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Etapas Del Ciclo Vital Del DocumentoTRANSCRIPT
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
EVA RUIZ CHACON
EDWING ALBERTO AVENDAÑO ROMERO
LEIDY VIVIANA AYALA BONILLA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
BUCARAMANGA
2015
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
EVA RUIZ CHACON
EDWING ALBERTO AVENDAÑO ROMERO
LEIDY VIVIANA AYALA BONILLA
Docente
Jairo Hernán Díaz
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
BUCARAMANGA
2015
3
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………...……..5
1. ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?........................................6
2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN..….7
3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS…………………………………………………………………………………8
4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN?....................................................9
5. ¿QUÉ IMPLICA LA CLASIFICACIÓN?..................................................................10
6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ
CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?.....................................................................11
7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA
ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN?..........................................................12
8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN?......13
9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?.........................................................15
10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA………………………………16
11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS…………………………..17
12. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS FASES
O ETAPAS?............................................................................................................18
13. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN EL
DECRETO 1080) LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SON:
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PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN,
TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A
LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS,
VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A PASO CUÁLES SON LAS
ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILÚSTRELOS
CON FOTOGRAFÍAS……………………………………………………………………21
14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON LOS PROCESOS DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO
DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO)…………………………...…...31
15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN
DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS
DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN……………………………..…32
16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA
DE ESTAS FASES O ETAPAS……………………………………………………...….33
17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA
LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013………………………….……34
18. CONCLUSIONES………………………………………………………………………..35
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………….………….…36
5
INTRODUCCIÓN
Se realiza este trabajo para identificar y conocer las diferentes etapas existentes
en la producción de un documento, las responsabilidades que estos documentos
conllevan en el momento de permanecer en el archivo de gestión, central o
histórico. Además es importante interpretar los principios de la clasificación los
cuales permiten iniciar un proceso de organización documental de acuerdo a la
normatividad expuesta por el Archivo General de la nación.
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1 ¿QUÉ SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Son el grupo de documentos, generados por una unidad administrativa en el
ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el
organigrama originan: fondos, secciones, subsecciones, series, subseries
documentales y los tipos documentales.
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2. DEFINA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA Y DESCRIPCIÓN.
Clasificación
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico –
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Ordenación Archivística
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro
de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Descripción
Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
8
3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS.
ORDENACIÓN
ORGANIZACIÓN
Hace parte del proceso Archivístico
Es un Proceso Archivístico
Establece secuencias dentro de las
agrupaciones documentales
Comprende 3 etapas: clasificación,
ordenación y descripción
Tipo de Ordenación: orden
cronológico, alfabético y numérico.
Posee 2 principios generales para su
organización: Orden natural y
procedencia
Los criterios de ordenación se
establecen de acuerdo con las
características de cada tipología
documental
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4. ¿QUÉ SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIÓN?
Se refleja la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura
orgánica y las funciones desarrolladas por la institución a lo largo de su gestión.
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5. ¿QUÉ IMPLICA LA CLASIFICACIÓN?
Implica establecer criterios que permitan reconstruir la estructura del fondo.
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6. ¿EN QUÉ PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIÓN Y EN QUÉ
CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?
La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección
y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad.
La clasificación bien fundamentada deberá basarse tanto en la aplicación de los
principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos
que reflejan la estructura jerárquica, del fondo como en la identificación de las
funciones asignadas a las dependencias y a los asuntos que estas tramitan.
Principio de Procedencia:
En una interpretación simplista pero muy adecuada, consiste en mantener
agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza)
provenientes de una administración, de una entidad o de una persona natural o
moral determinadas. Esto es lo que la archivística denomina fondos de los archivos
de esa administración, esa entidad o esa persona.
En esencia, y casi como queda recogido en la definición anterior, el principio de
procedencia consiste en respetar el origen de los fondos.
Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de
cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración
pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación
propia de dicha entidad.
Orden Original:
El orden original se relaciona con las unidades documentales en las que se plasman
las actividades adelantadas en la resolución del asunto, que por función le es
asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.
Estas funciones están definidas en los actos administrativos (ley, decreto,
resolución, entre otros) emitidos por el organismo competente y regladas por
normas de procedimiento.
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7. ¿QUÉ DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECÍFICAS DE UNA
ORGANIZACIÓN EN LA CLASIFICACIÓN?
En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada
agrupación documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por
normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada
dependencia.
En toda institución hay funciones comunes y específicas.
Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo
para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto,
asuntos jurídicos, etc.).
Las específicas desarrollan la misión de la actividad y constituyen su razón de ser,
haciéndola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas
técnicas.
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8. ¿CUÁLES SON LOS PASOS METODOLÓGICOS DE LA CLASIFICACIÓN?
Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha
producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera
determinante, es el vínculo originario y necesario de los documentos tuvieron en el
momento de su creación, en cumplimiento de una actividad practica, jurídica y
administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la
misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario
aplicar los pasos metodológicos que se presentan a continuación para adelantar la
clasificación de los mismos.
Identificación de productores:
La primera tarea que debe abordarse es la identificación de las agrupaciones
documentales (fondo, sección, subsección), a partir de la información contenida en
los actos administrativos de creación y reestructuraciones del organismo productor
y de los organigramas.
Para la identificación de un fondo documental que corresponde a la totalidad de la
documentación producida, recibida y conservada por una entidad es necesario
recopilar información sobre el origen y evolución del organismo productor.
Estructura Orgánica:
Para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la
documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por
los grupos de trabajo en que éstas se subdividen es necesario recopilar los actos
administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la
entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas
son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son necesarios para
codificar las dependencias y las series documentales que les corresponden a cada
una.
Series Documentales y Asuntos:
Las series documentales se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos
propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trámites y
procedimientos administrativos que se reflejan en la producción documental
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necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La documentación
generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que reunida
con otras de estructuras y contenidos homogeneos, conforman la Serie
Documental.
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9. ¿QUÉ SON UNIDADES DOCUMENTALES?
Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades
simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad
documental compleja).
.
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10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA
Unidad Documental Simple:
Conjunto de documentos de iguales características, producidas de manera
periódica y secuencial (numérica o cronológica) y que constituyen una unidad
archivística simple.
Ejemplos: Actas, decretos, resoluciones.
Unidad Documental Compleja:
Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o durante el
proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o
asunto. En este sentido, constituye la historia del asunto en cuestión, el testimonio
del proceso administrativo. El expediente es generalmente la unidad básica de la
serie.
Ejemplos: Contratos, historias laborales, historias clínicas.
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11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS
Unidad documental simple
Actas de comités
Informes de seguimiento
Comunicaciones oficiales
Formato de gestión de glosas
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12. ¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON SUS
FASES O ETAPAS?
FASE ACTIVA - ARCHIVO DE TRÁMITE
Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna
gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la
documentación. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia área generadora
que es el archivo de trámite. Cuando baja la frecuencia de consulta de la
documentación, ésta es trasladada al archivo de concentración, donde su uso y
consulta se convierte en eventual o esporádica.
ARCHIVO DE TRÁMITE
Es la unidad responsable de recibir, clasificar, abrir expedientes, glosar, catalogar,
expurgar, valorar y realizar transferencias primarias de los documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa
VALORACION PRIMARIA
Identificación y determinación de los plazos y modalidades de uso de los
documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan. Los
valores primarios son:
• Administrativo: Aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una
institución y sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades.
• Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarán en la institución
para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración
pública o de sus ciudadanos
• Fiscal: Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del
cumplimiento de obligaciones tributarias.
FASE SEMIIACTIIVA - ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el área a los documentos, ha
cumplido su periodo en trámite. El periodo de conservación en archivo de
concentración es denominado precaucional; el tiempo que permanecerá
resguardado dependerá de los valores primarios de los documentos, que son:
administrativo, legal y fiscal y del tiempo establecido de acuerdo a la legislación
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(Catalogo de Disposición Documental) que le competa a la documentación,
conforme a los requerimientos institucionales de la misma. En ésta fase se realiza
una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo
histórico o su baja documental.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Es la unidad responsable de la administración de los documentos cuya consulta
es esporádica por parte de las unidades administrativas de las instituciones, y que
permanecen en él hasta que termina su vigencia y se pueda determinar su destino
final (baja o conservación en archivo histórico).
VALORACIÓN SECUNDARIA
Es la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la
investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como
fuentes de información de carácter único o permanente. Los valores secundarios
son:
• Evidencial: Es el valor que revela el origen, organización y desarrollo de la
institución
• Testimonial: Refleja la evolución y los cambios mas importantes desde el punto de
vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos,
leyes)
• Informativo: La documentación histórica por lo regular posee valores informativos
en tanto revelan fenómenos particulares de las instituciones
FASE INACTIVA – ARCHIVO HISTORICO
Previo a esta fase se indica cual será el destino de la documentación; estos pueden
ser por:
Muestreo
Baja documental
Transferencia, y
Traslado al archivo histórico
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En esta etapa inactiva, la documentación deja de ser utilizada por la dependencia o
institución y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podrá
consultarlo y utilizarlo como una fuente de información de investigaciones futuras,
publicaciones de artículos, entre otros.
ARCHIVO HISTÓRICO
Corresponde a la tercera etapa dentro del ciclo vital del documento, el Archivo
Histórico recibe las transferencias del Archivo de Concentración, cuando sus
vigencias fueron cumplidas. Esta documentación se conservará y preservará
permanente si al menos tiene un valor secundario (evidencial, testimonial o
informativo).
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13. SEGÚN EL ARTÍCULO 9° DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN
EL DECRETO 1080) LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL SON: PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE,
ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS,
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO, Y VALORACIÓN. TENIENDO EN CUENTA
ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PÚBLICA E INDAGUE PASO A
PASO CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE
ELLOS E ILÚSTRELOS CON FOTOGRAFÍAS.
Planeación del Programa de Gestión Documental
Este proceso tiene como objetivo normalizar de forma sistemática la gestión anual
del programa de gestión documental, con el fin de hacer eficiente su implantación y
gestión en la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES
Inicia con la realización del diagnóstico archivos de gestión, la revisión de
indicadores de gestión y el Informe de Auditorias de Control Interno y finaliza con la
elaboración del Programa de Gestión Documental.
El responsable del proceso es el Gerente Nacional de Gestión Documental –
Profesional Master asignado Proceso de Gestión Documental
Las políticas del proceso o reglas de negocio del son:
De conformidad con el Decreto 2609 de 2012, el proceso de planeación implica el
conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de
los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal
funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis de diplomática documental y su registro en el Sistema de Gestión
Documental.
Tiene como obligación formular el (PGD), la implementación y Seguimiento al PGD,
se desarrollara por parte del responsable del proceso de gestión documental, en
conjunto con las Oficina Nacional de Control Interno; el mismo será publicado en la
Página Web de la Administradora, pasados 30 días de la aprobación por parte del
Comité.
Las ddisposiciones para la conservación de documentos son que dentro del
Programa de Gestión Documental, se establece que la Gerencia de Gestión
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Documental actualizará los cronogramas con periodos trimestrales que serán
informados a las áreas y que incluyen aspectos tales como:
a) Saneamiento ambiental
b) Desinsectación y desratización
c) Inspección, mantenimiento y adecuación de espacios de archivo
d) Seguimiento al indicador de evaluación de condiciones de conservación en
archivos.
Producción de Documentos
Este proceso tiene como objetivo normalizar la producción de documentos al interior
de COLPENSIONES y en cada una de las áreas que la conforman.
Inicia con la identificación del documento a elaborar o producir y finaliza con la
entrega de los documentos al área respectiva o al ciudadano. Las disposiciones
consignadas en este procedimiento aplican para todos los documentos del Sistema
Integrado de Gestión (SIG), que son requeridos para el adecuado desarrollo de los
procesos, así como para los documentos que se relacionen directamente con la
prestación del servicio.
Los responsables de la administración del proceso es la Vicepresidencia
Administrativa – Gerencia Nacional de Gestión Documental
Las políticas del procedimiento o reglas de negocio son:
Las disposiciones generales del presente proceso definen las directrices para la
generación de documentos institucionales de la Administradora Colombiana de
Pensiones - COLPENSIONES.
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias del
COLPENSIONES.
La producción documental, se desarrollara en los términos del instructivo para la
Producción de Documentos Oficiales y Actos Administrativos, donde se establecen
los formatos que son de uso común a la administración del COLPENSIONES, así
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como las condiciones generales para la elaboración de los documentos en relación
con:
a) Formatos del Sistema de Gestión de Calidad
b) Diplomática documental en términos de formalidad, imagen corporativa o
logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
c) Creación y diseño de documentos
d) Medios y técnicas de producción y de impresión
e) Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas
f) Determinación de uso y finalidad de los documentos
g) Adecuado uso de la reprografía
La totalidad de los documentos, formatos, o registros asociados al Sistema de
Gestión de calidad, deberán cumplir con los criterios definidos en el título
"Diplomática Documental de COLPENSIONES.
Gestión de Comunicaciones Oficiales
Este proceso tiene como objetivo regular la gestión administrativa de las
comunicaciones oficiales recibida y emitidas por la Administradora Colombiana de
Pensiones - COLPENSIONES, de conformidad con el Acuerdo 060 de 2001,
definiendo las actividades para la recepción, radicación, digitalización y distribución
de las Comunicaciones Oficiales como parte integral del Programa de Gestión
Documental
Inicia con la radicación de Comunicaciones oficiales y finaliza con la respuesta y
entrega de documentos por los servicios de mensajería interna o externa.
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El responsable del procedimiento es la Vicepresidencia Administrativa – Gerencia
Nacional de Gestión Documental
Las políticas del proceso o reglas de Negocio son:
La Vicepresidencia Administrativa, deberá contar con personal suficiente y
debidamente capacitado, además de los medios técnicos y tecnológicos necesarios,
que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y
externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administración pública, según lo estipulado en el Artículo 3
del Acuerdo 060 de 2001.
Firmas autorizadas: Las comunicaciones oficiales externas enviadas e internas,
sólo podrán ser firmadas por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos
dentro de la estructura orgánica de COLPENSIONES
a. Presidencia
b. Vicepresidencia
c. Gerencia
El Presidente de la entidad, podrá delegar en los funcionarios a su cargo la firma de
actuaciones específicas, mediante acto administrativo debidamente motivado.
Generalidades de la radicación de Comunicaciones Oficiales: La recepción,
indexación de datos, radicación, digitalización y distribución de Correspondencia en
el ámbito público constituye un acto administrativo, que depende de la
Vicepresidencia Administrativa, la cual facilita y garantiza la realización de un trámite
institucional, de forma eficiente y transparente, siendo este un proceso con
importantes implicaciones para el manejo y acceso futuro a la información requerida
por la institución.
Administración de Archivos
Este proceso tiene como proceso normalizar la gestión y organización de los
Archivos de Gestión de COLPENSIONES, de acuerdo a las Tablas de Retención
Documental.
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Inicia con la identificación de los documentos recibidos o producidos por la
dependencia en desarrollo de sus funciones, a través de la organización de las
series o Subseries documentales, hasta la transferencia primaria o aplicación de la
disposición final de la documentación en los archivos de gestión.
Los responsables del proceso son:
Funcionarios responsables de los Archivos de Gestión
Vicepresidencias, Oficinas Nacionales y Gerencias
Las políticas del proceso o reglas de negocio del procedimiento son:
Los archivos de gestión por agrupar documentos que son potencialmente parte
integrante del Patrimonio Documental de la Nación, generan la obligación de
manejo, recibo y entrega de los documentos debidamente inventariados. Los
archivos de gestión deberán organizarse de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental, en concordancia con los manuales de Procesos de la Administradora.
Todo el personal que tramite o gestione documentación, debe hacer la inclusión al
expediente correspondiente, una vez finalizado su trámite, así como garantizar la
inclusión del mismo en el gestor Documental de COLPENSIONES.
La organización, administración, transferencia y conservación de la documentación
generada y recibida en las diferentes áreas de la administradora, es responsabilidad
de cada una de ellas.
Para la gestión de expedientes, su organización deberá obedecer al principio de
orden original: “Los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las
identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial del área”
Control de Documentos y registros del SIG
Este proceso tiene objetivo definir las condiciones necesarias para la administración
de los documentos requeridos y utilizados por el Sistema Integrado de Gestión de
COLPENSIONES, garantizando su adecuada generación, actualización y
divulgación.
Las disposiciones consignadas en este procedimiento aplican para todos los
documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG), que son requeridos para el
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adecuado desarrollo de los procesos, así como para los documentos que se
relacionen directamente con la prestación del servicio.
Los responsables de la administración del procedimiento son el Vicepresidente de
Planeación y Riesgos, el Coordinador del SIG y la Gerencia Nacional de Gestión
Documental de la Vicepresidencia Administrativa.
La aplicación del procedimiento es responsabilidad de todos los líderes de los
procesos del Sistema Integrado de Gestión de Colpensiones.
Elaboración y Actualización de Tablas de retención Documental
La Vicepresidencia Administrativa por medio de la Gerencia Nacional de Gestión
Documental, establecerá cronograma de seguimiento para la aplicación de la Tabla
de Retención Documental en las dependencias de conformidad con los indicadores
de gestión establecidos para el procedimiento, de manera que se establezca un plan
de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
La Tabla de Retención Documental se adoptará a partir de su aprobación por parte del Comité de
Desarrollo Administrativo y su Sub-Comité del SIG y este instrumento será el referente para la
organización del Fondo Documental.
Tablas de Retención Documental
La Tablas de Retención Documental, hacen parte integral del programa de gestión
documental de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES,
estas fueron adoptadas por medio de Resolución 274 del 27 de junio de 2014 “Por
la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental en la Administradora
Colombiana de Pensiones“
Se consolidan las agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos), de
acuerdo con los actos administrativos que regulan la función.
El procedimiento para la elaboración de las tablas de retención Documental se
sustenta en la metodología definida en el “Mini – Manual de Tablas de Retención y
transferencias documentales – versión actualizada del Archivo General de la
Nación” así como el Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se
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reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental”.
La adopción y aplicación de las Tablas de Retención Documental, tiene como
finalidad apoyar la autorregulación y racionalización de los recursos de información
producida por COLPENSIONES, el cual hace parte integral del patrimonio
documental de la Nación, de manera que se garantice la conservación, protección
y difusión de la memoria institucional de la entidad.
Verificación de la aplicación de las TRD: en cada una de las áreas de
COLPENSIONES, se realizará el seguimiento a la Aplicación de las Tablas de
Retención Documental por medio del Indicador dispuesto para tal fin, la Gerencia
Nacional de Gestión Documental establecerá el cronograma pertinente para el
respectivo seguimiento y la presentación del informe resultado de esta actividad.
En caso de detectarse el incumplimiento en la aplicación de las Tablas de Retención
Documental en alguna de las áreas se emitirá comunicación oficial por parte de la
Vicepresidencia Administrativa al responsable de la misma a fin de que indique las
razones y se establezca un término no superior a un (1) mes para subsanar esta
situación, una vez agotado el término se realizará una nueva revisión al área
respecto de la aplicación de Tablas de Retención Documental por parte de Gestión
Documental.
Si durante el proceso de verificación se evidencia la necesidad de actualizar la
Tablas de Retención Documental, se desarrollará el proceso de actualización por
parte del proceso de Gestión Documental.
Control de Documentos y Registros: El control de documentos y registros se
realizará por intermedio del Listado Maestro de Documentos, el Control de Registros
y la Tabla de Retención Documental.
Cronograma de Transferencias: Las Transferencias documentales primarias solo
se aplicarán para los archivos de gestión que sean identificados como series
especiales, que por su grado de confidencialidad, exijan la permanencia física en la
oficina Productora (Historias Laborales, Contratos)
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Las transferencias primarias al archivo centralizado, será programado anualmente
por la Gerencia Nacional de Gestión Documental para la vigencia correspondiente;
la programación de las trasferencias será informada con un mes de antelación a las
Direcciones, y Vicepresidencias con el fin de que preparen los documentos a
transferir.
Las transferencias primarias deben realizarse de conformidad con los términos de
retención definidos en las Tablas de Retención Documental, para ello el responsable
del área deberá seguir la programación, la metodología y recomendaciones que
sobre el particular se realicen desde la Gerencia Nacional de Gestión Documental,
diligenciando Formato Único de Inventario Documental, el cual debe ser firmado por
parte del responsable de la documentación, junto con el acta respectiva, donde
constará la fecha, oficina que hace la transferencia, los funcionarios que intervienen
y el total de unidades documentales transferidas.
Para efectuar la transferencia de documentos al Archivo Central, cada dependencia
deberá tener en cuenta cumplir los siguientes requisitos:
Transferir anualidades completas.
Las transferencias solo podrán ser realizadas en las unidades de
conservación (carpetas, cajas), aprobadas desde el Proceso de Gestión
Documental.
Preparar la documentación objeto de transferencia retirando el material que
no forma parte del expediente.
Las carpetas estarán debidamente identificadas mediante Rotulo Archivos de
Gestión, Rotulo Archivos de Gestión Historias Laborales o Rotulo Archivos
de Gestión Serie Contratos diligenciado en su totalidad.
Las cajas estarán debidamente identificadas mediante Rotulo Cajas de
Archivo de Gestión X200 diligenciado en su totalidad y estar relacionadas en
el respectivo inventario.
Entregar, en original y copia, el formato de Inventario Documental
diligenciado donde relacione una a una la totalidad de unidades
documentales de transferencia (carpetas, fólderes, expedientes).
Firmar el inventario por parte del responsable de la documentación.
Levantar el inventario documental adoptando el formato Único de Inventario
Documental al momento de diligenciar los formatos de inventario se debe
hacer uso de la columna observaciones dejando referenciados en esta los
documentos relevantes para la gestión de la entidad (manuales, informes,
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actas, conceptos etc.) y que serán un posible parámetro de búsqueda en
caso de requerirse su ubicación.
Cada unidad administrativa de COLPENSIONES, será responsable de realizar las
transferencias documentales de acuerdo con el cronograma Transferencias
previamente elaborado por Gestión Documental.
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14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN
CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CUÁLES SON LOS
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN
CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO).
SE CLASIFICAN DE ACUERDO A LA OFICINA PRODUCTORA, TENIENDO EN
CUENTA LAS SERIES, SUBSERIES, Y TIPOS DOCUMENTALES, LA
RETENCIÓN EN CADA UNO DE LOS ARCHIVOS DEPENDEN DEL VALOR QUE
TIENE EL DOCUMENTO, LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
LOS PROCESOS DESARROLLADOS EN CADA FASE SON ASÍ
Archivo de Gestión: planeación, gestión y tramite
Archivo Central: organización administración, transferencia, disposición de
documentos
Archivo Histórico: preservación a largo plazo, valoración
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15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN
DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE ÉSTE POR SUS
DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIÓN.
Tutelas: es un instrumento judicial para la protección de los derechos
constitucionales fundamentales de las personas cuando creen que sus
derechos han sido vulnerados.
Se genera desde afuera aprobada por un ente de la rama judicial puede ser
interpuesta por una persona natural o jurídica cuando se otorga el poder, es
enviada a la empresa accionada la cual es la encargada de emitir una
respuesta.
Llega a la rotonda de despachos judiciales de la entidad se hace el respectivo
proceso de recepción y distribución siendo esta enviada a la gerencia
correspondiente. Allí se le hace un seguimiento. Y se da respuesta teniendo
en cuenta los términos de vencimiento.
El periodo de conservación en archivo de concentración es denominado
precaucional; el tiempo que permanecerá resguardado depende de los valor
es primarios de los documentos, que para este caso es de carácter legal y se
realiza una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en
el archivo histórico o su baja documental
Documentos de decisión: Contienen una declaración de voluntad de un
órgano administrativo sobre materias de su competencia (resoluciones y
acuerdos).
Resolución: es un documento normativo, el cual hace parte de un acto
administrativo, convirtiéndose esta en una orden escrita dictada ordenador
del gasto (Director Regional o general) de un servicio público que tiene
carácter general, obligatorio y permanente, hace referencia al ámbito de
competencia del servicio.
Se genera en la oficina o dependencia que la requiere de acuerdo a su
necesidad y presupuesto asignado, pero solo es autorizada y firmada por el
ordenador del gasto.
Es llevada a la Unidad de Correspondencia donde es radicada (obtiene un
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16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA
UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.
Desde la producción la tutela posee los valores primarios por tener un valor
legal son conservadas en el archivo de gestión mientras están en
permanente consulta, luego de pasar al archivo central son consultados con
menos frecuencia y por tanto se determina si debe ser eliminado o
conservado
Desde su producción este documento normativo (resolución) posee el
valor primario se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, pues su
archivo de gestión no existe porque se queda la original en el unidad de
correspondencia quien es la responsable de la custodia de este documento
después de este tiempo prudencial de acuerdo a las tablas de retención,
pasa al Archivo central donde los documentos poseen un plazo
precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta.
Valor primario o inmediato:
Es el valor que presenta un documento para la institución o el funcionario que
le dio origen.
Este valor presenta una serie de facetas.
Valor secundario o mediato:
Es aquel que aparece una vez agotado el valor inmediato. Los documentos
que tienen este valor se conservan permanentemente (leyes, decretos).
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17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA
EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.
La importancia del comité evaluador de documentos
Importancia y aplicación de las tablas de retención documental y valoración
documental teniendo en cuenta su elaboración y aplicación
Eliminación de documentos debe ser basada en la TRD y TVD siendo
aprobada por el comité de archivo.
La obligatoriedad de la organización, clasificación de los documentos en los
archivos de gestión central e histórico
La ordenación de los documentos teniendo en cuenta los fondos, seccione,
subsecciones, series, subseries, tipologías
Descripción documental
Inventarios
La utilización de medios tecnológicos
Transferencias
Responsabilidades de la superintendencia y los ministerios
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18. CONCLUSIONES
En este trabajo podemos concluir que los archivos son una parte fundamental de
una institución y su importancia debe ser un referente, para que los procesos
documentales se lleven a cabo de una manera técnica y legal con personal
capacitado para estas actividades.
Es importante reconocer las diferentes normas y leyes que giran en torno a la
gestión documental para con ello tener un apoyo legal y técnico de nuestras
funciones archivísticas.
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se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59
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del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura [Consultado
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