1

fication code whenever you wanted to transfer money electronically to an other European country. As many of these countries have different regulations and forms this procedure was complicated and time consuming. Moreover – if you just wanted to make a single transaction with a foreign company, a hotel or pri-vate contact, such a transfer could and still can be very expensive.

This will change in February 2014 with the introduction of SEPA. From 1 Feb-ruary 2014 (BE)/February 1, 2014 (AE) all participating European coun-tries will have the same transfer specifi-cations. These are:• IBAN and• BIC.

And this will be all that is required – no names or other identification will be needed.

But how does it work?

Und so funktioniert esIBAN stands for „In-ternational Bank Account Number“

Down to Business

Die Sepa-Umstellung leicht gemachtSeit Herbst 2013 bereiten sich Unternehmen und Banken im europäischen Raum auf die Umstellung auf das SEPA-Verfahren vor. Es werden Briefe mit Begriffen wie Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer ver-schickt, die die Empfänger verunsichern. Worum es bei der Umstellung geht, die auch Großbritannien betrifft, das lesen Sie hier.

Ein neues Jahr,

liebe Leserin, lieber Leser,neue Herausforderungen und neue Erkenntnisse stehen bevor. Packen wir es an! In Ihrer English@work stehen auch Veränderungen an, die Ihnen die Arbeit noch weiter erleichtern werden – und einen größeren Lerneffekt bie-ten: Es wird in diesem Jahr noch mehr Übungen geben, denn „practice ma-kes the master!“(BE)/“practice makes perfect!“ (AE).In dieser Ausgabe finden Sie entspre-chend viele Übungen, aktuelle Infor-mationen, Musterbriefe und -formulie-rungen, die Ihren Alltag effektivieren sollen. Außerdem greifen wir noch öfter als bisher Ihre direkten Anfragen auf, sodass auch Kolleginnen davon profitieren können. Und nicht zuletzt werden die Möglichkeiten der Online-Nutzung noch weiter ausgebaut.

Einen guten Start wünschen

EDITORIAL

2 PO BoxIhr Dank für Weihnachtspost: Ein Networking-Anlass

4 You can say you to meWir Deutschen in den Köpfen der anderen

5 Speaker´s CornerHilfreiche Formulierungen für Ihr Meeting

7 If in doubt – cut it outDas Komma bei „but“ und „too“ IN

HALT

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Maureen Brown ist in London aufgewachsen. Sie hat viele Jahre als Assistentin und Sekretärin im Ma-nagement eines Unternehmens gearbeitet. Heute ist sie für eine Bezirksregierung in England aktiv.

Ulrike Rudolph war nach dem Amerikanistik-studium lange in den USA und ist heute in der Er-wachsenenbildung, Bereich Fremdsprachen, tätig. Sie ist Fachbuchautorin für Kommunikationsthe-men und schreibt englische Lernkrimis.

Professionelles Know-how & mehr Kompetenz für Assistenz und Sekretariat

English@work71703

01/2014 Januar

Maureen Brown (GB) Ulrike Rudolph (USA)

Kostenfrei! Nutzen Sie Ihren Login auf www.english-work.com ABenutzername: englishAPasswort Januar: jahresbeginn14 Heftarchiv, Arbeitshilfen und vieles mehr!

Als Privatkunde von Unter-nehmen gehören Sie zu den Empfängern solcher Schrei-ben, mit denen Firmen, die

eine Einzugsermächtigung von Ihnen bekommen haben – wie etwa Versiche-rungen – auf die Änderung hinweisen. Eine wichtige Änderung, aber was ge-nau wird verändert?

Das ist SEPAKennen Sie die Bedeutung von SEPA? Die Abkürzung steht für „Single Euro-pean Payment Area“, was übersetzt be-deutet „einheitlicher Europäischer Zah-lungsverkehrsraum“. Doch was heißt das genau?

Der Sinn dieser ÄnderungUntil now you had to fill in your name, bank account number and bank identi-

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English@work

and consists of 22 figures: DE (country code) 44 (test number) 36080345 (Bank identification code) 52549182 00 (ac-count number). If it consists of less than 10 numbers, zeros are used to make it up to ten.

BIC is the „Business Identifier Code“, which is the unique identification code for both financial and non-financial in-stitutions.

These important codes can be found on your business partner´s stationery and on your own bank statements.

Das bedeutet SEPA für SieSEPA is compulsory. From February on-wards only SEPA forms will be available for financial transactions such as direkt debit or bank transfer across Europe and also some European and dependent terri-tories. Names will no longer be required.

PO Box

Ihr Dank für Weihnachtspost: Ein Networking-AnlassEs ist ein einfaches Gebot der Höflichkeit, sich für Präsente zu bedanken. Beim Dank zu besonders geschenklastigen jahreszeitlichen Anlässen wie Weihnachten gibt es zu den Basics des Dankens aber noch ein paar zusätzli-che Aspekte zu bedenken, die sich von „normalen“ Geschenkanlässen unter-scheiden. Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei ankommt und wie Sie zusätzlich Networkingpunkte sammeln.

Vocabulary Box

bank statement – Kontoauszugdirect debit – Einzugsverfahrentransferal/ – Überweisungbank transfer

Mit den mündlichen oder schriftlichen Danksagun-gen nach dem „Fest der Feste“ verhält es sich näm-

lich ebenso wie mit den Glückwünschen vor dem Fest oder dem Jahreswechsel – wenn Ihr Unternehmen denn nicht auf dem christlichen Anlass besteht: In ei-nem Berg anderer, sehr ähnlicher (in Form und Inhalt) Schreiben, die alle zum gleichen Zeitpunkt eingehen, geht Ihres oder das Ihres Chefs leicht unter.Deshalb sind wir Frau Z. aus F. beson-ders dankbar für ihre Anregung.

Sie haben Recht, liebe Frau Z, ein Dank allein ist zu wenig, wenn man aktive Be-ziehungspflege damit betreiben möch-te. Also schauen wir uns die Möglichkei-ten doch einmal etwas genauer an und schlagen gleich mehrere Fliegen mit ei-ner Klappe!

1. Die Basics des DankschreibensDie absolut zwingenden Bestandtei-le eines solchen Schreibens kennen Sie bestimmt noch.

Exercise: Basics bei DankesbriefenPlease write down at least 6 basics – in complete sentences of course!1. Which kind of paper is appropriate?

_____________________________

_____________________________

2. Which kind of media is best?

_____________________________

_____________________________3. Which technique should you use for

writing?

_____________________________

_____________________________4. Which kind of mail charges(BE)/

postage (AE) are advisable?

_____________________________

_____________________________5. Should you use a circular letter?

_____________________________

_____________________________6. Are phrases like “Thank you for the

nice present. I liked it very much.” suitable? Give us a reason for your opinion.

_____________________________

_____________________________Answer key on page 4

And the use of your EC debit card will change too. You will no longer be able to use your card just by signing a receipt. You will need a PIN to use it.

LeserbriefSie schreibt:

Liebe Redaktion von English@work,

danke für die nett verpackten geballten Informationen Ihres Newsletters. Er hat mir schon oft aus der internationalen Klemme geholfen.

Eines fehlt mir allerdings: Ein Tipp, wie ich mich im Namen meines Chefs für Weihnachtspräsente bedanken kann. Und zwar so, dass dieses Schreiben dem Empfänger im Gedächtnis haften bleibt, so dauerhaft, dass dadurch der Kontakt beziehungsweise die Qualität der Beziehung vertieft wird. (…)

Insider tip from your Britisheditor Maureen Brown

It’s not actually wrong to use phrases such as in 6. The English is perfectly good and as you know the British are sometimes not too fussy about pro-tocols. But they like individual expres-sions as much as anyone else.

PO BoxAlternative Jahresgrüße zu Ostern

You can say you to meVon sprachlichen Unterschieden und falschen Freunden

Speaker´s CornerVermeiden Sie diese sprachlichen FehlgriffeCharisma: Verfeinern Sie Ihre posi-tive, zugewandte Ausstrahlung

Advanced Learner´s CornerPrepositions of Distance and Direction: “Just around the Corner”

VORSC

HAU

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English@work

respondence neither British nor US-American native speakers use „had“ in this connection.

Exercise: Musterbrief heraus-ragende DanksagungPlease describe in one sentence what the writer does to stand out from the rest of the thank you letters for a Christ-mas gift.

_______________________________

_______________________________Answer key on page 4

3. Networkingaspekt zufügenNow we have two important examples for really good thank you letters. But, there is still one missing if you want to use your letter for networking purpos-es. And why shouldn’t you take every possible chance to improve your con-tacts?

Exercise: Networkingaspekt zufügen1. Now can you figure out which one is

missing? _____________________________ _____________________________

2. Can you add such a formulation to the above letters?

So, with these basics you will now send out only individual and thoughtful thank you letters.

The following is a good basis for a thank you letter with an individual approach.

This letter contains everything that you need if you have received some-thing from one person outside the busy Christmas season.

But although it is not important in all cases to add a special hook, it would do no harm if you did. Just read the fol-Just read the fol-lowing passage.

2. Abgrenzen von der MasseIf you want to really stand out from all the other thank you letters which will arrive in January (or add something spe-cial to the basics as described above) you have several options.1. Find a special hook, which can be

sure to catch the recipient‘s atten-tion. This can be almost any per-sonal detail about him or his busi-ness, some personal knowledge of the recipient that you or your boss has (e. g. the skiing holidays or a spe-cial present the recipient gave to his family or, or, or …).

2. Wait a while so that it doesn´t arrive at the same time as all the others, send your thank you letter only after a well-judged time lapse, in February or in early March – and explain why.

”I had waited” would be the grammatically correct version as German foreign language

students would learn it. In modern cor-

_____________________________ _____________________________

Answer key on page 4

In these times when jobs and other opportunities are often given based on oral recom-

mendations you should do as much as you can to stand out of the crowd, to be noticed and to be remembered for your competences. This means: You have to work on your networking, stay in con-tact with and in the minds of your busi-ness partners.

If you keep these three important rules of the perfect thank you letter in mind you will be on the safe side in the fu-ture.

Musterbrief: Basic Dankesschreiben für einen übersandten Artikel

Dear Mr (BE)/Mr. (AE) HauserThank you so much for remembering how much I wanted detailed informa-tion about agricultural development in South Africa! The copy of your article reached me just in time to add some new data to the presentation I’m wor-king on right now.I hope everything is running smoothly in Berlin and with your projects?Best wishes

Musterbrief: Heraus-ragende Danksagung für Weihnachtspräsent

Dear Ms (BE)/Ms. (AE) LaubheimerHow did you know I am such a great lover of mystery novels? I really can’t re-call talking about this passion of mine. But somehow you picked it up and surprised me with the latest XY novel. Thank you so much for this thrilling present.I (had) waited before writing to thank you because I knew you were on your winter holidays in Switzerland. I gath-ered from the news that you must have had perfect weather for skiing and a lot of sunshine too, I hope that’s right?I had a long weekend break in January cross-country skiing in South Tyrolia and thoroughly enjoyed it.Now we are all back to work and hope-fully we will have a successful business year in 2014.Best wishes

ImpressumHerausgeber: GWI – eine Marke der WEKA MEDIA GmbH & Co. KGPostanschrift: Römerstraße 4, 86438 Kis-sing, Tel.: 08233 23 7850, Fax: 08233 23 7860, E-Mail: service@gwi.de, Internet: www.gwi.dePersönlich haftende Gesellschafterin: WEKA MEDIA Beteiligungs-GmbH, Sitz in KissingGeschäftsführung: Stephan Behrens, Michael Bruns, Werner PehlandRedaktion: Ulrike Rudolph (Chefredak-teurin, V.i.S.d.P.), Anschrift siehe obenObjektleitung: Michaela TimeusHerausgeberinnen: Maureen Brown (GB), Ulrike Rudolph (USA)Satz & Layout: contentsign, AltenahrDruck: DRUCK-Kultur GmbH, MünchenErscheinungsweise: monatlichAlle Angaben in „English@ Work“ wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Verän-derungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefo-nisch erteilte Auskünfte. Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Einwilli-gung des Herausgebers. ISSN 1862-4316

Vocabulary Box

circular letter – Serienbriefcommemorative – Gedenk-franking machine (BE)/postage meter (AE) – Frankiermaschinefussy – kleinlich, pingelingmail charges (BE)/postage (AE) – Postgebührenstand out from sth. – aus etwas heraus-

ragenstationery – Briefpapier

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English@work

You can say you to me

Wir Deutschen in den Köpfen der anderenIn dieser Rubrik geht es immer um den interkulturellen Hintergrund, darum, Vorurteile zu vermeiden und offen auf andere Kulturen zuzugehen. Dabei vergessen wir oft, dass auch die anderen ein Bild von uns, von „den Deut-schen“ im Hinterkopf haben, was den Kontakt ebenso erschweren kann. Hier kommt ein erschreckendes aktuelles Beispiel.

Answer key exercise: Basics bei Dankesbriefen 1. You should not use company headed stationery but neutral, high-quality stationery.2. A very clear “that depends” is the correct answer. In general a written letter on high

quality stationery is best, unless the recipient is used to e-mail correspondence and the gift was not of a surprisingly high value. However, if your relationship is long standing and more intimate a phone call might be a good choice.

3. A handwritten letter always shows thoughtfulness. But if you or your boss want it to look more professional you could use one of the handwriting fonts on your PC. This differentiates your letter from others – unless they use the same technique!

4. Don’t use the franking machine (BE)/postage meter (AE), use stamps. You can buy really nice commemorative ones at the post office.

5. Circular letters for thank you‘s are an absolute no-go. They are impersonal and send out the message “You are only one of many!”

6. Such phrases are like circular letters. If you don’t even mention the kind of present itself – such as a book, bottle of wine, tickets or something else – once again you are being impersonal and it can be mistaken as being rude.

Eigentlich hatte ich das Material für diesen Artikel schon gesam-melt, dann stolperte ich über ei-nen Artikel der Spiegel-Reporte-

rin Özlem Gezer in Spiegel online vom 8.11.2013, der mehr sagt als alle meine gesammelten Fakten.

In dem Artikel geht es um die Erfah-rungen der Autorin als „Musterimmi-grantin“.

Die Autorin gehört zu einer türkischen Familie, die sich längst in die deutsche Kultur integriert und auch schon in der Türkei zu den fortschrittlichen Kreisen gehört hat. Der Abschnitt, den wir hier zitieren, beschreibt den Besuch des Va-ters der Schülerin in der Schule.

Er war geladen, weil die Fünftklässle-rin sich nicht meldete, sondern ihre Kommentare immer direkt in die Klas-se rief. Die Lehrerin versorgte den Vater mit Tipps und sogar einer Liste von Fa-

milientherapeuten. Ihrer Meinung nach wurde die Schülerin zu Hause unter-drückt und durfte dort als Frau nicht sprechen, weshalb sie in der Schule das tat, was sie zu Hause nicht durfte.

Exercise: TurkifiedBitte übersetzen Sie: ’Turkified’: Why I Can Never Be a Proper GermanFrau K. had explained everything to him in “Tarzan German,” which is what Turks call it when Germans speak bad German to them in the hope that they will be better understood. Tarzan Ger-man is spoken slowly. All articles are dropped and the familiar “du” form of address is used. Verbs are not conjugated and the syntax is wrong. It includes sen-tences like this: “Herr Gezer, you know, not hit daughter because I speak with you.” My father has the theory that this Tarzan German is to blame for the fact that certain older Turks never learned proper German. Answer key see below

Völlig neu und überraschend ist die-se Darstellung nicht. Manche denken, ein solches vorurteilsbehaftetes Verhal-ten von Deutschen sei längst überholt. Offenbar ist das ein Irrtum. Und wenn es gar einen Begriff wie Tarzandeutsch gibt, kann man sicher sein, dass dieses Verhalten verbreiteter ist als angenom-men.

So wie wir Deutschen unsere Vorurtei-le über andere Kulturen haben, so ha-ben auch die Angehörigen der ande-ren Kulturen ihre Vorurteile über uns. Es ist gut, das im Hinterkopf zu haben, wenn wir mit anderen Kulturen in Be-rührung kommen.

Answer key exercise: Musterbrief herausragende DanksagungThe writer uses 1. a hook (the knowledge of his passion

for mystery novels) and 2. a well-judged time lapse to get the

recipient’s full attention.Answer key exercise: Networking aspekt zufügen1. The opportunity for further contact

is missing.2. This is only one example, it could be

different from your suggestion.By the way: Did I mention that I will be in Berlin next month, from 24th to 26th February(BE)/February 24th to 26th (AE). Maybe we can meet for lunch or din-ner? Just let me know when it would suit you best.

Answer key exercise: TurkifiedFrau K. hatte ihm alles in “Tarzan-deutsch” erklärt, so nennen Türken es, wenn Deutsche schlechtes Deutsch mit ihnen sprechen in der Hoffnung, besser verstanden zu werden. Tarzan-deutsch wird langsam gesprochen. Man lässt alle Artikel weg und benutzt die familiäre Anrede “du”. Man konju-giert die Verben nicht und benutzt fal-schen Satzbau. Tarzandeutsch enthält Sätze wie diesen: “Herr Gezer, du weißt, nicht schlagen Tochter weil ich sprech mit dir.” Mein Vater hat die Theorie, dass dieses Tarzandeutsch Schuld daran ist, dass gewisse ältere Türken niemals ver-nünftiges Deutsch gelernt haben.

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Speaker’s Corner

Hilfreiche Formulierungen für Ihr Meeting Meetings in einer Fremdsprache sind bei vielen jungen Assistentinnen angstbesetzt. Dabei haben sie viele Vorteile gegenüber der Schriftform: Missverständnisse können direkt ausgeräumt und die nonverbalen Elemen-te können genutzt werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie angstfrei durch das erste wichtige Meeting mit US-amerikanischen oder britischen Gesprächs-partnern kommen.

Warum ist es so viel schwie-riger, ein Meeting in ei-ner Fremdsprache sou-verän durchzustehen,

als einen Brief auf Englisch zu verfas-sen? Das liegt daran, dass man sich in einer persönlichen Gesprächssitua-tion nicht ausschließlich auf knappe oder auch vorformulierte Sätze stützen kann. Stattdessen ist soziale Interaktion gefragt. Und die Umgangsformen sind je nach Kultur verschieden.

Briten und Amerikaner haben ihre eigene Meeting-KulturBriten und Amerikaner gehen an Mee-tings völlig unterschiedlich heran – und sie erwarten auch jeweils etwas anderes von ihren Gesprächspartnern. Kennen Sie die Unterschiede (s. Übung)? Denn

nur dann können Sie erfolgreich Ihre Interessen und die Ihres Unternehmens vertreten.

Mit aller Vorsicht könnte man die un-terschiedlichen Haltungen von Briten und Amerikanern in Meetings und Ver-handlungen so zusammenfassen: Bri-ten handeln überlegt und diplomatisch, Fair Play spielt eine große Rolle. Ame-rikaner wollen die Zeit optimal nutzen und schnelle Ergebnisse sehen.

Allerdings sind die genannten Unterschiede nur dann so stark ausgeprägt, wenn es um

interne Meetings geht oder sich die Teilnehmer bereits kennen. Bei Treffen zwischen verschiedenen Unternehmen und mit Teilnehmern, die sich erst noch

kennen lernen müssen, fallen die Unter-schiede deutlich schwächer aus: Ameri-kaner verhalten sich dann durchaus eher „britisch“, also beispielsweise höf-lich und zurückhaltend.

Der Grad der Vertrautheit spielt übri-gens bei allen Punkten eine Rolle, und mit steigender Bekanntheit wächst na-türlich auch Ihre Sicherheit im Um-gang mit dem Gesprächspartner. Da-mit nimmt auch Ihre Fähigkeit zu, sein Verhalten richtig einzuschätzen und an-gemessen darauf zu reagieren.

In 3 Schritten zur perfekten Meetingvorbereitung Don’t become flustered by all these cul-tural pitfalls. If you prepare yourself carefully, you will be able to cope with every situation in a meeting – and with every kind of conversational partner, British or American.

Step 1: Die Agenda kennenRead the agenda carefully and take notes concerning questions and possi-ble contributions. Make your notes in English, not in German! Then you do not have to translate them during the meeting.

Step 2: Den kulturellen Hinter-grund der Teilnehmer einbeziehenBe prepared for the specific American or British way of executing a meeting. Take into consideration the basic cultur-al facts of our “Kultur-Check”. To learn more about British or American behav-iour in meetings, you can:• ask an insider for information, e.g.

a co-worker or colleague who has worked with American or British busi-ness partners.

• ask an American or British friend or colleague who also knows German culture to be able to draw compari-sons.

Exercise: Kultur-Check

Kreuzen Sie bitte an, für welche Kultur welche der folgenden Aussagen zutrifft.

Kultur-Check: Unterschiede im UK und in den USA UK USA

1. Das Meeting dient auch als Plattform dafür, sich selbst zu prä-sentieren.

2. Zu Beginn ist Smalltalk als Einstieg üblich.

3. Ein direkter Einstieg ins geschäftliche Thema gilt als unhöflich.

4. Energisches, beharrliches Vorgehen wird geschätzt.

5. Ablehnung wird offen geäußert.

6. Ablehnung wird eher versteckt (auch humorvoll) geäußert.

7 Aggressives (Verkaufs-)Verhalten wird nicht nur akzeptiert, sondern erwartet.

8. Sie können Ihre Gesprächspartner durch Humor und Fairness beeindrucken.

9. Entscheidungen werden schnell getroffen.

10. Ihre Gesprächspartner verhandeln freundlich, aber zäh.

Answer key on page 6

Insider tip from your Britisheditor Maureen Brown

Unterschätzen Sie in keinem Fall die Bedeutung des Smalltalks! Er kann zwischen 10 und 50 % des Gesprächs ausmachen und sogar der wichtigste Bestandteil des Meetings sein.

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wide spread prejudice against Ger-mans is they have no sense of humour (BE)/humor (AE). You can refute this prejudice by preparing a funny anecdote or some harmless jokes. Make sure you choose the right situation to tell them and you will positively surprise your business partners.

Step 3: Sich vorab testenIf you are about to attend your first meet-ing in English, you might want to prac-tice first. In that case ask some friends or co-workers to have a “test meeting” with you. That is a perfect way to find blind spots in your vocabulary and in your debating skills as well.

Nie mehr sprachlos: Wichtige Sätze für Ihr nächstes Business-MeetingThe following sentences can be helpful for different stages of a meeting and for different ways of expressing your inter-ests and views.

Vorstellung – Introduction• Good morning/afternoon/evening.• Nice to see/meet you.• Thank you for coming.• Make yourself at home.• My name’s Peter Hansen and this is

my co-worker Ms (BE)/Ms. (AE) Lau-ra Kahl.

• It’s my great pleasure to introduce you to Ms (BE)/Ms. (AE) Gerda Uhlen-brock.

• Have you met Karl Meier?

Zustimmung – Agreement• You’re right.• I agree.• I share your opinion.• I think I could live with that.• That would be satisfactory.• I share your view that …• I agree up to a point, but …

Ablehnung – Disagreement• I disagree.• I beg to differ.• I have certain reservations.• I’m afraid I don’t go along with this.• I’m afraid I’m not convinced.

Abschwächung der Ablehnung – diminishing the disagreement• I’m afraid …• I’m sorry, but ...• To be honest …• Excuse me, but …

Einen Vorschlag machen, eine Mei-nung äußern – Making a proposal/giving an opinion• I suggest that ...• I propose the motion that ...

• My suggestion/recommendation is …• I’d say that …• In my eyes …• In my view/opinion …• As I see it …• It seems to me that …

Argumentieren – Arguing• I’d like to point out that ...• The advantages are ...• Could I just comment on that?• It depends on whether ...• As a consequence we have to ...• As far as I know ...• Moreover …• There is another aspect which must be

considered …

Kompromisse schließen – Compromising• Let’s strike a compromise.• I’m sure we’ll be able to fi nd a com-I’m sure we’ll be able to find a com-

promise.• Can I take it that we agree on this

point?

Kommunikationsprobleme lösen – Dealing with communication problems• Sorry, could I just finish?• I think we’re talking at cross-purposes.• Allow me to rephrase that …

Zeit gewinnen – Stalling for time• I’m afraid I have to check back on this.• I’ll have to clear that with my office.• We shouldn’t act in haste on such a

crucial matter.• Could we have a little more time,

please?• Could we break for twenty minutes?

Another term to be aware of is “adjourn(ed)” which means stopping the meeting for a spe-

cific purpose and a specific length of time to obtain more information or have further discussions, and “re-adjourn” the meeting at an agreed time: “Can we adjourn the meeting until 2:30 pm to obtain further information?”

Mit Humor punkten beim MeetingpartnerHaving talked about prejudices in our intercultural section “You can say you to me” we now return to this subject. One

Vocabulary Box

become flustered – nervös werdencheck back on – Rücksprache sth. haltencope with – etwas meis-

tern, mit etwas fertig werden

disprove – widerlegendraw comparisons – Vergleiche zie-

hen/anstellenpitfall – Fallstrickpropose the motion – den Antrag

stellenreservations – Bedenken, Vor-

behalterephrase – anders

formulierenstall for time – Zeit gewinnentalk at cross- – aneinander purposes vorbeireden

Schnell-Check:Vorbereitung eines Meetings

Was genau ist der Zweck des Tref-fens?

Was sind die Erwartungen der Ge-sprächspartner in Bezug auf das Pro-tokoll? (Tagesordnung, Kleidung, Grad der Förmlichkeit)

Welcher Gesprächsstil ist zu erwar-ten? (aggressiv, zurückhaltend, höf-lich, humorvoll, schnell)

Welche Ziele haben die anderen? (schneller Abschluss, Vorbereitung einer Entscheidung, erst einmal Auf-bau einer Beziehung)

Welche Ziele habe ich? Welche Ver-haltensweisen und welche sprachli-chen Mittel habe ich zur Erreichung meiner Ziele zur Verfügung?

Answer key exercise: Kultur-CheckGB: 2, 3, 6, 8, 10USA: 1, 2, 4, 5, 7, 9

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English@work

Tatsächlich stellen uns Leserin-nen immer wieder diese Fra-gen. Höchste Zeit also, uns die-ser beiden Problemwörtchen

einmal intensiver anzunehmen.

Die Eigenschaften des Wörtchens „but“In German there are certain words that are often preceded by a comma, such as “dass”, “wenn”, “ob”, or “weil”. The reason for this is that in many cases they intro-duce a relative clause and in German relative clauses are set off by a comma.

This makes for a comma rule that is easy to remember and use. In English, you cannot so easily attach a rule to one word, such as “but”, and say to always or never use a comma with it. It depends on the context of the sentence.

“But” can do several things in a sen-tence. Sometimes it requires a comma

If in doubt – cut it out

Das Komma bei „but“ und „too“Die englische Kommasetzung scheint einfacher als die deutsche, doch sie hat ihre Tücken. Besonders schwer ist die Antwort auf die Frage, ob man ein Komma bei „but“ und „too“ braucht oder nicht. Da kommen selbst Mutter-sprachler ins Straucheln. Doch wir räumen für Sie die Stolpersteine aus dem Weg.

and sometimes it does not. This small word has characteristics that make it unique. First and foremost, “but” is a conjunction. It is not just any kind of conjunction: it is a coordinating con-junction.

Verbindungen herstellenDoes this ring a bell? We talked about co-We talked about co-ordinating conjunctions in the 02/2013 issue, during our discussion on comma splices.

Coordinating conjunctions are often used to join two main clauses. And when they

do, they require a comma.

So this, at least, is a clear example of where you always use a comma before “but”. (As you undoubtedly recall, a main clause is a phrase that can stand alone, i.e., one containing both a sub-ject and a predicate.) In English the use

of the comma is necessary here:• I have been filing these records for

years, but I can’t find your case.• The customer wanted an appointment

tomorrow, but Mr Durham will be out of the office all day.

Ausnahme: Sehr kurze VerbindungenThose of you with very good memories will remember that in the 02/2013 issue we also said it is okay• to omit these commas if the main

clauses are very short and closely connected.

Even though the comma can be omit-ted in such cases, it is still never wrong to use it. Thus, both of these sentences are correct:• He likes it but I don’t.• He likes it, but I don’t.

Such examples boil down to the pre-ferences of the writer. However, you should bear in mind that it is riskier to leave the comma out than put it in. So unless you have very good “comma sense”, you should always use a comma whenever “but” joins two main claus-es. This way you will always be on the safe side.

Exercise: Koordinierende KonjunktionenNow that it has come up, let’s not pass up the opportunity for a quick review. Can you name the other six coordinat-ing conjunctions that can be used to join two main clauses? Write them down – they are short enough to fit on two lines:_______________________________

_______________________________Answer key see below

„But“ stellt einen Kontrast darWhen coordinating conjunctions link words or phrases that are not main clauses, they normally do not require a Diese 3 Kongresstage haben

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Answer key exercise: Koordinie-rende Konjunktionen for, and, nor, or, yet, so. You can use the mnemonic FANBOYS to help you re-member all seven.

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English@work

comma. For reasons that will soon be-come clear, we will first look at examples that don’t use “but”.

In the following sentences, “and” and “or” are not joining two main clauses, but simply continuing the sentence by adding another verb phrase:• I called the electrician and made an

appointment for next week. • He didn’t know if he should shake her

hand or give her a hug.

While this rule applies to “but” as well, it is complicated by the fact that “but”, by definition, always sets up a contrast to the rest of the sentence.

And another comma rule states that commas should be used to initiate expressions of

contrast.

Again, let’s first look at examples that don’t use “but”.• I asked for the red file, not the blue one.• She was interested in the conversation,

not the food.

Mehrere MöglichkeitenThese two examples present something of a dilemma when it comes to “but”. Al-most any expression that starts off with “but” can be considered a contrasting element. For example, “but” could be added to the second sentence above with only the slightest change in meaning:• She was interested in the conversation,

but not the food.

On the other hand, as a coordinating conjunction, “but” does not require a comma to precede it if it is linking words or phrases that are not a main clause. So the same sentence could also be writ-ten:• She was interested in the conversation

but not the food.

One difference between these two sen-tences is the emphasis. The comma calls attention to the contrast and emphasises (BE)/emphasizes (AE) it.

„But“ kann auch eine Präposition seinSometimes “but” does not act as a con-junction: it can also be a preposition. “But” as a preposition means the same thing as “except (for)” or “apart (from)”. And in these cases it is never preceded by a comma:• Everyone is going to the meeting but

me.• He agreed to all but one of the con-He agreed to all but one of the con-

ditions.

Das Komma beim Wörtchen “too” Luckily the second problem word, “too”, is not as complicated as “but”. Let’s take a closer look.

Die verschiedenen MöglichkeitenIt is an adverb that means the same thing as “in addition”, “also”, and “as well”.

In fact this adverb can be used differently to indicate that something or somebody is

more than … good, strong etc. Like in “She is far too clever”. In this example “too” specifies only the adverb “clever” and there is no need to even think about inserting commas. But the way this is used is not in question today.

Exercise: Komma bei „too“The question is whether “too” when meaning “also” is separated from the rest of the sentence. Here are the options:1. She wanted a new computer too.2. She wanted a new computer, too.3. She too wanted a new computer.4. She, too, wanted a new computer.Which sentences do you think are cor-rect? Tick them off.

Answer key see below

Diametral entgegengesetzte AnsichtenThere are two differing opinions about the use of “too”, and they couldn’t be far-ther apart from each other.

Die HardlinerThe hardliners insist on the use of the comma to separate “too” from the rest of the sentence as in example 2 and 4. This is what they learnt at school and which is still common in some publishing and business companies. Some members of this faction say it has always been this way and that’s the reason why it should stay.

Answer key exercise: Komma bei „too“All 4 answers are possible and used in everyday English in the UK and in the US as well.

Insider tip from your Britisheditor Maureen Brown

You can easily test whether “but” is being used as a preposition: sim-ply substitute “except (for)” or “apart (from)” and see if the sentence still makes sense. If it does, “but” is being used as a preposition.

Vocabulary Box

apply to – gelten fürattach a rule – eine Regel

anwendenboil down to sth. – auf etwas hinaus-

laufenbottom line – Endresultatfaction – Interessensgruppemnemonic – Eselsbrücke,

Gedächtnisstützeomit – auslassenring a bell – einem bekannt

vorkommenunique – einzigartig

Fortsetzung folgt in der Märzausgabe.