event proposal letter and form

8/9/2019 Event Proposal Letter and Form

1/3

College of Arts and Science Student Council

Event Proposal Letter and Form

Dear Event Coordinator,

As an event coordinator your job is to run or plan an event either for or in conjunction with CAS Student

Council. In order to host an event, you must submit an event proposal for approval. Your proposal should

be submitted in person at a eneral Assembly meetin! at least si" wee#s before the date of your event.$hree copies of the proposal must be submitted% one to the attention of the &ice'(resident, one to the

attention of the Secretary, and one to the attention of the $reasurer. (lease always #eep a copy of the

proposal for your own records. CAS Student Council is not responsible for any misplaced proposals.

$his letter is meant to serve as a !uide in writin! and submittin! your event proposal. In order to fill out

your proposal form in its entirety you will need to provide the followin! information%

). Your complete contact information, includin! e'mail address and cell phone number.

If there are secondary planners, their information should be attached to the proposal

on a separate sheet.

*. A description of the event, includin! the name of the event, a proposed date, time, and

location. $his description must include the nature and purpose of the event, any

or!ani+ations co'sponsorin! the event, the committee that will be assistin! in

plannin! the event, and the benefit of havin! the event.

. In addition, if a room re-uest or caterin! is needed, then the oom e-uest and

Caterin! /orm must be filled out. (lease describe very specifically the room and

caterin! needs.

(lease note that it is the responsibility of the event coordinator, when fillin! out room re-uests andcaterin! needs, to be very specific as to the #ind of food needed and all contact information of vendors. In

addition, it is the responsibility of the event coordinator to follow'up with room re-uests and caterin!

needs. Should the proposed event be cancelled then the conse-uences and any financial repercussions will

fall upon the event coordinator.

All proposals should be submitted no later than si" wee#s 01* days2 before the proposed event. All forms

that follow must be filled out appropriately. 3o person or entity may run an event in conjunction with the

CAS Student Council without the e"press approval of its members. If your event is not approved you may

schedule an appointment to be heard at a CAS Student Council E"ecutive 4oard meetin! at which point

you may voice your reasons for objection. (lease feel free to attach any other documentation deemed

important for the CAS Student Council E"ecutive 4oard5s decision.

4est e!ards,

6666666666666666666666666666666666666

E"ecutive 4oardStudent Council

Colle!e of Arts and Science

3ew Yor# 7niversity

Page 1 of 3


2/3

College of Arts and Science Student Council

Event Proposal Form

Event Coordinator% 66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

Student ID 3umber% 636666666666666666 3et ID% 666666666666 Cell (hone 3umber% 666666666666666666666

Current Address% 666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

---

3ame of Event% 6666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

Date, $ime, 8 9ocation of Event% 6666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

Description of Event 0Should be :ritten E"actly as it Should Appear on CASSC :ebsite2% 666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

;r!ani+ations Co'Sponsorin!% 6666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

(urpose 8 4enefits of the Event% 66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

Itemi+ed 4ud!et 04e Specific2% 666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

Page 2 of 3


3/3

College of Arts and Science Student Council66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

Page 3 of 3

event proposal letter and form

Documents