eSource:

CARTELLE CLINICHE ELETTRONICHE

Gruppo di Lavoro SSFA – GIQAR – Sottogruppo GCP

Stato dell’arte

1

EMA GCP Inspection Finding Classification -

CRITICAL

source: Inspection reports to EMA 2000-2012 (issued: December 2014)

EMA GCP Inspection Finding Classification -

MAJOR

source: Inspection reports to EMA 2000-2012 (issued: december 2014)

Electronic (e) Source Data

• eSource Data sono dati originariamente registrati in fomato

elettronico.

• All’aumentare dell’uso della tecnologia

nella gestione delle informazioni,

corrisponde una crescente necessità, di

chiari approcci, lineeguida

relativamente alla gestione e utilizzo di

eSource Data.

Basi - Motivazioni

• Comprendere il contesto normativo applicabile

• Definire le principali difficoltà incontrate da parte di

Monitor e Auditor

• Identificare possibili strumenti di supporto

Breve storia del GDL

• 28-OTT-2015: Proposta di costituzione del gruppo

• NOV-2015: Raccolta adesioni

• 12-DIC-2015: Costituzione e avvio delle attività;

– Condivisione obiettivi;

– Identificazione di 3 Gruppi di Studio (GdS)

• Metodologia di lavoro:

– Autonomia di lavoro nei GdS

– Teleconferenze periodiche

# Membri del Gruppo GdS

1 Rossana Benetti 3

2 Barbara Bonifacio 2

3 Riccardo Ascone 1

4 Carlo Buniolo 2

5 Mario Corrado 3

6 Anna Tempesta 1

7 Francesca Lischio 1

8 Elisa Lorenzi 2

9 Michele Montanari 2

10 Silvia Morgagni 2

11 Vittoria Reggiani 3

12 Lisa Stagi 3

13 Giulia Valsecchi 3

14 Edoardo Vitali 3

Gruppi di Studio

• GdS 1 – Contesto internazionale: ricerca ed esame delle

linee guida a livello internazionale sul tema degli eSource

Documents

• GdS 2 – Contesto Locale: ricerca e mappatura delle linee

guida e dei progetti inerenti la cartella clinica elettronica

lanciati a livello regionale

• GdS 3 – Analisi principali problematiche riscontrate nel

corso degli studi che utilizzano cartelle cliniche

elettroniche come Source Documents.

Metodologia lavoro GdS 1 e 2

• Ricerca delle normative e linee-guida applicabili

• Esame dei documenti e identificazione dei requisiti

applicabili alla CCE applicando la seguente

classificazione:

– Funzionalità (raccolta dati)

– Riservatezza (controllo accessi e profilazione utenti)

– Disponibilità (backup e disaster recovery)

– Integrità (tracciabilità delle modifiche)

– Sicurezza (controllo accessi)

– Convalida e procedure

Attività GdS 1 - Internazionale

• Ricerca di normative e linee guida internazionali e raggruppamento per perimetri:

– ICH

– EMA

– US-FDA

– Altro

• Selezione dei documenti rilevanti per gli scopi del GdL

• Analisi dei documenti e identificazione dei requisiti applicabili

• Cross-reference tra requisiti e Topic EMA

• Ricerca e identificazione della definizione di Electronic Medical Record (EMR) vs Electronic Health Record (EHR)

EMR vs EHR

(CDISC - Clinical Research Glossary v7.0)

EMR - An electronic record for healthcare providers within one healthcare

organization to create, store, and use clinical information for patient care. An

electronic record derived from a computerized system used primarily for

delivering patient care in a clinical setting. NOTE: EMRs may serve as source

documents, and such data could serve also as source data for clinical trials

provided that the controls on the EMR system and the transfer of such data to the

eClinical trial system were to fulfill regulatory requirements (e.g., 21 CFR 11).

EHR - An electronic record for healthcare providers to create, import, store, and

use clinical information for patient care, according to nationally recognized

interoperability standards. NOTE: The EHR has the following distinguishing

features: able to be obtained from multiple sources; shareable; interoperable;

accessible to authorized parties. [After National Office of Health Information

Technology—HIT, USHHS]

Documenti analizzati

• ICH E6: Good Clinical Practice - Consolidated guideline, CPMP/ICH/135/95

• ICH E6: Good Clinical Practice (R2) (Integrated addendum)

• EMA Reflection paper on expectations for electronic source data and data transcribed to electronic data collection tools in clinical trials (EMA/INS/GCP/454280/2010)

• SCDM: eSource Implementation in Clinical Research: A Data Management Perspective

• Direttiva 2007/47 Medical Device

• Guidelines on software used within the regulatory framework of medical devices (MEDDEV 2.1/6 2012)

• ACDM/PSI Computer Systems validation in clinical research – A practical Guide

• PIC/S guidance: Good Practices for computerised systems in regulated "GxP"environments

Analisi ambito di applicazione documenti

Documento

ICH E6 GCP Applicabile ai documenti sorgente, quindi anche a CCE

ICH E6 GCP (R2) Applicabile ai documenti sorgente, quindi anche a CCE

EMA Reflection paper on

expectations for eSourceApplicabile a CCE

SCDM: eSource

Implementation, white

paper.

Applicabile a CCE

Direttiva 2007/47 Medical

Device (consolidated

version)

Applicabile a eventuali componenti o moduli della CCE che rientrano nella

devinizione di MD.

ACDM Computer Systems

Validation in Clinical

Research.

Applicabile a tutti i sistemi computerizzati usati direttamente o indirettamente

dallo sponsor per raccogliere, processare, analizzare e riportare dati clinici. Uso

indirettto comprende sistemi usati dalla CRO e investigator-owned systems.

PIC/S godance: Good

Practices for computerised

systems in regulated

"GxP"environments

Applicabile ai sistemi computerizzati, che possono essere di supporto agli ispettori

per training e durante ispezioni di sistemi computerizzati, nell'ambito di qualsiasi

"good practice inspection"

Applicabilità

Topic from EMA Reflection paper

1. Creation and modification of systems

2. Creation, modification and transfer of data

3. Control

4. Copying

5. Storage

CCE e Medical Device

• Electronic Patient Record Systems

• Electronic patient record systems are intended to store and transferelectronic patient records. They archive all kinds of documents and data related to a specific patient. The electronic patient records themselves are not computer programs, therefore, they should not be qualified as a medical device i.e. an electronic patient record that simply replaces a patient’s paper file does not meet the definition of a medical device.

• The modules used with electronic patient record system modules that might be qualified in their own right as medical devices are for example:

• an image viewer with functionality for diagnosis based on digital images;

• a medication module.

[Ref. Guidelines on software used within the regulatory framework of medical devices (MEDDEV 2.1/6 2012)]

Risultato analisi di dettaglio

DOCUMENTO e relativo testo applicabile alla CCE Paragrafo TOPIC: GdS2 / Pos. Paper EMA Requirement ALTRO/COMMENTI

ICH-GCP REV. 2

Applicabilità a CCE: DOCUMENTO CHE NELL'INTRODUZIONE CITA ESPRESSAMENTE I DATI ELETTRONICI

1 NA NA

Definizioni di: -copie certificate (1.11.1); -Validazione di sistemi computerizzati (1.60.1).

Each individual involved in conducting a trial should be qualified by education, training, and experience to perform his or her respective task(s). 2.8 Procedure e convalida / TOPIC 1

Gli utenti della CCE devono essere formati.

All clinical trial information should be recorded, handled, and stored in a way that allows its accurate reporting, interpretation and verification.Addendum This principle applies to all records (paper or electronic) referenced in this guideline. 2.10

Disponibilità + Integrità e sicurezza / TOPIC 5 (anche 2)

La CCE deve permettere la registrazione, gestione e conservazione dei dati relativi allo studio in modo tale da consentire un accurato resoconto, interpretazione e verifica dei dati inseriti.

The confidentiality of records that could identify subjects should be protected, respecting the privacy and confidentiality rules in accordance with the applicable regulatory requirement(s). 2.11 Riservatezza / TOPIC 5

La CCE deve garantire la riservatezza dei soggetti in accordo alle norme applicabili.

Systems with procedures that assure the quality of every aspect of the trial should be implemented. 2.13 Procedure e convalida / TOPIC 1

Devono essere implementate procedure che garantiscano la qualità della CCE .

Addendum The investigator should maintain adequate and accurate source documents and trial records that include all pertinent observations on each of the site’s trial subjects. Source data should be attributable, legible, contemporaneous, original, accurate, and complete. Changes to source data should be traceable, should not obscure the original entry and should be explained if necessary (e.g. via an audit trail). 4.9.1

Funzionalità + Integrità e sicurezza / TOPIC 2

La CCE deve permettere un'adeguata e accurata raccolta dei dati fonte (ALCOAC) e una tracciabilità delle modifiche (audit trail).

The investigator/institution should maintain the trial documents as specified in Essential Documents for the Conduct of a Clinical Trial (see 8.) and as required by the applicable regulatory requirement(s). The investigator/institution should take measures to prevent accidental or premature destruction of these documents. 4.9.5 Disponibilità / TOPIC 5

Il sistema della CCE deve prevedere misure per impedire la distruzione accidentale o prematura dei dati

Attività GdS 2

• Ricerca ed esame delle linee guida regionali (italiane) sulle

cartelle cliniche elettroniche ospedaliere

• Selezione dei documenti rilevanti per gli scopi del GdL

• Impostazione della griglia di raccolta dei requisiti

Documenti Analizzati

• Linee guida Regionali per la Cartella Clinica

Elettronica Aziendale ( codice: CRS-LG-

SIEE#02 ); revisione 02.2; data revisione

14.11.2013 -

(http://www.siss.regione.lombardia.it/)

• «CCE: indicazioni per un progetto

sostenibile» - Convegno annuale Aisis

(Associazione Italiana Sistemi Informativi in

Sanità –www.aisis.it/) 23.11.2012

Verifica CCE - Lombardia

• Lombardia Informatica (LIspa), anche sulla base del ruolo

ad essa attribuito dalla d.g.r.VIII/10031/2009, deve

accertare la compatibilità ed integrabilità con il SISS delle

soluzioni di Cartella Clinica Elettronica Aziendale di

Ricovero ed Ambulatoriale (CCE) nell’ambito delle

indicazioni e dei requisiti contenuti nelle Linee Guida,

svolgendo idonea procedura di verifica

• http://www.siss.regione.lombardia.it/wps/portal/Minisiti/si

ss/sistemi-informativi-del-territorio/procedure-di-verifica-

e-qualificazione/procedura-verifica-cce

Lineaguida CRS-LG-SIEE:

Tracciabilità vs Rintracciabilità

– Tracciabilità: tenere traccia di dati inerenti ad atti compiuti, decisioni adottate e fatti riscontrati. Consente la tracciabilità delle diverse attività svolte, in termini di responsabilità delle azioni intraprese dal personale sanitario, la loro cronologia, le modalità d’esecuzione delle stesse.

– Rintracciabilità: possibilità di conoscere quanto accaduto, anche a distanza di tempo, ricostruendo le attività svolte e risalendo agli esecutori delle stesse. >integrità

Rintracciabilità Integrità

• È necessario che la Cartella Clinica Elettronica tenga

traccia, per ciascun operazione di inserimento o

modifica (revisione del dato), delle informazioni circa:

la data e l’ora di compilazione, così come l’autore della

stessa.

• In aggiunta alla medesima, può essere prevista la

registrazione dell’ora di rilevazione a cui la compilazione

si riferisce.

• Analoghe misure di logging devono essere previste per le

attività di accesso in visualizzazione alla documentazione

clinica.

Risultato analisi di dettaglio

Descrizione Fonte Specificità/Limitazioni

Codice Privacy “adozione di idonee e preventive misure di sicurezza” (art. 31) e di “adozione di misure minime di sicurezza” (art. 33)

AISIS 3.3.4

AISIS 3.3.4

Utilizzo firewall idonei

Citato

Password

Scadenza automatica credenziali

NON TRATTATO

back up

Linea Guida Regione

Lombardia

Linea Guida Regione

Lombardia

Linea Guida Regione

Lombardia 5.3.4

protezione degli strumenti elettronici e dei dati rispetto a trattamenti illeciti di dati, ad accessi non consentiti e a

determinati programmi informatici

AISIS 3.3.4

AISIS 3.3.4

Linea Guida Regione

LombardiaNon si parla di password ma di Carta SISS Operatore per l'autenticazione al sistema

Qualora una delle componenti l’autenticazione avvenga tramite l’utilizzo di una password, questa deve essere

composta da almeno otto caratteri alfanumerici e con le caratteristiche di complessità indicate nell’Allegato B del d.

lgs. 196/2003 (modifi cate dall’utente al primo utilizzo e, a cadenza periodica di almeno tre

mesi, imponendo il successivo cambio).

Disattivazione automatica dal sistema informatico delle credenziali di autenticazione non utilizzate da almeno sei

mesi

In Disponibilità e per Business Continuity (vedi scheda Disponibilità)

Prime considerazioni (outcome)

• La validazione dei sistemi non viene menzionata

• Molti argomenti sono trasversali

– Back up e piano di Disaster Recovery

– Controllo Accessi ed Autenticazione

– Firma elettronica o digitale

• Riservatezza e Sicurezza trattati spesso in termini di

Codice Privacy

Attività GdS 3

• Raccolta di informazioni relative alle maggiori

problematiche riscontrate nel corso di studi clinici dove le

CCE erano utilizzate come Source Documents

• Definizione di un piccolo questionario da diffondere

all’interno del gruppo GIQAR – GCP per ampliare la

raccolta di informazioni, in particolare per quanto riguarda

i problemi riscontrati in corso di ispezioni e audit. Il survey

è accessibile elettronicamente da Marzo 2016

QUESTIONARIO - SURVEY(https://goo.gl/rHP0O0)

QUESTIONARIO - SURVEY

QUESTIONARIO - SURVEY

QUESTIONARIO - SURVEY

QUESTIONARIO - SURVEY

Categorie problemi riscontrati

• Limiti tecnologici dello strumento (mancanza di funzioni

necessarie, per esempio di audit trail)

• Limiti di processo - centro (sistema adeguato ma cattiva

gestione delle modalità operative)

• Limiti di processo – monitoraggio (mancato doppio

controllo verso elettronico)

Prossimi passi

• Promuovere il questionario GIQAR

• Creare una sintesi dei requisiti sia internazionali sia

nazionale e derivare le opportune considerazioni

• Sulla base dei risultati raccolti, verificare le categorie di

problemi e predisporre la checklist a supporto di

Monitor/Auditor

Guidance on

Good Data and Record

Management Practices –

draft -September 2015

GXP focus

gdl cce