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Enterprise ResourcePlanning(ERP)
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Qu es un ERP?
Es una aplicacin de software queautomatiza e integra tanto los procesos delmanejo de un negocio as como la
produccin y distribucin.Los sistemas ERP unen y sincronizan todaslas operaciones de la compaa incluyendo:Recursos Humanos, finanzas manufacturay distribucin, as como tambin debepermitir conectar a la empresa con susclientes y proveedores
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Qu es un ERP ? (cont)
Los ERP ofrecen una interfaz con el usuariopara ejecutar las transacciones de la empresay bases de datos centralizada para almacenartoda la informacin.
Los ERP son considerados como la evolucinnatural de los sistemas de planeacin derecursos de manufactura (MRP & MRP II). SePosicionan como la integracin de losdiferentes sistemas de informacin en todas lasreas de las empresas.
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Qu hacen los ERP ?
Control, gestin yplaneacin de losrecursos financieros
Planeacin deProductos
Aprovisionamiento deMateriales
Manejo de Inventarios Interaccin con
Proveedores
Proveen Servicio aClientes
Seguimiento de rdenes Manejo de Recursos
Humanos
Gestin de costos dedistribucin ymanufactura.
Principales tareas de apoyo:
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Factores de Exito
Calidad de la solucin seleccionada
Calidad del Producto
Capacidad del Proveedor
Otros Servicios asociados (comunicaciones, facilidad de integracincon otros sistemas legacy)
Metodologa probada
Valdivia, Septiembre 2010
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Factores de Exito
Administracin de las expectativas de los distintos actores
Clarificar objetivos
Soluciones traen problemas
Soluciones simples, problemas simples
Soluciones complejas, problemas complejos
Valdivia, Septiembre 2010
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Factores de Exito
Usuarios
Calidad de los usuarios (son personas claves o no?)
Compromiso de los usuarios : porque quieren que el proyectofuncione?
Tienen una Visin de negocios?
Tienen un Conocimiento operativo de la universidad?
Que porcentaje de dedicacin al proyecto
Valdivia, Septiembre 2010
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Factores de Exito
Compromiso Direccin Superior
Apoyo explcito con un Plan de Comunicacin que informe a toda
la comunidad universitaria Recursos Asignados en cantidad y oportunidad suficiente?
Valdivia, Septiembre 2010
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Factores de Exito
Cultura Organizacional
Cual es la historia Informtica? La organizacin acepta y usa las
soluciones informticas? Hay Disposicin al cambio?
Cual es la capacidad tcnica del grupo implementador?
Valdivia, Septiembre 2010
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Factores de Exito
Calidad de los consultoresCuales son los Proyectos similares exitosos
Cual es su Perfil profesional
Hay Cantidad suficiente?Se requieren consultores Tcnicos y funcionales
Contingencias : como se enfrentarn? Hay unplan B?
Comparacin con usuarios : como se comparanlos usuarios con los consultores? Podrn Trabajaren equipo y tener xito?
Valdivia, Septiembre 2010
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Si hay que elegir los 3
esenciales1. Compromiso y apoyo de la DireccinSuperior
2. Compromiso de los usuarios con el xitodel
3. Calidad de los consultores para asegurar
resolucin de los problemas que surjan
Valdivia, Septiembre 2010
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Metodologa Es imprescindible usar una metodologa que todos puedan usar
Adaptacin de la Metodologa : la metodologa debe
adaptarse al proyecto especfico si es necesario
Aplicacin de la Metodologa
Valdivia, Septiembre 2010
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Cmo trabajan los ERPs?
Los ERP hacen fluir la informacin a lo largo yancho de la empresa proveyendo una solavisin de la informacin.
Facilita el intercambio de datos entre las
divisiones de la corporacin Provee prcticas de negocio probadas en un
solo sistema de informacin.Cada mdulo del sistema trabaja
individualmente, pero al mismo tiempo en
coordinacin e integracin con el resto demdulos que conforman el ERP completo.
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SERVICIO AL
CLIENTE
PROCESOS DE NEGOCIO - REQUERIMIENTOS
PLANEACION
ALMACENAMIENTO
PRODUCCION
RECEPCION
APROVISIONAMIENTO
DESPACHO
Control de calidad del producto (Inspeccin)
Control de los productos compuestos (kits)
Inventario Consolidado en lnea
Manejo de mltiples bodegas y ubicaciones
Manejo de mtiples unidades de medida Control de Lotes/Seriales
Manejo de polticas de Inventario
Control de costo de Garantas
Seguimiento a las quejas y reclamos
Control a devoluciones
Planeacin de Compras
Seguimiento a compras e importaciones
Calificacin de proveedores
Manejo consolidado de plan de compras
Manejo de Rutas de Proceso Manejo de Herramientas en el proceso
Programacin de la produccion
Optimizacin de los recursos de produccin
Consolidado de requerimeintos de materiales
Control de los recursos de planta
Control de los desperdicios, mermas y retrabajos
Informacin al da de Inventarios
Escenarios de Simulacin
Manejo de politicas de Inventario
Manejo de productos sustitutos y acosto optimo
Optimizacin de la inversin deinventarios
Programas cumplibles
Programacin y control de los despachos
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SERVICIO AL
CLIENTE
PROCESOS DE NEGOCIO - REQUERIMIENTOS
PLANEACION
ALMACENAMIENTO
PRODUCCION
RECEPCION
APROVISIONAMIENTO
DESPACHO
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La Solucin
SISTEMA OPERATIVO
SISTEMA ANALITICO
SISTEM
ACOLABORAT
IVO
PROCESOS DE NEGOCIOS
SISTEMA TRANSACCIONAL - ERP
SISTEMA CRM
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SOLUCION PROPUESTA
CRM
CONTROL
DE
CALIDAD
ADMINITRADORDE
BODEGAS
INTELIGENCIA
DE
NEGOCIOS
COMERCIO
ELECTRONICO
PRONOSTICOS
DE
DEMANDA
CONEXION
SISTEMA A
SISTEMA
MANTENIMIENTO
PLANEACION
DE
PRODUCCION
INVENTARIO
INGENIERIA
DE
PRODUCTO
COMPRAS
PORTAL
PROGRAMACION
DE
PRODUCCION
MANUFACTURAPOSTVENTA
GESTION
DEL
SERVICIO
PORTAL
CAMPAAS
MERCADEO
PREVENTA
VENTA
COMERCIAL
CUENTAS
POR
COBRAR
CONSOLIDACION
FINANCIERA
CONTABILIDAD
CUENTAS
POR
PAGAR
COSTOS
FINANZAS
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Sistemas complementarios
Supply Chain Management
Advanced Planning and Scheduling
Warehouse Management System
Demand Planning
Business Process Management
Transport Management System
E-Procurement
Suplier Relationship Management.
CRM, otros.
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Beneficios Esperados
Disminuye los costos de produccin y de gestin deinventario
Mejora el servicio a los clientes
Planea y pronstica la demanda de producto
Permite anticipar los costos.
Asegura que los materiales requeridos estndisponibles cuando se necesitan.
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Beneficios esperados
Mejorar el flujo deprocesos
Reducir InventariosDatos ordenados, mejoranlisis
Informacin al clienteadecuada y validada
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Justificacin de la Inversin
Las Plantas tienden a ser ms eficientes Se mejora el proceso y tiempos de
entrega Se reducen los tiempos de espera Incrementa la precisin del Inventario. Reduce el inventario work-in-process Se aumentan las ventas por un mejor
servicio al cliente. La empresa obtiene mayorcompetitividad en forma sostenible.
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Riesgos en el negocio
Se tiene una inversin inicial alta Incertidumbre(software)
Aunque se trata de tecnologa lo ms importante son
las personas. Que el sistema no se ajuste con los cambios del
negocio
A los empleados les son asignadas responsabilidadesms grandes
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Factores de costo a largo y corto plazo
Costos de Implementacin
Costos internos y de Consultora
Costos de Mantenimiento
Personal de soporte ( HW + Comunicac. )
Servicios de terceros ( Tcnicos y funcionales )
Plataforma tecnolgica ( TCO )
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ERPs Impactos en la
IndustriaMayor Visibilidad Bajan los costos totales en la cadena de
suministro Acortan los tiempos de produccin
Reduce el Inventario al mnimoCoordina demanda, abastecimiento y
produccinMejora la calidad del producto
Incrementa la confiabilidad de las fechas deentrega comprometidas.
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Personas-Compromiso de Todos los Trabajadores
-Entrenamiento
-Capacidad Competitiva
-Disposicin al Cambio
Planeacin
Infraestructura HW-SW-
Comunicaciones
SystemInformtica
Actividades
Tcnicas
Calidad y Exactitud
Informacin
OrganizationOrganizacin
Estructura Organizacional
Funciones Negocio
Procesos, polticas
Delegacin, apoyo
Plan Implementacin
Actividades
Procedimentales
Calidad y exactitu
Informacin
FACTORES CRTICOS DE EXITO
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Temas a tener en cuenta
Costo total de implementacin
Dficil de decir cuando se recupera la inversin
Impacto Poltico y cultural
Dependencia en proveedores
El xito depende en gran medida del compromiso dela alta gerencia.
Re-ingeniera
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Cmo afectan al cliente?
Reduce errores en los pedidos, facturacin y envio.
Disminuye los tiempos de esperaLead Times.
Incrementa la calidad
Incluye al cliente en el proceso Extranets
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Quienes estn en el
mercado ? SAP Infor Global SolutionsOracleMicrosoftOtros ERP de Nicho (QAD, MFGpro, IBS,
..) Los Locales
No todos los ERPs son iguales.
Pero todos pueden intentar hacer lo mismo
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CASO EJEMPLO
Lista de ERPs a evaluar
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Lista de ERP s a evaluar
Los ERP que formaron parte de la lista a evaluar se seleccionaronen base a :
Posicionamiento en el mercado (lderes) y
Presencia en Chile
Vertical EducacinBanner de la empresa Sungard
Higher Education
Horizontales (varias industrias)
SAP de SAPPeopleSoft de Oracle
Corporation
Actividades realizadas
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Actividades realizadas
Agosto 2008 : Visita institucional a universidades Virginia Tech,Illinois Institute of Technology, University of Chicago
Fines 2008 hasta abril 2009 : trabajo con unidades
de Finanzas, RRHH y Direcciones VicerrectoraAcadmica para definir y especificar las
necesidades de la Uach.
Actividades realizadas
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Actividades realizadas
Request for Information (RFI) :
Estas necesidades se traducen en consultas enviadas a
los tres proveedores seleccionados.
Efectivamente se les envan 1.274 consultas relativas a
Finanzas, contabilidad, presupuestos y otros, 495
relativas a Nmina y Gestin del Capital Humano, 310
relativas a Estudiantes y procesos acadmicoadministrativos y 257 consultas tcnicas.
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Actividades realizadas
Periodo
Etapa Inicio Fin
Carta invitacin y baseadministrativa 15-05-2009 15-05-2009
Recepcin de las ofertas 19-06-2009 19-06-2009
Evaluacin de la ofertas 23-06-2009 17-08-2009
Consultas tcnicas 23-06-2009 17-08-2009
Consultas econmicas 23-06-2009 17-08-2009
Request for Proposal (RFP)
Actividades realizadas
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Actividades realizadas
Visita a la universidad de los proveedores para
presentar sus propuestas de acuerdo al siguiente
programa
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V isitas Proveedores Octubre 2009
Martes 13Saln Calle-Calle Saln Riihue
8:30
Presentacin Caso de Negocios SAP
8:30
FINANZAS Sungard HE10:00 10:00
10:15 Presentacin Caso de Negocios
Sungard HE
10:15
FINANZAS Oracle-PeopleSoft11:45 11:45
12:00 Presentacin Caso de Negocios
Oracle-PeopleSoft
12:00
FINANZAS SAP13:30 13:30
13:30
Almuerzo/Evaluacin UACh
13:30
Almuerzo/Evaluacin UACh15:00 15:0015:15
RRHH Oracle-PeopleSoft16:45
17:00
RRHH SAP18:30
http://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.ai -
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Mircoles 14 Jueves 15Saln Riihue Saln Riihue
8:30
RRHH Sungard HE
8:30CAMPUS Oracle-
PeopleSoft10:00 10:00
10:15
META4 RRHH
10:15
Evaluacin UACh11:45 11:45
12:00
Evaluacin UACh
12:00Anlisis Proyecto
Sungard HE13:30 13:30
13:30
Almuerzo
13:30
Almuerzo15:00 15:00
15:15
SAP Ciclo vida Estudiante
15:15Anlisis Proyecto
Oracle-PeopleSoft16:45 16:45
17:00
Sungard HE Estudiantes
|
Anlisis Proyecto SAP18:30 18:30
V isitas Proveedores Octubre 2009
http://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.ai -
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Rector UACh Sr. Victor Cubillos Director Finanzas Sr. Guillermo Urrutia
Vicerrector Academico Sr. Oscar
Galindo Jefe Presupuestos Sra. Marta Riveros
Vicerrector de Gestin Sr. AgustnQuevedo Contador General Sr. Ricardo Leal
Director Plan.Estrategica Sr. Jorge
Diaz Tesorera Sra. Julia Mansilla
Director Personal Sr. Hugo Lara Cobranzas Sr. Luis Barrera
Asesora Sra. Lorna Verdugo Adquisiciones Sr. Marcelo Cavieres
Jefe Procesos Sr. Ral Pilquiman Director Pregrado Sr. Patricio Altamirano
Director C.I. Sr. Eugenio Ponisio Director PostGrado Sr. Hernan Poblete
Jefe Proy.Desarrollo Sra.Nadja
Starocelsky Directora DAE Sra. Angelica Aguilar
Analista Sr. Luis Pereira Jefe Depto. Admisin Sr. Nestor Seplveda
Analista Sr. Luis Cisterna Asistente Social Sra. Ins Flores
Admin. Base de Datos Sr. Milton
Muoz Asistente Social Sra. Paola Fuentes
Analista Sr. Javier Vial Jefe Depto. Registro Academico Sra.Cristina Barriga
Cobranzas Sr. Luis Barrera
Q di l i ?
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Ordene Segn
su preferencia PeopleSoft SAP BannerU. Finanzas 2 1 3
2 1 3
2 1 3
2 3 1
2 1 3
U.Personal 3 1 2
1 3 2
2 3 1
V.Acadmica 2 3 12 3 1
2 3 1
2 3 1
1 2 2
Ranking 1,92 2,15 1,85
Que dicen los usuarios?
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Que dicen los usuarios?
Cmo evala a cada uno? PeopleSoft SAP BannerU. Finanzas 2 1 2
2 2 3
2 2 3
2 2 1
2 2 2U.Personal 1 2 1
1 2 2
2 1 2
V.Acadmica 2 2 2
2 3 12 2 1
2 3 1
2 2 2
Ranking 1,85 2,00 1,77
http://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.ai -
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Que dicen los usuarios?
Quin sabe ms de
Universidad? PeopleSoft SAP BannerU. Finanzas X
X
X
X
U.Personal X
X
X
V.Acadmica X
XX
X
X
Total Preferencias 1 3 8
CUADRO RESUMEN Banner SAP PeopleSoft
http://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.ai -
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CUADRO RESUMEN Banner SAP PeopleSoft
Foco del ERP Educacin superior Empresas Empresas
Fortaleza (origen) Estudiantes Finanzas Recursos Humanos
Nro. Instituciones 1.600 150 900Nro. IES America Latina 40 6 32
Nro. IES Chile 8 3 1
Nro. Alumnos 10.000.000 150.000 5.500.000?
Nro. Alumnos Espaol 1.200.000 40.000? ?
Localizaciones Incluidas? Si No No
Origen consultores SungardHE Neoris Quanam
Encuesta Usuarios UACh. Quien
sabe mas de Universidad? 8 3 1
Encuesta Usuarios UACh. A
quien prefiere? 1 3 2
Encuesta Usuarios UACh. Comoevala el sistema? 1 3 2
Condiciones
http://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.ai -
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Condiciones
Precios en miles de pesos
Todos los impuestos incluidos
US$ = $500
U.F. = $21.355
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ERP Mdulo
Licencia
s ERP
%
Mantenci
n ERP 1
ao
Licencias
BD
%
Mantenci
n BD 1
ao Consultora Hw
Gestin
del
Cambio Otros Total
SAP
Total
388.913 85.561 0 0 752.793 59.500 25.68432.054 1.344.505
Finanzas 177.668 39.087 0 0 336.469 0 12.453 14.449 580.124
RRHH 105.623 23.237 0 0 208.162 0 6.616 8.803 352.440
StudentLife Cycle
Management 105.623 23.237 0 0 208.162 6.616 8.803 352.441
Banner Total 357.875 66.690 241.200 55.476 740.310 59.500 0 51.822 1.572.872
Finanzas 173.510 27.127 250.155 0 0 17.511 468.302
RRHH 108.415 23.158 0 0 250.155 0 0 17.511 399.239
Student 75.950 16.405 0 0 240.000 16.800 349.155People-
Soft Total
305.105 67.123 51.438 11.316 740.143 59.500 78.77951.810 1.365.213
Finanzas 48.243 10.613 206.225 0 78.779 14.436 358.295
RRHH 91.996 20.239 211.671 0 0 14.817 338.723
Gestin
Comentarios
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Comentarios
Las cifras mostradas estn basadas en propuestas
no negociadas con los proveedores
Al proveedor seleccionado debera pedrsele unpreproyecto que incluya una lista de compras al
detalle, y un plan de trabajo formal detallado.
El precio de la Base de Datos (la misma en todoslos casos) no fue especificado por algunos de losproveedores. Es un punto a aclarar porquedistorsiona la evaluacin, como se v en lasiguiente lmina. Al eliminar la base de datosSungardHE pasa a ser el mas barato.
%
-
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ERP MduloLicencias
ERP
Mantenc
in ERP
1 ao
Consultor
a Hw
Gestin
del
Cambio Otros Total
SAP
Total
388.913 85.561 752.793 59.500 25.684 32.054 1.344.505Finanzas 177.668 39.087 336.469 0 12.453 14.449 580.124
RRHH 105.623 23.237 208.162 0 6.616 8.803 352.440
Student LifeCycle
Managemen
t 105.623 23.237 208.162 6.616 8.803 352.441
Banner Total 357.875 66.690 740.310 59.500 0 51.822 1.276.196
Finanzas 173.510 27.127 250.155 0 0 17.511 468.302
RRHH 108.415 23.158 250.155 0 0 17.511 399.239
Student 75.950 16.405 240.000 16.800 349.155People-
Soft Total
305.105 67.123 740.143 59.500 78.779 51.810 1.302.459
Finanzas 48.243 10.613 206.225 0 78.779 14.436 358.295
RRHH 91.996 20.239 211.671 0 0 14.817 338.723
Gestin
Costos internos
http://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.ai -
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Costos internos
El personal que participa en el proyecto debededicarse completamente a l. Las
participaciones de tiempo parcial NO RESULTAN,
porque las personas siguen ms preocupadas delo que pasa en su escritorio que del avance del
proyecto.
Este personal deber ser subrogado. Este costo
adicional est mostrado en la siguiente lmina.
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ERP Modulo DuracinProyecto
(semanas)
Remuneraciones
personal UACh
mensual
Total
Remuneraciones
Internas
SAP
Total
94 276.656Finanzas 26 4.052 105.353
RRHH 34 1.747 59.403
Student Life Cycle
Management 34 3.291 111.900
Banner Total 90 272.711
Finanzas 30 4.052 121.561
RRHH 30 1.747 52.414
Student 30 3.291 98.735
PeopleSoft Total 112 217.220
Finanzas 27 3.677 99.280
RRHH 47 0 0
GestinAcadmica 38 3.104 117.939
Seleccin del ERP
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Seleccin del ERP
Revisando los factores crticos de xito y fracasoenumerados anteriormente en esta presentacin hay
que fijar los siguientes parmetros de seleccin
Calidad de la Solucin : se evaluaron los mejores sistemasdisponibles en el pas con un costo muy similar. Estamos
comparando productos equivalentes.
La evolucin histrica de los ERP lderes en el mercado
parte durante la dcada de los 70 u 80 y se desarrollan a
partir de un mdulo inicial.
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Seleccin del ERP
PeopleSoft parti como un sistema de RRHH y estcentrado en esa temtica. Su fortaleza est en ese
mbito.
SAP se inici como un sistema financiero/contable y
evolucion alrededor de esa temtica donde es muy
fuerte en todo el mundo.
BANNER surgi como un sistema para manejar asuntos
estudiantiles y evolucion desde ese centro. Por eso sufuerte es Educacin Superior.
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Seleccin del ERP
La posicin en el mercado mundial, latinoamericano ychileno tambin es un criterio que favorece a Banner.
La cantidad de instituciones y alumnos que han
seleccionado a esta opcin es determinante.
Los funcionarios de la UACh que participaron en las
actividades de evaluacin prefieren Banner porque
dicen que entienden mejor el lenguaje del personal de
Banner que atiende solo a IES.
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Seleccin del ERP
La Gestin del Cambio es un componente muy importante en elxito del proyecto de implementacin, por tanto que el
consultor maneje bien el lenguaje y la problemtica universitaria
es vital al momento de enfrentar problemas y resolverlos en
conjunto.
La seleccin de los consultores que participarn en el
proyecto debe ser supervisada por la universidad, pero es
claro que mientras ms experiencias exitosas tengan en la
implantacin de sistemas en el mundo universitario, mayores
sern las expectativas de xito del proyecto UACh.
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Seleccin del ERP
RECOMENDACIN
1 Banner de Sungard Higher
Education
2 PeopleSoft de Oracle
Corporation
3 SAP de SAP
Solucin mezcla de ERP
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Solucin mezcla de ERP
Porque no implantar una mezcla de mdulos dedistintos sistemas? Por ejemplo, finanzas SAP, RRHH
de PeopleSoft y Student de Banner?
DE NINGUNA MANERA Los ERP son sistemas complejos, mezclar ms de uno hace
que se agregue complejidad de manera importante,
dificultando esencialmente el xito del proyecto
Tener una mezcla encarece notablemente la operacin
de los sistemas
Seleccin del ERP
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Seleccin del ERP
Porque no implantar una mezcla de mdulos de distintossistemas?
Una universidad chilena que tiene una mezcla de dos sistemas
estima en cerca de 150 millones de pesos al ao el costo de
mantener funcionando integradamente ambos sistemas. Necesitan financiar
Profesionales para cada una de las soluciones
Doble costo de instalacin de nuevas versiones
Mayor costo en hardware y software bsico
Actualizaciones mas complejas
Seleccin del ERP
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Seleccin del ERP
Porque no implantar una mezcla de mdulos dedistintos sistemas?
Doble trabajo de replicacin de datos de un sistema en el
otro y viceversa
Problemas de coordinacin diarios
Problemas para los usuarios que tienen que tratar de
entender como funcionan dos sistemas distintos
Problemas y mas problemas