PROJECT OPERATIONAL MANUAL

FOR

INDIA

CAPACITY BUILDING FOR INDUSTRIAL POLLUTION MANAGEMENT PROJECT

October 2010

1

ABBREVIATIONS AND ACRONYMS

APPCBCBIPMPCPCB

Andhra Pradesh Pollution Control BoardCapacity Building for Industrial Pollution Management ProjectCentral Pollution Control Board

ECAC Environmental Compliance Assistance CentersESAESIA

Environmental Site Assessment  Environmental Social Impact Assessment  

ESMF Environment and Social Management FrameworkGPN General Procurement NoticeICB International Competitive BiddingICR Implementation Completion Report IUFR Interim Unaudited Financial Report KIE Katedan Industrial AreaKMC LIUNPRPS

Kolkata Municipal Corporation Local Implementation UnitNational Plan for Rehabilitation of Polluted Sites

NCB National Competitive BiddingNMK Noor Mohammad Kunta LakePAD Project Appraisal DocumentPDOPICR

Project Development ObjectiveProject Implementation Complete Report

PIU PMC

Project Implementation UnitProgram Management Consultants

POCPOM

Project Oversight CommitteeProject Operational Manual

PAORAP

Pay and Accounts OfficerRemedial Action Plan

PQRA Preliminary Quantitative Risk AssessmentSPCBs State Pollution Control BoardsSSRA Site Specific Risk AssessmentSoE Statement of ExpenditureTORTEPWBPCB

Terms of ReferenceTechnical Evaluation PanelWest Bengal pollution Control Board

    

2

TABLE OF CONTENTS

Project Operations Manual  5SECTION I Project Description 6­9SECTION II   Ministry of Environment and Forests  10­19SECTION III  Andhra Pradesh Pollution Control Board 20­28SECTION IV  West Bengal Pollution Control Board 29­38SECTION V Environment and Social Management 

Framework39­43

SECTION VI   Procurement Procedures 44­60SECTION VII  Financial Management   61­69SECTION VIII  Monitoring and Evaluation Framework  70­74SECTION IX  Governance Accountability Action Plan 75­80ANNEXES  

Annex I Results Framework 81­86 

Annex II  Format for Annual Work Plan Proposal of SPCBs  

87

Annex III Format for Annual Work Plan Proposal of MOEF

88

Annex IV Format for Quarterly Interim Unaudited Financial Reports  

89

Annex V  Form of Utilisation Certificate 90

Annex VI Indicative Chart of Accounts 91 ­92

Annex VII MOEF Project Management:  Job Descriptions and Procedures

93­94

Annex VIII Terms of Reference: FM at MOEF 95­96

Annex IX Terms of Reference: External Financial Audit of Project Financial Statements  

97­98

3

PROJECT OPERATIONS MANUAL

1. Environmental sustainability is likely to be the next greatest challenge on India’s  development  path,  adding to   the  list  of  priority  needs   to reduce   disparity,   eliminate   poverty   and   promote   social   cohesion. Experts also believe that manufacturing sector will play an important role   in   future   economic   growth,   where   cleaner   production   and minimizing waste are likely to define the sustainability of industrial growth.  With   regards   to  hazardous  waste  management,   illegal   and clandestine dumping of industrial waste is a common practice in many states.  While a large number of chemically contaminated sites exist in the country, the regulating authorities face number of challenge before formulating a national   level  strategy.  These challenges  include  a)  a lack   of   sufficient   information   on   the   quality   and   risks   of   legacy pollution   and   accumulated   waste;   b)   no   methodology   for   risk assessment   to   help   establish   priorities   in   clean   up   investments;   c) absence  of  effective   tracking system for  monitoring   the process  and enforcement   of   regulations   to   prevent   secondary   contamination;   d) limited public awareness of the health risks; and e) underdeveloped common infrastructure for safe containment or disposal of hazardous waste. 

2. The Capacity Building and Industrial Pollution Management (CBIPM) project  will  help the GOI to build capacity  at  the state and central level,   and   develop   a   framework   to   address   these   issues   in   a comprehensive and systemic manner under an area­wide management approach. The proposed project is aligned with the endeavor of the GOI to establish a National  Program for Rehabilitation of  Polluted Sites (NPRPS) as a framework for scaling up the clean up and rehabilitation of   polluted   sites   and   facilitate   the   reduction   of   environmental   and health risks associated with legacy polluted sites. 

3. The   Project   Operational   Manual   (POM)   comprises   the   following sections outlining the project components and roles and responsibilities of the different implementing agencies, procedures for development of investment   plans   for   remediation   of   contaminated   sites   including implementation arrangements for coordination between sector agencies and local governments and procedures for financial management and procurement. It also provides details of reporting processes and details 

4

regarding implementation and monitoring of project and activity level plans,   including   those   detailed   in   the   Environmental   and   Social Management Framework (ESMF).

5

SECTION I PROJECT DESCRIPTION

I. Project Objectives: 1. The development objective of the project is (i) to build tangible human 

and   technical   capacity   in   selected   state   agencies   for   undertaking environmentally sound remediation of polluted sites (ii) to support the development of a policy,   institutional and methodological  framework for the establishment of a NPRPS.

2. The   project   will   achieve   its   objective   by   (a)   using   a   project­based learning   approach   and   providing   support   to   effective   knowledge dissemination;   (b)   supporting   the   NPRPS   by   putting   together   a methodological framework for inventorying of polluted sites, assessing social   costs   and   benefits,   public   health   and   ecosystem   risks,   best practice   assessments   of   contaminated   sites   and   implementation   of plans for cleanup/remediation,  in accordance with the intended land use or containment of pollution whichever is feasible; (c) undertaking prototypical  investments  in remediation of hazardous waste and old dump   sites   suitable   for   scaling   up;   and   (d)   providing   support   for improved industrial compliance in project areas.  

3. The project will also promote inclusion of key stakeholders in planning and   implementation   of   project   investments,   and   partnerships   for improved   environmental   conditions   of   community   neighborhoods around the polluted sites. The project will support measures for public awareness   and   community   education   to   prevent   secondary contamination of the sites and behavioral changes. In order to make the  project   impact   tangible   it  would  be   translated   into  measurable project outcome indicators. 

4. The   key   performance   outcome   indicators   supporting   the   Project Development Objective (PDO) are:

i. Supporting   the   NPRPS   by   developing   a   methodological framework   for   inventorying   polluted   sites,   establishing   ‘best 

6

practice’   solutions  and   engaging  multiple   stakeholders   in   the implementation, including cost recovery mechanisms.  

ii. An   Environmental   Compliance   Assistance   Center   has   been established   and   fully   functional   by   end   of   year   two   in   West Bengal and by end of year four in Andhra Pradesh

iii. Water quality and soil characteristics at the pilot sites comply with national standards and mechanisms established to monitor in the long term. 

iv. Clean up/remediation technologies have been piloted at orphan sites in selected states and a network of state PCBs established by   MoEF   for   knowledge   dissemination   and   project   based training.

v. Guidelines   and   standards   for   remediation   developed   and supervisory capacity of technical staff at environment agencies to   implement   remediation   plans   and   monitor   environmental conditions strengthened. 

II. Project Components5. Project investments are organized in the following components: 

5.1 Component   1­  Strengthening   of   Environmental   Institutions:  Building   Capacity   for   addressing   pollution   remediation   at   state:  (US$ 16.74   Million):  The   objective   of   this   component   is   to   strengthen   and integrate   the   institutional   framework,   including   regulatory   policies, management   practices,   compliance   incentives,   and   performance guidelines,   for   central   and   state   governments   in   the   remediation   of polluted sites.

Sub­component   1.a:   National   Program   for   the   Rehabilitation   of Polluted Sites (US$3.44 Million). This sub­component will support the   MOEF   in   the   development   of   the   National   Program   for Rehabilitation of Polluted Sites (NPRPS) 

Sub­component 1.b: Environmental Compliance Assistance Centers (ECACs) (US$ 5.21 Million).  This sub­component will support the establishment of ECACs in the states of AP and WB to pro­actively promote  and assist   industries  with  environmental   compliance   in pollution management

Sub­component   1.c:   Institutional   Capacity   Building   of   State Pollution   Control   Boards   (US$8.09   Million).   This   sub­component 

7

will focus on providing technical assistance and building technical knowledge and skills of SPCBs in conducting risk assessments and guiding   remediation   actions   and   for   inventorying   and characterization   of   hazardous   waste   and   illegal   dumpsites, assessment   and   preparation   of   priority   contaminated   sites,   and regulatory   best   practices   and   incentive   based   approaches   and stakeholder involvement.

5.2 Component   2   ­  Investments   in   Priority   Remediation   and Environmental  Improvements:  Rehabilitation  of   legacy  hazardous  waste  sites:  (US$ 52.80 Million).  The component will demonstrate remediation which minimizes to acceptable and safe levels the environment and health risks by containing the migration of the heavy metal and chemical bearing of contaminated soil and groundwater. This component will support AP and   WB   in   the   development   and   implementation   of  area­based   plans which include remediation of orphan polluted sites and/or old municipal dumps   (two   in   each   state   listed   below)   and   measures   for   overall environmental   improvements   in  the area  and better  compliance  of   the nearby industrial units:

Site A: Remediation of Noor Mohammad Kunta, Katedan Industrial Area (KIE) in Ranga Reddy District, Andhra Pradesh (US$ 30.93 Million)

Site B:   Remediation of the Dumpsite in Kadapa, Andhra Pradesh (US$ 3.82 Million)

 Site C: Remediation of Dhapa ­ old municipal dump site adjacent to East Kolkata Wetlands, West Bengal (US$8.00 Million).

 Site D: Remediation of seven (7) chemically contaminated sites in the District of Hooghly, West Bengal (US$10.06 Million)

5.3 Component   3:  Project   Management.   (US$5.85   Million).  The project   governance   structure   is   designed   to   ensure   effectiveness   and transparency   of   implementation   and   compliance   with   Bank   fiduciary requirements. A brief description of the institutional and implementation frameworks of this project is provided below and detailed descriptions at central and state levels are provided in their respective sections. 

III.  Institutional and Implementation Arrangements6. The Ministry of  Environment and Forests  at New Delhi will  be the 

implementing   agency   at   the   central   level   for   the   project,   with  the overall   responsibility   for   its   management   and   implementation.   A 

8

Project   Director   at   MOEF   will   provide   oversight   of   project implementation   and   will   be   supported   by   a   team   of   Management Consultants (MC). The MOEF will be responsible for development of the NPRPS and will have an oversight role on the state­level activities. 

7. MOEF will establish a Project Oversight Committee to provide overall policy guidance and direction to the project and will also have a panel of  technical experts (Technical Evaluation Panel)  which will  provide quality technical inputs during project implementation and specifically with   regard   to   preparation   of   remediation   guidelines   and   clean­up standards.

8. At state levels, Project Implementation Units, with Project Directors have been established in the state PCBs for the responsibility for day to day project implementation and coordination with other stakeholder agencies. Project Steering Committees will oversee the implementation of projects activities in each state,  for which the PIUs will  serve as Secretariat.

IV. Monitoring and Evaluation of Outcomes and Results  9. A results framework, detailed in Annex I, will serve as the main tool 

for  assessing  the effectiveness  of   the  Project  during   implementation and   measuring   final   outcomes   after   project   completion.   The   main outcome   will   be   mitigation   of   health   hazards   from   toxic   pollution, which   poses   risks   to   community   and   ecology,   reduced   soil contamination   in   the   immediate   neighborhood,   an   improved employment situation during remediation, potential cost savings with lower incidence of environment related disease.   

V. Project Costs  10.The   total   cost   of   the   Project   including   contingencies   is   US$   75.39 

million, as shown in the table below. The project will be implemented over a period of five years  (2010­2015)  in accordance with the Project Implementation Schedule.  A mid­term review will  be  carried out   in 2013

 

9

Description

Costs Incl. Cont. & Taxes

Foreign US$ Mill

Local US$ Mill

Total US$ Mill

       Component 1: Strengthening of Environmental Institutions: Building capacity for addressing pollution remediation    3.21 13.53 16.74Component 2: Investments in Priority Remediation and Environmental Improvements: Rehabilitation of orphan hazardous waste sites and municipal dumpsites  1.07 51.73 52.80Component 3: Project Management 0.00 5.85 5.85

   Total: 4.28 71.11 75.39

10

SECTION II

MINISTRY OF ENVIRONMENT AND FORESTS   

I. Institutional and Implementation Arrangements

1. The MOEF is the implementing agency at the central level, with the overall responsibility for its management and implementation. It   has   the   primary   role   for   overall   project   oversight   and coordination,   and   specifically   for   developing   the   national framework for scaling up the remediation of polluted sites across other states through activities for development of methodological framework, guidance to states on site assessment, application of remediation standards, monitoring of results and dissemination of best practices.     

Project Director 2. The  MOEF has  designated  a  Project  Director   (PD)  who  will  be 

responsible   to   coordinate   implementation  of  activities  at   central level and provide guidance to the state PIUs. The responsibilities of the PD will include overall supervision of the project, development and   establishment   of   the   NPRPS,   national   capacity   building, outreach   and  communications,  progress   reporting,   liaison   with participating   states   and   agencies   as   well   as   fiduciary, administrative and procurement for centrally managed activities. 

3. The Project Director will be responsible for supervision of the Project and will perform the following core functions:  • Project Management; • Outreach and communications; • Procurement for the MoEF managed Capacity building 

activities, • Organize   and   implement   the   capacity   building   activities   by 

identifying   and   contracting   appropriate   agencies;   taking responsibility   of   the   procurement   and   contract   management, recording and supervision of activities.

• Financial accounting and reporting, • Liaise with participating States and agencies. 

Project Management Consultants (PMC)4. To support the Project Director, MoEF will hire a consulting firm 

which will function as Proggram Management Consultants (PMC) for the project. The PMC will have adequate resources to produce the deliverables and functions expected of the MoEF. The PMC will 

11

put together a team of consultants along with support staff, so that MOEF can discharge   its  responsibilities.  The  team of  PMC will include   Technical   Specialists   with   experience   in   hazardous   and solid   waste   management,   financial   specialist,   and   Procurement specialist,  a  Monitoring  and Evaluation  specialist  and  adequate number  of  support  staff.  TORs  for   the management  consultants will be completed and they should be in place by October 1, 2010. TOR for PMC is provided in the Annex. 

5. The functions of PMC will include the following:• Provide on­going secretarial and administrative support to the 

POC and PD• Support   the   PD   in   implementing   the   central   level   activities 

including capacity building activities, procurement and financial management of the project

• Support the PD in activities related to the development of the NPRPS  

• Establishing a preliminary inventory of contaminated sites (this would be based on MOEF/SPCB data,   information from legal proceedings, environmental monitoring & enforcement agencies, complaints   from   Non­Governmental   Organizations   (NGOs), local communities etc.) 

• Determining how serious a threat these sites present in human health and environmental terms (based on site details, e.g., the nature of the contamination, their location, their proximity to human   activity   and   environmentally   sensitive   areas,   or   to pathways (rivers and groundwater) leading to human activity or environmentally sensitive areas; 

• PMC will monitor preparation of individual technical guidelines simultaneously by other Consultants with appropriate technical skill   sets   and   these   will   be   selected   through   appropriate selection process by the PMC, as part of the plan development process. These include

o Development of Guidelines for Phase I/II/III;o Development of Cleanup Standards; o Development of Risk Decision Making Models ­ SSRA/ 

PQRA.

Project Oversight Committee6. Given   the   close   linkages   between   the   envisioned   activities,   the 

MOEF   will   establish   an   inter­ministerial  Project   Oversight  Committee  (POC) to provide oversight and policy guidance and to build consensus among project stakeholders on major policy and implementation   issues.   The   POC   will   be   chaired   by   Secretary, 

12

MOEF   or   a   designated   official   in   his   absence.   It   will   include members   from   the   Central   Pollution   Control   Board,   Planning Commission, Department of Economic Affairs, Ministry of Urban Development and Industry, CSIR Laboratories, academia etc. The Chairpersons of the state Project Steering Committees where clean up/remediation investments (AP and WB) will be also be members of this Committee. 

7. The POC will be responsible for the following:• Providing overall policy guidance  and direction to the project• Approving   national   level   plans   for   capacity   building   and   annual 

progress report prepared by MOEF• Participating   and   approving   national   strategy   and   plans   for 

remediation of contaminated sites • Provide   guidance   on   approval   and   adopting   a   methodological 

framework for risk­based assessment and clean­up of contaminated sites in the country

• Providing strategic support and guidance to program implementation • Approve guidelines and clean­up standards

8. Support to the POC will come in the form of: (i) secretariat services by   the  PMC,   including  the  preparation  of  meeting minutes  and circulation   of   agendas,  management   of   documents   and   relevant data, etc.; and (ii) if required, ad hoc technical assistance to provide the   membership   with   the   adequate   knowledge   and   exposure   to make   carefully   informed   decisions   and   recommendations   on matters put before the Committee. 

Technical Evaluation Panel 9. On technical and scientific matters, the POC will be supported by a 

Technical Panel (TEP). MOEF will also identify a panel of technical experts,  who will  provide quality technical  inputs during project implementation   and   evaluate   proposals   for   the   respective components, specifically with regard to preparation of remediation guidelines and clean­up standards.  Members  of  the  TEP will  be drawn   from   academia,   industry   associations,   CPCB,   relevant Ministries and individual experts both national and international. TEP will consist of a team of technical experts drawn from a set of international   and   national   technical   specialists.   Preferred membership is about 4­5 external technical specialists along with PD and MC Project Manager. 

10.Core Functions of TEP would be to:• Review the RFP and tenders submitted for various components and 

approve selection;

13

• Review of deliverables like the regulations, standards, guidelines and other   technical   documents;   provide   inputs   and   comments;   and approve for adoption.

• Provide technical leadership in project implementation by bringing in innovative ideas and suggestions; and

• Visit project sites for implementation review and appraisal.

Organizational Chart of MOEF:

Program Management Consultants

Project Coordinator

Project Director

Project Oversight Committee (POC)

Technical Evaluation Panel (TEP)

AP PCB WB PCB

 II. Responsibilities of MOEF:

11.The  primary role  of  MoEF will  be overall  project  oversight and coordination.   Its   key   responsibility   will   be   in   implementing Component   1   ­   Subcomponent   1.a:     National   Program   for   the Rehabilitation of Polluted Sites. MOEF will have an oversight role on the activities which will be implemented directly by the States of West Bengal and Andhra Pradesh. These include Component 1: Sub­components 1.b and 1.c and Component 2.

Component   1:   Sub­component   1.a:   Support   to   the   development   of National Program for the Rehabilitation of Polluted Sites (US$3.44 Million).  

The following figure illustrates the activities under the NPRPS.

14

15

KEY ACTIONS BY MOEF

OBJECTIVE ACTIVITES 

Develop methodology for identification, remediation of polluted sites and setting up standards and guidelines based on international & national best practice review 

This activity involves developing the methodologies for– • Site identification, categorization, 

prioritization based on the level of risk posed by the contamination 

• preliminary and site specific risk assessment methodologies,

• sampling protocols and standards • assessment and preparation of 

priority contaminated sites  • guidelines for conducting risk 

assessment and standards for risk assessment and communication.

1. Methodology for Risk Assessment, including guidelines for the preparation of remediation plans  

2. Standards/Criteria/Post­monitoring Protocols for Remediation based on soil, land use ambient air/water conditions  

3. Remediation technologies, including inventory of existing remediation technologies within country and international  

4. Random checks and inspections of hazardous waste dump sites in states including development of checklist and protocols  

5. Consultancy for the preparation of National Rehabilitation Plan

6. Technical assistance for project preparation of contaminated HW dumpsites in 5 priority states

7. Prepare  inventory of best available remediation technologies and strategies within the country and internationally  

8. Assess and strengthen existing national and state programs, introduce and adopt 

16

international best practices, and exchange program with international practitioners, such as the USEPA

9. Inventory and mapping of polluted sites by updating list and information on hazardous waste dumpsites in consultation with SPCBs and CPCB for NPRPS     

10.Lessons learned from pilot remediation sites and incorporated as best practices in the development of the NPRPS.

Training and technical assistance for strengthening capacity of SPCBs 

1. Establish network of SPCBs to launch national training programs

Capacity to be built in areas such as source identification, risk assessment, planning, monitoring, inspection and enforcement of hazardous waste sites. 

1. Source identification, inventorization, and characterization of HW dumpsites (2 from 11 SPCB, 8 CPCB/MoEF) ­ (Training)

2. Risk assessment of HW dumpsites, including methodology, sampling, analysis, and preparation of remediation plans ­ NPRPS ­ (Training)

3. Statistical Methods for Interpretation and Validation of Data  (Training)

4. Transport and Fate of Contaminant in Soil and Ground Water ­ (Training)

5. Innovative Remediation Technologies and 

17

Methodologies, focusing on international best practices (study tour) ­ (Training)

6. Innovative Remediation Technologies and Methodologies  ­ (Training)

7. Operation, maintenance, and closure of MSW landfills focusing on international best practices ­ (Training)

8. Transport and Fate of Contaminant in Soil and Ground Water ­ (Training)

9. Innovative Remediation Technologies and Methodologies, focusing on international best practices (study tour) ­ (Training)

10.Innovative Remediation Technologies and Methodologies  ­ (Training)

11.Operation, maintenance, and closure of MSW landfills focusing on international best practices ­ (Training)

12.Inspection and enforcement of the hazardous waste including the material balance for the production of hazardous waste ­ (Training)

13.Implementation of Remediation Processes based on Cost Benefit Analysis (NPRPS) ­ (Training)

Legal, regulatory  A regulatory framework is required with: 

18

& policy review and preparation of NPRPS framework

• laws, rules, regulations, guidelines and provisions for charging penalties/ to seek compensation to polluters; 

• set of guidelines, standards and directions to which the sites should be cleaned up• methodologies for identification, investigation, cleanup, technology assessments, risk 

assessments, and acceptance of “cleaned sites – record of site conditions” etc.Formulate strategy for preventing future land contamination; 

This will include strategies and guidance for:• continuous monitoring of industrial areas• compliance management of wastewater and industrial waste discharges • monitoring and compliance by States.

Develop Institutional and financial mechanism for establishing NPRPS

The Institutional setup will include administrative setup, organizational setup, roles and responsibilities for implementation and oversight of NPRPSInnovative strategies involving financial institutions and insurance companies using market based instruments for developing prevention programs. Assessment of Private sector involvement into the long term remediation financing and land use

Long term Project Structuring  

Strategy for:• long term framework for state and centre strategy for project identification, justification 

and financing • system of prioritizing sites and financing mechanism for contaminated sites; • implementation of polluter pays principle and penalties and recovery of remediation costs 

as part of the overall strategy of financing.• Long term financing strategy of remediation of polluted sites • regulatory best practices and incentive based approaches and stakeholder involvement 

19

III. Project Budget for MOEF

Description of Services Estimated Cost Incl Cont. & Taxes (in 000 US$)  

Management consultants for managing and monitoring the CBIPMP for MoEF 766.99Development of methodology for identification, remediation of polluted sites and setting up standards and guidelines based on international & national best practice review. 848.63Institutional and financial mechanism for establishing NPRPS 199.72Training program on implementation of NPRPS  106.85Training on Remediation Technologies and Methodologies, focusing on international best practices (study tour) 114.35Training on Remediation Technologies and Methodologies (NPRPS) 91.48Training on Operation, maintenance, and closure of MSW & hazardous waste landfills focusing on international best practices 195.83Legal, regulatory & policy review and preparation of NPRPS framework 299.57Inventory and mapping of polluted sites 746.60Training on Implementation of Remediation Processes based on Cost Benefit Analysis(NPRPS) 97.88Training on Inspection and enforcement of the waste management regulations  97.88Sub­total: 3565.78Office goods & equipment 52.31Laboratory Equipments: 643.20Sub­total: 695.52

20

SECTION III

ANDHRA PRADESH POLLUTION CONTROL BOARD (APPCB)

I. Institutional and Implementation Arrangements1. An   appropriate   project   governance   structure   has   been   established   in   AP   to 

ensure coordinated implementation, effectiveness, accountability, oversight and transparency of implementation. The AP Pollution Control Board (APPCB) shall be responsible for coordination and implementation of project activities at state level   and   reporting   to   MoEF.   The   Member   Secretary   of   APPCB   has   been nominated   by   the   State   Government   of   Andhra   Pradesh   to   be   the   Project Director for the project. 

Project Implementation Unit (PIU):2. The overall responsibility for project execution will lie with the qualified Project 

Implementation Unit (PIU) based in Hyderabad. The PIU will be established at the APPCB and will be headed by the Project Director. The PIU will have the responsibility for day to day project implementation and coordination with other stakeholder agencies.  It  will  serve as Secretariat  for  the Steering Committee through  the  Member  Secretary,  APPCB who   is   the  member  convener  of   the Steering Committee and the State Director for the Project. 

3. The PIU will ensure that procurement, financial management and disbursement aspects of the project are fully consistent with applicable Bank guidelines and shall function under the Member Secretary, APPCB. 

21

4. The PIU will   include   a Project Director,  two Technical  staff,  a Procurement Specialist, a Procurement Assistant, a Monitoring and Evaluation Specialist, a Financial Specialist, a Financial Assistant, a Communication Specialist and a Social and Environment Specialist along with some support staff. The staff will be   selected   following   Bank   procurement   procedures   for   the   selection   of consultants.  The  PIU will   be   supported  by   two  Local   Implementation  Units (LIUs), located in Hyderabad and Kadapa and responsible for coordinating the day­to­day activities under their respective components. The job descriptions of the staff of PIU, procedures of recruitment and roles of committees at state level are given in Annexure ­ I.    

CBIPM Cell at APPCB:5. APPCB has constituted a CBIPM Cell on 25th  October, 2008 from its technical, 

scientific  and   financial   staff   to   oversee  and  assist   in   the  day   to  day  project implementation,   provide   overall   supervision   of   PIU   functioning   and   support evaluation  of  proposals   for   the respective  components  and help  co­ordination with   other   stakeholder   agencies.   The   CBIPM   Cell   consists   of   the   following employees of APPCB:   (i)  Joint Chief Environmental Scientist (ii)  Joint Chief Environmental   Engineer   (CPC   &   MSW)   (iii)   Joint   Chief   Environmental Engineer   (Zonal   office,   Kurnool)     (iv)   Chief   Accounts   Officer   (v)   Senior Environmental   Engineer   (HWM)   (vi)   Environmental   Engineer   (CPC)   (vii) Assistant Environmental Engineer (viii) Procurement Specialist ­ Analyst Gr­I, Central Laboratory and (vii) Support staff of one data entry operator and one office subordinate.  These APPCB employees will  perform the above duties  in addition to their regular duties.

6. The PIU and the CBIPM Cell  will  appoint selection committees for contracts below Bank’s prior review, and decide on priority list of temporary employment (public works) projects eligible for financing under Component B.

Local Implementation Unit (LIU):7. Local   Implementation   Unit   (LIU),   headed   by   either   Technical   Specialist   or 

Environmental and Social Specialist along with representatives of municipalities / industrial area local authority, regional offices of APPCB, NGOs and District administration will oversee the project implementation on the ground at both the sites located in Hyderabad and Kadapa.  

Project Steering Committee8. A State Project Steering Committee will be established under the chairmanship 

of the Secretary, Department of Environment, to oversee the implementation of 

22

projects   activities   in   the   state.   The   Member   Secretary,   APPCB   will   be   the member convener and membership will be as follows:  

1. Special Chief Secretary , E.F.S&T Dept

Chairman

2. Prl. Secretary, Finance Dept., Member3. Prl. Secretary, Industries Dept., Member4. Prl. Secretary, MA & UD Member5. Chairman & MD, APIIC Member6. Commissioner, Hyderabad 

Metropolitan Development Authority 

Member

7. Commissioner and Director, Municipal Administration

Member

8. Director, National Geo­physical Research Institute (NGRI), Hyderabad

Member from Academia

9. Member Secretary, APPCB Member Convenor10.Project Director, PIU Special Invitee 

23

9. The functions of the PSC will be as follows:• Review   and   monitor   project   implementation   and   achievement   of   project 

performance indicators;• Providing   strategic   support   and   guidance   as   well   as   coordinating   with 

different government departments and agencies; • Approving overall human and financial resource requirement for State wide 

implementation of remediation plans; • Defining and reformulating  project strategies based on emergent experience 

from project implementation;• Approve bi­annual progress reports of APPCB  

II. Project Components:

10.The following activities will be implemented by APPCB under the project:  Component 1:  Strengthening Environmental Institutions: Building Capacity  

for Remediationo Sub­component 1.b: Environmental Compliance Assistance Centers   o Sub­component   1.c:   Institutional   Capacity   Building   of   State   Pollution 

Control Boards   Component   2:  Investments   in   Priority   Remediation   and   Environmental  

Improvements in orphan hazardous waste sites and municipal dumpsites  Component 3: Project Management

 11.Component   1,   Sub­component   1.b:  The   establishment   of   an   Environmental 

Compliance  Assistance Center  (ECAC) will  be  explored as a way to  promote increased environmental compliance of industry, particularly small and medium size enterprises, in meeting the national and state regulatory requirements.  In order   to   better   assess   the   existing   institutional   structure   for   providing compliance assistance in Andhra Pradesh and to learn from the West Bengal and other international models, the APPCB will undertake an analytical study and reach out to the affected stakeholders.  

12.Component  1,  Sub­component  1.c:  This  component  will  provide  technical  and infrastructural   support   to   laboratories   of   the   APPCB   besides   institutional capacity   building   for   inventorization   and   characterization   of   hazardous   and municipal   solid   waste   generated   in   the   state,  assessing   public   health   and ecosystem risks and economic, social and environmental benefits derived from project activities. 

24

13.The   APPCB   will   require   specialized   technical   expertise   to   support   the monitoring   of   demonstration   sites   under   the   project   and   to   develop   the hazardous   waste   remediation   and   rehabilitation   program   in   the   state.   The APPCB will require specialized laboratory equipment, GIS mapping (software), and   other   equipment   to   analyze   data   from   demonstration   sites,   monitor environmental   impacts,   and   develop   the   hazardous   waste   remediation   and rehabilitation program in the state.   The technical equipment will include the following items:

• Gas chromatographer – MS­MS; bomb calorimeter;• Atomic absorption spectrophotometer and required lamps;• Solid waste extraction assembly, concentrator for organic extractor;• Sampling apparatus for POP’s, VOC’s, dioxin, and furan;• Microwave digestive units, sediment depth samplers;• Network devices for GPS, GIS mapping of hazardous waste units.

14.The APPCB will require technical training to support the effective utilization and analysis of data from acquired laboratory equipment, and to strengthen the capacity in management and remediation of hazardous waste. 

15.The   detailed   activities  under   Component  1   and   their   outcomes   are   detailed below:

Component Activities Expected Outcome

Technical Assistance for APPCB

• Inventorisation and characterization of hazardous waste ;

• Mapping of hazardous waste units, illegal hazardous waste dumpsites, and municipal waste dumpsites;

• Pre­feasibility study of contaminated soil and groundwater from hazardous waste at targeted priority sites;

Inventory of Hazardous waste generators and quantities;Inventory of illegal dumpsites for industrial waste;Inventory of municipal dumpsites; ESIA of municipal 

25

Component Activities Expected Outcome

• Environmental and social impact assessment of municipal solid waste dumpsites.

waste dumpsites.

Infrastructure Support   for APPCB

• Procurement of necessary sampling and Analytical equipment, specialized laboratory equipment, GIS mapping, and other equipment to analyze data from demonstration sites, monitor environmental impacts, and develop the hazardous waste remediation and rehabilitation program in the state. 

Infrastructure facilities in the laboratories of the APPCB will be upgraded. 

Environmental   Compliance Assistance Center (ECAC)

• Analytical   study   of   existing institutions   in   AP   that   provides compliance assistance.

• Identification   of   innovative international   models,   and recommendations   for   integrating international   models   within   the Andhra Pradesh context;

• Study   tour   to   visit   the   West Bengal   ECAC   and   to   meet   with key stakeholders in West Bengal;  

• Workshop   to   introduce international   compliance assistance   models   to   key stakeholders;

• Workshops   to   involving   diverse stakeholders  in vision and action planning   regarding   ways   to strengthen   the   institutional models   for   environmental compliance;

Setup ECAC in AP.

26

Component Activities Expected Outcome

• Published   reports   of   workshop proceedings   for   interested stakeholders,   government ministries, and the public.  

Technical Training   for APPCB

Training of the staff in • Application   and   interpretation   of 

data from all acquired laboratory equipments;

• Quality   assurance   protocols   for SPCB   laboratories,   statistical methods   for   data   interpretation and validation;

• Hazardous   waste   testing,   finger printing TCLP, and identification protocols and standards;

• Tools and methods used to identify and characterize legacy sites; 

• Remediation   technologies   for contaminated sites;

• Transport   and   fate   of contaminants   in   soil   and groundwater;

• Inspection   and   enforcement   of hazardous  waste  management  at industries   –   generation, operations,   storage, transportation,   treatment   and disposal;

• Municipal   waste   landfills   – operations   and   monitoring   for compliance;   LFG   venting   and utilization and leachate treatment and management;

Technical   training for   building   the capacities   of   the staff to support the effective utilization and   analysis   of data from acquired laboratory equipment,   and   to strengthen   the capacity   in management   and remediation   of waste dump sites.

27

Component Activities Expected Outcome

Impact   of   MSW   Dumpsites   on   Environment   (15 Corporations) Inventorization   and   Characterization   of   HW categories & e­waste and GPS worksAssessment   of contaminated soil and ground water near illegal dumps

16.Component 2: Project demonstration activities will be implemented in pilot sites in Andhra Pradesh which have been identified due to their advanced state of readiness. Project investments for remediation will be defined on the basis of area­wide Management Plans focusing on hazardous waste and old solid waste dump legacy sites,  where the plans will  be developed and  implemented with stringent social and environmental safeguards in place.

17.Site A: Remediation of Noor Mohammad Kunta Lake: This component includes a step­wise area­based management approach consisting of near­term remediation of   apparent   risks   and   implementation   of   remedial   measures   of   soil,   ground water,   surface   water   and   sediment   contamination   of  NMK   lake.  Long   term impact   assessment   and   remediation   strategy   is   also   planned   along   with   a Monitoring and Control strategy.

18.Site B:  Closure  and containment  of  Kadapa Municipal  Solid waste  site:  This component includes clearing the existing municipal solid waste dump yard in Kadapa   Muncipal   Corporation,   reducing   the   risks   from   contamination   and exposure   to   health  hazard  and  providing   improved  air   quality  and  ambient environment for the communities near the site.  

19.The activities under this component and the outcomes are as detailed below:

28

Site A: NMK Lake                    Activity   Activities/ 

ConsultanciesOutcome

Environmental Site Assessment – Phase II and Phase III for delineating the contamination – assessing the extent of contamination in surface­/ground water, sediments and soil; quantities, characteristics and topographical information; 

Detailed reassessment/ engineering Study, bid document preparation and supervision  

Detailed Site Investigation Report

Remedial Options Study along with Site Specific Risk Assessment to develop the standards for cleanup of site for water, sediments and soil surrounding the lake. 

NGO Work for community communication, identification of PAPs

Final SSRA and the recommended option for Cleanup.

Remedial Action Plan (RAP) – will be developed based on detailed Phase III­ can be part of the Phase III or separate. – provide engineering for how to go about the cleanup including technology; engineering and equipments.

GIS Works and identification of data gaps 

Remedial Action Plan

Implementation of the RAP including removal of sediments and soil; treatment of water; redirecting contaminant flows into the lake; landscaping and other infrastructure.

Post   remediation ground   water investigation,   and monitoring  

Contract and Contract implementation

Record of Site Condition – site audit and review of works to ensure work was completed and all the cleanup has been to the standard.

Environmental Monitoring Initiative 

Audit Report for cleanup of site.

Post remedial strategy Post   closure monitoring

29

Site B: Kadapa DumpsitePhase I and Phase II ESA of the site to assess the contamination by leachate and garbage to the surrounding ground and surface water; under the extent, quantity  and characteristics of contamination;  

Detailed reassessment/ engineering Study, bid document preparation and supervision  

Baseline Status Report with clear delineation of contaminant issues. 

ESA to understand environmental/ecological concerns; socio­economic issues; transportation, land use and other issues.

ESIA Report

Development of Remedial Options and Action Reports. The Options should include Landfill Rehabilitation and Closure of dumpsite; LFG control and management; Leachate control and management; Landfill mining; Reclamation of recyclables and composted waste; Potential change in land use; Development of sanitary landfill at the site;  etc.

Environmental Monitoring Initiative     

Remedial Options Report and finalized Remedial Action plan after discussions and consultations

Implementation of RAP  NGO works  for community communication, identification of PAPs  

Contract and cleanup

Record of Site Condition – site audit and review of works to ensure work was completed and all the cleanup has been to the standard.

Post closure monitoring 

Audit Report for cleanup of site.

30

III. Project Budget for APPCB

Description of Services  Estimated Cost Incl Cont. & Taxes (in 000 US$)  

Impact of MSW Dumpsites on Environment (15 Corporations) (Domestic) 262.59Consultancies ­ Business Strategy for ECAC 360.68Detailed reassesment/ engr. Study, bid document prep., and supervision ­ NMK 774.78NMK ­ Exec Engineer (Full time) 101.46NMK ­ Dy Exec Engineer (Full time) 81.17Technical Consultant 104.58Monitoring and Evaluation Specialist 104.58Procurement Assistant ­ Consultant 41.79FM Specialist ­ Consultant (Accounts Officer) 72.59FM Assistant ­ (Accountant) 18.66Environment and Social Specialist­Consultant 104.58Communicational Specialist­Consultant 72.59NGO Work for community communication, identification of PAPs­ NMK 138.04Independent supervision consultant ­ NMK 569.69Detailed reassessment/ engr. Study, bid document prep., and supervision in Kadapa site  222.71GIS Works and identification of data gaps ­ NMK 162.74Post remedation ground water investigation, and monitoring – NMK

1236.37

Kadapa dump sites – NGO works  for community communication, identification of PAPs 153.38Supervision consultant – Kadapa 150.16Social monitoring and social audit – Kadapa  37.54Inventorisation and Characterization of HW categories &e­waste and GPS works 579.73Environmental Monitoring Initiative ­ Kadapa 18.51Environmental Monitoring Initiative ­ NMK 24.50Assessment  of contaminated soil and ground water near illegal dumps 400.68Consultancy for development of post remedial strategy ­  NMK  137.16Post closure monitoring­ Kadapa 78.80

31

Sub­total: 6010.05Remediation Works for NMK 27938.97Closure & containment works (Excavation & related works, stabilization & closure) – Kadapa 3441.29Sub­total: 31380.26Office equipment 8.56Laboratory equipment 2552.24 Sub Total 2560.80Project Management and Misc. cost 736.95Grand Total 40688.06

32

SECTION IV

WEST BENGAL POLLUTION CONTROL BOARD 

I. Institutional and Implementation Arrangements

1. An appropriate  project   governance   structure  has  been   established   in  WB  to ensure coordinated implementation, effectiveness, accountability, oversight and transparency   of   implementation.  The  WB  Pollution  Control  Board   (WBPCB) shall be responsible for coordination and implementation of project activities at state level and reporting to MoEF. The Member Secretary of WBPCB has been nominated by the State Government of West Bengal to be the Project Director for the project. 

Project Implementation Unit (PIU):

2. The overall responsibility for project execution will lie with the qualified Project Implementation Unit (PIU). The PIU will be headed by a Project Director (PD). Besides, there will be one Deputy Project Director (DPD) who will assist the PD and will be responsible for overall coordination among the six Cells as mentioned below.  He will  also be responsible for all  technical  matters  pertaining to the project. The six cells headed by Senior Officers of the WBPCB will be responsible for project  components and will  work under the guidance and supervision of DPD :

i) Technical Cell (HWM)ii) Technical Cell (MSW)iii) Infrastructure Cell (Lab)iv) ECAC Cellv) Finance & Accounts Cellvi) Procurement Cell

3. The PIU staff will be selected following bank procurement procedures. The same principle will be followed for selection of consultants. The PIU will ensure that procurement,  financial management and disbursement aspects of the projects are   fully   consistent   with   applicable   Bank   guidelines.   The   Cells   will   be responsible for coordinating day to day activities under respective components. In addition, suitable number of evaluation committee will be established by the Project Director to evaluate proposals under the respective components.

33

Organizational Chart

Project Director & Head – PIU (Member Secretary) [WBPCB – 50%]

Project

Steering Committee

Principal Secretary

DoE, GoWB

Project Coordination Team 

(Dr. Dipak Chakraborty)

[Dy. Proj. Director, WBPCB]

(Project Coordinator 1)

[External - 100%]

(Project Coordinator 2)

[External - 100%] 

Head – Technical

Cell (HWM)

(Mr. Shyamal Kr. Adhikari)

[WBPCB] Proj. Officer (HWM) (Ms. Sarmistha Kundu)

[WBPCB]

Proj. Eng. (HWM) (…………………)

[External– 100%]

Head – Technical Cell (MSW)

(Dr. Tapas Kr. Gupta)

[WBPCB]

Proj. Officer (MSW) (Mr. Debashis Sarkar)

[WBPCB]

Proj. Eng. (MSW) (…………………)

[External– 100%]

Head – Infrastructure Cell (Lab)

(Dr. Ujjal Kr. Mukhopadhyay)

[WBPCB]

Proj. Officer (Lab) (Mr. Prabir K. Barai)

[WBPCB]

Proj. Sc. Asst. - 1 (…………………)

[External– 100%]

Proj. Sc. Asst. - 2 (…………………)

[External– 100%]

Proj. Anly. Asst.-1 (…………………)

[External– 100%]

Proj. Officer (IT) (……..………………..)

[External – 100%]

Proj. Asst. (IT) (………..……………)

[External– 100%]

Head – ECAC Cell (Mr. Subrata Ghosh)

[WBPCB]

Proj. Officer (ECAC) (Ms. Barna Majumdar)

[WBPCB]

Asst. Proj. Officer -1 (…………………………..)

[External– 100%]

Asst. Proj. Officer -2 (………………………….)

[External – 100%]

Steering Committee

(ECAC)

Technical Expert

Committee (ECAC)

Head – Finance & Accounts Cell

(Mr. Subhasis Pal)

[WBPCB]

Proj. Acc. Officer (……………………..)

[WBPCB]

Acc. Asst. - 1 (…………………)

[External – 100%]

Acc. Asst. - 2 (…………………)

[External – 100%]

Head – Procurement Cell

(Mr. Sushil Kr. Khamrui)

[WBPCB]

Proj. Proc. Officer (……………………..)

[WBPCB]

Proj. Jr. Proc. Officer

(………..……………) [External– 100%]

Training Spl. (…………………..)

[External –100%] Proc. Spl.

(……………..)

[External –100%] Comm. Spl.

(…………………..)

[External –100%]

Proj. Jr. Acc. Officer

(……………………..)

[External – 100%]

Proc. Asst. (………..……………)

[External– 100%]

Env. Specialist (………………….)

[External – 100%]

IT Specialist (…………….)

[External – 100%]

Asst. Env. Specialist

(………………….)

[External – 100%]

Asst. IT Specialist

(………………….)

[External – 100%]

Office Assistant (………………….)

[External – 100%]

Environment Compliance Assistance Center Center In-charge – Ms. Rita Dutta [WBPCB]

Env. & Soc.. Spl.

(…………………..)

[External –100%]

Project Steering Committee 4. A Project Steering Committee (PSC) has been established to provide guidance 

and to build consensus among project stakeholders on major policy issues related to the implementation of the Project. The membership of the PSC is as follows:

1. Principal Secretary, Department of Environment2. Principal Secretary, Department of Finance 3. Commissioner, Kolkata Municipal Corporation4. Managing Director, WB Industrial Development Corporation (WBIDC)

34

5. District Magistrate, Hooghly6. Representative of CPCB, Eastern Regional office7. Representative of Bengal Chamber of Commerce & Industry (BCCI)8. Representative of Indian Chamber of Commerce (ICC)9. Representative of Hooghly Chamber of Commerce10.Prof.   Sisir   Kr.   Nag,   Department   of   Geological   Science,   Jadavpur 

University, Kolkata11.Prof. Kalyan Bhar, Department of Civil Engineering , Bengal Science & 

Technology University, Shibpur12.Member Secretary, WBPCB

5. The responsibilities of the PSC will be as follows:• Approval of the Project Annual Plan and PIU budgets• Approval of the organizational structure of the PIU• Carry out a mid­term review of the project.• Monitor   Project   progress   and   review   progress   reports   and   advise   as 

necessary.• Provide recommendations, guidance and, as appropriate, decision making on 

matters of substance and priority which the technical teams will put before the PSC (in coordination with the PIU).

• Discuss and resolve any implementation issues that cannot be resolved at the level of the PIU.

• To consider approval of up­dated procurement plans and suggest amendment of the Credit Agreements, if necessary.

• Set up working, evaluation and technical committees as required.

6. Support to the PSC will come in the form of: (I) secretariat services by the PIU, including   the   preparation   of   meeting   minutes   and   circulation   of   agendas, management of documents and relevant data, etc.; and (ii) if required,  ad hoc technical assistance to provide the members with the adequate knowledge and exposure to make carefully informed decisions and recommendations on matters put before the PSC.

II. Project Components:

7. The following activities will be implemented by WBPCB under the project: 

35

Component 1:  Strengthening Environmental Institutions: Building Capacity  for Remediationo Sub­component 1.b: Environmental Compliance Assistance Centers  o Sub­component   1.c:   Institutional   Capacity   Building   of   State   Pollution 

Control Boards  Component   2:  Investments   in   Priority   Remediation   and   Environmental  

Improvements in orphan hazardous waste sites and municipal dumpsites  Component 3: Project Management 

8. Component   1,   Sub­component   1.b:  An   Environmental   Compliance   Assistance Center has been established to promote increased environmental compliance of industry,   particularly   small   and   medium   size   enterprises,   in   meeting   the national   and   state   regulatory   requirements.     In   order   to   better   assess   the existing institutional structure for providing compliance assistance and to learn from other international models, the WBPCB will undertake analytical studies and reach out to the affected stakeholders.  

9. Component 1, Sub­component 1.c:  This component will provide technical support and   infrastructure   to   the   Laboratories   of   the   WBPCB   besides   institutional capacity   building   for   inventorization   and   characterization   (including determination of  waste  generation   factors)   of  hazardous  and municipal  solid waste generated in the state,  assessing public health and ecosystem risks and economic, social and environmental benefits derived from project activities. This component will facilitate WBPCB with specialized technical expertise to support the   monitoring   of   demonstration   sites  under   the  project   and   to  develop   the hazardous   waste   remediation   and   rehabilitation   program   in   the   state.   The WBPCB will require technical training to support the effective utilization and analysis   of   data   from acquired   laboratory   equipment,  and   to   strengthen   the capacity in management and remediation of hazardous waste.  

10.The   WBPCB   will   require   specialized   laboratory   equipment,   GIS   mapping (software),   and   other   equipment   to   analyze   data   from   demonstration   sites, monitor environmental impacts, and develop the hazardous waste remediation and rehabilitation program in the state.   The technical equipment will include the following items:

• GC­MS(HR)• ICP­MS• Bomb calorimeter• Flash point tester

36

• Solid waste extraction assembly• Concentrator of organic extracts• Sampling apparatus assembly for VOCs and POPs• Sampling apparatus for Dioxins and Furans• X­Ray Fluorescence Spectrometer• IR­Spectrometer• MSMS attachment for HPLC• TCLP apparatus (with zero head space assembly)• Spares and consumables for related instruments

11.The   detailed   activities  under   Component  1   and   their   outcomes   are   detailed below:

Component

Activities Expected Outcome

Technical Assistance for WBPCB

• Inventorisation and characterization of hazardous waste including determination of waste generation factors;

• Mapping of hazardous waste units, illegal hazardous waste dumpsites, and municipal waste dumpsites;

• Pre­feasibility study of contaminated soil and groundwater from hazardous waste at targeted priority sites;

• Environmental and social impact assessment of municipal solid waste dumpsites.

Inventory of Hazardous waste generators and quantities;Inventory of illegal dumpsites for industrial waste;ESIA of illegal hazardous waste dumpsites and municipal waste dumpsites.

Infrastructure Support for WBPCB

• Procurement of necessary sampling and Analytical equipment, specialized laboratory equipment, GIS mapping, and other equipment to analyze data from hazardous waste and municipal waste demonstration sites, monitor 

Infrastructure facilities in the laboratories of the WBPCB will be upgraded. 

37

Component

Activities Expected Outcome

environmental impacts, and develop the hazardous waste and municipal waste remediation and rehabilitation program in the state. 

Environmental Compliance Assistance Center (ECAC)  

• Analytical   study   of   existing institutions   in   WB   that   provides compliance assistance.

• Workshop   to   introduce international   compliance   assistance models to key stakeholders;

• Workshops   to   involving diverse   stakeholders   in   vision   and action   planning   regarding   ways   to strengthen   the   institutional   models for environmental compliance;

• Published reports of workshop proceedings   for   interested stakeholders, government ministries, and the public.  

An effective ECAC ensuring better environmental compliance

Technical Training for WBPCB

Training of the staff of WBPCB in: • International training related to 

quantification and categorization of process specific hazardous wastes and determination of waste generation factors for specific waste types

• International training related to monitoring of environmental impact of legacy sites for various classified wastes

• International training related to operation of the equipments used for contaminant study (soil & ground water aquifer) including POP & VOC 

Technical training for building the capacities of the staff to support the effective utilization and analysis of data from acquired laboratory equipment, and to strengthen the capacity in management and remediation of waste dump sites.

38

Component

Activities Expected Outcome

and training related to QA/QC protocol

• Domestic training related to statistical methods for interpretation and validation of data

• International training related to use of modern tools to identify legacy sites & remediation technologies for contaminated sites

• Domestic training related to development of onsite and offsite emergency response plans

• Domestic training on integration of 4R approach in process

• International training on monitoring of land fill gases and leachate analysis for municipalities

12.Component 2: Project demonstration activities will be implemented in pilot sites in  WB  which have  been  identified  due   to   their  advanced  state  of   readiness. Project investments for remediation will be defined on the basis of  Area­wide Management   Plans   focusing   on   hazardous   waste   and   old   solid   waste   dump legacy sites,  where the pilot  area management plans  for remediation will  be developed and implemented with stringent social and environmental safeguards in place.

13.Site C: Remediation of Dhapa MSW site:  This component includes clearing the existing municipal solid waste dump yard in Dhapa, reducing the risks from contamination   and   exposure   to   health   hazard   and   providing   improved   air quality and ambient environment for the communities near the site. 

14.Site   D:   Remediation   of   Hooghly   Hazardous   waste   sites:  Remediation   of   the following 7 identified contaminated illegal hazardous waste dumping sites will be undertaken under this activity:

• Site1:  Near Ghosh and Sarkar Weigh Bridge, Delhi Road, Village Simla/Madpur, 

39

• Site­2: Netaji More, Delhi Road (1.7 km from Baidyabati)• Site ­3: Near Netaji More, Delhi Road• Site­4: Near Zenith Timber Products, Netaji More• Site­5: Near Pashupati Seong and East India Flour Mills, Delhi Road• Site­6: Ashalata Brick Field, Near Indotan Industries• Site­7: Near M/s Shivam Gases Ltd., , Chakundi, Dankuni

15.Additionally, the WBPCB will consider upgrading the existing hazardous waste landfill  at  Chakundi,  which   is  being  used   for  disposal   of   chromium bearing wastes  by  Bichromate  Manufacturing  Units,   if   required  as  an  alternative   to transportation   of   untreatable   waste   from   Site   D.     Technical   provisions   for containment and cover system have to be designed and approved by WBPCB before any action take place.

           Site C: Dhapa Dumpsite

                    Activity   Activities/ Consultancies

Outcome

Phase I and Phase II ESA of the site to assess the contamination by leachate and garbage to the surrounding ground and surface water;  under the extent, quantity  and characteristics of contamination;  

Detailed reassessment/ engineering Study, bid document preparation and supervision  

Baseline Status Report with clear delineation of contaminant issues. 

ESA to understand environmental/ecological concerns; socio­economic issues; transportation, land use and other issues.

­do­ ESIA Report

40

                    Activity   Activities/ Consultancies

Outcome

Development of Remedial Options and Action Reports. The Options should include Landfill Rehabilitation and Closure of dumpsite; LFG control and management; Leachate control and management; Landfill mining; Reclamation of recyclables and composted waste; Potential change in land use; etc.

Environmental Monitoring Initiative    

Remedial Options Report and finalized Remedial Action plan after discussions and consultations

Implementation of RAP  NGO works  for community communication, identification of PAPs  

Contract and cleanup

Record of Site Condition – site audit and review of works to ensure work was completed and all the cleanup has been to the standard.

Post closure monitoring 

Audit Report for cleanup of site.

41

Site D: Hooghly Hazardous Waste Sites:                    Activity   Activities/ 

ConsultanciesOutcome

Environmental Site Assessment – for delineating the contamination – assessing the extent of contamination in surface­/ground water, sediments and soil; quantities, characteristics and topographical information; 

Detailed reassessment/ engineering Study, bid document preparation and supervision  

Detailed Site Investigation Report

Remedial Options Study along with Site Specific Risk Assessment to develop the standards for cleanup of site for water, sediments and soil surrounding the dumpsite. 

NGO Work for community communication, identification of PAPs

Final SSRA and the recommended option for Cleanup.

Remedial Action Plan (RAP) – will be developed based on detailed Phase III­ can be part of the Phase III or separate. – provide engineering for how to go about the cleanup including technology; engineering and equipments.

GIS Works and identification of data gaps 

Remedial Action Plan

Implementation of the RAP including removal of contaminated waste /sediments and soil; treatment of contaminated water; 

Post   remediation ground   water investigation,   and monitoring  

Contract and Contract implementation

42

Record of Site Condition – site audit and review of works to ensure work was completed and all the cleanup has been to the standard.

Environmental Monitoring Initiative  

Audit Report for cleanup of site.

Post remedial strategy Post   closure monitoring

16.The   same   activities   will   apply   for   the   upgrading   of   the  Chakundi   site,   if deemed necessary by the WBPCB.  

III. Project Budget for WBPCB

Description of Service Estimated Cost Incl Cont. & Taxes(in 000 US$)

ECAC:­Preparation of a detailed business strategy and plan  180.34Technology Assimilation / Sector studies done by international experts  

1298.43

Periodic sector studies done by domestic / national experts

1659.32

Sub Total 3138.09Hooghly HW SitesDetailed design, engineering and bid document preparation and supervision

606.03

Inventorization and Characterization of HW Categories and Sampling and analysis of HW

264.50

Hooghly Sites Social Support (Firm) 46.09Independent third­party soil & water monitoring – Hooghly HW Sites 

139.62

Community communication – Hooghly HW Sites NGO/Firm 

6.57

Environmental Monitoring Initiative  ­ HooghlySub Total 1140.94

Dhapa MSW Site:­Detailed feasibility / engineering study and bid  236.71

43

Description of Service Estimated Cost Incl Cont. & Taxes(in 000 US$)

ECAC:­document preparation and supervision ­Impact of MSW Dumpsites on Environment 169.84Dhapa Social Support (Firm)Community communication and monitoring – Dhapa MSW Site 

43.28

Environmental Monitoring Initiative ­ Dhapa  24.67Sub Total 709.55

PIU Assessment and preparation of priority contaminated sites at Khandla / Durgapur and Belda/Dankuni  

956.46

Identifying Illegal Dumpsites 137.22Information System – Technical Manpower (Consultant – Information Management System

21.40

Procurement Assistant  (Full time) 26.95Procurement Specialist (Full time) 38.61Environment & Social Safeguards Specialist 46.09Communication Specialist­Consultant 46.09Project Coordinator 33.79Project Officer/Engineer(3 nos) 196.10Project Assistant Scientific (2 nos) 336.87Accounts Assistant (2 nos) 40.44Environment Specialist for ECAC 315.24IT Specialist for ECAC ­Assistant IT Specialist for ECAC ­Office Assistant for ECAC ­

Sub Total 2195.26*Assumption: price contingency 10% and Physical contingency 10%

44

SECTION V

ENVIRONMENT AND SOCIAL MANAGEMENT FRAMEWORK 

1. Component   2   ­   Investments   in   Priority   Remediation   and   Environmental Improvements: Rehabilitation of legacy hazardous waste sites: More specifically, the four sites selected for remediation in the pilot states of AP and WB involve the following Safeguard Policy Issues:

Site A: Remediation of Noor Mohammad Kunta, Andhra Pradesh

2. There is a small religious site next to the lake and a nearby cemetery.  The ESA includes an assessment of possible impacts on Physical and Cultural Resources and mitigation  measures   to  ensure   that  possible   impacts  are  addressed  and protected   according   to   World   Bank   policies   on   Physical   Cultural   Property (OP/BP 4.11). The Masjiid­O­Darga of NMK lake and the graveyard are the only religious   places   likely   to   receive   direct   and   temporary   impact   from   project activities   due   to   the   site   proximity.   The   recommendations   are   taken   into consideration not only in terms of diminishing disruption of religious rituals but also in terms of safety and health hazards. There also is evidence of a small number of rag­pickers (approximately 10) who collect metal and other saleable waste   from   around   some  of   the   smaller   lakes.  These   individuals  have  been identified and their circumstances are addressed by the SMP, in accordance with the   requirements   of   GOI   and   World   Bank   Safeguards   Policies   related   to rehabilitation and income restoration.     

Site B:  Remediation of the Dumpsite in Kadapa, Andhra Pradesh 

3. Though project activities would not require relocation of people, they would shut down income sources for rag­pickers and others whose livelihoods are derived from dump materials.    The ESA has identified these individuals, determined whether they belong to SCs/STs/OBCs, and has prepared an SMP to properly protect   and   compensate   them   as   required   by   GoI,   GOAP,   and   World   Bank Safeguard   policy   requirements   (notably   OP/BP   4.12   and   OP/BP   4.10).     In addition,   the   SMP   provides   for   job   skills   training,   livelihood   support   and incentives to ensure that the children who were formerly working as ragpickers attend school, as well as health and rights awareness­raising activities, in order 

45

to help improve the life opportunities of PAPs.   A RAP has been prepared for several families of rag­pickers who were identified during the social assessment as living in make­shift shelters on the site and the same will be verified during project implementation, and the RAP will be updated accordingly.    

Site C: Remediation of Dhapa ­ old municipal dump site adjacent to East  Kolkata Wetlands, West Bengal

4. The following safeguards and other social issues have been observed at the site:

• The KMC is  constructing a brick wall  around the whole  area  in order  to demarcate the area (not to keep out rag­pickers).  The fencing­off of the area is a policy decision made and implemented by local government well before the site is being considered for inclusion as one the project demonstration sites.  The Environmental  and Social  Assessment   (ESA)  has  developed  an SMP that makes recommendations on how to help the state to develop a plan for restoring income of the approximately 600 rag­pickers who will no longer have access to the 8.21­ha plot (closed around end of Year 2) and the   12.8­ha plot (closing around end year 5).    

• Rehabilitation and Restoration of  Income for rag­pickers:    Up to 600 rag­pickers are active on the total 21 acres for their livelihoods.   About half are children under  age  18.    The  majority  of  rag­pickers  are   female,  although there is a sizeable representation of males as well.   These are people who reside in the villages surrounding the site. They are mostly Mondal people, who are SCs (so in this case World Bank OP/BP 4.10 on Indigenous Peoples would  not  be   triggered).    This   is  a   full­time  job   for  many,  and   for   some households in the nearby village,  rag­picking is the sole source of income. Each full­time rag­picker gathers 50­100 kg of waste per day, sale income from which yields an average of 150 Rs per day.  The children who are rag­picking (some attend school part time) earn an average income of 25 Rs per day.  According to stipulations of World Bank Safeguards Policy OP/BP 4.12, the rag­pickers’ income will be compensated when the dumpsites shut down, before which time they will receive job training for alternative employment opportunities. When the 8.21­ha area is shut down by end of Year 2, it is predicted that most, if not all, of the rag­pickers there will move to the larger dump site and continue rag­picking until that dumpsite is closed by end of Year 5.  The SMP has proposed a phased process of rehabilitation and income stream restoration, as well as means of encouraging families to keep their children in school and not let them near the dumpsite, as children are more vulnerable to the disease associated with the waste.   

46

• Three small vendors set up around the dump­site to sell food, tea, betel leaf, chewing tobacco. The estimated revenue from total food sales per day is 50­100 Rs. per person per day. The SMP also proposes means of compensation for lost potential income to these parties.  

• Surrounding the two dumpsite ‘hills’ is about 700 ha of land that is actively farmed   by   local   community   members.     The   farming   produce   consists   of vegetables (e.g., cauliflower). Toxic waste from the dumpsite leaches into the water  and soil  and evidently  contaminates  the produce.    This   leachate   is visible, gathering even outside of the brick wall being built around the 8.21­ha area.  The land is all owned by KMC, and none of the local people farming it have leases; they are all encroaching.  The farming issues are addressed as part of the SMP.    

• People living near the dumpsites (about 300 households, approx. 3000 population) report myriad problems that they associate with the nearby pollution.  These include:

­ Water that is so polluted (red­brownish color in the wells) that people no longer drink it; they use the contaminated water for farming and washing still.   The water that KMC is supplying is not adequate and barely meets the needs of cooking and drinking.  

­ Asthma, TB, malaria, and diarrhea are prevalent in all villages.   Eye irritation and nose burning because of methane gas released by the dumpsite was reported by residents of Kannapaedia.   This is closest village to the dumpsites and is directly down­wind of  it.    Only this village expressed feeling eye irritation and nose burning as a direct result of the nearby site.  

­ In all   the  villages   (Khanaberia,  Durgapur,  Anatamahal,  Voicethala, Makaltala,  Choinabae and Ucchipota),  people  complained  about  the bone recycling industry and cremation of people (separate place from the bone recycling)  on the site.  People  identify   the pollution as the cause of their diseases and complain about the burning smell.   Those farming the surround fields complain about the burning of bodies.

­ The   major   occupations   in   these   villages   are   farming,   fishing,   rag­picking   and   working   as   laborers   in   the   Dhapa   farm   lands   and   in Kolkata.   Farming occurs right outside the boundary wall, although KMC has cleared the nearest farming area.  Fish ponds also lie outside the wall, and only men are involved in the fishing.  The whole area is wetlands; in the villages many of the houses are surrounded by water. During monsoon season, the approach road also is filled with water. The groundwater is not of good quality for farming and fishing.    

 

47

Site   D:   Remediation   of   seven   (7)   chemically   contaminated   sites   in   the District of Hooghly, West Bengal

5. Although the population living at the sites is very small (approximately 6 people at the Sarkar Weighbridge site and 15 people at the Minu Bridge site—all living in dhabas at each site), they would need to be relocated, at least temporarily, during   remediation   activities   at   the   sites   and   compensated   for   lost   income during the period remediation.   At the Sarkar site, the people living there also are doing business for the truck drivers who come through for the weighbridge and each adult person earns an average of 2500 Rs. Per month.  There also are 2 children earning money there (washing utensils), about 1,000 Rs. Per month.  At the Minu bridge site,  there is  a 4­member family that owns the dhaba, plus about 11 people who stay in the dhaba and also work, earning about 5,000 Rs per  month   (the  earnings  are  higher  at   this   site  because   there   is  more   land available for parking.

6. The Durga Temple is the only Physical Cultural venue likely to receive direct impact  from project  activities  due to  its  proximity to the Ashalata Brickfield Hazardous waste Site. In order to mitigate the potential risk associated with accessing   the   temple   particular   attention   has   been   given   to   secure   access, lighting of the temple during works and road safety, preventing noise and dust to worshipers and waste spillage from transportation.  

     

Generic Timeframe for ESMF Implementation

7. ESMF implementation will take place one month before project effectiveness and lasts   until   post   remediation   environmental   and   social   monitoring.   The   time frame for implementation with all these technical stages of remediation is given in Table below.

48

Technical Stage during Remediation

Social­Environmental Management Measures Responsible Party

1 month prior to effectiveness

Develop TORs   RFPs for NGO teams (4) dealing with SMPs at each site  SPCBs,   under supervision   of MoEF   and   World Bank

Project Effectiveness

ESMP already developed, references in project legal document regarding ESMP   implementation   responsibilities:     SPCBs   send   out   RFPs   for   4 NGO teams for social issues.  

1.5 months after effectiveness

Bidding   documents   received;   review   bidding   documents   to   verify compliance with ESMP requirements for implementation, including cost provisions

SPCBs

2 months after effectiveness

Grievance redress mechanisms for all sites in place SPCBs

3 months after effectiveness

NGO teams are procured;  signing of contract with legal provisions for implementation 

NGO teams, under supervision   of SPCB   social/env specialist

4 months after effectiveness

­Prepare plans for giving ID cards to PAPs­Prepare   arrangements   for   income   restoration   in   collaboration   with SPCB/Municipal Commissioner­Prepare training plans for different groups of people among PAPs­ Prepare content for community awareness workshops

NGO teams; SPCB PIU communications specialist

5 months after effectiveness

­Verify list of PAPs/income restoration recipients; ­ Cut­off date for PAP eligibility;  process ID cards­Hold health/rights awareness workshops for PAPs; NGOs identify who wants   training   in   first   phase   and   subsequent   phases,   and   who   will continue rag­picking until final dumpsite closes (Dhapa)

NGO teams, under supervision   of SPCB   soc/env specialist;PIU 

49

­Hold first broader community awareness workshops­Identify local community groups to participate in monitoring

communications specialist

6 months after effectiveness: Implementation of site works commences

­ Relevant PAPs relocated and compensated, according to RAPs ­   Begin   distribution   of   all   other   compensation/income   restoration packages for adult PAPs­   Compensation   to   former   child   PAPs’   families   occurs   via   monthly stipend   after   NGO   verifies   full­time   school   attendance:     12   months, according to SMPs ­  Training in job skills, financial management begins; 6­month training program for first batch of PAPs­   PAPs   who   may   continue   as   ragpickers   (Dhapa)   receive   safety equipment­ Grievance redress mechanism staff meet with SPCB once per month

NGO teams;SPCBs/District Commissioner (holding funds)

Throughout remediation   of sites

­Supervision specialist conducts random field checks throughout­ Skills training continues for total 2 years­ NGOs facilitate job acquisition for trained PAPs ­     PIU   verifies   there   are   no   complaints   filed   in   grievance   redress mechanism or fully addresses any complaints­ Grievance mech. staff continues monthly meetings at SPCB throughout Yr 1 and Yr 2; throughout Yr 3­5 have semi­annual meetings.­ NoC for setting up Diesel Generator sets used for power backup.­   Permission   for   Storage,   handling,   and   transportation   of   Hazardous material from SPCB.­Pollution   under   control   certificate   under   motor   vehicle   act   for   all vehicles used for remediation.­In case of soil being procured from private land then NoC required from land   owner.   If   soil   is   used   from   government   land   then   permission certificate from that govt. agency.­Restoration plan  for  borrow area should be  prepared by remediation contractor.

SPCB   PIU Env/Social specialist­NGO teams

50

­ Permission from Central Ground Water board for setting up bore well for remediation purpose.­Labor   license   from   labor   department   in   order   to   hire   labor   for remediation.­Proper disposal of waste water from labor camp.­In case of blasting permission from mine concern mine department. ­ Environmental Monitoring will be carried out at locations which will be finalized  by   contractor   in   consultation  with  Environmental  Expert   of PIU.­The frequency and no of locations have been given in  ESMP section of this report

Remediation works completion

­Verify  absence of  complaints   filed  in grievance redressal  mechanism, discuss with communities.­Monitoring of air, soil, noise water in order to evaluate environmental conditions after remediation works completes.

SPCB

51

SECTION VI

PROCUREMENT PROCEDURESFOR MOEF, APPCB AND WBPCB

I. Procurement Management

The procurement management is organized jointly by respective Project Director, Project Coordinator and the Procurement Consultant. They will be responsible for all   procurement,   financial   management,   quality   assurance,   monitoring   and evaluations under the project.

General 

Procurement for the proposed project would be carried out in accordance with the World Bank's "Guidelines: Procurement under IBRD Loans and IDA Credits" dated May  2004   revised  October  2006  and May  2010;  and   "Guidelines:  Selection  and Employment of Consultants by World Bank Borrowers"  dated May 2004 revised October 2006 and May 2010, and the provisions stipulated in the Loan and Credit Agreements.   The   various   items   to   be   procured   are   described   in   the   tentative procurement plan as  in Annexure ­  III.  For each contract to be financed by the Project, the different procurement or consultant selection methods, the need for pre­qualification,   estimated   costs,   prior   review   requirements,   and   time   frame   are agreed   between   the   Borrower   and   the   Bank   in   the   Procurement   Plan.   The Procurement  Plan will  be updated annually  or  as  required  to  reflect   the actual project   implementation   needs   and   improvements   in   institutional   capacity   All procurement shall be made by the PMC. 

The projected procurement would initially be advertised in a General Procurement Notice (GPN), and Specific Procurement Notices to be issued thereafter as needed. The Borrower will publish a GPN, acceptable to the Bank, online in the UNDB and in   the   Development   Gateway's   dgMarket.   The   individual   specific   procurement notices   (SPN)   for  goods  and civil  works  and request   for   expression  of   interests (REoIs) for consulting services will be advertised in a national newspaper and/or in the beneficiary's  website.  The SPN for International  Competitive Bidding Goods and Civil Works packages and REoIs for consultant's contracts above USD 200,000 equivalent would be advertised on­line in UNDB/dgMarket. The results of contract awards for goods, civil works and consulting services will be posted on the UNDB and in the Development Gateway's dgMarket as required under the Guidelines. 

52

The Recipient would follow the World Bank anti­corruption measures and would not engage services of firms and individuals debarred by the Bank. In this regard the  MOEF/PMC will ensure to check such debarred firms and individuals, list of which is located at: http://www.worldbank. org/html/opr/procure/debarr. html 

Procurement of  Works  ­Works  contracts  estimated  to  cost   less   than USD 10 million may be purchased following the National Competitive Bidding (NCB); below are additional provisions for NCB procedures.  Small works  contracts estimated to cost USD30,000 and less will  be procured following the shopping procedures, on basis of three written quotations obtained from qualified contractors. Procurement will be done using the bidding documents agreed with Bank.

Procurement of Goods and Services (other than consulting services): Goods procured under this Project would include IT equipment, office furniture, vehicles, environmental   monitoring   equipment,   lab   and   testing   equipment,   etc.   Goods, technical  services  and equipment  estimated to cost  US$500,000 or  more will  be procured  through International Competitive Bidding (ICB).  Readily available off­the­shelf   goods   estimated   to   cost   less   than   US$   30,000   each   may   be   procured through Shopping on the basis of three written quotations obtained from qualified suppliers. The MOEF/PMC would solicit quotations from at least three (normally 5­6) suppliers from eligible source countries. Alternatively the Goods can also be procured under Director General supply and disposal rate contract, under National Shopping.   In   case   of   Shopping   for   procurement   of   IT   equipment   (hardware, software, etc.) the MOEF/PMC will follow the procedures set forth by the Bank. 

Direct Contracting: When certain goods are available only from a particular supplier or in case where compatibility with existing equipment requires that goods must be procured under Direct  Contracting (in accordance with para 3.6 of  Procurement Guidelines) and the Bank's prior approval is obtained with due justification. 

Selection of Consultants:  Consulting services under the Project would include institutional strengthening and capacity building of different institutions, design, investigation and supervision related to civil works contracts, surveys, feasibility studies and other consulting and training services and workshops. . 

• Short lists of consultants for services estimated to cost less than USD 500,000 equivalent per contract may be composed entirely of national consultants in accordance with the provisions of paragraph 2.7 of the Consultant Guidelines. 

In   such   cases   include   the   following   text   in   the   REOI   “In   accordance   with paragraph 2.7 of the Guidelines for the Selection and Employment of Consultants  

53

by   World   Bank   Borrowers,   the   short   list   for   this   assignment   may   comprise  entirely of  national  consultants,  however foreign consultants may also express  interest for consideration. For that effect, all interested firms are informed that  all documents, including the Request for Proposals, the Proposal and consultant’s  contract for the proposed assignment will be issued in English, and contract price  and corresponding payments will be in Indian Rupees.” 

The RFP will be based on (i) Language will be English and  (ii) Payment will be in Indian Rupees. 

• Method of procurement to be adopted :  The following methods of selection will be adopted depending upon size and complexity of assignment, as defined in the Consultancy Guidelines:

Category Method of Procurement Threshold (US$ Equivalent)Consultants’ Services 

CQS Up to 100,000 per contractSSS with   prior   agreement   with   the 

BankIndividuals No Limit QCBS/QBS/FBS/LCS  (i) International shortlist(ii)   Shortlist   may   comprise national consultants only

>500,000Up to 500,000

• The choice of the appropriate method of selection is related to the nature, size, complexity   and   likely   impact   of   the   assignment,   technical   and   financial considerations. The method of Selection for each consultancy shall be given in the   procurement   plan   and   the   Implementing   Agency   will   execute   the procurement plan agreed with the Bank. No selection of consultancy shall be initiated outside procurement plan and such selection shall not be eligible for Bank financing.

Training: Training will include seminars, conferences, workshops and study tours in connection with the activities included in the Project components and reflected in the Annual Training and Study Tour Plans that would be prior­reviewed by the Bank. The Bank will clear the plans upfront, while changes and additions to the plan   would   be   reviewed   separately   as   they   occur   and   would   cover   the   list   of participants, agenda for training events and estimated budget. 

54

Consultants  required   for  preparation,   facilitation   in   the  procurement  of  goods   / equipments, consultancies and for conducting training activities shall be selected under appropriate procedures for selection of the Consultants as described above. Selection of such consultants shall be included in the Procurement Plan. 

Operating Costs: The operating costs would finance rent and utilities and also. It will also cover the POC expenses in regard to POC staff salaries, office space, office supplies,   utilities,   communication,   disposable   of   IT   equipments,   publication   of notices, vehicle operation, travel (domestic), supervision cost and contingencies etc. but   excluding   salaries   of   officials   and   employees   of   the   Recipient.   Consultant required   for   providing,   facilitation   of   these   activities   shall   be   selected   under appropriate procedure for selection of the consultants as described above. Selection of such consultant shall be included in the procurement plan.

II. Procurement Staff

• The  POC  will  have  one  full­time procurement  Consultant  who  have  gained knowledge/experience on Bank’s procurement procedures related to consulting services  and goods contracts.  The  POC  procurement  Consultant and Project Coordinators will attend procurement trainings/seminars organized regionally by the Bank on procurement.

• The procurement file containing up to date procurement documents (guidelines, manuals,   templates  of  procurement  notices,  standard bidding documents  for procurement of goods and works, standard request for proposal documents for consulting   services,   evaluation   report   formats,   regional   and   simplified procurement documents etc.) shall be prepared by the Bank and provided to POC at the time of Project Launch Workshop. The POC is recommended to visit the Bank's web­site frequently to ensure using the most updated procurement documents.   The   Bank’s   Consultancy   Manual   on   the   web   site   is   very informative.    The  Project  Launch  Workshop  will  have  a  specific   session  on Procurement Training for the POC staff and other project beneficiaries. 

Responsibility of Procurement Consultant

• The Consultant shall assist the Project Coordinator in various components of the project in the matter of procurement of goods, equipments, consultants and training materials, and also handle files and correspondence and coordination, procurements of goods/equipment, consultants and training materials with the World Bank, various implementing agenciesunder the directions of the Project Director / Project Coordinator  he shall organize the evaluation Committee and 

55

organize the evaluation of the bids by the evaluation Committee and will obtain the approval of MoEF and will help in awarding the contract to the winner after   obtaining   ‘No   objection’   of   the   Bank   and   if   necessary   enter   into   the negotiations prior to award of the Contract. 

III. Communications and Supervision

• In order to avoid any confusion, a clear communication procedure between the POC and the beneficiaries and between the  POC and the World Bank project staff   should   be   established.   For   example,   all   correspondence   relating   to procurement,  disbursement,  etc.,   should be  routed  to   the Bank through the POC. The useful role of the POC here will be to ensure the completeness and accuracy of the information being exchanged with the World Bank team. This will also allow the  POC  to keep track of the procurement and other activities being undertaken by beneficiaries and to take corrective measures in case of delays. Furthermore, this will allow POC to collect data on procurement, etc., for preparing consolidated periodic project progress reports. 

 IV. Procurement Methods for Goods and Works

The procurement methods permitted under the project are as follows:a. International Competitive Bidding (ICB)b. National Competitive Bidding (NCB)c. National and International Shopping d. Direct Contracting (Sole­Sourcing)

         a) International Competitive Bidding (ICB) 

The International Competitive Bidding procedure shall be used for contracts likely to attract foreign competition either by their nature or by the value of the contract. Under the project, the ICB method is applicable where the contract is estimated to cost more than $500,000 for goods and Equipment and $10 million for works. All Goods and Works procurement above US $ 300,000 shall be subject to prior review by Bank.  National firms are encouraged to bid for ICB contracts.  Bids are invited on   the   basis   of   adequately   prepared   bidding   documents   based   on   the   Bank’s Standard Bidding Documents.   Bidders are allowed to quote and sign contracts in national as well as foreign currency and not more than three currency in a contract. The  bidding period  for   ICBs  shall  not  be   less   than six  weeks   from the  date  of  advertisement.  The advertisement shall also be placed in a national newspaper of wide circulation. 

56

  b) National Competitive Bidding (NCB)

The  National Competitive Bidding procedure shall be used where the contract is estimated to cost $30,000 up to $500,000 for goods and equipment. Prior review threshold for Goods and Works is US $ 300,000. 

The bidding period shall not be less than four weeks from the date of advertisement. Domestic preference shall not be used in the evaluation of NCB bids.

National Competitive Bidding ProceduresNCB   will   be   conducted   in   accordance   with   paragraph   3.3   and   3.4   of   the Procurement Guidelines and the following provisions:

(a) only the model bidding documents for NCB agreed with the GOI Task Force (and as amended from time to time) shall be used for bidding; 

(b) invitations   to  bid  shall  be  advertised  in at   least  one widely circulated national daily newspaper, at least 30 days prior to the deadline for the submission of bids; 

(c) no special preference will be accorded to any bidder either for price or for other terms and conditions when competing with foreign bidders, state­owned enterprises, small­scale enterprises or enterprises from any given state; 

(d) except   with   the   prior   concurrence   of   the   Bank,   there   shall   be   no negotiation   of   price  with   the   bidders,   even   with   the   lowest   evaluated bidder; 

(e) extension   of   bid   validity   shall   not   be   allowed   without   the   prior concurrence of the Bank for the first request for extension if it is longer than four weeks; and for all subsequent requests for extension irrespective of the period ­ such concurrence will be considered by Bank only in cases of  Force   Majeure  and   circumstances   beyond   the   control   of   the Purchaser/Employer; 

(f) re­bidding shall not be carried out without the prior concurrence of the Bank. The system of rejecting bids outside a pre­determined margin or bracket of prices shall not be used in the project; 

57

(g) rate   contracts   entered   into   by   DGS&D   will   not   be   acceptable   as   a substitute for NCB procedures. Such contracts will be acceptable however for any procurement under Shopping procedures; and 

(h) two or three envelop system shall not be used.

 

Prior Review

Prior Review

IMPLEMENTING AGENCY PREPARES TENDER DOCUMENTS

Review by Procurement Specialist/Project Coordinator

No Objection by World Bank

IMPLEMENTING AGENCY SIGNS CONTRACT

IMPLEMENTING AGENCY SUBMITS 2 COPIES OF SIGNED

CONTRACT TO WB

IMPLEMENTING AGENCY AWARDS CONTRACT AND PREPARES CONTRACT

DOCUMENTS

CONTRACT IMPLEMENTATION

IMPLEMENTING AGENCY RECEIVE TENDERS, EVALUATE AND PROPOSE AWARD

IMPLEMENTING AGENCY issue invitation to tender

Review by Ministry Review Committee

FLOW DIAGRAM FOR PROCURING NCB and ICB GOODS AND WORKS

Review by Entity Tender Committee

No Objection by World Bank

58

c) National Shopping

Shopping   shall   be   used   for   procuring   goods   and   equipment   of   standard specifications that are small in value where the contract is estimated to cost less than $30,000 for goods and equipment.   A minimum of three quotations shall be solicited from at least three different suppliers, with good track record.   Bidders must  be  given  adequate   time  to   respond.     Invitation   for  quotations   shall  be   in writing and will  have  the description  and quantity  of   the  goods  as  well  as  the required delivery time and place of delivery, and must include the date, time and place of submission of quotations.  No bidding documents are used. Quotations shall be in writing and shall be opened at the time indicated in the letter of invitation. Quotations may be submitted by fax or email if so specified. Shopping is subject to the Public Procurement procedures and the Bank’s subsequent post review.

   d) Direct Contracting (Sole Sourcing)

This is procurement effected by placing direct orders (single sourcing) and is not encouraged;   for   this   reason,   it   is   subject   to  prior  approval.    However,  where   it becomes necessary to use the method, it shall be restricted to and reserved for:

(i) Procurement of items, which are proprietary in nature;(ii) Urgently required items;(iii) Repeat orders to meet additional requirements of the same product or 

for essential spares from the supplier of an earlier procured equipment, provided   there   is  no  upward   revision   in   the  price  of   the   item or  a change in specification;

(iv) Extension of works contracts where this is deemed the most economic procedure; and

(v) Exceptional cases, such as in response to natural disasters, and where,(vi) Competitive   bidding   procedures   failed   to   produce   a   satisfactory 

contract.

4.1     Thresholds for Procurement Methods:    

Table 2.4:­ Thresholds For Procurement Methods ­Civil Works Expenditure Category

Procurement Method

 Value (threshold) per contract

Civil Works and Supply and Installation 

International Competitive Bidding (ICB)

Civil works estimated to cost more than US$ 10.0 million equivalent 

59

Expenditure Category

Procurement Method

 Value (threshold) per contract

National Competitive Bidding (NCB)

Shopping

Force Account

Civil works estimated to cost more than US$ 30,000  and less than or equal to US$ 10.0 million equivalent

Civil works estimated to cost the equivalent of US$ 30,000 or less 

wherever agreed in the Procurement Plan and performance/productivity standards will be agreed with the Bank before commencement of work

Table 2.5:­ Thresholds For Procurement Methods ­Goods  Procurement of Goods

Procurement Method

Value (threshold) per contract

Goods/ Equipment/ Machines

International Competitive Bidding (ICB)

National Competitive Bidding (NCB)

Shopping 

Direct Contracting

Contracts estimated to cost more than US$ 500,000/­ equivalent

 Contracts estimated to cost more than US$ 30,000 and <= US$ 500,000/­ equivalent 

Contracts estimated to cost less than or equal to US$ 30,000 equivalent

As agreed in the procurement plan

4.2           Bidding documents to be used    

The Standard Bidding documents of the Bank as agreed with GoI task force (and as amended from time to time) for all procurement under NCB will be used. For ICB/  LIB contracts  only  Bank’s  Standard Bidding Documents  (SBDs)  will  be 

60

used. Following bidding documents will be used for procurement of goods and works :­

S.no

Particulars  Document   to   be used 

1 Contract for works valued less than equivalent of US$ 30,000/­ each:­  under NS procedures.

W5 or W9

2 Contract   for   works   beyond   US$   30,000/­     and upto US$ 100,000 /­  under NCB procedures

W1

3 Contract for works beyond US$ 100,000/­  under NCB procedures upto US$10Million 

W2

4 Contract for works beyond USD 10 million ICB   using   Bank’s SBD

5 Contract for goods valued less than equivalent of US$ 30,000/­ following NS procedures

E5

6 Contract for goods beyond US$ 30,000/­ and upto US$ 200,000/­ following NCB procedures.

E1

7 Contract for goods following ICB procedures  ICB   using   Bank’s SBD

4.3           Earnest Money/ Bid Security   

Earnest money (bid security) to be deposited by the bidders shall be for a specified amount for each package/ schedule/ item as indicated in the bid/ tender document. It shall normally be 2 to 2.5% of the estimated cost of goods and 1% of the estimated cost of works rounded off to the nearest figure in hundreds/ thousands/ lakhs of rupees. The earnest money shall be in the form of a demand draft/ banker’s cheque/ bank guarantee from a scheduled bank preferably having a branch at the place where tenders are to be submitted, which should be valid for 45 days beyond the validity   period   of   the   bid/tender.  Fixed   Deposit   Receipts   endorsed   in   favour   of purchaser shall also be acceptable. 

The earnest money of unsuccessful bidders shall be refunded soon after the contract signature.   The earnest money shall be forfeited in the event of withdrawal of the tender within the original validity, once submitted or in case a successful bidder fails to execute necessary agreement within the period specified or for submitting false, incorrect or misleading information in the bid. This will be in addition to the other   remedies   available   to   the   purchaser/   employer   in   terms   of   the   tender documents.

61

4.4.          Terms and Mode of Payment   

Payment terms for ICB and NCB are already provided in the bidding documents and should be followed as it is.   In the case of shopping payment terms should be 90% payment after delivery to the consignee and balance 10% after acceptance of the goods or in accordance with the practices applicable to the specific goods and works.   Tender   documents   should   specify   the   mode   of   payment   and   terms   of payment   applicable   and   the   type   and   number   of   documents   required   to   be submitted by the suppliers or contractors for claiming the payments.

4.5.          Rejection of all tenders   

a) Tender documents usually provide that implementing agency may reject all tenders.   Rejection   of   all   tenders   is   justified   when   none   of   the   tenders   are substantially responsive. However, the lack of competition shall not be determined solely   on   the  basis   of  number   of   bids   received.   If   all   tenders   are   rejected,   the implementing agency shall review the causes justifying the rejection and consider making revisions to the conditions of contract,  or a combination of these,  before inviting new tenders.

b) If the rejection is due to most or all of the tenders being non­responsive, fresh tenders may be invited.

c) Rejection of  all   tenders  and re­inviting  new tenders,   irrespective  of  value shall be referred to the next higher authority for approval than the authority that approved the issue of tender or to the head of the unit. Before re­inviting tenders the specifications may be reviewed for revision, if any.

d) Rejection   of   tenders,   irrespective   of   value,   will   require   World   Bank’s approval. 

4.6.          Rebidding    

Rebidding can happen in following cases:­♦ Bids are not received ♦ Bids are to be rejected 

In case Regardless of the value, if all the bids are proposed to be rejected and re­invited,   the bank shall  be consulted before such action  is   taken by sending the information in the prescribed format for seeking banks clearance. Before rejecting the bids, the IA will first have to

62

♦ update   the  estimates  as  per   the   current  market   rates   for   labour  and materials (cement/ steel etc.), actual leads of materials and construction methodology proposed now.

♦ After updation he has to  identify the item or  items and factors which contributed to the major variation over the updated estimates and 

♦ then seek a clarification including breakdowns of unit for the items and factors so identified. 

After receiving the reply he has to evaluate and based on his judgment reject if price is unjustified  

In case no bids are received , the Project Director is competent to approve the re invitation of the bids . The approval will be subject to bid inviting officer proposing a request giving the reason for lack of response and proposed remedial measures including any revision to the scope of the contract etc. The recommendation of the IA will be send to the Bank within 2 weeks from communication of recommendation to the bid inviting officer.

4.6.          Performance Security    

a) Tender documents for works and supply of goods shall require performance security in an amount sufficient to protect the interest of the implementing agency in case of breach of contract by the contractor/ supplier. The performance security shall be in the form of a bank guarantee or any other instrument acceptable to the purchaser and the amount should be specified in the tender document. 

b) The amount of performance security shall be 5 to 10% of the contract price, but normally it should be 5% and should be valid till 28 days after the date of expiry of defect liability period or the guarantee/ warranty period, as the case may be.

c) The performance security deposit shall be refunded within one month after the expiry of guarantee/ warranty period or the defect liability period (as mentioned above).

d) The performance security shall be forfeited in case any terms and conditions of   the   contract   are   infringed   or   the   bidder   fails   to   make   complete   supply satisfactorily or complete the work within the delivery / completion period agreed in the contract  without  prejudice  to  the purchaser’s  right  to  take  further remedial actions in terms of the contract and bidding documents which formed part of the contract.

63

4.7.          Thresholds for Prior review by the Bank   

Prior   review   of   the   procurement   process   by   the   Bank   is   indicated   in   the procurement plan and as summarized below:  • First  contract  of  any value  from each IA;  subsequent  contracts  valued over 

US$200,000   equivalent   for   firms   ,   and   above   US$50,000   equivalent   for individuals;   all   contracts   to   be   awarded   on   single   source   selection   basis irrespective of value will be subject to prior review by the Bank. Selections and contract awards to hire Project Director, procurement consultants, inspection agents   and   legal   advisors   are   subject   to   prior   review,   irrespective   of   the contract value.

• Prior review would be at the following stages:

• Terms of Reference;• Short Listing; draft RFP and cost estimate [all together]. • Technical Evaluation report• Combined evaluation report for information and comments if any.• Minutes of Negotiation and draft  initialed negotiated contract; and • The  amendments   in   the   case   of   contracts   subject   to  prior   review,   before 

granting a substantial extension of the stipulated time for performance of a contract, agreeing to any substantial modification of the scope of the services, substituting key staff, waiving the conditions of a contract, or making any changes in the contract that would in aggregate increase the original amount of the contract by more than 15 percent, the IA shall seek the Bank’s “no objection” to  the proposed extension,  modification,  substitution,  waiver,  or change. After no­objection from the Bank, the contract amendment shall be signed. A copy of all such amendments to the contract shall be furnished to the   Bank.   The   NPMU/SPMU   shall   ensure   such   amendments   shall   be submitted to the Bank for prior review before the variation order is issued by which contract value will exceed by 15 % or any other modification as stated above is granted.

The final contract with check list shall be submitted to the Bank for record and to obtain WBR Number. 

4.8.          Disclosure   

1. For Central/ State level procurements, information on pre­qualification of the contractors and award of contract would be posted on the programme website. In general the following information should be put on the department’s website:

64

• Making publicly available, all annual procurement schedules promptly after finalization.

• Posting all bidding documents and requests for proposals.• Making available to any member of the public,  promptly upon request all 

shortlist of consultants and in case of pre­qualification, list of pre­qualified contractors and suppliers.

• The information on pre­qualified applicants and award of contracts.• Posting annual progress and mid­term review reports of the project.   

2. For  State   level   procurements,   the   information  would  be   shared   with   the public through State websites

4.9.          Complaint Redressal Mechanism (also applicable to procurement of    services)

In order to deal with the complaints from the contractors / suppliers and public effectively, a complaint handling mechanism shall be set up at the State level and immediate   action   shall   be   initiated   on   receipt   of   complaints   to   redress   the grievances.  All  complaints on receipt should be entered in a register.  Within 15 days, these complaints should be discussed and mentioned in the evaluation report of   the   tender.   If   a   complaint   is   received   after   award   of   contract,   it   should   be discussed on the file and put up to the appropriate authority for a decision.  All complaints shall be handled at a level higher than that of the level at which the procurement process is being undertaken and the allegation made in the complaints should  be   thoroughly   enquired   into,   and   if   found   correct,   appropriate   remedial measures shall be taken by the appropriate authorities. A register of the complaint redressal shall be prepared at each level and shall contain the following information 

• Serial Number of the complaints • Date on which the complaint was made • Particular of the person making the complaint • Nature of the complaint • Complaint against whom if against a person • Detail of action taken and subsequent follow ups specifying on which 

date the action was taken • Whether the complaint has been satisfied if not why.• Action taken against the guilty • General remarks  

Subsequently an on line data base will be created  which will be regularly updated and which  would  be   capable  of   creating   on  line   reports   for   the  purpose  of   the 

65

monitoring   .The  States  will   announce   on   its  web   site   about   having   in   place   a complaint redressal mechanism 

In   case   any   individual   officer/staff   is   found   responsible,   suitable   disciplinary proceedings shall be initiated against such officer/staff .This register shall also be subject to audit by the chartered accountants engaged by the States as auditor’s.An appropriate response should also be sent to the complainant. 4.10.         Procurement Audit (also applicable to Procurement of Services)   

Post   review   of   all   the   contracts   under   the   Project   shall   be   conducted   by   the government   auditors   as   per   laid   down   procedure.   All   documents   related   to procurement should be filed and kept systematically and safely. 

In addition, the World Bank will also have the right to conduct post review of the contracts at the central, states, and the districts levels. The concerned authorities will be required to make all relevant documentation available to the World Bank, as and when required. 

4.11.         Review of contracts by the World Bank (also applicable to    Procurement of Services)

1. It is the Bank’s policy to require that Borrower’s, as well as bidders, suppliers, and contractors, under Bank financed contracts, observe the highest standard of ethics during the procurement and execution of contracts. In pursuance to this policy, the Bank will have the right to require that a provision be included in bidding documents and in contracts financed by a Bank loan/ credit, requiring bidders, suppliers, and contractors to permit the Bank to inspect their accounts and records and other documents relating to the bid submission and contract performance and to have them audited by auditors appointed by the Bank.

2. Contracts which are (i) not subject to prior review by the Bank, and (ii) awarded following these guidelines will be post reviewed by the Bank.

3. The   Borrower   shall   retain   all   documentation   with   respect   to   each   contract (including   contracts   subject   to   prior   review   by   the   Bank)   during   project implementation   and   up   to   two   years   after   the   closing   date   of   the   Loan Agreement.  This  documentation  would   include,   but  not  be   limited   to   tender documents, bids/ tenders submitted by the bidders/ tenderers, the original signed contract,   the   analysis   of   the   respective   proposals,   and   recommendations   for award, for examination by the Bank or its Consultants. The Borrower shall also furnish such documentation to the Bank upon request. If the Bank determines that the goods, work or services were not procured in accordance with the agreed 

66

procedures,   as   reflected   in   the   Loan   Agreement   and   also   detailed   in   the Procurement   Plan   approved   by   the   Bank   or   that   the   contract   itself   is   not consistent with such procedures, it may declare mis­procurement as established in the procurement guidelines. The Bank shall promptly inform the Borrower the reasons for such determination.

Procurement checklist for all contracts whether post review or prior review, goods or civil works are enclosed vide enclosure 7 to 10.

4.12.         Mis­Procurement    

The Bank does not finance expenditures for Goods, works and consultancy services, which have not been procured/ contracted in accordance with the agreed provisions of the financing agreement and as further elaborated in Procurement Plan agreed with the Bank. In such cases, the Bank will declare mis­procurement, and it is the policy of the Bank to cancel that portion of credit/ loan allocated to the goods, works, and consultancy services that have been mis­procured. The Bank may, in addition, exercise other remedies provided for under the Financing Agreement. Even when the contract is awarded after obtaining “no objection” from the Bank, the Bank may still declare mis­procurement, if it concludes that the “no objection” was issued on the  basis  of   incomplete,   inaccurate,   or  misleading  information  furnished  by   the Borrower or the terms and conditions of the contract had been modified without Bank’s prior approval

67

IMPLEMENTING AGENCY PREPARES TERMS OF REFERENCE

NO OBJECTION BY WORLD BANK

NEGOTIATIONS WITH SUCCESSFUL FIRM AND DRAFT CONTRACT

NO OBJECTION BY WORLD BANK

IMPLEMENTING AGENCY SIGNS CONTRACT

IMPLEMENTING AGENCY SUBMITS 2 COPIES OF SIGNED CONTRACT TO WB

COMBINED EVALUATION AND SELECTION OF SUCCESSFUL FIRM

CONTRACT IMPLEMENTATION

IMPLEMENTING AGENCY ADVERTISE FOR EXPRESSION OF INTEREST AND PREPARE

SHORTLIST OF CONSULTANTS

IMPLEMENTING AGENCY PUBLICLY OPENS FINANCIAL PROPOSALS OF QUALIFIED FIRMS,

EVALUATE FINANCIAL PROPOSALS

NO OBJECTION BY WORLD BANK

FLOW DIAGRAM FOR SELECTION OF CONSULTING FIRMS (QCBS)

IMPLEMENTING AGENCY PREPARE AND ISSUE REQUEST FOR PROPOSALS

IMPLEMENTING AGENCY RECEIVE AND EVALUATE TECHNICAL PROPOSALS

NO OBJECTION BY TENDER REVIEW

BOARD ETC

NO OBJECTION BY WORLD BANK

68

Procurement Procedures

I. SPECIFICS FOR ANDHRA PRADESH :  

• The  procurement   management  is   organized   jointly   by  the   Purchase Committee   of   APPCB   and   the   Project   Director   of   the   PIU.    All   the procurement for the project will be placed before the PSC for approval.

• Component 1:  Strengthening Environmental Institutions: Building Capacity  for   Remediation:  As   the   project   implementation   is   through   PIU,   the procurement shall be for:  

i. detailed   inventorization,   characterization   of   the   Hazardous   waste categories in the state, 

ii. identification, Characterization and sourcing of illegal dumpsites.iii. remediation study of contaminated soil and ground water for HW priority 

sitesiv. Performance   Evaluation   and   preparation   of   monitoring   protocols   for 

TSDFv. prioritizing industries based on process technologies. 

vi. identifying the industries for individual treatment and disposal. vii. sampling  and analysis  of  different  categories  of  hazardous   /  Municipal 

solid waste viii. impact of MSW dump sites on .environment(15 corporations) 

ix. GIS mapping  of  Hazardous  Waste  units,   Illegal  dumps  and Municipal waste dumps for three districts. 

x. Procurement of infrastructure for the laboratories.xi. Strategy Formulations for Environmental Compliance Assistance Centre 

and  xii. Trainings to staff of the APPCB and officials of stake holder departments 

on various aspects of environmental management.

• Component   2:  Investments   in   Priority   Remediation   and   Environmental  Improvements   in orphan hazardous  waste   sites  and municipal  dumpsites:  This component  includes  procurement  of  Goods & Equipment,  Works  and consultant services for remediation of Noor Mohammed Kunta and Municipal solid waste dump site of Kadapa Municipal Corporation.

69

• Component 3: Project Management: This component includes procurement of consultants for the PIU.

• Other Components: Procurement for other components will mainly include incremental and operating cost for hiring of vehicle, purchase of consumables, repairs to equipments, purchase of filter papers etc;

• The procurement for the implementation of the component will be carried out centrally by the APPCB. They had experience in handling the Bank assisted projects Procurement following the Bank’s Procurement guidelines i.e. IPP II Project.  The APPCB already initiated action   by training one of   the  staff (Analyst Gr­I who is the procurement specialist of PIU) in Procurement of World Bank Procurement  Procedures   from National  Institute of  Financial Management, Faridabad from 25th July 2008 to 8th August 2008. He will be responsible   for   handling   procurement   in   consultation   with   the   respective Unit handling the subject. He will be assisted by Procurement Assistant who will be hired for the implementation of the project.

• Procurement of goods:  The major procurement of goods and equipment would be under Components 1 and 2 as already discussed above in para 1. Procurement of goods under Components 1 and 2 will be related to GC­MS­MS, CHNS Analyser,  Gas Chromatography with thermal disorder system, Solid waste extract assembly etc. These procurements are expected to be of low value except some higher value contract like GCMS equipments and shall be carried out following NCB/ICB procedures, depending on the value of the contract and the availability with in India or in a foreign country. However, if any   procurement   is   undertaken   following   ICB,   Bank’s   Guidelines   and Standard Bidding Documents shall be used.

• Procurement of Works: Procurement   of   works   is   anticipated   like cleaning of lakes, municipal solid waste Management pilot Project under the project, will follow NCB method of procurement procedures.

• Selection of Consultants:  Selection of consultants would mainly include hiring  of   consultants   including   international   consultants   for  all   the   three components

• Training:  Training will basically cover workshops, training for staff hands on training for sampling,  hands on training for  analytical   techniques  and Instruments,  hands on training  for  processing Technologies  and design of 

70

landfill   facilities   etc   These   shall   be   carried   out   in   accordance   with Procurement plans prepared by the APPCB and approved by the Bank.

II. SPECIFICS FOR WEST BENGAL

• The  procurement  management  will  be  organized  by   the  PIU Director through Procurement Cell with help of Procurement Specialists.

• Procurement Plan for Consultancies:

i. ECAC Activities:    There are four activities related to ECAC i.e.  

a) center’s interior design & development, b) preparation of a detailed business strategy plan, c) technology   assimilation/sector   studies   to   be   done   by   international 

experts d) periodic sector studies to be done by domestic/ national experts.

ii. Hazardous Waste Studies:    The activities are as follows:a) inventorization  and  characterization  of  HW categories  of   industries 

and sampling and analysis of HW, b) assessment and preparation of priority contaminated sites at Khardah, 

Durgapur, Belda and  Dankuni, c) detailed feasibility/ engineering study and bid document preparation – 

Hooghly HW sites, d) independent supervision consultant – Hooghly HW sites, (e) Hooghly 

sites – (NGO works), e) identifying illegal dump sites, f) common communication and monitoring – Hooghly HW sites, g) independent third­party soil & water monitoring – Hooghly HW sites h) Environmental Monitoring Initiative – Hooghly and i) supervision consultant – Chakundi site.

iii. MSW Studies:    The activities related are as follow:a) impact of MSW dumpsites on environment, b) detailed design, engineering and bid document preparation – Dhapa 

site, c) Dhapa (NGO work), d) supervision consultant – Dhapa MSW site, e) community communication and monitoring – Dhapa MSW site 

71

f) Environmental Monitoring Initiative – Dhapa MSW site.

• Engagement of specialists and staff for the project   

iv. Specialists to be engaged:   a) Environment & Social Safeguards Specialist b) Communication cum Training Specialist, c) Procurement Specialist d) Periodic sector studies – domestic/ national experts – ECAC.

v. Staff to be engaged   :a) One Project Procurement Officer ­ (Full time)b) One Project Accounts Officer ­ (Full time)c) Two Project Procurement Assistant ­ (Full time)d) Three Project Account Assistant ­ (Full time)e) Two Project Scientific Assistant ­ (Full time for lab)f) Two Project Analytical Assistant ­ (Full time for lab)g) One Project Officer (IT) ­ (Full time for Infrastructure Cell))              h) One Project Assistant (IT) ­ (Full time for Infrastructure Cell)i) Five Project Engineers ­ (Full time for Technical Cells)j) One Environment Specialist ­ (Full time for ECAC)   k) One Assistant Environmental Specialist ­ (Full time for ECAC)  l) One IT Specialist­ (Full time for ECAC)m) One Assistant IT Specialist ­  (Full time for ECAC)n) One Admin. & Fin. Manager. ­ (Full time for ECAC)o) One Office Assistant ­ (Full time for ECAC)

• Procurement of Works:  Works procured under this project would include remediation of 7 numbers of contaminated illegal hazardous waste dumping sites   in Hooghly district  and remediation of  Dhapa MSW site.  The works contracts estimated to cost $1,000,000 or more will be procured following the ICB procedures.  The  project   includes  a  relatively  big  civil  works  contract estimated to $16.13 million for physical remediation of these contaminated dumping   sites,   development   of   monitoring   network   and   post   closure monitoring   network   and   post   closure   monitoring   after   remediation   till completion   of   the   study   period.   Given   its   size   and   complexity,   a   pre­qualification stage will be carried out, after which a two stage bidding process will  be   followed.  The  trial  document  “Design,  Build  and Operate  of  Solid Waste   Facility”   may   be   used   by   PIU,   at   their   choice,   with   respective modifications / adjustment.  Works contracts estimated to cost less than $10 

72

million may be purchased following the National Competitive Bidding (NCB) procedures.

• The activities related to works are • remediation works (excavation & related works) Hooghly HW site, • remediation works (transportation, treatment and disposal) – Hooghly HW site 

(7 locations), • closure and containment works (excavation and related works, stabilization & 

closure) – Dhapa MSW site, and • design, engineering, remediation and transport works – Chakundi site.

73

SECTION VII 

FINANCIAL MANAGEMENT

Financial Management Action Plan1. The  MOEF  will   maintain   adequate   financial  management   system,   including 

accounting,   financial   reporting   and   auditing   to   provide   reliable   and   timely information   regarding   project   resources   and   expenditures.   The   financial management system will be managed by Programme Management Consultant (PMC)  under   the   guidance   and   supervision   of   the  Project  Director  and  will prepare the budgets and will control all financial and logistics, such as: payment, purchase and registration of all materials, and preparing financial management reports.

Purpose of Financial Guidelines2. The   purpose   of   these   Guidelines   is   to   summarize   financial   management 

arrangements   of   the   project   which   will   be   applicable   to   MoEF   and   State Pollution Control Boards for smooth financial management of CBIPMP. 

Financial Management and Disbursement Arrangements 

 MOEF as implementing entity 3. MOEF   will   have   the   overall   responsibility   for   financial   management   of   the 

project and will be supported by PMC in ensuring that funds flow, accounting, internal controls, financial reporting, disbursement and audit are carried out in accordance with project legal agreements and financial guidelines of the project. Key   FM   task     will   be:   (a)   annual   budgetary   provision   for   the   project   and monitoring of project expenditure against project budget; (b) approval of annual work plan and budgets of WBPCB and APPCB; (c) ensuring sufficient and timely funds flow for activities at state level and for MOEF level activities; (d) regular financial   reporting   at   all   levels   of   the   project   and   compilation   of   quarterly financial   reports   and   annual   financial   statements   of   the   project;   (e)   timely submission   of     reimbursement   claims   to   the   Bank;   (f)   conducting   regular financial   reviews of   state  pollution  control  boards;    and   (g)  ensuring  annual external audits at MOEF, APPCB and WBPCB for the project as per the agreed TOR with the Bank, consolidation of  implementing entities’  audited financial statements and audit observations, submitting consolidated annual audit report of the project  to the Bank and ensuring compliance to auditor’s observations.

74

Budgets 4. At GOI level, project’s funding requirements will be provided within the budget 

of   the   MOEF   as   a   separate   budget   line   under   Externally   Aided   Projects. Adequate provision will be made by MOEF in the budgets for the year 2010­11 onwards to ensure appropriate funds flow for the implementation of the project. MOEF will  also ensure that  adequate budget  provision  is  made at   the state levels   for   the   respective   state   shares   for   the   implementation   of   the   project activities in AP and WB.

5. Annual   work   plans   and   associated   procurement   plans   will   be   submitted   by APPCB and WBPCB to MOEF at the beginning of every financial year based on which MOEF shall release advance funds to the Boards. The PMC will prepare a consolidated work plan for the year for the project, including a work plan for activities at the central level and state levels. The PMC will carry out overall monitoring of project expenditure against project budget and the implementing entities in the state will monitor expenditure against their own budget as well.  Bank’s procurement procedures will be followed by all implementing entities. 

Funds Flow6. MOEF will implement the project as per treasury mode at the level of MOEF 

using the existing system of Pay and Accounts Office (PAO) for project related payments.   A   contract   will   be   duly   signed   with   the   PMC   for   the   project management   functions.  PMC will  also  be  responsible   for  payment  of   routine operating expenditure for the project at the central level and will be provided necessary advance for such purpose.  

7. For   implementation of   the  project  at   the  state   level,  adequate   funds  will  be advanced by MOEF to APPCB and WBPCB.   MOEF will release funds to State Pollution Control Boards as per the following installment schedule and criteria:

Financial Year Criteria for releases of funds by MOEF to PCBs (and indicative  date)

2010­11 Advance to be released by November 1, 2010 based on approved work plan for 2010­11.

2011­12and onwards

1) 70%:    by May 1, based on approved work plan for the year; and submission of progress report and financial report with utilization certificate (UC) for the previous year.

2) 30%:    by  September 30 or the date of receipt of audit report and audited financial statements of the previous year whichever is later, along with financial report with UC for the expenditure incurred out of the first installment.

75

Please refer to diagram below for flow of funds to State Pollution Control Boards.

Accounting and Internal control 8. Accounting: Accounting and maintenance of records for MOEF level activities 

will be carried out as per General Financial Rules (GFRs).   For project purposes, cash basis of accounting will be followed. However any advances paid will be classified  as  advances   for   the  project  and   charged   to  expenditure  only  upon confirmation of  receipt  of  goods/services.  Standard books  and records  will  be maintained   at   MOEF   by   PMC   such   as   Sanctions  File,   Expenditure  Control Register,   Year­wise   expenditure   details   of   Pollution   Control   Boards, Reimbursement  Claims  and Asset  Register.  Financial   records  at  MOEF will form the basis of  preparation of the Interim quarterly and Annual  Financial reports for submission to the Bank the formats of which are included in the operational manual of MOEF.

9.   Internal  Controls:   Internal  controls  at  MOEF for   the project  will  be  as  per Financial Guidelines for the project and GFRs.   A system of annual physical verification   of   assets   procured   out   of   project   funds   at   the   MOEF   will   be established.   Internal   Audit   Unit   of   MOEF   will   be   authorized   to   carry   out internal audit of the project at MOEF level as per its own discretion.

Finance Staffing 10.It has been agreed to have the position of a finance manager within the PMC 

who   will   be   responsible   for   ensuring   adequate   financial   management 

World 

World BankGovernment of India

(80%)

State Pollution Control Boards

(PIUs)

MOEF’s Budget Head

State share from State TreasuryTreasury

(15%)

76

Government of IndiaWorld Bank

arrangements for the project at the centre and monitoring financial management arrangements at the states during the implementation of the project. Given the critical role of the financial manager in the proposed PMC, ToR for this position has   been   agreed   and   is   included   in   Financial   Guidelines.   The   position   of financial manager will be an integral part of the MOEF (within PMC) for the project  at   the  central   level  and  maintenance  of   this  position  throughout   the project life will be a financial covenant in the project financing agreement.

Financial Reporting 11.The  MoEF  will   submit  a   consolidated   quarterly   interim  unaudited   financial 

report (IUFRs) in the agreed formats to the Bank within 45 days of the end of each calendar quarter. This will be prepared by the PMC based on expenditure incurred at the central level and expenditure reported in the quarterly IUFRs submitted   by   APPCB   and   WBPCB   to   the   MOEF.   In   addition,   consolidated reports on Audited Financial Statement (AAFS) of the project will be submitted annually to the Bank.

Disbursement12.The Government of India will open a Special Account (SA) in Reserve Bank of 

India to receive disbursements from the Bank. The initial SA Advance will be based on forecasted cash flow of one year at the beginning of the project and will be provided to GOI. The limit of the advance has been established at USD 5 million.   Thereafter   all   disbursements   will   be   made   based   on   IUFR   to   be submitted   on   calendar   quarterly   basis   and   such   reimbursements   will   be annually reconciled by MOEF with the consolidated annual audited financial statements  submitted  to   the Bank as  elaborated under  the  “External  Audit” para below.

Project Preparation Facility13.A Project  Preparation Facility   (PPF)  for   the project  was established  for US$ 

570,000   (reference:   Q5270)   for   the   project,   which   is   currently   valid   till September 30, 2010.  Audit report for the expenditures incurred under PPF until 31   March   2010   will   need   to   be   submitted   by   30   September   2010.   The expenditure   for   the   next   six   months   will   be   audited   along   with   the   project expenditure for 2009­10. 

External Audit 14.Annual audited project financial statements will include: (i) actual expenditure 

at   the   implementing   entity   at   central   level,   i.e.,   MOEF;   and   (ii)   actual expenditure   at   each   implementing   entity   at   state   level,   i.e.,   APPCB   and WBPCB.   MOEF   will   be   responsible   for   consolidation   of   all   implementing 

77

entities’ audited financial statements and audit observations and submit reports on consolidated annual audited financial statements to the Bank, along with a summary   of   audit   observations   as   well   as   actions   taken   to   address   such observations. This consolidated information along with a reconciliation of the audited expenditure with the reimbursement claims submitted to the Bank on the basis of IUFRs will be submitted to the Bank within six months of the close of the financial year. The audit will be done by private chartered accountants at the states and by C&AG at MOEF.   A project specific TOR for audit has been agreed with MOEF and are included in Financial Guidelines of the project. The audit for the central level expenditure will be conducted by C&AG as per the TOR already agreed with the DEA and Bank.

15.The following audit reports will be sent to the Bank Audit Report Implementing Agency Due DateAnnual consolidated audited financial statements and summary of audit observations (along with a reconciliation of the audited expenditure with the reimbursement claims submitted to the Bank on the basis of IUFRs)

MOEF MOEF (based on consolidation of audited financial statements for expenditure incurred at MOEF, APPCB and WBPCB)

30 September

Special Account DEA/GoI 30 September

Public Disclosure16.Necessary financial information such as annual budgetary provision by MOEF 

and states,   funds  released to WBPCB and APPCB, IUFRs and annual  audit reports (including for the expenditure incurred at APPCB and WBPCB) will be displayed on the project website. 

Project Covenants17.MOEF   will   establish   and   retain   during   project   implementation   a   financial 

management   cell   at   the   central   level   with   a   finance   professional   with qualifications acceptable to the Association.• Submission of quarterly consolidated IUFRs within 45 days of the close of the 

quarter• Annual consolidated audited financial statements; and summary of external 

auditor’s observations along with compliance reports on the audits conducted at  MOEF, APPCB and WBPCB to be submitted within six months of the closure of the financial year.

78

Andhra Pradesh Pollution Control Board (APPCB) as implementing entity for CBIPMP 

Implementation Arrangements26. APPCB as an implementing entity of the project in the state will manage 

financial expenditure in line with the agreed annual project budgets over the project period of September 2010 to September 2015.  

27. The APPCB will establish a Project Implementation Unit (PIU) which will have responsibility for day to day project implementation and coordination with other stakeholder agencies.   It will also serve as a Secretariat for the State Steering Committee.  

28. APPCB will ensure adherence to Financial Guidelines of the project. Key FM tasks of APPCB for the project will include: (a) preparing annual budget and work plan for the project and submitting it to MOEF; (b) receipt of funds from MOEF   and   the   state   government   (15%   share,   including   for   cash compensation   if   any);   (c)   ensuring   funds   flow   for   project   activities;   (d) maintaining  appropriate  accounts  and  internal   controls;   (e)   submission of quarterly   financial   reports   to   MOEF   in   the   agreed   formats;   (f)   timely completion   of   financial   audit   for   project   expenditure   in   the   state   by   an acceptable   independent   firm   of   Chartered   Accountants   as   per   terms   of reference agreed with the Bank and submission of annual  audit report to MOEF; and (g) maintaining a fully staffed FM cell for the project in the state. 

29. APPCB will follow the Bank procurement guidelines for awarding contracts, (including   for   financial   audit   by   an   independent   firm   of   Chartered Accountants), as well as procuring necessary equipments and services. 

Budgets and Funds Flows30. At  GOI   level,   the  project’s   funding   requirements  will   be   provided   in   the 

budget of the MOEF.  Funds to APPCB for the project will be provided in the ratio of 85% and 15% by MOEF and state respectively. The state government will also make provision for its share (15%) in its annual budget. APPCB will include   annual   estimate   for   the   project   in   its   annual   budget   as   per   its standard procedures and inform MOEF about the same. 

79

31. Funds   will   be   provided   by   MOEF   to   APPCB   on   the   basis   of   forecast   of expenditure as elaborated above. APPCB will open a separate bank account for the project in a nationalized bank. 

Accounting and Internal controls 32. Accounting Center: The central office of APPCB in Hyderabad is supported by 

5 zonal offices and 19 regional offices in the state, all of which are accounting centers   of   APPCB.   At   present,   recording   of   expenditure   and   financial reporting from these centers needs to be further strengthened. APPCB also needs to prepare a financial manual to provide necessary guidance to field staff on accounting, internal controls and reporting aspects. APPCB proposes to prepare a financial manual to guide its staff.  

33. For the purposes of the Bank project, it is agreed that all the expenditure for the   project   in   the   state  will   be   incurred   directly   by   the   central   office   of APPCB based  at  Hyderabad.  While   zonal   offices/   regional   offices  may  be engaged in necessary implementation efforts   for the project,   they will  not incur expenditure under the project. Therefore central office in Hyderabad will be the only accounting center in the state under the project. 

34. Basis   of   Accounting:  APPCB   follows   cash   basis   of   accounting   with   any advances paid being classified as advances and charged to expenditure only upon confirmation of receipt of goods/services. The same accounting policy will be followed for execution of the project. 

35. Software: APPCB currently uses a customized accounting software package which has been reporting bugs since a long time, is currently not serviced and therefore not considered reliable for accounting and reporting on expenditure of the project1. APPCB proposes to use an ‘off the shelf’ accounting package “Tally” for recording and reporting on project expenditures to MOEF, which is acceptable to the Bank. It is informed in April 2010 that this software has been purchased and is already operational.

36. Internal  Controls:  APPCB will  maintain  a   separate  bank  account   for   the project funds under joint signatory mechanism. For expenditure for project activities,   after   receiving   administrative   sanction   of   the   State   Steering Committee, each proposal will be submitted by technical in­charge to Special Secretary   through  Chief  Accounts  Officer  and   then  to  Member  Secretary. 

1 APPCB is spending considerable time in manually finalizing its accounts as of now. Reportedly, NIC has been requested to look into the bugs of the existing customized accounting software, but it may take long before the problems are sorted out. 

80

Finance staff of MOEF will undertake regular visits and reviews of financial management arrangements of the project at APPCB.

Finance Staffing 37. The existing  financial  management wing at  APPCB is  headed by a Chief 

Accounts   Officer   (CAO).   Although   the   CAO   is   very   experienced   and knowledgeable,  he   lacks  the required skilled  staff   for  the execution of  all departmental jobs effectively. This is considered as a high risk and APPCB has   agreed   to   institutionalize   a   financial   management   cell   for   CBIPMP project  under   the CAO,  which will   consist  of  an Accounts  Officer  and an Accountant with qualifications acceptable to MOEF and the Bank. The FM cell  will  be   fully  staffed by November  2010 so  that  staff  can also  receive necessary orientation on “Tally” accounting software. Maintenance of this FM cell throughout the project life will be a covenant in the financing agreement of the project.   

Financial Reporting 38. APPCB will submit quarterly interim unaudited financial reports (IUFR) in 

the agreed formats to MOEF within 30 days of the close of each quarter, which will reflect expenditures incurred at state level for the implementing entity.   APPCB   will   also   submit   utilization   certificates   to   MOEF   as   per standard GOI procedure. In addition, Audited Financial Statement (AAFS) of the project will be submitted annually by APPCB to MOEF within 4 months of the closure of the financial year.

External Audit 39. External audit of APPCB is conducted by a firm of Chartered Accountants 

appointed on the recommendation of C&AG. 40. The annual audited project financial statements at the state level will include 

actual expenditure at the implementing entity  in the formats specified by MOEF. Such financial audit will be conducted by an acceptable independent firm of  Chartered Accountants  as  per   terms of   reference  agreed  with   the Bank   and  audit   report   will   be   submitted   by   APPCB   to  MOEF   within   4 months of the closure of the financial year.

41. Project Covenants for the implementing entity at the state level – APPCB

At the APPCB level,  the following covenant will be included in the financing agreement:

81

• APPCB   will   establish   and   retain   during   project   implementation   a   financial management cell with two financial staff with qualifications acceptable to the Association.

(B)   West   Bengal   Pollution   Control   Board   (WBPCB)   as   implementing entity for CBIPMP in the state of West Bengal 

Background42. West Bengal Pollution Control Board (WBPCB) is the implementing entity 

for the project in the state of WB. WBPCB is a Board constituted under The Water   (Prevention   &   Control   of   Pollution)   Act   1974   passed   by   the Parliament, is financially very sound. 

Implementation Arrangements43. WBPCB as an implementing entity of the project in the state will manage 

financial expenditure in line with the agreed annual project budgets over the project period of September 2010 to September 2015.  

44. WBPCB will establish a fully functional Project Implementation Unit (PIU) which will  have   responsibility   for  day  to  day project   implementation  and coordination   with   other   stakeholder   agencies.     It   will   also   serve   as   a Secretariat for the State Steering Committee.  

45. WBPCB will ensure adherence to Financial Guidelines of the project. Key FM tasks of WBPCB for the project will include: (a) preparing annual budget and work plan for the project and submitting it to MOEF; (b) receipt of funds from MOEF and the state government  (15% share);   (c)  ensuring funds flow for project activities; (d) maintaining appropriate accounts and internal controls; (e) submission of quarterly financial reports to MOEF in the agreed formats; (f) timely completion of financial audit for project expenditure in the state by an acceptable  independent firm of  Chartered Accountants as per terms of reference agreed with the Bank and submission of annual  audit report to MOEF; and (g) maintaining a fully staffed FM cell for the project in the state. 

46. Certain activities of the project may be supported by additional efforts from West   Bengal   Industrial   Development   Corporation   (WBIDC)   under   the guidance of WBPCB. It has however been agreed that this will be supported by a valid MOU to be cleared by the Bank in advance; and any expenditure under  the MOU will  be  recorded  by WBPCB and  its   records  will  also  be maintained at WBPCB. 

82

Budgets and Funds Flows47. At  GOI   level,   the  project’s   funding   requirements  will   be   provided   in   the 

budget of the MOEF.  Funds to WBPCB for the project will be provided in the ratio of 85% and 15% by MOEF and state respectively. The state government will also make provision for its share (15%) including for cash compensation for   loss   of   livelihood   in   its   annual   budget.   WBPCB   will   include   annual estimate for the project in its annual budget as per its standard procedures and inform MOEF about the same. 

48. Funds  will  be  provided  by  MOEF to  WBPCB on   the  basis   of   forecast   of expenditure   as   elaborated   in   the   annexure   above.   WBPCB   will   open   a separate bank account for the project in a nationalized bank. 

Accounting and Internal controls49. The central office of WBPCB is supported by 2 circle offices and 11 regional 

offices   in   the   state.   Financial   management   is   however   centralized   as accounting for all the expenditures is recorded at and paid from the central office in Kolkata. While the circle offices/ regional offices may be engaged in the   necessary   implementation   efforts,   the   same   centralized   financial management arrangement will be followed for the Bank funded project and is considered   adequate.   WBPCB   follows   cash   basis   of   accounting   with   any advances paid being classified as advances and charged to expenditure only upon confirmation of receipt of goods/services. The same accounting policy will be followed for the execution of CBIPM project. WBPCB will be using Bank procurement guidelines for awarding contracts (including for financial audit by an independent firm of Chartered Accountants) as well as procuring necessary   equipments   and   services.   WBPCB   uses   customized   accounting software and is presently implementing a new in­house developed accounting software package which was under testing stage and is fully implemented now. While WBPCB will maintain a separate bank account for the project funds under joint signatory mechanism, the new software will also provide a value addition facility to create a separate project account and record all the expenditures incurred under the project in this project account.  

Finance Staffing50. The   existing   financial   management   wing   at   WBPCB   is   fully   staffed   and 

includes   two   professionally   qualified   Finance   Managers   who   are   very experienced. While the project may hire a junior level additional staff for the project, it is agreed that these two managerial staff will handle the additional responsibility pertaining to the financial management matters of the project and constitute the financial management cell for the CBIPM project at the 

83

state   level   under   the   Member   Secretary.   Maintenance   of   the   financial management cell will be a covenant in the financing agreement.   

Financial Reporting51. WBPCB will submit quarterly interim unaudited financial reports (IUFR) in 

the agreed formats to MOEF within 30 days of the end of each quarter, which will reflect the expenditures incurred at the state level for the implementing entity.   WBPCB   will   also   submit   utilization   certificates   to   MOEF   as   per standard GOI procedure. In addition, Audited Financial Statement (AAFS) of the project will be submitted annually by WBPCB to MOEF within 4 months of the closure of the financial year.

External Audit52. The   external   audit   of   WBPCB   is   conducted   by   a   firm   of   Chartered 

Accountants appointed on the recommendation of C&AG. WBPCB agrees for separate audit  arrangements for  the Bank funded project  and the annual audited project financial statements at the state level will include the actual expenditure at the implementing entity in the formats specified by MOEF. Such financial audit will be conducted by an acceptable independent firm of Chartered Accountants as per the terms of reference agreed with the Bank and will be submitted to the MOEF within 4 months of the closure of the financial year.

53. WBPCB has initiated an internal audit system and it is agreed that during the implementation of the project, the internal audit reports will be shared with the Bank team during supervision missions. 

54. Project Covenants (for the implementing entity at the state level – WBPCB

At the WBPCB level, the following covenant is included in the financing agreement:• WBPCB will maintain during project implementation a financial management 

cell with two financial staff with qualifications acceptable to the Association.

The financial management reporting format to be followed by MOEF and both the State pollution control boards is enclosed in Annexure VI.

84

SECTION VIII

MONITORING & EVALUATION FRAMEWORK

1. The proposed Monitoring and Evaluation (M&E) system being designed by the MoEF has the following four components:

i. Computer­based MISii. Periodic Reviewiii. Sustainability monitoring and evaluationiv. Community monitoring

(i)  Computer­based MIS2. The computer­based MIS would be driven by a set of indicators. These indicators 

would   be   objectively   verifiable   and   would   form   the   basis   of   all   information entering   the   system.   The   indicators   suggested   are   in   the   following   four categories:• Physical progress• Financial progress• Sustainability• Development objectives

3. While the first two are progress indicators, the other two contain both process and impact  indicators. The logical  framework for developing the indicators is spelt out in the chapter three of this document. The output reports generated by the system would be in the same categories as indicator categories. 

4. The   information   would   be   collected   using   paper   based   input   formats.   The information collection would be carried out by the concerned field level project staff,   which   could   also   include   the   non­government   and   other   support organizations   engaged   to   provide   capacity   building   support   to   the   user communities, as eventually decided by the project management agency. 

(ii) Periodic Review5. A system of Periodic Review has been suggested to enable the  POC  and other 

stakeholders to track the qualitative aspects of physical and financial progress and assess improvement in environmental quality. This would also facilitate the project managers to learn from the field experience and suggest strategic inputs for   further   strengthening   of   the   design   and   strategies,   particularly   during planning   and   implementation   of   NPRPS.   After   completion   of   first   set   of remediation investments, monitoring indicators and processes will be reviewed to   improve   upon   them   as   per   the   feedback   received   from   the   various 

85

stakeholders.   The   subsequent   follow­up   revised   plans   including   remedial measures will be developed and implemented. 

(ii) Sustainability Monitoring and Evaluation  6. This component essentially aims at tracking the sustainability prospects of the 

remediation   schemes   during   the   project   life   cycle.   Though   the   actual sustainability of remediation schemes will be seen 2­3 years after completion, the factors that determine sustainability have to be identified and addressed right from the planning phase and through the implementation phase. Hence the   exercise   of   sustainability   monitoring   and   evaluation   is   proposed   to   be undertaken during planning, implementation, and operation and maintenance phases. 

7. It is proposed to evaluate the sustainability on 12 parameters. These parameters are  broadly  categorized  under   four  heads  which  are   Institutional,  Technical, Financial and Social Sustainability.  

8. A Results Monitoring Matrix has been developed to monitor progress across all project activities during the five year project implementation (attached below). Procurement plans will be aligned with the planned project outcomes. Progress reports will include reports on status of key monitoring indicators. At mid­term review a review and assessment of progress based on the performance indicators will be undertaken by the POC in coordination with the Bank.

9. Site  specific  monitoring  plans   regarding  monitoring  of  environmental   impact parameters at the four pilot sites have been included in the feasibility studies. These have to be operationalized by the State PCBs and results recorded in the semi­annual progress reports.

(iv)  Community Based Monitoring10.The   project   is   envisaged   to   benefit   the   surrounding   community   through 

improved environmental quality and reduction of health risks due to exposure to sites.   This   basically   means   that   members   of   the   neighbouring   communities would be actively involved in monitoring any improvement due to remediation works. In view of this, a system of community monitoring is worked out to help community members track the progress using a set of participatory monitoring tools, which can be easily understood and used by the community members, with some   training   and   handholding,   to   begin   with.   Community   Monitoring Indicators have been designed to enable communities to monitor progress.

86

11.Specifically the communities will be engaged in monitoring the implementation of  social  management  plans  and aspects  of  overall  area  improvements.    The State PIUs will   include a social  specialist  which will  contract   local  NGOs to support the implementation of SMP and monitor area activities. Specific budget provision   have   been   made   in   the   PIU   budgets   for   implementation   of   the monitoring activities which have to start not later than     three months before site remediation works commence. 

RESULTS FRAMEWORKPDO Project Outcome 

IndicatorsUse of Project 

Outcome Information

1. to build tangible human and technical capacity in selected state agencies for undertaking environmentally sound remediation of polluted sites 

2.  To support the development of a policy, institutional and methodological framework for the establishment of a 

i)  Clean up/remediation technologies have been piloted at orphan hazardous waste sites and municipal dumpsites in selected states and a network of state PCBs established by MOEF for knowledge dissemination and project based trainingii) Guidelines and standards for remediation developed and supervisory capacity of technical staff at environment agencies to implement remediation plans and monitor environmental conditions strengthened. iii) An Environmental Compliance Assistance Center has been established and fully functional by end of year two in WB and by end of year four in APiv) Water quality and soil characteristics at the pilot sites comply with specified standards and mechanisms established to monitor in the long term. 

i) Supporting the NPRPS by developing a methodological framework for inventorying 

To measure progress on achieving PDO throughout the project life, specifically on strengthening the institutional framework for rehabilitation of contaminated sites 

87

National Program for Rehabilitation of Polluted Sites (NPRPS).  

polluted sites, establishing remediation procedures and solutions and engaging multiple stakeholders in the implementation, including cost recovery mechanisms.  

Intermediate Outcomes

Intermediate Outcome Indicators

Use of Intermediate Outcome 

MonitoringComponent 1: Strengthening of Environmental Institutions: Building  Capacity for addressing pollution remediation  a. Methodological guidelines for risk assessment, prioritization and plans for remediation of polluted sites are in place to support the preparation of NPRPS. 

b. Human resources and organizational capacity of State PCBs for undertaking remediation of contaminated sites strengthened in the pilot states.

i) Guidelines and standards for remediation   developed   and adopted  by  participating  states and Ministry of Environment   ii)   Analysis   of   existing environmental   legislation related   to   liability   and international   experience   on remediation   of   contaminated sites   and   formulation   of   policy framework.iii)   Development   of   procedure for   remediation   orders   for ‘orphan   and   non­orphan   sites’ which   pose   urgent   risk   to human health and environmentiv) Technical staff of State PCBs trained   to   supervise   the implementation   of   remediation plans   and   monitor   area environmental conditions. v) ‘Good practice notes’ on site rehabilitation disseminated to the SPCB network; conduct knowledge dissemination events sponsored by the MOEF in selected states.  vi) The extent of indiscriminate disposal of hazardous wastes in the   pilot   states   drastically 

To measure progress, record, discuss with client and agree on corrective measures 

To assess the capacity of states to undertake and scale up remediation projects 

To measure the uptake of remediation initiatives by other states and scale up remediation 

To monitor  the capacity of participating PCBs and change of behavior of  industrial 

88

diminished and verified through data   collected   by   State   PCBs and verified  through an end of project beneficiary survey.vii)  Community monitoring implemented in two states viii) GAAP Milestones are met

units in the pilot areas 

Component 2 :  Investments in  rehabilitation of orphan hazardous waste  sites and municipal dumpsites   a. Clean up/remediation technologies will have been piloted on orphan sites in AP and WB with lessons derived and available for replication to other states.

b. A ‘blueprint’ for addressing legacy pollution with adequate environment and social safeguards provisions will have been developed

i) Area­based remediation plans demonstrating effective technologies for pollution reduction under implementation in WB and AP. ii) Pollution hazards reduced to acceptable level using remediation /containment technologies at two pilot HW sites. iii) Measurable improvements of the environmental conditions around old dumpsites in two states  monitored by SPCBsiv) Post­remediation monitoring system with appropriate infrastructure and agreed indicators established at three remediated sites by end of year 4.v) Environment and Social assessment acceptable to the Bank carried out and disclosed for pilot projects implemented in year one and two prior to negotiations.vi) Involvement of local authorities and neighboring communities and level of support to rehabilitation of sites.

To determine the progress of remediation and measure it to specific performance indicators  in the pilot sites

To record ‘best practice’ and lessons learned from remediation pilots

To monitor progress of implementation of pilots and ensure compliance with technical safeguards.

To monitor implementation progress, discuss with client and agree on corrective measures toensure compliance with Bank safeguard policies 

To determine progress towards  achieving project impacts and influence behavioral 

89

changes at community level

Project implemented according to agreed timeline

PIUs fully adhere to project implementation agreements

i) State PIUs maintains adequate staff with expertise and skills throughout project life and follow up the provisions of POM. ii) State PIUs participate in supervision missions. 

To monitor implementation 

Arrangements for Results Monitoring (detailed table in Annex I)

Project Outcome Indicators 

Baseline

Mid term  Project completion

1.NPRPS using risks assessment methodology for prioritizing polluted sites, supported by public consultations is developed   

Nil Approval of NPRPS by POC  

Submission of a NPRPS to Planning commission 

2 Pilots for remediation using area based approach ready for implementation including pollution profiling and mapping, indicators, detailed engineering plan, monitoring and after­care program 

0 %   25 % of site remediation/ closure completed at 2 HW sites; 

20 % of closure of MSW sites completed

 100 % of site works completed  at four pilot sites

3  Establish national clean­up standards and 

Nil Continuous monitoring of pilot sites using monitoring protocols and 

Continued compliance of remediated pilot sites with standards 

90

Project Outcome Indicators 

Baseline

Mid term  Project completion

monitoring mechanisms      

compliance with standards specified for pilot sites

specified for pilot sites

4. Establish ECAC to promote measures for voluntary industrial compliance    

Nil ­ Fully staffed and operational WB ECAC ­ Stakeholder consultation completed for dissemination of  best practices in HWM shared among PCBs

­Sustainable funding mechanism for ECAC in place­ Fully staffed and operational AP ECAC ­Programs for EM and compliance of SMES in Chrom/ metallurgical, petro­chemical industries under implementation ­Clean Technology Fair 

2.b. Establish knowledge dissemination network for SPCBs

Annual Meeting of SPCBs 

­ Documentation and dissemination of lessons learnt from remediation good practices shared at workshop with  state PCBs

­ Training completed for technical staff of SPCBs in states with identified orphan hazardous waste sites­Dissemination of protocols (monitoring, liability, remediation technology) under NPRPS at workshop with  state PCBs

91

SECTION IX 

Governance Accountability Action Plan (GAAP)

The objective of the GAAP is to identify the critical areas and measures to enhance the transparency, accountability and performance of the project, and thus achieving project results and higher development impact. Broadly, the key governance and accountability issues in the project are two­fold: 

i. Issues that arise from the innovative/pilot nature and technical aspects of the project and lack of prior experience in comprehensive clean up, which is carried out with due consideration of economic, environmental, social considerations.  It will result in some difficulties to a priory assess of the exact technical scope of remediation works and accurately define the technical specification and cost of site works before detailed area profiling is done.  

ii. Issues that arise from the weak institutional capacity of implementing agencies, internal decision making framework and random communication between the central level and states that may result in delays and more processing time of project  milestones  and  the   implementation  of   internal   controls  and   financial management and procurement requirements.     

Implementation  issues,  risks  and mitigation measures  are  outlined  in the  table below.

92

Governance Accountability Action Plan (GAAP)

ItemIssues/Risk/Rating

Mitigating ActionsResponsibility

TimelineEarly warning indicators 

Implementationof remediation pilots 

Demonstration effect diminished due to lengthy implementation (M)

­Agree on roles of project oversight structure and progress reporting 

MOEF and State PCB

Agreement during appraisal/ negotiations

­Delayed progress reports­Delayed contracting of independent supervision­Delays in detailed engineering design

Poor performance by state implementing agencies (M)

­Use project resources to strengthen  and rationalize the technical capacity of State PCB ­Nominate staff of PIU according to agreed TORs­Prepare timelines for implementation 

State PCBs Y1 ­Failure to nominate technical staff for training ­ Substantial deficiency in staffing of PIU­ Failure to submit progress reports 

Failure to sustain remediation results(M)

­Expand community outreach to change behaviors and prevent secondary pollution­Agree on a plan for regular monitoring of industries  in the area by PCB

State PCB Y1 and onwards

­PCB fails to inventorize and monitor units generating HW in the project Area

Lack of appropriate communication to 

­ Expand community outreach activities using 

State PCBs Public consultatio

­Complaints from communities continue

93

public and communities on remediation results (M)

project resources ns during preparation of E&SA Y1 and onwards 

 ­ Social and Environmental issues inadequately addressed in progress reports 

SEMF and site specific mitigation measures not properly integrated in the pilots(L)

­ Technical documentation and Bidding documents for site remediation includes  safeguards provisions

State PCBs Y1 and onwards

­ Social and Environmental issues inadequately addressed as witnessed during site visits

Project execution and contract management

Poor quality of technical documents causing delays  (M)

­Early involvement of independent supervision in review of technical specs ­ Periodic review of bidding process

State PIU Y1and Y2 ­Poor quality of bidding documents

Inaccurate invoicing of works(M)

­ Strengthen technical supervision and introduce mandatory field checks ­ Ensure adequate capacity of PIU FM 

State PIU Y2 and onwards

­Costs either too low or too high and/or do not match with progress of contract milestones ­No compliance of completed and certified works

Payments made without prior verification of quantities and quality of site works

­ Mandatory site visits and reporting by independent supervision consultant­ Combined 

State PIU Y2 and onwards

­ Slow progress of site works

94

(M) Procurement and FM audits­Intensify site visits of completed works suspend payments if at fault

Non­compliance of contractors with site specific safeguards and site mitigation measures(L)

­ Contractors workshops periodic review of quality of contractors documents 

State PIU Y2 and onwards

­Poor quality of bidding documents ­ Obvious omissions of safeguards requirements in the contractors documents

Procurement Incomplete technical specifications (M)

­Pre­bid briefings and quality written clarifications to bidders in a timely manner

MOEF, PMC and State PIU

Prior to effectiveness Y1 and onwards

­Procurement delays­Lack of response from bidders 

Procurement delays and higher cost(L)

­ Mandatory uploading on bidding documents at PCB website­Avoid ‘slice and packaging’  to attract bidders­Review quality of bidding documents

MOEF, PMC and State PIU

Y1 and onwards

­Winning bids too high compared to similar works

­ Delays in commencement of work after contract

Poor supervision of contracts (M)

­Maintain procurement staff of adequate quality

State PIUs Y1 onwards

­Lack of proper reporting­Frequent changes in the procurement 

95

timelineCollusion among contractors(M)

­Records of public openings of bids kept on the public domain and disseminated within 15 days of contract award

State PIU Y1 onwards

­Bidders use same bank for security deposit and bank guarantees­Bids far too low

Delays in bid evaluation (M)

­Create procurement database for each pilot site with procurement plan­ Keep accurate records of all documents with data of EIO, and bids­Undertake internal audits 

State PIUPOC

Y1 and onwards

­Lengthy time between bid submission and award­Number of extensions of bid validity exceeds the acceptable standards

Submission of forged documents to win contracts(M)

­Random verification of references of firms

POC and State PIUs 

Y1 and onwards

­Incomplete of missing bank guarantee documents 

Financial Management System and Internal controls

Inadequate and unreliable FM information  and incomplete FMR (M)

­ Ensure FM training before effectiveness­Obtain TA to improve the quality of record keeping (electronic and manually)

­ PCB PIUs Prior to effectiveness and Y1 onwards

­Inordinate delays in submission of quarterly FM reports  ­ Unaudited yearly reports

Lack of compliance with established internal financial controls (M)

­ Strengthen financial management oversight through line ministry and State Governments

MOEF and States

Y1onwards

­Significant variation of expenditure and budgets

96

Delays in hiring auditors and overdue audits(H)

­Hire auditor on retainer basis with a greed schedule  

MOEF and state PCB

Y1 By December 2009

No evidence of hiring audit firm during supervision

Inability of auditors to provide quality and independent opinion(M)

­Same as above

­Prepare clear TOR and agree with the Bank 

PCB December 2009 onwards

­Untimely and delayed rFM reports ­Qualified auditor opinions and large number of observations

Monitoring and evaluation

Achievement of PDO adversely affected by the lack of project information (M)

­Disclosure policy agreed with pilot states ­Abide to the provisions of RTI 

MOEF State PCB

After effectiveness onwards

­Large number of request for information ­Lack of evidence on timely responses

Achievement of PDO affected by inability to apply checks and balances and implement  mid­term corrections(M)

­ Carry out beneficiaries survey at mid term review to assess public perception 

PCB PIUs Y1 onwards

­Continuous delays  ­Absence of information from monitoring and evaluation fo progress /results 

Achievement of PDO affected by the lack of engagement of citizens in oversight of project pilots(M)

­Agree on the design and implementation arrangements of social accountability mechanism and public engagement

MOEF and PCBs

Y1 Mechanism to be in place by end of Y1

­Non­ compliance with procedures and arrangements related to community involvement and beneficiaries surveys

After­care and 

Resources for after­care not planned 

­Include first year after care in the remediation 

PCB State 

Y3­4 onwards

Complains for violation  or improper 

97

monitoring   adequately(H)

contract­ Assign reasonability to PCB for regular monitoring of environmental parameter of the site and plan budget resources

Government Prior to Project completion

management of the site reported ( media or elsewhere) 

Site/Beneficiary survey during Y5 reports concerns from citizens

Transfer of responsibility for aftercare monitoring to other agency(M) 

­Agree and ensure implementation of after care plans  prior to completion of site remediation and transfer of site for management to municipality­Provide evidence for change of land use as necessary 

States and MOEF

Y4­5 depending on completion of sites

Delays in agreeing on site management and monitoring arrangements 

Environment improvements in the area affected by neglect (L)

­Engage citizen’s groups /Ag University AP/ Chrome Producers Association in  WB monitoring of the site  

PCB and Municipalities

Y4­5 ­Number of complains, media reports

Overall risk.

Moderate

98

ANNEX IResults Framework:  Arrangements for Results Monitoring 

Intermediate Results Indicators Component 1: Strengthening of Environmental Institutions : Building capacity for addressing pollution  remediation  

Project Outcome 

Indicators 

Baseline

YR1 YR2 YR3 YR4 YR5 Frequency and Reports

Data Collectio

n Instrum

ents

Responsibility for 

Data Collectio

n1.1Methodological framework for risk assessment developed as enabling framework for implementation of the NPRPS

Nil i) Detailed studies to define policy and legal framework including analysis of best international practices initiated;ii) Remediation and cleanup standards initiated

 i) Detailed studies to define policy and legal framework including analysis of best international practices completedii) Remediation and cleanup standards developediii) Completed study on economic 

i) National Guidance on remediation of polluted sites completedii) Stakeholders consultations organized  

i) National Guidance submitted to Planning Commission for approval 

   Progress reports 

Supervision reports 

In –house reporting 

Official GOI publications

MOEF/CPCB

99

analysis of avoidance of social cost by undertaking remediation  

1.2. Human resources and organizational capacity for undertaking remediation of HW and old dumpsites strengthened in the pilot states 

Nil 15 officials in SPCBs trained  in remediation& post monitoring of sites

40 technically qualified staff in SPCBs trained in analysis of data, remediation technologies, and monitoring of land fills  

40 technically qualified staff in SPCBs trained in compliance and enforcement

20 technically qualified staff trained in SPCBs trained in operation of equipment 

15 technically qualified staff of SPCBs trained for trainers for implementation of the NPRPS

Progress reports 

Supervision reports 

MOEF

1.3.Dissemi Nil i) 4 sector  25 % of  4 sector  80 %  of  50 %  Progress  Publicatio MOEF 

100

nate  good practices through knowledge dissemination events 

specific workshopsand seminars held by WB ECAC and WBPCBii) WB ECAC website launchediii) Quarterly newsletter and annual report published by WBECAC

industries aware of good practices as measured by their participation in the workshops/ dissemination of guidelines

WB ECAC Newsletter and annual report 

specific workshopsand seminars held by APPCB

50 % of industries aware of good practices as measured by their participation in the workshops/ dissemination of guidelines

WB ECAC Newsletter and annual report

industries aware of good practices as measured by their participation in the workshops/ dissemination of guidelines

WB ECAC Newsletter and annual report

increase in industry’s compliance with sound waste management practices 

WB and AP ECAC Newsletter and annual report

report

Supervision report 

n material

PCB reports

ECAC Annual report

with WB PCBAP PCB

1.4. GAAP milestones are met

Nil APPCB and WBPCB create a 

Regular reporting on implementati

Neighboring communiti

Neighboring communiti

Beneficiaries survey 

Progress implementation 

In­house reporting

MOEFWB­PCB and 

101

project web site linked to their websites 

on of project activities  

es involved in monitoring of remediation  

es involved in monitoring the area to prevent illegal dumping of waste at all project sites 

on all project sites undertaken

reportsSurveys SupervisionFRM reports

APPCB

Component 2: Investments in rehabilitation of priority Hazardous Waste Sites and overall environmental  improvements in the area 2.1. Four area based pollution remediation pilots implemented in  WB and AP

0 % Detailed engineering studies commissioned

i) Detailed engineering studies completed; ii) Contractors hired 

i) 25  % of site remediation works completed in Hooghly ii) 20 % of closure of Dhapa dump siteiii) 25 % of remediation works at NMK completediv) 20 % of works at 

i) 60 % site remediation at Hooghly completedii) 50 % of closure of Dhapa dump site iii) 60 % of remediation works at NMKiv) 50 % of works at Kadapa dump site 

100 % of site remediation and closure workscompleted

Semi­annual progress reportsQuarterly FMR

In house reporting, certification of site works

APPCB, WBPCB

102

Kadapa dump site completed

completed

2.2. Measurable reduction of pollution hazards at two HW legacy sites 

Nil Establish the current environment profile of the area 

Establishment of monitoring program

 Continue monitoring program; improvement in surface and ground water quality

Reduction of heavy metals contaminants in soil quality in surrounding

Remediation works completed; Monitoring continued and shared with the community  

Improvement in water quality of NMK and cascading lake inside Agricultural University

Study to establish impacts of remediation on crops with respect to heavy metal and organic contaminants

APPCB, WBPCB  

2.3. Measurable improvements of  the environmental conditions around  the old dumpsites  

Nil Establish the current environment profile of the area

Establishing ground and surface water monitoring system

Continue monitoring program

Reduction of heavy metals contaminants in soil quality in surrounding

Remediation works completed;Monitoring continued and shared with the community

Monitoring continued and compliance with standards

Stakeholder satisfaction survey

APPCB, WBPCB

103

2.4. Post remediation after care monitoring systems in place at the four sites 

Nil 2  sites with post­ remediation monitoring infrastructure

4 sites with post­ remediation monitoring infrastructure

Semi­annual progress reports

In­house reportingCertification of Site monitoring system

APPCB, WBPCB

2.5.  EMP and Social safeguards measures effectively implemented on four project sites

0 % 20 % of rag pickers on 2 MSW sites trained in alternative livelihoods

40 % of the rag pickers on 2 MSW sites trained in alternative livelihoods

 Universal 20 % of school­age PAPs on 2 MSW and 2 HW sites attending school

10 % decrease in community reporting of pollution effect on a ambient environment (baseline annual reports of APPCB and WBPCB)

i) 100 % of PAPs rehabilitated as per ESMF stipulations  for pilot sitesii) 50 % decrease in community reports of pollution effect on ambient environment 

State Progress ReportsSupervision reports

In­house reporting

Independent impact assessment Mid­ term and end of project beneficiary survey 

APPCB, WBPCB

104

2.6. Local authorities and neighboring communities involved and support remediation and closure of dumpsites

No community awareness and no multi stakeholder mechanism  

Communities around the pilots sites including NGOs broadly approve remediation plans 

In each of 4 sites on community members / CSO /NGO volunteers to take part in the local multi­stakeholder monitoring mechanism

Community/ CSO representative in monitoring mechanism regularly reports to local authorities on pollution activities in the project areas

For each 4 sites more than on e local organization per site (e.g. local NGO. CBO, LAEC) is part of MMM

Regular reporting and regular meetings between community members of MMM incl. local authority 

Progress reports 

MTR

Field visits and random discussions with population in the project areas Survey of local beneficiaries

APPCB, WBPCB

105

Project Disclosure PlanTopic Documents to be 

disclosedFrequency Mode

Procurement 

Project procurement Plan (PPP) Procurement Plan (timeline) regular updatesList of contractors who purchased bidsName of contractors awarded contractsMinutes of bid opening 

As and when the latest revisions are made 

PCB WebsiteLocal and national newspapersUNDP Business Development Info­shop Website 

Financial Management

GOI /MOEF sanctioned amount for the projectExpenditure Statement

YearlyQuarterly

MOEF WebsitePCB websites

Safeguards E&SA for public consultation Executive Summary of ESMF

Social accountability feedback information  Advance information for consultations and surveys

MOEF and PCBs websites once in the project cycle / and in accordance with bank safeguards requirements

When information is availableWhen planned

PCB WebsitesInfo ­Shop

Area/ Remediation Pilots

Yearly progress reportsMonitoring of water quality Environmental violations 

Annually

Bi­annually

PCB websitesProject PublicationsProgress Reports sent to POC , PSC and the Bank

106

 Annexure­II

Format for Annual Work Plan Proposal of SPCBs  

For the Period……………….Name of SPCB:……………..

Sl. No.

Components Physical Target 

Financial Outlay (Rs. In Lakhs)

1. Strengthening   of   Environmental   Institutions: Building   Capacity   for   addressing   Pollution remediation

a. Technical Support

b. Laboratory equipment

c. Environmental Compliance Assistance Centre

d. Training 

e. Upgrading Information Management Systems

Sub Total 1

2. Investments   in   Priority   Remediation   and Environmental Improvements: Rehabilitation of abandoned contaminated sites

a. Remediation of Hazardous Waste Site

b. Remediation of Municipal Solid Waste Site

Sub Total 2

3. Project Management

Sub total 3

Total Project Cost (1+2+3)

Centre Share (85%)

State Share (15%)

107

Annex III

Format for Annual Work Plan Proposal of MOEFFor the Period……………….

Sl. No.

Components Physical Target 

Financial Outlay (Rs. In Lakhs)

1. Strengthening   of   Environmental Institutions:   Building   Capacity   for addressing Pollution remediation

a. Technical Support

b. Laboratory equipment

c. Training

Sub Total 1

2. Project Management

Sub total 2

Total Project Cost (1+2)

World Bank Share (85%)

MoEF Share (15%)

108

ANNEX IVFormat for Quarterly Interim Unaudited Financial Reports  

Name of Agency: Report for the quarter  ended on __________________

(Amount in Rs Lakhs)     

For   the Quarter 

Cumulative 

Particulars

Year till date

Project till date

Sources         State Government Funds        Government of India Funds      Total Sources (A)                 Expenditures by Component      

1.  Strengthening   of   Environmental   Institutions: Building   Capacity   for   addressing   Pollution remediation  A. Technical Support

B. Laboratory equipmentC. Environmental Compliance Assistance CentreD. Training E. Upgrading Information Management Systems

Sub Total 12. Investments in Priority Remediation and 

Environmental Improvements: Rehabilitation of abandoned contaminated sites  A. Remediation of Hazardous Waste Site

B. Remediation of Municipal Solid Waste SiteSub Total 2

3. Project ManagementA. Establishment / Consultancy ServicesB. Goods and EquipmentsC. Domestic / Abroad Training / Study TourD. Incremental Operating CostsE. Monitoring and Evaluation

109

Sub total 3Total (1+2+3)

Total       Note: The format may be revised in consultation with the  WB if necessary.  

Signatures   of   Project Director

110

ANNEX V FORM GFR – 19A

FORM OF UTILISATION CERTIFICATE

FOR THE SCHEME ………………………………..

Sl. No.

Letter No. and date Amount

 1.

2.

Central   Govt   share   released   vide Letter   No.­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­dated ­­­­­­­­­­­­­­

State Govt.  share released vide State Govt. letter No. _______ dated ______  

TOTAL (1 + 2)

Rs. ___________

Rs. ____________

Rs. 

Certified that out of Rs.________.   (Central Share to be mentioned)   of Grants­in­Aid released during the FY_________    in  favour of  Govt.  of  ______ under the Ministry/ Department letter No. given in the margin and Rs. __________ (amount in   words)  on   account   of   unspent   balance   of   the   previous   year,   a   sum   of   Rs. ________  (amount   in   words)  has   been   utilized   for   the   purpose   of _____________________for  which   it  was   sanctioned  and   that   the  balance   of    Rs. _____________remaining un­utilized at the end of the year has been surrendered to Govt. vide letter No. _______ dated ________ /   will be adjusted towards the grant­ in­aid payable during the next year.

It   is  also  certified   that   the 15% state  share  as  mentioned  above  has  also  been contributed from the State Government and utilized along with the Central Share.

Certified that I have satisfied myself that the conditions on which the grant­in­aid was sanctioned, have been duly fulfilled on that, and I have exercised the following Checks to see that the money was actually utilized for the purpose for which it was sanctioned. 

111

Kinds of Checks exercised:

1. Procurement procedure followed as per norms. 2. Any other check required as per Financial Guidelines.

Signature of State Project Director                                             Date  

112

Annexure VI

Indicative Chart of AccountsExpenditure:

Component(1 digit)

Specific Task/ Objectives(2 Digits)

Detailed Head(3 Digits)

Link to Budgetary 

ClassificationComponent A : 

Strengthening of Environmental 

Institutions: Building Capacity 

for addressing Pollution 

remediation

– Technical Support– Laboratory 

equipment– Environmental 

Compliance Assistance Centre

– Training– Upgrading 

information Management Systems

  Major Works 

Other Expenditure

Component  B: 

Investments in Priority Remediation and Environmental Improvements: Rehabilitation of abandoned contaminated sites

– Remediation of Hazardous Waste Sites

– Remediation of Municipal Solid Waste Sites

Component  C: 

Project Management

– Establishment   / Consultancy Services

– Goods and Equipments

– Domestic / Abroad Training / Study Tour

– Incremental Operating Costs

– Monitoring and Evaluation

113

Receipt:

Component (1 digit)

Group of Income (2 Digit)

Detailed Head(3 Digit)

Component A :  Strengthening of Environmental Institutions: 

Building Capacity for addressing Pollution remediation

Component B:Investments in Priority Remediation and Environmental Improvements: Rehabilitation of abandoned contaminated sites 

Component C:Project Management 

Project funds ­ Funds Received – GoI share

­ Funds Received – State Govt. share

Explanatory Notes to Chart of Accounts:

• This chart of account is composition of 6 digit code. The account code structure for expenditure shall be as follows:

­ Component A to C will have codes 1, 2, 3 respectively.­ Specific tasks/objectives shall be assigned codes starting from ­­­­­­­­­ up to ­­­ 

depending on the number of works to be taken up.­ Detailed heads will have range from ­­­­­­ to ­­­­­

• The account code structure for receipt shall be as follows:

­ The codes for component shall remain the same.­ Group head has been assigned code from ­­­ to ­­­.­ Detailed heads will have range from ­­­­­ to ­­­­

114

ANNEX VII

MOEF Project ManagementJob Descriptions and Procedures

1. Project Director (PD)

The responsibilities of the Project Director would consist of the following: 

• Coordinate   day­to­day   implementation   of   tasks   under   the   project   by   the various   implementing   teams   and   agencies,   as   specified   in   the   Project Appraisal Document (PAD). 

• Organize monthly meetings with the various project component teams and the Project Oversight Committee (if one exists), to review progress on project implementation. Organize and circulate agenda and other communications for the Council. Record the minutes of these meetings. Convey the minutes to the relevant Minister and the Bank. 

• Ensure   that   the Project  Oversight  Committee,  sub­committees,  evaluation committees (where these committees exists) and the project teams have the necessary   knowledge   and   expertise   to   conduct   their   work,   including,   for example to draft technical specifications and evaluate technical bid proposals. Procure necessary ad hoc TA to support these project groups. 

• Prepare and distribute consolidated, periodic progress reports of the project teams and consultants to the relevant government and other participating institutions,   including   the   semi­annual   and   annual   reports   to   the   World Bank,   reflecting:   (i)   the   status   of   implementation   progress,   problems encountered, corrective actions needed, rationale for actions; and (ii) current costs of each project component and estimated costs of completion. 

• As required,   take actions   to  expedite  project  activities,   including,  but  not restricted   to,   decision­making   and   document   processing   by   the   relevant governmental agencies. Monitor official documents and contracts as they pass through the approval processes. 

• In a timely fashion, prepare and submit to relevant government institutions and the Bank of annual audit reports of project expenditure and accounts. 

• Ensure   accurate   and   timely   compilation   of   project   indicators   by   each implementation team. 

• Facilitate   the   preparation   of   the   World   Bank   standard   Project Implementation Completion Report (ICR). 

• Carefully manage the records and official documents of the project, including the project audit. 

115

In   order   to   perform   these   tasks,   the   incumbent   should   have   the   following qualifications: (i) Extensive experience in managing and administering large, multi­million dollar projects, involving multiple sub­projects, contractors and agencies; (ii) Experience   in   project   management   in   both   the   public   and   private   sectors;   (iii) Experience with competitively bid procurements; (iv) Experience in disbursement and audit procedures: (v) Experience with World Bank financed projects. 

2. Project Coordinator (PC)

Objective: Assumes day to day operations of project implementation

Responsibilities: Liaise with appropriate technical personnel in national, regional and   international   institutions   involved   in   protected   area   management   seeking coordination and integration where appropriate and beneficial to the project. 

Establish working relations with appropriate national and regional agencies and groups   in   participating/   countries   to   ensure   effective   implementation   of   project activities under his/her responsibility at the national and regional level. The PC will assist the Project Director with the development and preparation of Annual Work Plans.

• Assist and support the Project Director in preparing request for proposals and bidding   documents,   terms   of   reference   and   performance   contracts   for, supervising and evaluating the performance of the consultancies that shall be retained for specific activities under the responsibility of the POC, including the mid­term   and   final   evaluation   of   corresponding   activities   at   national   and regional levels. 

• Design a   system and organize   for   the  regular  monitoring  and review of   the execution of the components and subcomponents. 

• Provide the Program Director with quarterly progress reports and contribute to the development of annual work­plans. 

• The Project Coordinator may be required to fulfill the duties, responsibilities and functions of the Program Director as required. 

• Liaise   with   appropriate   technical   personnel   in   national,   state,   regional   and international institutions involved in MSW and HWM seeking coordination and integration where appropriate and beneficial to the project. 

• Establish working relations with appropriate national and state level agencies and with relevant stakeholders from the private sector and the NGO community to   ensure   effective   implementation   of   project   activities   under   his/her responsibility.

116

• Liaise   with   media   and   public   to   communicate   project   results   and   maintain regular   communication   with   stakeholders   and   concerned   non   –government entities. 

• Monitor compliance with GAAP provisions to ensure transparency and prudent use of project resources  

117

ANNEX VIII

Terms of Reference(FM) at MOEF

(As the financial management functions will be merged in to the responsibilities of PMC, which will have a professional financial manager to manage the financial operations of 

CBIPMP. These FM tasks therefore would need to be performed by PMC under the guidance of the Project Director) 

Implementation Arrangements 

From financial management perspective, the project is proposed to be implemented by the MOEF through the ‘Government Treasury mode’ and a POC for the project at MOEF   will   carry   out   the   functions   of   program   management,   coordination, monitoring,   knowledge   management,   finance   and   capacity   building.   Andhra Pradesh   Pollution   Control   Board   (APPCB)   and   West   Bengal   Pollution   Control Board   (WBPCB)  are   the   implementing  agencies   in   the   respective   states.  These Boards will submit annual work plans and budgets to the POC and POC will be responsible for providing advance funds to the Boards for the implementation of the project. The Boards will be reporting the expenditure incurred to the POC, which will   in  turn consolidate  and present  consolidated  financial  reports   to   the World Bank. Private auditors will audit the World Bank project at the Boards, while the audit will be conducted by C&AG at the MOEF level. POC will be responsible for providing consolidated reports on audited expenditure for the project to the World Bank.

Financial Management at Central level

The POC will have overall responsibility for financial management of the project and  ensuring   that   funds   flow,  accounting,   internal   controls,   financial   reporting, disbursement and audit are carried out in accordance with project legal agreements and Financial Guidelines for the project. Key FM task of the POC will be: (a) annual budgetary provision for the project and monitoring of project expenditure against project   budget;   (b)   approval   of   annual   work   plan   and   budgets   of   WBPCB   and APPCB; (c) ensuring sufficient and timely funds flow for activities at state level and for POC level activities; (d) regular financial reporting at all levels of the project and compilation of six monthly financial reports and annual financial statements of the project; (e) timely submission of annual reimbursement claims to the Bank; (f) conducting   regular   financial   reviews   of   state  pollution   control   boards;     and   (g) ensuring annual external audits at MoEF, APPCB and WBPCB for the project as 

118

per the agreed TOR with the Bank, consolidation of implementing entities’ audited financial statements and audit observations, submitting consolidated annual audit report of the project  to the Bank and ensuring compliance to auditor’s observations.

Need for a Accounts Officer / Finance Manager

In order to enable the POC to perform the tasks specified in the above para, there is a need to scale up the financial management arrangements commensurate with the proposed scale of operations and flow of funds for the project, and hence the need for a Accounts Officer to be based at POC. Extensive work will be required to carry out financial management functions of the project,   including monitoring expenditure incurred at implementing entities in the participating states, strengthening their capacity as required, receipt of financial reports from the states and consolidating the expenditure at the central level for reporting to the Bank and regular visits to states to confirm adequate internal controls etc. 

Terms of Reference

The broad terms of reference/objectives of the position during the implementation phase are: 

a) To manage the financial management system for the World Bank project, including   but   not   limited   to   budgeting,   accounting,   funds   flow,   internal controls, financial reporting, external audit and taking a lead in continuous training   of   finance   staff   of   the   participating   states   for   effective   financial management.

b) Coordinate   receipt   of   financial   information   from   the   states,   checking   its accuracy, consolidating expenditure at the central level for reporting to the Bank and preparing necessary reimbursement claims to be submitted to the World Bank, etc.  

c) Oversight of financial management aspects of the project, including guidance to states as and when required and regular field visits to test check internal controls.

d) Coordinating external audit of the project and ensuring submission of agreed reports of audited expenditure to the World Bank. 

Profile

As the FM functions will be performed by PMC, the profile of the candidate has been included in various staffing requirements for PMC.   

119

ANNEX IX

Terms of Referencefor External Financial Audit of Project Financial Statements  

 Implementation Arrangements 

From financial management perspective, the project is proposed to be implemented by the MOEF through the ‘Government Treasury mode’ and a POC for the project at MOEF   will   carry   out   the   functions   of   program   management,   coordination, monitoring,   knowledge   management,   finance   and   capacity   building.   Andhra Pradesh   Pollution   Control   Board   (APPCB)   and   West   Bengal   Pollution   Control Board   (WBPCB)  are   the   implementing  agencies   in   the   respective   states.  These Boards will submit annual work plans and budgets to the POC and POC will be responsible for providing advance funds to the Boards for the implementation of the project. The Boards will be reporting the expenditure incurred to the POC, which will   in  turn consolidate  and present  consolidated  financial  reports   to   the World Bank. Private auditors will audit the World Bank project at the Boards, while the audit will be conducted by C&AG at the MOEF level. POC will be responsible for providing consolidated reports on audited expenditure for the project to the World Bank.

Objective of the Audit  

The objective of the audit is to provide an independent professional opinion to the various   stakeholders   on   the   accuracy   of   the   project’s   financial   statements   and compliance with financing agreements.

Coverage of the Audit

The audit would cover the all sources and application of funds.

Audit Report

The auditor should provide:• An opinion on whether the project financial statements have been prepared as 

per agreed accounting procedures and in accordance with consistently applied Accounting Standards and give a true and fair  view of the operations of  the project during the year and the financial position of the project at the close of the fiscal year.   Any material deviations from these Standards and the impact of 

120

these   deviations   on   the   project   financial   statements   as   presented   would   be stated.

• For   withdrawals   from   the   grant   made   on   the   basis   of   unaudited   quarterly financial   reports   (IUFRs),  whether   these   reports   submitted  during   the  year, together with the procedures and internal controls involved in their preparation, can be relied upon to support the related withdrawals.

• A statement of reconciliation between: (i) audited expenditure for the year, and (ii) the cumulative audited expenditure for the project, with the reimbursement claims filed.

Scope of Work

1. An assessment of  compliance with provisions of  Letter Agreement,  especially those relating to accounting and financial matters. This would inter alia include verification   that  all   the   funds   received  under   the  project  have  been used   to procure goods and services in accordance with the financing agreements, with due attention to economy, efficiency and effectiveness, and only for the purposes for which the financing was provided.

2. Expenditures  charged  to   the project  have  been correctly  classified  and these would   be   determined   with   reference   to   the   Legal   Agreement.   All   necessary supporting documents, records, and accounts have been kept in respect of all project activities; Clear linkages exist between the accounting records including accounting books and the Project Financial Statements.

3. All   six­monthly   financial   reports   used   as   the   basis   for   the   submission   of withdrawal  applications  accurately  reflect   expenditures  and activities  on   the project.

 

121