g suite for education - tecno libro · ˜ secciÓn quinta: informes y seguridad capÍtulo 12....

G Suite for EducationAdministración y configuración

en centros educativos

G Suite for EducationAdministración y configuración

en centros educativos

Virgilio Gonzalo Edesa

G Suite for Education. Administración y configuración en centros educativos© Virgilio Gonzalo Edesa© De la edición: Ra-Ma 2018

MARCAS COMERCIALES. Las designaciones utilizadas por las empresas para distinguir sus productos (hardware, software, sistemas operativos, etc.) suelen ser marcas registradas. RA-MA ha intentado a lo largo de este libro distinguir las marcas comerciales de los términos descriptivos, siguiendo el estilo que utiliza el fabricante, sin intención de infringir la marca y solo en beneficio del propietario de la misma. Los datos de los ejemplos y pantallas son ficticios a no ser que se especifique lo contrario.

RA-MA es marca comercial registrada.

Se ha puesto el máximo empeño en ofrecer al lector una información completa y precisa. Sin embargo, RA-MA Editorial no asume ninguna responsabilidad derivada de su uso ni tampoco de cualquier violación de patentes ni otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir. Esta publicación tiene por objeto proporcionar unos conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado. Su venta no supone para el editor ninguna forma de asistencia legal, administrativa o de ningún otro tipo. En caso de precisarse asesoría legal u otra forma de ayuda experta, deben buscarse los servicios de un profesional competente.

Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma.

Según lo dispuesto en el Código Penal vigente, ninguna parte de este libro puede ser reproducida, grabada en sistema de almacenamiento o transmitida en forma alguna ni por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro sin autorización previa y por escrito de RA-MA; su contenido está protegido por la ley vigente, que establece penas de prisión y/o multas a quienes, intencionadamente, reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica.

Editado por:RA-MA EditorialCalle Jarama, 3A, Polígono Industrial Igarsa28860 PARACUELLOS DE JARAMA, MadridTeléfono: 91 658 42 80Fax: 91 662 81 39Correo electrónico: [email protected]: www.ra-ma.es y www.ra-ma.comISBN: 978-84-9964-744-9Depósito legal: M-XXXXX-2018Maquetación: Antonio García ToméDiseño de portada: Antonio García ToméFilmación e impresión: SafekatImpreso en España en mayo de 2018

La ley prohíbefotocopiar este libro

A Lidia, mi esposa, por poner el mundo del revés para que pudiese tocar por fin el suelo con los pies.

A David, Pol y Noa por bendecirme cada día con su amor.

Gracias por su ayuda a los mejores administradores de G Suite que ha conocido el Institut Sabadell: Xavier (Nodes) Meler y Raúl (Petrelli) Gracia.

Gracias a Jordi Adell Segura por su amable colaboración.

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

PRIMERA SECCIÓN: ARRANQUE DEL SISTEMA

CAPÍTULO 1. CREAR ORGANIZACIONES Y ALTA MASIVA DE USUARIOS● Práctica 1. Añadir unidades organizativas que describan a los usuarios para

poderlos tratar en consecuencia● Práctica 2. Elección de una nomenclatura sistemática para elaborar usuarios y

contraseñas● Práctica 3. Disponer de una unidad organizativa donde se pueden depositar usuarios

que no encajan en ninguna de las otras, como posibles bajas del centro

CAPÍTULO 2. ACTIVAR EL DIRECTORIO GLOBAL Y DEFINICIÓN DE ALIAS●

●●

●●

●

●

Práctica 4. Habilitar la función de compartir el directorio global en el apartado de aplicaciones de la consola de administraciónPráctica 5. Adjudicar alias por cargo en el centro escolarPráctica 6. Permitir que se muestren los alias en el directorio global

Práctica 7. Informar y pedir consentimiento a los padresPráctica 8. Activación de los servicios principales y adicionales a la carta en las diferentes unidades organizativas específicasPráctica 9. Establecer varias configuraciones de usuario de Gmail en cuanto a la restricción de envíoPráctica 10. Configuración recomendada de Gmail para todas las organizaciones para conseguir una mayor personalización del servicio

CAPÍTULO 3. ADMINISTRAR LAS APPS DE LAS DISTINTAS ORGANIZACIONES

8 G SUITE FOR EDUCATION © RA-MA

SECCIÓN SEGUNDA: ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA

CAPÍTULO 4: DESIGNAR ADMINISTRADORES. FUNCIONES Y PRIVILEGIOS4.1. Funciones pre-configuradas de administración

● Práctica 11. Nombrar varios superadministradores ● Práctica 12. Delegar la función de restitución de contraseñas en el mayor número de

profesores posible ● Práctica 13. Delegar varias funciones a los miembros de la junta directiva del centro

4.2. Funciones personalizadas de administración ● Práctica 14. Crear funciones de administrador personalizadas

CAPÍTULO 5: DEFINICIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO ● Práctica 15: Transcribir la estructura organizativa del centro en forma de grupos

del tipo “Listas de correo electrónico” ● Práctica 16: Configurar los grupos “a medida” para descargar las bandejas de

entrada del correo electrónico

CAPÍTULO 6: ACCIONES EN CONTINUO: SISTEMA DE ALERTAS ● Práctica 17. Compartir una hoja de cálculo de Google y activar las

notificaciones en ésta

SECCIÓN TERCERA: TRABAJO COLABORATIVO Y GOOGLE DRIVE

CAPÍTULO 7: IMPLEMENTACIÓN DE GOOGLE DRIVE: ACOMPAÑAMIENTO ● Práctica 18: Presentar información de uso de Drive a los usuarios ● Práctica 19: Gestión de plantillas de documentos. Crear un catálogo para crear

documentos compartidos en tareas que implican trabajo colaborativo del profesorado ● Práctica 22. Enviar información preventiva para evitar la pérdida de información no

restaurable

CAPÍTULO 8: SEGURIDAD Y CONFIGURACIÓN DE COMPARTIR ● Práctica 20. Disponer varias configuraciones para compartir de Google Drive en las

distintas unidades organizativas

CAPÍTULO 9: UNIDADES DE EQUIPO ● Práctica 21. Activar y gestionar las unidades de equipo para usarlas en grupos o

proyectos de trabajo

SECCIÓN CUARTA: ADMINISTRACIÓN PARA EL USO AVANZADO DE GOOGLE CALENDAR

CAPÍTULO 10: AGENDAS DEL PROFESOR Y DE LA CLASE ● Práctica 23. Configuración de los calendarios principales y secundarios ● Práctica 24: Conseguir que el profesorado disponga de una plantilla de calendario

para las programaciones de las clases ● Práctica 25: Crear agendas de los grupos tutoria

© RA-MA ÍNDICE 9

CAPÍTULO 11: GESTIONAR RECURSOS CON CALENDAR ● Práctica 26. Crear calendarios de recursos del tipo Categoría desconocida para

material didáctico itinerante ● Práctica 27. Crear calendarios de recursos del tipo Sala de reuniones para aulas

compartidas ● SECCIÓN QUINTA: INFORMES Y SEGURIDAD

CAPÍTULO 12. CONFIGURACIÓN BÁSICA DE SEGURIDAD ● Práctica 28. Revisar la seguridad de las contraseñas y evitar vulnerabilidades ● Práctica 29. Permitir/imponer la verificación en dos pasos

CAPÍTULO 13. INFORMES DE LA CONSOLA DE ADMINISTRACIÓN

CAPÍTULO 14. GOOGLE VAULT ● Práctica 30. Establecer un protocolo que implique a Google Vault para blindar

información frente a pérdidas no deseadas

SECCIÓN SEXTA: CREACIÓN DE UN ENTORNO VIRTUAL DE APRENDIZAJE (EVA) CON GOOGLE CLASSROOM

CAPÍTULO 15: FOMENTAR EL USO DE CLASSROOM ● Práctica 31. Fomentar el uso de Classroom con dispositivos portátiles en

los centros educativos no usuarios de MOODLE ● Práctica 32. Facilitar el uso de las dos plataformas en centros educativos con

usuarios avanzados de MOODLE

CAPÍTULO 16: CONFIGURACIÓN GENERAL DE GOOGLE CLASSROOM ● Práctica 33. Configuración de los Permisos del profesor ● Práctica 34. Configuración del Acceso del tutor

CAPÍTULO 17: CONFIGURAR ASPECTOS PARCIALES DE GOOGLE CLASSROOM ● Práctica 35: Trasladar un intercambio de estudiantes a Google Classroom

CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN Y ASISTENCIA

RECURSOS Y BIBLIOGRAFIARecursos en InternetBibliografía

ÍNDICE ANALÍTICO

SOBRE EL AUTOR

Licenciado en Biología y Máster en Biotecnología, ha trabajado como profesor de secundaria más de 25 años. Tiene estudios en Psicología por la UOC. Actualmente es profesor de Tecnologias y coordinador TAC en su centro de destino.

Trabaja con las TIC en el aula desde 1996, con la confección de páginas web en HTML. Tutoriza en 1997 una web que participa en el II Concurso de páginas Web de Ciencias del antiguo PIE (Programa de Informática Educativa de la Generalitat de Catalunya).

Director de instituto durante el ciclo 2010-2014, gestiona el arranque en su centro del programa Educat 1x1 (digitalización escuelas con 1 ordenador por alumno); programa y fomenta la formación para el profesorado en el uso de EVAs (Moodle) y facilita la participación de su instituto como centro piloto en el nuevo modelo de página Web de Centro NODES del Departament d’Ensenyament de la Generalitat de Cataluña. Tiene la acreditación de perfil profesional de Competencia digital docente.

Presenta experiencias y realiza cursos de formación en el uso de las TICs en el aula.

Ha publicado el artículo:

GONZALO, V. (2012) Fomento de la competencia lingüística usando MOODLE en Tecnología. TICs en las AULAS. 279bis. 32-35.

INTRODUCCIÓN

En su escuela o instituto disponen de Google Suite para Centros Educativos o están interesados en adquirir este paquete de aplicaciones informáticas para oficina en la nube. Son muchos los llamados a gestionar localmente la informática escolar y pocos los que tienen una formación específica. Quizás sea usted, lector, un sufrido miembro de los órganos de dirección del centro. Puede que le hayan solicitado en cambio, que sea el coordinador de informática del instituto en el que trabaja. En ambos casos es posible que tenga poco tiempo y descubrirá, a su pesar, que no existe un material específico de guía con una secuencia válida de buenas prácticas.

El lanzamiento de G Suite en 2006, fue seguido de una versión gratuita para centros educativos, la cual ofrece la posibilidad de adaptar el uso de herramientas inicialmente concebidas para empresas al mundo educativo. La rápida evolución digital ofrece a menudo estas situaciones con saltos escalonados que favorecen la aparición de una brecha digital. Siguiendo las cuatro formas que modulan el acceso a la apropiación de la información digital propuestas por Van Dijk (4), la brecha digital que pueda existir en los centros docentes no se origina por una falta de motivación, probada en la mayoría de los docentes, ni en el acceso físico o material, pues se trata de un servicio gratuito alojado en la nube y cada vez más centros tienen plena conectividad; el conflicto surge de la falta de competencias digitales y la carencia de formas específicas del uso de esta herramienta en un nuestro entorno.

La paradoja se fundamenta en un hecho incuestionable: los docentes disponemos de una herramienta con muchas posibilidades, pero no sabemos muy bien cómo funciona ni qué puede hacer por nosotros.


Figura 0. Las mejoras de los centros escolares debidas a las posibilidades de G Suite en los centros escolares son todavía una incógnita.

Si está leyendo este manual, quizás se haya planteado que podría estar usando G Suite para Centros Educativos muy por debajo de sus posibilidades, pues su gestor - que podría ser usted - no tiene una visión de lo que puede hacer realmente. Una administración de G Suite cambia el uso de la misma de forma radical. Si se me permite la parábola, ¿qué pasaría si tuviésemos que aprender a conducir por nosotros mismos, sin ningún tipo de manual o instructor? En vehículos de cambio manual, muchos de nosotros no sabríamos ni moverlos del sitio.

Este manual quiere ayudarle a que el uso de G Suite en su escuela o instituto sea más amable, personalizado y eficiente. Pretende también que considere cuestiones de seguridad y tomar medidas al respecto. Para hacerlo, se usan ejemplos prácticos que ayuden al lector a comprender la finalidad de cada práctica desde el principio. Es un concepto de aprendizaje basado en la finalidad, muy distinto al que se ofrece en la web de Ayuda de Administrador de G Suite, que dispone de una gran cantidad de artículos tutoriales navegables a través de hipervínculos. Los temas de la web de ayuda están tratados de forma esquemática y fragmentaria, su contenido es muy teórico y se nota una escasez de pistas con la finalidad práctica de todo ello. También encontramos como soporte G Suite Training, una extensión del navegador Chrome con una amplia y organizada colección de videotutoriales. De nuevo se ofrece mayor dedicación al cómo y no tanto a la finalidad.

© RA-MA INTRODUCCIÓN 15

Si está pensando que la simple posibilidad de disponer de correo corporativo privado del centro y usar Google Drive para compartir documentos ya es suficiente, nada más lejos de la realidad. Por mostrarle el verdadero interés de gestionar correctamente la G Suite de su centro educativo, al usar el correo electrónico (Gmail) los usuarios:

] Se pondrán más fácilmente en contacto entre ellos, gracias al buen uso del directorio global.

] Podrán localizarse en función del cargo que desempeñan: de director y jefe de estudios a tutor de un grupo determinado.

] Podrán contactar en función de los grupos a los que pertenecen, gracias a la correcta administración de grupos.

Si gestiona correctamente los usuarios de G Suite en su centro, entonces estos podrán:

] Tener disponibles diferentes combinaciones de apps, desconectando por ejemplo algunas apps a los alumnos, si así se desea.

] Restablecer contraseñas a otros usuarios, especialmente útil para tutores o profesores técnicos.

] Disponer de alias de direcciones de correo electrónico con funciones o cargos, desde las cuales pueden recibir y enviar correo sin necesidad de tener varias cuentas.

Algunos de los aspectos del potencial de Google Drive pueden ser:

] Políticas de seguridad en las formas de compartir documentos.

] Traspasar documentos de un usuario a otro.

] Recuperar documentos borrados accidentalmente.

] Creación de plantillas para documentos frecuentes en su centro.

] Creación de unidades de equipo en Drive para almacenar información

de proyectos.

Además de todas estas posibilidades, que quizás no se hubiese planteado, encontrará además nociones de seguridad y la correcta administración de los calendarios. Los calendarios son útiles para reservar espacios comunes como aulas


especiales o la publicación de actividades para las familias, o la piedra filosofal de las escuelas: la agenda de tareas y exámenes de los alumnos. No podemos finalizar sin tratar la administración de Google Classroom, una app específica para aula virtual destacable por su fácil gestión.

La finalidad de éste libro es ahorrarle trabajo. No encontrará explicaciones teóricas extensas que le instruyan de forma lenta. Creo que el objetivo de un manual de buenas prácticas es precisamente que el lector comience a usarlo lo más rápido posible. Las distintas secciones están ordenadas de forma cronológica, partiendo desde las prácticas más necesarias y que deben realizarse al principio. Al final del libro, se le hará un resumen con la temporización de tareas en un calendario escolar, haciendo más sencilla la gestión de recursos de su centro.

Las secciones están compuestas de capítulos donde encontraremos tres tipos de apartados:

] Casos que muestran ejemplos contextualizados

] Prácticas como respuesta a los casos.

] Procedimientos donde se muestra cómo realizar la acción administrativa, paso a paso.

Bienvenido pues, a la administración de G Suite espero que no se le cale el coche.

SECCIÓN PRIMERA

ARRANQUE DEL SISTEMA

Supongamos que usted no ha estado al corriente del alta de G Suite para su centro educativo. Alguien contrató este servicio, para lo cual se necesitan dos condiciones:

] Se debe demostrar la identidad del centro educativo.

] Se debe tener un dominio en propiedad, por ejemplo nombredemicentro.edu. En caso contrario, Google te facilita comprar uno.

Cuando disponga de las credenciales de la cuenta admin (superadministrador), debe cargar los usuarios, dar direcciones y contraseñas, y decidir qué pueden usar. También debe preparar las cuentas y el servicio para que su uso sea fácil y eficiente.

1CREAR ORGANIZACIONES Y ALTA

MASIVA DE USUARIOS

CASO 1

Estrena usted la administración de G Suite en su instituto de educación secundaria y debe crear cuentas para el centro. Éste consta de 100 profesores y 1000 alumnos.

Le plantean la duda de si un servicio de tal magnitud seguirá siendo gratuito. No se preocupe. Puede tener usted en G Suite hasta 10.000 cuentas activas sin pagar.

La dirección del centro le expresa la preocupación de que es necesario que se distinga las cuentas de alumno de las de profesores o del PAS.

SOLUCIÓN. Creación de las organizaciones de nuestro centro. Alta masiva de usuarios y asignación a la organización correspondiente.

Î PRÁCTICA 1

Añadir unidades organizativas que describan a los usuarios para poderlos tratar en consecuencia.

Cuando damos de alta a un usuario, siempre se realiza en la unidad organizativa base. Para clasificar los usuarios, debemos crear nuevas unidades organizativas que descienden jerárquicamente de la unidad principal. Si usamos un


símil, ocurre lo mismo que en el sistema de directorios o carpetas de una unidad de almacenamiento en un ordenador.

Figura 1.1. La estructura de las unidades organizativas del dominio presenta una jerarquía parecida a la de un árbol de directorios.

La clasificación mínima constaría de una organización de “PERSONAL” y otra con alumnos. Pero tendría poca utilidad. La recomendación serían las siguientes organizaciones:

] “PROFESORES” contiene profesores en activo.

] “VARIOS” contiene PAS, inspectores, monitores.

] A los alumnos se les hace un diseño de cohorte para clasificar sus carpetas: “1º ESO”, “2º ESO”, ”1º Bachillerato”, etc.

© RA-MA Capítulo 1. CREAR ORGANIZACIONES Y ALTA MASIVA DE USUARIOS 21

PROCEDIMIENTO 1. Añadir unidades organizativas

Para iniciar sesión en la consola de administración de Google, iniciar la sesión con la cuenta de administrador y seleccionar la app Administrador ( ) del menú Aplicaciones que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.

Figura 1.2. Situación del botón de aplicaciones de Google

Entre en la página de Usuarios, para esto pulse el icono correspondiente.

Figura 1.3. Situación del botón de Usuarios en la página de la Consola de administración

Si la pantalla no se muestra dividida con un cuadro izquierdo que contiene las unidades organizativas, pulse el botón de filtro para verlas.

Figura 1.4. Situación del botón de filtro en la Consola de administración


Coloque el puntero sobre la unidad donde quiere añadir una suborganización (en este caso sería la principal). Surgirá el botón configurar. Púlselo y elija Añadir suborganización. Complete las acciones necesarias.

Figura 1.5. Figura 1.5. Botón Configurar en la suborganización de primero de la ESO

Î PRÁCTICA 2

Elección de una nomenclatura sistemática para elaborar usuarios y contraseñas.

Los siguientes ejemplos son buenas elecciones. Son fáciles de explicar a los alumnos y a las familias:

] [email protected] ] [email protected] ] inicialnombreapellido1@dominio escuela.ext


También es deseable distinguir de un vistazo las cuentas de los profesores de las de los alumnos. Por ello recomiendo que se use un sistema de nomenclatura para profesores y otro bien distinto para alumnos.

Figura 1.6. En el centro hay dos Daniel Martínez, uno es profesor (modelo inicialapellido) y el otro alumno (modelo nombre.apellido)

Las contraseñas deben ser siempre iguales. Cuando se asigna la contraseña inicial a una cuenta, el sistema fuerza a cambiarla al acceder por primera vez. Recomiendo como primera contraseña una palabra que haga referencia al nombre del colegio (por ejemplo el dominio de la escuela sin el puntito ni extensión), seguida de un número que haga referencia al año: dominioescuela2018.

Si no surge ningún inconveniente, ya no tendremos que hacer nada más. Desafortunadamente, los alumnos eligen contraseñas largas, que por un lado son más seguras, pero que tienen tendencia a olvidar. Es importante recordarles que deben anotarla en algún lugar físico. Cuando se restituye la contraseña se puede usar la palabra olvido seguida del número del año en curso: olvido2018.


PROCEDIMIENTO 2. Creación fichero CSV para alta masiva.

Desde la página de Usuarios de la Consola de administración de Google, situamos el cursor en el botón circular “+” ( ) que se divide en dos botones: Añadir a un usuario y Añadir a varios usuarios.

Figura 1.7. Opciones para añadir usarios nuevos en la organización principal

La segunda opción Añadir a varios usuarios, que sólo está disponible en la organización principal, sirve para realizar un alta masiva de usuarios. Al seleccionarla, nos aparece una ventana emergente con dos pasos (Fig. 1.8)

Figura 1.8. Ventana emergente de alta masiva de usuarios


PASO 1

En la ventana emergente (Figura 1.8), dejamos la casilla de verificación Rellenar previamente con usuarios existentes sin seleccionar y pulsamos el botón Descargar como .CSV, y se almacena en la carpeta Descargas del PC.

El contenido es una tabla en blanco con varias columnas: ] First Name - Last Name - Email Address - Password - Secondary Email - Work Phone 1- Home Phone 1 - Mobile Phone 1 - Work address 1 - Home address 1 - Employee Id - Employee Type - Employee Title - Manager - Department - Cost Center

Tan sólo hemos de cumplimentar las cuatro primeras Columnas: ] FirstName – El nombre completo, aunque sea compuesto. ] LastName – Para gestionar las duplicaciones en los nombres de usuario, es conveniente poner los dos apellidos. No usar la ñ o caracteres no anglosajones. Tampoco se pueden usar acentos. De lo contrario, no se cargan los usuarios por este método.

] Email Address – Password: Usar el criterio que se ha explicado en la Práctica 2.

Para evitar problemas de compatibilidad de fichero, es importante que ese archivo se edite con la app de Google Hojas de cálculo (G. Spreedsheets). No cambie el formato CSV al guardar los cambios.

Figura 1.9. Abriendo el fichero descargado en Google Hojas de cálculo


Si usted prefiere crear el contenido en otro programa como Excel o Libre Calc, es mejor copiar y pegar el resultado en la app de Google para rellenar el CSV que ha obtenido.

PASO 2

En la ventana emergente (Figura 1.8), seleccionamos la casilla de verificación Solicitar al usuario que cambie de contraseña en el próximo inicio de sesión y pulsamos el botón Adjuntar archivo.

Si no contiene los errores, se activará el botón SUBIR y podremos pulsarlo para lanzar el proceso. Este paso lleva un tiempo, puede realizar otra tarea mientras tanto.

CASO 2

Comienza un nuevo curso en el centro del caso anterior y debe usted “jubilar” a los alumnos que se van del centro, promocionar de curso a aquellos que no repiten y dar de alta a los nuevos alumnos de primero de la ESO y de Bachillerato.

SOLUCIÓN: Crear una nueva organización para suspender los usuarios dentro de la misma y al cabo de un tiempo, eliminar definitivamente sus cuentas.

Î PRÁCTICA 3

Disponer de una unidad organizativa donde se pueden depositar usuarios que no encajan en ninguna de las otras, como posibles bajas del centro.

Es interesante crear una organización llamada “SUSPENDIDOS” para facilitar las promociones y las bajas de centro. En un centro escolar, se puede suspender una cuenta por diversos motivos:

] Como medida disciplinaria a los alumnos por quebrantar las directrices de uso.

] Porque un profesor se ausenta un tiempo del centro y no desea recibir correos durante ese tiempo.


Siguiendo el ejemplo del caso 2, necesitamos suspender la cuenta del alumno pues aunque éste bien podría intentar cambiar de centro al acabar 4º de ESO, podría decidir en última instancia regresar al centro de no obtener plaza en un ciclo formativo.

No es una buena idea eliminar inmediatamente de baja a los alumnos que son baja del centro. Es mejor suspender su cuenta, lo cual “congela” el uso de la misma sin suprimir datos.

Si eliminamos una cuenta de usuario, a los 20 días se suprimen definitivamente los datos contenidos en ella que no hayan sido transferidos.

Así pues, transferimos todos los alumnos que posiblemente sean baja del centro a la unidad organizativa “SUSPENDIDOS” y el resto a la del curso superior, dejando en la misma unidad organizativa a los que repiten.

PROCEDIMIENTO 3. Transferencia de usuarios a otra unidad organizativa, suspensión o eliminación de cuentas de bajas.

Si no existe, crear la unidad organizativa “SUSPENDIDOS” siguiendo el Procedimiento 1.

En la Figura 1.10 se ilustra los pasos necesarios para transferir a dicha unidad organizativa los posibles usuarios que causen baja.

Ir a la página Usuarios de la Consola de administración de Google y:

] Seleccionar la unidad organizativa donde están los usuarios (apartado 1 de la Figura 1.10).

] Pulsar en los iconos/fotos de perfil de las cuentas a transferir, (apartado 2 de la Figura 1.10). Desde la primera selección, se transforman todos en casillas de selección.

] Pulsar en el icono Transfiere a los usuarios seleccionados a otra organización (apartado 3 de la Figura 1.10)

] Seleccionar en la lista emergente la unidad organizativa “Suspendidos” (apartado 4 de la Figura 1.10)


Figura 1.10. Traslado de usuarios que se quiere suspender a la unidad organizativa “Suspendidos”

Suspender varias cuentas es un proceso que se debe realizar una a una, a través del botón de más acciones que presenta cada cuenta en la página Usuarios de la Consola de Administración de Google (Figura 1.11). A continuación surge un menú emergente donde se debe seleccionar la opción Suspender, y confirmar luego pulsando en Suspender usuario.

Figura 1.11. Botón de más acciones dentro de cada usuario.

Una vez se han suspendido las cuentas, éstas no aparecen al recargar la página de la unidad organizativa donde estaban. Para ver las cuentas suspendidas en cualquier unidad organizativa debe realizarse la acción recogida en la Figura 1.12. En el botón de filtro del marco de las unidades organizativas, se debe elegir Usuarios suspendidos.


Figura 1.12. Aplicar filtro para visualizar los usuarios suspendidos.

Se pueden eliminar una o varias cuentas (de forma masiva), a través del botón de Más opciones que se encuentra sobre la lista de cuentas en la página Usuarios de la Consola de Administración de Google (Figura 1.13). Al pulsarlo, surge un menú emergente donde se debe seleccionar la opción Eliminar.

Figura 1.13. Situación del botón de más opciones en la página de usuarios de la consola de administración.

Figura 1.14. Menú emergente de opciones de eliminación de un usuario.


Para agilizar el proceso, se puede eliminar sin transferencia de ficheros. Si quiere que la eliminación no realice transferencia de ficheros, deseleccione las casillas del menú emergente al eliminar como se muestra en la Figura 1.14.

2CAPÍTULO 2. ACTIVAR EL DIRECTORIO

GLOBAL Y DEFINICIÓN DE ALIAS

CASO 3

Un profesor nuevo quiere enviar un correo a una compañera de departamento para preguntarle una duda. Sabe que se llama Maria Sánchez Álvarez, pero como nunca le ha escrito un correo aún no tiene la dirección en sus contactos de Gmail. Para complicar el asunto, hay otra profesora que se llama María Sanchez en el centro.

SOLUCIÓN: Activar el directorio global

Î PRÁCTICA 4

Habilitar la función de compartir el directorio global en el apartado de aplicaciones de la consola de administración

Los usuarios de G Suite pueden recibir una ayuda desde Gmail que les facilite escribir correctamente las direcciones de correo del resto de usuarios. Para gozar de esta característica, el administrador debe habilitar la función de compartir el directorio global. Dicho directorio es una lista o guía de direcciones, nombres y fotos de perfil que Gmail nos dispone de forma dinámica, mientras escribimos en el campo Para: en la ventana de redacción de mensajes.


Figura 2.1. Captura de pantalla mostrando cómo funciona el directorio global en Gmail . Al escribir María Sánchez aparecen las dos direcciones con foto de perfil y nombre completo.

Si cualquier miembro de la comunidad educativa reclama que no se comparta su dirección con alumnos o incluso con los compañeros, debe saber que las cuentas con correo corporativo pertenecen a la escuela o instituto y no a los usuarios dados de alta en la organización. Por tanto, es normativo y legal que los miembros de la comunidad educativa puedan consultar las direcciones de los perfiles del dominio; esto es, todas las direcciones de correo del tipo [email protected] que se han creado en el capítulo 1.

Además de ser preceptiva, esta práctica es tan útil y necesaria, que se podría decir que es imprescindible para el uso correcto del correo electrónico de centro.

PROCEDIMIENTO 4. Habilitar la función de compartir contactos en el directorio global

Iniciar sesión en la Consola de administración de Google

Entre en la página de Aplicaciones, para esto pulse el icono correspondiente.

Figura 2.2. Situación del botón de Aplicaciones en la página de la Consola de administración

© RA-MA Capítulo 2. ACTIVAR EL DIRECTORIO GLOBAL Y DEFINICIÓN DE ALIAS 33

En la página de Aplicaciones, tendrá que pulsar en el control que lleva por nombre G Suite.

Figura 2.3. Situación de los servicios o aplicaciones principales de G Suite en la página de Aplicaciones de la Consola de administración.

Al entrar en la página de Aplicaciones, como en tantas otras aplicaciones de Google, encontramos una interfaz que nos recuerda a Gmail y que puede ver en la Figura 2.4. Debajo de la cabecera superior, donde están las herramientas generales y el cuadro de texto para buscar usuarios, grupos y ajustes de configuración, la pantalla ha sido dividida en dos marcos o frames. En el marco lateral izquierdo, la interfaz de aplicaciones muestra los ámbitos donde se van a realizar los cambios de la aplicación que seleccionemos en el marco derecho.

Figura 2.4. Página de configuración de aplicaciones principales de G Suite.


Como puede verse en la figura 2.4, de forma predeterminada siempre está seleccionado el dominio entero, y todas las unidades organizativas que descienden de él tendrán la misma configuración de forma heredada. En esta pantalla debe pulsar sobre la aplicación de Directorio global.

En la ficha o página del Directorio Gobal (Figura 2.5), pulse la opción de Configuración para compartir. En el apartado de Compartir contactos, en caso que no lo esté, debe seleccionar la opción Habilitar la función de compartir contactos.

Figura 2.5. Configuración para compartir del Directorio Gobal.


CASO 4

Juan Carlos Pajares es el jefe de departamento de lenguas y se jubila a medio curso. A su partida, el cargo lo desempeñará Fiona Gómez pero los comerciales de las editoriales le siguen enviando correos a Juan Carlos que no son para él.

SOLUCIÓN: El uso de alias en la organización

Î PRÁCTICA 5

Adjudicar alias por cargo desempeñado en el centro escolar.

Un alias es una dirección de correo que no tiene cuenta propia y que está asociada a una cuenta de usuario. Siguiendo el ejemplo planteado en el caso 4, la jefatura del departamento de lenguas recae en Juan Carlos Pajares. Este profesor tiene una cuenta cuya dirección es [email protected], pero además el administrador le habrá adjudicado un alias [email protected]. Todos los correos que se envían a ese alias van a parar a la bandeja de Juan Carlos Pajares.

Cuando un profesor se jubila o no continúa con un cargo, se pasa el alias del cargo que tenía a la persona que lo va a desempeñar.

Figura 2.6. Al escribir un mail dentro de nuestra organización, el directorio global nos muestra para cada persona, qué alias tiene. En la imagen vemos que el cargo lo desempeña Fiona y no Juan Carlos.


Hay tres condiciones que incitan a que se usen alias para los cargos o función:

] Cuando el cargo genera un volumen significativo de correo electrónico adicional al propio de la cuenta de profesor.

] El cargo lo desempeñan distintos docentes cada curso, como pueden ser las tutorías.

] Cuando las direcciones alias se muestran en la página web del centro, se evita así actualizar menos detalles en la web, con asignar el nuevo propietario al alias es suficiente.

PROCEDIMIENTO 5. Definir alias en Usuarios de la consola de administración

Iniciar sesión en la Consola de administración de Google

Entre en la página de Usuarios, para esto, pulsar el icono correspondiente

Para buscar la cuenta a la que quiere poner/quitar/cambiar un alias, escriba el nombre en el buscador de texto de la parte superior de la pantalla. En el resultado de la búsqueda, pulse sobre la cuenta para que se abra la ficha o página.

Figura 2.7. Buscando una cuenta en la página de usuarios mediante el cuadro de texto


En la página del usuario pulsamos en Cuenta para editar la información del usuario.

Figura 2.8. Página de la cuenta.

Pulsamos en el apartado Alias y se nos abre un cuadro donde podemos añadir uno o varios alias de dirección de correo.


Figura 2.9. Situación de los alias en los datos del usuario.

Sólo debe añadirse el nombre, porque el dominio se añade automáticamente. No olvidar de pulsar guardar al terminar, pues los cambios no quedarían registrados.

Figura 2.10. Añadiendo el alias jefedep.lenguas a Fiona Gómez


CASO 5

Un profesor quiere preguntar a los organizadores de fiestas si les interesa realizar una chocolatada en la próxima celebración de la Navidad, pues podrian disponer de los bártulos necesarios a través de un conocido que trabaja en otro colegio. El caso es que duda entre dos destinatarios, pues ambos suelen ocuparse de estas actividades: Juan Trebiño y Fiona Gómez. Delante del ordenador piensa que sería conveniente que el directorio global le dijese quién ostenta ese cargo al escribir la palabra “fiestas” o “comisión”.

SOLUCIÓN: Activar el directorio global para todas las direcciones.

Î PRÁCTICA 6

Permitir que se muestren los alias en el directorio global

Si usamos alias en nuestra organización, una buena práctica es permitir que se muestren en el directorio global no sólo las direcciones propias de las cuentas de usuario, sino también los alias asociados a esas cuentas. Si en el ejemplo planteado en el caso veríamos algo parecido a la Figura 2.11.

Figura 2.11. Al escribir en el campo Para: en el directorio global también busca entre las direcciones de los alias.


PROCEDIMIENTO 6. Activar el directorio global para todas las direcciones de correo electrónico

Abrir Directorio Gobal (Procedimiento 4). En la opción de Configuración para compartir hay varias opciones que se muestran en la figura 2.12. Tiene que asegurarse que esté seleccionada la opción Mostrar todas las direcciones de correo electrónico. Pulse GUARDAR antes de salir de la página.

Figura 2.12. Configuración para compartir con la máxima disposición de contactos en el directorio global.

g suite for education - tecno libro · ˜ secciÓn quinta: informes y seguridad capÍtulo 12....

Documents