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Gestion des Flux Documentaires

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45 mn pour partager autour :

• [1] des challenges de la Gestion des Flux Documentaires

• [2] de l’Approche proposée par le Club Alliances

• [3] des moyens pour Agir concrètement, immédiatement.

Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires

• [1] Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires

• [2] L’Approche proposée par le Club Alliances

• [3] Les moyens pour Agir concrètement, immédiatement.

Votre environnement

• Légal: le cadre légal permet aux entreprises de développer l’utilisation des documents numériques.

• Economique: optimiser sa Gestion des Flux Documentaires engendre d’importantes baisses de coûts et améliore la productivité de l’ensemble des départements concernés par ces flux d’information.

• Environnemental: les entreprises affirment majoritairement leur volonté d’aller vers un plus grand respect de l’environnement. La dématérialisation et l’archivage électronique réduisent considérablement la quantité de papier en circulation.

Vos problématiques

• Comment accélérer le traitement de l'information? • Comment sécuriser et tracer l’information entrante?• Comment partager l’information plus facilement ?• Comment limiter les tâches fastidieuses ? • Comment réduire les coûts de gestion ?

• Comment s'assurer que les documents que vous stockez conservent leur valeur juridique dans le temps? • Comment les documents dématérialisés peuvent-ils être utilisés en cas de litige ou de contrôle?• Comment rendre un document archivé consultable en cas de besoin?

• Comment assurer une circulation optimale des documents au sein de l'entreprise?• Comment gagner en productivité dans tous vos processus éditiques ou impression?• Comment personnaliser le contenu de vos documents et améliorer la communication auprès de vos clients?

Dématérialisation

Archivage à valeur probante

Editique & Impression

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Autre, précisez

Des erreurs de saisie à répétition

Des coûts de stockage en hausse

La perte et la divulgation d’information

La rétention d'information

Un engorgement des processus internes

Accès immédiat à l'information impossible

Temps de recherche de l’information

Archivage/Classement approximatifs

Quelles sont vos principales sources d'insatisfaction en matière de gestion documentaire ?

Votre situation

Pour gérer l’ensemble du cycle de vie de l’information vous devez:

Comment archiver et contrôler l'information entrante?

Comment mieux imprimer aujourd’hui en respectant l’environnement?

Comment optimiser la circulation des documents dans votre entreprise tout en garantissant la sécurité?

Archiver et contrôler

Imprimer pour fidéliser

Dématérialiser

Editique et impression

Dématérialisation

Archivage à valeur probante

Disposez-vous des solutions pertinentes pour gérer ce cycle?

Document, sécurité et « SaaS »

Certaines personnes peinent à franchir le pas du document numérique.

Le document numériques ou numérisés apportent plus de garanties que les documents papiers:

• Risque de perte accidentelle proche de zéro (serveurs sécurisés, information redondée)• Intégrité du document garantie (procédé de signature électronique, traçabilité)• Accès rapide à l’information

Avez-vous des projets ?

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Dématérialisation (flux entrants)

Dématérialisation (flux sortants)

Archivage à valeur probante

Editique et impression

GEIDE

Avez-vous un projet de mise à niveau ou de refonte de votre système de gestion de l’information et des documents, et à quelle échéance ?

En cours A moins de 6 mois De 6 à 12 mois Supérieur à 12 mois Pas de projet

L’Approche proposée par le Club Alliances

• [1] Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires

• [2] L’Approche proposée par le Club Alliances

• [3] Les moyens pour Agir concrètement, immédiatement.

Le Club Alliances : Une Alliance des Compétences métier par métier, fonction par fonction

• Les membres du « Club Alliances » se regroupent autour d’IBM pour apporter aux entreprises des solutions métier complètes en mode « as-a-service ».

• Une Solution-as-a-Service est typiquement fournie comme un service permanent, payé à l’usage, et non plus simplement comme un assemblage de matériels, de logiciels et de prestations.

Les bénéfices du modèle « as-a-Service »• Economique• Organisationnel• Environnemental• Technique

10 excellentes raisons de choisir une application en ligne, en mode SaaS : • Investissements zéro (matériel, logiciel)• Meilleure rentabilité, ROI plus rapide • Flexibilité d’usage : accessible de partout et à tous moments avec un simple navigateur• Les ressources informatiques sont mieux utilisées et valorisées• Plus de liberté : Possibilité de sortir du service• Mise en œuvre plus rapide : pas de déploiement (installation, mise à jour)• Pas de maintenance• Architecture plus ‘scalable’• Recentrage sur le cœur de métier• Infrastructure mieux sécurisée

Bénéfices SaaS

• Créer des partenariats et Alliances pertinentes

• Co-formaliser, co-promouvoir, co-vendre, co-délivrer des solutions innovantes à forte valeur ajoutée.

• Mutualiser et partager les meilleures pratiques dans les domaines du « as a service » [SaaS, BPO, Externalisation, Infogérance…]

• Avoir accès à la puissance informatique fournie par IBM, à la demande, en mode « as-a-service » !

Le Club Alliances aide ses membres à :

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Le SaaS induit un transfert des responsabilités

La responsabilité passe du client au fournisseur

Vendeur de Logiciel/Matériel--> Fournisseur de Service

Le CLIENT était responsable de :

1. Définition de l’Architecture

2. Opérations informatiques

3. Mises à jour du Logiciel ou du Matériel

Le FOURNISSEUR devient responsable de :

1. Infrastructure de la Solution

2. Niveau de Service [SLA]

3. Evolutions de la Solution

Mode traditionnel ModeSaaS

Production[informatique]

ProductionServices Support Client

Salles informatiquesB2 : 2500 m2

B4 : 2000 m2

Mise à disposition de puissance serveurs sécurisée 24/24 - 7/7

Exploitation de Centres Informatiques hautement sécurisés, comme celui d’IBM à Montpellier

B2

B4

Périmètre fonctionnel

ITESOFT

• Capture, Traitement, Workflow et Gestion automatiques des flux d’information

• Les solutions ITESOFT sont utilisées par plus de 600 clients dans le monde et traitent automatiquement plus d’1 milliard de document chaque année.

Parmi eux: ING Direct, Société Générale, Banque AGF, GMF, Darva Santé, Siemens…

Cette solution de dématérialisation de document permet à ces sociétés d'optimiser le processus de gestion du courrier entrant dans l'entreprise et donc d'améliorer la réactivité des services fonctionnels et opérationnels.

Plate-forme de gestion et de circulation électroniques de documents, ITESOFT.Share est dédiée aux entreprises qui souhaitent :(1) mettre à disposition de leurs collaborateurs et partenaires un référentiel documentaire unique et sécurisé,(2) diffuser et faire circuler tous les documents entrants de l’entreprise sous forme électronique.

Novapost DS

• Gestion électronique de distribution des documents sortants

• Clients cible: émetteur d’un volume de documents > 500/mois.

• Avantages principaux:Economie immédiate

Eco-responsabilité

Pérennité et sécurité

Conformité réglementaire

Mise en place rapide

• Prix et récompenses: Red Herring Europe 2009 top 100, Scientipole 2008, Tremplins entreprise 2008

• Périmètre fonctionnel:collecter, router, distribuer, archiver

STS-Group

• Archivage à valeur probatoire et échanges électroniques sécurisés

STS fournit l'ensemble des briques technologiques nécessaires à la mise en œuvre d'un véritable environnement de confiance numérique, condition indispensable au développement d'applications telles que :

- l'archivage à valeur probatoire, - les échanges et les transactions à valeur probante, la dématérialisation à

valeur probante,- la mise en place de chaîne de certification à valeur probante, le coffre fort

électronique universel, - la délivrance et la gestion de preuves formelles, - le vote électronique par correspondance.

Helitis

• Management de la Relation Client et la Gestion des Contacts Multicanal.

Helitis, a développé la solution e-RIS qui permet la gestion des  emails , fax, SMS, appels téléphoniques, courriers, entrants et sortants, mais aussi la maîtrise des campagnes   marketing multicanal et plurimédia au sein de votre Service Client ou e-Marketing.

Ils ont opté pour e-RIS: ADIDAS, Sika, Dell, FILACTION, INSEE, MANPOWER, SAUR France, Banque Populaire, Orange, EDF…

Primobox

• Dématérialisation, GED et Travail collaboratif en mode SaaS

Avec Primobox, gérez, organisez, partagez et sécurisez vos documents en ligne, développez le travail collaboratif au sein de vos équipes et avec vos partenaires quelle que soit leur localisation géographique, gagnez en mobilité ou encore diffusez vos documents par mail, fax ou courrier postal en quelques clics.

KONICA-MINOLTA

• Production de documents

• Les systèmes de Konica Minolta peuvent imprimer, copier, scanner et faxer – cependant, les solutions pour entreprises que propose Konica Minolta peuvent vous apporter beaucoup plus.

• Notre portefeuille de solutions particulières peut vous offrir une solution sur mesure associant nos systèmes avec des composants spécifiques et des logiciels personnalisés. Le résultat représente plus que l'addition des parties individuelles .

• Il se concrétise en un flux de production nettement amélioré. Cet effet de synergie ne se contente pas d'améliorer la productivité, mais il donne aussi à votre société une avance sur la concurrence.

Infoprint

• Production de documents

• Intégrateur, éditeur et constructeur, InfoPrint Solutions est positionné sur l'ensemble de la chaîne documentaire et met au service de ses clients une équipe de consultants éditique spécialisés dans les domaines suivants :

• industrialisation, • traçabilité, • automatisation, • rationalisation de la production de documents, • choix de partenaires pour un atelier éditique, • optimisation postale et courrier industriel, • diffusion multi canal...

Au final la mission d'InfoPrint Solutions est de mettre à votre disposition des environnements de production dynamiques et fiables.

Les moyens pour Agir concrètement, immédiatement.

• [1] Les challenges de la Gestion des Flux Documentaires

• [2] L’Approche proposée par le Club Alliances

• [3] Les moyens pour Agir concrètement, immédiatement.

Et maintenant, que fait-on ?

Projet simple, périmètre précis? Pourquoi ne pas essayer directement ?

Projet plus complexe ?

Parce qu’on ne peut pas toujours avoir de projet…

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