emc documentum digital asset manager · restaurar los formatos de archivo asociados a los valores...

EMC DocumentumDigital Asset Manager

Versión 6.5 SP2

Guía del usuario

P/N 300-010-221 A01

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Fecha de publicación: Agosto de 2009

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Tabla de Contenidos

Prefacio ................................................................................................................................ 15

Capítulo 1 Repositorios .................................................................................................. 17Iniciar sesión en un repositorio .......................................................................... 17

Iniciar sesión como usuario rápido ................................................................ 19Iniciar sesión en otro repositorio.................................................................... 19Cerrar la sesión de todos los repositorios........................................................ 19Definir los repositorios favoritos.................................................................... 20

Explorar repositorios ........................................................................................ 20Ver una imagen en el panel de contenido ....................................................... 21Seleccionar las columnas que aparecen en las listas ......................................... 21Explorar categorías ....................................................................................... 22

Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección ................................... 23Definir las preferencias ..................................................................................... 24Abrir una ventana de repositorio adicional......................................................... 26Arrastrar y colocar............................................................................................ 26Hacer clic con el botón derecho ......................................................................... 27Cambiar las vistas de archivo ............................................................................ 27Ver mensajes .................................................................................................... 27Ver el estado de las operaciones en segundo plano.............................................. 28Actualizar la página.......................................................................................... 28Seleccione la transferencia de contenido HTTP o UCF......................................... 29Uso de los cuadros de diálogo modales .............................................................. 29Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de MyDocumentum ................................................................................................... 30Ver la información del producto ........................................................................ 30

Capítulo 2 Archivos y carpetas ....................................................................................... 31Crear un archivo............................................................................................... 31Crear una carpeta ............................................................................................. 32Crear un archivador.......................................................................................... 33Definir las propiedades..................................................................................... 33Retirar y editar archivos .................................................................................... 34

Información general sobre retirada y edición .................................................. 34Retirar archivos ............................................................................................ 35Registrar archivos......................................................................................... 36

Información de registro............................................................................. 37Versiones ................................................................................................. 38Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente ................... 39

Cancelar la retirada de archivos..................................................................... 40Ver archivos retirados actual y recientemente ................................................. 40

Guía del usuario de Digital Asset Manager Versión 6.5 SP2 de EMC Documentum 3

Tabla de Contenidos

Ver un archivo en modo de sólo lectura.............................................................. 41Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo............................................... 41

Restaurar los formatos de archivo asociados a los valorespredeterminados .......................................................................................... 42

Importar archivos en el repositorio .................................................................... 43Exportar archivos del repositorio ....................................................................... 44

Exportación detallada ................................................................................... 45Eliminar elementos del repositorio .................................................................... 46Mover un elemento a otra ubicación del repositorio ............................................ 46Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio................................ 47Ver el Portapapeles ........................................................................................... 48Enlaces ............................................................................................................ 48

Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio..................................... 48Enlazar un elemento a otro repositorio........................................................... 49Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ......................... 50Enlazar un elemento de repositorio a su equipo.............................................. 50Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos desu explorador ............................................................................................... 50Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento delrepositorio ................................................................................................... 51Conversión de las DRL de escritorio en las URL de Webtop............................. 51Abrir enlaces enviados por correo electrónico................................................. 53

Suscripciones ................................................................................................... 53Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo ............................. 53Exportar la información mostrada en una lista.................................................... 54

Capítulo 3 Mensajes de correo electrónico ...................................................................... 57Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correoelectrónico ....................................................................................................... 57Almacenamiento de los anexos de correo electrónico .......................................... 58

En el modo Colaboración .............................................................................. 58En el modo Archivo...................................................................................... 59

Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio .......................... 59Conversión del correo electrónico al formato EMCMF..................................... 60

Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización................................... 63Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF ............................... 64Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio ................................... 64Buscar y abrir un anexo de correo electrónico ..................................................... 65Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico ................................. 65Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio ...................................... 66Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo ........................ 66

Capítulo 4 Buscar .......................................................................................................... 67Ejecutar una búsqueda simple ........................................................................... 67

Definir más los términos de búsqueda ........................................................... 68Ejecutar una búsqueda avanzada....................................................................... 71

Especificar valores para una búsqueda avanzada ............................................ 71Ver los resultados de la búsqueda ...................................................................... 76

Exploración inteligente ................................................................................. 76Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real..................................... 77

4 Guía del usuario de Digital Asset Manager Versión 6.5 SP2 de EMC Documentum

Tabla de Contenidos

Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos ............................... 79Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda........................ 79Mejorar su experiencia de búsqueda .................................................................. 80

Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda................. 80Indexar un repositorio .................................................................................. 82Elementos que se pueden buscar ................................................................... 82

Búsquedas guardadas ....................................................................................... 83Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante .......................................... 83Ejecutar una búsqueda guardada................................................................... 84Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutarla búsqueda.................................................................................................. 84Editar una búsqueda guardada...................................................................... 84Copiar una búsqueda guardada..................................................................... 85

Plantillas de búsqueda ...................................................................................... 85Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda ................................. 86Crear una plantilla de búsqueda .................................................................... 86Editar una plantilla de búsqueda ................................................................... 87Modificar la definición de una plantilla de búsqueda ...................................... 87Copiar una plantilla de búsqueda .................................................................. 88

Definir preferencias de búsqueda ...................................................................... 89

Capítulo 5 Bandeja de entrada ....................................................................................... 91Bandeja de entrada información general............................................................. 91Abrir tareas o notificaciones .............................................................................. 92Realizar tareas.................................................................................................. 92Completar una tarea ......................................................................................... 93Aceptar tareas asignadas a varios usuarios ......................................................... 94Rechazar una tarea ........................................................................................... 95Delegar una tarea ............................................................................................. 95Repetir tareas ................................................................................................... 96Cambiar la disponibilidad para las tareas........................................................... 96Tareas de cola de trabajos .................................................................................. 97

Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola ........................................ 97Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos .......................... 98Seleccionar tareas de la cola........................................................................... 98

Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos .................................................................. 101Iniciar flujos de trabajo.................................................................................... 101Enviar flujos rápidos....................................................................................... 103Ver flujos de trabajo ........................................................................................ 104Pausar un flujo de trabajo................................................................................ 105Reanudar un flujo de trabajo en pausa ............................................................. 105Detener un flujo de trabajo .............................................................................. 105Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o unejecutante del flujo de trabajo .......................................................................... 106Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo.................................................... 106Cambiar el supervisor del flujo de trabajo ........................................................ 107Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo deMicrosoft Excel............................................................................................... 107


Tabla de Contenidos

Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo ............................. 108Crear una plantilla de flujo de trabajo .............................................................. 108

Capítulo 7 Colas de trabajos ........................................................................................ 109Roles de colas de trabajos ................................................................................ 109Configurar una nueva cola de trabajos ............................................................. 111Configurar la coincidencia de asignación de trabajo .......................................... 111

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso ......................... 112Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo ................................. 112Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una colade trabajos ................................................................................................. 114

Políticas de colas de trabajos............................................................................ 115Prioridades de tareas .................................................................................. 115

Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad yantigüedad de las tareas.......................................................................... 116

Crear o modificar políticas de colas.............................................................. 117Definir una categoría de cola ........................................................................... 118Definir una cola de trabajos ............................................................................. 119Definir políticas de anulación de colas de trabajos ............................................ 121Gestionar usuarios de colas de trabajos ............................................................ 122

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos .............................................. 122Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ............................................... 123Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación detrabajo ...................................................................................................... 123Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos.............................. 125

Supervisar colas de trabajo .............................................................................. 126Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuariodeterminado .............................................................................................. 128Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario ............... 128Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos ............................ 129Suspender una tarea de cola de trabajos ....................................................... 129Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos.................................... 130Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola................................... 130

Crear calendarios comerciales ......................................................................... 131

Capítulo 8 Ciclos de vida ............................................................................................. 135Ver ciclos de vida............................................................................................ 135Asignar un ciclo de vida a un archivo .............................................................. 136Quitar ciclos de vida de archivos ..................................................................... 136Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida..................................... 137Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida ....................................... 137Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida ...................................... 137Reanudar un archivo suspendido .................................................................... 138

Capítulo 9 Copias y transformaciones ........................................................................... 139Información general sobre copias y transformaciones........................................ 139Ver copias ...................................................................................................... 140Arrastrar y colocar copias en el escritorio ......................................................... 141Importar copias .............................................................................................. 141Definir una copia predeterminada para un objeto ............................................. 142


Tabla de Contenidos

Visualización de la copia predeterminada ........................................................ 142Sustitución de la miniatura predeterminada de un objeto .................................. 143Restablecer copias........................................................................................... 143Transformar documentos al formato PDF o HTML ........................................... 144Crear copias mediante transformaciones .......................................................... 145Crear objetos relacionados mediante transformaciones...................................... 146Sustitución de un archivo mediante transformación.......................................... 147Creación de una nueva versión mediante trasformación.................................... 148Crear paquetes mediante transformaciones ...................................................... 149Ver las propiedades de la transformación guardada .......................................... 150Habilitar la notificación en la Bandeja de entrada.............................................. 151

Capítulo 10 Guiones gráficos y vista previa activa ........................................................... 153Información general sobre guiones gráficos ...................................................... 153Ver guiones gráficos de documentos ................................................................ 154Uso de la vista previa activa ............................................................................ 154Anular miniaturas de documento desde la vista previa activa............................ 155Ver un guión gráfico de vídeo.......................................................................... 156Reproducir un vídeo del guión gráfico............................................................. 158

Capítulo 11 Detalles de vídeo ........................................................................................ 161Información general sobre detalles de vídeo ..................................................... 161Editar detalles de vídeo................................................................................... 162Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo.................................................... 163Integrar un servidor de transmisión................................................................. 164

Requisitos .................................................................................................. 164Configurar un servidor de transmisión ........................................................ 165Configurar áreas de almacenamiento de transmisión .................................... 165Configurar almacenamiento predeterminado para los objetos deformato...................................................................................................... 166

Buscar nombres de formato de archivos ................................................... 166Formatos de Windows Media.................................................................. 167Formatos de Real Media.......................................................................... 167Formatos de Darwin ............................................................................... 168

Garantizar que el servidor de transmisión puede acceder a las áreasde almacenamiento..................................................................................... 168

Servidor de Windows Media versión 9..................................................... 168Servidor Real Helix Universal en Windows .............................................. 169Servidor Real Helix Universal en Solaris .................................................. 169

Crear puntos de montaje ............................................................................. 170Definir el atributo base_url del área de almacenamiento................................ 171Probar el servidor de transmisión ................................................................ 172

Real Helix en Windows........................................................................... 172Real Helix en Solaris ............................................................................... 174

Seleccionar los parámetros de configuración de transmisión.............................. 175Cambiar el formato de copia predeterminado............................................... 175

Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo............................................ 176Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico devídeo ............................................................................................................. 177Ver subclips de vídeo...................................................................................... 177


Tabla de Contenidos

Crear subclips de vídeo................................................................................... 178Editar subclips de vídeo.................................................................................. 179Eliminar subclips de vídeo .............................................................................. 180Ver pistas de texto de vídeo............................................................................. 181Crear pistas de texto ....................................................................................... 182Editar pistas de texto ...................................................................................... 183Eliminar pistas de texto................................................................................... 184Crear derechos de propiedad intelectual .......................................................... 184

Capítulo 12 Agregado de PowerPoint ............................................................................. 187Vista general de agregado de PowerPoint......................................................... 187Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint................................................ 188Ver el agregado de PowerPoint ........................................................................ 189Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint............................................... 189Buscar presentaciones y diapositivas................................................................ 190Crear una presentación de PowerPoint............................................................. 192Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint ................................. 193Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint ...................... 193

Capítulo 13 Colecciones ................................................................................................ 195Información general sobre colecciones ............................................................. 195Agregar contenido a colecciones ...................................................................... 196Crear nuevas colecciones................................................................................. 197Ver el contenido de una colección .................................................................... 197Ordenar el contenido de una colección............................................................. 198Combinar el contenido de una colección en un PDF .......................................... 199Reproducir el contenido de un depósito de vídeo ............................................. 200Copiar copias a otras colecciones ..................................................................... 200Agregar colecciones a Colecciones favoritas ..................................................... 201Quitar colecciones de Colecciones favoritas ...................................................... 201Seleccionar y crear copias alternativas en una colección..................................... 201Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de unacolección ........................................................................................................ 204Descargar colecciones ..................................................................................... 205Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como) .......................... 206Ver las descargas activas ................................................................................. 208Ver colecciones en otros productos de Documentum......................................... 208

Capítulo 14 Colaborar con otros usuarios ....................................................................... 211Crear y editar texto con formato ...................................................................... 211Discusiones .................................................................................................... 212

Ver discusiones........................................................................................... 213Agregar y editar comentarios ...................................................................... 214Eliminar comentarios.................................................................................. 215Discusiones en los resultados de búsqueda................................................... 215

Notas............................................................................................................. 215


Tabla de Contenidos

Carpetas y archivadores contextuales............................................................... 216Calendarios.................................................................................................... 218

Crear calendarios y eventos......................................................................... 218Especificar propiedades de eventos repetidos ............................................... 220Ver calendarios y eventos ............................................................................ 222Editar calendarios y eventos ........................................................................ 222Eliminar calendarios y eventos .................................................................... 222Calendarios en los resultados de búsqueda .................................................. 223Exportar e importar con calendarios ............................................................ 223

Tablas de datos............................................................................................... 223Crear tablas de datos y entradas .................................................................. 224Ver tablas de datos...................................................................................... 227Ver las entradas de la tabla de datos............................................................. 227Editar tablas de datos.................................................................................. 228Editar las entradas de la tabla de datos......................................................... 228Eliminar tablas de datos .............................................................................. 229Importar y exportar con tablas de datos ....................................................... 229

Salas .............................................................................................................. 230Visitar salas................................................................................................ 230Enlazar a salas............................................................................................ 231Acerca de los objetos controlados por salas................................................... 231

Quitar el control de los objetos de una sala ............................................... 231Crear una sala ............................................................................................ 232Editar las propiedades de una sala............................................................... 233Pertenencia a salas ...................................................................................... 234Copiar salas ............................................................................................... 235Mover o enlazar a una sala .......................................................................... 236Eliminar una sala........................................................................................ 236

Gestionar la pertenencia a salas ....................................................................... 237Administrar usuarios sin la función de administrador....................................... 239

Crear nuevos usuarios ................................................................................ 240Modificar usuarios...................................................................................... 241Ocultar usuarios (ocultar miembros)............................................................ 242Carpetas restringidas ................................................................................. 243

Capítulo 15 Formularios ................................................................................................. 245Introducir datos en formularios ....................................................................... 245Formato de texto en un formulario .................................................................. 246Crear nuevos formularios................................................................................ 248Guardar como funcionalidad........................................................................... 248

Capítulo 16 Registros .................................................................................................... 249Declarar un elemento como un registro formal ................................................. 249

Especificar valores en el formulario correspondiente al declararregistros formales ....................................................................................... 250

Especificar valores para los registros formales normales............................ 251Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2..................... 251Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4..................... 252

Enlazar un registro ......................................................................................... 255Crear una relación de registros ........................................................................ 256Ver una relación de registros ........................................................................... 256Quitar una relación de registros....................................................................... 256Realizar solicitudes de biblioteca ..................................................................... 257


Tabla de Contenidos

Capítulo 17 Documentos virtuales .................................................................................. 259Información general sobre los documentos virtuales ......................................... 259Crear un documento virtual ............................................................................ 260Ver la estructura de un documento virtual........................................................ 260Ver el contenido de documentos virtuales ........................................................ 261Agregar descendientes a documentos virtuales................................................. 262Reordenar los descendientes de documentos virtuales ...................................... 264Quitar descendientes de documentos virtuales ................................................. 265Especificar que una versión determinada de un descendiente se utilicesiempre.......................................................................................................... 266Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales ................................ 266Crear un archivo de documentos virtuales ....................................................... 267Convertir documentos virtuales en documentos simples ................................... 268Definir las preferencias de documentos virtuales .............................................. 268

Capítulo 18 Anotaciones en PDF .................................................................................... 271Información general acerca de las anotaciones PDF........................................... 271Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al verun PDF .......................................................................................................... 271Agregar comentarios a documentos PDF.......................................................... 272Ver los comentarios de documentos PDF.......................................................... 272

Capítulo 19 Relaciones .................................................................................................. 275

Capítulo 20 Derechos de propiedad intelectual ................................................................ 277Descripción general de los derechos de propiedad intelectual............................ 277Gestionar derechos de propiedad intelectual .................................................... 278

Importar archivos con derechos asignados ................................................... 279Asignar derechos a archivos ........................................................................ 280Crear derechos de propiedad intelectual ...................................................... 280Revisar los derechos asignados.................................................................... 281Separar derechos de propiedad intelectual de un archivo .............................. 281Ampliar derechos de propiedad intelectual .................................................. 282Agregar documentos acreditativos............................................................... 282

Buscar archivos con derechos asignados........................................................... 283Utilizar un archivo con derechos de propiedad intelectual................................. 283Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados .................................... 284Ver el historial de uso ..................................................................................... 285

Capítulo 21 Editorial Publishing ...................................................................................... 287Información general sobre Editorial Publishing ................................................ 287

Paletas de Smart Connection ....................................................................... 288Vista del archivador Publicaciones............................................................... 288Nodo Elementos de publicación .................................................................. 288Bandeja de entrada ..................................................................................... 289Configuración de Editorial Publishing ......................................................... 289Roles del flujo de trabajo editorial................................................................ 289Seguridad y permisos requeridos ................................................................ 290

Configuración de Editorial Publishing ............................................................. 291Configuración del nivel de sección, publicación y sistema ............................. 293


Tabla de Contenidos

Configuración del nivel de sistema .......................................................... 293Configuración del nivel de publicación .................................................... 294Configuración del nivel de sección........................................................... 295Configurar tipos de elementos................................................................. 296Configurar la visibilidad de metadatos .................................................... 297Configurar flujos de trabajo..................................................................... 299Configurar tipos de ejecutantes ............................................................... 300Configurar plantillas............................................................................... 302

Tipos de objeto ........................................................................................... 303Crear tipos de objeto. .............................................................................. 303Editar tipos de objeto .............................................................................. 304

Estados de flujo de trabajo........................................................................... 304Crear un estado de flujo de trabajo........................................................... 305Editar un estado existente ....................................................................... 306

Plantillas de flujo de trabajo ........................................................................ 307Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishingutilizando el editor de plantillas incorporado ........................................... 307Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishingutilizando Business Process Manager....................................................... 308

Tipos de ejecutantes.................................................................................... 313Crear un tipo de ejecutante...................................................................... 314

Validar la configuración de publicación........................................................ 314Trabajar con publicaciones .............................................................................. 316

Crear una publicación................................................................................. 317Crear una sección en una publicación .......................................................... 318Crear un número de una publicación ........................................................... 319Agregar un elemento a un número de publicación ........................................ 320Eliminar una publicación, número o sección................................................. 320

Capítulo 22 Programación ............................................................................................. 323Información general sobre programaciones ...................................................... 323Crear una programación ................................................................................. 324Editar una programación existente .................................................................. 324Editar reglas de programación......................................................................... 325Reglas de programación.................................................................................. 325Quitar una programación de un elemento ........................................................ 328Eliminar una programación............................................................................. 328La programación de Webtop Express ............................................................... 328

Capítulo 23 Conjuntos de permisos ................................................................................ 331Información general sobre los conjuntos de permisos........................................ 331Permisos básicos............................................................................................. 332Permisos extendidos ....................................................................................... 332Crear o editar un conjunto de permisos............................................................ 333Editar permisos .............................................................................................. 334

Capítulo 24 Usuarios, grupos y roles .............................................................................. 337Usuarios ........................................................................................................ 337

Localizar a un usuario................................................................................. 337Crear o editar un usuario ............................................................................ 338Propiedades de usuario............................................................................... 338Importar usuarios a partir de la información contenida en unarchivo de entrada...................................................................................... 341


Tabla de Contenidos

Archivo de entrada para nuevos usuarios................................................. 341Activar o desactivar usuarios....................................................................... 343Cambiar el repositorio inicial de un usuario ................................................. 343Ver los grupos a los que pertenece un usuario .............................................. 344Reasignar elementos de un usuario a otro .................................................... 344Eliminar un usuario .................................................................................... 344Ver registros de administración de usuarios ................................................. 345

Grupos .......................................................................................................... 345Crear o editar un grupo .............................................................................. 345Propiedades de grupo................................................................................. 346Agregar o quitar miembros de un grupo ...................................................... 348Reasignar elementos de un grupo a otro....................................................... 349Ver los grupos a los que pertenece un grupo................................................. 349Eliminar un grupo ...................................................................................... 349

Roles ............................................................................................................. 349Crear o editar un rol ................................................................................... 350Propiedades de rol...................................................................................... 350Agregar o quitar miembros de un rol ........................................................... 351Reasignar elementos de un rol a otro ........................................................... 352Ver los grupos a los que pertenece un rol...................................................... 352Eliminar un rol ........................................................................................... 353

Capítulo 25 Servicios de Perfiles de Transformación de Contenido .................................. 355Creación de nuevos perfiles de transformación................................................. 355

Utilización de una transformación para crear un nuevo perfil detransformación ........................................................................................... 356Encadenamiento de perfiles de transformación............................................. 357Creación de un perfil de transformación en secuencia ................................... 360

Edición de perfiles de transformación .............................................................. 362

Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos MicrosoftWindows y Mac ........................................................................................... 365


Tabla de Contenidos

Lista de figuras

Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista ......................................... 24Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico................................................................... 61Figura 3. Búsqueda mejorada .............................................................................................. 62Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos .................................................... 63Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda................... 78Figura 6. Vista de página................................................................................................... 156Figura 7. Vista de zoom .................................................................................................... 157Figura 8. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y

roles de una sala ............................................................................................. 235Figura 9. Archivador Publicaciones expandido ................................................................... 288Figura 10. Nodo Elementos de publicación expandido.......................................................... 289Figura 11. Nodo Administración expandido en Digital Asset Manager con Editorial

Publishing...................................................................................................... 292Figura 12. Pantalla Configuración del sistema ...................................................................... 294Figura 13. Pantalla Configuración de publicación ................................................................. 295Figura 14. Pantalla Configuración de sección........................................................................ 296Figura 15. Vista de Tipos de elementos ................................................................................ 296Figura 16. Vista de Visibilidad de metadatos ........................................................................ 298Figura 17. Vista de Flujos de trabajo .................................................................................... 299Figura 18. Vista de Tipos de ejecutantes ............................................................................... 301Figura 19. Vista de Plantillas ............................................................................................... 302Figura 20. Ejemplo de plantilla con tres estados.................................................................... 308Figura 21. Plantilla de flujo de trabajo con los estados Actividad de inicio, Actividad

final, Borrador, Revisar y Aprobar ................................................................... 309Figura 22. Plantilla de flujo de trabajo conectada con el inicio de conexiones .......................... 310Figura 23. Plantilla de flujo de trabajo rutas de flujo de vuelta ............................................... 311Figura 24. Paquetes (ficha) .................................................................................................. 313Figura 25. Enlace de validación en la pantalla de configuración............................................. 314Figura 26. Enlace de validación en la pantalla Nuevo número: Crear ..................................... 315Figura 27. Informe de validación de configuración ............................................................... 316


Tabla de Contenidos

Lista de tablas

Tabla 1. Preferencias generales........................................................................................... 24Tabla 2. Preferencias de formatos ....................................................................................... 26Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades ............................................. 34Tabla 4. Información de registro......................................................................................... 37Tabla 5. Ficha Formatos..................................................................................................... 42Tabla 6. Propiedades de archivos importados ..................................................................... 43Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados................................ 60Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda ................................................................... 68Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada..................................................... 72Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor....................................................... 74Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos ................................................................ 110Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes ....................................................................... 136Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato...................................................... 212Tabla 14. Eventos de calendario ......................................................................................... 219Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos..................................................................... 225Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos.............................................................. 226Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario............................ 246Tabla 18. Propiedades comunes para registros formales normales........................................ 251Tabla 19. Propiedades comunes para registros formales del Capítulo 2................................. 251Tabla 20. Propiedades comunes para registros formales del Capítulo 4................................. 253Tabla 21. Solicitudes de biblioteca...................................................................................... 257Tabla 22. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar

y colocar en un documento virtual................................................................... 263Tabla 23. Preferencias de documento virtual....................................................................... 269Tabla 24. Seguridad necesaria para Editorial Publishing por función.................................... 291Tabla 25. Reglas de programación...................................................................................... 326Tabla 26. Funciones del usuario limitado............................................................................ 329Tabla 27. Permisos básicos................................................................................................. 332Tabla 28. Permisos extendidos ........................................................................................... 333Tabla 29. Propiedades de usuario....................................................................................... 339Tabla 30. Valores predeterminados para nuevos usuarios ................................................... 342Tabla 31. Privilegios de grupos .......................................................................................... 346Tabla 32. Propiedades de grupo......................................................................................... 346Tabla 33. Propiedades de rol.............................................................................................. 351Tabla 34. Accesos directos del teclado ................................................................................ 365


Prefacio

En esta guía se explica cómo utilizar Digital Asset Manager de EMC Documentum. Se describe elcomportamiento de la interfaz predeterminada de Digital Asset Manager. La instalación se puedepersonalizar. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no correspondan con los quese describen en este manual.

Digital Asset Manager (DAM) es una aplicación basada en WDK que proporciona potentes funcionesde gestión de medios, como la transformación de archivos a petición, la visualización de miniaturas yla compatibilidad de guiones gráficos. Amplía la potente funcionalidad de gestión de contenido deDocumentum a medios enriquecidos, lo que permite funciones de gestión de contenido de imágenes,audio y vídeo.

Web Development Kit (WDK) es un kit de herramientas de desarrollador basado en las normasdel sector, que facilita el desarrollo de aplicaciones complejas basadas en Web que se conectan aDocumentum Content Server y a los repositorios de contenido. WDK contiene una amplia bibliotecade componentes y controles reutilizables que permiten realizar funciones habituales de gestión decontenido y que proporcionan una interfaz de usuario uniforme a las aplicaciones creadas con WDK.


Prefacio

Historial de revisión

Se han realizado los siguientes cambios en este documento:

Historial

Fecha de revisión Descripción

Agosto de 2009 Publicación inicial

Documentación relacionada

Puede descargar esta guía del usuario y las notas de la versión que se aplican a Digital Asset Manageren el sitio de descargas de productos. Digital Asset Manager contiene una guía del usuario en líneaen formato HTML y una versión en PDF de esa guía en el subdirectorio de ayuda del archivo WARde la aplicación.


Capítulo 1

Repositorios

Este capítulo incluye:

• Iniciar sesión en un repositorio, página 17• Explorar repositorios, página 20• Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23• Definir las preferencias, página 24• Abrir una ventana de repositorio adicional, página 26• Arrastrar y colocar, página 26• Hacer clic con el botón derecho, página 27• Cambiar las vistas de archivo, página 27• Ver mensajes, página 27• Ver el estado de las operaciones en segundo plano, página 28• Actualizar la página, página 28• Seleccione la transferencia de contenido HTTP o UCF, página 29• Uso de los cuadros de diálogo modales, página 29• Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum, página 30• Ver la información del producto, página 30

Iniciar sesión en un repositorio

Para iniciar sesión en un repositorio, necesita:

• URL de Digital Asset Manager• Nombre del repositorio• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio• La ubicación de red de Digital Asset Manager (si procede)• El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede)


Repositorios

• Idioma (si procede)

Para iniciar sesión en un repositorio:

1. En su navegador Web, escriba la URL de Digital Asset Manager.Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación automatizada, Digital Asset Manager iniciala sesión automáticamente. En ese caso, omita el resto de este procedimiento.

2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y contraseña para elrepositorio. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas yminúsculas.

3. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.

4. En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde laque accede a Digital Asset Manager.Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según laconfiguración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo.

5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez queejecute Digital Asset Manager desde este equipo, seleccione ¿Recordar credenciales la próximavez?Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas mediantelas preferencias.

6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic enMás opciones eintroduzca el dominio.

7. Para seleccionar el idioma, haga clic enMás opciones y seleccione el idioma.

8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic enMás opciones y seleccione Opciones deaccesibilidad adicionales.El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús ytexto descriptivo adicional.

9. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento:

a. Haga clic enMás opciones.

b. Haga clic en Cambiar contraseña.

c. Escriba la contraseña actual y la nueva.

d. Haga clic en Aplicar.

Note: Si su organización utiliza Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), no podrá cambiarla contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistema cómopuede cambiar la contraseña.

10. Haga clic en Inicio de sesión.


Repositorios

Iniciar sesión como usuario rápido

Si su aplicación incluye la función de usuario rápido y se le ha asignado esa función, al iniciar sesióntendrá un acceso limitado a la funcionalidad del repositorio.

Si se le ha asignado la función de usuario rápido, inicie sesión mediante el procedimiento habitual deinicio de sesión descrito en Iniciar sesión en un repositorio, página 17

Iniciar sesión en otro repositorio

Para iniciar sesión en otro repositorio:

1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso 3.

2. Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento:

a. Seleccione Agregar repositorio.

b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic enAceptar. Pasar al Paso 3.

c. Si el repositorio no se mostrara en la página Agregar un repositorio, haga clic enMásrepositorios.

d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y hagaclic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponiblespara iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexiónque utiliza su organización.

e. Haga clic en Aceptar.

f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y haga clic en Aceptar.

3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio.

4. Haga clic en Inicio de sesión.

Cerrar la sesión de todos los repositorios

Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión.


Repositorios

Definir los repositorios favoritos

Para definir los repositorios favoritos:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Repositorios.

3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, a continuación,haga clic en la flecha para agregar.

4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flechapara quitar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la listaRepositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo.

6. Haga clic en Aceptar.

Explorar repositorios

Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Esposible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos quedan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Archivador inicialcontiene los archivos y carpetas personales del usuario. Digital Asset Manager muestra los nodos delrepositorio en el panel de exploración.

Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones: Pruebe cada uno paraconsultar cómo difieren las acciones:

• Haga clic en un nodo en el panel de exploración.• Haga doble clic en un nodo en el panel de exploración.• Haga clic en el signo más situado junto al nodo en el panel de exploración.• Haga clic en una ubicación en el panel de contenido.• Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel de

contenido.Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él.

Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primer elemento,mantenga presionada la teclaMayúsculas y haga clic en el último elemento.

Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no estén contiguos, haga clic en cadaelemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

Para seleccionar todos los elementos del panel de contenido, haga clic con el botón secundario yelija Seleccionar todo.


Repositorios

Para anular la selección de un único elemento seleccionado, haga clic en él.

Para anular la selección de un elemento de un grupo de elementos seleccionados, mantengapresionada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento.

Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, siga alguno deestos procedimientos:

• Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escriba lacadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y hagaclic en .

Para volver a la lista original, haga clic en .• Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtro

adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista.

• Para mostrar u ocultar las miniaturas, haga clic en .• Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelva a

hacer clic en el encabezado.

Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en .

Para cambiar las columnas que aparecen, consulte Seleccionar las columnas que aparecen enlas listas, página 21.

Ver una imagen en el panel de contenido

Para abrir la copia predeterminada de una imagen en el panel de contenido de Digital Asset Manager,pase el ratón sobre la miniatura.

Para ver el contenido original, haga doble clic en el texto situado junto a la imagen en la columnaNombre. Si hace clic una sola vez en el texto, se resaltará la fila, pero no se abrirá el contenido.

Seleccionar las columnas que aparecen en las listas

En este tema se incluyen varios procedimientos diferentes para seleccionar las columnas que aparecenen una lista.

Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista actual:

1. Desplácese hasta la lista.

2. En el encabezado de columna seleccione .

3. Para agregar una columna, siga este procedimiento:


Repositorios

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedadque desea mostrar.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que desea mostrar enuna columna.

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Repita los pasos del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar.

4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributosseleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.

5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.

6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar.

Para seleccionar las columnas que aparecen en una determinada ubicación:


2. Seleccione la ficha Columnas.

3. Desplácese a la vista correspondiente y haga clic en Editar.

4. Para agregar una columna, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedadque desea mostrar.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad.

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Repita del Paso a al Paso c para cada propiedad que desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la listaAtributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.

6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar atributos paramostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.

7. Haga clic en Aceptar dos veces.

Explorar categorías

Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparación a la maneraen que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si Digital Asset Manager se haintegrado con EMC Documentum CI Server y si el repositorio se ha activado para la exploración decategorías. Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza.


Repositorios

Para explorar las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos habituales paradesplazarse por la estructura jerárquica.

Si su organización utiliza categorías:

• Podrá enviar archivos para su clasificación.• Al crear un nuevo documento desde una plantilla, la plantilla podrá especificar que el nuevo

documento está enlazado a una o varias categorías.

Para enviar un archivo para clasificación:

1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación.

3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clic

en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola vez, hagaclic en Terminar.

Buscar un elemento en un cuadro de diálogode selección

Para buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, siga uno de estos procedimientos:

• Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación.• Para regresar a una ubicación anterior, haga clic en la ubicación en la ruta de exploración sobre la

lista.• Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegable

Repositorio, si está disponible.• Para mostrar sólo los elementos que comienzan con una determinada cadena de caracteres, escriba

la cadena de caracteres en el cuadro de texto situado sobre la lista y presione Entrar.• Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú

desplegable encima de la lista.Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadrosde lista, como se muestra en Figura 1, page 24, también debe hacer clic en la flecha para mover laelección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista.


Repositorios

Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista

Definir las preferencias

Las preferencias determinan las opciones acerca de cómo Digital Asset Manager muestra losrepositorios y realiza ciertas acciones.

La mayoría de las opciones de preferencias se almacenan en el repositorio para que se sigan aplicandosi inicia sesión desde un equipo diferente.

Algunas preferencias, como la configuración de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en elequipo local. Esas opciones sólo se utilizan en el equipo local.

En este tema se describen las preferencias generales. Para establecer preferencias específicas parauna determinada funcionalidad de Digital Asset Manager, consulte el tema correspondiente a esafuncionalidad.

Para definir las preferencias generales:


2. Seleccione la ficha General y rellene los campos de Tabla 1, page 24.

Tabla 1. Preferencias generales

Campo Descripción

La sección empezará en La página que se abre al iniciar sesión.

Ubicación de retirada La ubicación del directorio de retirada. El directorio de retiradaes la ubicación en el equipo donde Digital Asset Manager copialos archivos cuando se retiran del repositorio.


Repositorios

Campo Descripción

Credenciales guardadas Los nombres de usuario y contraseñas que se utilizan parainiciar sesión automáticamente en determinados repositorios.

Diseño El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan en loselementos mostrados.

Arrastrar y colocar Permite arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opciónrequiere que se reinicie el explorador para que el cambio surtaefecto.

Autocompletar Si la opción Autocompletar está activada, cuando comiencea escribir en un campo, se mostrarán sugerencias paracompletarlo.

Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella.

Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de laspalabras y frases introducidas previamente y, en algún caso,de la lista de su organización de texto común que todos losusuarios podrían introducir.

Para borrar de la caché las palabras y frases introducidasanteriormente, haga clic en Restablecer.

Objetos ocultos En las listas de archivos, se muestran los elementos marcadoscomo ocultos.

Enlaces de documento Si está disponible, seleccione esta opción para que Digital AssetManager explore cada documento importado o registrado decualquier documento vinculado. Si se encuentran documentosenlazados, éstos se importan o registran y el documentooriginal se convierte en un documento virtual. Los documentosenlazados se convierten en descendientes.

Opciones de accesibilidad El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y porfichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional.

Opciones de notificación debandeja de entrada

Marque esta casilla de verificación si desea recibir notificacionesde la bandeja de entrada para cada una de las transformaciones.

3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Para definir las preferencias de formatos:

En este tema describe las preferencias de formato.


2. Seleccione la ficha Formatos y complete los campos siguientes en Tabla 2, page 26.


Repositorios

3. Haga clic en Agregar.Puede agregar la vista personalizada y las aplicaciones de edición y establecer sus preferenciasde formatos para la visualización y edición.

Tabla 2. Preferencias de formatos

Campo Descripción

Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo de objeto en la lista desplegable.

Formato primario Seleccione el formato primario del objeto que ha seleccionado.

Formato de visualización Seleccione el formato de visualización. De formapredeterminada, puede parecer basado en su formato primario.

¿Desea que este contenidoaparezca en el exploradorWeb?

Seleccione la opción.

Aplicación de visualización Seleccione la aplicación para ver el objeto en la lista desplegableo utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar yseleccionar la aplicación para su visualización.

Aplicación de edición Seleccione la aplicación para editar el objeto en la listadesplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación paraexaminar y seleccionar la aplicación para su edición.


Abrir una ventana de repositorio adicional

Para abrir una ventana adicional que muestre el repositorio, seleccioneHerramientas > nueva Ventana.

Arrastrar y colocar

Los usuarios pueden seleccionar varios archivos y arrastrar y colocar. La función de arrastrar ycolocar con selección múltiple está disponible para todas las áreas donde arrastrar y colocar archivosúnicos estaba disponible anteriormente. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar varias veces losarchivos y arrastrarlos y colocarlos en otra carpeta del repositorio o en el escritorio. La función dearrastrar y colocar con selección múltiple también funciona al exportar e importar varios archivos enel sistema de archivos local.

Para utilizar el procedimiento de arrastrar y colocar, debe habilitar primero la opción de arrastrar ycolocar en sus preferencias generales, como se describe en Definir las preferencias, página 24.


Repositorios

Para realizar una acción con el procedimiento de arrastrar y colocar:

1. Desplácese a los elementos que desea arrastrar y colocar y selecciónelos.

2. Haga clic en los elementos para arrastrarlos y siga manteniendo presionado el botón del ratón.Mientras presiona el botón del ratón, arrastre los elementos a la ubicación de destino y suelte elbotón del ratón.Sugerencia: si va a arrastrar los elementos a una ubicación de destino que no se muestraactualmente, primero debe desplazarse a la ubicación de destino con uno de estos procedimientos:• Utilizando el otro panel de Digital Asset Manager.• Abriendo una nueva ventana. Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas >

Nueva ventana.

Hacer clic con el botón derecho

Para realizar una acción en un elemento, puede hacer clic con el botón secundario del ratón en elelemento y seleccionar la acción del menú de acceso directo.

Cambiar las vistas de archivo

Digital Asset Manager incorpora una serie de vistas que facilitan la búsqueda rápida del archivonecesario. Los botones que permiten alternar entre las distintas vistas aparecen en la parte superior dela pantalla y permiten cambiar entre las vistas de lista, ventana lightbox y vistas de miniaturas.

La vista de lista muestra los archivos y las carpetas en una lista, con una miniatura e información envarias columnas cuyo tamaño se puede cambiar. La vista de ventana lightbox muestra una miniaturamás grande, pero con menos información y agrupada en cuadros. La vista de miniaturas sólo muestraminiaturas de cada archivo o carpeta. También puede seleccionar el tamaño de las miniaturas enla vista de miniaturas.

Al pasar el ratón sobre la miniatura de un archivo de imagen se produce una vista previa en línea dela imagen.

Ver mensajes

Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior dela página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, sepodrá ver el mensaje completo seleccionando Herramientas > Ver mensajes.


Repositorios

Ver el estado de las operaciones en segundoplano

Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas > Estado deltrabajo.

Una operación en segundo plano es la que puede realizar mientras el usuario ejecuta otra. Porejemplo, si al registrar un archivo se le ofrece la opción de almacenar primero el contenido en la redlocal antes de almacenarlo de forma global, la operación de almacenamiento global se producirá ensegundo plano.

Actualizar la página

Webtop mejora el rendimiento reduciendo la cantidad de actualizaciones y optimizando la utilizacióndel marco de trabajo de AJAX. A continuación se muestran algunos ejemplos:• El usuario elige una carpeta del árbol del navegador para ver una lista del contenido existente

de la carpeta. Antes de Documentum ECM 6.5, hubo una primera actualización del applet delárbol del navegador y después de la lista de contenido. En Documentum ECM 6.5, no hayactualización del árbol del navegador.

• En el panel de la lista de contenido, el usuario hace doble clic en una subcarpeta para ver elcontenido existente. Antes de Documentum ECM 6.5, se actualizaron el applet del árbol delnavegador y el panel de contenido para mostrar el contenido. El árbol del navegador se actualizapara mostrar una selección de la carpeta del árbol del navegador y expandirla en caso necesario.En Documentum ECM 6.5 la selección y expansión se completa sin una actualización.

• El usuario tiene un documento retirado. El usuario decide que no son necesarios los cambios ydesea cancelar la retirada. El usuario selecciona el contenido y elige la opción de menú paracancelar la retirada. Previamente en Documentum ECM 6.5, la pantalla se puso en blanco antes demostrar un cuadro de diálogo para elegir Aceptar para cancelar. Después de elegir Aceptar, elusuario vio otra pantalla en blanco y una barra de progreso que mostraba la evolución de la acción.La aplicación después volvió al panel de contenido. Cuando volvía al panel de contenido, seactualizaron el applet del árbol del navegador y el panel de contenido. En este caso, la eliminaciónde las actualizaciones, la barra de progreso de la transferencia mejorada, el uso de los cuadros dediálogo modales, así como un rendimiento mejorado, optimizan la experiencia del usuario.

La reducción de las actualizaciones de pantalla se encuentran por todo el producto. Éstos son sóloalgunos ejemplos.


Repositorios

Seleccione la transferencia de contenido HTTPo UCF

Webtop 6.5x permite a los administradores especificar la transferencia de contenido HTTP o UCFpara distintos usuarios dentro de la misma instalación de Webtop. Antes de Documentum ECM 6.5,todos los usuarios de la misma instalación de Webtop tenían que utilizar o bien la transferenciade contenido HTTP o UCF.

La transferencia de contenido UCF es más útil y funciona mejor. A continuación se enumeran lasmejoras UCF para Documentum ECM 6.5x:• Reducción del número de viajes entre el cliente UCF y el servidor. Esta función es especialmente

eficaz para mejorar el rendimiento de transferencia para archivos pequeños a través de una redWAN de gran latencia.

• Las siguientes son mejoras de inicio o inicialización del cliente UCF:

— Compartición de una instancia JVM a través de varias sesiones Web

— Inicio de JVM tras el inicio de sesión• Compatibilidad para la transmisión de secuencias de bytes de PDF a través de un visor nativo.• Uso de secuencias paralelas para aumentar la velocidad de transferencia de contenido. Esta

función es especialmente eficaz para mejorar el rendimiento de la transferencia de contenido degrandes archivos a través de una red WAN de gran latencia (de entrada y salida).

• Liberación frente a amenazas de atascos para optimizar los recursos y aumentar la concurrencia.• Reducción de las llamadas de clientes WDK UCF innecesarias.Un cuadro de diálogo de transferencia de contenido mejorado que muestra la acción que se ejecuta(en el encabezado del cuadro de diálogo), el archivo que se está transfiriendo en ese momento y elprogreso de dicha transferencia. El nuevo cuadro de diálogo es más fácil de comprender y similar aotras aplicaciones con las que el usuario está más familiarizado.

Uso de los cuadros de diálogo modales

Esta solución proporciona cuadros de diálogo emergentes modales para las pantallas de acción concuadros de diálogo (). Un cuadro de diálogo modal es una ventana secundaria que requiere que elusuario interactúe con ella antes de que pueda volver a la aplicación principal. Esta función mejorael rendimiento y permite al usuario ver el contexto desde el que se inició la acción. Anteriormente,el usuario había elegido una acción, la pantalla se actualizó y llevó al usuario a una nueva pantalla.Con los cuadros de diálogo modales aparece una nueva ventana emergente en la parte superior de lapantalla anterior. Se mostrará la pantalla anterior, pero no se podrá realizar ninguna acción mientrasel cuadro de diálogo modal esté activo.


Repositorios

Trabajar con documentos del repositorio sinconexión a través de My Documentum

My Documentum es una aplicación cliente que le permite trabajar en sus documentos en modosin conexión cuando no está conectado a Digital Asset Manager. My Documentum debe estarinstalado en el equipo local para poder utilizarlo. Si no está seguro de si está instalado, pregunte a suadministrador del sistema.

My Documentum mantiene los archivos de repositorio seleccionados disponibles en su equipopara que pueda seguir trabajando con ellos aunque esté desconectado de Digital Asset Manager.Cuando vuelva a conectarse, My Documentum sincronizará los documentos de su equipo con losdel repositorio. Puede realizar la sincronización manualmente o configurarla para que se realiceautomáticamente a una hora o momento preestablecido.

Si My Documentum está instalado en su equipo, puede acceder a él a través del Explorador deWindows o a través de las aplicaciones de Microsoft Office. La jerarquía de carpetas dentro de lacarpeta My Documentum coincide con la jerarquía de carpetas utilizada en el repositorio.

Puede buscar, editar, guardar y crear documentos en la carpeta My Documentum. Cuando vuelva aconectarse y sincronice los documentos, los cambios se cargarán en el repositorio. Para obtener másinformación sobre My Documentum, consulte el sistema de Ayuda de My Documentum o la Guía delusuario de EMC Documentum My Documentum.

Ver la información del producto

Para ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo > Acerca deDigital Asset Manager.

La información del producto incluye versiones de Web Development Kit (WDK) y Webtop, a partirde los que se ha creado Digital Asset Manager. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentumutilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradoresWeb.


Capítulo 2

Archivos y carpetas


• Crear un archivo, página 31• Crear una carpeta, página 32• Crear un archivador, página 33• Definir las propiedades, página 33• Retirar y editar archivos, página 34• Ver un archivo en modo de sólo lectura, página 41• Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 41• Importar archivos en el repositorio, página 43• Exportar archivos del repositorio, página 44• Eliminar elementos del repositorio, página 46• Mover un elemento a otra ubicación del repositorio, página 46• Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 47• Ver el Portapapeles, página 48• Enlaces, página 48• Suscripciones, página 53• Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo, página 53• Exportar la información mostrada en una lista, página 54

Crear un archivoPara crear un nuevo archivo:

1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento.


Archivos y carpetas

3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y haga clicen Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogode selección, página 23.Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, nose podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipolocal, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado.

4. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Escriba el nombre del nuevo archivo.

b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclode vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida.

c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario.

5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, page 34 en eltema Definir las propiedades, página 33.

6. Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa másinformación sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esasfunciones.

7. Haga clic en Terminar.

Crear una carpetaPara crear una nueva carpeta:

1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.

3. En la ficha Crear, especifique el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la informaciónadicional que sea necesaria.


5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta.Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 334.

6. Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa másinformación sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esasfunciones.



Archivos y carpetas

Crear un archivador

Los archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadorescontienen carpetas y archivos.

Para crear un nuevo archivador:

1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Seleccione el nodo Archivadores.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y tipo de archivador. Introduzca lainformación adicional que sea necesaria.


6. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisainstrucciones, consulte Editar permisos, página 334.

7. Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más informaciónsobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.


Definir las propiedadesPara definir las propiedades de un elemento:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cada elementomientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.

Sugerencia: si aparece el icono junto a un elemento, puede hacer clic en el icono para verlas propiedades de dicho elemento.

3. En cada ficha, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, page 34. Si su productoincluye fichas que no figuran en esta tabla, busque en este documento los temas que describen lasfunciones controladas por esas fichas.Si desea definir las propiedades de varios elementos al mismo tiempo, tenga en cuenta que elcuadro de diálogo de propiedades sólo muestra las propiedades comunes a todos los elementosseleccionados.



Archivos y carpetas

Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades

Ficha Descripción

Ficha Información Para editar una propiedad, siga el procedimiento que corresponda:

• Escribir un nuevo valor.• Haga clic en Editar o Seleccionar y seleccione el valor.• Marque la casilla de verificación de la propiedad.• Haga clic en el icono de la propiedad y seleccione el valor.• Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valores

de propiedad sugeridos.

Para mostrar las propiedades adicionales, seleccioneMostrar más. Paramostrar todas las propiedades, seleccioneMostrar todas las propiedades.

Ficha Permisos Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiarpermisos, consulte Editar permisos, página 334.

Historial, ficha Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento, porejemplo retiradas, registros y promociones.

Retirar y editar archivos

Esta sección incluye:

• Información general sobre retirada y edición, página 34• Retirar archivos, página 35• Registrar archivos, página 36• Cancelar la retirada de archivos, página 40• Ver archivos retirados actual y recientemente, página 40

Información general sobre retirada y edición

Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, Digital Asset Managerlo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver elarchivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, elarchivo se bloqueará en todas ellas.

Cuando retire un archivo, Digital Asset Manager copiará o transmitirá el archivo al equipo,dependiendo de la aplicación de edición del archivo.


Archivos y carpetas

Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Digital Asset Manager lo descargará en eldirectorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Lasmodificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo.

De forma predeterminada, el directorio de retirada es el que se indica a continuación, dependiendodel sistema operativo:

• Windows

//Documentum/Retirada• Macintosh

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaSi el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Digital Asset Manager lotransmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuandoguarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sinembargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo.

Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamente elarchivo en la retirada.

Digital Asset Manager muestra un icono de llave al lado de los archivos que ha retirado actualmente.Digital Asset Manager muestra un icono de candado junto a los archivos que otros usuarios hanretirado actualmente.

Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic en Mis archivos y, acontinuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.

Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectadoal repositorio.

Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivo tiene el mismonombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto de denominación. Un conflictosurge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de retirada. En ese caso, DigitalAsset Manager anexa un número al nombre del archivo recientemente descargado. Cuando se vuelvea registrar el archivo, mantiene su nombre de archivo original y se coloca el número anexado.

Retirar archivos

Para retirar un archivo:

1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar.


Archivos y carpetas

• Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar.

Sugerencia: también puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él.

3. Si se le solicita que introduzca información adicional, introdúzcala y siga uno de estosprocedimientos:• Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a retirar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo

clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las entradas de todos los archivos restantes al mismo tiempo, hagaclic en Terminar.

Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y se copiará en eldirectorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente.

Registrar archivos

Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas las copias enminiatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copias permanecen con la versiónanterior. No obstante, según la configuración definida, si registra el archivo como la misma versión yya existe una copia PDF, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF.

Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación con ningúndocumento padre, a menos que el documento padre también se haya registrado como una nuevaversión.

Para registrar un archivo:


2. Seleccione Archivo > Registrar.

3. Si Digital Asset Manager no puede localizar el archivo en el equipo y le solicita que indiquela ubicación, busque el archivo en su equipo.

4. Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Esta información variaráen función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos deregistro comunes, consulte Información de registro, página 37.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a registrar un archivo, haga clic en Aceptar.


Archivos y carpetas

• Si va a registrar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendoclic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes de una sola vez, hagaclic en Terminar.

Información de registro

Consulte Tabla 4, page 37 para obtener una explicación de los campos de registro comunes. Es posibleque algunos de los campos no aparezcan.

Tabla 4. Información de registro

Campo Descripción

Guardar como Establece el número de versión. Si selecciona elmismo número de versión, el archivo original sesobrescribirá con el actualizado. Si necesita másinformación, consulte Versiones, página 38.

Etiqueta de versión Permite etiquetar la versión actualizada.

Descripción Le permite escribir una descripción opcional delarchivo.

Formato Define el tipo de archivo.

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida al archivo.

Buscar enlaces a otros documentos de Microsofty buscar en documentos enlazados

Si está disponible, seleccione esta opción para queDigital Asset Manager escanee los documentosimportados en busca de documentos enlazados.Si se encuentran documentos enlazados, seimportan o registran como descendientes deldocumento original.

Cargar opciones Determina la rapidez con la que el nuevocontenido está disponible a otros usuarios y si sepuede utilizar Digital Asset Manager mientrasse produce el registro.

Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se leofrecerá esta opción.

Seleccione una de estas opciones:

• Enviar para un acceso global inmediato:actualiza inmediatamente el repositoriopara todos los usuarios de su organización.Mientras esto sucede, no se pueden realizarotras acciones en Digital Asset Manager.


Archivos y carpetas

Campo Descripción

• Enviar primero para acceso local: actualiza elrepositorio inmediatamente para los usuariosde su área geográfica, pero Digital AssetManager tarda más en actualizar el repositoriopara todos los usuarios. Esto le permite seguirutilizando Digital Asset Manager mientras seproduce la actualización.

Nota: si va a registrar varios archivos medianteel botón Siguiente, esta opción sólo aparece parael primer archivo. La opción que elija se aplicaráautomáticamente a todos los archivos restantes.

Mostrar opciones Mantener bloqueo Guarda el archivo actualizado en el repositoriopero conserva el archivo retirado en su nombre.

Convertir en la versiónactual

Hace que el archivo actualizado sea la versiónactual. Si precisa más información, consulteVersiones, página 38.

Mantener una copialocal tras el registro

Conserva una copia del archivo en el equipolocal. Sin embargo, el archivo ya no estaráretirado y cualquier cambio realizado en lacopia local no tendrá efecto en el archivo delrepositorio.

Suscribirse a estearchivo

El archivo se enlaza a sus suscripciones.

Registrar desde archivo Sustituye el archivo del repositorio con el archivoque elija.

Versiones

Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuando éste se registróen el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que el archivo se registra. Las versionespermiten realizar un seguimiento de los cambios introducidos en un archivo.

Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número de versión 1.0.

Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribir la existente.(Debe tener los permisos adecuados Sobre el archivo para poder disponer de estas opciones.)

• Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que tenía cuando loretiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio.


Archivos y carpetas

• Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número de versión en elarchivo y no se guardará una copia de la anterior.

Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número de versión unnúmero entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). si se aumenta el número de versiónun número entero, se considera una revisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor.por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivose almacena como la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como laversión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número deversión del archivo pasará de 1.2 a 2.0.

El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas de archivos siempremuestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione que se muestren todas.

Para mostrar todas las versiones de un archivo:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Versiones.Para mostrar todas las versiones de todos los archivos de una lista, seleccioneMostrar todos losobjetos y versiones en el filtro desplegable situado sobre la lista.

Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismos procedimientos queutilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio.

Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se le ofrecerán estasopciones:

• Puede registrar la versión más antigua del archivo como la versión actual, nueva. Si selecciona estaopción, Digital Asset Manager asigna al archivo un número de versión superior a la anteriorversión actual del archivo.

• Puede registrar la versión anterior del archivo como una versión ramificada. Esto aumentará elarchivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará a ser la versión actual enuna nueva ramificación de números de versión. Por ejemplo, si un usuario registrase la versión 5.0de un documento, la edita y después la registra como una versión mayor, el número será 6.0. Laversión 6.0 pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otro usuario retirara yeditara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando la registre, Digital Asset Managercreará una nueva ramificación del documento, que comenzará con el número de versión 5.0.1.

Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente

Para reemplazar un archivo del repositorio por un archivo diferente:

1. Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulte Retirar archivos, página 35.

2. Seleccione el archivo retirado en el repositorio y elija Archivo > Registrar.


Archivos y carpetas

Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo de reemplazodesde su equipo local al archivo retirado del repositorio. Si utiliza el método de arrastrar y colocar,no se le proporcionará la opción de actualizar el contenido localmente antes de actualizarloglobalmente. La actualización se realizará globalmente de inmediato.

3. Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desde archivo estáseleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria. Esta información variará enfunción de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos deregistro comunes, consulte Información de registro, página 37.


Cancelar la retirada de archivos

Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambios realizados en la copiadel archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la última versión del archivo como la versión actual.

Para cancelar la retirada de un archivo:


2. Seleccione Archivo > Cancelar retirada.

3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada uno por

separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para confirmar la cancelación de todos los archivos restantes de una sola vez,haga clic en Terminar.

Ver archivos retirados actual y recientemente

Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic enMis archivos.

Mis archivos permite ver tanto los archivos que están actualmente retirados como los que se hanregistrado nuevamente. Los archivos que ha retirado se identifican mediante el icono de llave.

Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos por propietario delbloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.

Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga los mismosprocedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio.


Archivos y carpetas

Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, Mis archivostambién mostrará los archivos a los que se ha tenido acceso recientemente en otros repositorios, asícomo los del repositorio que está viendo en esos momentos. Puede realizar operaciones estándar enarchivos de otros repositorios siempre que tenga las contraseñas y los nombres de usuario requeridospara ellos.

Ver un archivo en modo de sólo lectura

Al ver un archivo, Digital Asset Manager lo transmite directamente al equipo o descarga una copia delarchivo al directorio de visualización. El archivo no se retira del repositorio. Puede realizar cambiosen el archivo localmente, pero no puede guardar los cambios en el repositorio.

Para los usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es el siguiente:C:\Documentum\Viewed

Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, Digital Asset Manageragregará un número al nombre.

Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario.

Para ver un archivo sin retirarlo:


2. Seleccione Archivo > Abrir (Sólo lectura).Para ver los enlaces incluidos en un archivo HTML, debería tener instalado el enlace virtual.

Cambiar el formato asociado a un tipo dearchivo

Cada elemento del repositorio tiene un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto define de qué clasede elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponibles para el elemento. De formapredeterminada, un tipo de objeto está asociado a un formato de archivo de edición y a un formatode archivo de visualización.

Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo:


2. Seleccione la ficha Formatos.En la ficha Formatos se muestran los tipos de objeto en los que han cambiado las aplicacionesasociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas.


Archivos y carpetas

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para asociar una aplicación a un tipo que no aparece en la lista, haga clic en Agregar.• Para asociar una aplicación a un tipomostrado en la lista, seleccione el tipo y haga clic en Editar.

4. Rellene los campos de Tabla 5, page 42:

Tabla 5. Ficha Formatos

Campo Descripción

Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo para el que desea definir elformato.

Formato primario Seleccione el formato de archivo que seasociará al tipo.

Formato de visualización Seleccione el formato de archivo que deseaasociar a una vista de sólo lectura de unarchivo de este tipo.

¿Desea que este contenido aparezca en elexplorador Web?

Si la aplicación se puede abrir con unexplorador Web, puede convertirla en laaplicación de visualización predeterminada.Para hacerlo, seleccione Sí.

Aplicación de visualización Haga clic en Seleccionar aplicación y elija laaplicación utilizada para ver elementos de estetipo.

Aplicación de edición Haga clic en Seleccionar aplicación y elija laaplicación utilizada para editar elementos deeste tipo.


Restaurar los formatos de archivo asociados a losvalores predeterminados

Para restablecer los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados:


2. Seleccione la ficha Formatos.

3. Seleccione el tipo de objeto.

4. Haga clic en Restaurar valores predeterminados


Archivos y carpetas

Importar archivos en el repositorio

Si importa una carpeta, también se importará el contenido de la carpeta.

Dependiendo de la configuración de su organización, podría haber un límite en el número deelementos que puede importar simultáneamente.

Si la configuración admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempo entre la horade la importación y la creación de las copias.

Para importar al repositorio:

1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar.

2. Seleccione Archivo > Importar. A continuación, haga clic en Agregar archivos o Agregar carpetas.Seleccione el archivo o carpeta y haga clic en Aceptar. Para agregar varios archivos o carpetas,repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpetade su equipo local a la ubicación de Digital Asset Manager. Si utiliza el método de arrastrar ycolocar, no se le proporcionará la opción de importar el contenido localmente antes de importarloglobalmente. La importación se realizará globalmente de inmediato.

3. Si se le solicita que defina propiedades para los archivos importados, defina las propiedades tal ycomo se describe en Tabla 6, page 43. En la tabla se describen las propiedades comunes. Suinstalación de Digital Asset Manager podría incluir propiedades diferentes.

Tabla 6. Propiedades de archivos importados

Campo Descripción

Tipo No cambiar esta propiedad

Formato No cambiar esta propiedad

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida a cada elementoimportado.

Buscar enlaces a otros documentos deMicrosoft e importar documentos enlazados

Si este campo aparece, márquelo para queDigital AssetManager explore cada documentoimportado en busca de documentos enlazados.Si se encuentran documentos enlazados,éstos también se importan. El documentooriginal se convierte en un documento virtualy los documentos enlazados se convierten endescendientes.

Cargar opciones Si aparece este campo, puede determinar larapidez con la que el contenido importadoestará disponible a otros usuarios y si se puede


Archivos y carpetas

Campo Descripción

utilizar Digital Asset Manager mientras serealiza la importación. Seleccione una de estasopciones:

• Enviar para un acceso globalinmediatoActualiza inmediatamenteel repositorio para todos los usuarios de suorganización. Mientras esto sucede, no sepueden realizar otras acciones en DigitalAsset Manager.

• Enviar primero para acceso localActualizainmediatamente el repositorio para losusuarios de su área geográfica, peroDigital Asset Manager tarda más tiempoen actualizar el repositorio para todos losusuarios. Esto le permite seguir utilizandoDigital Asset Manager mientras se realizala actualización.

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendo

clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos de una solavez, haga clic en Terminar.

Exportar archivos del repositorio

Puede exportar un archivo de todo el contenido de la carpeta desde el repositorio. Para obtenerinformación acerca de una exportación detallada, consulte Exportación detallada.

Cuando se exporta un archivo o carpeta, se crea una copia del elemento en una ubicación externa alrepositorio. Cuando se exporta una carpeta, se exportan también sus archivos y subcarpetas.

Mientras exporta un archivo o carpeta desde el repositorio, si Documentum Webtop encuentrael archivo o la carpeta seleccionados en el equipo local, mostrará un mensaje preguntándole queconfirme si desea que la operación de exportación sobrescriba o no los archivos y carpetas existentesen el equipo local.

Para exportar desde el repositorio:

1. Desplácese a uno o varios archivos o carpetas y selecciónelos.


Archivos y carpetas

2. Seleccione Archivo > Exportar.Sugerencia: si utiliza Internet Explorer (IE), puede arrastrar y colocar los elementos del repositoriohasta la ubicación correspondiente del equipo local.

3. Especifique la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.

4. Si se le pide que defina las opciones de exportación, realice uno de los siguientes pasos:• Si va a exportar un archivo, defina las opciones y haga clic en Aceptar.• Si va a exportar varios archivos o carpetas, defina las opciones para cada archivo o carpeta

de manera independiente haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic enTerminar.

Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los archivos restantes al mismo tiempo,haga clic en Terminar.

5. Si el archivo o la carpeta ya existen en el equipo local, se mostrará un mensaje. Siga esteprocedimiento:

a. Haga clic en Aceptar para sobrescribir o reemplazar un archivo o una carpeta específicos delequipo local. Haga clic en Sí a todo para sobrescribir o reemplazar los archivos y carpetasexistentes.

b. Haga clic en No para cancelar la sobrescritura de un archivo o una carpeta específicos delequipo local. Haga clic en No a todo para cancelar la sobrescritura de todos los archivos ocarpetas existentes.

Exportación detallada

Webtop proporciona la capacidad de exportar una o varias carpetas y permite que la estructura deéstas permanezca intacta dependiendo de los permisos establecidos para ellas.

De manera predeterminada, se desactiva la Exportación detallada y tendrá que activarla en el archivoapp.xml para hacerla funcionar.

Al exportar archivos que contengan caracteres especiales (por ejemplo, ?, <>, ", |, *) en los nombres,Webtop exporta los archivos después de eliminar los caracteres especiales del nombre de archivo.

Se permite la exportación detallada de una carpeta oculta si se exporta una carpeta principal. Si enWebtop hay una carpeta invisible, todas las subcarpetas, incluidas las carpetas ocultas se exportarándurante la Exportación detallada.

Se aplican algunas reglas al utilizar la Exportación detallada:

• La Exportación detallada es compatible con la transferencia de contenido UCF, no con latransferencia de contenido HTTP.

• Sólo se exporta el contenido primario, no se exportan las copias.• Sólo se exportan las versiones actuales de documentos.


Archivos y carpetas

• La Exportación detallada se reduce y no es compatible con VDM• La Exportación detallada es automática cuando se selecciona una carpeta para la exportación.

Eliminar elementos del repositorioPara eliminar un elemento del repositorio:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Archivo > Eliminar.

3. Si se le solicita que indique si desea eliminar objetos relacionados, realice las selecciones adecuadasy siga uno de estos procedimientos:• Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar.• Si va a eliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por separado haciendo

clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las selecciones a todos los archivos restantes de una sola vez, hagaclic en Terminar.

Mover un elemento a otra ubicación delrepositorio

Puede mover un elemento a otra ubicación dentro del mismo repositorio. De forma predeterminada,Digital Asset Manager sólo mueve la versión seleccionada del elemento. Es posible que eladministrador haya configurado Digital Asset Manager para mover todas las versiones. Pregunte a suadministrador el comportamiento que debe adoptar.

No puede mover un elemento que esté bloqueado. Si un elemento está bloqueado, el propietario delbloqueo debe desbloquearlo primero.

Sugerencia: también puede mover un elemento con la operación de arrastrar y colocar.

Para mover un elemento a una ubicación nueva:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.Sugerencia: puede seleccionar varios elementos.

2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones alportapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se moverán ala misma ubicación.


Archivos y carpetas

3. Desplácese a la ubicación a la que desea mover el elemento y abra la ubicación de forma quelos archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar> Mover aquí.en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en la ubicacióny seleccionarMover aquí.Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hastala siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el portapapeles, seleccione Editar> Ver portapapeles.

Copiar un elemento a una nueva ubicación enel repositorio

Puede copiar un elemento de un repositorio a otro, así como dentro de un repositorio. Cuando copiaun elemento, sólo la versión seleccionada se copia.

Para copiar un elemento a una ubicación nueva:


2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones alportapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se copiarán enla misma ubicación.

3. Si va a copiar a otro repositorio, abra dicho repositorio en el panel de exploración. Si precisa másinformación, consulte Iniciar sesión en otro repositorio, página 19.

4. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el elemento y abra la ubicación de forma quelos archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar> Copiar aquí.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en laubicación y seleccionar Copiar aquí.

5. Si se muestra el portapapeles, seleccione los elementos que desee copiar y haga clic en Copiar.Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hasta lasiguiente vez que agregue elementos al mismo.Si copió un elemento en una ubicación que ya incluye dicho tipo de elemento con el mismonombre, Digital Asset Manager agregará Copia al nombre del elemento copiado.


Archivos y carpetas

Ver el Portapapeles

Los archivos y otros elementos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación delrepositorio se guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos ala vez.

Para ver el portapapeles, seleccione Editar > Ver portapapeles. Si un elemento esperado no apareciera,asegúrese de que ha definido los filtros de vista para que se muestre.

Para quitar un elemento de su portapapeles, selecciónelo y haga clic en Quitar.

Enlaces


• Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio, página 48• Enlazar un elemento a otro repositorio, página 49• Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 50• Enlazar un elemento de repositorio a su equipo, página 50• Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador, página 50• Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio, página 51• Abrir enlaces enviados por correo electrónico, página 53

Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio

Al enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio, se puede acceder al elemento desde la nuevaubicación de la misma manera que se accede desde su ubicación original.

No se puede enlazar ningún elemento que esté bloqueado. Si el elemento está bloqueado, elpropietario del bloqueo debe desbloquearlo primero.

Para enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio:


2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones alportapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se enlazarán ala misma ubicación.


Archivos y carpetas

3. Desplácese a la ubicación a la que desea enlazar el elemento y abra la ubicación para que losarchivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar> Enlazar aquí.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en laubicación y seleccionar Enlazar aquí.Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hastala siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el portapapeles, seleccione Editar> Ver portapapeles.

Enlazar un elemento a otro repositorio

Puede enlazar un elemento de un repositorio a otro. Esto crea un acceso directo al elementoseleccionado.

Puede realizar la mayor parte de las operaciones estándar de archivos y carpetas en los accesosdirectos. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar accesos directos. Utilice los procedimientosestándar para realizar esas operaciones. Al efectuar una operación, Digital Asset Manager realiza laacción en el elemento original en el repositorio original. Por ejemplo, al retirar el acceso directo, DigitalAsset Manager también retira el original del repositorio de origen.

Los accesos directos se distinguen con un pequeño icono duplicado superpuesto sobre el icono dearchivo. La superposición parece una pequeña copia del icono de carpeta o de archivo.

Los accesos directos permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir los archivos salvandograndes distancias, a la vez que esos archivos compartidos son locales en cada oficina. Un accesodirecto puede tener propiedades globales y locales. Al cambiar un valor de propiedad global, éstecambia en el elemento de origen y en el resto de los accesos directos. Sin embargo, al cambiar un valorde propiedad local, el valor sólo cambia en el acceso directo actual.

Para desplazarse del acceso directo al elemento original, seleccione el acceso directo y, a continuación,elija Archivo > Ir a destino.

Para enlazar un elemento a otro repositorio:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.

3. En la misma ventana de Digital Asset Manager, abra el repositorio al que desee enlazar.

4. Desplácese hasta la ubicación del nuevo repositorio.

5. Seleccione Editar > Enlazar aquí.Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar accesos directos y originales.

Nota:


Archivos y carpetas

• Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente el acceso directo con el archivo original.Puede actualizar para sincronizar manualmente el acceso directo sin esperar a que se produzca lasincronización automática.

• Las operaciones que modifican un elemento se realizan implícitamente en el elemento de origen, yse actualiza el elemento de acceso directo para que se refleje el cambio.

• Si la configuración admite traducciones, al crear una traducción de un acceso directo, se crea unarchivo nuevo en el repositorio. No puede crear un acceso directo.

• Puede realizar operaciones de ciclo de vida en accesos directos a los que ya se les hayan aplicadociclos de vida.

Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado unelemento

Para ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento:


2. Siga uno de estos procedimientos:• SeleccioneMostrar > Ubicaciones.• SeleccioneMostrar > Pertenencias.

Enlazar un elemento de repositorio a su equipo

Para enlazar un elemento del repositorio al equipo:


2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.Aparecerá un icono de acceso directo al lado del nombre de los elementos.

3. Arrastre el icono de acceso directo y colóquelo en la ubicación adecuada. Por ejemplo, arrastre elicono y colóquelo en una carpeta de su equipo.

Agregar un documento o carpeta a los marcadores ofavoritos de su explorador

Para agregar un documento o una carpeta a los marcadores o favoritos del explorador:

1. Desplácese hasta el documento o la carpeta del repositorio y selecciónelo.

2. Elija Archivo > Agregar a Favoritos.


Archivos y carpetas


Para abrir un documento o carpeta desde los marcadores o favoritos del explorador:

1. En el explorador, seleccione el documento o carpeta en el menú de marcadores o de favoritos.

2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión.

Uso del correo electrónico para enviar un enlace a unelemento del repositorio

Para enviar un enlace en un mensaje de correo electrónico:

1. Busque el elemento del repositorio y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Archivo > Enviar por correo electrónico como enlace Web.Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico e insertará elenlace al elemento del repositorio.

3. Escriba la dirección de correo electrónico y el mensaje que desee y envíe el mensaje.

Conversión de las DRL de escritorio en las URL deWebtop

El cliente Documentum Desktop ha sido suprimido. Como resultado, los usuarios de Desktop ya nopodrán acceder a las DRL de escritorio (enlaces a los documentos del repositorio) incrustados en losmensajes de correo electrónico. Documentum Webtop 6.5 SP2 proporciona a los usuarios existentesdel cliente Documentum Desktop la aplicación Linvoker (DRLinvoker.exe) que convierte las DRL deescritorio en las URL de Webtop y abre los documentos vinculados en una ventana del exploradorperfectamente. Después de instalar la aplicación DRLinvoker, los usuarios deben asociar la utilidaddel conversor Desktop DRL con el SO como una configuración de una vez.

Note: La plataforma .NET 2.0 es necesaria para garantizar que la conversión de las URL de Desktopa las URL de Webtop funciona correctamente.

Para descargar la aplicación DRLinvoker:

1. Descarga del archivo DTC-DRL-To-Webtop-URL.zip desde el sitio FTP.

2. Extrae el contenido del archivo zip en una carpeta local.

3. Garantiza que el archivo de configuración "DRLinvoker.exe.config" se extraiga correctamente, yse coloque en la misma carpeta en la que reside la aplicación.


Archivos y carpetas

4. Edite el archivo de configuración y realice los siguientes cambios utilizando un editor de texto:

a. Modifique la entrada de host para que señale a la ubicación donde está instalado el servidorde aplicaciones que aloja a Documentum Webtop.

b. Modifique la entrada de puerto para que señale al puerto de escucha del servidor deaplicaciones de Documentum Webtop.

c. Modifique la entrada contextURI con el nombre de contexto correcto con el que esté registradoDocumentum Webtop en el servidor de aplicaciones (Por ejemplo, si la URL utilizada paraacceder a Webtop es http://mypictet.com:8080/Webtopdev, entonces la entrada contextURIdebe ser "Webtopdev".)

d. Guarde los cambios de configuración y cierre el editor de texto.

Para asociar la utilidad del convertidor Desktop DRL con el SO (sólo una vez):

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la DRL.

2. Haga clic con el botón derecho en la DRL y guarde el documento vinculado en el equipo local.

3. Ubique el archivo .drl en el equipo local.

4. Según el sistema operativo, realice los siguientes pasos importantes:En Windows XP/XP Home:

1. Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Abrir con

2. Seleccione Elegir programa. Se mostrará el cuadro de diálogo Abrir.

3. Ubique el programa DRLinvoker.exe para abrir los archivos de este tipo.

4. Seleccione la casilla de verificación Utilizar siempre el programa seleccionando para abrireste tipo de documento.


En otras inversiones de Windows:

1. Seleccione el archivo.

2. Mantenga pulsada a la tecla Mayús y haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo.

3. Seleccione la opción Abrir con. Se mostrará el cuadro de diálogo Abrir.

4. Ubique el programa DRLinvoker.exe para abrir los archivos de este tipo.

5. Seleccione la casilla de verificación Utilizar siempre el programa seleccionando para abrireste tipo de documento.


Posteriormente, podrá hacer doble clic en los archivos .drl para abrir los documentos vinculados.


Archivos y carpetas

Abrir enlaces enviados por correo electrónico

Para abrir un enlace enviado por correo electrónico:

1. Haga clic en el enlace.

2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión.

3. Si se le solicita que seleccione el modo de abrir el archivo, elija la opción que corresponda.

Suscripciones

Los elementos a los que se suscribe aparecen en el nodo Suscripciones. Cuando acceda a un elementomediante este nodo, el elemento se recuperará de su ubicación original en el repositorio.

Para suscribirse a un elemento del repositorio:


2. Seleccione Herramientas > Suscribir.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Herramientas, puede arrastrar y colocar los elementos enel nodo Suscripciones del panel de exploración.

Para suscribir a otro usuario a un elemento del repositorio:


2. Seleccione Herramientas > Suscribir a otros.

3. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más usuarios y haga clic en Aceptar. Para obtenermás información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.

Para cancelar la suscripción a un elemento:


2. Seleccione Herramientas > Cancelar suscripción.

Recibir una notificación cuando se lee o secambia un archivoPara recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo:

1. Seleccione el archivo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.


Archivos y carpetas

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para que la notificación se envíe siempre que se acceda al contenido del archivo, ya sea para

abrirlo, retirarlo o exportarlo, seleccione Herramientas > Activar notificación de lectura.• Para recibir una notificación en el momento en que se cambia un archivo, seleccione

Herramientas > Activar notificación de cambios.Las notificaciones se envían a su bandeja de entrada de Digital Asset Manager y a su bandeja deentrada de correo electrónico.Sugerencia: puede desactivar después la notificación seleccionando el archivo y seleccionandoHerramientas > Desactivar notificación de lectura o Herramientas > Desactivar notificación decambios.

Exportar la información mostrada en una lista

Cuando se exportan los valores de propiedad de los elementos de una determinada lista, la informaciónse guarda como un archivo .csv, que puede abrirse utilizando la aplicación predeterminada para losarchivos de este tipo.

Antes de realizar este procedimiento, asegúrese de que la configuración de seguridad de su exploradorpermite descargar archivos.

Para exportar la información mostrada en una lista:

1. Desplácese por la lista.

2. Seleccione Herramientas > Exportar a CSV.

3. Seleccione las columnas que desee exportar como metadatos.


5. Seleccione si desea ver o guardar el archivo .csv.

6. Si decidió guardar el archivo, seleccione la ubicación en la que desea hacerlo.

7. Siga uno de estos procedimientos:• Si utiliza un explorador distinto de Internet Explorer (IE), haga clic en Aceptar.• Si utiliza IE presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Aceptar.

Si ha exportado columnas que contienen caracteres especiales y abre el archivo .csv en Microsoft Excelpero Excel no los muestra correctamente, guarde el archivo en el equipo y ciérrelo y, a continuación,


Archivos y carpetas

utilice la opción de menú Datos > Obtener datos externos > Importar datos para importar el archivo.csv.


Archivos y carpetas


Capítulo 3

Mensajes de correo electrónico


• Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico, página 57• Almacenamiento de los anexos de correo electrónico, página 58• Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio, página 59• Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 63• Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF, página 64• Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio, página 64• Buscar y abrir un anexo de correo electrónico, página 65• Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico, página 65• Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio, página 66• Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo, página 66

Compatibilidad con la importación de archivosde mensajes de correo electrónico

Webtop importa los mensajes de correo electrónico con o sin anexos del tipo dm_email_message, yen formato de mensajes de Outlook al repositorio, y exporta los mensajes de correo electrónico alsistema de archivos locales. Con Webtop 6.5, podrá importar los mensajes de correo electrónico deltipo dm_message_archive, y en formato de mensaje de correo electrónico (Email Message Format,EMCMF). Este formato almacena contenido, metadatos e información anexa conjuntamente como unaúnica unidad de información. De manera predeterminada, la importación de archivos de mensajes decorreo electrónico en Webtop 6.5 está desactivada.

Para activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, realice los siguientescambios de configuración durante la instalación de la aplicación basada en WDK

Activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes



1. Active <messageArchive-support> en <WebApp Root>/wdk/app.xmlCon este cambio, para la importación de Outlook Message Format (.msg), el tipo de objeto sedefine como tipo dm_message_archive, y en Email Message Format (EMCMF).

2. Anule los comentarios de la sección de ejecutables para ExMRE.exe en <WebAppRoot>/wdk/contentXfer/ucf.installer.config.xml bajo la configuración de la plataforma deWindows.Con este cambio, ExMRE.exe se descarga e instala en el equipo cliente.

Webtop es compatible con los dos siguientes modos de importación para el tipo dm_message_archive:• Modo de colaboración

Si ha activado la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, Webtop importarámensajes de correo electrónico del tipo dm_message_archive e Email Message Format en el modoColaboración. De manera predeterminada, Webtop utiliza el modo de colaboración durantela importación.

• Modo de archivo

Para cambiar el modo de colaboración al modo de archivo, realice los siguientes cambios deconfiguración durante la instalación de la aplicación basada en WDK:

Defina <store-emf-object-as-archive> en verdadero en <WebApp Root>/wdk/app.xml.

Almacenamiento de los anexos de correoelectrónico

Esta sección describe cómo Webtop almacena los anexos de correo electrónico en los modosColaboración y Archivo.

En el modo Colaboración

Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónico tengaun anexo, éste se almacenará de manera predeterminada en una carpeta oculta (la carpeta de anexos) enel modo Colaboración. La carpeta de anexos se ubica en la misma ubicación donde se haya importadoel mensaje de correo electrónico, y no aparecerá cuando se enumeren los mensajes. Deberá utilizar laopción Buscar objetos ocultos en la página de Búsqueda avanzada para ubicar esta carpeta de anexos.



En el modo Archivo

Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónicotenga un anexo, los anexos más pequeños permanecerán incrustados en el contenido del mensaje decorreo electrónico en el modo Archivo y los anexos más grandes se almacenarán como copias delobjeto dm_message_archive. Si el mensaje de correo electrónico tiene un mensaje incrustado, éste sealmacenará como un objeto hijo VDM en la misma ubicación que el mensaje padre.

Importar mensajes de correo electrónico yanexos al repositorio

Al importar un mensaje de correo electrónico al repositorio, el mensaje se guarda en el repositoriopara visualización pero no para edición. Si el mensaje contiene anexos, éstos también se guardan paravisualización pero no para edición.

El mensaje se puede exportar del repositorio con sus anexos y guardar localmente como un archivoúnico, con los anexos incrustados. Tenga en cuenta que el mensaje no se puede exportar si lainstalación de Digital Asset Manager utiliza Transferencia de contenido de HTTP, aunque sí sepueden exportar los anexos.

Para importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio:

1. En Microsoft Outlook, siga uno de estos procedimientos:• Arrastre uno o varios mensajes de correo electrónico y colóquelos en una ubicación de Digital

Asset Manager. Vaya al Paso 4.• Guarde uno o varios mensajes de correo electrónico en una ubicación del equipo.

2. En Digital Asset Manager, desplácese a la ubicación del repositorio a la que desea importar losmensajes de correo electrónico.

3. Seleccione Archivo > Importar. Haga clic en Agregar archivos. A continuación, seleccione unmensaje de correo electrónico y haga clic en Aceptar. Para agregar varios mensajes de correoelectrónico, repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpeta desu equipo local a la ubicación de Digital Asset Manager.

4. Defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 7, page 60. Si va a importar varios mensajesde correo electrónico, defina las propiedades de cada mensaje por separado haciendo clic enSiguiente.



Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados

Campo Descripción

Archivo No puede cambiar esta propiedad.

Nombre Introduzca un nombre para el mensaje de correo electrónicoen el repositorio.

Tipo No cambiar esta propiedad. Esta propiedad asigna el tipopredeterminado para los mensajes de correo electrónico, que esdm_message_archive o un subtipo de dm_message_archive.

Formato No cambie esta propiedad.

ID de ciclo de vida Para asignar un ciclo de vida al mensaje de correo electrónico,haga clic en Seleccionar y asigne el ciclo de vida.

5. Después de definir las propiedades, haga clic en Terminar.

Conversión del correo electrónico al formato EMCMF

Los archivos de mensajes de correo electrónico (.msg) se importarán como tipo o subtipo del tipodm_message_archive y se convertirán al formato EMCMF. La conversión de los mensajes de correoelectrónico nativos al formato EMCMF es realizada por UCF.

En Webtop 6.5x se han mejorado las siguientes funciones para la compatibilidad con este aspecto:• Importar. Cuando un usuario importa un mensaje de correo electrónico (.msg), el mensaje se

convierte al formato EMCMF y se almacena como tipo dm_message_archive. Todos los anexos delcorreo electrónico se importan y se relacionan con él.

• Exportar. Cuando un usuario exporta un objeto de EMCMF, éste se convierte al formato de correoelectrónico nativo (.msg) para mostrarse en Outlook.

• Ver las páginas de enumeración y propiedades. Las páginas de enumeración y propiedades se hanmejorado para mostrar los atributos fundamentales como Para, Desde, Enviado y Asunto.

• Transformar. Los mensajes de EMCMF se pueden transformar a HTML, XML o PDF.

Note: De manera predeterminada, se desactiva la función de conversión de correo electrónico alformato EMCMF. Si activa esta función, habrá un retraso la primera vez que importe y exporte unmensaje de correo electrónico, que se producirá debido a la descarga de un gran archivo ejecutableque inicializa esta función.

Si se activa la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico enWebtop guarde los mensajes de Outlook (.msg) en formato de mensajes de correo electrónico (EMCMF)con el tipo dm_message_archive para la importación. Para convertir los objetos dm_email_messageexistentes en dm_message_archive, consulteWebtop Email Migration Guide (Guía de migración decorreo electrónico de Webtop).



Si se desactiva la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico enlas aplicaciones basadas en WDK, los archivos de mensajes de Outlook (.msg) se importarán comoobjeto dm_email_message, y se producirá un error en la importación de los archivos .msg en caso deque defina el tipo como dm_message_archive de manera manual.

Webtop permite ver los correos electrónicos a través de un visor HTML especial. El visor HTMLproporciona al usuario acceso a los anexos de correo electrónico relacionados. Los anexos sólo sepueden ver, pero también se pueden encontrar a través de la pantalla de resultados de la búsqueda.Para obtener una versión de un anexo, el usuario debe copiarlo y pegarlo en una ubicación delrepositorio y convertir ese nuevo anexo en un objeto independiente.

Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico

Los usuarios también ven una pantalla de búsqueda mejorada en Webtop, para buscar por valoresde atributos específicos de correo electrónico (Figura 3, page 62).



Figura 3. Búsqueda mejorada

También hay disponible una utilidad de conversión para correos electrónicos ya existente en elrepositorio. Esta utilidad se ejecuta como una aplicación independiente para convertir los correoselectrónicos existentes al formato EMCMF (Figura 4, page 63).



Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos

Abrir un mensaje de correo electrónico paravisualización

Una vez importado en el repositorio un mensaje de correo electrónico, puede verlo en modo de sólolectura. No puede editarlo.

Para abrir un mensaje de correo electrónico para visualización:

1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo.Nota: cuando se muestre una lista con mensajes de correo electrónico, podrá decidir agregarinformación de columnas adicionales relevantes a los mensajes de correo electrónico, como el



remitente y los destinatarios. Para agregar columnas a una lista, consulte Seleccionar las columnasque aparecen en las listas, página 21.

2. Seleccione Archivo > Mostrar.

Convertir un mensaje de correo electrónico enHTML o PDFPara convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF:

1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo.

2. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Transformación > Copia en HTML• Herramientas > Transformación > Copia en PDF

Exportar un mensaje de correo electrónico delrepositorio

Al exportar un mensaje de correo electrónico, Digital Asset Manager crea una copia del mensajecomo un archivo .msg en la ubicación que elija. Todos los anexos del mensaje se incrustan en elarchivo .msg exportado.

No puede exportar mensajes de correo electrónico si su instalación utiliza Transferencia de contenidoHTTP.

Para exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio:

1. Desplácese hasta uno o varios mensajes de correo electrónico y selecciónelos.

2. Seleccione Archivo > Exportar.Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar los mensajes de correoelectrónico del repositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local.

3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a exportar un mensaje, defina las opciones y haga clic en Aceptar.• Si va a exportar varios mensajes, defina las opciones de cada uno por separado haciendo clic

en Siguiente. Tras el último mensaje, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los mensajes restantes al mismo tiempo,haga clic en Terminar.

4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.



Buscar y abrir un anexo de correo electrónico

Esta sección describe cómo ubicar y abrir un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración.

Puede abrir un anexo de correo electrónico y verlo en modo de sólo lectura. No puede editar el anexo,pero puede crear una copia del mismo y editar la copia, tal y como se explica en Crear y editar unacopia de un anexo de correo electrónico, página 65.

Para buscar y abrir un anexo de correo electrónico:

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir unmensaje de correo electrónico para visualización, página 63.Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba elnombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol deexploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar.

2. Haga clic en el enlace Ver propiedades.

Crear y editar una copia de un anexo de correoelectrónico

Esta sección describe cómo copiar y editar un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración.

Para crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico:

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir unmensaje de correo electrónico para visualización, página 63.Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba elnombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol deexploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Agregar al portapapeles.

3. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el anexo y abra la ubicación de forma que losarchivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar> Copiar aquí.

4. Si se muestra el portapapeles, seleccione el anexo del mensaje de correo electrónico y haga clicen Copiar.

5. Para editar la copia, seleccione la copia y elija Archivo > Editar.

6. Para realizar cualquier otra operación de Digital Asset Manager común en la copia, utilice elprocedimiento correspondiente a esa operación.



Exportar un anexo de correo electrónico delrepositorio

Esta sección describe cómo exportar un anexo de Correo electrónico en el modo Colaboración.

Para exportar un anexo de correo electrónico:

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir unmensaje de correo electrónico para visualización, página 63.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Exportar.

3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, hágalo y haga clic en Aceptar.

4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.

Note: En el modo Archivo, desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. VayaaMostrar > Copias, y después realice la exportación.

Buscar el mensaje de correo electrónico al quepertenece el anexo

Esta sección describe cómo ubicar un correo electrónico al que pertenece un anexo en el modoColaboración. Para el modo Archivo, consulte la sección En el modo Archivo, página 59 para obtenerinformación sobre cómo se almacenan los anexos de correos electrónicos en el modo Archivo.

Para buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece un anexo:

1. Busque el anexo de correo electrónico escribiendo todo o parte del nombre de anexo en el cuadrode búsqueda situado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobrelas búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccioneMostrar > Ubicación.


Capítulo 4

Buscar


• Ejecutar una búsqueda simple, página 67• Ejecutar una búsqueda avanzada, página 71• Ver los resultados de la búsqueda, página 76• Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda, página 79• Mejorar su experiencia de búsqueda, página 80• Búsquedas guardadas, página 83• Plantillas de búsqueda, página 85• Definir preferencias de búsqueda, página 89

Ejecutar una búsqueda simple

Cuando se introduce un término de búsqueda (una palabra o frase) en el cuadro de búsqueda simple,se busca dicho término en los documentos u otros objetos, bien en el propio documento o dentro de laspropiedades del objeto. Este tipo de búsqueda se denomina búsqueda de “texto completo”.

Busca los archivos en su ubicación de búsqueda predeterminada. La ubicación de búsquedapredeterminada se especifica en las preferencias de búsqueda. Definir preferencias de búsqueda,página 89, describe cómo agregar una ubicación de búsqueda. Es posible buscar en varios repositoriosal mismo tiempo pero también es posible buscar orígenes externos como bases de datos externas,orígenes Web o su equipo de escritorio.

Cuando se muestran los resultados de búsqueda, Digital Asset Manager muestra primero los archivosque contienen más palabras coincidentes. Si el repositorio se ha indexado para partes de la oración,Digital Asset Manager muestra también los archivos que incluyen variaciones de las palabrasintroducidas. Por ejemplo, si escribe examinar, Digital Asset Manager busca también archivos quecontengan las palabras examen, examinado y examinando.


Buscar

Para ejecutar una búsqueda simple:

1. En el cuadro de texto situado sobre el panel de exploración, escriba el texto que desea buscar.Para restringir la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 68.

2. Haga clic en .Si la búsqueda incluye varios términos, los resultados mostrados en primer lugar contendrántodos los términos de búsqueda y, a continuación, Digital Asset Manager mostrará los resultadosque sólo contienen algunos de los términos de búsqueda.

Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en Detener .

3. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 76.

Definir más los términos de búsqueda

Puede utilizar la sintaxis de Tabla 8, page 68 para definir más detalladamente los términos debúsqueda en una búsqueda simple o en el campo Contiene en una búsqueda avanzada.

Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda

Sintaxis Descripción

Palabra o frase entrecomillas: " "

Para buscar una palabra o frase exacta, introduzca la palabra o frase entrecomillas.

Para una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsquedaavanzada), si no utiliza las comillas, Digital Asset Manager muestra losarchivos que contienen tanto las palabras exactas que se escriben como lasvariaciones de las palabras, como examinar para el palabra examen.

Esta opción está deshabilitada cuando se buscan varias palabras o si elrepositorio no se ha indexado para variaciones.

Las comillas no se pueden utilizar para buscar palabras con el mismouso de mayúsculas o minúsculas.


Buscar


Los operadores ANDy OR

Para obtener resultados que contengan dos términos de búsqueda, escribaAND entre los términos. Un término puede ser una palabra o una fraseentre comillas.

Para obtener resultados que contengan al menos un término, escriba ORentre las palabras o las frases entrecomilladas.

Puede encadenar varios términos juntos con los operadores AND y OR. Eloperador AND tiene precedencia sobre el operador OR. Por ejemplo, siescribe:

knowledge or management and discovery

Sus resultados deben contener conocimiento o deben contener gestióny detección.

El operador NO Para obtener resultados que no contengan un término, escriba NOTdelante del término. El término puede ser una palabra o una fraseentrecomillada. Sólo se toma en cuenta el término que sigue al operador.

El operador NOT se puede utilizar después del operador AND u OR,separado por un espacio.

Documentum NOT adaptador o Documentum AND NOT adaptador, ambasconsultas devolverán resultados que contienen "Documentum" pero no"adaptador".

Si escribe Documentum OR NOT adaptador, obtendrá resultados quecontienen "Documentum" (y posiblemente "adaptador") o que nocontienen "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado. Puede generar ungran número de resultados.

El operador NOT se puede utilizar solo al principio de la consulta. Porejemplo, si escribe NOT adaptador, obtendrá resultados que no contienenla palabra "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado. Puede generar ungran número de resultados.

El operador NOT no se admite para consultas en orígenes externoscuando aparece solo al principio de la consulta o si se utiliza junto conel operador OR.

El operador NOT no se puede utilizar con paréntesis. Esta opción no esválida: A NOT ( B OR C ). Sin embargo, el operador NOT se puede utilizardentro de paréntesis. Esta opción es válida: (A NOT B) O (A NOT C).

YNO no es un operador, si introduce YNO en una consulta, se considerarácomo un término de búsqueda.


Buscar


Paréntesis alrededor delos términos: ( )

Para especificar que se deben procesar ciertos términos juntos, utilice losparéntesis. Cuando se utilizan paréntesis, se debe introducir un espaciodelante y detrás de cada paréntesis, como se muestra a continuación:(gestión o detección )

Por ejemplo, si escribe conocimiento and gestión or detección, los resultadoscontendrán "conocimiento" y "gestión" o contendrán "detección". Pero siescribe conocimiento and ( gestión or detección ), los resultados contendrán"conocimiento" y o bien "gestión" o bien "detección".

El comodín de varioscaracteres: *

Si el repositorio está indexado, puede utilizar el comodín de varioscaracteres para indicar caracteres adicionales en cualquier parte de unapalabra. Hace coincidir ninguno o más caracteres. El comodín de varioscaracteres sólo está disponible o una búsqueda simple (incluso el campoContiene en una búsqueda avanzada).

El comodín de varios caracteres no está disponible para búsquedas enrepositorios no indexados, para búsquedas de valores de propiedad nipara búsquedas de orígenes externos. Para este tipo de búsquedas debeutilizar operadores de truncamiento, como el operador Begin with.

Cuando se utilizan comodines, Digital Asset Manager no muestra losresultados que incluyan variaciones de las palabras escritas. Por ejemplo,si escribe

d*ment

sus resultados deben contener: documento, desarrollo, implementación,departamento, etc. pero no documentado ni documentación.

El comodín de un solocarácter: ?

Si el repositorio está indexado, puede utilizar el comodín de un solocarácter para indicar un único carácter desconocido en cualquier partede una palabra.

Sólo está disponible el comodín de un solo carácter o una búsqueda simple(incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada).

El comodín de un solo carácter no está disponible para búsquedas enrepositorios no indexados, para búsquedas de valores de propiedad nipara búsquedas de orígenes externos.

Note:• Los operadores AND, OR y NOT son palabras reservadas. Para buscar un término que incluya un

operador, utilice comillas. Por ejemplo, si busca "hardware and software", Digital Asset Managerdevolverá los documentos que contengan esa cadena de tres palabras. Si escribe hardware andsoftware sin comillas, Digital Asset Manager devolverá todos los documentos que contenganambas palabras.


Buscar

• Los operadores AND, OR y NOT no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, parasu comodidad, puede escribir: AND, and, And.

Ejecutar una búsqueda avanzada

Para buscar un documento por una de sus propiedades, utilice la búsqueda avanzada. Una búsquedaavanzada le permite definir de forma más precisa su consulta de las propiedades del documento. Porejemplo, puede buscar la versión actual de los documentos cuyo autor es John Smith y modificadosentre el 1 de Noviembre de 2006 y el 31 de Diciembre de 2006.

Para ejecutar una búsqueda avanzada:

1. En la página principal de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha junto al icono de lupa y, acontinuación, haga clic en Avanzada.

2. Especifique valores para la búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsqueda avanzada,página 71.

3. Haga clic en Buscar.

Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener .


Especificar valores para una búsqueda avanzada

En este procedimiento se supone que ya ha abierto la página Búsqueda avanzada. Si no es así, consulteEjecutar una búsqueda avanzada, página 71.

Sugerencia: en la página Búsqueda avanzada, si desea borrar cualquier valor existente y empezar conlos campos vacíos, haga clic en Borrar.

Para especificar valores para una búsqueda avanzada:

1. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar.Este campo es similar a la búsqueda simple. Para definir más la búsqueda, consulte Definir máslos términos de búsqueda, página 68.

2. En Ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que desee buscar.Para agregar ubicaciones, siga este procedimiento:

a. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Sólo en la ubicación actual y haga clicen Editar.


Buscar

b. En Repositorios disponibles uOrígenes disponibles, desplácese a la ubicación y selecciónela.La ubicación en Repositorios disponibles puede ser un repositorio, un archivador o unacarpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si Digital Asset Manager está configurado parabuscar orígenes externos.Si selecciona repositorios u orígenes en los que no se han guardado sus credenciales, puedeaparecer una ventana de inicio de sesión.

c. Haga clic en la flecha para agregarla a la lista Incluidos en la búsqueda.

d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias.

e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar.

f. Para establecer las ubicaciones como sus ubicaciones predeterminadas para cada nuevabúsqueda, seleccione Definir como predeterminado.

g. Haga clic en Aceptar.

3. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de archivos que desea buscar.

4. Especifique el resto de las propiedades según sea necesario En Tabla 9, page 72 se describen laspropiedades comunes. Las propiedades disponibles dependen del tipo de archivo en el que serealiza la búsqueda, que se selecciona en la lista Tipo de objeto en el Paso 3.

Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada

Campo Descripción

Lista de propiedades Especifique uno o varios valores de propiedad mediante esteprocedimiento:

1. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar unapropiedad.

2. En una línea determinada: en la primera lista desplegable,seleccione una propiedad. En la segunda lista desplegable,seleccione una relación de propiedad y valor. Para obteneruna descripción de las relaciones posibles, consulte Tabla 10,page 74. En los campos restantes, seleccione o escriba un valor.Si escribe varias palabras, se buscarán como si se tratara deuna frase. Por ejemplo, si escribe "gestión del conocimiento",Digital Asset Manager busca valores que contengan la frase"gestión del conocimiento", pero no busca valores que contengan"conocimiento" y "gestión" separados por otras palabras. Si quiereque sus resultados incluyan ambos términos como una frase oseparadamente, debe crear dos subconsultas y utilizar el operadorAND.

3. Para agregar propiedades adicionales, haga clic en Agregar otrapropiedad y, a continuación, seleccione uno de estos operadores:


Buscar

Campo Descripción

• And: la selección de este operador especifica que los resultadosde la búsqueda deben coincidir tanto con el valor de propiedadde esta línea como con el valor de propiedad de la línea anterior.

• Or: la selección de este operador especifica que los resultadospueden coincidir con el valor de propiedad de esta línea o conel valor de la línea anterior. Si busca en orígenes externos, noutilice el operador OR entre tipos diferentes de propiedades.Esta consulta es válida: "Autor contains Lewis OR Autor containsTwain," sin embargo, ésta otra no lo es: "Autor contains Lewis ORNombre contains Gestión del conocimiento."

Si agrega tres o más líneas de propiedades, el orden de lasoperaciones es el orden en que se han definido. Cada vez quese agrega And u Or, los operadores anteriores se agrupan entresí. Por ejemplo, si define la consulta "Nombre contains Gestión delconocimiento AND Autor contains Lewis OR Autor contains Twain",los resultados deben contener los documentos cuyo nombre esGestión del conocimiento y cuyo autor es Lewis, o deben contenertodos los documentos cuyo autor es Twain. Para buscar todoslos documentos cuyo nombre sea Gestión del conocimiento ycuyo autor sea o bien Lewis o Twain, deberá definir las siguienteconsulta: Autor contains Lewis OR Autor contains Twain AND Nombrecontains Gestión del conocimiento..

4. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clicen Quitar en dicha propiedad.

Fecha Seleccione el tipo de fecha que desea buscar. Especifique un intervalode fechas o un intervalo de fechas fijo utilizando la fecha actual oespecificando las fechas De y/o A. Los meses se pueden escribir encifras o con su nombre completo. Los años se pueden escribir con doso cuatro cifras.

Al especificar una fecha Desde, la fecha no se incluye en el intervalo defechas. Por su parte, al especificar una fecha Hasta, la fecha se incluyeen el intervalo de fechas.

Tamaño Seleccione un intervalo de tamaños.


Buscar

Campo Descripción

Asunto

Para

De

Escriba las palabras por las que desea realizarla búsqueda. Para restringir la búsqueda,consulte Definir más los términos de búsqueda,página 68.

Enviado Seleccione la fecha cuando se ha enviado elmensaje de correo electrónico.

Propiedades al buscarmensajes de correoelectrónico

Recibido Seleccione la fecha cuando se ha recibido elmensaje de correo electrónico.

Buscar objetosocultos

Puede optar por incluir elementos ocultos en la búsqueda. La búsquedamostrará sólo los elementos ocultos para los que tenga permiso devisualización.

Buscar todas lasversiones

Puede buscar versiones anteriores del archivo, así como la versiónactual.

La relación entre una propiedad y su valor correspondiente se define por los operadores. Tabla 10,page 74 describe los operadores disponibles en la página de búsqueda avanzada.

Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor

Operador Descripción

Operadores relacionales:

Menor que <

Menor o igual que <=

Mayor que >

Mayor o igual que <=

Puede utilizar estos operadores con valoresnuméricos o cadenas.

Igual a = Muestra los resultados en los que el valor depropiedad contiene sólo el valor exacto que haescrito.

Distinto de <> Muestra los resultados en los que el valor depropiedad nunca coincide con el valor exactoque ha escrito.

Operadores de truncamiento: En lugar del comodín de varios caracteres sepueden utilizar operadores de truncamiento.


Buscar

Operador Descripción

Empieza por Muestra los resultados en los que el valor depropiedad empieza por el valor que ha escrito.Es lo mismo que si se utilizase un comodín definal.

Termina por Muestra los resultados en los que el valor depropiedad termina por el valor que ha escrito. Eslo mismo que si se utilizase un comodín de inicio.

Contiene Muestra los resultados en los que el valor depropiedad contiene el valor que ha escrito encualquier lugar. Tiene el mismo efecto queutilizar caracteres comodín inicial y final.

No contiene Muestra los resultados en los que el valor depropiedad no contiene el valor que ha escrito enningún lugar.

Otros operadores:

En Muestra los resultados en los que el valor depropiedad coincide con uno de los valores queha escrito. Los valores potenciales se escribencomo una lista delimitada por comas.

No en Muestra los resultados en los que el valor depropiedad no coincide con ninguno de losvalores que ha escrito.

Es nulo Muestra los resultados en los que el valorde propiedad no se ha definido. Si sabe queuna propiedad no contiene ningún valor,puede utilizar este operador para restringir labúsqueda.

No es nulo Muestra los resultados en los que se ha definidoel valor de propiedad, pero sin ningún valorespecífico. Puede utilizar este operador parabuscar sólo los documentos cuyas propiedadesestén definidas. Por ejemplo, si seleccionapalabras clave no es nulo, sus resultados debencontener sólo los documentos con palabras clave.


Buscar

Ver los resultados de la búsqueda

En los resultados de la búsqueda, puede realizar los siguientes procedimientos:

• Para activar o desactivar el resaltado, haga clic en o en .• Si su organización incluye la función de exploración inteligente, los resultados aparecerán en el

panel de exploración además de en el panel de contenido. Los resultados del panel de exploraciónestán organizados por propiedad.

Para ver los resultados que incluyan una determinada propiedad, haga clic en la propiedad. Siprecisa más información, consulte Exploración inteligente, página 76.

• Para obtener información adicional sobre la búsqueda, haga clic en Estado . Con estaoperación se muestran estadísticas de búsqueda según la ubicación. Si su organización incluye lafunción de supervisión de la búsqueda, se mostrarán estadísticas en tiempo real, como se describeen Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real, página 77.

• Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar , defina los valores como sedescribe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 71 y, a continuación, hagaclic en Buscar.

• Para ejecutar de nuevo la búsqueda sin revisarla, haga clic en Reiniciar .• Para guardar la búsqueda de forma que pueda ejecutarse de nuevo para recibir los resultados

actualizados, consulte Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 83.• Si su organización incluye la función de plantillas, puede guardar la búsqueda como una plantilla

de búsqueda para poderla ejecutar de nuevo con diferentes parámetros, como se describe enCrear una plantilla de búsqueda, página 86.

• Para guardar los resultados de un origen externo en un repositorio, consulte Guardar losresultados de búsqueda de orígenes externos, página 79.

Exploración inteligente

Si la exploración inteligente está disponible, al ejecutar una búsqueda, los resultados no sólo aparecenen el panel de contenido, sino que se muestran también en clústeres de resultados relacionados en elpanel de exploración. La exploración inteligente sólo está disponible si Digital Asset Manager incluyela opción Búsqueda extendida Búsqueda federada y está configurada para exploración inteligente.

Para contraer o expandir la lista Exploración inteligente, haga clic en el signo menos/más en la partesuperior de la lista.

Para expandir un clúster o subclúster, haga clic en el signo más situado junto al clúster.

Para mostrar los resultados de un subclúster en el panel de contenido, haga clic en él.


Buscar

Para actualizar la lista Exploración inteligente con los nuevos resultados, haga clic en . El iconoaparece sólo si hay nuevos resultados disponibles.

Digital Asset Manager calcula los clústeres secundarios mediante la estrategia definida en laspreferencias de usuario. Para definirlas, haga clic en y siga los pasos adecuados descritos enDefinir preferencias de búsqueda, página 89.

Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real

La supervisión de búsqueda muestra el estado de la búsqueda en tiempo real. El estado en tiemporeal aparece en una pantalla animada y en una tabla, como se muestra en la Figura 5, page 78. Lasupervisión de la búsqueda permite ver los orígenes de búsqueda que devuelven los resultadosmás rápidamente. La supervisión de la búsqueda está disponible si la opción Búsqueda extendidaBúsqueda federada de supervisión de la búsqueda está instalada.

Para mostrar la supervisión de la búsqueda, haga clic en Estado en cuanto se inicie la búsqueda.

Para volver a reproducir la animación después de que la búsqueda se ha completado, haga clic en

icono Actualizar, . Cuando vuelva a reproducir la animación, verá una repetición de cómo seha producido la búsqueda. Al volver a reproducir la animación no se vuelve a ejecutar la consulta.


Buscar

Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda

En la animación, cada origen de búsqueda está representado por un sector del gráfico circular. Elnúmero de capas de un sector corresponde al número de resultados: una capa indica que no hayresultados; dos capas indican de 1 a 50 resultados; y tres capas indican 51 o más resultados. Estecomportamiento puede variar en las configuraciones modificadas.

El color de la sección indica el estado del origen: azul si está realizando una búsqueda, verde cuandose ha completado la búsqueda y naranja si la búsqueda ha fallado.

Haga clic en el sector de un origen para resaltar su fila correspondiente en la tabla.

Haga clic enMostrar consulta nativa para ver la consulta nativa que indica cómo se tradujo laconsulta para el origen.

La animación muestra los orígenes de dieciséis en dieciséis, por lo que en la primera vista sóloaparecen los primeros dieciséis orígenes. Si ejecuta la búsqueda en un número de orígenes mayor,podrá ver los dieciséis siguientes haciendo clic en Siguiente debajo de la animación.

Si no se puede buscar en un origen determinado, se muestra un mensaje de error detallado en lacolumna Nota de la tabla. Para obtener información adicional sobre el error, seleccione Herramientas> Ver mensajes.

Nota: si inicia la supervisión al visualizar los resultados de las búsquedas guardadas o los últimosresultados de búsqueda, no se vuelve a ejecutar la consulta y la animación no se vuelve a reproducirpor completo. El estado aparece primero en espera con ningún resultado y a continuación se actualiza


Buscar

inmediatamente para mostrar el estado final de los orígenes y el número de resultados válidosdevueltos por cada uno.

Guardar los resultados de búsqueda de orígenesexternos

Este procedimiento permite guardar los resultados de un origen externo en un repositorio.

Para guardar un resultado de búsqueda de un origen externo en el repositorio:

1. Seleccione los resultados.

2. Elija Archivo > Guardar en repositorio.

3. En la ventana Selección de carpeta, seleccione la carpeta de destino de la lista de repositoriosdisponibles.

4. Haga clic en Siguiente para comprobar la definición de objeto o en Terminar para completar elprocedimiento.

5. En la ventanaDefinición de objeto, modifique las propiedades del objeto según sea necesario.

6. Haga clic en Siguiente para marcar la definición del objeto de estos resultados o en Terminarpara completar el procedimiento.

7. Repita el Paso 5 y el Paso 6 tantas veces como sea necesario.Los resultados guardados están disponibles en la carpeta seleccionada pero también se muestranenMis archivos.

Ver los resultados más recientes sin volver aejecutar la búsqueda

Este procedimiento sólo se aplica a su sesión actual de Digital Asset Manager.

Para ver los resultados de búsqueda más recientes:

1. En la parte superior de la página de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha situada junto alicono de lupa.

2. Haga clic en Últimos resultados.


Buscar

Mejorar su experiencia de búsqueda

Su experiencia de búsqueda puede verse restringida o mejorada según su comprensión de la sintaxisde búsqueda y de los distintos parámetros que definen el entorno de la búsqueda. La sintaxis debúsqueda es la forma en que se escribe la consulta, que implica el uso de operadores y de caracteresespeciales tales como paréntesis, comillas o comodines. La sintaxis de búsqueda se documenta alprincipio de este capítulo en Ejecutar una búsqueda simple, página 67 y Ejecutar una búsquedaavanzada, página 71. El entorno de búsqueda corresponde a las circunstancias cuando se ejecutala consulta; es decir, la configuración del repositorio, la configuración de los orígenes externos, laconfiguración de su aplicación de WDK, etc. Todos estos parámetros no son visibles ni accesibles paralos usuarios; sin embargo, deben tomarse en consideración al ejecutar las consultas para conseguir losresultados más pertinentes.

En esta sección se describen estos aspectos que influyen en su experiencia de búsqueda:• Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda, página 80• Indexar un repositorio, página 82• Elementos que se pueden buscar, página 82

Cómo puede afectar la configuración a su experienciade búsqueda

La descripción de la función de búsqueda que se proporciona en este manual se refiere a laconfiguración predeterminada. Sin embargo, su administrador del sistema puede configurar estafuncionalidad de muchas maneras. En esta lista se indican posibles configuraciones que puedenafectar a su experiencia de búsqueda:• Indexación

El que un repositorio esté indexado no es de su interés y, generalmente, no necesita saberlo. Sinembargo, a veces, las capacidades de indexación pueden utilizarse para definir las consultasde forma más precisa. Por ejemplo, los comodines sólo se pueden utilizar si el repositorio estáindexado, si no, se omitirán. Si quiere realizar consultas complejas, consulte con el administradordel sistema para obtener más detalles sobre la configuración de indexación del repositorio. Lasección Indexar un repositorio, página 82 proporciona más información acerca de la indexación.

• Clasificación de relevancia

El administrador del sistema puede especificar una clasificación adicional para determinadosorígenes, agregar relevancia a un valor de propiedad determinado o mejorar la puntuaciónobtenida para un formato específico.


Buscar

• Programación

El administrador del sistema puede definir una programación para restringir la lista detipos disponibles en la página Búsqueda avanzada. La programación puede ser diferente deun repositorio a otro. Si selecciona sólo los orígenes externos, se aplica la programación delrepositorio actual.

• Personalización de la página Búsqueda avanzada

La página Búsqueda avanzada puede personalizarse completamente para guiarle a la hora derealizar consultas. Por este motivo, todas las opciones descritas en esta guía pueden no estardisponibles y pueden aparecer otras para definir y/o condicionar sus consultas.

• Número máximo de resultados

El número máximo de resultados se define en dos niveles. De forma predeterminada, el númeromáximo de resultados de todos los orígenes juntos es 1000 y 350 resultados por origen. Sinembargo, su administrador del sistema puede modificar estos parámetros. Cuando realiceuna consulta en un origen externo, el número máximo de resultados también depende de laconfiguración de dicho origen. Los resultados se seleccionan de acuerdo con su importancia.De este modo, siempre consigue los resultados con la mejor puntuación; el resto de resultadosse omiten.

• Diferenciación entre mayúsculas y minúsculas

Si el repositorio está indexado, las consultas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas deforma predeterminada, incluso si se utilizan las comillas. Si el repositorio no está indexado,las consultas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, para los repositoriosno indexados, el administrador del sistema puede activar y desactivar la diferenciación entremayúsculas y minúsculas.

• Normalización gramatical (lematización)

Cuando no se utilizan comillas, Digital Asset Manager muestra los archivos que incluyenvariaciones de las palabras escritas además de las palabras exactas. Estas variaciones se basanen la raíz de la palabra. Este comportamiento depende de la configuración del sistema de textocompleto y se denomina normalización gramatical.

• Orígenes externos

Al consultar un origen externo, los resultados mostrados en Digital Asset Manager dependen enparte de la configuración de este origen. Por ejemplo, si el origen no devuelve información sobrefechas, entonces no se puede filtrar por fechas.

• Varios repositorios

En cuanto a orígenes externos, los resultados dependen de la configuración de cada repositorio.Por ejemplo, la indexación puede establecerse de forma distinta en los distintos repositorios.


Buscar

Indexar un repositorio

La indexación de un repositorio es tarea del administrador y se podría pensar que no es necesariosaber qué es la indexación y si el repositorio que utiliza está indexado o no. Sin embargo, la indexaciónpuede tener una repercusión en la experiencia de búsqueda. Cuando se indexa un repositorio, se creauna estructura de datos, el índice, para almacenar información. La información puede estar sólo en laspropiedades de los archivos o en las propiedades y el contenido de los archivos. La búsqueda de unrepositorio indexado facilita una recuperación rápida de los documentos ya que no requiere explorartodos los archivos sino únicamente buscar en el índice. En esta guía, cuando se hace referencia aun repositorio indexado, se trata de un repositorio para el que el contenido y las propiedades sehan indexado y no sólo las propiedades. Si el repositorio está indexado, se ejecutan consultas detexto completo cuando se usa el cuadro de búsqueda simple o el campo Contiene de la ventana debúsqueda avanzada. Si el repositorio no está indexado, la consulta se convierte a una consulta sobrelas propiedades más pertinentes: nombre, título y asunto. Este mecanismo es transparente y permiterecuperar los resultados más relevantes.

Elementos que se pueden buscar

Sólo los documentos que son indexables se pueden buscar. Por ejemplo, las imágenes o el contenidobinario no se pueden buscar porque no son indexables.

Además, no todos los caracteres se pueden buscar. Los caracteres que se pueden buscar son loscaracteres alfabéticos, numéricos, de extensión y personalizados. Los caracteres personalizados sonlas letras y meses chinos, japoneses y coreanos.

Otros caracteres, como la puntuación, acentos y las marcas diacríticas, y los caracteres tales como | y #,no se indexan ni se buscan. Estos caracteres que no se pueden buscar se eliminan del texto indexadoy se tratan como si fueran espacios en blanco. El servidor de índices trata estos caracteres comosi fueran espacios en blanco: !@#$%^_,.&;:()+=<

Cuando estos caracteres aparecen en el contenido indexable, se reemplazan por un espacio en blanco.Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico [email protected] está indexada, aparececomo "Minombre empresa com" en el índice. El texto se trata como tres palabras. Los documentosdevueltos por una búsqueda de [email protected] se tratan como si contuvieran las palabras"Minombre empresa com".

Si se incluye un carácter especial en una consulta, se eliminará. Por ejemplo, una consulta sobre Richard+ Dodd devolvería un documento que contiene el texto Richard = Dodd porque los signos + y = sesustituyen por un espacio en blanco. Si un término de búsqueda incluye un acento o marca diacrítica,la búsqueda devuelve todas las palabras que coinciden con o sin el acento o la marca diacrítica.

Note:• A diferencia de las búsquedas que se realizan en un explorador Web, no se pueden utilizar los

signos menos y más como operadores. En su lugar, debe utilizar el operador AND y OR.


Buscar

• El asterisco y el signo de interrogación se pueden utilizar como caracteres comodín.

Búsquedas guardadas

Las búsquedas se pueden guardar para que pueda ejecutarlas regularmente sin tener que volvera definirlas, para compartirlas con otros usuarios o para recuperar rápidamente los resultadoscorrespondientes. En el nodo Búsquedas guardadas, las búsquedas públicas y privadas se distinguenpor los iconos siguientes:

• indica que esta búsqueda guardada es pública y accesible a cualquier usuario.

• indica que usted es el único que puede acceder a esta búsqueda guardada.

Las búsquedas guardadas se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con un icono general:


• Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 83• Ejecutar una búsqueda guardada, página 84• Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda, página 84• Editar una búsqueda guardada, página 84• Copiar una búsqueda guardada, página 85

Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante

Puede guardar una búsqueda para que pueda ejecutarse de nuevo posteriormente para recuperarlos resultados actualizados.

Para guardar una búsqueda y ejecutarla más adelante:

1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar .

2. Escriba un nombre para la búsqueda guardada.

3. Para mostrar los resultados de la búsqueda en el nodo Búsquedas guardadas sin tener queejecutar de nuevo la búsqueda, seleccione Incluir resultados.

4. Para permitir a otros usuarios tener acceso a esta búsqueda, seleccione Hacer pública.

5. Haga clic en Aceptar.La búsqueda guardada se almacenará en el nodo Búsquedas guardadas del repositorio.Aunque la búsqueda guardada se almacena en un repositorio, puede utilizar la búsquedaguardada para buscar en varios repositorios.


Buscar

Ejecutar una búsqueda guardada

Al ejecutar una búsqueda guardada, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelve resultadosactualizados.

Para ejecutar una búsqueda guardada:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Seleccione la búsqueda guardada y Archivo > Mostrar.Digital Asset Manager ejecutará la búsqueda.



Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volvera ejecutar la búsqueda

Para ver los resultados de una búsqueda guardada:



3. Haga doble clic en cualquier búsqueda guardada para la cual la columna Resultados indique quela búsqueda encontró uno o más elementos.

Note: Si los resultados no se guardan con la búsqueda, se volverá a ejecutar la búsqueda al hacer dobleclic en ella. Si no desea volver a ejecutar la búsqueda, utilice el menú contextual. Para ello, hagaclic con el botón secundario en la búsqueda guardada y seleccione Ver resultados guardados. Estecomando sólo está disponible cuando los resultados se han guardado con la búsqueda.

Editar una búsqueda guardada

Para editar una búsqueda guardada:



3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar.


Buscar

4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada,página 71 y, a continuación, haga clic en Buscar.

5. Haga clic en Guardar búsqueda para aplicar los cambios. También debe guardar su búsqueda siha modificado los resultados que se muestran.


7. Haga clic en Sobrescribir.

Copiar una búsqueda guardada

Para copiar una búsqueda guardada:



3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar.

4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada,página 71 y, a continuación, haga clic en Buscar.

5. En la página de resultados, haga clic en Guardar búsqueda.

6. Para guardar la búsqueda como una copia con un nombre diferente, escriba un nombre nuevopara la búsqueda. En caso contrario la búsqueda se guarda como una copia con el mismo nombre.

7. Edite la información adicional según sea necesario.


9. Haga clic en Guardar como nueva.

Plantillas de búsqueda

Las plantillas de búsqueda están disponibles sólo si su organización utiliza la opción Búsquedaextendida Búsqueda federada y ha configurado las plantillas de búsqueda.

Al igual que con las búsquedas guardadas, las plantillas de búsqueda están diseñadas para quepuedan reutilizarse fácilmente. Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la quealgunos valores de búsqueda son fijos y otros puede definirlos el usuario actual. Las plantillasde búsqueda pueden ser privadas o públicas. En el nodo Búsquedas guardadas, las plantillas debúsqueda públicas y privadas se distinguen por los iconos siguientes:

• indica que esta plantilla de búsqueda es pública y accesible a cualquier usuario.

• indica que usted es el único que puede acceder a esta plantilla de búsqueda.


Buscar

Las plantillas de búsqueda se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con un icono general: .


• Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda, página 86• Crear una plantilla de búsqueda, página 86• Editar una plantilla de búsqueda, página 87• Modificar la definición de una plantilla de búsqueda, página 87• Copiar una plantilla de búsqueda, página 88

Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda

Puede ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda creada por usted o por otro usuario.

Para ejecutar una búsqueda basada en una plantilla de búsqueda:


2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Mostrar.

4. Si se le pide que indique valores de búsqueda, especifique los valores según corresponda.




Crear una plantilla de búsqueda

Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que puede cambiar ciertos valores debúsqueda cada vez que la ejecuta. Por ejemplo, una plantilla de búsqueda podría buscar las facturascon fecha de este mes del cliente que elija. Podría ejecutar la plantilla de búsqueda para obtenerfacturas de muchos clientes diferentes.

Una plantilla de búsqueda no puede incluir el operador OR.

Para crear una plantilla de búsqueda:

1. Ejecute una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página 71) yseleccione las propiedades y valores que se incluirán en la plantilla de búsqueda. Debe seleccionaral menos una combinación de propiedad y valor.


Buscar

Para incluir una propiedad para la que el usuario establecerá el valor de búsqueda, establezca unvalor temporal para dicha propiedad. Puede hacer que esa propiedad sea editable más adelante eneste procedimiento.

2. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla .

3. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.

4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsquedaesté disponible para otros.

5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha paratrasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada.Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadroValores fijos.

6. Haga clic en Guardar.

Editar una plantilla de búsqueda

Para editar una plantilla de búsqueda:



3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar.




Modificar la definición de una plantilla de búsqueda

Para modificar la definición de una plantilla de búsqueda:




Buscar

3. Haga clic con el botón secundario en la plantilla de búsqueda y seleccione Editar definición.

4. Modifique los valores de búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsqueda avanzada,página 71.



6. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla .

7. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.






13. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.

14. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualiza con lostérminos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como una columnaen el nodo Búsquedas guardadas.


Note: A diferencia de las búsquedas guardadas, cuando guarda una plantilla después de unamodificación, la versión anterior no se sobrescribe: se crea una nueva plantilla.

Copiar una plantilla de búsqueda

Para copiar una plantilla de búsqueda:




4. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.


Buscar

5. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualiza con lostérminos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como una columnaen el nodo Búsquedas guardadas.


Definir preferencias de búsquedaPara definir las preferencias de búsqueda:


2. Seleccione la ficha Buscar.

3. En el área Ubicaciones de búsqueda predeterminadas, siga uno de estos procedimientos:• Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en los repositorios de la lista de

repositorios predeterminada, seleccioneMis repositorios favoritos.• Para definir la ubicación de búsqueda predeterminada en el repositorio que está visualizando

actualmente, seleccione Sólo repositorio actual.• Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminada en otras ubicaciones, seleccione

Otras y, a continuación, Seleccionar. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles,desplácese y seleccione una ubicación específica y, a continuación, haga clic en la flechaapropiada para agregar la ubicación. Agregue tantas ubicaciones como necesite. La ubicaciónpuede ser un repositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestrasi Digital Asset Manager está configurado para buscar orígenes externos.

4. En el área Exploración inteligente, si está disponible, elija si desea agrupar los resultados de labúsqueda en clústeres según unas propiedades específicas.Si selecciona Activada, elija las propiedades utilizadas para la exploración inteligente haciendoclic en Editar y, a continuación, seleccionando las propiedades en las listas desplegables. Paraagregar o quitar las propiedades, utilice los botones adecuados.La exploración inteligente sólo está disponible si Digital Asset Manager incluye la opciónBúsqueda federada y está configurado para exploración inteligente.

5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.Para seleccionar las columnas mostradas en las páginas de resultados, defina sus preferencias decolumna como se describe en Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 21.


Buscar

Para recuperar la configuración predeterminada de las ubicaciones de búsqueda y de exploracióninteligente, haga clic en Restaurar valores predeterminados.


Capítulo 5

Bandeja de entrada


• Bandeja de entrada información general, página 91• Abrir tareas o notificaciones, página 92• Realizar tareas, página 92• Completar una tarea, página 93• Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 94• Rechazar una tarea, página 95• Delegar una tarea, página 95• Repetir tareas, página 96• Cambiar la disponibilidad para las tareas, página 96• Tareas de cola de trabajos, página 97

Bandeja de entrada información general

La bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignaciones electrónicas,mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se ha producido un evento.

Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de forma automática por unproceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es una serie de tareas que seasignan por orden de un usuario a otro. Al finalizar una tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajoenvía automáticamente una tarea al usuario siguiente en el flujo de trabajo.

En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no se le haya asignadosólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, el primer usuario que la acepta es elque la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios.

Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, como se describeen Tareas de cola de trabajos, página 97.


Bandeja de entrada

Una tarea puede incluir archivos anexos que se le solicita que edite o revise. Los archivos anexospasan al siguiente usuario del flujo de trabajo.

Abrir tareas o notificacionesPara abrir una tarea o notificación:

1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.• Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente:

— Realizar tareas, página 92

— Completar una tarea, página 93

— Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 94

— Rechazar una tarea, página 95

— Delegar una tarea, página 95

— Repetir tareas, página 96

— Seleccionar tareas de la cola, página 98

Realizar tareasPara realizar una tarea:

1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.

2. En la ficha Información, siga este procedimiento:

a. La ficha Información podría mostrar un formulario personalizado para una tarea determinadade su organización. En ese caso, escriba la información adecuada. Pida los detalles a suadministrador.Si la ficha Información incluye un enlace para crear un nuevo formulario para el próximousuario en la tarea, haga clic en el enlace y siga las instrucciones de la pantalla.

b. Para realizar operaciones en los archivos anexos, utilice los procedimientos estándar dedichas operaciones.


Bandeja de entrada

c. Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione los archivos y hagaclic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadrode diálogo de selección, página 23.

d. Si se muestran los campos Hora y Costo, registre el tiempo y el costo que supone realizar latarea.

3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera:

a. Haga clic en Agregar o Editar.

b. En el campo Comentario, escriba un comentario.

c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas:• Para los destinatarios posteriores

envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futuras del flujode trabajo.

• Sólo para los destinatarios siguientes

envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tarea del flujode trabajo.

d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar un comentario,haga clic en Quitar.

4. Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Para marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 93.• Para cerrar la tarea sin marcarla como terminada, haga clic en Cerrar.

La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada más adelante.Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 93.

Completar una tarea

Al completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo de trabajo. Cualquiercambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si la versión de los archivos anexos ylos archivos registrados es la misma.

Para completar una tarea:

1. Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada.



Bandeja de entrada

3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.


5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento:

a. Elija haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar los ejecutantes.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más ejecutantes y haga clic en Aceptar.Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo deselección, página 23.

c. Haga clic en Aceptar.

6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareas de reenvíosiguientes.


Aceptar tareas asignadas a varios usuarios

Si una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que la ejecute. Si aceptauna tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios.

Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios:


2. Seleccione la tarea que desee aceptar.


4. Siga uno de estos procedimientos:• Para cerrar la tarea, elija Cerrar.• Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente:

— Realizar tareas, página 92

— Completar una tarea, página 93

— Rechazar una tarea, página 95

— Delegar una tarea, página 95

— Repetir tareas, página 96


Bandeja de entrada

Rechazar una tarea

Si el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otro paso comose define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, se elimina de su Bandeja deentrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tarea puede o no permanecer en las Bandejasde entrada de los otros usuarios del grupo.

Para rechazar una tarea:

1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.

2. Haga clic en Rechazar.

3. Si se le solicita, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.

4. Haga clic en Siguiente.

5. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareas de rechazosiguientes.

6. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión para cerrar la sesiónde la tarea.


Delegar una tarea

Si el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizar una tareaque originariamente se le ha asignado a usted.

Para delegar una tarea:

1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.

2. Haga clic en Delegar.

3. Si se le pide que especifique el usuario al que desea delegar la tarea, siga este procedimiento:

a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y hagaclic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadrode diálogo de selección, página 23.



Bandeja de entrada

Repetir tareas

Si el flujo de trabajo lo permite, tiene la posibilidad de pedir a otro usuario o grupo que repita unatarea que usted acaba de completar.

Para repetir una tarea:

1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.

2. Haga clic en Repetir.

3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.

4. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic enAceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo deselección, página 23.


Cambiar la disponibilidad para las tareas

En la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibir tareas.

Para cambiar la disponibilidad para recibir tareas:


2. En la parte superior de la Bandeja de entrada, haga clic en una de las siguientes opciones:• Estoy disponible• No estoy disponible en estos momentos

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para ofrecerse como disponible, quite la marca de la casilla de verificación que cambia su

estado a no disponible.• Para mostrarse como no disponible, marque la casilla de verificación que cambia su estado

a no disponible, haga clic en editar, seleccione otro usuario para que reciba sus tareas y,a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.

Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futuras que se hayanmarcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas que estén actualmente en subandeja de entrada o a cualquier tarea futura que no permita la delegación.


Bandeja de entrada

Tareas de cola de trabajos

Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignados auna cola. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una cola de trabajos en función de laspropiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en una cola reciben lastareas en sus bandejas de entrada por orden de prioridad. Los usuarios con la función "procesadorde colas avanzado" pueden extraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de suprioridad o sin necesidad de esperar a que se asignen a la bandeja de entrada del procesador.

Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola

Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudar a gestionar lastareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada.

Para suspender una tarea en la cola de trabajos:

Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tarea auxiliar, puedesuspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha para quitar su suspensión y volver aactivarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo que quita la suspensión de la tarea basado en estafecha. También puede quitar manualmente la suspensión de una tarea.

1. Seleccione la tarea que desee suspender.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.

3. Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida.

4. Haga clic en Aceptar.El estado de la tarea aparecerá como Pausado.

Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos:

1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > No suspendida.El estado de la tarea aparecerá como Adquirido.

Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos:

1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivo hasta quela vuelva a asignar a otro usuario.

3. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar.


Bandeja de entrada

4. Seleccione un usuario que desee asignar a la tarea.


Obtener la siguiente tarea disponible de una cola detrabajos

Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tarea de la cola sinnecesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tarea siguiente es la que tienemayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas. Puede elegir manualmente su próximatarea desde una opción en el menú Bandeja de entrada, o bien hacer que aparezca automáticamente enla bandeja cuando rechace o complete la tarea actual.

Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecen como noasignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que el gestor de la cola haasignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Use la etiqueta de esta columna paradistinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja de entrada.

Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos:

• En Bandeja de entrada, seleccioneHerramientas > Administración de colas de trabajos > Obtenertarea siguiente.

La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja de entrada.

Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos:

• En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente.

Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos:

1. Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta.

2. En la Bandeja de entrada, desactive Obtener tarea siguiente automáticamente.

3. Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que no quedeninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada.

Seleccionar tareas de la cola

Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienenla capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlasindependientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Cola de trabajos en el árbol dedirectorios principal, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de


Bandeja de entrada

entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar lastareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquier tareano asignada que no requiera ninguna habilidad.

Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen la opción de filtrar la vista Bandeja deentrada de la cola de trabajos. Al seleccionar Todas las tareas que se pueden elegir, se muestran todaslas tareas sin asignar a las que el procesador puede optar o con las que puede trabajar. Todas las tareasmuestra las tareas con las que el procesador puede trabajar, así como cualquier tarea que éste ya hayaobtenido o que le haya asignado el supervisor de la cola.

Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) no puedenasignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya esté asignada o que hayaextraído otro procesador de colas.

Para obtener una tarea sin asignar:

1. Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en la cola detrabajos para abrirla.

2. Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas las tareas enla Bandeja de entrada de la cola de trabajos.

3. Seleccione una o más tareas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea.El sistema le asignará la tarea y la enviará a su bandeja de entrada. Si selecciona sólo una tarea, elsistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajar en ella inmediatamente.Sugerencia: esta acción también se puede realizar desde Task Manager mediante el botónObtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite a este tipo deprocesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizando el botón Obtener tareadesde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y se actualiza la página, lo que le permitirátrabajar con ella de inmediato.


Bandeja de entrada


Capítulo 6

Flujos de trabajo y flujos rápidos


• Iniciar flujos de trabajo, página 101• Enviar flujos rápidos, página 103• Ver flujos de trabajo, página 104• Pausar un flujo de trabajo, página 105• Reanudar un flujo de trabajo en pausa, página 105• Detener un flujo de trabajo, página 105• Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo,

página 106• Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo, página 106• Cambiar el supervisor del flujo de trabajo, página 107• Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, página 107• Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo, página 108• Crear una plantilla de flujo de trabajo, página 108

Iniciar flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un proceso automatizado que pasa archivos e instrucciones entre individuos,por orden, para que realicen ciertas tareas. Cuando se asigna a un usuario una tarea de un flujo detrabajo, la tarea aparece en su bandeja de entrada.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas que realiza el sistema, como la ejecución desecuencias de comandos. Las tareas automáticas permiten la integración de flujos de trabajo y ciclosde vida que permiten, por ejemplo, la promoción de archivos a nuevos estados del ciclo de vida.

Al iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia detareas que se van a realizar. Es posible iniciar varios flujos de trabajo simultáneamente desde unamisma plantilla. Una plantilla de flujo de trabajo puede permitirle dirigir una tarea a un grupo de



usuarios; en este caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza y la tarea se elimina delas bandejas de entrada de los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos. Los archivos se pueden anexar si ya estánanexados en otra parte, están bloqueados por otro usuario o se encuentran en un estado avanzado delciclo de vida. No olvide que, cuando anexe archivos en varios idiomas, los filtros del destinatario deuna tarea podrían mostrar sólo los archivos cuyo idioma coincida con el de ese usuario.

Para iniciar flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando primero el tipo de flujo de trabajo, elija

Herramientas > Flujo de trabajo > Inicio.• Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando primero uno o varios archivos, desplácese hasta

los archivos, selecciónelos y, a continuación, elija Herramientas > Flujo de trabajo > Iniciaranexos.

2. Seleccione el flujo de trabajo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.


4. En la ficha Información, en el campo Descripción de flujo de trabajo, escriba un nombre para elflujo de trabajo.

5. Para anexar un archivo al flujo de trabajo, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en Agregar.

b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiada y, a continuación,desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. El desplazamiento por las fichas quecorresponden a nodos del repositorio se lleva a cabo del mismo modo que por los nodosdel repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregar los archivosenlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos enlazados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

6. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formulario existente, sigaeste procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, en función de loque aparezca.

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic en Aceptar.Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.



Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario se eliminaráautomáticamente.

7. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios o grupos deusuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento:

a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario o grupo que realizará la tarea y hagaclic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadrode diálogo de selección, página 23.

8. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. Escriba sus comentarios.

c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios:• Para los destinatarios posteriores

Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes

Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tareaasignada del flujo de trabajo.



Enviar flujos rápidos

Un flujo rápido es una tarea individual que se envía a uno o más usuarios. Si envía un flujo rápido avarios usuarios, podrá elegir si los usuarios recibirán la tarea a la vez o por orden.

Para enviar un flujo rápido:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Flujo rápido.

3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que se enviará el flujo rápido, haga clic en Seleccionarusuario/grupo, elija los que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener másinformación, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.

4. En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad.

5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.



6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casilla deverificación Devolver a usuario.

7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar la revisión, marque lacasilla de verificación Exigir firma.


Ver flujos de trabajo

Puede ver los flujos de trabajo activos mediante Informes de flujo de trabajo o con Mis flujos detrabajo. En este tema se describen ambos métodos.

Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.Aparecerá la lista de flujos de trabajo. Para cambiar el formato de la lista, haga clic en Editarinforme de flujo de trabajo y elija entre las opciones disponibles.

2. Para ver más información sobre un flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo y, a continuación,elija una de estas opciones:• Para ver la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver

detalles > Asignar.• Para ver el progreso del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver

detalles > Resumen. Para restringir o ampliar la lista, seleccione el filtro adecuado en laparte superior de la página.

• Para ver un registro de eventos del flujo de trabajo, seleccioneHerramientas > Flujo de trabajo> Ver detalles > Auditoría.

Para ver los flujos de trabajo que posee mediante Mis Flujos de trabajo

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo.Mis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que usted posee pero no los que poseen losgrupos a los que usted pertenece. Para ver los flujos de trabajo que posee un grupo, utilice elprocedimiento Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo, página 104.

2. Para ver un flujo de trabajo concreto, seleccione el flujo y elija Archivo > Mostrar.



Pausar un flujo de trabajo

Al pausar un flujo de trabajo, lo detiene temporalmente pero espera restituirlo posteriormente. Puede,por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla. Una vez realizados los cambios,podrá reanudar el flujo de trabajo para continuar desde el punto exacto en el que se pausó.

Para pausar un flujo de trabajo:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujosde trabajo.

2. Seleccione uno o más flujos de trabajo.

3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Pausar flujos de trabajo.

4. Si se le pide que confirme la pausa, haga clic en Aceptar.

Reanudar un flujo de trabajo en pausa

Al reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se pausó. Los flujos de trabajopausados pueden reanudarse, pero no así los detenidos.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado:



3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Reanudar flujos de trabajo.

4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.

Detener un flujo de trabajo

Puede detener un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajo detenidono puede reiniciarse.



Para detener un flujo de trabajo:



3. Seleccione Herramientas > Flujo de Trabajo > Detener flujos de trabajo.

4. Para asegurarse de que el flujo de trabajo se elimina automáticamente de la lista de flujos detrabajo, seleccione la opción El flujo de trabajo anulado se eliminará.

5. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.

Enviar por correo electrónico el supervisor delflujo de trabajo o un ejecutante del flujo detrabajoPara enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutantedel flujo de trabajo:


2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico al supervisor• Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico a los ejecutantesSu aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje con las direcciones de correoelectrónico rellenadas.

4. Escriba el mensaje y envíelo.

Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo

Si es supervisor del flujo de trabajo y recibe el aviso de que una tarea automática ha fallado, puederealizar uno de los siguientes procedimientos.

Para reintentar una tarea automática fallida:

1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.



2. Haga clic en Volver a ejecutar.


Para completar una tarea automática fallida:

1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Completar.


Cambiar el supervisor del flujo de trabajo

Cada flujo de trabajo tiene un supervisor del flujo de trabajo que puede modificar, pausar o detener unflujo de trabajo activo.

Para cambiar el supervisor del flujo de trabajo:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione Cambiar supervisor.

4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor.

5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo.


Guardar información del flujo de trabajo comouna hoja de cálculo de Microsoft Excel

La disponibilidad de este procedimiento depende de la configuración de Digital Asset Managerque tenga su organización.

Para guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de MicrosoftExcel:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.

2. Haga clic en Guardar informe.

3. Escriba un nombre para obtener la información que está guardando.

4. Seleccione una ubicación en la que guardar.




Ver informes agregados del rendimiento delflujo de trabajo

Para ver informes, debe tener el rol process_report_admin.

Para ver informes históricos:

1. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Proceso• Herramientas > Flujo de Trabajo > Informe histórico > Usuario

2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee para ejecutar el informe.

3. Haga clic en Ejecutar.

4. Haga clic en la ficha Resultados para ver el informe.

5. Para ver información adicional, haga clic en un proceso, instancia o usuario.

6. Para guardar el informe para nuevas ejecuciones, haga clic en Guardar.

Crear una plantilla de flujo de trabajo

Para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo, seleccione Archivo > Nuevo > Plantilla de flujo detrabajo para abrir Workflow Manager. Consulte la ayuda de esa aplicación para obtener instruccionessobre cómo crear la nueva plantilla de flujo de trabajo.


Capítulo 7

Colas de trabajos


• Roles de colas de trabajos, página 109• Configurar una nueva cola de trabajos, página 111• Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 111• Políticas de colas de trabajos, página 115• Definir una categoría de cola, página 118• Definir una cola de trabajos, página 119• Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 121• Gestionar usuarios de colas de trabajos, página 122• Supervisar colas de trabajo, página 126• Crear calendarios comerciales, página 131

Roles de colas de trabajos

Las colas de trabajos contienen las tareas que van a realizar los usuarios disponibles asignados a unacola. Los usuarios de la cola de trabajos reciben las tareas en sus bandejas de entrada. Las tareas deestos usuarios las asigna el servidor automáticamente u otro usuario manualmente. Los usuarios conel rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) pueden elegir extraer elementosde la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en susbandejas de entrada.

Los usuarios de la cola de trabajos también se denominan procesadores.

Los administradores de las colas de trabajos supervisan qué colas presentan tareas atrasadas que sedeban realizar o cuáles contienen demasiadas. Asimismo, pueden agregar, editar y asignar perfiles dehabilidades a usuarios de colas de trabajos individuales.

Los administradores de las colas de trabajo son los encargados de crearlas, de asignar usuariospara que trabajen con las tareas de la cola y de definir los perfiles de habilidades que permiten a la


Colas de trabajos

aplicación asignar tareas al procesador adecuado, y pueden agregar, editar o asignar perfiles dehabilidades a los usuarios de colas de trabajos individuales.

Además, el administrador o gestor puede utilizar Monitor de colas de trabajos para ver las tareasexistentes en la cola, el nombre del procesador asignado a cada una, el estado de las tareas, cuándo sehan recibido y su prioridad actual.

Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles que se describen en Tabla11, page 110.

Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos

Rol Lo que permite hacer

Queue_processor Trabaja con elementos que le ha asignado elsistema de una o más bandejas de entrada dela cola de trabajos. Los procesadores de colaspuede solicitar trabajos, suspender y quitar lasuspensión de trabajos, completar trabajos yreasignar su trabajo a otros.

Queue_advance_processor Trabaja con elementos que le ha asignado elsistema de una o más bandejas de entrada de lacola de trabajos. Además, selecciona las tareascon las que va a trabajar de una o más bandejasde entrada de la cola de trabajos.

Queue_manager Supervisa las colas de trabajos y asigna rolesa las colas y usuarios para que trabajen conlos elementos que contienen. Los usuarioscon este rol pueden volver a asignar tareas ysuspenderlas.

Los gestores de colas que tengan privilegios paraCREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos.

Queue_admin Crea colas de trabajos y políticas de colas. Losmiembros del rol queue_admin (administradoresde colas) no tienen el rol de administrador deforma predeterminada.

Los administradores de colas que tenganprivilegios para CREAR GRUPOS pueden crearcolas de trabajos.

Process_report_admin Ejecuta informes de flujo de trabajo históricosdesde el menú Flujo de trabajo.


Colas de trabajos

Configurar una nueva cola de trabajos

Para configurar la primera cola de trabajos, siga estos procedimientos en el orden en que se indican:

• Cree los usuarios y grupos que utilizará para procesar las colas de trabajo.

El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuariosy grupos.

• Configure la coincidencia de asignación de trabajo.

Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 111 proporciona información detalladasobre la coincidencia de asignación de trabajo.

• Cree las políticas de colas que necesitará para la cola.

Políticas de colas de trabajos, página 115 proporciona más información específica sobre políticasde colas.

• Cree las categorías de colas.

Definir una categoría de cola, página 118 explica cómo crear categorías de colas.• Cree la cola de trabajos.

Definir una cola de trabajos, página 119 proporciona más características específicas sobre cómodefinir las colas de trabajo.

• Cree políticas de anulación.

Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 121 explica el paso opcional de definirlas políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos.

• Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en Process Builder.

Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificación para delegar eltrabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcada en la definición de la actividad.

Los procedimientos para definir las plantillas de procesos se encuentran en la Guía del usuario deDocumentum Process Builder.

Configurar la coincidencia de asignación detrabajo

Cuando vaya a crear una cola de trabajos, lo primero que debe hacer es configurar los filtros decoincidencia de asignación de trabajo mediante la definición de las habilidades o las propiedades queson necesarias para procesar tareas en la cola de trabajos. El Filtro de coincidencia de asignación de trabajomuestra las capacidades, las propiedades o la experiencia que se requieren para ejecutar tareas en


Colas de trabajos

una cola. El Perfil de procesador, por su parte, enumera cuáles de estos filtros se han asignado a unprocesador de colas de trabajos. Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando un gestorasigna una tarea, el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidencia de asignaciónde trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o las propiedades que se precisanpara trabajar en una tarea concreta.

Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola, cualquierprocesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidades de las que disponga.

Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elemento para una cola detrabajos, se comprueban las habilidades de la cola de trabajos que se han definido en la tarea según lasreglas de asignación de actividad configuradas en la plantilla correspondiente en Process Builder.(Una vez que se crea la tarea, no hay forma de cambiar las habilidades necesarias asociadas). Elsistema compara las habilidades que requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en lacola de trabajos y emplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente y Asignar tarea.

Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador de préstamos) tienetres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos, préstamos comerciales y préstamosdomésticos. Cuando una aplicación de préstamos para vehículos entra en el flujo de trabajo, el sistemaevalúa la asociación de habilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valor dehabilidad para un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos aloan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesador intenta extraer unatarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamos para vehículos como habilidadantes de permitir que la obtenga. Una tarea determinada asociada con una cola puede requeriruna o más habilidades para poder completarse. Y un procesador puede tener varias habilidadesrelacionadas con una cola de trabajos.

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla deproceso

Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona el nombre de lacola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la ficha Ejecutante de Inspector deactividades. Puede usar los datos de proceso para asignar a los valores de la habilidad necesaria.Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega a la tarea y el sistema la emplea en tiempo de ejecuciónpara calificar a un procesador como su posible ejecutante.

Consulte Guía del usuario de Business Process Manager: Trabajar con actividades.

Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo

Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones de habilidad quepermiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea en función de las habilidades que


Colas de trabajos

ésta requiere y las capacidades o la experiencia con las que cuenta el procesador. Cuando se crea elfiltro, se definen los posibles valores de habilidad, las etiquetas de visualización, los tipos de datos ylos operadores que el sistema emplea para comparar la lista de habilidades del procesador con lashabilidades que se requieren, y se asigna la tarea a un procesador adecuado.

La plantilla de proceso de Process Builder también debe tener estas habilidades definidas para la tarea.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar o modificarlos filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) sólopueden ver la configuración de los filtros de coincidencia.

Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia deasignación de trabajo > Filtros coincidentes.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo filtro, seleccione Archivo > Nuevo > Información de habilidad de

la cola de trabajos.• Para editar un filtro existente, seleccione el filtro y, en el menú que aparece al hacer clic con

el botón derecho, elija Propiedades o seleccione el filtro y, a continuación, elijaMostrar >Propiedades > Información.

3. Escribe un nombre para el filtro.

4. Escriba una descripción para el filtro.

5. Seleccione el tipo de datos de los valores de habilidad disponibles en el cuadro de lista Tipode datos.Los valores válidos son Entero, Cadena y Doble.El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparación disponible en el cuadrode lista Comparison Operator (Operador de comparación).

6. Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista.

7. Escriba un valor en Value to be used in the comparison (Valor para utilizar en la comparación) yuna etiqueta de visualización según el tipo de datos que haya seleccionado.Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamo convencional,escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamo convencional y préstamoconvencional como etiqueta de visualización.

8. Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario para definir los distintostipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo.

9. Seleccione Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtro para permitirque un procesador tenga más de una habilidad asociada a este filtro.Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamos inmobiliarioscomo préstamos para vehículos.


Colas de trabajos


Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajoa una cola de trabajos

Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos para definir el conjuntode habilidades de la cola y de sus usuarios. Todos los usuarios deben tener sus habilidades actualizadascada vez que se agregue un filtro nuevo a la cola. Tras agregar el filtro de coincidencia de asignación detrabajo, el sistema le solicita que defina las habilidades relacionadas para cada procesador de la cola.

Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dicha habilidad en lastareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente.

Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos yseleccione una cola de trabajos.

2. Haga clic con el botón derecho en la cola y seleccione Propiedades o elijaMostrar > Propiedades >Información para mostrar la página Propiedades de la cola de trabajos.

3. Debajo de Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar.

4. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo.

5. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido dela página.

6. Haga clic en Aceptar.El sistema le solicitará que seleccione habilidades para cada uno de los usuarios de la cola.

7. Seleccione las habilidades de cada usuario y haga clic en Siguiente.Observe que los perfiles de habilidades no están disponibles para los grupos.

8. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.

Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una cola de trabajos:

1. Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela.


3. En la tabla Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionadocon las habilidades que desea cambiar.

4. Haga clic en Quitar.



Colas de trabajos

Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminan automáticamentelos valores de habilidad correspondientes configurados para los usuarios en la cola de trabajo. Laspropiedades de habilidad del usuario se conservarán hasta que se eliminen en el cuadro de diálogoPerfil del procesador de cada procesador.

Políticas de colas de trabajos

Una política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizar un seguimientode las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistema asignar una prioridad inicialy aumentar la antigüedad de la tarea en función de valores distintos que el usuario configura enla política.

La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros de gestión,umbrales y otras funciones de administración. Cuando un nuevo elemento llega al flujo de trabajo, elservidor identifica la actividad como elemento de la cola de trabajos, comprueba el valor de prioridaden la política y asigna una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, eltrabajo de aumento de antigüedad eleva su prioridad de forma incremental según la política hastaque finalmente se trabaja con la tarea.

También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para el gestor de lacola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuando un determinado númerode tareas estén a la espera en una cola de trabajos.

Con una política de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tarea con la queaún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute el trabajo de aumentode antigüedad.

Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controles de calidad.

Prioridades de tareas

Para la mayoría de los usuarios de la cola de trabajos, los elementos de trabajo aparecen en la Bandejade entrada en función de su prioridad: los elementos con mayor prioridad se asignan antes que loselementos de trabajo con menor prioridad. Los valores de prioridad y antigüedad son elementosesenciales a la hora de procesar tareas de colas de trabajos. Cuando el sistema crea un nuevo elementode trabajo, el servidor identifica la tarea como un elemento de cola de trabajos y comprueba la lógicaque permite asignar una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, un trabajode clasificación por antigüedad aumenta la prioridad de la tarea en función de otra lógica, que muevela tarea a una posición superior en la Bandeja de entrada hasta que se realiza. El aumento de laprioridad puede provocar que el administrador de la cola redistribuya las tareas o reasigne recursosentre las colas de trabajos.


Colas de trabajos

El nivel de prioridad que tiene inicialmente una tarea y la velocidad con la que aumenta la prioridad sepueden definir en la política de la cola de trabajos o en la plantilla de actividad de la tarea. Por ejemplo,si establece la prioridad inicial para las nuevas tareas de una cola en 1, que significa que todas lasnuevas tareas comienzan con una prioridad de 1. Si ha establecido el valor de Aumentar prioridad en10, a continuación siempre que se ejecute el trabajo dm_QmPriorityAging, la prioridad aumentará porun factor de diez, si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea ha permanecido en la colay el trabajo dm_QmPriorityAging se ha ejecutado tres veces, aumentando la prioridad a 31. El campode prioridad máximo está establecido en 30, por lo que el sistema envía una notificación al grupo degestores de la cola, advirtiendo que la tarea ha superado su prioridad máxima y necesita asistencia.

Mediante una política de cola de trabajos, el administrador de la cola o el gestor de colas puedeespecificar la prioridad inicial de la tarea y la frecuencia y porcentaje en los que se incrementa enfunción de valores diferentes definidos en la política. En escenarios de inicialización y clasificaciónpor antigüedad más complejos, se utiliza Documentum Application Builder para crear un módulo deprioridad que contenga la lógica que calcula y actualiza dinámicamente la prioridad en función de losdatos de proceso u otras propiedades que pertenecen al proceso. Un módulo de prioridad puede estarasociado a una política de cola de trabajos o a una plantilla de actividad de Process Builder.

Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y antigüedadde las tareas

Puede haber situaciones en las que prioridad inicial y la cantidad en la que ésta aumenta debancalcularse dinámicamente. En estos casos, se crea un módulo de prioridad que utiliza el sistema en lugarde la política de cola de trabajos para establecer la lógica de clasificación por prioridad y antigüedad.Un módulo de prioridad se puede seleccionar al crear la política de cola de trabajos. En la Guía delusuario de Documentum Process Builder se proporciona información sobre cómo crear un módulo deprioridad.

Los datos de proceso se pueden utilizar para establecer la prioridad inicial y aumentarla en funciónde valores del flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando una aplicación de préstamos perteneciente a uncliente preferente pasa por una cola de trabajos, se le puede asignar inmediatamente un valor deprioridad más alto que una aplicación de préstamos de otros clientes. Además, si la solicitud delpréstamo es para una cantidad mayor o proviene de un agente de préstamos preferente, la prioridadpuede aumentar a mayor velocidad para asegurarse de que el supervisor de la cola recibe una alerta sila tarea no se completa dentro de un período de tiempo especificado. Este tipo de lógica puede serespecialmente útil para aumentar la prioridad de una tarea cuando se acerca a su fecha límite o debidoa alguna otra restricción temporal: la prioridad aumenta más rápidamente conforme se aproxima a lafecha límite y, por lo tanto, sube por la cola a mayor velocidad.


Colas de trabajos

Crear o modificar políticas de colas

Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulación con undocumento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esa política de anulación enlugar de la política de colas de trabajos para ese elemento.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticas decolas.

Para crear o modificar una política de colas de trabajos:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticasde colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editar una políticaexistente.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política, seleccione Archivo > Nuevo > Política de la cola de trabajos.• Para editar una política existente, selecciónela y elijaMostrar > Propiedades > Información.

Puede editar las propiedades de una política, pero el campo de nombre permanece como desólo lectura. Para cambiar el nombre de la política es preciso que elimine la existente y vuelvaa crear la misma pero con otro nombre.

4. Escriba un nombre para la política.

5. Defina estos valores:• Umbral

Se trata del número de tareas no terminadas en la cola que determina que se envíennotificaciones al gestor de la cola advirtiéndole que su número es elevado. Las notificacionesse desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmThresholdNotification.

El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y define quién recibe lasnotificaciones.

• Prioridad máxima

Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envían notificaciones algrupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tarea importante que no se estáprocesando. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajodm_QmPriorityNotification.

• Prioridad inicial

Se trata del nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creada cuando la cola detrabajos utiliza esta política. Cuando una tarea permanece en la cola sin llevarse a cabo, elsistema agrega el número especificado en el campo Aumentar prioridad a este número inicialcada vez que se ejecuta el trabajo dm_QmPriorityAging.


Colas de trabajos

• Aumentar prioridad

Se trata de un valor mediante el cual el sistema incrementa el nivel de prioridad de las tareasque todavía están en cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajo dm_QmPriorityAging. Seagrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta el trabajo de clasificación pro antigüedad.

• Calcular las prioridades dinámicamente

Para utilizar un módulo de prioridad para establecer la prioridad inicial y aumentarla cuandose ejecuta el trabajo de clasificación por antigüedad, marque la casilla y elija un módulo deprioridad en el cuadro de lista. En Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad yantigüedad de las tareas, página 116 se proporciona más información sobre los módulos deprioridad.

• Control de calidad porcentual

El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajo se debedistribuir a otro procesador para un control de calidad. En Decisión de repasar tarea de la colade Process Builder se usa la configuración del control de calidad porcentual para determinar siel elemento de trabajo se distribuye para un control de calidad.


Para eliminar una política de colas de trabajos:

1. Seleccione la política de colas que desea eliminar.

2. Seleccione Archivo > Eliminar.Si la política está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos o elementos de trabajo,el sistema no la eliminará.


Definir una categoría de cola

Las categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos. Esposible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial; de esta formapodrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajos en una representaciónlógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos se deben crear antes que las colas detrabajos relacionadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden crear y editar categorías.

Para crear una categoría de colas:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.

2. Para anidar la nueva categoría dentro de una categoría existente, desplácese a la categoría existente.


Colas de trabajos

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Categoría de la cola de trabajos.

4. Escriba el nombre de la nueva categoría.

5. Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría.


Para eliminar una categoría de colas:


2. Seleccione la categoría de colas que desea eliminar.

3. Seleccione Archivo > Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.Si la categoría está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos, el sistema no la eliminará.


Definir una cola de trabajos

Las colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas de trabajos. Antes decrear una cola de trabajos, se debería crear en primer lugar una categoría de cola y una política de cola.Definir una categoría de cola, página 118 y Políticas de colas de trabajos, página 115 proporcionaninformación más específica sobre estos temas.

Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) y con privilegios para CREAR GRUPOSpueden crear colas de trabajos.

Para crear una cola de trabajos:


2. Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nueva cola de trabajos.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Cola de trabajos.El sistema muestra la página Propiedades de la cola de trabajos.

4. Escriba en minúscula el nombre de la nueva cola de trabajos. No utilice comillas en el nombrede la cola de trabajo.

5. Escriba una descripción para la nueva cola de trabajos, si fuera necesario.

6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor de la cola, haga clicen la opción Editar situada junto aQueue Manager, seleccione otro usuario y haga clic en Aceptar.


Colas de trabajos

7. Seleccione un nombre de política para aplicar a la cola.La configuración para la política de la cola aparece como campos de sólo lectura en la página,salvo para el nombre del gestor de políticas.

8. Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar.El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada.

9. En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar para seleccionarlas habilidades que se requieren para la cola de trabajos. El sistema utiliza estas habilidadespara filtrar y asignar tareas a la cola.El sistema mostrará una página en la que podrá seleccionar habilidades específicas para aplicara la cola de trabajos.

10. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha paraagregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página.


12. Asigne usuarios a la cola haciendo clic en Agregar en la tabla Procesadores asignados.

13. Seleccione los usuarios que vaya a agregar a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregarpara mover los usuarios al área de selección de contenido de la página. Sólo los usuarios con rolesqueue_processor (procesadores de colas) y queue_advance_processor (procesadores de colasavanzados) aparecen en la lista de usuarios disponibles. El capítulo sobre la gestión de usuariosproporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos.

14. Haga clic en Aceptar.El sistema le solicitará que seleccione las habilidades que usa para establecer las coincidenciasentre las asignaciones de trabajo y los usuarios individuales.

15. Seleccione las habilidades necesarias para cada usuario haciendo clic en Siguiente tras haberconfigurado las habilidades coincidentes de cada uno.

16. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.El sistema no le permitirá guardar la página hasta que todos los usuarios asignados tengan sushabilidades seleccionadas.

De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.

Para mover una cola de trabajos a otra categoría:

1. Seleccione la cola de trabajos.


3. Desplácese hasta la categoría a la que desea mover la cola de trabajos.

4. Seleccione Editar > Mover.


Colas de trabajos

Para eliminar una cola de trabajos:


2. Desplácese por las categorías para seleccionar la cola de trabajos que desea eliminar.

3. Seleccione la cola de trabajos.

4. Seleccione Archivo > Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.Si la cola de trabajos está en uso y hacen referencia a ella otros elementos de trabajo, el sistemano la eliminará.

5. Haga clic en Aceptar para eliminar la cola de trabajos.Cuando se elimina una cola de trabajos, no se elimina la categoría con la que está relacionada.

Definir políticas de anulación de colas detrabajos

Una política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación de prioridad yde aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedades y el ciclo de vida de losdocumentos. Las políticas de anulación se pueden emplear cuando distintos tipos de documentoscon necesidades de procesamiento diferentes se distribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, lasaplicaciones para tipos diferentes de productos de préstamo podrían tener prioridades distintasy otros requisitos de aumento de antigüedad.

Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a un documento, define el conjuntode alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea que el sistema aplique al documento.Si no hay ninguna política de estas características asociada al documento, el sistema utiliza la que estáasociada a la cola de trabajos para definir las propiedades del elemento de trabajo.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticasde anulación de colas..

Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas deanulación.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política de anulación, seleccione Archivo > Nuevo > Política de

anulación de la cola de trabajos.• Para editar una política de anulación existente, selecciónela y elijaMostrar > Propiedades

> Información.

3. Si crea una nueva política, escriba un nombre para la política de anulación.


Colas de trabajos

Una vez se ha guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace de sólo lectura.

4. Haga clic en Agregar para ver la página Asignación de políticas de colas de trabajos, donde puedeseleccionar una cola de trabajos y una política.

5. Seleccione los nombres de la política y la cola que desee utilizar como políticas de anulación.


7. Para quitar una política de anulación de colas de trabajos, selecciónela y haga clic en Quitar.


Gestionar usuarios de colas de trabajos

Los usuarios de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desde el Monitor decolas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría está abierta y se hace clic enel número de usuarios activos, aparece la lista de usuarios y grupos que son miembros de una cola.También es posible visualizar la disponibilidad de un miembro y si existe un usuario delegado paradicho miembro.

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos

Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamiento es demasiadolenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más usuarios a una cola.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden asignar usuarios y grupos a colas.

Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos:

1. Haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas detrabajos > Colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.

4. Seleccione Archivo > Agregar miembro.

5. Seleccione el usuario o el grupo y haga clic en la flecha. Los usuarios deben estar asignados alrol queue_processor (procesadores de colas) o queue_advance_processor (procesadores de colasavanzados) para aparecer en esta lista.



Colas de trabajos

7. Seleccione las habilidades del procesador que se utilizan en la coincidencia de asignación detrabajo.


Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden quitar a un usuario o grupo de una cola de trabajos.

Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos> Colas de trabajos.



4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos.

5. Seleccione Archivo > Quitar miembro.

6. Haga clic en Continuar.

7. Haga clic en Aceptar.Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece en su bandeja deentrada hasta que se completa.

Agregar habilidades a perfiles de procesador deasignación de trabajo

Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades, laspropiedades o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfiles de habilidades paraasignar un procesador a una tarea según las habilidades o las propiedades que requiere realizarla.

El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidades relacionadoscon usuarios de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas de trabajos de un procesadormediante un perfil.

Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando se agregue un filtrode coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Tras agregar el filtro y las habilidadesrelacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfil de procesador, lo que permitirá al usuario realizaractualizaciones en el conjunto de habilidades. Los perfiles de habilidades no se definen para los grupos.


Colas de trabajos

Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, el sistema no solicitaráque se asignen habilidades a un procesador.

Para agregar habilidades a un perfil de procesador:

1. Es posible agregar habilidades a un perfil de procesador con cualquiera de estos métodos:• Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de

asignación de trabajo > Perfil del procesador.• O desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de la cola número usuarios enla columna Usuarios activos.

• O en Monitor de colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlacenumérico de usuario de la cola en la columna Usuarios activos. Para elegir el perfil delusuario, seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón secundario oelijaMostrar > Propiedades > Información.

La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscarun usuario específico por nombre o grupo.

2. Acceda al procesador al que va a agregar habilidades de una de estas dos formas:Seleccione Buscar en el cuadro de lista y escriba el nombre de usuario, el grupo o el nombre delsistema operativo del usuario para buscar el procesador.O bien, seleccioneMostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácese hasta el nombredel procesador.

3. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información o seleccione Propiedades en elmenú que aparece al hacer clic con el botón derecho.Aparecerá la página Perfil del procesador.

4. Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar.

5. Seleccione un filtro en el cuadro de lista.Digital Asset Manager muestra las habilidades relacionadas con dicho filtro.

6. Seleccione los valores apropiados para el procesador.


Para cambiar las habilidades de un procesador:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia deasignación de trabajo > Perfil del procesador.La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscarun usuario específico por nombre o grupo.

2. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que estérelacionado con las habilidades que desea cambiar.


Colas de trabajos

4. Haga clic en Editar.También puede agregar o cambiar las habilidades del procesador.


Para eliminar habilidades de un procesador:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia deasignación de trabajo > Perfil del procesador.La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscarun usuario específico por nombre o grupo.

2. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que estérelacionado con las habilidades que desea eliminar.

4. Haga clic en Eliminar.

5. Haga clic en Aceptar.Si una cola de trabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjunto concreto dehabilidades, el sistema no elimina el filtro asociado.

Actualizar el perfil de procesador en una cola detrabajos

El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según los niveles dehabilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar una habilidad de un usuario.Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajos que le corresponden agregando oquitando una cola de trabajos de su lista de colas asignadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden actualizar un perfil de usuario.

Para actualizar un perfil de procesador:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos o desplácese hasta Administración de colas de trabajos> Colas de trabajos.



4. Seleccione un usuario o grupo.

5. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información o elija Propiedades en el menú que apareceal hacer clic con el botón derecho.


Colas de trabajos

La página Perfil del procesador mostrará una lista de las habilidades del usuario, además de lalista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador.

6. Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en la tablaHabilidades para coincidencia de asignación de trabajo.La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y un cuadro de listade los filtros asociados con las colas de trabajos asignadas.

7. Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista.

8. Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador.


Supervisar colas de trabajo

Aunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desde suscomponentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos como panel de mandos parahacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver el estado de asignación de cadatarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política, la prioridad de una tarea y la prioridad másalta de la política, así como el número de usuarios activos que hay asignados a cada cola. Si un recuentoo prioridad supera el nivel especificado en la política, el sistema muestra un icono de precaución en lafila correspondiente a la cola y el elemento de la columna que supera la política en negrita.

Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionar distintas vistasen el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puede elegir qué columnas desea quese muestren en la página y su orden haciendo clic en el icono de configuración de la columna yrealizando las selecciones que desee.

Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso, seleccione Todas lascolas de trabajos en la lista desplegable de la página. También puede aplicar un filtro para mostrarsólo las colas de trabajos que gestiona seleccionandoMis colas de trabajos. La opción Mostrardescendientes permite ver todas las colas de trabajos anidadas en las categorías.

Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro de listadesplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuario estarán disponiblespara su selección.

Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar:

1. Desplácese hastaMonitor de colas de trabajos.

2. Haga clic enMis categorías.

3. Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregar con el fin demover las categorías al área de selección de contenido de la página.



Colas de trabajos

Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un solo usuario o grupo va a trabajar:

Los gestores y administradores de colas pueden ver las bandejas de entrada de los usuarios o gruposasociados a sus colas de trabajos.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden llevar a cabo este procedimiento.

1. AbraMonitor de colas de trabajos.Puede desplazarse hasta Administración > Administración de colas de trabajos y seleccionaruna cola de trabajos.


3. Seleccione el usuario o grupo.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Carga de trabajo.El sistema muestra la bandeja de entrada de ese usuario y las tareas que contiene.

Para controlar y actualizar colas de trabajos activas:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En el panel de árbol, haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos.• Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Monitor de colas de

trabajos.

2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola.Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (donde númeroes el número de usuarios).

3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado:• Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado, página 128• Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 128• Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos, página 129• Suspender una tarea de cola de trabajos, página 129• Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos, página 130• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 122• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 123• Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo , página 123• Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 125


Colas de trabajos

Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a unusuario determinado

Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hace coincidir la nuevahabilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevo ejecutante no tiene las habilidadesrequeridas por la tarea, el sistema no permitirá que tenga lugar la reasignación.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden asignar una tarea de una cola de trabajos a un usuario determinado.

Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.


4. Seleccione una de estas opciones:• Si las tareas seleccionadas aún no están asignadas a un usuario, elija Herramientas >

Administración de colas de trabajos > Asignar.• Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, elija Herramientas >

Administración de colas de trabajos > Reasignar.Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

5. Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas.


Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajosde un usuario

Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador y enviarla a otro quitando laasignación existente. Al quitar la asignación de la tarea, ésta se devuelve a la cola, donde se puedeasignar a otro procesador de colas de trabajos.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden quitar la asignación de una tarea de la cola de trabajos de un usuario.

Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario:



3. Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios.


Colas de trabajos

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.

Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola detrabajos

Para equilibrar la carga de trabajo entre colas, es posible que desee mover tareas de una cola a otra.Cuando se mueve una tarea a otra cola, el sistema compara las habilidades de la cola de trabajos dedestino con las habilidades que precisa la tarea. Las tareas se pueden mover a otra cola sólo si la dedestino contiene todas las habilidades necesarias para la tarea. Por ejemplo, si la tarea requiere losatributos de habilidad región oriental y préstamo "jumbo", puede moverse a una cola con regiónoriental, región sur y préstamo "jumbo". Pero no a una cola con préstamo "jumbo" exclusivamente.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden mover una tarea de una cola de trabajos a otra.

Si la tarea ya está asignada a un usuario, primero deberá quitar la asignación de la tarea, como sedescribió en Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 128.

Para mover una tarea de una cola a otra:




4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Mover a la cola.

5. Seleccione la cola de trabajos a la que desea reasignar las tareas.


Suspender una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden suspender una tarea y especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. Laaplicación la reanudará de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado.

Para suspender una tarea de una cola de trabajos:





Colas de trabajos

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

5. Escriba la fecha y la hora a las que desee que la aplicación reanude la tarea automáticamente.

Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden quitar la suspensión de una tarea de la cola de trabajos que se haya suspendido.

Para quitar la suspensión de una tarea:



3. Seleccione una o más tareas suspendidas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > No suspendida.Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola

Los usuarios a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadores de colasavanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar yobtenerlas independientemente de su prioridad. Los usuarios con el rol queue_advance_processor(procesadores de colas avanzados) tienen el nodo Cola de trabajos adicional en el árbol dedirectorios, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entradaindependientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareassin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades.

Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente en TaskManager para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Para evitar que el sistema abra deforma automática la tarea después de que el procesador la extraiga, debe cambiar la etiqueta<openTaskManager>true</openTaskManager> en el archivo pullqueuedtask_component.xml a false.El procesador aún podrá obtener la tarea, pero deberá abrirla desde la bandeja de entrada de lacola de trabajos.


Colas de trabajos

Crear calendarios comerciales

Los usuarios de varias regiones o unidades de negocio de la organización se pueden adherir adiferentes horas y calendarios laborales. Para permitir que los temporizadores del flujo de trabajoutilicen las horas laborables y los días no laborables reales, puede crear calendarios comercialespersonalizados que reflejen estos calendarios laborales diferentes. Todos los temporizadores queutilizan días y horas laborables usarán el calendario comercial asociado a la plantilla de proceso.

Los usuarios con los conjuntos de permisos necesarios pueden crear calendarios en función de loscalendarios laborales, días no laborables específicos del país u otras restricciones horarias especiales.A continuación, un diseñador del proceso puede utilizar la aplicación Process Builder para seleccionarun calendario específico para un proceso completo o para una actividad concreta. De esta manera, lostemporizadores de un proceso se calculan en función de las horas laborables reales.

Al crear un nuevo calendario, puede seleccionar un calendario existente y utilizarlo como base paracrear otro calendario, realizando las modificaciones necesarias en el nuevo calendario.

También puede crear períodos de tiempo diferentes dentro de un calendario para facilitar laadministración. Por ejemplo, puede crear un calendario para la región occidental para los años 2008 a2009. El calendario puede tener dos períodos de tiempo diferentes en la ficha Períodos: un período detiempo en 2008 y un período de tiempo en 2009. Cada período de tiempo se puede editar por separadoy puede tener sus propias fechas de inicio y finalización, días laborables y días no laborables.

Note: Si modifica un calendario que se utiliza en un flujo de trabajo en funcionamiento o en pausa, lasfechas de caducidad del temporizador se actualizan en función del calendario modificado.

Para crear un nuevo calendario:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario de flujo de trabajo.

3. Para crear el nuevo calendario a partir de un calendario existente, seleccione el nombre decalendario en la lista Calendario base.El valor predeterminado es Ninguno.Si el calendario se va a utilizar en un proceso, el sistema muestra el nombre del proceso enla lista Proceso.

4. Escriba un nombre y una descripción para el calendario.

5. Haga clic en Siguiente para mostrar la página Períodos en la que se pueden crear períodos detiempo independientes.

6. Escriba un nombre para el grupo.

7. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para este evento.


Colas de trabajos

8. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para los días pertenecientes a lacategoría de días laborables.Seleccione Utilizar la misma hora para todos los días seleccionados para definir una hora parauno de los días laborables y utilizarla para los días seleccionados.

9. Para identificar un día como un Día no laborable, selecciónelo en el control de calendariodesplegable y haga clic en Agregar.La fecha aparece en la lista de días no laborables. Para Editar o Eliminar la fecha, selecciónela enla lista y haga clic en el enlace para editarla o eliminarla.

10. Haga clic en Siguiente para mostrar la ficha Detalles y la lista de eventos que están asociados alcalendario.En la ficha Detalles, puede agregar, modificar y eliminar eventos.

11. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos.El superusuario o los usuarios con el rol bpmuser pueden crear o eliminar un calendario comercial.Cualquier usuario puede modificar el calendario.

12. Haga clic en Terminar.El sistema guarda el calendario en la carpeta /System/Workflow/Calendar.

Para eliminar un calendario:


2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Eliminar.

Note: El sistema no eliminará un calendario al que se haga referencia en alguna definiciónde proceso.

Para editar un calendario:


2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Propiedades.


Colas de trabajos

3. La definición del calendario se abre para que pueda modificar los detalles del calendario.


Colas de trabajos


Capítulo 8

Ciclos de vida


• Ver ciclos de vida, página 135• Asignar un ciclo de vida a un archivo, página 136• Quitar ciclos de vida de archivos, página 136• Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida, página 137• Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida, página 137• Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida, página 137• Reanudar un archivo suspendido, página 138

Ver ciclos de vida

Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida, que define la secuencia de estados queexperimenta el archivo cuando pasa de la creación a la revisión y, finalmente, a la aprobación. Porejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursos humanos, otro podría revisarlo y untercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible para todos losempleados. El ciclo de vida determina el estado del archivo en cada punto del proceso.

Para ver el ciclo de vida y el estado de ciclo de vida actual de un archivo, abra las propiedades delarchivo. Si el archivo no tiene ningún ciclo de vida asignado, puede asignar el ciclo de vida a través delas propiedades.

También puede asignar un ciclo de vida a un archivo al crear, importar o registrar el archivo, oseleccionando el archivo en una lista de archivos y utilizando la opción de menú Aplicar ciclo de vida.Al aplicar un ciclo de vida, puede especificar el estado del ciclo de vida inicial para el archivo.

Podrá avanzar por un archivo mediante el flujo de trabajo manualmente seleccionando dicho archivo yutilizando la opción de menú Promover, o bien Records Manager (RM) Administrator podrá hacerloautomáticamente en función de las condiciones especificadas en la definición del ciclo de vida, si unadirectiva de retención se asociado al ciclo de vida. También puede devolver un archivo a un estado delciclo de vida anterior.


Ciclos de vida

Consulte Tabla 12, page 136 para obtener una descripción de los estados de ciclo de vida comunes.

Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes

Estado Descripción

(Trabajo en curso) El archivo está en modo borrador o revisión.

En prueba El archivo esta completo y preparado pararealizar pruebas. De forma predeterminada, nopuede editar ningún archivo que esté en esteestado.

Asignar un ciclo de vida a un archivoPara asignar manualmente un ciclo de vida a un archivo:


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar.

3. En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente:

a. Busque y seleccione el ciclo de vida. Haga clic en Aceptar. Para obtener más información,consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.

b. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar el estado del ciclode vida, seleccione el estado del ciclo de vida en el que desea colocar el archivo.

c. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar un conjunto dealias, seleccione un conjunto de alias para utilizar con el ciclo de vida. El conjunto de aliasdetermina qué usuarios tienen acceso a un archivo según se mueve a través de su ciclo de vida.

d. Haga clic en Aceptar.Si realiza este procedimiento en una plantilla, el ciclo de vida se asigna a todos los archivos futuroscreados a partir de la plantilla. El ciclo de vida no está asignado a archivos ya creados a partirde la plantilla.

Quitar ciclos de vida de archivosPara quitar un ciclo de vida de un archivo:



Ciclos de vida

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Quitar.

Promover archivos al siguiente estado del ciclode vidaPara promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida:


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover.

3. Si se solicita, seleccione si promover o no los archivos relacionados.

Devolver archivos al estado anterior del ciclode vidaPara devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida:


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior.

3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Suspender archivos del estado actual del ciclode vida

La suspensión de un archivo detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida.

Para suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida:


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Suspender.

3. Haga clic en Suspender.


Ciclos de vida

Reanudar un archivo suspendidoPara reanudar un archivo suspendido:


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Reanudar.

3. Si se solicita que seleccione a qué estado reanudar, seleccione dicho estado.

4. Haga clic en Reanudar.


Capítulo 9

Copias y transformaciones

En este capítulo se describe lo siguiente:

• Información general sobre copias y transformaciones, página 139• Ver copias, página 140• Arrastrar y colocar copias en el escritorio, página 141• Importar copias, página 141• Definir una copia predeterminada para un objeto, página 142• Visualización de la copia predeterminada, página 142• Sustitución de la miniatura predeterminada de un objeto, página 143• Restablecer copias, página 143• Transformar documentos al formato PDF o HTML, página 144• Crear copias mediante transformaciones, página 145• Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 146• Sustitución de un archivo mediante transformación, página 147• Creación de una nueva versión mediante trasformación, página 148• Crear paquetes mediante transformaciones, página 149• Ver las propiedades de la transformación guardada, página 150• Habilitar la notificación en la Bandeja de entrada, página 151

Información general sobre copias ytransformaciones

Una copia es una reproducción alternativa de un archivo o un archivo alternativo que está asociadoa un archivo original. Por ejemplo, puede ser una copia de una imagen con un formato diferente ocon una resolución distinta.



Si un archivo tiene varias copias, Digital Asset Manager designará una de ellas como la principal, queaparecerá en las listas de archivos. Para ver todas las copias de un archivo, haga clic en el iconode la copia o seleccioneMostrar > Copias.

Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas, o generar copias dentro de Digital AssetManager.

Puede generar nuevas copias del mismo formato de archivo. Para diferenciar las distintas copias deun archivo con el mismo formato, a cada copia se le debe dar durante la creación una descripciónen el campo Descripción de la copia.

Digital Asset Manager puede generar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versiones deun archivo si así lo selecciona al crear la copia. Consulte Crear copias mediante transformaciones,página 145 si precisa más información sobre la actualización automática de copias al crear versiones.

También puede configurar ciclos de vida de forma que generen una copia en PDF automáticamenteen cada estado de ciclo de vida. Para más información, consulte su guía de administración basadaen WDK.

Una transformación consiste en la conversión automática de un archivo de un aspecto o formato aotro. Las transformaciones permiten transformar automáticamente el aspecto y formato de un archivoexistente para crear una copia nueva del objeto o un nuevo objeto que esté relacionado con el original.Las transformaciones permiten almacenar un archivo en varios formatos, tamaños, orientaciones,etc. Entre los ejemplos de transformación se incluyen las operaciones de cambio de tamaño, volteo,recorte y corrección de colores.

Al transformar un archivo se elige una tarea de transformación predefinida o un perfil detransformación y, a continuación, se introducen los parámetros de transformación correspondientes.Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concreto dependen del formato del archivoy de los productos de EMC Documentum instalados y configurados para el repositorio.

Note: Algunas funciones de copia y transformación sólo están disponible en los repositorios que seconfiguran con los productos de Content Transformation Services de EMC Documentum. Sin lapresencia de estos productos, es posible que algunas funciones de copia y de transformación descritasen esta guía no estén disponibles.

Ver copias

Todos los archivos en Digital Asset Manager tienen una página de copias, ya tengan o no más de unacopia principal.

Para ver las copias de un archivo:

1. Desplácese hasta un archivo y selecciónelo.

2. Siga uno de estos procedimientos:

• En el elemento de línea del archivo, haga clic en .



• SeleccioneMostrar > Copias.

Arrastrar y colocar copias en el escritorio

Puede seleccionar una o más copias de la página Copias y arrastrarlas y colocarlas en el escritorio.

Para utilizar la función de arrastrar y colocar, debe habilitar primero la opción de arrastrar y colocar ensus preferencias generales, como se describe en Definir las preferencias, página 24.

Para arrastrar y colocar una copia en el escritorio:

1. Seleccione un archivo, haga clic con el botón derecho del ratón en él y elijaMostrar > Copias.La página Copias enumera todas las copias del archivo seleccionado.

2. Arrastre una copia y colóquela en su escritorio.Se copia el objeto de copia en el escritorio.

Importar copias

Es posible importar un archivo fuera del repositorio para utilizarlo como una nueva copia de unobjeto del repositorio existente

Para importar un archivo como una copia nueva:

1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Importar copia.

3. En el campo Archivo para importar, desplácese hasta el archivo que desee importar.

4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia si no se ha seleccionadoautomáticamente.

5. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar este campo paradistinguir entre varias copias con el mismo formato.

6. Haga clic en Aceptar.El archivo se importa como una copia de la copia principal seleccionada.



Definir una copia predeterminada para unobjeto

De manera predeterminada, el archivo principal de un objeto de repositorio se utiliza cuando se elijemostrar el objeto. Sin embargo, puede seleccionar una copia alternativa de un archivo como la copiade vista previa. Esto permite que otra copia distinta a la principal puede mostrar un vista previa delarchivo. Por ejemplo, para un archivo de imagen de alta resolución y gran tamaño puede estableceruna imagen de baja resolución, más pequeña, como copia predeterminada. Con los objetos de vídeo, sepuede tomar una pequeña parte del vídeo (un subclip) y definirla como predeterminada, permitiendoobtener una vista previa de una sección breve del vídeo en lugar del archivo principal completo.

Puede seleccionar cualquier copia de un archivo para que sea la copia predeterminada.

Un archivo sólo puede tener una copia predeterminada. El icono aparece junto a la copiapredeterminada: Los objetos de vídeo con una copia predeterminada de secuencias se indica con elicono .

Sólo los usuarios con permisos para leer podrán seleccionar una copia de vista previa.

Para definir la copia predeterminada:

1. Desplácese al archivo.


• En el elemento de línea del archivo, haga clic en .• SeleccioneMostrar > Copias.

3. Seleccione la copia que desee establecer como copia predeterminada.

4. Hacer clic con el botón derecho y seleccione Definir como vista previa del menú contextual.

Visualización de la copia predeterminada

La copia predeterminada (si se ha definido alguna) se indica mediante este icono: . Si un objeto devídeo presenta un vídeo en secuencias como copia predeterminada, se indicará mediante el icono

Para ver la copia predeterminada, haga clic en el icono de copia predeterminada como se ha indicadoanteriormente. Se abrirá la aplicación adecuada y mostrará o reproducirá la copia predeterminada.

Si tiene dificultades con la reproducción de la copia predeterminada del elemento (audio o vídeo),podrá establecer las preferencias de formato para utilizar una aplicación específica para abrir un tipode archivo. Consulte si precisa instrucciones sobre la configuración de las preferencias de formato. Esposible que tenga que configurar también los ajustes del explorador para manejar los tipos de archivos.Consulte la ayuda del explorador para obtener más información.



Sustitución de la miniatura predeterminada deun objeto

Si se configura para ello, Digital Asset Manager crea miniaturas de nuevos archivos cuando seimportan o crean por primera vez en el repositorio. (Es posible que las nuevas miniaturas tarden algúntiempo en aparecer.) Si no se puede generar una miniatura de baja resolución, la miniatura aparececomo una representación del tipo de archivo, utilizando el icono estándar del formato de archivo.

Si no se puede enviar al explorador la miniatura o cargarla, Digital Asset Manager mostrará unicono para representar a la miniatura rota. Es posible configurar el icono que se emplea para indicaruna miniatura rota, pero de manera predeterminada se muestra como un icono de documento rotogenérico ( ).

Para sustituir la miniatura predeterminada por un archivo con un guión gráfico, consulte Anularminiaturas de documento desde la vista previa activa, página 155.

Para anular la miniatura predeterminada:

1. Seleccione un archivo y elijaMostrar > Propiedades > Información.

2. Desplazarse hasta la propiedadMiniatura.

3. Haga clic en Reemplazar.

4. Seleccione una copia de miniatura distinta o importe un archivo nuevo para ser utilizado comocopia predeterminada.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.La miniatura del archivo se actualiza.

Restablecer copias

El restablecimiento de copias permite volver a pasar un objeto por todo el proceso de importación.Esto significa que si no puede generar copias durante el registro, o si se ha creado una versión de unobjeto, tiene la opción de regenerar copias predeterminadas del archivo actual. Se incluyen miniaturas,copias de baja resolución y cualquier tipo de guión gráfico, si procede.

El archivo original y cualquier copia que se haya generado manualmente durante el ciclo de vida deun archivo, permanecerán intactos, a menos que la copia se haya definido para transformarse cadavez que se cree una versión del objeto. Si éste es el caso, se volverá a realizar la transformación y seagregará como una copia al objeto, sustituyendo a la copia anterior.

Note: Los productos Content Transformation Services deben estar instalados y configurados para quesu repositorio genere copias para la importación.



Para restablecer las copias de un objeto:

1. Desplácese hasta el archivo en el que desee restablecer las copias y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Restablecer copias

Transformar documentos al formato PDF oHTML

Digital Asset Manager utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentumpara proporcionar unas funciones de transformación de documentos a los formatos PDF o HTML.Cuando se selecciona un documento para la transformación al formato HTML o PDF, se envía unasolicitud a la cola donde espera que los productos Content Transformation Services la procese. Seutilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipo de documento. Cuandose completa el procesamiento, se incluye un nuevo archivo, ya sea en formato PDF o HTML, enla lista de copias del objeto.

Podrá haber el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbolde navegación. También aparece un indicador junto a los archivos que tienen solicitudes detransformación.• Un indicador amarillo ( ) indica que el archivo tiene una solicitud de transformación pendiente.

• Un indicador verde ( ) indica que la solicitud de transformación se encuentra actualmenteen curso.

• Un indicador rojo ( ) indica que la solicitud de transformación ha fallado.Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum que tenga instaladosen el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTML con opciones. Consulte Crear copiasmediante transformaciones, página 145 y Crear objetos relacionados mediante transformaciones,página 146 si precisa más información.

Para transformar un documento al formato PDF o HTML

1. Desplácese hasta el documento que desea transformar en PDF o HTML y selecciónelo.

Note: Puede transformar un archivo principal u otra copia.

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Copia PDF o Herramientas > Transformar > CopiaHTML.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento.



Crear copias mediante transformaciones

Digital Asset Manager utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentumpara proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo y crear una nueva copia.



• Un indicador rojo ( ) indica que la solicitud de transformación ha fallado.

Note: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles paratodos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicar transformaciones. ConsulteInformación general sobre copias y transformaciones, página 139 si precisa más información sobrecopias y transformaciones.

Para crear una copia nueva mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva y selecciónelo.

Note: Puede transformar un archivo padre u otra copia.

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos

3. Aparecerá el asistente de transformación.

a. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clicen Siguiente.

b. La ficha Detalles de la transformación aparece si existen detalles que se pueden introduciro que son necesarios para la transformación seleccionada.Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformacióny haga clic en Siguiente.

c. En la sección Guardar como, seleccione Crear una copia nueva y haga clic en Siguiente.Aparecerá la pantalla Definición de copia.

d. Introduzca un nombre para la copia en el campo Nombre de copiaSi existe ya una copia de este archivo en el mismo formato para cualquiera de los archivosseleccionados, podrá diferenciar la nueva copia que está creando asignándole a la copia unidentificador exclusivo en el campo Descripción de la copia.

Note: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción, puedesobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tanto el nuevo archivocomo el existente, haga clic en No. Si selecciona No, tendrá que retroceder e introducir unadescripción única. Esto dependerá de que haya introducido una Descripción de la copia en el



paso anterior o si la descripción crea conflictos con una descripción existente para una copiacon el mismo nombre y formato.

Seleccione Guardar transformación si desea realizar esta transformación automáticamentecada vez que se creen versiones del archivo principal.Seleccione Definir como vista previa predeterminada para establecer la copia nueva comocopia predeterminada para el objeto.

e. Haga clic en Terminar.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento.

Crear objetos relacionados mediantetransformaciones

Digital Asset Manager utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentumpara proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo y crear un nuevo objetorelacionado.





Para crear un nuevo objeto relacionado mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un nuevo objeto relacionado yselecciónelo.

Note: Puede transformar un archivo padre o una copia.

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatosAparecerá el asistente de transformación.

3. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación y haga clic enSiguiente.



4. La ficha Detalles de la transformación aparece si existen detalles que se pueden introducir o queson necesarios para la transformación seleccionada.Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación yhaga clic en Siguiente.

5. En la pantalla Guardar como, seleccione Crear un objeto nuevo y haga clic en Siguiente.

6. En la fichaNueva definición de objeto puede introducir las propiedades de los nuevos objetos. Elúnico atributo obligatorio es el nombre del objeto. Siga este procedimiento:

a. Introduzca un nombre para el nuevo objeto. El nombre de archivo padre se introduce deforma predeterminada.

b. Introduzca un título para el objeto.

c. Seleccione un tipo de objeto.

d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo para el objeto. Seutilizará de manera predeterminada el conjunto de permisos del objeto padre.

e. Haga clic en Editar para aplicar un ciclo de vida al objeto.

f. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre

La opción se selecciona de manera predeterminada. El nuevo objeto se colocará en lamisma ubicación de archivador o carpeta que el objeto original.

• Nueva ubicación

Es necesario que seleccione una nueva ubicación.

g. Seleccione Guardar transformación si desea realizar esta transformación cada vez que secreen versiones del objeto padre.

7. Haga clic en Terminar.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento.

Sustitución de un archivo mediantetransformación

Digital Asset Manager utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentumpara proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo y utilizar los resultados parasustituir el archivo original.

Podrá haber el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformaciones del árbolde navegación. También aparece un indicador junto a los archivos que tienen solicitudes detransformación.



• Un indicador amarillo ( ) indica que el archivo tiene una solicitud de transformación pendiente.




Para sustituir un archivo mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desee transformar y sustituir, y selecciónelo.





5. En la ficha Guardar como, seleccione Sobrescribir origen.


Creación de una nueva versión mediantetrasformación

Digital Asset Manager utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentumpara proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo y utilizarlo como nuevaversión de éste.







Para crear una nueva versión de un objeto mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una nueva versión del objetoy selecciónelo.





5. En la ficha Guardar como, seleccione Crear versión del origen.


Crear paquetes mediante transformaciones

Digital Asset Manager utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentumpara proporcionar las funciones necesarias para transformar un archivo e incluirlo en un archivo zip.Esta función es útil para archivos excepcionalmente grandes. Se creará un archivo zip del paquete conel archivo una vez finalizada la transformación y residirá en la lista de copias del objeto.







Para crear un paquete mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un nuevo paquete y selecciónelo.





5. En la Ficha Guardar como, seleccione Nuevo paquete.


Ver las propiedades de la transformaciónguardada

Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que se haya configuradola realización de una transformación cada vez que se cree una versión del objeto. Esta opción sepuede definir al crear una copia nueva o un nuevo objeto mediante la transformación. La solicitudde transformación se almacena y relaciona con el documento de origen. Al crear una versión deldocumento de origen, la transformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismosparámetros que la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidorapropiado para su procesamiento.

La página Propiedades de transformación muestra todas las transformaciones guardadas que seaplicarán a un documento cada vez que se cree una versión del mismo. También puede utilizar lapágina Propiedades de transformación para quitar una transformación guardada de un objeto yaplicar una transformación guardada sin esperar a tener una versión nueva del objeto.



Para ver las propiedades de la transformación:

1. Desplácese hasta un elemento con propiedades de transformación.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Transformación.Se abrirá la página Propiedades con la ficha Propiedades de transformación seleccionada. Semostrarán las transformaciones guardadas del elemento y se indicará el nombre y la descripcióndel perfil de transformación utilizado, el formato de salida y si el resultado es una copia o unobjeto relacionado.

3. Haga clic en el enlace de transformación de la columna Nombre para mostrar los parámetrosde la transformación. Dichos parámetros se pueden utilizar para diferenciar las distintastransformaciones guardadas para un objeto que utiliza el mismo perfil de transformación.

Habilitar la notificación en la Bandeja deentrada

Cuando realice una transformación, podrá elegir si desea recibir notificaciones en la Bandeja deentrada cuando haya finalizado la transformación. Para recibir las notificaciones, deberá habilitar estafunción en sus preferencias. O bien, podrá habilitar una notificación de una transformación individualcuando introduzca y seleccione los detalles de transformación.

Para habilitar la notificación de las transformaciones en sus preferencias:


2. Desplácese hasta la ficha General.

3. Seleccione la casilla de verificación para Activar opciones de notificación de bandeja de entrada.


Capítulo 10

Guiones gráficos y vista previa activa


• Información general sobre guiones gráficos, página 153• Ver guiones gráficos de documentos, página 154• Uso de la vista previa activa, página 154• Anular miniaturas de documento desde la vista previa activa, página 155• Ver un guión gráfico de vídeo, página 156• Reproducir un vídeo del guión gráfico, página 158Los siguientes temas están relacionados:

• Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 188• Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 177• Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 176• Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo, página 163

Información general sobre guiones gráficos

Un guión gráfico consta de una serie de miniaturas o imágenes de bajo ancho de banda y bajaresolución que muestran el contenido de un archivo de vídeo o de un documento de varias páginas(presentaciones de Microsoft PowerPoint y archivos Adobe PDF). Cada miniatura o imagen se tratarácomo una copia del archivo original.

Digital Asset Manager puede generar guiones gráficos automáticamente al importar o registrarun archivo, siempre y cuando el sistema se haya configurado con un producto de Documentumacreditativo que pueda producir guiones gráficos.

Puede ver el guión gráfico de un archivo en la ficha Guión gráfico de la página Propiedades delarchivo. Los guiones gráficos de vídeo también están disponibles en la ficha Guión gráfico de lapágina Detalles de vídeo, si está disponible.



En el caso de las presentaciones de PowerPoint, el guión gráfico muestra las diapositivas de lapresentación como una secuencia de miniaturas.

En el caso de los archivos PDF, el guión gráfico muestra las páginas del PDF como una secuencia deminiaturas.

En el caso de los vídeos, el guión gráfico se muestra como una secuencia de imágenes del vídeo.

Ver guiones gráficos de documentos

Los guiones gráficos de documentos se generan automáticamente al importar o registrar archivos PDFde Acrobat y archivos de presentación de Microsoft PowerPoint, en función de la configuracióndel sistema.

Los guiones gráficos de PDF y PowerPoint constan de una miniatura de baja resolución que representacada página o diapositiva del archivo. Además de ver las miniaturas en el guión gráfico, las miniaturasse almacenan como objetos distintos al objeto padre. Esto significa que cada diapositiva o página esuna copia independiente del archivo padre y se puede volver a usar y a modificar como cualquierotra copia.

Para ver un guión gráfico de documentos de varias páginas:

1. Desplácese y resalte un documento de varias páginas aplicable.

2. Seleccione el icono Propiedades oMostrar > Propiedades > Guión gráfico.

Uso de la vista previa activa

La vista previa activa le permite ver cada página de un guión gráfico de un documento. La vista previaactiva le permite previsualizar y trabajar con cada página del documento. A la vista previa activa sepuede acceder mediante el cuadro de diálogo de propiedades del documento.

La vista previa activa está dividida en dos paneles:• Panel selector de páginas• Panel visor de páginasEl panel selector de páginas aparece en la parte izquierda del visor y contiene las miniaturas de cadapágina del documento. Si se hace clic en una miniatura en el panel selector de páginas, se mostraráuna imagen de mayor resolución (JPG) de la página en el panel visor de páginas.

Los controles de navegación de la parte superior ( ) le permiten moverse aáreas diferentes del documento.• Haga clic en las flechas para desplazarse hacia adelante y hacia atrás en el documento.



• Escriba un número de página para saltar a una página específica.Puede cambiar el número de miniaturas que mostrará a la vez el panel selector de páginas mediante lalista desplegable. Use el botón para desplazarse hacia abajo ( ) enel panel selector de páginas para desplazarse al siguiente grupo de páginas. Haga clic en el botónpara desplazarse hacia arriba ( ) en el panel selector de páginaspara desplazarse al anterior grupo de páginas.

Cada página del documento que seleccione se almacena en un historial de selección. Si selecciona losbotones y , podrá avanzar o retroceder por el historial de selección de forma parecida a comose hace en el historial de un explorador Web.

El panel de selección se puede ocultar si necesita que el panel visor de página sea más grande,como, por ejemplo, para ver páginas en modo horizontal. Haga clic en los iconos ocultar ( )y mostrar ( ) para activar o desactivar el panel selector de páginas. Cuando vea una miniaturaen el panel visor de páginas, haga clic en los iconos de amplificación para acercar ( ) y alejar ( )la visualización de la página activa.

Donde proceda, el visor del guión gráfico será la vista predeterminada para los guiones gráficos.

Para ver la vista previa activa:

1. Desplácese y seleccione un documento de varias páginas aplicable.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Guión gráfico.Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades.

3. Si la vista previa activa no se ha activado, haga clic en la ficha Vista previa activa.Se abrirá la vista previa activa, mostrando el guión gráfico del documento en el panel selector depáginas y en el panel visor de páginas.

Anular miniaturas de documento desde la vistaprevia activa

En los documentos con guiones gráficos que se pueden visualizar en el visor del guión gráfico, puedeseleccionar una página o diapositiva alternativa como la miniatura del documento para que se muestreen las páginas de lista. Por ejemplo, si su presentación tiene un logotipo genérico de empresa comoprimera página, puede seleccionar la segunda página como la representación en miniatura de lapresentación. De esta forma, la presentación se puede identificar en una lista de documentos.

Para anular una miniatura de documento en la vista previa activa:

1. Desplácese y seleccione un documento de varias páginas aplicable.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Guión gráfico.



Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades.

3. Si la vista previa activa no se ha activado, haga clic en la ficha Vista previa activa.Se abrirá la vista previa activa, mostrando el guión gráfico del documento en el panel selector depáginas y en el panel visor de páginas.

4. En el panel selector de páginas, seleccione la diapositiva o página que desee usar como miniaturadel documento.

5. Haga clic en el icono .

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Ver un guión gráfico de vídeo

En el caso de archivos de vídeo, el guión gráfico ofrece dos vistas, la vista de página y la vista de zoom:

• Vista de página: Los guiones gráficos se ordenan en páginas y, a continuación, estas páginas seapilan. El usuario hojea las páginas para ver todo el guión gráfico. La Figura 6, page 156 muestrael concepto de la vista de página.

Figura 6. Vista de página



• Vista de zoom: Los guiones gráficos se apilan en orden y, a continuación, se presentan en unaúnica página. Cada fotograma mostrado representa un rango de guiones gráficos. Puede ver lasecuencia completa al máximo nivel y aumentar la visualización rápidamente (como en la tabla decontenido de un DVD). La Figura 7, page 157 muestra el concepto de la vista de zoom.

Figura 7. Vista de zoom

— Para acercar una sección de las miniaturas, haga clic en el icono de nivel siguiente ( ).

Por ejemplo, si selecciona la miniatura 46, la segunda página mostrará las miniaturas 46,47, 48, 49, 50, 51, 52 y 53. Puede desplazarse por los distintos niveles de las miniaturas delguión gráfico.

— Para alejarse, haga clic en .

— Para volver a alejarse hasta el nivel más alto, haga clic en .

Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está viendo

en este momento:Para ambas vistas, la información de código de tiempo de SMPTE (Sociedad de ingenieros detelevisión y películas) aparece como un identificador para cada miniatura si existe el código de tiempoy el sistema lo puede calcular.

En el caso de los archivos de vídeo aplicables, la pantalla Detalles de vídeo sustituye al cuadro dediálogo Propiedades. Cualquier acción para ver las propiedades de vídeo abre automáticamente losdetalles del vídeo. Si precisa más información sobre detalles de vídeo, consulte Capítulo 11, Detallesde vídeo.

Note: Los detalles de vídeo no están disponibles para los archivos de vídeo importados a un sistemasin la capacidad de detalle de vídeo. Entre estos sistemas se incluyen los anteriores a la versión 5.3y aquellos que no cumplen con otros requisitos de Documentum. Para obtener más información,póngase en contacto con su administrador del sistema.

Para ver un guión gráfico de vídeo:

1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.




3. Si se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo, asegúrese de que la ficha Guióngráfico esté activa.

4. Seleccione Vista de página o Vista de zoom.

5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guión gráfico haciendoclic en la flecha hacia abajo:Una barra de estado indica la posición de la sección que está viendo:

Reproducir un vídeo del guión gráfico

Es posible reproducir un vídeo a partir del guión gráfico del vídeo si el archivo está guardado en unalmacén de archivos de transmisión. La reproducción del vídeo empieza en el fotograma que se elija.Por ejemplo, si el guión gráfico de un vídeo que dura un minuto contiene 15 fotogramas y cada unorepresenta 4 segundos, al seleccionar el segundo fotograma del guión gráfico, la reproducción delvídeo comenzará desde el cuarto segundo. Si selecciona el primer fotograma del guión gráfico, elvídeo comenzará desde el principio.

Si tiene dificultades al reproducir vídeos desde el guión gráfico, puede establecer las preferenciasde formato para utilizar una aplicación específica y abrir un tipo de archivo. Consulte si precisainstrucciones sobre la configuración de las preferencias de formato. Es posible que tenga queconfigurar también los ajustes del explorador para manejar los tipos de archivos. Consulte la ayudadel explorador para obtener más información.

Para reproducir un vídeo a partir del guión gráfico:

1. Desplácese hasta el archivo de vídeo y selecciónelo.


3. Si se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo, asegúrese de que la ficha Guióngráfico esté activa.

4. Seleccione Vista de página o Vista de zoom.

5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guión gráfico haciendoclic en la flecha hacia abajo:Una barra de estado indica la posición de la sección que está viendo:

6. Seleccione uno de los fotogramas del guión gráfico.Si el guión gráfico se abre por la pantalla Detalles de vídeo, el reproductor de vídeo incrustadoreproducirá el vídeo empezando por el fotograma que se ha seleccionado. Si el guión gráfico



se abre desde el cuadro de diálogo habitual Propiedades, se abrirá la aplicación apropiada yreproducirá el vídeo empezando por el fotograma que se ha seleccionado.

Para ver el guión gráfico en la pantalla de detalles de vídeo


2. SeleccioneMostrar > Detalles de vídeo.Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana.

3. Haga clic en la ficha Guión gráfico.El guión gráfico muestra el vídeo en distintos fotogramas.

4. Para definir uno de los fotogramas como miniatura, marque la casilla de verificación situada bajoel fotograma y haga clic en Definir miniatura.

5. Para eliminar los fotogramas seleccionados, haga clic en Eliminar fotogramas.

6. Para definir la hora de la marca inicial, seleccione el fotograma y haga clic enMarca inicial. Lahora de la marca inicial aparece ahora bajo el reproductor de vídeo.

7. Para definir la hora de la marca final, seleccione el fotograma y haga clic enMarca final. La horade la marca final aparece ahora bajo el reproductor de vídeo.

Note: Para obtener más detalles sobre la reproducción de vídeos, consulte Reproducir un vídeodesde detalles de vídeo, página 163.


Capítulo 11

Detalles de vídeo


• Información general sobre detalles de vídeo, página 161• Editar detalles de vídeo, página 162• Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo, página 163• Integrar un servidor de transmisión, página 164• Seleccionar los parámetros de configuración de transmisión, página 175• Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 176• Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 177• Ver subclips de vídeo, página 177• Crear subclips de vídeo, página 178• Editar subclips de vídeo, página 179• Eliminar subclips de vídeo, página 180• Ver pistas de texto de vídeo, página 181• Crear pistas de texto, página 182• Editar pistas de texto, página 183• Eliminar pistas de texto, página 184• Crear derechos de propiedad intelectual, página 184

Información general sobre detalles de vídeo

En la pantalla especial Detalles de vídeo aparecerá disponible toda la información sobre los archivosde vídeo que se hayan importado al repositorio mediante Digital Asset Manager. En el caso de losarchivos de vídeo aplicables, la pantalla Detalles de vídeo sustituye a las habituales páginas dePropiedades. En este caso, al seleccionar el icono Propiedades de un vídeo se muestran sus detalles.

Detalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utiliza para reproducir la copiapredeterminada del vídeo, así como para definir posiciones iniciales y finales utilizadas para crear


Detalles de vídeo

subclips del vídeo. Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no esreproducible, el reproductor muestra una representación en miniatura del vídeo.

Note: La disponibilidad de los detalles de vídeo depende de los otros productos de Documentuminstalados en el sistema Documentum y configurados para el repositorio. Sin estos productos, no seextraen ni generan detalles de vídeo para los archivos de vídeo importados. Para obtener ayuda,póngase en contacto con su administrador del sistema.

Editar detalles de vídeo

Todos los archivos de vídeo (principales y subclips) tendrán algunos metadatos disponibles en Detallesde vídeo, como los códigos de tiempo iniciales y finales. Además, los metadatos y propiedades devídeo se pueden extraer, en función de los atributos personalizados y el formato de vídeo.

El cuadro de diálogo Detalles de vídeo contiene fichas que proporcionan acceso a todos los metadatosy propiedades del vídeo. Entre ellas se incluyen las siguientes:• Información: la información que se suele incluir para todos los tipos de objetos, como su nombre,

título, palabras clave, autores, bloqueo, versión y tamaño de archivo.• Información ampliada: información sobre la norma de vídeo, velocidad de fotogramas y códigos

de tiempo. Asimismo, permite editar la información de los códigos de tiempo para los subclips.• Permisos: información normal sobre permisos de objeto.• Historial: información normal sobre el historial del objeto.• Guión gráfico: serie de imágenes en miniatura que representan el contenido de un archivo de

vídeo.• Pistas de texto: descripciones de texto para segmentos de un archivo de vídeo, como, por ejemplo,

transcripciones y subtítulos.• Derechos de IP: derechos de propiedad intelectual asociados a un archivo de vídeo.• Subclips: segmentos de un archivo de vídeo seleccionados por el usuario que son tratados como

objetos relacionados. Esta ficha sólo está disponible para los archivos de vídeo principales, nopara los subclips de vídeo.

Para editar detalles de vídeo:



3. Seleccione una ficha para ver los metadatos y las propiedades del vídeo.

4. Edite las propiedades según se necesite y, a continuación, haga clic en Guardar para guardar ycerrar el archivo, o en Cerrar para cerrar el archivo sin los cambios.


Detalles de vídeo

Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo

Detalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utiliza para reproducir la copiapredeterminada del objeto de vídeo. Puede reproducir la copia predeterminada de un vídeo desdeDetalles de vídeo si el archivo está guardado en un almacén de archivos de transmisión.

Los controles de la pantalla Detalles de vídeo permiten reproducir, pausar, avanzar, retroceder ydetener el vídeo en cualquier momento. También hay controles de volumen.

Si rellena los camposMarcar y Desmarcar situados bajo el reproductor de vídeo, podrá reproducir unsegmento específico del vídeo.

Si está viendo un vídeo principal, puede reproducirlo con el reproductor de vídeo incrustado, o bienreproducir un subclip desde la ficha Subclips. Si está viendo un subclip, la pantalla Detalles de vídeoproporciona las opciones siguientes para elegir:• Reproducir el segmento de vídeo en el reproductor de vídeo incrustado.• Reproducir el vídeo principal en una pantalla separada de Detalles de vídeo.Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no es reproducible, elreproductor muestra sólo una representación en miniatura del vídeo.

Para reproducir un vídeo desde la pantalla Detalles de vídeo:



3. Utilice los controles del reproductor de vídeo incrustado para reproducir el vídeo.Si está viendo un subclip de vídeo, puede hacer clic en el enlace Ver vídeo principal parareproducir el vídeo principal. El enlace abrirá la pantalla Detalles de vídeo del vídeo principal enuna ventana nueva del explorador.

Para establecer los tiempos de las marcas iniciales y finales desde la pantalla Detallesde vídeo:



3. Siga uno de estos procedimientos para rellenar los camposMarcar y Desmarcar situados bajo elreproductor de vídeo:• Utilice los controles para reproducir el vídeo. Mientras el vídeo se reproduce, haga clic en

Marcar y Desmarcar para establecer los tiempos de la marca inicial y final, respectivamente.También puede introducir los tiempos manualmente en los camposMarcar y Desmarcar.


Detalles de vídeo

• Seleccione la fichaGuión gráfico y una vista del guión gráfico, ya sea Vista de página o Vistade zoom. Seleccione las miniaturas que desee que inicien y finalicen el segmento. Haga clic enla opciónMarcar y Desmarcar de la miniatura correspondiente.

Los camposMarcar y Desmarcar del panel del reproductor de vídeo se rellenan con los tiemposseleccionados. Ahora puede utilizar los controles del reproductor de vídeo para ver el segmentoseleccionado del vídeo.

Integrar un servidor de transmisión

En esta sección se describe cómo integrar un servidor de transmisión con Audio Video TransformationServices y Content Server. También se proporciona un ejemplo sobre cómo probar la integración conel servidor de transmisión.

Las aplicaciones cliente de Documentum que admiten las transmisiones son Digital Asset Managery Web Publisher. Las familias de formatos de archivos de transmisión admitidas dependen de losservidores de transmisión que integre con Audio Video Transformation Services.

En esta sección se incluyen los siguientes temas y tareas:

• Requisitos, página 164• Configurar un servidor de transmisión, página 165• Configurar áreas de almacenamiento de transmisión, página 165• Configurar almacenamiento predeterminado para los objetos de formato, página 166• Garantizar que el servidor de transmisión puede acceder a las áreas de almacenamiento, página 168• Crear puntos de montaje, página 170• Definir el atributo base_url del área de almacenamiento, página 171• Probar el servidor de transmisión, página 172

Requisitos

Documentum Audio Video Transformation Services no incluye un servidor de transmisión.Documentum Content Server admite los servidores de transmisión de terceros Darwin, WindowsMedia y Real Helix Universal, que se deben adquirir a sus proveedores correspondientes.

Antes de integrar uno o varios servidores de transmisión, se deben instalar en su propio host, siempreque sea posible. El servidor de transmisión no se debe instalar en el host de Content Server. Enmuchos casos, las operaciones intensivas que realiza el servidor de transmisión pueden disminuir elrendimiento de Content Server. Se pueden producir algunas excepciones a este hecho, como con elservidor de Windows Media. Consulte la documentación del servidor de transmisión correspondientepara obtener más información.


Detalles de vídeo

Configurar un servidor de transmisión

Para integrar un servidor de transmisión con Documentum Content Server, realice los siguientes pasos.

Para integrar un servidor de transmisión:

1. Cree un segundo objeto dm_filestore para almacenar los formatos de transmisión de WindowsMedia, si corresponde. Consulte Configurar áreas de almacenamiento de transmisión, página 165.

2. Defina el atributo almacenamiento predeterminado en los objetos de formato de transmisión enel área de almacenamiento de transmisión, como se describe en Configurar almacenamientopredeterminado para los objetos de formato, página 166.

3. Asegúrese de que el servidor de transmisión tenga acceso al área de almacenamiento. Siga lasinstrucciones que se ofrecen en Garantizar que el servidor de transmisión puede acceder a lasáreas de almacenamiento, página 168.

4. Cree un punto de montaje en el servidor de transmisión del área de almacenamiento, como sedescribe en Crear puntos de montaje, página 170.

5. Defina el atributo base_url del área de almacenamiento. Consulte Definir el atributo base_url delárea de almacenamiento, página 171.

6. Reinicie el servidor de transmisión.

7. En un host con Windows 2003, se debe inicializar el servidor de Windows Media al menos una vezantes de utilizarlo con Audio Video Transformation Services.

Configurar áreas de almacenamiento de transmisión

Puede configurar las áreas de almacenamiento de transmisión de los siguientes servidores:• Servidor de Transmisión Darwin• Servidor Real Helix Universal• Servidor de Windows MediaLos servidores Darwin, Real Helix Universal y Windows Media admiten distintos formatos dearchivos. Para utilizar dos servidores de transmisión, necesita una segunda área de almacenamientode transmisiones. Los archivos que gestiona cada uno de los servidores se deben almacenar en áreasdistintas, lo que significa que, además del almacén predeterminado (streaming_store__01), debe crearotro almacén de transmisiones (por ejemplo, streaming_store_02).

Note: Es importante que defina el valor media_type en 2 en el objeto dm_filestore.

Si precisa más información sobre la creación de áreas de almacenamiento, consulte la guía deadministración de Content Server.


Detalles de vídeo

Para crear una segunda área de almacenamiento de transmisión:

1. Consulte las instrucciones que se proporcionan en la guía de administración de Content Server paracrear un objeto dm_location. Utilice sentencias DQL para que la configuración que realice seasimilar a ésta:create dm_location objectset object_name = ‘streaming_storage_02’,set path_type = ‘directory’,set file_system_path =‘C:\DOCUMENTUM\data\<repository>\streaming_storage_02’,set mount_point_name = ‘’go

2. Consulte las instrucciones que se proporcionan en la guía de administración de Content Server paracrear un objeto dm_filestore. Asegúrese de que define el valor media_type en 2. Utilice sentenciasDQL para que la configuración que realice sea similar a ésta:create dm_filestore objectset name = ‘streaming_store_02’,set root = ‘streaming_storage_02’,set is_public = true,set require_ticket = falseset media_type = 2go

Configurar almacenamiento predeterminado para losobjetos de formato

El cliente de Documentum utiliza el atributo almacenamiento predeterminado para identificar laubicación de almacenamiento para el contenido. En el caso de contenido de transmisión, debe definirel atributo en el ID del objeto del área de almacenamiento del contenido de transmisiones.

Sólo Digital Asset Manager y Web Publisher utilizan el valor almacenamiento predeterminado enobjetos de formato. Si un usuario guarda un documento con contenido de transmisión medianteDesktop Client o cualquier otro cliente de Documentum, el contenido se guarda en el área dealmacenamiento predeterminada para el tipo de objeto.

Note: Los formatos de archivo que admite cada uno de los servidores pueden cambiar o variar conrespecto a los que se muestran. Consulte la documentación del servidor de transmisión para conocerla lista actual de formatos de archivo admitidos.

Buscar nombres de formato de archivos

En las siguientes sentencias DQL para definir el atributo almacenamiento predeterminado paraobjetos de formato, se introducen formatos de archivo y no extensiones de archivo. Para encontrar losnombres de formato de archivo, ejecute la siguiente sentencia DQL:


Detalles de vídeo

select * from dm_format where dos_extension = ’extension’

Por ejemplo, con la siguiente sentencia DQL se encuentra el nombre de la extensión mov:select * from dm_format where dos_extension = ’mov’

El resultado de la consulta de mov será un registro, donde quicktime es el nombre de formatopropiamente dicho de la extensión mov:

r_object_id nombre descripción dos_extension

2701e306800001bf quicktime Película de QuickTime mov

Formatos de Windows Media

Incluso aunque esté utilizando exclusivamente el servidor Real Helix Universal, también debeidentificar un área de almacenamiento independiente para los formatos de archivo de WindowsMedia. Utilice la siguiente sentencia DQL para actualizar los formatos que reconoce el área dealmacenamiento de Windows Media:UPDATE dm_format OBJECTSSET default_storage=(SELECT r_object_id FROM dm_filestorewhere name =’<storage_area_name>’)WHERE name in (‘<format_name>’, ‘<format_name>’)

Por ejemplo, si los formatos de archivo de Windows Media se van a almacenar en streaming_store_01,la sentencia debería ser:UPDATE dm_format OBJECTSSET default_storage=(SELECT r_object_id FROM dm_filestoreWHERE name =’streaming_store_01’)

WHERE name in (‘wmv’, ‘wma’, ‘wmx’, ‘wax’, ‘asf’)

Formatos de Real Media

Utilice la siguiente sentencia DQL para actualizar los formatos que reconoce el área de almacenamientode Real Media:UPDATE dm_format OBJECTSSET default_storage=(SELECT r_object_id FROM dm_filestoreWHERE name =’<storage_area_name>’)WHERE name in (‘<format_name>’, ‘<format_name>’)

Por ejemplo, si los formatos del servidor Real Helix se van a almacenar en streaming_store_02:UPDATE dm_format OBJECTSSET default_storage=(SELECT r_object_id FROM dm_filestoreWHERE name =’streaming_store_02’)

WHERE name in (‘ra’, ‘ram’, ‘rm’, ‘rmm’, ‘rnx’, ‘rv’, ‘quicktime’)


Detalles de vídeo

Formatos de Darwin

Utilice la siguiente sentencia DQL para actualizar los formatos que reconoce el área de almacenamientode Real Media:UPDATE dm_format OBJECTSSET default_storage=(SELECT r_object_id FROM dm_filestoreWHERE name =’<storage_area_name>’)WHERE name in (‘<format_name>’, ‘<format_name>’)

Por ejemplo, si los formatos de Darwin se van a almacenar en streaming_store_03:UPDATE dm_format OBJECTSSET default_storage=(SELECT r_object_id FROM dm_filestoreWHERE name =’streaming_store_03’)

WHERE name in (‘quicktime’)

Garantizar que el servidor de transmisión puedeacceder a las áreas de almacenamiento

En un host de Windows, el servidor de transmisión se debe ejecutar en una cuenta del sistema o comopropietario de la instalación de Documentum Content Server, con el fin de garantizar el acceso a lasáreas de almacenamiento de contenido de transmisiones. En Solaris, debe iniciar Real Helix Serveriniciando sesión como raíz. En los siguientes procedimientos se describe cómo comprobar la cuenta deusuario en la que se ejecuta el servidor y reiniciarlo si fuera necesario.

Servidor de Windows Media versión 9

De forma predeterminada, el servidor de Windows Media se ejecuta como Servicio de red. Para que elservidor de Windows Media tenga acceso a las áreas de almacenamiento necesarias, el servicio deWindows denominado Servicios de Windows Media se debe ejecutar con la cuenta del propietario de lainstalación de Documentum.

Para cambiar la cuenta con la que se ejecuta el servidor de Windows Media versión 9:

1. Inicie sesión en el host del servidor de Windows Media.

2. Abra la ventana Servicios de Windows en Panel de control > Herramientas administrativas >Servicios.

3. Haga clic con el botón derecho en Servicios de Windows Media y seleccione Propiedades.Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del servicio.

4. Seleccione la ficha Iniciar sesión.

5. Seleccione Esta cuenta.


Detalles de vídeo

6. Defina la cuenta y la contraseña del propietario de la instalación de Documentum.


Servidor Real Helix Universal en Windows

Servidor Real Helix Universal se ejecuta de forma predeterminada en la cuenta del sistema.

Para comprobar que el servidor se está ejecutando en la cuenta del sistema:

1. Inicie sesión en el equipo host.

2. Abra la ventana Servicios de Windows (en Windows 2000, Servicios se encuentra en Panel decontrol > Herramientas administrativas).

3. Haga doble clic en Servicios de Helix Server.Se muestra una ventana de servicio para Servicios de Real Helix Server.

4. En cada uno de los servicios de Real Media que aparecen a continuación, compruebe que la opciónIniciar sesión como está definida con uno de los siguientes valores:• Cuenta del sistema.• Esta cuenta: defina la cuenta y la contraseña del propietario de la instalación de Documentum.

Para cambiar el propietario de la instalación de Documentum:

1. En la ventana Servicio de Helix Server, seleccione Esta cuenta.

2. Escriba o busque el nombre del propietario de la instalación de Documentum.

3. Escriba la contraseña de dicho propietario.

4. Confirme la contraseña.


Servidor Real Helix Universal en Solaris

En una instalación predeterminada del servidor Real Helix Universal, el puerto RTSP se define con unvalor inferior a 1024, lo que exige que el usuario inicie el servidor Helix Universal como raíz. Si nodesea que el servidor Real Helix Universal herede los privilegios raíz, puede cambiar el servidor HelixUniversal a otro usuario y nombre de grupo justo después del inicio. Para obtener instrucciones sobrecómo realizar este procedimiento, consulte la guía de administración de Helix Universal Server.


Detalles de vídeo

Crear puntos de montaje

Debe crear un punto de montaje en el servidor de transmisión que apunte a la raíz del áreade almacenamiento de la transmisión. La ruta raíz es el valor que se encuentra en el atributofile_system_path del objeto de ubicación asociado al área de almacenamiento. Para obtener ese valor,ejecute la siguiente sentencia DQL:SELECT file_system_path FROM dm_location a, dm_filestore f WHERE f.name=’<storage_area_name>’ AND a.object_name=f.root

Sustituya el nombre del área de almacenamiento para nombre_área_almacenamiento.

El valor que se devuelve es una especificación de ruta raíz completa para la ubicación del áreade almacenamiento.

Para crear un punto de montaje para el servidor de Windows Media versión 9:

1. Inicie el Administrador de Windows Media haciendo clic en Inicio > Programas > Herramientasadministrativas > Windows Media.

2. Amplíe el nombre del servidor en el árbol.

3. Haga clic con el botón derecho en Puntos de publicación y seleccione Agregar punto depublicación (Asistente).

4. Si aparece la pantalla Bienvenido, haga clic en Siguiente. En caso contrario, vaya al paso 5.

5. Introduzca un nombre para el punto de publicación (como DctmStream) y haga clic en Siguiente.

6. Seleccione la opción Archivos y haga clic en Siguiente.

7. Seleccione Punto de publicación a petición. Haga clic en Siguiente.

8. Utilice el valor que ha devuelto la consulta DQL anterior para la ubicación del contenido. Hagaclic en Siguiente.

9. No seleccione la opción En bucle ni Aleatorio. Haga clic en Siguiente.

10. Seleccione la opción para habilitar el registro, si lo desea, y haga clic en Siguiente.

11. Compruebe toda la información en la pantalla Resumen y haga clic en Siguiente cuando éstasea correcta.

12. Anule la selección de Crear un anuncio y haga clic en Finalizar.

Para crear un punto de montaje para Real Helix:

1. Inicie el administrador del servidor Real Helix Universal. Para obtener instrucciones sobre cómoiniciar el administrador, consulte la documentación de Real Helix.

2. Seleccione Configuración general y, a continuación, defina la ruta al servidor de transmisión.

3. Siga las instrucciones del administrador para crear un punto de montaje para cada área dealmacenamiento que contenga archivos de contenido en formatos de Real Media.


Detalles de vídeo

Utilice el valor devuelto anteriormente por la consulta DQL para la ruta raíz.

Para crear un punto de montaje para Darwin:

1. Inicie el administrador de Servidor Darwin. Para obtener instrucciones sobre cómo iniciar eladministrador, consulte la documentación de Darwin.

2. Seleccione Configuración general > Puntos de montaje.

3. Siga las instrucciones del administrador para crear un punto de montaje para cada área dealmacenamiento que contenga archivos de contenido en formatos de Darwin.Utilice el valor devuelto anteriormente por la consulta DQL para la ruta raíz.

Definir el atributo base_url del área de almacenamiento

Para que el cliente Documentum recupere un archivo de un área de almacenamiento de transmisión,Content Server debe proporcionar la dirección URL del archivo de contenido. Content Server envía acontinuación esa URL al servidor de transmisión. La base de la dirección URL que devuelve ContentServer se define en el atributo base_url del objeto de almacenamiento del área de almacenamientode transmisiones. Este atributo se debe definir manualmente para las áreas de almacenamiento delcontenido de transmisión.

Consulte la documentación que incluye el servidor de transmisión para determinar cuál es la URL base.

Note: En todas las rutas de base_url, debe incluir la barra diagonal final (/).

En el servidor de Windows Media:

• Como aplicación independiente, suele ser similar a:mms://<host_name>/mountpoint1/

En el servidor Real Helix Universal, el valor base_url suele ser similar a:

• Formatos de archivo de Realrtsp://<host_name>:<port>/mountpoint1/

• Formatos de archivo de Windows (si no está utilizando también el servidor de Windows Media)http://<host_name>:<port>/mountpoint2/

En el Servidor de Transmisión Darwin:

• El valor base_url suele ser similar a:rtsp://<host_name>/

Para definir el atributo base_url del área de almacenamiento:

En el servidor de Windows Media:


Detalles de vídeo

• Utilice la siguiente sentencia DQL para definir el atributo base_url:UPDATE dm_filestore objectset base_url=’mms://<machine name>/mountpoint1/’where name = ’storage_area_name’

En el servidor Real Helix Universal:• Utilice la siguiente sentencia DQL para definir el atributo base_url:UPDATE dm_filestore object

set base_url=’rtsp://<machine name>:<port number>/mount_point_name/’where name = ’storage_area_name’

En Darwin:• Utilice la siguiente sentencia DQL para definir el atributo base_url:UPDATE dm_filestore object

set base_url=’rtsp://<machine name>/’where name = ’storage_area_name’

Probar el servidor de transmisión

Cuando haya terminado de integrar el servidor de transmisión con Content Server y MediaTransformation Services, es importante que pruebe la funcionalidad del servidor de transmisión.

Puede probar la configuración del servidor de transmisión mediante llamadas IAPI.

Real Helix en Windows

En el ejemplo siguiente se muestra una sesión de prueba para el servidor Real Helix Universal enWindows.

Para probar Real Helix Server en Windows:

1. Introduzca el texto en negrita, cuando se le solicite:/iapi32

Please enter a repository name (docubase) : dmtestdbPlease enter a user (Documentum): <user>Please enter password for Documentum :<password>

Documentum iapi - Interactive API interface(c) Copyright Documentum, Inc., 1992-2001All rights reserved.Client Library Release 5.1.0.64 Win32

Connecting to Server using repository dmtestdb[DM_SESSION_I_SESSION_START]info: "Session


Detalles de vídeo

011e9a8b80040107 startedfor user Documentum."

Connected to Documentum Server running Release5.1.0.64 Win32.OracleSession id is s0API> create,c,dm_document...091e9a8b80037d00API> set,c,l,object_nameSET> Streaming test...OKAPI> set,c,l,a_storage_typeSET> streaming_store_01...OKAPI> setfile,c,l,C:\Program Files\Real\RealServer\Content\real8video.rm,rm...OKAPI> save,c,l...OKAPI> apply,c,l,GET_FILE_URL,FORMAT,S,rm...q0API> next,c,q0...OKAPI> dump,c,q0...USER ATTRIBUTES

result : Tbase_url: rtsp://eng178:554/mountpoint1/store : streaming_store_01path : 001e9a8b\80\00\00\42.rmticket :SYSTEM ATTRIBUTES

APPLICATION ATTRIBUTES

INTERNAL ATTRIBUTES

API> close,c,q0...OKAPI>

2. Concatene el valor de base_url y la ruta (por ejemplo, rtsp://eng178:554/mountpoint1/001e9a8b\80\00\00\42.rm) y pegue la cadena en Real Player.El vídeo representado por la dirección URL empezará a transmitirse.


Detalles de vídeo

Real Helix en Solaris

En el ejemplo siguiente se muestra una sesión de prueba para el servidor Real Helix Universalen Solaris.

Para probar Real Helix Server en Solaris:

1. Introduzca el texto en negrita, cuando se le solicite:/iapi

Please enter a repository name (docubase) : dmtestdbPlease enter a user (Documentum):<user>Please enter password for Documentum:<password>

Documentum iapi - Interactive API interface(c) Copyright Documentum, Inc., 1992-2001All rights reserved.Client Library Release 5.1.0.64 Win32

Connecting to Server using repository dmtestdb[DM_SESSION_I_SESSION_START]info: "Session 011e9a8b80040107startedfor user Documentum."

Connected to Documentum Server running Release 5.1.0.64sun5.OracleSession id is s0API> create,c,dm_document...091e9a8b80037d00API> set,c,l,object_nameSET> Streaming test...OKAPI> set,c,l,a_storage_typeSET> streaming_store_01...OKAPI> setfile,c,l,/export/home/dmadmin/realqt.mov,quicktime...OKAPI> save,c,l...OKAPI> apply,c,l,GET_FILE_URL,S,quicktime...q0API> next,c,q0...OKAPI> dump,c,q0...USER ATTRIBUTES


Detalles de vídeo

result : Tbase_url : rtsp://eng178:554/mountpoint1/store : streaming_store_01path : 00000065/80/00/01/43.movticket :SYSTEM ATTRIBUTES

APPLICATION ATTRIBUTES

INTERNAL ATTRIBUTES

API> close,c,q0...OKAPI>

2. Concatene el valor de base_url y la ruta (por ejemplo, rtsp://eng178:554/mountpoint1/00000065/80/00/01/43.mov) y pegue la cadena en Real Player.El vídeo representado por la dirección URL empezará a transmitirse.

Seleccionar los parámetros de configuraciónde transmisión

En la versión 6.5 SP2, el formato de copia predeterminado de los archivos de vídeo durante laimportación se cambia al formato Flash (F4V). En versiones anteriores, solía ser QuickTime. La rutadel archivo XML donde se ha producido este cambio se encuentra en \System\MediaServer\SystemProfiles\register.xml, y la etiqueta de contenido XML donde se ha reflejado este cambio es:<InnerProfile path="/System/Media Server/System Profiles/telestream_registration" waitOnCompletion="false"><InnerTokenMapping LocalProfileToken="f4v" InnerProfileToken

="default_proxy_format" Literal="true"/><InnerTokenMapping LocalProfileToken="true" InnerProfileToken=

"overwrite_rendition" Literal="true"/></InnerProfile>

El archivo telestream_registration.xml se ha actualizado en la ruta: \System\MediaServer\CommandLine Files\telestream_registration.xml. La etiqueta <product> se corresponde con Flash9.

Cambiar el formato de copia predeterminado

Puede optar por cambiar la copia predeterminada de otros formatos de archivos de vídeo. Por ejemplo,AVTS crea una copia Flash 9 como copia de vista previa predeterminada. Esto se puede cambiar por elformato de transmisión WMV, MPEG4 o QT. Para configurar AVTS para generar el formato ‘SecuenciaQT’ como vista previa predeterminada, en lugar de ‘Flash 9’, realice los siguientes cambios de perfil:


Detalles de vídeo

1. Retire el perfil de registro de la carpeta ‘\System\MediaServer\System Profiles’ del repositorio.

2. Actualice la siguiente sección para que el valor de atributo default_proxy_format se cambie def4v a quicktime:From<InnerProfile path="/System/Media Server/System Profiles/telestream_registration" waitOnCompletion="false"><InnerTokenMapping LocalProfileToken="f4v" InnerProfileToken

="default_proxy_format" Literal="true"/><InnerTokenMapping LocalProfileToken="true" InnerProfileToken="overwrite_rendition" Literal="true"/></InnerProfile>

To<InnerProfile path="/System/Media Server/System Profiles/telestream_registration" waitOnCompletion="false"><InnerTokenMapping LocalProfileToken="quicktime" InnerProfileToken="default_proxy_format" Literal="true"<InnerTokenMappingLocalProfileToken="true" InnerProfileToken="overwrite_rendition" Literal="true"/></InnerProfile>

3. Registre el perfil de registro.

4. Retire el archivo de línea de comandos telestream_registration.xml de la carpeta\System\MediaServer\Command Line Files del repositorio.

5. Marque como comentario la etiqueta de la sección <product> que se corresponda con ‘Flash9’ y quite la marca de comentario de la etiqueta de la sección <product> que se correspondacon ‘QuickTime Streaming’.

6. Registre el archivo.

7. Reinicie el servicio de ventanas de CTS.

Eliminar fotogramas de un guión gráfico devídeo

Un guión gráfico de un vídeo puede contener fotogramas redundantes o que no aportan ningún valoral guión gráfico. Puede desplazarse por un guión gráfico de vídeo y borrar dichos fotogramas. Estodisminuirá el tamaño del guión gráfico y facilitará el examen de todo el vídeo.

Para eliminar fotogramas del guión gráfico de un vídeo:



3. Seleccione la ficha Guión gráfico.


Detalles de vídeo

4. Desplácese por el guión gráfico para buscar los fotogramas que desea eliminar del guión gráfico.

5. Seleccione uno o más fotogramas.

6. Haga clic en Eliminar fotogramas.El guión gráfico se actualiza y los fotogramas seleccionados se quitan.

Configurar la miniatura predeterminada desdeun guión gráfico de vídeo

De forma predeterminada, la imagen en miniatura que representa a un vídeo se genera a partir delprimer fotograma del vídeo. Esta miniatura no suele ser representativa del vídeo. En muchos casos,puede tratarse de un fotograma en negro o contener el logotipo del estudio, distribuidor o realizadordel vídeo. Con el guión gráfico puede seleccionar otra miniatura predeterminada que sea másrepresentativa del contenido del vídeo.

Los usuarios deben tener al menos el permiso Escribir sobre el vídeo para reemplazar la miniatura deun objeto.

Para anular la miniatura predeterminada de un vídeo:

1. Desplácese hasta el archivo de vídeo.


3. Seleccione la ficha Guión gráfico.

4. Desplácese por el guión gráfico para buscar el fotograma que desea seleccionar como miniaturadel vídeo.

5. Seleccione un fotograma.

6. Haga clic en Definir miniatura.La pantalla Detalles de vídeo se actualiza y el fotograma seleccionado aparece como la nuevaminiatura predeterminada del vídeo.

Ver subclips de vídeo

Para crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcando tiemposiniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecen todos los objetos devídeo derivados del objeto de vídeo y todos los subclips del vídeo creados por usuarios.


Detalles de vídeo

Una vez creados, los subclips son objetos normales del repositorio con los que se puede realizarcualquier acción habitual. Aparecen como subclips de un vídeo puesto que tienen relación con el vídeoprincipal. Esto significa que cuando ve las propiedades de un subclip, aparece una nueva pantallaDetalles de vídeo en la que se muestra toda la información específica de dicho subclip.

Al visualizar subclips, puede que tenga la posibilidad de generar contenido de vídeo propio delsubclip anexado como contenido primario mediante la función Presentar contenido de vídeo. (Ladisponibilidad de esta función depende de que se hayan instalado los productos adecuados en elsistema, así como del tipo de vídeo seleccionado.) En caso contrario, el subclip no tendrá contenidoprimario propio. En su lugar, se proporciona una referencia al documento de vídeo principal, conel formato de un documento de lista de reproducción (XML), que es la copia primaria del subclip.Para utilizar la función Presentar contenido de vídeo, debe tener al menos permiso de ESCRITURApara el subclip.

Para ver subclips de vídeo:



3. Seleccione la ficha Subclips.Se muestran todos los subclips del vídeo.

4. Para crear contenido de vídeo para subclips, seleccione uno o varios subclips y haga clic enPresentar contenido de vídeo.

Crear subclips de vídeo

Para crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcando tiemposiniciales y finales.

Una vez creados, los subclips son objetos normales del repositorio con los que se puede realizarcualquier acción habitual.

Al crear un subclip nuevo, puede que disponga de la opción que permite crear un subclip consu propio contenido de vídeo anexado como contenido primario mediante la función Presentarcontenido de vídeo. (La disponibilidad de esta función depende de que se hayan instalado losproductos adecuados en el sistema, así como del tipo de vídeo seleccionado, por ejemplo, MPEG 2.) Encaso contrario, el nuevo subclip no tendrá contenido primario propio. En su lugar, se proporciona unareferencia al documento de vídeo principal, con el formato de un documento de lista de reproducción(XML), que es la copia primaria del subclip.

Para crear un subclip, debe tener al menos el permiso Relacionar sobre el vídeo.


Detalles de vídeo

Para crear un subclip de vídeo:




a. Haga clic en Archivo > Nuevo > Subclip.

b. Seleccione la ficha Subclips y haga clic en Nuevo.Se abre el cuadro de diálogo Nuevo subclip: Crear.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre, tipo y formato del nuevo subclip. La ubicación de repositoriopredeterminada para el subclip es la del vídeo principal. Si desea cambiar la ubicación del subclip,haga clic en Examinar y busque una nueva ubicación.Utilice el reproductor de vídeo incrustado para localizar o introducir manualmente los tiemposde la marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar). Para ver el segmento seleccionado, utilicelos controles del reproductor de vídeo. Los tiempos de la marca inicial y final seleccionadosse muestran en los campos Código de tiempo de entrada y Código de tiempo de salida de lapantalla Nuevo subclip: Crear.Si desea que el nuevo subclip tenga contenido de vídeo real anexado como contenido primario,que represente el segmento definido por los códigos de tiempo inicial y final, marque la casillade verificación Presentar contenido de vídeo.

5. En la ficha Información, introduzca la información apropiada. Si el enlace Editar aparece junto auna propiedad, haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca para definirlos valores de dicha propiedad. Los valores se introducen escribiéndolos en el cuadro Introducirnuevo valor o bien seleccionándolos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación,haciendo clic en Agregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir oBajar. Los valores se pueden eliminar seleccionándolos y haciendo clic en Eliminar.

6. En la ficha Permisos, introduzca los permisos apropiados.

7. Haga clic en Terminar.El nuevo subclip aparecerá en la lista de subclips.

Editar subclips de vídeo

Para crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo mediante códigos detiempo iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecen todos losobjetos de vídeo derivados del vídeo principal de todos los subclips de vídeo. Además, los subclipstienen su propia pantalla Detalles de vídeo.


Detalles de vídeo

Para editar un subclip, debe abrir su pantalla Detalles de vídeo. En esta pantalla podrá editar laspropiedades y las pistas de texto de un subclip. También puede editar los códigos de tiempo de inicioy final del subclip. Esto significa que podrá ampliar o recortar un subclip en función de los códigosde tiempo originales del vídeo principal. Si decide cambiar los códigos de tiempo inicial y final delsubclip, se creará una versión del mismo. Las versiones anteriores del subclip (con distintos códigosde tiempo inicial y final) permanecerán en el repositorio.

Para editar un subclip, debe tener al menos el permiso Relacionar sobre el vídeo.

Para editar un subclip de vídeo:

1. Desplácese hasta un subclip de vídeo y selecciónelo.


3. Edite las propiedades de cualquiera de las fichas de Detalles de vídeo, como las pistas de texto.

4. Para cambiar los códigos de tiempo inicial y final del subclip, siga este procedimiento:

a. Seleccione la ficha Información ampliada.

b. Haga clic en el enlace Editar códigos de tiempo.Se abrirá el Editor de códigos de tiempo para subclips.

c. Utilice el reproductor de vídeo incrustado del vídeo principal para localizar los nuevostiempos de la marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar).

d. Introduzca manualmente los nuevos tiempos de la marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar)en los campos del Editor de códigos de tiempo para subclips.Para ver el segmento seleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeo del Editor decódigos de tiempo para subclips.

5. Cuando esté satisfecho con los nuevos tiempos de marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar),haga clic en Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo Detalles de vídeo del subclip, haga clic en Guardar.Se guarda el subclip. Si ha asignado nuevos códigos de tiempo al subclip, éste se guardarácomo una nueva versión.

Eliminar subclips de vídeo

Para crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcando tiemposiniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecen todos los objetos devídeo derivados del objeto de vídeo principal. Los usuarios crean manualmente todos los subclips.

La ficha Subclips es también el lugar donde se eliminan los subclips.


Detalles de vídeo

Para eliminar un subclip de vídeo:



3. Seleccione la ficha Subclips.Se muestran todos los subclips del vídeo.

4. Seleccione el subclip que desea eliminar.


a. Haga clic en Archivo > Eliminar subclips.

b. Haga clic en Eliminar.Se elimina el subclip.

Ver pistas de texto de vídeo

Las pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos de un archivo de vídeo. Algunosejemplos de las pistas de texto que pueden estar disponibles son:• Subtítulos• Voz a texto• Reconocimiento de voz• Transcripciones• Tipo de toma• Anotaciones• Descripción de escenaEn su sistema puede haber otros tipos de pistas de texto disponibles.

Si los archivos de vídeo contienen pistas de texto, éstas se pueden ver en la ficha Pistas de texto de lapantalla Detalles de vídeo. En la ficha Pistas de texto, un filtro desplegable contiene sólo los tipos depistas de texto disponibles para el vídeo.

Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con los datos de la pista detexto.

Las pistas de texto se pueden almacenar tanto en el vídeo principal como en los subclips. La pantallaDetalles de vídeo de un subclip muestra las pistas de texto asignadas al propio subclip o a su vídeoprincipal, dentro de los límites marcados por el código de tiempo inicial y final del subclip. En elcaso de los subclips, las pistas de texto se almacenan de forma predeterminada en el documento delsubclip. En el caso de los vídeos principales, las pistas de texto siempre se almacenan en el documentode vídeo principal. Al crear una pista de texto, puede elegir si desea almacenarla en el documento


Detalles de vídeo

de vídeo principal, de modo que esté accesible para todos los vídeos que contengan el código detiempo inicial y final de la pista de texto.

Para ver las pistas de texto de vídeo:


2. SeleccioneMostrar > Detalles de vídeo.Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo.

3. Seleccione la ficha Pistas de texto.

4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en la lista Clasificación.Se muestran todas las pistas de texto de la clasificación.

Crear pistas de texto

Las pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de un archivo de vídeo.

Todas las pistas de texto se pueden consultar en la ficha Pistas de texto de los Detalles de vídeo. Paracada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con los datos de la pista de texto.

Las pistas de texto se pueden crear tanto para el vídeo principal como para los subclips. En el casode los subclips, las pistas de texto se almacenan de forma predeterminada en el documento delsubclip. Al crear una pista de texto para un subclip, puede almacenarla en el documento de vídeoprincipal, de modo que esté accesible para todos los vídeos que contengan el código de tiempo inicialy final de la pista de texto.

Si el sistema se ha configurado para ello, podrá utilizar el siguiente procedimiento para agregarmanualmente una pista de texto a cualquier vídeo con detalles de vídeo.

Para crear una pista de texto de vídeo:




a. Haga clic en Archivo > Nuevo > Pista de texto.

b. Seleccione la ficha Pistas de texto y haga clic en Nuevo.Aparece la pantalla Editor de pistas de texto.

4. Seleccione un tipo de trap de texto en la lista Clasificación.

5. En el campo Texto, escriba el texto de la pista de texto.


Detalles de vídeo

6. En los campos Código de tiempo inicial y Código de tiempo final, introduzca los códigos detiempo de inicio y fin, respectivamente.

7. Si la pista de texto que está creando pertenece a un subclip, hay una opción para transferirla alvídeo principal.Seleccione Asignar en el documento de vídeo principal si desea asignar la pista de texto alvídeo principal.

8. Haga clic en Aceptar.La pantalla Editor de pistas de texto se cierra y aparece la nueva pista de texto en la ficha Pistasde texto bajo la categoría elegida.

Editar pistas de texto

Las pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de un archivo de vídeo.

Todas las pistas de texto se pueden consultar en la ficha Pistas de texto de los Detalles de vídeo. Paracada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con los datos de la pista de texto.

Puede editar una pista de texto mediante el siguiente procedimiento.

Para editar una pista de texto de vídeo:




4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en el cuadro de lista Clasificación.Se muestran todas las pistas de texto de la clasificación.

5. Seleccione la pista de texto y haga clic en Editar.Aparece la pantalla Editor de pistas de texto.

6. Edite los campos Clasificación, Texto, Código de tiempo inicial o Código de tiempo final.

7. Si la pista de texto editada pertenece a un subclip, hay una opción para transferirla al vídeoprincipal.Seleccione Asignar en el documento de vídeo principal si desea asignar la pista de texto alvídeo principal.

8. Haga clic en Aceptar.La pantalla Editor de pistas de texto se cierra y la pista de texto aparece en la categoría elegida,con su nueva información.


Detalles de vídeo

Eliminar pistas de texto

Puede eliminar una pista de texto mediante el siguiente procedimiento.

Para eliminar una pista de texto de vídeo:




4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en la lista Clasificación.Se muestran todas las pistas de texto de la clasificación.

5. Seleccione las pistas de texto que desea eliminar y haga clic en Eliminar o en Archivo > Eliminarpistas de texto.

6. Haga clic en Guardar.La lista Pistas de texto se actualizará y las pistas de texto seleccionadas no volverán a aparecer.

Crear derechos de propiedad intelectual

La gestión de derechos de propiedad intelectual permite realizar el seguimiento y comunicar losderechos de propiedad intelectual asociados a muchos archivos. La gestión de derechos de propiedadintelectual de Digital Asset Manager permite la compatibilidad básica de un modelo de derechossencillo. Es posible la integración con herramientas de derechos de terceros más sofisticadas o consistemas personalizados. Por lo tanto, este documento contiene temas sólo para el modelo de derechosde propiedad intelectual básico incluido en Digital Asset Manager.

Para crear un derecho de propiedad intelectual



3. Seleccione la ficha Derechos de propiedad intelectual.

4. Seleccione un tipo de derecho en el cuadro de lista Basado en.

5. Introduzca el nombre del derecho en el campo que se proporciona.

6. Introduzca tantas propiedades como sea necesario.



Detalles de vídeo

El derecho de propiedad intelectual se habrá creado correctamente.También puede asignar los derechos existentes a un archivo de vídeo mediante la selección de underecho de propiedad intelectual en Derechos de IP existentes.

Para obtener más información sobre los derechos de propiedad intelectual, consulte Capítulo 20,Derechos de propiedad intelectual.


Detalles de vídeo


Capítulo 12

Agregado de PowerPoint


• Vista general de agregado de PowerPoint, página 187• Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 188• Ver el agregado de PowerPoint, página 189• Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, página 189• Buscar presentaciones y diapositivas, página 190• Crear una presentación de PowerPoint, página 192• Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint, página 193• Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint, página 193.

Vista general de agregado de PowerPoint

Cuando los archivos de PowerPoint se importan al sistema de Documentum, un producto ContentTransformation Services procesa los archivos y genera una copia en formato JPG de cada diapositivade la presentación. A continuación, cada diapositiva se tratará como un objeto de copia independienteen el repositorio. Esto permite trabajar con las diapositivas de una en una y añadirlas al agregadode PowerPoint.

El agregado de PowerPoint es una zona que permite reunir diapositivas de una o más presentacionesde PowerPoint en el repositorio y reagruparlas en nuevas presentaciones. Puede agregar, quitary ordenar diapositivas desde varias presentaciones de PowerPoint hasta que reúna las que deseeen el agregado. A continuación, puede generar una nueva presentación de PowerPoint a partir delas diapositivas que haya reunido en el agregado de PowerPoint, creando así un nuevo objeto dePowerPoint en el repositorio.

Precaución: La disponibilidad del guión gráfico y del agregado de PowerPoint depende de quese hayan instalado otros productos de EMC Documentum en Documentum System y de quese hayan configurado para el repositorio. Sin la presencia de estos productos, no se generarán



guiones gráficos para archivos de presentaciones de PowerPoint importados ni estará disponiblela función de agregado de PowerPoint. Póngase en contacto con el administrador del sistema siprecisa información sobre la disponibilidad de guiones gráficos y del agregado de PowerPointen su instalación de Digital Asset Manager.

Para crear una nueva presentación de PowerPoint a partir de diapositivas del repositorio, es necesarioseguir este procedimiento por este orden:

1. Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 188

2. Ver el agregado de PowerPoint, página 189

3. Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, página 189

4. Buscar presentaciones y diapositivas, página 190

5. Crear una presentación de PowerPoint, página 192

6. Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint, página 193

Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint

Puede seleccionar qué diapositivas agregar viendo el guión gráfico de PowerPoint, o bien agregar a lavez todas las diapositivas de una presentación de PowerPoint seleccionando la presentación completa.

Cuando se añade una diapositiva al agregado de PowerPoint, la información que la acompaña procedede la presentación original de la que proviene la diapositiva.

Note: Sólo es posible tener una copia de una diapositiva dada en el agregado de PowerPoint. Porejemplo, si selecciona añadir al agregado de PowerPoint dos presentaciones que contengan la mismadiapositiva, esa diapositiva sólo se agregará una vez.

Para añadir todas las diapositivas de una presentación al agregado de PowerPoint:

1. Seleccione una o varias presentaciones y elija Editar > Agregar a agregado de PowerPoint.

Note: Si selecciona un único artículo, haga clic en el icono ( ) al lado de él.

Para añadir una selección de diapositivas de una presentación al agregado dePowerPoint:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione el icono de Propiedades de la presentación.• Seleccione la presentación y elijaMostrar > Propiedades > Guión gráfico.• Seleccione una presentación principal y elijaMostrar > Relaciones.

2. Seleccione las diapositivas y elija Editar > Agregar a agregado de PowerPoint.



Ver el agregado de PowerPoint

El agregado de PowerPoint se puede ver en cualquier momento, incluso si está vacío. Esto permiteutilizar la función de búsqueda del agregado de PowerPoint. Para obtener más información acercade la búsqueda de presentaciones y diapositivas de PowerPoint desde el agregado de PowerPoint,consulte Buscar presentaciones y diapositivas, página 190.

Puede ordenar las diapositivas de acuerdo con una serie de criterios. La ordenación se aplica a todaslas diapositivas del agregado de PowerPoint, no sólo a las que se muestren en la página actual.

Para ver el agregado de PowerPoint:

1. Siga uno de estos procedimientos:• SeleccioneMostrar > Agregado de PowerPoint.• En un guión gráfico o vista previa activa de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado de

PowerPoint:

2. Si lo desea, para ordenar las diapositivas, elija una de estas opciones:• Título de diapositiva: se ordenan por el nombre de la diapositiva.• Presentación original: se ordenan por el nombre de la presentación original de la diapositiva.• Propietario: se ordenan por el nombre del propietario.• Modificado: se ordenan por la fecha de modificación, de forma ascendente.

Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint

Se pueden quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, la zona para colocar diapositivas dePowerPoint. Esta operación no quita una diapositiva del repositorio.

Para quitar diapositivas del agregado de PowerPoint:

1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos:• SeleccioneMostrar > Agregado de PowerPoint.

• En un guión gráfico de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado de PowerPoint:

2. Seleccione las diapositivas que desea quitar del Agregado.

3. Haga clic en Quitar.



Buscar presentaciones y diapositivas

Ahora puede utilizar la función Buscar más del agregado de PowerPoint para buscar presentaciones ydiapositivas con el fin de añadirlas al agregado de PowerPoint.

Note: Los objetos de diapositiva que no residan en las ubicaciones elegidas pueden aparecer en losresultados de la búsqueda. Una búsqueda de PowerPoint devuelve cualquier elemento que cumplacon los criterios de la búsqueda en cualquiera de las ubicaciones especificadas, además de cualquierdiapositiva relacionada con esos objetos de PowerPoint sin importar dónde se encuentren ubicados.Por ejemplo, se crea una carpeta en la carpeta Cabinets/System/Applications/PPT_Assembly/users/con el nombre del usuario. Todos los objetos de las diapositivas que cree (es decir, las diapositivasde las presentaciones que importe) se almacenarán en esta carpeta. Estos objetos de diapositivasmantienen una relación con el objeto padre de PowerPoint.

Al buscar presentaciones y diapositivas tiene la opción de buscar:

• Una lista de repositorios y ubicaciones: Permite definir varios repositorios, varias ubicacionesexternas, o una combinación de ambos, como ubicaciones de búsqueda.

• Sólo en la ubicación actual: Con esta opción se busca en el repositorio y el archivador o carpeta queestaba viendo antes de abrir la Búsqueda avanzada o el agregado de PowerPoint.

Para buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint:

1. Abra la página Búsqueda avanzada mediante uno de estos procedimientos:• En el agregado de PowerPoint, haga clic en Buscar más.• En la página principal de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha junto al botón Buscar y

seleccione Avanzada.Se abrirá la página Búsqueda avanzada.

2. Si la ficha PowerPoint aún no está activa, haga clic en ella.

3. En la sección Buscar, seleccione el botón de opción correspondiente al tipo de elemento dePowerPoint que desea buscar: presentaciones, diapositivas o ambas.

4. En el campo Contiene, escriba todas las palabras que puedan contener las presentaciones y/odiapositivas.

5. En la sección Ubicaciones, seleccione Sólo en la ubicación actual, o para especificar ubicacionesde búsqueda, haga lo siguiente:

a. Haga clic en Editar.Aparece la pantalla Cambiar orígenes de búsqueda.

b. Active Repositorios disponibles y seleccione los repositorios, archivadores o carpetas quedesea agregar haciendo clic en la flecha derecha. Introduzca su nombre de usuario y lacontraseña si se le solicitan.

Note: Para iniciar sesión automáticamente, seleccione ¿Recordar credenciales la próxima vez?



c. Para guardar los repositorios, archivadores y carpetas elegidos en los que desee buscar, deforma que siempre estén seleccionados de forma predeterminada para las búsquedas dePowerPoint, marque la casilla de verificación Definir como orígenes predeterminados.

d. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Cambiar orígenes de búsqueda.

6. En la sección Tipo de objeto, seleccione un tipo de objeto que se buscará en la lista desplegable.

7. Para incluir propiedades específicas en la búsqueda, introdúzcalas en la sección Propiedades dela siguiente manera:

a. Para realizar una búsqueda basada en un valor de propiedad, seleccione una propiedaden la primera lista.

b. En la segunda lista desplegable, seleccione un operador, el cual determina la relación con elvalor de búsqueda.

c. En los campos restantes, introduzca los valores de búsqueda.Por ejemplo, para encontrar todas las presentaciones creadas por Juan Santos, puedeespecificar que la propiedad Autores es Juan Santos, o contiene Santos o empieza por Juan.

d. Para realizar una búsqueda basada en propiedades adicionales, haga clic en Agregar otrapropiedad y repita estas instrucciones. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda,haga clic en Quitar, situado junto a la propiedad que desee quitar.

8. Para restringir la búsqueda por la fecha en que se realizó una acción específica, lleve a cabo losiguiente en la presentación o diapositiva:

a. En la primera lista desplegable, seleccione un calificador de búsqueda, por ejemplo Creadoo Modificado.

b. Seleccione el botón de opción para una de las siguientes acciones:• Para seleccionar un intervalo de fechas.• Para especificar un intervalo seleccionándolo en un calendario.

9. En la sección Tamaño, seleccione un rango del tamaño de archivo por el que buscar en la listadesplegable.

10. La sección Adicional permite seleccionar opciones adicionales para encontrar objetos ocultos otodas las versiones, o bien para incluir las propiedades modificadas recientemente.Los objetos ocultos sólo están visibles para los usuarios con permiso de lectura o escritura paraesos objetos. La búsqueda mostrará sólo los objetos para los que tenga permiso de visualización.Para buscar todas las versiones de un archivo, seleccione Buscar todas las versiones.

11. Cuando haya definido todos los criterios, haga clic en Buscar.Aparecerán los resultados de la búsqueda de PowerPoint.



Crear una presentación de PowerPoint

Al crear una presentación, se puede seleccionar una plantilla que defina el aspecto y estilo de lapresentación. Para obtener información sobre cómo agregar plantillas de PowerPoint a su repositorio,consulte Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint, página 193. Si no seleccionaninguna plantilla, las diapositivas de la nueva presentación aparecerán con un fondo vacío y sinun formato específico. Tenga en cuenta que algunas plantillas pueden cambiar el formato de lasdiapositivas para que encajen con el fondo de la plantilla, no se salgan de la página, etc. En este caso,puede ser necesario editar la nueva presentación mediante Microsoft PowerPoint.

El orden de las diapositivas en la nueva presentación será el orden en que se añadieron al agregadode PowerPoint. Puede cambiar la secuencia de diapositivas con Microsoft PowerPoint una vez sehaya creado el nuevo archivo de presentación.

Note: Las nuevas presentaciones sólo se pueden crear utilizando todas las diapositivas en elagregado de PowerPoint.

Para crear una presentación:

1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos:• En un guión gráfico o vista previa activa de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado

de PowerPoint:

.• SeleccioneMostrar > Agregado de PowerPoint.

2. Si se requiere, seleccione una plantilla en la lista Plantilla.Al seleccionar una plantilla aparecerá una miniatura que la representa.

3. Haga clic en Crear.Aparecerá la pantalla Crear.

4. Seleccione el tipo de documento para la nueva presentación en el campo Tipo. El tipopredeterminado es Documento (dm_document).

5. En el campoNombre, escriba el nombre de la nueva presentación de PowerPoint. Es necesario.

6. Introduzca los valores para Asunto, Palabras clave y Autores si procede. También puede editar elconjunto de permisos y aplicar un ciclo de vida.

7. Elija el destino de la nueva presentación. Las fichas Todo, Suscripciones y Utilizadosrecientemente corresponden a los nodos del repositorio. Si no selecciona ninguna ubicación, lapresentación se guarda en el archivador inicial.

8. Haga clic en Aceptar.Digital Asset Manager crea la nueva presentación de PowerPoint.

Note: Las presentaciones de Microsoft 2003 PowerPoint se crean con la extensión .pot y las deMicrosoft 2007 PowerPoint con la extensión .potx.



Borrar todas las diapositivas del agregado dePowerPoint

Si no borra el contenido del agregado de PowerPoint, éste permanecerá en las sesiones posteriores.

Para borrar el contenido del agregado de PowerPoint:

1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos:• En un guión gráfico o vista previa activa de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado

de PowerPoint:• SeleccioneMostrar > Agregado de PowerPoint.

2. Haga clic en Borrar agregado.

Agregar una plantilla para utilizar en elagregado de PowerPoint

Los administradores del sistema o los usuarios con acceso de administración del sistema son losencargados de agregar al sistema plantillas de PowerPoint para que las utilicen los usuarios al crearpresentaciones mediante el agregado de PowerPoint.

Si precisa información más detallada acerca del agregado de PowerPoint y el momento en que se aplicauna plantilla a una presentación nueva, consulte Crear una presentación de PowerPoint, página 192.

Para importar una plantilla y utilizarla en el agregado de PowerPoint:

1. Abra el archivador System en el repositorio.

2. Desplácese a Cabinets\System\Applications\PPT_Assembly\Templates.

3. Seleccione Archivo > Importar.Aparecerá la ventana Importar: selección de archivo.

4. Haga clic en Agregar archivos.Aparece la ventana Seleccionar archivos.

5. Desplácese hasta el archivo de plantilla de PowerPoint (.pot) que desee importar y selecciónelo.El archivo se muestra en la ventana Archivos seleccionados.

6. Haga clic en Siguiente.Aparecerá la ventana Importar: definición de objeto en la lista Archivos seleccionados. Ahorapuede cambiar el nombre de documento, el tipo o el formato.



7. Realice cualquier cambio en el nombre, tipo o formato de documento escribiendo el Nombre yutilizando los menús Tipo y Formato respectivamente.

Precaución: En el caso de las plantillas de PowerPoint que agregue aquí, el tipo dedocumento siempre debe ser dm_document o uno de sus subtipos. El formato siempre debeser el de plantilla de Microsoft Office PowerPoint.

8. Haga clic en Terminar.Si no se ha desplazado por todas las ventanas de definición de objetos (de cada documento),aparecerá un mensaje advirtiéndole de que, si desea aplicar cambios individuales a los demásarchivos, debe revisar los archivos pertinentes mediante los botones apropiados de la pantalla.La nueva plantilla de PowerPoint se importa a la carpeta de plantillas.


Capítulo 13

Colecciones

En este capítulo se describe lo siguiente:• Información general sobre colecciones, página 195• Agregar contenido a colecciones, página 196• Crear nuevas colecciones, página 197• Ver el contenido de una colección, página 197• Ordenar el contenido de una colección, página 198• Combinar el contenido de una colección en un PDF, página 199• Reproducir el contenido de un depósito de vídeo, página 200• Copiar copias a otras colecciones, página 200• Agregar colecciones a Colecciones favoritas, página 201• Quitar colecciones de Colecciones favoritas, página 201• Seleccionar y crear copias alternativas en una colección, página 201• Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de una colección, página 204• Descargar colecciones, página 205• Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como), página 206• Ver las descargas activas, página 208• Ver colecciones en otros productos de Documentum, página 208

Información general sobre colecciones

Las colecciones son áreas de contención para el contenido que haya encontrado mediante laexploración o mediante búsquedas. Permiten revisar el contenido de una colección, quitar artículos yacotar los elementos elegidos.

Se pueden examinar todos los elementos de una colección descargando la copia primaria. No resultapráctico descargar individualmente la colección completa, tiene la opción de descargar la colección


Colecciones

completa como un archivo comprimido. También puede realizar transformaciones en una colecciónantes de descargarla.

Las colecciones se pueden elaborar específicamente para la creación de vídeo. Los depósitos devídeo se han diseñado para el procesamiento de contenido basado en el tiempo. Sin embargo, elcontenido de un depósito de vídeo no está restringido a vídeos. Puede utilizar el depósito de videopara construir materiales y componentes basados en el tiempo como archivos de texto, XML, audioe imágenes. El depósito de vídeo incluye un reproductor de vista previa que inicia y reproducesu contenido. Los archivos que no se pueden reproducir (por ejemplo, los de texto) se omiten. Elreproductor predeterminado es QuickTime.

Los subclips de vídeo se pueden agregar a una colección de depósito de vídeo. Como no presentancontenido de vídeo real sino sólo una referencia al contenido del principal, este último es el que seutiliza siempre cuando se reproduzca o se descargue el depósito de vídeo.

Las colecciones se pueden agregar al nodo Colecciones favoritas para que pueda tener acceso aellas con mayor facilidad y rapidez.

Todas las colecciones siguen el modelo de seguridad de Documentum como los demás objetosde Documentum.

Note: Una colección es diferente del portapapeles de Documentum. Las colecciones contienencopias específicas que haya elegido para examinarlas más adelante, mientras que el portapapelespuede contener la referencia a un objeto completo. Las colecciones también permiten llevar a cabotransformaciones en las copias seleccionadas dentro de la colección y descargarla en otra ubicación.

Note: La disponibilidad de la funcionalidad de archivos de vídeo depende de los otros productosde Documentum instalados en el sistema y configurados para el repositorio. Sin estos productos, nose extraen ni generan detalles de vídeo para los archivos de vídeo importados. Para obtener ayuda,póngase en contacto con el administrador del sistema si precisa información sobre la disponibilidad dela funcionalidad para vídeo en su instalación de Digital Asset Manager.

Agregar contenido a colecciones

El contenido se puede seleccionar y agregar a una colección desde cualquier lugar dentro delrepositorio. Cuando elija agregar contenido a una colección, se le ofrecerá una selección de coleccionesen el repositorio en los que tiene el acceso adecuado.

Normalmente, a la colección se agrega la copia primaria de un objeto del repositorio. Si selecciona unacopia específica de una lista de copias, sólo se agregarán a la colección las copias específicas.

Note: Los elementos no se pueden agregar a una colección cuando ésta está bloqueada por otrousuario.

Para agregar contenido a una colección:

1. Desplácese hasta uno o varios elementos o copias de una lista para seleccionarlos.


Colecciones

2. Seleccione Colección > Agregar a la colección.

3. En la pantalla Elegir una colección, seleccione una colección para agregarle los elementos y, acontinuación, haga clic en Aceptar.

Crear nuevas colecciones

De manera predeterminada, cualquier usuario tiene la capacidad para crear una colección nuevasiempre que tenga permiso para crear elementos nuevos en la ubicación actual. Los usuariosadministradores pueden restringir la creación de colecciones a determinados usuarios, grupos o roles.Si no puede crear una colección nueva utilizando el procedimiento siguiente, póngase en contacto conel administrador del sistema para solicitar acceso a esta función.

Para crear una colección nueva:

1. Desplácese hasta la ubicación del repositorio en la que desee crear la colección.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Colección.Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva colección: Crear.

3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores:• Nombre: nombre de la colección nueva.• Tipo: tipo de colección. Seleccione Colección estándar o Depósito de vídeo.

Es posible que haya varios subtipos disponibles para cada tipo de colección.

4. Haga clic enMostrar opciones para ampliar la lista de opciones.

5. Seleccione Agregar a mis colecciones favoritas si desea agregar la nueva colección a suscolecciones favoritas de manera automática. La opción se selecciona de manera predeterminada.

6. Seleccione Suscribirse a esta colección si desea agregar la nueva colección a sus suscripciones.

7. Seleccione la ficha Información e introduzca las propiedades que considere necesarias.

8. Seleccione la ficha Permisos y modifique los permisos de la colección. Puede optar por compartirla colección con otros usuarios y grupos.

9. Haga clic en Terminar.La nueva colección se agregará al repositorio dentro de la carpeta actual.

Ver el contenido de una colección

Las colecciones funcionan de forma similar al resto de objetos de Documentum. Una vez que seencuentre la colección, selecciónela para verla. El contenido de la colección aparecerá en la lista


Colecciones

de archivos. Desde aquí puede gestionar el contenido de la colección o descargar el contenido.También puede utilizar el comando de menú Colección > Ver colección para buscar una colecciónen el repositorio.

La vista de la colección contiene una lista de copias. El mismo objeto puede aparecer más de una vezen la lista, lo que permite especificar más de una copia de cada objeto.

Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad. El iconocontendrá uno de los siguientes indicadores, en función de su disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que la copia seleccionada existe en el repositorio y que está disponible.• La viñeta amarilla ( ) indica que la copia seleccionada no existe aún en el repositorio. El formato

estará disponible pendiente de una transformación.• La viñeta roja ( ) indica que la copia seleccionada no existe en el repositorio y que el sistema no

es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado debería aparecer enverde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiar únicamente tras realizarsolicitudes de transformación.

Ordenar el contenido de una colección

Se puede ordenar el contenido de una colección para almacenarla o reproducirla, igual que en unacolección de depósito de vídeo.

Cuando cambia la composición de la colección (es decir, cuando se agregan o quitan elementos), elorden del contenido se ajusta en consecuencia. Se agregan nuevos elementos al final de la colección yla eliminación de elementos hace que los demás suban a una posición más alta de la colección.

Cuando un usuario entra en la pantalla Reordenar elementos de colección, la colección se bloqueapara que nadie más pueda cambiar su estructura.

Note: El contenido de una colección no se puede ordenar cuando ésta está bloqueada por otro usuario.

Para ordenar el contenido de una colección:

1. Desplácese a una colección y selecciónela.

2. Seleccione Colección > Ordenar > Reordenar elementos.Aparecerá el cuadro de diálogo Reordenar elementos de colección.

3. Haga clic en los botones Arriba y Abajo para mover el contenido de la colección.


5. Seleccione Colección > Ordenar > Ver orden.Se establecerá el orden predeterminado de la colección y se actualizará la vista.


Colecciones

Note: Si utiliza el atributo de columna como mecanismo para ordenar una colección, puederestaurar el orden predeterminado de la colección en la vista.

Combinar el contenido de una colección en unPDF

El contenido de la colección (es decir, los objetos de la copia) se pueden utilizar como origen deentrada para crear un nuevo objeto PDF. El PDF es un nuevo objeto que está asociado al objetoColección de origen.

La disponibilidad de esta función depende de la instalación de otros productos en el sistema.

Esta función se ejecuta mediante el uso de la función Transformación de Digital Asset Manager. Paraobtener más información sobre las transformaciones, consulte Capítulo 9, Copias y transformaciones.

Para combinar el contenido de una colección en un PDF:

1. Desplácese a una colección y selecciónela.


3. En la ficha Seleccionar transformación, elija el perfil de transformación Combinar colección enPDF y haga clic en Siguiente.

4. En la pantalla Guardar como, seleccione Crear un objeto nuevo y haga clic en Siguiente.

5. En la fichaNueva definición de objeto puede introducir las propiedades de los nuevos objetos. Elúnico atributo obligatorio es el nombre del objeto. Siga este procedimiento:

a. Introduzca un nombre para el nuevo objeto. El nombre de archivo padre se introduce deforma predeterminada.

b. Introduzca un título para el objeto.

c. Seleccione un tipo de objeto.

d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo para el objeto. Seutilizará de manera predeterminada el conjunto de permisos del objeto padre.

e. Haga clic en Editar para aplicar un ciclo de vida al objeto.

f. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre

La opción se selecciona de manera predeterminada. El nuevo objeto se colocará en lamisma ubicación de archivador o carpeta que el objeto original.


Colecciones

• Nueva ubicación

Es necesario que seleccione una nueva ubicación.

g. Seleccione Guardar transformación si desea realizar esta transformación cada vez que secreen versiones del objeto padre.


Reproducir el contenido de un depósito devídeo

El contenido de un depósito de vídeo se puede enviar como lista de reproducción a un reproductorde transmisión estándar (QuickTime) que lo reproduce en el orden especificado en la colección. Elcontenido basado en el tiempo que no se puede transmitir se omite. Si hay alguna imagen en eldepósito de vídeo, éstas se pueden incluir en la lista de reproducción como imágenes fijas.

Para reproducir el contenido de un depósito de vídeo, éste debe poder transmitirse. Asimismo, sedebe instalar un servidor de transmisión en el sistema de Documentum.

Para reproducir el contenido de un depósito de vídeo:

1. Desplácese hasta el depósito de vídeo que desee ver y selecciónelo.

2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos.

3. Seleccione Colección > Reproducir vista previa.Se abrirá un reproductor QuickTime en el que se reproducirá el contenido de vídeo y cualquierimagen en el orden seleccionado.

Copiar copias a otras colecciones

Las copias de objetos de una colección se pueden copiar en otras colecciones utilizando el mismoprocedimiento que se emplea con otras copias de objeto. Del mismo modo, puede agregar el mismoobjeto a la colección actual más de una vez.

Para copiar una copia en otra colección:

1. Desplácese hasta una colección y seleccione una copia.

2. Seleccione Colección > Agregar a la colección.


Colecciones

3. En la pantalla Elegir una colección, seleccione una colección para agregarle los elementos yhaga clic en Aceptar.

Agregar colecciones a Colecciones favoritas

Para ayudarle a buscar con rapidez colecciones que utiliza con frecuencia, puede seleccionar cualquiercolección a la que tiene acceso de lectura y agregarla a sus colecciones favoritas.

Las colecciones que cree se pueden agregar automáticamente al nodo Colecciones favoritos tras sucreación mediante la casilla de verificación del cuadro de diálogo Nueva colección: Crear.

De forma predeterminada, cada usuario tiene un límite de 100 colecciones favoritas por repositorio. Eladministrador del sistema puede configurar este límite.

Para agregar una colección a sus colecciones favoritas desde una lista de archivos:

1. Desplácese hasta una o más colecciones y selecciónelas.

2. Seleccione Colección > Agregar colecciones a favoritos.

Quitar colecciones de Colecciones favoritas

De forma predeterminada, cada usuario tiene un límite de 100 colecciones favoritas por repositorio. Eladministrador del sistema puede configurar este límite.

Puede quitar una colección de sus colecciones favoritas si ha terminado de trabajar con ella. Esto noquita ni elimina la colección del repositorio. Solamente quita la colección de su nodo Coleccionesfavoritas de acceso rápido.

Para quitar una colección de las colecciones favoritas:

1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas para ver todas sus colecciones favoritas.

2. Seleccione una o más colecciones.

3. Seleccione Colección > Quitar colecciones de favoritos.

Seleccionar y crear copias alternativas en unacolección

Una vez haya agregado una copia de objeto a una colección, puede cambiar la copia del objeto queestá realmente incluida en la colección. Por ejemplo, si ha seleccionado una copia en formato GIF de


Colecciones

una imagen, pero en su lugar prefiere tener la copia de la imagen en formato JPEG, puede seleccionarel formato JPEG mediante el asistente de Seleccionar formato o a través de la página Copias si yaexiste una copia JPEG.

Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que el contenido seleccionado existe en el repositorio y que está

disponible.• La viñeta amarilla ( ) indica que el formato seleccionado no existe aún en el repositorio. El

formato estará disponible pendiente de una transformación.• La viñeta roja ( ) indica que el formato seleccionado no existe en el repositorio y que el sistema no

es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado debería aparecer enverde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiar únicamente tras realizaracciones, como la solicitud de transformaciones.

Note: Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una colección creará únicamentecopias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no es posible. Para crear un objeto relacionadonuevo, consulte Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 146.

Para seleccionar los formatos de varios elementos en una colección, consulte Seleccionar y crear copiasalternativas para varios elementos de una colección, página 204.

Para seleccionar o crear una copia alternativa de un elemento en una colección:

1. Desplácese a la colección y examine su contenido.

2. Seleccione un elemento de la colección y haga clic en Seleccionar formato.Aparece el asistente de Seleccionar formato con una lista de todos los formatos de transformaciónque son posible para el formato de copia actual.

3. Seleccione el formato de copia que desee en la colección y haga clic en Siguiente.Aparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección del formatoseleccionado.• Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento se mostrará en

verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente.• Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para dicho elemento

se muestra en amarillo ( ).• Si el formato seleccionado no existe en el repositorio y el sistema no puede llevar a cabo una

transformación, el estado de ese elemento se muestra en rojo ( ).

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si el formato seleccionado tiene un estado de color verde ( ), haga clic en Aceptar y volverá

a la vista de la colección en la que se actualizará el estado del elemento o se mostrará elformato nuevo de la copia.


Colecciones

• Si el formato seleccionado tiene un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente ydiríjase al paso siguiente para realizar una transformación al formato de copia seleccionado.

• Haga clic en el enlaceQuitar junto a un resumen de estado para quitar el formato seleccionadoAparecerá el asistente de transformación.Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formato seleccionado, en laficha Seleccionar transformación se muestran el archivo seleccionado y las transformacionesdisponibles para ese archivo.

5. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.La ficha Detalles de la transformación aparece si existen detalles que se pueden introducir o queson necesarios para la transformación seleccionada.

6. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación yhaga clic en Siguiente.Aparecerá la ficha Definición de copia.

7. Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar la nueva copiaque está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en el campo Descripciónde la copia y haga clic en Terminar.

Note: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción, puedesobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tanto el nuevo archivo como elexistente, haga clic en No. Si selecciona No, tendrá que retroceder e introducir una descripciónúnica. Esto dependerá de que haya introducido una Descripción de la copia en el paso anterioro si la descripción crea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismonombre y formato.

Volverá a la vista Colección en la que se actualiza el estado del elemento o se muestra el nuevoformato de copia.

Para seleccionar una copia alternativa de un elemento en una colección medianteuna lista de copias:


2. Seleccione el icono de copias ( ) para un elemento de la colección.Se mostrará una lista con todas las copias que actualmente pertenecen al objeto primario. Estolimita la selección de formato a los formatos de copia que existan actualmente.

3. Seleccione el formato de copia que desee en la colección y haga clic en Aceptar.La colección se actualiza con la copia seleccionada.


Colecciones

Seleccionar y crear copias alternativas paravarios elementos de una colección

Puede seleccionar un formato alternativo para varias copias de una colección. Si el formato que deseano existe en el repositorio, puede cambiarlas a otro formato mediante el asistente de transformación.

Por ejemplo si su colección consta de tres imágenes BMP, dos imágenes TIFF y cuatro GIF, puedeseleccionar todas las imágenes y hacer que estén disponibles en el formato JPEG.• Si ya existe una copia en el formato seleccionado, estará disponible automáticamente.• Si una copia no existe aún en el formato seleccionado, puede iniciar una solicitud de transformación

que se enviará al servidor hasta que sea procesada.Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que el contenido seleccionado existe en el repositorio y que está

disponible.• La viñeta amarilla ( ) indica que el formato seleccionado no existe aún en el repositorio. El

formato estará disponible pendiente de una transformación.• La viñeta roja ( ) indica que el formato seleccionado no existe en el repositorio y que el sistema no

es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado debería aparecer en verdepara todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiar únicamente tras realizar accionescomo la solicitud de transformaciones.

Note: Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una colección creará únicamentecopias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no es posible. Para crear un objetorelacionado, consulte Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 146.

Para seleccionar una copia alternativa de varios elementos en una colección:


2. Seleccione varios elementos y haga clic en Seleccionar formato.Aparecerá el asistente de Seleccionar formato con los elementos seleccionados y los formatosposibles para los formatos actuales.

3. Seleccione el formato de copia alternativo que desee en la colección para los elementosseleccionados y haga clic en Siguiente.Aparece la página Confirmar formato mostrando los resultados de la selección del formatoseleccionado.• Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento se mostrará en

verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente.• Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para dicho elemento

se muestra en amarillo ( ).


Colecciones

• Si el formato seleccionado no existe en el repositorio y el sistema no puede llevar a cabo unatransformación, el estado de ese elemento se muestra en rojo ( ).

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si el formato seleccionado tiene un estado de color verde ( ), haga clic en Aceptar y volverá

a la vista de la colección en la que se actualizará el estado del elemento o se mostrará elformato nuevo de la copia.

• Si hay elementos con un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente y diríjase al pasosiguiente para realizar una transformación sobre la copia seleccionada.

• Haga clic en el enlaceQuitar junto a un resumen de estado para quitar el formato seleccionado.Aparecerá el asistente de transformación.Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formato seleccionado, en laficha Seleccionar transformación se muestran los archivos seleccionados y las transformacionesdisponibles que se pueden aplicar a todos esos archivos.


6. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación yhaga clic en Siguiente.Aparecerá la pantalla Definición de copia.

7. Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar la nueva copiaque está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en el campo Descripciónde la copia y haga clic en Terminar.

Note: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción, puedesobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tanto el nuevo archivo como elexistente, haga clic en No. Si selecciona No, tendrá que retroceder e introducir una descripciónúnica. Esto dependerá de que haya introducido una Descripción de la copia en el paso anterioro si la descripción crea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismonombre y formato.

Volverá a la vista Colección en la que se actualiza el estado del elemento o se muestra el nuevoformato de copia.

Descargar colecciones

Una descarga permite descargar toda la colección como archivos individuales o como un archivozip (en formato de Windows o de Macintosh).


Colecciones

Precaución: Sólo puede descargar una colección si todos sus elementos tienen un estado decolor verde ( ), que indica que están disponibles en el repositorio. Para seleccionar copiasalternativas de elementos en la colección para descargarlas, consulte Descargar colecciones contransformaciones (Descargar como), página 206.

Para descargar una colección:


2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos y seleccione Colección >Descargar.

3. Seleccione un formato para descargar la colección y haga clic en Aceptar.

4. Seleccione un nombre y ubicación para el archivo o archivos.

5. Haga clic en Aceptar o en Guardar.Se guardan los archivos de colección o archivo zip en la ubicación seleccionada.

Descargar colecciones con transformaciones(Descargar como)

La función Descargar como le permite combinar una descarga de colección con una solicitud detransformación, para que de esta forma pueda especificar el formato deseado de los archivos quedesea descargar en el equipo.

La colección de Descargar como se almacena en una colección temporal de manera automática cuandoelige transformar los elementos. Las colecciones temporales evitan que resulte afectada la colecciónoriginal con cambios requeridos para las transformaciones solicitadas.

Las colecciones temporales están disponibles en la carpeta Descargas activas. Puede comprobar elestado de una colección si vuelve a mostrarla en cualquier momento. La colección temporal recibeautomáticamente el nombre de la colección con el prefijoDescarga de: antes del nombre. Por ejemplo,si descarga una colección denominada Fotografías de aerolíneas, el nombre de la colección temporalsería Descarga de: Fotografías de aerolíneas.

Para descargar una colección con transformaciones:


2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos y seleccioneDescargar como.Aparecerá el asistente de Descargar como con los elementos seleccionados y los formatos posiblespara los formatos actuales.

3. Seleccione el formato que desee para el contenido de la colección y haga clic en el enlace Siguiente.


Colecciones

Aparece la página Confirmar formato mostrando la disponibilidad de la selección del formatoseleccionado.• Si los elementos ya tienen una copia de ese formato, el estado de dichos elementos se mostrará

en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente.• Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para dichos elementos

se muestra en amarillo ( ).• Si el formato seleccionado no existe en el repositorio y el sistema no puede llevar a cabo una

transformación para el elemento, el estado del mismo se muestra en rojo ( ).

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si todos los elementos tienen un estado de color verde ( ), haga clic en Descargar y diríjase

al Paso 10.• Si hay elementos con un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente y diríjase al paso

siguiente para realizar una transformación sobre el formato seleccionado.• Haga clic en el enlaceQuitar junto a un resumen de estado para quitar el formato seleccionado.Aparecerá el asistente de transformación.Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formato seleccionado, en laficha Seleccionar transformación se muestran los archivos seleccionados y las transformacionesdisponibles que se pueden aplicar a todos esos archivos.


6. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de la transformación yhaga clic en Siguiente.Puede aparecer la ficha Definición de copia.

7. Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato para cualquiera de los archivosseleccionados, podrá diferenciar la nueva copia que está creando asignándole a la copia unidentificador exclusivo en el campo Descripción de la copia. Haga clic en Siguiente.Se mostrará un aviso indicando que se ha enviado la solicitud de transformación al servidor.

8. Haga clic en Terminar.Pasará automáticamente a la página Descarga activa donde puede ver el estado de lastransformaciones. Puede volver a la página Descarga activa en cualquier momento mediante elmenú Colección. Cuando se completen todas las transformaciones (Descarga activa tenga unestado de color verde ), la colección estará lista para descargarse.

Note: La selección Descarga activa es una colección temporal. Una colección temporal permiteevitar que los cambios requeridos para la descarga afecten a la colección original.

9. Cuando esté listo para descargar la colección, marque la casilla de verificación de la colección enla lista de archivos y haga clic en Descargar.

10. Seleccione un formato para descargar la colección.


Colecciones

11. Marque la casilla de verificación si desea eliminar la colección de la descarga activa (coleccióntemporal) cuando se haya descargado correctamente. La opción se selecciona de manerapredeterminada.


13. Seleccione un nombre y ubicación para el archivo o archivos en el cuadro de diálogo Guardarcomo.

14. Haga clic en Aceptar o en Guardar.Se guarda la colección en la ubicación seleccionada.

Ver las descargas activas

Al realizar una operación Descargar como, se pueden crear descargas activas. Son descargas en lasque las transformaciones no están disponibles o pendientes de algunos elementos de la colección. Lasdescargas activas se guardan como colecciones temporales. Las colecciones temporales evitan queresulte afectada la colección original con cambios requeridos para las transformaciones solicitadas.

A las descargas activas se les asigna el nombre de la colección con el formato seleccionado y se lesantepone Descarga de:. Por ejemplo, si descarga una colección denominada Fotografías de aerolíneasy la transforma en archivos PICT, el nombre de la colección temporal sería Descarga de: Fotografíasde aerolíneas.

Para ver las descargas activas:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione el nodo Colecciones favoritas y elija el enlace Descargas activas.• Seleccione Colección > Ver descargas activas.• Seleccione el nodo Descargas activas en el árbol de examen para disponer de un acceso más

rápido y sencillo a las descargas activas actuales.

Ver colecciones en otros productos deDocumentum

Las colecciones se pueden ver en otras aplicaciones de Documentum, como Webtop. Sin embargo, lafuncionalidad de las colecciones sólo está disponible en Digital Asset Manager. Esto quiere decir que


Colecciones

las colecciones aparecerán igual que cualquier otro objeto de Documentum en aplicaciones que nosean Digital Asset Manager.


Colecciones


Capítulo 14

Colaborar con otros usuarios

Este capítulo incluye los siguientes temas:

• Crear y editar texto con formato, página 211• Discusiones, página 212• Notas, página 215• Carpetas y archivadores contextuales, página 216• Calendarios, página 218• Tablas de datos, página 223• Salas, página 230• Gestionar la pertenencia a salas, página 237• Administrar usuarios sin la función de administrador, página 239

Crear y editar texto con formato

Cuando escribe notas, comentarios, respuestas y otro texto, utiliza a menudo el Editor de textoenriquecido (RTE). Puede escribir directamente el texto en el Editor de texto enriquecido o agregarcontenido pegándolo o arrastrándolo y colocándolo desde otra aplicación.

En la tabla siguiente se describen las herramientas disponible en el Editor de texto enriquecido.



Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato

Herramienta Descripción

Da acceso a opciones de edición de comentarios como deshacer, rehacer,eliminar y seleccionar todo. Con Microsoft Internet Explorer, haydisponibles opciones adicionales: cortar, copiar, pegar y quitar estilos.

Agrega gráficos. El cuadro de diálogo Insertar imagen se abre yproporciona controles para elegir y cargar una imagen .bmp, .gif, .jpeg o.png cada vez, que se insertará en el área de edición.

Crea hipervínculos. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar enlace. Definael título y la dirección URL del hipervínculo y elija si desea abrir el enlaceen una nueva ventana.

Revisa la ortografía. (Se le solicitará que descargue un complemento).Cuando el corrector ortográfico encuentre una posible palabra incorrecta,ésta se seleccionará, se centrará en la vista y se abrirá el cuadro de diálogoComprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadroCambiar con la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar el textoen el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Los comandos decorrección ortográfica son los siguientes:

• Cambiar. Cambia la palabra seleccionada por la que hay en el cuadro A.• Cambiar todo. Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada

en el texto.• Omitir. No cambia la palabra seleccionada.• Omitir todo. Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada

en el texto.• Agregar al diccionario. Agrega la palabra seleccionada al diccionario

utilizado para comprobar la ortografía.

Note: En general, el Editor de texto enriquecido puede mostrar cualquier contenido HTML que puedamostrar el explorador Web. Sin embargo, si pega en el Editor de texto enriquecido contenido que secreó fuera del editor, tal vez no pueda editar algunos elementos de ese contenido. Por ejemplo, si pegauna tabla HTML en el Editor de texto enriquecido, ésta se mostrará correctamente y podrá editar lasceldas de la tabla, pero no podrá editar la propia tabla.

Discusiones

Las discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración en torno adeterminados elementos. Por ejemplo, un equipo de producción de sitios Web puede utilizar lasdiscusiones para compartir comentarios sobre el contenido antes de publicarlo. Los equipos de



desarrollo pueden utilizar las discusiones para intercambiar ideas, debatir y llegar a un acuerdo sobreel diseño y las especificaciones de un producto.

La mayoría de los elementos (como los documentos o los archivos multimedia enriquecidos) tienenuna página de discusión anexa. La carpeta y las páginas de notas tienen discusiones incrustadas que semuestran debajo de la lista de elementos secundarios de una carpeta o del cuerpo de una nota. Puedeagregar, editar, eliminar y responder a los comentarios de una discusión, pero no puede seleccionar nimodificar una discusión que no forme parte de su elemento principal.

Cada nueva versión de un elemento comparte la misma discusión que la versión inmediatamenteanterior. Una configuración WDK puede cambiar este comportamiento predeterminado de maneraque las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versión menor o rama (mientras que las versionesmayores tengan nuevas discusiones), o que ninguna versión de un objeto comparta discusión(cada versión cuenta con su propia discusión). De esta forma, las versiones de un objeto puedenproporcionar una especie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cada unade las discusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores de versióncorrespondientes a cada retirada aparecerán entre los comentarios.

Ver discusiones

En la columna opcional Estado de la discusión de una lista (que se indica mediante el icono ),los objetos que tienen comentarios de discusión se distinguen por uno de los siguientes iconos dediscusión:

• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario), haga clic enel icono de la discusión o bien seleccione un único objeto y elijaMostrar > Discusión.

Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leídos, sin leer o ninguno), hagaclic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión. Para desactivar la columna Estadode la discusión, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualización de las columnas.

Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sin leer. Porejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando se agreguen nuevoscomentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto al que está asociado y haga clic enArchivo > Marcar discusión como leída. También puede hacer que todos los comentarios aparezcancomo no leídos haciendo clic en Archivo > Marcar discusión como no leída. Al seleccionar variosobjetos, se aplican estos comandos a cada objeto de la selección.



Agregar y editar comentarios

Los usuarios que dispongan al menos del permiso de escritura en un objeto pueden ir a la fichaPropiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcar la casilla de verificaciónMostrardiscusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios que dispongan al menos de permisopara RELACIONAR sobre el padre principal de la discusión pueden agregar un comentario o unarespuesta a esa discusión.

Para agregar comentarios a una discusión:

1. Para mostrar la discusión, siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en el icono de discusión ( o ).• Seleccione un único objeto y elijaMostrar > Discusión.

2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en agregar un comentario. (Si no apareceun botón agregar un comentario para un objeto, su permiso para el objeto padre es inferior alde RELACIONAR).

3. Especifique el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional) del comentario.

4. Haga clic en Aceptar.El comentario aparece debajo y con el mismo margen izquierdo que el último comentario.

Para responder a un comentario concreto:

1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo del comentario.Sus notas aparecen debajo del comentario al que está respondiendo.

Si no hay un icono para responder al comentario, puede que el permiso que tenga para el objetopadre no sea suficiente. Para agregar o responder a comentarios, es necesario al menos el permisoRELACIONAR.

Para editar un comentario:

1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo del comentario.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.A menos que disponga de privilegios administrativos, sólo podrá editar los comentarios que ustedagregue.



Eliminar comentarios

Puede borrar un comentario siempre que tenga el permiso ELIMINAR correspondiente y el permisoRELACIONAR en la discusión. Estos son sus permisos cuando escribe un comentario.

Cuando borra un comentario, cualquier respuesta también se borrará, a pesar de sus permisosal respecto. Si tiene permiso ELIMINAR de un objeto, podrá borrar todos los comentarios en sudiscusión, incluso si carece de permiso para editar esos mismos comentarios.

Aunque no pueda eliminar explícitamente una discusión, la eliminación de todos sus padres eliminaigualmente la discusión.

Discusiones en los resultados de búsqueda

El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido de las discusiones,pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que los comentarios de la discusión puedencoincidir con una búsqueda de texto completo, pero no así una búsqueda por propiedades como tipode objeto o fecha de creación. Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de losautores de los comentarios.

Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestran el objetopadre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado de búsqueda, utilice los mismosprocedimientos que en otros contextos.

Notas

Una nota es una página simple para escribir, editar y compartir información sin necesidad de utilizarotras aplicaciones. Las notas pueden tener discusiones incorporadas y contenido de texto enriquecido.

Las notas ( ) aparecen en Digital Asset Manager sólo donde se muestran documentos. Pueden tenerdiscusiones incrustadas si se marca la opciónMostrar discusión en las propiedades de la nota.

Aunque puede suscribirse a las notas, éstas no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiaro enlazar una nota, pero no registrarlas, retirarlas ni exportarlas.

Para buscar notas, realice una búsqueda avanzada y defina el tipo de campo de objeto como Sysobject(dm_sysobject) o Note (dmc_notepage).

Para crear una nota:

1. Desplácese a la ubicación de la nueva nota.

2. Seleccionar Archivo > Nuevo > Nota.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva nota.



3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos los nombres

de los demás objetos del mismo contenedor.• Nota (opcional): mediante el editor de texto enriquecido, especifique el cuerpo de la nota. Este

campo se puede editar después de haber creado la nota.• Para suscribirse a la nota, marque la opción Suscribirse a esta página de notas (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la nota.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nota.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la nota, haga clic en Cancelar.

Para editar el cuerpo de una nota:

1. Seleccione Archivo > Editar.

2. Edite el cuerpo de la nota.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.

Para editar el nombre de una nota:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic con el botón secundario en la nota y seleccione Propiedades en el menú contextual.• Seleccione la nota y elijaMostrar > Propiedades > Información.Se mostrará la ficha Propiedades: Información.

2. Edite el Nombre y otras propiedades de la nota, si es necesario.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.Para eliminar una nota, selecciónela y, a continuación, elija Archivo > Eliminar.

Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar de una nota es diferente al de losdocumentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminar son las siguientes:• Enlaces. se elimina sólo el enlace al nombre de la ubicación (opción no seleccionada y desactivada

si la nota sólo tiene una ubicación; de lo contrario, seleccionada de forma predeterminada).• Nota. se elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de forma predeterminada si la

nota tiene sólo una ubicación).

Carpetas y archivadores contextuales

Las carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio con descripciones entexto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidadde capturar y expresar el contexto orientado hacia el trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha



información contextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc. Lasdescripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, son fáciles de encontrar,ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todas las descripciones y discusionesdel repositorio.

Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpeta contextual, comolos mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, por ejemplo, resúmenes de documentos,instrucciones sobre el uso de materiales de un proyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado quepueden incluir texto con formato, imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas puedenser informativas, personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atencióndel usuario.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a los miembros del equipoa centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo, para la revisión de documentos) enlugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo, para la correspondencia en sus proyectos. Estasdiscusiones están organizadas en un árbol de comentarios y ayudan a capturar y conservar el flujo deinformación relacionada con el trabajo.

De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad de temas, porejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo, ideas sobre el producto einteracción con el cliente. Las discusiones en las carpetas conceptuales permiten a los equipos guardary tener acceso a estos intercambios ad hoc, tan valiosos a posteriori.

Para crear una carpeta contextual nueva:

1. Desplácese a la ubicación de la nueva carpeta.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). el nombre de la nueva carpeta.• Tipo. el tipo de carpeta.• Descripción. En la ventana de edición de texto enriquecido, cree una descripción que

aparecerá junto a la ruta de exploración de la página de la carpeta (opcional).• Para suscribirse a la carpeta, marque la casilla Suscribirse a esta carpeta (si fuera necesario,

haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la carpeta.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la carpeta.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una carpeta, haga clic en Cancelar.

Para activar una discusión en la carpeta, debe marcar la casilla Mostrar discusión en la fichaInformación del cuadro de diálogo de propiedades de la carpeta.



Calendarios

Los calendarios permiten organizar, realizar seguimientos y programar eventos. Como los calendariosadmiten el formato estándar iCalendar (o iCal) para el intercambio de datos de calendario por Internet,resultan ideales para usarlos en grupos de colaboración distribuidos.

Aunque puede suscribirse a los calendarios, éstos no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover,copiar o enlazar calendarios, pero no registrarlos ni retirarlos.

Se puede agregar un calendario al portapapeles y, a continuación, enlazarlo, moverlo o copiarlo delmismo modo que una carpeta. Una copia de un calendario incluye copias de todos los descendientesdel original. Los calendarios sólo pueden contener eventos y sólo los eventos pueden copiarse en loscalendarios. Sin embargo, los eventos se pueden copiar en cualquier ubicación de carpeta.

Crear calendarios y eventos

Para crear un calendario:

1. Desplácese a la ubicación del calendario.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario.Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo calendario.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). Introduzca el nombre del calendario, que debe ser distinto de todos los

nombres de los demás objetos del mismo contenedor.• Descripción. Cree una descripción, que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la

página del calendario (opcional).• Para suscribirse al calendario, marque la casilla Suscribirse a este calendario (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear el calendario.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el calendario.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear un calendario, haga clic en Cancelar.

Para activar una discusión en el calendario, debe marcar la casillaMostrar discusión en la fichaInformación del cuadro de diálogo de propiedades del calendario.

Para crear un evento de calendario:

1. Desplácese hasta el calendario (o créelo) en el que desee crear un evento.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Evento.Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario.



3. En la ficha Crear, facilite la información según corresponda. Para obtener descripciones de loscampos, consulte Tabla 14, page 219.

Tabla 14. Eventos de calendario

Campo Descripción

Nombre (obligatorio) Escriba el nombre del nuevo evento. Si está marcada la casilla deverificación Enviar correo cuando termine, el nombre del eventoaparece en el campo Asunto: del encabezado del correo electrónicosobre el evento.

Fecha de inicio(obligatorio)

Seleccione una fecha para el inicio del evento.

Hora de inicio(obligatorio si no estáseleccionada Todo eldía

Indique la hora en la que desea que se inicie el evento.

Todo el día Active esta casilla de verificación si el evento se desarrolla durantetodo el día.

Fecha de finalización(obligatorio)

Seleccione la fecha en la que desea que finalice el evento.

Fecha de finalización(obligatorio si no estáseleccionada Todo eldía)

Indique la hora en la que desea que finalice el evento.

Organizador(obligatorio)

Seleccione el nombre del usuario que organiza el evento si es distintodel usuario (predeterminado) que lo ha creado. Si selecciona lacasilla de verificación Enviar correo cuando termine, el nombre delorganizador aparecerá en el campo CC: del encabezado del correoelectrónico sobre el evento.

Lista de asistentes Seleccione los nombres de los usuarios que asistirán al evento. Siestá marcada la casilla de verificación Enviar correo cuando termine,estos nombres aparecen como destinatarios en el campo Para: delencabezado del correo electrónico sobre el evento.

Ubicación Especifique la ubicación del evento.



Campo Descripción

Notas Introduzca información sobre el evento (opcional). Si activa la casillaEnviar correo cuando termine, estas notas aparecerán detrás del textopredeterminado en el cuerpo del mensaje de correo electrónico paralos destinatarios. El texto predeterminado del correo electrónico esel siguiente:

You are invited to the following meeting: Topic:

meeting name Date: recurrence pattern or start date,

time, duration Location: location To view the event,

point your browser to: event drl Or open this event in

your desktop calendar: ICS inline attachment

Enviar correo cuandotermine

Active esta casilla de verificación si desea enviar avisos de correoelectrónico acerca del evento.

4. Para un evento repetido, abra la ficha Repetición y siga las instrucciones de la sección Especificarpropiedades de eventos repetidos más adelante en este capítulo.

5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el evento.Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al hacer clic en Terminar, se envía uncorreo electrónico de notificación sobre el evento a los usuarios especificados en la Lista deasistentes.O bien haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo. En este caso, no se creará ningúnevento ni se enviará ningún mensaje de correo electrónico.

Especificar propiedades de eventos repetidos

Los eventos repetidos siguen un patrón de frecuencia especificado para una duración determinada. Estaspropiedades se definen en la ficha Repetición del cuadro de diálogo de propiedades del evento decalendario.

Elija entre las siguientes opciones para especificar un patrón de frecuencia de un evento periódico:• Ninguno (predeterminada): el evento no se repite y se desactivan las opciones de duración de éste.• Diariamente. El evento se repite todos los días o (si se ha seleccionado) Días alternos.• Semanalmente. El evento se repite todas las semanas según las opciones que se muestran a

continuación:

— Semanas alternas (opcional). El evento se repite cada dos semanas en los días seleccionados.

— Días (obligatorio cuando se elige la frecuencia Semanalmente). Seleccione uno o más díasde la semana en los que tiene lugar el evento. La configuración predeterminada es el día dela semana en el que cae la fecha de inicio.



• Mensualmente. El evento se repite todos los meses según las opciones que se muestran acontinuación.

— Misma fecha: el evento se repite una vez por mes en la misma fecha. Si la fecha es el 29 delmes o posterior, esta opción incluye el texto o el último día del mes. Por ejemplo:

Día 17.

Día 30 o último día del mes.

— Mismo día de la semana, en semanas alternas (disponible sólo si la fecha de inicio cae el día28 del mes o antes). El evento se repite siguiendo un patrón similar al de estos ejemplos:

El primer y tercer miércoles.

El segundo y cuarto viernes.

— Mismo día de semana, final de mes (disponible sólo si el día en el que se inicia el evento esuno de los últimos siete días del mes). Por ejemplo:

Último martes del mes.

Último viernes del mes.• Anualmente. El evento se repite una vez por año en la misma fecha.Si el patrón de frecuencia del evento se define como Ninguno, se desactiva la configuración deduración. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones para la duración de un evento repetido:• Repeticiones. Especifique el número de veces que tiene lugar el evento.• Fecha de finalización. Seleccione la fecha de la última vez que tendrá lugar el evento. La

configuración predeterminada es la fecha en la que cae el último número especificado de Nº deveces. Si la Fecha de finalización es el 29 del mes, o posterior, y el mes no tiene ese día, la fecha esel último día del mes.

• Siempre. Seleccione esta opción si el evento no tiene un número finito de veces ni fecha definalización.

Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al especificar las propiedades del eventoperiódico, el correo electrónico de notificación que se envía a los participantes del evento incluyeuna descripción de la repetición en el campo Fecha. A continuación se incluyen algunos ejemplosde estas descripciones:• Diariamente, 5 veces• Días alternos, 5 veces• Semanalmente el miércoles, jueves, hasta el 20 de septiembre, 2007• Mensualmente el día 30 o último día del mes, siempre• Anualmente, 5 veces



Ver calendarios y eventos

Los calendarios muestran los eventos en una lista que puede modificar cambiando las preferencias dela vista de lista. Las columnas predeterminadas de la vista de lista del calendario son las siguientes:

• Evento. El nombre del evento.• Icono de anexo: se muestra si hay anexos disponibles en el evento. Los anexos no se pueden

agregar a un evento, pero se pueden agregar mediante otras aplicaciones. Al hacer clic en el iconode anexo, se abre una vista de carpeta en la que se muestra una lista de los anexos.

• Icono de tipo de excepción: indica excepciones independientes o eventos repetidos conexcepciones.

• Inicio: la fecha y hora de inicio del evento.• Terminar: la fecha y hora de finalización del evento.• Ubicación. La ubicación del evento.

Editar calendarios y eventos

Estas propiedades son las mismas cuando se ven o editan que cuando se crean.

Al igual que es posible editar varios objetos al mismo tiempo, también es posible editar varios eventosa la vez. Sin embargo, al editar varios eventos, sólo están disponibles las fichas Información y Permiso.

En la edición de eventos, se aplican las siguientes reglas:• Para un evento periódico, se edita siempre toda la serie.• Para una excepción de un evento periódico, sólo se modifica la excepción.Los servicios de colaboración no pueden crear excepciones en eventos periódicos, pero puedenmostrar las excepciones que crea otra aplicación o importación. Estas excepciones se pueden editar.

Si ve o edita un evento del calendario, y marca la casilla Enviar correo cuando termine, el correoelectrónico de notificación se envía a los participantes del evento al hacer clic en Terminar.

Eliminar calendarios y eventos

Al eliminar un calendario, decida si desea eliminar sólo el calendario seleccionado o bien éste ytodos los eventos (similar a eliminar una carpeta).

Para eliminar un evento, selecciónelo y elija el comando Eliminar. En este caso, se aplican las reglassiguientes:• Para un evento periódico, debe confirmar la eliminación de todas las excepciones.• Para una excepción a un evento periódico, sólo se elimina la excepción seleccionada.



Calendarios en los resultados de búsqueda

Todo el contenido de un calendario (incluidas las descripciones y comentarios de discusión) se indicapara las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, se incluyen elcalendario y el evento de calendario en la lista de tipos de objeto en los que puede buscar.

Exportar e importar con calendarios

Los servicios de colaboración pueden exportar eventos como archivos .ics, en formato iCal. Elcomando Exportar está disponible cuando se selecciona un calendario o evento, o bien cuando se abreuno. Se puede exportar un evento en concreto o todo el calendario.

Cuando se importa un evento, sus propiedades se gestionan de una de estas formas:

• Uso. Si se admite una propiedad, se utiliza del modo siguiente:

— sin cambio. Se mantiene el valor original si se admite. Por ejemplo: Duración.

— cambiar formato. Cambia el formato de un valor por uno equivalente. Por ejemplo, una horade inicio se puede expresar en varias zonas horarias.

— convertir. Convierte un valor demasiado complejo o no compatible. Por ejemplo, los segundosse quitan de las horas y la duración.

• Mover. Si no se admite una propiedad, pero sí una propiedad similar, el valor de la primera semueve a la segunda. Por ejemplo, un comentario se mueve y se combina con una descripción.

• Caché. Si no se admite una propiedad, pero su presencia es inocua, se mantiene la propiedad si seexporta el evento. Por ejemplo: Libre/ocupado.

• Descartar. Si una propiedad entra en conflicto con un modelo de objeto de los servicios decolaboración, se descarta. Por ejemplo: Anexos.

La importación de un evento previamente exportado actualiza el evento original si se modificó elevento exportado antes de volver a importarse.

Tablas de datos

Utilice tablas de datos para crear y gestionar colecciones estructuradas de datos similares como listasde problemas, tareas, hitos y contactos. La información de una tabla de datos se organiza como unaserie de entradas (o registros, o filas) que tienen un formato común, o esquema. Cada tabla consta deun esquema, que describe los atributos de cada campo, incluidos el nombre y el tipo de datos.

Las tablas de datos proporcionan también un resumen mejorado para los campos de las tablas dedatos tipo semáforo. La vista de las entradas de las tablas de datos proporciona una vista descriptiva yfácil de usar de las entradas de las tablas. La vista de las entradas también admite los anexos para



una entrada determinada además de la posibilidad de examinar la entrada consultada. Otra mejoradel uso () permite la edición de notas sin cambiar de ubicación.

Aunque puede suscribirse a las tablas de datos, no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover,copiar o enlazar tablas de datos, pero no puede registrarlas ni retirarlas.

Puede copiar, mover y pegar tablas de datos. Al copiar una tabla de datos con entradas, las nuevasentradas tienen una nueva serie de autonumeración y un historial vacío.

Las entradas de tabla de datos se pueden copiar y pegar entre las tablas y dentro de la misma tabla.

Cuando una tabla de datos está controlada o no controlada, todas sus entradas estarán tambiéncontroladas o no controladas. Al copiar o mover entradas entre tablas con un control diferente, elcontrol cambia automáticamente en las entradas copiadas o movidas.

Crear tablas de datos y entradas

Para crear una tabla de datos:

1. Desplácese a la ubicación de la nueva tabla de datos. Pegue una tabla de datos del Portapapeles,importe una tabla de datos o realice estos procedimientos para crear una desde el principio.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Tabla de datos.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva tabla de datos.

3. En la ficha Crear, introduzca las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva tabla de datos.• Descripción (opcional). Una descripción que aparece debajo de la ruta de exploración en la

página de la tabla de datos. Este campo se puede editar después de haber creado la tablade datos.

Para suscribirse a la tabla de datos, marque la opción Subscribirse a esta tabla de datos (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).

4. Haga clic en Siguiente para crear los campos (o columnas) de la tabla de datos. Una entrada detabla de datos está compuesta de los campos que constituyen una fila. Cada campo tiene unnombre y un tipo de datos, y uno de los campos es el nombre de la entrada designado. Trescampos de texto sin formato y sin nombre se proporcionan inicialmente para la nueva tabla.Puede editar, agregar o eliminar campos según corresponda.Para cada campo, elija la configuración como sigue:• Nombre de campo (obligatorio). La etiqueta de nombre del campo. Por ejemplo, Nombre,

Fecha, Número de referencia, etc. El nombre debe tener entre 1 y 128 caracteres de longitud ydebe ser único dentro de la tabla actual. Uno de los nombres de campo se designa comoel nombre de la entrada.



• Tipo de campo. El tipo de datos que el campo contiene. Elija un tipo de campo, como sedescribe en Tabla 15, page 225. No puede cambiar (editar) el tipo de datos de un campo unavez creada la tabla.

• Utilizar como nombre de entrada. El campo identificado como el nombre de la entrada.Al hacer clic en el nombre de la entrada en una fila de la tabla de datos, se abre la entrada.Los tipos de campo siguientes pueden ser nombres de entrada: texto sin formato, número,autonumeración, fecha o miembro. No se puede cambiar (editar) o quitar el campo de nombrede entrada una vez creada la tabla.

Para agregar un campo, haga clic en Agregar; para eliminar un campo, haga clic en Quitar.Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la tabla de datos.

5. Haga clic en Terminar para cerrar el asistente y crear la tabla de datos.O bien puede hacer clic en Cancelar para cerrar el asistente sin crear una tabla de datos.

Para activar una discusión en una tabla de datos, debe marcar la casillaMostrar discusión en laficha Información del asistente para crear tablas de datos o del cuadro de diálogo de propiedadesde la tabla de datos.

Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos

Tipo de campo Descripción

Texto simple Para campos que muestran el texto sin ningún formato especial.

Texto con formato Para campos que muestran el texto con estilos de fuente como negrita ycursiva, así como los gráficos e hipervínculos.

Fecha Para campos que muestran las fechas del calendario. Cuando se crea unatabla y se define un campo de fecha, puede (opcionalmente) marcar unacasilla que especifique el campo como una fecha de vencimiento.

Número Para campos que contienen dígitos fijos y caracteres relacionados, comosímbolos de moneda, comas o puntos decimales.

Autonumeración Valores numéricos creados automáticamente de acuerdo con la secuenciaen la que se crea la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campode autonumeración.

Sí / No Para campos que muestran valores vacíos, sí o no.

Luz de tránsito Para campos que muestran valores vacíos, rojos, amarillos o verdes, queindican el estado global de las entradas.




Lista de opciones Para campos que muestran un subconjunto de valorespredefinidos. Especifique los valores de las opciones enel cuadro de texto (por ejemplo: opción 1, opción 2,opción 3 sin las comas, y cada una en su propia línea).Una lista de opciones debe tener por lo menos una opción, cada opcióndebe ser única en la lista y ninguna línea puede estar en blanco. El ordende las líneas determina el orden en el que aparecen las opciones en la listade opciones cuando los usuarios crean o editan una entrada.

Para permitir a los usuarios elegir más de un valor para este campo,marque la casilla denominada Permitir opciones múltiples.

Lista de miembros Para campos que muestran los nombres de los miembros. Los miembrospueden ser usuarios o grupos. Decida si se pueden seleccionar variosusuarios para este campo o sólo una lista de usuarios especificados.

Discusión Para incluir un campo de discusión en la entrada. Una tabla de datos sólopuede tener un campo de discusión.

Anexos Para incluir un campo de anexos en la entrada. Una tabla de datos sólopuede tener un campo de anexos.

Para crear una entrada de la tabla de datos:

1. Desplácese hasta (o cree) la tabla de datos en la que desea crear una entrada.

2. En la vista de resumen de la tabla de datos, seleccione Archivo > Nuevo > Entrada.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva entrada de tabla.

3. En la ficha Crear, escriba datos de cada uno de los tipos de campos.Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la entrada.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la entrada.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una entrada, haga clic en Cancelar.

Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos


Texto simple Edite un campo de texto sin formato mediante un cuadro de texto estándar.

Texto con formato Edite un campo de texto con formato utilizando el RTE.

Fecha Edite un campo de fecha utilizando un cuadro de texto con un selector defechas proporcionado para elegir una fecha. Si la fecha es una fecha devencimiento es, puede marcar opcionalmente la casilla ¿Ha terminado?para indicar que una tarea ha finalizado.




Número Edite un campo de número mediante un cuadro de texto.

Autonumeración El campo de autonumeración es de sólo lectura.

Sí / No Seleccione un valor en blanco, Sí o No.

Luz de tránsito Seleccione Rojo, Amarillo, Verde o espacio en blanco.

Lista de opciones En un campo de lista de opciones que sólo permite una opción, seleccioneel valor de una lista desplegable de opciones predefinidas. En un campoque permite varias opciones, seleccione un valor del conjunto de valoresde predefinidos.

Lista de miembros Utilice el selector de miembros para seleccionar miembros (usuarios ogrupos).

Discusión No se puede editar un campo de discusión.

Anexos No se puede editar un campo de anexos.

Ver tablas de datos

Al examinar una carpeta, las tablas de datos aparecen como iconos de tabla de datos.

Para abrir una tabla de datos, selecciónela y elija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella.

La tabla de datos se abre en la vista de resumen. Las entradas se muestran en filas. Cada fila sedivide en campos o columnas de datos, como nombre, dirección y número de teléfono, según elesquema de la tabla.

Puede ordenar las columnas y editar las preferencias de columna de igual forma que en una carpeta.Si elimina un campo, la columna correspondiente desaparece. Sin embargo, si agrega un campo, debemodificar las preferencias de columna para que aparezca en la vista de resumen.

Ver las entradas de la tabla de datos

Para ver una entrada de la tabla de datos desde la vista de resumen de la tabla de datos, selecciónela yelija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella.

Si la entrada pertenece a una tabla de datos controlada por sala, el gráfico de encabezado de la sala(si existe) aparece en la página debajo del nombre de la entrada.

Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Anexos, aparece una vista de lista incrustadaen la página de entrada similar a una lista de carpetas. El área de anexos admite la funcionalidad dearrastrar y colocar de Digital Asset Manager. (Para utilizar el método de arrastrar y colocar, primerodebe habilitar la opción de arrastrar y colocar en sus preferencias generales). No se admiten carpetas



y subtipos de carpetas en el área de anexos. Los anexos, si aún no están controlados por sala, secontrolan automáticamente cuando una tabla de datos pasa a estar controlada por sala.

Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Discusión, la discusión aparece incrustada en lapágina de entrada del mismo modo que en una carpeta o página de notas.

Editar tablas de datos

Para editar las propiedades de una tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Selecciónela y elija Archivo > Editar.• Selecciónela y elijaMostrar > Propiedades.• Haga clic con el botón secundario en el icono de tabla de datos y seleccione Propiedades en

el menú emergente.• En la vista de resumen, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página.Cuando edite una tabla de datos, estarán disponibles las fichas estándar Información, Permisos eHistorial, además de una ficha Campos, que permite editar los campos de la tabla.

Al editar los campos de una tabla de datos, puede agregar, cambiar de nombre y eliminar los campos,así como modificar algunas opciones de campo. Sin embargo, una vez creada la tabla de datos, nopuede• cambiar el tipo de datos de un campo• cambiar o quitar el campo de nombre de entrada• cambiar el orden de los camposPuede cambiar las opciones de una lista de opciones y los miembros de una Lista de miembros. Sinembargo, no puede convertir una fecha en una fecha de vencimiento ni un campo de miembro quepermita varias opciones en uno que sólo permita una única opción.

Si elimina un campo Discusión, se quitan todos los comentarios de todas las entradas de la tabla dedatos.

Si elimina un campo Anexos, se quitan todos los anexos de todas las entradas de la tabla de datos.Esta acción no se puede deshacer. Se quita el enlace de los anexos que están enlazados en alguna partedel repositorio. Si no se puede eliminar un anexo, no se elimina ninguno. Hasta que la operación deeliminación termine, nadie puede eliminar la tabla de datos, agregar o quitar entradas, editar laspropiedades de la tabla de datos ni editar las entradas de la tabla de datos.

Editar las entradas de la tabla de datos

Para editar los valores de campo de una entrada o fila de la tabla de datos, siga uno de estosprocedimientos:



• Seleccione la entrada y elija Archivo > Editar.• Haga clic con el botón secundario en el nombre de la entrada y elija Editar en el menú emergente.• En una página de entrada, haga clic en el botón Editar.La página de entrada de edición se abre y los campos aparecen en el mismo orden y con el mismonombre que tienen en el esquema de la tabla. El nombre y el valor de cada campo aparecen uno juntoal otro. Los valores de campo se modifican del mismo modo que cuando se crea una entrada.

Para editar las propiedades de una entrada de tabla de datos, siga uno de los procedimientossiguientes:

• Selecciónela y elijaMostrar > Propiedades.• Haga clic con el botón secundario en el nombre de entrada de tabla de datos y seleccione

Propiedades en el menú emergente.• En la página de entrada, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página.Cuando se editan las propiedades de una entrada de tabla de datos, las fichas disponibles son lassiguientes:• Información: ficha Información de estándar• Permisos: ficha Permisos de estándar• Historial: ficha Historial de estándar para una entrada de tabla de datos

Eliminar tablas de datos

Para eliminar una o varias tablas de datos, debe tener permisos para eliminar tablas de datos, entradasde tabla de datos y todos los anexos de las tablas de datos. Si tiene permisos de eliminación para lastablas de datos pero no para uno o varios anexos de las tablas de datos, no se eliminará la tabla.

Importar y exportar con tablas de datos

Puede agregar entradas a una tabla importando las entradas de un archivo. Para ello, abra la tabla yelija el comando Archivo > Importar, que abre el cuadro de diálogo Importar. Cuando se importanentradas, los valores no se modifican aunque entren en conflicto.

Las entradas en una tabla pueden exportarse en formato .csv a través del comando Exportar. Los datosse exportan según las mismas reglas que al importar.



Salas

Las salas son lugares de trabajo virtuales donde tienen lugar las interacciones del grupo. Las salastienen miembros y los miembros están asociados a los procesos y al contenido de una sala. Loselementos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la sala determina sus conjuntos depermisos) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a dichos elementos.

Los usuarios del repositorio que tengan los permisos adecuados podrán crear y administrar una salaen Digital Asset Manager, sin depender de un administrador del sistema. Los creadores y propietariosde la sala, así como los administradores de usuarios determinan la lista de miembros de la sala.

Nota: la creación y administración de salas sólo se pueden realizar en aplicaciones basadas en WDK,como Digital Asset Manager.

Visitar salas

Las salas son como las carpetas del árbol de navegación de Digital Asset Manager.

Para abrir la página principal de una sala de la que es miembro:

1. En una lista de elementos, haga clic en el icono de sala ( ).La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirse a ésta (amenos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad).

2. Seleccione Sí o No y, a continuación, haga clic en Continuar.Si selecciona Sí, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con las siguientesparticularidades:

• El título está formado por el nombre de la sala seguido de las palabras "página principal".• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de bienvenida de la sala.

(El gráfico de encabezado de una sala aparece también en las páginas de las carpetas, notas ydiscusiones controladas desde esa sala.)

• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala.• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de un archivo de

texto enriquecido.• La discusión incorporada se denomina Anuncios.



Enlazar a salas

Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte del repositorio quepermita enlaces.

Acerca de los objetos controlados por salas

Cuando una sala controla un objeto, la sala controla su conjunto de permisos y sólo pueden acceder adicho objeto los miembros de la sala. Aunque un objeto puede estar enlazado a otras ubicaciones delrepositorio, sólo pueden acceder a él los miembros de la sala que controla el objeto. Una sala controlatodo lo que se haya creado o se haya importado a ella, excepto otra sala.

Cuando un objeto está controlado (se crea o se copia en la sala o en una carpeta controlada), lospermisos predeterminados de la sala se aplican al objeto. Si se cambia el conjunto de permisos de lasala, se cambian todos los conjuntos de permisos de los objetos controlados en consecuencia.

En la columna Sala de una lista (identificada por el icono ), los objetos que pertenecen a las salas seindican por uno de los siguientes iconos, que son sus indicadores de control:

• significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que la carpeta actual.

• significa que un objeto pertenece a una sala distinta.Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Haga clic en el icono deencabezado para ordenar una lista de objetos en función de si pertenecen a la misma sala, a unasala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala (no aparecerá ningún icono en la columna sala).

Si elige la opción de mostrar todas las versiones en una carpeta, cada una de las versiones visibles deun objeto tendrá su propio indicador de control, ya que es posible que distintas versiones pertenezcana distintas salas.

Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualizaciónde las columnas.

Quitar el control de los objetos de una sala

Un usuario debe tener permisos Escribir y Cambiar en un objeto para quitarle el control. Asimismo,una opción de la sala puede impedir que los propietarios quiten el control de un objeto.

Si a un objeto se le quita el control, obtiene el conjunto de permisos predeterminado del repositorio,a menos que se le quite el control desde una carpeta controlada y el conjunto de permisospredeterminado sea CARPETA, en cuyo caso obtiene el conjunto de permisos predeterminado delusuario.

La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes:



• Mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en el exterior de lamisma puede llevar a quitar el control de dichos objetos.

• Mediante el comando Archivo > Quitar de la sala .• Copiar un objeto controlado en una carpeta que no tiene control.• Al mover un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujo de trabajo,

siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala.Si copia entradas entre tablas de datos con controles diferentes, se cambiará automáticamente elcontrol en las copias para que coincida con el conjunto de permisos de la sala controladora.

Crear una sala

Se puede crear una sala en cualquier lugar del repositorio que permita carpetas.

Para crear una sala, los usuarios no sólo deben tener permiso para crear objetos en la ubicacióndeseada, sino que además deben pertenecer al rol Crear sala del repositorio.

Al crear una sala, se convertirá en su propietario.

Para crear una sala:

1. Desplácese a la ubicación de la nueva sala.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Nueva sala.• Seleccione Archivo > Nuevo > Sala.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva sala.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). el nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir con el de

otros objetos del mismo archivador.• Mensaje de bienvenida. Debajo de la ruta de exploración de la página principal de la sala

puede aparecer texto enriquecido.• Para suscribirse a la sala, marque la casilla Suscribirse a esta sala (si fuera necesario, haga clic

en [+] Mostrar opciones para ver la opción).Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la sala.

4. Elija los miembros de la sala ahora o una vez creada la sala.• La ficha Elegir propietarios proporciona los controles de Digital Asset Manager habituales

para seleccionar usuarios, grupos o roles. Puede agregar o quitar miembros de este rol másadelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente en propietario.

• En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles del repositorio quedesea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puede agregar o quitar miembrosde este rol más adelante.



5. Seleccione las opciones de la sala ahora o una vez creada la sala.• Permisos para quitar el control. Decida quién puede quitar la relación de control que la sala

tiene sobre los objetos que pertenecen a ella: sólo los propietarios de la sala o cualquiera desus miembros (colaboradores y propietarios).

• Encabezado de la sala. Decida si la sala va a mostrar un gráfico en la parte superior detodas sus páginas. Para especificar un encabezado personalizado, marque la casilla Utilizarencabezado personalizado. Seleccione el archivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png,cuya altura no supere los 36 píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic enTerminar.

Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades de dicha sala, desactivela casilla de verificación Utilizar titular personalizado y haga clic en Aceptar para que elcambio tenga efecto.

• Descriptores de acceso de objetos recién agregados. Configure los permisos que deseaagregar a un objeto cuando la sala pase a controlarlo. Un gráfico enumerará los permisosque se otorgarán a cada grupo local. En cada fila del gráfico se mostrará el nombre, laconfiguración actual de un grupo, con un botón Editar que le llevará a un cuadro de diálogode edición. El gráfico muestra inicialmente los dos grupos incorporados, Colaboradores yPropietarios, con la siguiente configuración predeterminada:

— Contribuyentes: RELACIONAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación.

— Propietarios: ELIMINAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación.

Si se crean grupos de nivel de sala adicionales después de crear una sala, también se incluiránen el gráfico con el permiso inicial NINGUNO y sin permisos extendidos.

El creador de la sala puede cambiar la opción de cualquier grupo haciendo clic en Editar de sufila, con el que se abre el cuadro de diálogoDefinir permisos de acceso: Para nuevos objetosagregados a la sala, que contiene los controles usuales de para definir permisos.

6. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la sala.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una sala, haga clic en Cancelar.

Editar las propiedades de una sala

Los propietarios de la sala pueden editar el conjunto completo de las propiedades de la sala. Losmiembros de la sala que tienen el permiso ESCRIBIR en la misma pueden editar un subconjunto depropiedades heredadas del tipo de carpeta. Sin embargo, sólo los propietarios de la sala puedencambiarle su nombre.

Para editar las propiedades de una sala:

1. Desplácese a la ubicación que contenga la sala.




• Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información.• Abra la sala y haga clic en el enlace Propiedades situado en la página principal de la sala.Se mostrará la ficha Propiedades: Información.

3. Cambie las propiedades que sean necesarias y haga clic en Aceptar para que se apliquen a la sala.Los cambios realizados en la ficha Propiedades: Pertenencia se aplican inmediatamente (noserá necesario hacer clic primero en Aceptar).

Pertenencia a salas

Los miembros de una sala son un conjunto de usuarios, grupos y roles de un repositorio que estánincluidos en la lista de miembros de la sala.

Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.

• El rol Colaborador normalmente concede el permiso RELACIONAR sobre los objetos de la sala.La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores.

• El rol Propietario permite la gestión de la lista de miembros y normalmente concede el permisoELIMINAR sobre los objetos de la sala. Los creadores de salas son propietarios de éstas de formapredeterminada.

Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, y no tienensignificado alguno fuera del contexto de una sala.

Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tiene asignadoel rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), el rol de propietarioadquirirá prioridad para ese miembro.

Los miembros de una sala pueden pertenecer a grupos locales privados dentro de la sala. Estos gruposlocales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, Aprobadores de especificaciones). Elnombre de un grupo local no puede coincidir con el de otros grupos dentro de la misma sala.



Figura 8. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala

Todos los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólo lospropietarios de una sala y los administradores de usuarios pueden gestionar la pertenencia a ésta.

Para abrir la lista de miembros de la sala:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades: Pertenencia).

Las columnas en la lista de miembros de la sala son las siguientes:

• Nombre. El nombre del grupo o miembro.• Rol. Distingue a los propietarios de los colaboradores.• Estado. Indica si los miembros disponen de cuentas de trabajo en el repositorio.• Descripción. Direcciones de correo electrónico para los usuarios, descripciones para los grupos.• Grupo. Visible cuando está marcada la casilla de verificaciónMostrar grupos. Si un miembro no se

agrega a la sala de forma explícita, esta columna mostrará el grupo que le otorga la pertenencia a lamisma. (Aunque podrían existir varios grupos, sólo se mostrará el primero por orden alfabético.)

Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo. Para ir hacia atrás hacia arriba,utilice la ruta de exploración que aparece sobre la lista de miembros del grupo.

Si es administrador de usuarios, también aparecerá en este cuadro de diálogo un botón para crearnuevos usuarios.

Copiar salas

Puede copiar una sala en cualquier ubicación del repositorio en la que se pueda copiar una carpeta.



Cuando copie una sala, la nueva sala contendrá copias de todos los datos que sean accesibles desde eloriginal. La copia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. Los roles locales y gruposde la copia son duplicados de los de la sala original y sólo se diferencian en que el miembro que crea lacopia tiene el rol Propietario (no el rol de propietario de la sala original, si es diferente).

Mover o enlazar a una sala

Puede mover una sala a cualquier ubicación del repositorio a la que se pueda mover una carpeta.

Se puede agregar un enlace a la página principal de una sala en cualquier ubicación del repositorioque permita los enlaces.

Eliminar una sala

Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, pero los usuarios que no seanmiembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permiso ELIMINAR.

Seleccione una de estas opciones:

• Eliminar sólo el enlace a [nombre de sala] (opción predeterminada).• Eliminar la sala, incluyendo la lista de miembros y los grupos locales y todos los enlaces a ésta.

En este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual, o bien todas las versiones.Si elimina el último enlace a una sala, eliminará la sala, por lo que debe decidir entre:

• Eliminar la sala, su lista de miembros y sus grupos locales (opción predeterminada). Esta acciónsólo se puede realizar si la página principal no tiene enlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versionesanteriores, lo que implica también que la sala deja de tener control alguno.

• Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas y objetos. Eneste caso, debe decidir entre:

— Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opción predeterminada).

Con esta opción se empieza por eliminar la versión actual de todos los objetos enlazados. Sinembargo, el proceso de eliminación se detiene si la página principal y las subcarpetas aúncontienen enlaces a otras versiones de cualquiera de dichos objetos, incluso enlaces ocultos aversiones anteriores. Para que se pueda realizar la eliminación completa, la sala no deberátener ningún enlace (ni siquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos.

— Eliminar todas las versiones de los objetos enlazadosSi va a eliminar varios objetos, el cuadro de diálogo de eliminación dispone de varias páginas con lasopciones anteriores para cada sala que lo necesite.



Gestionar la pertenencia a salas

Los propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios, determinan la pertenencia a lasala. Se pueden agregar miembros al crear o modificar una sala. Los administradores de usuariospueden crear también nuevos usuarios para una sala.

Una vez especificados los miembros de la sala, puede invitarlos a ésta enviándoles una invitación. Deesta forma, podrá personalizar la introducción a una sala así como su forma de acceso (haciendo clicen el enlace de la invitación).

Para agregar usuarios de un repositorio como miembros de una sala:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros para localizar y seleccionar losmiembros, grupos y roles del repositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala.

3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Sihace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia).

4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros (Colaborador oPropietario).

5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar,volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros).

Para invitar a miembros a una sala:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Invitar.

2. En el cuadro de diálogo de correo electrónico que se abre, haga clic en para y/o cc para seleccionarlos miembros de la sala que desea invitar.

3. En el cuerpo de la invitación, escriba su mensaje. El mensaje incluye inicialmente un enlacea la ubicación de las salas.

4. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje a los miembros especificados.O haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin enviar el mensaje de correo electrónico.

Para quitar miembros de una sala:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros:Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendoa los grupos locales.

2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee quitarde la lista de miembros de la sala.



3. Con los miembros seleccionados, haga clic .

4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros de la lista de miembros de la sala.Se abrirá la ficha Pertenencia. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarán también detodos los grupos locales de la misma. Estos miembros siguen siendo miembros del repositorioaunque se quiten de una sala.

Para cambiar los roles de los miembros locales

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar para localizar yseleccionar los miembros y grupos de la sala para los que desea cambiar los roles.

3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Sihace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia).

4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros (Colaborador oPropietario).

5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar,volverá al cuadro de diálogo de selección de miembros).

Para crear un grupo local nuevo:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para abrir la ficha Crear nuevogrupo de sala.

2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto de todos los nombresde los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.Un grupo local pertenece al grupo Propietarios de la sala (aunque se haya eliminado de ésta). Por lotanto, sólo se puede utilizar en los conjuntos de permisos de objetos controlados.

Para editar las propiedades de un grupo local:

1. Abra la ficha Pertenencia de la sala.

2. Modifique las propiedades del grupo según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptarpara implementar los cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupo cuyos miembros deseemodificar.



Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar.Se abrirá una página para localizar a los miembros de la sala.

3. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que deseeagregar al grupo.

4. Con los miembros seleccionados, haga clic .

5. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.

Para quitar un grupo local de una sala:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros:Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendoa los grupos locales.

2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los grupos que desee quitar de la lista de miembrosde la sala.

3. Con los miembros seleccionados, haga clic en .

4. Haga clic en Aceptar para quitar los grupos de la lista de miembros de la sala.Volverá a la ficha Pertenencia.

Los miembros quitados de una sala se quitan de todos los grupos locales de la sala, pero siguensiendo miembros del repositorio. Sin embargo, los grupos locales quitados de una sala se eliminandel repositorio.

Cuando se elimina un grupo local de una sala, se vaciará la lista de miembros, y ya no volverá aaparecer en las listas de miembros, ni en los selectores de miembros. Tampoco volverán a apareceren la lista para los descriptores de acceso en la ficha Propiedades de habitación: opciones, enDescriptores de acceso de objetos recién agregados. Los grupos siguen apareciendo en los conjuntosde permisos que ya están activados, pero en su nombre se indica que se han "eliminado". Sigueperteneciendo al grupo Propietarios de la sala, con lo que se garantiza su seguridad. Los gruposlocales incorporados (Propietarios y Colaboradores) no se pueden quitar y, por lo tanto, no aparecenen el cuadro de diálogo de eliminación.

Administrar usuarios sin la función deadministrador

Los proyectos algunas veces implican que los usuarios de repositorios trabajen con los usuariosexternos como clientes, auditores o proveedores. Los usuarios externos habitualmente no disponen decuentas de usuarios administradas centralmente en el repositorio, como usuarios LDAP, por ejemplo.Tales grupos mixtos pueden realizar un trabajo confidencial o propietario y pueden beneficiarse depertenecer a la misma sala.



Para solucionar estos casos, los administradores del sistema pueden delegar algunas tareasde administración de usuarios a usuarios que no son administradores asignándoles al rol deAdministrador de usuarios (dce_user_manager). Los administradores de usuarios pueden realizaruna gran variedad de tareas de administración sin tener que ser administradores del sistema.Concretamente, los administradores de usuarios pueden:

• Examinar usuarios y grupos. Los administradores de usuarios pueden acceder a un nodo delárbol del repositorio denominado Administración, que contiene un enlace a Administración deusuarios que enlaza, a su vez, a las páginas Usuarios, Grupos y Roles.

• Crear nuevos usuarios. En el área Administración y en las páginas de miembros de una sala, losadministradores de usuarios pueden acceder a un cuadro de diálogo que permite crear nuevosusuarios.

• Modificar usuarios. Los administradores de usuarios pueden ocultar determinados usuarios en lalista o evitar que sus nombres aparezcan en la lista de usuarios del repositorio en el selector deusuarios. También pueden restringir el acceso de determinados usuarios al contenido.

Crear nuevos usuarios

Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios en el nivel de repositorio en el áreaAdministración o en la sala de la que sean propietarios.

Para crear un nuevo usuario:

1. Abra el cuadro de diálogo Nuevo usuario de alguna de estas formas:• Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Usuarios. Seleccione

Archivo > Nuevo > Usuario.• Desplácese hasta la sala a la que desee agregar un nuevo usuario. Abra la ficha Propiedades:

Pertenencia de la sala y haga clic en el enlaceMiembros en la página principal de la sala oacceda a las propiedades de la sala de la forma habitual. Haga clic en el botónNuevo usuario.

Los controles del cuadro de diálogo Nuevo usuario están deshabilitados para los administradoresde usuarios, salvo cuando se indique lo contrario en este procedimiento.

2. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre.

3. La propiedad Origen de usuario se define como Contraseña interna y los administradores deusuarios no pueden cambiarla. Esta configuración indica que el usuario debe proporcionar unacontraseña que sólo se almacena en el repositorio. No hay autenticación externa.

4. Escriba la contraseña del usuario en el campo Contraseña. La contraseña se cifra y almacenaen el repositorio.

5. Vuelva a escribir la contraseña del usuario en el campo Comprobar contraseña.

6. Escriba una descripción en el campo Descripción para el nuevo usuario (opcional).



7. Escriba la dirección de correo del usuario en Dirección de correo electrónico.Ésta es la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo detrabajo y eventos registrados.

8. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistema operativodel usuario.Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario.

9. Seleccione el repositorio inicial del usuario en Repositorio inicial.

10. Para evitar que se incluya el nombre del usuario en las listas de miembros del repositorio, marquela casilla No está en la lista. Si no lo hace, el nombre del usuario aparecerá en las listas demiembros del repositorio, como ocurre normalmente. Para obtener más información sobre estaopción, consulte Ocultar usuarios, más adelante en este capítulo.

11. Para restringir el acceso de usuarios a sólo determinadas carpetas, archivadores o salas, haga clicen Seleccionar carpeta para localizarlas y seleccionarlas en el repositorio. Para obtener másinformación sobre esta opción, consulte Carpetas restringidas, más adelante en este capítulo.

Note: Para quitar algunos contenedores de la lista de carpetas restringidas, abra la lista, seleccionelas carpetas y haga clic enQuitar. Para quitar todos los contenedores de la lista, haga clic en Borrar.

12. Seleccione una de las siguientes opciones para la carpeta predeterminada del usuario:• Elegir carpeta existente. Haga clic en Seleccionar carpeta para elegir una carpeta, archivador

o sala distinta de la carpeta predeterminada /Temp.• Elegir/crear carpeta con el nombre de usuario. Ésta es la opción predeterminada.

13. La configuración de Privilegios y Privilegios extendidos se define como Ninguno. Losadministradores de usuarios no podrán cambiar esta configuración.

14. La capacidad de cliente del usuario se define como Consumidor y los administradores de usuariosno podrán cambiarla.

15. Haga clic en Aceptar para crear el nuevo usuario.

Modificar usuarios

El administrador del sistema puede modificar cualquier usuario, mientras que el administradorde usuarios sólo puede modificar aquellos usuarios creados por alguien que, en ese momento, eraadministrador de usuarios pero no administrador. (Cuando un administrador de usuarios, quetambién es administrador del sistema, crea un usuario, éste se considera creado por un administradory no un administrador de usuarios.)

El rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) deberá estar presente en la lista de roles delrepositorio para que los servicios de colaboración puedan detectar qué usuarios podrán modificar losadministradores de usuarios.



Los miembros se pueden modificar mediante el acceso al cuadro de diálogo Propiedades de usuariode la forma habitual, en el nivel de repositorio o de la sala. Todos los controles que pueden editar losadministradores de usuarios en el cuadro de diálogo Nuevo usuario, también pueden editarlos en elcuadro de diálogo Propiedades de usuario, con estas especificaciones:• La modificación del nombre de un usuario no se aplica hasta que se ejecuta una tarea en el servidor.• Para cambiar la contraseña de un usuario, sustituya los caracteres de entrada enmascarada

(generalmente viñetas o asteriscos) por un nuevo valor en los campos Contraseña y Comprobarcontraseña.

• La lista de carpetas en la lista Restringir acceso de carpeta a podría incluir carpetas para las que eladministrador de usuarios no tuviese el permiso EXAMINAR. Estas carpetas se indican en la listacon un mensaje que especifica que la carpeta no puede aparecer en la lista. Para eliminar estascarpetas de la lista, el administrador de usuarios puede hacer clic en Borrar. Estas carpetas noaparecen en el selector de carpetas.

Ocultar usuarios (ocultar miembros)

El nombre de un usuario que no está en la lista, no se muestra a los usuarios normales de la lista deusuarios del repositorio. Cuando se oculta un usuario de la lista, los únicos lugares donde aparecesu nombre son:• Listas de usuarios del área Administración• La lista de usuarios para agregar personas a una sala (en el cuadro de diálogo Nueva sala o

Agregar miembro) cuando la visualiza el administrador de usuarios.• Listas de miembros de las salas a las que pertenece el usuario.• Contextos en los que se ya se ha seleccionado al usuario por algún motivo, como una entrada del

conjunto de permisos de un objeto, el atributo Propietario de un objeto, un campo de miembrode una tabla o una asignación de ejecutante en un flujo rápido.

• Aplicaciones fuera de WDK, como Workflow ManagerLos usuarios que están ocultos en las listas aparecen en las listas de usuarios como "[no está en la lista]"después del nombre, salvo en las listas de las salas.

En la raíz de la lista de usuarios del repositorio se crea un grupo para los usuarios ocultos,dce_hidden_users. Este grupo está visible para los administradores y administradores de usuarios enel área Administración y los administradores deben abstenerse de cambiarles el nombre o eliminarlos.La descripción del grupo indica que está administrado por los servicios de colaboración y la lista dehijos no se debe modificar directamente. Si ya existe un grupo con el mismo nombre, se utilizará esegrupo en lugar de crear uno nuevo. Si no se encuentra un grupo con el nombre correcto, se crea uno.Los administradores y administradores de usuarios pueden abrir el grupo para ver los hijos, pero nopueden agregar manualmente usuarios ni eliminarlos de este grupo.



Nota: la ocultación afecta a las listas, no a los objetos. El contenido creado por un usuario oculto nose verá afectado. La ocultación se aplica en cuanto el administrador de usuarios guarda el cuadrode diálogo.

Carpetas restringidas

Cuando los usuarios tienen algún objeto en la lista de carpetas restringidas, el acceso al contenidodel repositorio se limita a los objetos descendientes del elemento mostrado. Si la lista de carpetasrestringidas está vacía, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadores del repositorio,aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas y archivadores, así como a laseguridad de carpeta.

La restricción de carpetas no se aplica nunca a:

• Salas a las que pertenece el usuario• Archivadores del sistema necesarios para la participación en el repositorio, como /System,

/Templates y /Resources


Capítulo 15

Formularios


• Introducir datos en formularios, página 245• Formato de texto en un formulario, página 246• Crear nuevos formularios, página 248• Guardar como funcionalidad, página 248

Introducir datos en formularios

Los formularios proporcionan campos para que pueda introducir y recuperar datos. La apertura de losformularios se realiza desde una lista de archivos o desde una tarea. Cuando se anexa un formulario auna tarea, aparece como archivo anexo o como campos dentro de la tarea. Al introducir datos en elformulario, éstos se guardan como contenido, propiedades o ambos. Si los datos se guardan sólo comopropiedades, el tamaño de archivo del formulario será cero (0).

Para introducir datos en un formulario:

1. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al Paso 3.

2. Desplácese hasta el formulario, selecciónelo y, a continuación, elija Archivo > Editar.

3. Introduzca la información necesaria. Si precisa instrucciones, consulte Formato de texto en unformulario, página 246.

4. Para borrar los cambios, haga clic en Restablecer.

5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o en Enviar.

6. Si se le pide que confirme, haga clic en Sí.


Formularios

Formato de texto en un formulario

Para aplicar formato al texto de un formulario, utilice los botones que se describen en Tabla 17, page246. Es posible que algunos de los botones no aparezcan.

Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario

Botón Descripción

Mueve el texto seleccionado al Portapapeles y loelimina de la ubicación actual.

La configuración de seguridad de determinadosnavegadores podría desactivar este botón. Paramover texto al Portapapeles, presione Ctrl+X.

Copia el texto seleccionado en el Portapapeles.

La configuración de seguridad de determinadosnavegadores podría desactivar este botón. Paracopiar texto, presione Ctrl+C

Pega el texto del Portapapeles en la ubicaciónseleccionada.

La configuración de seguridad de determinadosnavegadores podría desactivar este botón. Parapegar texto, presione Ctrl+V.

Cambia a negrita el texto seleccionado.

Cambia a cursiva el texto seleccionado.

Subraya el texto seleccionado.

Alinea el bloque de texto actual con el margenizquierdo.

Centra el bloque de texto actual.

Alinea el bloque de texto actual con el margenderecho.

Alinea el bloque de texto actual con los márgenesizquierdo y derecho.

Aplica sangría al bloque de texto actual.


Formularios

Botón Descripción

Quita la sangría del bloque de texto actual.

Asigna al texto seleccionado un formato desubíndice.

Asigna al texto seleccionado un formato desuperíndice.

Asigna al texto seleccionado un formato de listanumerada.

Asigna al texto seleccionado un formato de listacon viñetas.

Cambia el color del texto seleccionado.

Cambia el color de fondo del texto seleccionado.

Deshace la acción anterior.

• La opción de deshacer no se aplica a lasacciones realizadas a través del menú delbotón derecho.

• La opción de deshacer no se aplica a loscambios realizados en tablas.

• Es posible que algunos navegadores nopermitan deshacer la modificación del colorde fondo.

Restaura la acción deshecha.

Inserta una imagen.

Convierte el texto seleccionado en unhipervínculo.

Inserta una tabla del Portapapeles. La tablapuede estar en formato HTML, RTF o MicrosoftWord.

Revisa la ortografía.

Muestra el origen HTML del texto.


Formularios

Crear nuevos formularios

Al crear un nuevo formulario, éste se basa en una plantilla que determina los campos del formulario.Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante EMC Documentum Forms Builder.Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario form_user, quese define mediante Forms DocApp.

Para crear un formulario:

1. Desplácese al lugar donde se creará el formulario.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.

3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario.

4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar para crear elformulario.


6. Para introducir datos en el formulario, consulte Introducir datos en formularios, página 245.

Guardar como funcionalidad

La funcionalidad Archivo > Guardar como en Webtop está activada sólo cuando trabaja con losformularios. Esta funcionalidad le permitirá guardar una Instancia de formulario nueva con losmismos permisos.


Capítulo 16

Registros

Un registro consta de información registrada que refleja las operaciones de la organización.

Un registro es formal o informal. Los formales se crean explícitamente rellenando los metadatos delformulario y asignándolos a un plan de archivos formales. Los registros informales se crean cuandolos archivos se arrastran y colocan en carpetas gestionadas de retención.


• Declarar un elemento como un registro formal, página 249• Enlazar un registro, página 255• Crear una relación de registros, página 256• Ver una relación de registros, página 256• Quitar una relación de registros, página 256• Realizar solicitudes de biblioteca, página 257

Declarar un elemento como un registro formal

El usuario deberá formar parte del grupo form_user para crear los registros formales, los archivadoresformales y las carpetas formales.

Para declarar un elemento como un registro formal:

1. Desplácese al documento que desea declarar como un registro formal y selecciónelo.

2. Haga clic en Registros > Declarar como registro formal.La pantalla que se muestra para varios documentos es ligeramente diferente a la que se muestrapara un documento. Incluye un campo opcional para realizar un registro o registros individualesde los documentos seleccionados.

3. Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declarar documentosseleccionados como en Registros individuales a Un registro si tiene varios documentosseleccionados.


Registros

4. Haga clic en Seleccionar para el plan de archivos obligatorio y active la casilla de verificación deun plan de archivos, archivador o carpeta válidos. El icono de un plan, archivador o carpeta válidose resalta. Un contenedor que no es válido podría contener también opciones válidas. Por ejemplo,una carpeta válida podría estar incluida en un archivador que no es válido.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado.La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formal se actualizamostrando el plan de archivos seleccionado y algunas propiedades adicionales. Las propiedadesadicionales incluyen:• Tipo, obligatorio• Plantilla de formulario, obligatorio• Desenlazar documentos de origen, opcional• Ocultar opciones, opcional

6. Seleccione un valor para los atributos obligatorios Tipo y Plantilla de formulario. El valorseleccionado para Tipo indica el tipo de registro formal que se desea crear, los registros formalesde DoD según los requisitos del capítulo 2 o el capítulo 4 o simplemente los registros formalesnormales.El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valor seleccionadopara Tipo.

7. Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos de origen sólosi desea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazar quitar el documento deorigen de su ubicación original en una carpeta una vez declarado como registro formal.

8. Haga clic en Continuar para rellenar el formulario mostrado según la Plantilla de formularioseleccionada. Se proporcionan tablas, como referencia si lo necesita, para ayudarle a rellenar elformulario aplicable, consulte Especificar valores en el formulario correspondiente al declararregistros formales, página 250.La parte superior del formulario mostrado indica 1 de un número, según el número dedocumentos seleccionado, si está declarando varios documentos como Registros individuales.


Especificar valores en el formulario correspondiente aldeclarar registros formales

En esta sección se describe:

• Especificar valores para los registros formales normales, página 251• Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2, página 251• Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4, página 252


Registros

Especificar valores para los registros formales normales

Consulte Tabla 18, page 251 para obtener una explicación de las propiedades comunes de los registrosformales normales.

Tabla 18. Propiedades comunes para registros formales normales

Propiedad Descripción

Nombre Nombre del documento que se va a declarar.

Asunto Se puede utilizar el tema principal tratado en undocumento.

Autores El autor del documento que va a declarar unregistro formal.

Palabras clave El valor que escriba para este campo se puedeutilizar para facilitar la búsqueda. Los metadatosde un formulario asociados a un registro concretose pueden utilizar para palabras clave.

Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2

Hay dos formularios que puede elegir para declarar registros del Capítulo 2, uno que se utiliza paradeclarar documentos que no son del correo electrónico como registros formales y otro que se utilizapara declarar el correo electrónico como registros formales:

• Registro DoD 5015 Ch2• Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2

No utilice el Registro de correo electrónico DoD 5105 Ch2 para declarar registros de correoelectrónico de Digital Asset Manager. Este formulario está diseñado para declarar registros decorreo electrónico mediante RM Outlook Activator.

Consulte Tabla 19, page 251 para obtener una descripción de las propiedades de las que desea conocermás información, además de sus nombres.

Tabla 19. Propiedades comunes para registros formales del Capítulo 2


Asunto Se puede utilizar el tema principal tratado en undocumento.


Registros


Tipo de medios Material o medio donde se inscribe lainformación (microficha, electrónico y papel, porejemplo).

Formato de aplicación Formato basado en la aplicación utilizada paracrear el documento que se va a declarar comoun registro.

Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficinaresponsable de la creación del documento que seva a declarar.

Fecha de recepción Fecha en que recibió el documento.

Destinatarios principales Nombre principal de la persona que ha creadoel documento.

Otros destinatarios Nombre de las personas responsables a la que sepueden plantear preguntas si es necesario.

Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro.

Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel de seguridadnecesario para tener acceso al registro por partede los miembros del grupo vinculado a undeterminado marcador de atributo.

Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridadadicional además de la seguridad proporcionadapor el valor seleccionado para el nombre deproyecto. Esto se podría hacer para restringirmás el acceso a un subconjunto de miembros delgrupo más grande.

Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4

Los registros formales del Capítulo 4 se crean como registros clasificados o no clasificados y sólo sediferencian por su nivel de seguridad, por lo cual, un nivel de seguridad superior a cero los clasifica.Un nivel de seguridad de cero representa una clasificación Sin marcadores. Aunque puede bajar decategoría un registro clasificado una serie de niveles, por ejemplo, desde la seguridad superior hastaSin marcadores para convertirlo en no clasificado (o desclasificado), sólo puede subir de categoría unnivel para clasificar un registro no clasificado.

El formulario le permite:

• Clasificar (archivar) registros clasificados o no clasificados manual o automáticamente segúnel origen del que proceden


Registros

• Cambiar la configuración de la clasificación para subir o bajar de categoría el registro• Programar los trabajos de descenso• Desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros clasificados• Identificar los revisores si es necesarioConsulte Tabla 20, page 253 para obtener una descripción de las propiedades de las que desea conocermás información, además de sus nombres.

Tabla 20. Propiedades comunes para registros formales del Capítulo 4


Tipo de medios Material o medio donde se inscribe lainformación (microficha, electrónico y papel, porejemplo).

Formato Formato basado en la aplicación utilizada paracrear el documento que se va a declarar comoun registro.

Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficinaresponsable de la creación del documento que seva a declarar.

Derivado de Origen que se utilizará como plantilla paracompletar el formulario.

Agencia clasificadora Nombre de la agencia clasificatoria al crear unregistro clasificado.

Clasificado por Medio por el que se especifica un usuario válidopara este valor.

Desclasificar por Desencadenador necesario para iniciar ladesclasificación de los registros clasificados.Los registros clasificados se deben desclasificaren algún punto en el tiempo. Entre losdesencadenadores se incluye un valor vacíocomo el valor que se debe seleccionar para losregistros no clasificados cuando la Clasificaciónactual especifica Sin marcadores.

Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro.

Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel de seguridadnecesario para tener acceso al registro por partede los miembros del grupo vinculado a undeterminado marcador de atributo.


Registros


Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridadadicional además de la seguridad proporcionadapor el valor seleccionado para el nombre deproyecto. Esto se podría hacer para restringirmás el acceso a un subconjunto de miembros delgrupo más grande.

Bajar de categoría por El desencadenador utilizado para iniciarel descenso de categoría. Aunque hay 3desencadenadores (Fecha, Evento y Fecha y evento)en la lista, en la lista se deja en blanco un cuartoelemento para realizar un descenso de categoríamanual.

Bajar de categoría por fecha Fecha de descenso de categoría si eldesencadenador incluye una fecha.

Bajar de categoría por evento Evento por el que se realizará el descenso decategoría si el desencadenador incluye un evento.

Nivel de descenso de categoría de destino Nivel de seguridad al que se realizará el descensode categoría. El registro formal se desclasifica(se convierte en un registro no clasificadosin seguridad) si selecciona Sin marcadores, loque equivale a una clasificación de "0" (cero).Cualquier nivel mayor que cero mantiene elregistro clasificado.

Instrucciones para bajar de categoría Instrucciones para bajar de categoría.

Revisado por Fecha y hora en que se completó la revisión, si seha efectuado.

Razones para clasificación Razón para crear un registro clasificado sino se especifica una guía de clasificaciónpara Derivado de o si se selecciona una perono tiene un valor especificado para rellenarautomáticamente este campo.


Registros


Categoría de exención Categoría de exención si no se especificauna guía de clasificación para Derivado deo si se selecciona una pero no tiene un valorespecificado para rellenar automáticamente estecampo. Se impide (detiene) la desclasificaciónde un registro clasificado en función del valorseleccionado para este campo.

Categoría de exención (ampliada) Categoría de exención para el valor cuando elvalor especificado para Derivado de sea distintode Guías de clasificación.

Enlazar un registro

Enlace un registro almacenado en una carpeta gestionada por una política a otra carpeta gestionadapor una política si el registro debe regularse mediante más de una carpeta gestionada por una política.El registro ahora heredará las políticas de todas las ubicaciones.

Puede enlazar un registro de una carpeta gestionada por una política a otra carpeta gestionada poruna política, en el mismo plan de archivos o a otra política la carpeta gestionada en otro plan dearchivos, sólo si la carpeta gestionada por una política seleccionada está abierta. No se permite enlazarun registro a una carpeta gestionada por una política que se haya cerrado. Además, la políticade contención también debe permitirlo y el nivel de enlace de la política de contención también sedebe definir en un valor mayor de "1".

Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.

Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo:

1. Desplácese hasta el registro y selecciónelo.


3. Desplácese hasta la carpeta gestionada por una política (plan de archivos) a la que desee enlazarel registro.

4. Seleccione Editar > Enlazar aquí.


Registros

Crear una relación de registros

Cree una relación de registros si un registro debe estar relacionado con otro registro o con otrodocumento. Puede que desee relacionar dos o más registros para asegurarse de que cualquierinformación adicional que no esté disponible en un registro se explique en un registro relacionado.

Las relaciones de registros son unidireccionales, lo que significa que el registro seleccionado primeroserá padre del segundo registro seleccionado, el hijo. El hijo puede reutilizarse en otra relación el laque se puede seleccionar primero para que sea el padre. Puede crear tantas relaciones como necesitereutilizando el padre o el hijo y relacionándolos con otros registros como crea conveniente.


Para crear una relación de registros:

1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo.

2. Seleccione Registros > Crear relación de registros.

3. En el cuadro de diálogo de selección, elija un segundo registro o un documento incluido en unregistro y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.

4. Seleccione el tipo de relación.


Ver una relación de registros


Para ver una relación de registros:

1. Desplácese hasta un elemento que esté en una relación de registros y selecciónelo.

2. Haga clic enMostrar > Relaciones de registros.

Quitar una relación de registros


Para quitar una relación de registros:

1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo.


Registros

2. Haga clic enMostrar > Relaciones de registros.

3. Seleccione el elemento apropiado.

4. Haga clic en Registros > Eliminar relación de registros.


Realizar solicitudes de biblioteca

Si la organización incluye la funcionalidad Physical Records Manager, puede realizar solicitudes parareservar el préstamo de uno o varios objetos físicos. El administrador de la biblioteca decide quiénobtiene cada objeto independientemente del orden en que se realizan las solicitudes.

Para obtener más información sobre las solicitudes de bibliotecas y Physical Records Manager,consulte la documentación de EMC Documentum’s Retention Policy Services Administrator y EMCDocumentum’s Records Manager Administrator.

Para hacer una solicitud de biblioteca:

1. Desplácese al objeto físico que desea reservar.Una vez creada la solicitud de biblioteca, el contenido de un contenedor, como una caja o unacarpeta, se identifica en el manifiesto de una solicitud de biblioteca. Por ejemplo, cuando se creauna solicitud de biblioteca de una caja, se incluye la carpeta y el documento en el manifiesto siestos objetos físicos están en la caja seleccionada. El manifiesto sólo identifica el contenedorsi no tiene contenido.

2. Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione el Realizar solicitud de biblioteca.Sugerencia: puede seleccionar y hacer clic con el botón derecho en varios objetos físicos a la vez.

3. Rellene los campos según corresponda.Tabla 21, page 257 describe las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte desus nombres de propiedad:

Tabla 21. Solicitudes de biblioteca


Fecha solicitada La recepción o envío de los elementossolicitados está previsto en el plazo de 30 díasa partir del día de la solicitud. Puede cambiarla configuración predeterminada según seanecesario. El administrador de bibliotecapuede cumplir o no la Fecha solicitada.Aunque puede realizar una solicitud debiblioteca, el administrador de biblioteca


Registros


decidirá si puede disponer de uno o varios delos objeto solicitados.

Preferencia de notificación Seleccione los medios preferidos decomunicación. El sistema no lo utiliza aunquese ha diseñado para la comunicación directadel administrador de biblioteca.

Opciones de envío Independientemente del botón de opciónseleccionado para la opción de envío, tambiénpuede seleccionar la casilla de verificaciónpara enviar todos los elementos solicitados a lavez y limitar la solicitud a un solo préstamo.

4. Haga clic en Terminar.Para ver sus solicitudes de biblioteca, asegúrese de que no hay ningún elemento seleccionado en elpanel de contenido y haga clic enMostrar > Mis solicitudes.

Nota: las solicitudes de biblioteca completadas se eliminan del sistema mediante un trabajo. Paraobtener más información sobre el estado de una solicitud de biblioteca, consulte la Guía del usuario deRecords Manager Administrator o la Guía del usuario de Retention Policy Services Administrator.


Capítulo 17

Documentos virtuales


• Información general sobre los documentos virtuales, página 259• Crear un documento virtual, página 260• Ver la estructura de un documento virtual, página 260• Ver el contenido de documentos virtuales, página 261• Agregar descendientes a documentos virtuales, página 262• Reordenar los descendientes de documentos virtuales, página 264• Quitar descendientes de documentos virtuales, página 265• Especificar que una versión determinada de un descendiente se utilice siempre, página 266• Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales, página 266• Crear un archivo de documentos virtuales, página 267• Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 268• Definir las preferencias de documentos virtuales, página 268

Información general sobre los documentosvirtuales

Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. El documento virtualtambién se denomina documento padre y los archivos contenidos en él, descendientes o hijos.

Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documento virtual con losarchivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparte anidado enel documento padre.

Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentos virtuales a su vez.Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento.



Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documento padre o retirar eldocumento padre y sus descendientes.

Al visualizar un documento virtual, puede seleccionar si desea ver la estructura del documento o sucontenido. Cuando ve su estructura, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar losdescendientes del documento virtual.

Un documento virtual puede contener descendientes con distintos formatos de archivo. Por ejemplo,un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja de cálculo de Excel y una imagenTIFF sus descendientes.

Puede agregar, quitar y reorganizar los descendientes de un documento virtual. Los documentosvirtuales se pueden volver a convertir en documentos simples que no contengan descendientes.

Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono:

Crear un documento virtual

Para crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documento virtual. Estedocumento pasará a ser el documento padre, al que puede agregar descendientes.

Para crear un documento virtual:

1. Desplácese hasta el archivo que desea convertir y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento virtual.

3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes a documentos virtuales,página 262.

Ver la estructura de un documento virtual

Al visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager (VDM) se abre paramostrar los descendientes del documento. En VDM, puede agregar, quitar o cambiar la ubicación delos descendientes en el documento virtual. Asimismo, es posible realizar operaciones estándar dearchivo en los descendientes mediante los procedimientos que se emplearían con cualquier archivodel repositorio.

Para ver la estructura de un documento virtual:

1. Desplácese hasta el documento virtual.

2. Seleccione el documento virtual.

3. Seleccione Herramientas > Documento virtual > Ver documento virtual.



4. Para mostrar los descendientes en el panel de exploración, siga uno de estos procedimientos:• Para mostrar el siguiente nivel de descendientes, haga clic en el signo más (+) situado junto al

documento virtual.

Cuando un descendiente sea en sí un documento virtual, haga clic en el signo más (+) para versus descendientes.

• Para mostrar todos los descendientes, seleccione el documento virtual y elija Visualización >Expandir selección.

5. Para mostrar al mismo tiempo la estructura de directorios del repositorio y la estructura deldocumento virtual, seleccione Visualización > Mostrar todos.Para ocultar la estructura de directorios del repositorio, seleccione Visualización > Mostrardocumento virtual.

Ver el contenido de documentos virtuales

Al ver el contenido de un documento virtual, el contenido se abre en una aplicación de edición.

Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a ver un documento virtual basado en XML, puedever tanto el padre como los descendientes en un único archivo de sólo lectura. Si el documento virtualno tiene contenido, Virtual Document Manager (VDM) muestra automáticamente la estructura deldocumento virtual.

Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura:

1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Abrir (Sólo lectura).Digital Asset Manager realiza una acción de tres posibles, dependiendo de cómo estén definidaslas opciones de apertura en las preferencias de documentos virtuales, tal como se explica enDefinir las preferencias de documentos virtuales, página 268.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Si Digital Asset Manager muestra el contenido del documento, omita el resto de este

procedimiento.• Si Digital Asset Manager le solicita que seleccione entre el contenido y la estructura, elija Abrir

el contenido del documento y haga clic en Aceptar.• Si Digital Asset Manager muestra la estructura del documento a través de VDM (en lugar

de mostrar su contenido a través de una aplicación de edición), seleccione el nombre deldocumento dentro del encabezado de VDM y, a continuación, seleccione Archivo > Abrir(sólo lectura).



Agregar descendientes a documentos virtuales

Para agregar un descendiente, debe tener permisos adecuados para acceder al documento padre.Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez.

Para agregar un descendiente a un documento virtual:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para seleccionar el descendiente ahora, desplácese hasta él y agréguelo al Portapapeles.• Para seleccionar al descendiente posteriormente o para crear un nuevo archivo como el

descendiente, omita este paso. Seleccionará al grupo posteriormente en este procedimiento.

2. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura. Si precisa más instrucciones sobre cómoexaminar la estructura, consulte Ver la estructura de un documento virtual, página 260.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para utilizar un descendiente del Portapapeles, seleccioneHerramientas > Documento Virtual

> Agregar hijo > Desde el Portapapeles, después seleccione el descendiente y, a continuación,haga clic en Aceptar.

• Para desplazarse hasta el descendiente en el repositorio, seleccione Herramientas >Documento virtual > Agregar hijo > Desde selector de archivos, seleccione al descendiente y,a continuación, haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.

• Para crear un nuevo archivo que se utilice como descendiente, seleccione Herramientas >Documento Virtual > Agregar hijo > Mediante Nuevo documento.

Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará.Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierteautomáticamente en un documento virtual.

4. Si decide crear un nuevo archivo para que se utilice como descendiente, cree el nuevo archivoutilizando el procedimiento estándar para crear un nuevo archivo. En caso contrario, omitaeste paso.

5. Registre el documento padre de la siguiente manera:

a. Seleccione el documento padre.

b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.


d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.El nuevo descendiente se agrega como último descendiente del documento padre.

Para agregar descendientes mediante la operación de arrastrar y colocar:

1. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura en el panel de exploración.



2. En el panel de contenido o en una nueva ventana, desplácese a los archivos que desea agregarcomo descendientes.Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.

3. Arrastre y coloque los archivos del Paso 2 en la ubicación adecuada en el documento padre;para ello, coloque el puntero del ratón en la parte superior, inferior o central de un descendienteexistente, como se describe en Tabla 22, page 263.Aparecerá un menú de acceso directo.

4. En el menú de acceso directo, seleccione Agregar aquí.El archivo se agregará al documento padre. Si no ha seleccionado una ubicación específicadentro de los descendientes, el archivo se agregará como último descendiente del documento.Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierteautomáticamente en un documento virtual.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará.





d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Tabla 22. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar y colocar en un

documento virtual

Puntero del ratón Resultado

Coloque el ratón en una posición alta sobreel archivo de destino, tal y como se muestra acontinuación.

El archivo agregado se convierte en eldescendiente que va antes del archivo de destinoen el orden de descendientes.



Puntero del ratón Resultado

Coloque el ratón en una posición media sobreel archivo de destino, tal y como se muestra acontinuación.

El archivo agregado se convierte en undescendiente del archivo de destino. Si el archivode destino es un documento simple, Digital AssetManager lo convierte en un documento virtual.

Coloque el ratón en una posición baja sobreel archivo de destino, tal y como se muestra acontinuación.

El archivo agregado se convierte en eldescendiente que va después del archivo dedestino en el orden de descendientes.

Reordenar los descendientes de documentosvirtualesPara reordenar los descendientes de un documento virtual:

1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructurade un documento virtual, página 260.

2. Seleccione el documento padre.

3. Elija Herramientas > Documento virtual > Reordenar hijos.

4. Seleccione el descendiente.

5. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista.

6. Repita el Paso 4 y el Paso 5 por cada descendiente que desee reordenar.

7. Haga clic en Aceptar.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará.

8. Seleccione el documento padre.

9. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.


11. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.



Para mover descendientes a otras ubicaciones de un documento virtual:


2. En el panel de árbol o en una nueva ventana, desplácese hasta el descendiente.Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.

3. Arrastre y coloque los descendientes en la ubicación adecuada del documento padre; para ello,coloque el puntero en la parte superior, central o inferior de otro descendiente, como se describeen Tabla 22, page 263.Aparecerá un menú de acceso directo.

4. En el menú de acceso directo, haga clic en Recolocar.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará.






Quitar descendientes de documentos virtuales

Al quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retirará automáticamente siel usuario no lo ha hecho aún. Quitar descendientes no implica eliminar los archivos del repositorio.Tan sólo se eliminan de la estructura del documento virtual.

Para quitar un descendiente de un documento virtual:


2. Seleccione los descendientes que va a quitar.

3. Elija Herramientas > Documento virtual > Quitar hijo.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará.








Especificar que una versión determinada de undescendiente se utilice siempre

Puede especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice cuando se abreo se exporta un documento virtual. Normalmente, un documento virtual siempre utiliza la versiónACTUAL de un descendiente. Pero puede establecer una regla de enlace que especifique que seusa otra versión.

Si falta la versión del descendiente, el documento virtual tendrá un enlace roto. En las preferencias,puede elegir si Virtual Document Manager (VDM) mostrará u omitirá los enlaces rotos. ConsulteDefinir las preferencias de documentos virtuales, página 268.

Para especificar que siempre se utilice una determinada versión de un descendiente:

1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual y selecciónelo. Paradesplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual, tal y como se describe enVer la estructura de un documento virtual, página 260.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Fijar en versión.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager lo retirará.

3. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual.







Establecer etiquetas de versión paradocumentos virtualesPara definir una etiqueta de versión para un documento virtual:


2. Elija Herramientas > Documento virtual > Modificar etiquetas de versión.



3. Introduzca una etiqueta de versión.

4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual, marque lacasilla de verificación Aplicar a los descendientes.


Crear un archivo de documentos virtuales

El archivado de un documento virtual se denomina instantánea.

Para ver una lista de las instantáneas creadas para un documento virtual:


2. SeleccioneMostrar > Instantáneas.

Para crear una instantánea:


2. Elija Herramientas > Documento virtual > Nueva instantánea.

3. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Escriba un nombre para la instantánea.

b. Seleccione una ubicación para la nueva instantánea.

c. Seleccione el tipo de instantánea.

d. Para inmovilizar la instantánea, asegúrese de que está activada la opción Inmovilizarinstantánea. Debería estar activada de forma predeterminada. Al inmovilizar la instantánea,se garantiza que la versión inmovilizada del documento y la versión inmovilizada de cadadescendiente no puede cambiarse sin crear una nueva versión.


5. Defina la información en el resto de fichas según corresponda. Si precisa más información sobrelas funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esas funciones.


Para inmovilizar o liberar una instantánea:

1. Desplácese hasta la instantánea y selecciónela.

2. Seleccione una de estas opciones:



• Elija Herramientas > Documento virtual > Inmovilizar instantánea.

Inmovilizar una instantánea bloquea a los usuarios de editar la versión inmovilizada deldocumento o la versión inmovilizada de cada descendiente. Cualquier cambio realizado porun usuario en el documento o en un descendiente sólo se puede guardar como una nuevaversión del documento o descendiente.

• Elija Herramientas > Documento virtual > No inmovilizar instantánea.

Liberar una instantánea permite de nuevo a los usuarios editar el documento y losdescendientes sin necesidad de versiones. Sin embargo, si un descendiente forma parte devarias instantáneas inmovilizadas, es necesario liberar todas las instantáneas para podereditar el descendiente.

Convertir documentos virtuales en documentossimples

Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtual no tienedescendientes.

Para convertir un documento virtual en un documento simple:

1. Desplácese hasta el documento virtual.

2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. Consulte Quitardescendientes de documentos virtuales, página 265.

3. Seleccione el documento virtual.

4. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento simple.

Definir las preferencias de documentosvirtualesPara definir las preferencias de documentos virtuales:


2. Seleccione la ficha Documentos virtuales y rellene los campos de Tabla 23, page 269.



Tabla 23. Preferencias de documento virtual


Opciones de apertura Permite seleccionar lo que sucederá cuandoabra un documento virtual al hacer clic en sunombre. Esta preferencia no se aplica si eldocumento virtual ya se encuentra abierto enVirtual Document Manager (VDM):

• Ver estructura: Cuando haga clic en elnombre del documento virtual, aparecerá elprimer nivel de archivos anidados.

• Ver contenido: Cuando haga clic en elnombre del documento virtual, apareceráuna copia de sólo lectura del contenido.

• Preguntarme siempre: Cuando haga clicen el nombre del documento virtual, sele solicitará que elija si desea mostrar laestructura o el contenido de sólo lectura.

Si el documento virtual no tiene contenido,VDM muestra automáticamente la estructuradel documento virtual, con independencia deesta preferencia.

Enlaces Seleccione si desea que VDM muestre losenlaces rotos. Un enlace estará roto si VDMno puede encontrar la versión del componenteespecificada por la regla de enlace de esecomponente.

Copiar Permite seleccionar qué acción se debe realizarcuando se copie un documento virtual en elportapapeles. Puede seleccionar una de lasopciones siguientes:

• Sólo raíz: Copia el contenido y laspropiedades únicamente del archivo padre.

• Raíz y descendientes: Copia el archivopadre y todos los descendientes anidadosen él, incluidos los descendientes de losdescendientes, y así sucesivamente.

• Raíz y enlace a descendientes existentes:Copia el archivo padre y se crean referenciasa los descendientes.




• Preguntar siempre: solicita al usuario queseleccione lo que desea copiar.

Retirar Permite seleccionar lo que ocurrirá al intentarretirar un elemento bloqueado por otrousuario:

• Descargar como sólo lectura: Descarga unacopia del elemento como sólo lectura.

• Preguntar siempre: Solicita al usuario queseleccione si desea descargar como sólolectura.



Capítulo 18

Anotaciones en PDF

En este capítulo se incluyen las siguientes secciones:

• Información general acerca de las anotaciones PDF, página 271• Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF, página 271• Agregar comentarios a documentos PDF, página 272• Ver los comentarios de documentos PDF, página 272

Información general acerca de las anotacionesPDF

Si su organización ha instalado los Servicios de anotación en PDF de EMC Documentum, podráalmacenar en un repositorio comentarios creados en Adobe Acrobat o Reader. Se pueden ver eintroducir directamente comentarios en los PDF desde Digital Asset Manager.

Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear una versión de undocumento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nueva versión.

Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otro usuario agregacomentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, a continuación, registra ycambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1 ACTUAL, no verá los comentariosde la versión 1.0.

Para utilizar Servicios de anotación en PDF, debe configurar Digital Asset Manager de modo que abralos Servicios de anotación en PDF al ver un PDF.

Configurar los Servicios de anotación en PDFpara que se abran al ver un PDF


Anotaciones en PDF

Para configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abran al ver unPDF:


2. Seleccione la ficha Formatos.

3. En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione Documento (dm_document).

4. En la lista Formato primario del objeto, seleccione Acrobat PDF (pdf).

5. En la lista Aplicación de visualización, seleccione Comentario.

6. Si es necesario, repita del Paso 3 al Paso 5 para obtener documentos de otros formatos (comoMicrosoft Word). Si lo hace, no seleccione Acrobat PDF (pdf) en el Paso 4. En su lugar, seleccioneel formato adecuado.

Agregar comentarios a documentos PDFPara agregar comentarios a un documento PDF:

1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura).Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Paraevitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de InternetExplorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directosen ventanas ya abiertas esté seleccionada.

3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisa másinformación, consulte la documentación de Acrobat.

4. Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send and Receive Comments(Enviar y recibir comentarios) de Adobe.Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato .XFDF de Acrobat.

Ver los comentarios de documentos PDFPara ver los comentarios de un documento PDF:

1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura).Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios.


Anotaciones en PDF

Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Paraevitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de InternetExplorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directosen ventanas ya abiertas esté seleccionada.


Anotaciones en PDF


Capítulo 19

Relaciones

Una relación es una conexión entre dos elementos de un repositorio. Mediante las relaciones DigitalAsset Manager puede procesar los elementos juntos. Los usuarios también pueden utilizarlas paratener acceso a determinados elementos accediendo primero a otros elementos relacionados. Porejemplo, si varios revisores han anotado un documento y cada anotación tiene una relación con eldocumento original, un usuario puede acceder a las anotaciones mediante la visualización de lasrelaciones del documento.

Para ver las relaciones de un elemento:


2. SeleccioneMostrar > Relaciones.

Para crear una relación entre dos elementos:

1. Desplácese hasta el elemento que desea que sea el padre y selecciónelo.

2. Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Agregar relación.

3. En el área de selección, elija el elemento que se relacionará con este elemento y haga clic enAceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadrode diálogo de selección, página 23.


5. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.


Para crear una relación entre dos elementos con la operación de arrastrar y colocar:

1. Desplácese a uno de los elementos.

2. Si el otro elemento está en una ubicación diferente, abra una ventana del explorador adicionalseleccionandoHerramientas > Nueva ventana y, a continuación, desplácese hasta el otro elemento.

3. Arrastre el elemento hijo y colóquelo en el elemento padre.

4. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.


Relaciones


Para quitar una relación entre dos elementos:

1. Desplácese a uno de los dos elementos y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Relaciones.

3. Seleccione la relación que va a quitar.

4. Haga clic en Archivo > Quitar relación.



Capítulo 20

Derechos de propiedad intelectual

La gestión de derechos de propiedad intelectual permite realizar el seguimiento y comunicar losderechos de propiedad intelectual asociados a muchos archivos. La gestión de derechos de propiedadintelectual de Digital Asset Manager permite la compatibilidad básica de un modelo de derechossencillo. Es posible la integración con herramientas de derechos de terceros más sofisticadas o consistemas personalizados. Por lo tanto, este documento contiene temas sólo para el modelo de derechosde propiedad intelectual básico incluido en Digital Asset Manager.

• Descripción general de los derechos de propiedad intelectual, página 277• Gestionar derechos de propiedad intelectual, página 278• Buscar archivos con derechos asignados, página 283• Utilizar un archivo con derechos de propiedad intelectual, página 283• Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados, página 284• Ver el historial de uso, página 285

Descripción general de los derechos depropiedad intelectual

Muchos usuarios de Digital Asset Manager necesitan poder comprar y vender derechos sobre medios,de forma que puedan combinarlos, reutilizarlos y ganar dinero en el proceso. Conocer los derechosque posee y saber las obligaciones que tiene con respecto al material que no es de su propiedad, puedeser un requisito clave para su organización. Es posible que otras organizaciones simplemente deseenrealizar el seguimiento de los derechos de propiedad intelectual asociados a los archivos. Por ejemplo,algunos usuarios pueden desear realizar el seguimiento de la información acerca de las imágenes quese obtienen en CD y se utilizan en su sistema Documentum Web Publisher. Se puede disponer delicencia del contenido sólo para un fin específico y es necesario comunicar esta restricción a todos losusuarios posibles del contenido dentro de la organización.

La función de gestión de derechos de propiedad intelectual de Digital Asset Manager:



• Avisa a los usuarios de Digital Asset Manager de que existe una restricción de derechos depropiedad intelectual cuando una carpeta incluya contenido con licencia sólo para un fin concreto.Sólo se pueden asociar a derechos de propiedad intelectual los activos de una carpeta.

• Realiza el seguimiento de las restricciones y del uso del contenido. Los usuarios puedenpersonalizar las restricciones o las propiedades que se pueden utilizar para proporcionarinformación de uso al descargar un archivo. Algunas restricciones y propiedades que se puedenusar son el tipo de medios donde se puede utilizar un archivo, restricciones de circulación,restricciones geográficas, pagos de derechos de autor, restricciones contractuales, requisitos decopyright y licencia, e información de origen.

• Permite que los administradores apliquen un derecho de propiedad intelectual a uno o másarchivos al mismo tiempo.

• Permite que los usuarios vean el historial de uso de un archivo, por ejemplo, todas las instanciasen que un archivo se ha solicitado.

• Traslada los derechos de propiedad intelectual asignados a un archivo cuando ese archivo seutiliza para crear un nuevo objeto mediante transformación, o bien cuando se crea un nuevosubclip para dicho archivo.

El gestor de derechos es un usuario especial creado con un rol específico de configuración y creaciónde derechos de propiedad intelectual en el repositorio. Todos los demás usuarios se consideranconsumidores del modelo de derechos de propiedad intelectual y no tienen ningún permiso especialpara cambiar dichos derechos en ningún archivo. Cualquier cambio que necesite un consumidor sedebe dirigir a través del gestor de derechos, lo que facilita mediante instancias de flujo de trabajoautomático.

Al iniciar sesión en Digital Asset Manager, aparece una opción en el cuadro de diálogo Inicio desesión: “Confirmo que el uso de activos del repositorio puede estar restringido. Acepto cumplirtodas las reglas definidas en los derechos de IP asociados a cualquier contenido descargado.”. Alseleccionar esta opción, no aparecerán indicaciones relacionadas con el uso cuando intente utilizar unarchivo con derechos de propiedad intelectual.

Gestionar derechos de propiedad intelectual

Los gestores de derechos tienen acceso exclusivo a las funciones de gestión de derechos de propiedadintelectual.

Para utilizar las funciones de derechos de propiedad intelectual, se debe asignar al menos a un usuarioel rol de dam_rm_admin (el gestor de derechos).

Esta sección consta de los siguientes temas:• Importar archivos con derechos asignados, página 279• Asignar derechos a archivos, página 280• Crear derechos de propiedad intelectual, página 280• Revisar los derechos asignados, página 281



• Separar derechos de propiedad intelectual de un archivo, página 281• Ampliar derechos de propiedad intelectual, página 282• Agregar documentos acreditativos, página 282

Importar archivos con derechos asignados

Los gestores de derechos pueden asociar derechos de un repositorio a un archivo durante el procesode importación.

Para importar archivos con derechos:

1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar.

2. Seleccione Archivo > Importar. A continuación, haga clic en Agregar archivos o Agregar carpetas.Seleccione el archivo o carpeta y haga clic en Aceptar. Para agregar varios archivos o carpetas,repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

Precaución: Los mismos derechos de propiedad intelectual se deben aplicar a todos losarchivos seleccionados para su importación. Cualquier modificación necesaria para archivosconcretos incluidos en la importación se debe realizar tras la importación y mediante elcuadro de diálogo Propiedades.

3. Si se le solicita que defina propiedades para los archivos importados, defina las propiedadessegún sea necesario.

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendo

clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos de una solavez, haga clic en Terminar.

Los archivos se importan al repositorio.

5. Aparece el cuadro de diálogo Derechos de IP: Definición de objeto.Asignar derecho de IP: puede asignar derechos de propiedad intelectual seleccionando una de lasopciones que se muestran.

Note: Puede seleccionar la opción Elegir existente o Crear nuevo. La opción Elegir existente seselecciona de manera predeterminada.

6. Si desea asignar un derecho existente de un repositorio, seleccione la opción Elegir existente.

7. Haga clic en Examinar derecho de IP. Aparece el cuadro de diálogo Elegir derecho de IP.

8. Elija el derecho que desee asociar al archivo.



9. Haga clic en Aceptar. Aparecen los detalles del derecho de propiedad intelectual seleccionado.

10. Haga clic en Aceptar.El derecho de propiedad intelectual seleccionado se asocia ahora al archivo.

11. Si desea crear un nuevo derecho para el archivo, seleccione la opción Crear nuevo.

12. Seleccione un tipo de derecho en el cuadro de lista Tipo.

13. Introduzca el nombre del derecho en el campo en blanco que se proporciona.


15. Haga clic en Aceptar.El nuevo derecho se agregará al archivo.

Asignar derechos a archivos

Los gestores de derechos pueden asociar los derechos con un archivo de repositorio después de que elarchivo ya esté en el repositorio, a través del cuadro de diálogo Propiedades.

Un consumidor también puede importar archivos al repositorio y solicitar que el gestor de derechosasigne derechos a los archivos. Para obtener instrucciones sobre cómo revisar y cambiar derechossegún una solicitud de un consumidor, consulte Revisar los derechos asignados, página 281.

Para asignar derechos a un archivo:

La asignación de derechos a un archivo se puede realizar de dos formas:

1. Localice y seleccione uno o más archivos en el repositorio.

a. Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Agregar derecho de IP en el menúcontextual. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades conDerechos de IP como ficha activa.

b. También puede seleccionarMostrar > Propiedades > Información. Aparecerá el cuadro dediálogo Propiedades. Seleccione la ficha Derechos de propiedad intelectual.

2. Repita la secuencia desde el paso 6 hasta el 15 que se muestran en la sección Importar archivoscon derechos asignados, página 279.

Crear derechos de propiedad intelectual

Un gestor de derechos podrá crear derechos en cualquier ubicación de un repositorio y reutilizarlos encualquier momento.



Para crear derechos de propiedad intelectual en cualquier ubicación de un repositorio:

1. Desplácese hasta el repositorio.

2. Haga clic en Archivo > Nuevo > Derecho de IP.

3. Aparece el cuadro de diálogo Derechos de IP. Aquí se puede crear un nuevo derecho.

4. Seleccione un tipo de derecho en el cuadro de lista Tipo.

5. Introduzca el nombre del derecho en el campo que se proporciona.


7. Haga clic en Terminar. Se habrá creado correctamente el nuevo derecho.

Note:

1. Para ver el nuevo derecho que acaba de crear, seleccione la opciónMostrar todos los objetos yversiones, en el cuadro de listaMostrar archivos y carpetas que aparece en la esquina superiorderecha, justo encima del panel de contenido.

2. Un gestor de derechos podrá reutilizar este nuevo derecho que acaba de crear y asignarlo acualquier archivo del repositorio.

Revisar los derechos asignados

Los gestores de derechos pueden agregar o cambiar los derechos asignados a un archivo de repositoriomediante una solicitud registrada por un consumidor.

Los consumidores inician las solicitudes de revisión de derechos, utilizando las funciones Flujorápido o Flujo de trabajo. Es necesario asignar el flujo rápido o flujo de trabajo al rol de usuariodam_rm_admin. La solicitud de revisión aparece en la bandeja de entrada de un gestor de derechos, loque permite revisar los derechos del archivo y aprobar la solicitud, y modificar posteriormente losderechos del archivo, o rechazarla, y mantener los derechos asignados del archivo.

Separar derechos de propiedad intelectual de unarchivo

Si los derechos de propiedad intelectual que se han asociado con un archivo ya no se aplican al mismo,puede eliminar la asociación separándolos del archivo.

Note: Sólo el gestor de derechos tiene acceso para poder eliminar la asociación de derechos depropiedad intelectual de un archivo.



Para separar derechos de un archivo:

1. Localice y seleccione uno o más archivos en el repositorio con derechos.

2. Abra las Propiedades del archivo o haga clic en el icono de derechos ( ).

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades. Seleccione la ficha Derechos de propiedadintelectual si no está activa.

4. Seleccione un derecho de propiedad intelectual asociado con los archivos de la lista de Derechosde propiedad intelectual existentes.

5. Haga clic en Separar derecho de IP seleccionado. Haga clic en Aceptar.El perfil de derechos de propiedad intelectual se separa del archivo.

Ampliar derechos de propiedad intelectual

Si los usuarios están interesados en agregar sus propios criterios y atributos de derechos de propiedadintelectual, pueden hacerlo ampliando el tipo de derechos de propiedad intelectual base ’rm_ipright’.DAM proporciona un tipo predeterminado listo para utilizarse denominado ’rm_ipright_default’, queofrece determinados atributos predefinidos como ’Tipo de medios’, ’Geografía’, etc.

En la guía del usuario de Documentum Composer > en la sección sobre gestión de tipos se proporcionamás información sobre la ampliación del tipo de base de derechos de propiedad intelectual.

Agregar documentos acreditativos

A un objeto de derechos se pueden anexar documentos acreditativos. Los gestores de derechos puedenimportar documentos de contratos o detallados al repositorio, de forma que se pueden anexar a losperfiles de derechos de propiedad intelectual asignados a los archivos. Cualquier documento quese haya anexado a un objeto de derechos se incluye de forma automática en la lista Documentosacreditativos. A esta lista se puede acceder mediante un enlace directo al anexar documentosacreditativos a un derecho o a un objeto de derechos.

Para agregar o quitar documentos acreditativos en una ficha Derechos de IP:

1. Localice y seleccione uno o más archivos en el repositorio con derechos.

2. Abra las Propiedades del archivo o haga clic en el icono de derechos ( ).

3. Seleccione un derecho en Derechos de IP existentes.

4. Haga clic en el enlace Anexar documento acreditativo.

5. Busque el documento que desea anexar.




7. Repita la secuencia para anexar más documentos acreditativos.En la parte inferior aparecen todos los documentos acreditativos anexados.

Para eliminar un documento acreditativo anexado, haga clic en el icono .

Buscar archivos con derechos asignados

El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada de Digital Asset Manager contiene opciones que permitenbuscar un derecho de propiedad intelectual y todos los archivos y documentos acreditativos quetiene asignado ese derecho.

Para buscar archivos con derechos asignados:

1. En la página principal de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha junto al icono de lupa yseleccione Avanzada. Aparecerá el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada.

2. Seleccione rm_ipright (o uno de sus subtipos) como tipo de objeto que buscar.

3. Introduzca o seleccione las propiedades que buscar.

4. Haga clic en Buscar.Los resultados de la búsqueda aparecen con cualquier derecho de propiedad intelectual quecumpla las propiedades seleccionadas.

5. Seleccione un derecho de propiedad intelectual en la lista de resultados y haga clic en su iconoPropiedades asociado.En el cuadro de diálogo Propiedades, aparecen fichas para los activos y documentos acreditativosque se hayan asignado al derecho de propiedad intelectual seleccionado.

Utilizar un archivo con derechos de propiedadintelectual

Cuando a un archivo se le han asignado derechos de propiedad intelectual, aparece un icono deDerechos ( ) junto al archivo en la mayoría de las vistas excepto en la de miniatura.

Si cuenta con el permiso correcto, puede utilizar (es decir, exportar, editar, ver, registrar y descargar)un archivo con sus derechos asociados en un proyecto y una aplicación aplicables.

Note: En el siguiente procedimiento se asume que no ha seleccionado la opción “Confirmo que el usode activos del repositorio puede estar restringido. Acepto cumplir todas las reglas definidas en losderechos de IP asociados a cualquier contenido descargado.” al iniciar sesión en el repositorio. Al



seleccionar esta opción, no aparecerán indicaciones relacionadas con el uso cuando intente utilizar unarchivo con derechos de propiedad intelectual.

Para utilizar un archivo con derechos de propiedad intelectual:

1. Desplácese hasta un archivo con derechos asignados y selecciónelo.

2. Realice una operación de exportación, edición, retirada, visualización o descarga en el archivo.Aparecerá el cuadro de diálogo Información de uso.

Note: La opción Descargar sólo la pueden ver los consumidores.

3. Marque la casilla de verificación para las restricciones de uso del archivo. (Haga clic en el enlacerestricciones para ver las restricciones en el archivo.)

4. Introduzca el nombre del proyecto donde se va a utilizar el archivo.

5. Introduzca una descripción de cómo se utilizará el archivo.


7. Si ha seleccionado la función Exportar, elija la ubicación en la que desee colocar el archivo.


Solicitar una revisión de derechos de archivoasignados

Sólo los consumidores pueden solicitar una revisión de los derechos de propiedad intelectualasignados de un archivo, si el archivo se debe utilizar para un fin no especificado en los derechosactuales. Cuando se solicita una revisión, se envía un flujo de trabajo de solicitud de revisión a ungestor de derechos. El gestor de derechos puede revisar los derechos asignados y aprobar o rechazarel uso. Si se negocian nuevos derechos para el archivo, el gestor de derechos puede actualizar losasignados.

Para solicitar una revisión de los derechos asignados a un archivo:

1. Desplácese hasta un archivo con derechos asignados y selecciónelo.

2. Haga clic enMostrar > Propiedades > Derechos de IP o en el icono Derechos ( ).

3. Seleccione y revise los derechos de propiedad intelectual asignados al archivo de la lista deDerechos de propiedad intelectual existentes.

4. Si ninguno de los derechos disponibles satisface el uso previsto para los archivos, haga clic enSolicitar derechos.Aparecerá el cuadro de diálogo Información de uso.



5. Introduzca el nombre del proyecto donde se va a utilizar el archivo y una descripción de cómose va a utilizar.

6. Haga clic en Solicitar derechos.

7. Haga clic en Aceptar.Se inicia un flujo de trabajo para solicitar el uso para el archivo. El gestor de derechos (es decir, losusuarios asignados al rol dam_rm_admin) recibe un aviso de solicitud de revisión.

Ver el historial de uso

La ficha Historial permite a los usuarios ver el historial de uso de un archivo, por ejemplo, todas lasocasiones en que se ha solicitado un archivo.

1. Desplácese a un archivo que tenga asignados derechos y selecciónelo.

2. Haga clic enMostrar > Propiedades > Historial o haga clic en el icono Propiedades.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades. Haga clic en la ficha Historial.En la ficha Historial aparecerán todas las operaciones de usuario que se han realizado en el archivo.En la ficha Historial de uso aparece el número de veces que se ha usado un archivo con detalles.


Capítulo 21

Editorial Publishing

Digital Asset Manager proporciona funciones que son necesarias para la solución Editorial Publishing.En los siguientes temas se describe Editorial Publishing y la parte de la solución que se incluye enDigital Asset Manager.• Información general sobre Editorial Publishing, página 287• Configuración de Editorial Publishing, página 291• Trabajar con publicaciones, página 316

Información general sobre Editorial Publishing

La funcionalidad de publicación editorial que se ofrece en Digital Asset Manager es un componenteclave de toda la solución Editorial Publishing. Digital Asset Manager proporciona la interfaz necesariapara configurar y administrar los flujos de trabajo que se utilizan con Editorial Publishing. El flujode trabajo editorial es el proceso mediante el que las organizaciones crean contenido para suspublicaciones como, por ejemplo, libros y revistas.

El proceso de publicación puede comenzar con los colaboradores de contenido (por ejemplo,fotógrafos, investigadores, autores). El contenido de colaboración, una vez en el repositorio, puedeentrar en un flujo de trabajo editorial incluyéndose en un número de una publicación.

El flujo de trabajo editorial es paralelo e iterativo; implica una serie de usuarios fundamentales como,por ejemplo, editores de imagen, editores de diseño, editores de contenido, revisores, directores dearte y editores generales. Cada rol es responsable de las tareas con determinados tipos de contenidoen fases concretas del flujo de trabajo. Por último, el flujo de trabajo finaliza con una publicaciónterminada que se encuentra lista para impresión.

Toda la solución Editorial Publishing requiere una serie de productos de otros fabricantes y EMCDocumentum. Por ejemplo, es necesario disponer de Documentum Content Services for WoodWing,que se integra con WoodWing Smart Connection.

Editorial Publishing se explicará más detalladamente en los siguientes temas:• Paletas de Smart Connection, página 288



• Vista del archivador Publicaciones, página 288• Nodo Elementos de publicación, página 288• Bandeja de entrada, página 289• Configuración de Editorial Publishing, página 289• Roles del flujo de trabajo editorial, página 289• Seguridad y permisos requeridos, página 290

Paletas de Smart Connection

Con la solución completa Editorial Publishing, los usuarios de Adobe InDesign e InCopy tienen accesoa los repositorios configurados de Documentum a través de las paletas de Smart Connection. ConSmart Connection es posible examinar los elementos de publicación, buscar contenido en función delos metadatos, ver la bandeja de entrada y desplazar el contenido a través del flujo de trabajo deEditorial Publishing. Consulte la documentación, incluida en la instalación de WoodWing SmartConnection, para obtener más detalles sobre la funcionalidad de Smart Connection.

Vista del archivador Publicaciones

El contenido que conforma una publicación se almacena en el archivador Publicaciones del repositoriode Documentum. Este archivador se puede examinar del mismo modo que cualquier otro archivadordel repositorio. El archivador se organiza en una jerarquía donde coincide la organización de laPublicación, Número/Edición y Sección/Capítulo de las publicaciones. Puede enlazar contenidos ycarpetas en el archivador Publicaciones a otras ubicaciones en el repositorio.

Figura 9. Archivador Publicaciones expandido

Nodo Elementos de publicación

Digital Asset Manager incluye un nodo especial denominado Elementos de publicación. Este nodopermite consultar con rapidez el contenido que pertenece a determinadas publicaciones. El nodoElementos de publicación se puede expandir para mostrar todas las publicaciones del repositorio.



A su vez, todas las publicaciones se pueden expandir para mostrar los números/ediciones y lassecciones/capítulos que incluyen. Al hacer clic en uno de estos nodos, aparece todo el contenidoasociado a la publicación especificada, número o sección.

Figura 10. Nodo Elementos de publicación expandido

Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada de Digital Asset Manager se utiliza para distribuir tareas a los usuarios. Amedida que el contenido se desplaza a través del flujo de trabajo de Editorial Publishing, al usuariose le asignan las tareas que es necesario realizar en la publicación. Consulte para obtener másinformación sobre la Bandeja de entrada y su función en las tareas del flujo de trabajo.

Configuración de Editorial Publishing

Los usuarios que dispongan de permisos de cliente de administrador del sistema puede acceder alnodo Administración en Digital Asset Manager. Este nodo proporciona acceso al mantenimiento deusuarios y grupos, así como a la información de configuración de las publicaciones del repositorio.

Roles del flujo de trabajo editorial

Los tipos de usuarios que intervienen en un flujo de trabajo editorial pueden variar en la organización.A continuación se muestran algunos ejemplos de roles que se incluyen en el flujo de trabajo.



Administradores — Se encargan de la administración del sistema y de la configuración de los flujosde trabajo y las publicaciones editoriales. Entre sus tareas se incluye la creación de grupos de trabajo,nuevas publicaciones y definición de flujos de trabajo. Estos usuarios suelen emplear Digital AssetManager.

Editores de diseño — Se dedican al diseño de una publicación y utilizan asiduamente AdobeInDesign. Entre sus tareas se incluye la creación del diseño completo de la publicación (por ejemplo,colores, fuentes, imágenes, aspecto y estilo), búsqueda y situación de imágenes en el diseño,comunicación con los editores de contenido y participación en el proceso de revisión. Estos usuariossuelen utilizar Adobe InDesign y la paleta de WoodWing Smart Connection.

Editores de contenido — Son responsables del contenido textual de una publicación. Se dedicana escribir y enviar artículos, así como a editar los envíos de otros, trabajan en comunicación conlos editores de diseño y participan en el proceso de revisión. Suelen utilizar Adobe InCopy (con lapaleta de WoodWing Smart Connection) y otras herramientas de edición como Microsoft Word.Los usuarios de Microsoft Word también emplean File Share Services de Documentum para editarartículos en el repositorio.

Editores de imagen — Se encargan de la creación y modificación del contenido gráfico de imágenes.Suelen utilizar Adobe Photoshop e Illustrator para crear y modificar imágenes. Pueden utilizar FileShare Services de Documentum para enlazar con el repositorio y Digital Asset Manager para gestionarsus imágenes.

Editores generales — Son responsables de la gestión y seguimiento de una publicación (por ejemplo,un libro o un número de una revista). Deben crear un número para comenzar el flujo de trabajoeditorial, asignar tareas (por ejemplo, artículos y diseños), realizar un seguimiento del progresoy el estado, así como participar en el proceso de revisión. Estos usuarios suelen emplear DigitalAsset Manager.

Seguridad y permisos requeridos

Digital Asset Manager requiere un nivel aumentado de permiso para que los usuarios puedan accedera la administración de Editorial Publishing. Para garantizar que los usuarios que deben gestionaruna publicación dispongan del acceso correcto, los campos que se incluyen a continuación se debenconfigurar del siguiente modo:• Privilegios se define como Administrador del sistema• Capacidad de cliente se define como Administrador del sistemaEn la siguiente tabla se resumen los permisos de seguridad que son necesarios para todas las funcionesde Editorial Publishing:



Tabla 24. Seguridad necesaria para Editorial Publishing por función

Función Seguridad necesaria

Acceso al nodo Administración El usuario debe disponer de una capacidad decliente de Administrador del sistema.

Crear/Modificar una plantilla de flujo de trabajo El usuario debe disponer de una capacidad decliente de Administrador del sistema y comomínimo de permiso de escritura en la plantillade flujo de trabajo.

Crear/Modificar un tipo de objeto El usuario debe contar con una capacidad decliente de Superusuario y con el privilegio deCrear tipo.

Crear/Modificar un estado del flujo de trabajo El usuario debe disponer de una capacidad decliente de Administrador del sistema.

Crear/Eliminar tipos de ejecutantes El usuario debe disponer de una capacidad decliente de Administrador del sistema.

Asignar usuarios o grupos a tipos de ejecutantes El campo Privilegios del usuario debe incluiruno de los siguientes puntos:• Privilegio Crear grupo.• Establecerse como Administrador del sistema.• Definirse como Superusuario.

Crear/Modificar una plantilla de publicación El usuario debe disponer de una capacidad decliente de Administrador del sistema y acceso deescritura al archivador Publicaciones.

Crear/Modificar una plantilla de publicación El usuario debe disponer de una capacidad decliente de Administrador del sistema y acceso deescritura a la publicación.

Configuración de Editorial Publishing

Para acceder a la configuración de Editorial Publishing, el nodo Administración se expande en DigitalAsset Manager. La Figura 11, page 292 muestra el nodo Administración expandido con PublishingManager.



Figura 11. Nodo Administración expandido en Digital Asset Manager con Editorial Publishing

Desde aquí, seleccione el nodo Publishing Manager para acceder a los siguientes valores deconfiguración de todo el repositorio:• Estados: definiciones comunes de estados de flujo de trabajo (por ejemplo, hitos) y atributos

predeterminados para dichos estados.• Plantillas de flujo de trabajo: definiciones comunes para flujos de trabajo. Se incluyen las

actividades que se realizan, quién las lleva a cabo y el orden en el que suceden.• Tipos de objeto: definiciones de metadatos.• Tipos de ejecutantes: definiciones comunes de roles que se realizan en los grupos de trabajo.Además de la configuración de todo el repositorio en el nodo Publishing Manager, la carpetaPublicaciones incluye la configuración de todas las publicaciones del repositorio. Asimismo, el nodoConfiguración predeterminada del sistema proporciona acceso a la configuración predeterminadaque hereda cada publicación.

La información de configuración es jerárquica; cada nivel de contenido hereda la configuración delnivel anterior a no ser que se sustituya específicamente. Un valor de configuración se determinaen el siguiente orden:

1. Configuración de la sección del número.

2. Configuración de la sección de la publicación.

3. Configuración del número.

4. Configuración de la publicación.

5. Configuración predeterminada del sistema.

En las siguientes secciones se explica cada nodo utilizado en la configuración de Editorial Publishing:• Configuración del nivel de sección, publicación y sistema, página 293• Tipos de objeto, página 303



• Estados de flujo de trabajo, página 304• Plantillas de flujo de trabajo, página 307• Tipos de ejecutantes, página 313

Configuración del nivel de sección, publicación ysistema

A la pantalla de configuración de Editorial Publishing se accede de tres maneras:• Seleccionando el nodo Configuración predeterminada del sistema para tener acceso a la

configuración predeterminada de todo el sistema.• Seleccionando el nombre de la publicación en la carpeta Publishing Manager > Publicaciones para

acceder a la configuración de toda la publicación.• Seleccionando el nombre del número o sección en Publishing Manager > Publicaciones > Secciones

o la carpeta Ediciones para acceder a la configuración del número o sección.En las siguientes secciones se explica cada componente en el nivel de sección, publicación o sistema:• Configuración del nivel de sistema, página 293• Configuración del nivel de publicación, página 294• Configuración del nivel de sección, página 295• Configurar tipos de elementos, página 296• Configurar la visibilidad de metadatos, página 297• Configurar flujos de trabajo, página 299• Configurar tipos de ejecutantes, página 300• Configurar plantillas, página 302

Configuración del nivel de sistema

Para acceder a la configuración del nivel de sistema, seleccione el nodo Configuración predeterminadadel sistema en Administración > Publishing Manager. La pantalla Configuración del sistema (Figura12, page 294) dispone de 5 vistas, que se pueden alternar utilizando un campo:• Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por el sistema se utilizarán para

distintos tipos de elementos de publicación.• Visibilidad de metadatos: determina qué campos de metadatos se mostrarán en distintas fases

del proceso.• Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por el sistema se deben

utilizar para los elementos de publicación.



• Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rol en el grupode trabajo.

• Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas para los nuevoselementos de publicación.

Figura 12. Pantalla Configuración del sistema

Configuración del nivel de publicación

La configuración de la publicación se gestiona mediante la carpeta Publicaciones en Administración >Publishing Manager. Al hacer clic en un nodo de una publicación en la jerarquía de árbol, aparece lapantalla Configuración de publicación (Figura 13, page 295). La pantalla Configuración de publicacióntiene cinco vistas:• Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por la publicación se utilizarán para

distintos tipos de elementos de publicación.• Visibilidad de metadatos: determina qué campos de metadatos se mostrarán en distintas fases

del proceso.• Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por la publicación se

deben utilizar para los elementos de publicación.• Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rol en el grupo

de trabajo.• Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas para los nuevos

elementos de publicación.De forma predeterminada, las publicaciones heredan sus valores de configuración del nivel deconfiguración del sistema. No obstante, en el nivel de publicación, cualquier valor de configuración sepuede sustituir para una publicación determinada. El sistema especifica qué valores de configuraciónse heredan del nivel de configuración del sistema indicando (predeterminada del sistema) junto ala configuración.



Figura 13. Pantalla Configuración de publicación

Configuración del nivel de sección

Las secciones de la publicación se gestionan mediante carpetas en cada publicación en Administración> Publishing Manager > Publicaciones. Al hacer clic en una sección de una publicación, aparece lapantalla Configuración de sección (Figura 14, page 296). La pantalla Configuración de sección tienecuatro vistas:• Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por el número o sección se utilizarán

para distintos tipos de elementos de publicación.• Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por el número o sección se

deben utilizar para los elementos de publicación.• Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rol en el grupo

de trabajo.• Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas para los nuevos

elementos de publicación.De forma predeterminada, la configuración de estas pantallas se hereda del nivel de publicación. Noobstante, en el nivel de sección, cualquier valor de configuración se puede sustituir para una seccióndeterminada. El sistema especifica qué valores de configuración se heredan del nivel Configuración depublicación indicando (predeterminada de la publicación) junto a la configuración.



Figura 14. Pantalla Configuración de sección

Configurar tipos de elementos

La vista Tipos de elementos (Figura 15, page 296) está disponible en las pantallas Configuración delsistema, Configuración de publicación y Configuración de sección. identifica qué tipos de objetodefinidos por el sistema se utilizarán para distintos tipos de elementos de publicación. EditorialPublishing tiene cinco tipos predefinidos de elemento:• Artículos• Diseños• Imágenes• Plantillas de artículo• Plantillas de diseñoFigura 15. Vista de Tipos de elementos

Cuando se crea un nuevo elemento, el sistema utiliza automáticamente el tipo de objeto adecuadopara ese tipo de elemento.



Por ejemplo, en la sección de deportes de una revista, puede que el equipo editorial desee realizar unseguimiento de determinados metadatos del artículo como, por ejemplo, deporte, equipos y lugar delencuentro. En primer lugar, el director de operaciones podría crear un tipo de objeto denominadoArtículo de deportes que contara con los campos de metadatos adecuados (deporte, equipo y lugardel encuentro). Posteriormente, el director asignaría el tipo de objeto al tipo de elemento Artículopara la sección de deportes.

Precaución: Una vez configurada la vista Tipos de elementos, puede que sea necesario configurarla vista Visibilidad de metadatos. Al seleccionar distintos tipos de objetos para los elementos,cambiarán los campos de metadatos que se encuentran disponibles en la vista Visibilidad demetadatos.

Para seleccionar un tipo de objeto para un tipo de elemento determinado:

1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de elementos en el menú desplegable.

2. Seleccione un de tipo de elemento (por ejemplo, Artículo) y haga clic en Editar.

3. Seleccione uno de los tipos de objeto existentes.


Para quitar una selección de tipo de objeto y devolver a la configuración el valorpredeterminado:

1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de elementos en el menú desplegable.

2. Seleccione un de tipo de elemento (por ejemplo, Artículo) y haga clic en Usar predeterminada.Los tipos de objeto predeterminados se restaurarán para el tipo de elemento.

Configurar la visibilidad de metadatos

La vista Visibilidad de metadatos (Figura 16, page 298) está disponible en las pantallas Configuracióndel sistema y Configuración de publicación. Determina qué campos de metadatos se mostrarán endistintos cuadros de diálogo en Adobe InDesign e InCopy.

La visibilidad de metadatos se debe configurar una vez que se haya configurado la vista Tipos deelementos, ya que al seleccionar diferentes tipos de objeto para los elementos, cambiarán los camposde metadatos que se encuentran disponibles en la vista Visibilidad de metadatos.



Figura 16. Vista de Visibilidad de metadatos

Para configurar la visibilidad de metadatos, para cada tipo de elemento:

1. En la pantalla Configuración del sistema o Configuración de publicación, seleccione Visibilidadde metadatos en el menú desplegable.

2. Seleccione Tipo de elemento en el menú desplegable; por ejemplo, Artículo.

3. Seleccione un cuadro de diálogo de WoodWing de los que estén disponibles (por ejemplo, Crear) yhaga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Editar metadatos, donde se incluyen todos los campos de metadatosdisponibles para el cuadro de diálogo concreto.

4. Para cada atributo de metadatos que desee modificar, seleccione el atributo en cuestión y haga clicen Editar.Aparecerá la pantalla Editar atributo.

5. Elija la configuración apropiada para el atributo en el cuadro de diálogo de WoodWing:

a. Visible: si se define este valor, el atributo se mostrará en el cuadro de diálogo.

b. Editable: si se define este valor, los usuarios podrán editar el campo en el cuadro de diálogo.

c. Obligatorio: si se define este campo, será necesario proporcionar un valor antes de que secierre el cuadro de diálogo.

Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la visibilidad del atributo.

6. Una vez haya finalizado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios de todos los campos demetadatos que se muestran para el cuadro de diálogo.Junto al cuadro de diálogo de WoodWing seleccionado aparecerá una lista de atributos visibles.



Para restaurar la visibilidad de metadatos predeterminada, para cada tipo de elemento:

1. En la pantalla Configuración del sistema o Configuración de publicación, seleccione Visibilidadde metadatos en el menú desplegable.

2. Seleccione Tipo de elemento en el menú desplegable, por ejemplo, Artículo, y haga clic en Usarpredeterminada.Los valores predeterminados se restauran en el Tipo de elemento.

Configurar flujos de trabajo

La vista Flujos de trabajo (Figura 17, page 299) está disponible en las pantallas Configuración delsistema, Configuración de publicación y Configuración de sección. La vista Flujos de trabajo se utilizapara seleccionar qué plantillas de flujo de trabajo definidas por el sistema se deben emplear paralos elementos de publicación.

Figura 17. Vista de Flujos de trabajo

Para asignar plantillas de flujo de trabajo a un tipo de elemento:

1. En una pantalla de configuración, seleccione Flujos de trabajo en el menú desplegable.

2. Seleccione un Tipo de elemento en la lista desplegable.

3. Seleccione un de tipo de elemento (por ejemplo, Artículo) y haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Editar asignación de flujo de trabajo.

4. Elija una de las plantillas de flujo de trabajo existentes del menú Flujo de trabajo.La tabla se rellena con información de resumen sobre el flujo de trabajo.

5. (Opcional) Modifique cualquier valor predeterminado de Plantilla de flujo de trabajo o Estado:

a. Seleccione el Estado que desee modificar y haga clic en Editar.Aparecerán los detalles sobre el estado.



b. Edite el color que se vaya a utilizar para el estado en ese contexto de publicación/sección yflujo de trabajo concreto, haciendo clic en el selector de color.

c. Seleccione la casilla de verificación Crear PDF para tener un PDF del diseño para que se creesiempre que el contenido entre en este estado.

d. Para modificar los permisos que tendrán los distintos miembros del grupo de trabajo:• Seleccione el Tipo de ejecutante y haga clic en Editar.• Elija el permiso adecuado en la lista desplegable.• Haga clic en Aceptar para volver a la pantalla anterior.

e. Haga clic en Aceptar para guardar los detalles del estado y volver a la pantalla anterior.

6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración del flujo de trabajo y cierre la pantalla Editarasignación de flujo de trabajo.

Para quitar una selección de asignación de flujo de trabajo y devolver a laconfiguración el valor predeterminado:

1. En una pantalla de configuración, seleccione Flujos de trabajo en el menú desplegable.

2. Marque la casilla de verificación del tipo de elemento, por ejemplo, Artículo, y haga clic en Usarpredeterminada.Los flujos de trabajo predeterminados se restaurarán en el tipo de elemento.

Configurar tipos de ejecutantes

Los tipos de ejecutantes son plantillas que identifican qué usuarios o grupos de usuarios realizaráncada rol en un flujo de trabajo editorial.

La vista Tipos de ejecutantes (Figura 18, page 301) está disponible en las pantallas Configuración delsistema, Configuración de publicación y Configuración de sección.



Figura 18. Vista de Tipos de ejecutantes

Para asignar tipos de ejecutantes:

1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de ejecutables en el menú desplegable.

2. Seleccione un tipo de ejecutante.

3. Haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Editar tipo de ejecutante.

4. Haga clic en Editar ejecutantes para seleccionar los ejecutantes (usuario o grupos de usuarios) quedesee que pertenezcan a este tipo de ejecutante.Aparecerá la pantalla Editar usuario o grupo.

a. Examine los usuarios y grupos disponibles, marque cualquier usuario o grupo y haga clic enla flecha para desplazarlos al panel derecho.El grupo y los usuarios seleccionados se agregarán a la lista de ejecutantes seleccionados.

b. Una vez haya seleccionado todos los usuarios y grupos para agregar al tipo de ejecutante,haga clic en Aceptar.

5. Si desea que todos los usuarios y grupos de este tipo de ejecutante tengan la capacidad de volver aun estado de flujo de trabajo, seleccione Revertir privilegio de estado.

6. Haga clic en Aceptar para guardar las asignaciones de tipo de ejecutante y cierre la pantallaEditar tipo de ejecutante.

Para utilizar tipos de ejecutante predeterminados:

1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de ejecutables en el menú desplegable.

2. Seleccione un tipo de ejecutante.

3. Haga clic en Usar predeterminada.



El tipo de ejecutante seleccionado volverá a los ejecutantes predeterminados.

Configurar plantillas

Las plantillas de publicación son objetos de repositorio que se pueden utilizar para nuevos elementosde publicación. Se puede asociar una plantilla (archivo de documento estándar) a cada tipo deelemento (por ejemplo, Artículo, Diseño e Imagen). Estas plantillas se utilizan cada vez que se crea unnuevo elemento.

La vista Plantillas (Figura 19, page 302) está disponible en las pantallas Configuración del sistema,Configuración de publicación y Configuración de sección.

Figura 19. Vista de Plantillas

Para configurar plantillas para cada tipo de elemento:

1. En la pantalla Configuración del sistema, Configuración de publicación o Configuración desección, seleccione Plantillas en el menú desplegable.

2. Seleccione un de tipo de elemento (por ejemplo, Artículo) y haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Seleccionar documento.

3. En la pantalla Seleccionar documento, seleccione un objeto de repositorio para utilizar comoplantilla para el tipo de elemento.

4. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.



Tipos de objeto

Cada parte del contenido que se almacena en Documentum es de un determinado tipo de objeto. Lostipos de objeto se utilizan para declarar qué conjunto de metadatos se puede aplicar a diferentesobjetos de contenido.

Para las publicaciones, el tipo de objeto predeterminado de todo el contenido de una publicaciónse denomina eps_element. Este tipo de objeto declara determinados campos de metadatos paraelementos de publicación como, por ejemplo:• Publicación• Sección• Tipo de elementoSegún su criterio, puede agregar campos de metadatos a la definición básica de un tipo de objetoeps_element. O bien, puede crear tipos de objetos especializados basados en eps_element.

Por ejemplo, puede definir un tipo de objeto denominado sports_article que agregue campos demetadatos adicionales como:• Deporte• Equipos• Lugar del encuentro• Fecha del encuentroUna vez definido, sports_article se puede utilizar como tipo de objeto predeterminado para losartículos de la sección de deportes de una publicación. Los tipos de objeto se definen en el nivel detodo el sistema, pero el modo en que se utilizan en publicaciones y secciones determinadas se defineen la pantalla Tipos de elementos a la que se accede mediante el nodo Configuración predeterminadadel sistema o la carpeta Publicaciones. Consulte Configurar tipos de elementos, página 296 paraobtener más información sobre la selección de un tipo de objeto para tipos de elementos en el nivel delsistema, publicación, sección o número.

Crear tipos de objeto.

El siguiente procedimiento permite crear nuevos tipos de objeto que se pueden utilizar para laspublicaciones.

Para crear un tipo de objeto para su uso en publicaciones:

1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.

2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo.

3. Haga clic en Tipos de objeto.Aparecerá la pantalla Tipos de objeto.



4. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Agregar nuevo tipo de objeto.

5. Introduzca los campos necesarios:• Nombre: indique el nombre del nuevo tipo de objeto.

Precaución: No utilice espacios en el nombre de tipo de objeto.• Supertipo: seleccione un tipo existente desde el que desee agregar nuevos campos de

metadatos. El nuevo tipo que se cree dispondrá de todos los campos de metadatos existentesdel supertipo, así como los nuevos campos que haya optado por agregar.

• Etiqueta: indique el nombre del tipo de objeto tal y como desee que se muestre.

6. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva definición del tipo.

Editar tipos de objeto

El siguiente procedimiento permite editar los tipos de objeto que se pueden utilizar para laspublicaciones.

Para editar los tipos de objeto utilizados en publicaciones:



3. Haga clic en Tipos de objeto.Aparecerá la pantalla Tipos de objeto.

4. Seleccione un tipo de objeto existente que desee modificar y haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Editar tipo de objeto.

5. Para agregar un nuevo campo de metadatos:

a. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Agregar atributo.

b. Introduzca la información necesaria y haga clic en Aceptar.

Estados de flujo de trabajo

Si una publicación ha entrado en un flujo de trabajo, permanecerá en un estado durante cada fase. Encada fase, a los grupos o a un grupo diferente de usuarios se les asigna una tarea para la publicación.Los estados más comunes pueden ser Listo para revisión, Ajuste de copia o Ubicado. Por ejemplo,



si un elemento de un artículo ha entrado en el estado Primer borrador, se suele asignar a un autorpara que se complete el primer borrador del artículo. Cuando el autor haya finalizado el primerborrador, el artículo puede continuar con el siguiente estado, una primera revisión, donde puede serrevisado por un editor de contenido.

Los estados se definen en el nivel del sistema, por lo que se les puede hacer referencia en las plantillasde flujo de trabajo. Los valores predeterminados del sistema se pueden sustituir en el nivel depublicación.

A cada estado se le puede asignar un color diferente para poder identificar con facilidad el estadoactual de todos los elementos de una publicación. Asimismo, se puede crear una copia en PDF de unelemento durante cada fase. Esto puede resultar útil cuando un elemento entra en una fase de revisióny el revisor puede que no disponga de la aplicación original que se utilizó para crear el elemento (porejemplo, Adobe InDesign).

Al crear un estado de flujo de trabajo para su uso en Editorial Publishing, se pueden definir lospermisos de acceso predeterminados para el contenido en un estado.

Si se selecciona Mostrar permisos, aparecerá la tabla de permisos para el contenido en el estado. Enesta tabla se define el nivel de acceso que se debe otorgar a los usuarios (en función de su tipo deejecutante) para el contenido cuando se encuentren en este estado.

Al seleccionar el nivel de permiso adecuado para cada tipo de ejecutante, si desea que el sistemaconserve algún permiso existente para un ejecutante cuando entre en el nuevo estado, seleccionePredeterminado como permiso en la tabla de permisos. Si se selecciona esta opción, los permisos deacceso existentes para el usuario se mantendrán cuando el contenido pase al nuevo estado.

Note: Se recomienda planificar los flujos de trabajo y los estados antes de introducirlos en el sistema.

Crear un estado de flujo de trabajo

En el siguiente procedimiento se explica cómo crear un estado de flujo de trabajo para su uso enEditorial Publishing.

Para crear un estado de flujo de trabajo:



3. Haga clic en Estados.Aparecerá la pantalla Estados.

4. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Crear estado.

5. Introduzca la información que se solicita:



a. Estado: indique un nombre para el estado.

b. Color: color predeterminado que se utilizará al mostrar el contenido en ese estado.

c. Permisos de los ejecutantes asignados: seleccione un permiso de usuario. Para el contenidoen este estado, el sistema garantiza que el ejecutante asignado de una actividad cuenta almenos con este nivel de permiso.

d. Crear PDF: seleccione si se debe crear una copia en PDF del contenido cuando se entre eneste estado.

e. Haga clic enMostrar permisos.Aparecerá la tabla de permisos para el contenido en este estado.Seleccione el nivel de permiso adecuado para cada tipo de ejecutante.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla Crear estado.

Editar un estado existente

Para editar un estado de flujo de trabajo:



3. Haga clic en Estados.Aparecerá la pantalla Estados.

4. Seleccione un estado de flujo de trabajo y haga clic en Editar.Aparecerá el cuadro de diálogo Editar estado.

5. Edite la información necesaria para el estado:

a. Estado: edite el nombre del estado.

b. Color: color predeterminado que se utilizará al mostrar el contenido en ese estado.

c. Permisos de los ejecutantes asignados: seleccione un permiso de usuario. Para el contenidoen este estado, el sistema garantiza que el ejecutante asignado de una actividad cuenta almenos con este nivel de permiso.

d. Crear PDF: seleccione si se debe crear una copia en PDF del contenido cuando se entre eneste estado.

e. Haga clic enMostrar permisos.Aparecerá la tabla de permisos para el contenido en este estado.Seleccione el nivel de permiso adecuado para cada tipo de ejecutante.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla Editar estado.



Plantillas de flujo de trabajo

Las plantillas de flujo de trabajo se utilizan para definir la secuencia de actividades en la que se mueveel contenido y las personas que llevan a cabo cada una de estas actividades. Estas plantillas se definenen el nivel del sistema y se pueden reutilizar en diversas aplicaciones. Las plantillas de flujo de trabajose pueden volver a utilizar en varias aplicaciones, ya que identifican a los ejecutantes de la actividadutilizando tipos de ejecutantes en lugar de nombrar a usuarios concretos.

En Digital Asset Manager, las plantillas de flujo de trabajo se pueden definir utilizando o utilizandoDocumentum Business Process Manager.

El editor de plantillas de flujo de trabajo incorporado se puede emplear para crear plantillas sencillasy lineales. Por otra parte, Business Process Manager puede crear plantillas que utilicen funcionesavanzadas como, por ejemplo, actividades paralelas, ramas condicionales, actividades de flujo detrabajo automáticas o que utilicen las capacidades de Business Process Services.

Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishingutilizando el editor de plantillas incorporado

El editor de plantillas de flujo de trabajo incorporado hace referencia a los estados y tipos deejecutantes del sistema. Antes de definir la plantilla de flujo de trabajo, es necesario establecer losestados y tipos de ejecutantes que se utilizarán en la plantilla.

Para crear una plantilla de flujo de trabajo utilizando el editor incorporado:



3. Haga clic en Plantillas de flujo de trabajo.

4. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Crear plantilla de flujo de trabajo.

5. Introduzca la información necesaria:

a. Indique el nombre del flujo de trabajo.

b. Seleccione un estado de flujo de trabajo.

c. Seleccione un tipo de ejecutante.

d. Haga clic en Agregar.

e. Repita para todos los estados que desee agregar a la plantilla de flujo de trabajo.

f. Haga clic en Aceptar.Se cerrará la pantalla Crear plantilla de flujo de trabajo.



La nueva plantilla aparecerá en la lista de plantillas de flujo de trabajo.

Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishingutilizando Business Process Manager

Las plantillas de flujo de trabajo avanzadas se pueden crear utilizando Business Process Manager(BPM) de Documentum. Para obtener instrucciones detalladas sobre la creación de plantillas, consultela ayuda de Business Process Manager.

Un ejemplo que muestra una sencilla plantilla de Editorial Publishing que tiene tres estados(actividades) se muestra en la Figura 20, page 308.

Figura 20. Ejemplo de plantilla con tres estados

• El estado Borrador se asigna al ejecutante Autor desde el conjunto de alias EPS_DocApp. Esteestado cuenta con un enlace directo al estado Revisar y otro enlace de vuelta al estado Aprobar.

• El estado Revisar se asigna al ejecutante Revisor desde el conjunto de alias EPS_DocApp. Esteestado cuenta con un enlace directo al estado Aprobar y otro enlace de vuelta al estado Borrador.

• El estado Aprobar se asigna al ejecutante Aprobador desde el conjunto de alias EPS_DocApp. Esteestado dispone de dos vínculos de vuelta; uno al estado Revisar y otro al estado Borrador.

En el siguiente procedimiento se explica cómo crear esta plantilla de flujo de trabajo para EditorialPublishing utilizando Business Process Manager.

Note: La actividad automática utilizada en todas las plantillas de flujo de trabajo de EditorialPublishing es una actividad personalizada que se denomina Actividad personalizada. El configuradorEPS instala esta actividad en la carpeta \System\EPS en un repositorio determinado. Esta actividadautomática y personalizada se debe emplear para crear los estados Borrador, Revisar y Aprobar.

Precaución: En un flujo de trabajo de Editorial Publishing se debe asignar como mínimo elpermiso Relacionar a todos los usuarios que puedan ver o participar en el flujo.



Para crear una plantilla de flujo de trabajo con Business Process Manager:

1. Cree Actividad de inicio: el primer estado de la plantilla debe ser una actividad manualdenominada Actividad de inicio.

2. Cree Actividad final: el último estado de la plantilla debe ser una actividad automáticadenominada Actividad final.

3. Cree el estado Borrador: para cada estado genérico como, por ejemplo, Borrador, la plantillade flujo de trabajo tendrá dos actividades: una actividad automática denominada Borradorautomático y otra manual llamada Borrador.

4. Cree el estado Revisar: para este estado, se dispondrá de una actividad automática denominadaRevisión automática y otra manual llamada Revisar.

5. Cree el estado Aprobar: para este estado, se dispondrá de una actividad automática denominadaAprobación automática y otra manual llamada Aprobar.En esta fase, la plantilla de flujo de trabajo aparecerá como en la Figura 21, page 309.

Figura 21. Plantilla de flujo de trabajo con los estados Actividad de inicio, Actividad final, Borrador,

Revisar y Aprobar

6. Con las líneas de flujo incluidas que conectan Iniciar con Actividad de inicio, Actividad de iniciocon Borrador automático, Borrador automático con Borrador, Borrador con Revisión automática,Revisión automática con Revisar, Revisar con Aprobación automática, Aprobación automática conAprobar, Aprobar con Actividad final y Actividad final con Terminar.En esta fase, la plantilla de flujo de trabajo aparecerá como en la Figura 22, page 310.



Figura 22. Plantilla de flujo de trabajo conectada con el inicio de conexiones

7. En Digital Asset Manager con Editorial Publishing, el usuario puede ir a cualquier estado(actividad) desde una actividad concreta. Para gestionar esta funcionalidad, las plantillas deflujo de trabajo proporcionan rutas de flujo de vuelta. Con las líneas de flujo de vuelta incluidasque conectan Actividad de inicio con Revisión automática, Actividad de inicio con Aprobaciónautomática, Borrador con Aprobación automática, Revisar con Borrador automático, Aprobar conBorrador automático y Aprobar con Revisión automática.En esta fase, la plantilla de flujo de trabajo aparecerá como en la Figura 23, page 311.



Figura 23. Plantilla de flujo de trabajo rutas de flujo de vuelta

8. Con Activity Inspector, edite Actividad de inicio:

a. En la ficha Ejecutante, seleccione el alias Iniciador como ejecutante manual.

b. En la ficha Transición:

i. Seleccione la opción Permitir que el ejecutante seleccione la actividad siguiente.

ii. Seleccione una actividad.

iii. Para la opción Si se seleccionan las actividades de rechazo y reenvío, seleccione Iniciartodas las actividades seleccionadas.

9. Con Activity Inspector, edite las actividades automáticas: Borrador automático, Revisiónautomática, Aprobación automática y Actividad final:

a. Seleccione EPSWorkflowMethod (Método de flujo de trabajo EPS) para Ejecutar este métodoautomáticamente.

b. Seleccione No para ¿Desea guardar los resultados de la ejecución?.

c. Seleccione Continuar ejecución en las opciones de “si el método falla”.

10. Con Activity Inspector, edite las actividades automáticas: Borrador automático, Revisiónautomática Y Aprobación automática.

a. Haga clic en la etiqueta EPS.



b. Para Seleccionar un estado de flujo de trabajo para esta actividad, seleccione el estadocorrecto en el menú desplegable.

11. Con Activity Inspector, edite las actividades manuales: Borrador, Revisar y Aprobar:

a. En la ficha Ejecutante, seleccione el ejecutante. Estas actividades se deben definirmanualmente para el alias correcto en un conjunto de alias EPS_DocApp. Por ejemplo, sidesea asignar el alias Autor en el conjunto de alias EPS_DocApp:

i. Haga clic en Seleccionar ejecutante.Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre.

ii. Para la opción Seleccionar ejecutantes, seleccione Un solo usuario del grupo.

iii. Para la opción Definir ejecutantes, seleccione Definir un alias de ejecutante y haga clicen Siguiente.

iv. Para la opción Elija un conjunto de alias, seleccione el conjunto de alias específicoEPS_DocApp y, a continuación, haga clic en Siguiente.

v. Para el alias de ejecutante, seleccione el alias que desee asignar a este estado y haga clicen Terminar.

b. En la ficha Transición:

i. Seleccione la opción Permitir que el ejecutante seleccione la actividad siguiente.

ii. Seleccione una actividad.

iii. Para la opción Si se seleccionan las actividades de rechazo y reenvío, seleccione Iniciartodas las actividades seleccionadas.

12. Seleccione Paquetes:

a. Haga clic con el botón derecho en cualquier flujo y seleccione Propiedades de proceso.

b. Seleccione la ficha Paquetes.

c. Haga clic en Agregar.

d. Seleccione Tipo de documento (dmc_eps_element).

e. Seleccione la versión ACTUAL.La ficha Paquetes debe aparecer como en la Figura 24, page 313.



Figura 24. Paquetes (ficha)

13. Guarde la plantilla de flujo de trabajo en la carpeta \System\EPS. No marque la opción decreación de carpeta.

14. Valide la plantilla de flujo de trabajo.

15. Haga clic en Instalar. La plantilla de flujo de trabajo debe estar lista para utilizarse en Digital AssetManager para Editorial Publishing.

Tipos de ejecutantes

El nodo Tipos de ejecutantes permite crear una lista de nombres de tipos de ejecutantes que se puedeutilizar al asignar plantillas de tipo de ejecutante al sistema, una publicación o una sección. Unaplantilla de tipos de ejecutantes identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada rol enun flujo de trabajo editorial.



Para obtener una lista de todos los tipos de ejecutantes del sistema, seleccione Administración >Publishing Manager > Tipos de ejecutantes.

Crear un tipo de ejecutante

Para crear un nuevo tipo de ejecutante:



3. Haga clic en Tipos de ejecutantes.

4. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Crear plantilla de flujo de trabajo.

5. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Crear tipo de ejecutante.

6. Indique un nombre para el nuevo tipo de ejecutante; por ejemplo, Autor.

7. Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo tipo de ejecutante y cierre la pantalla Crear tipode ejecutante.

Validar la configuración de publicación

Puede validar la configuración de la publicación en cualquier momento y cualquier pantalla deconfiguración (consulte la Figura 25, page 314). La validación también se puede llevar a cabo al crearun número en la pantalla Nuevo número: Crear (consulte la Figura 26, page 315).

Figura 25. Enlace de validación en la pantalla de configuración



Figura 26. Enlace de validación en la pantalla Nuevo número: Crear

Con la validación se comprueba que:• Hay al menos una sección en la publicación.• Todos los tipos de elementos (artículos, diseños, imágenes) se han asignado a un flujo de trabajo.• Todos los tipos de ejecutantes utilizados en los flujos de trabajo configurados disponen de usuarios

o grupos válidos asignados.• No se definen plantillas de elementos para artículos y diseños.• El calendario se ha configurado con fines de semana y vacaciones.Con la validación se crea un informe (consulte la Figura 27, page 316) que le notifica los valores quefaltan en las categorías Plantilla, Flujo de trabajo, Tipo de ejecutante o Calendario. Junto a cada tipo ocalendario que no se haya configurado, se incluye el enlace Configurar. Al seleccionar el enlace, seabre la pantalla Editar que permite configurar de forma inmediata el tipo o calendario.



Figura 27. Informe de validación de configuración

Para validar la configuración de publicación:

1. En una pantalla de configuración, haga clic en Validar configuración, o bien, en la pantallaNuevonúmero: Crear, haga clic en Validar configuración de publicación.La pantalla del informe de validación de configuraciónmuestra qué tipos no se han configurado.

2. Haga clic en Configurar junto a las opciones que desee configurar.La pantalla Configuración se abrirá en la opción seleccionada.

3. Configure el tipo o calendario y haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Trabajar con publicaciones

Una vez configurados todos los componentes de Editorial Publishing, puede comenzar a crearpublicaciones.

En las siguientes secciones se explica cómo crear y gestionar una publicación:• Crear una publicación, página 317• Crear una sección en una publicación, página 318



• Crear un número de una publicación, página 319• Agregar un elemento a un número de publicación, página 320• Eliminar una publicación, número o sección, página 320

Crear una publicación

El proceso de creación significa realmente crear una plantilla de publicación. La plantilla incluye todala información necesaria para crear una instancia de la publicación, que suele ser un libro o número.La plantilla de publicación incluye información sobre:• Secciones de la publicación.• Qué plantillas de flujo de trabajo se deben utilizar.• Qué usuarios forman el grupo de trabajo de la publicación.• Permisos con los que deben contar los usuarios durante el proceso de flujo de trabajo.• Plantillas de diseño y artículo que se deben emplear.• Qué tipos de objeto (y, por lo tanto, metadatos) se deben utilizar para realizar un seguimiento

del contenido.

Para crear una publicación:



3. Haga clic en el nodo de la carpeta Publicaciones.En el panel derecho aparecerá una lista de publicaciones.

4. Seleccione Archivo > Nuevo > Publicación en el menú.Aparecerá la pantalla Nueva publicación: Crear.

5. Indique el nombre de la publicación y haga clic en Siguiente.

6. Introduzca información de la publicación adicional en la ficha Información y haga clic enSiguiente.

Note: Las secciones de una publicación se pueden introducir en la ficha Información. Paraexpandir los atributos de la publicación, seleccioneMostrar todas las propiedades. Desplácese alatributo Nombres de sección y haga clic en Editar. Indique los nombres de sección tal y comodesee y haga clic en Aceptar para volver a la pantalla Nueva publicación: Crear: Consulte Crearuna sección en una publicación, página 318 para obtener más información sobre la creación desecciones.

7. En la ficha Permisos, defina los permisos que deben tener los demás usuarios de la publicación.Consulte para obtener más información sobre los permisos. Todos los usuarios que trabajen en la



publicación deben poder leerla. Los usuarios que necesiten crear una sección en la publicación oconfigurarla deben disponer de acceso de escritura.

Note: De forma predeterminada, las secciones heredan los mismos permisos que la publicación.La mayoría de los colaboradores requerirá permisos de escritura en las secciones, por lo quees conveniente que todos los usuarios necesarios se definan con permiso de escritura en lapublicación cuando ésta se cree.

Puede cambiar los permisos de la publicación, desplácese al archivador Publicaciones, busque lacarpeta de la publicación y modifique los permisos tal y como lo haría en una carpeta normal.

Note: Únicamente conceda acceso a los usuarios que realmente lo necesiten. El acceso ademasiadas publicaciones puede afectar negativamente al rendimiento del usuario final cuando setrabaje con Adobe InCopy e InDesign.

8. Haga clic en Terminar.La publicación aparece en la carpeta Publicaciones.

9. Para configurar la publicación, haga clic en el nombre de la nueva publicación en la jerarquía deárbol. Consulte Configuración del nivel de sección, publicación y sistema, página 293 si necesitamás información.

10. Una vez creada la carpeta de publicación en el archivador Publicaciones, desplácese al archivadory defina la seguridad en la carpeta de publicación adecuada. Todos los colaboradores necesitaránel permiso de escritura en las carpetas de sección de la publicación.

Crear una sección en una publicación

La creación de secciones para una publicación implica que se están creando las secciones queaparecerán en todos los números de dicha publicación.

Para crear una sección en una publicación:




4. Expanda una publicación para ver sus carpetas Secciones y Ediciones.

5. Haga clic en la carpeta Secciones.

6. Haga clic en Agregar/Quitar.Aparecerá la pantalla Editar secciones.

7. Indique un nombre para una sección y haga clic en Agregar.



La sección se agregará a la lista de secciones en el panel derecho.

8. Introduzca secciones adicionales, según sea necesario. Una vez introducidas todas las secciones,haga clic en Aceptar.La pantalla Editar secciones se cerrará y las nuevas secciones aparecerán en la carpeta Seccionesde la publicación.

9. Configure los valores de cada sección haciendo clic en el nombre de la nueva sección. ConsulteConfiguración del nivel de sección, publicación y sistema, página 293 para obtener másinformación sobre la configuración de valores de una sección.

Crear un número de una publicación

La creación de un número de una publicación permite comenzar el proceso de introducir un númeroen un flujo de trabajo editorial. Por ejemplo, un número puede ser una edición específica de un libro oun número de una revista.

Para crear un número de una publicación:




4. Expanda una publicación para ver sus carpetas Secciones y Ediciones.

5. Haga clic en la carpeta Ediciones.

6. Seleccione Archivo > Nuevo > Número en el menú o haga clic en el enlace Crear nueva edición.Aparecerá la pantalla Nueva edición: Crear.

7. Indique el nombre del número (por ejemplo, la fecha de publicación del número o una ediciónespecial de la publicación) y haga clic en Siguiente.

8. Introduzca información de la publicación adicional en la ficha Información y haga clic enSiguiente.

Note: Para expandir los atributos del número, seleccioneMostrar todas las propiedades.

9. En la ficha Permisos, defina los permisos que deben tener los demás usuarios del número.Consulte para obtener más información sobre los permisos. Todos los usuarios que trabajenen el número deben poder leerlo.

10. Haga clic en Terminar.El número aparecerá en la carpeta Ediciones de la publicación.



Agregar un elemento a un número de publicación

Tras crear un número para una publicación, es posible agregar elementos a dicho número.

Para agregar un elemento a un número de publicación:

1. Haga clic en el nodo Elementos de publicación para expandirlo.

2. Expanda una publicación para ver sus números.

3. Expanda un número para ver sus secciones.Los elementos actuales de la sección se muestran a la derecha.

4. Seleccione Archivo > Nuevo > Elemento en el menú.Aparecerá la pantalla Crear elemento de publicación.

5. Indique el nombre del nuevo elemento.

6. Seleccione Tipo de elemento en la lista desplegable.

7. Haga clic en Aceptar.La pantalla Crear elemento de publicación se cerrará y la lista de elementos se actualizará con elnuevo elemento.

Eliminar una publicación, número o sección

Puede eliminar una publicación, número o sección de un número que se haya creado utilizandolas configuraciones de la publicación.

Precaución: Con la eliminación de una publicación, número o sección se puede eliminar todoel contenido (elementos) asociado a dichos componentes. Si no desea eliminar el contenido,seleccione Eliminar sólo la carpeta seleccionada al realizar la eliminación.

Para eliminar una publicación, número o sección:

1. Expanda el archivador Publicaciones para ver una lista de todas las publicaciones, números ysecciones. Seleccione la publicación, número o sección que desee eliminar.


3. Para eliminar todo el contenido asociado a la publicación, número o sección, seleccione Eliminarla carpeta seleccionada, además de todas las subcarpetas y objetos.

4. Para eliminar la configuración de la publicación, número o sección y mantener el contenido,seleccione Eliminar sólo la carpeta seleccionada.



5. Presione Aceptar.


Capítulo 22

Programación


• Información general sobre programaciones, página 323• Crear una programación, página 324• Editar una programación existente, página 324• Editar reglas de programación, página 325• Reglas de programación, página 325• Quitar una programación de un elemento, página 328• Eliminar una programación, página 328• La programación de Webtop Express, página 328

Información general sobre programaciones

Una programación determina las opciones o acciones disponibles en una situación determinada. Alcrear una programación, se proporciona una manera de reducir las opciones de pantalla a aquéllas queson relevantes para la tarea del usuario en una determinada situación.

Una programación se asigna a un elemento determinado o conjunto de elementos. Por ejemplo,una programación se podría asignar a un grupo de usuarios determinado. O se podría asignar unaprogramación a un determinado grupo de usuarios cuando se combina con una ubicación de carpetaconcreta. El elemento o conjunto de elementos se denomina alcance de la programación. El ámbitoasignado a cada programación debe ser único.

Una programación consta de una o varias reglas. Cada regla determina las opciones o accionesdisponibles dentro de un área funcional concreta. Por ejemplo, una regla puede determinar los ciclosde vida disponibles, las acciones disponibles o el texto que se rellena automáticamente disponible.Para ver una lista de las áreas funcionales para las que puede crear reglas, consulte Reglas deprogramación, página 325:

Al crear una programación para una carpeta, las reglas no sólo se aplican a los archivos que se crean enla carpeta, sino también a los archivos que se importan en la carpeta. Por ejemplo, después de importar


Programación

un archivo a una carpeta a la que sólo se puede aplicar Ciclo de vida A, el usuario no podrá aplicarCiclo de vida B a ese archivo. Además, las reglas de programación descienden a las subcarpetas.

El orden predeterminado de prioridad para aplicar las programaciones es el siguiente: unaprogramación para una ubicación tiene mayor prioridad y, después, una programación para unusuario, para un rol y para un tipo de objeto. Es posible que varíen en las instalaciones personalizadas.

Para acceder a las programaciones, desplácese hasta Administración/Programación.

Es importante tener en cuenta que las programaciones no se utilizan para proporcionar seguridad.

Crear una programaciónPara crear una nueva programación:

1. Desplácese hasta Administración / Programación.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Programación. Se muestra la página de configuración deprogramaciones.

3. Escriba un nombre y una descripción para la programación.

4. Si lo desea, puede utilizar una programación existente como plantilla para la nueva. Para utilizaruna programación existente como plantilla para la nueva, haga clic en Seleccionar situado juntoa la opción Iniciar con otra programación, seleccione la programación existente y haga clic enAceptar.

5. Seleccione el tipo de elemento al que se aplicará la programación; para ello, haga clic enSeleccionar situado junto al tipo de elemento, seleccione el elemento y haga clic en Aceptar.

6. Elija si la nueva programación se aplica a todos los repositorios o simplemente al repositorio actual.


8. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 325.

Editar una programación existentePara editar una programación:

1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación.


3. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 325.


Programación

Editar reglas de programación

En este procedimiento se presupone que ha abierto una programación creando una nuevaprogramación o editando una existente.

Para editar las reglas de la programación:

1. En la ficha Reglas, en el primer cuadro de lista, seleccione el tipo de regla. Para obtenerdescripciones de las reglas consulte Reglas de programación, página 325.

2. En la lista Disponible, siga uno de estos procedimientos:• Para la regla Acciones: Seleccione la acción que se excluirá y haga clic en la flecha para

mover la selección al cuadro de lista Excluido. Para mostrar acciones adicionales, utilicelos campos sobre la lista.

• Para la regla Atributos: Seleccione un tipo de objeto, elija una propiedad, escriba los valoresque estarán disponibles como atributos automáticos para dicha propiedad y, a continuación,haga clic en Aplicar.

• Para la regla Exploración: Seleccione los nodos del repositorio que estarán disponibles cuandoun usuario inicie la sesión y, en el campo La sección empezará en, seleccione el nodo que seráel primero que se abrirá cuando el usuario inicie sesión en un repositorio.

• Para todas las demás reglas: Seleccione el elemento al que se concederá acceso y haga clicen la flecha para mover la selección al cuadro de lista Seleccionado. Para mostrar valoresadicionales, utilice los campos sobre la lista.

Las reglas que ha seleccionado para esta programación aparecen en el resumen en la parteinferior de la página.

3. Para seleccionar otra regla u otro valor de regla, vuelva al Paso 1.


Reglas de programación

Consulte Tabla 25, page 326 para obtener una explicación de las funciones que puede asignar a unaprogramación.


Programación

Tabla 25. Reglas de programación

Regla de programación Descripción

Permisos Los conjuntos de permisos que se pueden asignara un elemento.

Formatos Los formatos de archivo que se pueden asignara archivos nuevos, importados o registrados.Puede que también haya disponibles formatosadicionales basados en la extensión del archivo.

Tipos Los tipos de objetos de repositorio que se puedenasignar a archivos nuevos o importados.

Cada elemento de un repositorio tiene un tipode objeto asociado. El tipo de objeto definelas características del elemento. Por ejemplo,hay un tipo de objeto para documentos, otropara carpetas y un tercero para mensajes decorreo electrónico. La organización puede crear,además, tipos de objeto personalizados.

Grupos Los filtros disponibles para restringir la lista deusuarios o grupos de una lista de selección paraun conjunto de permisos o flujo rápido.

Flujos de trabajo Las plantillas disponibles para iniciar un nuevoflujo de trabajo.

Ciclos de vida Los ciclos de vida disponibles para asignar alarchivo. Tenga en cuenta que cuando un usuarioasigna un ciclo vital a un archivo, la lista de ciclosvitales disponibles quizás se limite más por eltipo de objeto de archivo.

Plantillas Las plantillas disponibles para crear nuevosarchivos. Tenga en cuenta que cuando unusuario selecciona una plantilla para crear unnuevo archivo, la lista de plantillas podríareducirse en función del tipo y formato delarchivo que el usuario vaya a crear.

Acciones Los elementos de menú, botones deherramientas, enlaces de acciones y botones deacciones disponibles.


Programación


Atributo Los valores predeterminados de una propiedadcuando se crea o enlaza un archivo. Estaconfiguración sigue estas reglas:

• Si una propiedad tiene un único valor que yaestá definido, el valor existente no se sustituye.

• Si la propiedad tiene varios valores, se agregael valor especificado.

• Si el diccionario de datos no permite el valor,éste no se define.Si el conjunto de valores deatributo automático ya no está sincronizadocon el diccionario de datos, el conjunto devalores del diccionario de datos se presentaal usuario.

• Si esta configuración se aplica a una carpeta,se aplica a todos los archivos importados aésta. Cuando se modifica una programación,los cambios sólo se aplican a los elementosrecién creados.

• Si esta configuración se aplica a un usuario, rolo grupo, se aplica a todos los archivos creadospor ese usuario o usuarios de ese rol o grupo.

• No pueden tener valores de programación:el atributo object_name, el atributoa_content_type y los atributos de sólo lectura.Si un atributo es de sólo lectura debido al ciclode vida y el estado actuales de un elemento, nose establecerá el valor de atributo automático.

• Los atributos de programación se limitanestos tipos: cadena, entero y doble.

• Para la importación, si todos los valoresde atributo obligatorios los define laprogramación de atributo automático, laimportación se realiza en segundo planodespués de que el usuario seleccione losarchivos para su importación.

Exploración Los nodos del repositorio disponibles. Esto sólose aplica cuando la programación está asignada aun usuario, grupo o rol. Al seleccionar esta regla,se eligen los nodos de repositorio disponibles y


Programación


también se designa el nodo que será el primeroen abrirse cuando un usuario inicie sesión.

Quitar una programación de un elementoPara quitar una programación de un elemento:

1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación.


3. Haga clic en Seleccionar junto al tipo de elemento al que se aplica la programación.

4. En el cuadro de diálogo de selección, borre el elemento seleccionándolo y haciendo clic en laflecha de eliminación.

Eliminar una programación

Al eliminar una programación, se elimina de todos los elementos que la utilizan.

Para eliminar una programación:

1. Desplácese hasta Administración / Programación.

2. Seleccione la programación.


4. Para ver la información técnica, haga clic en Ayuda.

5. En el mensaje de advertencia, haga clic en Continuar.

La programación de Webtop Express

La programación Digital Asset Manager Express controla el acceso al repositorio de los usuariosque tiene el rol express_user. La programación Digital Asset Manager Express está destinada a losusuarios que sólo necesitan un acceso limitado a los repositorios. Tabla 26, page 329 describe el accesoque concede la programación Webtop Express.

Los administradores que pertenecen al rol dmc_wdk_presets_coordinator pueden editar laprogramación Digital Asset Manager Express. Para modificar la programación Digital Asset ManagerExpress, utilice el procedimiento habitual para editar una programación.


Programación

Tabla 26. Funciones del usuario limitado

Programación Valores

Formatos Ninguno | Texto | PDF | todos los formatos deMS Office

Tipos dm_document | dm_folder

Plantillas Muestra las plantillas correspondientes a losformatos

Acciones Documento: transferencia de con-tenido, suscripciones, correo elec-trónico, flujo rápido, Propiedades, ac-ciones del portapapeles, crear, eliminarExcluidas: Relaciones, exportar a CSV, favoritos,notificaciones, ciclo de vida y acciones de docu-mento virtual, herramientas (mayoría); nuevaplantilla de flujo de trabajo, sala, formulario,archivador

Ubicaciones Archivador inicial | Archivadores |Suscripciones | Archivos recientes | Bandejade entrada (sin incluir Búsquedas, Categorías,Administración)


Programación


Capítulo 23

Conjuntos de permisos


• Información general sobre los conjuntos de permisos, página 331• Permisos básicos, página 332• Permisos extendidos, página 332• Crear o editar un conjunto de permisos, página 333• Editar permisos, página 334

Información general sobre los conjuntos depermisos

Cada elemento del repositorio tiene asignado un conjunto de permisos que determina quién puedeacceder a éste. El conjunto de permisos enumera los usuarios y grupos que tienen acceso y especificael nivel de acceso de cada uno, por ejemplo, un conjunto podría dar permiso a un usuario sólo para verun elemento, mientras que a otro le daría permisos adicionales para editarlo y eliminarlo.

El conjunto de permisos especifica el nivel de acceso asignando a cada usuario o grupo permisosbásicos y permisos extendidos. Para las descripciones consulte Permisos básicos, página 332 yPermisos extendidos, página 332.

Al crear un nuevo elemento del repositorio, se elige el conjunto de permisos que se asignará alelemento. Si no elige un conjunto de permisos, Digital Asset Manager asigna automáticamente elconjunto de permisos especificado como predeterminado en las propiedades de usuario.

Para acceder a los conjuntos de permisos, desplácese a Administración/Custom Settings(Configuración personalizada).



Permisos básicos

Al agregar un usuario o grupo a un conjunto de permisos, se asigna al usuario o grupo uno de losniveles de permiso descritos en Tabla 27, page 332.

Tabla 27. Permisos básicos

Nivel de permiso Permisos

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar El usuario puede ver las propiedades pero no elcontenido del elemento.

Leer El usuario puede ver el contenido y laspropiedades del elemento.

Relacionar El usuario puede agregar anotaciones alelemento.

Versión El usuario puede modificar el contenido delelemento, además de registrar una nuevaversión de éste (con un nuevo número deversión). Sin embargo, no puede sobrescribirversiones existentes del elemento ni modificarsus propiedades.

Escribir El usuario puede editar las propiedades delelemento y registrarlo manteniendo la mismaversión.

Eliminar El usuario puede eliminar artículos.

Permisos extendidos

Es posible agregar uno o más permisos extendidos a un nivel de permiso básico de un conjunto depermisos de un usuario o grupo. Los permisos extendidos se describen en Tabla 28, page 333.



Tabla 28. Permisos extendidos

Permiso extendido Descripción

Ejecutar procedimiento El usuario puede cambiar al propietario deun elemento y puede ejecutar procedimientosexternos sobre determinados tipos de elemento.

Cambiar ubicación El usuario puede mover el elemento.

Cambiar estado El usuario puede cambiar el estado del ciclo devida del elemento.

Cambiar permiso El usuario puede modificar los permisos delelemento.

Cambiar propiedad El usuario puede cambiar el propietario delelemento.

Eliminar extendido El usuario puede eliminar el elemento.

Crear o editar un conjunto de permisosPara crear o editar un conjunto de permisos:

1. Desplácese hasta Administración / Seguridad.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo conjunto de permisos, seleccione Archivo > Nuevo > Nuevo conjunto de

permisos.• Para editar un conjunto de permisos existente, desplácese hasta el permiso y selecciónelo. A

continuación, seleccioneMostrar > Propiedades > Información.

3. Introduzca o edite el nombre del conjunto de permisos.

4. Para cambiar quién posee el conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar propietario, seleccioneel nuevo propietario y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.

5. En el campo Clase, seleccione una de las siguientes opciones:



• Normal

El conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que lo crea. Todos losusuarios o grupos del repositorio, excepto el propietario del mismo, pueden crear un conjuntode permisos normal.

• Público

El conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio. Todos losusuarios o grupos del repositorio pueden crear un conjunto de permisos público. Sólo elpropietario del conjunto de permisos, un superusuario, un administrador del sistema o elpropietario del repositorio pueden modificar o eliminar conjuntos de permisos públicos. Siel propietario del repositorio es el propietario de un determinado conjunto de permisos, sedenomina conjunto de permisos del sistema.

6. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos.De forma predeterminada, un conjunto de permisos incluye el dm_owner usuario, y el grupodm_world. El usuario dm_owner es el usuario que es el propietario del conjunto de permisos. Elgrupo dm_world es el grupo que contiene todos los usuarios del repositorio.

7. Para editar la ficha Permisos, consulte Editar permisos, página 334.

Editar permisosPara editar los permisos:

1. Si ya está abierta la ficha Permisos, vaya al Paso 2. Si no ha accedido a la ficha Permisos, seleccioneun archivo o conjunto de permisos y después elijaMostrar > Propiedades > Permisos.Sugerencia: puede editar de una vez los permisos para varios elementos si selecciona varioselementos y eligeMostrar > Propiedades > Permisos. En tal caso, la ficha Permisos sólo muestralos valores que son comunes a todos los elementos seleccionados.

2. Para asignar un conjunto de permisos diferente, haga clic en Seleccionar, elija el conjunto depermisos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento enun cuadro de diálogo de selección, página 23.

3. Para cambiar los niveles de permiso asignados, haga lo siguiente en el área Permisos adicionales oPermisos comunes adicionales (dependiendo de cuál se muestre):

a. Para agregar usuarios o grupos y asignarles permisos, haga clic en Agregar, seleccione losusuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.

b. Para editar permisos de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.

c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso de cada usuario o grupo. Paraobtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 332.



d. En la lista Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que otorgará al usuario ogrupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos,página 332.

e. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:

— Ha seleccionado sólo un usuario o grupo.

— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismo nivel a todoslos demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles a cada uno,haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c.

f. Para realizar más cambios en los niveles de permiso, repita del Paso a al Paso e.

g. Para quitar usuarios o grupos del conjunto de permisos, selecciónelos y haga clic enQuitar.

4. Para restringir el acceso de los usuarios o grupos a los repositorios donde está habilitadoTrusted Content Services, haga lo siguiente en el área Restricciones o Restricciones comunes(dependiendo de cuál se muestre):

a. Para agregar restricciones a usuarios o grupos adicionales, haga clic en Agregar, seleccione losusuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.

b. Para editar restricciones de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.Si se muestran conflictos de validación, siga uno de estos procedimientos:• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos usuarios

o grupos.

c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al usuario o grupo.Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 332.

d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará al usuario ogrupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos,página 332.

e. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:


— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar las mismas restriccionesa todos los demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintas restricciones a cadauno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c.

f. Para realizar más cambios a las restricciones, repita estos subpasos.

g. Para quitar restricciones a usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar.



5. Para editar los grupos o los conjuntos de grupos necesarios en los repositorios donde estáhabilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Permisos avanzados:

a. En el área Grupos requeridos o Conjunto de grupos requeridos, siga uno de estosprocedimientos:• Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos

y haga clic en Aceptar.• Para editar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.• Para quitar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar. Diríjase al Paso e.

b. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al usuario o grupo.Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 332.

c. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará al usuario ogrupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos,página 332.

d. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:


— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismo nivel a todoslos demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles a cada uno,haga clic en Siguiente y vuelva al Paso b.

e. Para realizar más cambios en grupos o conjuntos de grupos requeridos, repita estos subpasos.

6. Cuando haya terminado de editar los permisos, siga uno de estos procedimientos:• Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.• Para ir a otra ficha, haga clic en la ficha.


Capítulo 24

Usuarios, grupos y roles


• Usuarios, página 337• Grupos, página 345• Roles, página 349

Usuarios

En esta sección se describe:

• Localizar a un usuario, página 337• Crear o editar un usuario, página 338• Propiedades de usuario, página 338• Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada, página 341• Activar o desactivar usuarios, página 343• Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 343• Ver los grupos a los que pertenece un usuario, página 344• Reasignar elementos de un usuario a otro, página 344• Eliminar un usuario, página 344• Ver registros de administración de usuarios, página 345

Localizar a un usuario

Para localizar a un usuario:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.




• Haga clic enMostrar todos los usuarios.• En uno o varios campos de búsqueda, especifique la información sobre el usuario y, a

continuación, hace clic en Buscar.Aparecerá una lista de usuarios.Sugerencia: para volver a mostrar los campos de búsqueda, haga clic enMás opciones.

3. Localice al usuario en la lista utilizando la exploración de estándar. Si precisa instrucciones,consulte Explorar repositorios, página 20.

Crear o editar un usuario

Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios.

• Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.

• Si crea usuarios que los va a gestionar un servidor LDAP, las propiedades user_login_namey user_name del objeto dm_user deberán tener valores únicos, no nulos, y la propiedaduser_address del objeto dm_user deberá tener un valor no nulo.

Para crear o editar usuarios:


2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo usuario, seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.• Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elijaMostrar

> Propiedades > Información. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un usuario,consulte Localizar a un usuario, página 337.

3. Especifique valores para definir el nuevo usuario. Para obtener una explicación de las propiedadesde usuario, consulte Propiedades de usuario, página 338.


Propiedades de usuario

Consulte Tabla 29, page 339 para obtener una descripción de las propiedades de usuario que requieranuna explicación adicional además de los nombres de campo.



Tabla 29. Propiedades de usuario

Campo Descripción

Estado Determina si el usuario puede conectarseal repositorio. Los usuarios activos puedenconectarse al repositorio. Un usuario inactivono puede.

Nombre Determina el nombre del usuario cuando apareceen el archivador inicial del usuario y en loselementos que el usuario crea o modifica.

Nombre de inicio de sesión del usuario Determina el nombre con el que el usuario iniciasesión en el repositorio.

Origen de usuario El origen de autenticación. Seleccione Ningunosi el usuario se autentica en un dominio deWindows o tiene una cuenta en el host deContent Server y es autenticado por el sistemaoperativo.

Dirección de correo electrónico Dirección a la que se enviarán las notificacionescorrespondientes a tareas de flujo de trabajo yeventos registrados.

Nombre de SO de usuario El nombre de inicio de sesión para autenticar alusuario en un sistema operativo o en un servidorLDAP.

Dominio de Windows Establece el dominio de Windows del usuario,que se utilizará si el repositorio está en un hostde Windows o en un host de Unix con un mapade dominio para la autenticación de dominiosde Windows.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibenotificaciones y tareas.

Restringir acceso de carpeta a Restringe el acceso del repositorio del usuario alas ubicaciones del repositorio determinadas.

Carpeta predeterminada Ubicación predeterminada para almacenar loselementos que crea el usuario.

Grupo predeterminado Grupo asignado a los elementos que crea elusuario.

Conjunto de permisos predeterminado Conjunto de permisos asignado a los elementosque crea el usuario.



Campo Descripción

Nombre de base de datos Nombre del usuario en un RDBMS. Se utilizasi el usuario es propietario del repositorio oregistra las tablas RDBMS.

Privilegios Este campo autoriza al usuario a realizar ciertasactividades.

Cuando se configura, si otorga privilegiosde superusuario a un usuario después deinstalar o actualizar un repositorio, o bien trasejecutar manualmente la secuencia de comandostoolset.ebs, agregue dicho usuario manualmenteal grupo denominado admingroup.

Si revoca los privilegios de superusuario de unusuario, quítelo del grupo admingroup.

Conjunto de alias Conjunto de alias predeterminado del usuario.

Flujo de trabajo desactivado Indica que el usuario no está disponible pararecibir las tareas de flujo de trabajo.

Propagar cambio a los miembros Si va a crear un usuario global, esta opciónpropaga sus cambios a los miembros de lafederación de repositorios. Un usuario globales un usuario que se encuentra en todos losmiembros de una federación de repositorios ycuyos valores de propiedades son los mismos entodos los repositorios. Los usuarios globales segestionan a través del repositorio controlador.Los usuarios globales también pueden tenerpropiedades locales, que pueden modificarse enun repositorio local.

Si precisa más información, consulte la Guía delusuario de Documentum Administrator.

Desactivar comprobación de fallo deautenticación

Permite al usuario más intentos de inicio desesión que el límite establecido en el objetoConfiguración del repositorio.



Importar usuarios a partir de la información contenidaen un archivo de entrada

Para importar un usuario de información incluida en un archivo de entrada:

1. Determine qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarioscon el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor antesde crear los usuarios.

2. Cree el archivo de entrada. Consulte Archivo de entrada para nuevos usuarios, página 341.

3. En Digital Asset Manager, siga este procedimiento:

a. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.

b. Haga clic en Archivo > Importar usuario.

c. En el campo Ruta de archivo de entrada, haga clic en Examinar y seleccione la ubicación delarchivo de entrada para crear los nuevos usuarios.

d. Según corresponda, introduzca valores adicionales que se apliquen a todos los usuariosque va a importar. Los valores especificados en el archivo de entrada anulan los valoresespecificados en esta página. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario,consulte Propiedades de usuario, página 338.

e. Haga clic en Terminar.

Archivo de entrada para nuevos usuarios

Puede importar usuarios desde información incluida en un archivo de entrada.

Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidorautentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el hostdel servidor.

Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios, los usuarios nonecesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name (el conjuntode permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos de permisos deben existir antesde que importe los usuarios.

Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en el repositorio,la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseñamanualmente.

Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user. A continuacióndel encabezado, introduzca una lista de combinaciones attribute_name:attribute_value. Los atributos



user_name y user_os_name son necesarios. Además, se asignan los valores predeterminados deTabla 30, page 342 cuando se importa el archivo:

Tabla 30. Valores predeterminados para nuevos usuarios

Argumento Predeterminado

user_login_name nombre de usuario

privileges 0 (ninguno)

carpeta nombre de usuario

group docu

client_capability 1

Cada combinación de nombre_atributo:valor_atributo debe estar en una nueva línea. Por ejemplo:object_type:dm_useruser_name:Pat Smithuser_group:accountingacl_domain:smithacl_name:Global User Default ACLobject_type:dm_useruser_name:John Brown

Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo como un archivo UTF-8;de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteres extendidos no se importarán.

Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son:user_nameuser_os_nameuser_os_domainuser_login_nameuser_login_domainuser_passworduser_addressuser_db_nameuser_group_nameuser_privileges (set to integer value)default_folderuser_db_namedescriptionacl_domainacl_nameuser_source (set to integer value)home_docbaseuser_state (set to integer value)client_capability (set to integer value)globally_managed (set to T or F)alias_set_id (set to an object ID)workflow_disabled (set to T or F)user_xprivileges (set to integer value)failed_auth_attempt (set to integer value)



Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo (attribute_names)deben coincidir con los atributos reales del tipo.

Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea (object_type:dm_user).Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true [verdadero]) o F (de false [falso]). No seaprueba el uso de true, false, 1 ó 0.

Todos los conjuntos de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name deben existir antesde ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las LCA deben representar conjuntos depermisos del sistema. No pueden representar conjuntos de permisos privados.

Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes de ejecutar el archivopara importar los usuarios.

Content Server creará la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera.

Activar o desactivar usuarios

Para convertir un usuario en activo o inactivo:

1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página337.


3. Para activar un usuario, haga clic en Activo.

4. Para desactivar un usuario, haga clic en Inactivo.


Cambiar el repositorio inicial de un usuario

El repositorio inicial es donde el usuario recibe tareas y notificaciones de la Bandeja de entrada.

Para cambiar el repositorio inicial de un usuario:


2. Haga clic en Herramientas > Cambiar repositorio inicial.

3. Seleccione el nuevo repositorio inicial.

4. Seleccione cuándo se debe ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial.




Ver los grupos a los que pertenece un usuario

Para ver los grupos a los que pertenece un usuario:


2. SeleccioneMostrar > Ubicaciones.

Reasignar elementos de un usuario a otro

Este procedimiento resulta útil si elimina un usuario del repositorio y desea reasignar los archivosy objetos del usuario a otro usuario.

Para reasignar los elementos de un usuario a otro usuario:

1. Busque y seleccione el usuario. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un usuario,consulte Localizar a un usuario, página 337.

2. Haga clic en Herramientas > Reasignar usuario.

3. Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario al que desea reasignar elementos.Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogode selección, página 23.

4. Complete los campos restantes:• Ejecutar el trabajo Cambiar nombre

Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente.• Objetos retirados

Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado.


Eliminar un usuario

EMC Documentum recomienda encarecidamente convertir a los usuarios en inactivos en lugar deeliminarlos del repositorio.

Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no elimina las referencias a eseusuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntos de permisos. Esto significa que sielimina un usuario, debe realizar alguno de estos procedimientos:

• Reasigne los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar elementos de un usuario aotro, página 344.



• Crear un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre, el nuevo usuariohereda la pertenencia a grupo y los permisos de objeto que pertenecen al usuario eliminado.

No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación o eliminarse así mismo.

Ver registros de administración de usuarios

Para ver los registros del usuario:


2. Seleccione una de estas opciones:• Mostrar > Registros de reasignación• Mostrar > Registros de cambios del repositorio inicial

Grupos

Un grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede ser propietario deobjetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, el propietario del grupo esel usuario que lo creó.

Para buscar grupos, desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Grupos.

Para abrir un grupo, haga doble clic en él.


• Crear o editar un grupo, página 345• Propiedades de grupo, página 346• Agregar o quitar miembros de un grupo, página 348• Reasignar elementos de un grupo a otro, página 349• Ver los grupos a los que pertenece un grupo, página 349• Eliminar un grupo, página 349

Crear o editar un grupo

Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados. Consulte Tabla 31, page 346.



Tabla 31. Privilegios de grupos

Privilegio Descripción

Crear grupo Puede crear un grupo en el que usted sea elpropietario.

Puede modificar los grupos a los que pertenece.

Administrador del sistema Puede modificar cualquier grupo.

Superusuario Puede crear un grupo y asignar un usuariodiferente como propietario.

Para crear o editar un grupo:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Grupos.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo grupo, seleccione Archivo > Nuevo > Grupo.• Para editar un grupo existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elijaMostrar >

Propiedades > Información.

Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte Grupos, página 345.

3. Escriba la información adecuada para definir el grupo. Para obtener una explicación de laspropiedades de los grupos, consulte Propiedades de grupo, página 346.


Propiedades de grupo

Consulte Tabla 32, page 346 para obtener una descripción de los campos que requieran una explicaciónadicional además de los nombres de campo.

Tabla 32. Propiedades de grupo

Campo Descripción

Nombre Nombre del grupo. El nombre debe estarformado por caracteres que sean compatiblescon la página de códigos del SO del servidor deContent Server.

Sala nativa de grupos Disponible en repositorios con los servicios decolaboración habilitados. Si selecciona una sala,el grupo se considerará como privado en la sala.



Campo Descripción

Clase Este campo distingue entre los grupos y roles.Seleccione Grupo.

El servidor no aplica el valor de esta propiedadni la define con otro valor que no sea el de grupo.

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico del grupo. Ésta esnormalmente la dirección de correo electrónicodel propietario del grupo. Si no se introduceningún valor en este campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del grupo como sudirección de correo electrónico.

Propietario Propietario del grupo. El usuario que seleccionatiene el privilegio Crear grupo. Si es unsuperusuario, podrá seleccionar el propietario.De lo contrario, podrá definir este campo comoun grupo del que es miembro.

Administrador Administrador del grupo. El administradorpuede modificar el grupo. Si el valor es nulo,sólo un superusuario y el propietario del grupopodrán modificar el grupo.

Conjunto de alias Conjunto de alias para el grupo.

Grupo global Si está conectado al repositorio controlador deuna federación, esto convierte el grupo en ungrupo global.

Grupo privado Convierte al grupo en un grupo privado. Encaso contrario, el grupo es público. De formapredeterminada, los grupos creados por usuarioscon privilegios de administrador del sistemao superusuario son públicos, mientras que loscreados por usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Grupo dinámico Convierte al grupo en un grupo dinámico.Un grupo dinámico es un grupo formado pormiembros potenciales, cualquiera de los cualespuede convertirse en miembro real en tiempode ejecución.

La opción de pertenencia predeterminada paraun grupo dinámico es Tratar usuarios comono miembros. Esto significa que, en tiempo



Campo Descripción

de ejecución, los miembros potenciales no seconvierten automáticamente en miembros reales.

Sin embargo, en tiempo de ejecución, laaplicación desde la que un usuario accede alrepositorio puede solicitar que el usuario seconvierta en un miembro real.

Puede utilizar los grupos dinámicos paramodificar la seguridad basada en roles.Por ejemplo, supongamos que define ungrupo dinámico denominado AdmIngen. Elcomportamiento predeterminado de pertenenciaes dar por supuesto que los usuarios no sonmiembros del grupo. El grupo tiene privilegiospara cambiar la pertenencia y los permisos. Si unusuario del grupo accede al repositorio desdeuna aplicación segura, dicha aplicación puedeemitir una llamada de sesión para agregarlo algrupo. Si el usuario accede al repositorio desdefuera del servidor de seguridad o desde unaaplicación no aprobada, no se emite ningunallamada de sesión y Content Server no trata alusuario como un miembro del grupo. El usuariono puede ejercer los permisos para cambiar lapertenencia o los permisos del grupo.

Agregar o quitar miembros de un grupo

Para agregar o quitar miembros:

1. Desplácese aAdministración / Administración de usuarios / Grupos y haga doble clic en el grupo.

2. Para agregar miembros:

a. Seleccione Archivo > Agregar miembros.

b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.


3. Para quitar un miembro:

a. Seleccione el miembro.



b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros.

Reasignar elementos de un grupo a otro

Para reasignar los elementos de un grupo a otro grupo:

1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione el grupo.

2. Seleccione Herramientas > Reasignar.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo grupo al que desea asignar elementos. Para obtenermás información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.





Ver los grupos a los que pertenece un grupo

Para ver los grupos a los que pertenece un grupo:

1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione el grupo.


Eliminar un grupo

EMC Documentum no recomienda eliminar grupos. En su lugar, quite todos los miembros del grupoy manténgalo en el repositorio.

Roles

Un rol es un grupo que contiene las tareas asignadas a los usuarios y grupos en un dominio dela aplicación cliente.

Para buscar roles, desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles.



Nota: Un rol que se ha creado como un dominio aparece en la lista de grupos, no en la de roles.

Para abrir el rol, haga doble clic en él.


• Crear o editar un rol, página 350• Propiedades de rol, página 350• Agregar o quitar miembros de un rol, página 351• Reasignar elementos de un rol a otro, página 352• Ver los grupos a los que pertenece un rol, página 352• Eliminar un rol, página 353

Crear o editar un rol

Nota: Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles.

Para crear o editar un rol:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Roles.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo rol, seleccione Archivo > Nuevo > Rol.• Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija Mostrar >

Propiedades > Información.

3. Especifique valores para definir el rol. Si precisa información detallada sobre las propiedades,consulte Propiedades de rol, página 350.


Propiedades de rol

Consulte Tabla 33, page 351 para obtener una descripción de los campos que requieran una explicaciónadicional además de los nombres de campo.



Tabla 33. Propiedades de rol

Campo Descripción

Clase Seleccione Rol. Esto permite a sus aplicacionesdistinguir entre los grupos y los roles. El servidorno aplica el valor de esta propiedad ni la definecon otro valor que no sea el de grupo.

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico del propietariodel rol. Si no se introduce ningún valor, seutilizará de forma predeterminada el nombre delrol como su dirección de correo electrónico.

Propietario El propietario puede modificar el rol.

Administrador Usuario o grupo, además de un superusuario oel propietario del rol, que puede modificar elrol. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y elpropietario del rol podrán modificar el rol.

Grupo privado Crea el rol como un rol privado. En casocontrario, el rol es un rol público. De formapredeterminada, los roles creados por usuarioscon privilegios de administrador del sistemao superusuario son públicos, mientras que loscreados por usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Crear rol como dominio Si crea un rol como dominio, dicho rol apareceráen la lista de grupos, pero no en la de roles.

Grupo dinámico Crea el rol como un grupo dinámico. Paraobtener más información sobre los gruposdinámicos, consulte Propiedades de grupo,página 346.

Agregar o quitar miembros de un rol

Para agregar o quitar miembros:

1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y haga doble clic en el rol.

2. Para agregar miembros:

a. Seleccione Archivo > Agregar miembros.

b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.




3. Para quitar un miembro:

a. Seleccione el miembro.

b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros.

Reasignar elementos de un rol a otro

Para reasignar los elementos de un rol a otro rol:

1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione el rol.

2. Haga clic en Herramientas > Reasignar.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo rol al que desea asignar elementos. Para obtenermás información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 23.





Ver los grupos a los que pertenece un rol

Para ver los grupos a los que pertenece un rol:

1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione el rol.




Eliminar un rol

EMC Documentum recomienda no eliminar roles. En su lugar, quite todos los miembros del rol ymanténgalo en el repositorio.


Capítulo 25

Servicios de Perfiles de Transformaciónde Contenido

En este capítulo se incluyen los siguientes temas:

• Creación de nuevos perfiles de transformación, página 355• Edición de perfiles de transformación, página 362Los usuarios con acceso de Administrador tendrán un sub-nodo CTS en el nodo Administración delárbol de navegación. El sub-nodo CTS contiene la hoja Perfiles que muestra todos los perfiles detransformación instalados en el repositorio. El Editor de perfiles de Content Transformation Servicesle permite crear y modificar los perfiles de transformación.

Para obtener información sobre la modificación de perfiles de Content Transformation Services,consulte la guía de modificación de perfiles de Content Transformation Services de EMC Documentum.

Para obtener más información sobre el desarrollo de sus propios complementos de ContentTransformation Services, incluidos los archivos de línea de comandos y perfiles de transformación,consulte la guía de desarrollo de productos de Content Transformation Services de EMC Documentum.

Creación de nuevos perfiles de transformación

El Editor de perfiles de CTS le permite crear nuevas transformaciones utilizando los perfiles detransformación instalados en el repositorio por sus productos de Content Transformation. Puedeconstruir nuevos perfiles de transformación utilizando un perfil existente como plantilla para unnuevo perfil, encadenando varios perfiles y poniéndolos en secuencia.

Todos perfiles de transformación se crean como objetos dm_media_profile en el repositorio. ElAsistente de transformación y el Editor de perfiles recuperan todos los objetos dm_media_profiledel repositorio cuando los invoca un usuario.

Esta sección consta de los siguientes temas:

• Utilización de una transformación para crear un nuevo perfil de transformación, página 356• Encadenamiento de perfiles de transformación, página 357


Servicios de Perfiles de Transformación de Contenido

• Creación de un perfil de transformación en secuencia, página 360

Utilización de una transformación para crear un nuevoperfil de transformación

Un perfil de transformación existente puede utilizarse como plantilla para crear un nuevo perfil detransformación. A continuación puede modificar el perfil existente para crear un nuevo perfil querealice una transformación similar, pero quizás con parámetros ligeramente diferentes.

Para crear una nueva transformación utilizando un perfil existente:

1. Desplácese a Administración/CTS/Perfiles.

2. Seleccione un perfil de transformación en la lista Perfiles que quiere utilizar como una basepara el nuevo perfil.

3. SeleccioneHerramientas > Crear perfil > De existentes o haga clic con el botón derecho en el perfilde transformación y seleccione Crear perfil.Aparece el Editor de perfiles.

4. En la ficha Información:

a. Introduzca un nombre para el nuevo perfil. El nombre del perfil seleccionado se introduce deforma predeterminada. Puede modificar este nombre o introducir uno nuevo. Se requiereeste campo.

b. Introduzca una etiqueta para el nuevo perfil. Este es el valor que se verá en el Asistentede transformación. Se requiere este campo.

c. Escriba una descripción para el perfil. La descripción se verá en el Asistente de transformación.

d. Seleccione los productos que desea que puedan utilizar el perfil.

e. Introduzca una ubicación en el repositorio donde quiere que el perfil se guarde. La carpetaPerfiles (//System/Media Server/Perfiles) se introduce de forma predeterminada. Si hace clicen Examinar, puede colocar los nuevos perfiles en cualquier ubicación del repositorio.

f. Seleccione Sistema si desea que el nuevo perfil sea un perfil de sistema. Los perfiles de sistemano son visibles para los usuarios en el Asistente de transformación, pero pueden utilizarseinternamente por los productos de Content Transformation Services.Puede utilizar este mercado para los perfiles en los que está trabajando y no desea utilizar. Sidesea que el sistema invoque el perfil, debe realizar una configuración adicional. Consulte laguía de modificación de perfiles de Content Transformation Services de EMC Documentum o la guía dedesarrollo de productos de Content Transformation Services de EMC Documentum para obtener másinformación sobre los perfiles del sistema.




6. En la ficha Formatos:• Haga clic en Agregar para agregar otro par de formato original y de destino para el

nuevo perfil. Estos son los formatos de archivo originales que el perfil aceptará para latransformación y los formatos de destino a los que pueden transformarse esos archivos.

Haga clic en Aceptar.• Seleccione un formato original y de destino y haga clic en Eliminar para eliminarlos del

nuevo perfil.


8. En la ficha Parámetros, seleccione un parámetro del perfil y haga clic en Configurar.En el cuadro de diálogo Configurar el parámetro del perfil:

a. Introduzca una etiqueta para el parámetro. Esta etiqueta aparecerá en el Asistente detransformación.

b. Seleccione Usar configuración predeterminada para habilitar las opciones Valorpredeterminado y Oculto.

c. Introduzca un Valor predeterminado para el parámetro si desea uno. Este valor aparecerápara el parámetro cuando el usuario vea los parámetros para la transformación.

d. Seleccione Oculto si no desea que este parámetro sea visible para usuario en el Asistentede transformación.


9. Haga clic en Siguiente.Aparece la ficha Resumen, que proporciona una revisión de los elementos que se seleccionaron ydefinieron en las pantallas anteriores.

10. Haga clic en Finalizar para guardar el nuevo perfil.

Encadenamiento de perfiles de transformación

Un perfil de transformación encadenado contiene múltiples perfiles internos que se invocan en etapas.Las transformaciones ocurren de una en una, y se necesita el resultado de una transformación para lapróxima transformación. El resultado de un perfil encadenado es un archivo de salida.

Para encadenar varios perfiles de transformación:


2. Seleccione uno o más perfiles de transformación en las listas de Perfiles que desee encadenarjuntos.



3. Seleccione Herramientas > Crear perfil > Cadena o haga clic con el botón derecho en el perfilde transformación y seleccione Crear perfil.Aparece el Editor de Crear perfil de cadena.


a. Introduzca un nombre para el nuevo perfil. El nombre del perfil seleccionado se introduce deforma predeterminada. Puede modificar este nombre o introducir uno nuevo. Se requiereeste campo.

b. Introduzca una etiqueta para el nuevo perfil. Este es el valor que se verá en el Asistentede transformación. Se requiere este campo.






6. En la ficha Perfiles internos: selección seleccione los perfiles existentes que desea encadenar paracrear el nuevo perfil. Cualquier perfil que haya seleccionado antes de iniciar el editor de perfilesya está incluido en la lista Perfiles seleccionados.Seleccione un perfil en la lista Perfiles seleccionados y utilice las flechas para cambiar el ordenen que se realizan los perfiles internos dentro del nuevo perfil.


8. En la ficha Perfiles internos: detalles, cada perfil seleccionado en la pantalla Perfiles internos:selección se muestra con los parámetros actuales del perfil. La ficha Perfiles internos: detallesle permite configurar algunos parámetros para cada perfil. Seleccione un parámetro de perfily haga clic en Configurar.

9. En el cuadro de diálogo Configurar perfil interno:

a. La ubicación del perfil se muestra en el campo Ruta.

b. Seleccione un formato de salida para este perfil específico. El próximo perfil de la cadenautilizará este archivo de salida, si procede.



c. La opción Esperar al finalizar no está disponible, ya que todos los perfiles encadenadosse configuran automáticamente para esperar que cada perfil dentro de ellos termine sutransformación antes de que pueda empezar la siguiente.






nuevo perfil.


13. La ficha Parámetros le permite configurar los parámetros requeridos por el perfil para completarla transformación. Esto incluye todos los parámetros de todos los perfiles internos. Seleccione unparámetro de perfil y haga clic en Configurar.

14. En el cuadro de diálogo Configurar el parámetro del perfil:




d. Seleccione Oculto si no desea que este parámetro sea visible para usuario en el Asistente detransformación. Si el parámetro está oculto como una asignación de token interno, el conjuntode valores predeterminado para este parámetro pasa a ser el valor literal.






Creación de un perfil de transformación en secuencia

Los perfiles en secuencia especifican una lista de los perfiles que se ejecutan en paralelo. Para cadaperfil interno en la secuencia de perfiles puede especificar si el siguiente perfil debe esperar a laterminación satisfactoria de la tarea anterior. Si no hay ninguna especificación, los perfiles se puedenejecutar tan pronto como los subprocesos de tareas estén disponibles para procesarlos. Esto significaque cada perfil no tiene que estar completo antes de que empiece el siguiente.

Para crear un perfil de transformación en secuencia:


2. Seleccione uno o más perfiles de transformación en las listas de Perfiles que desee colocar juntosen secuencia.

3. Seleccione Herramientas > Crear perfil > Paralelo o haga clic con el botón derecho en el perfilde transformación y seleccione Crear perfil.Aparece el Editor Crear perfil de secuencia.


a. Introduzca un nombre para el nuevo perfil. El nombre del perfil seleccionado se introduce deforma predeterminada. Puede modificar este nombre o introducir uno nuevo. Es posible que elnombre del perfil no contenga ningún espacio o caracteres especiales. Se requiere este campo.

b. Introduzca una Etiqueta para el nuevo perfil. Este es el valor que se verá en el Asistentede transformación. Se requiere este campo.






6. En la ficha Perfiles internos: selección seleccione los perfiles existentes que desea encadenar paracrear el nuevo perfil. Cualquier perfil que haya seleccionado antes de iniciar el editor de perfilesya está incluido en la lista Perfiles seleccionados.



Seleccione un perfil en la lista Perfiles seleccionados y utilice las flechas para cambiar el orden enque se realizan los perfiles internos dentro del nuevo perfil (si escoge tener una espera de perfilpara el perfil interno anterior antes de realizar la transformación).


8. En la ficha Perfiles internos: detalles, cada perfil seleccionado en la pantalla Perfiles internos:selección se muestra con los parámetros actuales del perfil. La ficha Perfiles internos: detallesle permite configurar algunos parámetros para cada perfil. Seleccione un parámetro de perfily haga clic en Configurar.




c. Seleccione Esperar al finalizar si el siguiente perfil en la cadena debe esperar que este perfiltermine su transformación antes de que pueda empezar la siguiente, por lo general utilizandosu salida.






nuevo perfil.


13. La ficha Parámetros le permite configurar los parámetros requeridos por el perfil para completarla transformación. Esto incluye todos los parámetros de todos los perfiles internos. Seleccione unparámetro de perfil y haga clic en Configurar.







d. Seleccione Oculto si no desea que este parámetro sea visible para usuario en el Asistente detransformación. Si el parámetro está oculto como una asignación de token interno, el conjuntode valores predeterminado para este parámetro pasa a ser el valor literal.




Edición de perfiles de transformación

Puede editar perfiles de transformación para personalizar sus propiedades y parámetros. Puede editarlos perfiles instalados por EMC así como cualquier perfil personalizado que pueda haber creado.

Para editar un parámetro del perfil de transformación:


2. Seleccione un perfil de transformación en la lista Perfiles que quiere utilizar como una basepara el nuevo perfil.

3. Seleccione Herramientas > Editar perfil o haga clic con el botón derecho en el perfil detransformación y seleccione Editar perfil.Aparecerá la pantalla Editar perfil.

Note: Mientras edita un perfil, se retira del repositorio y está inaccesible para los usuarios.


a. El perfil Nombre está desactivado. No puede realizar cambios en este campo.

b. Edite la Etiqueta del perfil. Este es el valor que se verá en el Asistente de transformación. Serequiere este campo.

c. Edite la Descripción del perfil. La descripción se verá en el Asistente de transformación.


e. Aparece la ubicación del perfil en el repositorio.

f. Seleccione Sistema si desea que el perfil sea un perfil de sistema. Los perfiles de sistemano son visibles para los usuarios en el Asistente de transformación, pero pueden utilizarseinternamente por los productos de Content Transformation Services.Puede utilizar este mercado para los perfiles en los que está trabajando y no desea utilizar. Sidesea que el sistema invoque el perfil, debe realizar una configuración adicional. Consulte laguía de modificación de perfiles de Content Transformation Services de EMC Documentum o la guía de



desarrollo de productos de Content Transformation Services de EMC Documentum para obtener másinformación sobre los perfiles del sistema.


6. El perfil puede incluir la ficha Perfiles internos: selección si es un perfil encadenado o ensecuencia. Seleccione los perfiles existentes que desea encadenar para el perfil. Los perfilesactualmente incluidos se incluyen en la lista Perfiles seleccionados.Seleccione un perfil en la lista Perfiles seleccionados y utilice las flechas para cambiar el orden enel que los perfiles internos se realizan dentro del perfil (si escoge tener una espera del perfil parael perfil interno anterior antes de realizar la transformación).


8. El perfil puede incluir la ficha Perfiles internos: detalles si es un perfil encadenado o en secuencia.Cada perfil seleccionado en la pantalla Perfiles internos: selección se muestra con los parámetrosactuales del perfil. La ficha Perfiles internos: detalles le permite configurar parámetros para cadaperfil. Seleccione un parámetro de perfil y haga clic en Configurar.




c. Seleccione Esperar al finalizar si el siguiente perfil en la cadena debe esperar que este perfiltermine su transformación antes de que pueda empezar la siguiente, por lo general utilizandosu salida.



11. En la ficha Formatos:• Haga clic en Agregar para agregar otro par de formato original y de destino para el perfil.

Estos son los formatos de archivo originales que el perfil aceptará para la transformación y losformatos de destino a los que pueden transformarse esos archivos.


nuevo perfil.


13. La ficha Parámetros le permite configurar los parámetros requeridos por el perfil para completarla transformación. Seleccione un parámetro de perfil y haga clic en Configurar.







d. Seleccione Oculto si no desea que este parámetro sea visible para usuario en el Asistentede transformación.



16. Haga clic en Finalizar para guardar el perfil.El perfil se registra de nuevo en el repositorio y se le asigna una versión automáticamente.


Apéndice A

Accesos directos del teclado paralos sistemas operativos MicrosoftWindows y Mac

Puede utilizar los métodos abreviados de teclado para seleccionar menús y botones utilizando elteclado en lugar del ratón. En Tabla 34, page 365 se describen los métodos abreviados de tecladopredeterminados. Estos métodos pueden variar en las instalaciones personalizadas.

Tabla 34. Accesos directos del teclado

AcciónAcceso directo de MicrosoftWindows Acceso directo de Mac OS

Crear un nuevo documento Mayús+N Mayús+N

Retirar O O

Editar E E

Registrar I I

Mostrar V V

Abrir en modo de sólo lectura Introducir Introducir

Ver propiedades P P

Importar Mayús+I Mayús+I

Exportar Mayús+E Mayús+E

Guardar como Como Como

Buscar Mayús+S Mayús+S

Suscribir U U

Agregar al Portapapeles Mayús+C Mayús+A

Copiar aquí Mayús+V Mayús+C


Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac


Mover aquí Mayús+M Mayús+M

Enlazar aquí Mayús+L Mayús+L

Eliminar Eliminar Eliminar

Iniciar un flujo rápido Q Q

Aplicar un ciclo de vida a undocumento

L L

Enviar un documento a supróximo estado del ciclo devida

R R

Devolver un documento alestado anterior del ciclo de vida

D D

Declarar un registro Mayús+R Mayús+R

Crear una discusión Mayús+U Mayús+U

Convertir un documentosencillo en un documentovirtual

Mayús+T Mayús+V

Correo electrónico M M

Seleccionar todos los elementosen la página

Ctrl+A Comando+A

Seleccionar el siguienteelemento

Flecha derecha Flecha derecha

Seleccionar el elemento anterior Flecha izquierda Flecha izquierda

Seleccionar el elemento dearriba

Flecha arriba Flecha arriba

Seleccionar el elemento de abajo Flecha abajo Flecha abajo

Ir al campo o al botón siguiente Ficha Ficha

Ir al campo o al botón anterior Mayús+Tab Mayús+Tab




Ayuda Mayús+H Mayús+H

Cerrar sesión Mayús+O Mayús+O


Índice

Aaccesos directos

a elementos de otros repositorios, 49archivos utilizados recientemente, 40enlaces, 48suscripciones, 53

activosusuarios, 343

Administración de colas de trabajos, 113,119, 121, 126 hasta 130

administradores de usuarioscrear nuevo usuario, 240en los servicios de colaboración, 239ocultar usuarios, 242

Administradores de usuarioscarpetas restringidas, 243modificar usuarios, 241

Adobe InCopy, 288Adobe InDesign, 288agentes de conexión

seleccionar, 19agregado, consulte agregado de PowerPointagregado de PowerPoint

agregar diapositivas, 188agregar plantilla para su uso en, 193aplicar plantilla, 192borrar, 193buscar presentaciones y diapositivas, 190crear presentaciones, 192información general, 187ordenar diapositivas, 189quitar diapositivas, 189, 193ver, 187, 189

agregarcopias, 145diapositivas al agregado de

PowerPoint, 188pistas de texto de vídeo, 183 hasta 184un elemento a una publicación, 320

agregar repositorio, opción

iniciar sesión en nuevos repositorios, 19alertas

en Bandeja de entrada, 92También consulte notificaciones

almacenamiento predeterminado, 166anexos

abrir, 65buscar, 66copiar, 65editar copia, 65ver, 63

anularminiaturas de documento, 155

archivadorcrear, 33

Archivador inicial, 20archivadores

historiales, 34propiedades, 33

archivoguardar como, 248

archivo csvexportar a, 54

archivos, 101anexar, 93, 102arrastrar y colocar, 26cancelar retirada, 40ciclos de vida, 32, 37, 43, 136copiar, 47copiar localmente, 44copias, 139 hasta 140crear, 31desbloquear, 40documentos virtuales, 259editar, 35eliminar, 46enlaces virtuales, 41enlazar a otros repositorios, 49enlazar a varias ubicaciones, 48enviar a flujos de trabajo, 101


Índice

estados de ciclos de vida, 136, 212exportar, 44historiales, 34importar, 43programaciones, 323promover, 137propiedades, 33quitar, 102quitar ciclos de vida, 136reemplazar, 39registrar, 36retirar, 35seleccionar, 20tareas comunes, 31transformaciones, 139ver, 41ver ubicaciones, 50versiones, 38volver al estado anterior, 137

Archivosanular la selección, 21

archivos anexadosquitar, 102

archivos anexosen tareas, 92ver, 92

archivos bloqueadosal retirar un documento virtual, 270definir preferencias, 270información general, 34mantener bloqueo al registrar, 38ordenar por, 21, 40ver, 41

archivos de Excelexportar a, 54

áreas de almacenamientoconfigurar servidores de

transmisión, 165arrastrar y colocar, 43, 59

habilitar, 25para agregar descendientes, 262para crear relaciones, 275para exportar, 45, 64para mover descendientes, 265para realizar acciones, 26para registrar desde archivo, 40para suscribirse a los elementos, 53

Arrastrar y colocarcopia, escritorio, 141

Asignación de políticas de colas detrabajos (página), 122

asíncronostransformaciones, 139

atributos, 166automáticos, 327

atributos automáticosprogramación, 327

atributos de habilidad, 112Aumentar prioridad, 118autocompletar

aceptar una sugerencia, 25borrar la caché, 25opciones, 25

Bbandeja de entrada

gestionar tareas, 97Bandeja de entrada

abrir elementos, 92colas de trabajos, 98columnas mostradas, 22disponible para tareas, 96información general, 91mostrar al inicio, 24no disponible para tareas, 96obtener tarea siguiente, 98tareas comunes, 91utilizada en flujos de trabajo de

Editorial Publishing, 289ver, 92

barra de estadomensajes en, 27

borraragregado de PowerPoint, 193

Borrar agregado (botón), 193buscar

presentaciones y diapositivas dePowerPoint, 190

Buscar objetos ocultos (opción)en búsquedas, 74

Buscar todas las versiones (opción)en búsquedas, 74

Business Process Managercrear una plantilla de flujo de trabajo

para Editorial Publishing, 308búsquedas

búsquedas avanzadas, 71búsquedas guardadas, 83 hasta 84


Índice

búsquedas simples, 67 hasta 68configuración, 80copiar, 85editar, 71, 84elementos que pueden buscarse, 82estado, 76 hasta 77experiencia, 80exportar resultados, 54información general, 67operadores, 68, 74plantillas de búsqueda, 85 hasta 88preferencias, 89repositorio indexado, 82resaltar resultados, 76resultados, 76 hasta 77, 79, 84, 89resultados externos, 79supervisar, 76 hasta 77últimos resultados, 79, 84

búsquedas avanzadasejecutar, 71

búsquedas simplesejecutar, 67 hasta 68

Ccalendarios

crear, 218crear eventos, 218eventos repetidos, 220exportar e importar, 223

Calendarios, 131 hasta 132carpetas

anular la selección, 21arrastrar y colocar, 26contextuales, 216copiar, 47crear, 32eliminar, 46enlazar a varias ubicaciones, 48historiales, 34mostrar al inicio, 24programaciones, 323propiedades, 33seleccionar, 20ver ubicaciones, 50

carpetas contextualescrear, 217información general, 216

categoríasbuscar, 71

categorías de cola de trabajo, 126categorías de cola de trabajos, 118copiar, 47eliminar, 46enlazar a varias ubicaciones, 48enviar elementos a, 22explorar, 22

categorías de cola, consulte categorías decola de trabajos

categorías de cola de trabajosdefinir, 118

categorías de colas de trabajoscrear, 118eliminar, 119

ciclos de vidaaplicar, 32, 136asignar, 32, 37, 43, 60, 136estados, 136, 212filtrar para, 21información general, 135promover, 137quitar, 136reanudar, 138suspender, 137tareas comunes, 135volver al estado anterior, 137

coincidencia de asignación de trabajoagregar filtros a una cola, 114configurar, 111configurar habilidades en la plantilla de

proceso, 112definir filtros, 112perfiles de procesador, 125

colaborarinformación general, 211

colas, consulte colas de trabajoscolas de tareas

gestionar la bandeja de entrada, 97colas de trabajo

agregar grupos, 122agregar usuarios, 122grupos, 122 hasta 123información general, 109quitar un grupo, 123quitar un usuario, 123roles, 109usuarios, 122 hasta 123

colas de trabajosactualizar, 127asignar tareas, 128


Índice

categorías, 118configurar notificaciones, 117crear, 111, 115, 119definir, 119definir prioridades, 117eliminar, 121grupos, 125modificar, 127mover categorías, 120mover tareas a nuevas colas, 129obtener tarea siguiente, 98políticas, 115políticas de colas, 115quitar asignación de tareas, 128quitar la suspensión de las tareas, 130realizar tareas, 97reanudar tareas suspendidas, 130reasignar tareas, 128 hasta 129seleccionar tareas, 98supervisar, 126suspender tareas, 129usuarios, 125ver, 126

coleccióncombinar contenido en un PDF, 199ordenar contenido, 198

coleccionesagregar a colecciones favoritas, 197, 201agregar contenido a, 196copiar copias en otras colecciones, 200crear, 197descargar, 205descargar con transformaciones, 206información general, 195quitar de colecciones favoritas, 201seleccionar copias alternativas, 201seleccionar copias alternativas para varios

elementos, 204ver contenido, 197ver descargas activas, 208ver en otros productos de

Documentum, 208Colecciones favoritas, consulte coleccionescolecciones temporales, consulte descargas

activascolor

aplicar a fondo, 247aplicar a texto, 247

color de fondo, 247columnas

en listas, 21mostrar, 22

comentariosagregar en discusiones, 214buscar, 215editar en discusiones, 214eliminar en discusiones, 215responder en discusiones, 214

comprobar ortografía, 247configuración

Editorial Publishing, 289preferencias, 24

También consulte preferenciasconfiguración de transmisión

Flash (F4V), QuickTime, 175configurar el servidor de transmisión, 166,

168, 170 hasta 172configurar un servidor de

transmisión, 165conjuntos de alias, 121

en ciclos de vida, 136conjuntos de grupos requeridos

en los conjuntos de permisos, 336conjuntos de permisos

crear, 333localizar, 331permisos básicos, 332tareas comunes, 331

También consulte permisosconsultas

buscar consultas, 77contenido

en documentos virtuales, 261tareas comunes, 31

También consulte archivosContent Server

configurar áreas dealmacenamiento, 165

integración con servidores detransmisión, 164

Content Transformation Servicesperfiles, 355

contraseñascambiar, 18

control de calidad, 118Control de calidad porcentual, 118convertir

las DRL de escritorio en las URL deWebtop, 51

copia predeterminada


Índice

AVTS, 175copias, 139

asociados a una versión, 139crear, 145definir predeterminada, 142importar, 141información general, 139primarias, 139restablecer, 143ver, 140ver predeterminada, 142

copias predeterminadasdefinir, 142visualización, 142

copias primarias, 139creación

nueva versión en mediantetransformaciones, 148

creación de un paquetemediante transformación, 149mediante transformaciones, 149

crearnuevos objetos mediante

transformaciones, 146pistas de texto de vídeo, 182subclips de vídeo, 178un número, 319una publicación, 317una sección, 318

Crear, 192crear estados de flujo de trabajo

para Editorial Publishing, 305crear un tipo de ejecutante

para Editorial Publishing, 314crear una plantilla de flujo de trabajo

para Editorial Publishing, 307utilizar Business Process

Manager, 308crear versiones de un archivo

mediante transformación, 148create_group (privilegios), 110credenciales

eliminar, 25guardar, 18, 25ver, 25

credenciales guardadasdefinir, 18, 25eliminar, 25ver, 25

CTS, consulte Content TransformationServices

DDAM (Digital Asset Manager)

descrita, 15DCS

ver colaborar, 211Definir como vista previa (opción), 142depósito de vídeo, consulte colecciones

reproducir el contenido, 200derechos, consulte derechos de propiedad

intelectualderechos de propiedad intelectual, 277

agregar acreditativos, 282asignar, 280buscar archivos con derechos, 283eliminar asociación, 281gestionar, 278importar archivos con derechos, 279información general, 277revisar, 281solicitar revisión, 284usar archivos, 283

Descargar comorealizar, 206

descargas activasver, 208

descendientesagregar, 262buscar, 260en documentos virtuales, 259quitar, 265reordenar, 264 hasta 265ver, 260

detallesflujos de trabajo, 104

detalles de vídeoeditar, 162eliminar fotogramas del guión

gráfico, 176información general, 161reproducir vídeos, 163

diapositivasañadir al agregado de PowerPoint, 188buscar en el agregado de PowerPoint, 190ordenar, 189quitar del agregado de PowerPoint, 189,

193


Índice

directorio de visualizaciónubicación predeterminada, 41

directoriosretirar, 35

discusionesagregar comentarios, 214buscar comentarios, 215editar comentarios, 214eliminar comentarios, 215información general, 212responder a comentarios, 214

disponiblepara tareas, 96

dm_message_archiveasignado a mensajes de correo

electrónico, 60dm_owner

en conjunto de permisos, 334dm_QmThresholdNotification (trabajo), 117dm_world

en conjunto de permisos, 334documentación

relacionada, 16documentos

tareas comunes, 31También consulte archivos

transformar en HTML, 144transformar en PDF, 144

documentos hijoen documentos virtuales, 259

También consulte descendientesdocumentos padre

de documentos virtuales, 259También consulte documentos

virtualesdocumentos simples

convertir en, 268documentos virtuales

agregar descendientes, 262contenido, 261convertir en documentos simples, 268crear, 260estructura, 260etiquetas de versión, 266fijar en una versión, 266información general, 259instantáneas, 267mostrar enlaces rotos, 269mover descendientes, 264 hasta 265preferencias, 268

quitar descendientes, 265reordenar descendientes, 264 hasta

265tareas comunes, 259ver contenido, 261ver estructura, 260

Documentum Collaborative Servicesver colaborar, 211

dominiosiniciar sesión, 18

Eeditar

detalles de vídeo, 162subclips de vídeo, 179

editar estados de flujo de trabajopara Editorial Publishing, 306

Editor de texto enriquecidoen los servicios de colaboración, 211

editorial publishinginformación general, 287

Editorial Publishingacceder a configuración, 291acerca de plantillas de flujo de

trabajo, 307acerca de tipos de ejecutantes, 313agregar un elemento a un número de

publicación, 320configuración, 289configuración del nivel de

publicación, 294configuración del nivel de sección, 295configuración del nivel de

sistema, 293configurar flujos de trabajo, 299configurar plantillas, 302configurar tipos de ejecutantes, 300configurar tipos de elementos, 296configurar visibilidad de

metadatos, 297crear estados de flujo de trabajo, 305crear tipos de objeto, 303crear un número para una

publicación, 319crear un tipo de ejecutante, 314crear una plantilla de flujo de

trabajo, 307crear una publicación, 317


Índice

crear una sección para unapublicación, 318

editar estados de flujo de trabajo, 306editar tipos de objeto, 304eliminar una publicación, número o

sección, 320gestión, 287información general sobre estados de

flujo de trabajo, 304modelo de configuración, 291nodo Elementos de publicación, 288permisos de acceso para estados de

flujo de trabajo, 304permisos requeridos, 290roles del flujo de trabajo, 289seguridad necesaria, 290tipos de objeto, 303usar la Bandeja de entrada, 289vista del archivador, 288

elementoagregar a una publicación, 320

Elementos de publicaciónnodo, 288

elementos relacionadoscrear mediante transformaciones, 146eliminar, 46

elementos relacionestransformaciones, 139

eliminarfotogramas del guión gráfico con

detalles de vídeo, 176subclips de vídeo, 180un número de una publicación, 320una publicación, 320una sección en un número de

publicación, 320Eliminar (permiso), 332Empieza por (campo)

en listas, 21En prueba, 136enlaces

a otros repositorios, 49a varias ubicaciones, 48crear, 50, 247eliminar, 46en mensajes de correo electrónico, 51,

53suscripciones, 53tareas comunes, 48ver ubicaciones de, 50

enlaces virtualesver, 41

ensambladosver, 267

También consulte instantáneasEscribir (permiso), 332estado

operaciones en segundo plano, 28estados de flujo de trabajo

en Editorial Publishing, 304Estoy disponible

seleccionar, 96estructura

de documento virtual, 262, 264 hasta265

de documentos virtuales, 260, 262,265

documentos virtuales, 264 hasta 265etiquetas de versión

agregar, 266eventos de auditoría

en flujos de trabajo, 104Examinar (permiso), 332exploración inteligente

resultados de búsqueda, 76, 89

Ffavoritos

agregar un documento o una carpetadel repositorio, 50

archivos utilizados recientemente, 40repositorios, 20suscripciones, 53

federacionesusuarios, 340

filtrosen colas de trabajos, 99, 111 hasta 112,

114en el cuadro de diálogo de

selección, 23en listas, 21

filtros de coincidenciaactivar varias habilidades, 113asignar a una cola, 114

filtros de coincidencia de asignación detrabajoagregar a una cola, 114quitar de una cola, 114

flujo de trabajo


Índice

definir permisos para estados enEditorial Publishing, 304

para editorial publishing, 287flujo de trabajo editorial

explicado, 287roles, 289

flujos de trabajoanexar archivos, 102completar tareas, 93completar tareas fallidas, 107configurar para publicaciones

editoriales, 299crear plantillas de flujo de trabajo, 108detalles, 104detener, 105eventos de auditoría, 104información general, 101informes, 107 hasta 108Informes de flujo de trabajo, 104iniciar, 101Mis flujos de trabajo, 104participantes del correo

electrónico, 106reanudar, 105rechazar tareas, 95reintentar tareas fallidas, 106supervisor, 107tareas fallidas, 106terminar tareas, 93ver, 104 hasta 105

flujos rápidosenviar, 103

formatospreferencias, 41 hasta 42

formatos de archivoasociar a tipos de objetos, 41preferencias, 41

También consulte formatosrestaurar asociaciones

predeterminadas, 42formatos de archivo LDIF, 341formularios

crear, 248dar formato al texto, 246introducir datos, 245tareas comunes, 245

Ggeneral, ficha

en preferencias, 24grupo

privado, 347público, 347

gruposagregar a una cola de trabajos, 122agregar usuarios, 348crear, 345dinámicos, 348, 351editar, 345eliminar, 349en colas de trabajo, 122 hasta 123en colas de trabajos, 125información general, 345localizar, 345programaciones, 323quitar usuarios, 348reasignar elementos, 349usuarios, 344

grupos dinámicosinformación general, 348, 351

grupos requeridosen los conjuntos de permisos, 336

guardadasvisualización para trasformaciones

guardadas, 150guardar como

archivo, 248guión gráfico

eliminar fotogramas, 176usar para establecer miniatura

predeterminada para vídeo, 177guiones gráficos

añadir diapositivas al agregado dePowerPoint, 188

información general, 153ver para PDF, 154ver para presentaciones de

PowerPoint, 154ver para vídeo, 156vista de página, 156vista de zoom, 156vista previa de vídeos, 158

HHabilidades para coincidencia de

asignación de trabajo, 126hacer clic con el botón derecho

para realizar acciones, 27


Índice

historialesde elementos de repositorio, 34

HTMLcopias, 139transformar en, 144ver enlaces, 41

Iidiomas

elegir, 18filtrar para, 21

importarcopias, 141

indicación de rutainformación general, 20

También consulte ruta deexploración

información de habilidad de la cola detrabajos, 112

información del repositorioexportar, 54

información generaleditorial publishing, 287

informesflujos de trabajo, 107 hasta 108

informes de flujo de trabajo, 110Informes de flujo de trabajo

cambiar supervisor, 107informes históricos

flujos de trabajo, 108instantáneas

crear, 267etiquetas de versión, 266inmovilizar, 267liberar, 267ver, 267

Llas DRL de escritorio

convertir en las URL de Webtop, 51LDAP

cambio de contraseñas, 18crear usuarios, 338 hasta 339, 341

Leer (permiso), 332Lightweight Directory Access Protocol

contraseñas cambiantes, 18También consulte LDAP

lista de miembros de una sala

abrir, 235listas

campo Empieza por, 21columnas, 21explorar, 20, 23filtrar, 21, 23hacer clic en nombres de archivo, 41nombres de archivo, 41ordenar, 21ver, 20 hasta 21

listas de habilidades de la cola de trabajos,consulte coincidencia de asignación detrabajo

listas numeradas, 247listas ordenadas, 247

Mmarcadores

agregar un documento o una carpetadel repositorio, 50

suscripciones, 53Media Transformation Services

extraer detalles de vídeo, 161generar guiones gráficos, 153integración con servidores de

transmisión, 164mensajes

ver, 27mensajes de correo electrónico

anexos, 63, 65 hasta 66ciclos de vida, 60convertir, 64enviar enlaces, 51exportar, 64, 66importar, 59información general, 57ver, 63

menúsabrir haciendo clic con el botón

derecho, 27metadatos

exportar, 54métodos abreviados

teclas de acceso rápido de teclado, 365Miniatura

vista, 27miniatura predeterminada

establecer para vídeo, 177miniaturas


Índice

anular, 155establecer predeterminada para

vídeo, 177sustituir predeterminada, 143vista, 21

Mis archivoscolumnas, 22mostrar al inicio, 24ver, 40

Mis colas de trabajos, 126Mis flujos de trabajo

ver, 104modo de accesibilidad

selección, 18seleccionar, 25

modo sin conexiónacceso, 30

Monitor de colas de trabajo, 122 hasta 123Monitor de colas de trabajos, 124 hasta

127seleccionar vistas, 126

Mostrar más, 34My Documentum

acceder, 30carpeta, 30

NNinguno (permiso), 332niveles de acceso

información general, 331 hasta 332niveles de prioridad, 117 hasta 118no disponible

para tareas, 96No estoy disponible en estos momentos

seleccionar, 96notas

buscar, 215crear, 215editar, 216eliminar, 216

notificacionesdefinir, 53en colas de trabajo, 117información general, 91

númerocrear, 319

Oobjetos controlados

información general, 231objetos ocultos

en búsquedas, 74mostrar, 25

Obtener tareapermitir, 130seleccionar, 98

Obtener tarea siguiente, 98Obtener tarea siguiente

automáticamente, 98operaciones en segundo plano

ver estado, 28operadores de comparación, 113origen HTML, 247

PPDF

crear a partir del contenido de unacolección, 199

ver guión gráfico, 154ver Vista previa activa, 154

PDF, documentosagregar comentarios, 272anotar, 271configurar servicios de anotación, 271ver comentarios, 272

perfil de habilidad, consulte coincidencia deasignación de trabajo

perfil de procesador, 111perfil del procesador, 124perfiles

crear, 355crear mediante un perfil existente, 356editar, 362encadenar, 357para Content Transformation

Services, 355para transformaciones, 355secuenciar, 360

perfiles de documentos, consulte políticas deanulación de colas de trabajos

perfiles de procesador, consulte perfiles deprocesador de asignación de trabajo

perfiles de procesador de asignación de trabajoagregar habilidades, 123 hasta 124cambiar habilidades, 124eliminar habilidades, 125


Índice

permisoscrear conjunto de permisos, 333definir, 334editar, 333 hasta 334gestionar, 331información general, 331localizar, 331necesarios para Editorial Publishing, 290permisos básicos, 332tareas comunes, 331

También consulte conjuntos depermisos

ver, 333 hasta 334permisos básicos

información general, 332permisos de acceso para estados de flujo

de trabajodefinir para Editorial Publishing, 304

pertenencia a salasagregar miembros, 237cambiar roles locales, 238crear grupo local, 238editar propiedades de grupos

locales, 238gestionar, 237invitar a miembros, 237

pertenencia a una salaacerca de, 234agregar miembros a un grupo

local, 238quitar grupos locales de una sala, 239

pistas de textoagregar para vídeo, 183 hasta 184crear para vídeo, 182ver para vídeo, 181

plantillaagregar plantilla para su uso en

agregado de PowerPoint, 193plantilla de PowerPoint

agregar al sistema para su uso enagregado, 193

plantilla de proceso, 112plantillas

aplicar a presentaciones dePowerPoint, 192

ciclos de vida, 32, 37, 43, 60, 136configurar para publicaciones

editoriales, 302plantillas de búsqueda, 85 hasta 88quitar ciclos de vida, 136

plantillas debúsquedaejecutar, 86

plantillas de búsquedacopiar, 88crear, 86editar, 87modificar, 87

plantillas de flujo de trabajopara Editorial Publishing, 307

políticas, consulte políticas de anulación decolas de trabajos, consulte políticas decolas de trabajospolíticas de anulación de colas de

trabajos, 121políticas de anulación, consulte políticas de

anulación de colas de trabajospolíticas de anulación de colas de trabajos, 121políticas de colas, 113, 117, 121

También consulte colas de trabajospolíticas de colas de trabajo

definir prioridadesdinámicamente, 118

políticas de colas de trabajosanular, 121configurar controles de calidad, 118crear, 117definir prioridades, 117definir umbrales, 117eliminar, 118información general, 115modificar, 117

portapapelesagregar al, 48quitar del, 48ver, 48

preferencias, 24búsquedas, 89columnas mostradas, 22documentos virtuales, 268general, 24

presentaciones de PowerPointbuscar en el agregado de

PowerPoint, 190crear, 192ver guión gráfico, 154

Presentaciones de PowerPointver Vista previa activa, 154

Prioridad inicial, 117Prioridad máxima, 117prioridades dinámicas, 118


Índice

privilegiossuperusuario, 340usuario, 340

procesadores de colasgestionar, 122permitir extracción selectiva, 130

procesadores de colas avanzados, 98Process_report_admin, 110programación

atributos automáticos, 327crear, 324, 338editar, 324 hasta 325eliminar, 328quitar, 328tipos, 326Webtop Express, 328

programacionesinformación general, 323tareas comunes, 323ver, 323

propiedadesdefinir, 33ver, 33

Propiedades de la cola de trabajos(página), 114, 119, 123

publicacióncrear, 317

Publicacionesarchivador, 288

QQueue_admin, 110Queue_advance_processor, 110Queue_manager, 110Queue_processor, 110quitar

diapositivas del agregado dePowerPoint, 189, 193

Rregistrar

generar copias, 139generar versiones, 38información general, 34registrar, 36Registrar desde archivo, 38tareas comunes, 34

registros

declarar registros formales, 249enlazar, 255quitar relaciones, 256registrar relaciones, 256tareas comunes, 249usuario, 345

reglas de enlaceespecificar, 266mostrar enlaces rotos, 269

Relacionar (permiso), 332relaciones

crear, 275eliminar, 276quitar, 276tareas comunes, 275

También consulte relacionesver, 275

repositoriosagregar, 19 hasta 20buscar, 23cambiar, 19cerrar sesión, 19credenciales guardadas, 18, 25explorar, 20favoritos, 20grupos, 345información general, 17iniciar sesión, 17, 19iniciar sesión en modo de

accesibilidad, 18modo de accesibilidad, 18, 25nombres, 19quitar, 20varios, 18 hasta 20, 41

reproducirvídeos desde detalles de vídeo, 163

resaltadosen los resultados de búsqueda, 76

Restablecer, 25, 245Restaurar valores predeterminados

en la ficha Formatos, 42restricciones

en conjuntos de permisos, 335restricciones de acceso

en conjuntos de permisos, 335resultados

búsquedas, 76 hasta 77, 79, 84orígenes externos, 79

retiradacancelar, 40


Índice

información general, 34ver archivos retirados, 40ver archivos retirados

recientemente, 40retirar

directorio, 35retirar archivos, 35ubicación, 35

revisionesflujos de trabajo, 101flujos rápidos, 103tareas comunes, 91

rolusuario rápido, 19, 328

rol Colaboradoren los servicios de colaboración, 234

rol Propietarioen los servicios de colaboración, 234

rolesagregar usuarios, 351crear, 350editar, 350eliminar, 353en colas de trabajo, 109información general, 349localizar, 349Process_report_admin, 110programaciones, 323propiedades, 350Queue_admin, 110Queue_advance_processor, 110Queue_manager, 110Queue_processor, 110quitar usuarios, 351reasignar, 352

roles de usuarioen flujos de trabajo editorial, 289

RTEen los servicios de colaboración, 211

También consulte Editor de textoenriquecido

ruta de exploracióninformación general, 20, 23

Ssalas

copiar, 235crear, 232editar propiedades de, 233

eliminar, 236grupos locales, 234información general, 230mover, 236objetos controlados, 231pertenencia, 234roles locales, 234Sala nativa de grupos, 346visitar, 230

secciónconfiguración para Editorial

Publishing, 295crear, 318

seguridadnecesaria para Editorial

Publishing, 290seguridades

tareas comunes, 331También consulte permisos

selección, cuadro de diálogobuscar un elemento, 23

Servicios avanzados de transformación decontenido, 139

Servicios de transformación decontenido, 139

Servicios de transformación de publicaciónregulatoria, 139

servidor de transmisión, 166, 168, 170hasta 172configurar áreas de

almacenamiento, 165integración, 164procedimiento de configuración, 165requisitos de integración, 164

Servidor Real Helix Universal, 169sesiones

cerrar sesión, 19iniciar sesión, 17, 19modo de accesibilidad, 18, 25

sitioshistoriales, 34propiedades, 33

Smart Connection, 288software, versiones

ver, 30Solaris, 169sólo lectura

de archivos, 41subclip

agregar a depósito de vídeo, 196


Índice

subclipscrear, 178editar, 179eliminar, 180ver para vídeo, 177

subíndice, 247superíndice, 247superusuario

privilegios, 340supervisores

cambiar, 107suscripciones

cancelar, 53cancelar la suscripción, 53columnas mostradas, 22crear, 53mostrar al inicio, 24suscribir, 53suscribir a otros usuarios, 53ver, 53

sustitución de un archivomediante transformaciones, 147

Ttablas, 247tablas de datos

crear, 224crear entradas, 226editar, 228importar y exportar, 229información general, 223

tareasabrir, 92aceptar, 94anexar archivos, 93automáticas, 106colas de trabajo, 126colas de trabajos, 97completar, 93delegar, 95fallidas, 106información general, 91, 101quitar la suspensión, 97realizar, 92reasignar, 95rechazar, 95repetir, 96seleccionar, 98suspender, 97

tareas automáticascompletar, 107en flujos de trabajo, 101fallidas, 106

tareas de cola de trabajosasignar, 128

tareas de colas de trabajosquitar asignación, 128quitar la suspensión, 130reanudar, 130reasignar, 128suspender, 129

tareas de las colas de trabajosmover, 129

taxonomíasexplorar, 22

También consulte categoríasteclado

métodos abreviados, 365teclas de acceso rápido, 365

teclas de acceso rápidoinformación general, 365

telestream_registration.xmlFlash9, 175

textocrear enlaces a partir de, 247dar formato, 246

tipos de ejecutantesconfigurar para publicaciones

editoriales, 300para Editorial Publishing, 313

tipos de elementosconfigurar para publicaciones

editoriales, 296tipos de objeto

asociar con formatos de archivo, 42crear para publicaciones

editoriales, 303editar para publicaciones

editoriales, 304en publicaciones editoriales, 303

tipos de objetosasociar a formatos de archivo, 41definición, 41en programaciones, 326

trabajo dm_QmPriorityAging, 118Trabajo en curso, 136trabajos

en accesos directos, 49trabajo dm_QmPriorityAging, 118


Índice

traduccionesfiltrar para, 21

transformaciónperfiles, 355

transformaciones, 139creación de un paquete, 149creación de una nueva versión, 148crear nuevas copias, 145crear nuevos objetos, 146crear nuevos perfiles, 355 hasta 356editar perfiles, 362encadenar perfiles, 357habilitar la notificación en la Bandeja

de entrada, 151información general, 139perfiles, 139propiedades, 150resultados, 139, 146 hasta 149secuenciar perfiles, 360sustitución de un archivo, 147ver propiedades, 150

transformardocumentos en HTML, 144documentos en PDF, 144

trasformaciones guardadasquitar, 150

Uubicaciones

iniciar sesión, 18ver, 50

Últimos resultados (opción)en búsquedas, 79

umbrales, 117URL

crear enlaces, 247usar

Vista previa activa, 154usuario rápido

rol, 19, 328usuarios

activos, 339, 343agregar a conjuntos de permisos, 333

hasta 334agregar a un grupo, 348agregar a un rol, 351agregar a una cola de trabajos, 122asignar tareas, 128crear, 339, 341

editar, 338eliminar, 344en colas de trabajo, 122 hasta 123en colas de trabajos, 125estado, 343global, 340grupos, 344importar, 341inactivos, 339información general, 337localizar, 337privilegios, 340programaciones, 323propiedades, 338reasignar elementos, 344reasignar tareas, 128registros, 345supervisar usuarios de colas, 127

usuarios activos, 124usuarios de colas de trabajos, consulte

procesadores de colasusuarios globales

propagar, 340

Vvalor para utilizar en la comparación, 113VDM

información general, 260También consulte documentos

virtualesventana nueva

abrir, 26ventanas

abrir nueva, 26ver

agregado de PowerPoint, 187, 189guión gráfico de PDF, 154guión gráfico de presentación de

PowerPoint, 154guión gráfico de vídeo, 156pistas de texto de vídeo, 181subclips de vídeo, 177

Versión (permiso), 332versión actual

convertir, 38crear, 39información general., 39

versión de softwarever, 30


Índice

versionescopia, 139eliminar, 46guardar nuevo, 36quitar una transformación

guardada, 150trasformaciones guardadas, 150ver, 38versión actual, 38 hasta 39

vídeoagregar pistas de texto, 183 hasta 184crear pistas de texto, 182crear subclips, 178editar detalles de vídeo, 162editar subclips, 179eliminar fotogramas del guión gráfico

con detalles de vídeo, 176eliminar subclips, 180establecer miniatura

predeterminada, 177reproducir desde detalles de

vídeo, 163ver guión gráfico, 156ver pistas de texto, 181ver subclips, 177vista previa del guión gráfico, 158

Virtual Document Managerinformación general, 260

También consulte documentosvirtuales

visibilidad de metadatosconfigurar para publicaciones

editoriales, 297Vista de lista, 27Vista de miniaturas, 27vista de página, 156vista de sólo lectura

de mensajes de correo electrónico, 63vista de zoom, 156vista previa

vídeos de un guión gráfico, 158Vista previa activa

usar, 154

WWDK

ver versión, 30WDK (Web Development Kit)

descrito, 15Web Development Kit

ver versión, 30Webtop Express

programación, 328WoodWing Smart Connection, 288Workflow Manager

abrir, 108


emc documentum digital asset manager · restaurar los formatos de archivo asociados a los valores...

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