Facilities Management

Última actualización el 13/03/2015

El módulo "Facilities Management" en COIN permite recopilar datos sobre los edificios

ocupados por las oficinas descentralizadas y proyectos de la FAO. Esta información es

utilizada por las oficinas regionales para asuntos administrativos y presupuestarios y para

proporcionar estadísticas a la Dependencia Común de Inspección del Sistema de las Naciones

Unidas.

Cuando se produce algún cambio en el estado de un edificio que alberga una oficina de la

FAO (por ejemplo, traslado a otro edificio, cambio en el tipo de obligación financiera,

aumento/disminución de la superficie, etc.) es preciso registrar sin demora tales

modificaciones en COIN.

Nota importante: la información que se proporciona en este módulo tiene que estar

actualizada y ser precisa a fin de evitar incoherencias con otros módulos de COIN. Hacer

clic AQUÍ para acceder a un diagrama que muestra la interacción entre los distintos

módulos.

¿Cómo acceder al módulo?

Para iniciar sesión introducir el nombre de usuario y la contraseña, hacer clic en "Countries &

Offices" (países y oficinas), en la barra de navegación superior, y a continuación hacer clic en

"Facilities Management"(gestión de instalaciones).

Este módulo muestra de forma automática el edificio que actualmente ocupa la Oficina

central.

La información está subdividida en cinco pestañas:

General Info (información general): dirección principal y oficinas albergadas

Physical Info (información física): tamaño de la oficina, etc.

Financial Info (información financiera): información contractual y financiera

GHG Emissions (emisiones de GEI): consumo, etc.

MOSS (normas mínimas operativas de seguridad)

El enlace Transport GHG (Greenhouse Gas) Emission form (formulario sobre emisiones de

GEI de los transportes), situado en la parte superior derecha de la página, permite acceder a

información relativa al consumo de los viajes oficiales. Estos datos se emplean para elaborar

el Inventario anual de emisiones de gases de efecto invernadero.

Pestaña de información general

Añadir/gestionar edificios y oficinas albergadas

Add a New Building and insert an hosted office (añadir un nuevo edificio e insertar

una oficina albergada)

Edit Building Information (modificar los datos del edificio)

Close Building (cerrar edifico)

Delete Building (eliminar edificio)

Añadir nuevo edificio

Cuando una oficina o proyecto de la FAO se traslada a un nuevo edificio, se debe insertar la

nueva ubicación seleccionando el enlace "Add New Building" (añadir nuevo edificio):

Completar el formulario como se indica a continuación:

Address (dirección): o Dirección línea 1*

o Dirección línea 2

o Ciudad/Estado* (Si la ciudad no está en la lista del menú desplegable, hacer

clic en el enlace "Request new Oracle duty station" [solicitar la inserción de un

nuevo lugar de destino en Oracle], teclear el nombre del lugar de destino y,

facultativamente, el motivo por el que se añade. Hacer clic en el botón "Send"

[enviar] para mandar la solicitud a coin@fao.org.)

o Código postal

o País*

In use by FAO (utilizado por la FAO): o From & To (desde y hasta): fecha en la que la FAO utilizó el edificio por

primera vez y fecha en la que la FAO se marchó del edificio

o Year of construction (año de construcción): año de construcción del edificio

o Year of last renovation (año de la última renovación): año de la última

renovación del edificio (de haberla habido)

o Nr. of Staff (n.º de miembros del personal): número de miembros del

personal de la FAO que trabajan en el edificio (este campo es solo de lectura,

los datos se extraen automáticamente de la información insertada en el módulo

"Staff Presence" [presencia del personal])

Geographic coordinates (coordenadas geográficas): latitud y longitud de la

ubicación del edificio

1. Hacer clic en el enlace http://itouchmap.com/latlong.html.

2. Introducir la dirección en el campo "Address" (dirección) y hacer clic en el botón "Go"

(ir). En primer lugar intentar escribir la dirección completa y si el sistema no la

reconoce, entonces probar con el nombre de la calle y de la ciudad o simplemente de

la ciudad y el país.

3. Si el punto no se sitúa exactamente sobre el edificio, buscar el edificio en el mapa y a

continuación hacer clic en él.

4. Copiar los valores de latitud y longitud que aparecen en la parte inferior de la pantalla

en los campos correspondientes.

Recordatorio: "Ctrl + C" es el atajo de teclado para COPIAR y "Ctrl + V" es el atajo

para PEGAR).

5. Hacer clic en el botón "Save" (guardar) para guardar los cambios. El mapa de Google

aparece automáticamente.

Hosted Offices/Projects (oficinas/proyectos albergados)

Esta es la lista de oficinas y proyectos de la FAO actualmente albergados en el edificio.

Para añadir una oficia o proyecto en el edificio, hacer clic en el enlace "Add Office/Project"

(añadir oficina/proyecto) y completar el formulario como se indica a continuación:

Office/Project* (oficina/proyecto): teclear las primeras letras del nombre de la

oficina o el proyecto y a continuación seleccionar el que corresponda de la lista

From* (desde): hacer clic en el icono del calendario y seleccionar la fecha en la que

la oficina se trasfirió al edificó

To (hasta): cuando una oficina/proyecto se marcha del edificio, hacer clic en el icono

del calendario y seleccionar la fecha del traslado

Hacer clic en el botón "Add" (añadir) para insertar la oficina/proyecto. Para cerrar la ventana

sin insertar la oficina/proyecto hacer clic en el enlace "Discard" (deshacer).

Por motivos de historial del registro, los edificios que ya no alberguen actividades de la FAO

deben estar cerrados.

Se puede añadir más de una oficina o proyecto en un mismo edificio (p.ej. Unidad de

emergencia del país de la TCE). Para agregar otra oficina, volver a hacer clic en el enlace

"Add Office/Project" (añadir oficina/proyecto).

Para modificar o suprimir una oficina o proyecto albergados en el edificio, hacer clic con el

botón derecho del ratón en la oficina en cuestión y seleccionar "Edit" (modificar) o "Remove"

(suprimir).

Hosted UN Agency (organismo de las Naciones Unidas albergado)

Esta es la lista de organismos de las Naciones Unidas albergados en el mismo edificio

que la oficina/proyecto de la FAO. Hacer clic en el enlace "Add UN Agency" (añadir

organismo de las Naciones Unidas) e introducir :

o UN Agency* (organismo de las Naciones Unidas): seleccionar el nombre del

organismo del menú desplegable

o From* (desde): hacer clic en el icono del calendario y seleccionar la fecha en

la que el organismo de las Naciones Unidas se trasfirió a los locales de la FAO

o To (hasta): cuando un organismo de las Naciones Unidas se marcha del

edificio, hacer clic en el icono del calendario y seleccionar la fecha del traslado

o Agreement (acuerdo): para cargar una copia del acuerdo de alquiler de los

locales firmado con la organización de las Naciones Unidas, hacer clic en el

enlace "Attach" (adjuntar) y seleccionar el archivo correspondiente de la

unidad de disco local

Hacer clic en el botón "Add" (añadir) para insertar la oficina/proyecto. Para cerrar la ventana

sin insertar la oficina/proyecto hacer clic en el enlace "Discard" (deshacer).

Para añadir más de un organismo de las Naciones Unidas en el mismo edificio, volver a hacer

clic en el enlace "Add UN Agency" (añadir organismo de las Naciones Unidas).

Para modificar o suprimir un organismo de las Naciones Unidas albergado en el edificio,

hacer clic con el botón derecho del ratón en el organismo en cuestión y seleccionar "Edit"

(modificar) o "Remove" (suprimir).

Una vez que se haya completado el formulario, hacer clic en el botón "Save" (guardar) para

guardar la información o en el enlace "Cancel" (cancelar) para deshacer todos los cambios.

Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

Cuando una oficina o proyecto ocupa más de un piso en un edificio, solo se debe insertar un

único edificio.

Una vez que se ha guardado un edificio, este aparece al principio del menú desplegable

"Building" (edificio) y por consiguiente ya se puede seleccionar.

MUY IMPORTANTE: si la oficina de la FAO está repartida entre distintos edificios,

seleccionar el edificio principal de cada una de ellas en el módulo Office Management

Module (gestión de oficinas), pestaña "Address" (dirección).

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Edit Building Information (modificar los datos del edificio)

Para modificar la información hacer clic en el botón "Edit" (modificar), en la parte inferior de

la página:

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Cerrar un edificio

Cuando todas las oficinas y proyectos de la FAO albergados en un edificio se trasladan a otro

lugar, es preciso cerrar el registro relativo al edificio en cuestión haciendo clic en el enlace

"Close" (cerrar), en la parte inferior de la página.

Aparecerá una ventana emergente para indicar la fecha del traslado.

Para ello, hacer clic en el icono del calendario y seleccionar la fecha en la que se ha efectuado

el traslado de la(s) oficina(s) de la FAO y hacer clic en el botón "Close building" (cerrar

edificio). Una vez cerrado, la acción no se puede deshacer. Hacer clic en el enlace "Cancel"

(cancelar) para cerrar la ventana sin guardar los cambios.

Una vez que se cierra el registro, el edificio pasa al estado "Closed" (cerrado).

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Eliminar un edificio

Para eliminar un edifico y todo su contenido, seleccionar el edificio en el menú desplegable y

hacer clic en el enlace "Delete" (eliminar), en la sección "Hosted Offices/Projects"

(oficinas/proyectos albergados) de la pestaña "General Information" (información general).

Nótese que el único motivo para eliminar un edificio debe ser que este se haya introducido

por error. Para fines de archivo, cuando un edificio haya sido utilizado habrá que cerrarlo

("closed") y no eliminarlo ("delete").

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Con miras a garantizar la coherencia, las fechas insertadas en las pestañas relativas a la

información física y la información financiera deben ser iguales o superiores que la

fecha de llegada al edificio indicada en la sección "In use by FAO" (utilizado por la

FAO) de la pestaña "General Info" (información general).

Información física

Esta sección hace referencia a la propia estructura del edificio.

Si previamente no se ha insertado información, hacer clic en el enlace "Add new" (añadir

nuevo).

Para modificar la información ya registrada, hacer clic en el botón "Edit" (modificar).

Cuando la información cambia, el registro que ya existe tiene que estar cerrado. Para ello,

hacer clic en el botón "Edit" (modificar) e introducir el año del período en el que se produjo el

cambio en el campo "To year" (hasta el año). Se pueden insertar períodos nuevos haciendo

clic en el enlace "Add new" (añadir nuevo).

Estos registros se realizan en base a períodos anuales. Si la información cambia a mediados de

año, insertar los datos que se aplicarían a la mayoría del año en cuestión. Por ejemplo, si se

añade un piso nuevo a un edificio en febrero de 2011, habrá que incluir dicho espacio en el

registro de 2011. Si por lo contrario el piso se añadió en septiembre de 2011, habrá que crear

un nuevo registro para 2012.

Si los períodos se superponen, no será posible guardar la información.

Completar el formulario como se indica a continuación:

Period (período) o From year* (desde el año): año (formato AAAA) a partir del cual se aplican

las características descritas del edificio

o To Year (hasta el año): completar únicamente si la información física del

edificio ha cambiado.

Surface (superficie) La superficie puede expresarse en m

2 o ft

2 (el sistema realiza la conversión de forma

automática).

o Building area (superficie del edificio): superficie total del edificio

(independientemente de si está o no ocupada por la FAO)

o FAO area (superficie de la FAO): superficie ocupada por la FAO

o Parking space (recinto de estacionamiento): superficie de estacionamiento

utilizada por la FAO (vehículos oficiales + vehículos privados)

o Green space (espacio verde): espacio verde utilizado por la FAO

o Number of floors (número de pisos): número de pisos ocupados por el

personal de la FAO

o FAOR space (espacio de la Representación de la FAO): espacio ocupado

únicamente por la Representación de la FAO

Other Information (otras informaciones)

o Air Conditioned? (¿aire acondicionado?): ¿la oficina tiene aire

acondicionado?, seleccionar sí ("Yes") o no ("No") del menú desplegable

o Air Conditioned area (zona con aire acondicionado): porcentaje de las zonas

que tienen aire acondicionado dentro del edificio

o Building Maps** (planos del edificio): hacer clic en el enlace "attach a file"

(adjuntar un archivo) para cargar los planos del edificio

o Building Pictures** (fotos del edificio): hacer clic en el enlace "attach a file"

(adjuntar un archivo) para cargar una fotografía del exterior del edificio

**(Es posible cargar más de una fotografía, de una en una, solo en formato

.jpg y .png y siempre que el archivo no supere los 10 MB.)

Hacer clic en el botón "Save" (guardar) para guardar los cambios.

Hacer clic en el enlace "Discard" (deshacer) para cerrar la ventana sin guardar los cambios.

Una vez que se ha guardado la información, los datos relativos al período anterior y el nuevo

período aparecen en el menú desplegable.

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Información financiera

Esta sección se refiere a la información financiera relativa al edificio que ocupa la

Representación de la FAO. No es necesario completar esta sección para los edificios que

albergan proyectos.

Para introducir información financiera nueva es preciso haber cerrado el registro anterior.

Para ello, introducir una fecha en el campo "To" (hasta) utilizando el calendario.

Para ver ("view"), modificar ("edit") o eliminar ("delete") una entrada, hacer clic con el botón

derecho del ratón en la entrada en cuestión y seleccionar la acción que se desea ejecutar:

Para insertar la información financiera, hacer clic en el enlace "Add new period" (añadir

nuevo período).

From* (desde): hacer clic en el icono del calendario y seleccionar la fecha a partir de

la cual la información financiera es válida

To (hasta): hay que completar este campo cuando la información financiera sobre el

edificio haya cambiado. Pare ello, hacer clic en el icono del calendario y seleccionar la

fecha que corresponda.

Contractual Information (información contractual) o Contract signed by* (contrato firmado por): seleccionar una de las opciones

del menú desplegable

o Owner* (propietario): seleccionar una de las opciones del menú desplegable

o Type* (tipo): seleccionar una de las opciones del menú desplegable

Financial Information (información financiera) o Obligation* (obligación): seleccionar una de las opciones del menú

desplegable y añadir cualquier información adicional que se solicite

o Related contract in COIN (if any) (contrato conexo registrado en COIN [de

haberlo]): seleccionar una de las opciones del menú desplegable

o Contract Yearly amount (cuantía anual del contrato): insertar la cuantía en

USD

o Cost sharing (distribución de costos): insertar los costos comunes/de

servicios de seguridad anuales en USD

o Market value of free premises (valor de mercado de los locales cedidos

gratuitamente): insertar la cuantía en USD

Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

Hacer clic en el botón "Save" (guardar) para guardar los cambios.

Hacer clic en el enlace "Discard" (deshacer) para cerrar la ventana sin guardar los cambios.

Si las disposiciones financieras han cambiado, se deberá cerrar el período actual. Para ello,

insertar una fecha en el campo "To" (hasta) y abrir un nuevo período para introducir la

información actualizada haciendo clic en el enlace "Add new period" (añadir nuevo período) y

completando el formulario de conformidad con lo descrito más arriba.

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Emisiones de GEI

Esta sección se ocupa de los distintos servicios públicos que ofrece el edificio.

Completar el formulario como se indica a continuación:

Year* (año): insertar el año (formato AAAA) al que se refiere la información de los

servicios públicos

Electricity (electricidad) o Consumption Cost (USD) (costo del consumo en USD): introducir la

cantidad en Kwh

o Emission factor (factor de emisión): introducir la cantidad en gramos de

CO2/Kwh (si se conoce)

o Power failures (cortes de electricidad): seleccionar una de las opciones del

menú desplegable

Other Utilities (otros servicios públicos) o Water consumption (consumo de agua): introducir la cantidad en litros

o Paper consumption (consumo de papel): introducir la cantidad en resmas

Fuel (combustible): o si no hay datos disponibles, hacer clic en el enlace "Add new fuel" (añadir

nuevo combustible) o para suprimir la información sobre el combustible hacer clic en el enlace

"Remove" (suprimir)

Refrigerant (refrigerante) o si no hay datos disponibles, hacer clic en el enlace "Add new refrigerant"

(añadir nuevo refrigerante) o para suprimir la información sobre el combustible hacer clic en el enlace

"Remove" (suprimir)

Fuel (combustible):

Type* and Unit (tipo y unidad): seleccionar una de las opciones del menú

desplegable

Consumption (consumo): introducir el consumo anual de combustible

Fuel tanks (depósitos de combustible): introducir el número de depósitos de

combustible que hay en el edificio

Refrigerant (refrigerante)

Type* and Unit (tipo y unidad): seleccionar una de las opciones del menú

desplegable

Consumption (consumo): introducir el consumo anual de refrigerante

Remarks (observaciones): si procede, introducir cualquier otra información pertinente

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Normas mínimas de seguridad operacional (MOSS)

Esta sección muestra la lista de requisitos de seguridad del UNDSS aprobados para cada país,

de haberlos.

El Grupo de seguridad sobre el terreno se encarga del mantenimiento de la lista de requisitos

desde la Sede. El papel de las oficinas sobre el terreno es indicar si la oficina cumple con las

MOSS, rellenando el formulario pertinente. Para ello, seguir las instrucciones que se

proporcionan a continuación:

seleccionar la línea en cuestión colocando el cursor encima

hacer clic con el botón derecho del ratón para acceder a la función "Edit Requirement"

(modificar requisito)

completar el formulario cambiando el campo "Compliance achieved*" (cumplimiento

alcanzado) a "Yes" (sí) e introducir observaciones o adjuntar documentos, según sea

necesario

hacer clic en el botón "Save" (guardar)

Edit MOSS Requirement (modificar los requisitos MOSS)

El Grupo de seguridad sobre el terreno en la Sede introduce los datos relativos a los campos

"Component" (componente), "Sub-component" (subcomponente) y "Requirement" (requisito)

de conformidad con los requisitos de seguridad del UNDSS.

Las oficinas sobre el terreno deben proporcionar la siguiente información:

Compliance Achieved*(cumplimiento alcanzado): seleccionar "Yes" (sí) o "No" (no) en

el menú desplegable

Compliance Date (fecha de cumplimiento): si en el paso anterior se ha seleccionado la

opción "Yes" (sí), indicar la fecha en la que se alcanzó el cumplimiento haciendo clic en el

icono del calendario.

Remarks (observaciones): introducir las observaciones pertinentes

Attachments* (documentos adjuntos): hacer clic en en enlace "Attach" (adjuntar) para

cargar cualquier documento que resulte relevante

Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

Esta información se utiliza para generar el "MOSS Compliance Report" (informe de

cumplimiento MOSS) que indica el estado de aplicación de las medidas estándar aprobadas en

las instalaciones que acogen al personal de la FAO sobre el terreno.

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Transport GHG Emission form (Non-Air Official Travel) (formulario de emisiones de

GEI del transporte - viajes oficiales no aéreos)

UN Owned/Leased Vehicles (vehículos propiedad de las Naciones Unidas o

arrendados por las Naciones Unidas)

Public Transport (transporte público)

Esta sección permite registrar las emisiones de gases de efecto invernadero vinculadas al

consumo de "Official Travel" (viajes oficiales).

Los datos deben sumarse y aplicarse a todo el país, y no referirse a una única instalación.

LA FAO invierte una cantidad significativa de recursos para contribuir al desarrollo agrícola

de zonas que, con frecuencia, son las más vulnerables al cambio climático. Nosotros, en

cuanto organización, debemos desempeñar con eficacia nuestro papel en la lucha contra el

cambio climático a través de la reducción de las emisiones de GEI y la promoción de la

gestión sostenible. Dejar de hacerlo sería obstaculizar los esfuerzos para el cumplimiento del

mandato primordial de la FAO, relativo a la agricultura sostenible.

La información obtenida a partir de este formulario sobre las emisiones de GEI del transporte,

junto con el módulo "Facilities Management" (gestión de instalaciones), contribuye a la

elaboración del Inventario anual de emisiones de GEI de las Naciones Unidas que

proporciona una evaluación del impacto ambiental de la Organización. Esta información

también es valiosa a efectos de colaboraciones futuras sobre iniciativas de gestión de la

sostenibilidad entre la Sede y las oficinas sobre el terreno.

Para modificar un año en particular que ya existe, basta con seleccionar el año y hacer clic en

el botón "Edit" (modificar) en la parte inferior de la página. En este módulo sobre emisiones

de GEI del transporte es posible añadir nuevos registros haciendo clic en el enlace "Add new

Year" (añadir nuevo año).

Completar el formulario como se indica a continuación:

Transport GHG Emissions (emisiones de GEI del transporte)

Year* (año): insertar el año (formato AAAA). Se debe indicar el año en el que se ha

hecho uso del transporte, el cual no corresponde necesariamente con el año en curso.

UN Vehicles (etiqueta de vehículos de las Naciones Unidas)

UN-owner or leased vehicles (vehículos propiedad de las Naciones Unidas o

arrendados por la Naciones Unidas) o si no hay datos disponibles, hacer clic en el enlace "Add new vehicle" (añadir

nuevo vehículo)

o para suprimir la información relativa a un vehículo hacer clic en el enlace

"Remove" (suprimir)

Type* (tipo): seleccionar una de las opciones del menú desplegable

Travelled Kilometers (kilómetros recorridos): insertar el total de kilómetros

recorridos (en especial si se desconoce el consumo de combustible)

Air-conditioned (aire acondicionado): seleccionar una de las opciones del menú

desplegable

Fuel Type (tipo de combustible): seleccionar una de las opciones del menú

desplegable. Asegurarse de seleccionar la unidad adecuada cuando haya múltiples

unidades para cada tipo de combustible.

Fuel Consumption & Fuel Cost (USD) (consumo y costo del combustible en USD): insertar la cantidad medida relativa a la unidad de combustible seleccionada y el costo

del combustible en USD (recomendado)

En caso de que el vehículo funcione con un tipo de combustible secundario hacer clic en el

enlace "Add Secondary Fuel" (añadir combustible secundario):

Secondary Fuel Type (tipo de combustible secundario): seleccionar una de las

opciones del menú desplegable

Secondary Fuel Consumption & Cost (USD) (consumo y costo del combustible

secundario en USD): insertar la cantidad medida relativa a la unidad de combustible

seleccionada y el costo del combustible en USD

Hacer clic en el botón "Save" (guardar) para guardar los cambios.

Hacer clic en el enlace "Cancel" (cancelar) para cerrar la ventana sin guardar los cambios.

Public Transport (etiqueta de transporte público)

Public Transport (transporte público) o si no hay datos disponibles, hacer clic en el enlace "Add new transport"

(añadir nuevo transporte) o para suprimir la información relativa al transporte público hacer clic en el

enlace "Remove" (suprimir)

Type* (tipo): seleccionar una de las opciones del menú desplegable

Travelled Kilometers (kilómetros recorridos): insertar el promedio de kilómetros

recorridos en transporte público

Hacer clic en el botón "Save" (guardar) para guardar los cambios.

Hacer clic en el enlace "Cancel" (cancelar) para cerrar la ventana sin guardar los cambios.

Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

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