1  

 

 

  E‐Leave System 

Flow Chart 

2  

 

  

 

 

 

 

 

 

 

E‐Leave System Structure(Basic User & Supervisor) 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

  E‐Leave System 

Basic User Guide 

For 

Supervisor & Employee 

E‐Leave Application 

E‐Leave Cancellation 

History 

Leave Calendar

Leave Entitlement

Leave Summary

Cancel E‐Leave 

Home 

Today’s Event Public Holiday   Leave Supervisor

Leave Management

Application View 

E‐Leave History

Apply new E‐Leave 

Acting Tasks History Only Available to: 

1. Head/Deputy Head 

Assistant Head of 

Department/Academi

c Department 

2. Director/Deputy 

Directory of Academic 

Department 

3. Dean/Deputy Dean of 

Academic Department 

4. Senior Vice President 

5. Vice President 

Assign  

Acting Tasks  

3  

Employee Main Page: (Employee Access Right) 

User will be able to perform activities such as apply leave, cancel leave, view leave application status, 

history record, view leave cancellation history record, leave calendar, leave entitlement, leave summary, 

today’s events, public holiday and leave supervisor. 

 (Non‐Managerial Employee)                  or 

  (Managerial Employee) Figure 1.0‐Main modules (left) and main page (right) after login. 

 

 

The figure above shows who are on leave based on the server current date. 

4  

 

The figure above shows the public holidays. 

 

The figure above shows the list of leave approvers.    

5  

1.1. E‐Leave Application (For Managerial employee) 

Employee can apply leaves through this module.  

 

Applying Leave: 1. Select a leave 

type 2. Select leave 

start and end date 

3. Fill in Task Arrangement Detail 

4. Enter leave reason 

5. Click ‘Next’ button to proceed to step2 

 

E‐Leave application (step 1) 

6  

6. Select the number of day (0.5 Morning/0.5 Afternoon /1 day/0 day) wish to apply for a particular date under ‘Day’ list box. 

7. Click on ‘Assign’ Button 

8. Assign acting person based the available department(s) and fill in remark field. 

9. Click ‘Submit’ button. 

  

Leave Application (step 2 Applicable to Managerial Employee only)   

 

 

7  

 

10. The acting tasks detail will be shown in the text area. Employee may also change the detail by repeating the same last step. 

11. Click ‘Apply’ button to proceed the leave application. 

 

Leave Application (step 3: Applicable to Managerial Employee only) 

   

8  

 

1.2. E‐Leave Application (For Non‐Managerial employee) 

 

Employee can apply leaves through this module.  Applying Leave: 

1. Select a leave type 

2. Select leave start and end date 

3. Fill in Task Arrangement Detail 

4. Enter leave reason 

5. Click ‘Next’ button to proceed to step2 

 

E‐Leave application (step 1) 

9  

6. Select the number of day (0.5 Morning/0.5 Afternoon /1 day/0 day) wish to apply for a particular date under ‘Day’ list box. 

7. Click ‘Apply’ button to proceed the application. 

  

Leave Application (step 2)   

 

Important:  

If an employee wants to apply the leave arrange falls on Monday, Wednesday and Friday which form 

a discontinuous range, he/she can change the number of day to determine the exact period on specific 

leave date. 

Once employee applied for E‐Leave, the supervisor will receive an email notification from E‐Leave 

system. The purpose is to remind the supervisor to approve or reject an E‐Leave application. 

   

10  

2. E‐Leave History 

Employee can monitor their latest and historical leave application status and get the feedback status 

posted by the supervisor as shown below. 

 

 

View Leave Application Record: 

Employee is able to click on ‘Yes’ hyperlink to view task arrangement only.  

 

To view E‐Leave application detail, click ‘Date apply’ cell on the left column. 

  

The E‐Leave application details including task arrangement are shown in the next screen. 

  

  

 

 

 

   

11  

 

3.1. E‐Leave Cancellation 

 

Employee can cancel E‐Leave application which has not been taken any action yet by any of supervisor. 

Click on the     to cancel leave. 

A confirmation box appears; click OK to cancel the record. 

 

12  

E‐Leave Cancellation History 

  

3. Acting Task History 

  

4. Leave Calendar 

Employee can view the leave history in Calendar format. 

   

13  

5. Leave Entitlement 

Employee can view the leave entitlement detail. 

 

   

14  

6. Leave Summary 

Employee can view the leave history in Calendar format  

15  

   

  E‐Leave System 

Basic User Guide 

For 

Supervisor Only

E‐Leave System Structure(Supervisor Only) 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

E‐Leave Approve/Reject 

E‐Leave Subordinate’s Cancellation 

History Cancellation  

Subordinate's E‐Leave Status Report 

Subordinate's Leave Report 

Supervisor Menu

Application  View 

E‐Leave Action History Approve/Reject E‐Leave 

16  

1. Supervisor Modules Details (Supervisor Access Right) 

 

This is an additional menu which appears to the staff that has supervisor access right. 

 

2. E‐Leave Approve/Reject 

 

Approve/Reject  E‐Leave: 

In order to view the detail of leave application, supervisor can click on date under ‘Date Apply’ column at the left side of the table. 

The column of ‘Task Arrangement’ indicates that if any task has been arranged. Employee is able to click on ‘Yes’ to view the task arrangement only. 

Click ‘Approve’ to approve leave application.  

Supervisor may also click on the checkboxes to approve multiple applications. 

To reject, click ‘Reject’ button. Supervisor needs to fill in ‘Remark’ text area.  

Click ‘Submit’ button to execute the submission. 

 

 

17  

If the applicant is a lecturer, the Timetable column 

will display icon   that allows user to click view applicant’s lesson timetable. Besides the affected date(s) will be indicated as well.  

3. P/S: This feature is applicable to E‐Leave Action History function as well. 

                               

   

18  

 

 

4. E‐Leave Subordinate’s Cancellation History 

 

View E‐Leave Subordinate’s Cancellation History:  

The E‐Leave Subordinate’s Cancellation History list can be viewed for reference before proceed to approve/reject the E‐Leave application.  

The supervisor may ignore the E‐Leave application once the E‐Leave cancellation is done. 

 

5. E‐Leave Action History 

 

View history of E‐Leave applications for each subordinate: 

Click on date under ‘Date Apply’ column at the left side of the table to view details. Employee is able to click on ‘Yes’ to view the task arrangement only. 

  The E‐Leave application details are shown in the next screen.  

 

19  

 

6. Subordinate’s E‐Leave Status Report 

      

 

Generating Report: 

Select Leave Type, Date Range, Approval Status 

Click ‘Preview’ button to preview report before printing. 

Important: Please do remember to enable Internet Browser Pop‐up blocker in order to preview reports correctly. 

 

L 

   

20  

 

7. Subordinate’s Leave Report 

Generating Report: 

Select ‘Summary Report’ to view subordinates leave entitlement details or ‘Details Report’ to view subordinates leave entitlement and leave taken details. 

 

Apply the search criteria by changing ‘Search by’ query if necessary. 

 

Click ‘Preview’ button to preview report before printing. 

  

.Important: Please do remember to enable Internet Browser Pop‐up blocker in order to preview reports correctly. 

 

    

21  

7.1. Email Notification: New Leave Application 

22  

7.2. Acting Tasks Notification(For management level only) 

  

   

23  

7.3. Email Notification: Leave Approved 

 

   

24  

7.4. Email Notification: Leave Rejected  

 

   

25  

7.5. Email Notification: Delay Approval