コンサルティング › catalog › pdf › 2012_234_240.pdf236 ファイリングシステム...
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ファイリングの必要性
ファイリングしないとどうなる？
ファイリングはなぜ必要？
業務を遂行したことを証明できるのは書類のみ。業務とファイリングはセットです。内部統制、コンプライアンス、法令や社会的要求の対策としても書類整理は求められています。ファイリングはどんな仕事にも要の作業。身につけることによって、直接的な効率化はもちろん、ファイリング的思考を身につけることで仕事の仕方も変わります！
見つからない、担当者がいないと分からない、探す時間…。ムダな時間、ムダなコストが潜むオフィスになります。担当者がいないと仕事が進まない、担当者が手一杯でも他の人が手伝えない、硬直した組織になります。紛失、誤送信、誤廃棄など、情報に対する責任が果たせなくなる可能性が高まります。
誰もがすぐに必要なものを取り出し、正しく戻せる環境が持続されている
作業はサポートソフトに、指導は経験豊富なコンサルタントから
ファイリングシステムとは
管理可能な分量
不要なものは捨て、組織として確実に目が行き届く、管理できる分量に抑えられています。
ファイル管理表
タイトルだけでなく、戻す場所、捨てる時期、等のルールなども登録。これを見れば誰でも全て分かります。
見出し表示
ファイル管理表の情報を利用して作成。ファイル管理表と現物を一致させることができます。
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キングジムのおすすめするオープンファイリングシステム
未完結文書（個人で管理しても可）
完結文書（組織で共有）
ファイル管理表（台帳）に登録
● ファイリングに必須のファイル管理表をさらに進化。● 現場の声を反映して作られたファイリングソフト、「Filing Support Pro®」● ファイリングは「考え方」。だから用具を選ばない見出し印刷機能。● 「全てのファイルにルールつきの見出し表示」を実現可能。● マニュアルを見なくても操作できることを目指した、豊富なガイド● 現場に即した、現実的なルールも設定可能。● ルール設定が間違えていると、その場所を指摘するルールチェック機能。
● Ｅｘｃｅｌ上で動作、ライセンス料などランニングコストなし。ソフトはコンサルティングとセットでご提供。
● 見出し印刷機能に特化した「Filing Support Lite®」もあります。
● 未完結文書（担当者が管理しても可） ・ 仕掛りファイリング・
ＭＡＩＬファイリング
● 完結文書（キャビネット） ・ 共有（部署で管理→個人で持たない） ・ 全てのファイルはファイル管理表に
登録されている。 ・ 担当者ならすぐ出せる、担当者でなくても管理表と見出しで探せる。
オープンファイリングシステムを支える「Filing Support Pro®」
ＭＡＩＬファイリング 保管ファイリング
仕掛りファイリング 保存ファイリング（外部倉庫）
生成収集
活用保管
加工 保存
情報の流れ
廃棄
伝達
■情報ライフサイクル
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コンサルティング
コンサルティングを通して、「ファイリング的思考」を伝えたい。
当社のファイリングコンサルティングは、現場主義です。
コンサルティング導入ステップ
● テクニックの話はコンサルティングの一部にすぎません。 ● 人も仕事も違うから、適したファイリングも千差万別。● だから、現場での指導が必要です。● コンサルティングを受けるのが結局早い！ファイリングはテクニックではなく、考え方。継続するには自分に合った方法を探し、採用していく考え方を身につけることが必要です。現場で、コンサルタントの指導をご覧下さい。
● ご使用中の用具をそのまま活用。 既存の用具を全ていかして、ファイリングシステムだけを導入することも可能です。もちろん、より良い用具をお探しの場合は、コンサルタントがアドバイスいたします。
● 綿密な巡回指導で現場に密着したファイリングを提案。 お客様によって、最適なファイリングは一つ一つ異なります。部署独自のイレギュラーな要望まで、コンサルタントが各部署を巡回して現場の要望を十分に考慮いたします。
● Filing Support Proを核としたオープンファイリングシステム。 Filing Support Proを核とすることで、ファイリングシステムの運用が目で見える状態で確実に実施できる環境を実現します。
● 3～5年後の自立を目指したファイリングメンテナンス指導。 導入後のメンテナンス指導は長期にわたって続くのではなく、コンサルタントに頼らない、早期の文書管理の自立を目指して行います。
ファイリング専用ソフト、「Filing Support Pro®」が付いてます。
キングジムならではの特徴
ファイリングの基礎に関する勉強会を行います。不要書類の廃棄と必要なファイルの数量を調査します。
導入説明会・捨てリングキャンペーン1
ファイリング専用ソフト、Filing Support Pro® をご提供します。書取作業とソフトへのファイル登録作業を行います。
書取り・ファイリングソフトへの登録2
分類の設定を行います。登録年度・保存・廃棄等のルールを設定します。
分類･ルール設定3
ソフトを使って仮見出しを表示し、実際に運用しルールの検証をします。
仮見出し印刷・表示・試行4
御社に合わせたファイリングを継続する仕組みを構築し、マニュアル化します。
ファイリング運用マニュアルの作成5
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本見出しを表示し、継続に向けての指導を行います。
本見出し表示・終了説明会6
Filing Support
Pro
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セミナー
御社のご都合に合わせてセミナー講師を派遣します。
基礎コース 2時間 ファイリング意識の高揚や社内研修などに。内容などのご要望もご相談下さい。
● 「社内使用に限りライセンスフリー」のソフトが付いて来てダンゼン安い！（実践コース、指導者養成コース）●大勢で受講するほどお得！●ご自身のペースで進めたいお客様、社内研修などの一部として利用されたい方に。●複数セミナーの組み合わせ、内容のカスタマイズや追加、セミナー時間の延長などのご相談にも応じます。
セミナーだけでも十分にファイリング構築可能！ キングジムのセミナーはサポートソフトが付いています。ファイル管理表の管理や検索、見出し作成はこのソフトをご利用頂き、後は構築作業とルールの整備、マニュアル化などをお客様自身で行えば、持続できる体制が構築できます。しかも、ソフトのライセンス料などは不要。セミナー後もずっとお使いいただけます。（但し、社内使用に限ります）
料金などの詳細はファイリング研究室ホームページでご確認いただくか、直接お問合せ下さい。
実践コース 4時間ソフトが付いてくる最も人気のコース。講義2時間、ソフト操作実習2時間（実習用PCをご用意頂きます。）
ファイリング専用ソフト「Filing Support Lite」
付いてます
指導者養成コース 15時間まるでコンサルティング。講義だけでなく、現場で実際に作業＆指導も行います。講義10時間、ソフト・現場実習2時間（実習用PCをご用意頂きます。）
ファイリング専用ソフト「Filing Support Pro」
付いてます
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外部倉庫ご紹介サービス
トータルで考えれば、外部倉庫のメリットは大きい。
お客様のニーズに合った外部倉庫をご紹介いたします。
110本
20m20m
10m10m
35箱
180㎝45㎝
210㎝
1ヶ月の賃料＝110万/月（賃料90万＋共益費20万） ※千代田区東神田近辺の参考価格
社内で管理すればコストは見えませんが、目的の書類を探しに倉庫に行き、探して、戻ってくるまでの間、担当者のほかの業務が全て止まります。外部倉庫に寄託すれば、手にするのは翌日になりますが、依頼した後すぐに本来の業務に戻ることができ、翌日荷受するだけです。 高度なセキュリティが必要な場合でも、倉庫の設備を箱単位で借りることができます。 書類の保管と集荷･配送は片手間にやるよりもプロに任せた方が確実です。担当者はその人にしか出来ない本来の業務に専念した方が、実はコストダウンなのです。
キングジムではキングファイルを扱う感覚で操作できる、PFU「楽２ライブラリ」をお勧めしています。
左のような収納方法で200㎡のオフィスに３８５０箱収納できます。
１箱あたり＝２８５円/月外部倉庫を利用すれば半分以下 ※ 預ける箱数や倉庫の場所に
よってさらに安くなります。
電子文書の管理 紙文書の整備だけでは、お客様のニーズを満たせない場合もあります。そのような場合は、紙文書のファイリングシステムではどの部分が達成できていないのかを明確にし、不足部分を電子ファイリングシステムで補うという考え方が必要です。 電子文書は必ずしも万能というわけではなく、その長所と短所をよく見極め、何を紙で、何を電子で管理すれば最も効果が出るかを判断し、必要な部分だけ電子化し、紙と電子で互いを補う仕組みが理想的です。
不要文書の廃棄（導入時削減目標50%）
廃棄
紙文書
導入前紙文書の整備ファイル管理表ルール設定見出し表示
紙文書
完成後電子ファイリング
の導入
紙文書
電子化
さらなる飛躍
電子化でなければ達成できない部分は電子化
紙で良い部分は紙で
必須 検討
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ファイリングご相談事例コンサルティングやセミナーの指導中またはお電話やメールでファイリング研究室に寄せられる質問の中から、よくあるものをピックアップいたしました。コンサルタントの「考え方」、ぜひ、参考にしてください。
Q 書類が多すぎます。
書類を減らすこと。増やさないこと。その仕組みを作ることが第一。
まずは要らない書類を捨てることです。沢山の書類があなたを助けてくれるとは限りません。作業スペースを狭め、効率を下げ、管理工数を奪い、不要なコストをかける重荷かもしれません。捨てることは身軽になることです。 「何かに使えるかも」という思考は捨て、なくても仕事ができる方法はないか考えるようにしましょう。
A
Q ファイリングする時間がありません。
ファイリングは仕事の一部。時間は業務として確保してください。
ファイリングと業務を別に考えてはいけません。業務を行った証拠としての書類整理までが仕事です。済んでしまった仕事を後から証明する必要に迫られたとき、書類がないと困難なことになるかもしれません。
A
Q 見た目を綺麗にする方法を教えてください。
量を減らす、見出しを統一する、色分けを効果的に使う。
モノが多いとどうやっても見栄えが悪くなります。 色々な仕事がある中で、道具全てを統一するのは無理があります。用具は仕事に合った物を選び、見出しのデザインを統一するのが良いですね。Filing Support Rro®/Lite®なら簡単です。 また、スクエアパターンの色を戻す場所と一致させ、正しく戻すと同じ色同士がまとまるようにすると見栄えが良く、誰でも正しく戻っていることが分かります。
A
Q 捨てられない性格なのですが。
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「いつか使うかも」という考えは捨てましょう。
いつか使うかも、と考えていては何でも必要に思えてきて捨てられません。捨てたくないけど管理もしたくないというのは無責任、要るなら管理しなければなりません。多くの文書を管理しようとすれば、コストもかかり、スペースもとります。それでも持つ価値があるかどうか考えれば、捨てるべきものが見えてくるはずです。
A
Q 紙文書を探しやすくする方法を教えてください。
量を減らし、「立てる」「表示する」「色分けする」に従って保管します。
まずは量を減らすこと。要りもしないものに手間をかけても意味がありません。 残った必要なものは、目的のものを１回の動作で取れるよう、全て立てます。重ねていると見えないし、下のものを取るのにも上のものをどかす必要があり、面倒です。作業をしているうちに書類の順序も変わり、どこにあるか次第に分からなくなっていきます。 さらに、いちいち中身の書類を見なくても中に何があるか分かるよう、タイトル表示をします。戻す場所や捨てる時期も表示してください。正しい位置に戻っていないと、次の人が探せませんし、捨てる時期を超過して持っていては、オフィスが書類であふれてしまいます。 戻す場所、捨てる時期のような重要な情報は、文字だけでなく色分けするとさらによく分かります。色分けは遠くから見ても分かる、強力な表示方法ですので、効果的に使いたいですね。
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ファイリングご相談事例
Q 要 ･不要を何度も精査しましたが、やはり置くスペースが全然足りません。
必要な書類だけになってもスペースが足りないのであれば、外部倉庫を検討してみてはいかがでしょうか。 外部倉庫は預かることが主業務。設備、管理レベル、コスト、どれをとっても専門業者が長けています。そうした設備とノウハウをも必要な箱単位で借りられ、出庫依頼すれば、翌日荷受けするだけ。その間、元の仕事に戻れることが最大のメリットです。 自前の書庫は、行って、探して持ってくるまでの間、本来行うべき業務がすべて止まり、ムダな時間となります。総合的に考えると、預けた方が安いです。
A
Q 面倒くさがりな人でもできるファイリング方法を教えてください。
面倒くさがりな性格を、味方にすれば強力な武器になります。
必要に迫られてからやるとき、納期は他人に決められます。しかし、予め準備するときは自分でいつまで、どこまでやるかを決められます。こっちの方がはるかにラクなのです。 目先の大変さよりも、やったことによって将来得られる「ラク」に注目。ファイリングしておいた方が楽！ということを一度知れば、ずぼらな人ほどのめり込めます。ずぼらを敵に回さず、味方にしましょう。
A
Q 名刺の整理方法に困っています。
どのくらいの量でどうやって探しているか、しっかり検証しましょう。
最も簡単なのは時系列に入れること。名刺ホルダーにもすき間なく入れられ、作業もラクです。会社順、名前の順にしたい場合は、間に入れるべき名刺が来てもすぐに対応できる名刺整理箱がおすすめです。 たくさんの名刺を持ち歩きたい、そのときに応じて色々な方法で探すことが多い場合は、デジタル名刺ホルダー「ピットレック」がおすすめです。
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Q どんなファイル用具が良いのか分かりません。
用具の特徴と、書類の性格を理解して、マッチングさせましょう。
ファイル用具には長所と短所があります。仕事をしていく上で、絶対に欲しいと思った機能を果たせないファイル用具を使っていては、効率が上がるはずがありません。キングファイルなら、中の書類をしっかりと守ってくれます。リングファイルは開いたまま机においても自然と閉じることがありません。ボックスファイルは持ち運びに適しており、個別フォルダーはスペース効率に優れています。
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…というご相談、その他ファイリングに関するご相談はまず、キングジムファイリング研究室へ、お気軽にご相談下さい。コンサルタントがお答えいたします。
Web：www.kingjim.co.jp/fi ling/ TEL:03-3864-1560e-mail：fi [email protected] FAX:03-3864-5871
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付属品は商品に付随する部品です。これらの付属品はすべて受注品となっており、お取り寄せに一週間以上かかります。また、在庫のない場合もございますのであらかじめご了承ください。ご注文は受注単位にて発注くださるようお願い申し上げます。※サイズ・色によっては、無い場合もございます。
キングファイル スーパードッチ〈脱・着〉イージー用背見出し紙（全種）※ セ2475A 他 1枚 ￥21〈￥20〉 40枚
キングファイル スーパードッチ用背見出し紙（全種） セ1475 他 1枚 ￥42〈￥40〉 20枚
キングファイル スーパードッチ〈脱・着〉N用背見出し紙（全種） セ2475N 他 1枚 ￥42〈￥40〉 20枚
キングファイル ニュードッチ用背見出し紙（全種）※ セ1275N 他 1枚 ￥21〈￥20〉 40枚
スポットファイル用背見出し紙（全種） セ874N 他 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
キングファイル G用背見出し紙（B5タテ型・B4ヨコ型・A3ヨコ型） セ955N 他 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
キングファイル G用背見出し紙（973G・975GX・978G用） セ973G 他 1枚 ￥42〈￥40〉 20枚
キングファイル G用背見出し紙（994S・1004S用） セ994S・セ1004S 1枚 ￥52〈￥50〉 20枚
プレスロックファイル用背見出し紙 セ1671・セ1672 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
センターロックファイル用背見出し紙 セ688 他 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
ロックリングファイル用背見出し紙 セ675・セ676 他 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
ナンバーファイル用背見出し紙 セ772 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
ピットファイル用背見出し紙 セ331・セ333 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
クリアーファイルカラーベース用背見出し紙（132C・122C用） セ132C・セ122C 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
クリアーファイルリサイクル用背見出し紙 セ132R 他 1枚 ￥63〈￥60〉 20枚
クリアーファイルマガジン用背見出し紙（197W用） セ197W 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
クリアーファイルGL用背見出し紙（全種） セ154 他 1枚 ￥52〈￥50〉 20枚
ケースファイル用背見出し紙（237・238用） セ237・セ238 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
コンピュータファイル用背見出し紙 セ1523 他 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
図面ファイルGS用背見出し紙（1171用） セ1171 1枚 ￥73〈￥70〉 20枚
図面ファイルGS用背見出し紙（1172・1173用） セ1172・セ1173 1枚 ￥42〈￥40〉 20枚※品番によっては、仕様・価格・単位が異なる場合があります。
品 名 品 番 税込価格〈本体価格〉 受注単位
付属品
背見出し紙
902・903・904（単色） 902アオ 他 1枚 ￥15〈￥15〉 20枚
905（単色） 905アオ 他 1枚 ￥18〈￥18〉 20枚
906・908・809（単色） 906アオ 他 1枚 ￥26〈￥25〉 20枚
909E・1000E（単色） 909Eアオ 他 1枚 ￥42〈￥40〉 20枚
2907（単色） 2907ピンク 他 1枚 ￥26〈￥25〉 20枚
品 名 品 番 税込価格〈本体価格〉 受注単位
■Dリングファイル〈脱・着〉スーパーライト用替え表紙
628用替え表紙 628H-5B 1箱 ￥2,467〈￥2,350〉 1箱（5冊）
●表紙色（青のみ） ●背見出し付き
品 名 品 番 税込価格〈本体価格〉 受注単位
インデックス
替え表紙
902・904・905・906・908用 902インデックスガイド 他 1枚 ￥21〈￥20〉 20枚
品 名 品 番 税込価格〈本体価格〉 受注単位
インデックスガイド
テープボード見出し TF用（No.1150-3L） 1150-3L 1パック ￥210〈￥200〉 1パック（25枚）
テープボード見出し TF用（No.1150-7L） 1150-7L 1パック ￥105〈￥100〉 1パック（10枚）
図面台帳（No.1100DL） 1100DL 1冊 ￥262〈￥250〉 1冊
保持テープ ホジテープ 1パック ￥420〈￥400〉 1パック（20枚）
テープボードガイドA1判用（No.1158G） 1158G 1パック ￥420〈￥400〉 1パック（2枚）
テープボードガイドB1判用・A0判用（No.1157G） 1157G 1パック ￥682〈￥650〉 1パック（2枚）
マップロッカー付属品
＊シールのパターンはA（長方形）・B（三角形）があります。＊品番のあとにA（長方形）・B（三角形）の指定をしてください。＊スタンダード仕様とじ具対応…キングファイル G（975他）、キングファイル ニュードッチ（1275N他）＊省スペース仕様とじ具対応… キングファイル G（975N他）、キングファイル スーパードッチ（1475他）
キングファイル スーパードッチ〈脱・着〉イージー（2475A他）
■メイクシール
901-2AN,2BN 20mm用 － 120片入 1パック ￥210〈￥200〉 1パック
901-2A,2B 30mm用 20mm用 100片入 1パック ￥210〈￥200〉 1パック
901-3A,3B 40mm用 30mm用 100片入 1パック ￥210〈￥200〉 1パック
901-4A,4B 50mm用 40mm用 100片入 1パック ￥210〈￥200〉 1パック
901-5A,5B 60mm用 50mm用 100片入 1パック ￥210〈￥200〉 1パック
901-6A,6B 70mm用 60mm用 80片入 1パック ￥210〈￥200〉 1パック
901-8A,8B 90mm用 80mm用 60片入 1パック ￥210〈￥200〉 1パック
901-8AN,8BN 80mm用 － 60片入 1パック ￥210〈￥200〉 1パック
スクエアラベル18・25（図面ファイル用） スクエアラベル18 他 1枚 ￥ 42〈￥ 40〉 20枚
葉書ラベル（No.60L） 60L 1枚 ￥ 42〈￥ 40〉 20枚
フォトステージ分類ラベル フォトステージ分類ラベル 1枚 ￥ 52〈￥ 50〉 20枚
品 名 品 番 税込価格〈本体価格〉 受注単位
ラベル
品 番 省スペース仕様とじ具対応 スタンダード仕様とじ具対応 仕様（1パック） 税込価格〈本体価格〉 受注単位
※ このカタログは消費税端数切り捨て計算のため1枚での税込価格表記が、本体価格と同じ場合がありますが受注単位でご発注の場合には税がかかります。
品 名 品 番 税込価格〈本体価格〉 受注単位
付属品
270K用仕切り（赤・黄） 270シキリアカ 他 1組 ￥126〈￥120〉 1組（2枚）
品 名 品 番 税込価格〈本体価格〉 受注単位
その他
名刺3色カード（赤・黄・青） 1枚 ￥ 10〈￥ 10〉 20枚（単色）
カードインデックス（No.70F） 70F 1パック ￥262〈￥250〉 1パック（20枚）
カーズ用カードラベル カーズ用カードラベル 1枚 ￥ 52〈￥ 50〉 20枚
品 名 品 番 税込価格〈本体価格〉 受注単位
名刺ホルダー付属品
メイシ3色カード＋色指定願います。（例：メイシ3色カード＋アカ）
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