1

      FINANCIAL  MANUAL  2015  –  2016  

 Table  of  Contents    General  Information                                                2     Checks  &  Balances       Financial  Notebooks    Off  Campus  Bank  Accounts                                              2     Local  Off  Campus  Bank  Information    What  Is  Income?                                                  3     Dues  

Collecting  Dues    Club  Sports  Allocation                              3  –  11  

Allocation  Process  Allocation  Categories  How  to  Spend  Your  Allocation  Money  Reimbursement  Request  Form  Examples  Proper  Receipts  Purchase  Order  Request  Form  Example  Pcard  

 Appropriate  Reimbursable  Items                                          12    Inappropriate  Reimbursable  Items                                          12    Sample  Bank  Statement                                            13    Sample  Club  Sports  Trip  Itinerary  &  Travel  Roster  Form                                    15    Employer  Identification  Number  (EIN) 16  

How  to  Apply  for  an  EIN  #  Steps  in  Activating  EINs  

 Non  Profit  and  Tax  Exempt  Status                                          16    Sponsorship  Letters                          16  –  18  

Sponsorship  Letter  Examples      Donations                            19  –  21  

Donation  Letter  Examples    Fundraisers                                              21    National  Contingency                                            21    

2

General  Information                        One  key  to  being  a  successful  club  team  and  student  organization  is  keeping  and  following  accurate  financial  status.  Many  clubs  receive  allocation  money  from  the  Club  Sports  program.  However,  this  money  is  rarely  enough  to  cover  all  the  club’s  expenses.  This  manual  will  assist  you  in  keeping  proper  financial  status  in  an  organized  format.    Checks  &  Balances  

• Be  accountable  • Don’t  spend  money  you  don’t  have  • President  &  Treasurer  should  be  on  the  same  page  

 Financial  Notebooks  Should  Contain  

• Bank  account  information  • Bank  statements  • Cancelled  checks  • All  receipts  • Ledger  • Reimbursements  requests  • Donation  letters  

 

Off  Campus  Bank  Accounts                      All  clubs  are  encouraged  to  have  an  off  campus  bank  account  and  are  required  to  do  so  if  asking  for  reimbursements  at  any  time  during  the  academic  year.  This  account  is  set  up  and  managed  entirely  by  the  club  –  not  the  University  Recreation  Department.  When  setting  up  an  account,  make  sure  the  address  and  club  name  on  the  bank  account  and  checks  looks  like  this:      

“Club  Name”  at  NC  State     University  Recreation     Campus  Box  8111     Raleigh,  NC  27695-­‐8111    Most  banks  allow  one  to  five  people  to  be  on  the  account.  Make  sure  one  of  these  people  is  the  president  and  one  is  the  treasurer.  The  people  listed  on  your  account  are  the  only  people  who  will  be  able  to  write  checks,  use  the  check  card,  and  get  account  information  from  the  bank.  During  the  transition  of  officers,  have  the  old  and  new  officers  visit  the  bank  to  switch/replace  names  on  the  club  account.  NO  CLUB  COACHES  OR  ADVISORS  SHOULD  HAVE  ACCESS.    Local  Off  Campus  Bank  Information  

• Wachovia       Wachovia  4530  Western  Blvd     2600  Hillsborough  Street  919.233.4120       919.664.8801  

 • BB&T         BB&T  

1806  Hillsborough  Street   611  Oberlin  Road  919.716.9665       919.716.9520  

 

   

3

What  Is  Income?                        Income  is  received  from  a  variety  of  sources.  Some  of  the  more  common  income  sources  your  organization  might  receive  are,  but  are  not  limited  to:  

• Dues  • Student  government  money  • Clubs  Sports  allocation  • Sponsorship  • Fundraisers  

 Dues  

• Officers  and  participants  establish  participant  dues  based  on  need  • Due  are  supplemental  funds  established  at  a  relatively  moderate  rate  commensurate  with  need  • Dues  are  deposited  directed  in  the  club’s  off  campus  bank  account  • Record  keeping  and  refund  policies  are  necessary  

 Collecting  Dues  

• Write  receipts  • Avoid  collecting  cash  • Keep  a  spreadsheet  

o Name  o Date  dues  submitted  o Check  number,  cash  

• Establish  a  deadline  to  pay  o Repercussions  if  not  followed  

• Deposit  frequently  • Create  an  invoice  and  receipt  for  your  club  • Create  a  guideline  that  states  if  dues  are  refundable  or  non  refundable  and  for  what  reasons  

 

Club  Sports  Allocation                      Each  club  sport  has  the  opportunity  to  receive  an  allocation  from  the  University  Recreation  department  at  NC  State.  Throughout  the  academic  year,  clubs  earn  points.  Clubs  can  lose  points  with  conduct  infractions  and  gain  extra  credit  points  with  community  service.  If  an  item  is  not  applicable  to  the  club,  the  percentage  will  be  subtracted  from  the  correct  amount  (i.e.  summer  attendance).    Allocation  funds  for  an  academic  year  run  from  March  1  –  February  28.    Allocation  Process  (continued)  

• Submit  a  budget  proposal  • Present  to  Competitive  Sports  Advisors,  Program  Assistants,  and  Club  Sports  Council  members  • Proposals  are  due  during  the  Spring  semester  • This  will  affect  allocation  for  the  2016  –  2017  academic  year  

 Allocation  Categories  The  following  categories  are  analyzed  throughout  the  year  and  during  the  budget  presentation.  

• Communication  • Competition/Events  • Officer  workshops,  trainings,  deadlines  

4

• Attendance  • Adherence  to  policies  • Budget  proposal  and  presentation  • Auxiliary  income  • Travel  related  expenses  • Community  service  

 How  to  Spend  Your  Allocation  Money  There  are  three  ways  to  spend  your  allocation.  1. Reimbursement  Request  Form  

Trip  Itineraries  and  Travel  Rosters  must  be  submitted  prior  to  traveling  to  be  eligible  for  reimbursement.  • Reimbursement  checks  may  take  2  –  10  weeks  to  arrive  • Club  Officers  will  receive  an  email  when  the  check  arrives  • All  reimbursement  requests  for  purchases  made  during  the  Fall  semester  are  due  by  Friday,  December  4,  2015.  

Fall  purchases  cannot  be  reimbursed  in  the  Spring  semester  • The  Spring  due  date  for  reimbursement  requests  is  Monday,  April  25,  2016    

 To  receive  a  reimbursement,  the  following  items  must  be  submitted:  1. Reimbursement  Request  Form  2. Proper  receipts  3. Bank  statement  or  cancelled  check,  if  needed  4. Trip  Itinerary  &  Travel  Roster  

 Please  paperclip  items  together  –  do  not  staple    Equipment  &  uniform  purchases  must  be  approved  prior  to  purchase!    An  example  of  a  Reimbursement  Request  form  is  on  following  page.  

     

5

    REIMBURSEMENT  REQUEST  FORM  EXAMPLE  

Must  Include:  1. Reimbursement  Request  Form  2. Proper  receipts  3. Bank  statement  or  cancelled  check,  

if  needed  4. Trip  Itinerary  &  Travel  Roster  

 

Equipment  &  uniform  purchases  must  be  approved  prior  to  purchase!  

6

 1. Reimbursement  Request  Form  (continued)  

 Proper  Receipts  Proper  receipts  should  have  the  following:  • Who  the  payment  is  to  • Cost  • Method  of  payment  • Zero  balance  

 If  your  receipt  does  not  show  a  zero  balance  or  is  handwritten,  you  must  also  include  a  copy  of  the  club’s  bank  statement  showing  this  deduction  (or  a  copy  of  the  canceled  check).    There  are  four  main  types  of  receipts.  Pictures  of  each  type  are  below.  1. Club  Sports  Fee  Payment  Receipt  

a. Should  be  used  instead  of  a  receipt  book.  It  is  more  official.  b. This  form  can  be  used  when  paying  for  officials,  athletic  trainers,  EMS,  or  tournament  entry  fees  c. This  form  must  be  signed  by  the  person  paying  the  fee  and  the  person  receiving  the  fee  d. When  submitting  this  as  a  receipt  for  a  reimbursement,  you  must  also  include  a  copy  of  the  canceled  check  

or  a  bank  statement  e. The  fee  payment  receipt  can  be  found  online  at  the  Club  Sports  website  or  with  the  other  forms  in  the  

University  Recreation  office    

     

7

 2. Store  Receipt  

a. Typically,  these  are  receipts  you  would  get  from  purchasing  first  aid  kits,  line  for  the  fields,  and  so  on  b. Many  store  receipts  do  not  show  a  zero  balance,  but  can  if  you  ask  the  store  while  checking  out  

   

   

• Tape  receipt  to  8  ½”  x  11”  sheet  of  white  paper  (do  not  tape  over  text)    

• If  the  receipt  does  not  show  a  method  of  payment  and  a  zero  balance,  then  when  submitting  this  as  a  receipt  for  a  reimbursement,  you  must  also  include  a  copy  of  the  canceled  check  or  bank  statement  

8

   

3. Fee  Payment  Receipt  From  a  Another  Club  Member  or  an  Official  a. Fee  payment  receipt  is  preferred,  but  if  you  forget  or  lose  the  form,  have  the  club  send  an  email  or  letter  

confirming  the  payment  i. Payment  amount  ii. Method  of  payment  iii. Date  of  event  iv. Event  Type  v. Club  Name  and  Contact  

b. When  submitting  this  as  a  receipt  for  a  reimbursement,  you  must  also  include  a  copy  of  the  canceled  check  or  bank  statement        

   

9

4. Hotel  or  Flight  Receipt/Invoice  a. Invoice  showing  flights  or  hotel  rooms  listed  individually  b. Must  list  number  of  rooms  reserved  or  flight  information  including  number  of  flights  c. No  reimbursements  for  club  coaches’  or  advisors’  travel  fees  d. If  the  receipt  does  not  show  method  of  payment  and  a  zero  balance,  then  when  submitting  this  as  a  receipt  

for  a  reimbursement,  you  must  also  include  a  copy  of  the  canceled  check  or  a  bank  statement    

     

10

2. Purchase  Order  Request  Form    

     

PURCHASE  ORDER  REQUEST  FORM  EXAMPLE  

Must  Include:  1. Purchase  Order  Form  2. Picture  and/or  exact  item  information  to  be  ordered  3. Company’s  EIN  Tax  ID  #  

 Purchase  Orders  typically  take  longer  to  complete  or  be  paid.  

11

Picture  and/or  exact  item  information  to  be  ordered:    

   

   

12

3. Pcard  The  Competitive  Sports  Advisors  have  credit  cards  your  club  officers  may  use  for  purchases  by  making  an  appointment  with  your  advisor.  These  credit  cards  can  be  used  for  a  variety  of  purchases  (i.e.  flights,  first  aid  supplies,  etc.).    

Appropriate  Reimbursable  Items                  Items  which  ARE  considered  reimbursable  expenses  include,  but  are  not  limited  to:  

• Medical  and  safety  items  (i.e.  First  Aid  Kits,  supplies)  • Lodging  • Entry  fees  (i.e.  tournaments,  leagues,  clinics,  workshops)  • Dues  (i.e.  conference,  league,  regional,  national)  • Insurance  • Airfare  • Officials  • Facility  rental  

 Equipment  related  expenses  are  limited.  If  your  club  needs  to  purchase  any  equipment  (including  uniforms),  please  submit  a  proposal  for  purchase.    

Inappropriate  Reimbursable  Items                  Items  which  ARE  NOT  considered  reimbursable  expenses  include,  but  are  not  limited  to:  

• Food  and  drink  • Gas  • Rental  vehicle  fees  • Coaching  and/or  instruction  • Coaches’  related  expenses  (i.e.  lodging  airfare)  • Equipment  (i.e.  uniforms,  tshirts  for  sale  or  given  away  to  anyone  –  club  members,  public)  

 Equipment  related  expenses  are  limited.  If  your  club  needs  to  purchase  any  equipment  (including  uniforms),  please  submit  a  proposal  for  purchase.    

 

13

Sample  Bank  Statement                      

   

14

Sample  Canceled  Check                                                  Sample  Club  Sports  Trip  Itinerary  &  Travel  Roster  Form                  Sample  Travel  Roster  is  on  the  following  page.  

   

 

15

Sample  Trip  Itinerary  &  Roster                                        

16

Employer  Identification  Number  (EIN)                  An  Employer  Identification  Number  (EIN)  is  also  known  as  a  Federal  Tax  Identification  Number,  and  is  used  to  identify  a  business  entity.  Generally,  businesses  need  an  EIN.  An  EIN  is  a  nine-­‐digit  number  the  IRS  assigns  in  the  following  format:  XX-­‐XXXXXXX.  There  are  many  ways  to  apply  for  an  EIN.    How  to  Apply  for  an  EIN  #  • Phone  

▪ Obtain  an  EIN  immediately  by  calling  the  Business  &  Specialty  Tax  Line  at  800.829.4933,  between  7  am  –  9  pm  Monday  through  Friday.  

• Mail  ▪ The  processing  timeframe  for  an  EIN  application  received  by  the  mail  is  four  weeks.  Complete  this  form  

(http://www.irs.gov/pub/irs-­‐pdf/fss4.pdf).    Applying  for  an  EIN  #  -­‐  Online  Directions  

1 Go  to  the  Online  EIN  Application  2 Read  instructions  and  click  on  “Apply  Online  Now”  3 Read  instructions  and  click  on  “Begin  Application”  4 Scroll  to  bottom  of  list  and  select  on  “View  Additional  Types  including  Nonprofit/Tax-­‐Exempt  Organizations,”  

click  “Continue”  5 Choose  either  “Community  or  Volunteer  Group”  or  “Social  or  Savings  Club”  depending  on  which  best  describes  

your  group.  Click  “Continue”  6 Read  description  to  confirm  your  selection.  Click  “Continue”  7 Fill  out  remainder  of  required  information  8 Print  out  and  retain  a  copy  of  your  CP575  Confirmation.  Your  current  and  future  officers  will  need  this  document  

for  tax  filing  purposes.    Once  you  have  received  a  Federal  ID  Number,  keep  a  record  of  it  in  your  organization’s  permanent  files  and  e-­‐mail  the  document  to  the  Assistant  Director  or  Coordinator  Competitive  Sports.    • Unincorporated  Associations:  If  your  organization  is  going  to  handle  funds,  it  is  recommended  you  obtain  an  EIN  for  

the  organization  so  that  you  can  open  a  bank  account  under  the  organization’s  name.  It  is  not  recommended  opening  a  bank  account  in  an  individual’s  name.  If  your  organization  will  not  be  handling  any  funds,  an  EIN  is  probably  not  necessary.  

• Corporate  Nonprofits:  Organizations  must  have  an  EIN  number  before  applying  for  tax-­‐exempt  status.  

Steps  in  Activating  EINs  

1. To  Find  out  what  your  club’s  EIN  #  is  call  1-­‐800-­‐829-­‐4933  2. Search  by:  

a. Club  Name  i. ex:  Women's  Club  Ultimate  at  NC  State  or  NCSU  Women's  Ultimate  Club  

b. Club  address  i. University  Recreation  

Campus  Box  8111  Raleigh,  NC  27695-­‐8111  

3. After  calling  to  get  your  EIN  #,  you  must  call  to  activate  your  EIN  #.  Call  the  CIN  IRS  Center:  1.866.816.2065.  

   

17

Guidance  for  Completing  a  W-­‐9                    Student  Government  allocates  funds  to  student  organization  in  good  standing  each  year  to  assist  organizations  in  hosting  events  and  promoting  their  organizations  and  NC  State  with  respect  and  inclusivity.    It  is  required  that  student  organizations  submit  their  W-­‐9  form  when  applying  for  Appropriations.    

• Name:  Enter  the  organization’s  legal  name  on  the  “Name”  line  and  any  “doing  business  as”  (DBA)  name  on  the  “Business  name/disregarded  entity  name”  line.  

• Federal  Tax  classification  Check  the  appropriate  box:  o Corporate  Nonprofits  o If  your  organization  has  not  received  federal  tax-­‐exempt  status,  check  the  Other  box  and  specify  

nonprofit  corporation.  o If  your  organization  has  received  federal  tax-­‐exempt  status,  check  the  Other  box  and  specify  Tax-­‐Exempt  

Organization.  Also  check  the  box  for  Exempt  Payee.  o Unincorporated  Association:  Check  the  Other  box  and  specify  unincorporated  association.  

• In  Part  I,  enter  your  EIN  that  you  received  through  filing  Form  SS-­‐4.  • Sign  and  date.  

 Non  Profit  and  Tax  Exempt  Status                  Non-­‐profit  status  is  a  state  law  concept.  Non-­‐profit  status  may  make  an  organization  eligible  for  certain  benefits,  such  as  state  sales,  property,  and  income  tax  exemptions.  Although  most  federal  tax-­‐exempt  organizations  are  non-­‐profit  organizations,  organizing  as  a  non-­‐profit  organization  at  the  state  level  does  not  automatically  grant  the  organization  exemption  from  federal  income  tax.      It  is  strongly  encouraged  your  club  makes  an  appointment  with  Student  Legal  Services  at  NC  State  to  see  if  non-­‐profit  status  is  necessary  for  your  club.    

Sponsorship  Letters                        It  is  recommended  to  call  a  business  prior  to  bringing  the  letter  to  them.  Let  them  know:  

• Who  you  are  • Your  affiliation  with  NC  State  • Why  you  need  their  help  

 Deliver  letters  to  businesses  to  make  face  to  face  contact.  

• Address  to  a  manager  • Make  sure  everything  is  spelled  correctly  (i.e.  names,  grammar)  • Avoid  “To  Whom  it  May  Concern”  • If  donations  are  tax  exempt,  include  the  necessary  information  in  the  letter  

 Keep  track  to  which  businesses  you  called  and  actually  delivered  letters  to.  

• Business  name  • Location  • Who  you  spoke  to  &  which  club  member  called  • Did  you  grab  an  email  address?  • Which  number  you  called  • Date  and  time  you  called  • Date  and  time  a  letter  was  delivered  • Employee  it  was  handed  to  • Did  they  show  any  interest?  

18

• Was  there  a  time  frame  they  said  they  could  get  back  to  you  by?  o If  not,  follow  up  with  a  phone  call  or  email  within  a  week  

§ Ask  if  any  additional  information  is  needed  or  if  they  have  questions  • Which  club  member  made  the  delivery  

 Remember  –  it  is  easier  to  say  no  to  a  letter  than  a  person!    

19

September  12,  2013    Harris  Teeter  Tim  Todd,  Manager  501  Oberlin  Road  Raleigh,  NC    27605    Dear  Tim:    The  Record  Exchange  is  a  beginning  of  the  year  event  hosted  by  the  Men’s  and  Women’s  Ultimate  Clubs  at  NC  State  University  to  welcome  students  to  the  NC  State  campus  community.  Students  can  experience  the  fun  of  NC  State  with  sports  challenges,  interactive  games,  food,  prizes  and  giveaways.      Record  Exchange  will  be  held  on  Sunday,  August  17  from  5:30  –  8:30  pm  on  Lower  Miller  Fields  located  off  Morrill  Drive.  In  2012,  the  event  drew  crowds  of  more  than  500  attendees.  This  year,  the  Men’s  and  Women’s  Ultimate  Clubs  are  extending  the  opportunity  to  various  local  organizations  and  businesses  to  sponsor  the  event  and  maximize  their  exposure  to  the  campus  community.    In  return  for  your  donation  of  water  Harris  Teeter  will  receive:    

• Logo  placement  on  event  t-­‐shirt  • Logo  with  hotlink  placement  on  Record  Exchange  website  and  sponsor  recognition  page  • Verbal  recognition  during  event    

 Thank  you  for  your  interest  and  support  in  helping  to  provide  quality  programs  to  our  students.  If  you  have  any  further  questions,  please  do  not  hesitate  to  contact  me.  I  look  forward  to  hearing  from  you  soon.      Sincerely,        “Name”  “Club  Officer  Position”  “Club  Name”  at  NC  State  University  University  Recreation  Campus  Box  8111  Raleigh,  NC  27695  “contact  phone  number”  “contact  e-­‐mail”      

SPONSORSHIP  LETTER  EXAMPLE  1  

20

Your  club  should  know  if  a  company  has  donated  in  the  past.  Choose  to  say  either:  

• Thank  you  for  sponsoring  our  student  organization  over  the  past  #  years  by  providing  us  with…  

• We  would  like  you  to  consider  becoming  a  sponsor…  

 Explain  what  a  Leadership  Development  Series  meeting  is.  

September  12,  2013    GoPack  Store  Joe  Wolf,  Manager  652  Teeth  Drive  Raleigh,  NC    27695    Dear  Joe:    The  Department  of  University  Recreation  at  NC  State  would  like  to  extend  an  invitation  for  your  business  to  become  a  supporting  sponsor/partner  for  the  Men’s  Ultimate  Club  at  NC  State  University.  Each  year,  the  Men’s  Ultimate  Club  travels  to  various  tournaments  around  the  state  and  East  Coast.  In  2012,  the  Men’s  Ultimate  Club  at  NC  State  took  home  the  honor  of  National  Championship.  This  year,  the  club  is  practicing  hard  and  reaching  out  for  community  sponsors  to  assist  the  club  with  high  travel  costs  associated  with  a  trip  to  the  National  Tournament  Dallas,  Texas.    If  you  have  been  a  previous  sponsor/partner  for  our  Club,  we  would  appreciate  your  support  once  again.  If  you  are  new  to  this  program,  we  would  like  you  to  consider  becoming  a  new  sponsor/partner  by  establishing  your  business  as  a  part  of  the  growing  network  of  community  supporters  whom  our  participants  can  learn  more  about.  Just  by  offering  your  product  at  one  Leadership  Development  Series  meeting  allows  you  the  opportunity  to  let  our  participants  know  more  about  your  business.  We  anticipate  approximately  45-­‐65  club  officers  will  be  in  attendance  at  each  meeting  every  month.    By  being  involved  with  this  event,  your  business  would  receive  additional  advertising  through  the  use  of  your  signage/logo  being  placed  on:  

1. Club  banners  displayed  at  events  2. Flyers  and  correspondence  distributed  through  email  to  all  participants  and  visiting  teams  3. Club  tshirts  

 This  advertising  opportunity  will  reach  a  large  amount  of  students  who  participate  in  NC  State  University  Recreation  programs  and  facilities  each  year.  The  beginning  level  of  support  we  are  requesting  includes  monetary  donations  for  our  National  Tournament  travel  fees.    We  hope  you  will  consider  partnering  with  us,  and  we  will  follow  up  with  you  in  the  near  future.  If  you  have  any  questions,  please  feel  free  to  contact  us.  Your  time  and  consideration  is  greatly  appreciated.    Sincerely,      “Name”  “Club  Officer  Position”  “Club  Name”  at  NC  State  University  University  Recreation  Campus  Box  8111  Raleigh,  NC  27695  “contact  phone  number”  “contact  e-­‐mail”  

   

SPONSORSHIP  LETTER  EXAMPLE  2  

21

Donations                            Clubs  can  accept  donations  from  individuals  or  companies.  However,  clubs  not  considered  non-­‐profit  should  not  mislead  individuals  or  companies  into  believing  their  donations  are  tax  deductible.    Clubs  not  considered  non-­‐profit  cannot  accept  donations  which  are  tax  deductible  unless  the  Club  becomes  a  non-­‐profit  organization.    For  more  information  on  how  to  become  non-­‐profit  please  contact  Student  Legal.    Recommendations  

• Deliver  a  letter  thanking  a  business/individual  for  sponsoring  your  organization  • It  is  always  a  nice  gesture  to  include  a  picture  of  the  club  saying  “Thank  You  to  Our  Sponsors”  with  signatures  • If  your  club  is  non-­‐profit,  include  your  tax  ID  number  

   

“Date”    Dear  ____________________,    On  behalf  of  “organization  name”  at  NC  State,  I  would  like  to  thank  you  for  your  generous  donation  of  $_______.  Your  contribution  makes  it  possible  for  us  to  “state  purpose”.    Since  our  organization’s  inception  in  “date  organization  started”,  “organization  name”  has:  

• “briefly  state  highlights”.    In  “part  or  current  year”,  we  have:  

• “briefly  describe  growth  or  goals  achieved”    This  is  only  possible  because  of  thoughtful  contributions  from  people  like  you.    In  “current  or  coming  year”,  we  plan  to:  

• “briefly  state  continued  efforts  or  expected  growth”    As  you  know,  the  cost  of  “brief  description  of  what  organization  does”  does  not  go  away.  We  hope  for  your  continued  support  in  the  future.    No  goods  or  services  of  any  value  were  or  will  be  transferred  to  you  in  connection  with  this  donation.  (OR)  The  estimated  value  of  goods  or  services  provided  in  return  for  your  donation  were  $_____.  Please  keep  this  written  acknowledgment  of  your  donation  for  your  tax  records.  Our  tax-­‐exempt  number  is  XX-­‐XXXXXXX.    Once  again  thank  you  for  your  generous  donation.    Sincerely,    “Name”,    “Club  Officer  Position”  “Club  Name”  at  NC  State  University  University  Recreation  Campus  Box  8111  Raleigh,  NC  27695  “contact  phone  number”  “contact  e-­‐mail”  

DONATION  LETTER  EXAMPLE  1  

22

 

 

Dear  ____________________,    “Club  Name”  at  NC  State  thanks  you  for  your  donation  of  “donation  items  or  dollar  amount”.  This  in-­‐kind  donation  greatly  helps  our  organization  sustain  itself.  “Club  Name  at  NC  State”  is  a  501(c)(3)  tax-­‐exempt  nonprofit  organization  so  your  donation  is  applicable  for  IRS  tax  credit.  Our  tax-­‐exempt  number  is  XX-­‐XXXXXXX.      We  sincerely  appreciate  your  donation.      “Name”  “Club  Officer  Position”  “Club  Name”  at  NC  State  University  University  Recreation  Campus  Box  8111  Raleigh,  NC  27695  “contact  phone  number”  “contact  e-­‐mail”        Fundraisers                            All  fundraisers  taking  place  on  campus  must  be  approved  by  Student  Involvement  through  a  Solicitation  Permit.  The  University  and  University  Recreation  does  not  regulate  fundraisers  which  take  place  off  campus.  Your  organization’s  fundraisers  should  follow  legal  and  ethical  standards.    National  Contingency                        A  National  Contingency  fund  is  established  every  year  by  Competitive  Sports.  The  purpose  of  this  funding  is  to  assist  clubs  or  individual  club  members  who  are  participating  in  a  National  Tournament.  A  proposal  is  required  to  submit  to  the  Club  Sports  Council.  

DONATION  LETTER  EXAMPLE  2