

DIANA CAROLINA SÁNCHEZ SEPÚLVEDA

PROFESIONAL ESPECIALIZADO – ARCHIVISTA

LUIS JORGE MORENO FEO PROFESIONAL ESPECIALIZADO – INGENIERO INDUSTRIAL BLADIMIR GÓMEZ ORTIZ PROFESIONAL – ADMINISTRADOR PÚBLICO


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 7

CONTEXTO ESTRATEGICO ................................................................................................................... 8

MISIÓN CORPORATIVA ................................................................................................................... 8

VISIÓN CORPORATIVA .................................................................................................................... 8

PRINCIPIOS Y VALORES ................................................................................................................... 8

OBJETIVOS CORPORATIVOS ........................................................................................................... 9

ESTRUCTURA ORGÁNICA .............................................................................................................. 11

COMITÉS EN LOS QUE PARTICIPA EL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................. 11

DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ......................................................................... 12

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL: ........................................................................................... 12

COMPONENTE 1: PIP - PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUMENTOS,

POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. ........................................................................................... 15

HECHO ........................................................................................................................................... 15

PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS ........................................................................................... 15

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................. 16

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................... 16

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS ................................................................................................... 17

POR HACER.................................................................................................................................... 18

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................. 18

POLÍTICA DE SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................ 18

COMPONENTE 2. ARCH - ARCHIVO: ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO

HISTÓRICO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD ........................................................ 19

HECHO ........................................................................................................................................... 19

ARCHIVO DE GESTIÓN .................................................................................................................. 19

ARCHIVO CENTRAL ....................................................................................................................... 21

ARCHIVO HISTÓRICO .................................................................................................................... 24

POR HACER.................................................................................................................................... 25


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ARCHIVO DE GESTIÓN .................................................................................................................. 25

ARCHIVO CENTRAL ....................................................................................................................... 25

ARCHIVO HISTÓRICO .................................................................................................................... 26

COMPONENTE 3: TH – TALENTO HUMANO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

CAPACITACIÓN Y APOYO TÉCNICO .................................................................................................. 27

HECHO ........................................................................................................................................... 27

MANUAL DE FUNCIONES ............................................................................................................... 27

CAPACITACIÓN .............................................................................................................................. 27

ORIENTACIÓN TÉCNICA ................................................................................................................. 27

CAMPAÑAS .................................................................................................................................... 27

POR HACER.................................................................................................................................... 28

MANUAL DE FUNCIONES ............................................................................................................... 28

CAPACITACIÓN Y APOYO TÉCNICO ................................................................................................ 28

ORIENTACIÓN TÉCNICA ................................................................................................................. 28

CAMPAÑAS .................................................................................................................................... 28

HECHO ........................................................................................................................................... 29

COMPONENTE 4: TI – TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL

DE SALUD .......................................................................................................................................... 29

LEY DE TRANSPARENCIA Y GEL ...................................................................................................... 29

SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 29

POR HACER.................................................................................................................................... 29

SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 29

ASPECTOS CRÍTICOS:......................................................................................................................... 30

VALORACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS: ................................................................ 48

VISIÓN ESTRATÉGICA:....................................................................................................................... 50

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................... 50

OBJETIVOS: ....................................................................................................................................... 51

REFERENTE ESTRATÉGICO: ............................................................................................................... 54

PLANES Y PROYECTOS: ................................................................................................................. 57


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MAPA DE RUTA ............................................................................................................................. 90

SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA ........................................................................................... 91

GLOSARIO ......................................................................................................................................... 92

ACRONIMOS ................................................................................................................................. 96

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................... 97

ANEXOS:

1- FURAG

2- DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO

3- AUDITORÍAS DE CONTROL INTERNO (AÑO 2015 Y 2016)

4- PLANES DE MEJORAMIENTO AGN

5- INFORME CUMPLIMIENTO LEY DE TRANSPARENCIA DE LA OFICINA DE

CONTROL INTERNO


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INTRODUCCIÓN

La Superintendencia Nacional de Salud es una entidad de carácter técnico en supervisión que pertenece al sector salud, formula, dirige y coordina la política de inspección, vigilancia y control del sector Salud, en los procesos de financiamiento, aseguramiento, prestación de servicios de atención en salud, temas sensibles en Colombia con altos niveles de complejidad.

La Superintendencia Nacional de Salud consciente de la sinergia a lograr entre los niveles estratégico, misional, de apoyo y de evaluación, ha establecido en el Decreto 2462 de 2013 "Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud', la fundamentación funcional, creando las unidades organizacionales para desarrollar la armonización institucional y sectorial. En la plataforma estratégica de la Superintendencia, se han integrado las políticas y estrategias derivadas del Plan Nacional de Desarrollo –PND- y del Plan Sectorial de Salud, en el Plan Estratégico Institucional, en el Plan Anual de Gestión –PAG-, en los Planes y proyectos requeridos por las normas vigentes para el fortalecimiento organizacional de la Entidad, armonizándolos con las actividades de inspección, vigilancia y control que como ente rector de la supervisión debe ejercer sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud – SGSSS-.

Por ende, la Superintendencia Nacional de Salud en cumplimiento de la Ley 594 de 2000,

Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 (capítulo V, artículos 2.8.2.5.2.

y 2.8.2.9.2.), elabora el Plan Institucional de Archivos –PINAR. Para tal efecto se han

contemplado objetivos y metas que con la apropiación debida de los recursos minimicen

los riesgos que actualmente tiene la entidad para la atención oportuna y mejorar las

condiciones adecuadas orientadas a la preservación del patrimonio documental.

El Plan Institucional de Archivos– PINAR, es un instrumento de planeación para la labor archivística, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica en el proceso de gestión documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación.


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CONTEXTO ESTRATEGICO

MISIÓN CORPORATIVA Proteger los derechos de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud

mediante la inspección, vigilancia, control y el ejercicio de la función jurisdiccional y de

conciliación, de manera transparente y oportuna.

VISIÓN CORPORATIVA En 2019 la Superintendencia Nacional de Salud será reconocida nacional e

internacionalmente como una entidad líder del sistema de inspección, vigilancia, control,

juez y conciliador del sector salud, protegiendo los derechos de los usuarios, dándole

sostenibilidad y confiabilidad al sistema y sus organizaciones.

PRINCIPIOS Y VALORES

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

• Los bienes públicos son sagrados

• Primero la vida y la salud

• Gestión institucional por resultados

• Sostenibilidad del medio ambiente

• El talento humano como el capital más valioso de la entidad.

VALORES CORPORATIVOS (Resolución 4111 de 2014)

Compromiso: Cumplir con las obligaciones institucionales, demostrando una capacidad de apropiación de la misión y los objetivos de la Entidad.

Eficacia: Capacidad de los servidores y colaboradores de la Supersalud de lograr los resultados y efectos esperados conforme a las actividades planificadas dando cumplimiento a los objetivos institucionales.

Eficiencia: Utilizar, optimizar, racionalizar y moderar los recursos administrativos, técnicos, tecnológicos y financieros de la Entidad, con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.

Equidad: Dar a cada uno lo que le corresponde de manera justa, según sus necesidades, méritos, capacidades y derechos; sin distinción de edad, raza, género, religión o clase social.

Lealtad: Asumir con sentido de pertenencia y devoción los compromisos que se derivan de las funciones y los propósitos constitucionales asignados a la Entidad.


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Legalidad: Cumplir y hacer cumplir la ley de manera transparente, atendiendo los requerimientos de los usuarios y de la operación interna de la Entidad.

Mejoramiento Continuo: Aplicar los procedimientos establecidos y los instrumentos gerenciales disponibles, para plantear y ejecutar las estrategias que permitan responder oportunamente a los cambios del entorno, con el fin de cumplir con los más altos estándares de calidad, basados en excelentes resultados de gestión.

Oportunidad: Desarrollar en forma temporánea e idónea; es decir, bajo los más altos estándares de calidad, las funciones necesarias para que la Entidad suministre sus bienes y servicios, de acuerdo con los tiempos establecidos por los procesos y procedimientos, las normas y los requisitos de los distintos grupos de interés.

Pertinencia: Tomar la decisión y alternativa que más contribuya en la solución de los problemas y atender los requerimientos de los distintos grupos de interés tomando como referencia las disposiciones legales y todas las herramientas operativas establecidas por la Entidad para el desarrollo de su trabajo.

Probidad: Ser transparentes, auténticos y actuar de buena fe consigo mismo y los demás, a través de la honestidad, la veracidad y la franqueza.

Respeto: Mantener una actitud de comprensión, consideración, reconocimiento y tolerancia sobre el sentir, pensar y actuar de los demás, reconociendo sus derechos.

Responsabilidad: Hacerse cargo de las consecuencias de las palabras, decisiones y compromisos y, en general, de los actos libres y voluntarios cuando sus resultados son buenos y gratificantes o cuando son adversos e indeseables.

Solidaridad: Tener una interacción basada en actitudes de colaboración, apoyo mutuo, búsqueda de la satisfacción de los objetivos personales y el logro de las metas institucionales.

Trabajo en Equipo: Coordinar e integrar esfuerzos entre varias personas y dependencias que se necesitan entre sí para lograr un resultado en una empresa o causa.

Vocación de Servicio: Ayudar o resolver con agrado y disposición el cumplimiento de un proceso, una necesidad, demanda, solicitud o la satisfacción de una expectativa.

Universalidad: Contribuir democrática y participativamente a garantizar el derecho fundamental a la igualdad y la protección de los usuarios y de la comunidad en general.

OBJETIVOS CORPORATIVOS

• Consolidar la Superintendencia Nacional de Salud como un organismo técnico,

rector del sistema de vigilancia, inspección y control.

• Promover el mejoramiento de la calidad en la atención en salud.

• Fortalecer la inspección, vigilancia y control del aseguramiento en salud.


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• Fortalecer a través de mecanismos de IVC la oportunidad en la generación y flujo

de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud y los

regímenes especiales y exceptuados.

• Promover y fortalecer la participación ciudadana para la defensa de los derechos

de los usuarios del sector salud.

• Adelantar los procesos de intervención forzosa administrativa aplicando

mecanismos de seguimiento a los agentes interventores, liquidadores y

contralores y realizar inspección, vigilancia y control a las liquidaciones voluntarias

con el fin de proteger los derechos de los afiliados y recursos del sector salud.

• Proteger los derechos y reconocer las obligaciones y deberes de los distintos

actores participantes en el sector salud, a través de las funciones jurisdiccionales y

de conciliación.

• Fortalecer la capacidad institucional de la Superintendencia Nacional de Salud.


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STRUCTURA ORGÁNICA

COMITÉS EN LOS QUE PARTICIPA EL GRUPO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Actualmente el Grupo hace parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, cuyas funciones están descritas en la Resolución 2659 de 2015.


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DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Para la creación e implementación del Plan Institucional de Archivos se desarrolló la

metodología sugerida por el Archivo General de la Nación, con lo siguientes resultados:

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL:

Evolución de la Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de

Salud En aras del cumplimiento de la normatividad archivística vigente y de conservar la memoria institucional, la SUPERINTENDENCIA creó el Proyecto en el año 2013: “Diseño e implementación de sistema de gestión documental de la Superintendencia Nacional de Salud”, el cual busca garantizar que la Gestión Documental y el archivo de la Superintendencia Nacional de Salud cumpla con todas las normas archivísticas vigentes que le aplican de tal manera que se logre que la totalidad de los documentos originados producto de la operación de la Entidad, circulen de forma controlada y se archiven y conserven, para su consulta y servicio durante el tiempo requerido, según sus funciones y valores. El proyecto en mención fue dividido por fases y durante la vigencia 2012 – 2013 se desarrolló la fase de estructuración del proyecto “Sistema Integral de Gestión Documental”, centrándose principalmente en el diseño y ajuste conceptual de políticas e instrumentos para direccionar la implementación y operación del sistema, como por ejemplo la revisión y ajuste de las tablas de retención documental y la elaboración de un programa de gestión documental. Posteriormente, a partir del año 2014 inició la ejecución del proyecto de inversión denominado "Diseño e implementación del Sistema de Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de Salud", el cual tiene definido como objetivo, diseñar e implementar el Sistema de Gestión Documental de alta disponibilidad, acceso ágil, oportuno y efectivo que se ajuste a las necesidades de la entidad, a los requerimientos del Archivo General de la Nación, de los usuarios internos y externos de la Entidad, el cual se encuentra vigente.

Es así que el proyecto considera cuatro (4) componentes interrelacionados que buscan

generar un cambio radical en las prácticas de gestión documental de la Superintendencia

Nacional de Salud:

1. Procesos: A través del cual se definen las políticas, normas e instrumentos para la implementación y operación del sistema que cubran el ciclo de vida de los documentos desde su ingreso o generación hasta su disposición final.

2. Sistemas de Información: A través del cual se valoran las funcionalidades y requerimientos técnicos de la herramienta informática que dispone la Entidad, para determinar el curso a seguir, bien sea con la implementación de una nueva herramienta


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o el ajuste de los módulos y funcionalidades existentes. Al futuro se debe proyectar su crecimiento y necesidades de integración con otros sistemas de información teniendo como siempre el marco normativo vigente y las tendencias que se tienen al futuro, en particular el manejo de los documentos electrónicos de archivo y la conformación de expedientes virtuales.

3. Talento Humano: este componente tiene como fin sensibilizar y capacitar a los funcionarios sobre la normatividad y técnicas archivistas, así como establecer los mecanismos para el control de las actividades de gestión documental para que se realicen conforme a las políticas y normas adoptadas. En este sentido se propone desarrollar un modelo de gestión del conocimiento que busque generar una transformación en el manejo de documentos, de manera sostenida y en sus distintas etapas, cambiando los modelos mentales existentes orientándolos hacia la autogestión y el autocontrol.

4. Archivo Físico: A través del cual se busca organizar el archivo de gestión y central de acuerdo a las normas archivísticas vigentes y establecer los lineamientos para su efectiva gestión. En este sentido es clave la valoración del estado de los archivos para establecer los lineamientos para su organización.

Comprende el mejoramiento de las competencias de los funcionarios de la

Superintendencia Nacional de Salud en el manejo de los archivos, la conformación de

expedientes físicos y en un futuro; electrónicos, con el fin de asegurar que las

actividades se realicen dentro del marco normativo establecido y de generar una cultura

sostenible de organización documental, lo cual redundará en la conservación y

recuperación de la memoria institucional.

Así mismo, en aras de institucionalizar y darle la relevancia al tema de Gestión Documental,

en el año 2014, se logró la creación y aprobación del Subsistema de Gestión Documental,

el cual hace parte del Sistema Integrado de Gestión, el cual tiene asociadas las siguientes

políticas:

1. Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional que permita la continuidad del negocio.

2. Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control institucionalmente establecido.

3. Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información.

4. Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.

5. Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes.


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En el año 2015 y 2016 se hace necesario armonizar el subsistema de gestión documental

con los demás subsistemas que conforman el sistema integrado de Gestión, dando especial

importancia a la aplicabilidad y cumplimiento de lo establecido en Ley 1581 de 2012, la Ley

1712 de 2014 y los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea 2015, de allí que fue

necesario incluir dentro de la política No 3. Modernizar la gestión documental, incorporando

los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las

directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información, un

objetivo asociado a “Promover el uso de documentos digitales y electrónicos mediante la

implementación de políticas y el uso del Software documental, para mejorar la oportunidad

de los trámites de la Entidad y el servicio al ciudadano. (De acuerdo a Directiva presidencial

004 - Estrategia Gobierno en Línea, Ley anti trámite y demás normas archivísticas)”,

A continuación, se listan los principales avances, actividades y logros que se han realizado

en cada uno de los cuatro (4) componentes del Proyecto y del Subsistema de Gestión

Documental de la Superintendencia Nacional de Salud.


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COMPONENTE 1: PIP - PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUMENTOS,

POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS ✓ Plan anual de gestión 2017 (planeación y seguimiento) ✓ Proyecto de inversión 2017 (programación y seguimiento) ✓ Plan de transferencias documentales (programación) ✓ Programa de capacitación 2017 (programación y seguimiento)

Proyecto de Inversión (ejecución) El Grupo de Gestión Documental desde el año 2013, tiene inscrito en el banco de

proyectos del Departamento Nacional de Planeación – DNP, el proyecto de inversión:

Diseño e Implementación del Sistema de Gestión Documental de la Superintendencia

Nacional de Salud. A continuación se presenta la información general de ejecución del

proyecto en los últimos cinco (5) años:

Nombre del Proyecto

Diseño e implementación del sistema de gestión documental de la Superintendencia Nacional de Salud

Código del Proyecto 2012011000033

Objetivo General Proyecto

Diseñar e implementar el sistema de gestión documental de alta disponibilidad, acceso ágil, oportuno y efectivo que se ajuste a los requerimientos el archivo general de la nación y de los usuarios internos y externos de la Superintendencia Nacional de Salud.

VIGENCIA APROPIACIÓN

INICIAL LIBERADO APLAZADO APROPIACIÓN

FINAL EJECUTADO SALDO %

EJECUCIÓN

2013 $ 1.000.000.000 $ 0 $ 0 $ 1.000.000.000 $ 916.122.697 $ 83.877.303 92%

2014 $ 3.900.000.000 $ 800.000.000 $ 0 $ 3.100.000.000 $ 2.641.211.536 $ 458.788.464 85%

2015 $ 1.942.679.665 $ 0 $ 0 $ 1.942.679.665 $ 1.621.557.528 $ 321.122.137 83%

2016 $ 1.865.952.332 $ 0 $ 400.000.000 $ 1.465.952.332 $ 1.408.447.933 $ 57.504.399 96%

2017 $ 1.865.952.332 $ 1.865.952.332 $ 1.027.786.369 $ 838.165.963 55%

TOTALES $ 10.574.584.329 $ 800.000.000 $ 400.000.000 $ 9.374.584.329 $ 7.615.126.063 $ 1.759.458.266 82%

HECHO


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PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ✓ Se levantaron y adoptaron los siguientes procesos en el Sistema de Gestión de

Calidad de la Entidad:

✓ Macro proceso: Gestión documental Proceso: Administración de la Gestión Documental Adopción de los procedimientos, formatos, guías e instructivos para la Administración Documental de la Entidad Proceso “Administración de la gestión documental” Código GDCR01 Procedimiento GDPD01 Planeación de la gestión documental Procedimiento GDPD02 Administración de correspondencia Procedimiento GDPD03 Administración de archivo Procedimiento GDPG04 consulta y préstamo de documentos

✓ Indicadores de Gestión GD01 Porcentaje de actos administrativos con trámite de notificación. GD02 Porcentaje de Solicitudes de préstamo documental atendidas en los plazos establecidos. GD03 Porcentaje de cumplimiento de transferencias documentales primarias programadas. GD04 Porcentaje de documentos digitalizados y adjuntados en Software de Gestión Documental GD05, Porcentaje de cumplimiento de los hitos y/o productos definidos en el cronograma GD06, Porcentaje de documentos radicados y no entregados por las dependencias al Grupo de Correspondencia. GD07, Porcentaje acumulado de metros lineales organizados del archivo central. GD08, Porcentaje acumulado de metros lineales organizados del archivo de gestión.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ✓ Inclusión en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo - CID ✓ Aprobación del Subsistema de Gestión Documental, política de gestión

documental, Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos ✓ Apoyo en definición de Esquema de Publicación y Registro de Archivos de

Información – Ley de transparencia ✓ Armonización con otros subsistemas del Sistema Integrado de Gestión: Seguridad

y salud en el trabajo, Seguridad de la Información, Gestión Ambiental, ✓ Armonización con el Comité de Gestión de Cambio.


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INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS (hecho y por hacer)

Gráfica 1. Desarrollo de instrumentos archivísticos.


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PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS • Formular los Proyectos para dar cumplimiento al PINAR.

• Realizar programación de Proyecto de Inversión próximas vigencias

Proyecto de Inversión

• Se requiere revisar la programación de recursos del proyecto de inversión para las vigencias (2018 a 2020), con el fin de identificar las necesidades que serán cubiertas en materia de gestión documental, por este proyecto, y las que deberán ser cubiertas por gastos de funcionamiento:

Programación vigencias (2018-2020)

VIGENCIA APROPIACIÓN INICIAL

2018 $ 1.865.952.332

2019 $ 2.029.065.001

2020 $ 2.203.550.614

TOTAL $ 6.098.567.947

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL • Realizar revisión y ajuste de proceso, procedimientos, guías respecto a la

incorporación del nuevo software de Gestión Documental

• Atender a auditorías del Subsistema de gestión de calidad

• Realizar Levantamiento de procedimiento para eliminación documental

• Realizar Levantamiento de procedimiento o protocolo para extravío de documentos

• Realizar Levantamiento de flujos documentales

• Realizar revisión de matriz de riesgos y riesgos de anticorrupción

• Realizar seguimiento a Planes de mejora

POLÍTICA DE SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL • Planeación y ejecución de campañas de la política de gestión documental alineada

con los otros subsistemas.

• Actualización de políticas en Gestión Documental electrónico de archivo

POR HACER


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COMPONENTE 2. ARCH - ARCHIVO: ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO DE

LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

ARCHIVO DE GESTIÓN Composición del Archivo Central: Con corte a 19 de Julio de 2016 (Diagnóstico):

REFERENCIA DE CAJAS

CANTIDAD DE CAJAS (APROX)

X-200 8.674

Organización Archivo de Gestión El grupo de Gestión documental desde el año 2013 viene apoyando a las áreas de la

Entidad en la organización de sus Archivos de Gestión, la siguiente gráfica presenta los

datos por año del volumen organizado con el apoyo de contratistas y funcionarios del Grupo:

ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN

AÑO

2013 2014 2015 2016 2017

ENE-MAR TOTALES

ML 152 391.2 429 457.66 30,6 611.6

CAJAS 760 1956 2145 2.288.3 153 5.014

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

2200

2400

2014 2015 2016 2017

369,6 429 457,66

30,6

1848

21452288,3

153

ML

CAJAS

HECHO


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Conformación de Expedientes Desde el mes de octubre del año 2014 a la fecha se viene realizando la actividad de conformación de expedientes en archivo de gestión, esta actividad busca apoyar a las dependencias a entender el concepto de expediente físico, que posteriormente contribuirá en el entendimiento de expediente electrónico. Con esta actividad se logra la organización de la documentación de gestión diaria, conformando expedientes físicos que demuestren los trámites del área según la aplicación de la Tabla de Retención Documental. El siguiente cuadro presenta las cantidades organizadas bajo esta modalidad:

AÑO CANTIDAD DE CAJAS

CANTIDAD DE METROS

LINEALES

2014 283 56.6

2015 1491 298,2

2016 2288,3 457,66

TOTAL 4062.3 755.86

Levantamiento de inventarios en estado Natural En el año 2015, a través de la empresa COLVATEL se dispuso un total de 6 técnicos para el levantamiento de la información en las distintas dependencias. Levantamiento de información de inventarios en estado natural de un total de 2564 cajas y 46974 carpetas.

AÑO CANTIDAD DE CAJAS

INVENTARIADAS

CANTIDAD DE CARPETAS

INVENTARIADAS

2015 2564 46974

Entrega de archivadores Se realizó desde el mes de marzo a noviembre de 2015, la distribución de 19 archivadores del piso 7, y 16 archivadores del piso 6. Durante la asignación de archivadores fue necesario el traslado de cajas, así como la distribución física de los mismos teniendo en cuenta las recomendaciones de la oficina de control interno donde se mencionaba como aspecto importante la seguridad de los archivadores y para los casos de documentación sensible el no compartir espacios con otras áreas.

La priorización en la asignación de los archivadores se realizó con base en el volumen de producción documental, la cual definida en el diagnóstico de los archivos de gestión.

Entrega de cajas y carpetas Suministro de cajas y carpetas para la organización de archivo de gestión. Los requerimientos de estos insumos se establecen a través de las necesidades expresadas


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por las áreas. El levantamiento de esta información se realiza área por área, validando con el líder de la dependencia la necesidad de insumos.

Se realiza la distribución conforme a los elementos existentes en la Entidad y a las necesidades manifestadas en las áreas.

ENTREGA DE INSUMOS POR AÑO

AÑO CAJAS CARPETAS

2014 4.862 22.066

2015 1.895 15.944

2016 3.413 22.862

2017 1.087 3.007

TOTAL 11.257 63.879

Transferencias y traslados documentales Desde el año 2014 hasta la fecha el Grupo de Gestión Documental ha liderado las

actividades para transferir al archivo central aquellos documentos que según la Tabla de

Retención Documental ha cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión

AÑO CAJAS TRANSFERIDAS O

TRASLADADAS CIRCULAR DE TRANSFERENCIA O

TRASLADO

2014 43 09

2015 1.682 Memorando según NURC 3-2014-016589

2016 2.331 04

2017 140 03

TOTAL

ARCHIVO CENTRAL Composición del Archivo Central: Con corte a 31 de marzo de 2017:

REFERENCIA DE CAJAS

CANTIDAD DE CAJAS

X-300 16.552

X-200 5.594

IRREGULARES 67

TOTAL 22.213


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Organización de Archivo Central

El grupo de Gestión documental desde el año 2010 viene realizando labores de

organización del Archivo Central, el fondo documental que existía en el Archivo Central

databa desde el año 1977,la siguiente gráfica presenta la evolución en el proceso de

organización documental del archivo central actividad que se ha logrado realizar con

recursos del Proyecto de Inversión:

ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL

AÑO

INFORMÁTICA DOCUMENTAL CTO 157 2010

COLVATEL CTO 314

2012

COLVATEL CTO 515 DE

2013

CONTRATISTAS DIRECTOS AÑO 2016

TOTALES

ML 607,3 1352,7 1833,3 469,8 4.263,13

CAJAS 1960 4058 5500 1409,4 12.927,40

0,0

500,0

1000,0

1500,0

2000,0

2500,0

3000,0

3500,0

4000,0

4500,0

5000,0

5500,0

Informaticadocumental

2010

Colvatel Cto314 de 2012

Colvatel Cto515 de 2013

Contratistasdirectos

Año 2016

607,3

1352,7

1833,3

469,8

1960

4058

5500

1409,4

ML

CAJAS


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Propuestas de Eliminación de Archivo Central Así mismo, como resultado del proceso de organización documental, se han generado

propuestas de eliminación, las cantidades de estas propuestas se muestran en el

siguiente cuadro:

PROPUESTAS DE ELIMINACIÓN ARCHIVO CENTRAL

AÑO

INFORMÁTICA DOCUMENTAL CTO DE 2010

COLVATEL CTO 314 DE 2012

COLVATEL CTO 515 DE 2013

CONTRATISTAS DIRECTOS AÑO 2016

TOTALES

ML 462,14 732.7 0 330,2 1524,87

CAJAS 1422 2198 0 990,6 4610,60

En el año 2016 se realizó una eliminación documental de:

Fecha de Radicación

NURC DEPENDENCIA No DE CAJAS

PERÍODO UNIDADES

05/11/2016 3-2015-021739

Dirección de inspección y vigilancia para entidades del orden nacional

2 2014 17 cuadernillos, copia, borradores

02/12/2016 3-2015-024077

Grupo de Presupuesto

2 2011-2012 13 carpetas y 1 caja con hojas sueltas Duplicidad documental

Consultas y préstamo documental A continuación se presenta el total

DATOS CONSULTAS POR AÑOS

AÑO ATENDIDAS ATENDIDAS PENDIENTES % DE ATENCIÓN

2013 208 208 0 100%

2014 504 493 11 98%

2015 538 503 35 93%

2016 612 611 1 100%

2017 268 268 0 100%


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Reconstrucción de expedientes Resultado de la gestión realizada con la empresa COLVATEL a través del contrato 515 de

2013, y como parte de la actividad de consultas y préstamos documentales de los años

2014 y 2015, quedó un número de documentos que no fue posible localizar.

Con el fin de formalizar el proceso de reconstrucción de expedientes, la Superintendencia

expide acto administrativo Resolución No 003163 de 2016, donde se encarga a la

coordinación del Grupo de Gestión Documental realizar las labores necesarias para la

reconstrucción de los expedientes según lo definido en el Acuerdo 07 de 2014 del Archivo

General de la Nación. El siguiente cuadro muestra la información de la cantidad de

documentos localizados y sin localizar a la fecha:

AÑO SIN ATENDER/SIN LOCALIZAR

SOLICITUDES ENCONTRADAS

SOLICITUDES POR LOCALIZAR

2014 9 3 6

2015 38 6 32

TOTAL 47 9 38

Microfilmación de documentos Durante los años 2014 y 2015 se realizó la microfilmación de documentos, según lo definido en la Tabla de Valoración Documental y con el fin de llevar a cabo las transferencias secundarias de la documentación del archivo histórico de la Entidad. A continuación, se presentan las cantidades de folios microfilmados en cada año:

AÑO CANTIDAD DE FOLIOS

MICROFILMADOS

ESTADO

2014 11.537 folios Entregados por la empresa COLVATEL S.A. E.S.P y verificados por el AGN.

2015 363.600 folios Entregados por la empresa informática documental.

ARCHIVO HISTÓRICO Se logró identificar archivo histórico que debe ser trasladado al Archivo General de la

Nación, a través de la ejecución de transferencias secundarias. La primera transferencia

planeada para ser realizada en el año 2017 es:

ARCHIVO HISTÓRICO A TRANSFERIR

SUBSERIE No. TOTAL CAJAS

No. TOTAL CARPETAS

DESCRIPCIÓN /FOLIOS

RESOLUCIONES 10 62 11.387,00


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


ARCHIVO DE GESTIÓN

Conformación de expedientes Continuar apoyo a las áreas en el proceso de organización de archivo de gestión y

conformación de expedientes.

Incluir el concepto de expediente electrónico con la entrada del nuevo software de gestión

documental.

Transferencias y Traslados documentales: Realizar la ejecución de programación de traslados y transferencias documentales año

2017

Suministro de cajas y carpetas Realizar proceso de adquisición de cajas y carpetas para el año 2017.

ARCHIVO CENTRAL

Consulta y Préstamo De Archivos Continuar el proceso de consulta y préstamo de documentos, incorporar en el

procedimiento de consulta y préstamo el módulo de préstamos del nuevo software de

gestión documental

Depuración y Unificación de inventarios Realizar verificación de los inventarios del acervo documental del archivo central de la

Superintendencia, contrastando la documentación física con lo que se encuentra

diligenciado en los Formatos únicos de Inventarios.

Reconstrucción de expedientes: Finalizar el proceso de depuración de inventarios, con el fin de determinar si los expedientes que no se localizan hacen parte del universo del archivo central, o en su defecto si se procede a realizar la reconstrucción de dichos documentos o expedientes.

Eliminación documental Revisar propuestas de eliminación y presentar al Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo para proceder a la destrucción física de los documentos que así se

consideren.

POR HACER


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Digitalización de documentos: Realizar proceso de digitalización de series identificadas como de “consulta frecuente” para

facilitar el acceso y recuperación de las mismas (actos administrativos, comunicaciones de

salida y anexos).

ARCHIVO HISTÓRICO

Microfilmación de documentos Realizar la descripción archivística acorde a lo definido en la norma ISAD(G) de toda la

documentación que ha sido microfilmada.

Realizar microfilmación de las series documentales que han sido determinadas como vitales

o como archivo histórico.

Transferencia documental secundaria Proceder a trasladar al Archivo General de la Nación, la documentación que ha sido

determinada como histórica.


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


COMPONENTE 3: TH – TALENTO HUMANO DE LA

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

CAPACITACIÓN Y APOYO TÉCNICO

MANUAL DE FUNCIONES A través del Diagnóstico Integral de Archivo, se realizó una evaluación del personal de planta de la

Superintendencia Nacional de Salud, en el nivel asistencial, identificando que con corte a Julio de

2016, la Superintendencia tenía asignados 69 cargos para que realicen funciones específicas

relacionadas con organización de archivos y otras funciones de Gestión Documental.

CAPACITACIÓN Programación del Plan de capacitación en Gestión Documental (A Demanda) (Continuo) Diplomados y cursos en Gestión documental (2014-2016)

DESARROLLO PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIAS ANTERIORES

AÑO Fueron asignados

Asistieron Faltaron

2014 743 401 342

2015 277 246 31

2016 297 297 0

TOTALES 1317 944 373

ORIENTACIÓN TÉCNICA Apoyo técnico en materia archivística (A demanda - Continuo) Apoyo y orientación a consultas y presentados con la tipificación de documentos del sistema Supercor (A demanda - Continuo)

CAMPAÑAS Tips de Archivo por canales y medios institucionales (2014-2015) Apoyo en campaña Seguridad, Orden y Limpieza - SOL (2016) Socialización Programa de Gestión Documental puesto por puesto (2016) Reuniones de Planeación de campañas 2017 en armonización con los otros Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.

HECHO


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


MANUAL DE FUNCIONES Sensibilización de responsabilidad de los funcionarios públicos en la organización de los archivos de gestión.

CAPACITACIÓN Y APOYO TÉCNICO Ejecutar el Plan de capacitación en Gestión Documental (A Demanda) (Continuo) Dar Apoyo técnico en materia archivística (A demanda) (Continuo)

ORIENTACIÓN TÉCNICA Brindar soporte archivístico con la entrada del nuevo software de gestión documental,

asumiendo la administración funcional.

CAMPAÑAS Ejecutar campañas 2017 en armonización con los otros Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión. Realizar Medición de efectividad en las campañas

POR HACER


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


COMPONENTE 4: TI – TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL

DE SALUD

LEY DE TRANSPARENCIA Y GEL Apoyo grupo GEL e identificación de información para publicación de ley 1712 de 2014, decreto 103 de 2015

SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Apoyar la especificación de requerimientos funcionales, y la participación en el proceso de selección de la nueva herramienta

SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Apoyar la especificación de requerimientos funcionales y la supervisión del contrato 247/2016 para la implementación del software de gestión documental. Asumir la administración funcional. Generar políticas orientadas a: Documento electrónico, Expediente electrónico, número único de radicación, manejo de correspondencia, firmas electrónicas y digitales, trámites pendientes.

HECHO

POR HACER


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


ASPECTOS CRÍTICOS: Para determinar los aspectos críticos se realizó una revisión general de las actividades por

hacer en cada uno de los componentes, así como los resultados de: FURAG, Diagnóstico

de gestión documental, auditorías de calidad (internas y externas), planes de mejoramiento

con el Archivo General de la Nación – AGN, revisiones a procedimientos internos de Gestión

Documental, evaluaciones a ejecución de proyectos asociados a Gestión Documental,

revisión y evaluación a cumplimiento de normatividad archivística vigente, autoevaluación

cumplimiento ley de transparencia y Gobierno en Línea.

COMPONENTE 1: PIP - PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, INSTRUMENTOS, POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SUBCOMPONENTE ASPECTO CRÍTICO FUENTE RIESGO

1.1. PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS

1. Falta Formular los Proyectos para dar cumplimiento al PINAR.

Diagnósticos y evaluaciones internas de Gestión Documental

Desorganización de archivos de gestión

Respuesta a solicitudes por fuera de términos

Detrimento patrimonial

Dificultad para la recuperación de información

2. Falta programación de recursos del proyecto de inversión y mejorar ejecución


Disminución de la aprobación de recursos del proyecto

1.2. PROCESOS, PROCEDIMIENTOS,

GUÍAS E INDICADORES

1. Falta apropiación de Procesos, Procedimientos de Gestión Documental de la Entidad, así como de formatos asociados a los procedimientos como el “testigo y afuera GDFT06”

Auditorías internas y externas de calidad

Desorganización de los archivos de gestión

Diagnóstico Integral de Archivos

Pérdida de la memoria institucional


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



2. Falta levantamiento de procedimiento asociado a pérdida o extravío de documentos

Revisiones a los procedimientos de Gestión Documental

Pérdida de información

Incumplimiento de exigencias legales

3. Falta definiciones y levantamiento del procedimiento de eliminación documental (física y electrónica)


Duplicidad de información

Mala utilización de espacios físicos

4. Falta levantamiento de flujos documentales y trámites de la Entidad.



Cruce de información entre expedientes no conexos

5. Realizar revisión de matriz de riesgos y riesgos de anticorrupción


Investigaciones disciplinarias

6. Falta modificar los procedimientos del Proceso de Administración de la Gestión Documental a partir del ingreso del nuevo software de apoyo a la Gestión Documental

Proyecto de implementación del software de gestión documental

Incumplimiento de los procedimientos

Incumplimiento de exigencias del sistema de calidad



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



1.3. POLÍTICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

1. Falta apropiación de Política de Gestión Documental de los funcionarios de la Entidad


Dispersión de la responsabilidad de Gestión Documental

Evaluaciones internas de Gestión Documental




2. Falta actualización permanente de los requisitos legales del subsistema de Gestión Documental, que se encuentran en el normograma



3. Falta medición de efectividad en ejecución de campañas de Gestión Documental



4. Falta definición de políticas para el ingreso de nuevo software de gestión documental


Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios de los funcionarios

5. Falta revisar, elaborar e incluir política de datos abiertos.


Pérdida de soporte e información


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



1.4. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

1. Falta ajustar, aprobar, socializar y adoptar PINAR (2016-2017)


Incumplimiento de exigencias legales (ley de transparencia, normatividad archivística)

2. Falta actualización de PGD


Falta finalizar 2 Programas Específicos iniciados en (2016 – 2017):

Autoevaluación cumplimiento ley de transparencia y Gobierno en Línea.

a) PE de Documento electrónico


b) PE Seguridad de la Información

Revisión y evaluación a cumplimiento de normatividad archivística vigente


Falta elaborar 2 programas específicos (2017 -2018):

c) PE Documentos vitales

FURAG No elaboración y conservación de documentos requeridos

d) PE Descentralización de archivos


Falta planear y elaborar 3 Programas específicos (2018-2019)



e) PE Documentos especiales

Acumulación de documentos en Archivo de Gestión, (No se pueden eliminar documentos posteriores a 2013 - última versión de TRD)

f) PE Normalización de formas y formularios electrónicos



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



g) PE Reprografía

3. Falta Ajustar y aprobar SIC (2016-2017)

FURAG

Dificultad para la recuperación de información de Archivo Central y de Archivo de Gestión.

4. Falta ajustar, convalidar, socializar, implementar (adoptar) TRD y CCD

FURAG

Demoras y posibles inconsistencias en el proceso de organización de Archivo de Gestión por falta de TRD actualizada a nueva estructura de la Entidad.

5. Falta convalidar, socializar, implementar TVD

FURAG

Demoras y posibles inconsistencias en el proceso de organización de Archivo Central, no se pueden realizar transferencias

6. Falta actualización de Bancos Terminológicos a partir de ajustes de


Desconocimiento de información y terminologías archivísticas

7. Falta Elaboración de Tablas de Control de Acceso (2018-2019)

FURAG Acceso no autorizado a documentos

COMPONENTE 1: PIP - PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS,

INSTRUMENTOS, POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL


1.1.PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS

1. Falta Formular los Proyectos para dar cumplimiento al PINAR.







CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



2. Falta programación de recursos del proyecto de inversión y mejorar ejecución


Disminución de la aprobación de recursos del proyecto

1.2. PROCESOS, PROCEDIMIENTOS,

GUÍAS E INDICADORES

1. Falta apropiación de Procesos, Procedimientos de Gestión Documental de la Entidad, así como de formatos asociados a los procedimientos como el “testigo y afuera GDFT06”





2. Falta levantamiento de procedimiento asociado a pérdida o extravío de documentos




3. Falta definiciones y levantamiento del procedimiento de eliminación documental (física y electrónica)


Duplicidad de información

Mala utilización de espacios físicos

4. Falta levantamiento de flujos documentales y trámites de la Entidad.



Cruce de información entre expedientes no conexos


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



5. Realizar revisión de matriz de riesgos y riesgos de anticorrupción



6. Falta modificar los procedimientos del Proceso de Administración de la Gestión Documental a partir del ingreso del nuevo software de apoyo a la Gestión Documental



Incumplimiento de exigencias del sistema de calidad


1.3. POLÍTICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

1. Falta apropiación de Política de Gestión Documental de los funcionarios de la Entidad


Dispersión de la responsabilidad de Gestión Documental





2. Falta actualización permanente de los requisitos legales del subsistema de Gestión Documental, que se encuentran en el normograma



3. Falta medición de efectividad en ejecución de campañas de Gestión Documental




CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



4. Falta definición de políticas para el ingreso de nuevo software de gestión documental



5. Falta revisar, elaborar e incluir política de datos abiertos.



1.4. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

1. Falta ajustar, aprobar, socializar y adoptar PINAR (2016-2017)


Incumplimiento de exigencias legales (ley de transparencia, normatividad archivística)

2. Falta actualización de PGD


Falta finalizar 2 Programas Específicos iniciados en (2016 – 2017):

Autoevaluación cumplimiento ley de transparencia y Gobierno en Línea.

a) PE de Documento electrónico


b) PE Seguridad de la Información



Falta elaborar 2 programas específicos (2017 -2018):

c) PE Documentos vitales

FURAG No elaboración y conservación de documentos requeridos

d) PE Descentralización de archivos


Falta planear y elaborar 3 Programas específicos (2018-2019)




CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



e) PE Documentos especiales

Acumulación de documentos en Archivo de Gestión, (No se pueden eliminar documentos posteriores a 2013 - última versión de TRD)

f) PE Normalización de formas y formularios electrónicos


g) PE Reprografía

3. Falta Ajustar y aprobar SIC (2016-2017)

FURAG

Dificultad para la recuperación de información de Archivo Central y de Archivo de Gestión.

4. Falta ajustar, convalidar, socializar, implementar (adoptar) TRD y CCD

FURAG

Demoras y posibles inconsistencias en el proceso de organización de Archivo de Gestión por falta de TRD actualizada a nueva estructura de la Entidad.

5. Falta convalidar, socializar, implementar TVD

FURAG

Demoras y posibles inconsistencias en el proceso de organización de Archivo Central, no se pueden realizar transferencias

6. Falta actualización de Bancos Terminológicos a partir de ajustes de


Desconocimiento de información y terminologías archivísticas

7. Falta Elaboración de Tablas de Control de Acceso (2018-2019)

FURAG Acceso no autorizado a documentos


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


COMPONENTE 2: ARCH - ARCHIVO: ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD


2.1.ARCHIVO DE GESTIÓN

1. Falta apropiación de los funcionarios de la Entidad respecto a su responsabilidad en la organización de los archivos de gestión






2. Falta apropiación del concepto de expediente (físico y electrónico)



3. Falta actualización y levantamiento de inventarios de los archivos de gestión.

FURAG Dificultad para la recuperación de información

4. Falta mejorar la utilización de los espacios físicos asignados para el almacenamiento y la organización de archivo de gestión.





5. Faltan espacios físicos adecuados para el almacenamiento de archivo acorde a la producción documental de las dependencias de la Entidad



Desorden y problemas de salud de los funcionarios



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



6. Falta una adecuada aplicación de Tablas de Retención en archivo de gestión.



7. Falta la ejecución adecuada de transferencias y traslados de documentos que según el período de producción deben estar reposando en el archivo central


Acumulación de documentos


8. Falta organización de archivos de gestión, se encuentran fondos documentales en algunas áreas.



9. Falta mejorar aplicación de controles en los préstamos de documentos de archivo central y de gestión



10. Falta digitalización de radicados de salida y series de “consulta frecuente”.



11. Falta reorganización y ubicación geográfica (mapeo) de documentos en archivo de gestión



12. Falta realizar jornadas de limpieza en archivos de gestión

Evaluaciones internas Gestión Documental

Enfermedades en funcionarios que manipulan archivos

2.2. ARCHIVO CENTRAL

1. Falta asegurar recursos para el

almacenamiento y custodia del archivo

central, revisar




CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



capacidad de bodega actual

Seguimiento al Proyecto de inversión

Desorganización de archivo central

1. Falta de unificación de inventarios del archivo central

Seguimiento a ejecución de contratos de almacenamiento, custodia de archivos

Dificultad de localización de información

2. Falta identificación de documentos inventariados respecto al archivo físico (transferencias documentales, producto organizado, propuestas de eliminación)


Desorganización de los archivos de gestión y central

3. Falta automatización del procedimiento de consulta y préstamo,

para mejorar trazabilidad del documento


Pérdida de tiempos productivos


Falta mejorar seguimiento a las devoluciones de documentos de archivo central, y cumplimiento de los tiempos establecidos en las políticas de operación del Procedimiento de Préstamo documental.



4. Falta identificación de ubicación de documentos extraviados en archivo central.





CÓDIGO



VERSIÓN 1.0




5. Falta mejorar procesos de conservación y preservación de

documentos físicos. (biodeterioro, primeros

auxilios)




Pérdida de memoria institucional

Falta valoración de documentos que hacen parte de propuestas de eliminación (para destrucción física)


Uso ineficiente de espacios de la Bodega para el almacenamiento de archivo

Falta reorganización y ubicación geográfica (mapeo) de documentos en archivo central


Uso ineficiente de espacios de la Bodega para el almacenamiento de archivo

2.3. ARCHIVO HISTÓRICO

1. Falta realizar descripción archivística de documentos a transferir al archivo central (ISAD-G)



2. Falta realizar proceso de transferencia secundaria al Archivo General de la Nación - AGN

FURAG Incumplimiento de exigencias legales

3. Falta proceso de microfilmación de documentos históricos.

FURAG Pérdida de la memoria institucional


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


COMPONENTE 3: TH - TALENTO HUMANO


3.1 MANUAL DE FUNCIONES

Falta cumplimiento de lo definido en el manual de funciones respecto a las actividades de los asistenciales en administración de archivo.


Pérdida de la memoria institucional Responsabilidades de administración de archivos dispersa

Falta apoyo institucional de la alta dirección para que los asistenciales realicen labores asociadas a la organización de archivos de gestión

Evaluaciones internas Grupo de Gestión Documental

Pérdida de la memoria institucional Responsabilidades de administración de archivos dispersa

3.2. CAPACITACIÓN

Falta Mantener y desarrollar en el personal vinculado a la gestión documental y la administración de archivos las habilidades y actitudes necesarias, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva y contribuir al cumplimiento de la misión institucional y documental en aspectos relacionados con la gestión y administración de los archivos

Auditorías internas y externas de calidad Diagnóstico Integral de Archivos

Aplicación de criterios personales en la organización de archivos Pérdida de la memoria institucional

Falta de profesionalización de las secciones de los colaboradores en el Grupo de gestión documental y en las demás áreas de la Entidad

Pérdida de la memoria institucional Desorganización de archivos


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0




Falta apropiación de los conceptos enseñados en las capacitaciones de gestión documental


Desorganización de archivos

Falta apropiación del concepto de expediente electrónico, necesario para la adopción y gestión del cambio del nuevo software de gestión documental.


Fraccionamiento de expedientes y trámites

Sensibilizar al personal de la entidad en el manejo de la política, proceso y los procedimientos relacionados con la Administración de la Gestión Documental, con el propósito de desarrollar una apropiación de los mismos.

Auditorías internas y externas de calidad Diagnóstico Integral de Archivos


3.3. CAMPAÑAS

Falta realización de campañas en los puestos de trabajo (organización documental)



Falta manejo de gestión de cambio por la entrada del nuevo software de gestión documental


Mal aprovechamiento y uso a herramientas tecnológicas

Falta sensibilización en el uso de elementos de bioseguridad en la manipulación de archivos

Evaluación a campañas de subsistemas del SIG

Enfermedades en los funcionarios y contratistas por manipulación directa de archivos


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


COMPONENTE 4: TI: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL


4.1 POLITICAS DE USO Y CONSERVACIÖN DE

DOCUMENTO ELECTRÖNICO

Falta promoción al uso de documentos digitales y electrónicos mediante la implementación de políticas y el uso del Software documental, para mejorar la oportunidad de los trámites de la Entidad y el servicio al ciudadano.


Mal aprovechamiento y uso de herramientas tecnológicas

No se tiene articulada la gestión documental física y electrónica



Falta identificar y normalizar actividades y procesos técnicos de preservación y conservación de documentos digitales (migración, refreshing, emuling)



No se ha realizado proceso de digitalización de series documentales de conservación permanente en el Archivo Central (Nóminas e Historias Laborales)




CÓDIGO



VERSIÓN 1.0




Falta identificar y mejorar las características de la digitalización de documentos con el fin de cumplir con lo definido en la política de datos abiertos

Evaluaciones internas Grupo de Gestión Documental


No existen instrumentos archivísticos para recuperar documentos electrónicos y los que se encuentran en otros soportes diferentes al papel.



4.2. SOFTWARE DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ELECTRÓNICA DE

ARCHIVO

No se cuenta con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo

FURAG Diagnóstico integral de archivos


Falta identificar las actividades asociadas a la asistencia técnica (administración funcional) por el nuevo software de gestión documental



Falta minimizar el Alto volumen de uso de soporte papel en comunicaciones

Evaluaciones a Subsistema de Gestión Ambiental

Desaprovechamiento de la utilidad del documento electrónico


Desperdicio de papel

Falta incluir el manejo de documento electrónico, a través de la

Evaluaciones a Subsistema de Gestión Ambiental



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0




implementación de firmas electrónicas y digitales


Desperdicio de papel


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


VALORACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS

CRÍTICOS: Una vez identificados los aspectos críticos, se evalúo el impacto que tienen estos frente a

cada uno de los ejes articuladores, de la evaluación se obtienen el siguiente cuadro:

EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRITICO Administración de archivos

Acceso a la información

Preservación de la

Información

Aspectos Tecnológicos

y de Seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL Prioridad

Falta sensibilizar al personal de la entidad en el manejo de la política, proceso y los procedimientos relacionados con la Administración de la Gestión Documental, con el propósito de desarrollar una apropiación de los mismos.

7 10 6 9 8 40 2

Falta normalización del Proceso de Admon de Gestión Documental (Procesos, procedimientos, políticas archivísticas)

9 9 9 7 10 44 1

Falta elaboración, actualización, ajustes y aprobación de instrumentos archivísticos

9 7 9 5 10 40


7 7 7 10 9 40 2

Falta organización de archivos de gestión

9 7 7 8 5 36 3

Falta fortalecer administración de Archivo central

6 5 8 7 5 31

TOTAL 47 45 46 46 47

Prioridad 1 3 2 1


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Se procedió a ordenar de mayor a menor los aspectos críticos y los ejes articuladores,

según la sumatoria del impacto, cuyos resultados se muestran en el siguiente cuadro:

ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES

ARTICULADORES VALOR

Falta normalización del Proceso de Admón. de Gestión Documental (Procesos, procedimientos, políticas archivísticas)

44 Fortalecimiento y articulación

47

Falta elaboración, actualización, ajustes y aprobación de instrumentos archivísticos

40 Administración de archivos 47

Falta sensibilizar al personal de la entidad en el manejo de la política, proceso y los procedimientos relacionados con la Administración de la Gestión Documental, con el propósito de desarrollar una apropiación de los mismos.

40 Aspectos Tecnológicos y de seguridad

46


40 Preservación de la Información

46

Falta organización de archivos de gestión de la Superintendencia Nacional de Salud

36 Acceso a la información 45

Falta fortalecer administración de Archivo central de la Superintendencia Nacional de Salud

31


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


VISIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Superintendencia Nacional de Salud, se orienta a la modernización tecnológica, manejo y seguridad de la información y gestión de los documentos que administra, para dar soporte a las funciones y actividades de la organización en todos los tiempos determinados partiendo de información documentada y socializando su tratamiento a todo nivel de la entidad.

1-Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional que permita la continuidad del negocio.

2-Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control institucionalmente establecido.

3-Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información.

4-Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.

5-Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

(Política aprobada mediante Resolución 1521 de 2014)


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


OBJETIVOS: A partir de la política de gestión documental y los aspectos críticos priorizados, se establece

para el Plan Institucional de Archivos los siguientes objetivos:

COMPONENTE DIRECTRIZ DE LA POLÍTICA

OBJETIVOS

COMPONENTE 1: PIP - PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS,

PROCEDIMIENTOS, INSTRUMENTOS,

POLÍTICAS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Consolidar el modelo de gestión de la

información armonizándolo con las normas vigentes y el

sistema de planeación, gestión y

control institucionalmente

establecido.

Aprobar los instrumentos archivísticos definidos en el Sistema Integrado de Gestión

teniendo en cuenta las normas internas y externas para normalizar la Gestión

Documental (de conformidad con la Ley 1712 de 2014 art. 13, 15, los lineamientos del

Manual de Gobierno en Línea 2015 y demás normas archivísticas)

Optimizar el Subsistema de Gestión Documental mediante la aplicación de los requisitos legales vigentes y del Plan de Gestión Documental para estandarizar el

proceso documental de la Entidad (De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014 y los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea 2015 y demás normas

archivísticas)


OBJETIVOS

COMPONENTE 2: ARCH - ARCHIVO:

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO

HISTÓRICO DE LA SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD

Garantizar la conservación, recuperación y

disposición de la memoria institucional

que permita la continuidad del

negocio.

Organizar los documentos de gestión mediante la aplicación de las normas

técnicas archivísticas para la conservación, recuperación y disposición oportuna de la

memoria institucional. (De conformidad a lo establecido en la Ley 1712 de 2014, art. 16

y demás normas archivísticas)

Organizar los documentos del archivo central mediante la aplicación de las normas técnicas archivísticas para la

conservación, recuperación y disposición oportuna de la memoria institucional. (De

conformidad a lo establecido en la Ley 1712 de 2014, art. 16 y demás normas

archivísticas)


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



OBJETIVOS

Gestionar el plan transferencias primarias mediante la recepción de Transferencias y

traslados documentales para la conservación, recuperación y disposición

oportuna de la memoria institucional. (Publicación de inventarios De conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014

art 13 y demás normas archivísticas)

Realizar las transferencias secundarias mediante la ejecución del Plan de

Transferencias propuesto por el Archivo General de la Nación para la conservación, recuperación y disposición oportuna de la

memoria institucional. (Publicación de inventarios De conformidad con lo

establecido en la Ley 1712 de 2014 art 13 y demás normas archivísticas)

Realizar procedimientos y técnicas para la conservación y preservación de los

documentos de la SNS

Facilitar la consulta y acceso a la información

requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo

de normas que garanticen la integridad,

autenticidad, la seguridad y reserva de

la información.

Mejorar la oportunidad en el servicio de consulta y préstamo documental a través

de los mecanismos y controles que permitan el acceso a la información para

atender los requerimientos de los usuarios internos y externos. (De conformidad con

Ley 1712 art 26, Ley 1581 de 2012 y demás normas archivísticas)


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



OBJETIVOS


Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables

de mantener la confidencialidad y

seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o

electrónicamente, de acuerdo con las

disposiciones vigentes.

Sensibilizar a los servidores públicos de la entidad (Sede central y sedes

regionales) sobre las responsabilidades y manejo de la

gestión documental, (de conformidad con los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea 2015, estatuto

anticorrupción)


OBJETIVOS

COMPONENTE 4: TI: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Modernizar la gestión documental,

incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la

gestión de la información en armonía con las

directrices institucionales

establecidas en el Programa de Gestión

de la Información.

Promover el uso de documentos digitales y electrónicos mediante la implementación de políticas y el uso del Software documental, para mejorar la oportunidad de los trámites de la Entidad y el servicio al ciudadano. (De

acuerdo a Directiva presidencial 004 - Estrategia Gobierno en Línea, Ley anti trámite y demás normas archivísticas)-

Depende de Implementación de Software por parte de la Oficina de tecnologías de la

Información

Elaborar y presentar el modelo del sistema de información de documentos electrónicos

y seguridad de información para aprobación, publicación y socialización, (de

conformidad con la Ley 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014 y los lineamientos del



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


REFERENTE ESTRATÉGICO: Para dar cumplimiento a las directrices de la política del Subsistema de Gestión

Documental, así como dar solución a los aspectos críticos priorizados, se establece la

siguiente relación de planes y proyectos:

COMPONENTE OBJETIVOS Código Plan /Proyecto

COMPONENTE 1: PIP - PLANES, PROGRAMAS, PROCESOS,

PROCEDIMIENTOS, INSTRUMENTOS,

POLÍTICAS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Aprobar los instrumentos archivísticos definidos en el Sistema Integrado de

Gestión teniendo en cuenta las normas internas y externas para normalizar la

Gestión Documental (de conformidad con la Ley 1712 de 2014 art. 13, 15, los

lineamientos del Manual de Gobierno en Línea 2015 y demás normas

archivísticas)

PL01

Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y

fortalecimiento a la normalización de la Gestión Documental de la Entidad

Optimizar el Subsistema de Gestión Documental mediante la aplicación de los requisitos legales vigentes y del Plan de Gestión Documental para estandarizar el

proceso documental de la Entidad (De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014 y los lineamientos del



COMPONENTE 2: ARCH - ARCHIVO:

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO

HISTÓRICO DE LA SUPERINTENDENCIA

Organizar los documentos de gestión mediante la aplicación de las normas

técnicas archivísticas para la conservación, recuperación y

disposición oportuna de la memoria institucional. (De conformidad a lo

establecido en la Ley 1712 de 2014, art. 16 y demás normas archivísticas)

PL02 Plan de apoyo en la organización de archivos de gestión

PRY01 Proyecto de Centralización de archivos de gestión


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



NACIONAL DE SALUD

Organizar y valorar los documentos del archivo central mediante la

aplicación de las normas técnicas archivísticas para la conservación,

recuperación y disposición oportuna de la memoria institucional. (De

conformidad a lo establecido en la Ley 1712 de 2014, art. 16 y demás normas

archivísticas)

PL03

Plan para administración de Archivo central y adecuada

disposición final de documentos

Gestionar el plan transferencias primarias mediante la recepción de

Transferencias y traslados documentales para la conservación, recuperación y disposición oportuna

de la memoria institucional. (Publicación de inventarios De

conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 art 13 y demás

normas archivísticas)

Realizar las transferencias secundarias mediante la ejecución del Plan de Transferencias propuesto por el Archivo General de la Nación para

la conservación, recuperación y disposición oportuna de la memoria

institucional. (Publicación de inventarios De conformidad con lo

establecido en la Ley 1712 de 2014 art 13 y demás normas archivísticas)

Realizar procedimientos y técnicas para la conservación y preservación

de los documentos de la SNS

PRY02 Proyecto de digitalización de

documentos

PRY03 Proyecto de microfilmación de

documentos

Mejorar la oportunidad en el servicio de consulta y préstamo documental a través de los mecanismos y controles

que permitan el acceso a la información para atender los

requerimientos de los usuarios internos y externos. (De conformidad

con Ley 1712 art 26, Ley 1581 de 2012 y demás normas archivísticas)

PRY04 Proyecto de automatización de

consultas y préstamos de archivo central


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0



COMPONENTE 3: TH - TALENTO

HUMANO

Sensibilizar a los servidores públicos de la entidad (Sede central y sedes regionales) sobre las responsabilidades y manejo de la gestión documental, (de conformidad

con los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea 2015, estatuto

anticorrupción)

PL04

Plan de sensibilización para la adopción de políticas y

consolidación de presencia del subsistema de gestión

documental


COMPONENTE 4: TI:

TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN EN GESTIÓN

DOCUMENTAL

Promover el uso de documentos digitales y electrónicos mediante la implementación

de políticas y el uso del Software documental, para mejorar la oportunidad de los trámites de la Entidad y el servicio

al ciudadano. (De acuerdo a Directiva presidencial 004 - Estrategia Gobierno en Línea, Ley anti trámite y demás normas

archivísticas)- Depende de Implementación de Software por parte de la Oficina de tecnologías de la Información

PRY05 Proyecto Implementación del

software de Gestión Documental

Elaborar y presentar el modelo del sistema de información de documentos

electrónicos y seguridad de información para aprobación, publicación y

socialización, (de conformidad con la Ley 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014 y los lineamientos del Manual de Gobierno en

Línea 2015 y demás normas archivísticas)

PL05 Plan de desarrollo de políticas

para el uso de documentos electrónicos


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


PLANES Y PROYECTOS: Nombre PLAN DE ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS Y FORTALECIMIENTO A LA

NORMALIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código PL01

Objetivo Aprobar los instrumentos archivísticos mediante la aplicación de normatividad interna y externa, así como Optimizar el Subsistema de Gestión Documental mediante la aplicación de los requisitos legales vigentes y del Plan de Gestión Documental con el fin de normalizar el Proceso de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud

Alcance

Este Plan incluye

1 Elaborar instrumentos archivísticos: Programas específicos del PGD: Programa Específico de Documento Electrónico, Programa Específico de Normalización de formas y formularios electrónicos Tablas de control de acceso - TAC

2 Convalidar instrumentos archivísticos: Tabla de Retención Documental - TRD, Cuadros de Clasificación Documental - CCD, Tabla de Valoración Documental - TVD

3 Actualizar instrumentos archivísticos: Programa de Gestión de Documental, Banco Terminológico

4 Aprobar instrumentos archivísticos: Sistema Institucional de conservación - SIC, Plan Institucional de Archivo - PINAR

5 Adoptar instrumentos archivísticos en la Entidad

6 Actualización y mejoramiento continuo a Procesos, Procedimientos, Instructivos, Guías y formatos

7 Revisar Políticas, actividades y alcance del Subsistema de Gestión Documental

Este plan no incluye

1 Elaboración de inventarios de archivo de gestión (Ver PL02)

2 Elaboración del Modelo de Requisitos para la gestión de Documento Electrónico

Responsable Coordinador Grupo de Gestión Documental

Actividades y tiempos PL01-1 Plan Institucional de Archivos (PINAR)

No Actividad Responsable Fecha de inicio Fecha Final Entregable Observaciones

1.1.

Formulación del PINAR, de acuerdo a las necesidades institucionales y las normas legales vigentes

Coordinador Grupo de Gestión Documental

01-ene-2017 30-jun-2017 Plan Institucional

de Archivos - PINAR

elaborado, aprobado,

publicado y adoptado

Ninguna

1.2. Aprobación del PINAR

Comité de Institucional de Desarrollo Administrativo

30-jun-2017 30-oct-2017

Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


1.3. Publicación y adopción del PINAR


01-oct-2017 Continuo (vigencia PINAR)

Ninguna

PL01-2 Programa de Gestión Documental - PGD


2.1. Actualización del Programa de Gestión Documental - PGD (Versión 2019-2023)

Profesional Gestión Documental

01-jul-2017 31-dic-2018

Programa de Gestión

Documental y programas específicos, elaborados,

actualizados, aprobados publicados,

socializados e implementados

Acorde a los ajustes procedimentales y a la inclusión del Software para la Gestión Documental

2.2. Elaboración de programas específicos


01-jul-2017 31-dic-2017

Ninguna

2.2.1. Ajustes PE Seguridad de la Información


01-jul-2017 31-dic-2018

Armonizado con Oficina de Tecnologías de la Información - OTI - Subsistema de seguridad de la información

2.2.2.

Ajustes Programa Específico de Documento electrónico


01-jul-2017 31-dic-2018

Apoyo de la Oficina de Tecnologías de la Información - Proyecto de Nuevo software de Gestión Documental

2.2.3. Elaboración Programa Específico Documentos vitales


01-jul-2017 31-dic-2018 Ninguna

2.2.5.

Elaboración Programa Específico Documentos especiales


01-jul-2017 31-dic-2018

Ninguna

2.2.6.

Elaboración Programa Específico Normalización de formas y formularios electrónicos


01-jul-2017 31-dic-2019



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


2.2.4.

Elaboración Programa Específico Descentralización de archivos


01-jul-2017 31-dic-2019

Depende de recursos de funcionamiento de la Entidad

2.3. Aprobación programas específicos


01-jul-2017 31-dic-2019

De todos los definidos en la actividad anterior La aprobación depende de la planeación de elaboración del instrumento y de las reuniones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

2.4 Publicación y socialización programas específicos


01-ene-2018 31-dic-2019

Ninguna

2.5.

Definición y ejecución de jornadas de capacitación dentro de marco del Plan de Capacitación en Gestión Documental (PGD y Programas específicos)


01-ene-2017 Continuo

Ninguna

2.6.

Seguimiento y control cumplimiento (PGD y Programas específicos)

Coordinador Grupo de Gestión

Documental

Continuo Continuo

Ninguna

PL01-3 Tablas de Retención Documental - TRD y Cuadros de Clasificación Documental - CCD


3.1. Ajustes según lo definido en convalidación AGN


15-ene-2017 31-may-2017 Tablas de Retención

Documental -TRD y Cuadros de Clasificación Documental -

CCD actualizados

según la reestructuración de la Entidad,

aprobados,

Ninguna

3.2. Nueva convalidación y sustentación AGN

Archivo General de la Nación - AGN Profesional Gestión Documental

01-jun-2017 01-oct-2017 Depende de programación AGN

3.3. Socialización y capacitación


01-oct-2017 30-nov-2017 Depende de convalidación AGN


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


3.4. Parametrización en el Sistema Electrónico de Gestión Documental

Coordinador Gestión Documental Profesional Gestión Documental

01-ago-2017 30-dic-2017

convalidados, publicados,

socializados y aplicados

Depende de implementación en el software de gestión documental

3.5. Seguimiento, auditorias sobre aplicación de TRD.


01-sep-2017 Continuo


3.6.

Control de cambios de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado (SIG).


01-ene-2017 Continuo De acuerdo a las necesidades propias de la Entidad

PL01-4 Tablas de Valoración Documental - TVD


4.1.

Convalidación ante el AGN, publicación y aplicación de Tablas de Valoración


01-ene-2017 01-dic-2017

Tablas de Valoración

Documental (TVD)

aprobadas, convalidadas, publicadas,

socializadas y aplicadas

Depende de programación AGN

4.2.

Aplicación de Tablas de Valoración Documental

Coordinador Grupo de Gestión Documental Profesional Gestión Documental

01-jun-2017 Continuo Depende de convalidación AGN

4.3.

Socialización de Tablas de Valoración Documental


01-oct-2017 Continuo Depende de convalidación AGN

PL01-5 Banco Terminológico


5.1.

Actualización Banco Terminológico

Profesional Gestión

Documental 01-ago-2017 31-dic-2017 Banco

Terminológico actualizado y

publicado

Ninguna

5.2.

Publicación Banco Terminológico


Documental 01-ago-2017 31-dic-2017

Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


PL01-6 Diagnóstico Integral de Archivos


6.1.

Planeación Diagnóstico


Documental

Trimestre 1 cada año

Trimestre 1 de cada año Diagnóstico

Integral elaborado y resultados publicados, acciones de

mejoras implementadas.

Este ejercicio se realiza

trimestralmente, las temáticas a evaluar en el diagnóstico

pueden variar de acuerdo a las

principales necesidades

detectada

6.2.

Ejecución diagnóstico


Documental

Trimestre 1 y Trimestre 2 de

cada año

Trimestre 1 y Trimestre 2 de cada año

6.3.

Formulación e implementación de acciones de mejora


Documental

Trimestre 3 y 4 de cada año

Trimestre 3 y 4 de cada

año

PL01-7 Tablas de Control de Acceso - TAC


7.1.

Planeación de elaboración de Tablas de Control de Acceso


Documental

01-ene-2018 30-may-2018

Tablas de Control de

Acceso - TAC, elaboradas, aprobadas, publicadas, adoptadas

Depende de integración y apoyo de Oficina de Tecnologías de la Información

7.2.

Elaboración de Tablas de Control de Acceso - Tac


Documental

01-ene-2018 30-dic-2018


7.3.

Aprobación, socialización, publicación de Tablas de Control de Acceso - TAC

Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo

Coordinador

Grupo de Gestión

Documental

01-ene-2019 30-oct-2019

PL01-8 Sistema Integrado de Conservación - SIC


8.1.

Revisión de Diagnóstico Integral de Archivos


Documental 01-ene-2017 01-may-2017

Sistema Integrado de

Conservación - SIC aprobado,

publicado,

8.2.

Elaboración de Plan de Conservación Documental


Documental 01-jun-2017 31-dic-2017


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


8.3.

Elaboración de Plan de Preservación digital a largo plazo (migración, refreshing, emuling))


Documental 01-may-2017 01-may-2018

socializado y adoptado.


8.4.

Aprobación del SIC en sus dos componentes

Comité Institucional de


01-may-2018 30-dic-2018 Depende de programación de Comités

8.5.

Socialización, publicación del Sistema Integrado de Conservación - SIC

Coordinador Gestión

Documental


Documental

01-ene-2019 30-jun-2019 Depende de actividad de aprobación

PL01-9 Procesos, procedimientos, guías, formatos


9.1.

Diagnóstico de estado de cumplimiento de procedimientos y uso de formatos del Proceso de Administración de la Gestión Documental


Documental


Documental

01-ene-2017 01-jul-2017

Macroproceso, proceso,

procedimiento, formatos, guías actualizados, socializados y

adoptados

9.2.

Actualización y mejoramiento continuo a Procesos, Procedimientos, Instructivos, Guías


Documental 01-ene-2017 Continuo

Revisar procedimientos de pérdida documental, eliminación documental

9.3.

Levantamiento de información de los flujos documentales


Documental 01-jul-2017 01-jul-2018

9.4.

Levantamiento de información de las funciones de las Unidades Administrativas



9.5.

Levantamiento de información de los trámites de la Entidad


Documental 01-jul-2017 01-dic-2018


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


PL01-10 Subsistema de Gestión Documental


10.1.

Diagnóstico de estado de cumplimiento de Políticas del Subsistema de Gestión Documental


Documental

01-ene-2017 01-ago-2017

Subsistema de Gestión

Documental actualizado, normalizado,

adoptado

Ninguna

10.2.

Actualización requisitos legales del Subsistema de Gestión Documental


Documental


Documental

01-abr-2017 01-may-2017

Ninguna

10.3

Revisión y armonización con otros subsistemas del SIG


Documental

01-ene-2017 Continuo

Ninguna

Indicadores

Indicador

Fórmula

Sentido

Meta

2017 2018 2019 2020

Porcentaje de cumplimiento de los hitos y/o productos definidos en el

cronograma de elaboración de instrumentos archivísticos

Porcentaje acumulado de cumplimiento de los hitos

definidos en el cronograma / Número acumulado de hitos

entregados en los plazos definidos en el cronograma

Ascendente 100% 100% 100% 100%

Recursos

Tipo Actividad Característica Cantidad Dedicación Observaciones

H PL01-1 PINAR Profesional especializado 1 Parcial Ninguna

H PL01-2 PGD y Programas específicos Profesional especializado 3 Parcial Ninguna

H Profesional 1 Parcial Ninguna

H PL01-3 TRD y CCD Profesional especializado 2 Parcial Ninguna


H PL01-4 TVD Profesional especializado 1 Parcial Ninguna

H PL01-5 Banco Terminológico Profesional especializado 1 Parcial Ninguna



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Recursos


H PL01-6 Diagnóstico Profesional especializado 1 Parcial Ninguna

H Auxiliar administrativo 1 Parcial Ninguna

H PL01-7 TAC Profesional especializado 1 Parcial Ninguna

H PL01-8 SIC Profesional especializado 2 Parcial Ninguna

H PL01-9 Procesos Profesional especializado 2 Parcial Ninguna

H PL01-10 Subsistema de GD Profesional especializado 2 Parcial Ninguna

T Para todo el Plan Computadores de escritorio o portátiles 12 NA Ninguna

Código Proyecto/Plan /programa

T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4

PL01 Instrumentos y Normalización HECHO HACIENDO POR HACER

PL01-1 PINAR Aprobación Adopción

PL01-2 PGD Elaboración Prog Específicos Actualización Adopción

PL01-3 TRD y CCD Elaboración, aprobación Convalidación Adopción

PL01-4 TVD Elaboración, aprobaciónConvalidación Adopción

PL01-5 Banco Terminológico ElaboraciónActualización Adopción

PL01-6 Diagnóstico

PL01-7 TAC Elaboración, aprobación Adopción

PL01-8 SIC Elaboración, aprobación Adopción

PL01-9 Procesos Mejoramiento continuo

PL01-10 Políticas Subsistema de GD Actualización continua

20202014 2015 2016 2017 2018 2019


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Nombre PLAN DE APOYO EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PROYECTO DE CENTRALIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Código PL02 PRY01

Objetivo Organizar los documentos de gestión mediante la aplicación de las normas técnicas archivísticas para la conservación y disposición oportuna de la memoria institucional.

Alcance

Este Plan incluye

1 Apoyar el proceso de organización de archivo de gestión de las áreas de la Entidad

2 Adquirir y distribuir insumos para la organización de documentos del archivo de gestión de las áreas

3 Planear y ejecutar Transferencias documentales primarias 4 Realizar Proyecto de Centralización de Archivos de Gestión


1 Organización de archivos de gestión de áreas que no estén incluidas en el alcance

2 Elaboración de inventarios de archivo de gestión que no estén incluidas en el proyecto de centralización

Responsable Coordinador Grupo de Gestión Documental

Jefes de dependencias que hagan parte del alcance del plan

Actividades y tiempos

PL02-1 Apoyo en Organización de Archivos de Gestión


1.1. Identificación de necesidades en las áreas

Coordinador Grupo de Gestión Documental Profesional en Gestión Documental Jefes de dependencias

primer bimestre cada año

primer bimestre cada

año

Archivos de gestión

organizados, e

inventariados

Puede quedar incluido en el Diagnóstico de archivos que se realiza cada año (VER PL01)

1.2. Definición de tipo de apoyo

Coordinador Grupo de Gestión Documental Profesional en Gestión Documental



año

Ninguna

1.3. Ejecución de apoyo en organización documental

Coordinador Grupo de Gestión Documental Profesional en Gestión Documental Jefes de dependencias

segundo, tercer, cuarto, quinto

Bimestre del año

segundo, tercer, cuarto,

quinto Bimestre del

año

Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


1.4.

Informe de cierre de actividad de organización de archivos de gestión de la vigencia


sexto bimestre del año


Ninguna

PL02-2 Adquisición y distribución de insumos para organización documental (cajas y carpetas)


2.1.

Identificación de necesidades de insumos para proceso de organización documental (cajas y carpetas)




año

Insumos para organización documental

(cajas y carpetas)

entregados a las áreas

Puede quedar incluido en el Diagnóstico de archivos que se realiza cada año (VER PL01)

2.2. Proceso de adquisición de insumos


segundo y tercer bimestre de cada

año

segundo y tercer

bimestre de cada año

Depende de procesos de adquisición de papelería, que lleva el área de Recursos Físicos

2.3. Distribución acorde a las necesidades identificadas

Profesional en Gestión Documental

cuarto, quinto y sexto bimestre de cada año

cuarto, quinto y sexto

bimestre de cada año

Depende del proceso de adquisición de insumos

PL02-3 Plan Transferencias primarias y traslados documentales


3.1. Planeación de transferencias primarias y traslados documentales


primer bimestre del año

primer bimestre del

año

Plan de Transferencias primarias y

traslados documentales

ejecutado

Ninguna

3.2.

Aprobación Plan de transferencias y traslados documentales (Acto administrativo)

Secretaría General primer bimestre

del año

primer bimestre del

año Ninguna

3.3.

Ejecución de Plan de Transferencias primarias y traslados documentales


segundo, tercer, cuarto, quinto

bimestre del año

segundo, tercer, cuarto,

quinto bimestre del

año Ninguna

3.4.

Informe de cierre de ejecución de plan de transferencias primarias y traslados documentales




Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


PRY01 Centralización de Archivos de Gestión


1.1.

Evaluaciones comparativas con otras Entidades para la Planeación del Proyecto de Centralización de Archivos de Gestión


15-ene-2017 31-may-2017

Proyecto de centralización de Archivos de Gestión

Planeado y en ejecución

Ninguna

1.2.

Revisión y Diagnóstico estado de organización de archivo de gestión de la Superintendencia Nacional de Salud


01-abr-2017 01-oct-2017 Depende de programación AGN

1.3. Planeación del Proyecto


01-oct-2017 30-dic-2017 Depende de convalidación AGN

1.3.1. Identificación del alcance del proyecto


Profesional en Gestión

Documental

01-oct-2017 30-dic-2017

1.3.2. Identificación de costos del proyecto



Documental

01-oct-2017 30-dic-2017

1.3.3. Identificación de recursos del proyecto


01-oct-2017 30-dic-2017

1.4. Plan Piloto (recursos actuales)


01-ago-2017 30-dic-2017


1.4.1.

Identificación de dependencias para el plan piloto (2 o 3 máximo)


01-ago-2017 01-sep-2017


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


1.4.2.

Reuniones de acercamiento a dependencias de plan piloto


01-ago-2017 30-sep-2017

1.4.3. Identificación de total de documentación a centralizar


01-ago-2017 30-sep-2017

1.4.4.

Identificación de estado y existencia de inventarios de documentos de las dependencias de plan piloto


01-ago-2017 30-sep-2017

1.4.5.

Identificación de flujos de trabajo para archivo de documentos y controles a aplicar


01-ago-2017 30-sep-2017

1.5.

Definir nuevas dependencias para centralización y planeación de abordaje total para centralizar



Documental

01-oct-2017 01-dic-2017

Depende de la adquisición de recursos para desarrollar el proyecto

1.6.

Planeación general de ejecución del Proyecto de centralización total de archivos de gestión



Documental

01-ene-2018 30-jun-2018

Depende de la adquisición de recursos para desarrollar el proyecto

Indicadores

Indicador

Fórmula

Sentido

Meta

2017 2018 2019 2020

Porcentaje acumulado de metros lineales organizados del archivo de gestión.

Total acumulado de metros lineales de archivo de gestión organizado en la vigencia/ Total cumulado de metros lineales de archivo de gestión programados para organizar en la vigencia

Ascendente

300 Metros

Lineales 100%

100% (Cantidad de

metros lineales se

define dependiendo

de las necesidades identificadas)

100% (Cantidad de

metros lineales se define

dependiendo de las necesidades

identificadas)

100% (Cantidad de metros

lineales se define dependiendo de las

necesidades identificadas)


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Porcentaje de cumplimiento de transferencias primarias y traslados documentales programados.

Número de transferencias y traslados documentales realizados. / Número de transferencias y traslados documentales programados.

Ascendente 100% 100% 100% 100%

Porcentaje de cumplimiento de los hitos y/o productos definidos en el cronograma del Proyecto de centralización de archivos de gestión

Número de hitos y/o productos entregados en los plazos definidos en el cronograma / Número total de hitos y/o productos programados para el periodo

Ascendente 100% 100% 100% 100%

Recursos


H

PL02-1 Apoyo en organización de archivo de gestión

Profesional especializado 1 Parcial Ninguna


H Auxiliares 14 Parcial Ninguna

H PL02-2Adquisión Insumos Profesional 1 Parcial Ninguna

H Auxiliar 1 Parcial Ninguna

H PL02-3 Transferencias Y traslado Profesional 2 Parcial Ninguna

H Técnico 2 Parcial Ninguna

H PRY01-1 Profesional especializado 2 Parcial Ninguna




PL02 Archivo de Gestión HECHO HACIENDO POR HACER

PL02-1 Organización Archivo de Gestión Apoyo a las dependencias Apoyo a las dependencias

PL02-2 Adquisición de insumos Adquisición y distribución

PL02-3 Transferencias y traslados Transferencias y traslados documentales

PL02-3 Proyecto Centralización Archivos de Gestión Planeación del Proyecto Ejecución del proyecto

2019 20202014 2015 2016 2017 2018


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Nombre PLAN DE ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO CENTRAL Y PROYECTOS PARA ADECUADA DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Código PL03 PRY02 PRY03 PRY04

Objetivo Valorar, organizar, conservar, los documentos del archivo central mediante la aplicación de las normas técnicas archivísticas con el fin de garantizar la oportunidad para la consulta de la documentación, así como administrar la bodega para la correcta ubicación física de los documentos.

Alcance

Este Plan incluye

1 Recibir y ubicar documentos de transferencias primarias y traslados documentales.

2 Actualizar inventarios documentales de la documentación organizada en el archivo central, a partir de la verificación de los documentos físicos existentes

3 Valorar documentación del archivo central de acuerdo a la retención y disposición final definida en las TRD y TVD.

4 Realizar Eliminación documental 5 Realizar Proyecto de Digitalización de documentos (VER PRY02)

6 Realizar Proyecto de Microfilmación de documentos (VER PRY03)

7 Atender consultas de información y préstamo documental (Ver PRY04)

8 Realizar transferencias secundarias de documentación al Archivo General de la Nación

9 Localizar documentos extraviados o reconstruir expedientes

10 Administrar los espacios físicos de la bodega de archivo central.


1 Compra y adecuación de espacios para documentos de archivo central

Responsable Subdirección Administrativa


Actividades y tiempos PL03-1 Recepción y ubicación de documentos de transferencias primarias


1.1.

Recepción de documentos haciendo verificación del inventario contra los documentos físicos.

Profesional Gestión Documental Auxiliar de Gestión Documental

Según cronograma

anual de transferencias y

traslados

Según cronograma

anual de transferencias

y traslados

Documentos de transferencias

primarias y traslados

documentales ubicados en

bodega de archivo con los controles

necesarios para su acceso y

recuperación de manera ágil.

Ninguna

1.2.

Clasificación de los documentos recibidos y ubicación en espacios físicos de la bodega de archivo de la SNS

Profesional Gestión Documental Auxiliar de Gestión Documental

Según cronograma


traslados

Según cronograma


y traslados Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


1.3.

Registro de la ubicación en documento de control (mapa de bodega)

Profesional Gestión Documental Auxiliares de Gestión Documental

Según cronograma


traslados

Según cronograma


y traslados Ninguna

PL03-2 Actualización y verificación de Inventarios de documentación del Archivo Central


2.1. Realizar verificación de lo físico contra los inventarios elaborados en los procesos de organización


01-abr-2017 31-dic-2017

Inventarios de la documentación del

archivo central actualizados

Ninguna

2.2.

Realizar ajustes y actualizaciones a los inventarios o en las unidades documentales y unidades de conservación (cajas y carpetas físicas)


01-abr-2017 31-dic-2017

Ninguna

2.3.

Reubicación física de unidades de conservación (cajas) de acuerdo a las necesidades presentadas


01-abr-2017 31-dic-2017

Ninguna

PL03-3 Valoración documental


3.1.

Revisión la disposición final de los documentos para determinar procedimiento a seguir.


01-abr-2017 01-dic-2017

Ninguna

3.2. Eliminación de documental


01-ene-2017 30-nov-2018

Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


3.3. Digitalización de documentos


01-may-2017 30-dic-2018

Ninguna

3.4. Microfilmación de documentos


01-may-2017 30-dic-2018

Ninguna

PL03-4 Eliminación documental


3.1.

Revisión de documentos relacionados para eliminación generadas después de los procesos de intervención (meta 2017 200 ML)


01-abr-2017 30-nov-2017

Eliminación documental

realizada acorde a lo normado,

espacios de archivo central utilizados de

manera eficiente

Ninguna

3.2. Generación de propuestas de eliminación


01-ago-2017 30-dic-2017 Ninguna

3.3.

Aprobación de propuestas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo


01-may-2017 30-dic-2017 Depende de programación del Comité

3.4. Publicación en página web


01-may-2017 30-dic-2017 Depende de aprobación del Comité

3.5. Destrucción material de documentos


01-ago-2017 30-dic-2017 Depende de publicación en página web

3.6. Determinación de documentos a eliminar próximas vigencias

01-ene-2018 01-dic-2018

Ninguna

PRY02 Proyecto de Digitalización de documentos



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


i.

Evaluaciones comparativas con otras Entidades para la Planeación del Proyecto


15-ene-2017 31-may-2017

Proyecto de digitalización de documentos en

ejecución

Ninguna

ii.

Revisión y Diagnóstico necesidades de digitalización de documentos de la SNS(documentos generados hasta 2017)


01-abr-2017 01-oct-2017

Ninguna

iii. Planeación del Proyecto


01-oct-2017 30-dic-2017

Ninguna

a Identificación del alcance del proyecto


Documental


Documental

01-oct-2017 30-dic-2017

Ninguna

b Identificación de costos del proyecto


Documental


Documental

01-oct-2017 30-dic-2017

Ninguna

c Identificación de recursos del proyecto


01-oct-2017 30-dic-2017

Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


iv. Identificación de series a digitalizar vigencia 2017


01-ago-2017 01-sep-2017

Ninguna

v. Proceso de contratación 2017


01-abr-2017 31-dic-2017

Incluye ejecución

vi. Planeación de digitalización próximas vigencias


01-ago-2017 30-dic-2017

Ninguna

vii.

Reuniones de acercamiento a dependencias de próximas vigencias (a partir de 2018 en adelante)


01-ago-2017 30-sep-2017 El alcance dependerá de los recursos asignados al proyecto

viii.

Identificación de total de documentación a digitalizar próximas vigencias (a partir de 2018)


01-ago-2017 30-sep-2017

El alcance dependerá de los recursos asignados al proyecto

ix. Proceso de contratación (vigencias siguientes)


01-ago-2017 30-sep-2017


PRY03 Microfilmación de documentos


i.

Identificación de series a microfilmar y cantidad de


01-ene-2017 01-dic-2017

Proyecto de microfilmación de documentos en

ejecución Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


documentos a describir.

ii.

Proceso de contratación

Coordinador Grupo de Gestión Documental Profesional Gestión Documental

01-jun-2017 Continuo

Ninguna

iii.

Ejecución de actividad de microfilmación


01-oct-2017 Continuo Ninguna

iv.

Identificación de total de documentación a microfilmar próximas vigencias (a partir de 2018)


01-ago-2017 30-sep-2017


v. Proceso de contratación (próximas vigencias)


01-ago-2017 30-sep-2017


PRY04 Proyecto de Automatización de Consultas y préstamos de archivo central


i.

Atención de solicitudes de consulta y préstamo de documentos del archivo central (con recursos actuales)


Documental Continuo Continuo

Proyecto de automatización y

control de consultas y préstamos

documentales en ejecución

ii. Identificación de totalidad de inventarios del archivo central


Documental 01-abr-2018 30-may-2018


iii. Planeación del proyecto


01-jun-2018 30-ago-2018


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


a Identificación del alcance del proyecto


Documental


Documental

01-jun-2018 30-ago-2018

Ninguna

b Identificación de costos del proyecto


Documental


Documental

01-jun-2018 30-ago-2018

Ninguna

c Identificación de recursos del proyecto


01-jun-2018 30-ago-2018

Ninguna

iv.

Proceso de contratación para unificación de inventarios de archivo central


Documental 01-sep-2018 30-dic-2019

Depende de asignación de recursos al proyecto

PL03-5 Transferencias secundarias (Archivo histórico al Archivo General de la Nación)


5.1.

Identificación de series a transferir



Documentos de carácter histórico

transferidos al AGN

Ninguna

5.2.

Descripción archivística


Documental

Auxiliares Gestión

Documental

01-mar-2017 30-jun-2017

Ninguna

5.3.

Proceso de transferencia documental secundaria


Documental 01-jul-2017 30-jun-2018

Ninguna

PL03-6 Localización y/o reconstrucción de documentos/expedientes extraviados



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


6.1.

Revisión de listado de documentos sin localizar


Documental


Documental

01-ene-2017 30-ene-2017

Documentos localizados o expedientes

reconstruidos

Ninguna

6.2.

Actividades tendientes a la localización de documentos extraviados


Documental


Documental

01-abr-2017 01-sep-2017

Ninguna

6.3.

Inicio de labor de reconstrucción de documentos


Documental


Documental

01-sep-2017 01-jun-2018

Depende de si es posible la reconstrucción de los mismos, se debe dar un concepto de parte del área y de las archivistas

PL03-7 Administración los espacios físicos de la bodega de archivo central.


7.1.

Administración diaria de bodega de archivo (Actual contrato)


Documental


Documental

01-ene-2017 30-jul-2018

Susbsistema de Gestión

Documental actualizado, normalizado,

adoptado

Ninguna

7.2.

Identificación de necesidades para nueva contratación de bodega y estudio de mercado


Documental


Documental

01-feb-2018 01-mar-2018

Ninguna

7.3. Proceso de contratación


Documental

Profesional

01-mar-2018 30-may-2018

Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Gestión Documental

7.4. Actividades de traslado de archivo


Documental


Documental

01-jun-2018 30-jul-2018

En caso de cambio de proveedor

7.5.

Administración diaria de bodega de archivo (nuevo contrato)


Documental


Documental

01-jul-2018 01-jul-2020

Ninguna

Indicadores

Indicador

Fórmula

Sentido

Meta

2017 2018 2019 2020

Porcentaje acumulado de metros lineales valorados del archivo central.

Total acumulado de metros lineales de archivo central valorado en la vigencia /Total acumulado del metros lineales de archivo central programados para valorar en la vigencia Ascendente

200 Metros Lineales

100%

100% (Cantidad de

metros lineales se

define dependiendo


100% (Cantidad de



identificadas)

100% (Cantidad de



identificadas)

Porcentaje de documentos digitalizados en el período

Número de documentos digitalizados en el periodo/Número de documentos programados para ser digitalizados en el periodo Ascendente

200 ML (Aproximada

mente 1,150,000 imágenes)

100%

100% (Cantidad de

metros lineales se

define dependiendo


100% (Cantidad de



identificadas)

100% (Cantidad de



identificadas)


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Porcentaje de documentos microfilmados en el período

Número de documentos microfilmados en el periodo/Número de documentos programados para ser microfilmados en el periodo Ascendente

93 ML (Aproximada

mente 500,000

imágenes) 100%

100% (Cantidad de

metros lineales se

define dependiendo


100% (Cantidad de



identificadas)

100% (Cantidad de



identificadas)

Porcentaje de cumplimiento de los hitos y/o productos definidos en el cronograma del Proyecto de centralización de archivos de gestión (Aplica para los proyectos del Plan)


Ascendente 100% 100% 100% 100%

Porcentaje de Solicitudes de préstamo documental atendidas en los plazos establecidos.

Número de solicitudes de préstamo documental atendidas en el período en los plazos establecidos / Número de solicitudes de préstamo documental recibidas en el período.

Ascendente 100% 100% 100% 100%

Recursos


H PL03-1 Transferencias Primarias Profesional especializado 1 Parcial Ninguna

H Técnico gestión documental 1 Parcial Ninguna

H Auxiliar administrativo 1 Parcial Ninguna

H PL03-2 Inventarios Archivo Central Profesional especializado 1 Parcial Ninguna


Secretario 1 Parcial Ninguna

Operario 1 Parcial Ninguna

Auxiliares de archivo 5 Parcial Ninguna

H PL03-3 Valoración Documental Profesional especializado 1 Parcial Ninguna



CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Recursos





H PL03-4 Eliminación Documental Profesional especializado 1 Parcial Ninguna

Profesional 1 Parcial Ninguna




H PRY02 Digitalización Profesional especializado 1 Parcial Ninguna


Técnicos 5 Parcial Ninguna

H PRY03 Microfilmación Profesional especializado 1 Parcial Ninguna



H PRY04 Automatización Consultas Profesional especializado 1 Parcial Ninguna



H PL03-5 Transferencias secundarias Profesional especializado 2 Parcial Ninguna



H PL03-6 Localización y reconstrucción Profesional especializado 2 Parcial Ninguna




H PL03-7 Administración Bodega Profesional especializado 1 Parcial Ninguna




T Computadores de escritorio o portátiles 8 NA Ninguna


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0




PL03 Archivo Central HECHO HACIENDO POR HACER

PL03-1 Transferencias primarias Ubicación de documentos transferidos o trasladados

PL03-2 Inventarios AC Revisión y actualización de inventarios

PL03-3 Valoración Valoración de documentos

PL03-4 Eliminación Eliminacion documental

PRY02 Proyecto Digitalización Contratación Digitalización

PRY03 Proyecto Microfilmación Contrat. Microfilmación

PRY04 Automatización consultas Automatización

PL03-5 Transferencias secundarias Realizar Transferencias

PL03-6 Reconstrucción expedientes Localización Reconstrucción

PL03-7 Administración Bodega Administración propia de la bodega contrato de arrendamiento

2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Nombre PLAN DE SENSIBILIZACIÓN PARA LA ADOPCIÓN DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CONSOLIDACIÓN DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código PL04

Objetivo Sensibilizar a los servidores públicos de la entidad (Sede central y sedes regionales) sobre las responsabilidades y manejo de las políticas, lineamientos, procesos, procedimientos e instrumentos en materia de gestión documental.

Alcance

Este Plan incluye

1 Elaborar y ejecutar Plan de capacitación - Gestión Documental (por vigencia)

2 Realizar Campañas de sensibilización funcionarios

3 Consolidar presencia del subsistema de Gestión Documental a través de la Participación en Comités (Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y Comité de Gestión de Cambios)


1 Campañas de sensibilización para documento electrónico (ver PL05)

2 Capacitación en nuevo software de Gestión Documental (Ver PRY05)



Coordinador Grupo de Talento Humano

Actividades y tiempos

PL04-1 Plan de Capacitación


1.1. Elaborar o actualizar plan de capacitación - Gestión Documental


01-ene-2017 30-abr-2017

Funcionarios de la SNS

capacitados de acuerdo al plan de capacitación institucional en

gestión documental.

Esta actividad se debe realizar anualmente

1.2. Ejecutar Plan de capacitación Gestión Documental

Coordinador Grupo de Gestión Documental Coordinador Grupo de Talento Humano Profesional Gestión Documental

01-ene-2017 30-nov-2017

Esta actividad se debe realizar anualmente

1.3.

Elaborar y presentar informe de ejecución plan de capacitación - Gestión Documental


01-dic-2017 31-dic-2017 Esta actividad se debe realizar anualmente


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


PL04-2 Eventos de sensibilización Subsistema de Gestión Documental


2.1. Identificar necesidades de socialización y sensibilización de funcionarios (por vigencia)


01-jul-2017 31-dic-2018

Campañas del subsistema de

gestión documental

ejecutadas para generar

conciencia respecto a la

responsabilidad de organización de documentos

en gestión

Acorde a los ajustes procedimentales y a la inclusión del Software para la Gestión Documental

2.2. Elaborar campañas (por vigencia)


01-jul-2017 31-dic-2017

Ninguna

2.2.1.

Alinear campañas con los demás subsistemas de Sistema Integrado de Gestión


01-jul-2017 31-dic-2018


2.2.2. Ejecutar campañas de acuerdo a programación


01-jul-2017 31-dic-2018


2.2.3.

Elaborar y presentar informes de evaluación de impacto de campañas


01-jul-2017 31-dic-2018

Ninguna

PL04-3 Consolidación de presencia del Subsistema de Gestión Documental (Participación en Comités)


3.1.

Presentar temas para Comité Institucional de Desarrollo Administrativo


15-ene-2017 31-may-2017

Presencia del Subsistema de

Gestión Documental fortalecida a

nivel directivo y de toda la SNS.

Ninguna

3.2.

Participar en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Archivo General de la Nación - AGN Profesional Gestión Documental

01-jun-2017 01-oct-2017 Depende de programación AGN

3.3. Participar en Comité de Gestión de cambio


01-oct-2017 30-nov-2017 Depende de convalidación AGN


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


3.4. Realizar actividades propuestas por Comité de Gestión de Cambio


01-ago-2017 30-dic-2017


3.5. Seguimiento, auditorias sobre aplicación de TRD.




3.6.

Control de cambios de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado (SIG).


01-ene-2017 Continuo De acuerdo a las necesidades propias de la Entidad

Indicadores

Indicador

Fórmula

Sentido

Meta

2017 2018 2019 2020

Porcentaje de asistencia de funcionarios a eventos de capacitación en temas de Gestión Documental

Número de funcionarios asistentes

a eventos de capacitación/Número

de funcionarios convocados por Talento Humano

Ascendente 100% 100% 100% 100%

Porcentaje de ejecución de eventos de sensibilización

Número de eventos ejecutados en el

período/ Número de eventos programados

en el período

100% (2 campañas

1 por semestre)

100% (número de campañas

depende de necesidades identificadas

en la vigencia)



en la vigencia)



en la vigencia)

Asistencia a Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo

Número de comités en los que se participó

/Número de Comités programados

Ascendente 70% 80% 80% 80%


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0




PL04 Sensibilización HECHO HACIENDO POR HACER

PL04-1 Plan de capacitación

PL04-2 Eventos sensibilización

PL04-3 Presencia Subsistema

2019 20202014 2015 2016 2017 2018


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Nombre PLAN DESARROLLO DE POLÍTICAS PARA EL USO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código PL05 PRY05

Objetivo Promover el uso de documentos digitales y electrónicos mediante la implementación de políticas y el uso del Software documental, para mejorar la oportunidad de los trámites de la Entidad y el servicio al ciudadano.

Alcance

Este Plan incluye

1 Elaborar, aprobar, socializar y adoptar de Modelo de Requisitos de Gestión de Documentos Electrónicos

2 Ejecutar Proyecto de Implementación del Software de Gestión Documental (VER PRY05)


1 Elaboración del Programa Específico de Documento Electrónico (VER PL01)

2 Elaboración del Programa Específico de Normalización de formas y formularios electrónicos (VER PL01)

3 Elaboración de Tablas de Control de Acceso componente digital/ electrónico (VER PL01)

4 Elaboración de SIC Componente Conservación digital a largo plazo (VER PL01)



Coordinador Grupo de Talento Humano

Actividades y tiempos PRY05 Proyecto de Implementación de Software de Gestión Documental


1.1.

Ejecución del proyecto

Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información Coordinador Gestión Documental

01-jul-2017 31-dic-2018

Software de Gestión

documental en funcionamiento

De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proyecto, ejecutado a través de contrato 247 de 2016

1.2. Análisis


01-ene-2017 15-feb-2017 De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proyecto, ejecutado a través de contrato 247 de 2016

1.3. Diseño


01-ene-2017 15-may-2017 De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proyecto, ejecutado a través de contrato 247 de 2016


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


1.4.

Desarrollo


01-feb-2017 30-jun-2017 De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proyecto, ejecutado a través de contrato 247 de 2016

1.5.

Pruebas


01-may-2017 30-jul-2017 De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proyecto, ejecutado a través de contrato 247 de 2016

1.6.

Despliegue


01-sep-2017 15-oct-2017 De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proyecto, ejecutado a través de contrato 247 de 2016

1.7.

Estabilización


15-oct-2017 30-nov-2017 De acuerdo a lo establecido en el cronograma del proyecto, ejecutado a través de contrato 247 de 2016

1.8.

Generar políticas orientadas a: Documento electrónico, Expediente electrónico, número único de radicación, manejo de correspondencia, firmas electrónicas y digitales

Comité directivo del proyecto

01-may-2017 30-oct-2017

1.9.

Aprobar políticas


15-may-2017 30-oct-2017 Depende de programación de Comité


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


1.8.

Administración funcional

Coordinador

Grupo de Gestión Documental


Ninguna

1.9.

Implementación de expediente digital



Ninguna

PL05-

1 Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos MRGDE


2.1. Elaboración del Documento


01-jul-2017 31-dic-2018

Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos electrónicos elaborado, aprobado, publicado, adoptado


2.2. Aprobación del Documento


01-jul-2017 31-dic-2017


2.2.1.

Publicación, socialización y adopción del documento


01-jul-2017 31-dic-2018


Indicadores

Indicador Fórmula Sentido Meta

2017 2018 2019 2020

Porcentaje de cumplimiento de los hitos y/o productos definidos en el cronograma del proyecto implementación del software de Gestión Documental


Ascendente 100% 100% 100% 100%


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


Recursos


H PRY05 SGDEA Equipo de Trabajo del proyecto - Contrato 247 de 2016 1 Total Ninguna

H PL05-1 MRGDE Profesional especializado 1 Parcial Ninguna




PRY05 Documento Electrónico HECHO HACIENDO POR HACER

PRY05 Software Documento Electrónico Contrat. Ejec. cto 247-2016 Administración funcional del Sw

PL05-1 MRDGE Borrador Elaboración documento Aprobación

2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


MAPA DE RUTA

2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Código Plan /Proyecto

PL01

Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y fortalecimiento a la normalización de la Gestión Documental de la Entidad

PL02 Plan de apoyo en la organización de archivos de gestión

PRY01 Proyecto de Centralización de archivos de gestión

PL03

Plan para administración de Archivo central y adecuada disposición final de documentos

PRY02 Proyecto de digitalización de documentos

PRY03 Proyecto de microfilmación de documentos

PRY04 Proyecto de automatización de consultas y préstamos de archivo central

PL04

Plan de sensibilización para la adopción de políticas y consolidación de presencia del subsistema de gestión documental

PRY05 Proyecto Implementación del software de Gestión Documental

PL05 Plan de desarrollo de políticas para el uso de documentos electrónicos

HECHO HACIENDO POR HACER


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA

2017

Código Plan /Proyecto INDICADOR PERIODICIDAD META

ANUAL T1 T2 T3 T4

PL01

Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y

fortalecimiento a la normalización de la Gestión Documental

de la Entidad

Porcentaje de cumplimiento de los hitos y/o productos

definidos en el cronograma

SEMESTRAL 4 0%

PL02 Plan de apoyo en la

organización de archivos de gestión

Porcentaje acumulado

de metros lineales organizados del

archivo de gestión.

TRIMESTRAL 300 ML 45,3

(100%)

Porcentaje de cumplimiento de transferencias

primarias y traslados documentales programados.

TRIMESTRAL 100% 100%

PRY01 Proyecto de

Centralización de archivos de gestión


definidos en el cronograma

SEMESTRAL 100% 100%

PL03

Plan para administración de Archivo central y

adecuada disposición final de documentos

Porcentaje acumulado de metros lineales

valorados del archivo central.

TRIMESTRAL 200 ML 0%

PRY02 Proyecto de

digitalización de documentos

Porcentaje de documentos

digitalizados en el período

TRIMESTRAL 200 ML 0%

PRY03 Proyecto de

microfilmación de documentos

Porcentaje de documentos

microfilmados en el período

TRIMESTRAL 93 ML 0%

PRY04

Proyecto de automatización de

consultas y préstamos de archivo central

Porcentaje de Solicitudes de

préstamo documental atendidas en los

plazos establecidos.

SEMESTRAL 100% (122) 100%

PL04

Plan de sensibilización para la adopción de

políticas y consolidación de

presencia del subsistema de gestión

documental

Porcentaje de asistencia de

funcionarios a eventos de capacitación en temas de Gestión

Documental

TRIMESTRAL 100% 90%

Porcentaje de ejecución de eventos

de sensibilización TRIMESTRAL 100% 0%

Asistencia a Comité Institucional de


TRIMESTRAL 100% 0%

PRY05

Proyecto Implementación del software de Gestión

Documental


definidos en el cronograma del

proyecto de implementación del software de Gestión

Documental

TRIMESTRAL 100% 90%

PL05

Plan de desarrollo de políticas para el uso

de documentos electrónicos


CÓDIGO



VERSIÓN 1.0


GLOSARIO

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo Central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de Gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo Histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la Investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Banco Terminológico. Instrumento archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. Este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal.

Conservación. Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo.

Convalidación. Acción de convalidar. Trámite realizado por la administración para validar un documento

Cuadros de Clasificación Documental – CCD. Instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.

Descripción. Proceso de gestión de documentos por el que se recogen datos significativos

de los mismos, con el fin de que estos puedan gestionarse y recuperarse de manera ágil,

pertinente y exhaustiva.


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Diagnóstico. Etapa inicial del proceso de planeación que consiste en un análisis crítico de

la entidad o dependencia y de su entorno a partir de la recolección, clasificación y análisis

de los elementos que los conforman, con el objetivo de identificar sus logros, necesidades

y problemas. Para el entorno, estos suelen interpretarse como amenazas u oportunidades,

y para la entidad o Dependencia, como fortalezas o debilidades.

Digitalización. Proceso tecnológico que permite la obtención de uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra de un documento papel a través de técnicas fotoeléctricas de escaneado.

Disposición final. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la información.

Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Los documentos de archivo tienen su origen en las dependencias que los producen como resultado de una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren como producto de su trámite una serie de valores que hacen del documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad que los generó.

Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

Expediente. Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un

mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad

administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la

integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Expedientes digital o digitalizado. Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente te impresos, son convertidos a un formato electrónico mediante procesos de digitalización.

Expediente electrónico de archivo. Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o

procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de


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información que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede

ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimientos

tecnológicos seguros.

Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

Imagen. Representaciones electrónicas de páginas digitalizadas.

Instrumento Archivístico: Herramienta con propósito específico, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.

Inventario documental. Instrumento archivístico de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Mapas de procesos. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos. Estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.

Microfilmación. Técnica fotográfica de registrar en películas de sales de plata, documentos digitales con reducciones de acuerdo a su tamaño que permite superar muchas veces su tamaño original.

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos –MRGDE. se encuentra establecido en el Decreto 1080 de 2015. Éste es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.

Plan. Instrumento que permite determinar objetivos, metas prioridades y estrategias de manera general definidas para un periodo de tiempo.

Plan Institucional de Archivos. PINAR. Instrumento archivístico para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.

Planeación. En términos públicos, es la orientación adecuada de los recursos procurando el cumplimiento de objetivos de desarrollo económico y social

Política: Criterios generales que tienen por objetivo orientar la acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación; algunas responden a lineamientos de tipo legal.

Programa. Es un enunciado de las actividades o pasos necesarios para la realización de un(os) objetivo(s) de un plan. Generalmente, los programas se orientan por un objetivo estratégico y pueden implicar la reestructuración de la organización o institución como un todo o unidades funcionales de la misma


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Programa de Gestión Documental (PGD). Es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.

Proyecto. Es la unidad operacional de desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante un período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de la población. Debe formar parte integral de un programa.

Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Tablas de Control de Acceso. Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.

Tablas de Retención Documental (TRD). Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura

de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a

cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo:

Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas hacen referencia a

documentos característicos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de

Sesiones del Congreso.

Tablas de Valoración Documental (TVD). Listado de asuntos o series documentales a

los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una

disposición final.

Transferencias Documentales. Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración

documental vigentes.

Transferencias Primarias. Es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al

Central, de conformidad con los tiempos establecidos en las tablas de retención

documental vigente. Solo podrán transferirse los expedientes que una vez cerrados han

cumplido su tiempo de retención en la respectiva etapa o fase de archivo, la transferencia

se debe llevar a cabo por series o subseries documentales.


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Transferencias secundarias. Es la remisión de los documentos del archivo central al

histórico, de conformidad con los tiempos establecidos en las tablas de valoración

documental vigente, en este caso al Archivo General de la Nación.

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma

que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación,

entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está

constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un

expediente.

Valoración Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes

fases de archivo.

ACRONIMOS

AGN. Archivo General de la Nación.

CCD. Cuadro de Clasificación Documental.

CID. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

MRGDE. Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos.

PGD. Programa de Gestión Documental.

PINAR. Plan Institucional de Archivos.

TAC. Tablas de Control de Acceso.

TRD. Tabla de Retención Documental.

TVD. Tabla de Valoración Documental.


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BIBLIOGRAFÍA

Decreto 1080.Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Diario Oficial No.49.523 del 26 de mayo de 2015. Colombia. Ley 1712 de Trasparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 49.084 de 6 de marzo de 2014. Colombia. Archivo General de la Nación (2000). Acuerdo 49.Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos". Colombia. Archivo General de la Nación (s.f.). Acuerdo No. 050. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Archivo General de la Nación (s.f.). Manual. Formulación del Plan Institucional de Archivos.

2014. Colombia

ICONTEC. Norma NTC-ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de documentos, parte 1, Generalidades.

ICONTEC. Norma GTC-ISO-RT 15489-2 de Información y documentación. Gestión de

documentos.

grupo de gestiÓn documental …€¦ · que colaborÓ en la ... la superintendencia nacional de...

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