gestión integrada de procesos en universidades

Ingeniera Industrial/ISSN 1815-5936/Vol. XXXVI/No. 1/enro-abril/2014/p. 91-103

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ARTCULO ORIGINAL DIRECCiN

La gestin integrada de los procesos en universidades. Procedimiento para su evaluacin The integrated management of the process in universities. Procedure for their evaluation Aniuska Ortiz-Prez I, Joao Mara Funzy-Chimpolo II, Marisol Prez-Campaa I, Reynaldo Velzquez-Zaldvar I

I Universidad de Holgun Oscar Lucero Moya, Cuba E-mail: [email protected], [email protected], [email protected] II Universidad Agostinho Neto, Luanda, Angola e-mail: [email protected] Recibido: 11/03/2014 Aprobado:28/11/2014 RESUMEN Cada da el trmino integracin adquiere mayor relevancia y es una tendencia actual en las organizaciones integrar sus sistemas de gestin, con el objetivo de obtener resultados superiores al dotar a los directivos de una visin sistmica que proporciona mayor efectividad en la toma de decisiones. En este contexto la gestin integrada de los procesos en universidades es esencial para satisfacer las demandas de la sociedad. Dentro de las proyecciones de trabajo del Ministerio de Educacin Superior se establece la necesidad de que cada universidad tenga diseado su sistema de gestin orientado a la integracin de los procesos. Para contribuir al logro de este objetivo en el artculo se propone un procedimiento para evaluar la integracin de los procesos. Como resultados de su aplicacin en la Universidad de Holgun se determin la fiabilidad y el nivel de integracin de los procesos. Palabras clave: gestin universitaria, gestin por procesos, gestin integrada de procesos. ABSTRACT Every day the integration term acquires bigger relevance, being a current tendency in the organizations to integrate its management systems, with the objective of obtaining better results giving the directive a systemic vision that provides bigger effectiveness in decisions taking. In this context the integrated management of the processes in universities is essential to satisfy the demands of the society. In the projections of work of the Ministry of Higher Education is established the necessity that each university has designed its management system guided to the integration of the processes. To contribute to the achievement of this objective in the article is proposed a procedure to evaluate the integration of the processes. As achievements of its application in the University of Holgun was determined the reliability and the integration level of the processes.

LA GESTIN INTEGRADA DE LOS PROCESOS EN UNIVERSIDADES. PROCEDIMIENTO PARA SU EVALUACIN

Ingeniera Industrial/ISSN 1815-5936/Vol. XXXV/No. 2/mayo-julio/2014/p. 91-103 92

Key words: university management, management by processes, integrated management of processes.

I. INTRODUCCIN Las organizaciones aplican modelos de gestin normativos como va para la mejora de su desempeo. Dentro de estos modelos se destacan: la ISO 9001:2008 para sistemas de gestin de la calidad, ISO 14001:2004 de gestin ambiental y la norma OSHAS 18000:2007 de seguridad y salud del trabajo. Es por ello que se han desarrollado modelos y procedimientos para la integracin de estos sistemas de gestin como: el de Isaac (2004) y el de Ulloa (2012) [1; 2]. La investigacin de Isaac se centra en la gestin integrada de calidad y medioambiente. Ulloa, por su parte, integra la gestin de riesgos al sistema de gestin de la calidad. De igual forma en el campo de la direccin estratgica, se ha reconocido la necesidad de la integracin, ejemplo de ello es la propuesta de un modelo para la integracin del sistema de direccin de la empresa [2; 3]. Otro elemento que est propiciando la integracin, es el enfoque de procesos el que constituye una herramienta valiosa para la integracin de los sistemas de gestin. En la literatura internacional se reconoce que el xito de las organizaciones; ya sean de produccin o de servicios, lucrativas o sin fines de lucro, depende de la gestin eficiente y eficaz de sus procesos [4; 5; 6; 7], este tema tambin ha sido abordado en investigaciones nacionales [8; 9; 10; 11]. De ah, que el enfoque en procesos despus de muchos aos de haberse aplicado, constituye actualmente una herramienta de gran utilidad [11, p. 5]. Los procesos representan el hilo conductor que hace que la organizacin sea un sistema dinmico y complejo, es por ello que gestionarlos de forma integrada se ha convertido en una necesidad para mejorar el desempeo organizacional [9]. En la actualidad se reconoce por diversos autores, a las universidades como objeto de gestin y la pertinencia del enfoque de procesos para la comprensin de la misma como un sistema [12; 13; 14; 15]. En Cuba, las universidades estn en constantes transformaciones, en aras de dar cada vez mayores y mejores respuestas a las demandas de la sociedad, es por ello que la utilizacin de enfoques modernos de direccin se convierte en una necesidad para desarrollar una gestin universitaria de excelencia. En consecuencia con lo anterior el Ministerio de Educacin Superior estableci en el rea de Resultado Clave 4 Gestin de la Educacin Superior, el objetivo de: incrementar la calidad, eficiencia y racionalidad de la gestin en las entidades, con mayor integracin de los procesos y de acuerdo con los planes y presupuesto aprobado; con esta finalidad cada universidad debe tener diseado su sistema de gestin orientado a la calidad y a la integracin de los procesos [16]. Para contribuir al logro de este fin, el artculo tiene como objetivo proponer un procedimiento para evaluar la integracin de los procesos en universidades. Como resultados de su aplicacin en la Universidad de Holgun se determin la fiabilidad y el nivel de integracin percibido y real de los procesos.

II. MTODOS

En el desarrollo de la investigacin se emplearon mtodos estadsticos: la estadstica descriptiva, con el anlisis de las medias de tendencia central y las medias de la variabilidad, para el diseo de la fiabilidad y los niveles de integracin de los procesos, as como el anlisis de redes sociales para el estudio de las relaciones importantes y crticas que se establecen entre los procesos. Para el procesamiento de la informacin y la obtencin de los resultados se utiliz el software UCINET, se toma como referencia estudios realizados por Comas et al (2013) [17]. Procedimiento para evaluar el nivel de integracin de los procesos en universidades Se describe el procedimiento diseado para evaluar el nivel de integracin de los procesos en universidades, como paso previo a su aplicacin se deben identificar los procesos estratgicos, sustantivos y de apoyo, y disear el mapa general de procesos. La estructura del procedimiento se muestra en la Figura 1, en el mismo se hace la propuesta de tres indicadores integrales para evaluar la fiabilidad y el nivel de integracin percibido y el real. Segn Medina et al (2011) el uso de indicadores integrales o sintticos para evaluar la eficiencia y eficacia del sistema, se ha difundido debido a las ventajas que representan [18].

A. ORTIZ - J.M. FUNCY -M. PREZ - R. VELZQUEZ

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Figura 1. Procedimiento especfico para determinar el nivel de integracin de los procesos Pasos del procedimiento para la evaluacin del nivel de integracin de los procesos en universidades Los pasos a describir se realizan en los tres niveles de decisin, la integracin se va desarrollando desde los departamentos hasta el nivel rector, en el sentido inverso de la planificacin, como se muestra en la Figura 2. Para determinar la fiabilidad y el nivel de integracin de la Facultad 1, se integran los resultados de sus departamentos (Departamento 1 hasta Departamento n) y a nivel de universidad los resultados de las facultades (Facultad 1 hasta Facultad n).

1. Seleccin de los expertos

2. Determinacin de las relaciones entre procesos

4. Determinacin del nivel de integracin percibido

6. Comparacin de la fiabilidad y los niveles de integracin

3.1 F(p) int 3.2 F(p) ext

4.1 NIP interno 4.2 NIP externo

5.1 NIR interno 5.2 NIR externo

3. Valoracin de la Fiabilidad

5. Determinacin del nivel de integracin real

Universidad

PLAN

IFICA

CI

N

Facultad 1 Facultad n

Departamento 1 Departamento n Departamento 1 Departamento n INTE

GR

AC

IN



Figura 2. Representacin del sentido en que se desarrolla la integracin

1. Determinacin y seleccin de la comunidad de expertos a emplear La determinacin de las relaciones entre procesos, se sustenta en anlisis de expertos, para ello es necesario garantizar juicios precisos y acertados. Con este objetivo se establecen los requerimientos que resultan necesarios satisfacer por el conjunto de expertos, para ello es necesario considerar: los aos de experiencia, el conocimiento del proceso y los responsables del mismo. Entre los expertos seleccionados deben de estar el rector de la universidad, los vicerrectores, decanos y vicedecanos, as como los jefes de departamentos, garantizando representatividad en todos los niveles de decisin. 2. Determinacin de las relaciones entre procesos Las relaciones entre procesos se determinan a travs de matrices que reflejan por filas y por columnas los subprocesos de cada proceso, en las celdas se evala la importancia y el desempeo de la relacin en una escala de uno a cinco. Se determinan las relaciones internas de los procesos sustantivos, estratgicos y de apoyo y las relaciones externas. Las relaciones externas son las que se establecen entre los procesos sustantivos y entre los procesos estratgicos y de apoyo con los procesos sustantivos, para ello se confeccionan varias matrices, debido a que cada proceso es evaluado por los dems y despus se convierte en evaluador de los otros (desempea ambas funciones). Los modelos de matrices son los siguientes:

1. Matriz para determinar las relaciones internas de los procesos sustantivos. 2. Matriz para determinar las relaciones internas de los procesos estratgicos y los de apoyo. 3. Matriz para determinar las relaciones externas de los procesos sustantivos. 4. Matriz para determinar las relaciones de los procesos estratgicos con los procesos

sustantivos. 5. Matriz para determinar las relaciones de los procesos de apoyo con los procesos sustantivos.

En la Figura 3 se muestra un ejemplo para evaluar las relaciones internas del proceso de formacin pregrado y en la Figura 4 las relaciones externas de este con investigacin, las otras matrices son similares a estas.

FORMACIN PREGRADO

FOR

MA

CI

N P

REG

RA

DO

Subprocesos Trabajo Docente

Trabajo Metodolgico

Organizacin docente

Ingreso Permanencia Egreso

Trabajo Docente

Trabajo Metodolgico

Ingreso

Permanencia

Egreso



Figura 3. Matriz para evaluar el nivel de integracin interno de del proceso de formacin pregrado Fuente: Adaptado de Alfonso, 2007 [3]

Figura 4. Matriz para evaluar el nivel de integracin del proceso de formacin pregrado con el

proceso de investigacin Fuente: Adaptado de Alfonso, 2007 [3]

En las matrices los expertos valoran la importancia de la relacin en una escala de uno a cinco. Para que exista consenso en la seleccin de las relaciones que poseen alta importancia se aplica el mtodo Delphi1y se emplea el criterio de la moda2 para determinar el resultado final de la importancia. Con el objetivo de mostrar de forma grfica las relaciones entre los subprocesos se sugiere utilizar el software UCINET, para ello se procesa toda la informacin del anlisis de expertos. Para introducir los datos en el software se tiene en cuenta el valor asignado de acuerdo a su relacin. Las relaciones que poseen alta importancia son aquellas valoradas de 4 y 5 puntos, a las cuales se le asigna el valor de 1; y aquellas valoradas de 1 a 3 se le asigna el valor de 0. Con los datos construye una matriz idntica3 y se disea la red4de relaciones entre subprocesos con la aplicacin NetDraw. Se realiza el anlisis de la estructura de la red a travs de los indicadores de centralidad, intermediacin y cercana. A travs del indicador de centralidad5se obtiene el grado de conectividad de la red, as como los subprocesos con un mayor y menor nmero de relaciones; se puede determinar la intermediacin6de algunos actores en las relaciones entre subprocesos y su cercana7a travs de sus interrelaciones. Para el estudio que se realiza, el indicador de centralidad es fundamental, debido a que permite identificar los subprocesos ms centrales para:

Establecer prioridades para asignar recursos humanos, financieros y tecnolgicos, que son comunes para la ejecucin de los procesos, lo que favorece el desarrollo de la integracin, y

Disear las estrategias de integracin para aquellos subprocesos que tienen un mayor nmero de relaciones importantes, ya que la mejora en sus resultados provocarn un efecto de reaccin en cadena en el desempeo de los dems procesos con los que estn relacionados.

3. Valoracin de la fiabilidad

1 Para la aplicacin de este mtodo se les pregunta a los expertos la importancia de la relacin en una escala de uno a cinco, la importancia

final de la relacin es aquella que sus votos positivos sean mayores que el 75 %. 2 Se emplea el criterio de la moda para determinar la importancia, ya que el objetivo es la bsqueda de consenso entre los expertos, reflejado

en los valores que ms se repiten, por lo que es necesario que el resultado final no est influenciado por valores extremos. 3 Matriz en la que el nmero de las columnas y las filas son idnticos. 4 Se entiende por red al grupo de procesos que, en forma agrupada o individual, se relacionan con otros procesos con un fin especfico,

caracterizado por la existencia de flujos de informacin. 5 El grado de centralidad es el nmero de subprocesos a los cuales un proceso est directamente unido. 6 Es la posibilidad que tiene un nodo (subprocesos) para intermediar las comunicaciones entre pares de nodos. Estos nodos son tambin

conocidos como puentes. 7 Es la capacidad de un proceso para alcanzar a todos los nodos de la red.

INVESTIGACIN

FOR

MA

CI

N P

REG

RA

DO

Subprocesos Gestin de publicaciones

Gestin de premios

Gestin de la proteccin de la propiedad intelectual

Gestin de la actividad cientfico estudiantil

Trabajo Docente

Trabajo Metodolgico

Ingreso Permanencia Egreso



En este estudio se entiende por fiabilidad, la probabilidad que tiene el proceso de cumplir con sus objetivos o de satisfacer las demandas de los procesos con los que se relaciona. 3.1 Fiabilidad interna Los expertos realizan en cada celda de la matriz una evaluacin del desempeo de las relaciones que se establecen entre los subprocesos de cada proceso sustantivo, estratgico y de apoyo. Para ello se emplea una escala de uno a cinco puntos, donde el lmite superior representar el mayor desempeo. En el anlisis se considera que los subprocesos representados en las columnas son clientes (evaluadores) de los subprocesos de las filas (proveedores). El desempeo se determina a travs del criterio el de la media. Luego se determinan aquellas relaciones que son crticas debido a que poseen alta importancia y bajo desempeo. Las relaciones importantes, son aquellas que los expertos evalan de cuatro y cinco puntos y las que poseen bajo desempeo son las evaluadas de uno y dos puntos. Despus de identificar las relaciones crticas se evala la fiabilidad a travs de la expresin (1):

1001int RIRCF(p)

(1) F(p) int: Fiabilidad interna del proceso RC: Cantidad de relaciones crticas internas RI: Cantidad de relaciones importantes internas 3.2 Fiabilidad externa La fiabilidad externa se determina al valorar las relaciones que existen entre los procesos sustantivos en las matrices diseadas, de igual forma se realiza la evaluacin de la fiabilidad de los procesos estratgicos y de apoyo, como proveedores de los procesos sustantivos (clientes), a travs de la expresin (2):

1001RIRCF

invf.pre

invf.preinv)f.pre(

(2) F (f.pre - inv): Fiabilidad del proceso de formacin pregrado con el de investigacin. RC f.pre - inv: Cantidad de relaciones criticas del proceso de formacin pregrado con el de investigacin. RI f.pre - inv: Cantidad de relaciones importantes del proceso de formacin pregrado con el de investigacin. Se mostr el ejemplo para determinar la fiabilidad del proceso de formacin pregrado con el de investigacin. De forma similar se determina la fiabilidad externa de los procesos estratgicos y de apoyo con los procesos sustantivos. 4. Determinacin del nivel de integracin percibido Este nivel de integracin muestra la percepcin que existe en el nivel rector, en las facultades y en los departamentos de la integracin entre los procesos que en ellos se gestionan. 4.1 Nivel de integracin percibido interno El nivel de integracin percibido (NIP) interno de cada proceso sustantivo se determina a travs de la expresin (3):

100DIDI

NIP55...1

r5...1int

(3) int NIP : Nivel de integracin percibido interno. rD1...5I : Multiplicacin de la importancia por la calificacin del desempeo otorgada por los

expertos.



5D1...5I : Multiplicacin de la importancia por la calificacin del mximo valor de desempeo (5). 4.2 Nivel de integracin percibido externo A modo de ejemplo se muestra la expresin (4) para evaluar el nivel de integracin percibido externo del proceso de formacin pregrado con el de investigacin:

100DIDI

NIPinvfpre51...5

invfprer1...5inv)(fpre

(4)

)invfpre(NIP : Nivel de integracin percibido del proceso de formacin pregrado con el de investigacin. rD1...5I invf.pre : Multiplicacin de la importancia por la calificacin del desempeo otorgada por los expertos del proceso de formacin pregrado con el de investigacin. 5D1...5I invf.pre : Multiplicacin de la importancia por la calificacin del mximo valor de desempeo (5) del proceso de formacin pregrado con el de investigacin. De forma similar se determina el NIP de los procesos estratgicos y de apoyo con los sustantivos. 5. Determinacin del Nivel De Integracin Real (NIR) La determinacin del nivel de integracin real (NIR) de los procesos es fundamental, ya que a mayor nivel, la universidad estar en mejores condiciones para dar respuesta a las demandas de la sociedad y satisfacerlas con eficiencia y eficacia. En este paso se determina el NIR de los procesos, tanto interno, como externo, a travs del anlisis de los resultados de los indicadores del Cuadro de Mando Integral (CMI). Estos elementos miden el desempeo de los procesos, para ello se llevan los niveles de referencia del CMI a una escala de uno a cinco para homogenizar los resultados. 5.1 Nivel de integracin real interno A modo de ejemplo se muestra la expresin (5) para evaluar el NIR interno del proceso de formacin pregrado:

100

)I5(D)(I

NIR fpre

(5) fpreNIR : Nivel de integracin real interno del proceso de formacin pregrado.

I: Importancia de las relaciones de los subprocesos. D: Desempeo de los indicadores del proceso. 5 ( I): Mximo valor del desempeo multiplicado por la sumatoria de la importancia de cada relacin. 5.2 Nivel de integracin real externo El NIR externo se evala a travs de la expresin (6):

100)I5(

D)(INIR inv)(fpre

(6)

inv)(fpreNIR : Nivel de integracin real del proceso de formacin pregrado con investigacin. D: Desempeo de los indicadores del proceso de investigacin. I: Importancia de las relaciones que se establecen entre el proceso de formacin pregrado con el proceso de investigacin. 5 ( I): Mximo valor del desempeo multiplicado por la sumatoria de la importancia de cada relacin. 6. Comparacin de la fiabilidad y los indicadores de integracin En este paso se unifican los resultados obtenidos en los pasos anteriores, para evaluar si existe correspondencia entre la fiabilidad y los niveles de integracin, con este objetivo se determina la



fiabilidad y el nivel de integracin percibido y real del sistema, y luego se analizan las posibles combinaciones de valores altos, medios y bajos. De esta forma se puede conocer en qu posicin se encuentra la universidad como sistema de procesos para satisfacer las demandas de la sociedad, que depende en gran medida de la fiabilidad y del nivel de integracin de los procesos sustantivos y a su vez estos del nivel de integracin de los procesos estratgicos y de apoyo para con ellos. Para la evaluacin cualitativa de la fiabilidad y los niveles de integracin se proponen los rangos8 que se muestran en la Tabla 1.

Rango Calificacin Desde 80 hasta 100 Alta Desde 50 hasta 79 Media Menor que 50 Baja

Tabla 1. Rangos para la evaluacin cualitativa de la fiabilidad y los niveles de integracin

III. RESULTADOS La propuesta ha sido aplicada en la Universidad Oscar Lucero Moya de Holgun, Cuba y en la Universidad Agostinho Neto de Angola y puede ser generalizada a otras universidades. A continuacin se muestran los resultados fundamentales obtenidos en el perodo 2010-2012 con la aplicacin del procedimiento en la Universidad de Holgun. Como paso previo a evaluar el nivel de integracin, se identificaron y clasificaron los procesos, lo que permiti el dise el mapa de procesos que se muestra en la Figura 5.

Figura 5. Mapa de procesos de la Universidad de Holgun

8 La escala se defini mediante la consulta a 15 expertos, que incluyeron rectores, vicerrectores, decanos y jefes de departamento, con

experiencia en el cargo y grado cientfico de doctor.



Se seleccionaron las facultades y departamentos en los que se realizara el estudio, para lo que se tuvo en cuenta las facultades con ms aos de experiencia y que estuvieran representadas las ciencias tcnicas, econmicas y humansticas de la institucin. Se escogieron las facultades de Ingeniera Industrial, Ingeniera, Ciencias Econmicas y Humanidades y a su vez en cada una de ellas se seleccion un departamento (Ingeniera Industrial, Ingeniera Mecnica, Licenciatura en Contabilidad y Licenciatura en Historia), en el estudio participaron 60 expertos. Se identificaron las relaciones entre los subprocesos de los procesos sustantivos y las de los procesos estratgicos y de apoyo con estos. Con la importancia y el desempeo de cada relacin, se determinaron las relaciones crticas y las relaciones importantes, lo que permiti evaluar la fiabilidad y el nivel de integracin percibido. Despus de evaluar ambos indicadores, con la aplicacin NetDraw del software UCINET, se dise la red relaciones importantes y se realiz el anlisis del indicador centralidad, sus resultados se muestran en la Tabla 2.

Network Centralization (Outdegree) = 48.047% Network Centralization (Indegree) = 28.125%

Tablas 2. Resultados del indicador centralidad de las relaciones entre los subprocesos de los procesos sustantivos

La red de relaciones importantes entre subprocesos se muestra en la Figura 6, se observa que es una red bien conectada, por lo que se constata que los procesos sustantivos estn estrechamente relacionados entre s.



Figura 6. Red de relaciones importantes entre los subprocesos de los procesos sustantivos

Leyenda Subprocesos del proceso de investigacin Subprocesos del proceso de formacin pregrado Subprocesos del proceso de formacin posgrado Subprocesos del proceso de extensin universitaria Se determin que los subprocesos que tienen mayor cantidad de relaciones importantes son: la comunicacin institucional, la gestin de la actividad cientfico estudiantil, el trabajo docente y la formacin acadmica. A continuacin se comentan los resultados obtenidos en la evaluacin del nivel de integracin y la fiabilidad en el ao 2012 con respecto al 2010. En la Figura 7 se muestra la fiabilidad y niveles de integracin internos de los procesos sustantivos. Se evidencia que la percepcin de los niveles de integracin internos de los procesos sustantivos en todos los casos es inferior al NIR. Excepto en el proceso de extensin universitaria que tiene un NIP medio y el NIR es bajo en el ao 2010, en la evaluacin del 2012 existe correspondencia entre ambos indicadores. La fiabilidad de los procesos de formacin pregrado y posgrado es alta, lo cual indica un buen desempeo de las relaciones importantes; en investigacin y extensin es baja y media respectivamente existiendo relaciones crticas.

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Vol. XXXV/No. 2

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