e discovery from scratch

8/9/2019 e Discovery From Scratch

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e - d i s c o v e r y f r o m S c r a t c h

D a v i d T e i s s e i r e , C I S S P

M a r c h 1 9 , 2 0 1 0

I n t r o d u c t i o n

M e n t i o n d i s c o v e r y t o m o s t l e g a l p r a c t i t i o n e r s a n d t h e y i m m e d i a t e l y c o n j u r e u p

i m a g e s o f r u m m a g i n g t h r o u g h d u s t y a n d m o l d e n c r u s t e d b o x e s o f d o c u m e n t s

t h a t h a v e b e e n s t o r e d i n a w a r e h o u s e o r s t o r a g e l o f t s o m e w h e r e . S u c h d e l i g h t s

a s m o u s e d r o p p i n g s , c r u s h e d d r i e d i n s e c t s a n d t h e b i o l o g i c a l l y u n i d e n t i a b l e

a d d t o t h e l u r e a n d e x c i t e m e n t o f c o n v e n t i o n a l p a p e r b a s e d d i s c o v e r y .

I n r e c e n t y e a r s , t h e r e h a s b e e n a n e x p o n e n t i a l r i s e i n t h e q u a n t i t y o f d a t a

b e i n g s t o r e d o n e l e c t r o n i c m e d i a . I t h a s b e e n s u g g e s t e d t h a t o n l y 3 0 % o f a l l

e l e c t r o n i c d a t a i s e v e r p r i n t e d t o h a r d c o p y a n d t h a t 9 7 % o f a l l d a t a i s h e l d

i n e l e c t r o n i c f o r m

1

. S u c h a s i t u a t i o n c r e a t e s a p o t e n t i a l t o u s e c o m p u t e r b a s e d

d i s c o v e r y s y s t e m s t o e x t r a c t d a t a f o r d i s c o v e r y . T h i s t h e n i s t h e e l d o f c o m p u t e r

d i s c o v e r y o r a s i t i s m o r e c o m m o n l y c a l l e d e - d i s c o v e r y .

W h e r e a s t h e l e g a l p r o f e s s i o n a l m i g h t c o n s i d e r e - d i s c o v e r y t o b e j u s t a n o t h e r

s o u r c e o f d i s c o v e r y , i t i s i n f a c t a p o t e n t i a l l y r i c h s o u r c e o f i n f o r m a t i o n n o t

a v a i l a b l e f r o m t r a d i t i o n a l p a p e r b a s e d d i s c o v e r y .

U n d e r s t a n d i n g e - d i s c o v e r y

M e t a - d a t a

T h e d e n i n g d i e r e n c e i n t h e n a t u r e o f t h e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e f o r d i s c o v e r y

i s t h e e x i s t e n c e o f m e t a - d a t a i n d i g i t a l d o c u m e n t s . M e t a - d a t a i s i n f o r m a t i o n

a b o u t t h e i n f o r m a t i o n o r a s i t i s c o m m o n l y t e r m e d d a t a a b o u t d a t a . L o o k i n g

a t a c o n c r e t e e x a m p l e s u c h a s a M i c r o s o f t W o r d w o r d p r o c e s s i n g l e , t h e r e w i l l

b e i n a d d i t i o n t o t h e p a g e s o f t e x t , a n u m b e r o f o t h e r d a t a s a v e d w i t h t h e l e .

T h i s d a t a i n c l u d e s t h e c r e a t i o n d a t e a n d t i m e o f t h e l e , t h e d a t e a n d t i m e o f

l a s t m o d i c a t i o n a n d t h e d a t e o f t h e l a s t a c c e s s b y t h e c o m p u t e r t o t h e l e .

M e t a - d a t a o f t h i u s t y p e i s n o t o n l y a v a i l a b l e f o r M i c r o S o f t W o r d l e s b u t a l l

l e s i n g e n e r a l . W o r d i n a d d i t i o n h a s s p e c i c m e t a - d a t a e l d s f o r t h e n a m e o f

t h e l e c r e a t o r a n d d e t a i l s o f t h e c r e a t o r a n d t h e i r c o n t a c t d e t a i l s .

1

h m i . u c s d . e d u / p d f / H M I _ 2 0 0 9 _ C o n s u m e r R e p o r t _ D e c 9 _ 2 0 0 9 . p d f

1


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D e p e n d i n g o n h o w t h e s o f t w a r e i s s e t u p i t m a y a l s o c o n t a i n i n f o r m a t i o n

a b o u t p r e v i o u s r e v i s i o n s a n d i n o n e v e r s i o n t h e I n t e r n e t a d d r e s s ( I P ) o f t h e

m a c h i n e o n w h i c h t h e l e w a s c r e a t e d .

S u c h a w e a l t h o f i n f o r m a t i o n i s a b o o n f o r t h e d i s c o v e r i n g p a r t y , f a r e x c e e d i n g

t h e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e f r o m p a p e r c o p i e s o f t h e s a m e d o c u m e n t .

C o n s i d e r a l s o t h e c a s e o f e m a i l . A p r i n t o u t o f t h e e m a i l w i l l a t t h e m o s t

i n c l u d e d e t a i l s o f t h e s e n d e r a n d t h e r e c i p i e n t , w h e r e a s t h e o r i g i n a l e m a i l l e w i l l

c o n t a i n m e t a - d a t a w h i c h i n c l u d e s t h e s o u r c e e m a i l a d d r e s s , w h o e l s e r e c e i v e d

c o p i e s ( e v e n b c c o r b l i n d c a r b o n c o p i e s ) a n d t h e I n t e r n e t r o u t e t h a t t h e e m a i l

t r a v e l e d .

W h i l e n o t d e p r e c i a t i n g t r a d i t i o n a l d i s c o v e r y m e t h o d s , i t c a n b e s e e n t h a t

d i g i t a l d i s c o v e r y i s p o t e n t i a l l y a m u c h r i c h e r s o u r c e o f d i s c o v e r y i n f o r m a t i o n .

C l a s s e s o f c o m p u t e r d i s c o v e r y

B e f o r e l o o k i n g a t t h e s p e c i c s o f a n e - d i s c o v e r y s e s s i o n , w e s h o u l d c o n s i d e r t h e

t w o b r o a d c l a s s e s o f e - d i s c o v e r y : d o c u m e n t c e n t r i c a n d m e d i a c e n t r i c , a n d w h e n

t h e y m a y b e a p p r o p r i a t e .

T h e r s t c l a s s t e a t s t h e e - d i s c o v e r y i n m u c h t h e s a m e w a y a s p a p e r b a s e d

d i s c o v e r y . S t o r e d e l e c t r o n i c d o c u m e n t s w i l l b e s e l e c t e d b a s e d o n p r e - d e t e r m i n e d

c r i t e r i a , f r o m t h e a v a i l a b l e u n i v e r s e o f c u r r e n t a n d a r c h i v a l e l e c t r o n i c d a t a . I f

a n e l e c t r o n i c d o c u m e n t m e e t s t h e s e l e c t i o n c r i t e r i a , i t w i l l b e i n c l u d e d i n t h e

p o t e n t i a l u n i v e r s e o f d i s c o v e r a b l e d o c u m e n t s . I n t h i s s e n s e , t h e d i s c o v e r y i s

d o c u m e n t c e n t r i c .

T h e o t h e r m a j o r t y p e i s w h a t c o u l d b e t e r m e d a f o r e n s i c t y p e d i s c o v e r y . I n

t h i s t y p e t h e d a t a i s e v a l u a t e d i n a n o n - i n t r u s i v e m a n n e r a n d m a y i n c l u d e t h e

e v a l u a t i o n o f n o t o n l y s t o r e d d a t a b u t d e l e t e d a n d h i d d e n i n f o r m a t i o n a s w e l l .

I n t h i s s i t u a t i o n t h e d i s c o v e r y i s m e d i a c e n t r i c .

W i t h i n e a c h t y p e t h e r e a r e a v a r i e t y o f n u a n c e s , b u t e s s e n t i a l l y t h e c h o i c e

h a s t o c o m e d o w n t o o n e o r t h e o t h e r o f t h e s e b r o a d c l a s s e s . O f i n t e r e s t i t m a y

n o t b e p o s s i b l e t o c h a n g e f r o m a d o c u m e n t c e n t r i c t o m e d i a c e n t r i c i n v e s t i g a t i o n

p a r t w a y t h r o u g h a d i s c o v e r y a s t h e q u e s t i o n o f e v i d e n t i a l p u r i t y m a y r a i s e d

d u e t o t h e i n i t i a l d o c u m e n t d i s c o v e r y .

T h e v e r y p r o c e s s o f d o c u m e n t d i s c o v e r y m a y c h a n g e t h e m e t a - d a t a a s s o -

c i a t e d w i t h t h e d o c u m e n t s . A s m e n t i o n e d a b o v e , m e t a - d a t a i s d a t a a b o u t t h e

d a t a s u c h a s t h e t i m e a n d d a t e s t a m p s a s s o c i a t e d w i t h a l e . T h i s d a t a i n c l u d e s

a m o n g s t o t h e r t h i n g s t h e c r e a t i o n t i m e / d a t e , t i m e a n d d a t e l a s t m o d i e d a n d

l a s t a c c e s s e d . I t c a n b e s e e n t h a t t h e v e r y p r o c e s s o f c o p y i n g a l e w i l l , u n l e s s

p r e c a u t i o n s a r e t a k e n c h a n g e t h e l a s t a c c e s s d a t e a t t h e v e r y l e a s t . T h i s c h a n g e

m a y b e m a t e r i a l i n s o m e c a s e s .

D o c u m e n t c e n t r i c e - d i s c o v e r y

T h i s f o r m o f e - d i s c o v e r y i s b o t h p o t e n t i a l l y q u i c k a n d s i m p l e . T h e m o s t b a s i c

f o r m a t i s f o r a s e a r c h c r i t e r i a t o b e a p p l i e d t o t h e a p p l i c a b l e m e d i a a n d a s e a r c h

m a d e f o r d o c u m e n t s t h a t m e e t t h a t c r i t e r i a . G e n e r a l l y t h e c r i t e r i a s p e c i f y

2


3/10

s i n g l e o r m u l t i p l e i n s t a n c e s o f d o c u m e n t d a t e r a n g e s , l e n a m e s , d o c u m e n t

t y p e s , d i r e c t o r y n a m e s a n d s i m i l a r r e a d i l y a v a i l a b l e d a t a i n c l u d e d i n t h e m e d i a

l e s t r u c t u r e i n f o r m a t i o n . S e l e c t i o n c r i t e r i a s u c h a s t h i s w i l l y i e l d a p o t e n t i a l

u n i v e r s e o f d o c u m e n t s f o r f u r t h e r a n a l y s i s .

A m o r e e x t e n s i v e a n d m o r e t i m e c o n s u m i n g p r o c e d u r e i s t o p e r f o r m f u l l

t e x t s e a r c h i n g o n t h e a p p l i c a b l e m e d i a . F u l l t e x t s e a r c h i n g a l l o w s t h e c r i t e r i a t o

i n c l u d e s e a r c h i n g w i t h i n d o c u m e n t s f o r t h e a p p e a r a n c e o f t h e s e a r c h t e r m s . I n

t h i s c a s e f o r i n s t a n c e t h e a p p e a r a n c e o f a s p e c i c n a m e w i t h i n a w o r d p r o c e s s i n g

d o c u m e n t m a y b e i n c l u d e d i n t h e p o t e n t i a l u n i v e r s e o f d i s c o v e r a b l e d o c u m e n t s .

O n e o f t h e p r o b l e m s w i t h t h e f u l l t e x t s e a r c h i s t h a t t h e r e a r e g e n e r a l l y

o n l y t w o w a y s t o p e r f o r m s e a r c h e s a t t h i s l e v e l o f d e t a i l . T h e r s t r e q u i r e s a f u l l

t e x t s e a r c h i n g a p p l i c a t i o n i n d e x a l l t h e a v a i l a b l e m e d i a . S u b s e q u e n t s e a r c h e s o n

t h e i n d e x w i l l q u i c k l y i d e n t i f y d o c u m e n t s t h a t c o n f o r m t o t h e i n p u t t e d s e a r c h

c r i t e r i a . I n t h i s w a y v a r i o u s p e r m u t a t i o n s o f t h e c r i t e r i a m a y b e e x p e r i m e n t e d

w i t h q u i t e q u i c k l y .

T h e s e c o n d a p p r o a c h i s t o u s e a t e x t s e a r c h t o o l t o s e a r c h t h r o u g h t h e l e s

o n t h e d i s k f o r a m a t c h i n g t e x t s t r i n g o r v a l u e .

T h i s m e t h o d h a s a s i g n i c a n t d i s a d v a n t a g e . E a c h t e x t o r v a l u e s e a r c h m u s t

b e p e r f o r m e d d i s c r e t e l y o n t h e s a m e d a t a i n r e a l t i m e . I n e s s e n c e i t m e a n s t h a t

t h e s a m e d a t a i s s e a r c h e d o v e r a n d o v e r f o r t h e v a r i o u s c r i t e r i a , t r u l y a t i m e

c o n s u m i n g e x e r c i s e .

A l t h o u g h t h e r e a r e a n u m b e r o f s o f t w a r e t o o l s t h a t m a y a s s i s t i n t h i s p r o c e s s ,

t h e y a r e g e n e r a l l y n o t i n s t a l l e d o n b u s i n e s s s y s t e m s a s a m a t t e r o f c o u r s e .

I n p r a c t i c a l u s e t h e s e c o n d a p p r o a c h i s l e a n i n g t o w a r d a m o r e f o r e n s i c a n a l -

y s i s o f t h e d a t a s e t .

M e d i a c e n t r i c e - d i s c o v e r y

T h i s t y p e o f d i s c o v e r y u s e s t h e t o o l s a n d m e t h o d s o f t h e e - f o r e n s i c s p e c i a l i s t ,

w h e r e o n e o r m o r e b i t i m a g e o r e x a c t c o p i e s o f t h e m e d i a a r e c r e a t e d . T h i s

p r o c e s s d o e s n o t c h a n g e t h e d a t a o n t h e t a r g e t m a c h i n e i n a n y w a y a n d p r o d u c e s

a e x a c t c o p y o f t h e d a t a o n s o m e a l t e r n a t e m e d i a . I t s h o u l d b e r e c o g n i s e d t h a t

t h e p h y s i c a l m e d i a d o e s n o t h a v e t o b e i d e n t i c a l a s i t t h e d a t a a n d i t s l o g i c a l

s t r u c t u r e t h a t i s b e i n g r e p r o d u c e d i n t h i s s i t u a t i o n .

G i v e n t h e f o r e n s i c a p p r o a c h t o d i s c o v e r y , t h e e v i d e n t i a l p u r i t y o f t h e d a t a

m a y b e e n s u r e d b y b o t h c h a i n o f e v i d e n c e p r o c e d u r e s a n d a d h e r e n c e w i t h s t a n -

d a r d c o m p u t e r f o r e n s i c p r i n c i p l e s . T h e s e p r i n c i p l e s i n c l u d e t h e g e n e r a t i o n o f

c h e c k s u m s w h i c h e n s u r e t h a t t h e d a t a h a s n o t b e e n c h a n g e s e i t h e r i n t e n t i o n a l l y

a n d i n a d v e r t e n t l y .

I n a d d i t i o n t h e f o r e n s i c a p p r o a c h o p e n s t h e o p p o r t u n i t y f o r d i s c o v e r y t o b e

e x t e n d e d t o d e l e t e d , h i d d e n a n d o t h e r n o n u s e r a c c e s s i b l e d a t a .

C l e a r l y a n a l l o f m e d i a o r d a t a f o r e n s i c d i s c o v e r y m a y r a i s e i s s u e s o f s c o p e

a n d p r i v a c y i n t h e d i s c o v e r y o u t s i d e t h e c o n t e n t o f t h i s p a p e r .

3


4/10

F i l e n a m i n g c o n v e n t i o n s i n e - d i s c o v e r y

T h e a d v e n t o f l o n g l e n a m e s i n g e n e r a l u s e h a s e n a b l e d u s e r s t o n a m e l e s

i n a m o r e m e a n i n g f u l a n d r e l e v a n t w a y . P r i o r t o w i d e s p r e a d o f t h e M i c r o s o f t

W i n d o w s o p e r a t i n g s y s t e m t h e n a m i n g o f l e s a n d d i r e c t o r y o f f o l d e r s w a s

c o n s t r a i n e d t o e i g h t c h a r a c t e r s , a d o t a n d a f u r t h e r 3 c h a r a c t e r s . T h i s g a v e r i s e

t o r a t h e r o b s c u r e n a m i n g c o n v e n t i o n s a n d m a d e i d e n t i c a t i o n o f a t a r g e t l e s

c o n s i d e r a b l y m o r e d i c u l t .

T h e l o n g l e n a m e ( L F N ) c o n v e n t i o n n o w a l l o w s a u s e r t o n a m e a l e i n a n y

m e a n i n g f u l m a n n e r w i t h i n t h e c o n s t r a i n t s o f 2 5 5 c h a r a c t e r s i n t o t a l . H i s t o r i c a l l y

t h e t h r e e c h a r a c t e r e x t e n s i o n a f t e r t h e d o t i s s t i l l u s e d t o i d e n t i f y t h e t y p e o f

d o c u m e n t s u c h a s . d o c f o r m i c r o s o f t w o r d w o r d p r o c e s s i n g l e s . O t h e r t h a n t h i s

t h e u s e r i s a b l e t o n a m e t h e d o c u m e n t a n y m e a n i n g f u l n a m e . F o r i n s t a n c e

u n d e r t h e o l d 8 . 3 n a m i n g c o n v e n t i o n t h e 2 0 1 0 s t a l e v e l s r e p o r t f o r t h e h u m a n

r e s o u r c e s m a y h a v e b e e n c a l l e d h r s t a f 1 0 . d o c . C l e a r l y a l o n g l e n a m e s u c h a s

2 0 1 0 s t a l e v e l s r e p o r t f o r h u m a n r e s o u r c e s i s n o t o n l y m o r e m e a n i n g f u l b e

s i g n i c a n t l y e n h a n c e s t h e d i s c o v e r a b i l i t y o f t h e p a r t i c u l a r d o c u m e n t .

T h e u s e o f t h e 3 ( o r s o m e t i m e s 4 ) c h a r a c t e r l e e x t e n s i o n t o i d e n t i f y t h e

t y p e o f l e o r m o r e s p e c i c a l l y t h e a p p l i c a t i o n t h a t i s a s s o c i a t e d w i t h t h a t l e

t y p e a l s o a o r d s a n o p p o r t u n i t y f o r d o c u m e n t s t o b e d i s c o v e r e d b a s e d o n t h e i r

l e t y p e . A s a n e x a m p l e t h e d i s c o v e r y o f e n g i n e e r i n g d r a w i n g m a y b e f a c i l i t a t e d

b y s e a r c h i n g f o r t h e . a c d e x t e n s i o n i f t h e d i s c o v e r e d p a r t y i s u s i n g A u t o c a d f o r

t h e d r a f t i n g e o r t s .

S e t t i n g d i s c o v e r y u n i v e r s e

T h e c o m p u t e r d i s c o v e r y p r o c e s s i s i n m o s t r e s p e c t s t h e s a m e a s t h e p a p e r d i s -

c o v e r y p r o c e s s . I n t h e r s t i n s t a n c e t h e s c o p e o f t h e p o t e n t i a l u n i v e r s e m u s t b e

d e n e d . G e n e r a l l y , b u t n o t e x c l u s i v e l y t h i s e n t a i l s l i m i t s t o d a t e a n d t i m e , o r i g -

i n a t o r o r r e c i p i e n t o f t h e d o c u m e n t a n d k e y w o r d s . I n c o m p u t e r d i s c o v e r y t h e r e

i s t h e a d d i t i o n a l p a r a m e t e r o f t h e d a t a h o s t i n g m a c h i n e i d e n t i t y . T h i s m a y b e

o n e o r m o r e p e r s o n a l c o m p u t e r s l o c a t e d o n a n i n d i v i d u a l ' s d e s k t o p , a l a p t o p

o r i n s o m e c a s e s a h o m e c o m p u t e r t h a t i s u s e d t o p e r f o r m w o r k r e l a t e d a c t i v i -

t i e s . T h e s e a r e n o t h o w e v e r t h e o n l y d a t a r e p o s i t o r i e s . F i l e s e r v e s , r e a d / w r i t e

a r c h i v a l d e v i c e s s u c h a s b a c k u p t a p e s , C D / D V D a n d U S B d e v i c e s a r e a l l p o t e n -

t i a l s o u r c e s o f d i s c o v e r a b l e d a t a . A l t h o u g h o t h e r d e v i c e s t h a t c o n f o r m t o t h e

s t r i c t d e n i t i o n o f e - d i s c o v e r y d e v i c e s s u c h c e l l u l a r p h o n e s a n d p e r s o n a l d i g i t a l

d e v i c e s a r e n o t c o n s i d e r e d i n t h i s s h o r t i n t r o d u c t o r y p a p e r . T h e p r a c t i t i o n e r

s h o u l d b e a w a r e t h a t t h e p o t e n t i a l u n i v e r s e o f d i s c o v e r a b l e d a t a m a y i n c l u d e

t h e s e o t h e r d e v i c e s .

D a t a d u p l i c a t i o n b l e s s i n g o r c u r s e

T h e v e r y n a t u r e o f c o m p u t e r i s e d s t o r a g e w i t h i n a c o m m e r c i a l e n v i r o n m e n t g e n -

e r a l l y m e a n s t h a t t h e r e m a y b e d u p l i c a t i o n s a n d r e p l i c a t i o n s o f d i s c o v e r a b l e

d a t a . A s a s i m p l e e x a m p l e t w o e m p l o y e e s m a y e x c h a n g e e m a i l s w i t h i n t h e c o r -

4


5/10

p o r a t e n e t w o r k . C o p i e s o f t h o s e e m a i l s m a y b e f o u n d o n e i t h e r o r b o t h o f t h e

p a r t y ' s c o m p u t e r s . T h e r e i s a l s o t h e p o s s i b i l i t y t h e e m a i l s e r v e r m a y h a v e a

r e c o v e r a b l e c o p y o f t h e e m a i l t h a t w a s f o r w a r d e d t h r o u g h i t . a d d i t i o n a l l y t h e

e m a i l s m a y h a v e b e e n b a c k e d u p o n e o r m o r e t i m e s b e f o r e b e i n g b d e l e t e d f r o m

t h e s y s t e m .

L i k e w i s e a p a r t i c u l a r d o c u m e n t , r e g a r d l e s s o f t y p e , m a y b e i n c l u d e d a s p a r t

o f a b a c k u p o r a r c h i v a l r o u t i n e f o r a n e x t e n d e d p e r i o d o f t i m e , t i l l i t i s d e l e t e d

f r o m t h e l e s e r v e r . I n t h i s i n s t a n c e t h e c e n t r a l r e p o s i t o r y c o p y h a s b e e n r e -

m o v e d , h o w e v e r t h e c o p i e s t h a t h a v e b e e n s a v e d t o t h e b a c k u p m e d i a a r e s t i l l

i n e x i s t e n c e .

I t i s o p p o r t u n e t o c o n s i d e r t h a t m o s t s i t e s c y c l e t h e i r b a c k u p m e d i a , s i n c e

t h e i r m a i n f u n c t i o n i s t o p r o v i d e a m e c h a n i s m f o r t h e r e c o v e r y o f c u r r e n t i n f o r -

m a t i o n i n t h e e v e n t o f a f a i l u r e o r m a l f u n c t i o n o f t h e c o m p u t e r s y s t e m . T h i s

m e a n s t h a t i n g e n e r a l , d e p e n d i n g o n t h e c y c l e , d a t a m a y b e r e t a i n e d f o r a n y -

w h e r e f r o m a w e e k t o m o n t h s .

T h i s d o e s n o t n e c e s s a r i l y m e a n t h a t d a t a f r o m s a y a p r e v i o u s y e a r i s l o s t .

Q u i e t o f t e n b a c k u p s a t c r i t i c a l c o r p o r a t e t i m e s a r e a r c h i v e d o n a m o r e p e r m a -

n e n t b a s i s . T h i s m a y b e l i m i t e d t o t h e e n d o f n a n c i a l y e a r p r o c e s s . I n o t h e r

e n t e r p r i s e s t h e e n d o f m o n t h p r o c e s s i n g a r c h i v e s a r e r e t a i n e d f o r a n u m b e r o f

y e a r s .

W h a t t o d o a b o u t d u p l i c a t i o n s

T h e r e a r e a p p l i c a t i o n s t h a t w i l l s o r t t h r o u g h d i g i t a l l e s a n d n d t h o s e t h a t

a r e d u p l i c a t i o n s . I n t h i s i n s t a n c e d u p l i c a t i o n m e a n s q u i t e s p e c i c a l l y t h o s e l e s

t h a t h a v e e x a c t l y t h e s a m e l e c o n t e n t s . I f w e c o n s i d e r a n e m a i l t h a t i s s e n t

f r o m o n e p e r s o n t o a n o t h e r w i t h i n a n i n t e r n a l n e t w o r k , a l t h o u g h t h e c o n t e n t o f

t h e e m a i l , t h a t t h e t e x t p o r t i o n t h a t w a s s e n t w i l l b e s a m e . H o w e v e r t h e t w o

e l e c t r o n i c d o c u m e n t s a r e n o t i d e n t i c a l . T h e h e a d e r i n f o r m a t i o n t h a t i s i n p a r t

h i d d e n f r o m t h e u s e r i s m a t e r i a l l y d i e r e n t a n d t h u s f r o m a d u p l i c a t i o n p o i n t

o f v i e w t h e t w o d o c u m e n t s a r e d i s c r e t e a n d d i e r e n t .

T h e o t h e r w a y t o p o t e n t i a l l y i d e n t i f y d u p l i c a t i o n s i s t o c o m p a r e t h e u s e r

i d e n t i a b l e l e p a r a m e t e r s . T h i n g s s u c h a s t h e s a m e l e n a m e , l e s i z e a n d

o t h e r m e t a - d a t a m a y p o i n t t o p o t e n t i a l d u p l i c a t e d o c u m e n t s . F r o m a e - f o r e n s i c

v i e w p o i n t , t h e o n l y r e l i a b l e w a y t o i d e n t i f y d u p l i c a t e l e s i s t o p e r f o r m w h a t i s

c a l l a h a s h o n t h e l e s .

H a s h i n g

H a s h i n g i s a o n e w a y m a t h e m a t i c a l c a l c u l a t i o n o f t h e n u m e r i c v a l u e o f t h e

l e . T h i s v a l u e i s p r o b a b i l i s t i c a l l y u n i q u e f o r e v e r y d i s c r e t e l e o n t h e s y s t e m .

F r o m t h i s a n y t w o o r m o r e l e s t h a t r e t u r n t h e s a m e h a s h v a l u e a r e e s s e n t i a l

d u p l i c a t e a n d i d e n t i c a l l e s . T h i s p r o c e s s i s s e n s i t i v e t o d a t a c h a n g e s s u c h t h a t

t h e d e l e t i o n , a d d i t i o n o r m o d i c a t i o n o f o n e c h a r a c t e r i n t h e l e w i l l m a k e t h e

h a s h c h e c k s u m s c h a n g e s i g n i c a n t l y . W e c a n s e e t h a t u s i n g t h e h a s h v a l u e

m e t h o d , t h e i n s t a n c e a b o v e o f t w o p e o p l e e x c h a n g i n g e m a i l s w i l l c r e a t e n o n

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d u p l i c a t e l e s a n d m a y a s s i s t i n d i s c o v e r y b y e s t a b l i s h i n g a s s o c i a t i v e l y o n b o t h

p e r s o n s p r i v a t e d a t a .

P e r f o r m i n g a t y p e 1 e - d i s c o v e r y

T h e d i s c o v e r e d p a r t y w o u l d a u t h o r i s e t h e i r I T d e p a r t m e n t o r s t a t o p e r f o r m

t h e t y p e 1 s e a r c h e s o f t h e i r o w n d a t a r e p o s i t o r i e s . F r o m t h i s t h e y m a y p r o d u c e

a l i s t i n g o f t h e d i s c o v e r a b l e d o c u m e n t s t o m e e t t h e s p e c i e d c r i t e r i a .

T h e s e d o c u m e n t s m a y t h e n b e s e n t t o a r c h i v a l m e d i a f o r d i s t r i b u t i o n t o t h e

p a r t i e s c o n c e r n e d .

I n c r e a s i n g l y i n o t h e r j u r i s d i c t i o n s , n o t a b l y t h e U S , t h e r e h a s b e e n a t r e n d

t o u s e a c o u r t a p p o i n t e d o r m u t u a l l y a g r e e d t h i r d p a r t y a g e n t t o p e r f o r m t h e

e - d i s c o v e r y f o r b o t h p a r t i e s . T h e a d v a n t a g e s o f t h i s i s t h e r e i s l e s s e n e d c h a n c e

o f b i a s o r c o n i c t o f i n t e r e s t .

I n a d d i t i o n t h e i n d e p e n d e n t t h i r d p a r t y i s a b l e t o a p p l y s t r i c t r u l e s o f e v i -

d e n c e g a t h e r i n g , c h a i n o f c u s t o d y o f t h e d a t a a n d m a y a c t a s a n e x p e r t w i t n e s s

i n r e g a r d t o t h e c o l l e c t i o n a n d v a l i d i t y o f t h e c o l l e c t e d d a t a .

T h e t h i r d p a r t y m a y a l s o p r o v i d e s o m e d e g r e e o f p r o t e c t i o n a g a i n s t i n t e n -

t i o n a l s p o i l a g e o f d a t a b y e i t h e r m a t e r i a l c h a n g i n g o r d e s t r u c t i o n o f l e s .

R e t e n t i o n p o l i c i e s

T h e m a j o r i t y o f o r g a n i s a t i o n s w i l l o r s h o u l d h a v e a n a c t i v e d o c u m e n t r e t e n t i o n

p o l i c y . T h i s i s m o r e c o r r e c t l y a d o c u m e n t d e s t r u c t i o n p o l i c y w h e r e t h e c r i t e r i a

f o r t h e d e s t r u c t i o n o f s p e c i c a n d c e r t a i n c l a s s e s o f d o c u m e n t s a r e d e t a i l e d a n d

i m p l e m e n t e d . E l e c t r o n i c d a t a i s i n t h i s r e g a r d n o d i e r e n t t o h a r d c o p y p a p e r

d o c u m e n t s a n d s h o u l d b e s u b j e c t t o t h e s a m e p o l i c i e s . I t i s o f i n t e r e s t t h a t

w h e n a n o r d e r f o r d i s c o v e r y i s i m p l e m e n t e d t h e n a l l d e l e t i o n o r d e s t r u c t i o n o r

b a c k u p a n d a r c h i v a l d a t a s h o u l d c e a s e t o e n s u r e t h a t s p o i l a g e d o e s n o t o c c u r .

B e c a u s e d a t a i s o f t e n k e p t i n a v a r i e t y o f l o c a t i o n s w i t h i n t h e c o m p a n y

c o m p u t e r e n v i r o n m e n t , t h e r e i s a c h a n c e t h a t a s i g n i c a n t e l e c t r o n i c d o c u m e n t

m a y h a v e e s c a p e d t h e d e s t r u c t i o n p r o c e s s .

T h e i s s u e o f d e l e t e d a n d o t h e r h i d d e n d a t a

W h e n a p a p e r d o c u m e n t i s d e s t r o y e d b y s h e d d i n g o r o t h e r s e c u r e d e s t r u c t i o n

p r o c e s s , t h e n t h a t d o c u m e n t f o r p r a c t i c a l p u r p o s e s n o l o n g e r e x i s t s . D i g i t a l

d a t a i s n o t a l w a y s p h y s i c a l l y d e s t r o y e d . O n a d e s k t o p c o m p u t e r f o r i n s t a n c e ,

t h e s e n d i n g o f a l e t o t h e r e c y c l e b i n o r t h e d e l e t i n g o f a l e i n a a n a p p l i c a t i o n

d o e s n o t d e s t r o y t h e d i g i t a l d a t a . I n s t e a d i t m a k e s t h a t d a t a t r a n s p a r e n t t o

t h e u s e r . T h e d a t a i s o f t e n n o t o v e r w r i t t e n o r d e s t r o y e d t i l l s o m e t i m e i n t h e

f u t u r e , a i n d e t e r m i n a t e t i m e .

E s s e n t i a l l y t h e n d e p e n d i n g o n t h e t e r m s o f t h e d i s c o v e r y , d e l e t e d d o c u m e n t s

a n d h i d d e n l e s m a y b e r e c o v e r e d f o r p o t e n t i a l i n c l u s i o n i n t h e d i s c o v e r a b l e

u n i v e r s e . T h e r e c o v e r y o f t h i s d a t a m a y i n s o m e c a s e s p o i n t t o a i n t e n t i o n a l

s p o i l a g e i s s u e .

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T h e r e a r e a p p l i c a t i o n s t h a t w i l l s e c u r e l y d e l e t e t h i s h i d d e n d a t a , b u t i n

g e n e r a l t h e y r e q u i r e t h a t t h e u s e r a c t i v e l y i n s t a l l a n d u s e t h e p r o d u c t . T h e

p r e s e n c e o f s e c u r e d e l e t i o n a p p l i c a t i o n s i n t h e m s e l v e s a r e n o t g e n e r a l l y c a u s e t o

i m p l y s p o i l a g e a s m a n y o r g a n i s a t i o n s u s e s e c u r e d e l e t i o n i n m u c h t h e s a m e w a y

t h a t t h e y u s e e n c r y p t i o n , t h a t i s t o p r o t e c t c o r p o r a t e i n f o r m a t i o n f r o m t h o s e

w h o m i g h t e x p l o i t t h a t i n f o r m a t i o n .

E n c r y p t i o n

I n a n y e - d i s c o v e r y t h e p r o b l e m s s u r r o u n d i n g e n c r y p t i o n m u s t b e a d d r e s s e d .

T h i s i s s u e i s n o t s o m u c h a b o u t e n c r y p t i o n a p p l i e d b y t h e d i s c o v e r e d e n t i t y ,

s i n c e t h e y w i l l k n o w h o w t o d e c r y p t t h e i r o w n d o c u m e n t s b u t r a t h e r i n r e g a r d

t o s t a a n d e m p l o y e e s w h o h a v e a p p l i e d e n c r y p t i o n o n t h e i r o w n a c c o u n t .

O n c e a g a i n i t i s n o t s o m u c h a n i s s u e o f b r e a k i n g t h e e n c r y p t i o n b u t r a t h e r

t h e f a i l u r e t o k n o w t h a t e n c r y p t i o n h a s b e e n a p p l i e d . C o n s i d e r t h e c a s e w h e r e

a f u l l t e x t s e a r c h h a s b e e n c o n d u c t e d o n t h e r e l e v a n t u n i v e r s e o f d a t a . I f e n -

c r y p t i o n h a s b e e n u n k n o w i n g l y a p p l i e d t o a p a r t o f t h a t u n i v e r s e t h e n t h e f u l l

t e x t s e a r c h w i l l n o t b e a b l e t o a g t h o s e e n c r y p t e d l e s t h a t m a t c h t h e s e a r c h

c r i t e r i a . T h e r e s u l t i s t h a t p o t e n t i a l l y s i g n i c a n t l e s m a y b e o v e r l o o k e d i n t h e

d i s c o v e r y p r o c e s s .

C o m p r e s s i o n

A s i m i l a r s i t u a t i o n t o t h e e n c r y p t i o n i s s u e i s p o s e d b y t h e u s e o f d a t a c o m p r e s -

s i o n u t i l i t i e s . O n c e a g a i n i t i s n o t t h e a c t u a l d a t a c o m p r e s s i o n t h a t i s m a t e r i a l

b u t r a t h e r t h a t t h e p a r t y c o n d u c t i n g t h e e - d i s c o v e r y m a y n o t b e a w a r e t h a t

c o m p r e s s i o n w a s u s e d a n d p o t e n t i a l e v i d e n c e m a y b e o v e r l o o k e d .

A n u m b e r o f f u l l t e x t s e a r c h a p p l i c a t i o n a r e a b l e t o o p e n a n d r e a d t h e t e x t

w i t h i n c o m m o n l y u s e d c o m p r e s s i o n s c h e m e s . I t s h o u l d b e n o t e d h o w e v e r t h a t

t h e s e a r c h r o u t i n e s n a t i v e t o t h e o p e r a t i n g s y s t e m a r e n o t g e n e r a l l y a b l e t o

p e r f o r m t h i s f u n c t i o n .

D a t a s t o r a g e p a r a d i g m s

T h e r e h a v e b e e n a s h i f t o v e r t h e y e a r s i n t h e w a y t h a t d a t a i s a s s o c i a t e d a n d

i n r e p o s i t o r y d e s i g n . I n t h e e a r l i e r d a y s o f p e r s o n a l c o m p u t e r s t h e t r e n d w a s

t o w a r d s t o r i n g t h e d a t a w i t h t h e a p p l i c a t i o n t h a t c r e a t e d i t . T h i s w a s p a r t i c -

u l a r l y c o m m o n w i t h w o r d p r o c e s s i n g a n d s p r e a d s h e e t l e s . O n e o f t h e d r i v i n g

f o r c e s b e h i n d h i s w a s t h a t t h e m e d i a s t r u c t u r e s w e r e r a t h e r s i m p l e a n d t h e n e e d

w a s t o h a v e t h e a p p l i c a t i o n a n d t h e d a t a n e a r a n d i n m a n y c a s e s o n t h e s a m e

m e d i a .

A s n e t w o r k s c a m e i n t o b r o a d e r u s e t h e r e w a s a t r e n d t o s t o r e d a t a i n a

c e n t r a l r e p o s i t o r y w h e r e i t c o u l d b e m a n a g e d a n d b a c k e d u p m o r e e a s i l y . T o

a o r d a l e v e l o f s e c u r i t y , u s e r s w e r e a s s i g n e d u s e r n a m e s a n d p a s s w o r d s t h a t

p r o v i d e d a c c e s s t o s p e c i c r e g i o n s o f t h e s t o r a g e m e d i a . O f t e n e a c h u s e r w a s

a l s o a l l o c a t e d s t o r a g e f o r t h e i r o w n w o r k l e s i n w h a t w a s t e r m e d t h e i r h o m e

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d i r e c t o r y . U s e r s c o u l d s e l e c t i v e l y a l l o w o t h e r s a c c e s s t o i n d i v i d u a l l e s o n a u s e r

o r g r o u p b a s i s .

A n a l s h i f t i n t h e p a r a d i g m w a s t h e m o v e t o w a r d p r o j e c t c e n t r i c d a t a

s t o r a g e . A l l t h e d a t a l e s f o r a p a r t i c u l a r t a s k , f u n c t i o n o r p r o j e c t w e r e s t o r e d

c e n t r a l l y t o g e t h e r . I n t h i s d e s i g n t h e a p p l i c a t i o n t h a t c r e a t e d t h e d a t a w a s i n

m a n y w a y s i r r e l e v a n t a s w a s t h e s p e c i c u s e r t h a t c r e a t e d o r m o d i e d t h e l e .

A p r o j e c t r e p o s i t o r y c o u l d c o n t a i n w o r d p r o c e s s i n g , s p r e a d s h e e t , e n g i n e e r i n g

d r a w i n g , i n f a c t a n y t h i n g t h a t r e l a t e d t o t h e p r o j e c t .

D i s c o v e r y b y g e n e r a t i o n s

L o o k i n g a t t h e s p e c i c n e e d s r e l a t e d t o e a c h d a t a s t o r a g e p a r a d i g m , w e c a n s e e

t h a t e a c h o n e i m p o s e s d i e r e n t d i s c o v e r y t e c h n i q u e s . W e s h o u l d h o w e v e r b e

a w a r e t h a t m o s t s i t e s u t i l i s e a m i x t u r e o f p a r a d i g m s e i t h e r i n t e n t i o n a l l y o r b y

d e f a u l t .

I n G e n e r a t i o n 1 , t h e m a c h i n e b a s e d s t o r a g e , d i s c o v e r y i s c e n t r a l i s e d a r o u n d

s p e c i c c o m p u t e r s t h a t m a y h a v e b e e n u s e d f o r a s s o c i a t e d t a s k s d u r i n g t h e d i s -

c o v e r y t i m e f r a m e . I n t h i s r e g a r d t h e d i s c o v e r y i s b a s e d o n c u s t o d i a n p r i n c i p l e s

a n d i s c l e a r l y a s u b s e t o f t h e a v a i l a b l e m a c h i n e s . I t i s a r a t h e r s i m p l e t a s k i n

t h i s t y p e o f s t r u c t u r e t o i d e n t i f y t h e d o c u m e n t s o f i n t e r e s t . F r o m a b u s i n e s s

v i e w p o i n t t h e p o t e n t i a l f o r d i s r u p t i o n i s c o n t a i n e d a n d m a n a g e a b l e .

T h e s e c o n d g e n e r a t i o n , u s e r b a s e d s t o r a g e t e n d s t o c o n c e n t r a t e t h e d i s c o v e r y

e o r t o n t h e b a s i s o f t h e u s e r s w h o w o u l d h a v e r e a s o n a n d a u t h o r i t y t o c r e a t e

a n d e d i t t h e l e s a s s o c i a t e d w i t h t h e d i s c o v e r y e o r t . B e c a u s e t h e m a j o r i t y

o f t h e l e s w o u l d b e h e l d i n a c e n t r a l l e s e r v e r e n v i r o n m e n t t h e n s e l e c t i o n o f

t h o s e l e s w o u l d b e b a s e d o n t h e m e d i a s t r u c t u r e s t h a t t h e d i s c o v e r e d e n t e r p r i s e

m a i n t a i n s .

W e s h o u l d n o t h o w e v e r o n l y c o n s i d e r t h e c e n t r a l l y m a i n t a i n e d d a t a b u t

a l s o i n c l u d e a n y l o c a l l e s l o c a t e d o n m a c h i n e s u s e d b y t h o s e u s e r s w h o a r e

i d e n t i e d i n t h e d i s c o v e r y c r i t e r i a . A d d i t i o n a l l y p e r s o n a l a s s i s t a n t s a n d t h e l i k e

o f t h o s e u s e r s s h o u l d a l s o b e i n c l u d e d i n t h e p o t e n t i a l d i s c o v e r y s e t a s t h e y o f t e n

m a n i p u l a t e d a t a a n d l e s f o r t h e i r s u p e r i o r s .

T h e t h i r d g e n e r a t i o n , p r o j e c t b a s e d d a t a o n c e a g a i n c o n c e n t r a t e d t h e d a t a i n

a c e n t r a l r e p o s i t o r y a n d a d d i t i o n a l l y c l a s s i e s d a t a o n t h e b a s i s o f t h e p r o j e c t ,

t a s k o r c l i e n t o r s u p p l i e r . I n t h i s r e g a r d t h e p o t e n t i a l u n i v e r s e i s m a t e r i a l l y

c o n s t r a i n e d t o t h o s e m a t t e r s t h a t c a n b e r e a d i l y i d e n t i e d a s p a r t o f t h e i s s u e

u n d e r d i s c o v e r y .

A l t h o u g h e a s i e r t o i d e n t i f y t h e s u b s e t , t h e r e i s s t i l l t h e m a t t e r o f l o c a l l y

s t o r e d d a t a a s c o v e r e d a b o v e t h a t m u s t a l w a y s b e a d d r e s s e d .

E m a i l

E m a i l i s c o n s i d e r e d o n e o f t h e m o s t f e r t i l e o f d i s c o v e r a b l e d o c u m e n t s .

I t i s c u r i o u s t h i n g t h a t p e o p l e t e n d t o b e m o r e o u t s p o k e n , l e s s g u a r d e d w h e n

c o m m u n i c a t i n g v i a e m a i l . T h e r e a r e v a r i o u s p o s s i b l e r e a s o n s f o r t h i s r a n g i n g

f r o m t h e i m m e d i a c y o f e m a i l , w h e r e a p a r t y c a n j u s t j o t o a n e m a i l a n d t e l l t h e

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o t h e r p a r t y w h a t t h e y a r e t h i n k i n g o r n o t t h i n k i n g . C o n t r a s t t h i s w i t h o t h e r

f o r m s , l e t t e r o r e v e n f a x w h e r e t h e p a r t y h a s t o c o m p o s e t h e c o m m u n i c a t i o n .

A n o t h e r p o s s i b l e e x p l a n a t i o n i s t h a t e m a i l i s a n o n - t a n g i b l e f o r m o f c o m m u -

n i c a t i o n a n d t h e s e n d e r m a y c o n s i d e r t h a t i t i s i n s o m e w a y l e s s r e a l . R e g a r d l e s s

o f t h e m o t i v a t i o n , e m a i l m e s s a g e s a r e o f t e n a g o o d s o u r c e o f d i s c o v e r a b l e i n f o r -

m a t i o n .

E m a i l d i s c o v e r y i s s i m i l a r t o d i s c o v e r y o f o t h e r d o c u m e n t s . A s e t o f c r i t e r i a

i s e s t a b l i s h e d w h i c h m a y i n c l u d e d a t e r a n g e s e n d e r o r r e c i p i e n t n a m e s , s u b j e c t

h e a d i n g o r c o n t e n t . I n h a n d l i n g e m a i l i t i s e s s e n t i a l t o i n c l u d e t h e c o n t e n t o f

a n y a t t a c h m e n t s i n t h e d i s c o v e r y p r o c e s s .

S p o i l a g e b y d i s c o v e r y

O n e o f t h e s i g n i c a n t i s s u e s i s t h a t s p o i l a g e m a y r e s u l t f r o m t h e v e r y p r o c e s s

o f a t y p e 1 o r d o c u m e n t c e n t r i c d i s c o v e r y . A l t h o u g h t h e r e a r e p r e c a u t i o n s t h a t

m a y b e t a k e n . I n g e n e r a l t h e v e r y a c t o f o p e n i n g a d o c u m e n t o r e v e n s e a r c h i n g

f o r i t w i l l c h a n g e a t t h e v e r y l e a s t t h e l a s t a c c e s s d a t e w h i c h m a y b e s i g n i c a n t

i n a n y f u t u r e e - f o r e n s i c e n d e a v o r .

T o o v e r c o m e t h i s l i m i t a t i o n a n u m b e r o f t e c h n i q u e s h a v e b e e n d e v e l o p e d

t o e n a b l e t h e i n v e s t i g a t o r t o c o n d u c t e i t h e r a f u l l - t e x t i n d e x o r s e a r c h a n d

o p t i o n a l l y e x t r a c t t h o s e l e s t h a t a d h e r e t o t h e d i s c o v e r y c r i t e r i a .

O n c e a g a i n t h e m e t h o d i s d e t e r m i n e d b y t h e t y p e o f s y s t e m t h a t i s b e i n g

d i s c o v e r e d . A s t a n d a l o n e p c w i i h n o c o n n e c t i o n t o a w i d e r n e t w o r k ( w h i c h

i s r a r e i n a c o m m e r c i a l e n v i r o n m e n t ) i s m u c h e a s i e r t o p e r f o r m n o n i n t r u s i v e

d i s c o v e r y . B a s i c a l l y t h e m e t h o d e n t a i l s t h e b o o t i n g o f t h e m a c h i n e w i t h a n a l -

t e r n a t i v e o p e r a t i n g s y s t e m u s u a l l y l i n u x a n d m o u n t i n g t h e d a t a s t o r a g e d e v i c e s

a s r e a d o n l y s o t h a t t h e m e t a d a t a i s n o t c o m p r o m i s e d .

T h e t e x t i n d e x o r e v e n t h e d i s c o v e r e d d o c u m e n t s m a y t h e n b e s t o r e d o n s e l f

c o n g u r i n g r e m o v a b l e m e d i a s u c h a s a u s b m e m o r y c a r d .

I n a d o p t i o n o f t h i s a p p r o a c h t h e f o r e n s i c p u r i t y m u s t b e m a i n t a i n e d a n d

b o t h c h a i n o f c u s t o d y a n d a r e c o r d o f t h e p r o c e d u r e m u s t b e k e p t .

W h e r e t h e d a t a i s p o t e n t i a l l y l o c a t e d o n a c e n t r a l l e s e r v e r o r d i s t r i b u t e d

i n a p e e r t o p e e r m a n n e r a d i e r e n t a p p r o a c h m u s t b e a d o p t e d . W h e r e t h e

d a t a i s l o c a t e d o n a l e s e r v e r , m a i l s e r v e r o r o t h e r m a s s s t o r a g e d e v i c e t h e n t h e

i n v e s t i g a t o r s h o u l d c o n s i d e r t h e u s e o f b a c k u p m e d i a t o c o n d u c t t h e d i s c o v e r y .

T h i s m a y p o s e a n u m b e r o f p r o b l e m s i n r e g a r d t o o s i t e s t o r a g e a n d d a t a

m e d i a f o r m a t . B o t h h i s t o r i c a l l y a n d c u r r e n t l y t h e r e a r e q u i t e a n u m b e r o f

v a r y i n g m e d i a f o r m a t s a n d d a t a s t o r a g e s c h e m e s .

T h e m a i n d e c i d i n g f a c t o r i s g o i n g t o b e t h e t i m e f r a m e o f t h e d o c u m e n t s

b e i n g d i s c o v e r e d . W h e r e t h e m a t t e r r e l a t e s t o i n c i d e n t s i n t h e p a s t f e w y e a r s

t h e n t h e d a t a s t o r a g e t e c h n o l o g y i s g o i n g t o b e r e a d i l y a v a i l a b l e t o r e s t o r e t h e

b a c k u p m e d i a t o a f o r e n s i c a l l y c l e a n m a c h i n e . B y c o n t r a s t w h e r e t h e m a t t e r

r e l a t e s t o e v e n t s t h a t a r e a d e c a d e o r m o r e o l d t h e n t h e a r c h i v e d d a t a m a y b e

u n r e a d a b l e b y c u r r e n t d e v i c e s .

O n e e x a m p l e o f t h i s s i t u a t i o n i s w h e r e a r m h a s a r c h i v e d r e e l t o r e e l t a p e

b a c k u p s a n d t h e o r i g i n a l t a p e d r i v e i s n o l o n g e r i n u s e o r a v a i l a b l e . O n t h e

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10/10

p o s i t i v e s i d e t h e r e a r e w a y s t o r e t r i e v e t h i s d a t a b u t y o u s h o u l d b e a w a r e o f t h e

t i m e a n d r e s o u r c e i s s u e s i n s u c h a d i s c o v e r y e n d e a v o r . T h i s w a s t h e v e r y c i r -

c u m s t a n c e w i t h t h e e x x o n c a s e w h e r e t h e s o c a l l e d s m o k i n g g u n w a s d i s c o v e r e d

o n a n o l d a r c h i v e t a p e d a t i n g b a c k t o t h e 1 9 8 0 ' s .

U s e r a c c o u n t s a n d p a s s w o r d s

D e p e n d i n g o n t h e j u r i s d i c t i o n , t h e r e a r e p a r t i e s w h o h a v e t h e p o w e r t o c o m p e l

a p e r s o n t o d i v u l g e o r b y p a s s a p a s s w o r d o r e n c r y p t i o n s c h e m e . T h e c h a l l e n g e

f o r t h e d i s c o v e r e r i s t h a t e l e c t r o n i c i n d e x i n g a p p l i c a t i o n m a y n o t b e a b l e t o

` l o o k i n t o ' t h e d o c u m e n t f o r t e x t s e a r c h i n g . T h i s o f c o u r s e t r a n s l a t e s t o t h e

d i s c o v e r i n g p a r t y n o t b e i n g a w a r e o f p o t e n t i a l e v i d e n c e .

D e l e t e d a n d o t h e r i n v i s i b l e d a t a

O n e o f t h e p r o b l e m s o f t h e e - d i s c o v e r y p r o c e s s i s t h a t i t i s n o t b y d e n i t i o n

a p r o c e s s t h a t e x t r a c t s d e l e t e d o r h i d d e n d a t a f r o m t h e t a r g e t m a c h i n e . T h i s

p r o c e s s m o r e s p e c i c a l l y c o m e s u n d e r t h e p r o v i n c e o f e - f o r e n s i c s .

U s e r s u s i n g m u t i p l e m a c h i n e s

W i t h i n c o m m e r c i a l e n v i r o n m e n t s a g i v e n u s e r m a y h a v e a c c e s s o r u s e a n u m -

b e r o f d i s c r e t e c o m p u t e r w o r k s t a t i o n s i n c l u d i n g b o t h l a p t o p a n d h o m e b a s e d

s y s t e m s . I n c i r c u m s t a n c e s s u c h a s t h e s e w h e r e t h e p a r t i e s s p e c i c a l l y i n v o l v e d

i n t h e d i s c o v e r y m a y b e i d e n t i e d i t i s p o s s i b l e t o n a r r o w t h e s e a r c h t o s p e c i c

m a c h i n e s a n d p e r s o n a l d i r e c t o r i e s o n t h e c e n t r a l s e r v e r s . T h i s d o e s n o t p r e c l u d e

t h e s e a r c h i n g o f o t h e r m a c h i n e s o r l e s e r v e r a r e a s b u t m a y p r o v i d e s u c i e n t

m a t e r i a l t o j u s t i f y a f u l l e r d i s c o v e r y e o r t .

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e discovery from scratch

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