CASO PRÁCTICO

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Centro de custodia de archivos externo de alta seguridad

ENTRE LAS POSESIONES MÁS PRECIADAS DE SWISS LIFE SE ENCUENTRAN LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENEN DATOS CONFIDENCIALES SOBRE SUS ASEGURADOS Y LA EMPRESA. POR ESO, NO ES DE EXTRAÑAR QUE ESTA ASEGURADORA CONFÍE LA CUSTODIA DE TALES DOCUMENTOS A UN EXPERTO EN GESTIÓN DE ARCHIVOS COMO IRON MOUNTAIN.

Iron Mountain emprendió la singular tarea de digitalizar todos los expedientes antiguos de aproximadamente 80.000 dossieres de seguros de vida de Swiss Life y archivó las copias impresas pertinentes en sus centros de custodia de alta seguridad.

El sector seguros es un sector que necesita gestionar y archivar una enorme cantidad de documentos con información altamente confidencial, actividad que a menudo se sigue realizando de forma manual. Si bien hoy en día prácticamente todos los documentos nuevos se generan en formato digital, las compañías de seguros deben lidiar con abultados dossieres antiguos de pólizas de seguros de vida en formato impreso. Precisamente estos archivos, a diferencia de otros documentos, tienen períodos de retención que pueden prolongarse hasta 10 años después de la extinción de

una póliza. Otros documentos, facturas o inventarios también deben almacenarse durante 10 años. Existen muchas razones de por qué la gestión de estos documentos resulta a menudo tan complicada y costosa. Para poder localizar rápidamente los documentos y custodiarlos de forma segura, las aseguradoras requieren un complejo sistema de archivo y gestión, así como suficiente espacio de almacenamiento. Por otra parte, una sala en la que se custodian archivos inmoviliza recursos financieros que, de otro modo, podrían usarse de forma más rentable. Además, los documentos deben protegerse contra incendios, contra el contacto con agua y contra accesos no autorizados.

CUSTODIA DE DATOS CONFIDENCIALES CON SEGURIDAD Este fue el reto que afrontó Swiss Life. En 1999, la compañía decidió confiar al especialista en métodos de archivo Iron Mountain la custodia de los documentos impresos que tenía la obligación de almacenar. Swiss Life Alemania, con sede central en Múnich, es uno de los principales proveedores de soluciones de seguros para particulares y empresas. En la actualidad, esta aseguradora procura planes de pensiones corporativos a aproximadamente 50.000 empresas alemanas de varios sectores y de todos los tamaños. En el año fiscal 2007, la suma asegurada alcanzó un volumen de 30.400 millones de euros. En Alemania, Swiss Life gestiona una cartera de 1,2 millones de pólizas de seguros primarios.

La decisión de Swiss Life de confiar su archivo a un proveedor de servicios externo respondía a varias razones. “En primer lugar, al igual que ocurre con otras compañías de seguros, la custodia de archivos no es uno de nuestros procesos o competencias principales”, explicó Thomas Hübner, jefe de gestión de aplicaciones de Swiss Life. “Sin embargo, somos plenamente conscientes de que debemos custodiar los documentos en conformidad con los requisitos de la Ley de Protección de Datos alemana (BDSG)”. Las disposiciones legales regulan el tratamiento seguro de datos personales procesados manualmente o utilizando sistemas informáticos. Asimismo, mediante la externalización de sus archivos, Swiss Life puede ahorrar espacio en sus oficinas.

Swiss Life confía más de 8 kilómetros de documentos a un especialista en gestión de archivos

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DIGITALIZACIÓN EN LA ERA DIGITAL Para mejorar aún más la eficacia de la gestión de sus archivos impresos, la aseguradora decidió a finales de 2006 digitalizar los expedientes de aproximadamente 80.000 dossieres antiguos de seguros de vida. Pese a que los nuevos documentos de seguros ya estaban disponibles para los empleados de Swiss Life en formato digital, seguía siendo necesario solicitar y procesar algunos documentos antiguos en formato impreso. La empresa quería poner fin a esa situación digitalizándolotodo con la intención de conseguir ahorros a largo plazo, ya que se reducirían los costes de acceso y los documentos llegarían a los equipos de atención al cliente más rápido.

Con ese objetivo en mente, Swiss Life anunció una convocatoria de licitación para buscar un proveedor de servicios externo especializado y finalmente se decidió por el experto en métodos de archivo Iron Mountain. “Ya habíamos tenido una experiencia previa muy positiva con Iron Mountain en el área de archivo de documentos impresos. Asimismo, estábamos convencidos de que la misma empresa podía prestar todos los servicios relacionados con el intercambio de datos y la custodia, la digitalización y el transporte de archivos”, explicó Hübner para argumentar su decisión. “Por último, y no por ello menos importante, la relación rendimiento-precio y las alentadoras reuniones previas al contrato fueron cruciales”.

MÁS DE 8 KILÓMETROS DE ARCHIVOS Iron Mountain aportó primero varias digitalizaciones de prueba para que Swiss Life aprobara la calidad del proceso. Durante un período de cuatro meses desde febrero de 2007, los empleados de Iron Mountain digitalizaron aproximada-mente 80.000 archivos de los antiguos dossieres en 18 lotes, con un promedio de 4.500 archivos semanales. La transferencia de datos de los documentos digitalizados al archivo digital de Swiss Life se efectuaba electrónicamente a diario.Desde que finalizó la digitalización de los antiguos dossieres de pólizas de seguros de vida, los empleados de Swiss Life autorizados han podido acceder a los documentos digitalizados en el archivo de Swiss Life directamente desde sus ordenadores, con total facilidad y comodidad. Gracias a la digitalización se puede acceder a los documentos con mucha más rapidez e incluso simultáneamente por varios usuarios. Los empleados de Swiss Life consultan los documentos aproximadamente 33.000 veces al mes para tramitar o liquidar pólizas de seguros de vida.

Iron Mountain custodia los originales de los archivos de Swiss Life en sus centros de archivo de Markt Schwaben y Fürstenfeldbruck, verdaderas fortalezas para documentos. Alarmas especiales de detección temprana de humo, paredes ignífugas y puertas de acero previenen incendios de combustión lenta o fuegos declarados en el interior de los archivos sin dañar los documentos con el agua de los sistemas de aspersión. Los detectores de humo utilizados están conectados con los cuerpos de bomberos locales a través de líneas telefónicas directas. La climatización permanente garantiza que la custodia de documentos se realice siempre en condiciones ideales de temperatura y humedad ambiental. El intervalo de temperaturas en el archivo oscila entre los 11 °C y 30 °C, con una humedad ambiental de entre un 35% y un 60%. De este modo, se evitan las desviaciones diarias de más de 5 °C de temperatura y de un 8% de humedad ambiental que podrían deteriorar los documentos impresos. Los controles de acceso a zonas informatizados y la videovigilancia ininterrumpida garantizan que sólo las personas autorizadas puedan acceder al centro. Naturalmente, todos los empleados del archivo están obligados a cumplir las disposiciones de la BDSG, especialmente las referentes a la protección de datos personales. Las inspecciones, tareas de mantenimiento y reparaciones regulares por parte de proveedores de servicios externos independientes garantizan que los sistemas técnicos de protección y otras tecnologías del centro cumplan siempre las normas de seguridad vigentes.

“Somos el archivo de back-up de toda la correspondencia de Swiss Life Alemania y de sus filiales en este país. Iron Mountain archiva en formato impreso incluso los documentos queSwiss Life digitaliza por su cuenta”, afirmó Günther Wagner, responsable de desarrollo de negocio de Iron Mountain.Las siguientes cifras evidencian que desde 1999 se acumulan grandes cantidades de expedientes bien ordenados en los extensos archivos: Iron Mountain gestiona en la actualidad aproximadamente 20.000 contenedores de archivo para Swiss Life, que equivalen a unos 8 kilómetros de archivos. Y el inventario sigue creciendo: cada día se agregan al archivo unos 2.700 documentos.

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Iron Mountain opera en los principales mercados del mundo y presta servicio a miles de clientes de Europa, Estados Unidos, Canadá, Asia Pacífico y Latinoamérica. Si desea más información, visite nuestra página web: www.ironmountain.es © 2008 Iron Mountain Incorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el logotipo de la montaña son marcas registradas de Iron Mountain Incorporated.

Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos propietarios.

NO HAY LUGAR PARA LA CONFUSIÓN Si necesita originales impresos, Swiss Life puede buscarlos fácilmente en el portal de Internet “Iron Mountain Connect™” y solicitarlos a cualquier hora y cualquier día de la semana.Los documentos originales se entregan siempre en un plazo máximo de 24 horas. Para facilitar la entrega de documentos en un espacio de tiempo tan corto, Iron Mountain indexa los documentos que custodia y les asigna un código de barras exclusivo. “De este modo, podemos custodiar documentos comerciales de forma simple y segura, localizarlos, entregarlos y hacer un seguimiento de los mismos”, explicó Wagner. Es fundamental que los documentos no se traspapelen durante el transporte del centro de archivo al cliente: Iron Mountain utiliza su propia flota de vehículos con transportistas especialmente protegidos y dispositivos de seguridad adicionales como seguimiento por GPS.

Antes de firmar el convenio con Iron Mountain, Swiss Life analizó la externalización de sus archivos de seguros de vida mediante un cálculo del rendimiento de la inversión que garantizara la rentabilidad. De acuerdo con este análisis, los costes de inversión en servicios de archivo externo ya se habrían amortizado en unos 3,2 años. En concreto, el análisis puso de manifiesto que sería posible mejorar la eficacia del proceso, ya que la digitalización garantizaría una reducción significativa de los fallos del sistema y varios empleados podrían trabajar simultáneamente en un mismo documento. La implementación técnica de los resultados de búsqueda también conllevó una simplificación de los procesos de trabajo. “Hemos podido reducir nuestros costes de entrega y acceso prácticamente a cero”, declaró Hübner complacido. “Estamos satisfechos con los servicios de Iron Mountain. El equipo se ha identificado efectivamente con nuestro proyecto y da una gran importancia al control de calidad”.

Thomas Hübner Jefe de gestión de aplicaciones de Swiss Life. (Fuente: Swiss Life, 2008)

Günther Wagner Responsable de desarrollo de negocio de Iron Mountain. (Fuente: Iron Mountain, 2008)

Centro de archivo de Fürstenfeldbruck En el centro de archivo de Iron Mountain en Fürstenfeldbruck, Swiss Life almacena aproxima da mente 20.000 contenedores de archivo con documentos. (Fuente: Iron Mountain, 2008)

Centro de archivo de Fürstenfeldbruck En los archivos de Iron Mountain se custodian aproximadamente 8 kilómetros de archivos de Swiss Life. (Fuente: Iron Mountain, 2008)

Sede central de Swiss Life Swiss Life gestiona un volumen de 1,2 millones de pólizas de seguros primarios en Alemania. (Fuente: Swiss Life, 2008)

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