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Expert Tax 2018

Manual del Usuario – Integración de QuickBooks con Expert Tax

Agosto 2019

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Guía para Preparador

A continuación, se estará estableciendo paso a paso el proceso que debe seguir el usuario para poder utilizar esta funcionalidad. Esta integración permite descargar la información que tienen en QuickBooks en el formato el cual Expert Tax requiere.

I. Instalación Al descargar la aplicación, tendrá el nombre de la configuración:

Al abrirlo (por primera vez) el programa hará el proceso de instalación:

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NOTA:

Para proceder al siguiente paso debes aceptar los términos y condiciones.

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Proceso de Instalación:

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Una vez el proceso de instalación termine, se instalará la aplicación oficial del programa:

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II. Abrir el archivo de QuickBooks

Antes de utilizar la integración, el archivo dentro de QuickBooks debe estar abierto. El usuario

debe seleccionar la compañía y abrir la misma.

NOTA:

El usuario que entre al archivo debe conectarse bajo ADMIN. Esto con el propósito de

que el Administrador acepte y le de los permisos al programa.

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III. “Expert Tax – QuickBooks Integration”

Esta es la pantalla Inicial del programa:

A. Connect To QuickBooks:

Este paso hará la conexión entre la Integración con QuickBooks.

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NOTA:

- El archivo de Quickbooks deberá estar abierto antes de comenzar.

- Es importante darle acceso ya que sin eso el programa no va a funcionar

correctamente.

B. Pantalla de Configuración Inicial

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En esta pantalla el programa te mostrará la siguiente información y opciones:

1. Connected To:

El programa mostrará el nombre de la compañía la cual se conectó.

2. From – To:

En esta opción vas a indicar el rango de fechas del cual quieres exportar la data.

3. Export to Excel:

Una vez hayas revisado que la información este completa en el programa de

QuickBooks y el rango de fechas esté completo, esta opción exporta la data de

QuickBooks y la formatea al Excel el cual requerimos en nuestro programa.

El programa te indicará el estatus y te indica cuantos empleados encontró.

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Una vez haya terminado de buscar la información, te abrirá “File Explorer” para que le indiques

donde lo quieres guardar.

La hoja de Excel mostrará la información de los empleados y sus nóminas:

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4. Change Client:

Esta opción permite que cambies de cliente. El programa volverá a la

pantalla inicial. Deberás tener abierto (en Quickbooks) el cliente con el cual vas a

trabajar.

5. Status:

Es importante que en todo momento veas que está CONECTADO. Si por

alguna razón la conexión se pierde deberás:

- Cerrar y abrir el programa.

- Abrir el archivo nuevamente en Quickbooks.

IV. Expert Tax – Payroll – Modo Básico

A. Abrir el cliente en Modo Básico

B. Ir a Configuración

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Dentro de la configuración deberá:

1. Utilizar el Tipo de Plantilla NUEVO

- Esta función está diseñada bajo este formato únicamente.

2. Formatear las Partidas de Nómina

- El cliente debe parear las partidas (nombre de la columna en Excel)

con el Tipo.

Una vez terminada este proceso, seguirás el proceso de crear una Nómina.

Recordatorio (del proceso): Vas a crear nómina y le das a la opción de importar de Excel, y subes la hoja

de Excel la cual fue descargada de QuickBooks.