L’e-catalogue du CIRB: le commerce électronique dans la Région bruxelloise

Agenda

• Le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise

• Le CIRB achète pour toute la Région

• Points forts et contraintes

• Le catalogue : comment

• Le catalogue : et après

• Le catalogue : valeur ajoutée

• Conclusion

• Q&A

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Présentation du CIRB

Le CIRB est un Organisme d’Intérêt Public

• Soumis à la législation sur les marchés publics

• Secteur classique

• SPOC pour les clients et les fournisseurs

• Le CIRB a pour objectif d'organiser, de promouvoir et de disséminer l'usage de l'ICT auprès de divers services publics bruxellois

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• Marchés Publics respectant

• Lois sur les marchés publics

• Les directives européennes

• Les publications au niveau .be et .eu

• Les marchés publics sont multicritères

• Qualité, prix, serviceTCO, Critères durables

• Evolution des marchés conjoints vs centrale de marchés

Présentation du CIRB - cadre légal

Le CIRB achète pour toute la RBC

Marchés de fournitureset de services:

• Services IT

• Hardware & software

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Le CIRB achète pour toute la RBC

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institutions publiques

CIRB

Clients

Le CIRB achète pour toute la RBC

• Pour ses propres besoins

• Pour 130 administrations et institutions…• Le gouvernement régional: 8 cabinets

• Le parlement régional

• Les commissions communautaires : COCOF, VGC, COCOM

• Les pouvoirs locaux: 19 communes + 19 CPAS

• SPRB (Service Public Régional Bruxellois)

• Les écoles, les hôpitaux

• Les autres Organismes d’Intérêt Public : l’IBGE, le SIAMU, Actiris, Bruxelles-Propreté, le SLRB…

• Les zones de police

• …

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21 750Boîtes Mail

7 Marchés Publics( 20 lots différents)

Achats IT annuels :6000 ordinateurs

85 serveurs600 printers & MFP

22 000 software licenceshttp://be.brussels/

1 millionvisiteurs uniques/an

Parc PC régional de plus de

22 000 PC

Le CIRB achète pour toute la RBC

Le CIRB achète pour toute la RBC

9

million

Depuis 2008

5,7

28,5

Clients

CIRB

▪ Contrat pluri-annuel

▪ Différents Marchés Publics avec lots différents

▫ PC & portables

▫ Printers (A4)

▫ MFP: Printer-Copier-Scanner (A3 en A4)

▫ Projecteurs et écrans intéractifs

▫ Servers

▫ Microsoft Software

▫ Câblage

Avantages pour les pouvoirs adjudicateurs

• De nombreuses offres vu la taille du marché• Grands volumes et prix compétitifs• Utilisation d’accord-cadres (Commandes supplémentaires, flexibilité, scope sur base des

estimations, mini compétition)

• Les Pouvoirs Adjudicateurs adhérents ne doivent pas faire de Marchés Publics• Réduction des frais d’administration• Liste de prix avec un large choix de produits, options et services• Evolution technique, partage de know-how, green procurement• Professionnalisation des services et contrôle de qualité• Conditions pour y adhérer sont simples• Sécurité contractuelle à long terme• Pour les centrales de marchés, il n’est plus nécessaire d’identifier

préalablement les Pouvoirs Adjudicateurs

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Avantages pour les fournisseurs

• Efficacité : 1 offre au lieu de plusieurs Marchés Publics distincts

• Contrat-cadre

• Les grands contrats sont des références

• Gestion structurée des commandes de différents entités

• Professionnalisation des cahiers spéciaux des charges

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• Les deux parties disposent d’experts en la matière

• Mini compétition: sans obligation de participer à chaque appel

• Prospection de clients

Inconvénients

• Une standardisation poussée

• Une attention particulière à ne pas restreindre les marchés (exclusion PME, …)

• Gestion des responsabilités : ces points font l’objet d’une contractualisation

• Danger de créer des monopoles

• Les centrales d’achats sont mises en concurrence entre elles (dans le cas où celles-ci sont rémunérées)

• Les fournisseurs doivent suivre la logique du PA qui parfois diffère de la logique du marché (ex. Green IT)

• Les clients ne connaissent pas toutes les possibilités

• Ne connaissent pas toujours la réglementation sur les Marchés Publics

• Se comportent comme sur le marché de consommation

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L’e-catalogue du CIRB (I)

Procédure négociée sans publicité (anno 2009) pour:

Un catalogue en ligne

• Centralisations des updates

• Augmentation de la productivité

• Augmentation de la fiabilité et de la confidentialité

• Amélioration de l’ergonomie

• Présence et image

• Quick win !

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L’e-catalogue du CIRB (II)

Catalogue en ligne avec les fonctionnalités:

• bilingue• produits, options et accessoires • introduction de la notion fournisseur °• séparation commandes mixtes °• sécurisation avec e-id °• sécurisation produits, fournisseurs et clients • protection adresse de paiement • respect hiérarchie du client : notion buyer & requestor• mode direct & indirect °• gestion par catégorie (profiling)

• Pas de configurator• Pas de paiements en-ligne!• Pas de gestion de stock• Pas de connexion avec le backoffice

14° non standard

E-catalogue du CIRB

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Jusque 2010 : liste de prix dans un tableur Excel.

L’e-catalogue : et après (I)

• Les utilisateurs demandent toujours plus, ayant l’habitude de faire du e-shopping à titre privé

• Déterminer les limites de chaque marché

• L’acheteur est vu comme vendeur

• Communication claire: les utilisateurs achètent “via” la centrale de marchés

• Reporting: important pour les prochains marchés

• Fournir de la documentation et de l’information sur les procédures, les SLA et les différentespossibilités (p.e. information sur le recyclage)

• Un constat: le nombre de commandes augmente pendant que les volumes par commandediminuent

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L’e-catalogue : et après (I)

• Start small, think big : est-ce que l’intégration avec mon ERP est nécessaire ? Intégration avec le backoffice de mes fournisseurs? Mon site doit-il être disponible sur un tablette ou un smartphone?

• Keep It Simple : pour vos utilisateurs mais également pour vos fournisseurs

• Catalogue du CIRB est base sur open source et nécésite un entretien régulierNouveaux besoins, modifications de la législation

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E-catalogue : valeur ajoutée (I)

• Pratique• Online

• 24h/24 et 7j/7

• Simple, efficace, rapide et toujours MAJ

• Principe de la centrale de marché :• Le client est exonéré de l’obligation de passer un MP

• Depuis le 15/10/2010 nos clients ont épargné l’équivalent de 75 publications et des centaines de procédures négociées

• Sécurité• Sécurisé avec l’e-id

• Adresse de facturation est fixe

• Closed user group: l’utilisateur doit avoir un mandat et dispose d’un accès par marché (catégorie)

• Les fournisseurs ne peuvent rien modifier sans validation par le CIRB

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E-catalogue : valeur ajoutée (II)

• Les utilisateurs peuvent se concentrer sur leur métier de base

• L’utilisateur moyen : achète selon ses besoins

• Les informaticiens : utilisent les pièces du puzzle et créent une valeur ajoutée

• Respect des procédures internes du client (buyer – requestor)

• Une platforme pour les achats, de la location et des offres plus complexes

• Tout le monde paie le même prix (pas de fee pour le CIRB)

• Uniformisation des commandes pour les fournisseurs

• Contrôle de qualité et d’intégrité de l’offre

• Facturation après livraison et garantie de paiement pour le fournisseur

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E-catalogue : valeur ajoutée (III)

Témoignages de nos utilisateurs

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Profil informatique Profil administratif

Grand choix 1 4

Les prix 2 2

Gain de temps °° 3 1

Matériel réprésentatif 4

Achats rapides 5

Facile 6 3

Fournisseurs compétent 7

Uniformité du matériel 8

Services rapide et efficace 9 5

Achats complexes 10

°° Processus d'achat rapide °° Pas faire de MP

E-catalogus – chiffres clés 31/1/2015

Période de test entre mai 2010 et septembre 2010En production depuis : Octobre 2010

• 2.922 commandes

• 108.000 produits achetés

• 36.564.624 € TVA comprise

• 130 clients

• Plus de 900 produits disponibles

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0.00 €

200,000.00 €

400,000.00 €

600,000.00 €

800,000.00 €

1,000,000.00 €

1,200,000.00 €

1,400,000.00 €

1,600,000.00 €

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E-catalogus – Moyenne glissante

Conclusion : Succès de l’e-catalogue

Le catalogue du CIRB connait un succès croissant :

• Gain de temps : Pas de Marchés Publics, achats rapides

• Large choix de produits, options et offres plus complexes (ex. câblage)

• Evolution technique et pérenité de l’offre

• Outil simple et très sécurisé

• Orientation client : écoute, chercher ensemble pour la meilleur solution

• Produits de qualité à bon prix

• Gestion flexible (flexibilité dans les cahier special des charges)

• Les utilisateurs se concentrent sur le contenu et non sur la forme

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E-cat du CIRB : contact

Service achats

• Geert Royberghs

• Tél : 02/282 47 70

• achat@cirb.brussels

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13 février 2014

www.cibg.brussels

www.cirb.brussels

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