Gerenciamento de Aquisições em Projetos

São Paulo – Paulista – GEEP T28

Projeto de ERP para indústria gráfica

Integrantes do Grupo

�  Carlos Eduardo Ferraz Pereira

�  Helton Harms

�  Thiago Stabile

�  Walter Peixoto

Objetivo do Trabalho

�  Este trabalho tem como objetivo, dentro da simulação de um projeto de uma empresa fictícia, explicitar todo o Plano de Gerenciamento de Aquisições do mesmo, desde o mapeamento dos pacotes buy na WBS até o encerramento do contrato com a empresa escolhida.

WBS completa Pacotes escolhidos “Make e Buy”

Critérios Make or Buy

�  Capacidade da equipe ◦  Por ser uma empresa de pequeno porte, há restrições de

espaço físico e realocação dos recursos para realocações, logo, é um critério válido se combinarmos com outros critérios como existência de fornecedores confiáveis.

�  Necessidade de fornecimento especializado ◦  Não temos condições de fornecer qualidade em

determinados serviços, por exemplo, na compra de servidor, já que temos opções no mercado.

�  Restrições de custo ◦  Contratar serviços para baixar os custos, como por exemplo

nos testes, é uma boa saída, pois a hora do desenvolvedor é cara e os testes poderão sair sem qualidade, pois o desenvolvedor não gosta de testar, e também viciados, pois se há um caso de teste que o desenvolvedor pensou certamente ele já protegeu o código para isso.

Critérios Make or Buy

�  Restrições de prazo ◦  Com a contratação de certos serviços podemos paralelizar alguns trabalhos,

pois não ficamos restritos aos recursos que possuímos. Um bom exemplo são os testes.

�  Existência de fornecedores confiáveis ◦  Se não podemos fazer um serviço com qualidade por falta de experiência e

nome no mercado e há fornecedores confiáveis podem agregar valor até na RFP/RFQ. Por exemplo, falarmos que vamos comprar um servidor da Dell ou da IBM seria melhor na visão do cliente do que falarmos que vamos montar e dar suporte a um próprio.

�  O core business da empresa ◦  Queremos manter o core business da empresa como pacote make. O

motivo é a segurança dos dados, já que somos uma empresa de software e o código pode ser copiado facilmente

�  Compartilhamento de riscos ◦  Quando compramos um serviço de um fornecedor sério e renomado

acabamos divindo a responsabilidade e os riscos com ele. Por exemplo, o suporte e manutenção dos servidores ficarem por conta da empresa contratada.

Mapa de aquisições

Nome da Empresa: ERPeixoto Projeto: ERP (Indústria gráfica) Concorrência Ítem a ser

encontrado Ref. WBS Vendor List Orçamento Prazo Critério

Make Buy

x PT ou PTs que serão

contratados

Código na WBS referente a cada

ítem

Lista de convidados a apresentar proposta

Quanto está previsto no orçamento

Que data tem que estar disponível

1 Compra de estrutura

2.2 IBM, Dell e Chinese

Services Co.

R$ 5.000,00 28/06/2013 Necessidade de fornecimento especializado

2 Teste integrado 3.2 Auditeste, SVLabs e MZP

R$ 8.000,00 31/05/2013 Necessidade de fornecimento especializado

3 Teste regressivo 3.3 Auditeste, SVLabs e MZP

R$ 10.000,00 28/06/2013 Necessidade de fornecimento especializado

4 Propaganda 4.3 GF3, Comuniq e Sambba

R$ 20.000,00 06/09/2013 Necessidade de fornecimento especializado

5 Instalação 5.1 Triad Systems, Sinosti e TQI

R$ 2.000,00 05/07/2013 Custo

6 Treinamento 5.2 Cadmus, S2IT e 5A

R$ 3.000,00 19/07/2013 Custo

7 Homologação 5.3 Cadmus, S2IT e 5A

R$ 7.000,00 23/08/2013 Custo

WBS para a gerência de aquisições

Plano de resposta ao risco

Evento Risco Resposta ao risco Momento de resposta

Empresa de teste não atende nível de serviço SLA

Pontos de controle frequentes e multa

Planejamento Contrato

Prazo na compra de Infraestrutura estourado

Estabelecer multa por dia de atraso

Planejamento Especificação Contrato Administração

Declaração de escopo

Declaração de escopo: Compra de infraestrutura Especificação do Hardware

Processador 1,8 Ghz 4 Gb de memória 1,333 Mghz Servidor robusto para rodar um ERP

Software Sistema operacional Windows Server

Qualidade Taxa de disponibilidade mínima de 99,9%

Confidencialidade Prevista em contrato, para o caso de suporte remoto ou de HD

Prazo Instalação até 28/06/2013

Suporte Instalação e configuração por conta do fornecedor Assistência 24/7

Treinamentos Operacional básico de 40 horas

Manutenção SLA de 30 minutos para incidentes críticos

Garantia 5 anos

Local de entrega Av. Paulista, 500 – Cerqueira César – São Paulo- SP

Critérios Eliminatórios

�  Empresa não constar na lista de mão de obra escrava

�  Lista internacional de lavagem de dinheiro � Arquitetura proprietária �  Produção de componentes certificada �  Escritório no Brasil

Critérios Classificatórios

�  Preço ou condições de pagamentos � Consumo de energia � Garantia acima do mínimo �  Prazo de entrega abaixo do mínimo

exigido �  Liquidez seca maior que 1

Critérios Eliminatórios

Atende aos critérios eliminatórios?

Chinese Services Co.

Dell IBM

Empresa não constar na lista de mão de obra escrava

NÃO SIM SIM

Lista internacional de lavagem de dinheiro

SIM SIM SIM

Arquitetura proprietária

NÃO SIM SIM

Produção de componentes certificada

NÃO SIM SIM

Escritório no Brasil NÃO SIM SIM

Explicitar na DT Critérios de Avaliação do Fornecedor?

�  Em partes. Critérios objetivos e que podem gerar benefícios para a empresa serão revelados.

Sistema de Pontuação

Critérios Peso Dell IBM Nota Média Nota Média

Preço ou condições de pagamentos

30 7 210 8 240

Consumo de energia

20 9 180 7 140

Garantia acima do mínimo

20 6 120 7 140

Prazo de entrega abaixo do mínimo exigido

20 6 120 9 180

Liquidez seca maior que 1

10 10 100 9 90

Total 100 520 550

Documentos de aquisições adotados

� Adotaremos um pedido de cotação (RFQ), com decisão pelo menor preço

◦ Utilizaremos este documento pois nós daremos a especificação detalhada do tipo de servidor e todo o seu suporte. Analisaremos as propostas feitas pelas empresas que passarem por nossos critérios de eliminação. Caso haja igualdade nos preços, passaremos pelo sistema de pontuação para decidir com qual empresa iremos fechar

Meio adotado para envio de convite

� E-mail e correspondência direta a fornecedor

◦ Como sabemos mais ou menos como funciona o mercado de servidores, temos uma ideia de uma lista restrita de fornecedores mais renomados, com isso, podemos ser mais assertivos. Pesa o fato também de nosso pedido ser pequeno, logo, não justifica editais, sites, etc.

Contrato

� Contrato formal de acordo

◦ Para dividir os riscos com o fornecedor em relação ao suporte e manutenção, um acordo formal é a melhor maneira de garantir que um fornecedor, seja de qualquer porte, faça o que foi combinado.

Espécie adotada para o contrato

� Espécie de Compra e Venda

◦ É o contrato adequado para bens físicos, com cláusulas de garantia, suporte e manutenção.

Tipo de Contrato

� Preço Global

◦ Como é a compra de servidores através de uma RFQ, ou seja, escopo bem fechado e definido, com garantias, suporte e manuntenção previstos, um preço fechado para tudo isso que estiver no contrato é o padrão de mercado.

Fluxo da Condução

Fluxograma: Condução das Aquisições (21): ERPeixoto

Concorrência privada para: COMPRA DE INFRAESTRUTURA

Planejamento

Especificação:Servidor robusto

Para ERP

RFQ

VENDOR LIST

IBM

DELL

Chinese Service

Avisar fornecedor por:

- E-mail- Telefonema

FORN

ECED

OR

Pré

Qua

lific

ado

DESQUALIFICADO

Cotações Avaliação dascotações

Sistema de Pontuação (“Ranking” técnico comercial)

TOTAL 100

PESO DELL IBM

520 550

FornecedorSelecionado:

IBM

CompraDa

Infraestrutura

Atitudes & Fiscalização

Fluxograma: Atitudes & Fiscalização (22): ERPeixoto

COMPRA DE INFRAESTRUTURA da IBM

Mobilização doFornecedor

Atitudes esperadas do Fornecedor:

IBMRespeito ao contrato de fornecimento

Fornecimento de manuais / desenhos de instalaçãoFiscalização

Lançamento da Ordem de Serviço

Aceite dos manuais / desenhos

Inspeção de fabricação dos servidoresNa IBM

Teste de performance dos servidoresPré embarque

Liberação para embarque

Chegada / Recebimento no usuário

Instalação

100 % Pagamento do Hardware

OK

NO

Aceite Final Encerramento daCompra (contrato)

100 % Pagamento da Instalação

Assinatura do formulário deinstalação

Mobilização do recurso interno para acompanhamento

Teste final in company

OK

NO

Relatórios (controlar aquisição)

� No momento de instalação no usuário (ítem 5.1 na WBS).

� Avanço físico por material recebido.

Fluxo do Controle do contrato

Fim/Início

Kick-off

Fiscalizar

Aceite?

Adiminstrar faturamento

Acompanhar

Reunião

Lições aprendidas

Posicionamento

Escopo do trabalho

Informações de contrato

Premissas e restrições

Inspeção montagem

Teste performance

Avanço físico recebimento

Pagar de acordo com avanço físico

Marcos da instalação

Determinar aceite final

Documentar o que for possível

Fluxo do encerramento do contrato

Tipo: Terminação

Escopo completado

Pagamento efetuado

Obrigação cumprida

Sem pendências

outras

Termo de recebimento

definitivo (TRD)

PGA- Plano de gerenciamento das Aquisições

WBS- Aquisições

Mapa Aquisições

Plano de resposta ao risco

Declaração de trabalho/ escopo

Escolha de fornecedores

Critérios classificatórios

Sistema de pontuação

Aprovado?

Critérios eliminatórios

Documentos de aquisições

RFI RFP RFQ

Definir meio de Comunicação

Definir tipo de contrato

CA

T&M

PG

Definir espécie de contrato

Doação

Troca ou permuta

Compra e venda

Consignação

Locação

Empréstimo

Prestação de

serviço

Empreitada

Realizar fluxo de condução

Atitudes e fiscalizaçõa para controle

Realizar controle de relatório das aquisições

Controlar o contrato Encerrar o contrato

FIM