Dear Clapa Supporter  Thank you so much for your fundraising enquiry. Being a small charity we really do appreciate all donations.  This fundraising pack is packed with fundraising ideas and tips that will hopefully help get the ball rolling. When you have decided on your fundraising event, please return the event form to us, so that we can make a note of your event.  We want to provide you with as much help and guidance as possible whilst you are fundraising for us, so please do not hesitate to get in touch. Call us on 0207833 4883 or email fundraising@clapa.com. You will also find lots of fundraising information and fundraising stories on our website www.clapa.com/fundraising.   Please let us know if you need authorisation letters (e.g. for a raffle or street collection) and we will get them out to you. We are also keen to get our collection boxes in as many premises as possible, so do let us know if you would like some for your event or for a local shop/pub.   Fundraising alone is not everything, we are also keen to raise CLAPA’s awareness. If you are interested in getting a local newspaper to cover your event, please request our media pack.   We are always more than happy to advertise events on our website and social media pages. We are also keen to post fundraising stories on our website and in our e‐newsletter, just let us know if you would like us to put together a story.  

We look forward to hearing from you.  

Best wishes,  

CLAPA Fundraising team 

 

The Cleft Lip and Palate Association (CLAPA) is the only charity dedicated to providing local and emotional support for all those born with or affected by cleft across the UK. Our vision is of a UK where being born with a cleft has no impact on a person’s ability to reach their potential, and where a vibrant and welcoming cleft community provides support and guidance from infancy through to old age. We receive no government funding and depend on our amazingly hard working volunteer fundraisers and individuals to support our work. HOW CAN YOUR MONEY HELP?

£10 will cover the cost of a baby welcome pack containing special bottles, teats and information for a new family.

£25 will provide a complete set of literature for a new family.

£50 will pay for a Family to attend a Branch Christmas party

£100 will train an official CLAPA volunteer

£250 will enable someone to attend a training weekend to become one of our Peer or Parent Contacts.

£500 will pay for a breast pump for a hospital, so that every mother who wishes to is able to feed her baby with breast milk.

£1000 will pay the annual cost to support a Parent Contact to run a Happy Faces group

£2,500 will cover the cost of a residential weekend for children to help them make

friends and build their confidence.

WITHOUT YOUR HELP, WE WOULD NOT BE ABLE TO MAINTAIN THESE INVALUABLE SERVICES.

THANK YOU!

   

 

Fundraising Ideas   

SPONSORED EVENTS Collect money from your friends, families and colleagues and put yourself through an ordeal to raise money. Set up an online fundraising page or do it the old fashioned way with sponsor forms. You can be sponsored to do pretty much anything you wouldn’t normally do – the only limit is what you can put up with!  Beard/Hair Shave or Leg Wax – Do this at a local event to make it a real occasion – it helps if you’ve been growing the hair for a while first!  

Sport ‼ – Try something weird and wonderful, or do something ordinary but in a different way, like for 12/24 hours straight, in fancy dress or using novelty equipment (such as oversized bats and balls).  

Marathon, 10k, 5k Run ‼ ‡ – Choose according to your ability, and get training. Check out the ‘Get Involved’ page on our website for a few tips on how to find a run and get started.  

Cycle, Swim, Trek or Skydive ‼ ‡ £ ‐ There are events organised around the country and at any time of year, so you’re 

sure to find something just right.  

Walk ‡ – Get your sponsored walk pack by getting in touch and we’ll help you every step of the way, from finding a 

location to attracting participants.  

World Record Attempt ‼ – This can be as mad as you like! Have a look at their website for inspiration.  Sponsored Slim or Resolution, such as giving up smoking or alcohol. The extra incentive of fundraising will help you stick to your plan.  Sponsored 24 Hour Silence if you’re a known chatterbox. Otherwise, how about wearing your pyjamas every day for a week? 

 

EVENTS  Charge an entry or participation fee, or just take a percentage from the profits.  

It’s a Knockout Tournament ‡ £ – if you have an available field, you can hire an inflatable obstacle course which is always a huge hit – just make sure it’s well advertised and has insurance.  Fire/Glass Walking – Not for the faint‐hearted! Get in touch and we can put you in contact with a company that will organise the whole event for you, which can raise thousands in a single night!  Face Painting at a Town Fete – Spend a day with an artistic friend charging donations, and you’ll be amazed how much money you can raise in just a few hours.  Open House or Garden, Wine Tasting Evening or Dinner Party £ – Invite your friends and colleagues into your home, and keep a collection box and gift aid envelopes nearby. It will give you a chance to talk about your connection to CLAPA and to raise awareness of clefts in a relaxed setting.  

Disco, Party, or Ball ‡ £ – These can be difficult and time‐consuming so plan carefully, but they can also be terrific 

fundraisers if you can sell enough tickets.  Carol Concert – book a place in town way in advance, as they can fill up quickly around the holiday months. 

‼ = physically challenging      ‡ =  me‐consuming  £ = may be expensive

Pub Quiz – The internet is a huge resource for obscure questions and answers. If you have a local pub quiz, see if you can get a round of questions in during Awareness Week to promote CLAPA. 

 WORK FUNDRAISERS  Dress Down Day – If you can’t go fully casual, how about a mad tie day or getting everyone to wear something in blue for CLAPA? You’d be surprised at how much this can raise – and it’s so easy to do!  Swear Jar – A popular activity which can be a bit more fun, especially if you use multiple jars with different four‐letter labels to track which words you use the most.  

Departmental Challenge ‡ – take advantage of inter‐departmental rivalries by organising a fundraising challenge, which 

can be anything from a five‐a‐side tournament to a day of paintball!  

Sports Day ‼ – In the summer you can organise an employee sports day with all the same events you had back at school.  

Sweepstake ‡ – If there are any major competitions or television events (such as the X Factor or I’m a Celebrity!) that your 

workplace follows, get everyone to buy a ticket to be allotted one of the contestants, and if the contestant wins, they win!   

 

SCHOOL FUNDRAISERS  Mufti Day – Get everyone in school to pay £1/2 so they can wear their own clothes.  Teddy Bear’s Picnic or Easter Egg Hunt – Charge a small amount for children to take part.  

Fundraising at the School Fete ‡ – set up a table where you can do face painting, a tombola, a ‘how many sweets in the 

jar?’ competition, and raise awareness of clefts amongst parents.  

Spelling Bee ‡ ‐ Help children brush up on their spelling and vocabulary, and encourage parents and local businesses to donate money and prizes.  

RAG Week for University Students ‼ ‡ £ ‐ See if your uni has a fundraising society and ask their help to put on a week‐long fundraising extravaganza. Inspiration can be found all over the internet, so get creative. 

 

IN THE COMMUNITY  Collection Tins – put these anywhere with a lot of footfall and where people are likely to have loose change, such as in a pub or corner shop.  

Jumble Sale, Bring‐and‐Buy Sale, ‘Nearly New’ or Unwanted Gifts Sale ‡ – these can be especially popular if you ask people to bring their old (but good quality!) baby clothes and toys. See if there is a church hall or community centre near you where you could set it up.  Church Fete – these are perfect opportunities for raffles, tombolas and other fundraising games.  Coffee Mornings – hold these in a library or community centre to fundraising and educate people about clefts at the same time. 

 What you can do is only limited by your imagination! If you have a particular skill, take advantage of it and raise money by performing. If you have a readily available venue, hold a variety of fundraising events – it’s completely up to you!  Whatever your idea, however much or little time you can commit, we’d love to hear from you, so please get in touch. 

Fundraising Tips – A Quick Guide to Fundraising Success 

SHARE YOUR STORY 

Chances are you want to fundraise for CLAPA because you have a personal connection. Perhaps your child or a child you know has a cleft, or you have a cleft yourself. Whatever the reason, make your fundraising personal by sharing your story as much as you can. People love to read a personal story, and if you have an online fundraising page make sure you make full use of it – write the story in your page description, upload loads of photos, and if you are feeling ambitious you can even make a video. 

Not only does this let your sponsors know that they are supporting a good cause, but it means people are much more likely to donate to you. 

START AS SOON AS POSSIBLE 

Planning is the key to any successful event – and to get the most out of your event, you should start planning as soon as possible. Anything can happen between now and your event and having time in advance to plan means you are prepared for any eventualities. 

Providing plenty of notice will make you more successful when approaching companies and venues, or when applying for licenses. It also means that you can draw your fundraising out over at least a few months – some people who can’t donate immediately may be more able or willing later on, and some may even donate again! 

PLAN AND PREPARE 

Before you start organising anything, have a real think about what’s possible. We’re not saying you shouldn’t reach for the stars, but being realistic about what you can achieve given the time and resources you have can save a lot of headaches. A series of smaller events can be easier, cheaper and more profitable than one large event, but don’t let that put you off doing something big if you think it’s possible! 

Setting a fundraising target is important, but if you are going for several thousand pounds then split up the target into manageable chunks, for example £200 from a dinner party, £600 from online sponsorship, etc. To keep your friends and family invested in your progress, why not celebrate milestones by doing something crazy, like dying your hair blue when you reach £500? 

If you’re organising an event with tickets, be careful when pricing your entry fee, and make sure you always have enough to break even – we don’t want you losing your own money! Always tell suppliers that you are running a charity event, and tell them about any personal connection you have with CLAPA – they may be able to give you goods and services for free or at a discount. Offer them a mention at your activity or event to sweeten the deal. 

If you are putting on an event, always carefully research the time and place to make sure it doesn’t clash with any major events such as sports matches or public holidays. Announce the details of your event well in advance and encourage people to put it in their diaries.  

GET A HELPING HAND 

Don’t be afraid to ask your friends and family for help! You will be surprised at how much easier fundraising is when everyone chips in, even if they just share your online fundraising page with their Facebook friends. 

Ask your employers if they have a ‘matched giving’ scheme. Some employers offer match funding for employee fundraising, meaning you could up to double the amount you raise! Even if your employer doesn’t have a system like this in place, encourage them to make a donation (or at the very least share your story with others), and remind them it is tax deductible. 

Be brave‐ask. Make sure as many people as possible know about your fundraising (social media e.g. Facebook and Twitter, is a great way to advertise your event). You could even identify the friends and collegues who you think will donate most up front and approach them first.   

TELL THE WORLD! 

Use the local media to help promote your fundraising activity. Our Media Guide contains more information to help you do this, and we can get your story in local newspapers, radio or even TV. 

Many of our supporters have had their personal stories published in the ‘real life’ section of local newspapers, and have used this as a way to advertise their fundraising event. If you manage to do this then let us know and send us a copy – we’d love to see it! 

Share your story on social media sites or on your fundraising page‐ tell people why you are supporting CLAPA. It will encourage people to donate and give more! 

GIFT AID 

If your sponsors are UK taxpayers, CLAPA can reclaim tax they have paid on their donations, meaning we can get an extra 25p for every £1 that is donated. If you are using an online sponsorship page, the gift aid is collected and donated to us automatically. 

KEEP IT SAFE AND LEGAL 

It may not be the most enjoyable part of fundraising, but it’s very important and there can be serious consequences if you ignore the law. There may be rules, regulations or licensing laws which apply to your activity or your fundraising, and you may need to do a risk assessment. If you are organising a fundraising activity it is your responsibility to make sure your event is safe and complies with the relevant laws – so make sure you look into it! 

You may need to consider… 

- Risk Assessment – most events in the community will require at least a basic risk assessment, but you can contact your local authority for more information on what is needed. 

- First Aid – some events will require it, and you may also need adequate insurance cover for your event. Check with your local council to find out what you need. 

- Food – If you are using suppliers, make sure they have the relevant Food Hygene and Environmental Health certificates. If you are preparing food yourself, try to get someone involved who has a basic food hygiene qualification. Contact your local council to find out what you need. 

- Alcohol and Gambling (including raffles, lotteries, etc) – the venue may not be licensed, or you may need to obtain a temporary license. Contact your council for more information. 

- Collections – Bucket and tin collections require a permit from the council if they are in a public place and permission from the owner if they are on private land. Read our webpage on collections in the Get Involved section for more information on what you’ll need to do. 

- Promotion – You must have CLAPA’s logo and charity registration number on all promotional materials. CLAPA’s registered charity number is 1108160 (England and Wales) and SC041034 (Scotland). Check with us if you are unsure. 

To find out more about your obligations as a fundraiser, and how you can make sure your event is completely legal, have a look at this guide by the Institute of Fundraising at www.how2fundraise.org/fundraising‐know‐how. 

If you are taking part in a sporting activity then make sure you check out how to keep safe and healthy at http://www.clapa.com/get_involved/article/1299/ 

 

Event Form  

Thank you for choosing to support the Cleft Lip and Palate Association.  

To register your fundraising event/activity please complete this form and return it by email to fundraising@clapa.com or by post to, CLAPA, 332b Goswell Road, London, EC1V 7LQ

 

Title:            Name:  

Postal address:     

                                             Postcode: 

Email address:   

Contact phone number:   

Details of Event:    

Date of Event:   

Justgiving.com / uk.virginmoneygiving.com address:      

How much are you hoping to raise?

Why are you supporting CLAPA? 

     

Fundraising materials:  

Items  Quantity  Items  Quantity 

Posters    Leaflets   

Stickers    Collection Tins   

Balloons    Sponsorship Forms   

T‐Shirts  (Please indicate quantity required) 

 

S [      ]    M  [      ] L  [      ]   XL [      ] 

Vests (Please indicate quantity required) 

S [       ]   M  [      ]  

L  [       ]  XL [      ]  

  

Setting up an online fundraising page          

                                  

 

                            

 What to do with the money you have raised 

  Please send a cheque made payable to ‘CLAPA’ with any sponsorship forms you may have to our freepost address (see below). Try and make sure that as many of the sponsors as possible have filled in their surname, house number, postcode and ticked the gift aid column.  

CLAPA 332b Goswell Road 

LONDON EC1V 7LQ 

  Alternatively you can pay cash or cheques directly into any Barclays Bank. Don’t forget to send us your sponsor forms too.  

Barclays Bank plc Sort Code: 20 – 37 – 75 Account No.: 60588806 

 Please remember to contact us and let us know the date and amount of the deposit so that we know to attribute the sum to you. Please call the fundraising team on 020 7833 4883 or email fundraising@clapa.com.  We’ll send a thank you letter/certificate as soon as we’ve received all your sponsorship.  HUGE thanks for supporting CLAPA and if you ever feel like doing further fundraising in the future then do get in touch.  

 

Thank you so much for supporting CLAPA!