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INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN

IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 1 de 64

INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN IT-TEC-006

TABLA DE CONTROL

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3

2

1 02/10/2017 Líder de

proyectos Director de Proyectos

Director de Proyectos

Segunda Edición

Inicial 24/04/2016 Asistente Sistemas

Líder de Proyectos

Director de Proyectos

Primera Edición

Versión Fecha Elaboró Revisó Aprobó

Descripción de la Revisión

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

CONTROL DEL DOCUMENTO



TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO .................................................................................................................. 3 2 ALCANCE ................................................................................................................... 3 3 REFERENCIAS ........................................................................................................... 3 4 DEFINICIONES ........................................................................................................... 3 5. ACCIONES Y METODOS ........................................................................................... 4 5.1 NIVELES DE ACCESO ............................................................................................... 4 5.2 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO ............................................................................ 8 5.3 CREAR UN DOCUMENTO SIN BIOMETRIA……………………………………………57 5.4 CONSULTAR LA INFORMACIÓN ARCHIVADA ....................................................... 62 5.5 CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LA CUENTA .................................................. 63 5.6 AUTORIZAR Y FIRMAR............................................................................................ 63 6. DISPOSICIONES GENERALES ............................................................................... 64 7. RESULTADOS .......................................................................................................... 64



1. OBJETIVO Describir el funcionamiento del aplicativo Id3 Autenticación mencionando las pautas operativas para llevar acabo la realización de todos los trámites notariales por medio de la identificación en línea de los comparecientes para corroborar la veracidad de la información detallada en el documento generado.

2. ALCANCE Enfocado hacia el funcionario encargado de las autenticaciones biométricas, con el propósito de esclarecer dudas respecto al aplicativo y efectuando así un mejoramiento en el oficio de la creación de trámites.

3. REFERENCIAS ▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la

Calidad - Requisitos.

▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000, Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

4. DEFINICIONES

Compareciente: El que se presenta verbalmente o por escrito, personalmente o por apoderado, ante una autoridad, un notario o un órgano público. Biothentic: Es un lector de huellas dactilares y tarjetas inteligentes.

Futronic: Escáner de huellas dactilar, utiliza avanzada tecnología de sensor y sistema óptico preciso para entregar la imagen de alta calidad de huellas a un PC.

Tableta Wacom: Las tabletas de Wacom utilizan una tecnología, patentada, de lápiz digital sin cable, sin pilas, sensible a la variación de presión y que recoge a alta frecuencia las posiciones de la punta del lápiz respecto a la superficie de la tableta con mucha predictibilidad.

Cotejo: Análisis y examen de dos cosas para apreciar sus semejanzas y diferencias; Comparación de las huellas del ciudadano con la información que sobre él reposa en la base de datos de la Registraduría, el sistema tarda unos segundos en hacer el cotejo y si la información coincide se comprueba que la persona sí es quien dice ser.



5. ACCIONES Y METODOS

5.1. NIVELES DE ACCESO

NOTARIO TITULAR / ENCARGADO

- Acceso por tarjeta biométrica personal.

• Debe Ingresar la tarjeta al Biothentic.

• Ingresar al aplicativo Autenticación.



• Deslizar un dedo por el Biothentic para capturar la huella.



FUNCIONARIO

- Acceso por nombre de usuario y contraseña.

- En el momento de crear la cuenta se establece la contraseña y cuando se

requiera puede ser modificada.

• Digitar usuario y contraseña correspondiente.

Solamente operadores con cuenta registrada en la notaría pueden acceder a la solución instalada en la misma.



OPERADOR

- Notario titular / encargado / funcionario

- Guiado por la aplicación en la pantalla del equipo de cómputo.

COMPARECIENTE

- Guiado por la información en su pantalla Wacom



5.2. CREAR UN NUEVO DOCUMENTO

• Antes de lanzar la aplicación, asegúrese de que los siguientes elementos estén

conectados:

- Pantalla Wacom

- Webcam

- Escáner

- Futronic, captor biométrico

- Biothentic (solo titulares y encargados)



• Dar clic en el botón «Nuevo trámite».

• en esta observación se puede validar si hay alguna autorización o documento que no se haya cargado correctamente en el repositorio.

La creación de un nuevo documento consiste en realizar las siguientes etapas:

- Escoger cantidad de comparecientes + trámite notarial

- Capturar foto del compareciente + escanear su C.C.

- Capturar huellas dactilares del compareciente

- Cotejar la información con la Registraduría

- Capturar firma manuscrita del cliente

- Finalizar documento



ESCOGER CANTIDAD DE COMPARECIENTES

• Diligenciar la cantidad de comparecientes o dar clic en los botones +/-.

ESCOGER TRÁMITE NOTARIAL – INTRODUCCIÓN

Se pueden escoger 8 tipos de trámites

Los campos obligatorios son marcados con un «*»



Escoger trámite notarial (1/8)

Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado

- Acto(s)

- Firmantes

- Detalle


Autenticación biométrica para escritura pública

- Acto(s): Enumeración de actos



- Fecha trámite

- Número de referencia (máx. 30 caracteres)


Autenticación biométrica para declaración extra-proceso

- Título (Obligatorio, máx. 256 caracteres)

- Destinatario (máx. 256 caracteres)




Diligencia de presentación personal

- Destinatario (Obligatorio, máx. 256 caracteres)




Diligencia inscripción de registro civil.

- Tipo registro civil (Obligatorio) Nacimiento, Matrimonio o Defunción

- Nombres y apellidos de inscritos (Obligatorio) 1 persona por línea



Escoger trámite notarial (6/8) Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado con

firma a ruego.

- Acto

- Descripción



En este trámite se debe indicar que son dos (2) comparecientes, rogante y rogado, el sistema realizara automáticamente la selección de los dos (2) comparecientes y procederá con el támite cuando estos no hayan sido seleccionados.


Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado de

persona invidente.

Este trámite aplica para autenticaciones biométricas donde el compareciente es invidente.



• Seleccionar el trámite y diligenciar los datos del mismo.

- Acto

- Descripción

- Si el compareciente “Invidente” no sabe o no puede firmar, seleccionar el recuadro “No sabe firmar” para realizar la firma a ruego.


Autenticación de Firma.

- Acto(s)

- Firmantes



- Detalle

Escoger trámite notarial – fin

• Dar clic en el botón «Validación compareciente».



Escoger trámite notarial – Validación El operador o el usuario pueden confirmar el trámite al dar clic sobre el botón

«Aceptar».

• Dar clic en “Aceptar”.



TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL COMPARECIENTE – Autorización



El compareciente debe autorizar el tratamiento de sus datos biográficos y

biométricos dando clic sobre el botón «Autorizo» de la pantalla Wacom. El

operador no lo puede hacer por él.

Por lo menos un compareciente debe autorizar el tratamiento de sus datos

para crear un documento.



Tratamiento de datos personales del compareciente – Rechazo El compareciente puede rechazar el tratamiento de sus datos biográficos y

biométricos al dar clic sobre el botón «No autorizo» de la pantalla Wacom.

Si el compareciente desea no autorizar y no puede interactuar con la pantalla

Wacom, dar clic en el botón «El compareciente no autoriza».



TOMAR FOTO DEL COMPARECIENTE

• Pedir al compareciente que se ubique frente a la cámara.

• Dar clic en el botón «Capturar».



TOMAR FOTO DEL COMPARECIENTE – VOLVER A CAPTURAR

Pueden volver a capturar la foto de un cliente al dar clic sobre el botón «Nuevo

intento».



ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (1/2)

• Ubicar la C.C. del cliente en el escáner

- La tarjeta debe ser ubicada horizontal con la primera cara arriba

• Coloque la pestaña gris en la opción de escaneado independiente.



• Dar clic en el botón «Escanear cédula».



El escáner debe estar configurado de la siguiente manera:

• Al final dar clic en «Escanear».



• Se visualiza los datos de la cédula escaneada.



ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (1BIS/2)

Si el escáner no funciona y no permite escanear

- Existe la posibilidad de utilizar una imagen de la segunda cara de la C.C.

- Dar clic en el botón «Abrir imagen»



• Seleccionar la imagen

La información de la cédula es visualizada en cada uno de los campos

- Nombres

- Apellidos

- NUIP (10 dígitos)



ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (2/2)

Sólo si es necesario, modificar el nombre del dedo de la huella dactilar de la C.C.

(indicado debajo de la huella sobre la C.C.). Por defecto, el sistema selecciona el

índice derecho, que es el dedo más frecuente, pero puede cambiar.



PRESENTACIÓN DE «CONTRASEÑA»

• Dar clic sobre el botón «Contraseña».



Si el cliente no tiene su C.C., esta opción permite diligenciar “Nombres”,

“Apellidos” y “NUIP” manualmente.



- El dedo de la imagen de la C.C. queda como «Desconocido»

• Dar clic en «Aceptar».

VERIFICACIÓN DE DATOS BIOGRÁFICOS POR EL COMPARECIENTE

Solicitar al compareciente que verifique y valide la información en la pantalla

Wacom.

• Dar clic en «Aceptar»



PROCESO PARA CAPTURAR LAS HUELLAS DEL COMPARECIENTE

• Dos (2) huellas dactilares son necesarias.

• Verificar las manos del compareciente, es decir que no tenga nada adherido a sus

huellas (Colbón, silicona, papel etc.).

• Se debe colocar un paño seco junto al captor para limpiar con frecuencia el captor

biométrico y alejarlo de una fuente de luz directa si es necesario.

• Indique al compareciente que coloque el dedo, este deberá ser colocado sobre el

dispositivo en el centro de captor y durante el tiempo que el captor se encuentre

encendido.

• La posición CORRECTA es la que se muestra en la imagen:

• Posiciones INCORRECTAS de colocar el dedo



Colocar sólo Colocar el dedo la punta del dedo al extremo del captor

Colocar el dedo de lado Colocar el dedo muy por debajo del captor

• Al colocar el dedo sobre el dispositivo, debe presionarlo ligeramente para que el

área escaneada sea mayor

En caso de no obtener cotejo exitoso o que este sea inferior al

60% de la calidad de la huella se sugiere las siguientes acciones:

• Si el resultado es rechazado por el sistema, pruebe con los otros 8 dedos.

• Si no es posible registrar los índices, pruebe con los dedos medio y pulgar,

dependiendo de con cuál se sienta más cómodo el compareciente.

• Los dedos anular y meñique, son generalmente los que menos desgaste

presentan. Por lo que se sugiere utilizarlos para obtener una mejor calidad de

cotejo.

• Revise que los dedos estén limpios y secos. Algunos tipos de empleo, cómo el

manejo de cartón, material de construcción, agricultores, tintas, polvo, etc.,

pueden ensuciar los dedos o desgastar las huellas dificultando la lectura de la

huella digital. En este caso se recomienda solicitar al compareciente que antes de

colocar la huella, se lave las manos.

• Se sugiere mojar los dedos con glicerina o humedecedor dactilar para que la

huella se note al momento de la toma.



• Una opción adicional es frotar los dedos en el cuero cabelludo.

• Coloque el dedo en una superficie plana y luego en el captor biométrico.

CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (1/6)

• La 1ra huella para capturar corresponde a la de la C.C.

- Si es conocida, el dedo correspondiente ya aparece en gris oscuro sobre la

silueta de las manos.

- Si es desconocida (opción contraseña), seleccionar dando clic sobre uno de los

10 dedos.

• Solicitar al compareciente que ponga el dedo correspondiente sobre el captor.

NOTA: Recuerde que en la parte inferior de las manos se visualiza un círculo azul

que corresponde a 3 minutos disponibles para la captura de las huellas del

compareciente, según requerimientos de la Registraduría, al agotarse este tiempo

el círculo desaparece y retornará a la pantalla inicial de Nuevo trámite. Tendrá que

iniciar de nuevo si no completó la captura y cotejo en los 3 minutos.



Puede capturar varias huellas para obtener cotejos exitosos. CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (2/6)

• Solicitar al cliente que ponga el dedo correspondiente sobre el captor.


• Si la calidad es buena, el dedo capturado aparece en color verde.




• Si la calidad no es buena, solicitar al cliente que vuelva a poner su dedo sobre

el captor biométrico.


• Una vez esté capturada de manera correcta la huella dactilar, su imagen

aparece a la derecha de la pantalla.




Repetir el mismo proceso que para el 2° dedo de la mano izquierda.



CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE - RESULTADOS

Los Dos (2) dedos deben aparecer en verde y las dos (2) huellas deben aparecer

a la derecha de la pantalla.



CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE – FIN

Dar clic en el botón «Verificar con Registraduría» para seguir con el proceso



VERIFICAR CON REGISTRADURÍA – VERIFICACIÓN BIOGRÁFICA

La información biográfica extraída de la C.C./Contraseña es comparada con la

de la Registraduría:

- Nombres

- Apellidos

- NUIP

El compareciente se considera autenticado si y solamente si por lo menos 1

resultado de la comparación de sus huellas es válido.

• Al obtener Cotejo exitoso con la Registraduría, solicitar al compareciente que

firme manualmente en la pantalla Wacom.



Nota: Los datos biográficos que serán utilizados en el documento final serán los de la Registraduría Verificar con Registraduría – Cotejo fallido

Si la autenticación falló y si el compareciente lo desea, es posible reintentar

seleccionando el dedo que se requiere capturar de nuevo.



Indicarle al compareciente el dedo que debe colocar en el captor.

Al finalizar la captura de las huellas, volver a dar clic en «Verificar con Registraduría».



FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE (1/2)

Solicite al cliente que firme manualmente en la pantalla Wacom



FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE (2/2)

Solicite al cliente que valide su firma dando clic sobre el botón aceptar (verde) de

su pantalla Wacom

Firma manuscrita del compareciente – nuevo intento

Si el no queda conforme con su primera firma, puede volver a intentar al dar clic

sobre el botón «Volver a firmar» (azul) de la pantalla Wacom



Firma manuscrita del compareciente – no puede firmar (1)

El compareciente (o su acompañante) puede notificar su incapacidad para firmar

manualmente al dar clic sobre la opción «No puede firmar» (rojo) de la pantalla

Wacom.



Firma manuscrita del compareciente – No puede firmar (2)

El operador también puede registrar la incapacidad del cliente para firmar

manualmente al seleccionar esta opción dando clic sobre la casilla

correspondiente de su pantalla.



Firma manuscrita del compareciente – Volver a firmar

Si el operador considera que la firma no está correcta, aún si el compareciente la

validó, él puede dar clic en el botón «Nuevo intento» de su pantalla y solicitar al

compareciente que vuelva a firmar.



FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – FIN

Si el operador considera que la firma está bien hecha, puede dar clic sobre el

botón «Aceptar» y seguir con el proceso.



INFORMACIÓN DEL COMPARECIENTE

En cualquier momento, el operador puede dar clic sobre el botón «Compareciente

x de y» para ver la información de los comparecientes ya autenticados del trámite

en curso.



FINALIZAR DOCUMENTO (1/4)

Se visualiza el documento con los datos del compareciente.



FINALIZAR DOCUMENTO (2/4) Verificar el documento.




El compareciente puede verificar el documento dando clic sobre los botones con

símbolo flecha arriba y flecha abajo.


Visualizar en el documento el número de trámite.

Se finaliza el proceso al dar clic sobre el botón «Página principal».



FINALIZAR DOCUMENTO – FIN => El documento queda pendiente de ser firmado por el notario titular o encargado a través del aplicativo de autorización y firma.



5.3. CREAR UN DOCUMENTO SIN BIOMETRIA.

• Con la nueva versión se pueden realizar los tramites que no son posibles realizar con biometría, estos solo generan costo de la autenticación.

Para iniciar es necesario seleccionar la casilla .

• Recuerde que este proceso solo se realiza cuando hay dificultades técnicas o excepciones de ley.



• Dar clic en la franja y seleccionar la opción.

• Se desplegara el siguiente menu:



• Posterior a la selección de la justificación, dar clic sobre el trámite que se va a realizar.

• Realizamos el diligenciamiento de los datos, como en los pasos anterior mente descritos.



FINALIZAR DOCUMENTO

• Se visualiza el documento con los datos del compareciente, y aparece la especificación que el tramite fue generado sin biometría.

5.4. CONSULTAR LA INFORMACIÓN ARCHIVADA

Consultar información archivada La información archivada puede ser consultada al dar clic sobre el botón con

símbolo de tipo lupa (Visualización de entradas)



5.5. CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LA CUENTA

Información de cuenta de usuario La información de la cuenta abierta puede ser consultada al dar clic sobre el botón

con símbolo de tipo silueta humana (Información de usuario)

5.6. AUTORIZAR Y FIRMAR

Permite acceder al aplicativo Id3 firma en el cual el notario titular o encargado

podrá realizar la autorización de los documentos o trámites.



6. DISPOSICIONES GENERALES

Solamente operadores con cuenta registrada en la notaría pueden acceder a la solución instalada en la misma.

Si el ingreso se realiza con la tarjeta biométrica personal, primero debe ser insertada al Biothentic y luego abrir el aplicativo Id3 Autenticación. El cobro de la autenticación biométrica se realiza en el momento en que el cotejo con la Registraduría es exitoso.

Cada tres cotejos, se recomienda limpiar el Futronic (Captor biométrico) con un paño húmedo en alcohol o limpia vidrios, para retirar el exceso de grasa. Si al momento de capturar las huellas la calidad no es buena, verificar que se esté

colocando correctamente, que no se encuentre sucia o reseca y solicitar al cliente que

vuelva a poner su dedo sobre el captor biométrico; intentar con los diez (10) dedos, en

especial pulgares y meñiques.

7. RESULTADOS

Excelente manejo del Sistema de identificación Biométrica en Línea.

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