ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

EVA RUIZ CHACONEDWING ALBERTO AVENDAÑO ROMERO

LEIDY VIVIANA AYALA BONILLA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICABUCARAMANGA

2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

EVA RUIZ CHACONEDWING ALBERTO AVENDAÑO ROMERO

LEIDY VIVIANA AYALA BONILLA

DocenteJairo Hernán Díaz

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICABUCARAMANGA

2015

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………...……..5

1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?........................................6

2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN..….73. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS…………………………………………………………………………………8

4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN?....................................................9

5. ¿QUÉ IMPLICA LA  CLASIFICACIÓN?..................................................................10

6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?.....................................................................11

7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN?..........................................................12

8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN?......13

9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?.........................................................15

10.DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y  UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA  Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA………………………………16

11.DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE  3 EJEMPLOS…………………………..17

12.¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS FASES O ETAPAS?............................................................................................................18

13.SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON:

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PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILÚSTRELOS CON FOTOGRAFÍAS……………………………………………………………………21

14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON  LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO)…………………………...…...31

15.CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN……………………………..…32

16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS……………………………………………………...….33

17.DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013………………………….……34

18.CONCLUSIONES………………………………………………………………………..35

BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………….………….…36

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INTRODUCCIÓN

Se realiza este trabajo para identificar y conocer las diferentes etapas existentes en la producción de un documento, las responsabilidades que estos documentos conllevan en el momento de permanecer en el archivo de gestión, central o histórico. Además es importante interpretar los principios de la clasificación los cuales permiten iniciar un proceso de organización documental de acuerdo a la normatividad expuesta por el Archivo General de la nación.

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1 ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el grupo de documentos, generados por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama originan: fondos, secciones, subsecciones, series, subseries documentales y los tipos documentales.

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2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN.

Clasificación Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Ordenación ArchivísticaFase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

DescripciónFase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

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3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.

ORDENACIÓN ORGANIZACIÓN

Hace parte del proceso Archivístico Es un Proceso Archivístico

Establece secuencias dentro de las agrupaciones documentales

Comprende 3 etapas: clasificación, ordenación y descripción

Tipo de Ordenación: orden cronológico, alfabético y numérico.

Posee 2 principios generales para su organización: Orden natural y procedencia

Los criterios de ordenación se establecen de acuerdo con las características de cada tipología documental

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4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN?

Se refleja la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por la institución a lo largo de su gestión.

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5. ¿QUÉ IMPLICA LA  CLASIFICACIÓN?

Implica establecer criterios que permitan reconstruir la estructura del fondo.

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6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad.

La clasificación bien fundamentada deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica, del fondo como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y a los asuntos que estas tramitan.

Principio de Procedencia:

En una interpretación simplista pero muy adecuada, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de una entidad o de una persona natural o moral determinadas. Esto es lo que la archivística denomina fondos de los archivos de esa administración, esa entidad o esa persona.

En esencia, y casi como queda recogido en la definición anterior, el principio de procedencia consiste en respetar el origen de los fondos.

Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad.

Orden Original:

El orden original se relaciona con las unidades documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución del asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.

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Estas funciones están definidas en los actos administrativos (ley, decreto, resolución, entre otros) emitidos por el organismo competente y regladas por normas de procedimiento.

7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN?

En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.

En toda institución hay funciones comunes y específicas.

Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurídicos, etc.).

Las específicas desarrollan la misión de la actividad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

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8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN?

Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario de los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad practica, jurídica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos.

Identificación de productores:

La primera tarea que debe abordarse es la identificación de las agrupaciones documentales (fondo, sección, subsección), a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.Para la identificación de un fondo documental que corresponde a la totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por una entidad es necesario recopilar información sobre el origen y evolución del organismo productor.

Estructura Orgánica:

Para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que éstas se subdividen es necesario recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son necesarios para codificar las dependencias y las series documentales que les corresponden a cada una.

Series Documentales y Asuntos:

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Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trámites y procedimientos administrativos que se reflejan en la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que reunida con otras de estructuras y contenidos homogeneos, conforman la Serie Documental.

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9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

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10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y  UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA  Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA

Unidad Documental Simple:

Conjunto de documentos de iguales características, producidas de manera periódica y secuencial (numérica o cronológica) y que constituyen una unidad archivística simple.

Ejemplos: Actas, decretos, resoluciones.

Unidad Documental Compleja:

Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. En este sentido, constituye la historia del asunto en cuestión, el testimonio del proceso administrativo. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

Ejemplos: Contratos, historias laborales, historias clínicas.

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11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE  3 EJEMPLOS

Unidad documental simple

Actas de comités Informes de seguimiento Comunicaciones oficiales Formato de gestión de glosas

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12. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS FASES O ETAPAS?

FASE ACTIVA - ARCHIVO DE TRÁMITE

Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la documentación. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia área generadora que es el archivo de trámite. Cuando baja la frecuencia de consulta de la documentación, ésta es trasladada al archivo de concentración, donde su uso y consulta se convierte en eventual o esporádica.

ARCHIVO DE TRÁMITEEs la unidad responsable de recibir, clasificar, abrir expedientes, glosar, catalogar, expurgar, valorar y realizar transferencias primarias de los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa

VALORACION PRIMARIAIdentificación y determinación de los plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan. Los valores primarios son:

• Administrativo: Aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una institución y sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades.

• Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de sus ciudadanos

• Fiscal: Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.

FASE SEMIIACTIIVA - ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

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Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el área a los documentos, ha cumplido su periodo en trámite. El periodo de conservación en archivo de concentración es denominado precaucional; el tiempo que permanecerá resguardado dependerá de los valores primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo establecido de acuerdo a la legislación (Catalogo de Disposición Documental) que le competa a la documentación, conforme a los requerimientos institucionales de la misma. En ésta fase se realiza una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo histórico o su baja documental.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Es la unidad responsable de la administración de los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las instituciones, y que permanecen en él hasta que termina su vigencia y se pueda determinar su destino final (baja o conservación en archivo histórico).

VALORACIÓN SECUNDARIAEs la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente. Los valores secundarios son:

• Evidencial: Es el valor que revela el origen, organización y desarrollo de la institución

• Testimonial: Refleja la evolución y los cambios mas importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes)

• Informativo: La documentación histórica por lo regular posee valores informativos en tanto revelan fenómenos particulares de las instituciones

FASE INACTIVA – ARCHIVO HISTORICO

Previo a esta fase se indica cual será el destino de la documentación; estos pueden ser por:

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Muestreo Baja documental Transferencia, y Traslado al archivo histórico

En esta etapa inactiva, la documentación deja de ser utilizada por la dependencia o institución y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podrá consultarlo y utilizarlo como una fuente de información de investigaciones futuras, publicaciones de artículos, entre otros.

ARCHIVO HISTÓRICO

Corresponde a la tercera etapa dentro del ciclo vital del documento, el Archivo Histórico recibe las transferencias del Archivo de Concentración, cuando sus vigencias fueron cumplidas. Esta documentación se conservará y preservará permanente si al menos tiene un valor secundario (evidencial, testimonial o informativo).

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13. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS,

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A

PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILÚSTRELOS CON FOTOGRAFÍAS.

Planeación del Programa de Gestión Documental

Este proceso tiene como objetivo normalizar de forma sistemática la gestión anual del programa de gestión documental, con el fin de hacer eficiente su implantación y gestión en la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES

Inicia con la realización del diagnóstico archivos de gestión, la revisión de indicadores de gestión y el Informe de Auditorias de Control Interno y finaliza con la elaboración del Programa de Gestión Documental.

El responsable del proceso es el Gerente Nacional de Gestión Documental – Profesional Master asignado Proceso de Gestión Documental

Las políticas del proceso o reglas de negocio del son:

De conformidad con el Decreto 2609 de 2012, el proceso de planeación implica el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis de diplomática documental y su registro en el Sistema de Gestión Documental.

Tiene como obligación formular el (PGD), la implementación y Seguimiento al PGD, se desarrollara por parte del responsable del proceso de gestión documental, en conjunto con las Oficina Nacional de Control Interno; el mismo

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será publicado en la Página Web de la Administradora, pasados 30 días de la aprobación por parte del Comité.

Las ddisposiciones para la conservación de documentos son que dentro del Programa de Gestión Documental, se establece que la Gerencia de Gestión Documental actualizará los cronogramas con periodos trimestrales que serán informados a las áreas y que incluyen aspectos tales como:

a) Saneamiento ambiental b) Desinsectación y desratización c) Inspección, mantenimiento y adecuación de espacios de archivo d) Seguimiento al indicador de evaluación de condiciones de conservación en archivos.

Producción de Documentos

Este proceso tiene como objetivo normalizar la producción de documentos al interior de COLPENSIONES y en cada una de las áreas que la conforman.

Inicia con la identificación del documento a elaborar o producir y finaliza con la entrega de los documentos al área respectiva o al ciudadano. Las disposiciones consignadas en este procedimiento aplican para todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG), que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos, así como para los documentos que se relacionen directamente con la prestación del servicio.

Los responsables de la administración del proceso es la Vicepresidencia Administrativa – Gerencia Nacional de Gestión Documental

Las políticas del procedimiento o reglas de negocio son:

Las disposiciones generales del presente proceso definen las directrices para la generación de documentos institucionales de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES.

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias del COLPENSIONES.

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La producción documental, se desarrollara en los términos del instructivo para la Producción de Documentos Oficiales y Actos Administrativos, donde se establecen los formatos que son de uso común a la administración del COLPENSIONES, así como las condiciones generales para la elaboración de los documentos en relación con:

a) Formatos del Sistema de Gestión de Calidad

b) Diplomática documental en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas

c) Creación y diseño de documentos

d) Medios y técnicas de producción y de impresión

e) Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas

f) Determinación de uso y finalidad de los documentos

g) Adecuado uso de la reprografía

La totalidad de los documentos, formatos, o registros asociados al Sistema de Gestión de calidad, deberán cumplir con los criterios definidos en el título "Diplomática Documental de COLPENSIONES.

Gestión de Comunicaciones Oficiales

Este proceso tiene como objetivo regular la gestión administrativa de las comunicaciones oficiales recibida y emitidas por la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, de conformidad con el Acuerdo 060 de 2001, definiendo las actividades para la recepción, radicación, digitalización y distribución de las Comunicaciones Oficiales como parte integral del Programa de Gestión Documental

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Inicia con la radicación de Comunicaciones oficiales y finaliza con la respuesta y entrega de documentos por los servicios de mensajería interna o externa.

El responsable del procedimiento es la Vicepresidencia Administrativa – Gerencia Nacional de Gestión Documental

Las políticas del proceso o reglas de Negocio son:

La Vicepresidencia Administrativa, deberá contar con personal suficiente y debidamente capacitado, además de los medios técnicos y tecnológicos necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública, según lo estipulado en el Artículo 3 del Acuerdo 060 de 2001.

Firmas autorizadas: Las comunicaciones oficiales externas enviadas e internas, sólo podrán ser firmadas por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos dentro de la estructura orgánica de COLPENSIONES

a. Presidencia b. Vicepresidencia c. Gerencia

El Presidente de la entidad, podrá delegar en los funcionarios a su cargo la firma de actuaciones específicas, mediante acto administrativo debidamente motivado. Generalidades de la radicación de Comunicaciones Oficiales: La recepción, indexación de datos, radicación, digitalización y distribución de Correspondencia en el ámbito público constituye un acto administrativo, que depende de la Vicepresidencia Administrativa, la cual facilita y garantiza la realización de un trámite institucional, de forma eficiente y transparente, siendo este un proceso con importantes implicaciones para el manejo y acceso futuro a la información requerida por la institución.

Administración de Archivos

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Este proceso tiene como proceso normalizar la gestión y organización de los Archivos de Gestión de COLPENSIONES, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental.

Inicia con la identificación de los documentos recibidos o producidos por la dependencia en desarrollo de sus funciones, a través de la organización de las series o Subseries documentales, hasta la transferencia primaria o aplicación de la disposición final de la documentación en los archivos de gestión.

Los responsables del proceso son:

Funcionarios responsables de los Archivos de Gestión

Vicepresidencias, Oficinas Nacionales y Gerencias

Las políticas del proceso o reglas de negocio del procedimiento son:

Los archivos de gestión por agrupar documentos que son potencialmente parte integrante del Patrimonio Documental de la Nación, generan la obligación de manejo, recibo y entrega de los documentos debidamente inventariados. Los archivos de gestión deberán organizarse de acuerdo con las Tablas de Retención Documental, en concordancia con los manuales de Procesos de la Administradora.

Todo el personal que tramite o gestione documentación, debe hacer la inclusión al expediente correspondiente, una vez finalizado su trámite, así como garantizar la inclusión del mismo en el gestor Documental de COLPENSIONES. La organización, administración, transferencia y conservación de la documentación generada y recibida en las diferentes áreas de la administradora, es responsabilidad de cada una de ellas.

Para la gestión de expedientes, su organización deberá obedecer al principio de orden original: “Los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial del área”

Control de Documentos y registros del SIG

Este proceso tiene objetivo definir las condiciones necesarias para la administración de los documentos requeridos y utilizados por el Sistema Integrado

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de Gestión de COLPENSIONES, garantizando su adecuada generación, actualización y divulgación.

Las disposiciones consignadas en este procedimiento aplican para todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG), que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos, así como para los documentos que se relacionen directamente con la prestación del servicio.

Los responsables de la administración del procedimiento son el Vicepresidente de Planeación y Riesgos, el Coordinador del SIG y la Gerencia Nacional de Gestión Documental de la Vicepresidencia Administrativa.

La aplicación del procedimiento es responsabilidad de todos los líderes de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de Colpensiones.

Elaboración y Actualización de Tablas de retención Documental

La Vicepresidencia Administrativa por medio de la Gerencia Nacional de Gestión Documental, establecerá cronograma de seguimiento para la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias de conformidad con los indicadores de gestión establecidos para el procedimiento, de manera que se establezca un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

La Tabla de Retención Documental se adoptará a partir de su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo y su Sub-Comité del SIG y este instrumento será el referente para la organización del Fondo Documental.

Tablas de Retención Documental

La Tablas de Retención Documental, hacen parte integral del programa de gestión documental de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, estas fueron adoptadas por medio de Resolución 274 del 27 de junio de 2014 “Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones“

Se consolidan las agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos), de acuerdo con los actos administrativos que regulan la función.

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El procedimiento para la elaboración de las tablas de retención Documental se sustenta en la metodología definida en el “Mini – Manual de Tablas de Retención y transferencias documentales – versión actualizada del Archivo General de la Nación” así como el Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

La adopción y aplicación de las Tablas de Retención Documental, tiene como finalidad apoyar la autorregulación y racionalización de los recursos de información producida por COLPENSIONES, el cual hace parte integral del patrimonio documental de la Nación, de manera que se garantice la conservación, protección y difusión de la memoria institucional de la entidad.

Verificación de la aplicación de las TRD: en cada una de las áreas de COLPENSIONES, se realizará el seguimiento a la Aplicación de las Tablas de Retención Documental por medio del Indicador dispuesto para tal fin, la Gerencia Nacional de Gestión Documental establecerá el cronograma pertinente para el respectivo seguimiento y la presentación del informe resultado de esta actividad.

En caso de detectarse el incumplimiento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental en alguna de las áreas se emitirá comunicación oficial por parte de la Vicepresidencia Administrativa al responsable de la misma a fin de que indique las razones y se establezca un término no superior a un (1) mes para subsanar esta situación, una vez agotado el término se realizará una nueva revisión al área respecto de la aplicación de Tablas de Retención Documental por parte de Gestión Documental.

Si durante el proceso de verificación se evidencia la necesidad de actualizar la Tablas de Retención Documental, se desarrollará el proceso de actualización por parte del proceso de Gestión Documental.

Control de Documentos y Registros: El control de documentos y registros se realizará por intermedio del Listado Maestro de Documentos, el Control de Registros y la Tabla de Retención Documental.

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Cronograma de Transferencias: Las Transferencias documentales primarias solo se aplicarán para los archivos de gestión que sean identificados como series especiales, que por su grado de confidencialidad, exijan la permanencia física en la oficina Productora (Historias Laborales, Contratos)

Las transferencias primarias al archivo centralizado, será programado anualmente por la Gerencia Nacional de Gestión Documental para la vigencia correspondiente; la programación de las trasferencias será informada con un mes de antelación a las Direcciones, y Vicepresidencias con el fin de que preparen los documentos a transferir.

Las transferencias primarias deben realizarse de conformidad con los términos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental, para ello el responsable del área deberá seguir la programación, la metodología y recomendaciones que sobre el particular se realicen desde la Gerencia Nacional de Gestión Documental, diligenciando Formato Único de Inventario Documental, el cual debe ser firmado por parte del responsable de la documentación, junto con el acta respectiva, donde constará la fecha, oficina que hace la transferencia, los funcionarios que intervienen y el total de unidades documentales transferidas.

Para efectuar la transferencia de documentos al Archivo Central, cada dependencia deberá tener en cuenta cumplir los siguientes requisitos:

Transferir anualidades completas.

Las transferencias solo podrán ser realizadas en las unidades de conservación (carpetas, cajas), aprobadas desde el Proceso de Gestión Documental.

Preparar la documentación objeto de transferencia retirando el material que no forma parte del expediente.

Las carpetas estarán debidamente identificadas mediante Rotulo Archivos de Gestión, Rotulo Archivos de Gestión Historias Laborales o Rotulo Archivos de Gestión Serie Contratos diligenciado en su totalidad.

Las cajas estarán debidamente identificadas mediante Rotulo Cajas de Archivo de Gestión X200 diligenciado en su totalidad y estar relacionadas en el respectivo inventario.

Entregar, en original y copia, el formato de Inventario Documental diligenciado donde relacione una a una la totalidad de unidades documentales de transferencia (carpetas, fólderes, expedientes).

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Firmar el inventario por parte del responsable de la documentación.

Levantar el inventario documental adoptando el formato Único de Inventario Documental al momento de diligenciar los formatos de inventario se debe hacer uso de la columna observaciones dejando referenciados en esta los documentos relevantes para la gestión de la entidad (manuales, informes, actas, conceptos etc.) y que serán un posible parámetro de búsqueda en caso de requerirse su ubicación.

Cada unidad administrativa de COLPENSIONES, será responsable de realizar las transferencias documentales de acuerdo con el cronograma Transferencias previamente elaborado por Gestión Documental.

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14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON  LOS

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO).

SE CLASIFICAN DE ACUERDO A LA OFICINA PRODUCTORA, TENIENDO EN CUENTA LAS SERIES, SUBSERIES, Y TIPOS DOCUMENTALES, LA

RETENCIÓN EN CADA UNO DE LOS ARCHIVOS DEPENDEN DEL VALOR QUE TIENE EL DOCUMENTO, LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

LOS PROCESOS DESARROLLADOS EN CADA FASE SON ASÍ

Archivo de Gestión: planeación, gestión y tramite

Archivo Central: organización administración, transferencia, disposición de documentos

Archivo Histórico: preservación a largo plazo, valoración

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15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN.

Tutelas: es un instrumento judicial para la protección de los derechos constitucionales fundamentales de las personas cuando creen que sus derechos han sido vulnerados.Se genera desde afuera aprobada por un ente de la rama judicial puede ser interpuesta por una persona natural o jurídica cuando se otorga el poder, es enviada a la empresa accionada la cual es la encargada de emitir una respuesta. Llega a la rotonda de despachos judiciales de la entidad se hace el respectivo proceso de recepción y distribución siendo esta enviada a la gerencia correspondiente. Allí se le hace un seguimiento. Y se da respuesta teniendo en cuenta los términos de vencimiento.El periodo de conservación en archivo de concentración es denominado precaucional; el tiempo que permanecerá resguardado depende de los valor es primarios de los documentos, que para este caso es de carácter legal y se realiza una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo histórico o su baja documental

Documentos de decisión: Contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia (resoluciones y acuerdos).

Resolución: es un documento normativo, el cual hace parte de un acto administrativo, convirtiéndose esta en una orden escrita dictada ordenador del gasto (Director Regional o general) de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, hace referencia al ámbito de competencia del servicio.

Se genera en la oficina o dependencia que la requiere de acuerdo a su necesidad y presupuesto asignado, pero solo es autorizada y firmada por el ordenador del gasto.

Es llevada a la Unidad de Correspondencia donde es radicada (obtiene un

16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

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Desde la producción la tutela posee los valores primarios por tener un valor legal son conservadas en el archivo de gestión mientras están en permanente consulta, luego de pasar al archivo central son consultados con menos frecuencia y por tanto se determina si debe ser eliminado o conservado

Desde su producción este documento normativo (resolución) posee el valor primario se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, pues su archivo de gestión no existe porque se queda la original en el unidad de correspondencia quien es la responsable de la custodia de este documento después de este tiempo prudencial de acuerdo a las tablas de retención, pasa al Archivo central donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta. 

Valor primario o inmediato:

Es el valor que presenta un documento para la institución o el funcionario que le dio origen.   Este valor presenta una serie de facetas.

Valor secundario o mediato:

Es aquel que aparece una vez agotado el valor inmediato. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente (leyes, decretos).

17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

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La importancia del comité evaluador de documentos Importancia y aplicación de las tablas de retención documental y valoración

documental teniendo en cuenta su elaboración y aplicación Eliminación de documentos debe ser basada en la TRD y TVD siendo

aprobada por el comité de archivo. La obligatoriedad de la organización, clasificación de los documentos en los

archivos de gestión central e histórico La ordenación de los documentos teniendo en cuenta los fondos, seccione,

subsecciones, series, subseries, tipologías Descripción documental Inventarios La utilización de medios tecnológicos Transferencias Responsabilidades de la superintendencia y los ministerios

18. CONCLUSIONES

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En este trabajo podemos concluir que los archivos son una parte fundamental de una institución y su importancia debe ser un referente, para que los procesos documentales se lleven a cabo de una manera técnica y legal con personal capacitado para estas actividades.

Es importante reconocer las diferentes normas y leyes que giran en torno a la gestión documental para con ello tener un apoyo legal y técnico de nuestras funciones archivísticas.

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