excel-curs.pdf

8/17/2019 Excel-Curs.pdf

1/71

BIROTICĂ

Partea a II-a – Calcul tabelar

Microsoft Excel

Prezentat de Valentin Clocotici


2/71

Generalităţi

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. Acest tip de aplicaţii a fost dedicat iniţialmemorării şi prelucrării datelor care pot fi organizate sub formă tabelară, pe linii şi coloane. Dezvoltareaulterioară a aplicaţiilor de calcul tabelar a permis extinderea posibilităţilor de prelucrare, astfel încâtaplicaţiile de ultimă generaţie nu mai pot fi considerate ca fiind limitate la prelucrări de tabele. Microsoft

Excel este un instrument complex de analiză a datelor şi informaţiilor economice, tehnice sau ştiinţifice.Funcţiunile uzuale sunt oferite de procedurile predefinite în Excel, prelucrările foarte specializate sunt

posibile prin programare în limbajul de dezvoltare Visual Basic for Applications (VBA).Datorită integrării în pachetul Microsoft Office, aplicaţia arată similar celorlalte componente

(Microsoft Word, Microsoft PowerPoint etc.), ceea ce reduce considerabil timpul de instruire. Integrarea cucelelalte aplicaţii nu se reduce însă doar la aspect, datele primare şi rezultatele prelucrărilor pot fi practictransferate între toate componentele Office.

Spaţ iul de lucru

La pornirea aplicaţiei Excel se prezintă utilizatorului un spaţiu de lucru organizat la fel cu spaţiile delucru ale celorlalte componente din Microsoft Office:• Bara de meniu• Bare de unelte• Bara de stare• Zona documentelor

În figura alăturată sunt indicate principalele obiecte din spaţiul de lucru, cu menţiunea că, datorităflexibilităţii aplicaţiei, organizarea spaţiului de lucru se poate modifica extrem de uşor pentru a răspundenecesităţilor şi preferinţelor utilizatorului.

Elementele specifice sunt explicate pe larg în secţiunile ulterioare.

Principalele obiecte Excel

Unitatea de bază pentru memorarea datelor este caietul – workbook . Un caiet este salvat ca un fişiercu extensia implicită .xls. Într-o sesiune Excel se pot deschide simultan mai multe caiete, fiecare fiind


3/71

identificat prin numele său. Doar un caiet este activ la un moment dat, cel în care se lucrează. Fiecare caieteste afişat în cel puţin o fereastră proprie.

Un caiet Excel este format din mai multe foi – sheets. Există trei tipuri de foi – foi de calcul – worksheets –, cele care conţin datele primare şi rezultatele prelucrărilor – foi diagramă – chart sheets –, care conţin grafice – foi cu macro-uri – macro sheets –, un tip special de foi de calcul, specifice unor versiuni

anterioare ale aplicaţiei, care permit memorarea unei succesiuni de acţiuni (macro); nu sunt utilizate direct înversiunea Excel 97 şi următoarele.

La un moment dat este activă doar o foaie a caietului, cea în care se lucrează şi care este afişată înfereastra activă. Pentru a vedea simultan mai multe foi ale caietului se operează cu comenzile din meniulWindow (a se vedea secţiunea dedicată acestui meniu). Fiecare foaie a unui caiet este identificată în modunic prin numele său.

O foaie de calcul este alcătuită din celule – cells – care sunt organizate în linii şi coloane, similarunui tabel uzual. Coloanele sunt identificate prin litere: A, B, C etc.; liniile sunt identificate prin numere: 1,2, 3 etc. În acest sistem de referinţă fiecare celulă a foii de calcul este identificată printr-o combinaţie de tipulA1, litera indicând coloana iar numărul indică linia celulei referite. De exemplu, D6 indică celula aflată încoloana a 4-a (coloana D) şi linia a 6-a.

Observaţie. Există şi sistemul de referinţă de tip RnCm, în care se indică linia (prin R de la Row) şicoloana (prin C de la Column). De exemplu, R6C4 indică aceeaşi celulă ca în exemplul anterior, D6. Esterecomandabil ca în procesările curente să se utilizeze sistemul de referinţă A1. Comutarea între cele douăsisteme de referinţă se realizează prin secvenţa de comenzi Tools - Options - General - R1C1 referencestyle.

O singură celulă este activă la un moment dat, celula care are cursorul aplicaţiei pe ea, vizualizată cuun chenar diferit de restul celulelor. Figura următoare arată situaţia în care celula C4 este celula activă.

Se observă că adresa celulei active este afişată şiîn zona de adresă a barei de formule. Funcţionalitateacompletă a acestei zone este descrisă la navigarea în foaia

de calcul.O foaie de tip diagramă conţine o singură imaginegrafică produsă prin mecanismul de reprezentare a datelorsub formă grafică (diagramă, grafic de funcţie, histogramăetc.) – charting . Lucrul cu aceste foi este explicat însecţiunea dedicată reprezentărilor grafice.


4/71

Comenzile Excel accesate din meniuri

Meniul File

New…Deschide un nou caiet (document). Se iniţiază un dialog care permite selectarea template-ului

cel mai adecvat noului document.

Open…

Deschide un caiet existent sau un fişier de tip spaţiu de lucru (.xlw). Se iniţiază dialogulstandard de deschidere a unui fişier. Permite şi căutarea documentului dorit după cuvinte cheie,conţinut etc.

Close Închide caietul curent.

SaveSalvează caietul curent.

Save As…Salvează documentul curent sub un nou nume.

Save Workspace…Salvează sub o singură denumire configuraţia existentă în mediul de lucru: caiete deschise,

bare de unelte etc. Iniţiază un dialog care permite stabilirea numelui, calea etc. Se creează un fişier cuextensia .xlw care permite refacerea configuraţiei salvate printr-o singură operaţiune de deschidere.

Page Setup…Se iniţiază un dialog foarte complex, organizat pe fişe, prin care se pot stabili formatul paginii,

marginile, layout-ul.

Print AreaPermite fixarea (sau anularea unei fixări anterioare) zonei care se tipăreşte. Explicaţii mai

multe se dau în secţiunea dedicată tipăririi.

Print PreviewSe afişează pe ecran o formă similară formei finale a documentului tipărit. Permite, în special,

aranjarea finală a documentului.

Print…Iniţiază dialogul care controlează tipărirea documentului (alegerea imprimantei, domeniul

paginilor de tipărit, calitatea tipăririi etc.).

Send To…Permite selectarea opţiunii privind rutarea documentului în reţea.

PropertiesAfişează dialogul cu atributele documentului (datele creării şi modificărilor, cuvinte cheie,

autor etc.). Este de remarcat fişa Summary.


5/71

5

ExitComandă părăsirea aplicaţiei Excel. Pentru documentele care nu au fost salvate, utilizatorul

este întrebat asupra eventualei salvări.

Meniul Edit

UndoAnulează ultima acţiune efectuată în document.

Repeat (sau Redo)Repetă ultima acţiune efectuată în document sau reface ultima operaţiune anulată. Acţiunea

efectuată este selectată automat în funcţie de succesiunea de operaţiuni efectuate de utilizator.Denumirea comenzii este modificată corespunzător.

Cut

Taie porţiunea selectată în document. Aceasta poate fi eliminată sau mutată în altă parte adocumentului.

CopyCopie în Clipboard porţiunea selectată din document. Acţiunea serveşte copierii unui text în

unul sau mai multe locuri (din acelaşi document sau nu).

PasteCopie conţinutul Clipboard la zona selectată (sau începând cu celula activă).

Paste Special…

Permite copierea conţinutului Clipboard sub un format controlat. Comanda este utilă atuncicând se efectuează transferuri de informaţii între zone/documente diferite şi permite selectareainformaţiilor copiate.

Paste as HyperlinkInserează o referinţă de tip legătură (hyperlink) către locul şi documentul de unde este copiată

informaţie în Clipboard (comanda este accesibilă doar pentru anumite tipuri de documente).

FillPermite completarea automată a unei zone de celule.

ClearIniţiază un dialog privind ştergerea selectivă a informaţiilor din porţiunea selectată în

document.

Delete…Iniţiază un dialog privind eliminarea unei zone din foaia de calcul. În dialog se precizează

modul în care restul foii de calcul ocupă zona eliminată (foaia de calcul nu poate rămâne cu goluri).

Delete SheetIniţiază dialogul de eliminare din caiet a foii active. Operaţiunea se va efectua cu atenţie, o

foaie ruptă din caiet nu mai poate fi regăsită.


6/71

6

Move or Copy Sheet…Iniţiază dialogul care permite copierea sau mutarea foii active în altă poziţie a aceluiaşi caiet

sau într-un alt caiet (existent sau nou).

Find…Se deschide dialogul de căutare a unei informaţii.

Replace…Iniţiază dialogul de înlocuire, asociat dialogului Find.

Go To…Permite o navigare rapidă printre obiectele unui document. Pentru utilizarea eficientă a acestei

comenzi se va studia procedura de definirea a denumirilor pentru zone ale foilor de calcul.

Links…Afişează sau modifică informaţiile privind legăturile existente în caietul curent.

ObjectActivează aplicaţia prin care a fost creat obiectul selectat. Comanda este disponibilă pentru

obiecte scufundate într-o foaie de calcul (imagini, documente Word etc.) si permite editarea pe loc aobiectului.

Meniul View

NormalStabileste pentru document modul de vizualizare Normal.

Page Break PreviewAfişează în foaia de calcul limitele paginilor la tipărire. Se permite mutarea acestor limite prin

operaţiunea de tragere.

ToolbarsDeschide un submeniu cu toate barele de unelte disponibile în Excel (predefinite sau create de

utilizator). Permite personalizarea mediului de lucru Excel.

Formula BarComută între afişarea şi ascunderea barei de formule.

Header and Footer…Permite stabilirea textului care apare în antetul/subsolul paginilor tipărite.

CommentsComută între afişarea şi ascunderea comentariilor ataşate documentului (utile în cazul

documentelor create în cooperare).

Custom Views…Creează diferite viziuni proprii ale caietului, selectarea unei anumite forme de afişare fiind la

latitudinea utilizatorului.

Full ScreenMaximizează fereastra documentului la întregul ecran, pentru a mări zona utilă de editare.


7/71

7

Zoom…Deschide dialogul pentru stabilirea scalei la care se vede documentul pe ecran.

Meniul Insert

Cells…Iniţiază dialogul pentru introducerea unor noi celule la locul selectat. Dialogul afişat permite

stabilirea modului de deplasare a celulelor existente pentru a face loc noilor celule.

RowsIniţiază introducerea unor linii noi (atâtea linii câte sunt selectate curent). Liniile sunt inserate

deasupra selecţiei.

ColumnsInserează în foaia activă; un număr de coloane egal cu numărul coloanelor selectate.

Coloanele sunt inserate la stânga selecţiei.

WorksheetAdaugă o nouă foaie de calcul la caietul activ. Noua foaie este inserată înaintea foii active.

Chart…Iniţiază dialogul care permite crearea unei noi diagrame de vizualizare a informaţiilor din

foaia de calcul.

Page BreakDefineşte o rupere de pagină înaintea celulei active (care devine prima tipărită pe o pagină

nouă). Comanda se modifică în Remove Page Break dacă celula activă este adiacentă unei ruperi de

pagină definită manual (prin Page Break).

Function…Deschide dialogul prin care se poate insera o funcţie din lista funcţiilor predefinite în Excel.

Dialoguri succesive permit stabilirea argumentelor pentru funcţia selectată. Dialogul este prezentat însecţiunea privind informaţiile înscrise în celule.

NameIniţiază dialogul de creare a unor denumiri în caietul curent. Denumirile pot fi ataşate unei

zone dintr-o foaie de calcul, unei formule sau unei constante. Denumirile ataşate unor domenii decelule pot servi la navigarea între celule/foi (vezi Edit - Go To).

CommentInserează un comentariu asociat celulei active. Comentariul este vizibil într-o fereastră

separată, adiacentă celulei comentate. O prezentare completă a subiectului este făcută în secţiuneadedicată cooperării în realizarea unui document.

PicturePermite inserarea în document a unui obiect de desen creat anterior (From File…) sau desenat

pe loc.

Map…

Creează o hartă geografică pe foaia de calcul pentru prezentarea unor date statistice, îngeneral.


8/71

8

Object…

Introduce în text, la punctul de inserţie sau asociat poziţiei respective, a unui obiect creat în altăaplicaţie. Lista tipurilor de obiecte disponibile este afişată la alegerea comenzii.

Hyperlink…

Introduce o referinţă de tip hiperlegătură către un bookmark din document sau către adreseInternet uzuale. Sunt adresabile şi fişiere din reţeaua locală.

Meniul Format

Cells…Deschide un dialog foarte complex privind formatarea celulelor şi a informaţiilor conţinute.

RowPermite alegerea dintr-un submeniu a aspectului liniilor selectate: dimensiuni, vizibilitate etc.

ColumnPermite alegerea dintr-un submeniu a aspectului coloanelor selectate: dimensiuni, vizibilitate

etc.

SheetPermite alegerea dintr-un submeniu a atributelor foii selectate: denumire, vizibilitate, fundal.

AutoFormat…Permite iniţierea unui proces de formatare automată a unui document.

Conditional Formatting…Iniţiază un proces de formatare a celulelor selectate în funcţie de anumite criterii definite de

utilizator. Permite evidenţierea prin acelaşi format a datelor asemenea.

Style…Iniţiază dialogul de definire/modificare/selectare a stilurilor.

Meniul Tools

Spelling…Iniţiază procesul de verificare a corectitudinii scrierii.

AutoCorrect…Iniţiază complexul dialog de fixare a parametrilor operaţiunii de corectare automată a textului

tastat. Sunt posibile formatări automate, înlocuiri de cuvinte tastate eronat etc.

Share Workbook…Comută la modul de caiet partajat, care permite editarea caietului simultan cu alţi utilizatori

din reţea.

Track ChangesSelectează între opţiuni de urmărire a schimbărilor efectuate într-un document partajat de mai

mulţi utilizatori.


9/71

9

Merge Workbooks…Permite fuziunea mai multor copii ale unui caiet partajat.

ProtectionIniţiază dialogul de stabilire a parolelor necesare protecţiei documentului.

Goal Seek…Iniţiază procedura de analiză a datelor prin care se modifică automat valoarea dintr-o celulă

pentru a atinge o valoare fixată a unei funcţii (echivalent operaţiunii de rezolvare a unei ecuaţii).

Scenarios…Deschide dialogul prin care se definesc şi se vizualizează scenarii (a se vedea secţiunea

corespunzătoare din prezentarea procedurilor de analiză a datelor).

AuditingPermite selectarea opţiunilor de figurare a dependentelor/precedentelor pentru celule care

conţin formule sau sunt argumente în alte formule. Este utilă la structurarea foii de calcul sau la

rezolvarea erorilor.

Solver…Iniţiază procedura de rezolvare a unei probleme de optimizare pentru funcţii şi restricţii

definite de utilizator.

MacroPermite selectarea opţiunilor privind lucrul cu macrouri.

Add-Ins…Afişează dialogul privind extensiile posibile pentru mediul Excel. Adăugarea unei extensii

produce, în general, extinderea corespunzătoare a unui meniu cu noi comenzi şi ataşarea proceduriloractivate de aceste comenzi. De exemplu, comanda Data Analysis este activată de ataşarea unui add-in.

Customize…Permite personalizarea mediului Excel prin afişarea/ascunderea unor bare de unelte,

modificarea comenzilor afişate în meniuri etc.

Options…În fişele disponibile în dialogul afişat se stabilesc, dintr-un singur loc, principalii parametrii de

funcţionare ai mediului Excel.

WizardPermite selectarea dintr-un submeniu a unui wizard specializat pe o anumită problemă.

Data Analysis…Iniţiază dialogul pentru selectarea unei proceduri privind un tip de analiză statistică a datelor

(regresii, corelaţii, teste statistice etc.). Comanda este disponibilă doar dacă este încărcat add-in-ulcorespunzător.

Meniul Data

Sort…Ordonează crescător sau descrescător datele din lista sau liniile selectate. Procesul este

precizat prin dialogul afişat prin această comandă.


10/71

10

FilterPermite selectarea (filtrarea) informaţiilor după criterii predefinite sau proprii. Informaţia este

selectată prin ascunderea informaţiilor care nu satisfac criteriile de căutare sau prin copierea într-ozonă separată.

Form…

Afişează un formular adaptat listei selectate din foaia de calcul curentă. Se pot completa noiînregistrări, modifica cele existente etc., operaţiuni uzuale pentru înregistrările unei baze de date.

Subtotals…Calculează totaluri parţiale şi generale pentru date organizate ca tabel, locurile inserării

totalurilor parţiale fiind definite de utilizator. Se realizează şi structurarea tabelului obţinut.

Validation…Iniţiază un dialog prin care se poate defini tipul de dată permis într-o anumită celulă (întreg,

număr zecimal, text), limite admisibile etc.

Table…Creează un tabel de date bazat pe valorile de intrare şi formulele definite de dvs. Tabelele dedate pot fi utilizate pentru a afişa rezultatele valorilor variabile din formulele dvs.

Text to Columns… Converteşte textul în coloane - Meniul Date. Separă textul dintr-o celulă a unei foi de lucru în

coloane folosind Expertul Convertire text în coloane (Convert Text to Columns Wizard). ExpertulConvertire text în coloane (Convert Text to Columns Wizard) vă ajută să precizaţi cum doriţi să fietextul împărţit în coloane utilizând un separator sau delimitator, cum ar fi tabulatorul sau virgula.

Template Wizard…

Se activează wizard-ul Template and Data Tracking prin care se creează, pe baza structuriicaietului activ, o bază de date în care se trec datele introduse în caiet şi un şablon Excel.

Consolidate…Creează un sumar al datelor conţinute în mai multe foi de calcul.

Group and OutlineRealizează o structurare a foii de calcul oferind posibilitatea afişării datelor pe nivele de

concentrare a informaţiei.

Pivot Table Report…

Iniţiază wizard-ul PivotTable prin care se creează o tabelă pivotantă (o tabelă cu mai multedimensiuni din care se afişează doar secţiunile cerute).

Get External DataSe iniţiază un dialog prin care se pot interoga surse externe de date.

Refresh DataSe realizează recitirea datelor (din surse externe în general) pentru a include eventualele

modificări ale acestora.


11/71

11

Meniul Window

New WindowDeschide o nouă fereastră care afisează caietul curent. Este utilă atunci când se doreşte

afişarea simultană (vezi comanda Arrange) a mai multor foi ale caietului.

Arrange…Aranjează ferestrele deschise astfel încât să fie toate vizibile.

HideAscunde (nu afişează) fereastra curentă. O fereastră ascunsă rămâne deschisă, dar nu este

arătată.

Unhide…Afişează o listă a ferestrelor ascunse permiţând anularea ascunderii.

SplitSepară fereastră curentă în două "geamuri", astfel încât se pot vedea simultan porţiuni

distincte ale aceluiaşi document. Dacă fereastra curentă este separată, anulează separarea.

Freeze PanesImobilizează secţiunea din stânga sau de sus (sau ambele) astfel încât defilează doar restul foii

de calcul. Dacă foaia nu este separată prin Split, se imobilizează prima linie si prima coloană.


12/71

12

Operarea cu principalele obiecte Excel

În această secţiune sunt prezentate principalele operaţiuni suportate de obiectele Excel, în specialcele care privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea între obiecte.

Caiete (workbooks)

După cum s-a mai precizat, caietul este fişierul tratat de mediul Excel drept document principal. Înfoile caietului se înscriu datele şi rezultatele prelucrărilor Excel, acestea sunt salvate şi regăsite ca un singurfişier. Atributele specifice unui caiet sunt:

– numele, fiecare caiet are un nume propriu, unic în folder-ul unde este salvat, – deschiderea, un caiet poate fi deschis sau nu într-o sesiune Excel; doar caietele deschise pot fi prelucrate, – activarea, dintre toate caietele deschise în sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un moment dat;caietul activ primeşte direct comenzile efectuate de la tastatură.

Crearea unui caiet nou

Un nou caiet se obţine prin comanda New din meniul File. Comanda deschide un dialog, care permite selectarea unui model pentru noul caiet creat.

În general, un caiet complet gol se obţine prin selectarea intrării Workbook, precum în imagineaalăturată. Acelaşi efect se obţine prin acţionarea uneltei New de pe bara de unelte Standard, având iconiţa

.În fişa Spreadsheet Solutions se găsesc caiete predefinite dedicate anumitor prelucrări specifice.

Numărul acestora poate fi diferit după instalările efectuate.

Numele unui caiet

Denumirea unui caiet, respectând convenţiile din mediul Windows, poate fi fixată în mediul Excel prin comanda Save As din meniul File. Dialogul afişat permite fixarea numelui sub care se salvează caietul

precum şi formatul fişierului salvat.În zona File Name se trece numele sub care se salvează caietul, iar în zona Save as type se

selectează tipul fişierului. Doar tipul Microsoft Excel Workbook (*.xls) permite păstrarea tuturorcaracteristicilor (de format şi de conţinut) caietului. Din motive de compatibilitate cu alte versiuni Excel saualte aplicaţii, un caiet poate fi salvat şi sub alte formate.

Dacă se salvează cu o nouă denumire un caiet care a mai fost salvat, vechea copie nu este afectată desalvare.

Observaţii.1. Pentru salvarea unui caiet se vor alege denumiri sugestive şi nu se vor accepta denumirile propuse

în mod implicit.2. Numele unui caiet salvat poate fi modificat (fără a crea o copie cu noua denumire) doar în mediul

Windows, de exemplu în Windows Explorer.

Deschiderea unui caiet

Un caiet existent se deschide prin comanda Open din meniul File. Dialogul afişat este similar celui dedeschidere a unui document în altă aplicaţie Office 97 (sau aplicaţie Windows, în general). Comanda poate fi

dată şi prin unealta figurată prin .Elementul principal este zona container, de tip Explorer, în care sunt listate documentele din folderul

curent selectat. Dublu click pe numele caietului, sau click simplu şi comanda Open (sau Enter, din tastatură), produce deschiderea caietului.

Pentru a deschide un fişier despre care ştim doarinformaţii parţiale (tip, fragment de denumire etc.) se pot utilizacontroalele din zona de căutare. De exemplu, în figura alăturatăse iniţiază o căutare după denumire şi tip. Căutarea este


13/71

13

executată prin butonul Find Now şi poate fi rafinată prin dialogul afişat la acţionarea butonului de comandăAdvanced.

Observaţii.1. Din Windows Explorer, sau de pe Desktop, dublu click pe un fişier de tip Excel porneşte aplicaţia

Excel şi deschide fişierul respectiv.2. Un caiet se poate deschide şi prin intermediul unui spaţiu de lucru. La deschiderea unui spaţiu de

lucru salvat în prealabil (fişier .xlw) sunt deschise toate caietele care erau deschise în momentul salvării.

Activarea unui caiet

O listă a tuturor caietelor deschise în sesiunea Excel curentă se găseşte la baza meniului Windows.Click simplu pe numele caietului dorit, sau tastarea numărului din faţa numelui, realizează activarea aceluicaiet.

Prin combinaţia de taste CTRL+F6 (sau CTRL+SHIFT+F6) se trece de la un caiet deschis la altul însensul crescător al numerelor (sau invers), lista fiind parcursă circular.

Închiderea unui caiet

Un caiet în care nu se mai lucrează se va închide pentru a salva resurse ale sistemului. Închiderea serealizează prin comanda Close din meniul File. Dacă de la ultima salvare a caietului s-au mai făcutmodificări în caiet, este afişat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvării acestor modificări.

Terminarea aplicaţiei Excel (prin comanda Exit din meniul File) determină închiderea tuturorcaietelor deschise, cu eventuala salvare decisă de utilizator.

Salvarea unui caiet

Memorarea caietului pe disc are loc la comanda Save din meniul File, comandă dublată de unealta

Save figurată prin iconiţa . În cazul în care caietul este la prima salvare se afişează dialogul de la SaveAs, pentru atribuirea unui nume.

Foi de calcul (worksheets)

Asupra foilor dintr-un caiet se pot efectua operaţiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea uneifoi, modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de reţinut că fiecare foaie aunui caiet poate avea un nume distinctiv (implicit se acordă denumirile Sheet1, Sheet2 etc.), poate fi vizibilăsau ascunsă şi că doar o foaie este activă la un moment dat. În cazul existenţei mai multor caiete deschise,

pentru a activa o anumită foaie se va activa mai întâi caietul care o conţine.

Activarea unei foi

Toate foile vizibile ale caietului sunt reprezentate prin cotoarele (fişele) înşiruite în partea stângă a barei de defilare orizontală. Foaia activă este

prezentată în listă cu o culoare deschisă (în imagineeste foaia cu numele Balanţa). Click pe un cotorrealizează activarea foii selectate.

Butoanele de navigare situate în stânga permit defilarea listei cotoarelor în locul rezervat.Din tastatură, combinaţia CTRL+PgDn activează foaia următoare din listă, CTRL+PgUp activează

foaia precedentă.

Inserarea unei foi de calcul

O foaie de calcul nouă se poate insera prin comanda Worksheet din meniul Insert. Noua foaie esteinserată înaintea foii active în momentul comenzii şi devine foaia activă.


14/71

14

Eliminarea unei foi de calcul

Pentru eliminarea unei foi, aceasta trebuie să fie foaia activă şi se dă comanda Delete Sheet dinmeniul Edit. Operaţiunea se va efectua cu atenţie (există de altfel şi un mesaj de confirmare) deoarece ofoaie eliminată nu mai poate fi refăcută automat (nu există Undo pentru această operaţiune).

Vizibilitatea unei foi de calcul

Pentru simplificarea mediului de lucru, unele foi de calcul pot fi ascunse. Operaţiunea poate fiutilizată şi atunci când datele de pe o foaie sunt date fixe şi nu este necesară modificarea lor frecventă.

Pentru a modifica atributul de vizibilitate, se dă comanda Sheet din meniul Format. Comanda Hide produce ascunderea foii active. Comanda inversă, Unhide…, deschide un dialog de unde se selectează foaiaascunsă care devine vizibilă. Comanda este activă doar dacă există foi ascunse.

Numele unei foi de calcul

O organizare corectă a caietului presupune denumirea sugestivă a foilor. Iniţial, fiecare foaie are unnume acordat în mod automat. Acest nume poate fi schimbat prin

– comanda Rename din submeniul afişat la Sheet din meniul Format sau prin – dublu click pe cotorul foii, caz în care numele afişat devine editabil şi se poate trece o nouă denumire.

Ordinea foilor în caiet

Dacă se doreşte modificarea ordinii în care sunt aranjate foile unui caiet, se poate proceda prin: – agăţarea cotorului foii care se mută şi tragerea în lista foilor până la locul dorit; în timpul

operaţiunii de drag-and-drop, o linie verticală arată locul unde se aşează foaia dacă se eliberează butonulmouse-ului,

– comanda Move or Copy Sheet din meniul Edit afişează un dialog care permite mutarea/copiereafoii active în caietul activ sau în alt caiet.

Formatarea unei foi

Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezenţei/absenţeigrilei. În afara acestor formatări cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr-o foaie se pot formataseparat.

Fundalul – comanda Background, din submeniul afişat la Sheet din meniul Format (vezi figura dela vizibilitate), permite pavarea fundalului foii de calcul cu o imagine stabilită de utilizator. Comandaafişează dialogul pentru stabilirea fişierului cu imaginea.

Grila – celulele foii de calcul pot fi delimitate printr-o grilă colorată. Cu rol evident în organizareainformaţiilor, grila poate deranja în prezentarea finală a rezultatelor, mai ales dacă există o imagine sugestivă

pe fundalul foii de calcul. Atributele grilei sunt comandate prin Options din meniul Tools. În dialogulcomplex care apare, fişa View conţine un grup de opţiuni ale ferestrei afişate.

Caseta de control Gridlines indică afişarea, sau nu, a grilei. În lista derulantă Colors se poate stabili

culoarea liniaturii. Celelalte opţiuni prezente în acest grup se explică singure, fiecare arătând prezenţa, saunu, a unui element al ferestrei afişate.

Alte operaţii asupra foilor de calcul

Selectarea – atunci când una dintre operaţiunile care se pot efectua cu foile de calcul trebuie aplicatăla mai multe foi, acestea trebuie să fie selectate. Selectarea se efectuează pe lista de cotoare ale foilor:

– selectarea unui domeniu continuu de foi prin poziţionare pe cotorul primei foi care se selectează, SHIFT şiclick pe cotorul ultimei foi;

– selectarea pe sărite a unor foi prin poziţionare pe prima foaie care se selectează, CTRL şi click-urisuccesive pe cotoarele foilor care se selectează.

Dacă după o selecţie multiplă de foi se realizează o inserare de foaie, se vor insera atâtea foi câtesunt selectate. Este evident că eliminarea, mutarea şi formatarea are loc pe toate foile selectate.


15/71

15

Afişarea simultană a mai multor foi – deşi nu este o operaţiune specifică pentru foi se realizează prin: – comanda New Window din meniul Window prin care se deschide o nouă fereastră pentru caietul curent; – în noua fereastră se activează foaia dorită; – comanda Arrange din meniul Window urmată de alegerea opţiunii dorite de vizualizare.

Linii (rows), coloane (columns)

Deşi sunt considerate uzual ca mulţimi de celule (şi formatate ca atare), liniile şi coloanele unei foide calcul pot suporta acţiuni specifice privind vizibilitatea şi dimensiunea ajustabilă (înălţimea pentru o linie,lăţimea pentru o coloană). Acţiunile sunt iniţiate, în general, din meniul Format, intrările Row şi Column.Anteturile sunt vizibile dacă este marcată caseta de control Row & column headers din fişa View adialogului Options, meniul Tools.

Formatarea liniilor/coloanelor

Comanda Row din meniul Format afişează un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea şidimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate.

Hide – liniile selectate sunt ascunse.

Unhide – liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt făcute vizibile. Pentru ca operaţiunea săfie cea dorită se va selecta un domeniu de linii care să includă la propriu liniile ascunse care se reafişează. Olinie ascunsă nu-şi pierde informaţia şi formatarea.

Height – deschide dialogul pentru fixarea înălţimii liniilor selectate. Înălţimea se dă în punctetipografice. În mod implicit, înălţimea este ajustată automat după dimensiunea fontului utilizat la scriereadatelor.

AutoFit – realizează o ajustare automată a înălţimii liniei astfel încât să fie afişată în întregimeinformaţie din orice celulă de pe liniile selectate.

Comanda Column din meniul Format afişează un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea şidimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate.

Hide – coloanele selectate sunt ascunse.Unhide – coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt făcute vizibile.Width – deschide dialogul pentru stabilirea lăţimii coloanelor selectate. Se poate considera, în

general, că lăţimea se indică în caractere afişate (deşi, teoretic, calculul este diferit: media lăţimii cifrelor dela 0 la 9 din fontul standard care încape în celulă).

AutoFit Selection – realizează o ajustare automată a lăţimii coloanelor astfel să poată fi afişateintegral informaţiile selectate.

Standard Width – permite stabilirea lăţimii implicite a coloanelor foii de calcul.

Dimensiunea liniilor/coloanelor

O procedură de modificare a acestor dimensiuni este prezentată anterior (meniul Format –Row/Column – Height/Width).

Modificarea dimensiunilor se poate efectua şi prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o coloană)sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, într-o operaţiune drag-and-drop. O linie despărţitoare este agăţatădoar într-o zonă antet şi agăţarea este indicată de transformarea cursorului mouse-ului într-un cursor cruce.

Dacă sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii despărţitoare are efect pe toateelementele selectate.

Selectarea liniilor şi coloanelor

O linie se consideră selectată pentru o operaţiune pe linii atunci când celula activă este în liniarespectivă. Pentru a selecta linii multiple, se utilizează selecţie uzuală pe anteturile de linii: tragerea cu

mouse-ul în timp ce este acţionată simultan tasta SHIFT (selecţie contiguă) sau CTRL (selecţie pe sărite).O coloană se consideră selectată pentru o operaţiune pe coloane atunci când celula activă este încoloana respectivă. Pentru a selecta coloane multiple, se utilizează selecţie uzuală pe anteturile de coloane:


16/71

16

tragerea cu mouse-ul în timp ce este acţionată simultan tasta SHIFT (selecţie continuă) sau CTRL (selecţie pe sărite).

Celule (cells)

Elementele de bază ale unei foi de calcul sunt celulele. O celulă, caracterizată de coloana şi linia pecare se află, este locul în care se poate înscrie (deci memora) o informaţie (dată primară sau rezultat al unei

prelucrări). Imaginea intuitivă corectă este aceea a unui container care poate primi o încărcătură. Analogiamerge mai departe prin aceea că, similar containerului, o celulă poate avea o formatare proprie, independentăîn general de conţinut. Sunt însă situaţii în care un atribut al celulei se aplică automat datelor înscrise încelulă.

Datorită complexităţii subiectului, în această secţiune nu se discută decât unele aspecte, legate înspecial de formatarea celulei ca recipient. Restul aspectelor se vor prezenta în secţiunile dedicateinformaţiilor din foaia de calcul.

Selectarea celulelor

Prin tragerea mouse-ului se realizează selectarea unui domeniu dreptunghiular de celule. Acelaşiefect se obţine prin acţionarea tastelor de direcţie în timp ce tasta SHIFT este apăsată. Pentru selectarea unuidomeniu multiplu (format din mai multe domenii dreptunghiulare disjuncte) se selectează cu mouse-ul

primul domeniu, următoarele selecţii efectuându-se cu tasta CTRL apăsată.Celula activă se consideră întotdeauna selectată, cele mai multe operaţiuni care presupun o selecţie

efectuându-se în mod uzual doar pentru celula activă.La selectarea unei linii (coloane), toate celulele acelei linii (coloane) se consideră selectate pentru

operaţiunile pe celule.

Inserarea unor noi celule

Atunci când este necesar, datorită unei omisiuni în structurarea datelor, să se introducă noi celule înfoaia de calcul activă, se va da comanda Cells din meniul Insert. Prin natura foii de calcul, noile celule

trebuie să-şi facă loc prin deplasarea celulelor deja existente. Direcţia deplasării celulelor existente, cu tot cuconţinutul lor, este stabilită prin selectarea opţiunii dorite din dialogul afişat.

Shift cells right – celulele existente sunt deplasate spre dreapta,Shift cells down – celulele existente sunt deplasate în jos,Entire row – se introduce o linie în întregime (deasupra liniei cu celula activă),Entire column – se introduce o coloană nouă (la stânga coloanei cu celula activă).În cazul selectării mai multor celule, la comanda Insert – Cells se vor adăuga atâtea celule câte sunt

selectate.După adăugarea noilor celule are loc o renumerotare automată a liniilor şi coloanelor foii de calcul,

doar deplasarea informaţiilor arătând realizarea operaţiunii.

Eliminarea unor celuleOperaţiunea inversă adăugării de celule este realizată prin comanda Delete din meniul Edit. Se

afişează un dialog prin care se stabileşte cum se umple locul gol lăsat.Shift cells left – locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre stânga.Shift cells up – locul este ocupat prin deplasarea celulelor în sus.Entire row – se elimină întreaga linie.Entire column – se elimină întreaga coloană.După eliminarea celulelor selectate şi recompactarea foii se renumerotează în mod automat coloanele

şi liniile.

Curăţarea (eliberarea) unor celuleDeoarece formatul unei celule, considerată container, este diferit de conţinutul celulei, eliminareainformaţiilor din celulă (ştergerea) este diferită de eliminarea formatului. Există astfel mai multe operaţiuni


17/71

17

de "ştergere", toate fiind accesibile prin intermediul comenzii Clear din meniul Edit. În submeniul afişat decomandă, sunt următoarele intrări:

All – se elimină formatele, conţinutul şi comentariile ataşate celulelor selectate.Formats – se elimină doar formatele celulelor selectate.Contents – se elimină doar conţinutul celulelor selectate. Pentru această ştergere se poate utiliza

tasta DEL.

Comments – se elimină comentariile ataşate celulelor selectate.

Formatarea celulelor

Dintre formatele care pot fi aplicate celulelor discutăm aici despre stabilirea chenarelor şi umplereafundalului cu o textură. Alte formate, deşi sunt ataşate celulelor, se aplică mai degrabă conţinutului şi vor fi

prezentate în secţiunea dedicată datelor şi informaţiilor dintr-o foaie de calcul. Comanda principală este Cells din meniul Format, după ce s-au selectat celulele necesare.

Chenare

Grila care poate fi vizualizată pe o foaie de calcul nu constituie o liniatură adecvată pentru datestructurate în tabele. Caracterul uniform al grilei nu este de ajutor în acest caz, ca şi în toate cazurile similare(zone distincte de informaţii, titluri etc.). Se va vedea la prezentarea operaţiunii că grila poate fi omisă latipărire.

Pentru a stabili un chenar propriu pentru un domeniu de celule (posibil o singură celulă) acesta se vaselecta în prealabil. În dialogul Format Cells afişat la comanda Cells din meniul Format se alege fişaBorders.

În grupul Presets se poate alege o formă predefinită de liniatură: None – fără linii, Outline – chenarexterior, Inside – liniatură interioară.

În grupul Border se poate construi o liniatură personalizata prin acţionarea butoanelor marginale sau prin click pe linia interioară vizată în zona de vizualizare a rezultatului.

În grupul Line se poate alege modelul de linie (în Style) şi culoarea liniei (în Color ). Opţiunile alese

aici se aplică la acţiunile următoare efectuate în grupul Presets sau Border . Se pot defini astfel chenare caresă aibă atribute diferite ale liniilor componente

Texturi de umplere

Fundalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model (culoare simplă sau haşurată) în modindependent de fundalul foii de calcul. În acest mod se pot evidenţia anumite zone de informaţii. Comandaeste Cells din meniul Format urmată de activarea fişei Patterns.

În Color se selectează o culoare pentru fundal, în Pattern se selectează tipul şi culoarea de haşuraredin fereastra deschisă la acţionarea butonului. O culoare simplă se obţine prin fixarea în Color şi alegereaSolid (prima opţiune) la Pattern (sau, de obicei, Automatic).

Zona Sample prezintă rezultatul alegerilor efectuate.

O culoare simplă de fundal poate fi obţinută şi prin acţionarea uneltei Fill Color de pe bara de unelte

Formatting. Unealta are iconiţa , deschiderea listei derulante afişează o fereastră identică opţiuniiColor.

Atribuirea de nume unor domenii de celule

Pentru poziţionarea rapidă în foile de calcul complexe, ca şi pentru facilitarea referirii la anumiteinformaţii, este util să se atribuie denumiri la domeniile importante de celule. Dacă asimilăm foaia de calculcu memoria unui calculator, crearea unei denumiri este similară introducerii unei variabile într-un limbaj de

programare. Ulterior, conţinutul domeniului respectiv poate fi referit prin denumirea domeniului. Această

ultimă remarcă atrage atenţia asupra faptului că multe dintre acţiunile mediului Excel sunt funcţie de context(denumirea poate servi la poziţionarea foii, dar şi la referirea conţinutului, în funcţie de contextul utilizăriidenumirii).


18/71

18

Pentru atribuirea unui nume se selectează zona vizată şi se dă comanda Name din meniul Insert.Fiecare intrare din meniul afişat iniţiază un alt mecanism de creare a unor denumiri. Explicaţiile procedurilor

principale sunt date în continuare.

Define…

Se afişează un dialog în care se precizează numele creat (în zona editabilă Names in Workbook ), se

urmăreşte dacă zona referită (în Refers To) este corectă (dacă nu, se corectează) şi se acţionează butonulAdd. Denumirea dată se adaugă listei de denumiri. O denumire existentă poate fi eliminată prin selectarea înlistă şi acţionarea butonului Delete.

Acest procedeu nu necesită existenţa unor denumiri trecute în foaia de calcul, iar denumirea creată sereferă la întreg domeniul selectat (eventual prin controlul Refers To).

Acelaşi rezultat se obţine dacă, după selectarea domeniului de celule, se completează cu numele doritzona editabilă din controlul Name Box de pe bara Formula. Controlul este reprezentat prin

, situat în extremitatea stângă a barei şi conţine în mod uzual denumirea celulei active.Accesul la zona editabilă se obţine prin click în zonă sau prin derularea listei ascunse cu denumiri.

Paste…

Permite înscrierea unei denumiri acolo unde este nevoie de referinţa respectivă (de exemplu lacrearea unei formule – vezi secţiunea dedicată completării foii de calcul), sau permite formarea unei liste cutoate denumirile definite de utilizator.

Create…

Dacă zona de celule selectată conţine o linie, sau o coloană, cu rol de antet (denumiri ale coloanelor,respectiv ale liniilor), atunci denumirile respective pot fi utilizate într-un proces de creare de denumiri înfoaia de calcul prin alegerea opţiunii Create. Deosebirea de procedura Define este aceea că denumirile existăîn zona selectată. Denumirile create se referă doar la zonele de informaţii, fără a include şi denumirea

propriu-zisă. Dialogul afişat cere precizarea locului unde se află denumirile: Top row – linia de sus a zoneiselectate, Left column – coloana din stânga, Bottom row – linia de jos, Right column – coloana din dreapta.

Navigarea în foaia de calcul

Pentru deplasarea în foaia de calcul, în afară de utilizarea comună întregului mediu Office a barelorde defilare, tastelor de direcţie, tastelor Home, End, Page Up şi Page Down, există posibilitatea folosirii unordenumiri create anterior.

Controlul Name Box (explicat la Define) permite o poziţionare rapidă a celulei active prin înscriereaîn zona editabilă a celulei dorite (de exemplu, înscrierea referinţei G14 duce la activarea celulei G14), urmatăde ENTER. Derularea listei ascunse permite de asemenea selectarea unei denumiri cu poziţionarea celuleiactive în colţul din stânga sus a domeniului numit (şi selectarea domeniului).

O acţiune echivalentă se poate obţine prin comanda Go To din meniul Edit (comanda este totuşimult mai complexă).


19/71

19

Date şi calcule

Fiecare celulă a unei foi de calcul este similară unei zone de memorie care poate conţine informaţiide diverse tipuri. În această secţiune se prezintă principalele tipuri de date, acceptate într-o foaie de calculExcel şi modul cum se poate opera cu datele înscrise în caiet.

Trebuie reţinut, pentru a completa imaginea corectă a unei foi de calcul, că o celulă este din punct de

vedere al informaţiilor conţinute doar o fereastră prin care se vede la un moment dat atât cât permitedimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afişarea unei cantităţi mai maride informaţie (dacă este disponibilă o cantitate mai mare). Informaţia care nu poate fi afişată nu este

pierdută, doar nu încape în spaţiul rezervat de celulă. Pentru anumite tipuri de date (în general numerice)acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #. Pentru alte tipuri de date se afişează atât câtse poate.

Dacă bara de formule este vizibilă (prin selectarea din meniul View a opţiunii Formula Bar), atunciconţinutul celulei active este afişat în partea dreaptă a barei.

Tipuri de date

Într-o foaie de calcul Excel se pot utiliza – date numerice, – date calendaristice şi – date de tip text.

Pentru a introduce într-o celulă o dată (de orice tip ar fi), se activează celula prin click sau orice tipde poziţionare în foaia de calcul, se tastează data dorită şi se termină operaţiunea cu ENTER (cursorul semută pe linia următoare a aceleiaşi coloane), cu TAB (cursorul se mută pe coloana următoare a aceleiaşilinii) sau click în altă celulă a foii. Este de notat că nu se poate lucra în altă celulă până când nu se terminăintroducerea curentă.

Constante de tip numeric

În Microsoft Excel o constantă numerică poate conţine doar caracterele:0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + – ( ) , / $ % . E e

şirul format trebuind să aibă semnificaţie de valoare numerică (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4etc.). Utilizarea caracterului separator între partea întreagă şi partea zecimală depinde de opţiunile efectuateîn Regional Settings din Control Panel, în mediul Windows. Combinaţiile de caractere nerecunoscute dreptnumere sunt tratate drept text.

Toate numerele sunt aliniate în mod implicit la dreapta.În mediul Excel se acceptă (şi se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate în

continuare în secţiunea dedicată formatării datelor. Trebuie însă reţinut că formatul unui număr, de exemplu,nu afectează valoarea numărului, ci doar forma afişată a valorii numărului. Indiferent de forma numărului,Excel reţine întotdeauna 15 cifre semnificative.

Constante de tip dată calendaristică

Observaţie. Pentru simplificarea exprimării, doar în această secţiune prin dată se înţelege o datăcalendaristică (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se înţelege o dată orară (cum ar fi 11:45). Prin datăcalendaristică se poate înţelege uneori şi combinaţia dată+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45)

Microsoft Excel tratează datele şi timpii din punctul de vedere al reprezentării interne drept numere.Data este reţinută în partea întreagă iar timpul în partea fracţionară. Forma externă, cea afişată în foaia decalcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor şi timpilor fiind prezentat însecţiunea privind formatarea valorilor din celule. Din această cauză, cu date şi timpi se pot efectua uneleoperaţiuni aritmetice (adunare, scădere) dar se pot produce şi erori în cazul mixării datelor numerice

propriu-zise cu cele calendaristice şi orare.În mod implicit, o dată sau timp este aliniată în celulă la dreapta, alinierea la stânga (dacă nu estecerută explicit) indică nerecunoaşterea şirului tastat drept dată sau timp.

Există două mari sisteme de corespondenţă între numere şi date calendaristice:


20/71

20

– cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (în care 1 reprezintă ziua de 1 ian.1900), utilizat în Microsoft Excel pentruWindows şi de Lotus 1-2-3;

– cel bazat pe 1904 (în care 1 reprezintă 2 ian. 1904), utilizat în Microsoft Excel pentru Macintosh.Selectarea bazei de numărare a datelor se realizează prin Options din meniul Tools, fişa Calculation. SubWorkbook se selectează, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesară această configurare atuncicând se lucrează simultan cu foi de calcul care utilizează această bază (foi provenite eventual de pecalculatoare Macintosh).

Constantele de tip dată se pot tasta drept şiruri de caractere de forma – mm/dd/yyyy, unde mm este numărul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu

1/12/89 reprezintă 12 dec 89, 02/03/1990 reprezintă 3 feb 1990 etc. – mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezintă denumirea lunii, prescurtată sau nu, în

engleză, iar dd şi yyyy au semnificaţia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezintă 12 ian 1980, jan-80reprezintă ian 1980 etc.

Constantele de timp se introduc separând orele, minute şi secundele (dacă există) prin caracterul ":".De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.

Timpul este bazat în mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se lasă unspaţiu şi se tastează AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.

Constante de tip text

Orice combinaţie de caractere care nu este recunoscută drept un număr sau o dată/timp este tratată deMicrosoft Excel drept o constantă de tip text.

Un text este aliniat, în mod implicit, la stânga.Observaţie. Atunci când se doreşte ca un şir de caractere să fie recunoscut drept text indiferent de eventualaasemănare cu un număr/dată/timp, se va formata celula drept Text şi apoi se introduce şirul dorit.

Pentru trecerea forţată la rândul următor, în aceeaşi celulă, se va tasta ALT+ENTER. Pentrudefilarea textului în celulă se va urmări secţiunea următoare.

Formatarea informaţ iilor din celule

Informaţia înscrisă într-o celulă, constantă sau obţinută printr-o formulă, poate fi formatată atât pentru a avea o imagine corectă (număr de zecimale, dată calendaristică şi nu numerică etc.), cât şi pentru a fireceptată mai uşor de utilizatorul foii de calcul. După cum s-a mai spus, formatarea nu schimbă valoareainformaţiei şi orice altă formatare este posibilă ulterior.

În înţelegerea formatării şi comportării foii de calcul, trebuie să se reţină că deşi formatul se aplicăinformaţiei, el este ataşat celulei care conţine informaţia. Prin urmare dacă se şterge doar conţinutul celulei,orice nou conţinut va primi formatul existent în momentul ştergerii. Doar eliminarea formatului ataşat celulei(comanda Clear din meniul Edit, opţiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatării implicite.

Comanda principală este Cells din meniul Format. Cele trei fişe de interes pentru această secţiune(alte două au fost prezentate la descrierea şi formatarea celulelor) sunt Number, Alignment şi Font, descriseîn continuare.

Formatarea efectuată se aplică tuturor celulelor selectate în momentul comenzii (deci cel puţincelulei active).

Formatul numerelor

Aspectul informaţiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fişa Number a dialogului FormatCells (afişat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea generală este aceea a unei liste de clase deformate (Category), fiecare selecţie afişând opţiuni specifice clasei respective. Opţiunile utilizate maifrecvent sunt prezentate pe scurt în continuare.General – informaţia este afişată potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de dată.Number – se fixează numărul de zecimale în Decimal places, prezenţa separatorilor grupelor de trei cifre în

Use 1000 Separator şi se alege forma numerelor negative.Percentage – acest format înmulţeşte conţinutul celulei cu 100 şi adaugă simbolul de procent. De exemplu,

0.1 arată cu acest format 10%. Este de reţinut că numărul iniţial este sub formă zecimală.


21/71

21

Fraction – permite operarea cu numere scrise sub formă de fracţii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul doritse alege dintr-o listă disponibilă. O constantă se poate introduce direct sub această formă dacă se tastează

partea întreagă, un spaţiu şi partea fracţionară, 2 1/2. Pentru a nu fi identificată implicit o datăcalendaristică, partea întreagă se trece chiar dacă este nulă, deci 0 3/4.

Scientific – permite scrierea numerelor cu utilizarea notaţiei ştiinţifice: 1e+3 este 1000 etc.Currency – este un format specific datelor

financiare. Pe lângă stabilirea numărului dezecimale şi a formei numerelor negative, se

poate stabili simbolul monetar care este ataşatvalorii numerice. În lista derulantă Symbol se

poate selecta practic orice simbol monetar.Accounting - este un format similar celui precedent,

dar se realizează o aliniere verticală la punctulzecimal a sumelor înscrise

Date – permite alegerea unui format pentru o datăcalendaristică. Lista Type din dreapta oferă oimagine a opţiunilor disponibile. Se observă

existenţa tipurilor mixte (date + timp).Time – permite stabilirea unor formate pentru date

orare.Text – stabileşte formatul de text pentru informaţia din celulă.

Alinierea informaţiilor

Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informaţiile din celule(astfel un titlu trebuie să fie centrat, unele date numerice se vor centra pe verticală dacă linia este prea înaltăetc.). Tot în acest set de probleme se înscrie şi scrierea informaţiei pe mai multe rânduri în aceeaşi celulă, caşi orientarea textului.

Comanda principală este Cells din meniul Format. Fişa Alignment a dialogului Format Cells conţine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare şi defilare.În grupul Text control se pot fixa defilarea textului în celulă (înălţimea liniei se măreşte corespunzător până

se afişează tot conţinutul) – Wrap text –, ajustarea automată a dimensiunii fontului pentru ca toatăinformaţia să fie vizibilă – Shrink to fit –, fuzionarea celulelor selectate într-o sigură celulă – Mergecells. Ultima opţiune este utilă atunci când se intenţionează scrierea unor titluri.

În zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului roşu la o altă înclinare sau prinindicarea directă a numărului de grade.

În Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontală, în lista Horizontal , şi un mod de aliniere pe verticală în lista Vertical . Există mai multe tipuri de alinieri pe orizontală. Dintre acestea, cea maispecială este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celulă pe întreaga zonă

selectată. Informaţia rămâne conţinută în prima celulă. Pe verticală, informaţia poate fi centrată saualiniată sus/jos.

Stabilirea fontului

Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fişa Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat în celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului în alteaplicaţii Office.

Formule

Ceea ce conferă putere unui program de calcul tabelar, cum este şi Microsoft Excel, sunt multiplele

posibilităţi de calcul având ca operanzi date din foile deschise sau din fişiere externe. Biblioteca de funcţiicare poate fi apelată în orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completează imaginea


22/71

22

aplicaţiei. Se poate astfel gândi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un puternic procesor de texte.

Reamintim şi completăm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, noţiunile fiind esenţiale pentru înţelegerea corectă a utilizării formulelor în Excel.

Referirea datelor

Orice informaţie scrisă în foaie poate fi referită prin adresa celulei care o conţine. Adresa unei celuleeste, uzual, formată din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezintă celula (implicitşi conţinutul celulei) situată pe prima coloană (coloana A) şi linia a doua. (Se poate configura sistemul săutilizeze modul de referinţă R1C1, adică R urmat de numărul liniei şi C urmat de numărul coloanei.)

Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din colţul stânga-sus şi colţul dreapta-jos,separate prin caracterul “:”. De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A, B, C şi D şiliniile de la 3 la 7 se notează A3:D7. Dacă domeniile sunt cu structuri mai complicate, atunci se specifică

prin descompuneri în componente dreptunghiulare, separate prin virgule: A1,B2:C4,D5 reprezintă o zonăcompusă din celula A1, dreptunghiul B2:C4 şi celula D5.

Acesta este modul de referinţă relativ. Adresa celulei referite este stabilită prin poziţia relativă faţăde celula de unde se face referinţa. Adică, dacă suntem în celula C1, o referire la A2 înseamnă celula situatăcu două coloane la stânga şi cu o linie mai jos. Atunci când se copie informaţia în alte celule, referinţelerelative sunt copiate cu semnificaţia lor. Adică, dacă în exemplul anterior copiem din C1 informaţia în celulaD3, atunci referinţa la A2 se va copia ca înţeles, deci va deveni B4 (celula care se poziţionează faţă de D3 înaceeaşi configuraţie cum era poziţionată A2 faţă de C1). La prezentarea funcţiilor se va da un exemplu.

Modul de referinţă absolut este indicat prin plasarea caracterului $ în faţa părţii (părţilor) absolutedin adresă. De exemplu, $A$1 reprezintă celula A1 indiferent de unde este referită; $A1 reprezintă celulasituată pe coloana A (referită absolut) şi în linia interpretată relativ din locul unde se face referinţa; A$1reprezintă celula situată în coloana interpretată relativ faţă de locul unde se face referinţa şi pe linia 1(indicată absolut). Utilizarea diferenţei dintre referinţele relative şi cele relative are importanţă doar lacopierea informaţiilor (inclusiv prin completarea automată de serii).

Selectarea datelor

Operaţiunea de selectare a unor celule este necesară atunci când trebuie să facem referire la datelerespective pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. În situaţia când zonele de interes sunt deja numite,atunci nu este necesară selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei.

Selectarea se poate efectua prin: – poziţionarea într-un colţ al domeniului, apăsarea tastei Shift şi acţionarea tastelor cu săgeţi de

poziţionare până la selectarea întregului domeniu; – poziţionarea mouse-ului într-un colţ al domeniului, ţinerea butonului din stânga apăsat şi

tragerea în foaie a selecţiei până se acoperă domeniul dorit.Dacă selectarea datelor se face fără o cerinţă expresă în acest sens din partea sistemului, atunci datele

selectate în foaia activă sunt marcate de către sistem prin schimbarea culorii de fond a celulelor selectate. Încazul când selecţia este cerută de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor unei funcţii), domeniulselectat este înconjurat de o bordură punctată, fără a se schimba culoarea celulelor (operaţiunea estecunoscută şi ca selectarea dinamică a parametrilor).

Calcule în Excel

Pentru a efectua calcule (transformări) ale datelor înscrise în foile de calcul se plasează cursorul(celula activă) în locul unde se va înscrie rezultatul, se va tasta formula care efectuează calculul şi se terminăoperaţiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaşte drept formulă orice expresie care începe cu semnul =,construită după regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referinţe la alte

celule, referinţe de funcţii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc.În figura alăturată se observă că adunarea numerelor situate în celulele C2 şi D1 şi trecerearezultatului în celula E4 se efectuează prin:


23/71

23

– plasarea în E4; – scrierea formulei, care începe întotdeauna cu

caracterul “=”; – terminarea prin apăsarea tastei Enter. – în celula E4 se afişează rezultatul calculului indicat.

Este de remarcat că în bara Formula se afişează expresia formulei

scrise în celula activă (dacă este cazul). În figură, celula activă esteE4 şi se afişează, prin urmare, expresia calculată.

În configurarea uzuală, efectuarea calculului este imediată, dar sistemul se poate configura încâtrecalcularea formulelor să se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). Demenţionat că modificarea valorii celulelor referite în formulă nu necesită rescrierea formulei: recalculareafoii va reflecta în rezultat(e) noile valori.În operaţiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:

– direct — este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante; – dinamic — este cazul referinţelor la celule (domenii de celule); dacă în locul rezervat unei referinţe seefectuează un click în celula referită (sau se selectează domeniul necesar), atunci referinţa este trecutăautomat în formula, după care formula poate fi continuată în mod uzual; o selecţie similară se poate efectua

prin acţionarea tastelor direcţionale; – inserarea unei funcţii – prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie,dialogul prin care se inserează valoarea unei funcţii, mecanism explicat în continuare.

Utilizarea unei funcţii

Mediul Excel dispune de o vastă bibliotecă de funcţii clasificate după domeniul principal deutilizare: matematice (calcule generale), financiare (dobânzi), inginereşti etc. O funcţie poate fi utilizată prinapelarea ei într-o formulă.

Apelul se face în mod uzual, prin numele funcţiei urmat de parametri. De exemplu, includereaexpresiei SUM(A1:A4) într-o formulă are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule alecoloanei A şi utilizarea rezultatului în formula respectivă. Referirea unei funcţii necesită prin urmarecunoaşterea numelui şi a numărului de parametri necesari.

În cazul în care utilizatorul nu ştie pe de rost aceste elemente definitorii ale funcţiei, se poate utiliza

meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizează conducerea utilizatoruluispre o corectă referire a funcţiei. Se afişează dialogul Paste Function. În lista din partea stângă se va selectacategoria de funcţii (lista Function category). În funcţie de clasa aleasă, în partea dreaptă (lista Functionname) apar denumirile funcţiilor disponibile în această clasă. Este de remarcat că în partea inferioară seafişează un text explicativ ataşat funcţiei selectate în lista din dreapta. Continuarea dialogului se face prinapăsarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific funcţiei selectate.

Dacă, spre exemplificare, presupunem că s-a selectat funcţia de calcul a mediei aritmetice(AVERAGE), dialogul este prezentat în figura următoare.

Se observă zonele în care trebuie să se introducă valorile (cazul din zona Number2 – valoare unică,sau din zona Number3 – un tablou de valori), sau referinţele la valori, pentru care se calculează media


24/71

24

aritmetică. De remarcat că referinţele se pot da specificând denumirea dată domeniului valorilor (cazulilustrat în zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat în zona Number4). Indicarea zonei se

poate efectua prin selectarea dinamică (se trage mouse-ul peste zona respectivă). Pentru selectarea dinamicăexistă unealta specifică acţionată prin butonul din dreapta fiecărei zone editabile: acţionarea acelui butonreduce dialogul la o suprafaţă minimă, astfel încât devine vizibilă o mai mare porţiune a foii de calcul.

În acest dialog se observă atât textul explicativ, cât şi butonul din stânga jos care oferă posoibilitatea

obţinerii unor explicaţii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre funcţia aleasă. Rezultatulfuncţiei (pentru argumentele fixate în acel moment) este afişat în zona Formula result. Este de remarcat cădialogul va afişa întotdeauna o zonă liberă prin redimensionarea lui, astfel încât se pot completa până la 30de argumente.

În concluzie, apelul unei funcţii poate fi realizat prin – scrierea într-o formulă a expresiei “ func ţ ie(argumente)” sau – iniţierea dialogului de inserare a funcţiei prin meniul Insert.

Inserarea unei funcţii de tip tablou

Pentru funcţiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu funcţia care calculează produsul adouă matrice) procedura de inserare este oarecum diferită:

– se selectează zona care va conţine rezultatele (zona trebuie să fie suficient de întinsă, în cazcontra se vor trece doar atâtea rezultate cât se poate);

– se tastează formula care conţine referinţa la funcţia tablou; – se termină operaţiunea prin apăsarea combinaţiei de taste Ctrl+Shift+Enter.

Calcularea foii de calcul

O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zonă complexă de lucru în care este păstratăautomat evidenţa referinţelor din formule sau argumente de funcţii, astfel încât foia poate fi adusă oricând lao stare de consistenţă în sensul că toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizateale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul .

Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face în mod automat, cu alte cuvinte oricemodificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia să rămână consistentă. Pentru foile complexeacest fapt poate produce o operare greoaie, datorită efectuării repetate a unor calcule parţiale neimportante.În asemenea cazuri este indicată calcularea manuală a foii, efectuată doar la dorinţa utilizatorului. Această

procedură trebuie însă aplicată cu atenţie întrucât poate distorsiona receptarea informaţiilor (un utilizatorobişnuit cu calcularea automată poate avea impresia că nu se aplică corect formulele din foaie). Pentru avizualiza rezultatele corecte se va cere în prealabil calcularea foii.

Modul de calcul a caietului se fixează prin comanda Options din meniul Tools. În fişa Calculation există grupul de opţiuni sinonim.Automatic – se fixează modul automat de recalculare a foii.Automatic except tables – se recalculează automat toate formulelel, cu excepţia tabelelor pivotante (un

instrument de analiză a datelor care este prezentat ulterior).Manual – recalcularea are loc manual la acţionarea tastei F9 (se recalculează toate foile din toate caietele

deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculează doar foaia activă). Aceste acţiuni pot fi efectuate şi din dialog prin apăsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.

Precizia calculelor

În mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maximă (15 cifre semnificative exacte), chiardacă operanzii sunt afişaţi în foaia de calcul cu mai puţine zecimale în urma unor operaţiuni de formatare.

Dacă se doreşte efectuarea calculelor cu precizia afişată, deci fiecare operand contribuie exact cuvaloarea afişată (cu referire în special la numărul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea

casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fişa Calculation, comandaOptions, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat în cunoştinţă de cauză deoarece nu se mai poate reveni laaltă precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afişate.


25/71

25

Corectitudinea rezultatelor mai depinde de opţiunile alese în grupul din partea inferioară a figuriianterioare, opţiuni care controlează calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul esterecalculată de numărul de ori indicat în zona Maximum iterations sau până când rezultatele din douărecalculări succesive diferă cu mai puţin decât este indicat în zona Maximum change. Este evident că unnumăr de iteraţii mai mare, sau o precizie mai bună conduce la un timp mai mare de calcul.

Completarea asistat ă a informaţ iilorPe lângă posibilitatea de completare individuală a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de

mecanisme predefinite care ajută la completarea automată a informaţiilor. Procedeul este util mai ales atuncicând o zonă a foii de calcul trebuie să conţină informaţii similare. Să ne imaginăm, de exemplu, situaţiasimplă în care se numerotează liniile unui tabel. Este evident că automatizarea unui asemenea proces reducedurata operaţiunii şi elimină erorile de numerotare.

În utilizarea mecanismelor de completare automată este important să se reţină existenţa aşa-zisuluimâner de completare ( fill handle) reprezentat printr-un punct situat încolţul dreapta inferior al unei selecţii. Figura următoare aratăreprezentarea grafică a acestui element. Poziţionarea mouse-ului înacest punct produce transformarea pointerului într-un pointer cruce,care arată că mânerul a fost agăţat. Operaţiunile specifice se execută

prin tragerea acestui mâner ţinând apăsat butonul stâng sau drept almouse-ului şi sunt explicate în continuarea acestei secţiuni.

Dacă în meniul Tools, comanda Options, fişa Edit se deselectează caseta de control Allow cell dragand drop, atunci dragarea nu mai este permisă (nu se mai afişează mânerul de completare).

Sunt uzuale două tipuri de completări automate: serii de date şi copieri multiple de formate sauconţinut.

Serii

Printr-o serie se înţelege aici o înşiruire de termeni care pot fi obţinuţi după o aceeaşi formulă

(pornind, în general, de la unul sau doi termeni iniţiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, …), seriitemporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marţi, miercuri etc.).

Tipuri de serii

Serii temporale

Se pot completa în mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afişate fiind unitar pentru toţitermenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):

• Zile, săptămâni, luni sau ani cu pas definit de utilizator• Serii de zile lucrătoare

Serii de numereExistă trei tipuri de serii numerice:

• Serii liniare – sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice),• Serii de creştere – sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice),• Serii de trend – se realizează o aproximare liniară a tendinţei identificabile din primii termeni ai

seriei după care se calculează potrivit modelului estimat toţi termenii seriei, inclusiv primii.

Serii de termeni

Utilizatorul poate să-şi definească liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fişei CustomLists din dialogul Options (meniul Tools). Informaţiile cerute sunt vizibile în figura alăturată.

În lista din stânga sunt afişate toate listele definite (acestea sunt păstrate în mediul Excel, deci suntdisponibile şi în utilizările ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selectează intrarea NEW LISTdupă care se trec termenii noii liste în zona rezervată List entries. Trecerea de la un termen la altul se


26/71

26

realizează prin ENTER. Laterminarea listei se acţionează

butonul Add şi lista definităapare în zona Custom lists din partea dreaptă. Eliminareaunei liste se realizează prin

selectarea în Custom lists şiacţionarea butonului Delete.

Având la bază o listă proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obţine prinindicarea unuia sau mai multor termeni iniţiali după care completarea seriei se realizează prin parcurgereaciclică a listei. De exemplu, având la bază lista cu denumirile româneşti ale zilelor săptămânii, se poategenera seria luni, miercuri, vineri, duminică , mar ţ i etc. obţinută prin înşiruirea zilelor din două în două,observându-se parcurgerea repetată a listei.

Completarea seriilor prin comanda Series

Completarea automată a unei serii poate fi cerută atunci când se porneşte de la un domeniu selectat, care seva completa cu termenii seriei (cazul în care se cunoaşte numărul de termeni ai seriei generate), sau atuncicând procesul de generare se opreşte la o valoare ţintă.

În ambele cazuri se va înscrie primul termen în celula de pornire. Dacă se selectează un domeniu, primul termen trebuie să fie în celula activă.

Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afişează dialogul în care se pot fixa parametrii seriei generate.În grupul Series in se fixează direcţia de generare: pe linie ( Rows) sau pe coloană (Columns).În grupul Type se alege tipul de serie: liniar ( Linear ), de creştere (Growth), temporal ( Date) sau identificat

automat ( AutoFill – permis doar la selectarea prealabilă a domeniului).În grupul Date unit se fixează unitatea de incrementare: zi ( Day), zi lucrătoare (Weekday), luna ( Month) sau

anul (Year ).

Se marchează Trend dacă se doreşte generarea unei serii de trend.Step value – se înscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi şi negativ).Stop value – se înscrie valoarea de oprire (necesară atunci când nu se porneşte cu un domeniu selectat).

Observaţii.1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informaţii, identificate prin analize sofisticate.2. Prin selectarea mai multor linii şi coloane se pot genera concomitent mai multe serii.

Completarea prin drag-and-drop

Dacă se selectează începutul seriei (primul termen sau un număr de termeni suficient pentruidentificarea tipului seriei) şi se agaţă mânerul de completare, prin tragerea acestuia se completează seria îndomeniul dorit.

Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dacă se pleacă de la o selecţie careconţine mai multe linii/coloane.

Observaţie. Dacă tragerea are loc prin ţinerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea butonuluiapare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.

Copierea automată

O operaţiune care este foarte asemănătoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilată uneiserii cu termeni constanţi) este aceea prin care informaţie dintr-o celulă este copiată într-un domeniu (pe liniesau pe coloană). Această acţiune este utilizată de obicei la copierea unei formule, caz în care prin joculreferinţelor relative şi absolute se calculează serii de rezultate pornind de la serii de argumente.

Copierea are loc în urma succesiunii de acţiuni:A. se scrie primul termen şi se urmează B1 sau B2.B1. – se selectează, începând cu celula primului termen, zona în care se efectuează copierea,


27/71

27

– se dă comanda Fill din meniul Edit, alegându-se Down (în jos), Up (în sus), Right (ladreapta), Left (la stânga) potrivit direcţiei în care se doreşte copierea.

B2. - se agaţă mânerul de completare a celulei primului termen şi se trage peste zona în care seefectuează copierea.

Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru aceastase selectează iniţial toate celulele care se copie (acestea trebuie să fie pe o aceeaşi linie/coloană).

Editarea informaţ iilor

Prin editare înţelegem modificarea informaţiilor după ce acestea au fost deja înscrise în celule. Dacă se poziţionează cursorul Excel pe celula care se doreşte modificată şi se tastează ceva se observă că noulconţinut înlocuieşte în totalitate informaţia existentă în celulă. În cele mai multe cazuri acest mod deactualizare a informaţiei nu este eficient.

Iniţierea editării se poate efectua prin – dublu click în celula care se modifică, sau – activarea celulei care se modifică (simplu click sau poziţionare) şi apăsarea tastei funcţionale F2.În starea de editare, celula se transformă într-o zonă text uzuală iar editarea se efectuează prin

poziţionarea punctului de inserţie (prin click sau săgeţi) şi operaţiunile uzuale de tastare.Terminarea editării are loc la apăsarea tastei ENTER sau prin click în altă celulă.Pentru a renunţa la modificările efectuate se apasă tasta ESC şi celula revine la conţinutul anterior.Observaţie. Se va reţine diferenţa între introducerea unei informaţii într-o celulă şi editarea

conţinutului acelei celule.Editarea unei informaţii se poate efectua în bara de formule sau direct în celulă, potrivit opţiunii

alese în meniul Tools, comanda Options, fişa Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell permiteeditarea direct în celulă, altminteri editarea are loc doar în bara de formule.

Copierea informaţiilor

Operaţiunile de copiere şi mutare au în Excel o mai mare complexitate datorită faptului că atributele

unei celule sunt numeroase.Copierea/mutarea de celule întregi

La copierea/mutarea celulelor se realizează operaţiunea pentru întreaga zonă, inclusiv formule,rezultate, comentarii şi formate. Dacă zona sursă sau/şi cea destinaţie are celule ascunse, acestea suntconsiderate ca şi cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zonă de celule (posibil o singură celulă):

– se selectează zona – se tastează CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare) – se activează colţul stânga sus a zonei receptoare – se apasă CTRL+V.Operaţiunea se poate efectua şi prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau

Move+Paste pentru mutare. În acelaşi scop se pot utiliza şi uneltele corespunzătoare.Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar înconjurate cu o bordură punctată

(semnificând memorarea lor în Clipboard) şi pot fi lipite în multiple locaţii. Chenarul dispare la apăsareatastei ESC.

Copierea/mutarea se poate efectua şi prin tragerea cu mouse-ul: – se selectează celulele sursă, – se punctează chenarul selecţiei, – se trage cu mouse-ul la noua locaţie (pentru mutare) sau se efectuează tragerea apăsând simultan

tasta CTRL (pentru copiere).În cazul în care operaţiunea are loc pe altă foaie decât cea activă, se acţionează Copy/Move, se

activează noua foaie şi se realizează alipirea în mod obişnuit.


28/71

28

Inserarea celulelor copiate/mutate între alte celule

Pentru a insera celulele copiate/mutate între celulele existente în zona destinaţie, se acţionează simultanSHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) în timpul tragerii.

Acelaşi efect se obţine din comenzi prin – se selectează celule sursă – se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit)

– se selectează colţul stânga sus al destinaţiei – din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells după care se alege direcţia în care

se deplasează celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule.

Copierea/mutarea unei porţiuni a conţinutului

Se activează editarea celulei sursă, se selectează porţiunea dorită şi operaţiunea de copiere/mutare se poate efectua în aceeaşi celulă prin poziţionarea în locul de destinaţie şi alipire, sau iniţierea editării celuleidestinaţie (dublu click pe ea) şi alipirea în locul de destinaţie.

Copierea specială (valori, comentarii, formate)

Dacă în operaţiunea de copiere/mutare nu se doreşte operarea cu celulel întregi ci numai cu anumitecomponente, atunci: – se selectează sursa – se dă comanda Copy sau Move – se selectează zona destinaţie – se dă comanda Paste Special din meniul Edit – se alege opţiunea dorită din dialogul afişat – se termină cu OK.Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rămâne activ după copiere) se va acţiona ESC înainteaunei alte comenzi.Observaţie. Printre opţiunile disponibile în dialogul Paste este şi Skip blanks care previne copiereacelulelor goale peste celule, din zona destinaţie, care conţin informaţii.

Copierea doar a celulelor vizibile

În cazul în care anumite linii/coloane sunt ascunse în zona sursă, atunci se pot copia/muta doarcelulele vizibile prin următoarea succesiune de operaţiuni:

– se selectează sursa, – se dă comanda Go To din meniul Edit, – se alege Special, Visible cells only şi OK , – se dă comanda Copy, – se selectează colţul stânga sus al destinaţiei, – se dă comanda Paste.

Operaţiunea consideră totuşi toate celulele din zona destinaţie, chiar dacă unele sunt ascunse.

Operaţ iunile de reg ăsire şi înlocuire

Procesarea informaţiilor necesită frecvent localizarea unor anumite entităţi şi eventuala lor înlocuire.Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de căutare şi înlocuire. Deoarece o parte a acestui proceseste specific filtrării informaţiilor dintr-o listă, aceasta va fi prezentată o dată cu listele. În această secţiune sediscută doar doar localizarea şi înlocuirea (comenzile Find şi Replace din meniul Edit), ca şi selectarea unortipuri de informaţii (comanda Go To din meniul Edit).

Găsirea de text sau numere

Comanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care conţin informaţia dorită. Laactivarea comenzii se afişează dialogul Find. Pentru a efectua o căutare:

– se selectează domeniul de celule în care se produce căutarea (dacă este selectată o singură celulă,căutarea are loc în toată foaia)

– se dă comanda Find din meniul Edit,


29/71

29

– în zona Find what se introduce textul sau numărul căutat,. – în lista derulantă Look in se alege tipul de informaţii în care se caută ( Formulas – doar în formule,

Values – în valori, Comments – în comentarii) – în lista Search se alege căutarea pe linii sau pe coloane – se acţionează Find Next pentru a vedea următoarea potrivire găsită.Dacă se marchează caseta Match case, atunci textul este căutat cu diferenţierea literelor după

capitalizare, dacă se marchează Find entire cells only, atunci se găsesc doar celulele care conţin doarentitatea căutată.

Apăsarea tastei ESC termină o căutare în desfăşurare.

Găsirea şi înlocuirea de text şi numere

Pentru a efectua o înlocuire multiplă se dă selectează zona în care se doreşte căutarea (o singurăcelulă produce căutarea în întreaga foaie) şi se dă comanda Replace din meniul Edit. Se afişează dialogulReplace în care se precizează:

– informaţia căutată (care va fi înlocuită) în zona Find what, – informaţia cu care se înlocuieşte în zona Replace with, – ordinea de căutare (pe linii sau pe coloane) în Search, – se precizează parametrii căutării în Match case şi Find entire cells only (explicaţi la căutare). – click Find Next pentru a localiza următoarea potrivire, după care click pe Replace pentru

înlocuire, click pe Replace All pentru efectuarea tuturor înlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a obţineurmătoarea potrivire (cea curentă rămâne neînlocuită).

ESC termină căutarea în desfăşurare.

Găsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor

Căutarea după natura informaţiilor din celule se realizează prin comanda Go To din meniul Edit. Carezultat se obţine o selecţie de regiuni multiple.

– se selectează domeniul în care are loc căutarea (o celulă selectată înseamnă căutare în foaia activă)

– se dă comanda Go To din meniul Edit, – se acţionează butonul Special – se alege opţiunea dorită, – se acţionează OK .Din dialogul Go To Special explicăm doar câteva opţiuni:

Comments – se selectează celulele care au ataşate comentarii,Constants – se selectează celulele care au valori constante,

Formulas – se selectează celulele ccare conţin formule de tipul specificat, Blanks – se selectează celulele goale.


30/71

30

Proceduri de analiză a datelor

Marea putere a aplicaţiei Microsoft Excel constă în multiplele posibilităţi de analiză a datelor. Aceste proceduri conţin componente pentru gestionarea datelor, analiza statistică a datelor, concentrarea datelor,reprezentări grafice etc. O mare parte dintre aceste proceduri sunt prezentate în continuare.

Trebuie remarcat că, datorită posibilităţii de programare în Visual Basic, procedurile de analiză adatelor sunt practic nelimitate, o serie întreagă de companii dezvoltatoare de software fiind axate pe creareunor noi componente.

Liste

Prin listă se înţelege o serie de linii succesive într-o foaie de calcul, fiecare coloană din listăconţinând date cu aceeaşi semnificaţie logică. De exemplu, o listă de clienţi poate conţine o coloană cunumele, o coloană cu prenumele, o coloană cu numărul de telefon şi o coloană cu valoarea comenzii.

Prima linie a unei liste este interpretată drept antetul listei şi este recomandabil ca ea să conţinădenumirile coloanelor.

Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informaţia dintr-o listă poate fi localizată dupăanumite criterii (de exemplu găsirea

excel-curs.pdf

Documents