Eligibility of expenditures

First Level Control UnitTijana Božić

Milica Cvetanoski

Project budget

„Make sure that you have estimated the implementation cost and that funding is available for the full implementation!!!“

• Neophodno je obezbediti sve potrebne resurse da bi se projekatuspešno implementirao ali i održao kontinuitet u tekućimaktivnostima organizacije u periodu trajanja projekta.

DOBRO IZRAĐEN BUDŽET JE OSNOV OSTVARENJA CILJEVA I INDIKATORA PROJEKTA!

• 3 ključna principa : Ekonomičnost – u cilju izvršenja aktivnosti resursi treba da

budu dostupni u vremenu, kvalitativno, kvantitativno i ponajboljoj ceni

Efikasnost – zaposleni i ostali resursi → ostvareni rezultati Efektivnost – postizanje specifičnih ciljeva i rezultata

Work packagesObavezni: Project management and coordination of activities Communication Project implementation – može biti razdvojen u 3 radna paketa

Nije obavezan:• Preparation costs – max. € 11.800 od ukupno prihvatljivih

troškova; biće refundirani samo ukoliko se odobri projekat,tj.potpiše Subsidy contract (sa MA) i Partnership agreement

Sve budžetske linije mogu biti obuhvaćene u okviru Preparation costsosim equipment

Use of €• Budžet mora biti izražen u € (po kursu InforEuro

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en oddatuma objave poziva)

• Prilikom podnošenja izveštaja na validaciju, koristi se Inforeuro izmeseca kada izveštaj stigne u Ministarstvo finansija

Kursne razlike – neprihvatljiv trošak

Hierarchy of rules on eligibility of expenditure

EU Regulations

(966/2012, 1303/2013, 1301/2013, 1299/2013,481/2014 - dopunjena 1299/2013, 236/2014)

Programme Rules

(ADRION Cooperation Programme, Programme Manual, Guidance on communication, Implementation Manual

National rules

(National legislation;

Local and/or

regional legislation;

Institutional rules

and regulations)

Striktnija programska inacionalna pravila seprimenjuju samo za one oblastiza koje ne postoje definisanapravila na nivou EU ili jeostavljena mogućnost da se tapravila postave od stranepartnerskih zemalja.

STROGO SE POŠTUJE HIJERARHIJA!

General eligibility requirements(odnose se i na ERDF i IPA partnere)

• Troškovi nastali u prihvatljivom programskom periodu i za vremetrajanja projekta (osim pripremnih troškova i troškova plaćenihnakon završetka projekta)

• Nastali u cilju implementacije projekta i u skladu sa projektnimpredlogom odobrenim od strane MC ili izmene odobrene od straneProgramskih tela

• Nastali u ADRION prihvatljivom području

• Neophodni za realizaciju projekta

• Odnose se na proizvod/uslugu predviđenu projektom, isporučenu uskladu sa zahtevima

• Trošak direktno snosi korisnik donacije i postoji pratećadokumentacija osim za flat rate i lump-sum troškove

• Nisu finansirani iz drugih javnih izvora (double-funding)

General eligibility requirements

• U skladu sa principima ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti

• Ako se traži, u skladu sa pravilima za javne nabavke u zemljipartnera

• Troškovi se vode kroz odvojen računovostveni sistem ili se knjiže naodvojenim kontima posebno za projekat

• Nisu u suprotnosti sa programskim pravilima

• Validirani su od strane kontrolora

Ineligible expenditures• Doprinosi u naturi• Kamate• Kupovina zemljišta• PDV• Iznosi plaćenih kazni, finansijskih penala i troškovi sudskih parnica• Troškovi poklona (veći od 50€) za promociju i visibility• Troškovi konverzije valuta• Bankarske provizije na finansijske transakcije u zemlji• Trošak taksi prevoza osim u specifičnim slučajevima• Alkohol• Pravljenje web-site-a• Velike investicije, infrastruktura i radovi• Lista nije konačna!

*Odobren budžet za jednog projektnog partnera se odnosi samo naaktivnosti koje taj partner realizuje!!!

Budget lines

• Staff costs

• Office and administrative expenditures

• Travel and accomodation costs

• External expertise and services costs

• Equipment expenditure

Staff costs

• Angažuje se osoba koja ili već radi u organizaciji ili se angažujeosoba specijalno za potrebe projekta

• Opcije:

1. Stvarni troškovi (real costs)

2. Flat-rate

*Jednom izabrana opcija za svakog partnera ne može se menjati u toku sprovođenja projekta.

1. Stvarni troškovi (real costs)ZARADE

• Samo za projektne aktivnosti određene ugovorom (ugovorom oradu/odlukom o imenovanju) ili zakonom - o odgovornostimanavedenim u opisu posla za članove projektnog tima

• Za osobe koje nisu angažovane Ugovorom o radu, neophodno je dabudu ispunjeni sledeći uslovi:

Osoba treba da radi po instrukcijama i uputstvimaprojektnog partnera

Ostvareni rezultati treba da se odnose na korisnika

Troškovi zarada ne odstupaju značajno od visine zaradazaposlenih koji su kod korisnika za sličan opis poslaangažovani po Ugovoru o radu

*U suprotnom, troškovi moraju biti budžetirani u okviru Externalexpertise and services costs

Ostali troškovi koji se odnose na zarade

• Troškovi nastali i plaćeni od strane poslodavca a koji se odnose se na poreze i doprinose po Reg.833/2004 i to ako:

• Definisani ugovorom ili zakonom

• U skladu sa zakonodavstvom zemlje u kojoj je zaposleni angažovan

• Poslodavac nije oslobođen plaćanja.

Stvarni troškovi (real costs)

Metode za obračun troškova zarada

1. Full-time: 100% angažovanje na projektu – definisano ugovoromili odlukom. Celokupni iznos zarade je prihvatljiv trošak

2. Part-time sa fiksnim % mesečnog angažovanja: Fiksni % potrebnoodrediti odlukom na početku. Samo definisani % angažovanja jeprihvatljiv.

3. Part-time sa fleksibilnim brojem h mesečnog angažovanja:Fleksibilan % angažovanja.

Cena po h= poslednji godišnji ukupan iznos zarade / 1720

Prihvatljiv iznos zarade=Cena po h x broj h provedenih naprojektu

4. Ugovoreno angažovanje po h: definiše se tačan broj h provedenihna projektu i primenjuje se prethodna formula

*Za 3. i 4.metod se podnose time-sheetovi

2. Flat rate

• Za odabrani metod, prihavatljiv je iznos od 20% ukupnih troškova na svim budžetskim linijama osim „Staff costs“ i „Office and administrative expenditure“

• Nije potrebno podnošenje dodatne dokumentacije

Office and administrative expenditure• Office rent;

• Insurance and taxes related to the buildings where the staff is located and to the equipment of the office (e.g. fire, theft insurances);

• Utilities (e.g. electricity, heating, water);

• Office supplies;

• General accounting provided inside the beneficiary organisation;

• Archives;

• Maintenance, cleaning and repairs;

• Security;

• IT systems;

• Communication (e.g. telephone, fax, internet, postal services, business cards);

• Bank charges for opening and administering the account or accounts where the implementation of an operation requires a separate account to be opened;

• Charges for transnational financial transactions.

*Refundiraju se na bazi flat-rate u iznosu 10% od prihvatljivog iznosa staff costs i nije potrebna dodatna dokumentacija.

Travel and accommodation costs

• Odnose se isključivo na troškove putovanja za članove tima angažovane od strane projektnog partnera

• Obuhvataju:

• Travel costs (e.g. tickets, travel and car insurance, fuel, car mileage, toll, and parking fees);

• Meals costs;

• Accommodation costs;

• Visa costs;

• Daily allowances.

Ključni principi• Troškovi putovanja i smeštaja nastali u svrhu obavljanja projektnih

aktivnosti

• Trošak direktno snosi korisnik (moraju biti refundirani zaposlenom odstrane poslodavca)

• Izabrati najekonomičniji vid prevoza

• Smeštaj po ceni srednjeg ranga

• Poštovati interna dokumenta koja se odnose na putovanja ili maksimalnopropisan iznos na nacionalnom nivou (striktnije pravilo se primenjuje)

• U odsustvu internog dokumenta ili nacionalnih pravila, prihvatljiv jemaksimalno dozvoljen iznos per-diema propisan od strane Komisije, nasajtuhttp://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/fp7/89566/flat-rates-subsistence_en.pdf

Ključni principi

• Putovanja izvan programski prihvatljivog područja moraju biti predviđenaAF-om.

• Troškovi putovanja za angažovane eksterne eksperte i saradnike morajubiti budžetirani u okviru budžetske linije External experts and servicescosts.

• Za IPA partnere, ukupni troškovi na budžetskoj liniji travel andaccommodation ne mogu biti veći od 20% iznosa ukupnih prihvatljivihtroškova.

• U slučaju da se projekat odobri, troškovi putovanja i smeštaja zaprisustvovanje sastancima i događajima na programskom i/ili nacionalnomnivou su prihvatljivi s tim što treba da budu posebno budžetirani.

Preparation costs

Prihvatljivi su od 1. januara 2014. do dana prepodnošenja predloga projekata. Nije potrebnopodnošenje računa i dodatne dokumentacije

External expertise and services costs

• Troškovi moraju biti plaćeni od strane korisnika donacije:

• na osnovu potpisanog Ugovora (nabavke veće od2,500€) – na bazi prethodnog istraživanja tržišta sanajmanje 5 pružaoca usluga

• fakture (nabavke manje od 2,500€) - na baziprethodnog istraživanja tržišta sa najmanje 3pružaoca usluga

• Podugovaranje između Projektnih partnera nijeprihvatljivo

• Korisnik donacije može da zaključi podugovor samo zaaktivnosti koje su od važnosti za implementaciju projekta

Ugovaranje

IPA beneficiaries shall refer to Article 45 – Procurement – of the Regulation (EU) No 447/2014 on the specific rules for implementingRegulation (EU) No 231/2014 establishing an Instrument for Pre-accession assistance (IPA II) says that “For the award of service, supplyand work contracts, by beneficiaries the procurement procedures shall follow the provisions of Chapter 3 of Title IV of Part Two ofRegulation (EU, Euratom) No 966/2012 and of Chapter 3 of Title II of Part Two of Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 which applyin the whole programme area, both on the Member State and on the IPA II beneficiary/ies' territory”

PRAG

Transparentnost

Jednak tretman

Ne diskriminacija

Prihvatljivost• Studies or surveys (e.g. evaluations, strategies, concept notes, design plans, handbooks);

• Training (e.g. venue and trainers);

• Translations;

• IT systems, modifications and updates (e.g. setting-up and/or update of a project IT system);

• Promotion, communication, publicity or information;

• Financial management;

• Services related to the organisation and implementation of events or meetings (including rent, catering or interpretation);

• Participation in events (e.g. registration fees);

• Legal consultancy and notarial services, technical and financial expertise, other consultancy and accountancy services;

• Intellectual property rights;

• Verification and validation of expenditure carried out by authorized national controllers

• Provision of guarantees by a bank or other financial institution where required by the programme;

• Travel and accommodation for external experts, speakers, chairpersons of meetings and service providers;

• Other specific expertise and services needed for the project.

Prihvatljivost

• Troskovi promotivnog materijala (e.g. gadgets) – ne veći od 1%ukupnog prihvatljivog budžeta

• Aktivnosti moraju biti objašnjeni u Aplikacionom formularu ipovezani sa rezultatima/indikatorima projekta

• Podugovaranje ljudi zaposlenih u organizaciji korisnika

• Detaljnije informacije biće u „Implementation Manual-u“

Equipment expenditure

Prihvatljivost

• Ovom budžetskom linijom obuhvaćeni su troškovi kupovine, rentiranja i lizinga• Predviđeni u odobrenom Aplikacionom formularu• Izmene moraju biti odobrene od strane MA/JS• Prihvatljivi troškovi:

• Office equipment;• IT hardware and software;• Furniture and fittings;• Laboratory equipment;• Machines and instruments,• Tools or devices;• Vehicles;• Other specific equipment needed for the project.

Prihvatljivost

• Oprema se može podeliti u dve grupe:

• neophodna za sprovodjenje projektnih aktivnosti(kompjuteri, kancelarijski nameštaj, štampači, kamere,...)

• za koju se smatra da je tematski i funkcionalno povezanasa sprovodjenjem pilot akcije (investicije manjeg obima idemonstrativni projekti)

• Troškovi kancelarijske opreme koja je u vlasništvu korisnikadonacije, nisu prihvatljivi pod ovom budžetskom linijom već podOffice and administration

Amortizacija

• Prihvatljiva za vreme trajanja projekta

Ukupno cena oprema je prihvatljiva samo u slučaju:

• Oprema se koristi samo za sprovođenje projektnih aktivnosti

• Amortizacioni period je kraći od momenta kupovine opreme do kraja projekta

• Oprema ne podleže amortizaciji

• Kupljena oprema se ne može prodati najmanje 5 godina od poslednjeg dana projekta

Ugovaranje

IPA beneficiaries shall refer to Article 45 – Procurement – of the Regulation (EU) No 447/2014 on the specific rules for implementingRegulation (EU) No 231/2014 establishing an Instrument for Pre-accession assistance (IPA II) says that “For the award of service, supplyand work contracts, by beneficiaries the procurement procedures shall follow the provisions of Chapter 3 of Title IV of Part Two ofRegulation (EU, Euratom) No 966/2012 and of Chapter 3 of Title II of Part Two of Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 which applyin the whole programme area, both on the Member State and on the IPA II beneficiary/ies' territory”

PRAG

Transparentnost

Jednak tretman

Ne diskriminacija

Pitanja i odgovori