gestor documental electrónico integrado en una plataforma de preservación digital
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En la XXXV Reunión Nacional de Archivos organizada por el Archivo General de la Nación de México Francisco Dodero (Responsable de Productos. Área de Archivos. Baratz México) presentó la ponencia "Gestor Documental electrónico integrado en una Plataforma de Preservación digital. Hacia una sistematización integral del ciclo de vida documental". En ella, se realizó un breve análisis de los planes futuros en los que está trabajando Baratz para dar respuesta a las nuevas necesidades que la gestión documental planteará a medio y largo plazo con la aparición de los nuevos soportes electrónicos, en un marco más global e integrador.TRANSCRIPT
Gestor Documental integrado en una Plataforma de Preservación
Digital (archivo electrónico)
Francisco Dodero BroullónResponsable de Productos Archivos/ECM
BARATZ MÉXICO
© Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.
índice
2
1. BARATZ
2. INTRODUCCIÓN
3. PLAN EJECUCIÓN
4. PROYECTO BARATZ:1. Gestor Documental
2. Archivo Electrónico y Plataforma de Preservación Digital
3. Gestor de Archivos
4. Metabuscador y difusor
6. CONCLUSIONES.
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índice
INTRODUCCIÓN
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índiceINTRODUCCIÓN
En la incorporación masiva de las TIC en la gestión electrónica de la documentación, se ha diferenciado la gestión de la documentación en su fase viva de su gestión en la fase pasiva. Pero en la actualidad, la gestión documental es entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organización, pública o privada, desde el momento de la entrada en el sistema hasta su conservación o destrucción.
Es por ello, más acertado, hablar de Gestión Integrada de la Documentación Electrónica, para controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información de forma electrónica.
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índiceSituación Actual
Conjunto diverso de aplicaciones para la organización y gestión de la documentación dependiendo de su fase en el ciclo vital.
+ + + …..
Estas aplicaciones:
no están orientadas a la e-administraciónno interoperan entre ellasdistintos fabricantes = distinta filosofía
Consecuencias: ruptura del ciclo vital de la documentaciónmultiplicación de esfuerzos y gastosmultiplicación impresión, almacenamiento, correos electrónicos
Gestor Documental
Gestor Documental
Webs consultas
Correspondencia / RegistroCorrespondencia / Registro
Gestor ArchivosGestor
Archivos
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índiceOferta Baratz
Para satisfacer las necesidades manifestadas Baratz está trabajando en un producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la documentación de archivo, desde la entrada en el Registro hasta su destrucción o conservación histórica.
La oferta de Baratz se compone de cuatro partes:
Gestor documental transversal para gestión de documentos electrónicos .
Gestor del Archivo físico tradicional.
Sistema de Archivo electrónico integrado en una Plataforma de preservación digital. Cubrir las necesidades que están surgiendo con el nuevo soporte de la documentación y garantizando la seguridad, conservación y el acceso.
Metabuscador, recolector y difusor de activos.
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índiceCaracterísticas
Este sistema se distingue por las siguientes características:
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
GESTOR DOCUMENTAL
Servicios
ARCHIVO ELECTRÓNICO
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Servicios comunesServicios comunes
REPOSITORIO DOCUMENTALREPOSITORIO DOCUMENTAL
TRAMITADORTRAMITADOR
REGISTROREGISTRO
PLATAFORMAFIRMA
PLATAFORMAFIRMA
ERPERP
PLATAFORMA PLATAFORMA
Gestor de Archivos
ALBALANET
Gestor de Archivos
ALBALANET
Colaboración Búsqueda G. AlmacenamientoSeguridad Administración
Media SearchMedia Search
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índice
Gestor Documental como Único Repositorio de toda la documentación que se genere, con las siguientes funcionalidades:
Capacidad de gestionar expedientes con carácter administrativos.
Inclusión progresiva de los procedimientos el Gestor de Contenidos. Incorporación gradual
Control del ciclo de vida con información facilitada por cada una de las aplicaciones. Cada una de estas aplicaciones irá alimentando de información el expediente según la acción realizada.
Integración con herramientas archivísticas (autoridades, CC, normas de conservación) para conocer desde la entrada del documento al Gestor cuál es su ciclo de vida, clasificación, etc.
Archivo Electrónico integrado en la solución que recibirá los expedientes y documentos de archivos según norma de conservación:
Gestor Integral de Archivos físicos.
Interfaz de consulta única para localizar tanto documentación de gestión como de archivo
VISIÓN GLOBAL
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índice
PLAN DE EJECUCIÓN
Gestor DocumentalGestor Documental
Archivo Electrónico Archivo Electrónico
ArchivoArchivo
I + D + I
HITOS BKM + 1.0INTEGRACIÓN
GESTOR DOCUMENTAL CON ARCHIVO ELCTRONICO
1ª Entrega Archivo ElectrónicoAlbala Net v 6.3
SGDAESGDAE
Evolución hacia la Gestión integral de ArchivosEvolución hacia la Gestión integral de Archivos
Gestión de ExpedientesGestión de Expedientes
DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICODESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO
SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
AÑO 2014 – AÑO 2015
Metabuscador Integrado con Gestor Documental/Archivo
MediaSearch
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índice
PLAN DE EJECUCIÓN
EVOLUCIÓN + DESARROLLO (I+D+I)
El plan para esta evolución se enmarca en cuatro grandes hitos:
BKM: Evolución hacia el control de los procesos y su gestión de expedientes.
ALBALANET-ARCHIVOS: Evolución hacia la integración con Archivo Electrónico para gestión de archivos mixtos.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Desarrollo nuevo para satisfacer las necesidades de gestión a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos.
SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA: Integración de los productos para una gestión completa de documentos durante todo su ciclo de vida.
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índice
GESTOR DOCUMENTAL
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
GESTOR DOCUMENTAL
Servicios
REPOSITORIO DOCUMENTALREPOSITORIO DOCUMENTAL
TRAMITADORTRAMITADOR
REGISTROREGISTRO
PLATAFORMAFIRMA
PLATAFORMAFIRMA
ERPERP
PLATAFORMA PLATAFORMA
OTRASOTRAS
GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Gestión de documentos y expedientes derivados de las aplicaciones de negocio/gestión:
Sistema de captura: Digitalización, integración, conversión formatos
Plan de Clasificación: Proceso automático o manual.
WorkFlow: Control y automatización de los flujos de trabajo
Gestión documental.
Descripción de documentos
Edición, Modificar, Actualización
Firma electrónica avanzada y sellado de tiempo
Control de versiones.
Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales
Interfaz de búsqueda y recuperación ágil y eficaz.
Entorno colaborativo. Duplicados virtuales.
Control del acceso y gestión según grupos y usuarios
Traza y auditoría
BKM es un software con las siguientes beneficios documentales:
Gestión del almacenamiento de grandes cantidades de documentación electrónica
Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales
Organización y clasificación del contenido
Búsqueda rápida y Recuperación eficaz de los documentos
Gestión de usuarios y Control de la seguridad
Gestión del flujo de los procesos documentales
BENEFICIOS
ARCHIVO ELECTRÓNICO Y PLATAFORMA PRESERVACIÓN
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
REPOSITORIO DOCUMENTALREPOSITORIO DOCUMENTAL
TRAMITADORTRAMITADOR
REGISTROREGISTRO
PLATAFORMAFIRMA
PLATAFORMAFIRMA
ERPERP
PLATAFORMA PLATAFORMA
OTRASOTRAS
ARCHIVO ELECTRÓNICO Y PLATAFORMA PRESERVACIÓN
ARCHIVO ELECTRÓNICO
ARCHIVO ELECTRÓNICO
- El gestor de archivo se integra con el gestor documental o con las aplicaciones de negocio para la recepción de los documentos electrónicos, los transforma en documentos de archivo y los gestiona de forma posterior.
- Establecer el ciclo de vida, políticas y normas de archivo definitivo de los documentos y expedientes, que permite cerrar el ciclo completo del documento.
- Se apoya en un repositorio de objetos digitales de largo plazo, un componente orientado a la preservación a largo plazo de los objetos digitales (incluyendo documentos y expedientes electrónicos), de acuerdo con las políticas y normas de archivo establecidas por el gestor de archivo,…
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Ingesta. Aportará funcionalidades básicas que permitan recibir transferencias automatizadas de documentos y expedientes de las unidades productoras.
Repositorio de Objetos Digitales. Lugar donde se encontrarán almacenados todos los objetos.
Módulo de Gestión de la Conservación. Ejecutará las políticas de preservación y disposición asociadas a cada serie documental.
Motor de índices y buscador. Permitirá la indexación de los metadatos así como las búsquedas contra ellos y la visualización de los registros recuperados en la consulta.
Módulo de Acceso. Gestionará la interfaz de consultas controlando que el Archivo proporcione la información en el formato de difusión adecuado y de que se cumplen las limitaciones de acceso en función de los permisos del solicitante.
Módulo de Administración. Gestiona el alta y mantenimiento de los objetos
Módulo de seguridad y auditoría: Donde quedarán reflejadas las trazas de las acciones realizadas en los datos.
ARCHIVO ELECTRÓNICOMÓDULOS
Plataforma de Preservación Objetivos
Objetivos:
Ofrecer una plataforma de preservación digital que permita mantener la documentación en
el largo plazo:
- Obsolescencia de los soportes físicos
- Obsolescencia de los formatos
Asegurar la integridad del documento
Autenticidad del documento
Legibilidad y accesibilidad del documento
No repudio de la firma electrónica, a través de los sellados de tiempo.
Plataforma Preservación
¿Cómo?
PRESERVACIÓN DIGITAL ACTIVA
Resellado de documentos, para dar validez a la firma y así verificar la integridad del documento.
Comprobación regular de firmas, para controlar la integridad y validez de los documentos. Una firma no válida provocaría la invalidez del documento
Normalización de formatos que conllevará la migración de formatos para posibilitar la legibilidad y accesibilidad a los documentos, independientemente del formato original.
Repositorio seguro, al cual solamente accedan aquellas personas que tengan permiso y en el cual quedarán trazas de todos los accesos, modificaciones, impresiones….
VALIDEZ, AUTENTICIDAD e INTEGRIDAD
GESTOR DE ARCHIVOS
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
REPOSITORIO DOCUMENTALREPOSITORIO DOCUMENTAL
TRAMITADORTRAMITADOR
REGISTROREGISTRO
PLATAFORMAFIRMA
PLATAFORMAFIRMA
ERPERP
PLATAFORMA PLATAFORMA
GESTOR DE ARCHIVOS
Gestor de Archivos
ALBALANET
Gestor de Archivos
ALBALANET
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Descripción manual de metadatos de documentos y expedientes (ISAD-G)
Gestión de Autoridades (ISAAR)
Gestión documental (ordenaciones, actualizaciones, transferencias, recepciones, eliminaciones,…)
Gestión de expedientes híbridos.
Gestión de depósitos.
Módulo de circulación.
Valoración, selección y baja documental
Gestión de objetos multimedia: documentos electrónicos.
Reportes: CADIDO, Índice expedientes clasificados, Guía Simple, Portada de expedientes, carátulas, etc.
Protección de Datos: Control de acceso a los datos y auditorías pertinentes
GESTOR DE ARCHIVOS
METABUSCADOR Y DIFUSOR DE ACTIVOS DE GESTIÓN Y DE
ARCHIVO
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA
REPOSITORIO DOCUMENTALREPOSITORIO DOCUMENTAL
TRAMITADORTRAMITADOR
REGISTROREGISTRO
PLATAFORMAFIRMA
PLATAFORMAFIRMA
ERPERP
PLATAFORMA PLATAFORMA
Media SearchMedia Search
Recolector de datos compatible con cualquier sistema de gestión a través del protocolo OAI
Novedosas funcionalidades relacionadas con la recolección en diferentes bases de datos.
Incluye listados propios de descriptores/autoridades.
Búsquedas rápidas y efectivas:
- Facetadas, a través de caja única..
- Búsquedas avanzada, personalización de formularios…
Potente visor de imágenes Flash: modo lista, modo mosaico,…
Características Web 2.0:
- Favoritos
- Votaciones
- Comentarios
- Nube de etiquetas
METABUSCADOR
CONCLUSIONES
Producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la documentación de archivo
Proyecto gradual y escalable.
Única solución para necesidad múltiple.
Disminución de los tiempos de búsqueda de información interna
Colaboración entre los empleados de una organización en un único sistema.
Preservar documentos sin ocupar ingentes cantidades de espacio.
Cumplimiento de las normas de seguridad.
Reducción de los costes de la organización.
CONCLUSIONES
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Entendemos este proyecto como la Implantación de un
Sistema de Gestión Documental y Gestión de
Archivo, integrado con una Plataforma de Preservación
Digital que garantice el control de todo el ciclo de vida
documental, el acceso controlado, y la disponibilidad,
legibilidad y conservación a largo plazo de los
documentos y las firmas que los contengan.
CONCLUSIONES
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Francisco Dodero Broulló[email protected]